導(dǎo)語：如何才能寫好一篇采購檔案管理的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：醫(yī)用；高值耗材；檔案管理；探討

醫(yī)用高值耗材對人體安全至關(guān)重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價(jià)格昂貴，屬于嚴(yán)格控制的產(chǎn)品，具有種類規(guī)格多、價(jià)值高、使用風(fēng)險(xiǎn)大、流通使用環(huán)節(jié)特殊等特點(diǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與醫(yī)療技術(shù)日新月異的創(chuàng)新，醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新也較快，為加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材規(guī)范管理，促進(jìn)醫(yī)用高值耗材合理使用，本文從醫(yī)用高值耗材檔案管理工作這個(gè)基礎(chǔ)層面進(jìn)行分析探討。

1醫(yī)用高值耗材檔案管理的內(nèi)容

醫(yī)用高值耗材指直接作用于人體、對安全性有嚴(yán)格要求、生產(chǎn)使用必須嚴(yán)格控制、價(jià)值相對較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經(jīng)介入類、人工關(guān)節(jié)及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工、心臟起博器、支架等植入性器材。醫(yī)用高值耗材檔案管理是對所有醫(yī)用高值耗材的產(chǎn)品檔案、供應(yīng)商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫(yī)用耗材的檔案做為臨床使用和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理也越來越體現(xiàn)其重要性[1]。

2醫(yī)用高值耗材檔案管理在現(xiàn)實(shí)工作中存在的幾個(gè)顯著問題

2.1醫(yī)用高值耗材的種類繁多、規(guī)格型號復(fù)雜、?？菩詮?qiáng)，醫(yī)院在編號歸檔時(shí)的依據(jù)不統(tǒng)一，且角度多維化，究竟按使用科室對高值耗材?？菩赃M(jìn)行分類編碼歸檔好，還是按醫(yī)用高值耗材的招標(biāo)分類進(jìn)行分類編碼好，或是其它標(biāo)準(zhǔn)分類，無法權(quán)衡。

2.2為規(guī)避醫(yī)院采購風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院在采購醫(yī)用高值耗材時(shí)，多以省市招標(biāo)的耗材目錄為依據(jù)，但醫(yī)用高值耗材產(chǎn)品更新速度快，每招一次標(biāo)，生產(chǎn)廠家便以各種理由提高耗材投標(biāo)價(jià)格，最常見的是一旦原產(chǎn)品的價(jià)格已被全省統(tǒng)一，利潤空間下降，便會停止生產(chǎn)原產(chǎn)品，而推出更新?lián)Q代產(chǎn)品，從而提高新產(chǎn)品售價(jià)。但醫(yī)院在存檔此類高值耗材時(shí)，一般不會將兩個(gè)產(chǎn)品存在同一個(gè)檔案，而是當(dāng)成新產(chǎn)品。建立醫(yī)用高值耗材檔案的關(guān)聯(lián)性是接下來檔案工作的一個(gè)課題，這有利于醫(yī)院掌握新增耗材與原產(chǎn)品的對比性，從而擇優(yōu)選擇產(chǎn)品。

2.3醫(yī)用高值耗材供應(yīng)商名稱的經(jīng)常性變化增加了醫(yī)用高值耗材檔案歸檔的復(fù)雜性。有些供應(yīng)商因累積銷售金額達(dá)到了一定的數(shù)量，導(dǎo)致稅率被提高，為了避稅，這些供應(yīng)商會選擇重新注冊新公司，再取得權(quán)；還有些進(jìn)口高值耗材因授權(quán)時(shí)間到期，而未取得續(xù)期銷售，導(dǎo)致產(chǎn)品在國內(nèi)的商發(fā)生了變化。這便使得檔案專業(yè)人員在歸檔供應(yīng)商檔案時(shí)會發(fā)現(xiàn)有些供應(yīng)商的連貫性比較難銜接。供應(yīng)商檔案管理是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，暫時(shí)大部分只停留在單一的時(shí)效性管理上，建立供應(yīng)商評價(jià)管理體系的檔案將是需要花氣力加強(qiáng)的一個(gè)方向。

2.4醫(yī)用高值耗材的各項(xiàng)記錄一般都有存檔，但是因?qū)嶋H工作中產(chǎn)生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統(tǒng)不是太完善的情況下，醫(yī)用高值耗材的采購檔案、入庫記錄檔案、使用記錄檔案、出庫記錄檔案與回收管理檔案沒有關(guān)聯(lián)性的存為一個(gè)檔案，而是單獨(dú)的分散在各項(xiàng)專類檔案中，不利于系統(tǒng)性歸檔，這需要一個(gè)檔案體系的構(gòu)建。

2.5醫(yī)院對醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫(yī)用高值耗材檔案未全部實(shí)現(xiàn)電子化管理。而一旦未實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的電子管理，對于相關(guān)資料的查詢是不便的。

3醫(yī)用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設(shè)就是在檔案管理活動中全面地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供檔案的利用服務(wù)[3]。先進(jìn)的醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫(yī)用高值耗材的出入庫記錄資料有簽名的紙質(zhì)版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫(yī)用高值耗材的電子流通過程記錄檔案不僅具有物流管理和財(cái)務(wù)管理的意義，同時(shí)也是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)信息的重要組成部分。

3.2我院醫(yī)用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫(yī)像科技有限公司開發(fā)的一套信息管理系統(tǒng)，但被分成了3個(gè)系統(tǒng)：①條形碼系統(tǒng)，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統(tǒng)，用于記錄高值耗材使用收費(fèi)；③物資系統(tǒng)，用于記錄高值耗材出入庫辦理。前兩個(gè)系統(tǒng)記載的醫(yī)用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個(gè)物資系統(tǒng)記錄出入庫檔案則是以紙質(zhì)檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

3.3.1名稱規(guī)范 信息系統(tǒng)中使用國家頒布的耗材目錄規(guī)范名稱、有招標(biāo)目錄編碼、規(guī)格、單價(jià)、生產(chǎn)批號、有效期等，減少了誤歧，規(guī)范了醫(yī)用高值耗材檔案管理，也為HIS系統(tǒng)提供了準(zhǔn)確、清晰的收費(fèi)依據(jù)。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態(tài)提供依據(jù) 手術(shù)室固定一臺電腦終端內(nèi)網(wǎng)均裝有物資系統(tǒng)，憑科室、人員、密碼登錄系統(tǒng)界面，領(lǐng)用審核人為科主任或護(hù)士長，既明確科室責(zé)任，又避免冒領(lǐng)行為。

3.3.3科學(xué)核算 出庫單完成后，醫(yī)用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時(shí)在各自的電腦終端上查詢本科室醫(yī)用耗材領(lǐng)用情況，適時(shí)控制成本費(fèi)用，并可對異常情況進(jìn)行原因查找與分析。

4醫(yī)用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫(yī)用高值耗材與患者的生命安全息息相關(guān)，醫(yī)用高值耗材來源的合法性、質(zhì)量的可靠性、功能的有效性等直接關(guān)系到患者的身體健康，醫(yī)用高值耗材檔案的建立對于醫(yī)用高值材來源的追溯性等具有基礎(chǔ)性意義。

4.2醫(yī)用高值耗材在醫(yī)院所有醫(yī)用耗材采購與使用中一般來說約占50%甚至更高，直接關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，對醫(yī)用高值耗材檔案的開發(fā)利用，有助于醫(yī)院物資成本的控制，減輕患者經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

4.3《三級綜合醫(yī)院評審標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則》中對醫(yī)用高值耗材管理的評定標(biāo)準(zhǔn)有明確要求，要加強(qiáng)醫(yī)用高值耗材（含植入類耗材）的采購記錄、溯源管理、儲存、銷毀記錄、不良事件檢測與報(bào)告管理，醫(yī)用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務(wù)于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價(jià)值[4]。醫(yī)用高值耗材發(fā)展歷程較短，管理以粗放式為主，醫(yī)用高值耗材檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化和精細(xì)化還需要更多經(jīng)驗(yàn)的積累與科學(xué)的方法來促成，從而為醫(yī)院臨床提供更高醫(yī)用信息價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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【關(guān)鍵詞】設(shè)備管理 重要性 檔案管理

【Abstract】The important symbol of the modernization of hospital equipment is the most basic element of medical， scientific research， teaching and research， which is the basic condition to improve the level of medical science and technology. The development of some disciplines depends on the development of the equipment， which plays a decisive role. Therefore， good equipment management has become an important symbol of hospital management， and the management of equipment is the basis of the management of equipment.

