導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理分類方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊的成員頻繁調(diào)動，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實際的歸檔文件分類中，采用級次分類法、收文發(fā)文分類法、文號分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財富和精神財富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實物能夠真實的映射出當(dāng)時的統(tǒng)治階級、政治思想、社會經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對檔案文件有一個初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要刪除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們在進(jìn)行檔案歸納管理時要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯誤的話要注意及時進(jìn)行更正，同時一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯誤后再進(jìn)行更正的話，就會浪費許多時間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時針對分類文件要有明確的標(biāo)識，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

篇2

一、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的必然性

(一)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理由粗放型向集約技術(shù)型轉(zhuǎn)變的必然要求。對我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是一個新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的類型、內(nèi)容構(gòu)成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認(rèn)識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進(jìn)杜區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是加強國家檔案資源建設(shè)的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，國家檔案資源建設(shè)將會受到十分不利的影響。

(三)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的自動化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的自動化和網(wǎng)絡(luò)化是根本不可能的。

(四)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)具有醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)服務(wù)等六位一體職能，是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分。隨著社區(qū)建設(shè)的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為政府實行的具有一定福利性質(zhì)的社會公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作用的充分發(fā)揮。

二、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的任務(wù)和內(nèi)容，是推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。從目前情況看，推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容有如下三個方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的構(gòu)成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案主要應(yīng)包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合管理類檔案主要應(yīng)包括對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)、人員、資格等方面進(jìn)行管理的過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應(yīng)包括四個方面情況：①社區(qū)人口學(xué)資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險因素調(diào)查及評估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的核心，主要應(yīng)包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應(yīng)包括兩個方面，一是以問題為導(dǎo)向的健康問題記錄，二是以預(yù)防為導(dǎo)向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進(jìn)展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉(zhuǎn)診、會診記錄等。預(yù)防為導(dǎo)向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預(yù)防接種記錄；③兒童生長與發(fā)育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育類檔案主要應(yīng)包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內(nèi)容、健康促進(jìn)記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)藥品管理類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進(jìn)出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)設(shè)備類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)購置診斷設(shè)備、治療設(shè)備、醫(yī)療輔助設(shè)備、電教設(shè)備的隨機文件材料和在使用維護(hù)過程中形成的文件材料。儀器、設(shè)備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設(shè)備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)基本建設(shè)類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)辦公、活動場所等基本建設(shè)項目的文件材料，如基本建設(shè)項目的設(shè)計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)財務(wù)檔案主要包括財務(wù)決算報表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的分類方法

可將整個社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進(jìn)行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進(jìn)行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個家庭分類，然后在每個家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進(jìn)行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進(jìn)行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進(jìn)行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進(jìn)行分類。

5．設(shè)備管理類宜采用類別――設(shè)備分類法進(jìn)行分類。先將設(shè)備類檔案按設(shè)備類別分開，然后在每個類別內(nèi)按具體設(shè)備進(jìn)行分類。

6．基本建設(shè)類宜采用項目分類法進(jìn)行分類。將基本建設(shè)類檔案按各個具體的基本建設(shè)項目進(jìn)行分類。

7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進(jìn)行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按會計檔案材料的類型進(jìn)行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的幾個重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的收集工作。堅持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的原則，進(jìn)一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的保管和檢索利用提供基礎(chǔ)條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護(hù)、保密、統(tǒng)計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的提供利用工作。加強社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案查借閱服務(wù)，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的實際需要。

三、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務(wù)，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進(jìn)。

(一)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的研究列入有關(guān)計劃，盡快拿出研究成果，以指導(dǎo)實踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計劃當(dāng)中，與其同步規(guī)劃，同步建設(shè)，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)，就跟不上檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程。只有及時培訓(xùn)、常指導(dǎo)、勤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應(yīng)高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，切實加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

(四)必須盡快出臺實施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理提出明確的要求。切實加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理各方面具體業(yè)務(wù)問題的研究，深入總結(jié)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，盡快制定并出臺實施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理有章可循，促進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的提高。

篇3

【關(guān)鍵詞】服務(wù)；檔案信息管理；方案

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人們逐漸發(fā)現(xiàn)了提高企事業(yè)單位工作效率的主要內(nèi)容，并不完全在于主體內(nèi)容的完善上，還需要考慮到與之相關(guān)的各項工作內(nèi)容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會的長期實踐當(dāng)中，很多的企事業(yè)單位提出了一些科學(xué)有效的改進(jìn)措施，并創(chuàng)設(shè)出了一些新穎的管理方案，但是對于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的企事業(yè)檔案信息管理雖然不遺余力地引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法和設(shè)備，但是理論性質(zhì)的服務(wù)理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務(wù)去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當(dāng)前國內(nèi)企事業(yè)單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內(nèi)容在于他們都沒有形成良好的服務(wù)意識和觀念，工作人員都沒有認(rèn)識到自己工作的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理是公司的一個必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動下，很多的工作人員開始出現(xiàn)了懈怠的心理，不愿意積極主動地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現(xiàn)階段的檔案管理，不僅對整體的服務(wù)效益有著相當(dāng)大的影響，而且成為了服務(wù)鏈中的一項重要內(nèi)容，能夠為客戶提供最為直接切實的服務(wù)。如果在這個時期，持續(xù)保持以往的檔案信息管理狀態(tài)，將會直接影響到整體的服務(wù)質(zhì)量，對于企事業(yè)單位的工作進(jìn)程將會產(chǎn)生較多的阻礙。為此，我國國內(nèi)的企事業(yè)單位，需要對當(dāng)前時代下的檔案信息管理內(nèi)容進(jìn)行多方面地完善，秉承單位內(nèi)部的服務(wù)理念，采取最為合理的管理方法，進(jìn)而推動整體服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、分層管理法

