導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理應(yīng)急預(yù)案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；檔案；管理

中圖分類號(hào)：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2007)05-11274-01

1 引言

利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理。是高科技飛速發(fā)展的“信息時(shí)代”的必然趨勢(shì)。具有手工管理所無法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能極大地提高檔案管理的效率及利用工作的水平，也是檔案部門的科學(xué)化、正規(guī)化管理與世界接軌的重要條件。不僅可使工作人員從繁瑣的手工工作中解脫出來，而且工作效率高、質(zhì)量好。這樣，大大減少了人力、物力、財(cái)力，本文就計(jì)算機(jī)應(yīng)用與檔案管理的有關(guān)問題進(jìn)行探討。

2 我國(guó)檔案計(jì)算機(jī)管理目前的狀況

檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二十世紀(jì)中后期計(jì)算機(jī)技術(shù)的成熟和發(fā)展，為檔案管理提供一種全新的技術(shù)手段，使檔案作為一種信息逐步在信息時(shí)代展露頭角。在近二十年的計(jì)算機(jī)管理過程中，各個(gè)檔案部門形成了大量的數(shù)字化信息，其中既有檔案目錄信息、檔案原文信息，又有檔案利用、統(tǒng)計(jì)等方面的信息。根據(jù)我國(guó)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃布局，各檔案館管理、保存的檔案以時(shí)間、地域和行業(yè)進(jìn)行劃分，因而館藏檔案絕大部分是不重復(fù)的。目前，保守地估計(jì)在各個(gè)檔案部門存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)多達(dá)10億條，約100TB的數(shù)據(jù)量。隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)工作的展開，數(shù)字化的檔案信息將成倍增漲，而現(xiàn)有檔案計(jì)算機(jī)理系統(tǒng)只能對(duì)這些信息進(jìn)行檢索和簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)分析，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理工作和檔案利用工作的要求，也使得這些檔案信息在數(shù)字化后不能被充分利用，造成了大量人力和物力的浪費(fèi)，因此大力加強(qiáng)我國(guó)的檔案計(jì)算機(jī)管理工作具有重要的意義。

3 計(jì)算機(jī)檔案管理的實(shí)踐途徑

如前文所述，計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代的檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。而在眾多的計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)形式中，檔案網(wǎng)站和數(shù)字化檔案館是最重要也是最先進(jìn)的兩種方式。

(1)檔案網(wǎng)站的建設(shè)

檔案網(wǎng)站是檔案機(jī)構(gòu)在公共信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)上建立的站點(diǎn)，它一般是以主頁(yè)的方式提供相關(guān)檔案服務(wù)和開展檔案宣傳。它的建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要步驟，是檔案部門聯(lián)系社會(huì)的重要窗口。好的檔案網(wǎng)站的內(nèi)容十分豐富，包括檔案工作信息、檔案機(jī)構(gòu)信息、檔案資源信息和檔案利用服務(wù)信息等等，因此功能就十分強(qiáng)大，具體來說有以下幾個(gè)方面：(a)檔案網(wǎng)站在檔案機(jī)構(gòu)和網(wǎng)上用戶之間起到橋梁和溝通的作用。檔案網(wǎng)站主頁(yè)是檔案機(jī)構(gòu)的廣告牌，具有對(duì)檔案、檔案館、檔案工作、檔案事業(yè)的宣傳功能。利用網(wǎng)站宣傳檔案工作，具有迅速，及時(shí)、直接，極強(qiáng)的交互性、雙向性等特點(diǎn)，能取得較好的宣傳效果。同時(shí)其宣傳面較廣，反饋渠道多樣，及時(shí)，靈活，如可通過電子郵件，BBS論壇等方式進(jìn)行反饋。(b)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，其主要表現(xiàn)在兩方面，一是為檔案工作者的服務(wù)，二是為檔案用戶的服務(wù)，即我們通常所說的檔案利用工作。(c)交流功能,檔案網(wǎng)站的交流功能是指檔案網(wǎng)站能夠?yàn)闄n案作者之間和檔案工作者與用戶之間的交流提供了一個(gè)平臺(tái)。

(2)數(shù)字檔案館的建設(shè)

數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行速度的大幅度提高，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步延伸，數(shù)字化技術(shù)的日新月異，數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)將會(huì)越來越明顯。在數(shù)字化時(shí)代，由于信息量的急劇增加，信息傳遞速度的大幅度提高，一個(gè)人、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家獲取信息的能力的高低將會(huì)直接影響其競(jìng)爭(zhēng)的能力，因此，需要大力建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館將為21世紀(jì)檔案館的發(fā)展方向。

