導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子文件論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

電子文件的分類與甄別 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

 在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個文件的制發(fā)單位一個獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后 借鑒檔案分類號細(xì)分電子文件類別。

 電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣 會制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對保密。所以，對于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)?、區(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時，也不能 排除別有用心者對客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能嚴(yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R別問題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的， 才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁栴}。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過程的完整性等等。

篇2

關(guān)鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國家檔案局分別在常州和合肥召開了全國電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會。會上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個水落石出,本項(xiàng)目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉ο?對之開展了文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對象的選擇

對蘇南模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了常州、南京、丹陽三家作為研究對象。常州市電子文件中心是我國第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會城市,丹陽是鎮(zhèn)江市下轄的縣級市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級別的電子文件中心。對安徽模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國家檔案局關(guān)于電子文件中心項(xiàng)目的試點(diǎn)單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點(diǎn)單位。這些研究對象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項(xiàng)目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費(fèi)來源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運(yùn)行情況及發(fā)展態(tài)勢等九個方面進(jìn)行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設(shè)電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強(qiáng)電子文件管理,二是為了政務(wù)信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強(qiáng)調(diào)維護(hù)電子文件的安全性、有效保存人類記憶、履行法定職責(zé)、促進(jìn)政務(wù)公開、密切黨群關(guān)系、節(jié)約政務(wù)管理成本,等等。這些,其實(shí)是加強(qiáng)電子文件管理和政務(wù)信息資源共享兩大功能目標(biāo)的拓展或者說是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機(jī)構(gòu)的政策號召有很大的關(guān)系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設(shè)電子文件中心的另一個主要原因就是為了響應(yīng)上級主管機(jī)構(gòu)的號召。

2.2電子文件中心的職能職責(zé)

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責(zé)是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類電子文件進(jìn)行整理后再提交給檔案館以進(jìn)行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務(wù)信息公開的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責(zé)。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標(biāo)是為了保障電子文件完整、真實(shí)、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實(shí)、有效地長期保存電子文件的基礎(chǔ)上,電子文件的利用僅是長期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復(fù)雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說,蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計(jì)。而安徽模式,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關(guān)的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性的原則始終貫穿著每個模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),所以,各家都沒有專門的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個向數(shù)字檔案館過渡的長期保存人類遺產(chǎn)的項(xiàng)目,所以,項(xiàng)目組成員人數(shù)較多。該項(xiàng)目的試點(diǎn)工作組負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)。職能小組負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)起草、方案修訂、科研攻關(guān)等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務(wù)平臺上的一個應(yīng)用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費(fèi)來源

電子文件中心的啟動經(jīng)費(fèi)多由政府部門以專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費(fèi)的形式啟動。而日常運(yùn)行費(fèi)用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費(fèi)中列支。顯然,由于復(fù)雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專門的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對電子文件管理和電子文件中心運(yùn)行所涉及的各個重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章,從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)到地方標(biāo)準(zhǔn)再到機(jī)構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)編制的三個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已于今年6月1日起實(shí)施,成為檔案界的新熱點(diǎn)。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對它的束縛,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性和長期可用性提供了制度保障和技術(shù)準(zhǔn)備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災(zāi)備

在安全防范與災(zāi)難備份方面,蘇南模式僅采用了技術(shù)手段進(jìn)行防范。而安徽模式不僅從技術(shù)上,而且還從管理層面上進(jìn)行了制度建設(shè),使安全與災(zāi)備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運(yùn)行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設(shè)周期短,見效快,使政務(wù)網(wǎng)內(nèi)各機(jī)關(guān)單位很快地實(shí)現(xiàn)了政務(wù)信息資源共享,一度受到這些機(jī)關(guān)單位的好評。但2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實(shí)施后,各級人民政府作為政務(wù)信息公開的義務(wù)主體,紛紛在自己的門戶網(wǎng)站上建立政務(wù)公開欄目。這些欄目公開的文件類型除公文外,還有工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預(yù)案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類型只有公文,顯然,在服務(wù)的“產(chǎn)品”類型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門戶網(wǎng)站除公開本級政府及各部門的政務(wù)信息外,還公開垂直管理部門、公用企事業(yè)單位及下級政府機(jī)關(guān)的信息。而電子文件中心只能公開政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費(fèi)、軟硬件等問題,進(jìn)入政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的機(jī)關(guān)單位總是不全,有的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中連本級政府各部門機(jī)關(guān)都不全,更別提下級機(jī)關(guān)、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務(wù)的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門戶網(wǎng)站的政務(wù)公開了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴(yán)重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因?yàn)榫哂袣w檔功能,以長期保存電子文件,維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性和有效性為己任,所以,建設(shè)周期長,見效慢。經(jīng)過3年多,目前,只是完成了基礎(chǔ)建設(shè),處于試運(yùn)行時期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢

因受到政府門戶網(wǎng)站中政務(wù)信息公開的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個功能是文件備份,即相當(dāng)于對政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的電子公文進(jìn)行了同城異地備份。然而,實(shí)際上,政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機(jī)構(gòu)會負(fù)責(zé)備份,電子文件中心的備份功能顯得無足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應(yīng)用系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)上沒有為歸檔預(yù)留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進(jìn)退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實(shí)、有效和長期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責(zé)。它除接收本級檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫整合,實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒有歸檔功能。它投資少,建設(shè)周期短,見效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性為目標(biāo)的長期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設(shè)周期長,見效慢。它必須嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時抓住了電子政務(wù)發(fā)展的契機(jī),借助電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個主要渠道;②目前,二者收集和管理的對象都是電子公文;③二者都可以實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運(yùn)行情況和發(fā)展趨勢來看,自2008年5月,《中華人民共和國政府信息公開條例》實(shí)施后,政府門戶網(wǎng)站開辟政務(wù)信息公開欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標(biāo)的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標(biāo)的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進(jìn)。這兩種同樣基于電子政務(wù)發(fā)展起來的電子文件中心為什么會有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機(jī)構(gòu)不同于其他任何管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)所在一一有效地長期或永久地保存對國家和社會具有保存價值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點(diǎn),一般而言,不會與其他機(jī)構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準(zhǔn)確,前景廣闊,那是不是就一帆風(fēng)順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問題。目前,它收集歸檔的對象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫文件也應(yīng)該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性、有效性和長期可用性方面,安徽模式僅就文本類型的電子公文提出了解決方案。其他類型的文件,因?yàn)楦袷教嗲矣謴?fù)雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務(wù)難題,僅靠一個省級電子文件長期保存的試點(diǎn)項(xiàng)目來解決,是不大可能的。

目前,我國電子文件中心的建設(shè)方興未艾,在前進(jìn)的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項(xiàng)目組建議國家檔案主管機(jī)構(gòu)對電子文件中心的性質(zhì)及其職能進(jìn)行定位,為各地方電子文件中心的建設(shè)指明方向。同時,面對電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應(yīng)出臺相應(yīng)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為電子文件中心的建設(shè)掃清障礙。

參考文獻(xiàn):

[1]黃建忠.電子政務(wù)環(huán)境下的電子文件中心建設(shè)[J].檔案與建設(shè),2008(1).

[2][8]黃玉明,周建武,吳彬松.安徽省電子文件中心設(shè)計(jì)與建設(shè)[J].中國檔案,2009(8).

[3][6][7][10]蕪湖市檔案局.蕪湖市電子文件管理利用中心建設(shè)方案[內(nèi)部資料].

[4]黃玉明.安徽省電子文件中心建設(shè)的思路與做法[J].中國檔案,2006(12).