在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位中，存在相當(dāng)多的信息資料需要進(jìn)行合理地分類和整理，如果本身的檔案數(shù)據(jù)資料過于冗雜，將不利于服務(wù)工作的開展，查閱資料的速度會顯地十分慢，難以滿足人們的實際工作要求。分層管理方案便是應(yīng)對這種狀況的最好管理方式，它的特點主要凸顯于針對性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎(chǔ)上，對全部的信息資料加以分類，分類的標(biāo)準(zhǔn)一般被定為服務(wù)對象，根據(jù)不同的服務(wù)對象，進(jìn)行科學(xué)的分類。之后再根據(jù)不同的類別，提供最為切實的檔案信息服務(wù)。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實踐性相當(dāng)強，實效性也會更高。需要注意的是，在以往的企事業(yè)單位工作中，已然有相當(dāng)一部分的檔案管理人員對各種資料進(jìn)行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實際效用已然發(fā)揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務(wù)對象、信息收集目標(biāo)、信息資料內(nèi)容，同時，還有必要在檔案信息管理部門下，分設(shè)一些下屬部門，由這些部門分別對自己的工作內(nèi)容進(jìn)行管理。此外，對于不同部門所提供的服務(wù)內(nèi)容，也需要有一定的區(qū)別。分層管理法的科學(xué)性，主要體現(xiàn)在服務(wù)理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務(wù)內(nèi)容，最主要的原因在于服務(wù)對象的不同上，人們在實際的工作中，所需要的檔案信息服務(wù)內(nèi)容是不同的，對它們進(jìn)行科學(xué)有效地區(qū)分，能夠使整體的管理流程更加科學(xué)有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對管理主體、管理對象、管理內(nèi)容的細(xì)化，而其中的細(xì)化管理，不僅是整體工作開展的基礎(chǔ)，而且是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的主要方法?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位工作，十分注重對工作的細(xì)化，而且只有對工作進(jìn)行細(xì)化，只能實現(xiàn)精細(xì)化的管理，為人們提供更好的服務(wù)，因而企事業(yè)單位的檔案信息管理，需要實時地應(yīng)用分層管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各種優(yōu)點以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業(yè)單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對其進(jìn)行分類，將會是畫蛇添足的行為，對于整體的服務(wù)質(zhì)量提升，并沒有太大的作用。而且，在應(yīng)用分層管理方案的時候，需要對服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)主體進(jìn)行一定的分類，而相當(dāng)多的企事業(yè)單位沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多檔案信息，在進(jìn)行查閱的時候，出現(xiàn)較多的阻礙。同時，在檔案信息管理部門下分設(shè)相應(yīng)的分類部門之后，一旦服務(wù)內(nèi)容和責(zé)任出現(xiàn)不明確的狀況，將會嚴(yán)重影響到檔案信息服務(wù)工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對于管理內(nèi)容的分類，并沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和方向，很多的檔案管理人員，習(xí)慣于按時間進(jìn)行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個下屬部門，以促進(jìn)整體工作效益的提升。但是，在實際的工作中，這些管理人員又發(fā)現(xiàn)了一些嚴(yán)重的問題，那就是時間的劃分上，不能確定最為合適的時間標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)的企事業(yè)單位在運用分層管理法的時候，將時間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內(nèi)容，兩年以內(nèi)的屬于較為新穎的資料內(nèi)容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對檔案不斷地進(jìn)行更新工作，嚴(yán)重影響了正常工作地進(jìn)行。

二、數(shù)據(jù)庫結(jié)合法

信息時代的到來，人們的生活發(fā)生了很大的變化，很多傳統(tǒng)的內(nèi)容得不到人們的認(rèn)可，而且不再是當(dāng)前社會的主題。在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位管理中，存在一種科學(xué)有效的管理方法，即數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將現(xiàn)有的管理設(shè)備和管理方法，與數(shù)據(jù)庫完好地結(jié)合起來，雙方進(jìn)行科學(xué)地互動合作，進(jìn)而使得檔案信息管理的工作內(nèi)容更加完善科學(xué)。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的運用基礎(chǔ)，在于對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的完善，在這個過程中，檔案管理人員需要優(yōu)先利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)設(shè)出獨立的數(shù)據(jù)庫，并將收集整理到的全部內(nèi)容，實時地輸入其中，以提高整體的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時間內(nèi)，迅速有效地為客戶找尋到相應(yīng)的檔案信息，并選取針對性的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行服務(wù)?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理，運用最多的方法都是數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將企事業(yè)單位的整體檔案管理與服務(wù)，完全地與數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，雙方相輔相成。由于互聯(lián)網(wǎng)是該項工作開展的基礎(chǔ)，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學(xué)。同時，傳統(tǒng)的檔案管理采用的主要的是紙質(zhì)資料的收集整理，當(dāng)前的檔案管理在采用全新的數(shù)據(jù)庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實的服務(wù)，而且信息資料的收藏空間將會變得相當(dāng)大，不會像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，需要對檔案進(jìn)行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。

數(shù)據(jù)庫結(jié)合法也有著自己的缺點，它的最大缺點在于網(wǎng)絡(luò)的特點，即面向的人群是全體的社會人。因而在運用它進(jìn)行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的直接侵入上。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當(dāng)多的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段，而其中不乏存在一些社會的不良分子，他們對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫建立相對較為獨立，但是始終建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，于是長期面臨著外界的各種挑戰(zhàn)和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對檔案管理部門的致命打擊，整個部門會趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業(yè)素質(zhì)，高效地操作電腦，并將數(shù)據(jù)庫的防護(hù)措施進(jìn)行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。

三、自我檔案管理

在新時期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過程中，企事業(yè)單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當(dāng)前的社會，企事業(yè)單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務(wù)理念也應(yīng)該服務(wù)于人。為此，一部分企事業(yè)單位對現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權(quán)利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺，由客戶對自己的信息進(jìn)行更新、完善以及查閱，后臺的服務(wù)依舊是由企事業(yè)撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當(dāng)高的可行性。在實際的檔案管理工作中，一旦客戶產(chǎn)生了檔案信息服務(wù)的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯(lián)系，然后將自己的實際需求內(nèi)容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進(jìn)行相應(yīng)資料的檢索。這個過程相對較為麻煩，而且很多時候容易出現(xiàn)多種失誤的現(xiàn)象，不利于整體檔案管理質(zhì)量地提升。而在自我檔案管理當(dāng)中，客戶可以根據(jù)自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進(jìn)行知識體系內(nèi)容的攫取。