【Key words】Equipment management； Importance； File management

引 言

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，首先應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用[1]?，F(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

1.首先認(rèn)識建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

2.其次建立完善的制度利用辦公會將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級管理人員的制度意識，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評先進(jìn)、評優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺設(shè)備逐一編號登記在冊且張貼標(biāo)簽，每半年對全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對萬元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

3.設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購申請，可為采購部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

結(jié) 語

有效利用設(shè)備檔案對醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展有深遠(yuǎn)的意義，檔案管理人員要熱愛本職崗位，要以主動、積極、周到的服務(wù)來收集相關(guān)信息資料，充分發(fā)揮其作用，促進(jìn)醫(yī)院在兩個(gè)效益上獲得雙贏。

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1.在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化中出現(xiàn)的問題

1.1基層檔案管理人員對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識不到位

大多數(shù)基層檔案管理人員在以往的工作過程中是使用傳統(tǒng)的方法來進(jìn)行檔案的管理的，在他們的工作過程中由于對工作理解的加深以及工作的熟練等原因已經(jīng)在日常的工作過程中積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，取得了較大的進(jìn)步，因此這些檔案管理人員認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)十分先進(jìn)，因此從內(nèi)心地處檔案管理現(xiàn)代化的使用。另一類的基層檔案管理人員雖然不抵觸檔案管理現(xiàn)代化，但是對檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識會出現(xiàn)問題，他們認(rèn)為檔案管理現(xiàn)代化就是買入一些先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，例如計(jì)算機(jī)，光盤，微縮機(jī)等設(shè)備。但是在實(shí)際的使用過程中，大多數(shù)檔案管理人員會因?yàn)槿狈n案管理現(xiàn)代化的培訓(xùn)而不會使用這些設(shè)備，因此在日常的檔案管理工作中也就會將這些設(shè)備閑置下來，造成較大的損失。而且對于檔案管理單位而言，也沒有重視對于基層檔案管理人員的培訓(xùn)工作，大多數(shù)基層檔案管理人員就算已經(jīng)了解到了檔案管理現(xiàn)代化的一些知識，希望使用檔案管理現(xiàn)代化來讓工作更加有效率，但是由于工作經(jīng)驗(yàn)以及專業(yè)知識的原因也無法很好地應(yīng)用這些設(shè)備來進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作。

1.2檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備不充分

目前雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的普及工作，并且較多的基層檔案管理工作人員也開始進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作，但是以目前的情況來看進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作仍然顯得不充分。在一些檔案管理部門中，檔案管理人員已經(jīng)開始使用采購的計(jì)算機(jī)等檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案管理的工作，但是由于進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必須有著高質(zhì)量的數(shù)據(jù)輸入才能很好地實(shí)現(xiàn)，因此在這樣的情況下，檔案管理現(xiàn)代化工作人員在短期內(nèi)無法進(jìn)行很好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)輸入，也就決定了在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理現(xiàn)代化的工作中無法很好地進(jìn)行檔案管理工作。并且由于檔案管理現(xiàn)代化工作所輸入的數(shù)據(jù)量十分巨大，而且大多數(shù)是需要手工完成的，因此在準(zhǔn)備不充分的情況下進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作顯然效果不好。

1.3檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一以及發(fā)展不平衡

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中，每個(gè)單位進(jìn)行計(jì)算機(jī)的采購過程往往是不同的。一些單位采購的計(jì)算機(jī)價(jià)格實(shí)惠，但是性能較低，而且型號較老。另一些單位由于經(jīng)濟(jì)較為寬裕等原因采購的計(jì)算機(jī)都是新型的高性能計(jì)算機(jī)。在這樣的情況下，由于計(jì)算機(jī)的型號性能等因素都不相同，因此在使用的過程中的通用性也就不好，大多數(shù)的數(shù)據(jù)由于這些原因無法共享，也就會缺乏一個(gè)全國性統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)檔案管理系統(tǒng)。而且對于檔案管理單位而言，一些單位使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備的發(fā)展也不平衡，雖然有的檔案管理單位已經(jīng)采購了高性能計(jì)算機(jī)，但是仍然有一些檔案管理單位沒有計(jì)算機(jī)用于檔案管理現(xiàn)代化。這也是導(dǎo)致我國的檔案館在進(jìn)行檔案管理的過程中無法較好進(jìn)行的一種主要原因。

2.如何解決檔案管理現(xiàn)代化中的問題

2.1對基層檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)

為了保障在進(jìn)行設(shè)備采購后的檔案管理現(xiàn)代化的質(zhì)量，首先應(yīng)該對基層檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過一系列的培訓(xùn)能夠讓檔案管理人員名學(xué)應(yīng)該如何使用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行檔案管理的方法，同時(shí)也能夠讓基層檔案管理人員能夠明確檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵以及意義，從而能夠讓檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)得到較好的提升。同時(shí)在進(jìn)行實(shí)際的培訓(xùn)過程中也需要讓基層檔案管理人員進(jìn)行一定的實(shí)踐活動，通過這些實(shí)踐活動能夠讓檔案管理人員明確在實(shí)際的檔案管理過程中應(yīng)該如何進(jìn)行，并且對在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理過程中的各種問題進(jìn)行初步的了解，從而保證基層檔案管理人員能夠在實(shí)際的工作中較好的使用檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備來進(jìn)行工作。并且對于一些不愿意使用檔案管理現(xiàn)代化的基層檔案管理人員要進(jìn)行開導(dǎo)，讓這些檔案管理人員能夠了解到檔案管理現(xiàn)代化對于檔案管理工作的意義。而且通過定期培訓(xùn)的方式，也能夠幫助基層檔案管理人員盡快的了解到在實(shí)際的工作過程中應(yīng)該如何進(jìn)行高效率的工作，對于一些在實(shí)際工作過程中容易出現(xiàn)的問題也需要提前對基層檔案管理人員提出，以幫助基層檔案管理人員明確在工作過程中可能會遇到的各種問題，因此在工作中就能夠?qū)⑦@些問題著重的注意，避免問題的發(fā)生。同時(shí)對基層檔案管理人員也需要做出一些檔案管理重要性的宣教。

2.2加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作

在對基層檔案管理人員進(jìn)行了一定的培訓(xùn)后，基層檔案管理人員也就具有了一定的檔案管理現(xiàn)代化的專業(yè)知識。在這這之后就需要做好檔案管理現(xiàn)代化的準(zhǔn)備工作。在進(jìn)行準(zhǔn)備工作的過程中，需要對檔案的著錄以及標(biāo)引工作進(jìn)行較好的完成，這主要是對檔案信息進(jìn)行更加深層次的加工，同時(shí)也是在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。雖然在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的工作中會顯得十分繁雜以及困難，但是這主要是為了較好的進(jìn)行檔案信息管理，如果要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，那么準(zhǔn)備工作也就必不可少。在進(jìn)行現(xiàn)代化準(zhǔn)備的工作中，當(dāng)?shù)卣梢詾闄n案館準(zhǔn)備一些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施，例如新型的電腦等管理設(shè)備。也可以采購一些關(guān)于檔案現(xiàn)代化管理的書籍，擋住基層檔案管理人員在遇到問題時(shí)也以及時(shí)的進(jìn)行翻閱，將問題解答，避免出現(xiàn)較為嚴(yán)重的后果。在另一方面，針對基層檔案管理人員在短時(shí)間內(nèi)無法較好的學(xué)習(xí)到高級檔案管理等情況，檔案館可以聘請一些有著豐富經(jīng)驗(yàn)、并且在理論知識是也過硬的檔案管理人員來對基層檔案管理人員進(jìn)行帶教，在帶教的過程中，基層檔案管理人員可以通過觀察有豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員是如何進(jìn)行檔案管理的，并且從中學(xué)習(xí)到豐富的干干管理知識和經(jīng)驗(yàn)，在日后的實(shí)際工作過程中也就能夠更好的將這些理論知識進(jìn)行使用。檔案館也需要注意，對基層檔案管理人眼的考核工作需要達(dá)到要求，以避免帶教工作無法起到應(yīng)有效果的情況。

