導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案信息電子化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案材料進(jìn)行整理、修改、篩選和保存，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會(huì)科學(xué)領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學(xué)領(lǐng)域的技術(shù)與知識(shí)，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)。

1.2 縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，往往造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。 “信息高速公路”在我國(guó)尚在起步較晚，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。

2 檔案信息電子化現(xiàn)狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號(hào)和規(guī)格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計(jì)算機(jī)軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進(jìn)展。

2.2 我國(guó)目前還沒有開發(fā)出一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)形勢(shì)不統(tǒng)一，檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，達(dá)不到信息資源共享的要求。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎(chǔ)設(shè)施較差，案卷質(zhì)量較低，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的移植性較差，各個(gè)單位檔案信息電子化工作不統(tǒng)一，并不能全面實(shí)施、進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，檔案管理人員是關(guān)鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計(jì)算機(jī)操作水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。目前部分檔案管理人員的技術(shù)水平不能滿足于現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應(yīng)對(duì)措施

3.1 政府應(yīng)加大對(duì)檔案信息電子化的投入，開發(fā)檔案管理準(zhǔn)用軟件，提高管理工作效率。組織專業(yè)技術(shù)人員數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，提高檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范性、開發(fā)性、共享性，提高檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

3.3 管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其他基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。

3.4 檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)變革迫在眉睫。我國(guó)檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展必須采取積極措施抓好知識(shí)更新、引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學(xué)術(shù)版，2006（05）.

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一、電子文件定義及其特點(diǎn)

所謂檔案電子化，就是用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有以下特點(diǎn)：電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，檔案信息電子化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個(gè)局部，而是對(duì)整個(gè)管理工作起到牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備得到物盡其用；縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)；檔案信息電子化，還可實(shí)現(xiàn)一次投入，多次產(chǎn)出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴(kuò)大了檔案信息的社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實(shí)現(xiàn)檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

第二，形勢(shì)發(fā)展的需求。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，一般檔案館都藏有數(shù)十萬(wàn)卷檔案資料，數(shù)百萬(wàn)件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來(lái)，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個(gè)亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個(gè)問題的途徑只有一個(gè)，那就是檔案信息的電子化建設(shè)。

第三，社會(huì)強(qiáng)烈需求。當(dāng)今，人們的時(shí)間意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個(gè)場(chǎng)所，這就迫使檔案館這個(gè)信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時(shí)、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應(yīng)對(duì)檔案信息電子化帶來(lái)的影響

電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對(duì)策：

第一，做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗淖x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工進(jìn)行深入研究和探討的重要課。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止損失。

第三，檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。我國(guó)檔案人員要適應(yīng)電子化建設(shè)的發(fā)展，適應(yīng)新技術(shù)的需要，加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

第四，電子檔案是通過計(jì)算機(jī)、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質(zhì)檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統(tǒng)意義上的“親筆簽名”，法律上能否認(rèn)可、如何認(rèn)可；圖像、聲音的形成、技術(shù)鑒定水平及準(zhǔn)確與否，電子檔案文件的法律依據(jù)等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應(yīng)規(guī)范和制度。對(duì)于檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的電子化管理這一法律法規(guī)性很強(qiáng)的工作，更需要法律、法規(guī)和制度進(jìn)行規(guī)范。

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2在我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。三、檔案信息化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。，大多數(shù)基層檔案館室對(duì)機(jī)的單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使化設(shè)備不能盡其用。

2縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細(xì)活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻(xiàn)信息”時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用機(jī)讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費(fèi)，但目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，企望國(guó)家給檔案部門撥較多的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行信息編輯是不現(xiàn)實(shí)的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動(dòng)成果只能“待字閨中”。

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關(guān)鍵詞：文書檔案 管理 電子化

中圖分類號(hào)：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-0745（2013）05-0196-01

隨著當(dāng)前社會(huì)中計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對(duì)檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對(duì)信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來(lái)查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)，符合國(guó)家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。

第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無(wú)法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來(lái)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

