導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理數(shù)字化建設(shè)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

為了滿足時(shí)展的需求，檔案管理工作也迎來了新一輪的改革。信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中已經(jīng)高度普及，檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)成為了必然。而城建檔案作為城市發(fā)展歷史的“見證者”和“記錄者”，其數(shù)字化建設(shè)的全面落實(shí)也顯得更加迫切，本文針對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的問題進(jìn)行幾點(diǎn)研究。

【關(guān)鍵詞】

城建檔案；數(shù)字化建設(shè)；思考

引言

在城市建設(shè)和發(fā)展的過程中，城建檔案是非常重要的依據(jù)和參考，它記錄城市建設(shè)活動(dòng)中的重要信息和事件，在社會進(jìn)入了信息化時(shí)代之后，城建檔案管理工作也開始向著全面落實(shí)數(shù)字化的趨勢轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，能夠克服檔案檔案管理中存在的諸多問題，同時(shí)也能夠緩解當(dāng)前檔案管理的諸多壓力，促進(jìn)城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。

1.城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

任何事物的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，在構(gòu)建城建檔案管理信息化的過程中，也會遭遇很多問題，管理人員必須要客觀看待這些問題，并積極去解決這些問題，才能夠更快、更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，下面針對城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行幾點(diǎn)分析：

1.1我國在檔案管理過程中，長期存在技術(shù)落后、管理制度不完善的問題，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理也是如此，計(jì)算機(jī)軟件與硬件建設(shè)方面也非常薄弱，不能做到及時(shí)更新。信息時(shí)代檔案資源更新?lián)Q代非?？焖?，如果基礎(chǔ)性建設(shè)不完善，那么數(shù)字檔案信息也很難及時(shí)更新，同時(shí)也不利于信息儲存的安全性與規(guī)范性。

1.2從城建檔案管理的特點(diǎn)來看，其具有一定的法律價(jià)值，在以往的管理中，紙質(zhì)檔案是主要的記錄載體，檔案信息在被記錄之后，改變比較困難，因此在保密性和安全性方面與數(shù)字化檔案相比，存在明顯優(yōu)勢。但是實(shí)行了數(shù)字化管理之后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)本身存在很多安全隱患，加之我國在網(wǎng)絡(luò)管理以及數(shù)字化檔案管理方面的法律比較欠缺，數(shù)字檔案信息的安全性得不到有力保障。

1.3數(shù)字化檔案信息具有一定的共享性，也可以說信息共享是數(shù)字化管理的一個(gè)突出特征，實(shí)現(xiàn)了信息共享，就可以全面提升管理的效率和質(zhì)量，可以節(jié)約大量溝通交流的時(shí)間，對于檔案管理工作的意義非凡。但是實(shí)現(xiàn)共享的前提是數(shù)字檔案形式的規(guī)范和統(tǒng)一，必須要統(tǒng)一所有的數(shù)字檔案形式，才能夠?qū)崿F(xiàn)共享。但是目前我國并不具備統(tǒng)一的數(shù)字檔案格式和規(guī)范，同時(shí)在數(shù)字化建設(shè)方面也比較欠缺，這樣必然會影響日后的資源共享。

1.4傳統(tǒng)檔案雖然管理任務(wù)重，但是在保存上相對安全，并且也具有良好的穩(wěn)定性，保存時(shí)間很長，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與電子檔案相比具有一定的優(yōu)勢。而數(shù)字化檔案雖然實(shí)現(xiàn)了管理空間以及時(shí)間上的優(yōu)化，為管理人員提供了極大的便利，但是缺乏對管理環(huán)境依賴性較大，必須要借助完善的信息化系統(tǒng)以及設(shè)備來實(shí)現(xiàn)，一旦系統(tǒng)環(huán)境出現(xiàn)了問題，信息數(shù)據(jù)就非常容易丟失，電子檔案的穩(wěn)定性與保存期限都不及傳統(tǒng)檔案，這也成為了我國城建檔案數(shù)字化建設(shè)中的一大難題。

2.對做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的基點(diǎn)思考

基于以上對城建數(shù)字化建設(shè)中存在問題的研究，可以看到制定更加完善的數(shù)字化策略已經(jīng)非常迫切，在信息化的背景下，數(shù)字化建設(shè)在城建檔案管理中的落實(shí)和普及已經(jīng)成為了一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，因此有計(jì)劃、有目的的制定建設(shè)措施是非常必要的。

2.1前期的全面規(guī)劃。全面、科學(xué)的規(guī)劃是進(jìn)行城建檔案數(shù)字化建設(shè)的前提，科學(xué)的規(guī)劃能夠提成數(shù)字化建設(shè)的速度，也能夠保障數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。首先，要將有價(jià)值的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化文檔的轉(zhuǎn)化，這個(gè)轉(zhuǎn)化工作的工作量非常大，因此管理人員必須要對整體館藏有全面、具體的了解，做好調(diào)查分析，在這個(gè)前提下，對數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化工作進(jìn)行全面規(guī)劃，轉(zhuǎn)化需要依據(jù)一定的規(guī)范和程序進(jìn)行，要掌握重點(diǎn)，主次分明，因此做好調(diào)查，合理規(guī)劃是不可缺少的環(huán)節(jié)。

2.2加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。由于我國缺乏數(shù)字化檔案管理的規(guī)范和依據(jù)，因此在建設(shè)方面遭遇了很多問題。所以在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，必須要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。針對文檔資源共享的需求，建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范體系。具體來說包括信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)字檔案的規(guī)范等等。

2.3加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。城建檔案的數(shù)字化管理主要是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)建出一個(gè)檔案信息系統(tǒng)不僅需要一定的設(shè)備，還要有相應(yīng)的軟件，建立一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺紀(jì)合檔案的管理和共享在這里要注意信息系統(tǒng)的安全性使用者或者管理者在訪問網(wǎng)站時(shí)要進(jìn)行安全認(rèn)證和身份認(rèn)證，以免發(fā)生信息被盜或者毀壞等情況的發(fā)生保障信息系統(tǒng)和檔案信息的安全。

2.4完善資源渾的建設(shè)。城建檔案需要進(jìn)行基本信息資源庫的建設(shè)這里包括目錄數(shù)據(jù)、目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等的建設(shè)為了提高數(shù)字檔案的專業(yè)性河以將工作的重點(diǎn)放在特色資源庫的建設(shè)上將各個(gè)專業(yè)和類型的檔案信息資料建立專門的數(shù)據(jù)庫使數(shù)據(jù)庫變得更加條理清晰一目了然提高數(shù)字檔案的實(shí)用性肩利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.5提高檔案的使用效益。城建檔案作為相關(guān)城市資料的提供者除了憑證需要還有應(yīng)起到其應(yīng)有的查詢、使用功能，為社會帶來一定的價(jià)值城建檔案數(shù)字化應(yīng)滿足建設(shè)部門以及社會對于相關(guān)檔案資料的需求，并為其提供查詢和使用的服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案的最佳使用效益。

結(jié)束語

城市建設(shè)的過程中城建檔案的數(shù)字化建設(shè)是不可忽視的重要方面，并且發(fā)揮著不缺取代的作用。為了能夠促進(jìn)城市建設(shè)發(fā)展，必須要積極完善城建檔案數(shù)字化建設(shè)的制度和規(guī)范，客觀看待存在于建設(shè)過程中的問題，有目的、有針對性的制定建設(shè)措施，這樣才能夠以最快的速度實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設(shè)，為城市的建設(shè)規(guī)范提供更加完善的數(shù)據(jù)支持。

作者：楊桂榕 單位：黑龍江省大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局城建處

參考文獻(xiàn)：

篇2

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.1檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時(shí)代的發(fā)展要求

隨著科技的進(jìn)步以及信息時(shí)代的飛速發(fā)展。人們的生活、學(xué)習(xí)、以及工作都在這信息化浪潮中發(fā)生著巨大改變。辦公自動(dòng)化水平的提升使無紙化辦公成為了必然，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式走向了信息化管理的發(fā)展道路。數(shù)字化建設(shè)比傳統(tǒng)的管理模式更加迅速和準(zhǔn)確。