2.3進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化統(tǒng)一管理

由于標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化的過程中會出現(xiàn)各種問題，例如文中提到的檔案管理單位中的計(jì)算機(jī)采購?fù)吞柡唾|(zhì)量參差不齊。因此為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)行統(tǒng)一的管理是必不可少的。在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化工作之前，應(yīng)該對各個(gè)檔案管理單位進(jìn)行統(tǒng)一的采購工作，并且在進(jìn)行采購工作完成后將操作系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的統(tǒng)一，以便于檔案管理單位能夠較好地使用檔案管理設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作。不僅需要采購相同的操作系統(tǒng)并且進(jìn)行統(tǒng)一，另一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作是需要將各種數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，以保證檔案館之間能夠在工作過程中及時(shí)的了解到一手信息。但是在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一的過程中，需要注意的是檔案館數(shù)據(jù)的安全，避免在進(jìn)行共享和統(tǒng)一的過程中出現(xiàn)不法分子竊取檔案館信息等情況的發(fā)生。同時(shí)為了更好的保證檔案管理現(xiàn)代化能夠?qū)崿F(xiàn)，在操作人員上也需要注意，盡量選用計(jì)算機(jī)使用經(jīng)驗(yàn)較為熟練的基層檔案管理人員，在熟悉了應(yīng)該如何使用相關(guān)的設(shè)備后，才可以讓所有的基層檔案管理人員使用這些現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備以及相關(guān)的操作系統(tǒng)。

篇4

一、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的制約因素

（一）對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識不足，信息化意識薄弱。學(xué)校檔案的信息化建設(shè)，可以是學(xué)校的檔案資源得到有效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和遠(yuǎn)程服務(wù)，有利于節(jié)省檔案管理過程中的人力物力資源，節(jié)約檔案管理成本。但是當(dāng)前檔案管理的信息化建設(shè)還沒有引起足夠的重視，特別是采取舊有的檔案管理方法的工作人員，對檔案管理的信息化建設(shè)還有排斥心理，無法充分認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性，不能接受信息化的檔案管理工作方法。檔案管理部門，對檔案信息管理安全性、高效性和信息資源的共享作用認(rèn)識不足，信息化建設(shè)的意識淡薄。這些都造成學(xué)校檔案信息化建設(shè)無法得到有效展開。（二）檔案信息化建設(shè)的管理隊(duì)伍薄弱，配套設(shè)施不齊全。檔案管理的信息化建設(shè)需要有專業(yè)的信息化管理隊(duì)伍，這是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要因素。同時(shí)，信息化建設(shè)需要有與檔案信息化管理相配套的信息化設(shè)施，從而提高信息化水平和檔案管理的效率。當(dāng)前的學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)過程中，往往會利用以往的檔案管理人員進(jìn)行檔案的信息化操作，這些管理人員往往缺乏必要的信息化知識，無法對檔案管理進(jìn)行規(guī)范高效的信息化操作?，F(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展迅速，知識技術(shù)的更新快，而學(xué)校的配套設(shè)施往往難以跟上檔案管理信息化建設(shè)的要求，設(shè)備老舊。這些都大大降低了檔案信息化建設(shè)的建設(shè)水平。（三）檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。無論是傳統(tǒng)的檔案管理還是檔案的信息化管理，管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范化都是檔案管理的重要內(nèi)容。特別是檔案管理的信息化建設(shè)，涉及到相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的使用，規(guī)范化的管理標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)則更成為檔案管理科學(xué)性、高效性的重要途徑。當(dāng)前的學(xué)校檔案信息化建設(shè)過程中，對信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)還沒有嚴(yán)格統(tǒng)一的規(guī)范，有些學(xué)校的建設(shè)水平甚至僅僅停留在利用電腦進(jìn)行文字和數(shù)據(jù)的輸入。檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的不規(guī)范，使得檔案信息的查閱、共享都很難實(shí)現(xiàn)。

二、學(xué)校檔案信息化建設(shè)的對策

（一）加強(qiáng)對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識，促進(jìn)信息化意識的提高。學(xué)校檔案管理部門要充分了解和認(rèn)識到學(xué)校檔案的信息化建設(shè)對提高學(xué)校檔案管理水平，加強(qiáng)檔案資源共享和學(xué)校之間的檔案交流的重要性。檔案管理的信息化建設(shè)，是提高學(xué)校教學(xué)水平和學(xué)生學(xué)習(xí)方法的重要措施，通過檔案信息化建設(shè)，學(xué)生和老師對學(xué)校的教學(xué)活動和學(xué)習(xí)活動都可以通過更加便捷的方式獲得。學(xué)校也可以通過信息的分享，加強(qiáng)學(xué)校之間的學(xué)習(xí)和交流，提高學(xué)校自身的建設(shè)水平。對檔案管理人員的信息化認(rèn)知要加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員信息化管理意識的提高和檔案知識的更新?lián)Q代。（二）加強(qiáng)信息化隊(duì)伍建設(shè)和信息化設(shè)施的配置。學(xué)校要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的專業(yè)人才的培訓(xùn)和選拔以及檔案管理人員的更新?lián)Q代。信息化建設(shè)涉及到計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息通信技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)的應(yīng)用，這些都需要專業(yè)的技術(shù)人才。學(xué)校可以利用自身的優(yōu)勢，在學(xué)校老師和學(xué)生中，選取專業(yè)的技術(shù)和管理人才，并通過對以往的管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)信息化管理隊(duì)伍的建設(shè)。同時(shí)，學(xué)校也要加強(qiáng)硬件設(shè)施的配置，促進(jìn)信息化建設(shè)的安全、高效，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)施的采購和更換力度，建立穩(wěn)定安全的學(xué)校局域網(wǎng)。對一些管理軟件的技術(shù)性和安全性要有充分的認(rèn)識，在使用過程中注意操作的規(guī)范性。（三）規(guī)范檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。學(xué)校的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格符合國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體規(guī)定和要求，在具體的實(shí)施過程中，要注意加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作規(guī)范，做到及時(shí)登記、整理、編目、歸檔，并要建立和完善電子文件的接收、采集、保管、保護(hù)和利用等措施。標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)，有利于學(xué)校之間和學(xué)校檔案管理部門之間的有效溝通和良好的合作，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息的分享系統(tǒng)，促進(jìn)我國整體檔案管理信息化的建設(shè)發(fā)展。

三、結(jié)語

篇5

1 醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。由于醫(yī)院的業(yè)務(wù)性很強(qiáng)，而檔案工作和醫(yī)療工作相比，又往往處在輔的位置，因此，領(lǐng)導(dǎo)對臨床重視得要多一些，而對檔案工作重視得要少一些。對檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性缺乏必要的認(rèn)識，影響了檔案管理質(zhì)量和效益的提高。

1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式，有價(jià)值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前，從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大。檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時(shí)展的要求差距懸殊，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.4 重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。目前，醫(yī)院檔案管理工作重管輕用的現(xiàn)象普遍存在，檔案雖然進(jìn)行了收集、整理、編目、保管等一系列基礎(chǔ)工作，但忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，許多重要的檔案被“束之高閣”，失去了保管檔案的重要意義。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對策

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、增強(qiáng)檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展，大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，更好地支持檔案管理工作。

2.2 建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。通過建立信息檔案科室，明確職能，將醫(yī)院各個(gè)門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價(jià)，同步發(fā)展。同時(shí)，要拓展檔案的歸檔范圍。由于醫(yī)院處于一種特定的條件，面臨諸多新的問題，因此，拓展歸檔范圍，加強(qiáng)有關(guān)內(nèi)容的收集是檔案工作的新課題。如醫(yī)院經(jīng)營方面，所進(jìn)行租賃、承包、核算的方案、協(xié)議等應(yīng)實(shí)行歸檔收集。又如提倡采購招標(biāo)，其招標(biāo)方法、程序、協(xié)議、合同也應(yīng)進(jìn)入歸檔材料之中。所以，要進(jìn)一步健全檔案管理組織，落實(shí)專人收集。

2.3 重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，檔案領(lǐng)域需要一支具有較強(qiáng)綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才。有條件的醫(yī)院可以適當(dāng)增補(bǔ)檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，提升檔案服務(wù)層次；也要提高現(xiàn)有檔案人員的素質(zhì)，將提高專、兼職檔案管理人員業(yè)務(wù)水平放在突出位置，加大對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵(lì)自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤，最大限度發(fā)揮檔案專業(yè)技術(shù)人員工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

篇6

（臨沂大學(xué)建筑學(xué)院，山東臨沂276000）

【摘要】簡述了圖書館檔案管理的重要性，進(jìn)而詳細(xì)說明圖書館檔案管理的具體內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 ]檔案管理；圖書館檔案；圖書管理

近年來，隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展，圖書館檔案管理在圖書工作中的作用越來越重要。在圖書館工作評估中，檔案管理已被列為一項(xiàng)重要評估內(nèi)容，說明圖書館檔案管理早引起了圖書界人士的重視。在這里，本文僅就圖書館檔案應(yīng)設(shè)立的內(nèi)容及重要性談?wù)勛砸训目捶ā?/p>