第四，提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?lái)完成，時(shí)間較長(zhǎng)，給傳輸帶來(lái)安全隱患，比如會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計(jì)算機(jī)病毒，病毒的入侵會(huì)讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來(lái)減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)，這就為管理帶來(lái)了另一筆費(fèi)用，購(gòu)買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對(duì)獨(dú)立，為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式。同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要同時(shí)購(gòu)買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化電子文檔管理的重要原則，因?yàn)槲臋n管理本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時(shí)，也給安全保密工作帶來(lái)諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅(jiān)持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，強(qiáng)化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對(duì)在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對(duì)安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個(gè)ip地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的ip地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測(cè)不安全的攻擊行為。第二，加強(qiáng)人員管理，針對(duì)人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語(yǔ)水平、計(jì)算機(jī)操作水平等，加強(qiáng)思想教育，樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。

五、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，是一個(gè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會(huì)，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者。現(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理過程中對(duì)其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實(shí)現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場(chǎng)現(xiàn)代化》2011年第03期

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【關(guān)鍵詞】檔案信息電子化 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢(shì) 建設(shè)應(yīng)用

1.衛(wèi)生事業(yè)單位檔案信息電子化的現(xiàn)狀

1.1標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

1.2檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

1.3檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

1.4電子文件歸檔人認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)。許多檔案管理員認(rèn)為紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；

1.5病案現(xiàn)代化管理技術(shù)薄弱。病案科應(yīng)具有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，建立醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)（HIS）。網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)（HIS）包括門診系統(tǒng)、住院系統(tǒng)、影像檢查系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)和病歷統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在全院之間應(yīng)能實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.醫(yī)院檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)

檔案信息電子化是醫(yī)院檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理手段，提升當(dāng)代醫(yī)院檔案管理水平。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，尤其是醫(yī)院電子病歷及病案信息化數(shù)字化建設(shè)要求必須掌握和運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理技術(shù)，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

3.醫(yī)院檔案信息電子化的建設(shè)應(yīng)用

所謂檔案信息電子化，就是以館（室）藏檔案資料，紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。隨著國(guó)家醫(yī)改制度的實(shí)施，醫(yī)院住院病人越來(lái)越多，病例的管理要求也越來(lái)越嚴(yán)格，紙質(zhì)病例檔案已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)當(dāng)今醫(yī)院的發(fā)展需求，所以檔案管理信息化已勢(shì)在必行。

3.1醫(yī)院病案信息的存儲(chǔ)可以采取縮微技術(shù)，將縮微技術(shù)應(yīng)用于病案管理可以解決病案的存儲(chǔ)空間問題，而且縮微后的病案與原件具有同等的法律效力。推廣使用電子病歷，雖然目前電子病歷還不具有法律效力，但隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子病案在我國(guó)的應(yīng)用將會(huì)逐漸得到普及，它是信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)療領(lǐng)域應(yīng)用的產(chǎn)物，是醫(yī)院綜合信息系統(tǒng)的核心，將成為醫(yī)院病案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。應(yīng)用電子病歷可大大減少各種儲(chǔ)存的成本和保管病案的成本，提高工作效率，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，又能適應(yīng)醫(yī)療質(zhì)量管理的需要。

3.2提高檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)。電子檔案的保護(hù)是當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為檔案管理部門應(yīng)具備相應(yīng)的電子檔案管理知識(shí)，配備相應(yīng)的電子檔案管理設(shè)施及設(shè)備，如應(yīng)配備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、光盤刻錄儀及安全防護(hù)軟件等，同時(shí)需要建立一整套嚴(yán)格、規(guī)范、合理的電子檔案保護(hù)與利用制度隨著醫(yī)療科學(xué)技術(shù)及信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)醫(yī)院檔案管理人員提出了更高的素質(zhì)要求，除了需要具備專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)外，還應(yīng)具備計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用技術(shù)，學(xué)習(xí)和了解醫(yī)學(xué)活動(dòng)的規(guī)律、工作流程等多學(xué)科的知識(shí)，不斷提高自身的文化素質(zhì)，逐漸掌握并豐富電子檔案管理的技巧與經(jīng)驗(yàn)。

3.3建立“兩套制”的存檔模式，即電子文件、紙質(zhì)文件同時(shí)存檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案，歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯工具，檔案管理部門應(yīng)在每一卷電子文件及紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的文件的編碼及存址，讓兩種形式的檔案間建立準(zhǔn)確、規(guī)范的映射關(guān)系，以便于對(duì)應(yīng)和查找。