1.2檔案數(shù)字化建設(shè)是社會發(fā)展的需要

檔案所包含的原始憑證是最真實(shí)可靠的記載，是國家信息資源的重要組成部分，具有很大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。當(dāng)今的人們已經(jīng)越來越開始關(guān)注獲取檔案信息的便捷性和時(shí)效性了。與傳統(tǒng)檔案載體相比較，數(shù)字化檔案的獲取更加方便快捷，而且不會損壞到原文件。所以順應(yīng)社會發(fā)展的實(shí)際需要，應(yīng)該盡快改變傳統(tǒng)的管理模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，準(zhǔn)確及時(shí)的為各個(gè)領(lǐng)域提供便利，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

1.3檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢

檔案數(shù)字化建設(shè)之所以會成為檔案管理的必然，是由于傳統(tǒng)的管理和數(shù)字化管理存在著幾點(diǎn)顯著的差別。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體成本高、容量有限，而且一旦遭到破話，將難以得到恢復(fù)。而數(shù)字化檔案載體成本低、容量大，數(shù)字檔案可以通過備份避免檔案受到損害。再加上紙質(zhì)檔案工作繁瑣、浪費(fèi)時(shí)間和精力，而數(shù)字檔案只需通過計(jì)算機(jī)就可以很方便的在很短的時(shí)間檢索到所需的內(nèi)容。最重要的差別是數(shù)字化檔案可以滿足人們在建筑設(shè)計(jì)和科研等方面的多維需求，這是傳統(tǒng)模式不能相比的。

1.4檔案數(shù)字化建設(shè)是開發(fā)和利用檔案信息資源的基礎(chǔ)

如果能將檔案的數(shù)字化工作做的出色，就能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理開發(fā)。開發(fā)檔案信息資源的目的是為國家更好的服務(wù)，達(dá)到社會資源共享的效果。檔案數(shù)字化建設(shè)之所以說是開發(fā)和利用信息資源的基礎(chǔ)，是因?yàn)閿?shù)字化建設(shè)可以克服地域的限制，實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案信息資源的服務(wù)和使用，確保檔案信息資源的準(zhǔn)確、時(shí)效性。因此，應(yīng)該加快檔案的數(shù)字化建設(shè)，使檔案信息資源得到最大限度的開發(fā)和利用，為社會主義現(xiàn)代化的建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

2.提高檔案數(shù)字化管理的對策

2.1建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共亨

檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案管理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各大型機(jī)關(guān)、企業(yè)日常工作中，每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采取雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時(shí)，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳，達(dá)到資源共享的目的。

2.2提供科學(xué)技術(shù)保障措施

在技術(shù)上進(jìn)行不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，技術(shù)創(chuàng)新要多樣化，譬如信息加密技術(shù)，數(shù)字簽名技術(shù)，防火墻技術(shù)，操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)，入侵檢測技術(shù)和長期可存取技術(shù)等。只有技術(shù)的不斷進(jìn)步與不斷更新才能促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全性，提供科學(xué)有效的技術(shù)保障，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的順利進(jìn)行。

2.3實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一管理

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，要保障電子檔案的真實(shí)性與完整性，需要從管理的角度出發(fā)。主要包括對管理體系的加強(qiáng)、提升體系標(biāo)準(zhǔn)化、增強(qiáng)研究體系的支撐體系等。在管理制度上，也要從不同方面來完善。譬如，要改善人員安全管理制度，加強(qiáng)文檔管理，健全系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度等。在建立檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系時(shí)，必須依據(jù)國家確定的國家信息化相關(guān)規(guī)定來制定，同時(shí)還要與行業(yè)和地方的相關(guān)政策、辦法相結(jié)合，使之形成嚴(yán)密的體系，從而使整個(gè)數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，步調(diào)一致，有利于部門之間、單位之間、系統(tǒng)之間，乃至整個(gè)城市、國家和國際之間的互通互聯(lián)。

2.4完善紙質(zhì)檔案規(guī)范處理

由于之前的檔案館存儲的文件等信息主要是紙質(zhì)文件、圖紙、照片和錄像帶等。所以，現(xiàn)在大部分檔案工作者首要的任務(wù)就是將這些檔案資源從各種不同的載體全部都轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)字信息的傳遞。首先，對提供利用率高的檔案信息，優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，將檔案信息的案卷級目錄、文件級目錄、摘要、提綱、重要數(shù)據(jù)等數(shù)字化。然后，利用相應(yīng)的設(shè)備，分階段依據(jù)不同的載體，采取不同的方式，著手實(shí)施必要的數(shù)字化處理。只有通過數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，才可使大量的館藏的固定化的信息被激活，使信息管理技術(shù)得到發(fā)展，從而適應(yīng)新世紀(jì)中高速高效的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

2.5加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)施建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)已成為信息資源開發(fā)的重要手段之一，其建設(shè)在數(shù)字化信息資源管理中有著舉足輕重的地位。基礎(chǔ)設(shè)施的優(yōu)化，需要配備適應(yīng)數(shù)字檔案信息發(fā)展所需的軟硬件。檔案部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況、配備適應(yīng)檔案數(shù)字化工作需要的辦公設(shè)備，保證能夠滿足檔案資料從輸入、存儲、管理到利用的數(shù)字化管理全過程的需要，努力實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、技術(shù)和產(chǎn)業(yè)的良性互動(dòng)，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)融合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和信息資源共享，充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)對檔案信息資源進(jìn)行合理的組織與加工。同時(shí)，還要配置先進(jìn)、適用和可靠的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件，從而提高檔案信息的有序性、完整性、可讀性以及安全性，此外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完美融合極大地方便了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了開發(fā)效率。

2.6建立檔案安全保障體系

隨著科技的發(fā)展，社會上網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段也愈加高端，如今網(wǎng)絡(luò)違法犯罪等問題日漸突出，譬如，計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)攻擊、垃圾郵件、系統(tǒng)漏洞、網(wǎng)絡(luò)竊密和虛假有害信息等問題層出不窮。要利用殺毒工具、訪問級別控制、防火墻、加密技術(shù)和病毒防護(hù)技術(shù)等全面堵截，防止網(wǎng)絡(luò)文件被非法破壞。在加強(qiáng)軟硬件以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)的同時(shí)，也不能忽略自然因素對管理工作造成的影響。要采取有效措施，積極預(yù)防應(yīng)對地震、火災(zāi)、冰雪和洪澇等突發(fā)自然災(zāi)害對重要檔案造成的破壞，避免造成難以估量的損失。數(shù)字檔案的存放如果能存放在不同的地方，這樣會大大降低損失率。數(shù)字檔案在保管條件上要求高，在選擇存放地點(diǎn)時(shí)要多角度、全方位地考察，將檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降到最低，確保數(shù)字檔案的安全管理。

篇3

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化

1引言

在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]。基于大數(shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲安全等級。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺，無法對輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會對人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測評估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺的存儲容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實(shí)現(xiàn)5臺PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級。通常情況下，在不可越級查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

【參考文獻(xiàn)】

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篇4

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.119

[中圖分類號]G647.24；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

0 引 言

信息時(shí)代的到來，要求高校的檔案管理必須向檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，必須注重計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的重要作用。而且，教育部和國家檔案局也共同提出要加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，要求要不斷提高高校檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。高校n案管理信息化主要是指通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案資料和音頻資料轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中，以實(shí)現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上管理。雖然各大高校也在落實(shí)政策，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，但是信息化建設(shè)的結(jié)果不是很理想，還存在許多需要改進(jìn)和完善的地方，必須不斷對其進(jìn)行優(yōu)化，使其管理水平進(jìn)一步得到提高。

1 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 缺乏完備的基礎(chǔ)設(shè)備

硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施是高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，沒有這些基礎(chǔ)的設(shè)施，檔案管理信息化建設(shè)也就失去其存在的物質(zhì)載體。然而，各高校的硬軟件配備情況卻不是很理想，有的高校認(rèn)為配備幾臺計(jì)算機(jī)就實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，而沒有對計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)程序系統(tǒng)的設(shè)置，也沒有配備其他相機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)電子設(shè)備。

