導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理建議，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

論文摘要：聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。

聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，在機(jī)關(guān)工作和各類活動中形成了大量的聲像檔案。為了更好地保護(hù)好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，我們就蘭山區(qū)161個立檔單位的聲像檔案管理情況進(jìn)行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，聲像檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影響了檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。聲像檔案管理嚴(yán)重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理存在的問題

（一）聲像設(shè)備存在著“一硬一軟”的現(xiàn)象

“一硬”是指聲像設(shè)備數(shù)量多。隨著社會的發(fā)展及工作需要，機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的聲像設(shè)備有了很大改善。在調(diào)查的161個單位中，僅有3個單位沒有聲像設(shè)備，僅占2％，98％的單位都有1臺以上的聲像設(shè)備，設(shè)備總數(shù)達(dá)971臺（架）。從總體講，聲像設(shè)備可算比較“硬”。“一軟”是指聲像設(shè)備管理之亂。有27個單位沒有制定聲像設(shè)備管理制度或相應(yīng)的使用要求，占17％，致使有的設(shè)備閑置，沒人會用，難以充分發(fā)揮作用；有的設(shè)備存放在科室或個人手中，沒有合理利用；有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，設(shè)備不能有效地利用。從而形成了“硬件硬、軟件軟”的現(xiàn)狀，而且“軟”的方面直接影響了“硬”的方面作用的發(fā)揮，最終造成一些重要活動沒能及時攝錄，檔案沒能完整保存下來，給以后聲像檔案的產(chǎn)生及歸檔留下了隱患。

（二）攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀和兩種誤區(qū)

攝錄人員在各自單位中直接從事著產(chǎn)生聲像檔案的工作，并決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。調(diào)查反映出在攝錄人員中存在著“一強(qiáng)一弱”的現(xiàn)狀?！皬?qiáng)”表現(xiàn)在所調(diào)查單位的443名攝錄人員中，有專職156人，兼職287人，平均年齡35歲，大專以上文化程度的占72％。隊伍強(qiáng)大、年齡適中、文化程度較高這是“強(qiáng)”的一面；“弱”表現(xiàn)在443人中，專業(yè)工齡1至5年者381人，占86％，5年以上者僅占14％。經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的共68人，僅占16％，其中1至3個月短訓(xùn)（攝錄專業(yè)）的66人，?？飘厴I(yè)2人，有84％的人都屬“自”。專業(yè)工齡短、專業(yè)知識及技能普遍較低這是“弱”的一面。

事實證明，攝錄人員“弱”的一面影響了“強(qiáng)”的一面發(fā)揮作用，加上認(rèn)識上的誤區(qū)，造成了聲像檔案管理上的不規(guī)范。也就是說，產(chǎn)生聲像檔案的第一關(guān)和歸檔不把好關(guān)，待用時再靠檔案員去催要或檔案館去征集，那只能是“亡羊補(bǔ)牢”了。

（三）聲像檔案管理混亂，問題復(fù)雜

1、管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理

調(diào)查中有75個單位制定了相應(yīng)的聲像檔案管理制度，占47％，有半數(shù)以上的單位處于無章可循的自由形成、自由處理狀態(tài)。據(jù)調(diào)查，聲像檔案的管理主要存在著3種形式：一是檔案室集中統(tǒng)一管理，隨時形成隨時移交，僅占26％；二是各科室一年一次移交檔案室，占35％；三是由科室分散保管或個人保存，占39％。由此表明有五分之二的單位聲像檔案沒有集中統(tǒng)一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

2、檔案意識不強(qiáng)，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強(qiáng)的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有近20％的單位有積存照片沒歸檔，且多數(shù)照片、底片早已分家或已無底片，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應(yīng)有的保存價值和利用價值。從錄音、錄像帶的歸檔情況來看，更令人擔(dān)憂，相當(dāng)一部分單位都是“一盤帶子反復(fù)用”，原始錄音（像）沒有保存下來。另外有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對聲像檔案管理缺乏重視。

3、管理狀況“喜”“憂”懸殊，發(fā)展不平衡

調(diào)查單位中設(shè)備、人員、聲像檔案管理都比較規(guī)范的有11個單位，占6.8％；而無設(shè)備無聲像檔案、有設(shè)備無聲像檔案、有聲像檔案沒集中統(tǒng)一管理的單位48個，竟占40％，兩極所占比例懸殊。從照片數(shù)量看：最多的一個檔案室存有20000余張，其余160個單位20860張，平均130張（其中多者上千張，少者幾張）。僅從照片檔案一項看，聲像檔案的管理水平就很懸殊。

4、保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格。而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有廣播電視局、韓村河村等少數(shù)幾個單位設(shè)置了聲像檔案室或配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦發(fā)生問題，悔之晚矣！

5、收集渠道不暢，聲像檔案館、室藏匱乏

區(qū)檔案館是全區(qū)永久保存檔案并向社會提供利用的基地。但目前館藏聲像檔案極為匱乏?；鶎訂挝恢杏薪姆种坏恼掌瑱n案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使基層檔案室聲像檔案不齊全，檔案館的聲像檔案也就沒了來源。源頭沒控制住，加之征集措施不得力，渠道不暢，造成今天的尷尬局面。

6、區(qū)域性重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴(yán)重

眾所周知，每次區(qū)里或基層單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發(fā)行，但在檔案館（室）卻找不齊這些原始檔案。分析原因：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統(tǒng)一。各部門領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員都是臨時抽調(diào)的，各自負(fù)責(zé)一塊工作，相應(yīng)形成的檔案材料缺乏協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、集中，活動結(jié)束后，檔案材料也各歸東西，聲像（包括文書、實物等）檔案流失在所難免；二是從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，也造成檔案材料流失；三是有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，又造成檔案的流失。

二、加強(qiáng)聲像檔案管理工作的對策及建議

（一）加強(qiáng)宣傳、提高意識，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。從這幾年的經(jīng)驗看：一要爭取宣傳主管部門、新聞單位的大力支持，引起社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機(jī)遇，服務(wù)中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）加強(qiáng)管理，制定辦法，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作很必要。區(qū)檔案局將與有關(guān)部門配合出臺《房山區(qū)聲像檔案管理辦法》；同時，各立檔單位也要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。永久、長期保存的聲像檔案應(yīng)定期向區(qū)檔案館移交；在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督，分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度執(zhí)法檢查的重點內(nèi)容。同時，針對不同單位現(xiàn)狀，采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比較規(guī)范的單位，要鞏固提高，在開發(fā)利用上下功夫；對有設(shè)備、有專業(yè)攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步規(guī)范管理；對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的單位，要限期建檔，加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管

從長久保護(hù)和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。

（五）全面出擊，形式多樣，疏通收集渠道

要實現(xiàn)聲像檔案收集完整，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障，建立并疏通收集渠道，運(yùn)用多種形式收集也很重要。結(jié)合地區(qū)實際，各立檔單位、區(qū)檔案館要全面出擊，采取多種形式收集。

篇2

1.技工學(xué)校檔案工作內(nèi)容和特點

我國技工教育承擔(dān)著培養(yǎng)和造就一支專業(yè)技能強(qiáng)、技術(shù)過硬的工人隊伍的光榮使命，它在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有十分重要的作用。由于技工學(xué)校的教育不同于大學(xué)、中專的教育，更不同于普通中學(xué)的教育，技工學(xué)校的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中，既要學(xué)會一定的技術(shù)理論知識，又要掌握一定的實際操作技術(shù)，這是技工學(xué)校區(qū)別于其他類型學(xué)校的一個重要標(biāo)志。它有著自身的規(guī)律和特點，因此，我們要不斷總結(jié)經(jīng)驗，從工作實踐中探索適合技工學(xué)校的檔案管理模式，科學(xué)有效地管理學(xué)校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎(chǔ)工作。學(xué)校檔案工作是指學(xué)校檔案室從事的一項檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，即用檔案管理的原則和科學(xué)方法管理學(xué)校日常工作中產(chǎn)生的檔案，為黨和國家及學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和參考作用的專業(yè)性工作。檔案工作的基本內(nèi)容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統(tǒng)計、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩(wěn)定的各個環(huán)節(jié)工作組成的有機(jī)整體，各個環(huán)節(jié)工作之間互相制約，互相促進(jìn)，應(yīng)該嚴(yán)格遵循各個環(huán)節(jié)之間相互關(guān)系的規(guī)律性，科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個環(huán)節(jié)的程序。從其工作特點說：檔案管理與其他文獻(xiàn)及圖書管理有相同和近似的特點，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統(tǒng)。但是檔案工作又有獨(dú)有的特點：