篇3

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生，隨時更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對檔案學(xué)理論的影響

1對檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時對文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對象發(fā)生了變化，其理論研究的對象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

篇4

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/國際電子文件管理/研究熱點(diǎn)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國比以往任何時候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國電子文件管理的進(jìn)程。

國際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長、涉及問題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊往往多達(dá)數(shù)十頁乃至百余頁，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國際檔案理事會出版的《電子文件管理工作手冊》、美國國家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過分析，可以看出國際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國家戰(zhàn)略問題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問題的前提條件。國際檔案理事會2005年出版的《電子文件管理工作手冊》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國的ERA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報時，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國、丹麥等國家也先后將電子文件管理作為信息時代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見，國際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開始由機(jī)構(gòu)層面向國家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動整體規(guī)劃，以國家戰(zhàn)略帶動全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢。

2006年5月中國人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國信辦推廣應(yīng)用組副組長趙小凡在談到未來15年國家信息化戰(zhàn)略時說：“十一五是一個信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略?！笨梢姟半娮游募芾韲覒?zhàn)略”的提出與我國信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國家戰(zhàn)略就是從國家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國家對電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長久真實(shí)。電子文件管理國家戰(zhàn)略的提出使我國電子文件管理研究與國際接軌，對于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

二、電子文件管理理念——集成管理

多年來，在國際電子文件管理理論與實(shí)踐的不斷探索過程中，檔案界與各方面專家在電子文件的管理理念上已達(dá)成了共識：信息時代電子文件的最優(yōu)化管理就是集成管理。在ISO檔案文件管理分技術(shù)委員會(ISO/TC46/SC11)2006年5月召開的第十六次年會中，來自15個國家的40多位代表在研究文件管理標(biāo)準(zhǔn)(ISO15489)的修訂草案時，特別提及了文件管理要貫穿文件整個生命周期、嵌入機(jī)構(gòu)職能及業(yè)務(wù)流程之中的集成管理思想。在歐美文檔管理軟件市場上，一種融合電子文檔管理、內(nèi)容管理、文件管理、檔案管理的理論和方法，集成的文檔管理解決方案嶄露頭角，勢不可擋?？梢姟凹晒芾怼敝饾u成為電子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一種將電子文件管理集成于電子文件生命連續(xù)體之中的全程管理。它要求利用文件連續(xù)體模式設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)，采用“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”，實(shí)現(xiàn)一種比文檔一體化管理要求更高的一體化。這種理念在國際電子文件研究項(xiàng)目中已不斷得到肯定，正如InterPARES項(xiàng)目的主持人露西婭娜·杜蘭蒂教授所言：“隨著InterPARES研究的深入，將繼續(xù)證明這樣一種觀點(diǎn)：不采取全程管理的眼光，就不可能保管電子文件”。①這種始于電子文件形成源頭的全程管理理念，要求對電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)進(jìn)行前端控制。它要求文檔管理人員了解和熟悉機(jī)構(gòu)的主要職能及業(yè)務(wù)工作流程，對流程中各個節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生的電子文件的情況有預(yù)期把握，能從保證文件的真實(shí)性、完整性、可用性等角度干預(yù)電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)，從而成為“文件保管政策的制定者、標(biāo)準(zhǔn)的制定者、文件保管系統(tǒng)和執(zhí)行政策的設(shè)計(jì)者”②。同時，集成化管理還強(qiáng)調(diào)了資源的整合，它要求在電子文件管理全過程中，綜合應(yīng)用各種不同的方法、手段和工具，將各方資源和優(yōu)勢結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，效用共享，最大限度地放大系統(tǒng)功能，提高電子文件管理系統(tǒng)的整體功效?！凹晒芾怼币殉蔀閲H電子文件最優(yōu)化管理的理念，也將是我國電子文件管理的必然選擇。

三、電子文件保管模式——集中管理

針對電子文件的保管模式，國際上曾存在著“集中式”和“分散式”兩種模式之爭。在近幾年的電子文件管理項(xiàng)目研究中，各國的認(rèn)識逐步趨于一致，集中管理具有永久保存價值的電子文件成為越來越多國家的共識。

集中式保管模式是加拿大哥倫比亞大學(xué)提出的方案，這一方案的代表人物是InterPARES項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人露西婭娜·杜蘭蒂以及美國的戴維·比爾曼。他們認(rèn)為電子文件的保管與紙質(zhì)文件相似，也需要經(jīng)過兩個階段：一是文件生成機(jī)構(gòu)使用文件，并通過一些方法來保護(hù)電子文件的真實(shí)性與可靠性；二是文件生成者將失去現(xiàn)行價值的文件移交檔案館，由檔案館集中整理、編目和長期保管。

美國、加拿大、英國和北歐等國家原則上贊成這種方案，并已付諸實(shí)施。其中影響最大的是美國電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)。這項(xiàng)由美國國家檔案與文件管理署(NARA)組織的、經(jīng)過6年前期基礎(chǔ)研究、耗資3億美元、并將進(jìn)行為期6年的系統(tǒng)研發(fā)的大型項(xiàng)目，旨在“建立一個未來的檔案館”，以“保存聯(lián)邦政府任何部門產(chǎn)生的任何形式的電子文件并提供利用”③，還將對各州政府電子文件的管理產(chǎn)生全面的示范效應(yīng)。此外，英國國家檔案館以電子文件從形成機(jī)構(gòu)生成到通過網(wǎng)絡(luò)接收進(jìn)館的全程無縫管理為目標(biāo)，牽頭制定了《基于互聯(lián)網(wǎng)的無縫連接數(shù)字檔案在線服務(wù)計(jì)劃》，以促進(jìn)全國范圍電子文件信息的共建共享。澳大利亞、加拿大、西班牙、丹麥、新加坡等國家檔案館也都已開始接收或決定接收政府部門產(chǎn)生的電子文件?？梢?，以國家檔案館為中心形成電子文件管理和服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的集中保管模式，已成為電子文件管理的主流模式。在這種模式中，國家檔案館作為集中永久保管政府文件的專門機(jī)構(gòu)，在電子文件管理鏈上具有十分重要的地位，在協(xié)調(diào)全國電子文件管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通方面發(fā)揮著核心和樞紐的作用。如何充分發(fā)揮我國集中制管理的優(yōu)勢，注重國家級檔案館在電子文件管理過程中的核心作用，實(shí)現(xiàn)國家電子文件信息資源的集中管理和利用，是值得我們思考的問題。

四、保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵——管理系統(tǒng)的功能需求

電子文件的管理勢必采用以軟件為中心的系統(tǒng)管理方法，軟件功能是否科學(xué)、完善，直接關(guān)系到電子文件的真實(shí)性、完整性與可用性。近年來的電子文件管理研究項(xiàng)目顯示：規(guī)范電子文件管理系統(tǒng)的功能需求，將成為保證電子文件證據(jù)價值的關(guān)鍵。為此很多國家和地區(qū)制定并大力推行電子文件管理系統(tǒng)的功能需求標(biāo)準(zhǔn)。

2006年4月15日國際標(biāo)準(zhǔn)化組織正式的《信息和文獻(xiàn)——描述文件管理需求標(biāo)準(zhǔn)指南》(ISO22310:2005)，是應(yīng)用于開發(fā)文件管理需求的任何機(jī)構(gòu)組織的最高層次標(biāo)準(zhǔn)，以滿足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意義的是歐盟于2001年5月推出的《電子文件管理通用需求》（MoReq，將于2007年推出新版），詳細(xì)規(guī)定了電子文件管理的需求及管理元數(shù)據(jù)，具有鮮明的通用性、開放性和豐富性，被稱作第一部ED/RMS（電子文檔／文件管理系統(tǒng)）需求報告。之后，“國際信息和影像管理聯(lián)合會”(AIIM)在2002年5月啟動了“電子文檔、電子文件一體化管理系統(tǒng)功能需求”項(xiàng)目，更加全面而透徹地分析了集成系統(tǒng)的功能需求；美國于2002年出臺了適用于國防系統(tǒng)或政府機(jī)構(gòu)的《電子文件管理應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)評價需求報告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修訂）；英國頒布了《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》；澳大利亞也于2006年2月了《電子文件管理軟件功能規(guī)范指南》……這些管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范在一定范圍內(nèi)得到了有效的應(yīng)用，在國際上具有廣泛的影響。