1.2 未建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫

高校檔案管理信息化建設(shè)中的一個(gè)關(guān)鍵方面，就是要建設(shè)一個(gè)完整和持續(xù)更新的檔案信息數(shù)據(jù)庫。而各大高校檔案信息數(shù)據(jù)庫的現(xiàn)實(shí)狀況是，錄入的檔案信息不完整，只是走形式象征性地錄入一些信息；錄入信息之后就不再管理，很少根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行更新；錄入的信息未經(jīng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮藢?shí)，存在虛假的信息等。總之，各大高校所建立的檔案信息庫還存在不全面、不真實(shí)、更新不及時(shí)等問題。

1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

高校檔案管理的信息化過程不同于傳統(tǒng)的檔案管理過程，其中必然會涉及電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此，對檔案管理者的綜合素質(zhì)有了更高的要求。檔案管理者不僅需要具備基本的檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還需要具備熟練的計(jì)算機(jī)能力以及其他電子設(shè)備的使用能力。但是現(xiàn)實(shí)情況卻是各高校的檔案管理者要么具有基本業(yè)務(wù)能力，要么具有計(jì)算機(jī)使用能力，很少同時(shí)具有業(yè)務(wù)能力和電子設(shè)備使用能力。

1.4 未意識到檔案信息的安全問題

各高校在進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)過程中，很容易忽視的一個(gè)問題就是檔案信息的安全問題。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的檔案管理中基本不會出現(xiàn)安全問題，而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化之后，就必須高度重視檔案信息的安全問題，防止黑客或其他人的惡意攻擊以及電腦病毒等帶來的信息丟失問題。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化渠道

2.1 完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施

各大高校要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就必須打好根基，也就是要完善檔案管理的各種硬軟件設(shè)施。檔案管理信息化過程是一個(gè)復(fù)雜的過程，涉及眾多信息的輸入、更新、交換和共享等，因此，配備的計(jì)算機(jī)必須是高端的而且要設(shè)置好相應(yīng)的系統(tǒng)程序。同時(shí)，也要配備相機(jī)、掃描件、錄像機(jī)等其他電子設(shè)備，以用來進(jìn)行圖文的拍照、掃描和錄像等?？傊?，就是要加大資金的投入，完善硬軟件基礎(chǔ)設(shè)施，為真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，首先，需要將所有人的檔案信息錄入電腦中，不僅包括文字信息還包括音頻信息等，保證信息的完整性；其次，需要將錄入的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)，保證信息的真實(shí)性；最后，還要不斷更新和管理信息，保證信息的及時(shí)性?？傊?，加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程也就是保證信息完整性、真實(shí)性、及時(shí)性的過程。

2.3 培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才

檔案管理人才作為檔案管理信息化的核心，必須注重對其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。檔案管理人員應(yīng)該是同時(shí)具有計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備使用能力和檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。一方面，對現(xiàn)在任職人員的實(shí)際情況進(jìn)行相對應(yīng)的專業(yè)培養(yǎng)，以彌補(bǔ)其所欠缺的方面；另一方面，專業(yè)培養(yǎng)一批同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和專業(yè)檔案管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

2.4 提高檔案管理信息化中的安全意識

雖然高校通過檔案管理信息化的建設(shè)，檔案信息實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享，為管理檔案資料提供了巨大方便，但是檔案信息的安全問題是絕不可以忽略的。一方面，必須提高檔案管理人員的安全意識，提高其日常工作中的安全警覺性；另一方面，注重電腦自身系統(tǒng)的防護(hù)功能，避免黑客及其他人的惡意攻擊，及時(shí)備份檔案資料，避免因病毒等因素造成資料的丟失。

3 結(jié) 語

高校檔案管理信息化的建設(shè)過程是一個(gè)不斷完善的長久過程。高校必須針對目前出現(xiàn)的問題，采取對應(yīng)的措施，如完善檔案信息管理的基礎(chǔ)設(shè)施、加快檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程、培養(yǎng)專業(yè)的復(fù)合型檔案管理人才及提高檔案管理信息化中的安全意識等，來推動(dòng)高校檔案管理信息化的建設(shè)，來提高高校的檔案管理水平，從而使其更好地發(fā)揮作用。

主要參考文獻(xiàn)

篇5

關(guān)鍵詞： 高校 學(xué)籍檔案 數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等[2]，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。

再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等[3]。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。

第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)[5]。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻(xiàn)：

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篇6

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化管理；體系建設(shè)

信息技術(shù)的不斷發(fā)展對檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開展過程中還存在一些問題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級著錄工作的重要性逐漸得到提高，對整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響?；诖耍箼n案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級著錄工作，下面對相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。

1電子檔案文件級著錄難點(diǎn)分析

1.1著錄規(guī)則具有極強(qiáng)的系統(tǒng)性

目前，我國紙質(zhì)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)較為完善，電子檔案著錄方面有所欠缺，為了更好的應(yīng)對電子檔案文件級著錄工作，管理人員需要對著錄規(guī)則系統(tǒng)性方面的要求進(jìn)行明確，對相應(yīng)的規(guī)則體系進(jìn)行建設(shè)和完善?，F(xiàn)階段，電子檔案著錄工作中存在的問題也均是由規(guī)則體系的不完整所導(dǎo)致的。

1.2來源方面存在問題

對電子檔案著錄工作而言，文件背景信息及來源具有重要作用。來源背景、文檔結(jié)構(gòu)、內(nèi)容格式、原文等內(nèi)容均包含在電子檔案的著錄信息內(nèi)，同時(shí)文件利用與查找的方法之間的關(guān)系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統(tǒng)與背景信息一類的內(nèi)容和電子檔案產(chǎn)生較大的關(guān)聯(lián)，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡單的獲取來源信息，但也存在一些電子文件的來源復(fù)雜（多個(gè)人或多個(gè)機(jī)構(gòu)），即使來源相同的文件也可能出現(xiàn)分散的情況。目前在電子檔案著錄體系中，關(guān)聯(lián)信息、背景資料、生成者的著錄工作還存在較高的重復(fù)性，對檢索工具與著錄文件進(jìn)行重復(fù)操作時(shí)便會造成共享功能的浪費(fèi)。

1.3在格式方面的項(xiàng)目設(shè)置復(fù)雜程度較高

電子檔案結(jié)構(gòu)中沒有過多的著錄項(xiàng)目，管理人員需要對結(jié)構(gòu)載體特征、規(guī)格、類型標(biāo)識等內(nèi)容進(jìn)行著錄，同時(shí)需要將字節(jié)、字符一類的邏輯格式內(nèi)容進(jìn)行著錄，對于程序文檔方面，應(yīng)將編程語言與版本一類的信息進(jìn)行著錄。但目前對電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)方面未能提出相應(yīng)的著錄規(guī)范及要求，文件名、系統(tǒng)、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著錄工作中。

2解決電子檔案文件級問題的對策

2.1搭建軟件平臺，為文件級著錄工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

管理人員對電子檔案文件級著錄時(shí)，若想使著錄工作的水平有所提升，需要結(jié)合現(xiàn)代化的信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，對著錄及管理工作進(jìn)行完善。通過對文件級著錄軟件平臺的搭建，可以使后續(xù)的著錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經(jīng)常對其進(jìn)行更新或調(diào)整，因此著錄工作靈活性較強(qiáng)，若想使電子檔案的應(yīng)用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值得到保障，提高其準(zhǔn)確性，管理人員需要通過動(dòng)態(tài)的方式完成著錄工作，進(jìn)而對傳統(tǒng)著錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調(diào)整和改變，實(shí)現(xiàn)多維度的實(shí)時(shí)著錄。電子檔案文件級著錄軟件平臺的搭建可以對上述問題進(jìn)行有效的處理和解決，對全程著錄方面工作的實(shí)現(xiàn)具有較高的價(jià)值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個(gè)時(shí)期能夠更好地控制電子檔案信息，對著錄工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整，并將背景信息以及檔案內(nèi)容當(dāng)作基礎(chǔ)，促進(jìn)深度整理工作的開展，最終使著錄工作的效率得到提升，對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。