自我檔案管理也存在一定的不足之處。對于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認(rèn)知基礎(chǔ)和對先進(jìn)設(shè)備的運用能力，如果客戶不具備這些方面的內(nèi)容，那么自我檔案管理將不會產(chǎn)生實際的效用。而事實上，現(xiàn)階段的國內(nèi)人群體系，雖然知識人群占據(jù)了很大的比例，但是依然有相當(dāng)一部分人群，缺乏良好的科技認(rèn)知和使用能力，因而自我檔案管理對這部分人群是不適用的。為此，企事業(yè)單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務(wù)理念，根據(jù)客戶的不同狀況，制定最為切實的服務(wù)內(nèi)容，以獲得人們的支持，進(jìn)而產(chǎn)生相當(dāng)大的服務(wù)效益。

結(jié)束語

新時代的企事業(yè)單位檔案管理，在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重重挑戰(zhàn)下，必然需要進(jìn)行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴(yán)格的服務(wù)理念，切實地為公眾提供服務(wù)。

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篇4

當(dāng)今社會科技迅速發(fā)展，以往收集數(shù)據(jù)的模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)代社會發(fā)展需要。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的誕生，提高了數(shù)據(jù)收集的速度和質(zhì)量，且在某種程度上還促進(jìn)了社會的發(fā)展。

(一)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的概念

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是從許多的、不完全的、相對模糊的、存在噪聲的、任意的實際數(shù)據(jù)當(dāng)中，找出其中隱藏的、人們原先不了解的、但又是實際存在的、有用的信息和知識的過程［1］。數(shù)據(jù)挖掘所得信息具有先前未知、有效和實用三個特征。決策者對挖掘所得信息進(jìn)行分析，從中提取出隱藏的關(guān)系和模式，來對未來發(fā)生的行為進(jìn)行預(yù)測。

(二)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用

在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，數(shù)學(xué)方法經(jīng)常被用到，但在一些特殊的時候，也會用到非數(shù)學(xué)的方法。另外，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，除了上面提到的方法外，還可以用演繹的方法和歸納的方法收集數(shù)據(jù)。在使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)過程中，利用對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、收集和分析得出相應(yīng)的結(jié)果，并且這個結(jié)果在某些情況下，恰好能被用在管理信息、優(yōu)化查詢、過程控制、決策支持及數(shù)據(jù)維護(hù)等方面［2］。然而，由于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)特性，其在使用的過程中，涉及學(xué)科比較廣，并且還涉及數(shù)據(jù)庫、數(shù)理統(tǒng)計、人工智能、并行計算、機器學(xué)習(xí)、可視化等許多領(lǐng)域。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，常用到的有規(guī)則歸納、決策數(shù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、遺傳算法，以及可視化等技術(shù)。

二、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的形式

數(shù)據(jù)挖掘分為描述型與預(yù)測型兩種形式。描述型是對數(shù)據(jù)中存在的規(guī)則進(jìn)行描述，并且依據(jù)數(shù)據(jù)具有微觀性的特點找出其表征的、普遍性強的、概念層次較高的、比較宏觀的知識，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行概括總結(jié)和抽象來描述出同一類事物的相同屬性。預(yù)測型是分析和處理現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，來獲得某類事物中某些屬性的內(nèi)容，或者是預(yù)測出某類事物將來形成的規(guī)律等。在使用這兩種挖掘技術(shù)時，經(jīng)常用到的方法有分類方法、關(guān)聯(lián)方法和粗糙集方法。

(一)分類

在運用計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的過程中，分類是挖掘技術(shù)里的重點部分。數(shù)據(jù)收集的好壞，以及收集的數(shù)據(jù)的屬性分析都是由分類決定的。因此，分類在運用挖掘技術(shù)的過程中具有非常重要的作用。分類是對數(shù)據(jù)庫屬性進(jìn)行分析，把元組劃分成不同種類的過程。并且在其劃分過程中，根據(jù)數(shù)據(jù)形成的訓(xùn)練集，來集中對部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行處理劃分。然后，再對余下的部分?jǐn)?shù)據(jù)做測試，在測試滿足要求以后，遵守對應(yīng)的規(guī)則對其分類。在實際分類過程中，比較有代表性的分類過程是:明確分類的范圍、找出目標(biāo)屬性、組成訓(xùn)練集、研究屬性、算法選取、分類計算、結(jié)果顯示、選出測試集、分類規(guī)則驗證、輸出分類規(guī)則等［2］。

(二)相關(guān)規(guī)則

相關(guān)規(guī)則是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中，比較簡單實用的關(guān)聯(lián)分析規(guī)則。它可以準(zhǔn)確地將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行描述，并且能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格分析。在相關(guān)規(guī)則使用過程中，主要是對具體事物進(jìn)行描寫，并按照相同屬性進(jìn)行結(jié)合，然后對其進(jìn)行總結(jié)概括，找出其共同屬性和模式。一般會將關(guān)聯(lián)規(guī)則直接應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫中，統(tǒng)一地記錄下每個事物得出的數(shù)據(jù)，不但可以正確地記錄數(shù)據(jù)，同時消減了數(shù)據(jù)的搜索空間，使得整個運行系統(tǒng)得到改善和提高。

(三)粗糙集

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)中的粗糙集是被用作對不精確和不確定性知識進(jìn)行研究的一種數(shù)學(xué)工具，在系統(tǒng)整個使用中占的優(yōu)勢比較大［3］。首先，在使用粗糙集方法時，相應(yīng)的信息不需要了解，并且在運算的時候，算法比較簡單且容易控制，得到大量的計算機用戶的喜愛。其次，在運行粗糙集的過程中，能從數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)異常，排除知識發(fā)現(xiàn)過程中的噪聲干擾，同時還能將這類數(shù)據(jù)的規(guī)律在最短時間內(nèi)找出，并利用表格對其進(jìn)行歸納總結(jié)，將其變成決策表，為使用者的查詢提供方便。最后，在客觀世界，應(yīng)用有些規(guī)則的過程中也會出現(xiàn)不確定性。應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的時候會產(chǎn)生許多不確定性的信息，而這些不確定性都得依賴粗糙集對其進(jìn)行處理，這樣就使得數(shù)據(jù)挖掘的效率得到大大提高。