制定并電子文件管理系統(tǒng)的功能需求規(guī)范，是解決電子文件證據(jù)作用的關(guān)鍵所在，也是確保各類電子文件管理系統(tǒng)的性能和質(zhì)量的有效舉措。為避免低水平重復(fù)研發(fā)現(xiàn)象，我國也應(yīng)當(dāng)盡快出臺我國的電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范，尤其是適用于國家機(jī)關(guān)的系統(tǒng)功能通用需求規(guī)范，并通過對電子文件管理系統(tǒng)的質(zhì)量認(rèn)證、推介示范產(chǎn)品等措施推動實(shí)施，為電子文件管理軟件供應(yīng)商制定規(guī)則，為機(jī)關(guān)文件管理人員、檔案管理人員和操作人員提供標(biāo)準(zhǔn)，從而保證文件在生命周期各個階段的真實(shí)性。

五、電子文件管理走向——國際化與標(biāo)準(zhǔn)化

分析電子文件管理幾十年來的研究之路，可以發(fā)現(xiàn)早期研究項(xiàng)目主要是某一類機(jī)構(gòu)從自身需求出發(fā)研究電子文件管理的相關(guān)問題，得出的結(jié)論或解決之道往往也因研究主體的局限性而不具有普遍意義。近年來，越來越多的國家意識到了這一問題，開始尋求電子文件管理研究的共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和理論依托，使電子文件管理不斷地走向國際化與標(biāo)準(zhǔn)化。

尤為值得關(guān)注的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織檔案／文件管理分技術(shù)委員會(ISOTC46/SC11)的標(biāo)準(zhǔn)化工作，它反映出國際社會在文件管理領(lǐng)域取得的共識，其關(guān)于文件管理的系列標(biāo)準(zhǔn)有助于明確電子文件管理的基本概念與原則，為各國各領(lǐng)域制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范提供了基礎(chǔ)和框架。英國、美國、澳大利亞等國的電子文件管理戰(zhàn)略正是基于《信息與文獻(xiàn)——文件管理》(IS015489)和《開放檔案信息系統(tǒng)參考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同時，這些國家的電子文件管理項(xiàng)目都以文件連續(xù)體理論、文件全生命周期管理理論等為支撐，并盡可能多地借鑒國際經(jīng)驗(yàn)，吸納世界范圍內(nèi)具有廣泛影響的研究成果，如InterPARES、MoReq等項(xiàng)目報告，從而使其電子文件管理研究擁有堅(jiān)實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)和理論依托。

立足于國際標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)研究成果的電子文件管理，通過共同框架、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)文件信息的互聯(lián)互通，對于實(shí)現(xiàn)基于信息共享的公眾信息服務(wù)有重要意義。美國制定的適用于電子文件的《政府信息資源定位服務(wù)系統(tǒng)》(GILS)框架與標(biāo)準(zhǔn)、澳大利亞基于國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)DublinCore制定的《澳大利亞政府資源定位服務(wù)》(AGLS)已經(jīng)充分證明了這一點(diǎn)。同時，文件與檔案信息管理的國際標(biāo)準(zhǔn)也為電子文件管理的質(zhì)量檢驗(yàn)與國際認(rèn)可提供了最優(yōu)化評估的準(zhǔn)則，是機(jī)構(gòu)電子文件管理是否采用國際先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)、管理是否高效、服務(wù)是否滿意的重要標(biāo)志。

六、電子文件管理問題的解決之道——聯(lián)合協(xié)作

隨著研究的深入，人們越來越認(rèn)識到電子文件管理問題不是檔案管理人員、文件工作人員需要獨(dú)自面對的問題，也絕不是某一國家、某一專業(yè)領(lǐng)域的人員所能獨(dú)立解決的問題。聯(lián)合協(xié)作才是電子文件管理問題的解決之道。

世界上許多國家的專家學(xué)者都在為解決電子文件管理中的各種問題開展國際合作研究，并致力于形成通用的文件與檔案管理國際規(guī)范。ISO信息與文獻(xiàn)工作技術(shù)委員會(ISO/TC46)與ISO的其他技術(shù)委員會（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及國際研究機(jī)構(gòu)（如國際檔案理事會、國際圖聯(lián)、國際文件管理基金會、世界銀行檔案館等）都有緊密的聯(lián)系，以協(xié)調(diào)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、采納相關(guān)成果。美國國家檔案與文件管理署(NARA)也在不斷加強(qiáng)與其他聯(lián)邦政府部門、社會機(jī)構(gòu)以及公司企業(yè)的合作，其ERA項(xiàng)目的合作伙伴達(dá)20個之多。在歐洲，負(fù)責(zé)起草MoReq需求報告的康維爾管理咨詢公司是一個專門提供信息系統(tǒng)和信息技術(shù)管理咨詢的公司，它的介入一定程度上突破了檔案專業(yè)的封閉性，使得報告能夠用一種更開放、更客觀、與相關(guān)技術(shù)集成、更容易被市場接納的方式詮釋電子文件管理的需求。

知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，使文件管理、檔案管理成為信息資源管理的組成部分，作為知識管理有機(jī)組成的各類信息資源管理在管理理念、管理目標(biāo)、管理功能、管理過程、管理方法及管理技術(shù)等方面都存在許多相似之處，這一切使檔案工作者與相關(guān)各方結(jié)成合作伙伴關(guān)系成為可能，也成為必然。這種聯(lián)合協(xié)作不僅意味著其他機(jī)構(gòu)會優(yōu)先向我們提供研究技術(shù)和成果，還意味著我們反過來也能夠影響那些機(jī)構(gòu)的研究進(jìn)度和發(fā)展規(guī)劃，從而建立起更緊密的合作關(guān)系，推動電子文件管理研究的進(jìn)展。

注釋：

①［加］露西婭娜·杜蘭蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES國際研究項(xiàng)目.山西檔案，2002年第3期。

篇5

關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認(rèn)識到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個問題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。

2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個階段落實(shí)電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時要嚴(yán)防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項(xiàng)目評審中心

參考文獻(xiàn)

篇6

我國政府自開國以來的職能轉(zhuǎn)型大致可劃分為三個階段：第一階段，20世紀(jì)50年代中期至1999年前為“管治型”階段；第二階段，1999年至2010年，為“法治型”階段；第三階段，2010年至2020年為“服務(wù)型”階段。作為一種政府職能形態(tài)，“服務(wù)型”政府應(yīng)在法制完備、依法行政得到全面落實(shí)的基礎(chǔ)上，以公民本位、社會本位理念為核心，在整個社會民主秩序的框架中，把政府定位于服務(wù)者的角色，是以公正執(zhí)法為標(biāo)志并承擔(dān)著相應(yīng)責(zé)任的現(xiàn)代型政府。