1圖書館檔案管理的重要性

圖書館檔案是指圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來的資料，是圖書館工作在各個(gè)歷史時(shí)期全面、系統(tǒng)、真實(shí)的記錄，它作為一種文獻(xiàn)資源，也是圖書館系統(tǒng)的寶貴財(cái)富。它對于圖書館工作的總結(jié)、各種計(jì)劃的制定、業(yè)務(wù)工作的良性運(yùn)轉(zhuǎn)及讀者服務(wù)的正常開展等工作，都具有十分重要的參考價(jià)值。

1.1歷史價(jià)值

檔案之所以需要而且能夠長期保存下來，為后人所利用，是因?yàn)樗邆涮赜械谋４鎯r(jià)值。圖書館檔案是圖書館各項(xiàng)工作的原始記錄，是記錄圖書館各項(xiàng)活動最真實(shí)、可靠的信息，因此建立一套科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，既是現(xiàn)代管理的需要，也是科學(xué)評價(jià)的依據(jù)。檔案工作已成為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評估考核的一個(gè)重要方面[1]。

1.2決策依據(jù)

圖書館檔案是圖書館在科學(xué)管理和各項(xiàng)工作中充分借鑒以往經(jīng)驗(yàn)的可靠依據(jù)。在長期積累的靜態(tài)信息中具有原始性、可操作性和較大的可靠性，成為管理者第一手的參考資料。有助于加強(qiáng)圖書館科學(xué)管理、為同行評價(jià)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)量綱依據(jù)[2]。新上任的領(lǐng)導(dǎo)干部可以通過檔案迅速地了解圖書館的基本情況，利用檔案信息進(jìn)行決策、總結(jié)工作和制定工作計(jì)劃。

1.3研究參考

圖書館業(yè)務(wù)檔案中收集歸納了日常工作中的各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案管理人員將各種信息分門別類地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，形成最有用的信息及時(shí)報(bào)送給領(lǐng)導(dǎo)和有需要的工作人員，方便他們分析和研究有關(guān)資料，及時(shí)調(diào)整工作思路，對圖書館工作及時(shí)做出調(diào)整，保證圖書館服務(wù)能夠更加貼心。

1.4更新數(shù)據(jù)

圖書館的檔案整理是循序漸進(jìn)的，不能夠一蹴而就。歷史記錄有助于成全后面的人梯，如在評估定級中整理檔案，完全可以參考往年的檔案的整理格式和文字，再融入新的數(shù)據(jù)或事實(shí)，方便工作人員高效便捷地完成檔案整理。

2圖書館檔案管理的內(nèi)容

參照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類方法》，圖書館的檔案主要分為以下四類：黨群類、行政類、人事類、聲像類。其中黨群類主要包括黨建文件材料、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)材料、工會、共青團(tuán)工作等材料；行政類檔案主要包括上級關(guān)于圖書館工作的文件，圖書館工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖書館文獻(xiàn)招標(biāo)材料等；人事類檔案主要包括圖書館員工的基本情況、科研成果、獲獎(jiǎng)情況等材料；聲像檔案包括圖書館在各項(xiàng)活動中形成的照片、錄音、錄像等材料。[3]

圖書館檔案屬于綜合性檔案，從圖書館的管理和業(yè)務(wù)流程來看，圖書館的業(yè)務(wù)檔案工作非常重要，主要包括：

2.1固定資產(chǎn)檔案（財(cái)產(chǎn)檔案）

固定資產(chǎn)是指使用一定的年限并且不隨著使用而消失的財(cái)產(chǎn)。它包括館內(nèi)的一切設(shè)施。建立固定資產(chǎn)檔案能夠反映一個(gè)館的基礎(chǔ)設(shè)施情況和館內(nèi)的經(jīng)濟(jì)情況。固定資產(chǎn)檔案對圖書館的發(fā)展方向起著參考作用，它可以為決策人員考慮本館設(shè)施的增減提供參考，以避免盲目決策和不必要的財(cái)力浪費(fèi)。對圖書館的財(cái)產(chǎn)要逐一編印財(cái)產(chǎn)號，防止資產(chǎn)流失。

2.2藏書檔案

圖書館的藏書能夠反映一個(gè)館的藏書結(jié)構(gòu)、藏書質(zhì)量和藏書數(shù)量。建立藏書檔案，可以使本館的藏書情況和藏書特色一目了然；通過藏書檔案，采編人員就可以明確訂購目標(biāo)，哪類圖書需重點(diǎn)采購，哪類需一般收藏，使有限的經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的效益。

藏書檔案應(yīng)在總括登記的基礎(chǔ)上再加以統(tǒng)計(jì)加工。如：A大類，應(yīng)把馬、恩、列、斯、毛、鄧著作分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)歸檔，E大類則應(yīng)把軍事和法律分開登記歸檔。其它類別也同樣應(yīng)根據(jù)情況分開登記歸檔。只要這樣做了，在登記薄上不能反映的情況，通過藏書檔案能準(zhǔn)確的反映出來。

2.3讀者檔案

讀者是圖書館的服務(wù)對象，通過讀者可以反映一個(gè)館的服務(wù)范圍，讀者到館率能反映出讀者服務(wù)工作的質(zhì)量。讀者檔案包括讀者的職業(yè)、年齡、家庭住址和學(xué)歷等。了解讀者的職業(yè)，可以使外借人員有目的地推薦圖書，使采編人員有目的地訂購圖書，從而把服務(wù)工作做得更好。另外，讀者檔案對圖書催還工作及代借代還工作的開展都有幫助。

2.4圖書借閱檔案

圖書借閱工作是圖書館的主要工作。圖書借閱檔案要以借閱統(tǒng)計(jì)為依據(jù)，整理之后才能歸檔。借閱檔案應(yīng)一月一歸，這樣才能更準(zhǔn)確地掌握讀者的需求，使采購人員迅速做出反應(yīng)，決定采購哪些圖書才能更好為讀者服務(wù)。

2.5圖書注銷檔案

圖書注銷檔案是指對不能適應(yīng)當(dāng)前的需要或者有所破損的圖書實(shí)行注銷，并全面登記，建立檔案。圖書注銷檔案同樣可以為采編人中的圖書采購工作起到必要的參考作用，通過檔案，采編人員可以及時(shí)補(bǔ)號，避免重號、空號現(xiàn)象的發(fā)生。

2.6ISBN檔案

ISBN是專門為圖書出版發(fā)行的管理面制訂的，它規(guī)定的一書一號，已在國際上普通使用。直觀的ISBN具有易認(rèn)易記和易檢索等特點(diǎn)，在圖書采購方面能有效的避免重購現(xiàn)象。根據(jù)ISBN檔案，采編人員可以快速地進(jìn)行，一本書入藏還是未入藏，一看便知，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。ISBN檔案便于攜帶和檢索，為采編人員的外出采購工作提供了方便。目前，縣級館一般采用其它方式進(jìn)行檢索，大都尚未采用ISBN，相信在不久的將來，ISBN將會得到普遍使用。

2.7利用率、拒借率檔案

藏書利用包括外借、館內(nèi)閱覽、復(fù)制等形式；利用率則是指在某一時(shí)間內(nèi)正在被利用的圖書占這一時(shí)間內(nèi)藏書總量的比重。拒借率是指在某一時(shí)間內(nèi)讀者借閱被拒絕的次數(shù)占這一時(shí)間內(nèi)讀者借閱總次數(shù)的百分比。

藏書利用率、拒借率檔案，可以反映一個(gè)館的藏書建設(shè)情況。利用率、拒借率檔案的建立，要以圖書利用、拒借為依據(jù)，因此必須做好圖書利用、拒借統(tǒng)計(jì)。

利用率、拒借率檔案，有助于采編制人員的采編工作以及開展館際互借工作，為建立科學(xué)的藏書體系提供詳實(shí)的資料。

2.8期刊訂購檔案

期刊訂購檔案將每年訂購期刊的代號、刊名、定價(jià)等全面登記、歸檔。借助期刊訂購檔案，可以使對過期期刊的查找快速便捷。如查找某一期刊，通過檔案，此刊在哪一年度訂與未訂便可很快知道，避免浪費(fèi)時(shí)間，增加工作人員的工作量。

2.9期刊刊借閱檔案

期刊借閱檔案是對期刊的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸檔。期刊借閱檔案對下一年度的期刊訂購?fù)瑯泳哂袇⒖甲饔?。借助它，訂購人員可以掌握哪一種期刊應(yīng)該續(xù)訂，哪種期刊應(yīng)該停訂，做到少花錢多辦事，提供期刊的利用率。

2.10資料查詢檔案

資料查詢檔案是對每位讀者的資料進(jìn)行系統(tǒng)的登記，并建立系統(tǒng)的檔案。借助資料查詢檔案，可以了解資料的利用情況和讀者的需求情況，使信息服務(wù)工作做到質(zhì)量好、信息準(zhǔn)、節(jié)約時(shí)間。同時(shí)還可以體現(xiàn)資料人員的工作情況。