參考文獻(xiàn)：

[1]王秋荻[1]楊敏[2]；檔案信息電子化問題研究；現(xiàn)代教育科學(xué)：中學(xué)教師；2009年第1期

[2]張一楠 周晶；檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)管理若干問題的思考；林業(yè)科技情報(bào)；2008年第2期

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一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用信息電子化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果是又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

1、檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對(duì)電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號(hào)的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無(wú)法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對(duì)電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。

3、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對(duì)管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識(shí)水平，但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識(shí)別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

三、幾點(diǎn)應(yīng)對(duì)方法

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。

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關(guān)鍵詞 信息化；檔案；電子管理

中圖分類號(hào) TP3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2016）172-0096-02

隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理的重要工作。原來(lái)的紙質(zhì)檔案也正在逐漸被電子數(shù)字檔案替代。怎樣將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于現(xiàn)代化的檔案管理工作中，提高檔案的電子化管理管理水平，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。

1 檔案電子化管理的基本內(nèi)容

1.1 加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案的電子化管理工作是否能夠順利進(jìn)行和人才隊(duì)伍的水平息息相關(guān)。當(dāng)前的數(shù)字革命讓所有的行業(yè)均面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。所以，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的專業(yè)水平，讓檔案管理工作可以跟隨現(xiàn)代化建設(shè)的步伐，這是實(shí)施檔案電子化管理、提高服務(wù)質(zhì)量的基本要求。

1.2 建立相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)

想要充分利用檔案中的資源，就應(yīng)當(dāng)建立有效的應(yīng)用系統(tǒng)。現(xiàn)代化的信息技術(shù)在很多方面均有應(yīng)用，因此，構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的應(yīng)用體系過程十分復(fù)雜，會(huì)用到很多的技術(shù)，它是一個(gè)全面、系統(tǒng)的工程，其中主要有前后臺(tái)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)或倉(cāng)庫(kù)等的建設(shè)。

1.3 制定相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)

傳統(tǒng)以及現(xiàn)在的檔案管理工作都應(yīng)該有自己的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，比如歸檔、管理程序等工作。針對(duì)不同檔案的各種信息建立相應(yīng)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建一個(gè)檔案電子化管理的標(biāo)準(zhǔn)體系。在目前的大數(shù)據(jù)背景下，利用分布式、集中、云技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等手段對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，是檔案電子化管理的重要內(nèi)容。

1.4 硬件、軟件的建設(shè)

檔案電子化管理工作中會(huì)使用到大量的軟件、硬件，是檔案電子化管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，比如在安全、網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)、服務(wù)器、計(jì)算機(jī)等等[ 1 ]。

2 提高檔案電子化管理水平的主要措施

2.1 提高管理人員的綜合素質(zhì)水平

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)的背景之下，檔案的電子化管理依然離不開相應(yīng)的管理人員，但是，現(xiàn)有的工作人員是有一定缺點(diǎn)的，所以，應(yīng)當(dāng)重視管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，促進(jìn)檔案的電子化管理。具體的措施有：1）培養(yǎng)工作人員的安全意識(shí)。與普通工作不同，檔案具有較高的保密性質(zhì)，所以，應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全意識(shí)的培訓(xùn)工作，提高他們的警惕性，并簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議，對(duì)工作人員的行為進(jìn)行一定的約束，保護(hù)檔案；2）提高工作人員的專業(yè)技能。越來(lái)越多的現(xiàn)代技術(shù)被應(yīng)用于檔案管理中，所以，管理人員也要緊跟時(shí)代的步伐，學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)技能，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行；3）提高工作人員的專業(yè)知識(shí)。檔案的電子化管理需要有關(guān)工作人員的知識(shí)應(yīng)當(dāng)多元化，利用培訓(xùn)等手段促使工作人員學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代的管理理念，推進(jìn)檔案管理工作的順利開展。

2.2 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的檔案管理工作，為實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，主要措施有：1）檔案館應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的數(shù)字化管理，至今為止，有些檔案單位已經(jīng)在使用現(xiàn)代的設(shè)備或者技術(shù)，但是人工操作依然占據(jù)著主要的地位，浪費(fèi)了很多的人力、物力資源和時(shí)間。所以，在檔案管理中引入現(xiàn)代化的管理模式，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；2）根據(jù)當(dāng)前的趨勢(shì)和檔案管理的具體情況，將現(xiàn)代科技應(yīng)用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據(jù)地進(jìn)行，提高工作的效率、質(zhì)量。