二、當(dāng)前消防執(zhí)法服務(wù)中存在的主要問題

當(dāng)前，我國消防工作仍處于發(fā)展的初步階段，社會消防安全保障能力滯后于人民群眾日益增長的消防安全需求的狀況尚未根本改變，與人民群眾對公共消防安全的新期待、新要求還有不小差距，特別是執(zhí)法隊(duì)伍中，少數(shù)基層領(lǐng)導(dǎo)和消防監(jiān)督人員執(zhí)法為民的觀念和意識不夠強(qiáng)等問題是困擾消防工作發(fā)展的瓶頸。1.消防電子執(zhí)法“事前”存在的問題一是執(zhí)法人員專業(yè)能力不夠高。消防監(jiān)督管理人員依照法定職權(quán)和程序，貫徹實(shí)施《中華人民共和國消防法》?！胺ā辈粌H包括消防執(zhí)法過程中涉及的消防法律法規(guī)，還包括消防執(zhí)法的程序。當(dāng)前很多消防執(zhí)法人員不熟悉本職崗位應(yīng)知應(yīng)會的法律知識和崗位技能，簡單執(zhí)法、機(jī)械執(zhí)法、粗放執(zhí)法的現(xiàn)象仍然大量存在。有些消防執(zhí)法人員不會操作本崗位的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，離工作要求還有差距。二是執(zhí)法人員服務(wù)意識薄弱。消防電子政務(wù)系統(tǒng)是為老百姓申報行政許可服務(wù)的，一些監(jiān)督執(zhí)法人員沒有從根本上樹立服務(wù)意識，情緒執(zhí)法、人情執(zhí)法、利益執(zhí)法、濫用自由裁量權(quán)等現(xiàn)象不同程度地存在。2.消防電子執(zhí)法“事中”存在的問題一是執(zhí)法的過程不夠公開透明。消防執(zhí)法應(yīng)公開的內(nèi)容主要有：行政許可項(xiàng)目、法律依據(jù)、執(zhí)法程序、執(zhí)法人員身份、服務(wù)承諾、監(jiān)督舉報途徑等。但由于公開方式的局限性，能夠查看和了解到消防執(zhí)法知識的人也局限于一些到窗口辦理消防業(yè)務(wù)的人員。除行政許可外的行政處罰、火災(zāi)復(fù)核等消防業(yè)務(wù)以及這些業(yè)務(wù)辦理的流程，只有在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)才能查詢，并且只是指定部分有權(quán)限的消防執(zhí)法人員才能查看。二是消防執(zhí)法程序不夠正當(dāng)?！胺ㄖ巍敝袌?zhí)法必須程序正當(dāng)，在西方法治國家里又稱程序正義。程序正當(dāng)包括兩層涵義：一是指程序設(shè)定正當(dāng),不偏向、不歧視,符合公平、公正的立法原則；二是指嚴(yán)格按規(guī)定的程序辦事。程序法是實(shí)體法的保障,程序違法會造成實(shí)體法施行走樣，偏離立法的軌道。三是執(zhí)法過程中隨意性較大。隨著國家行政管理體制改革，政府職能逐步由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，通過下放管理權(quán)限、簡化辦事程序、推行“一站式”電子辦公系統(tǒng)，群眾的滿意度不斷提高。近年來，全國消防部門也相繼出臺了一系列便民服務(wù)措施，但在一些基層單位，管理就是服務(wù)的思想還沒有牢固樹立起來，還沒有實(shí)現(xiàn)由防范型管理向平等型、服務(wù)型、無償型管理的轉(zhuǎn)變。3.消防電子執(zhí)法“事后”存在的問題一是事后監(jiān)督力度不夠強(qiáng)。消防執(zhí)法分為“事先”監(jiān)督、“事中”監(jiān)督和“事后”監(jiān)督。其中，“事先”監(jiān)督的效果最佳，“事中”監(jiān)督其次，“事后”監(jiān)督的效果最弱。如果“事先”提高執(zhí)法人員素質(zhì)，設(shè)置好執(zhí)法程序，就能從源頭上規(guī)范消防執(zhí)法行為，此后的“事中”和“事后”監(jiān)督就容易很多。以前，由于執(zhí)法質(zhì)量考評抽檔、調(diào)檔程序設(shè)置得不夠嚴(yán)密，往往產(chǎn)生很多檔案重新“包裝”的問題，即為了考評而在考前修改執(zhí)法卷宗。這樣，事后監(jiān)督就無法對前面的執(zhí)法行為產(chǎn)生約束力。現(xiàn)在，全國的消防隊(duì)伍建設(shè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子化、實(shí)時化，行政審批、行政處罰、日常監(jiān)督等檔案卷宗全部從網(wǎng)上走程序，逐步提高了透明度、公正性與時效性。二是責(zé)任追究體系不夠完善。對于消防執(zhí)法不力、執(zhí)法過錯行為采取的處理措施，直接影響著下次的執(zhí)法行為。因此，責(zé)任追究制度是否完善很大程度上決定著執(zhí)法的規(guī)范性。當(dāng)前，對于“事后”監(jiān)督和考評普遍存在著考評結(jié)果只體現(xiàn)在扣分、通報上，沒有實(shí)際的處罰措施，未能對執(zhí)法個人形成約束力，這樣將導(dǎo)致違法違規(guī)執(zhí)法持續(xù)存在而不能得到及時糾正和杜絕。

三、創(chuàng)新社會管理理念，推進(jìn)消防電子政務(wù)建設(shè)

篇7

關(guān)鍵詞：電子文件；存儲方式；防火墻；檔案

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044(2009)05-1244-02

A Theory of E-file Security Management

FAN Feng-xin

(Bengbu Naval Petty Officers School of PLA., Bengbu 233012, China)

Abstract: With the extensive application of office automation, more and more E-files have been produced unceasingly. The daily number of E-files is even more than that of paper documents in many working places and departments. Thus, to collect, accumulate and save E-files has become an important task for all departments. In order to satisfy higher demands, entire E-file management should be strengthened to ensure information security. According to the professional, as a whole, enough attention has not been given to E-file management in our country, especially in file institutions and document departments, to develop the extent and the depth of study, which urgently needs high attention of correlative entities to spring into action now.

Key words: e-files; memory way; firewall; document

1 什么是電子文件

所謂電子文件是在指人們在社會活動中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比較，電子文件有以下特點(diǎn)：

1) 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，對現(xiàn)代化辦公設(shè)備的依賴性很高，必須借助于計(jì)算機(jī)等設(shè)備才能閱讀利用；

2) 電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞，可共享，也不再受時間和距離的限制；

3) 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，對場地要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防灰和防磁性的要求很高[1]。

2 電子文件的鑒定

對電子文件的鑒定是我們需要加以著重考慮的問題。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均發(fā)生變化。因此，檔案工作人員在電子文件歸檔前，一要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，區(qū)分文件價值，只有對本單位工作具有查考利用價值的，才有必要進(jìn)行歸檔；二是由于部分電子文件保持期限較長，其讀取軟件的操作系統(tǒng)可能隨著時間的推移不再具有兼容性，因此，同時定期要將有關(guān)電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)同步歸檔。

電子文件的真?zhèn)舞b別一直是文件管理和檔案技術(shù)的難點(diǎn)。檔案部門所保管的電子檔案，應(yīng)該是文件的原件或真實(shí)的電子文件；否則，電子檔案就失去了憑證價值[2]。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保證電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門應(yīng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

由于電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的。同時也不能排除個別別有用心者對文件或檔案進(jìn)行篡改。這樣，我們必須認(rèn)真考慮電子文件的真假識別問題。對此問題，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內(nèi)容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或者依據(jù)使用。

3 具體措施

3.1 改革電子文件存儲方式

目前電子文件的存儲方式還是以分散存儲為主，每個終端都存有電子文件。一旦某個終端出現(xiàn)問題，不僅這個終端本身存儲的電子文件要受到損失，而且還可能使其所在的局域網(wǎng)甚至廣域網(wǎng)上所有終端都受到攻擊和破壞。要對其存儲方式進(jìn)行改革，有三種存儲方式可以選擇:一是無盤工作站方式。各終端不配置硬盤，電子文件以及處理電子文件所需的應(yīng)用軟件全部存儲在服務(wù)器中。二是無密工作站方式。各終端配置硬盤，但不存儲電子文件，電子文件全部存儲在服務(wù)器中。三是移動插拔方式。電子文件存儲在移動硬盤、優(yōu)盤等移動式存儲器上。用戶處理電子文件時，將移動式存儲器插入微機(jī)，不處理電子文件時，將移動式存儲器拔下，鎖入保密柜保存。

3.2 完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)措施

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護(hù)必須一手抓技術(shù)，一手抓管理，技術(shù)上多種手段設(shè)防，管理上多種措施并用，實(shí)行綜合治理。尤其應(yīng)著重抓好"一個隔離，兩層認(rèn)證，三種能力"。一個隔離，就是內(nèi)部網(wǎng)必須與外部網(wǎng)實(shí)行物理隔離，禁止與國際互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行任何直接或間接的物理連接。兩層認(rèn)證，一是每個終端必須設(shè)置開機(jī)密碼，通過密碼認(rèn)證用戶是否有權(quán)使用該終端。二是用戶進(jìn)入終端后，應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證，以確認(rèn)用戶是否有權(quán)通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理電子文件。三種能力，一是病毒防護(hù)能力。所有服務(wù)器和終端，都應(yīng)安裝正版殺毒軟件，對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)時進(jìn)行掃描和檢測，防止計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。二是預(yù)警監(jiān)測能力。實(shí)時尋找具有網(wǎng)絡(luò)攻擊特征和違反網(wǎng)絡(luò)安全策略的操作行為，實(shí)時報警，阻斷非法的網(wǎng)絡(luò)連接。三是應(yīng)急處置能力。制定應(yīng)急方案，完善應(yīng)急機(jī)制，建立應(yīng)急分隊(duì)，提高預(yù)警反擊和災(zāi)難恢復(fù)能力，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)持續(xù)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