三、挖掘技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的意義

記錄歷史資料的重要工具就是檔案，它直接反映了檔案管理人員的智慧和成果［3］。由于計算機網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，在管理檔案信息的實際應(yīng)用中，引入挖掘技術(shù)可以使檔案的管理水平得到提高，并且改革了檔案信息管理的模式。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)應(yīng)用在檔案信息管理中是具有非常重要意義的。

(一)提高檔案信息管理的安全性

檔案信息是記載一些比較寶貴的資料，由此可知其價值的表現(xiàn)就是檔案信息的實體。對檔案管理者來講，保存有歷史意義的檔案信息的時間應(yīng)越長越好。保存得越長遠(yuǎn)，越體現(xiàn)了檔案信息的價值。其使用價值相對應(yīng)地增大了，被使用的頻率也相應(yīng)地增加，使保管工作非常困難，使用次數(shù)越頻繁，就越容易縮短檔案信息的壽命。同時，保密性是檔案信息管理的另一項重要工作，萬一檔案信息外漏，不僅相關(guān)人員的隱私權(quán)受到侵犯，還有可能對其以后生活造成消極負(fù)面的影響，造成了檔案保管與使用之間存在矛盾［4］。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運用到檔案管理中，可以很好地避免這種情況的發(fā)生，從而保護(hù)檔案信息實體和內(nèi)容的安全。

(二)加快檔案管理的效率，降低檔案管理的成本

檔案管理工作中引用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠有效改變以往傳統(tǒng)的檔案管理模式。使得檔案管理人員的工作效率和檔案信息管理水平得到提高。引入數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，工作人員的管理時間被大量節(jié)省，處理檔案信息的速度得到提高。同時，還可以加快檔案鑒定工作的發(fā)展。檔案管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)就是檔案的鑒定，傳統(tǒng)的檔案鑒定工作是由檔案管理人員憑借多年經(jīng)驗來實現(xiàn)的，具有主觀性。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運用，可以防止在鑒定檔案工作中因檔案管理人員的主觀性而造成有價值的檔案丟棄，為檔案管理工作提供了比較有效的定量化方法，使檔案的鑒定工作有據(jù)可依。

四、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理系統(tǒng)中的運用

隨著計算機信息化的迅猛發(fā)展，檔案管理工作也需要進(jìn)一步的完善。過去的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)代社會的需要，很多數(shù)據(jù)信息無法有效地使用。要想有效地利用現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)，使其價值得到充分發(fā)揮，使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)把那些隱含的信息挖掘出來，對其總結(jié)和使用是非常有必要的。檔案信息管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能讓挖掘出的知識信息得到發(fā)揮，并且能使檔案數(shù)據(jù)信息價值被充分地利用。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法有以下幾種:

(一)檔案分類法

檔案分類法是按照不同的種類把許多檔案進(jìn)行整理的方法。把檔案中屬性相似的放在同一個類別中，把那些檔案屬性不同的放在不同的類別當(dāng)中。在檔案進(jìn)行分類的過程中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠詳細(xì)地劃分這些檔案的類別，幫助管理員進(jìn)行檔案歸類，檔案的檢索效率和速度得到有效提高。

(二)檔案收集法

檔案收集法是先分析數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，并通過對這些數(shù)據(jù)做詳細(xì)的描述建立模型。然后用這些模型和所有的測試樣本進(jìn)行對比，一旦經(jīng)測試后有一個模型與樣本相符合，就可以依據(jù)這個模型對管理對象進(jìn)行分類。

(三)檔案保留法

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人力資源和社會保障檔案管理工作是一項專業(yè)性強的工作，對檔案管理人員素質(zhì)有著較高的要求。同時人力資源和社會保障檔案管理的信息化建設(shè)，對檔案管理人員的素質(zhì)也提出了新的要求，除專業(yè)素質(zhì)外，還要求其具備一定的計算機、現(xiàn)代化信息管理等知識和技術(shù)。但當(dāng)前人力資源和社會保障檔案管理工作中普遍存在著管理人員不足、人員整體素質(zhì)不高等問題，還有部分管理人員認(rèn)識不到檔案管理工作的重要性，工作態(tài)度不認(rèn)真，不利于人力資源和社會保障檔案管理水平的提高。

二、加強人力資源與社會保障檔案管理工作的措施

（一）實行集中統(tǒng)一管理。成立專門的人力資源和社會保障檔案管理中心，負(fù)責(zé)各種門類、載體檔案的收集、整理、保管和開發(fā)利用工作，全面清查分散保管在各科室的檔案，實現(xiàn)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，提高檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化水平，從而更好地服務(wù)民生；建立健全檔案查閱、借閱、裝訂、歸檔等一系列檔案工作的規(guī)章制度，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按規(guī)定辦事，落實各項規(guī)章制度，力求檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。為落實檔案的集中統(tǒng)一管理，首先應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)的重視度，促使各級領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理工作作為完善社會就業(yè)和保障體系的重要工作，建立由各級領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)組，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)，并進(jìn)行合理分工，由專人負(fù)責(zé)，開展檔案管理工作，做到職責(zé)明確；其次，加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配備工作所需要的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，提高檔案保管的安全性，實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化；最后，應(yīng)不斷加強檔案管理的信息化水平，全面開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，遵循簡明、實用、準(zhǔn)確的原則，利用電子掃描技術(shù)，有步驟有選擇地對所管檔案的基本信息進(jìn)行準(zhǔn)確采集和集中錄入，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，促使人力資源和社會保障檔案管理模式向信息化業(yè)務(wù)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，并實行動態(tài)化管理，隨時更新，以便快捷準(zhǔn)確地查詢檔案。