（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。

（2）檔案管理活動過程的階段性。

（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。

（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。

2.檔案的定義及技工學(xué)校檔案的內(nèi)容

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。技工學(xué)校檔案是學(xué)校在教育、教學(xué)和科研實踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學(xué)校教育教學(xué)工作的歷史發(fā)展過程，又是學(xué)校廣大教師在教育教學(xué)實踐活動中的智慧結(jié)晶，它的主要內(nèi)容包括學(xué)校的文件資料管理、校園文化教育建設(shè)、教學(xué)科研成果、技能實訓(xùn)考核、招生入學(xué)和學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)管理、財務(wù)賬目管理、國資財產(chǎn)管理、教學(xué)設(shè)備管理及職業(yè)技能培訓(xùn)、技能等級鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)和測評考務(wù)管理等方面的實踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學(xué)校檔案以教學(xué)、教務(wù)檔案為重點管理

1.學(xué)校教學(xué)檔案的重要性

主要表現(xiàn)在學(xué)校教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，它反映著學(xué)校工作的歷史發(fā)展過程，同時又是教學(xué)工作的信息庫。做好這項工作，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校面貌，了解各屆、各班的教學(xué)質(zhì)量，掌握學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程中各種重大措施及其落實情況，掌握教師和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的各種數(shù)據(jù)。這些原始檔案材料是學(xué)校做出決策，制定規(guī)劃，科學(xué)管理教學(xué)的重要依據(jù)；也是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、進(jìn)行教學(xué)研究、提高學(xué)校管理水平的重要基礎(chǔ)材料。

2.教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項教學(xué)計劃，各種教學(xué)大綱，以及本校歷年的教學(xué)進(jìn)程計劃、總課表、學(xué)期授課計劃、教師進(jìn)修計劃、教學(xué)質(zhì)量提高計劃、課外活動計劃、各種教務(wù)行政統(tǒng)計資料、教學(xué)工作總結(jié)、各班成績統(tǒng)計匯編、試卷分析報告、試題匯編、學(xué)?？记诓牧?、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學(xué)校教務(wù)檔案：

包括以下幾個方面內(nèi)容：

（1）學(xué)生名冊。其中包括學(xué)生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學(xué)成績、畢業(yè)分配情況等內(nèi)容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。

（2）學(xué)生學(xué)籍檔案。每個學(xué)生應(yīng)有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學(xué)習(xí)情況、獎懲情況、學(xué)籍登記情況以及畢業(yè)生登記表等。

（3）教師業(yè)務(wù)檔案。包括教師基本情況、來校時間、歷年任課情況、教學(xué)效果、科研及科研成果、歷年進(jìn)修計劃考核情況、技術(shù)職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學(xué)參考資料的記錄等。

（4）教學(xué)改革方面的有關(guān)資料。包括學(xué)校各種教學(xué)改革方案、改革經(jīng)驗及教育教學(xué)科研工作總結(jié)等。

三、計算機(jī)的應(yīng)用對學(xué)校檔案工作的影響

1.加強(qiáng)技工學(xué)校檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)建設(shè)

我校近年來在信息化技術(shù)普及中，計算機(jī)應(yīng)用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學(xué)校教育、教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學(xué)、數(shù)控車床實訓(xùn)、數(shù)控機(jī)電實訓(xùn)及計算機(jī)辦公自動化等教學(xué)設(shè)備。學(xué)校財務(wù)管理、技能創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)等部門先后與上級業(yè)務(wù)部門建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，使學(xué)校的教育質(zhì)量和工作效率得到極大的提高。同時，有很多部門的文件在計算機(jī)上產(chǎn)生，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行處理，因此，產(chǎn)生大量電子文件。經(jīng)過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環(huán)節(jié)工作，形成日后具有重要參考價值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學(xué)校檔案管理工作效率

進(jìn)行現(xiàn)代化管理的不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實踐中，先進(jìn)的檔案管理技術(shù)模式與傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)模式無法比擬的優(yōu)越性被充分體現(xiàn)出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強(qiáng)、檔案壽命長、成本低廉等。這些優(yōu)勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業(yè)部門科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界先進(jìn)的檔案科學(xué)管理技術(shù)接軌的重要條件；同時，也是擺在我們新時期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實專業(yè)知識，用積極的工作態(tài)度滿足新時期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的對策及建議

電子文件作為未來社會現(xiàn)行文件的主要形式，同時也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續(xù)數(shù)字時代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點做好學(xué)校檔案工作的建議想法及對策：

1.做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

認(rèn)真貫徹實施電子文件科學(xué)管理戰(zhàn)略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域中，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始記錄信息。同時，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細(xì)過程。采用先進(jìn)的信息技術(shù)處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

2.加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊伍建設(shè)

篇3

關(guān)鍵詞：檔案管理　問題　建議

1.檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理現(xiàn)代化的意識不強(qiáng)

當(dāng)前，我們正走向檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中。但是，由于社會上對“檔案”的作用和概念，熟知者甚少，對檔案管理的意識相當(dāng)薄弱，甚至某些領(lǐng)導(dǎo)對為何與如何加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化認(rèn)識不足，導(dǎo)致了許多單位的檔案工作仍舊沿用傳統(tǒng)的工作方法。由此可見，這嚴(yán)重的影響檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，降低了工作效率。

1.2現(xiàn)代化的人才不足

要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，跟上時代的步伐，前提是人才現(xiàn)代化。但是縱觀當(dāng)前人員現(xiàn)狀，在許多企業(yè)、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)的檔案管理人員、文書人員，大多數(shù)還只是停留在收發(fā)與查找的階段，缺乏現(xiàn)代化管理的基本知識，也沒有具備現(xiàn)代化設(shè)備操作的技能。

1.3基礎(chǔ)工作太差

檔案管理要走上現(xiàn)代化的道路的前提是檔案工作基礎(chǔ)必須要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前事業(yè)單位、企業(yè)、機(jī)關(guān)的檔案工作管理仍舊存在著很多的問題：許多部門未能按國家檔案局制定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范的操作。大量的案卷質(zhì)量含量不高 ，有的企業(yè)甚至缺乏完整的檢索工具。

1.4網(wǎng)絡(luò)安全隱患

現(xiàn)在許多的檔案都會在網(wǎng)絡(luò)上傳輸，這樣做方便、快捷，而且省去了在途中丟失和傳輸時間長的麻煩。但是，這同時也引發(fā)了一個重要的問題，那就是網(wǎng)絡(luò)存在著許多的黑客、病毒等等會竊取檔案資料。造成檔案資料的泄漏，檔案的丟失，或者是檔案被人任意篡改的危險。

1.5電子檔案管理過程中的問題

檔案信息安全性主要涉及到傳輸安全性和檔案信息載體安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全的影響。電子檔案通常以光盤、U盤為載體,這類載體成分復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，常常會出現(xiàn)檔案失真的問題。而且它們對溫度防機(jī)械損傷、環(huán)境、濕度、防磁等條件要求比較高，一不小心就會損壞和變質(zhì)，保存年限也低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。傳輸安全性指的是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案能實現(xiàn)更大范圍內(nèi)的資源共享，但有利必有弊，不勝防的計算機(jī)病毒無和孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客也給電子檔案管理帶來了極大的安全隱患。

2.檔案管理問題的建議

2.1堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

法制化是做好檔案管理工作的一項重要的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作必須以依法治檔作為根本，落實好檔案管理制度化。要走到檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化的時代，需要的是檔案種類和載體的多樣化，這決定了檔案管理方式要不斷的革新，只有堅持與時俱進(jìn)，符合時代要求，才能夠適應(yīng)好新形勢，開創(chuàng)企事業(yè)檔案管理工作的一個全新的局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路

2.2實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步的發(fā)展，對如何做好檔案管理工作新的挑戰(zhàn)逐漸的被提出了，只有正視并切實的接受這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理與現(xiàn)代管理技術(shù)有機(jī)的結(jié)合起來，檔案管理工作才能走上有前景的發(fā)展軌道上。檔案管理是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員具備檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，同時也要求掌握現(xiàn)代化的管理技能。檔案匯集了大量的指示性資料，也記載了許多豐富的信息，成為一種及其豐富的信息總匯和信息資源。但檔案的整理工作有繁瑣的東西，勞動強(qiáng)度大，重復(fù)勞動多。而且如果使用計算機(jī)等現(xiàn)代化方式去整理復(fù)雜的檔案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情況下，檔案管理又可按照文件形成先后的順序進(jìn)行排列打印，既可以降低因為人為因素導(dǎo)致文件歸檔工作中的影響，又可以發(fā)揮計算機(jī)的管理的優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。