3.3 精簡電子文件數(shù)量

由于缺乏有效的管控機(jī)制，網(wǎng)絡(luò)用戶隨意制發(fā)和復(fù)制電子文件的現(xiàn)象較為嚴(yán)重，致使電子文件數(shù)量己遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出實(shí)際工作需要。為此，在滿足正常工作需要的前提下，必須對電子文件數(shù)量實(shí)施有效控制[3]。一是要嚴(yán)格審批把關(guān)。用戶制發(fā)和復(fù)制電子文件，必須按規(guī)定逐級報批，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自制發(fā)或復(fù)制電子文件。二是強(qiáng)化技術(shù)手段。對電子文件的下載、復(fù)制進(jìn)行技術(shù)控制，切實(shí)做到未經(jīng)審批和不具權(quán)限的用戶，無法下載或復(fù)制電子文件。三是定期鑒定清理。至少每半年要對電子文件進(jìn)行一次鑒定，有留存價值的，及時移交檔案部門歸檔保存；不具留存價值的，及時進(jìn)行清刪，防止失去現(xiàn)實(shí)作用的電子文件留存在系統(tǒng)中。

3.4 控制電子文件使用權(quán)限

雖然電子文件的資源共享是實(shí)現(xiàn)辦公自動化最關(guān)鍵的要素之一，但是從國家秘密安全的角度出發(fā)，網(wǎng)絡(luò)中的電子文件決不應(yīng)該讓所有用戶都可以隨意訪問，需要對網(wǎng)絡(luò)中的用戶權(quán)限進(jìn)行控制?？刂朴脩魴?quán)限的方法有：一是在網(wǎng)絡(luò)層上設(shè)置允許用戶訪問服務(wù)器或終端的IP地址，不允許訪問的用戶根本無法連接成功。二是將電子文件存放到指定的網(wǎng)絡(luò)區(qū)域內(nèi)，該網(wǎng)絡(luò)區(qū)域只對有使用權(quán)限的用戶開放，無權(quán)用戶無法進(jìn)入。三是通過數(shù)據(jù)列表方式，對每個用戶使用電子文件的權(quán)限事先做出限定，不具權(quán)限的用戶無法進(jìn)入或使用電子文件管理系統(tǒng)。四是對電子文件本身進(jìn)行加密處理，將密碼分配給有權(quán)限的用戶，無權(quán)用戶無法打開電子文件。

4 電子文件的利用

電子文件管理工作的根本目的在于利用，首先必須建立起一整套科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理的電子文件管理制度，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使電子文件在產(chǎn)生、運(yùn)行、管理過程中有法可依，有章可循，保障其工作順利開展；其次，要把好數(shù)據(jù)庫質(zhì)量關(guān)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，并定期檢查，常抓不懈；三是做到館室共建，應(yīng)將計(jì)算機(jī)錄入工作分散到該立檔單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。由內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸檔文件的計(jì)算機(jī)錄入，檔案室在接收歸檔文件的同時接收電子目錄，并獎其合并為本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，同時將重要的文件原文掃描，進(jìn)而向檔案館移交電子目錄，形成檔案館的電子檔案目錄中心。對于檔案館來說，其主要是負(fù)責(zé)對各立檔單位電子檔案目錄庫的形成、積累、保管、整理的指導(dǎo)和監(jiān)督；接收和轉(zhuǎn)換各檔案室移交的電子檔案目錄，形成目錄數(shù)據(jù)庫；四是充分利用信息安全技術(shù)，切實(shí)保障檔案信息數(shù)據(jù)庫的安全，如配置防病毒卡和查殺系統(tǒng)并且要不斷升級；設(shè)置密碼、密鑰、防火墻、身份驗(yàn)證、防寫保護(hù)等等，確保電子文件的安全。

參考文獻(xiàn)：

[1] 石劍文.電子文件管理應(yīng)注意的問題[J].重慶科技學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)版,2007(5):206-207.

篇8

關(guān)鍵詞：配電系統(tǒng)自動化實(shí)踐

1城區(qū)配電網(wǎng)結(jié)構(gòu)概況

目前濟(jì)寧城區(qū)共有7座變電所，即市中所、東郊所、西郊所、南郊所、北郊所、后鋪所和高新所，城區(qū)10kV主干線路46條。結(jié)合城網(wǎng)建設(shè)改造和標(biāo)準(zhǔn)化工作，以市中變?yōu)橹行?，城區(qū)全部實(shí)現(xiàn)了多電源點(diǎn)供電和"手拉手"供電，供電符合"N-1"準(zhǔn)則，滿足配電自動化對手拉手線路供電電源的要求。整個配電網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)合理，各種電力設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，為配電自動化的實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2配電自動化系統(tǒng)實(shí)施范圍

"上規(guī)模才能出效益"，本著高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)、高度代表性的原則，我公司的配電自動化系統(tǒng)覆蓋整個濟(jì)寧城區(qū)，包括主站系統(tǒng)一套，子站系統(tǒng)7套，戶外配電設(shè)備計(jì)118臺柱上開關(guān)，10座開閉所，實(shí)現(xiàn)42條架空線路、4條地纜線路的饋線自動化。

3配電自動化系統(tǒng)簡介

實(shí)踐證明，建設(shè)DA與基于GIS的DMS一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線系統(tǒng)與離線系統(tǒng)、電網(wǎng)結(jié)構(gòu)與地理圖形、電網(wǎng)信息與用戶信息的有機(jī)結(jié)合，給我們構(gòu)建了完整的、時間與空間一體的現(xiàn)代化數(shù)字配電網(wǎng)概念，在配電調(diào)度、運(yùn)行、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、業(yè)擴(kuò)、搶修、營銷、客戶服務(wù)等多方面將發(fā)揮重要的作用，應(yīng)是我國配電自動化及配電管理的基本模式，它也是當(dāng)今世界配電管理現(xiàn)代化的發(fā)展方向，是數(shù)字化供電公司的最重要的組成部分。我公司的配電自動化系統(tǒng)即是上述DA與基于GIS的DMS一體化系統(tǒng)。

傳統(tǒng)意義上的DA系統(tǒng)有兩種模式，即電壓型和電流型。兩種模式在理論上均能實(shí)現(xiàn)，主要應(yīng)考慮本地區(qū)的實(shí)際情況。電流型開關(guān)由于需要直流電源做為操作電源，運(yùn)行維護(hù)工作量大，故障處理和網(wǎng)絡(luò)重構(gòu)高度依賴通信系統(tǒng)和后臺系統(tǒng)支持，具有較大的風(fēng)險性，配電線路供電半徑和縮短和分段數(shù)量的增加以及線路上負(fù)荷情況的變化，給各級開關(guān)的動作時間的配合帶來了整定難題，且開關(guān)需切斷故障電流，造價高昂推廣受限，基于上述原因，根據(jù)我市配電網(wǎng)現(xiàn)狀，我公司選用電壓型DA系統(tǒng)。

3.1概況

配電自動化設(shè)備采用日本東芝公司開發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)的電壓型自動化設(shè)備，包括：柱上自動真空開關(guān)、電源變壓器、一體型遙控終端單元和站內(nèi)故障指示設(shè)備。

配電自動化系統(tǒng)由配電主站系統(tǒng)、配電子站系統(tǒng)和系列戶外測控終端及通信系統(tǒng)組成，能夠?qū)ε潆娋W(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面的計(jì)算機(jī)監(jiān)視、控制和管理。位于配電調(diào)度中心的配電主站系統(tǒng)具有配電SCADA、配電GIS、配電仿真、在線維護(hù)、大屏幕顯示和高級應(yīng)用分析等功能。配電子站系統(tǒng)分布于市區(qū)變電所，負(fù)責(zé)各變電所管轄的戶外測控終端RTU(FTU、TTU、DTU等)的信息轉(zhuǎn)發(fā)和監(jiān)控，并可轉(zhuǎn)發(fā)站內(nèi)RTU和保護(hù)信息。戶外測控終端分布于廣闊的配電網(wǎng)絡(luò)各個節(jié)點(diǎn)，負(fù)責(zé)采集配電線路的信息及轉(zhuǎn)發(fā)，并執(zhí)行配電線故障的就地保護(hù)和配電線路的遙測、遙控、遙信功能。