2.3 建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)

檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)搭建一個(gè)相應(yīng)的信息平臺(tái)，為檔案的電子化管理提供便利條件。信息平臺(tái)的建立應(yīng)當(dāng)注意：1）檔案具有很高的保密特性，若重要信息泄漏，會(huì)導(dǎo)致不可預(yù)測(cè)的后果，所以，應(yīng)當(dāng)安全防護(hù)工作，確保檔案的安全；2）檔案管理工作內(nèi)容很多，可以根據(jù)不同的內(nèi)容來(lái)設(shè)定信息平臺(tái)的功能，設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)把實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效作為目標(biāo)，保證工作的效率、質(zhì)量；3）將檔案管理工作的程序標(biāo)準(zhǔn)化。管理程序是否科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)在很大程度上影響著管理工作的效率，所以，在設(shè)計(jì)管理程序的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)綜合考慮檔案管理自身的特點(diǎn)、檔案館具體情況，以確保相關(guān)人員順利開展檔案工作。

2.4 改進(jìn)管理模式

傳統(tǒng)檔案的管理模式是不適用于電子化管理工作中的，需要對(duì)其做出相應(yīng)的改進(jìn)，具體措施有：1）改變存儲(chǔ)的方式。信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)檔案存儲(chǔ)的途徑提出了新的要求。在之前的檔案管理中，存儲(chǔ)工作量巨大，會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、人力，并占據(jù)很大的場(chǎng)地。信息技術(shù)的應(yīng)用可以把大量的信息存在很小的空間中，實(shí)現(xiàn)了檔案工作的高效性；2）把紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字化信息。之前的檔案的形式通常是錄音、錄像或者紙質(zhì)等，這些是相應(yīng)的工作人員手工收集整理的，所以，具有工作量大、過程繁瑣等特點(diǎn)，對(duì)工作人員具有很高的要求，特別是在檔案材料很多的時(shí)候，工作人員要花費(fèi)大量的時(shí)間，工作的效果也得不到保障。所以，應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)，把檔案變?yōu)閿?shù)字化的形式，既提升了工作效率。又降低了工作的難度。此外，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有不宜磨損、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)的優(yōu)勢(shì)，當(dāng)紙質(zhì)檔案因搬遷等原因找不到的時(shí)候，電子檔案可以起到備份的作用，為檔案管理提供一定的保障。總之，數(shù)字化管理的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的電子化進(jìn)程，在提高工作效率的同時(shí)，還可以優(yōu)化、合理配置相關(guān)的資源，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化[ 2 ]。

2.5 加強(qiáng)檔案的安全水平

將檔案進(jìn)行信息化的管理，不可避免地會(huì)遇到病毒、黑客等問題，使其面臨著很大的安全問題。針對(duì)這一現(xiàn)象，檔案部門可以通過定期檢查、殺毒軟件、提高工作人員的安全意識(shí)等方式，加強(qiáng)檔案信息的保護(hù)力度。

3 未來(lái)展望

實(shí)行檔案的電子化管理是夯實(shí)征管基礎(chǔ)的必然要求、是信息管稅工作的必然趨勢(shì)、是優(yōu)化納稅服務(wù)的有效載體、是加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控的有效手段、是創(chuàng)建節(jié)約型機(jī)關(guān)的顯示需要、是為基層減負(fù)的有效方法，總之，電子化管理將是檔案管理工作的主要手段。

目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識(shí)的缺乏、管理機(jī)構(gòu)職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對(duì)當(dāng)前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢(shì)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)做出客觀、理性的判斷，立足當(dāng)前，展望未來(lái)，積極面對(duì)現(xiàn)在以及之后所面臨的所有問題[3]。

4 結(jié)論

在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案進(jìn)行電子化管理已逐步成為了重點(diǎn)工作。這就要求各檔案部門緊跟時(shí)代的步伐，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息化技術(shù)，建立完善的管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理工作的效率、質(zhì)量，使其適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展的趨勢(shì)，更好地服務(wù)于社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]盧愛鳳.信息化條件下檔案管理中的相關(guān)問題及未來(lái)趨向[J].中外企業(yè)家，2016（14）：200，202.