2.11業(yè)務(wù)工作量檔案

業(yè)務(wù)工作量檔案的內(nèi)容包括：圖書加工的冊數(shù)，圖書分類的種數(shù)，排版、印刷的張數(shù)，裝訂、上架的圖書冊數(shù)，修補(bǔ)目錄的冊數(shù)，接待讀者的人數(shù)，舉辦讀者活動的次數(shù)、參加人數(shù)，編印資料和種數(shù)、期數(shù)、冊數(shù)，下基層輔導(dǎo)的館數(shù)、人數(shù)、天數(shù)等。業(yè)務(wù)工作檔案能全面反映本館的日常工作的開展情況，是制訂工作計(jì)劃、檢查計(jì)劃執(zhí)行情況、實(shí)行崗位責(zé)任制、進(jìn)行定額管理和業(yè)務(wù)考核的主要依據(jù)。

3結(jié)語

全面、系統(tǒng)的圖書檔案，能夠提高圖書質(zhì)量，形成科學(xué)的藏書體系，提高讀者服務(wù)意識，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心。建立、健全圖書館檔案，是新時(shí)期圖書館科學(xué)管理的需要，也是圖書館事業(yè)飛速發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)

［1］方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究[J].大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2008(1):73－76.

［2］孫愛華.圖書館檔案管理創(chuàng)新研究[J].黑河學(xué)刊,2010(3):131－132.

篇7

公立醫(yī)院是以醫(yī)療服務(wù)為中心的公益型事業(yè)單位，核心是“治病救人”。醫(yī)改中，公立醫(yī)院改革是一項(xiàng)難點(diǎn)和重點(diǎn)工作，改革的最終目的是實(shí)現(xiàn)更好的管理醫(yī)院，更好的救治病人，滿足人民群眾就診需求。為此，應(yīng)調(diào)動和利用醫(yī)院檔案管理在內(nèi)的一切積極因素來實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。在醫(yī)改新形勢下，公立醫(yī)院檔案管理工作如何加強(qiáng)和發(fā)展，才能更好的服務(wù)醫(yī)療業(yè)務(wù)，助推醫(yī)院提升管理水平和“治病救人”能力，是一個(gè)值得思考和探索的課題。

一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）重要性認(rèn)識不足，檔案意識不強(qiáng)，檔案收集不完整

對檔案重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為與醫(yī)療中心工作相比微不足道，可有可無，涉及到相應(yīng)工作時(shí)不主動、不積極、不用心。檔案意識淡薄，認(rèn)識不到檔案是一種信息資源，是一筆不可再生的財(cái)富，對檔案敏感度不夠，造成該收集的檔案不收集，該完善的檔案不完善，該歸檔的檔案不及時(shí)。

（二）管理制度不健全，監(jiān)督獎(jiǎng)懲不到位，利用率不高

管理制度不健全，特別是歸檔范疇、種類、要求不清不細(xì)，無具體的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，使歸檔出現(xiàn)不應(yīng)有的遺漏和空白。在執(zhí)行歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀等系列管理制度時(shí)，沒有建立起良好的監(jiān)督檢查和獎(jiǎng)懲機(jī)制，造成檔案管理各環(huán)節(jié)中有不規(guī)范、不嚴(yán)密、隨意性和出差錯(cuò)的現(xiàn)象。

（三）人員配備不合理，經(jīng)費(fèi)投入無保障，硬件條件不達(dá)標(biāo)

很多醫(yī)院都沒有專職管理人員，多為兼職，造成管理人員精力不夠，責(zé)任心不強(qiáng)。特別是檔案管理專業(yè)出身的人員更是鳳毛麟角，人才缺乏導(dǎo)致管理技能不高，不能支撐和滿足醫(yī)院檔案管理水平的提升和檔案管理發(fā)展的需求。同時(shí)由于認(rèn)識不到位，必要的經(jīng)費(fèi)投入無保障，造成硬件不達(dá)標(biāo)，不能滿足檔案保管的“八防“要求，為檔案管理埋下嚴(yán)重的隱患。

二、加強(qiáng)公立醫(yī)院檔案管理要抓好的重點(diǎn)工作

（一）加強(qiáng)宣傳，講清作用，形成領(lǐng)導(dǎo)重視、職工參與的強(qiáng)大工作合力

高水平的檔案管理，是需“全民”參與的一項(xiàng)系統(tǒng)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視與否是抓好公立醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)知道檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的重要意義，讓職工知道檔案在科研、教學(xué)、業(yè)務(wù)技能提升等個(gè)人發(fā)展上的積極作用，只要主要領(lǐng)導(dǎo)重視，就會在人員配備、經(jīng)費(fèi)投入、軟硬件建設(shè)等方面形成良好的寬松環(huán)境，各部門收集檔案的人員積極參與，就會形成強(qiáng)大的工作合力。

（二）加強(qiáng)建設(shè)，保障投入，形成人員配備合理、硬件條件達(dá)標(biāo)的堅(jiān)實(shí)工作基礎(chǔ)

要重視檔案管理的軟硬件建設(shè)，檔案人才建設(shè)是抓好檔案管理的核心，達(dá)標(biāo)的硬件條件是抓好檔案管理的基礎(chǔ)，科學(xué)的信息化手段是現(xiàn)代檔案管理必須借助的先進(jìn)工具。這些都需要醫(yī)院認(rèn)同并保障投入，把經(jīng)費(fèi)納入醫(yī)院預(yù)算，檔案人才培養(yǎng)納入醫(yī)院人才建設(shè)規(guī)劃，檔案信息化納入醫(yī)院整體建設(shè)方案，為建設(shè)醫(yī)院高水平的檔案管理打下堅(jiān)實(shí)的軟硬件工作基礎(chǔ)。

3.完善制度，狠抓落實(shí)，形成職責(zé)分工明確、各環(huán)節(jié)運(yùn)行流暢的高效工作機(jī)制。

要根據(jù)《檔案法》等法律法規(guī)，結(jié)合各自實(shí)際，完善檔案歸檔范圍、種類、要求、保管、借閱、移交、保密、銷毀等規(guī)章制度，制定檔案綜合管理辦法，明確職責(zé)分工、監(jiān)督到位、對應(yīng)獎(jiǎng)懲，讓相關(guān)人員清楚怎樣工作，減少檔案管理隨意性，保證檔案管理各環(huán)節(jié)工作高效流暢的運(yùn)行。同時(shí)醫(yī)院自身檔案管理有其局限性，需加強(qiáng)與上級檔案管理部門的溝通和聯(lián)系，定期和不定期的邀請上級部門專家指導(dǎo)、幫助，對檔案管理有關(guān)最新動態(tài)、發(fā)展方向、人員技能提升等都有積極作用，是提高檔案水平的有力手段和有效措施。

三、注重以下幾方面的檔案價(jià)值利用，助推醫(yī)院提升管理水平和治病救人的能力

（一）利用好醫(yī)療、人事檔案，助推醫(yī)療業(yè)務(wù)和人才建設(shè)水平的提升

要注重利用好病歷、影像等醫(yī)療檔案，讓其在科研、教學(xué)、學(xué)術(shù)、治療、新技術(shù)新項(xiàng)目引進(jìn)等方面發(fā)揮積極作用，體現(xiàn)應(yīng)有價(jià)值，以此助推醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)能力和水平的提升;利用好人事檔案，善于從人事檔案結(jié)合實(shí)際找準(zhǔn)醫(yī)院人才隊(duì)伍的優(yōu)與劣、長處與短板，有的放矢以發(fā)展的眼光做好人才規(guī)劃，提升醫(yī)院人才規(guī)劃和人才隊(duì)伍建設(shè)的水平。

（二）利用好基建、設(shè)備檔案，助力醫(yī)院基本建設(shè)、設(shè)備采購的科學(xué)規(guī)劃和合理維修的高效實(shí)施

要注重基建、設(shè)備檔案的完善和利用，要明確所有基建、設(shè)備資料必須收集完整并歸檔，特別是基建中的設(shè)計(jì)圖、施工圖、各種“管線”圖，設(shè)備中的說明書、廠商聯(lián)系方式、各種維修保養(yǎng)資料等。樹立基建、設(shè)備檔案對基建、設(shè)備維修保養(yǎng)非常重要的理念，注重其檔案在維修保養(yǎng)以及醫(yī)院基建規(guī)劃、設(shè)備采購計(jì)劃中的價(jià)值和利用。

（三）利用好財(cái)經(jīng)檔案，以數(shù)據(jù)助升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)運(yùn)行水平