3.2配電主站系統(tǒng)

配電主站是整個配電自動化系統(tǒng)的核心，主站系統(tǒng)采用日本東芝技術(shù)的TOSCAN－D3000C系統(tǒng)，其硬件和軟件遵循國際標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)。配電主站的設(shè)備包括分布于兩層開放型LAN網(wǎng)上的服務(wù)器、工作站、TCM和外設(shè)等。服務(wù)器和工作站選用的是UNIXEWS生產(chǎn)廠家SunMicrosSystem制造的SunUltra60。

系統(tǒng)主要功能：

(1)配電SCADA功能：配電SCADA不僅包括數(shù)據(jù)采集(遙信、遙測)、報警、事件順序記錄、事故追憶、遠(yuǎn)方控制(遙控)、計(jì)算、趨勢曲線、歷史數(shù)據(jù)存儲和制表打印、事件記錄等常規(guī)SCADA功能，還包括線路的動態(tài)著色、地理接線與GIS集成等功能。它主要包括數(shù)據(jù)采集、處理、顯示和控制功能。

(2)故障處理功能：

自動查找配電網(wǎng)、變電所發(fā)生的故障并自動恢復(fù)故障區(qū)間以外停電區(qū)間的正常供電。當(dāng)配電網(wǎng)、變電所發(fā)生故障時，根據(jù)發(fā)生故障引起的配電線開關(guān)、保護(hù)、柱上開關(guān)的狀態(tài)變化判斷故障的發(fā)生區(qū)間及原因，并通過畫面顯示、警報鳴響、打印等來通知操作人員。

(3)DMS功能：

配電網(wǎng)地理信息系統(tǒng)(GIS)是建設(shè)DMS的基礎(chǔ)，它與AM/FM結(jié)合，形成AM/FM/GIS系統(tǒng)，把配電網(wǎng)圖形資料和非圖形參數(shù)建立于地理圖形的基礎(chǔ)上，真實(shí)反映配網(wǎng)線路的實(shí)際走向、電力設(shè)備地理位置和屬性、所屬電力用戶的屬性等各種信息。為監(jiān)視配電網(wǎng)的運(yùn)行和電力系統(tǒng)運(yùn)行管理提供具有地理信息的網(wǎng)絡(luò)模型，支撐系統(tǒng)應(yīng)用軟件的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)圖形處理、線路工程輔助設(shè)計(jì)、查詢統(tǒng)計(jì)、設(shè)備運(yùn)行臺帳管理、用戶報修、用戶業(yè)擴(kuò)輔助設(shè)計(jì)等功能。

(4)與其他系統(tǒng)的接口：配電自動化系統(tǒng)具有開放分布的特點(diǎn),網(wǎng)絡(luò)通信采用TCP/IP國際標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議,因此系統(tǒng)可直接通過LAN、或經(jīng)網(wǎng)橋與其他自動化系統(tǒng)進(jìn)行集成。其中包括與公司MIS系統(tǒng)、用電MIS系統(tǒng)、調(diào)度自動化系統(tǒng)和大屏幕顯示等系統(tǒng)的接口。

(5)高級應(yīng)用軟件：

包括網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?、狀態(tài)估計(jì)、在線仿真、負(fù)荷管理、潮流計(jì)算、短路電流計(jì)算、可靠性分析、運(yùn)行管理、工程管理等軟件

(6)三大指標(biāo)計(jì)算：

包括配網(wǎng)可靠性分析、網(wǎng)損計(jì)算、電壓合格率統(tǒng)計(jì)。

3.3配電子站系統(tǒng)(TCR)配電子站主要采集變電所內(nèi)RTU和戶外各種RTU(FTU、DTU、TTU等)的信息，并進(jìn)行數(shù)據(jù)匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。由于配電子站管理的RTU數(shù)量眾多(是變電所監(jiān)控系統(tǒng)的3～5倍),因此配電子站的高可靠性和靈活配置的設(shè)計(jì)是必不可少的。

配電子站的主要功能包括：

(1)變電所內(nèi)RTU數(shù)據(jù)的匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。

(2)戶外RTU(包括FTU、DTU、TTU等)數(shù)據(jù)的匯集和轉(zhuǎn)發(fā)。

(3)數(shù)據(jù)預(yù)處理。

(4)規(guī)約轉(zhuǎn)換。

(5)當(dāng)?shù)鼐S護(hù)功能。

(6)自我診斷功能。

3.4配電終端設(shè)備遙控終端單元RTU分布于復(fù)雜的配電網(wǎng)上且數(shù)目眾多，運(yùn)行環(huán)境惡劣，因此要求產(chǎn)品具有高度的可靠性和免維護(hù)的特點(diǎn)。遙控終端單元TOSDAC-D21P11具有智能化故障查尋、就地隔離功能，并帶有遠(yuǎn)方通信功能。TOSDAC-D21P11產(chǎn)品設(shè)計(jì)嚴(yán)謹(jǐn)，工業(yè)化程度高，結(jié)構(gòu)具有全免維護(hù)特點(diǎn)，采用全密封鍍金航空接插頭，性能優(yōu)越。

3.5系統(tǒng)通信

系統(tǒng)通信采用以光纖通信為主，雙絞線通信和載波通信為輔的模式。配電子站及主站之間的信息傳送量大，對通信速率要求較高，光纖通信具有容量大、傳輸速率高、可靠性強(qiáng)的特點(diǎn)，同時光纖雙環(huán)網(wǎng)還具有"自愈"功能，因此配電系統(tǒng)自動化的主干通信通道全部設(shè)計(jì)為光纖通信；子站與終端通訊數(shù)據(jù)量相對較少，根據(jù)現(xiàn)場架設(shè)場地和設(shè)備實(shí)際，設(shè)計(jì)為光纖與雙絞線混合模式，部分處于城區(qū)邊緣、需架設(shè)線路較長且下步無商業(yè)化運(yùn)營的需要，則采用配電載波的形式。

4配電自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

(1)完成適用于開閉所DTU、柱上開關(guān)FTU及部分配變TTU的功能，監(jiān)視配電設(shè)備運(yùn)行工況，準(zhǔn)確及時發(fā)現(xiàn)缺陷，減少人員的現(xiàn)場操作，提高配網(wǎng)安全運(yùn)行水平。

(2)優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行方式，提高設(shè)備利用程度，減少備用容量，降低電網(wǎng)建設(shè)投資和運(yùn)行維護(hù)費(fèi)用，實(shí)施分區(qū)線損考核，減少電能損失，提高運(yùn)行經(jīng)濟(jì)性和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

(3)提供業(yè)擴(kuò)工程輔助設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)各類統(tǒng)計(jì)報表的自動生成，提高工作效率。

(4)提高供電可靠性，改善電能質(zhì)量，加快業(yè)擴(kuò)報裝速度，縮短故障搶修時間，為用電管理提供科學(xué)依據(jù)，提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平，樹立良好的社會形象。

篇9

電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)主要包括三大子系統(tǒng)，它們分別是采購管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)。采購管理主要包括采購計(jì)劃管理和申購計(jì)劃管理；合同管理主要包括合同簽訂管理和廠商信息管理；庫存管理主要包括出入庫管理和材料盤點(diǎn)管理。在電力建設(shè)物資管理中，應(yīng)使用ERP等物資管理軟件進(jìn)行物資管理，以實(shí)現(xiàn)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，并開發(fā)真正適合電力企業(yè)發(fā)展的物資管理系統(tǒng)。電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)是一種功能全面的管理系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)建設(shè)全過程管理。而在電力建設(shè)物資管理系統(tǒng)外部，還可通過接口與子系統(tǒng)有效連接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享。此外，電力建設(shè)的物資管理系統(tǒng)還可生成采購單，以控制材料的領(lǐng)取，并監(jiān)控各個部門的費(fèi)用情況。