2.3提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理人員是檔案工作的直接負(fù)責(zé)人員，所以，檔案管理人員對不僅對整個的檔案工作管理甚至是企事業(yè)單位的發(fā)展都起著舉足輕重的作用。要注意加強(qiáng)好干部檔案工作隊伍的建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的、政治上可靠的員工從事檔案工作的管理工作，更要時刻的注意對他們思想教育的培養(yǎng)，定時的關(guān)心他們工作和生活，充分的發(fā)揮好他們工作的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理的做的成功與否，在很大的程度上取決于負(fù)責(zé)的檔案工作人員。作為一個合格的檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平修養(yǎng)的提高，通過自學(xué)或者是參加培訓(xùn)等方式，熟悉與掌握各個檔案工作的各個環(huán)節(jié)，與工作的最基本要求，努力的掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理的工作效率，提高檔案的質(zhì)量。積極的探索新的、有效的現(xiàn)代管理模式，使檔案工作能夠更實用、更科學(xué)，為不斷發(fā)展進(jìn)步的社會提供更有利的資源。

2.4加強(qiáng)電子檔案的保管與數(shù)據(jù)備份恢復(fù)工作

電子檔案的存貯內(nèi)容具有不穩(wěn)定性，存儲介質(zhì)易受溫度、濕度、細(xì)菌、磁場等因素的影響，電子文件本身還很容易受到電腦黑客、計算機(jī)病毒的破壞，所以，檔案管理必須要建造一個檔案柜、專用庫房來存放電子檔案，配備專業(yè)的電子檔案機(jī)房與安全性較強(qiáng)的電腦設(shè)備。盡量使用一次性的寫入光盤，因為一次性的光盤比硬盤、磁帶、磁盤等具有更好的穩(wěn)定性，而且又只有只讀性，可以避免修改。保持良好的濕度和溫度,并能同時滿足防塵、防蟲、避光、甚至是強(qiáng)烈震動和防機(jī)械磨損等條件。要幾十的進(jìn)行文檔耳朵備份，備份技術(shù)也是是一種安全技術(shù)，是確保電子檔案信息不丟失的一個非常重要的技術(shù)方法。備份對象主要為照片音頻、視頻、文書等電子檔案與傳統(tǒng)的檔案數(shù)字化后等文件，最還是實行雙備份制，一份提供借閱，一份封存。針對網(wǎng)絡(luò)的不安全性，要建立恢復(fù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份和，確保關(guān)鍵的信息能夠在計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)發(fā)生災(zāi)難性故障后得以恢復(fù)。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，時刻的留意研究和總結(jié)出檔案工作中存在的問題與漏洞，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會主義和諧社會建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

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[4]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風(fēng)，2008（24）。

篇4

【關(guān)鍵詞】聲像檔案管理；問題分析；建議

近幾年，醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)通過開展“三好一滿意”“質(zhì)量管理提升年”等活動為契機(jī)，大力推進(jìn)醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)，經(jīng)濟(jì)效益和社會效益都顯著增長。醫(yī)院檔案管理水平也有了較大程度的提高，但還存在著一些問題，尤其是聲像檔案管理，更是嚴(yán)重滯后于醫(yī)療工作的整體發(fā)展水平，普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、管理混亂等問題，直接影像了醫(yī)院檔案的完整性和聲像檔案的保管及利用。因此，采取有效措施，加強(qiáng)聲像檔案管理工作刻不容緩。

1、資料與方法

1.1資料

醫(yī)院聲像檔案工作目前普遍存在著問題。

1.1.1聲響設(shè)備越來越先進(jìn)，管理水平卻停滯不前。

隨著社會的發(fā)展及辦公條件的改善，醫(yī)院的聲像設(shè)備有了很大改善，一些數(shù)量多，質(zhì)量好，性能先進(jìn)的聲像設(shè)備在醫(yī)院工作中廣泛使用[1]。但是這些設(shè)備管理較亂，難以充分發(fā)揮作用。有的沒有制定相應(yīng)的聲像設(shè)備管理制度和使用要求，有的存放在科室或個人手中，還有的設(shè)備使用人員不明確或頻繁變動，使這些先進(jìn)的設(shè)備沒有固定的保管人員，得不到有效的保養(yǎng)，不能愛惜，從而損壞嚴(yán)重。

1.1.2醫(yī)院一些重大活動從籌備到結(jié)束沒有歸檔要求和相應(yīng)的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務(wù)工作，一些聲像資料都是個人的隨意行為，從而使這些資料都在個人手中，久而久之，被刪除或丟失，也造成聲像檔案材料的流失。

1.1.3有關(guān)專業(yè)人員檔案意識不強(qiáng)，加之缺乏有效的管理，形成的檔案不及時歸檔，用完之后就歸為已有或是下落不明，也有的時間一長，根本記不起這些聲像資料的來源、出處、形成日期、對醫(yī)院工作和歷史發(fā)展的意義，造成一些寶貴檔案資料的流失。

1.2方法

加強(qiáng)醫(yī)院聲像檔案管理的幾點建議。

1.2.1 各級領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。

檔案部門要善于抓住機(jī)遇，結(jié)合本院中心工作，通過現(xiàn)有檔案特別是聲像檔案生動的利用實例，發(fā)揮檔案的自身宣傳教育作用，提升醫(yī)院形象，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到聲像檔案能形象、生動、真實的再現(xiàn)歷史原貌，是文書檔案無法替代的，從而真正的從思想上予以重視，以足夠的人力、物力保證聲像檔案工作的順利開展。同時，通過各種手段在全院職工中宣傳《檔案法》和檔案工作，提高職工檔案法規(guī)意識，增強(qiáng)責(zé)任感，營造出一種良好的檔案工作氛圍。

各科室領(lǐng)導(dǎo)的重視更是做好檔案工作的重要保證。如醫(yī)務(wù)科、人事科、宣傳科、設(shè)防科等這些重要的職能部門，往往掌握著許多重要的聲像資料，許多醫(yī)院的檔案都由院辦公室的專職人員管理，而從這幾年的工作經(jīng)驗看，爭取這些部門的大力支持，從而提高全院人員的檔案意識，是做好檔案工作的一項重要措施。

1.2.2 加強(qiáng)管理，制定聲像檔案管理制度，并狠抓落實。

要改變聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀，必須制定一個切合實際的管理辦法。醫(yī)院要建立相應(yīng)的管理制度，強(qiáng)化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲響資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一整套嚴(yán)格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱利用做出明確規(guī)定。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實。要確保有關(guān)法規(guī)制度落到實處，必須明確責(zé)任、依法管理、獎懲分明，做到有章可循，有法必依，使之變成自覺的行動，以確保聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

1.2.3 結(jié)合實際，創(chuàng)造條件力求妥善保管。

從長久保護(hù)利用考慮，聲像檔案要求恒溫、恒濕、防磁、防震、放光、防火等[2]。而聲像檔案普遍不符合上述要求，短時間都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。首先，聲像檔案要獨(dú)立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨(dú)存放；其次要嚴(yán)格控庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶要定期倒帶檢查等保護(hù)措施，盡量延長聲像檔案的壽命。第三，在技術(shù)上，應(yīng)做好聲像檔案的錄、復(fù)制與備份，利用永久保存設(shè)備，光盤儲存設(shè)備，確保聲像檔案的安全保管。第四，為最大限度的發(fā)揮檔案的利用價值，注意收集不同時期的播放設(shè)備，特別是淘汰播放設(shè)備，便于聲像檔案的開發(fā)利用，為社會各界服務(wù)。

1.2.4 加強(qiáng)監(jiān)督、分類指導(dǎo)，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

針對聲像檔案管理現(xiàn)狀，醫(yī)院檔案管理部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理、年度檢查的重要內(nèi)容[3]；針對不同科室現(xiàn)狀，采取不同方式分類指導(dǎo)，力爭整體水平的提高；注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面加強(qiáng)對攝錄人員、檔案人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎(chǔ)。