2.2明確著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，促進(jìn)多級著錄工作的開展

管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著錄方面的重要要求和內(nèi)容，對其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價(jià)值，人們需要對文件級著錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的共享。若想實(shí)現(xiàn)深度整理，人們需要對著錄標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范方面的內(nèi)容進(jìn)行明確，同時(shí)制定出相應(yīng)的多級著錄規(guī)則，最終使規(guī)則趨于完整和完善。此外，人們需要對著錄細(xì)則進(jìn)行明確，這樣在出現(xiàn)著錄方面的問題時(shí)，可以依據(jù)細(xì)則內(nèi)容對其進(jìn)行處理。我國標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制訂人員要對國際標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行研究，完善我國的規(guī)則的不足之處。為了使不同級別的實(shí)體管理方面的內(nèi)容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達(dá)，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著錄工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在對多級著錄規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確時(shí)，需要對社會理論原則方面的內(nèi)容進(jìn)行考慮，對實(shí)際的工作情況進(jìn)行考慮，最終形成特有的著錄系統(tǒng)及結(jié)構(gòu)，使其可以獨(dú)立對著錄問題進(jìn)行處理，促進(jìn)著錄工作效率的提高。

2.3外包模式及管理工作的細(xì)化分析

管理人員在對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要將多級著錄方面的管理工作以及外包模式進(jìn)行分解，換言之，管理人員不僅需要對電子檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理，同時(shí)還應(yīng)對自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學(xué)合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對設(shè)備、資金以及人員方面進(jìn)行合理調(diào)配，通過有效的管理手段對其進(jìn)行管理，對操作模式以及外包條件進(jìn)行規(guī)范化處理，最終使著錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

作者:張冬梅 單位:中航飛機(jī)股份有限公司西安分公司

主要參考文獻(xiàn)：

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［2］閔莉.探究檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)面臨的困境及應(yīng)對策略［J］.卷宗,2015(9).

篇7

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案；數(shù)字化

伴隨現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸運(yùn)用到各行各業(yè)，采用信息化與數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建檔案資源綜合管理平臺具有重要意義。其中作為企事業(yè)檔案的重要組織機(jī)構(gòu)，檔案資源的規(guī)范管理具有十分重要的意義，檔案資源管理系統(tǒng)的建立，可有效地保證企業(yè)資源管理系統(tǒng)共享機(jī)制，構(gòu)建數(shù)字檔案信息資源庫，順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢，也是促進(jìn)檔案管理信息化、增強(qiáng)日常檔案資源服務(wù)質(zhì)量的主要舉措。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景

目前計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息技術(shù)與人們的生產(chǎn)生活日益緊密，各行各業(yè)都紛紛推廣互聯(lián)網(wǎng)，行業(yè)數(shù)據(jù)迅速增長，與之而來的行業(yè)數(shù)據(jù)應(yīng)用需求逐漸旺盛。由此可見，傳統(tǒng)的計(jì)算技術(shù)將逐漸被大數(shù)據(jù)處理的計(jì)算技術(shù)所代替，并推動(dòng)軟件工程技術(shù)、操作系統(tǒng)、人工智能、程序設(shè)計(jì)技術(shù)與方法等技術(shù)的發(fā)展。同時(shí)，以大數(shù)據(jù)處理為中心的計(jì)算機(jī)技術(shù)還可以汲取傳統(tǒng)計(jì)算技術(shù)的優(yōu)勢，雙方進(jìn)行深度的融合，從而探討更多的研究熱點(diǎn)。

伴隨大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案資源數(shù)據(jù)信息服務(wù)，主要是利用檔案資源的各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行新開發(fā)與新利用，從而有效地促進(jìn)數(shù)據(jù)信息快速的擴(kuò)散、數(shù)據(jù)信息的增值、數(shù)據(jù)信息的創(chuàng)新利用。同時(shí)，還能憑借信息搜索、重組、分析等功能，按照用戶的需求提供更便捷、更時(shí)效的數(shù)據(jù)信息服務(wù)，有效地完善檔案資源館數(shù)據(jù)信息管理。對企業(yè)人力與文件檔案的管理工作，可幫助基層企業(yè)理人員對現(xiàn)有人力、財(cái)產(chǎn)、設(shè)備等資源科學(xué)的規(guī)劃與利用，從而促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)快速、協(xié)調(diào)、健康、持續(xù)的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源管理存在的難題

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案資源數(shù)據(jù)的管理需要從社會服務(wù)、管理、開發(fā)利用等方面進(jìn)行革新。不同于傳統(tǒng)的檔案館藏資源，數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)不僅擁有海量的信息量，而且還包含多種格式的數(shù)據(jù)與載體行駛，這對現(xiàn)有檔案資源管理增添了工作難度。

在大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源不僅面臨海量信息，而且還得在非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)中進(jìn)行分析管理，這需要通過信息技術(shù)來開展深度的挖掘與剖析，并將挖掘到的有價(jià)值信息反饋給用戶。所以，對于檔案資源信息化管理來說，必須建立提供智力服務(wù)的數(shù)字檔案館，形成豐富系統(tǒng)的知識數(shù)據(jù)庫，這是當(dāng)前工作的重中之重。不同于傳統(tǒng)信息匱乏的社會，目前各行各業(yè)的信息管理工具更加現(xiàn)代化、信息化，電子文件的利用十分普遍，這就容易造成信息泛濫、冗雜等不良現(xiàn)象。所以，檔案資源的信息化建設(shè)在信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)管理上需要加大人力物力財(cái)力，為用戶提供精準(zhǔn)及時(shí)的海量信息搜尋功能，保證信息數(shù)據(jù)的有效性，這項(xiàng)工作任重道遠(yuǎn)，還需要多方面的硬軟件建設(shè)。

三、大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源管理探究分析

從設(shè)計(jì)思路來看，檔案資源管理可從以下方面入手：1、分布式內(nèi)外集成。構(gòu)建“數(shù)據(jù)物理分布、服務(wù)邏輯集成”的方式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分布式管理，從而保證在各市、縣區(qū)等區(qū)域都能有效地儲存電子文件，形成高效運(yùn)行的管理環(huán)境；2、內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)結(jié)合。通過檔案資源系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)檔案信息服務(wù)、外網(wǎng)檔案信息服務(wù)的有效結(jié)合。具體來說，外網(wǎng)檔案信息服務(wù)是一個(gè)只包括在檔案堅(jiān)定后的非涉筆檔案信息庫服務(wù)，而內(nèi)網(wǎng)檔案信息服務(wù)更加完整，不僅提供信息庫服務(wù)，還能承擔(dān)非信息庫服務(wù)的功能。此外，前者主要為公眾提供檢索服務(wù)，并能和企業(yè)公開查詢、政務(wù)公開查詢形成信息共享機(jī)制；后者是為內(nèi)部工作人員與管理人員服務(wù)，帶有一定的機(jī)密性。3、多層次服務(wù)。內(nèi)部檔案信息服務(wù)主要是為內(nèi)部工作人員與管理人員提供檔案信息檢索、檔案目錄服務(wù)；公開申請與控制服務(wù)，能滿足外部用戶受理申請與電子文件利用的需求；實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)的公開，能滿足外部用戶的檔案目錄信息查詢需求。其檔案實(shí)體與聯(lián)系模型圖如下所示：