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關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化管理；安全性；發(fā)展趨勢(shì)

現(xiàn)在的檔案管理處于傳統(tǒng)文件式和電子式平分天下的情況，在一些新的機(jī)構(gòu)或單位一般都采用電子檔案的管理，因?yàn)殡娮訖n案有著快速直觀的特點(diǎn)，但是有些重要部門或者以前的機(jī)構(gòu)，為了保障檔案的安全性或者資料太難整理沒有實(shí)現(xiàn)電子化管理。電子化檔案管理是一個(gè)必然趨勢(shì)，電子化檔案有著諸多優(yōu)點(diǎn)，但是也有著缺點(diǎn)，然而這些缺點(diǎn)是今后可以解決的，最重要的觀念的改變。

1電子檔案是檔案發(fā)展的趨勢(shì)

電子化、信息化辦公為我們的工作的便捷性和工作速度有著很大的提升。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，定制類軟件誕生，辦公質(zhì)量和速度得到更多的提升。因此檔案的電子化和信息化也是發(fā)展的必然性。因?yàn)殡娮訖n案有著以下的幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)：第一，電子檔案對(duì)辦公的場(chǎng)地要求小，在儲(chǔ)存大量的檔案時(shí)不需要檔案室，不需要房屋和場(chǎng)地的要求，有足夠安裝電腦的位置即可。大大減少了場(chǎng)地成本。第二，電子檔案記錄信息和查找信息的速度快，相比較傳統(tǒng)及檔案室設(shè)計(jì)，電子檔案只需要簡(jiǎn)單的操作幾下鼠標(biāo)和鍵盤就要可以查找到相應(yīng)信息。比檔案袋的方式速度提升了不少倍。第三，電子檔案復(fù)制速度快，有些檔案要需要共享時(shí)，電子檔案可以快速完成資料復(fù)制，但是傳統(tǒng)檔案管理速度慢，而且會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤。同時(shí)電子檔案的文字都是由計(jì)算機(jī)編輯，能夠很好的識(shí)別。但是有些傳統(tǒng)檔案有人書寫，內(nèi)容有時(shí)很難辨認(rèn)。

2電子檔案存在的缺點(diǎn)

2.1電子文件的安全性和長(zhǎng)期保存性問題

電子數(shù)據(jù)的保存憑借的是計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)硬件或者互聯(lián)網(wǎng)云技術(shù)。所以這也是電子檔案的弊病所在，中國(guó)人心里有種“眼見為實(shí)”的觀念，對(duì)利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)檔案，因?yàn)榭床坏綌?shù)據(jù)的具體存在始終對(duì)檔案的安全性抱有疑問，電子檔案在長(zhǎng)期保存中受到計(jì)算機(jī)硬件的影響，如果存儲(chǔ)的硬盤損壞。將代表所有文件都可無(wú)法找回，但是利用最近的云技術(shù)可以擺脫數(shù)據(jù)對(duì)硬件的依賴，但是另一個(gè)問題還是電子檔案的重要缺點(diǎn)，那就是安全性。電子檔案可能被黑客入侵然后文件損失，或者被非法復(fù)制，以及程序員的失誤操作造成文件不可修復(fù)性毀壞等問題，也是電子檔案的安全性的重要問題。但是所有方法都不是完美的，傳統(tǒng)文件檔案管理也可能面臨火災(zāi)，盜竊等問題。電子檔案的入侵相對(duì)較容易，抗干擾能力差，同時(shí)數(shù)據(jù)修復(fù)能力較低，但這些是逐漸能被修復(fù)和改善的。

2.2紙質(zhì)和電子檔案并存的問題

對(duì)于我國(guó)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用時(shí)間較長(zhǎng)，在居民心中一向有著“白紙黑字”的想法。因此，部分地區(qū)并未大規(guī)模的普及電子檔案，其紙質(zhì)檔案依然占有大部分的檔案工作內(nèi)容。此時(shí)，紙質(zhì)和電子檔案并存的問題，直接影響我國(guó)的電子檔案普及和信息化管理工作。從目前的情況來(lái)看，兩種檔案形式并存問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案往往會(huì)因?yàn)閷?duì)環(huán)境要求較高，因此在長(zhǎng)久的保存后，字體會(huì)模糊、頁(yè)面會(huì)發(fā)黃，此時(shí)要想再次輸入電子檔案，其阻力較大；第二，部分機(jī)密檔案或者是及其重要的文件，必須通過紙質(zhì)檔案來(lái)保存；第三，電子檔案的工作并未得到所有人的信賴，出現(xiàn)問題的時(shí)候，并不能第一時(shí)間找到紙質(zhì)檔案來(lái)對(duì)比，由此在客觀上形成了檔案形式的沖突，社會(huì)輿論的壓力也在客觀上為電子檔案工作造成了不小的影響。