2、結(jié)果

醫(yī)院檔案室任命專職聲像檔案管理工作人員，對其加大培訓(xùn)力度。檔案室草擬聲像檔案管理規(guī)章制度，由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)會同各相關(guān)科室，研究修改，形成終稿，試運(yùn)行。在領(lǐng)導(dǎo)重視下，這就有了組織、制度和人才保證。

對照片檔案，將其保存在溫度140C-240C，相對濕度為40%-60%，并添加必要的防霉劑。

對縮微片，將其置于密封較好的金屬柜中，并用膠帶密封門縫處，對永久保存的膠片檔案，采用密封冷凍的方法延長其壽命。對磁性影像檔案，放在具有抗磁性的金屬盒中，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械振動，環(huán)境溫度180C左右，溫度變化不超過+30C，相對濕度40%，不允許紫外線直接照射磁性載體。對光盤影像檔案，保存溫度為200C，相對濕度50%左右，并密閉防塵，規(guī)定5年就要檢查一次，如光盤損環(huán)或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時拷貝。

在領(lǐng)導(dǎo)重視、聲像工作人員恪守規(guī)章并努力工作下，醫(yī)院收集整理了上千件檔案，并妥善管理，為下一步的有效利用奠定了基礎(chǔ)。

3、討論

本文對本單位的聲像檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出了相應(yīng)的建議。該建議試運(yùn)行一年，效果良好，醫(yī)院聲像檔案得到統(tǒng)一、有序、妥善地保管，為下一步的有效利用，為院領(lǐng)導(dǎo)的分析決策提供幫助。當(dāng)然在試運(yùn)行期間，也出現(xiàn)了一些新問題，比如出現(xiàn)了新影像格式，一些存儲方式不易共享，采用高分辨率保存造成數(shù)據(jù)量激增等，今后將對這些問題進(jìn)一步研究處理。

【參考文獻(xiàn)】

[1]夏旭燕.淺談聲像檔案管理存在的問題及建議[J].民營科技，2010（8）：124.

篇5

近幾年來，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，流動人員逐漸增多，面對改革的不斷深入，流動人員人事檔案管理也出現(xiàn)了許多新情況、新問題。如何加強(qiáng)流動人員人事檔案管理工作，已成為人事檔案工作和整體性人才資源開發(fā)的重要內(nèi)容之一，也是政府人力資源和社會保障部門適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)需要，促進(jìn)人才合理流動和配置的一項重要工作。

一、目前，我省流動人員人事檔案管理在實際工作中主要存在著以下主要問題

1.流動人員人事檔案多頭管理問題。由于客觀原因，實際上現(xiàn)在省、市、區(qū)各級人才交流機(jī)構(gòu)和各級職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)甚至社保部門都在保管檔案，還包括一些社會中介組織、行業(yè)機(jī)構(gòu)所辦的人才交流機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)都在管理流動人員人事檔案。

2.流動人員對于人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足，民營企業(yè)對員工人事檔案不夠重視。很多的流動人員認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要，而且越是年輕人越是不重視檔案。但同時也反映出檔案管理在黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和大型國有企業(yè)中的種種管理制度同其他各類非公企業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)人員檔案在用途上的差異大。對于企業(yè)來說，多數(shù)企業(yè)認(rèn)為人事檔案在很大程度上已經(jīng)不能幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準(zhǔn)確的客觀背景，這些都影響了流動人員的檔案管理趨向正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.有些檔案管理職能不能有效發(fā)揮作用。一是檔案的接收在一些方面的限制，比如沒有報到證或者民辦院校畢業(yè)生的檔案接收問題等等，二是各省區(qū)在彼此間轉(zhuǎn)遞檔案時對轉(zhuǎn)正定級的要求，因為目前我們個人托管的檔案很多是在轉(zhuǎn)遞的時候才根據(jù)對方接收單位的要求辦轉(zhuǎn)正定級，那么現(xiàn)辦、補(bǔ)辦等等問題各省區(qū)是如何處理的，全國能否有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，三是政策與收費(fèi)方面，畢業(yè)生畢業(yè)后的2年是免費(fèi)的，那么我們省還沒有做到免費(fèi)的這些檔案都能有財政支付。可以說人力資源和社會保障部門承擔(dān)著合理配置人才資源的職能，如何通過加強(qiáng)流動人員人事檔案管理促進(jìn)人才流動，規(guī)范人才流動，很值得我們研究。

二、努力提高流動人員人事檔案管理的社會化服務(wù)水平

為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)和國家實施西部大開發(fā)戰(zhàn)略的需要，要提高政府人力資源和社會保障部門公共服務(wù)水平，就必須提高流動人員人事檔案管理的社會化服務(wù)水平。

1.形成共識，促進(jìn)發(fā)展。做好流動人員人事檔。案管理工作，要加強(qiáng)對流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞過程的管理，由于現(xiàn)在全國各省區(qū)之間檔案流動數(shù)量也很大，各省區(qū)之間轉(zhuǎn)遞管理也有一些差異，導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)

轉(zhuǎn)貼于

遞中有些政策不能彼此配套。建議由國家人力資源和社會保障部相關(guān)部門牽頭，規(guī)范全國各省區(qū)之間的有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞方面的要求，通過加強(qiáng)對人事檔案流轉(zhuǎn)過程的管理來規(guī)范、引導(dǎo)人才流動，使人事檔案價值得以體現(xiàn)。

2.實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。流動人員人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)劃化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對收集到的檔案材料，從手續(xù)是否完備，內(nèi)容是否準(zhǔn)確、精煉等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

3.由于西北地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的現(xiàn)狀不同，對于規(guī)。范西部地區(qū)流動人員人事檔案管理區(qū)別對待，不搞一刀切。

4.分類歸口管理。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》?！读鲃尤藛T人事檔案管理暫行規(guī)定》，流動人員人事檔案管理遵循集中統(tǒng)一、歸口管理原則，因此流動人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)為縣以上黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，目前檔案多頭管理問題比較突出，檔案服務(wù)水平參差不齊。很難對流動人員的檔案管理有個統(tǒng)籌統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要提高流動人員人事檔案管理水平，就需要首先解決檔案管理的問題。

篇6

【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案；管理

一、人員流動現(xiàn)狀

改革開放的新形勢下，全國的流動人員人數(shù)逐年增加。據(jù)統(tǒng)計，“十二五期間”，我國流動人口每年增加約800萬人，2014年年末已達(dá)到2.53億人。一方面，高校畢業(yè)生在就業(yè)的過程中形成了大規(guī)模的人員流動。2015年全國高校畢業(yè)生人數(shù)創(chuàng)歷史新高，達(dá)到749萬人，比2014年增加22萬，大學(xué)生就業(yè)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；另一方面，組織間再就業(yè)人員流動的數(shù)量也非常龐大。隨著我國經(jīng)濟(jì)增長方式的轉(zhuǎn)變，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、國有企業(yè)改革等一系列宏觀政策的穩(wěn)步推進(jìn)，造成一大批“下崗待就業(yè)”人員。盡管國家出臺一系列保障措施促進(jìn)下崗職工再就業(yè)，但短時間內(nèi)這類失業(yè)人員的基數(shù)仍很大。此外，還包括農(nóng)村剩余勞動力向城市非農(nóng)產(chǎn)業(yè)的流動。這三大類的流動人員對我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起著重要的作用。

二、流動人員人事檔案存在的問題分析

（一）檔案材料難以收集，歸檔信息不完整。人事檔案作為記錄個人歷史真實面貌的文件材料，必須具有真實性、完整性。然而，在現(xiàn)實流動人員管理的過程中，檔案歸檔材料很難收集完整。人事檔案包括十大類的材料，涵蓋學(xué)歷、工作經(jīng)歷、政治面貌、獎勵與處分等多個方面，許多單位對人事檔案重視程度不夠，將精力集中在對流動人員的使用上，對工作中形成的檔案材料沒有加以收集和整理。一些單位和高校在人員流出后并未按檔案管理的相關(guān)規(guī)定，及時將檔案轉(zhuǎn)移至人才服務(wù)中心，而是交由本人代為保管。檔案信息的不完整為流動人員日后在干部選拔、職稱晉升、工齡認(rèn)定等方面帶來了很大的麻煩。