數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展，是以傳統(tǒng)檔案館為基礎(chǔ)，傳統(tǒng)檔案館的某些管理方法、經(jīng)驗(yàn)和原則，將會(huì)在數(shù)字檔案館的管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，特別是其中本質(zhì)性的東西不會(huì)丟失。數(shù)字檔案館的館藏內(nèi)容，即各種數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，將會(huì)完全包含傳統(tǒng)檔案館原有館藏內(nèi)容。從某種意義上說，數(shù)字檔案館完全是對(duì)傳統(tǒng)檔案館的繼承。雖然數(shù)字檔案館是傳統(tǒng)檔案館的發(fā)展方向。但在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，必須要避免重復(fù)建設(shè)，在全國(guó)范圍內(nèi)，要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理布局，最終建成以國(guó)家檔案局為首，在全國(guó)建立幾個(gè)檔案信膝中心為輔的局面。因?yàn)閿?shù)字檔案館最大的便捷之處就是打破了時(shí)空的界限，人們可以隨時(shí)利用檔案館的信息，即遠(yuǎn)程利用，此時(shí)，檔案網(wǎng)站上的信息必須集中，才能吸引廣人用戶，提高點(diǎn)擊率。

4 計(jì)算機(jī)檔案管理實(shí)施的對(duì)策

(1)加快機(jī)讀檔案的建設(shè)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的普遍應(yīng)用。使檔案的文本、圖形、圖像、聲音等多媒體的信息在計(jì)算機(jī)上得以綜合處理，使處理結(jié)果以圖、文、聲、像并茂的方式提供給用戶，并且有不老化、不失真、不褪色的性質(zhì)。所以在現(xiàn)代化的辦公條件下，許多文件和資料從形成直至歸檔都是在計(jì)算機(jī)上完成的，必將使檔案管理的方式向自動(dòng)化的檔案管理發(fā)展。

(2)加速檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

上文已述，檔案網(wǎng)站和數(shù)字檔案館建設(shè)是計(jì)算機(jī)檔案管理的重要實(shí)踐途徑。特別是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)的結(jié)合，檔案信息可實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)檢索，從而打破地域上的限制，加入到社會(huì)化的信息網(wǎng)絡(luò)中，使計(jì)算機(jī)相對(duì)有限的存貯相互得到補(bǔ)充。各檔案管理部門為實(shí)現(xiàn)資源共享，都積極把管理手段轉(zhuǎn)向計(jì)算機(jī)的配置、軟件的選用上來，使檔案管理又向現(xiàn)代化邁進(jìn)一步?，F(xiàn)在我國(guó)只有少數(shù)有能力的單位建立起了大型或中小型計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)管理。而對(duì)于一般單位來說，由于人力、物力、財(cái)力等種種因素的制約，想要發(fā)展大中小計(jì)算機(jī)系統(tǒng)困難重重，最好立足于地區(qū)現(xiàn)有的經(jīng)濟(jì)條件和各單位實(shí)際情況，采用當(dāng)前應(yīng)用較普及、而且性能與價(jià)格比又十分優(yōu)良的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，逐步建立具有各單位特色的檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

(3)加強(qiáng)檔案工作者自身素質(zhì)建設(shè)

首先主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，充分重視計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，計(jì)算機(jī)作為一個(gè)高科技產(chǎn)品，已廣泛地應(yīng)用于社會(huì)各行各業(yè)中，且發(fā)揮著巨大的作用，掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)是適應(yīng)時(shí)代適應(yīng)社會(huì)的舉措。檔案部門抓普及計(jì)算機(jī)知識(shí)正是為了早日實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。為實(shí)現(xiàn)這一宏偉目標(biāo)，就要從現(xiàn)在抓起，把這項(xiàng)工作作為檔案部門基礎(chǔ)性工作長(zhǎng)期來抓。其二要培養(yǎng)一批高素質(zhì)高水平的新型檔案專業(yè)人員，計(jì)算機(jī)以其高速運(yùn)算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給檔案管理者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。這樣就要求檔案人員的素質(zhì)要不斷提高。逐步培養(yǎng)他們不僅要熱愛和熟悉檔案工作，而且還要掌握檔案工作中的先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備以及現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力和信息加工處理能力。努力掌握計(jì)算機(jī)管理檔案的理論和實(shí)際操作.將檔案的接收、存儲(chǔ)、提供數(shù)據(jù)和基本情況的報(bào)告都利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行。學(xué)習(xí)與檔案信息化相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)、外語知識(shí)。進(jìn)而培養(yǎng)和造就一批信息化建設(shè)的管理型技術(shù)型和復(fù)合型人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]李喜萍，楊呂倉(cāng).檔案管理自動(dòng)化現(xiàn)狀與發(fā)展[M].檔案學(xué)通訊，2000(5).