3電子檔案信息化管理方案

3.1更新電子檔案的管理方法

電子檔案有著比傳統(tǒng)檔案優(yōu)良的特性，但是也有著缺點(diǎn)，有著對(duì)于安全性上人們的擔(dān)憂。為了彌補(bǔ)電子檔案存在的缺點(diǎn)，就要改變電子檔案的管理方法。首先就是按照檔案的重要程度建立適合相應(yīng)的防火墻，同時(shí)對(duì)于極重要的檔案建立相應(yīng)的鏡像，把鏡像文件給公眾使用，同時(shí)主體文件保護(hù)安全性，就算黑客入侵了鏡像檔案系統(tǒng)，也不會(huì)造成什么影響，只要再?gòu)?fù)制一個(gè)新鏡像就可以把被篡改的數(shù)據(jù)替換。檔案管理的日常工作時(shí)，應(yīng)該做好相關(guān)人員的培養(yǎng)工作，減少失誤操作，同時(shí)做好相應(yīng)的備份。同時(shí)做好云設(shè)備的應(yīng)用，把檔案建立在云上，保護(hù)在硬件出現(xiàn)問題時(shí)，檔案的安全性。另外要對(duì)檔案進(jìn)行經(jīng)常性的審查，排除病毒以及做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)整理。電子數(shù)據(jù)如果把安全性問題解決了就逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案的地位，做到檔案全部的電子化。

3.2采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理

電子檔案信息化管理表面上比較優(yōu)異，但在實(shí)際的操作中，并不一定會(huì)獲得理想的效果，其安全隱患和威脅較多，很多方面都是有待健全的。為此，今后在電子檔案信息化管理過程中，還應(yīng)積極采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理，即對(duì)原始文件開展大量的保護(hù)和備份工作。電子檔案原始文件的管理，可嘗試從以下幾個(gè)方面出發(fā)。第一，電子檔案部門為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢功能，并進(jìn)行相應(yīng)的用戶確認(rèn)工作。第二，電子檔案部門在開展信息化管理的過程中，必須和技術(shù)部門、法律部門等專業(yè)部門進(jìn)行密切的配合，以此來(lái)保證信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化，減少各種不必要的矛盾和沖突。第三，由于原始電子文件的重要性，應(yīng)定期展開備份工作，保證所有的文件都有跡可循。第四，電子原始檔案在存儲(chǔ)的過程中，應(yīng)設(shè)定一定的密保措施，防止出現(xiàn)惡性事件；同時(shí)，每一次的電子檔案更新，都不要覆蓋之前的資料，應(yīng)保證檔案在調(diào)取過程中，可以清晰的展現(xiàn)出每一次的更新時(shí)間、更新內(nèi)容。第五，由于電子文件的原始性非常重要，因此應(yīng)對(duì)其采用最新的技術(shù)來(lái)完成，并且要經(jīng)過多項(xiàng)測(cè)試，需確保每一個(gè)方面都萬(wàn)無(wú)一失。綜上所述，電子檔案信息化管理在目前的工作中，正在努力的開展，未來(lái)工作還會(huì)進(jìn)一步提升。

4結(jié)論

在檔案的管理上懂得結(jié)合新的技術(shù)，把信息化融入其中。建立電子化檔案，在電子檔案的管理應(yīng)用中建立相應(yīng)的機(jī)制，認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。發(fā)揮電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)于缺點(diǎn)方面要結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)改善相應(yīng)的安全性上的問題。對(duì)于一些主要檔案管理可以采用兩種檔案管理模式共同進(jìn)行方式，然后漸漸的電子檔案會(huì)占據(jù)檔案管理的主流地位。

參考文獻(xiàn)

[1]王思南.民政社會(huì)救助中心電子檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015(24).

[2]邵文紅.淺談電子檔案管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2015(24).