（二）流動人員的檔案材料的真實性不高。人事檔案是組織考察個人基本情況的重要依據(jù)，也是本人在工作、退休期間享受政治待遇、物質(zhì)待遇、精神待遇的重要參考。“三齡兩歷一身份”（年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份）是人事檔案的核心，也是流動人員人事檔案最容易失真的信息。由于流動人員檔案的管理還不完善，流動人員工作不固定，有些人為了個人私利，擅自涂改出生日期、工作經(jīng)歷、入黨時間等重要信息，出現(xiàn)年齡越來越小、榮譽(yù)越來越多等混亂的現(xiàn)象，這就使得流動人員人事檔案的可信程度大大降低。

（三）檔案轉(zhuǎn)遞不完善，人檔分離的現(xiàn)象十分突出。流動人員的本質(zhì)特點決定了檔案傳遞工作在流動人員人事檔案管理中的重要地位。《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，流動人員人事檔案在轉(zhuǎn)遞時必須完整齊全，應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿?，不得郵寄或交流動人員本人自帶。目前，流動人員人事檔案的轉(zhuǎn)遞很不完善，移交不及時，甚至出現(xiàn)不移交等現(xiàn)象。一些單位在轉(zhuǎn)移時不按規(guī)定采用機(jī)要信件的方式，隨意選擇快遞公司投遞檔案，或者交由個人代為移交，導(dǎo)致檔案的缺損、涂改和遺失。在現(xiàn)實的檔案管理工作中，流動人員的檔案因為沒有履行正規(guī)的轉(zhuǎn)遞手續(xù)而出現(xiàn)“死檔、黑檔”等人檔分離的情況時有發(fā)生。

三、流動人員人事檔案管理的建議

（一）嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，實行動態(tài)化管理。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，人員的流動越來越大，越來越頻繁，這對流動人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作提出了更高的要求。單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，切實做好流動人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞工作。在轉(zhuǎn)遞人事檔案前，單位應(yīng)對檔案的基本信息進(jìn)行核對。檔案中缺少的重要材料，如工資審批材料、年度考核材料、政治面貌等，須及時補(bǔ)充，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。通過選派具有檔案管理資質(zhì)的人員或采用機(jī)要信件的方式投遞人事檔案，對于流動人員自帶的檔案材料，人才服務(wù)機(jī)構(gòu)不得接收。

（二）做好檔案收集整理工作，確保檔案真實完整。由于流動人員流動的無規(guī)律性、不固定性，這給流動人員的檔案收集、整理、核對工作都帶來了很大的難度。要確保流動人員檔案的真實性，首先須建立健全人事檔案收集環(huán)節(jié)的管理制度。流動人員在與用人單位簽訂勞動合同時，應(yīng)對檔案的收集、保存、轉(zhuǎn)遞等工作作出約定，以契約的形式在法律的層面上明確勞資雙方的責(zé)任和義務(wù)。完善流動人員人事檔案的收集網(wǎng)絡(luò)，可采用定時收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等多種形式和方法。其次，改變以往被動的收集保管方式。人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)與用人單位之間的動態(tài)聯(lián)系，以單位集體的名義存放流動人員的人事檔案。流動人員的工資晉升材料、年度考核材料、學(xué)歷晉升材料、獎懲材料等先由單位完成，正式材料形成之后一定期限內(nèi)交由人才服務(wù)中心，人才服務(wù)中心根據(jù)檔案管理的規(guī)定和要求進(jìn)行整理和審核。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，優(yōu)化人才隊伍建設(shè)。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是推動流動人員人事檔案發(fā)展的前提條件。各級人力資源保障部門應(yīng)加大對檔案人財物的投入力度和政策扶持，保證流動人員人事檔案存放的安全性、完整性。根據(jù)國家檔案的相關(guān)規(guī)定和要求，參照自身實際情況，改善檔案室的硬件水平，努力把檔案室建設(shè)成為符合“十防”要求的合格檔案室，強(qiáng)化安全保障措施。同時，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，管理部門應(yīng)針對流動人員的特點，開發(fā)出適合流動人員人事檔案管理的軟件，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立包含人員信息、業(yè)績評價、工資晉升等業(yè)務(wù)的人才跟蹤系統(tǒng)，實行流動人員人事檔案動態(tài)化管理。加強(qiáng)檔案管理人才隊伍建設(shè)是推動流動人員人事檔案發(fā)展的關(guān)鍵。選拔政治素質(zhì)高，業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員充實流動人員檔案管理隊伍，推進(jìn)檔案人員持證上崗制度，加強(qiáng)崗位管理與考核。積極開展繼續(xù)教育、專題討論、學(xué)術(shù)交流等方式的檔案培訓(xùn)工作。定期組織檔案管理人員系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案學(xué)理論知識、學(xué)習(xí)檔案管理部門、組織部門關(guān)于檔案的最新文件和精神、了解本專業(yè)的學(xué)科發(fā)展動態(tài)，不斷完善和豐富檔案知識結(jié)構(gòu)體系，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]嚴(yán)建南,紀(jì)紅衛(wèi).試論“人檔分離”[J].檔案學(xué)研究,2003(05).

篇7

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院；財務(wù)檔案；管理；困境；改善

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 05. 031

[中圖分類號] R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2015）05- 0061- 02

在我國科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院各方面工作也取得了長足的進(jìn)步。隨著醫(yī)院各項工作的不斷發(fā)展，所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動也越來越多，傳統(tǒng)的“紙張”式財務(wù)檔案管理逐漸被淘汰，財務(wù)檔案的管理工作進(jìn)入到了一個信息化的時代（計算機(jī)應(yīng)用）。但是，隨著財務(wù)檔案管理工作的不斷改革，相應(yīng)也出現(xiàn)了一系列問題，我們必須切實地解決好這些問題，才能夠真正地保證醫(yī)院財務(wù)檔案管理的質(zhì)量。

1 醫(yī)院財務(wù)檔案的重要作用

首先，它是檔案管理的立身之本。由于檔案是醫(yī)院財務(wù)管理工作的主要對象，因此只有做好了財務(wù)檔案管理工作，才能讓財務(wù)管理走上更加寬闊的發(fā)展之路。其次，它是醫(yī)院的成長日記。醫(yī)院的財務(wù)檔案能夠真實地記載醫(yī)院從成立到現(xiàn)在的成長過程，能夠?qū)⒁慌忠慌鷥?yōu)秀的醫(yī)務(wù)工作者的勞動成果記錄下來。我們不難看出，醫(yī)院財務(wù)檔案的管理工作就是圍繞著整個醫(yī)院為核心來進(jìn)行的，它的發(fā)展不但為醫(yī)院各項工作的開展提供了必要的服務(wù)，也為整個醫(yī)院的成長起到了關(guān)鍵性的作用。

2 當(dāng)前醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境

2.1 信息收集不規(guī)范，難以實現(xiàn)綜合利用

就當(dāng)前的情況來看，我國很多醫(yī)院在財務(wù)檔案的收集環(huán)節(jié)中并沒有建立起一套相對便捷、相對規(guī)范的手段。在財務(wù)檔案管理的過程中，應(yīng)該根據(jù)財務(wù)檔案的不同性質(zhì)來由不同職能的部門進(jìn)行收集管理。但是，目前很多醫(yī)院在財務(wù)檔案的收集上并不規(guī)范，具體表現(xiàn)在以下兩個方面：①一部分財務(wù)檔案存在著收集不全的現(xiàn)象，有的部門并沒有嚴(yán)格的按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行移交；②很多醫(yī)院的財務(wù)部門在日常的工作中并沒有對收集的財務(wù)檔案認(rèn)真仔細(xì)地進(jìn)行鑒別、細(xì)化，將所有內(nèi)容都進(jìn)行了歸檔，而歸檔之后又不進(jìn)行篩選、分類。同時，所收集的檔案內(nèi)容在價值性上極為混淆，這導(dǎo)致使用者根本無法正確判斷和選擇，極大地削減了檔案的利用價值[1]。這些現(xiàn)象必然會影響整個醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 管理制度不健全

目前，很多醫(yī)院由于財務(wù)檔案管理的制度還不夠健全，導(dǎo)致檔案收集率較低，且信息共享性也得不到充分的發(fā)揮。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，我國大多數(shù)醫(yī)院都具有比較健全的管理制度，各級人員之間的權(quán)責(zé)也非常的明確。但是，對于財務(wù)檔案管理工作而言，還缺乏必要的管理制度?？己恕⒙氊?zé)等制度都處于一種混亂的狀況。在這樣的環(huán)境下，那些具有較高價值的財務(wù)資料與文件就會因為沒有得到及時的收集而出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象，同時財務(wù)檔案本身應(yīng)有的共享性也得不到充分的體現(xiàn)，這就致使其不能夠真正地服務(wù)于醫(yī)院的各項管理工作。