[2]項(xiàng)文新，王應(yīng)海.數(shù)字化時(shí)代的檔案計(jì)算機(jī)管理[M].檔案學(xué)通訊，2000(4).

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【關(guān)鍵詞】 計(jì)算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 檔案管理

我校檔案室全面實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理。電子化，自動(dòng)化是現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。其目的是利用現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備提高檔案管理的工作效率，改善服務(wù)手段，更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為職工服務(wù)。通過幾年的實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理的效果是顯著的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)是手工無法比擬的，它徹底改變了傳統(tǒng)工作模式，使檔案管理工作進(jìn)入了自動(dòng)化的新階段。下面我從以下幾方面進(jìn)行論述：

1 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提高了檔案工作效率，減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度

我們學(xué)校從事檔案工作的有4人，大專部、中專部、教學(xué)、學(xué)生檔案的管理、學(xué)校人事、文件史料、信息等檔案的管理。這些檔案都要人手工登錄編目、裝訂成冊(cè)。用時(shí)先查目錄，逐項(xiàng)查找，然后到檔案庫(kù)找原件，特別是涉及人事哪怕一條信息，那也要把一個(gè)人的檔案找出來看一遍，方能找到所需的信息，費(fèi)時(shí)、費(fèi)工、費(fèi)力。

實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理后，極大提高了工作速度和質(zhì)量，好處是檢索迅速、查找方便、可靠性高、保密性好、促進(jìn)了管理水平和服務(wù)水平的提高，有利于掌握各種數(shù)據(jù)、信息等，也是檔案部門走向科學(xué)化、正規(guī)化管理的一個(gè)必然趨勢(shì)。

2 利用計(jì)算機(jī)檢索目錄，全面揭示檔案信息

檔案列入計(jì)算機(jī)管理還是近幾年的事。檔案管理除保管檔案實(shí)體，延長(zhǎng)檔案保存壽命，維護(hù)歷史真實(shí)性外，其重要任務(wù)就是管理、開發(fā)檔案信息，提供檔案信息服務(wù)。檔案工作屬于信息管理服務(wù)范疇，而計(jì)算機(jī)在數(shù)據(jù)處理與信息管理方面具有一定的優(yōu)勢(shì)。

引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，我們?cè)袡n案目錄以及檔案的部分信息輸入了計(jì)算機(jī)，再檢索起來就方便快捷多了，與過去手工檢索比，有許多優(yōu)點(diǎn)：（1）提供了多途徑檢索，起到了揭示檔案的作用。一是分類檢索、二是序號(hào)檢索、三是主題檢索、四是題目檢索。（2）檢索速度快、省時(shí)、省力。（3）檔案去向查詢，改變了以往檔案?jìng)鹘枋止び涗浀姆绞健?/p>

3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立還有待于進(jìn)一步的完善

目前我們運(yùn)用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對(duì)檔案的管理，還只是粗淺的簡(jiǎn)單的管理。從檔案管理的角度看，無論是檔案目錄計(jì)算機(jī)管理還是文書管理都是計(jì)算機(jī)在檔案中最基本的運(yùn)用。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看檔案管理還應(yīng)是多方面的，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的目的就是要對(duì)各類檔案進(jìn)行綜合開發(fā)和利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)建立起橫向互聯(lián)、縱向貫通、全方位、多層次的檔案信息管理系統(tǒng)，只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研、管理方面的作用。

4 必須普及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)現(xiàn)在已進(jìn)入生活的各個(gè)領(lǐng)域，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息開發(fā)注入了新的活力，為檔案信息建設(shè)開辟了廣闊的前景。普及計(jì)算機(jī)技術(shù)、實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化是未來的趨勢(shì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)是信息化先進(jìn)技術(shù)手段的核心，它具有高效的信息處理能力，能以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，能夠進(jìn)行邏輯推理和判斷。它在檔案信息資源自動(dòng)化管理中的應(yīng)用范圍廣泛，從一般業(yè)務(wù)管理到檔案檢索、編目、編輯等，幾乎無所不能，從而能大大提高了檔案資源管理的效率，也能夠大大提高信息開發(fā)利用的效率。