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【關(guān)鍵詞】初級中學(xué)；檔案管理；推進(jìn)策略

學(xué)校檔案，即學(xué)校在經(jīng)營和發(fā)展過程中保留下來的能夠作為查考和具備情報(bào)與憑證作用的各類文件、數(shù)據(jù)、圖像、音像等信息。具體而言，學(xué)校檔案管理的內(nèi)容涵蓋了教務(wù)、學(xué)生、教師、黨團(tuán)等多方面內(nèi)容，其在載體形式上也是多種多樣。要做好中學(xué)檔案管理工作就必須結(jié)合時(shí)展與需求，不斷探索高效、合理的管理方法，為檔案的收集、整理、分類、歸檔、借閱、利用等提供方便。下面，筆者主要對此展開論述。

一、初級中學(xué)檔案管理的重要性

（一）檔案是學(xué)校的無形財(cái)富。初級中學(xué)檔案是學(xué)校的無形財(cái)富，從學(xué)校成立之初至今每個(gè)經(jīng)營和發(fā)展階段的所有活動、事件和人物都是以檔案的形式記錄并保存下來，大至學(xué)校的每個(gè)決策、每項(xiàng)活動，小至每份試卷、每個(gè)榮譽(yù)獎(jiǎng)?wù)隆⒚糠菹掳l(fā)文件等，對學(xué)校而言都是寶貴的資源與財(cái)富。學(xué)校參加評定、舉辦活動、作出決策、經(jīng)營模式、發(fā)展規(guī)劃等都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案管理的重要性可見一斑。（二）為教學(xué)科研工作作指導(dǎo)。教學(xué)過程中的教案、習(xí)題、試卷等都是檔案資料的重要構(gòu)成部分，學(xué)校在開展教學(xué)科研活動時(shí)也會以此作參考和借鑒。加之，這類檔案資料通常都是前人結(jié)合自身教學(xué)經(jīng)驗(yàn)和所學(xué)歸納總結(jié)出來的，所以極具指導(dǎo)意義。若不能很好地管理這些檔案，那么其價(jià)值和作用就會被埋沒，學(xué)校要進(jìn)一步發(fā)展和提升教學(xué)成效，也就缺少了有力支撐，一切都要從頭開始，容易走彎路，浪費(fèi)時(shí)間和精力。（三）檔案是學(xué)校歷史的傳承。檔案資料記錄了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展歷程，是學(xué)校歷史沿革的重要信息源泉。從教育部門下發(fā)文件到各項(xiàng)審批材料的下達(dá)再到學(xué)校的建設(shè)、教師的教案、各項(xiàng)榮譽(yù)等，都承載了學(xué)校歷史傳承的重責(zé)。學(xué)校每屆學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，期間所有的情況都以檔案資料的形式記錄下來，每位學(xué)生的在校情況都可通過檔案查閱到，這也是學(xué)校發(fā)展歷史中的一部分。故檔案是學(xué)校歷史的傳承，重視檔案管理也是對學(xué)校歷史的尊重。

二、初級中學(xué)檔案管理存在的不足

相對而言，初級中學(xué)檔案管理工作比較簡單，但就當(dāng)前初級中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，仍然存在一些不足之處，具體如下：一是檔案管理意識薄弱，未能充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，在檔案收集、歸檔、管理等環(huán)節(jié)缺乏配套制度，導(dǎo)致檔案資料收集缺乏完整性與規(guī)范性。并且在日常管理工作中也顯得隨意散漫，安全意識不強(qiáng)，導(dǎo)致一些資料出現(xiàn)損壞、遺失等情況。二是檔案管理人員素質(zhì)能力不足，一方面缺乏專業(yè)檔案管理人員，不少學(xué)校檔案管理人員為兼職或是文化水平不高，對檔案管理的要點(diǎn)和注意事項(xiàng)不了解；另一方面由于學(xué)校不重視檔案管理，投入力度小，未對已有檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，使得他們難以勝任管理工作。三是信息化建設(shè)力度不夠，在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理信息化建設(shè)已然成為必然發(fā)展趨勢，需要建立電子檔案才能更好地保存很多資料，而且運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理也更加方便快捷，但很多學(xué)校信息化建設(shè)力度還不夠，不論是硬件軟件設(shè)施的購置，還是資金、人力等的投入，都仍需進(jìn)一步強(qiáng)化?？梢姡行七M(jìn)初級中學(xué)檔案管理工作，學(xué)校就必須正視檔案管理過程中的不足，積極采取措施。

三、初級中學(xué)檔案管理的有效推進(jìn)措施

（一）強(qiáng)化檔案管理意識。強(qiáng)化檔案管理意識是有效推進(jìn)初級中學(xué)檔案管理工作的首要條件。一方面學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，自覺強(qiáng)化檔案管理意識，并將檔案管理工作納入日常工作的重要議程，為學(xué)校全體教職工做好帶頭作用。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理意識傳達(dá)至全體教職工，積極撥發(fā)專項(xiàng)資金用于檔案管理工作，可通過開設(shè)講座、辦理校園?？确绞綄n案管理的重要性傳達(dá)至全體教職工。此外，學(xué)校應(yīng)明確指出檔案管理工作并不單單是檔案管理人員的事情，還需要全體教職工共同參與配合，只有多方協(xié)調(diào)、相互配合、共同努力才能真正做好檔案管理工作。（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作的順利、有效開展必須有配套的檔案管理制度做基礎(chǔ)，從檔案的收集整理歸檔到保管以及后期的借閱利用都有相應(yīng)的完善制度，所有人都嚴(yán)格按制度辦事。具體而言，學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案收集制度、管理制度、借閱制度等，并明確規(guī)定檔案收集范圍及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如此檔案管理工作的開展就有了明確目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，避免了檔案收集不完全、不規(guī)范等問題。此外，還應(yīng)明確各個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限以及責(zé)任追究制度，確保工作條理清晰、責(zé)任明確，不會出現(xiàn)混亂或越權(quán)等情況，而且一旦出了問題也能及時(shí)找到相應(yīng)責(zé)任人，而不是相互推諉。（三）提升管理者的專業(yè)水平。不論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理還是信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代電子檔案的管理，都需要管理人員來操作，因此，學(xué)校必須注重檔案管理人員專業(yè)水平的提升與強(qiáng)化。一方面，學(xué)校應(yīng)分配專門的檔案工作者，成立檔案管理部門，明確負(fù)責(zé)人與執(zhí)行人員，并定期對檔案管理人員提供培訓(xùn)課程與實(shí)踐機(jī)會，提升他們的檔案管理知識與技能，以便更好地開展檔案管理工作。另一方面，學(xué)校應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新的力量，引入先進(jìn)的管理理念和方法。若有需要，學(xué)校還可聘請相關(guān)專業(yè)人士開設(shè)專題講座，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，多學(xué)習(xí)多見識，不斷提升自身專業(yè)能力與素養(yǎng)。（四）檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，各行各業(yè)都陸續(xù)開展信息化建設(shè)，學(xué)校也應(yīng)充分認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的價(jià)值，并積極展開檔案管理信息化建設(shè)。首先學(xué)校應(yīng)加大投入力度，積極購置先進(jìn)設(shè)備、引進(jìn)先進(jìn)人才、學(xué)習(xí)先進(jìn)理念與管理模式等，并在日常培訓(xùn)中增加信息化知識與技術(shù)，幫助檔案管理人員掌握相應(yīng)的信息知識與技術(shù)。其次，學(xué)校應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)與校園網(wǎng)結(jié)合起來，若有條件還可與其他軟件系統(tǒng)連接，創(chuàng)建完整的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資料信息的實(shí)時(shí)更新與共享。再次學(xué)校可創(chuàng)建檔案信息檢索系統(tǒng)，相較于其他檔案管理工作，初級中學(xué)檔案管理工作較為簡單，在收集檔案資料的時(shí)候可按照人事、教學(xué)、行政等分類管理資料，并在創(chuàng)建檔案信息的時(shí)候?qū)⑼愋蜋n案放置在同一窗口，這樣不論是后期管理還是查閱都能很快檢索到需要的信息資料。（五）注重軟件硬件建設(shè)。硬件軟件是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)設(shè)施，學(xué)校在開展檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)也必須注重軟件硬件的建設(shè)。一方面學(xué)校應(yīng)注重硬件軟件設(shè)施的采購工作，在選擇硬軟件設(shè)施的時(shí)候要考慮價(jià)格、質(zhì)量、使用壽命、內(nèi)存量等因素，確保購買的設(shè)施能滿足學(xué)校檔案管理工作的需求。另一方面學(xué)校應(yīng)要求每位檔案管理人員都能正確使用相關(guān)設(shè)備，并懂得軟硬件設(shè)施的日常維護(hù)與檢查，避免人為錯(cuò)誤操作損壞設(shè)施，進(jìn)而損壞或遺失檔案資料。此外，學(xué)校必須強(qiáng)化檔案管理工作的安全性，如檔案錄入與存儲的電腦需定期殺毒、安裝防火墻、設(shè)置登錄密碼等；重要檔案資料應(yīng)做好備份；明確檔案錄入、管理、查閱等權(quán)限，并各自保管好自己的登錄密碼；定期檢查軟硬件設(shè)施，做好清理與維護(hù)保養(yǎng)工作等等。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案資料不僅是學(xué)校歷史傳承的重要體現(xiàn)，也是學(xué)校后續(xù)管理與發(fā)展的重要支撐依據(jù)，學(xué)校必須重視檔案管理工作。初級中學(xué)檔案管理工作雖相對簡單，但仍不可掉以輕心。當(dāng)前初級中學(xué)檔案管理工作仍存在檔案管理意識不弱、制度不全、投入力度不夠、信息化建設(shè)缺乏等問題，學(xué)校必須正視這些問題，積極采取有針對性的解決措施，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)初級中學(xué)檔案管理工作的有效推進(jìn)。