（二）完善檔案整理方法。由于人力資源與社會保障檔案數(shù)量較大，且較為零散，但具有群體性，可進(jìn)行整合處理，因此整理中可采用按“卷”整理的方法。為充分發(fā)揮按“卷”整理的優(yōu)勢，首先應(yīng)對其進(jìn)行分類概括，人力資源與社會保障檔案多是個人檔案，數(shù)量大、查閱次數(shù)多，且較為籠統(tǒng)，主要利用的是個人檔案或整體檔案。因此，可按照其所在地、所在公司或所在管轄的方法來進(jìn)行分類立卷；其次應(yīng)建立統(tǒng)一的立卷標(biāo)準(zhǔn)，以避免由于不同的立卷人員在理解、業(yè)務(wù)水平等方面的差異，導(dǎo)致案卷存在較大的差別。如明確立卷名方法，對于分類概括好的檔案，列出街道名稱、住宅名稱、單位名稱或所在管轄名稱，采用較為簡單的方法，以避免由于立卷人員不同而造成立卷名的不同；明確案卷標(biāo)題的擬寫方法，標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，如招工表、勞動合同鑒證冊等，以避免爭議問題，為人力資源和社會保障檔案的調(diào)用提供方面。

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[關(guān)鍵詞]數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用價值

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-01

社會不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在社會檔案管理的實際需要，因此必須要有一種時效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價值分析

檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計算機水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價值的資料，檔案信息實體是其價值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長時間的對檔案信息資源進(jìn)行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過檔案管理人員的經(jīng)驗進(jìn)行的，主觀性較強，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學(xué)、有依據(jù)。

2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對檔案進(jìn)行不同種類的劃分，通過檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對檔案進(jìn)行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的分析功能，將所有對象劃分成為不同種類的工作過程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點進(jìn)行分類。如使用者通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動保留使用者的訪問記錄，結(jié)合使用者的個人情況以及信息等進(jìn)行科學(xué)的分類。由于利用者的自身特點以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準(zhǔn)確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實就是對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對數(shù)據(jù)模型以及測試樣本之間的差異進(jìn)行對比，在測試時，如果測試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測試模型中的分類方法分類管理對象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學(xué)的分析數(shù)據(jù)庫中的信息，保證描述方案的科學(xué)合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進(jìn)行對比測試，如果多次測試后模型的準(zhǔn)確性比較高，就可以將模型作為標(biāo)準(zhǔn)，對不同的對象進(jìn)行科學(xué)的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實現(xiàn)個性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問卷，將問卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中，其主要包括使用者的個人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實際需要自動進(jìn)行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學(xué)的手段對老員工的檔案進(jìn)行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學(xué)的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學(xué)的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進(jìn)而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實現(xiàn)人事管理。

3 結(jié) 語

信息技術(shù)的發(fā)展推動了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進(jìn)信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學(xué)有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)

[1]韓樹河.計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)及其在檔案信息管理系統(tǒng)中的應(yīng)用探討[J].電子科學(xué)技術(shù)，2016（6）.

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關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 基礎(chǔ) 做起

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2015）05-0029-01

隨著計算機在高校檔案管理工作中的全面普及，計算機在檔案管理中發(fā)揮的作用越來越凸顯，檔案管理的智能化水平也越來越高。但計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的工具，前提是我們必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性，否則，再先進(jìn)的管理工具也不能達(dá)到我們期盼的管理效果。因此，高校檔案管理的現(xiàn)代化必須從檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作做起。

一、高校檔案管理基礎(chǔ)工作情況現(xiàn)狀

從我校檔案管理的實際情況分析，高校檔案管理普遍存在案卷數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜、時間跨度較長等特點，且由于處于封閉式管理狀態(tài)，案卷僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，加之不同時期對檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面，一是存在檔號不規(guī)范、沒有目錄號、一卷多冊現(xiàn)象；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象；三是存在部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索而難以利用；四是存在部分案卷未標(biāo)頁碼現(xiàn)象；五是存在組卷混亂現(xiàn)象，有按時間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一?？傊?，作為高校檔案管理部門，建校時間越長，管理檔案越多，館藏量越大，存在類似問題的情況就越嚴(yán)重。

二、實行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

高等學(xué)校要想提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，就要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。

一要全面普查案卷，去糟存精。這是實現(xiàn)高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。由于高校檔案管理史料繁多、年代久遠(yuǎn)，時間跨度長，尤其是有些高校經(jīng)歷了多次并校整合，勢必存在部分檔案過期、重復(fù)保存、或無查考價值的文獻(xiàn)等情況，所以，在實行計算機管理，必須首先剔除這些無用的文件信息，從而避免今后出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

二要重新組合案卷，實現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷就是將那些相互存在某種關(guān)聯(lián)的文件組合在一起。在重組案卷的過程中要將那些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新整合，同時，還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證案卷規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

三要結(jié)合學(xué)校館藏實際規(guī)范著錄工作。著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作，首先必須保證錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性，信息錄入要嚴(yán)格按照《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行，同時，也要緊密結(jié)合所在學(xué)校檔案管理工作實際，保證信息著錄的規(guī)范、完整。

四要統(tǒng)一分類號，保證檢索查全率。計算機檢索的主要優(yōu)勢就是能夠快速滿足人們族性檢索的需要，因此，為確保檢索的完整性，我們在分類過程中，必須根據(jù)“檔案分類法”進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外，在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度，以便及時校正各種分類錯誤，保證檔案檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保證檢索的查全率。

五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。因此，在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題或計算機識別不清的情況發(fā)生。實際著錄工作中，我們要結(jié)合計算機檢索需要將題名中責(zé)任者、事由、文種等相關(guān)信息，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整，則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的修飾語，這樣就可以在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)材料準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)著錄是一項繁瑣工作，也是一項最基礎(chǔ)的工作，尤其是對于那些建校時間較長的綜合性大學(xué)的檔案館來講，由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大，而且復(fù)雜。如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，就會影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。因此，要保證計算機著錄工作多、快、好，就要從以下幾個方面入手。

一要分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為人所用，而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。高校檔案館在推進(jìn)計算機管理的過程中應(yīng)根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低等情況進(jìn)行排序，分清輕重緩急，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

二要分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能較完整的揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力，又提高了著錄效率。

三要分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案，如“人員編制檔案”可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間、用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大提高著錄速度。

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【關(guān)鍵詞】檔案管理；數(shù)據(jù)處理；規(guī)范化

前言

為了更好的完成檔案管理工作，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實的工作基礎(chǔ)。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