2子系統(tǒng)物資管理

2.1采購管理

在電力建設(shè)中，采購管理是一種基于供應(yīng)鏈的管理模式，是電力企業(yè)供應(yīng)鏈管理中的重要組成部分。在電力建設(shè)采購管理系統(tǒng)中，采購部門應(yīng)對材料采購的全過程進(jìn)行控制，并協(xié)調(diào)好企業(yè)與廠商之間的關(guān)系；電力項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)部門要根據(jù)項(xiàng)目工程的進(jìn)展和需求，制訂適合企業(yè)發(fā)展的物資供應(yīng)方案；廠商要定期與電力企業(yè)交流和溝通，了解電力企業(yè)的物資信息和物資需求，并確定發(fā)貨時間，從而做到按時發(fā)貨。此外，還要保證貨物的質(zhì)量和完整性。在電力建設(shè)物資采購管理中，必須實(shí)現(xiàn)信息交流，降低物資成本和庫存，并優(yōu)化庫存管理。因此，在采購管理中，廠商與企業(yè)之間的信息交流是必不可少的。物資采購管理中的物資信息交流不僅包括企業(yè)內(nèi)部物資信息的交流，還包括企業(yè)外部的信息傳遞。企業(yè)應(yīng)掌握內(nèi)部物資需求的變化情況、物資價格的變化情況等，以此制訂相應(yīng)的回復(fù)單，發(fā)送至物資供應(yīng)商，并實(shí)時更新企業(yè)內(nèi)部的物資量變化信息庫。在企業(yè)外部信息的傳遞中，企業(yè)要為廠商提供必要的信息和技術(shù)支持，還要考慮信息平臺的兼容性，并為廠商提供優(yōu)良的信息平臺，從而為加強(qiáng)交流溝通和提高采購管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供技術(shù)支持。此外，還要與物資供應(yīng)商簽訂長期合同，制訂長期契約，且明確契約中的條款和規(guī)定，從而完善企業(yè)和供應(yīng)商之間的認(rèn)證制度，穩(wěn)定電力企業(yè)與供應(yīng)商之間的長期合作關(guān)系。

2.2庫存管理

電力企業(yè)庫存管理是物資管理中的主要工作。企業(yè)的庫存量決定了物資量，由于庫存量會不定期變化，因此，在企業(yè)庫存管理中，應(yīng)根據(jù)不同的實(shí)際情況，采取不同的庫存管理方法。對于長期給電力企業(yè)提供物資的廠商，應(yīng)按照自身的物資需求在倉庫進(jìn)行長期代儲，并在使用物資后定期付款，這種方法主要應(yīng)用于一類物資；對于二類物資和三類物資而言，可根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求，由單位按照計(jì)劃送貨，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)“零庫存”；對于企業(yè)中第三產(chǎn)業(yè)組織生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)充分利用其優(yōu)勢，遵循“用多少、提供多少”的原則，直接運(yùn)送至使用單位，運(yùn)達(dá)后再結(jié)算；對于供應(yīng)正常的電力物資，應(yīng)應(yīng)用期貨合同運(yùn)送模式，以減少庫存量。

2.3合同管理

要想提高合同管理的效率，就要掌握供貨合同的具體內(nèi)容、電力項(xiàng)目建設(shè)施工的具體情況和物資生產(chǎn)的運(yùn)輸情況，并將了解到的工程材料的生產(chǎn)和運(yùn)輸情況定期傳達(dá)至業(yè)主；采用先進(jìn)的管理設(shè)備，選取專業(yè)的管理人員代保管合同管理；物資管理人員要定期獲取真實(shí)的合同備料，了解生產(chǎn)和運(yùn)輸情況，定期開展設(shè)備管理會議，并將物資信息通報給業(yè)主；合同管理人員應(yīng)及時與廠商取得聯(lián)系，順利完成設(shè)備的生產(chǎn)和發(fā)運(yùn)，及時統(tǒng)計(jì)和整理匯報給業(yè)主的相關(guān)信息，定期與廠商交流設(shè)備的發(fā)運(yùn)情況；根據(jù)設(shè)備標(biāo)志選取不同的隔離管理方式，將專業(yè)設(shè)備和工具隔離存放；加強(qiáng)廠商管理，對供應(yīng)商進(jìn)行全面評估，從而建立長期、穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低采購成本。

3結(jié)束語

篇10

[關(guān)鍵詞]電子郵件安全問題防火墻技術(shù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和普及，使得通過為一大群顧客和供應(yīng)商提供一個通用通訊環(huán)境的方法可以發(fā)揮電子商務(wù)的獨(dú)一無二的潛力。今天，網(wǎng)上有數(shù)以千計(jì)的面向消費(fèi)者和面向交易的商務(wù)站點(diǎn)，并且這個數(shù)目正在快速增長。電子商務(wù)成為世界新熱點(diǎn),但其安全性也隨著信息化的深入也隨之要求愈高了。電子郵件系統(tǒng)的發(fā)展面臨著機(jī)密泄漏、信息欺騙、病毒侵?jǐn)_、垃圾郵件等諸多安全問題的困擾。人們對電子郵件系統(tǒng)和服務(wù)的要求日漸提高，電子郵件系統(tǒng)的安全問題也越來越得到使用者的重視，如果沒有采取安全措施,得到的信息就可能被別人破壞過，電子商務(wù)往來就不能正常運(yùn)行。

一、電子郵件系統(tǒng)安全問題研究的必要性

電子郵件系統(tǒng)的功能是辦公自動化系統(tǒng)的基本需求，是企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的基本應(yīng)用之一，為企業(yè)進(jìn)行信息交流提供了有力支持。安全的電子郵件系統(tǒng)有效地解決了信息保密，信息完整、身份鑒別，以及密鑰的安全存儲等問題，安全的電子郵件系統(tǒng)在各行業(yè)中的應(yīng)用和推廣，將給相關(guān)企業(yè)在商業(yè)秘密、客戶資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、金融資料、交易談判、市場與產(chǎn)品計(jì)劃、財務(wù)資料等方面的數(shù)據(jù)交換提供安全保障。

對于企業(yè)和政府用戶而言，安全的電子郵件系統(tǒng)為系統(tǒng)用戶的身份鑒別，企業(yè)商業(yè)信息和政府公務(wù)文件的收發(fā)、傳輸和存儲提供了有效的安全保障，簡化了工作流程，提高了工作效率；安全的電子郵件系統(tǒng)提供的強(qiáng)大易用的管理功能，有效地整合了企業(yè)內(nèi)各個組織機(jī)構(gòu)的溝通和管理，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)機(jī)構(gòu)的一體化管理，提高了管理水平和效率。因此，安全的電子郵件系統(tǒng)在企業(yè)信息化建設(shè)的深化中，將發(fā)揮巨大的推動作用，并獲得更多的企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)用戶，在企業(yè)信息化和電子商務(wù)中贏得可觀的市場份額。

二、電子商務(wù)中電子郵件面臨的安全性問題及解決

1.電子商務(wù)中電子郵件面臨的安全性問題

電子商務(wù)中電子郵件往來將會遇到以下幾方面的問題：電子郵件系統(tǒng)的安全漏洞、電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙、電子郵件系統(tǒng)垃圾、電子郵件系統(tǒng)炸彈、電子郵件系統(tǒng)有關(guān)的病毒、匿名轉(zhuǎn)發(fā)等等。

2.解決電子商務(wù)中電子郵件安全問題的主要技術(shù)

(1)防火墻技術(shù)

防火墻是位于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或Web站點(diǎn)與Internet之間的一個路由器或一臺計(jì)算機(jī)(堡壘主機(jī)),可以使內(nèi)部網(wǎng)可以與Internet聯(lián)結(jié)又保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)免遭外界非法訪問。防火墻建立在一個服務(wù)器/主機(jī)上,是一個多邊協(xié)議路由器,在通常的配置中,堡壘主機(jī)經(jīng)常作為一個公共的Web服務(wù)器,或者FTP服務(wù)器,或一個電子郵件服務(wù)器使用。通過堡壘主機(jī)上進(jìn)行Http服務(wù)器軟件,要使用“”服務(wù)器,以訪問防火墻的另一端的Web服務(wù)器。