作者:黃予菲 單位:北海市第八中學(xué)

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳樹華.學(xué)校檔案管理工作的重要探究[J].雜文月刊：學(xué)術(shù)版，2015（11）：105.

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檔案管理是企事業(yè)單位日常工作中的重要組成部分，而人力資源檔案管理又是重中之重。探究信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理很有必要。應(yīng)在保證信息安全的前提下，提高企事業(yè)單位人力資源管理的水平和效率。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

1.有助于企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息現(xiàn)代化。企業(yè)信息化建設(shè)是時(shí)展的必然趨勢，其中就包括人力資源檔案的數(shù)字化管理這一重要部分。它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供了可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)，推動了企業(yè)的信息化進(jìn)程。2.有助于檔案資料的保存。傳統(tǒng)的檔案資料以紙質(zhì)為載體，時(shí)間一長，破損嚴(yán)重，給管理帶來了不小的難度，同時(shí)不利于檔案的使用。借助于先進(jìn)的信息技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，大大降低了人為因素和非人為因素的影響，更利于檔案資料的保存和使用。3.有助于工作效率的提高。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主，不僅效率低下，而且極易出錯(cuò)，同時(shí)利用率不高，使檔案價(jià)值難以體現(xiàn)。數(shù)字化管理，信息的存儲、查詢更高效、更快捷，把檔案管理人員從繁重的體力勞動中解放出來，提高了工作效率。

二、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.檔案數(shù)量巨大難以快速數(shù)字化。目前，大中型企業(yè)中，信息資料經(jīng)過長年的累積特別豐富，給數(shù)字化管理造成了不小的困難。而中小企業(yè)，受自身?xiàng)l件的限制，資金投入不足，導(dǎo)致數(shù)字化設(shè)施、設(shè)備等，難以滿足人力資源檔案數(shù)字化管理的需求。2.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來的不安全因素。一是系統(tǒng)軟件由于設(shè)計(jì)中存在漏洞，極易被黑客等侵襲，致使信息被竊、流失、損毀。還有磁場等對信息傳輸?shù)耐ǖ涝斐筛蓴_，影響了信息的傳輸，留下了隱患，另外就是網(wǎng)絡(luò)的開放性給信息的安全性和保密性帶來沖擊。很多企業(yè)為了降低成本，忽略了網(wǎng)絡(luò)安全的重要性，對采購的設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)供應(yīng)商限制要求較低，也給黑客等入侵?jǐn)?shù)字檔案資料庫竊取信息提供了方便。3.人為操作導(dǎo)致的不安全故障。數(shù)字化管理需要高素質(zhì)的檔案管理人員的操作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。在實(shí)際情況中，很多從事檔案管理的人員年齡偏大，計(jì)算機(jī)操作不熟練，經(jīng)常出現(xiàn)一些失誤，造成信息丟失、損毀。另外，工作人員在操作上的不良習(xí)慣、違規(guī)操作等,都會導(dǎo)致安全問題的產(chǎn)生。再加上防護(hù)措施不到位、警惕性低，影響了網(wǎng)絡(luò)安全管理的整體質(zhì)量。

三、基于信息安全條件下的人力資源檔案數(shù)字化管理路徑探究

1.人力資源管理系統(tǒng)的開發(fā)要以安全為第一位。要想保證系統(tǒng)的安全性，可以借助Web搭建的開發(fā)平臺，也可以在企業(yè)人力資源管理中建立局域網(wǎng)，在局域網(wǎng)中建立管理系統(tǒng)。通過設(shè)置管理權(quán)限可以有效阻止非法用戶的侵入，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防護(hù)，還可以使用加密制度，保證數(shù)據(jù)在傳送的過程中，不會被篡改或盜竊，進(jìn)一步強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)通信的保密性，也可以建立防火墻來防御外部攻擊。2.建立人才信息管理數(shù)據(jù)庫。企業(yè)之間的競爭實(shí)際上就是人才的競爭，所以各個(gè)企業(yè)對人力資源的重視程度已經(jīng)上升到了戰(zhàn)略高度。將人才信息統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫中，更能夠使人力資源得到優(yōu)化，最大程度地發(fā)揮人力資源的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展作出貢獻(xiàn)。尤其是在人員招聘時(shí)，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行崗位匹配，實(shí)現(xiàn)高效、有效招聘，避免人才的浪費(fèi)，同時(shí)為后期的培訓(xùn)提供便利。還可以為異地招聘實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)視頻面試，既擴(kuò)大招聘范圍，又降低成本。3.績效考核信息管理模塊的建立。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，建立績效考核信息管理模塊是人力資源檔案數(shù)字化管理的重要內(nèi)容，績效考核信息既能夠體現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值，也能夠反映出團(tuán)隊(duì)的合作水平。不僅如此，還能為采購等給予一定的參考信息，通過績效考核信息一方面把員工的工作熟練程度反映出來，也將材料的質(zhì)量反映出來，企業(yè)可以據(jù)此加以改進(jìn)。4.崗位信息管理模塊的建立。崗位信息管理模塊的建立，能夠在確保工作效果得到有效提高的同時(shí),更為準(zhǔn)確地估計(jì)崗位的設(shè)置和價(jià)值相關(guān)性，使崗位設(shè)置管理和崗位價(jià)值管理更符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，也是現(xiàn)代化崗位價(jià)值管理的先進(jìn)模式體現(xiàn)。

四、結(jié)語

篇10

關(guān)鍵詞：預(yù)算；檔案管理；思考

財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心的部門預(yù)算是重要的工作內(nèi)容。作為相對獨(dú)立管理部門，主要承擔(dān)各項(xiàng)預(yù)算工作，也因此而產(chǎn)生各種檔案資料。雖然部門預(yù)算所產(chǎn)生的資料會有資料管理人員統(tǒng)一管理，但是，由于這些管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，所以對于預(yù)算檔案資料的管理缺乏科學(xué)性，使得這些資料的服務(wù)功能難以充分地發(fā)揮出來。為了強(qiáng)化部門預(yù)算大難管理工作，就要針對部門預(yù)算檔案管理的重要性充分認(rèn)識，針對預(yù)算檔案管理中所存在的問題進(jìn)行研究，并具有針對性地提出有效對策。

一、加強(qiáng)部門預(yù)算檔案管理的重要性

（一）做好部門預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算工作的順利展開

預(yù)算管理工作內(nèi)容復(fù)雜，多于財(cái)務(wù)管理有關(guān)。由于預(yù)算部門內(nèi)部的每一名員工都有本職工作，包括銷售預(yù)算、采購預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算等等，所以，幾乎每年的預(yù)算管理目標(biāo)都是由管理層決定，然后將目標(biāo)下派到相應(yīng)的部門進(jìn)行預(yù)算編制工作。在預(yù)算的一系列工作中，會產(chǎn)生各種資料作為預(yù)算管理流程的憑證。如果這些資料丟失，就會對預(yù)算工作的順利展開造成不良影響。因此，預(yù)算部門要做好檔案管理工作。當(dāng)預(yù)算工作進(jìn)入到執(zhí)行階段的時(shí)候，很有可能存在預(yù)算與實(shí)際差距。這就需要對預(yù)算作出調(diào)整，并對實(shí)際運(yùn)行成本采取有效的控制措施，由此而達(dá)到成本控制管理的目的。

（二）做好部門預(yù)算檔案管理工作有助于預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)