1、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的具體問題分析

就當(dāng)前我國檔案管理現(xiàn)狀而言，我國檔案館以內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多的卷宗為主，這樣查閱資料極為困難：耗費時間長、時間跨度較大。由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，所以一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，另外各個時期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計算機管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象。

第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。

第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。

第四，案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)。

第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時按照時間或文種等組卷。

第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。根據(jù)上述問題分析我國的綜合性檔案館可發(fā)現(xiàn)，我國尚不具備建設(shè)計算機檔案管理的條件，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，逐一解決上述問題。

2、采用規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作方法、程序，提升檔案

管理的基礎(chǔ)水平

根據(jù)多年工作檢驗和科學(xué)的觀念中可知，必須從工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來逐步提高我國的檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理的收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

2.1實行案卷的全面普查，精益求精

進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟。通常由于綜合性檔案館長期未進(jìn)行檔案全面清查、移交單位對保管期限劃分不準(zhǔn)，因此常會有無查考價值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計算機管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案管理的有效性、提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

2.2案卷的重新組合、及其規(guī)范化

對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可量的堅持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應(yīng)堅持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標(biāo)題不清或無標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化館藏、實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化保管、進(jìn)一步提升檔案計算機管理利用效率。

2.3將著錄工作與本館實際相結(jié)合

為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄比不可少，同時著錄工作也是計算機管理中的一項重要基礎(chǔ)工作，它將會直接影響到計算機信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。我國1986年所頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同的檔案館自身條件的限制下、且技術(shù)要求不斷提高的情況下，檔案館應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實際情況和計算機技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本館的著錄細(xì)則。

2.4保障檔案檢索查全率、統(tǒng)一分類號

建立計算機檔案檢索的主要目的就是為了人們的檔案檢索需求，這也是實行計算機檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)我國的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實施細(xì)則。加強檔案分類過程中的校審力度，及時校驗糾正檔案分類人員錯誤。統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2.5提高檢索查準(zhǔn)率、規(guī)范題名

只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進(jìn)一步保證檔案檢索查全率。而單單依靠檢索查全率是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，同時還應(yīng)保證檢索查準(zhǔn)率。所以必須在著錄時進(jìn)行檔案的統(tǒng)一規(guī)范題名。而規(guī)范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現(xiàn)文不對題、內(nèi)容混淆以及計算機識別不清等情況的發(fā)生。例如將要題名的文種、事由和責(zé)任者等填寫完整。若無完整的題名要素，就應(yīng)將其補齊，而對于題名冗長的就應(yīng)刪除多余贅詞。同時也應(yīng)將影響檢索準(zhǔn)確率的文種統(tǒng)一文種。并利用計算機的獨特功能將關(guān)鍵詞項中的時間、地點和人名實行分別著錄，為日后的檢索工具的制作奠定基礎(chǔ)。

3、加快現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)進(jìn)程，做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

計算機的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項重要工程，而建館歷史悠久綜合性檔案館，其館藏較為豐富，案卷著錄工作量較大、工作極為復(fù)雜。因此必要要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計算機數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。抓好檔案管理著錄“多”、“快”、“好”工作要點。

3.1明確工作重心

為了充分發(fā)揮檔案對社會作用，使其為社會所用，這就是實施檔案管理的目的之一，而利用計算機進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在綜合性檔案館中推進(jìn)計算機管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會利用率較高、核心檔案實施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的社會利用率和計算機化進(jìn)程。

3.2實施分級次著錄整理

按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄。以準(zhǔn)確完整的揭示檔案特征和主題內(nèi)容，節(jié)省檔案管理工作人力、財力和時間。

3.3對檔案進(jìn)行分門別類，利用原基礎(chǔ)檔案

檔案基礎(chǔ)好的案卷，只要在此基礎(chǔ)上對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進(jìn)行案卷目錄的直接錄入、給予其統(tǒng)一分類號，從而減少檔案著錄的速度。

結(jié)束語

良好的檔案管理基礎(chǔ)，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的必要，才能更好的實現(xiàn)檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，為社會提供更好的服務(wù)。

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論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景、目標(biāo)、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。

論文關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;文件

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革從紙質(zhì)和電子混合檔案向全數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉(zhuǎn)變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉(zhuǎn)變。

一、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的背景

當(dāng)前，國家電網(wǎng)公司加快實現(xiàn)電網(wǎng)和公司發(fā)展方式轉(zhuǎn)變，努力創(chuàng)建一強三優(yōu)(電網(wǎng)堅強、資產(chǎn)優(yōu)良、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、業(yè)績優(yōu)秀)現(xiàn)代公司。國家電網(wǎng)公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進(jìn)檔案管理信息化。2006年，國家電網(wǎng)公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺建設(shè)項目2009年，在國家電網(wǎng)公司公司總部、華中電網(wǎng)公司、四川省電力公司等網(wǎng)省公司試點成功。目前，國家電網(wǎng)檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網(wǎng)公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應(yīng)用，廈門電業(yè)局作為國家電網(wǎng)公司轄區(qū)內(nèi)唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內(nèi)率先深化應(yīng)用該檔案管理信息平臺。

廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為國家一級，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進(jìn)單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進(jìn)集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近30萬卷(件)，機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。

但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質(zhì)檔案未實現(xiàn)數(shù)字化;二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數(shù)據(jù)互不交換、信息孤島較為嚴(yán)重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫;三是各部門檔案管理水平及管理軟件應(yīng)用水平參差不齊，低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象較為嚴(yán)重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性;四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低;五是靈活性不足，不能適應(yīng)機構(gòu)調(diào)整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應(yīng)用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

二、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的目標(biāo)

福建省電力公司根據(jù)自身工作實際，在國家電網(wǎng)公司檔案管理信息平臺的基礎(chǔ)上，采用B/S多層應(yīng)用體系結(jié)構(gòu)，應(yīng)用SOA、J2EE等先進(jìn)技術(shù)對軟件應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務(wù)工作要求的功能模塊和界面處理，實現(xiàn)了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數(shù)字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務(wù)的變化而進(jìn)行自行定制，減少了因業(yè)務(wù)變動而導(dǎo)致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用;創(chuàng)新性提出了現(xiàn)行文件層、整編文件層和永久檔案層三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數(shù)檔中心和控制平臺，實現(xiàn)了信息管理系統(tǒng)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集、整合、處理、歸檔全過程數(shù)字化。