2.3 缺乏專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員

目前，很多醫(yī)院在對財務(wù)檔案進(jìn)行管理的過程中并沒有有組織的專業(yè)人員。根據(jù)相關(guān)的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院從事財務(wù)檔案管理工作的人員基本都是醫(yī)院的會計人員，或者是一些從臨床一線退下來的護(hù)理人員。這些人員顯然不具備專業(yè)的檔案管理知識，并不能較好地完成財務(wù)檔案的整理、存放工作，不符合檔案管理工作的基本要求。另外，由于處在如今這個信息化的時代，財務(wù)檔案的管理工作已經(jīng)發(fā)生了實質(zhì)性的變化，財務(wù)檔案管理工作中的若干環(huán)節(jié)都會利用到計算機(jī)來開展，而這些人員嚴(yán)重地缺乏計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，很難較好地利用計算機(jī)來進(jìn)行檔案的管理，這嚴(yán)重地阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的改善意見

3.1 檔案收集必須規(guī)范化

要想真正地讓財務(wù)檔案管理工作得到有效的加強(qiáng)，做好財務(wù)檔案的收集工作必然是前提基礎(chǔ)。因此，我們必須將醫(yī)院的財務(wù)業(yè)務(wù)當(dāng)作是主線來展開醫(yī)院財務(wù)檔案的收集工作。同時，各個崗位的財務(wù)人員必須明確自身的管理責(zé)任與內(nèi)容。制定出科學(xué)有效的檔案收集管理辦法，將所有具有保管價值的核算資料、會計事項記錄等進(jìn)行全面地收集并裝訂成冊、立卷編號。在這其中盡量避免缺少與遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，在整理立卷的過程中，一旦發(fā)現(xiàn)缺少了資料，作為管理人員，應(yīng)該第一時間向相關(guān)當(dāng)事人追回或者是采取一些必要的措施來進(jìn)行補(bǔ)救。只有這樣，醫(yī)院財務(wù)檔案的收集工作才能夠得到規(guī)范化的開展。

3.2 建立完善的管理制度

管理制度的建立與完善是醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作能否有序進(jìn)行的必要前提。因此，在日常的財務(wù)檔案管理工作中，我們必須讓相應(yīng)的管理人員有章可循，以此來減少將檔案隨處丟放的現(xiàn)象。在建立管理制度時，醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合自身的實際情況來制定。只有在這樣的環(huán)境下，每一位管理人員在工作中才能夠有法可依，才能夠明確每一個管理人員的權(quán)利與職責(zé)，加強(qiáng)財務(wù)檔案管理工作的目標(biāo)才能夠得到實質(zhì)性的進(jìn)展。

3.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)

作為財務(wù)檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對于財務(wù)檔案規(guī)范化管理的熟練程度將直接影響到整個財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。因此，應(yīng)該加強(qiáng)財務(wù)部門會計人員的相關(guān)培訓(xùn)。首先，加強(qiáng)檔案管理、操作技能方面的培訓(xùn)，使其對財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)知識、操作技能等能夠熟練地掌握。其次，定期或不定期地進(jìn)行監(jiān)督、考核、評比等工作，并且讓財務(wù)檔案規(guī)范化內(nèi)容納入到醫(yī)院的日常管理工作當(dāng)中，從而讓整個財務(wù)檔案管理的質(zhì)量得到實質(zhì)性的提高。

3.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院的財務(wù)檔案已經(jīng)逐漸地由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)展到了如今的電子檔案、磁介質(zhì)檔案等。但是，在應(yīng)用過程中我們發(fā)現(xiàn)，電子系統(tǒng)數(shù)據(jù)很容易被修改，因此我們必須加強(qiáng)電子系統(tǒng)的安全保密措施。首先，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行計算機(jī)的授權(quán)與審批制度，建立起會計軟件多用戶、分權(quán)限的管理手段。其次，應(yīng)該及時地對相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、維護(hù)，以此來防范病毒侵害、惡意修改的現(xiàn)象，讓信息損失、失真的問題得到改善。再次，應(yīng)該充分利用磁盤、光盤、微縮交卷等介質(zhì)存儲會計報表、賬簿，并且對這些存儲介質(zhì)進(jìn)行科學(xué)有效的編號，通過時間與內(nèi)容的標(biāo)注來進(jìn)行分門別類的管理，從而讓儲存的空間得到充分的壓縮，致使儲存的成本得到減少[2]。通過加強(qiáng)硬件建設(shè)，切實地保障整個醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的正常運(yùn)行、資產(chǎn)的安全完整。

4 結(jié) 語

總之，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，財務(wù)檔案的管理工作發(fā)揮著極其重要的作用。因此，醫(yī)院必須正視如今財務(wù)檔案管理工作中存在的問題與漏洞，并積極地尋找，通過科學(xué)有效的措施來進(jìn)行改善。只有這樣，醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作的水平才能夠得到實質(zhì)性的提高。

主要參考文獻(xiàn)

[1] 迪力努爾?吐爾遜.淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境及措施[J].東方企業(yè)

文化，2014（3）：302.

篇8

關(guān)鍵詞:工程檔案管理；存在問題；解決措施

中圖分類號：K206文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、工程檔案管理的重要性及特點

一個建設(shè)項目通常劃分為六個階段，即可行性研究階段、策劃與設(shè)計階段、報建報批階段、建設(shè)施工階段、銷售階段與物業(yè)管理階段。每個階段都會涉及到大量的文件材料，細(xì)微的疏忽都有可能為日后的工作帶來很大的影響。例如在報建報批過程中，許多政府批件都是相互關(guān)聯(lián)的，如丟失損壞，補(bǔ)辦周期少則三天，多則一個月甚至更長。由此可能導(dǎo)致下一個環(huán)節(jié)的審批延遲、工程整體施工周期延長，造成施工費(fèi)用、管理費(fèi)用的增加，給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失難以估量。因此，要做好工程檔案管理，建立詳細(xì)的存檔記錄尤為重要?？梢哉f工程檔案是建設(shè)單位開發(fā)策劃的前提，文明施工的保障，后續(xù)管理服務(wù)的依據(jù)。

單一獨(dú)立性，即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。真實性，工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進(jìn)行竣工驗收的重要依據(jù)。實用性，工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

二、工程檔案資料的內(nèi)容

1、工程準(zhǔn)備階段文件

綜合性立項文件：項目建議書、項目建議書審批意見及前期工作通知書、可行性研究報告及附件、可行性研究報告審批意見、調(diào)查資料及項目評估研究等材料；項目的方案設(shè)計與策劃文件資料：工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告自然條件地震調(diào)查、建設(shè)用地釘樁通知單、地形測量和撥地測量成果報告、申報的規(guī)劃設(shè)計條件和規(guī)劃設(shè)計條件通知書、設(shè)計圖紙和說明、審定設(shè)計方案通知書及審查意見，規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件等資料；報建報批資料：建設(shè)項目列入年度計劃的申報文件、建設(shè)項目列入年度計劃的批復(fù)文件或年度計劃項目表、規(guī)劃審批申報表及報送的文件和圖紙、建設(shè)工程開工審查表、建設(shè)工程施工許可證、工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)等資料；還有工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2、施工文件

土建工程：主要包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、施工日志、圖紙會審記錄、設(shè)計變更、材料代用單、經(jīng)濟(jì)簽證、工程定位測量記錄等。施工用原材料、構(gòu)配件、半成品、成品及零部件的質(zhì)量證明文件、檢驗報告及試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；土工試驗；商品混凝土質(zhì)量證明書、配合比及技術(shù)交底；建筑結(jié)構(gòu)安全和功能檢驗抽查、檢測記錄。基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)混凝土工程；砌體工程；裝飾裝修工程；屋面工程；防水工程；隱蔽工程驗收記錄。技術(shù)復(fù)核、建筑物沉降觀測記錄；新材料、新工藝、新設(shè)備的運(yùn)用、事故處理記錄?；A(chǔ)、主體工程結(jié)構(gòu)驗收記錄；分部、分項、檢驗批工程質(zhì)量驗收記錄；給排水、消防、通風(fēng)、空調(diào)等設(shè)備安裝工程：圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件。施工方案：建筑工程用材料證質(zhì)量明文件、進(jìn)場驗收記錄；管道、閥門強(qiáng)度測試、隱蔽工程驗收記錄；相關(guān)試驗、質(zhì)量事故處理記錄；分部、分項、檢驗批質(zhì)量驗收記錄。