圖1 檔案結(jié)構(gòu)模型對比圖

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，檔案資源信息化建設(shè)還應(yīng)不斷構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、網(wǎng)”相互獨(dú)立又相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系，并實(shí)現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)儲存的功能。根據(jù)“檔案服務(wù)大平臺、應(yīng)用系統(tǒng)大集成、檔案數(shù)據(jù)大集中”的戰(zhàn)略目標(biāo)，檔案資源管理在系統(tǒng)集成與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面的需求逐漸旺盛，必須結(jié)合實(shí)際檔案信息實(shí)情進(jìn)行檔案資源的各種整合，構(gòu)建符合信息化需求的檔案資源集群平臺架構(gòu)；重新規(guī)劃檔案設(shè)備資源，在統(tǒng)一系統(tǒng)、統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案館藏的各種硬件資源與軟件資源，從而最大限度地發(fā)揮資源的功能。并且，還應(yīng)構(gòu)建檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全審計(jì)管理平臺，在應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)的熱備集群基礎(chǔ)上，保證檔案館各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的有效存儲。同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)安全上，還要建立績效考核機(jī)制，嚴(yán)格控制與管理檔案資源工作人員與管理人員的工作活動(dòng)，促使其履行職責(zé)，在權(quán)限范圍內(nèi)開展工作，并存儲與監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)庫安全審計(jì)系統(tǒng)的各項(xiàng)操作記錄，形成對應(yīng)的操作日志；互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)建立對應(yīng)的門戶網(wǎng)站，為用戶提供檔案目錄服務(wù)；政務(wù)網(wǎng)應(yīng)在數(shù)字地理空間框架平臺的基礎(chǔ)上，不斷完善與開發(fā)，為檔案資源的工作人員與管理人員提供政務(wù)決策服務(wù)；網(wǎng)必須保證檔案資源信息的準(zhǔn)確性、更新及時(shí)性、安全性。

四、結(jié)語

總而言之，面臨信息化時(shí)代的到來，加強(qiáng)檔案資源信息化平臺建設(shè)迫在眉睫，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境，不斷地完善檔案資源的信息化管理與數(shù)據(jù)化管理。事實(shí)上檔案工作雖然是基礎(chǔ)性的工作，但是一項(xiàng)長期性的重要工作，任何與檔案管理有關(guān)的信息數(shù)據(jù)均應(yīng)得到準(zhǔn)確、細(xì)致地管理，必須在保障檔案工作穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，最大限度地發(fā)揮與挖掘檔案資源的社會價(jià)值，將其更好地運(yùn)用到國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中，推動(dòng)社會與企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。（作者單位：山東省博興縣金泰利彩鋼板有限公司）

參考文獻(xiàn)：

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[4] 趙琳.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理對企業(yè)記憶支撐的作用分析[J].才智，2016（14）.

篇8

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 數(shù)字化檔案建設(shè) 困境 消解方法

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的條件下，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于諸多領(lǐng)域，尤其是在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，通過建設(shè)醫(yī)院數(shù)字化檔案，使得檔案管理水平有了顯著的提升，所以醫(yī)院數(shù)字化檔案的建設(shè)為醫(yī)院檔案管理工作的開展創(chuàng)造了有利條件。與傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化檔案具有存儲量大、便于檢索等優(yōu)勢，因而各大醫(yī)院都加強(qiáng)了數(shù)字化檔案建設(shè)。但是，在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，由于受到諸多因素的影響，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)還存在很多問題，所以必須采取有效措施加強(qiáng)對醫(yī)院數(shù)字化檔案的建設(shè)，從而提升檔案管理能力，為提高醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

一、醫(yī)院檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

所謂醫(yī)院數(shù)字化檔案指的是將紙張、錄像帶和錄音帶等介質(zhì)作為原始檔案資料，將這些資料通過掃描、轉(zhuǎn)化和壓縮等手段轉(zhuǎn)化成聲音文件、圖片文件等，轉(zhuǎn)化成的文件都是數(shù)字化檔案。在文字識別和存儲管理技術(shù)的作用下，將圖片和索引文段等存儲于磁帶庫或者是光盤里，在存貯介質(zhì)上實(shí)現(xiàn)對文件的管理。醫(yī)院為了提高檔案管理效率，通過數(shù)字化檔案建設(shè)，使得對檔案進(jìn)行高效管理，醫(yī)院運(yùn)用諸多查詢手段，迅速的檢索相關(guān)檔案資料，然后將數(shù)字化檔案信息到醫(yī)院的內(nèi)部網(wǎng)、局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)中，在全新的檔案管理技術(shù)作用下，采用數(shù)字化檔案管理方式，對醫(yī)院檔案信息予以有效管理，為醫(yī)療和科研工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。

總之，醫(yī)院數(shù)字化檔案以數(shù)據(jù)庫技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托，打造新型檔案信息形態(tài)，以電子存取服務(wù)方式，對醫(yī)院檔案加以管理、存儲和數(shù)字化加工?，F(xiàn)代信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，將綜合檔案信息資源作為中心，然后對其進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院檔案信息的高效處理和管理。因此，數(shù)字化檔案為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展創(chuàng)造了有利條件。

二、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)存在的問題

（一）電腦和網(wǎng)絡(luò)安全性問題

在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，由于電腦和網(wǎng)絡(luò)的安全性問題，使得醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)有待進(jìn)一步完善。雖然信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在不斷進(jìn)步，但對電腦和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成的威脅有很多，當(dāng)電腦或者是網(wǎng)絡(luò)中存在病毒時(shí)，將對醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)造成影響，因而對醫(yī)院數(shù)字化檔案信息構(gòu)成威脅。雖然醫(yī)院數(shù)字化檔案有空間小、傳閱速度快等特點(diǎn)，與傳統(tǒng)醫(yī)院檔案相比有很多優(yōu)勢，但在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，仍然存在著很多因素對醫(yī)院數(shù)字化檔案構(gòu)成了威脅[1]。醫(yī)院電子檔案信息具有不穩(wěn)定性，對電腦和相關(guān)硬件有很高的要求，如果硬件或者是軟件不符合要求，不法分子惡意修改將導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰現(xiàn)象，醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全性下降，不利于醫(yī)院數(shù)字化檔案的建設(shè)。

（二）醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)資金投入不足

在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)期間，醫(yī)院必須投入大量的資金，才能保證數(shù)字化檔案項(xiàng)目的順利開展。在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，醫(yī)院需要投入一定資金用于硬件方面的購置和軟件的開發(fā)，而且還包含對相關(guān)人員的培訓(xùn)。此外，醫(yī)院數(shù)字化檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的維護(hù)也需要有充分的資金作為保障[2]。然而，醫(yī)院財(cái)務(wù)預(yù)算不足，大部分資金用于提升醫(yī)療水平上，需投入較多的資金再購置先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，并需要一部分資金用于醫(yī)護(hù)人員培養(yǎng)，因而在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)中的財(cái)務(wù)支出不充足。

（三）信息存儲載體存在問題

在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，檔案信息都將存儲在載體中，如果存儲載體存在問題，將對醫(yī)院數(shù)字化檔案的建設(shè)造成嚴(yán)重的影響。當(dāng)前，醫(yī)院數(shù)字化檔案一般存儲在硬盤或者是光盤內(nèi)，進(jìn)而對醫(yī)院數(shù)字化檔案的存儲。但是，在外界環(huán)境的影響下，存儲載體容易受到影響，比如，存儲載體受到灰塵污染、劃傷影響，或者是受潮，都將使得存儲載體受到傷害，存儲載體中的數(shù)據(jù)信息損壞甚至丟失，有些數(shù)據(jù)信息難以修補(bǔ)[3]?？傊?，存儲載體具有不穩(wěn)定性，對醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的完整性造成嚴(yán)重影響。

（四）紙質(zhì)文件和電子文件共存

一些醫(yī)院在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，依然還存在著紙質(zhì)文件和電子文件保存共存的現(xiàn)象，因而造成資源上的浪費(fèi)，并且未能充分發(fā)揮數(shù)字化檔案建設(shè)的作用。因此，醫(yī)院必須轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，對數(shù)字化檔案管理予以全面認(rèn)知，從而最大限度的發(fā)揮醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)的作用。

三、醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)面臨的困境及消解方法

（一）加大醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)資金投入力度

醫(yī)院在經(jīng)營過程中，會形成不同類型的檔案，而這些檔案是醫(yī)藥醫(yī)療服務(wù)和科研工作開展的有利依據(jù)，所以醫(yī)院對檔案管理予以高度重視。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，醫(yī)院已經(jīng)向數(shù)字化檔案方向發(fā)展，在醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)期間，需要大量的資金支持，為了確保醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)取得了良好的效果，醫(yī)院應(yīng)該加大在數(shù)字化檔案建設(shè)資金投入力度，為醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)提供資金支持，通過將資金用于加強(qiáng)軟件和硬件方面的建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院數(shù)字化檔案的良好發(fā)展[4]。