檔案管理信息平臺主要應(yīng)用模塊包括應(yīng)知應(yīng)會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數(shù)字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產(chǎn)檔案、科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標(biāo)檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責(zé)任者、起止日期、機構(gòu)、文件類型、主題詞、關(guān)聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎(chǔ)目標(biāo)，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。

用戶可根據(jù)工作考查、學(xué)術(shù)研究、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、落實政策、個人取證等不同目的進(jìn)行檔案檢索。檔案管理信息平臺內(nèi)嵌智能操作平臺(IDOL)，在檢索的同時對信息進(jìn)行智能理解，主要完成檔案內(nèi)容資源的各項分析服務(wù)，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內(nèi)容提煉等，從無序的海量數(shù)據(jù)中，找到數(shù)據(jù)之間的關(guān)系和規(guī)律，進(jìn)一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應(yīng)用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務(wù)職能分類方法，而是在按業(yè)務(wù)活動劃分類別的基礎(chǔ)上，綜合運用了機構(gòu)級別、機構(gòu)性質(zhì)、所屬區(qū)域、文件格式等分類標(biāo)準(zhǔn)。

檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現(xiàn)縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后，將實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新，最終實現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用，為企業(yè)生產(chǎn)、管理提供決策服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案管理水平質(zhì)的飛躍。

三、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的實施步驟

第一步：引入文件連續(xù)體模型。文件連續(xù)體(RecordsContinuum)模型注重文件運動過程與文件管理過程的整體性、連續(xù)性與集成性，提倡檔案人員提前參與文件管理，直到文件被銷毀或永久保存，要求將文件管理與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合。為此，必須做到以下幾點：第一，新開發(fā)的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)必須滿足文件歸檔與檔案管理的功能需求;第二，對于已有的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，建立其與檔案管理信息平臺的接口，使系統(tǒng)能自動獲取歸檔電子文件并捕獲元數(shù)據(jù)，盡可能地將檔案管理監(jiān)控職責(zé)向前延伸;第三，對于文件檔案，明確各業(yè)務(wù)部門歸檔范圍和責(zé)任，提供檔案收集、整編及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口，實現(xiàn)對歸檔文件的前端控制和全程管理;第四，對于基建、設(shè)備檔案，在工程項目立項之初就同步確定項目歸檔范圍、整理規(guī)則、歸檔責(zé)任，最小化人為因素，使歸檔工作與工程建設(shè)同步、有序進(jìn)行。

第二步：引入知識管理理論。知識管理(KnowledgeManagement)是企業(yè)管理的新范式，也是指導(dǎo)檔案管理創(chuàng)新的新理念，即將文件檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊涵的知識，應(yīng)用先進(jìn)的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動。因此系統(tǒng)應(yīng)突出以下功能：

第一，數(shù)據(jù)資源全覆蓋，對于沒有納入傳統(tǒng)文件檔案收集范圍，但具有知識價值的資料、數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行管理，以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)所有顯性知識資源的整合與共享。

第二，服務(wù)手段多元化，如信息推送、信息訂閱、收藏夾、嵌入式服務(wù)等。信息推送即在其他應(yīng)用系統(tǒng)中主動提供需要的檔案信息，使用戶在需要的時候即可享有檔案資源;信息訂閱即用戶在系統(tǒng)中可以訂閱自己感興趣的專題，以便檔案管理信息平臺中一旦出現(xiàn)相關(guān)信息可以主動發(fā)送郵件通知用戶;收藏夾類似于專題，即把相關(guān)的主題內(nèi)容統(tǒng)一地聚集在子文件夾中;嵌入式服務(wù)即將平臺的查詢窗口嵌入到各應(yīng)用系統(tǒng)中，用戶可以在多種應(yīng)用系統(tǒng)中便利、快速地查詢檔案信息。

第三，服務(wù)技術(shù)智能化，在基本的數(shù)據(jù)采集后，檔案管理信息平臺對各類檔案資源進(jìn)行整合、挖掘、分析，構(gòu)建資源內(nèi)容平臺，為搜索引擎系統(tǒng)提供應(yīng)用基礎(chǔ)。

第三步：實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化。即通過各種掃描設(shè)備采集影像信息，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、圖象處理、文件排序歸檔、質(zhì)量審查、質(zhì)量二次檢查、數(shù)據(jù)掛接等一系列流水化作業(yè)，對掃描的文件進(jìn)行了糾偏、去污處理和格式轉(zhuǎn)換工作，把紙制文檔轉(zhuǎn)化為可供用戶瀏覽的全文信息影像。

檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用

四、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用后的效果和問題

檔案管理信息平臺建設(shè)應(yīng)用后，用戶只需在個人電腦上輕點鼠標(biāo)，輸入檢索字段，各種所需檔案文件就能以電子形式清晰呈現(xiàn)。用戶或查閱數(shù)據(jù)，或打印復(fù)印，或資料收集，均可自行快捷完成。檔案管理實現(xiàn)了圖、文、聲、像信息融合及網(wǎng)絡(luò)一體化管理，檔案從收集、整理、編目到存儲、借閱、銷毀等一系列管理工作都在網(wǎng)絡(luò)上完成。數(shù)字化檔案占用空間小、儲存信息量大、檢索方便快捷、應(yīng)用能力強、傳輸速度快，大大提高了辦公效率，降低了檔案管理的人力、物力、財力成本，減少了人工檢索失誤率，提高了辦公效率，增強了檔案服務(wù)的實時性、實用性、安全性和保密性，實現(xiàn)了管理科技化、檢索便捷化、服務(wù)人性化，滿足用戶對檔案信息快速傳遞和高度共享的實際需求。檔案管理信息平臺是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要手段，它將傳統(tǒng)管理手段和先進(jìn)技術(shù)手段有機結(jié)合，注重電子文件管理、檔案管理的先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實施，實現(xiàn)了檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化。通過建立統(tǒng)一的檔案管理信息平臺，樹立了發(fā)展、創(chuàng)新的理念，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，推進(jìn)了檔案管理高素質(zhì)人才隊伍建設(shè)，真正實現(xiàn)了檔案管理從保管范式向后保管范式的變革，真正實現(xiàn)了思想理念創(chuàng)新與技術(shù)方法創(chuàng)新。