利用防火墻可以加強(qiáng)安全性合理配置防火墻,可以限制郵件的訪問,使之只能發(fā)送到有限的幾個機(jī)器上,并加強(qiáng)對這幾個機(jī)器的防范,可以將這些機(jī)器作為竟如內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的網(wǎng)關(guān)來控制郵件的出入。因此,用防火墻可所有外部的SMTP聯(lián)結(jié)到一個電子郵件服務(wù)器上,這樣會有一個集中登錄地點(diǎn),便于追蹤不正常的電子郵件,但是防火墻不能識別惡意的Applet和腳本。(2)PGP加密算法

從本質(zhì)上來講,最有效的保護(hù)電子郵件系統(tǒng)方法是使用加密簽字來驗(yàn)證電子郵件系統(tǒng)信息,通過驗(yàn)證,保證信息確實(shí)來自發(fā)信任,并且來保證電子郵件系統(tǒng)在傳輸?shù)倪^程中沒有被修改。最常用的是PGP加密算法。

利用PGP的數(shù)字簽字簽名可以實(shí)現(xiàn)保證電子郵件不被冒發(fā)或修改過。PGP對電子郵件的內(nèi)容計(jì)算后得出一個128位的二進(jìn)制作為描述電子郵件的特征值。如果郵件被改動,這個特征值就不符合郵件的內(nèi)容。

(3)電子郵件系統(tǒng)炸彈的處理

預(yù)防垃圾郵件的方法對電子郵件系統(tǒng)炸彈毫無作用，因?yàn)殡娮余]件系統(tǒng)炸彈發(fā)送時,攻擊軟件會自動的修改發(fā)送的地址(FakeIP),這樣你收到的電子郵件的發(fā)信地址根本就是不存在的,或隨時變化的,所以無法提前防范,也不可能根據(jù)發(fā)信地址追查扔炸彈的人。防治電子郵件系統(tǒng)炸彈的方法是進(jìn)入一種排斥模式，排斥模式需要你檢查收到郵件的源地址。如果發(fā)現(xiàn)一個站點(diǎn),它的用戶在用電子郵件站點(diǎn)攻擊你,那么你就可以和他們系統(tǒng)管理員聯(lián)系。

(4)防范電子郵件系統(tǒng)的威脅和欺騙

由于簡單的郵件傳輸協(xié)議(SMIP)不能驗(yàn)證系統(tǒng)偽造的電子郵件。如果站點(diǎn)允許與SMIP端口聯(lián)系,任何人都可以與該端口聯(lián)系,并且以你虛構(gòu)某人的名義發(fā)出電子郵件。應(yīng)該經(jīng)常查看電子郵件的錯誤信息,這里經(jīng)常會有闖入者的線索，查看電子郵件信息的表頭,它們通常會記錄電子郵件到達(dá)目的地址前經(jīng)過的所有“跳躍”或短暫的停留。應(yīng)該注意到表頭中諸如“接到”和“信息-ID”信息,并且有電子郵件的發(fā)出/收到記錄比較,看它們是否響應(yīng)。

(5)電子郵件系統(tǒng)垃圾的處理

電子郵件系統(tǒng)垃圾已經(jīng)成為人們最頭疼的問題之一,下面介紹幾種常見的防垃圾郵件技術(shù)。

①SMTP用戶認(rèn)證

目前常見并十分有效的方法是，在郵件傳送（MailTransportAgent，MTA）上對來自本地網(wǎng)絡(luò)以外的互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)信用戶進(jìn)行SMTP認(rèn)證，僅允許通過認(rèn)證的用戶進(jìn)行遠(yuǎn)程轉(zhuǎn)發(fā)。這樣既能夠有效避免電子郵件傳送服務(wù)器為垃圾郵件發(fā)送者所利用，又為出差在外或在家工作的員工提供了便利。如果不采取SMTP認(rèn)證，則在不犧牲安全的前提下，設(shè)立面向互聯(lián)網(wǎng)的Web郵件網(wǎng)關(guān)也是可行的。

②逆向名字解析

認(rèn)證的目的都是避免電子郵件傳送服務(wù)器被垃圾郵件發(fā)送者所利用，但對于發(fā)送到本地的垃圾郵件仍然無可奈何。要解決這個問題，最簡單有效的方法是對發(fā)送者的IP地址進(jìn)行逆向名字解析。通過DNS查詢來判斷發(fā)送者的IP與其聲稱的名字是否一致，如不一致則予以拒收。這種方法可以有效過濾掉來自動態(tài)IP的垃圾郵件，對于某些使用動態(tài)域名的發(fā)送者，也可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行屏蔽。但是上面這種方法對于借助OpenRelay的垃圾郵件依然無效。對此，更進(jìn)一步的技術(shù)是假設(shè)合法的用戶只使用本域具有合法互聯(lián)網(wǎng)名稱的郵件傳送服務(wù)器發(fā)送電子郵件。但是，逆向名字解析需要進(jìn)行大量的DNS查詢。

③實(shí)時黑名單過濾

以上介紹的防范措施對使用自身合法的域名的垃圾郵件仍然無效。對此比較有效的方法就是使用黑名單服務(wù)了。黑名單服務(wù)是基于用戶投訴和采樣積累而建立的、由域名或IP組成的數(shù)據(jù)庫，最著名的是RBL、DCC和Razor等，這些數(shù)據(jù)庫保存了頻繁發(fā)送垃圾郵件的主機(jī)名字或IP地址，供MTA進(jìn)行實(shí)時查詢以決定是否拒收相應(yīng)的郵件。然而，目前各種黑名單數(shù)據(jù)庫難以保證其正確性和及時性。

④內(nèi)容過濾

即使使用了前面諸多環(huán)節(jié)中的技術(shù)，仍然會有相當(dāng)一部分垃圾郵件漏網(wǎng)。對此情況，目前最有效的方法是基于郵件標(biāo)題或正文的內(nèi)容過濾。其中比較簡單的方法是，結(jié)合內(nèi)容掃描引擎，根據(jù)垃圾郵件的常用標(biāo)題語、垃圾郵件受益者的姓名、電話號碼、Web地址等信息進(jìn)行過濾。更加復(fù)雜但同時更具智能性的方法是，基于貝葉斯概率

理論的統(tǒng)計(jì)方法所進(jìn)行的內(nèi)容過濾。內(nèi)容過濾是以上所有各種方法中耗費(fèi)計(jì)算資源最多的，在電子郵件流量較大的場合，需要配合高性能服務(wù)器使用。

⑤關(guān)鍵字

將一些會在垃圾郵件中經(jīng)常出現(xiàn)的字符（如：廣告、化妝品、發(fā)票等）收集起來形成一個大的數(shù)據(jù)庫，當(dāng)一封電子郵件到來的時候能夠?qū)π蓬^、信標(biāo)題、主題和信體等幾部分進(jìn)行檢查，看是否里面有數(shù)據(jù)庫中的字符，如果有就被認(rèn)為是垃圾郵件，如果沒有就判斷不是垃圾郵件。主要采用的技術(shù)是關(guān)鍵詞匹配。

⑥IP黑/白名單

將經(jīng)常向你發(fā)垃圾郵件的IP地址添加到IP黑名單中，當(dāng)再從同樣的IP地址發(fā)來信件都被判定為垃圾郵件。如果IP地址被加入到白名單中，則認(rèn)為從那里來的任何電子郵件都不是垃圾郵件。后來出現(xiàn)的拒絕發(fā)件人、拒絕目的地域也都是類似的技術(shù)。

三、結(jié)論

通過安全的電子郵件系統(tǒng)，可以把企業(yè)尤其是跨地域的大中型企業(yè)的所有組織機(jī)構(gòu)安全有效地聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的一體化，提高企業(yè)的管理水平和效率，加強(qiáng)企業(yè)的市場應(yīng)變能力，提高企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益，從而促進(jìn)企業(yè)信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

[1]戴紅王海泉黃堅(jiān):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全.北京：電子工業(yè)出版社,2004

[2]李衛(wèi):計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全與管理.北京：清華大學(xué)出版社，2000

[3]李海泉:計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全與加密技術(shù).北京：科學(xué)出版社，2001