（二）增強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全性和可靠性

醫(yī)院在數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，應(yīng)該不斷增強(qiáng)醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全性和可靠性，從而確保醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)取得良好效果。在提高醫(yī)院數(shù)字化檔案信息安全性和可靠性時(shí)，醫(yī)院可以采取信息加密和防火墻等安全防護(hù)措施，對醫(yī)院數(shù)字化檔案信息予以保護(hù)。目前，對于網(wǎng)絡(luò)安全管理手段而言，比較可靠的有防火墻和信息加密，這些信息防護(hù)手段對信息保護(hù)都能發(fā)揮巨大的作用[5]。因此，醫(yī)院需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)體系，及時(shí)備份信息資料，避免數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案信息被損壞或者是不可修復(fù)。在信息加密和防火墻等安全防護(hù)措施的作用下，有利于醫(yī)院做好數(shù)字化檔案的備份工作，以免數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息被損壞，即使檔案信息受到損壞也可以得到恢復(fù)，最大程度的提高醫(yī)院數(shù)字化檔案信息的安全性和可靠性。

（三）提升醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)人才的綜合素質(zhì)

醫(yī)院為了促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)取得良好的效果，應(yīng)該加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，通過提升醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)人才的綜合素質(zhì)，確保醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)更加符合規(guī)范，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。醫(yī)院在數(shù)字化檔案建設(shè)時(shí)，不僅要滿足一定的軟件和硬件條件，而且應(yīng)當(dāng)注重對人才的培養(yǎng)。

為了使得數(shù)字化檔案管理效果得到提高，醫(yī)院要建設(shè)高素質(zhì)的專業(yè)數(shù)字化檔案管理隊(duì)伍，定期對數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使得醫(yī)院字化檔案管理人員能夠熟練操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并掌握數(shù)字化檔案管理理論，為醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)做好鋪墊[6]。

（四）搭建數(shù)字化平臺

當(dāng)前，在數(shù)字化背景下，醫(yī)院為了提高檔案管理效率和質(zhì)量，加大了數(shù)字化檔案的建設(shè)力度，然而，實(shí)際上還面臨著一些問題，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)未能取得良好的效果，而且數(shù)字化在檔案管理中沒有得到有效應(yīng)用[7]。因此，為了對醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)面臨的困境進(jìn)行消解，醫(yī)院必須搭建數(shù)字化平臺，通過營造良好的數(shù)字化環(huán)境，從而為醫(yī)院檔案管理工作的開展提供保障。由于醫(yī)院數(shù)字化檔案建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，軟件開發(fā)、檔案管理和光盤備份等都是數(shù)字化檔案建設(shè)中的重要組成內(nèi)容，所以在搭建數(shù)字化平臺過程中，醫(yī)院需要加大檔案管理軟件開發(fā)和應(yīng)硬件設(shè)施購置上，選擇安全性和可靠性比較好的軟件和硬件設(shè)施，創(chuàng)建安全的資料存儲環(huán)境。

總之，在搭建數(shù)字化平臺時(shí)，醫(yī)院所采取的硬件組合和其他產(chǎn)品，一定是磁盤陣列方式的，而且是通過冗余設(shè)計(jì)而成的，那么，醫(yī)院可以選擇雙口光纖硬盤和陣列控制器等。同時(shí)，磁盤陣列要有不同的RAID保護(hù)級別，支持熱插拔功能，滿足用戶的需求。醫(yī)院在醫(yī)療服務(wù)過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，為了便于對文字和影像等檔案的管理，醫(yī)院在搭建數(shù)字化平臺期間，還可以利用高速掃描儀和雙服務(wù)器等將信息進(jìn)行錄入和保管，醫(yī)院相關(guān)人員以觸摸屏查詢和文檔網(wǎng)絡(luò)傳輸方式就能夠?qū)崿F(xiàn)對資源的共享，確保在數(shù)學(xué)化下醫(yī)院提高檔案管理質(zhì)量和效率[8]。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，醫(yī)院在檔案管理過程中，應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理工作中。因此，醫(yī)院需要加強(qiáng)數(shù)字化檔案的建設(shè)，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

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篇9

關(guān)鍵詞：基建檔案；數(shù)字化；建設(shè)

中圖分類號：P231 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、檔案的數(shù)字化

檔案的數(shù)字化管理其實(shí)就在我們每個(gè)人的身邊。比如說現(xiàn)在經(jīng)常提到的電子檔案，以及指紋錄入等，這些都屬于檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容。下面筆者就簡單的針對檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用以及檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)等方面做一個(gè)介紹。

（一）檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用

檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)階段的應(yīng)用非常普遍。它的出現(xiàn)一方面解決了紙質(zhì)檔案的不容易保存，查找困難，局限性大等一些難題。還增設(shè)了指紋錄入DNA采集等比較先進(jìn)的新形勢的檔案。這樣看來，檔案的數(shù)字化管理應(yīng)用會越來越廣泛的。

紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)暴露，一方面是推動(dòng)了數(shù)字化管理的發(fā)展，另一方面也是比較長時(shí)間的促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展?？梢哉f傳統(tǒng)檔案的缺點(diǎn)非常明確，但是也不能完全的拋棄，畢竟傳統(tǒng)檔案的優(yōu)點(diǎn)也是存在的。這樣就得需要相關(guān)的技術(shù)人員仔細(xì)斟酌，什么樣的檔案需要數(shù)字化。

（二）檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)非常多，大致可以分為三點(diǎn)：提高經(jīng)濟(jì)效益、提高辦公效率、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)等。每一點(diǎn)也是非常容易理解的。

提高經(jīng)濟(jì)效益簡而言之就是改變了過去一直用的是紙質(zhì)版的檔案，管理檔案的人員非常多，而且數(shù)字化檔案的管理相對比較簡單方便，不僅僅是節(jié)約了管理成本，節(jié)省了檔案的空間儲備，而且閱讀與查找起來還非常的方便快捷。

提高辦公效率主要體現(xiàn)在信息的傳遞上。不僅僅是查找較為方便，而且在異地調(diào)檔案的時(shí)候，非常容易的發(fā)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理大大提高相關(guān)人員的工作效率?？梢哉f真正的足不出戶就能辦成事情了。這樣還將文件的實(shí)體保管變成了一種最新形勢的信息中心。

增強(qiáng)檔案原件保護(hù)就是在紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒅?，檔案的使用就會相對比較安全，保管起來，也就比較省時(shí)省力。對于歷史久遠(yuǎn)的檔案的保管，顯得尤為突出。而且這樣還防止了經(jīng)常有檔案被篡改的行為?？梢哉f增謙了檔案原件的一些保護(hù)。

二、基建檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

（一）意識不強(qiáng)，管理制度不完善。我國現(xiàn)代化建設(shè)中，管理人員只注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，對檔案管理的認(rèn)識嚴(yán)重不夠，導(dǎo)致基建檔數(shù)字化建設(shè)不能有效落實(shí)。部分管理人員的管理意識不強(qiáng)，影響檔案管理工作開展的有效性。與此同時(shí)，基建檔案管理制度不完善，缺乏嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)，從而在實(shí)際工作中，檔案管理工作人員不注重檔案信息質(zhì)量的確定和工作效率的提升，不按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行檔案管理工作，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來很多困難。

（二）信息不全，檔案利用率低。在發(fā)展過程中，基建檔案的整理和收集沒有得到重視，使基建檔案出現(xiàn)信息缺失問題，致使基建檔案數(shù)字化建設(shè)部分標(biāo)準(zhǔn)不能得到有效執(zhí)行。實(shí)踐過程中，檔案管理工作人員忽視數(shù)字化建設(shè)相關(guān)管理制度，不注重檔案信息的整理、收集和歸納，致使電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式等方面存在不統(tǒng)一問題。檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責(zé)任感，忽略網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)和與電力有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息的收集，從而降低基建檔案數(shù)字化建設(shè)的工作效率。