預(yù)算不是簡單地將預(yù)算作為財(cái)務(wù)金額的反映，而是對資源進(jìn)行有效分配，做到有計(jì)劃地投入，最大限度地產(chǎn)出，因此，預(yù)算關(guān)乎資源分配的計(jì)劃性和有效性。通過編制預(yù)算，以使得各項(xiàng)收支得到有效控制。做好預(yù)算檔案管理工作，各項(xiàng)資料都規(guī)范整理。當(dāng)進(jìn)行預(yù)算管理的時(shí)候，就可以查閱相關(guān)檔案資料對預(yù)算管理工作做出調(diào)整，以促使預(yù)算目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

（三）做好部門預(yù)算檔案管理工作可以提高預(yù)算工作的成效

在編制預(yù)算的過程中，要將預(yù)算目標(biāo)具體化，就需要分解預(yù)算指標(biāo)，并將預(yù)算指標(biāo)落實(shí)到個(gè)人，做到責(zé)任到位。當(dāng)進(jìn)入到實(shí)際行動中，預(yù)算編制就成為了成本控制標(biāo)準(zhǔn)，通過有效地控制成本達(dá)到預(yù)算目標(biāo)，其中，做好預(yù)算檔案管理工作是關(guān)鍵的內(nèi)容。當(dāng)預(yù)算編制工作進(jìn)入到執(zhí)行環(huán)節(jié)，需要控制的內(nèi)容有很多，包括材料的采購、銷售等等，都屬于預(yù)算范疇，可以對各項(xiàng)工作運(yùn)行中所產(chǎn)生的出來變化呈現(xiàn)出來。因此，要做好部門預(yù)算檔案管理工作，使得預(yù)算工作效率有所提高。

二、部門預(yù)算檔案管理工作中所存在的問題及做法

（一）對預(yù)算檔案管理工作沒有給予高度重視

如果在預(yù)算檔案管理工作中沒得到單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，就會在人財(cái)物上難以調(diào)配導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在很多問題。即便是預(yù)算檔案管理人員有心提高工作質(zhì)量，但是，財(cái)力不足，設(shè)備運(yùn)行不良或者面對量大而繁瑣的預(yù)算檔案管理工作而人員不足，就會影響預(yù)算檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（二）沒有按照制度要求執(zhí)行預(yù)算檔案管理工作

預(yù)算檔案管理工作中，由于沒有完善的管理制度，所以，檔案管理人員在履行職責(zé)的過程中，就不會嚴(yán)格要求自己。雖然一些單位已經(jīng)將預(yù)算檔案管理制度構(gòu)建起來，但是，在具體的執(zhí)行中，就不會嚴(yán)格按照制度完成檔案管理工作，而是將制度虛設(shè)。比如，在預(yù)算檔案管理工作中，對預(yù)算檔案資料沒有及時(shí)地收集、分類整理，沒有及時(shí)而規(guī)范地對預(yù)算檔案資料進(jìn)行立卷和裝訂。在檔案資料的保管中、資料的移交中，都沒有認(rèn)真履行程序，在借閱檔案預(yù)算檔案資料和銷毀檔案資料的時(shí)候，沒有在專門的管理人員的監(jiān)督下執(zhí)行，導(dǎo)致預(yù)算檔案資料丟失。特別是預(yù)算檔案管理工作中進(jìn)行人員調(diào)動的時(shí)候，就會出現(xiàn)檔案隨著人員的調(diào)走而流失的現(xiàn)象，或者部分預(yù)算檔案資料出現(xiàn)隨意打開封裝袋或者損壞的問題。

（三）預(yù)算檔案管理工作中存在設(shè)備落后的現(xiàn)象

一些單位雖然執(zhí)行了預(yù)算檔案管理，但是沒有建立專業(yè)的資料庫，檔案管理設(shè)備更是落后，導(dǎo)致檔案管理工作無法按照規(guī)定展開。部門預(yù)算檔案資料甚至存儲在預(yù)算部門，而沒有存儲在檔案櫥柜中。

三、部門預(yù)算檔案管理工作的思路及對策

針對部門預(yù)算檔案管理工作所存在的問題，就需要采取集中管理辦法，包括相關(guān)的管理制度、檔案管理設(shè)備以及檔案管理人員都需要強(qiáng)化管理。

（一）完善檔案管理設(shè)施以部門做好預(yù)算檔案安全管理工作

部門預(yù)算管理部門有必要將專門的檔案管理部門設(shè)立起來，建立預(yù)算檔案管理庫房，根據(jù)預(yù)算工作以及檔案管理工作實(shí)際將專門的檔案管理機(jī)構(gòu)構(gòu)建起來，并完善管理制度。首先，要將預(yù)算檔案票據(jù)管理部門建立起來，設(shè)置兩個(gè)編制人員對預(yù)算檔案資料實(shí)施專業(yè)化管理，除了對會計(jì)資料進(jìn)行管理之外，還要對相關(guān)的檔案資料和各種空白票據(jù)進(jìn)行管理。其次，需要將專門的預(yù)算檔案資料庫房構(gòu)建起來。庫房的各種安全設(shè)施要齊全以保證檔案資料的安全。所需要配置的安全設(shè)施包括防火設(shè)施、防潮設(shè)施、防塵設(shè)施、防盜設(shè)施，還要做好防蟲、防鼠管理工作。為了避免預(yù)算檔案資料在庫房中遭到損壞，還要安裝現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，諸如空調(diào)設(shè)備、密集架設(shè)備、除濕機(jī)以及計(jì)算機(jī)等等。

（二）完善檔案管理制度以對部門預(yù)算檔案管理工作形成約束

完善檔案管理制度，就是要將預(yù)算檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都制度化，形成約束機(jī)制，包括預(yù)算檔案的移交、立卷、歸檔；檔案資料的保管、調(diào)閱；檔案資料的銷毀等等，都要按照具體的制度執(zhí)行，同時(shí)還要做好檔案保密工作。針對檔案管理制度是否落實(shí)到位的問題，不要有關(guān)管理人員定期考核，作為工作崗位責(zé)任是否履行到位的依據(jù)，并將考核的結(jié)果指標(biāo)化。對預(yù)算檔案管理工作要采用現(xiàn)代化管理措施，實(shí)施信息化管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施預(yù)算檔案管理，包括預(yù)算檔案資料的目錄以及資料檢索工具等等，都可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)預(yù)算檔案自理哦的共享。有關(guān)部門和個(gè)人登錄到指定的檔案管理平臺，就可以對所需要的預(yù)算檔案資料進(jìn)行檢索，并履行監(jiān)督職能。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理流程強(qiáng)化檔案管理控制工作

檔案管理工作中，檔案資料的移交是嚴(yán)格重要的環(huán)節(jié)。預(yù)算檔案需要移交到檔案管理部門，預(yù)算部門就要按照相關(guān)規(guī)定在“檔案移交清冊”中做好記錄，按照規(guī)定填寫并有管理部門審查并蓋章后才可以向檔案管理部門移交。預(yù)算檔案的調(diào)閱手續(xù)要嚴(yán)格管理。預(yù)算檔案要做好財(cái)政歸口管理工作。當(dāng)進(jìn)行調(diào)閱預(yù)算檔案的時(shí)候，要求預(yù)算管理人員必須陪同，提供單位提供的借閱證明才能夠準(zhǔn)許調(diào)閱。預(yù)算檔案中，除了規(guī)定長期保存的檔案資料之后，其他的預(yù)算檔案資料都是有期限的。預(yù)算檔案資料的保留期限到期后，就要進(jìn)行銷毀工作。由于檔案資料關(guān)乎預(yù)算工作的歷史，對后續(xù)的工作具有重要的參考價(jià)值。在進(jìn)行“檔案銷毀清冊”的時(shí)候，要嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，填制檔案銷毀清冊并報(bào)歸口管理部門，經(jīng)過審查蓋章后才可以進(jìn)行銷毀處理。在預(yù)算檔案資料銷毀的時(shí)候，要按照規(guī)定在有關(guān)人員的監(jiān)督下銷毀。

四、總結(jié)

綜上所述，預(yù)算檔案管理中，由于預(yù)算檔案管理設(shè)施不足，加之有關(guān)管理人員對預(yù)算檔案管理沒有基于高度的重視，特別是沒有專業(yè)的預(yù)算檔案管理人員執(zhí)行相關(guān)的工作，導(dǎo)致預(yù)算檔案管理工作中存在一些問題。具有針對性地提出有效策略，以強(qiáng)化部門預(yù)算檔案管理工作，卻倒預(yù)算工作順利展開并獲得成效。

作者:李良春 單位:吉林省白城市財(cái)務(wù)總監(jiān)管理中心

參考文獻(xiàn)：

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