5 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用，提高檔案工作人員的素質(zhì)

檔案工作人員是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的主要因素，充分發(fā)揮主要因素的作用，是提高工作效率的有力保證。現(xiàn)代化管理需要復(fù)合型人才，在傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代檔案管理轉(zhuǎn)軌時(shí)期，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，強(qiáng)化檔案工作人員的素質(zhì)教育，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的首要任務(wù)。

5.1 創(chuàng)造條件，培養(yǎng)學(xué)科帶頭人

學(xué)校檔案也肩負(fù)著教育，情報(bào)職能，文獻(xiàn)檔案與各專業(yè)建設(shè)，專業(yè)發(fā)展聯(lián)系也越來越密，檔案管理也越來越需要更專業(yè)的人來承擔(dān)，這樣才能發(fā)揮檔案館的作用。要達(dá)到這一目的，應(yīng)必須有在專業(yè)知識(shí)，外語水平，文書文獻(xiàn)知識(shí)，自動(dòng)化技術(shù)于一身的“復(fù)合型”人才，來帶動(dòng)整體檔案館人員規(guī)范業(yè)務(wù)工作內(nèi)容程序，積極進(jìn)行科學(xué)探討和研究，達(dá)到利用檔案學(xué)知識(shí)和現(xiàn)代化技術(shù)促進(jìn)專業(yè)的發(fā)展，利用專業(yè)知識(shí)不斷完善和充實(shí)檔案管理工作，進(jìn)一步促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的深度。目前檔案專業(yè)帶頭人尚未納入發(fā)展目標(biāo)之內(nèi)，應(yīng)積極創(chuàng)造條件，培養(yǎng)德才兼?zhèn)涞膶W(xué)科帶頭人，使學(xué)校檔案管理工作與學(xué)校專業(yè)發(fā)展同步進(jìn)行，更好地為學(xué)校的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

5.2 注重工作人員素質(zhì)教育

檔案工作人員在提高職業(yè)道德的同時(shí)，首先要精通計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)知識(shí)。應(yīng)該結(jié)合其工作實(shí)際學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，拓寬知識(shí)領(lǐng)域。我們采用的方法是：（1）進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)教育，對(duì)50歲以下的檔案工作人員要求必須聽課或自學(xué)，并且要拿到計(jì)算機(jī)操作等級(jí)證書。對(duì)檔案管理軟件的使用、對(duì)工作中經(jīng)常用到的內(nèi)容要求必須掌握。（2）派出到外地院校對(duì)部門組織的學(xué)習(xí)班學(xué)習(xí)、專門就軟件使用進(jìn)行培訓(xùn)。除此之外，還要求檔案人員養(yǎng)成良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、終生學(xué)習(xí)、時(shí)刻學(xué)習(xí)，以提高自身素質(zhì)。

當(dāng)然這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。還應(yīng)該完善繼續(xù)教育制度，避免以拿文憑為目的的所謂學(xué)習(xí)，認(rèn)真規(guī)劃專業(yè)課程體系，完善管理制度，應(yīng)以掌握檔案學(xué)科，計(jì)算機(jī)學(xué)科為主，兼修中文，英語等知識(shí)。積極鼓勵(lì)自學(xué)，加強(qiáng)傳、幫、帶，在工作中由高級(jí)職稱人員帶動(dòng)和輔導(dǎo)中、初級(jí)人員，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊提高。

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關(guān)鍵詞：體育檔案管理運(yùn)用

學(xué)校體育工作是學(xué)校教育的一個(gè)重要部分，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的重要方面。建立健全的體育檔案，既是學(xué)校規(guī)范體育教育工作的有力保障，又是學(xué)校對(duì)體育工作重視程度的具體體現(xiàn)，同時(shí)，也有利于體育教師不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷擴(kuò)大知識(shí)領(lǐng)域，閱讀收集教學(xué)參考資料，并根據(jù)需要選取合適的材料用于體育教學(xué)中，更有利于全面開展學(xué)校的體育工作。

一．體育檔案的內(nèi)容

學(xué)校體育檔案的內(nèi)容非常之多、之廣，主要包括以下幾方面：

1．上級(jí)部門及學(xué)校有關(guān)體育的文件。

2．體育教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、體育課本、及相應(yīng)的體育教學(xué)參考書。