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1 電子檔案管理的作用

電子檔案可以實(shí)現(xiàn)智能化管理，自動(dòng)實(shí)現(xiàn)用戶對(duì)于檔案信息的提取與開發(fā)。在管理過程中信息技術(shù)取代了大量的純勞動(dòng)，檔案管理內(nèi)部人員能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁跈n案信息資源的拓展研究中，利用電子檔案信息的優(yōu)勢(shì)，滿足不同層次用戶的需求，利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供便捷的檔案服務(wù)模式，使得檔案管理效率上升，用戶的滿意度提高。

1.1 管理電子化

在過去的管理方式下，檔案管理機(jī)構(gòu)一般只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的管理耗費(fèi)人力物力財(cái)力多，保密性較差，傳遞慢，存儲(chǔ)時(shí)間也有限，伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展與普及，現(xiàn)代檔案的處理對(duì)象已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化作業(yè)，這種管理模式真實(shí)性高，保存時(shí)間長(zhǎng)，提高檔案的可操作性，使得檔案更加容易管理，效率更高。

1.2 資源擴(kuò)展智能化

往往檔案管理過程中需要不停的完善信息資源的利用過程與方法，因?yàn)樽罱K用戶的需求是不斷變化的，也有很多用戶對(duì)于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的過程中才能清楚明白自己的需求，甚至檔案的管理者在使用資源的過程中會(huì)產(chǎn)生其他的想法，因此檔案信息資源的開發(fā)與利用就需要投入大量的人力物力財(cái)力與時(shí)間成本，信息開發(fā)所需要的資源就占據(jù)了整個(gè)成本的很大比例，而當(dāng)檔案實(shí)現(xiàn)電子化信息化，減少了大量不必要的成本后，?n案管理者就會(huì)有更多的資源去實(shí)現(xiàn)檔案管理的擴(kuò)展以及技術(shù)上的開發(fā)，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客戶滿意度，增加收益，建設(shè)節(jié)約型社會(huì)。因此，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以提高資源利用率，實(shí)現(xiàn)資源的擴(kuò)展和進(jìn)一步的開發(fā)。

2 從操作內(nèi)容分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

2.1 真實(shí)性

相對(duì)于電子檔案，傳統(tǒng)檔案的真實(shí)性和原始性更容易得到保障，這主要是因?yàn)槠鋬r(jià)值審定十分嚴(yán)格，一旦其價(jià)值審核成功，其形式和內(nèi)容基本就不再變化，之后只要保管得當(dāng)，基本不會(huì)存在問題。電子檔案主要通過多媒體進(jìn)行保存，所以其修改可以做到不留痕跡，這也就導(dǎo)致了電子檔案的原始性和真實(shí)性受到威脅。而且在電子檔案的格式轉(zhuǎn)化過程中，也極容易因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致信息失真。

2.2 操作性

傳統(tǒng)檔案相對(duì)于電子檔案管理操作更為復(fù)雜，因?yàn)槠渖婕暗降墓ぷ鞫际怯扇斯ね瓿?，工作龐大而耗時(shí)。電子檔案管理主要使用信息處理軟件來(lái)進(jìn)行批量處理，大大的加快了相同量下的檔案管理操作的速度。同時(shí)，電子檔案管理比傳統(tǒng)檔案管理的專業(yè)性更強(qiáng)，要求檔案管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)技能，還要能夠熟練使用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件。

3 從操作環(huán)節(jié)分析電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

3.1 鑒別整理

傳統(tǒng)檔案的文件材料在歸檔之前要進(jìn)行價(jià)值鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的資格審查，以此判明其保管期限和價(jià)值，在歸檔完成后，還需對(duì)已歸檔的檔案進(jìn)行價(jià)值復(fù)審。由于其鑒別過程的嚴(yán)格，從而導(dǎo)致了檔案的質(zhì)量和價(jià)值都比較高，相應(yīng)的，相比于電子檔案，數(shù)量會(huì)比較少。電子檔案在進(jìn)行歸檔之前，其價(jià)值會(huì)從電子文檔的內(nèi)容和技術(shù)兩方面進(jìn)行判斷，電子文檔的應(yīng)用性范圍、技術(shù)狀況、可讀性、真實(shí)性都對(duì)其有直接影響，所以相比于傳統(tǒng)文檔，電子文檔在進(jìn)行價(jià)值判斷時(shí)還要進(jìn)行技術(shù)分析，以此來(lái)保證文檔的安全和準(zhǔn)確。電子文檔主要通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，所以檔案鑒別整理工作效率會(huì)比傳統(tǒng)文檔高，但電子檔案的信息質(zhì)量卻不如傳統(tǒng)檔案。