（三）缺乏培訓(xùn)，專業(yè)水平不高。對檔案管理工作人員的培訓(xùn)沒有高度重視，使供基建檔案數(shù)字化建設(shè)出現(xiàn)工作人員專業(yè)性不強(qiáng)的問題。雖然檔案管理人員的管理意識已經(jīng)隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展有了顯著的增強(qiáng)，逐步重視檔案管理工作的質(zhì)量提高，但是，數(shù)字化儀器、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的運(yùn)用沒有受到重視，從而導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)無法達(dá)到預(yù)期效果。

（四）人才短缺，管理信息化不強(qiáng)。一般情況下，從事檔案管理的工作人員都趨向老齡化，檔案管理工作專業(yè)人才的短缺，導(dǎo)致基建檔案數(shù)字化建設(shè)速度非常緩慢。在實(shí)踐過程中，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得不到有效的運(yùn)用，使基建檔案管理的信息化不強(qiáng)，給基建檔案數(shù)字化建設(shè)帶來極大影響。

三、加強(qiáng)新時(shí)期基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作的對策與措施

（一）要重視檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)體系的研究。檔案數(shù)字化的目的是適應(yīng)信息時(shí)代檔案利用需要，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上共享共用，制度規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案信息資源生存和發(fā)展的基礎(chǔ)，是數(shù)字檔案資源共享的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)，如各類別、各載體檔案的數(shù)字化規(guī)范、電子檔案備份、電子檔案保管、鑒定、下載利用等，都需要科學(xué)研究，標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)應(yīng)從管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范三個(gè)層面來研究制訂、確實(shí)推行。從簡單的標(biāo)準(zhǔn)化向科學(xué)、精確的標(biāo)準(zhǔn)化，從孤立的標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)發(fā)展，從單個(gè)標(biāo)準(zhǔn)向標(biāo)準(zhǔn)體系發(fā)展，是標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的趨勢。但目前看，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還處在簡單、孤立、單個(gè)的狀態(tài)，還沒有形成完整的體系，在軟件開發(fā)、流程管理、數(shù)據(jù)管理等方面的標(biāo)準(zhǔn)還很不完善，亟需加強(qiáng)研究。

（二）加強(qiáng)宣傳，不斷提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)人員的思想認(rèn)識?；窘ㄔO(shè)檔案是國家的重要信息資源，是服務(wù)當(dāng)代、關(guān)系未來的珍貴歷史財(cái)富。而基本建設(shè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，則是時(shí)展的客觀需要和基本建設(shè)事業(yè)現(xiàn)代化的必然要求。因此，我們要采取多種形式與途徑，經(jīng)常向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳基本建設(shè)檔案及其數(shù)字化的重要性和必然性，取得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的重視與支持。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識提高了，相關(guān)的人、財(cái)、物等問題，就會得到妥善地解決。與此同時(shí)，還要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的檔案數(shù)字化管理意識，使他們增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，以便積極、主動(dòng)地投入到基本建設(shè)檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化的實(shí)踐之中。

（三）強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字化工作深入發(fā)展。一是堅(jiān)持規(guī)劃為先導(dǎo)，做好整個(gè)基本建設(shè)檔案數(shù)字化進(jìn)程的規(guī)劃和統(tǒng)籌安排工作，力求基本建設(shè)檔案數(shù)字化工作規(guī)范、有序地開展。二是借鑒國內(nèi)外基本建設(shè)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)構(gòu)建基本建設(shè)管理規(guī)范化和基本建設(shè)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系，大力推進(jìn)基本建設(shè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和國際化建設(shè)，奠定基本建設(shè)檔數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。三是加強(qiáng)基本建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，做好各大硬件環(huán)境建設(shè)、整個(gè)系統(tǒng)軟件建設(shè)和網(wǎng)路建設(shè)工作，努力提高基本建設(shè)檔案數(shù)字化的質(zhì)量和安全性能。四是抓好基本建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，建構(gòu)完整的專業(yè)化、數(shù)字化基本建設(shè)管理運(yùn)行體系，整合好各大基本建設(shè)數(shù)據(jù)庫，全力做好基本建設(shè)檔案的數(shù)字化開發(fā)工作，努力做到科學(xué)完整、安全無誤。五是鼓勵(lì)和引導(dǎo)平時(shí)對基本建設(shè)檔案需求量較大的部門、單位，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，盡量優(yōu)先使用數(shù)字化的檔案資料。同時(shí)，要指導(dǎo)和幫助利用者學(xué)會檢索與使用數(shù)字化基本建設(shè)檔案，提高數(shù)字信息的利用率和實(shí)效。六是依托先進(jìn)的科學(xué)管理理念和現(xiàn)代信息技術(shù)，做好基本建設(shè)檔案數(shù)字化和數(shù)字化服務(wù)等各項(xiàng)流程的科學(xué)設(shè)計(jì)和順利實(shí)施工作，將人為實(shí)施的流程和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)施流程有機(jī)整合，努力構(gòu)建高效、有條不紊、動(dòng)態(tài)共享的基本建設(shè)檔案數(shù)字化運(yùn)行流程和服務(wù)流程。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。社會步入信息、數(shù)字化時(shí)代，人們對基本建設(shè)檔案提供利用工作，提出了更新、更高的服務(wù)需求。高層次的服務(wù)，需要高層次的人才。所以，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，盡快提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，是做好檔案社會化服務(wù)工作的重中之重。為此，一是根據(jù)目前基本建設(shè)檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)現(xiàn)狀，通過各種形式，加大培訓(xùn)和提高的力度。要在不斷增強(qiáng)檔案管理人員政治素質(zhì)和檔案專業(yè)知識水平的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)提高他們在計(jì)算機(jī)、信息化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的專業(yè)知識與能力，使其較好地適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。二是大膽招聘和吸引一批檔案數(shù)字化建設(shè)所需要的復(fù)合型的專業(yè)人才，充實(shí)到現(xiàn)有基本建設(shè)檔案管理隊(duì)伍。通過這些工作，加強(qiáng)基本建設(shè)檔案人力資源的開發(fā)與培養(yǎng)，為基本建設(shè)檔案數(shù)字化提供強(qiáng)有力的人才支撐，促進(jìn)檔案事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。

結(jié)束語

基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是單位事業(yè)和基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案數(shù)字化管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

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篇10

【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新;內(nèi)容;重要性;存在問題;有效方法

創(chuàng)新是社會進(jìn)步和國家發(fā)展的源泉，對于我國國民經(jīng)濟(jì)的提高和社會各行各業(yè)的繁榮，有著重要的積極推動(dòng)作用，社會各領(lǐng)域都應(yīng)該積極創(chuàng)新，進(jìn)而取得更優(yōu)異的發(fā)展成績。計(jì)劃生檔案管理工作也不例外，相關(guān)的計(jì)生檔案管理部門必須在計(jì)生檔案管理實(shí)踐工作中開展創(chuàng)新，依據(jù)時(shí)展和社會進(jìn)步需求對計(jì)生檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，從而更好地滿足我國的計(jì)劃生育工作發(fā)展需要。