3．體育專業(yè)用書，如體育理論、運(yùn)動(dòng)生理、運(yùn)動(dòng)心理等教學(xué)理論書籍；體育詞典、運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽規(guī)則等工具書。

4．學(xué)校有關(guān)體育的各項(xiàng)規(guī)章制度和體育工作計(jì)劃。體育法規(guī)包括《學(xué)校體育工作條例》、《學(xué)校衛(wèi)生工作條例》。

5．各年級(jí)常年體育教學(xué)計(jì)劃、學(xué)期體育教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)教案和教學(xué)筆記，體育課成績(jī)質(zhì)量分析匯總表等。

6．學(xué)生身體素質(zhì)和達(dá)標(biāo)檔案冊(cè)。

7．學(xué)生參加早操、眼保健操、課外活動(dòng)等考勤登記表。

8．學(xué)生體檢表及病免、請(qǐng)假證明材料。

9．體育課教案及器材出借、成績(jī)考核和出勤情況資料等。

10學(xué)校運(yùn)動(dòng)隊(duì)訓(xùn)練檔案，包括：運(yùn)動(dòng)員檔案、訓(xùn)練計(jì)劃、考勤、競(jìng)賽成績(jī)等。

11學(xué)校每年舉辦的各類競(jìng)賽資料，如田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)、廣播操比賽、球類比賽、長(zhǎng)跑比賽、跳繩等。

12教師自編的教育教材內(nèi)容。如體育理論試題、大課間操資料等。

13教師各類獲獎(jiǎng)情況檔案，如論文、基本功比賽、培訓(xùn)證書等。

14學(xué)校體育組的科研檔案。

15體育教學(xué)相關(guān)報(bào)刊、雜志及摘抄、復(fù)印文獻(xiàn)資料和網(wǎng)絡(luò)資料。

16學(xué)校體育領(lǐng)導(dǎo)小組、體育組及其各有關(guān)部門的工作職責(zé)和要求。

17其它，如學(xué)校對(duì)體育場(chǎng)地改善和維修、學(xué)校器材配置、學(xué)期體育經(jīng)費(fèi)的開支、體育教師的待遇等。

二．體育檔案的整理和分類

由于學(xué)校體育所收集的材料內(nèi)容廣、教材大、數(shù)量大，加上各個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況不同，因此，必須根據(jù)學(xué)校與教學(xué)的實(shí)際需要加以整理、分類、匯集成冊(cè)或加工成資料庫(kù)，并編排年月、次序和目錄，以便在體育教育工作中提供查閱和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)各部門的檢查、參觀。根據(jù)我們學(xué)校的實(shí)際情況和教師教學(xué)需要，我校是從以下幾方面進(jìn)行整理和分類的。

1．按材料內(nèi)容分，如校內(nèi)同一運(yùn)動(dòng)競(jìng)賽類（學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)、各種小型競(jìng)賽）、活動(dòng)類（早操、課外活動(dòng)）等。

2．按時(shí)間順序，對(duì)不同類型材料進(jìn)行整理，一般學(xué)校以一學(xué)期或?qū)W年為一單元進(jìn)行材料整理。這類檔案可參加《兩個(gè)條例》的要求進(jìn)行分類整理、建檔。

3．按實(shí)際情況需要整理。除上述兩種或在上述兩種整理分類方法的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要對(duì)經(jīng)常要使用或較有參考價(jià)值、可重復(fù)使用的資料進(jìn)行單獨(dú)組卷。如達(dá)標(biāo)、合格表的成績(jī)冊(cè)、教師的教案及教學(xué)記錄、摘抄的圖片資料或剪輯的網(wǎng)絡(luò)資料、照片等。

4．按上級(jí)部門的要求來分，如：按兩個(gè)《條例》的備查目錄分類建檔。

三．建立體育檔案應(yīng)注意的問題。

1．學(xué)校體育教育是學(xué)校教育工作的一個(gè)重要部分，牽涉的內(nèi)容廣、影響的面大，因此，做好體育檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致、復(fù)雜的工作。在收集、整理建檔的過程中，我們要堅(jiān)持長(zhǎng)期性、整體性、有序性、創(chuàng)造性的原則。