3、竣工驗收文件

竣工總結(jié)、竣工驗收：單位工程竣工驗收、單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄；單位工程安全和使用功能抽查、施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；竣工驗收報告及質(zhì)量保修書；竣工備案表、決算書。

4、竣工圖

總平面布置竣工圖；建筑工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；室外各種管線竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖等。

三、工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理過程中涉及到的環(huán)節(jié)眾多，建設(shè)單位、施工單位在工程檔案管理中普遍存在對檔案管理重視程度不夠、缺乏專業(yè)性管理等突出問題，主要有：

1、意識不到位。工程檔案是建設(shè)項目的歷史記錄，是對建設(shè)項目進(jìn)行稽查、審計、監(jiān)督、管理、驗收以及維護(hù)的重要依據(jù)。每一個建設(shè)項目都是一個系統(tǒng)工程，涉及的環(huán)節(jié)較多，因此產(chǎn)生的檔案數(shù)量與載體類型也多。如何做好工程檔案管理工作，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對整個建設(shè)項目來說舉足輕重。

2、能力不到位。受市場經(jīng)濟(jì)的影響，建筑行業(yè)競爭異常激烈，有的建設(shè)單位將利潤點低的項目進(jìn)行多重轉(zhuǎn)包；很多建筑公司為降低人工成本，根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求臨時雇人。由此，造成檔案文件材料損毀或遺失，難以補(bǔ)救。普遍存在檔案管理薄弱、檔案管理人員知識缺乏、知識結(jié)構(gòu)單一等問題，檔案管理人員素質(zhì)不能適應(yīng)需要，懂工程的不懂檔案、懂檔案的又不懂工程，管理水平參差不齊，甚至有的建設(shè)單位根本就不配備檔案管理人員。

3、管理模式不到位。缺乏先進(jìn)的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾砟Ｊ?，沒有將工程檔案管理納入整個項目建設(shè)管理中，職責(zé)分工不明確。雖然很多建設(shè)單位配備了檔案管理人員，設(shè)立了檔案室，但仍然采用原始、單一的管理模式。從計算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件以及管理模式上遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到檔案現(xiàn)代化管理的要求，檔案信息化管理明顯落后。

四、加強(qiáng)工程檔案管理的建議

基于工程檔案管理的重要性以及當(dāng)前建設(shè)單位檔案管理中存在的突出問題，加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理工作尤為重要。

1、提高管理意識，建立健全制度。采取多渠道、多種形式加強(qiáng)檔案宣傳力度。明確檔案管理在公司管理工作中的重要性，針對項目特點將工程前期策劃、建設(shè)過程以及竣工驗收階段均納入檔案管理范疇。制定切實可行的檔案收集積累、保存利用以及移交歸檔制度，責(zé)任落實到人，實行專人專責(zé)。對于缺漏的重要文件材料要件要及時補(bǔ)救，做到不漏掉一個細(xì)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時上報并積極處理。檔案交接過程中要做好記錄，同時完善借閱和歸還制度，跟

蹤建設(shè)工程的全過程。

2、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。基于工程檔案管理的復(fù)雜性及行業(yè)的特殊性，需要建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，實行專人負(fù)責(zé)制。在項目審批、施工、驗收階段均有專人監(jiān)督，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能考核，提升綜合管理水平，對考核優(yōu)秀的人員適當(dāng)給予獎勵，穩(wěn)定檔案管理人員隊伍，保證檔案管理工作的延續(xù)性。

3、提高現(xiàn)代化管理水平。充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)軟件實施工程檔案的現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率。重要的審批件和圖紙既要進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔保管，又要實行電子檔案歸檔保管機(jī)制，同時保證紙質(zhì)檔案與電子檔案編號的對應(yīng)統(tǒng)一，部分工程檔案還需要保存視頻和影音資料。檔案管理人員要積極探索新的管理方式，創(chuàng)新工作方法，拓寬工程檔案管理工作領(lǐng)域。

4、建立統(tǒng)籌管理體系。由于工程檔案涉及的范圍比較廣，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，要求在檔案管理過程中要做到統(tǒng)籌安排，實行網(wǎng)絡(luò)化管理。項目立項后首先要考慮文件材料的編制工作，要有明確的檔案管理制度；項目開工后，要明確文件編制的有關(guān)要求，并提供給施工單位，在管理過程中要做到檔案的跟蹤收集和及時歸檔，建立檔案室、項目檔案科、施工檔案管理人員三級檔案管理體系；在項目驗收時，要做好檔案的交接和驗收，不能有缺項、漏項，真正做到：工程立項、開工與文件編制工作同步，施工進(jìn)度與文件材料形成同步，項目竣工與文件材料整理歸檔同步；項目驗收與檔案接收同步。

5、做好收尾階段檔案文件材料的備案和審核工作。工程收尾并不等于檔案管理工作的結(jié)束，要及時對工程各階段的文件材件進(jìn)行整理、備案和審核，該移交的移交，該歸檔的歸檔，做好短期、長期和永久檔案的分類和整理工作，方便相關(guān)后續(xù)工作的開展，同時也為工程建設(shè)積累必要的資料和經(jīng)驗。

結(jié)語

建筑市場面臨激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)已有的優(yōu)勢，部門和企業(yè)應(yīng)重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇9

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理工作是事業(yè)單位主要工作之一，它是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，雖然事業(yè)單位一直在開展檔案管理工作，但在專業(yè)性、科學(xué)性及規(guī)范性上有待進(jìn)一步提高，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）管理上不夠重視，專業(yè)化不強(qiáng)

大部分事業(yè)單位對檔案管理工作的認(rèn)識存在著一定的誤區(qū)，認(rèn)為只要對資料進(jìn)行收集、保管，不造成丟失就可以了，檔案管理設(shè)施落后、專業(yè)人員配備不足、管理資金缺乏，最終導(dǎo)致檔案管理水平落后，一些重要的檔案未及時收集整理，資料丟失或發(fā)揮不了應(yīng)有的作用。一些單位甚至未設(shè)置專門的檔案管理人員，由辦公室勤雜人員兼任，而且人員變動較為頻繁，不具備專業(yè)知識，培訓(xùn)力度不夠，不會使用電腦，只能進(jìn)行簡單的資料收集和保管，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限等概念不清，經(jīng)常出現(xiàn)編錯號、蓋錯章的現(xiàn)象，檔案的目錄索引不全，期限較長的檔案難以查詢到，發(fā)揮不了應(yīng)有的作用，導(dǎo)致整個檔案管理混亂，檔案的利用價值無法得以充分體現(xiàn)。

（二）缺乏先進(jìn)的管理設(shè)施，管理水平落后

由于對檔案管理工作的不重視，一些單位甚至沒有配備專門的檔案室，檔案資料也沒有集中管理，而是分部門或科室各自管理。有的檔案室環(huán)境條件達(dá)不到規(guī)定要求，空間小且潮濕陰暗，不利于資料的保存。有的單位沒有配備電腦等先進(jìn)的設(shè)施，更不了解信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等先進(jìn)的管理軟件，完全靠手工登記或錄入，錯誤率高，而且大量的資料無法及時歸檔整理，極易丟失和損壞。軟、硬件設(shè)施嚴(yán)重滯后于事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展，更不適應(yīng)于信息化的要求。

（三）檔案案卷不規(guī)范

檔案管理中規(guī)定，案卷制作必須統(tǒng)一采用16開規(guī)格的辦公用紙，不符合要求的或有破損、卷角、折皺的案卷都要進(jìn)行技術(shù)加工，采取折疊、裁剪或裱糊的方法進(jìn)行彌補(bǔ)，合格后方能歸檔保存。一些單位經(jīng)常出現(xiàn)A4規(guī)格的案卷歸檔，對這些不符合要求的案卷進(jìn)行后期處理非常困難，不僅造成人、財、物力的浪費(fèi)，也使檔案案卷不規(guī)范、不美觀。