3.2 存貯

傳統(tǒng)文檔與電子文檔的檔案存貯方式也有很大不同。存貯傳統(tǒng)檔案需要消耗大量的資源，因?yàn)樵谶^程中需要持續(xù)性的投入大量人力物力，而且隨著檔案不斷累積，新舊檔案的整理和應(yīng)用的困難程度也隨之增加。電子檔案內(nèi)容的表現(xiàn)形式比較多樣化，可以用圖形、文字、聲音、影像等多種方式進(jìn)行呈現(xiàn)，從而使電子檔案能夠更加生動(dòng)形象的表達(dá)。而且電子檔案的儲(chǔ)存載體都具有容納信息量大、所需存儲(chǔ)空間小、記錄速度快、存儲(chǔ)密度大的特點(diǎn)。不過電子檔案在修改之后不留痕跡，這就存在著數(shù)據(jù)的原始性不能得到保障的問題。在這一方面，傳統(tǒng)檔案管理比電子檔案管理更有有優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案更改流程繁雜，且會(huì)留下痕跡，從而更好保證了文檔的原始性。

4 信息技術(shù)在電子檔案管理中的改進(jìn)

4.1 提高電子檔案信息的安全性

將檔案采用不同種類的媒體儲(chǔ)存在儲(chǔ)存介質(zhì)中，或運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)儲(chǔ)存，只要連接電子媒體中，就可以直接在系統(tǒng)中進(jìn)行存儲(chǔ)、查找、調(diào)用與管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化可視化，促進(jìn)檔案信息的集成化管理，從而達(dá)到方便存儲(chǔ)的目標(biāo)，分散電子檔案的存儲(chǔ)位置，保證電子檔案的安全性。因?yàn)楹芏鄼n案管理系統(tǒng)缺乏檔案信息的安全與保密措施，黑客攻擊使檔案管理面臨著嚴(yán)重的威脅。為解決這些問題，檔案管理機(jī)構(gòu)除了分散儲(chǔ)存電子信息的方法之外，還可以設(shè)計(jì)可靠性實(shí)施性強(qiáng)的安全協(xié)議阻止黑客進(jìn)攻和非法訪問，運(yùn)用相關(guān)的法律法規(guī)保證電子檔案的安全。

4.2 提高檔案信息電子化的覆蓋率

目前信息技術(shù)應(yīng)用下的電子檔案管理，更重視數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)找尋檔案，但是對(duì)于大多數(shù)檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)部的紙質(zhì)檔案只考慮表面的效果，沒有重視根源，計(jì)算機(jī)技術(shù)覆蓋不全面。為解決此問題，在紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)之地可以采用現(xiàn)有的圖書館館藏圖書的管理制度，對(duì)各個(gè)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編碼分類并貼上條形碼，從而對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，這樣也方便對(duì)紙質(zhì)檔案的查找、使用和管理，降低差錯(cuò)率。

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1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點(diǎn)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無(wú)法可比的。然而，電子檔案的利用必須建立在相對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)基礎(chǔ)之上，而且還需要發(fā)揮管理的軟功能才能充分展示其優(yōu)越性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

電子檔案對(duì)于大部分的單位和部門來(lái)說，還是一個(gè)新鮮事物，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理意義重大。作為檔案管理工作者，做好電子檔案的管理，要求我們必須完成由傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

1.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，有利于節(jié)省大量的人力物力。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，大大提高了檔案管理的工作效率。

2.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案管理，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點(diǎn)是實(shí)物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時(shí)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的快速篩選。

3.加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

隨著社會(huì)的進(jìn)步，越來(lái)越多的使用者對(duì)檔案的多樣性提出了要求，不但要看原始的文字資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無(wú)法滿足這一需求。電子n案對(duì)信息保存的多樣性，逐漸成為了滿足使用者多樣化需求。

3 做好電子檔案管理和利用

1.建立“雙套”模式，確保重要信息完整

所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套”管理模式對(duì)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無(wú)法介入文檔的形成和保管。

2.加強(qiáng)工作人員管理，提高檔案保護(hù)意識(shí)