因檔案管理信息平臺在廈門電業(yè)局上線運行時間不長，普及性不強，應(yīng)用用戶人數(shù)不多，有待進(jìn)一步宣傳推廣;檢索功能過于簡單，有待廣泛征求用戶意見后，進(jìn)一步完善;其他應(yīng)用系統(tǒng)與檔案管理信息平臺的標(biāo)準(zhǔn)接口尚未建立，有待進(jìn)一步建設(shè)實施;信息推送、信息訂閱、嵌入式服務(wù)等應(yīng)用模塊尚未正式啟用，還需要抓緊建設(shè)。

五、檔案管理信息平臺深化應(yīng)用的前景

篇10

數(shù)字化檔案的憑證價值，取決于元數(shù)據(jù)的整體性，如果對于某份數(shù)字化檔案的元數(shù)據(jù)整體中某一項元數(shù)據(jù)缺失，那么該份數(shù)字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數(shù)據(jù)的實施一定要標(biāo)準(zhǔn)化，要想保證元數(shù)據(jù)在實施中的整體性，只能依靠標(biāo)準(zhǔn)化。

1數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵

在現(xiàn)有的國際、國內(nèi)、行業(yè)等標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上，才能實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析，這些是針對具體的數(shù)字化檔案類型、用戶、業(yè)務(wù)管理流程等采用科學(xué)的方法所進(jìn)行的元數(shù)據(jù)模型中元數(shù)據(jù)功能項的設(shè)置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數(shù)據(jù)元素、元數(shù)據(jù)模型。根據(jù)這一定義，應(yīng)該明確的是，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學(xué)的方法。

2 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源

數(shù)字化檔案管理需求分析的信息源，是以數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權(quán)威性文獻(xiàn)、數(shù)字化檔案本身、用戶等。

就其本身而言的話，數(shù)字化檔案的分類豐富，有多媒體數(shù)字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數(shù)字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關(guān)于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數(shù)字化檔案的管理元數(shù)據(jù)范圍的需求分析。

針對權(quán)威性文獻(xiàn)而言，權(quán)威性文獻(xiàn)可以分為法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范、最佳實現(xiàn)及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內(nèi)外的有關(guān)文件管理、檔案管理和數(shù)字化檔案管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、最佳實踐及理論中存在著的有關(guān)對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析。

針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數(shù)字化檔案管理者、計算機系統(tǒng)管理員以及數(shù)字化檔案利用者所提出的分析方法。

3 數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求的分析方法

在數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)領(lǐng)域中，對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)進(jìn)行需求分析，要采用科學(xué)的方法才能保證其分析的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。筆者認(rèn)為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。

3.1自上而下演繹分析法

3.1.1文獻(xiàn)參考法

文獻(xiàn)參考法，以“文獻(xiàn)”形式表述有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、政策、規(guī)范等，以保證符合現(xiàn)行法律的規(guī)定，是從“文獻(xiàn)”的抽象到具體數(shù)據(jù)元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻(xiàn)中概括出數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的需求。美國匹茲堡大學(xué)的元數(shù)據(jù)項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。

3.1.2理論推導(dǎo)法

從文件管理理論出發(fā)進(jìn)行歸納演繹，以層層遞進(jìn)的邏輯來驗證數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的合理性，即是理論推導(dǎo)法。

目前流行的文件管理理論主要有：文件連續(xù)體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據(jù)，都對數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求均具有一定的指導(dǎo)意義。

以澳大利亞元數(shù)據(jù)研究項目《教育、研究與產(chǎn)業(yè)合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數(shù)據(jù)主要依據(jù)澳大利亞所獨創(chuàng)的“文件連續(xù)體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學(xué)研究項目《數(shù)字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據(jù)的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關(guān)理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。

3.2自下而上歸納分析法

3.2.1調(diào)查訪問法

通過對文件創(chuàng)建人員、文件管理人員等相關(guān)的專業(yè)人員等進(jìn)行跟蹤訪談和數(shù)據(jù)分析，按照用戶的實際需要，在大數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上得出數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求。另外用到此方法的是在跨國聯(lián)合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統(tǒng)里的應(yīng)用（簡稱INTERPARPES）。

3.2.2流程實際法

按照檔案實際管理的業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，通過數(shù)字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進(jìn)行需求分析。研究者持有這類分析方法會認(rèn)為文件管理流程和元數(shù)據(jù)是分不開的，所以，要理解元數(shù)據(jù)，就要緊緊聯(lián)系數(shù)字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統(tǒng)的手工管理業(yè)務(wù)流程。

以上方法各有優(yōu)劣，如文獻(xiàn)參考法，可以從宏觀上保證建立的數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)具有合法性和憑證性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)過于寬泛；理論推導(dǎo)法，可以保證其合理性和系統(tǒng)性，但建立的標(biāo)準(zhǔn)偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標(biāo)準(zhǔn)，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統(tǒng)性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)的需求分析時，需要綜合作用各類所學(xué)多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)更全面和客觀的需求。

4關(guān)于數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析體系模擬建構(gòu)

在以上探討數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的內(nèi)涵、信息源及方法的基礎(chǔ)上，筆者嘗試模擬建構(gòu)需求分析體系。

首先，根據(jù)具體行業(yè)、應(yīng)用領(lǐng)域的目標(biāo)與特點，確定數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻(xiàn)（規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)）、數(shù)字化檔案本身、用戶、數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù)流程等方面。其次，對需求分析信息源進(jìn)行分類整理、審讀，綜合采用科學(xué)的方法對信息源進(jìn)行分析，簡練出數(shù)字化檔案管理數(shù)據(jù)的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進(jìn)行元數(shù)據(jù)的提煉，將提煉到的元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，再將具體的元數(shù)據(jù)納入到分析框架。最后，判斷元數(shù)據(jù)元素項的設(shè)置，形成數(shù)字化檔案管理元數(shù)據(jù)體系模型。

參考文獻(xiàn)：

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