隨著信息技術(shù)的普及，電子檔案已在檔案管理中占有一席之地，事業(yè)單位中出現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)象，電子檔案以其科學(xué)、快捷、方便、環(huán)保等優(yōu)勢將逐漸取代紙質(zhì)檔案，但要考慮到電子文件在原始性、安全性、完整性、可讀性等方面還需進(jìn)一步完善的問題。

二、檔案管理工作優(yōu)化建議

（一）培養(yǎng)專業(yè)性的檔案管理人員

加強(qiáng)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，選擇責(zé)任心強(qiáng)、認(rèn)真負(fù)責(zé)、政治覺悟高的人員專門從事檔案管理工作，進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，提高檔案管理水平。檔案管理工作好壞在很大程度上取決于檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，事業(yè)單位應(yīng)注重對檔案管理人員的業(yè)務(wù)和思想素質(zhì)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、外培、業(yè)務(wù)交流等形式，為檔案管理人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會，使他們熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，掌握科學(xué)管理的方法和原則，提高管理水平和工作效率，使檔案管理工作更加科學(xué)、規(guī)范。

（二）建立健全檔案管理體制

建立、健全檔案管理制度，規(guī)范檔案歸檔方法、范圍、期限等要求；改進(jìn)資料收集工作，做到及時收集、廣泛收集和重點收集相結(jié)合，確保資料的完整性和全面性；拓展資料收集范圍，除紙質(zhì)資料外，對一些有利用價值的照片、圖像、圖表、影像、錄音等資料也要進(jìn)行收集，并采取適當(dāng)?shù)姆椒ㄟM(jìn)行保存；嚴(yán)格按檔案管理要求進(jìn)行資料整理，做到合理組卷、有序排列文件、案卷標(biāo)題簡明清晰、保管期限要求準(zhǔn)確合理、封面及目錄齊全；實行檔案集中統(tǒng)一管理，由專門人員進(jìn)行管理，制定查閱及借閱制度，針對過期不還、造成資料損壞或丟失的行為制定考核措施，嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案的齊全、完好；針對不同密級的檔案，制定相應(yīng)的保密制度，對泄密的行為必須嚴(yán)肅處理。

（三）推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，利用計算機(jī)及先進(jìn)的管理系統(tǒng)軟件，把文字、錄音、影像、圖形等檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資料，通過網(wǎng)絡(luò)平臺及管理軟件對大量的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行處理，使之實現(xiàn)共享，可大大提高檔案的查閱和利用效率。

篇10

［關(guān)鍵詞］ 人事檔案 人事管理 人事檔案現(xiàn)狀 建議

人事檔案是人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)。最近幾年,在人事檔案神秘性被打破的同時,社會上產(chǎn)生了一些擅自建檔、擅自遣檔、擅自扣檔和擅自棄檔等不正常的現(xiàn)象,很多社會媒體(報紙、雜志、互聯(lián)網(wǎng))圍繞著人事檔案的話題進(jìn)行了廣泛的討論，究竟人事檔案重不重要，應(yīng)不應(yīng)該規(guī)范管理，眾說紛紜。

一、人事檔案現(xiàn)狀

1．企業(yè)人事檔案不予重視，存在嚴(yán)重的拋檔現(xiàn)象

很多企業(yè)輕視檔案，兩三頁的個人簡歷人家都不見得會仔細(xì)看，更別說厚厚的個人檔案，招工企業(yè)單位大多是以聘用的形式與求職者達(dá)成協(xié)議，而很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個人在實際工作中的業(yè)績來考評員工。雖然為了便于管理，單位會為員工辦一份臨時檔案，考察他們在單位工作期間的業(yè)績、能力及各方面表現(xiàn)，但考慮到人事檔案的管理成本，多數(shù)用人單位都不愿接納聘用人員的檔案，也不愿意為人才建檔，因而往往會出現(xiàn)已經(jīng)畢業(yè)工作了好幾年，人事檔案卻是一片空白的現(xiàn)象拋棄檔案對于高校畢業(yè)生和部分求職者來說已不是個別現(xiàn)象，大部分畢業(yè)后自謀職業(yè)或長期未就業(yè)的學(xué)生，他們通常的做法是把檔案留在學(xué)校，之后又被學(xué)校退回原籍。據(jù)某些從事學(xué)生檔案管理工作的教師介紹，有些畢業(yè)生離校后檔案存放在學(xué)校就不管了，可是畢業(yè)生檔案在學(xué)校的保管期只有兩年，保管期一過，人事部門就不再為這些檔案出具接收手續(xù)，這些檔案就會變成了所謂的“死檔”。

2．流動人員斷檔現(xiàn)象嚴(yán)重

斷檔有以下幾類：（1）隨著人才流動性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動，檔案存與原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了私營企業(yè)，后來應(yīng)聘入我單位后，又去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。（2）有很大部分企業(yè)沒有人事檔案管理資格，將人才引進(jìn)后，人事檔案掛在人才市場，人才市場人事部與個人簽訂協(xié)議后，每年交管理費(fèi)給人才市場，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

3．行政事業(yè)機(jī)關(guān)重視人事檔案管理，普遍管理規(guī)范

由于行政機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身的特性，人事檔案受到檔案本人及所在單位的重視，個人檔案能系統(tǒng)全面地了解干部的歷史情況、工作經(jīng)歷，優(yōu)缺點及受過獎懲等，作為使用干部的依據(jù)之一。個人檔案在轉(zhuǎn)正定級、計算工齡、職位升遷、辦理養(yǎng)老保險起著非常重要的作用。行政事業(yè)機(jī)關(guān)都有設(shè)專門的人事檔案管理人員系統(tǒng)的管理干部檔案，不論從人事檔案管理人員的政治素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)上都經(jīng)過把關(guān)，在人事檔案的管理過程中，從檔案材料的分類、排序、編目都按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》進(jìn)行，每個干部的檔案都整理成冊，用標(biāo)準(zhǔn)的干部檔案盒保存。

二、對人事檔案管理的建議

1．要解放思想，與時俱進(jìn)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會的進(jìn)步，人事檔案的作用也發(fā)生著變化，不能象以前一樣，把人事檔案當(dāng)作階級斗爭的工具，目前的主要矛盾是人民日益增長的物質(zhì)文化生活需要與落后的生產(chǎn)力之間的矛盾，因此，在現(xiàn)時期，人事檔案對用人單位起參考作用，但是應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，人非圣賢，孰能無過？在處分類檔案中，有的人受過刑事處分，但是改造好后，在今后的工作中也能發(fā)揮他的作用，所以用人單位不能排斥這些人，給這些人一些改過自新的機(jī)會。

2．加強(qiáng)個人對人事檔案作用的認(rèn)識

目前人事檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個人證明等手續(xù)都“繞”不開檔案這一關(guān)。尤其對于求職心切的大學(xué)畢業(yè)生來說，計算工齡、工作流動、考研、報考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及出國、升學(xué)、結(jié)婚、生育等都離不開檔案；特別是在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位，對人事檔案是相當(dāng)看重的。雖然現(xiàn)在有的單位可以補(bǔ)辦新檔案，但以前的經(jīng)歷、評價、身份等歷史資料將不復(fù)存在。對求職者來說，一定要“善待”自己的個人檔案，有些人不注意自己的檔案投遞去向，工作多年后忽然發(fā)現(xiàn)自己的人事關(guān)系仍無著落；有的雖然與工作單位簽訂了勞動合同，但沒有到人才交流機(jī)構(gòu)辦理有關(guān)手續(xù)，這都使得工齡、檔案、保險等受到影響，造成不必要的損失。

3.各級政府人事部門要高度重視流動人員人事檔案管理工作

要加強(qiáng)督促，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，要及時查清事實，分清責(zé)任，嚴(yán)肅處理，決不能姑息遷就。對在檔案管理中不認(rèn)真審查或?qū)彶榘殃P(guān)不嚴(yán)的人員，要視情節(jié)輕重，給予批評教育直至紀(jì)律處分；對偽造檔案材料、出具假檔案、假證明的人員，要依據(jù)有關(guān)規(guī)定給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，觸犯法律的，要依法追究法律責(zé)任；對工作不負(fù)責(zé)任、違反職業(yè)道德規(guī)范等不適合做人事檔案管理工作的人員，要堅決調(diào)離或予以辭退。對發(fā)生違紀(jì)違規(guī)行為的單位，要限期整改；問題嚴(yán)重的，要責(zé)令停業(yè)整頓，直至吊銷許可證。

參考文獻(xiàn)：