1計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新的重要性及創(chuàng)新內(nèi)容

計(jì)劃生育檔案管理能夠?yàn)槲覈_展計(jì)劃生育工作提供大量具有實(shí)用價(jià)值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩(wěn)定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計(jì)劃生育檔案管理人員必須充分認(rèn)識到計(jì)劃生育檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，同時(shí)進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)生檔案的管理力度，力求實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息資源的有效共享。計(jì)劃生育檔案管理工作是我國實(shí)施計(jì)劃生育基本國策的重要信息基礎(chǔ)，通過不斷的對計(jì)劃生育檔案信息管理人員進(jìn)行創(chuàng)新工作宣傳和數(shù)字化培訓(xùn)，可以提升工作人員的工作效率，提升計(jì)生檔案管理的數(shù)字化建設(shè)程度，提高計(jì)生檔案的利用率。同時(shí)也可以使我國的計(jì)生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認(rèn)識，更積極主動(dòng)地開展檔案管理服務(wù)。通常計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新包括兩方面的內(nèi)容：①對計(jì)生檔案實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理；②進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理數(shù)字設(shè)備的性能。相關(guān)計(jì)生檔案管理部門在實(shí)際工作過程中，必須建立一個(gè)規(guī)范化、科學(xué)化的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升計(jì)生檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，增強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作的權(quán)威性。同時(shí)計(jì)生檔案管理工作人員還應(yīng)該熟練掌握各種檔案管理新技術(shù)和現(xiàn)代化信息設(shè)備，能定期維護(hù)檔案管理信息化系統(tǒng)，只有這樣才能加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，合理有效地利用各種計(jì)生檔案信息資源。并且這種規(guī)范化的管理，還可以逐步加強(qiáng)計(jì)生檔案信息的真實(shí)性，提升我國計(jì)劃生育檔案信息的管理水平。開展計(jì)生檔案管理創(chuàng)新工作離不開優(yōu)秀的檔案管理人才和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備。因此計(jì)生檔案管理部門應(yīng)該定期的對計(jì)生檔案管理人員進(jìn)行檔案知識培訓(xùn)和現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)計(jì)生檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)專業(yè)技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項(xiàng)資金供計(jì)生檔案管理部門購買先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、正規(guī)的檔案管理技術(shù)軟件以及各種信息安全防護(hù)軟件，進(jìn)一步提升計(jì)生檔案管理數(shù)字化設(shè)備的各種軟硬件水平，創(chuàng)建起一個(gè)科學(xué)先進(jìn)的計(jì)生檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，最終促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進(jìn)行，為我國計(jì)劃生育工作的持續(xù)開展保駕護(hù)航[1]。

2計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中存在的問題

計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前我國計(jì)生檔案管理工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，它的開展既是順應(yīng)當(dāng)今信息時(shí)代社會發(fā)展趨勢的結(jié)果，也是現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在計(jì)劃生育工作中大規(guī)模應(yīng)用的必然結(jié)果。但是計(jì)生部門工作人員仍然應(yīng)該清醒認(rèn)識到，我國現(xiàn)階段在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些問題，亟待相關(guān)人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個(gè)方面：

2.1沒有設(shè)定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理機(jī)構(gòu)

現(xiàn)階段，我國許多的計(jì)劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時(shí)調(diào)動(dòng)，沒有統(tǒng)一的計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)對其考核管理。大部分計(jì)生檔案管理人員都沒有經(jīng)過嚴(yán)格的計(jì)生檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就直接上崗了。他們不能充分理解計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項(xiàng)計(jì)生檔案管理操作規(guī)定和業(yè)務(wù)知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計(jì)生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。

2.2缺乏統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和完善的檔案管理制度

當(dāng)前我國并沒有制定統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)都是自行發(fā)展，缺少規(guī)范化的檔案管理要求和準(zhǔn)則。因?yàn)槲覈挠?jì)生檔案管理人員很多都是臨時(shí)抽調(diào)來的，檔案管理專業(yè)才能不高，所以他們在計(jì)劃生育檔案管理工作中工作表現(xiàn)不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時(shí)計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)的管理制度也不完善，權(quán)責(zé)劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容等保密意識不強(qiáng)，一旦出現(xiàn)管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責(zé)任人[3]。

2.3檔案管理數(shù)字化建設(shè)資金不足

由于我國是一個(gè)發(fā)展中國家，經(jīng)濟(jì)條件還相對落后，所以我國各級政府在計(jì)生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現(xiàn)階段我國進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的最大制約因素，資金不足嚴(yán)重限制我國計(jì)劃生育檔案信息化管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因?yàn)闄n案管理經(jīng)費(fèi)少，很多計(jì)生檔案管理部門就難以購置先進(jìn)的數(shù)字化軟硬件設(shè)施，從而難以建設(shè)比較規(guī)范和科學(xué)的高性能計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

2.4數(shù)據(jù)庫建設(shè)較為落后

各級計(jì)生檔案管理部門的數(shù)據(jù)庫建設(shè)嚴(yán)重落后，這也是現(xiàn)階段導(dǎo)致我國計(jì)劃生育檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計(jì)生部門依據(jù)時(shí)展創(chuàng)建起了不同規(guī)模的計(jì)劃生育信息檔案數(shù)據(jù)庫，然而因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)庫沒有與先進(jìn)的檔案管理軟件相結(jié)合，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，所以，它們的利用率不高，在進(jìn)行一般的計(jì)生檔案管理時(shí)，很多時(shí)候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，降低了計(jì)劃生育檔案管理的水平。

3加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效方法

3.1提高計(jì)劃生育檔案管理人員的綜合素質(zhì)

因?yàn)槲覈挠?jì)劃生育檔案管理人員很多都不是專業(yè)的檔案管理人才，所以計(jì)生檔案管理機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)對這些人員的定期培訓(xùn)，從而提高他們的綜合素質(zhì)，幫助他們更好地勝任計(jì)劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，其培訓(xùn)內(nèi)容可從三方面著手。①對他們進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)，使他們養(yǎng)成良好的職業(yè)道德習(xí)慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認(rèn)識到計(jì)生檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)他們的工作責(zé)任心。②對他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)處理能力。③加強(qiáng)他們的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，從而提高他們的檔案管理設(shè)備操作水平[4]。

3.2加大資金投入，購買先進(jìn)的檔案管理軟硬件數(shù)字設(shè)備

在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案信息化建設(shè)的過程中，各類軟硬件設(shè)備是建設(shè)基礎(chǔ)和建設(shè)工具。因此各級政府都必須加大對計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，幫助他們購置先進(jìn)的檔案管理數(shù)字軟硬設(shè)備，為更好地開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。

3.3做好計(jì)生檔案信息的虛擬化工作

計(jì)生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計(jì)算機(jī)服務(wù)器資源進(jìn)行集中化管理。①通過創(chuàng)建虛擬的計(jì)生檔案信息資源，可以增強(qiáng)服務(wù)器的管理性能，進(jìn)而降低檔案信息數(shù)字化管理運(yùn)行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計(jì)劃生育檔案信息資系統(tǒng)相聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)本部門計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)生檔案信息的利用率。③在計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中，不斷創(chuàng)建規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)，創(chuàng)新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數(shù)據(jù)虛擬化的實(shí)現(xiàn)。簡而言之，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，極大地推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理事業(yè)的發(fā)展[5]。

3.4加強(qiáng)情報(bào)監(jiān)控加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案的情報(bào)監(jiān)控

對于完善各類計(jì)劃生育檔案信息，進(jìn)行科學(xué)的檔案信息管理意義巨大。在計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理過程中，不斷應(yīng)用新的信息模式，建立新型數(shù)據(jù)庫，能夠逐步增強(qiáng)計(jì)生檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)性、適用性和安全性。在進(jìn)行計(jì)劃生育檔案管理時(shí)，特別是在信息情報(bào)管理過程中，不斷進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)咨詢和實(shí)時(shí)瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計(jì)劃生育檔案信息。在具體的計(jì)劃生育檔案數(shù)字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強(qiáng)的職業(yè)道德意識，充分借助現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等方法，對計(jì)生檔案分類、歸整，并最終實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息的共享，提升計(jì)劃育檔案的利用率，確保計(jì)劃生育檔案管理的實(shí)用性、嚴(yán)謹(jǐn)性和真實(shí)性。也就是說計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)的普及極大地方便了計(jì)劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進(jìn)了我國計(jì)生檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展[6]。

4結(jié)語

綜上所述，對計(jì)劃生育檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展和數(shù)字化建設(shè)不但有利于進(jìn)一步促進(jìn)我國計(jì)生檔案管理工作的革新，還能促進(jìn)計(jì)生工作的規(guī)范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計(jì)生部門檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字化建設(shè)。雖然當(dāng)前我國計(jì)劃生育檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中還存在一些不足之處，但只要計(jì)生檔案管理工作人員積極學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代信息技術(shù)，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實(shí)現(xiàn)計(jì)劃生育檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

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[2]李忠平.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].科技視界，2013（24）：192.

[3]劉海峰.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探析[J].黑龍江史志，2015（9）：151.

[4]崔慧.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2017（6）：105.