2．檔案建立后，需加強(qiáng)管理，最好建立檔案廚，將資料分類放置檔案盒子內(nèi)，記錄所存檔案的類別、目錄及時(shí)間。

3．合理使用并及時(shí)更新或充實(shí)內(nèi)容。對(duì)有時(shí)限的或不再適合當(dāng)前教學(xué)形式的內(nèi)容應(yīng)及時(shí)裝訂成冊(cè)，歸案入檔案（加編號(hào)），以便日后檢查或其他用途備用。而對(duì)那些理論性知識(shí)或政策法規(guī)、計(jì)劃要注意當(dāng)前教育動(dòng)態(tài)和形式變化結(jié)合本校、本教研組的工作特點(diǎn)及時(shí)調(diào)整，以便能更好的指導(dǎo)學(xué)校體育工作，以適應(yīng)新的體育教學(xué)要求。

4．保存檔案要規(guī)范，材料要完成。通常學(xué)校體育檔案的目錄等要依照“檔案法”要求，規(guī)范、清晰、可避免不必要的重復(fù)。也有利于查找和收集，整理。

四．建立學(xué)校體育檔案的意義

1．使學(xué)校體育教學(xué)工作正?；⒁?guī)范地開展，有利于宏觀調(diào)空學(xué)校體育工作。

2．體育檔案的建立把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的辦學(xué)思想、體育教師的工作情況以書面形式體現(xiàn)出來了，同時(shí)也推動(dòng)了學(xué)校體育的不斷發(fā)展，促進(jìn)了體育教師能力。

3．有利于體育教師將零散的材料系統(tǒng)化、將實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)理論化，同時(shí)隨著檔案內(nèi)容的增加，也豐富了體育教師的知識(shí)，為開展體育教科研活動(dòng)指明方向，并提供大量的經(jīng)驗(yàn)資料。

4．有利于促進(jìn)學(xué)校開展各項(xiàng)體育活動(dòng)，檔案的建立可促使各項(xiàng)體育活動(dòng)長(zhǎng)期、規(guī)范地開展下去，從而一方面不斷豐富學(xué)校體育活動(dòng)，另一方面也有利于體育教師組織開展各種教育教學(xué)活動(dòng)。

五．運(yùn)用體育檔案應(yīng)注意的問題

1．要及時(shí)、經(jīng)常性地把收集、整理的材料進(jìn)行科學(xué)分析，并建成檔案，運(yùn)用時(shí)要結(jié)合教學(xué)、訓(xùn)練等，以參考為主，以推動(dòng)為目標(biāo)。

2．要以檔案為準(zhǔn)繩，規(guī)范學(xué)校體育工作，全面深入地推動(dòng)學(xué)校體育工作的開展。

3．要把學(xué)校體育工作檔案作為指導(dǎo)學(xué)校體育工作、督促體育教師不斷提高業(yè)務(wù)能力的指揮，不要把它做一種擺設(shè)或作為應(yīng)負(fù)上級(jí)部門檢查的內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

1．趙云林《怎樣建立體育檔案》第五屆中國(guó)學(xué)校體育論文報(bào)告會(huì)匯編

篇4

關(guān)鍵詞： 影像檔案 設(shè)備 視頻 非線性編輯

隨著攝像技術(shù)的普及以及攝像器材價(jià)格的相對(duì)下降，越來越多的基層單位使用攝像設(shè)備記錄日常的公務(wù)活動(dòng)。因此，影像檔案作為聲像檔案的一個(gè)分支在檔案資源中所占比重不斷上升，做好影像檔案的收集、管理工作已迫在眉睫。有感于這種需求，筆者所在單位正在進(jìn)行影像檔案管理設(shè)備配備的前期準(zhǔn)備工作，通過對(duì)相關(guān)設(shè)備的考察了解，總結(jié)出本文所談的基層單位影像檔案管理流程與設(shè)備配置方案。

一、加強(qiáng)基層單位影像檔案管理

的必要性和意義

（一）時(shí)展促使影像檔案的地位日益凸顯

影像檔案是以圖像（或配有聲音）為主要記錄符號(hào)的檔案，它直接提供所記錄下來的場(chǎng)景和畫面，而不是通過文字描述來獲得聯(lián)想和想象。因此，影像檔案直觀的反映所記錄的內(nèi)容，其原始記錄性和證據(jù)性作用過硬；信息傳遞直觀性強(qiáng)，信息受眾覆蓋面廣，其傳遞的信息不受受眾文化水平的限制，更易于為普通人接受，在文化宣傳上有明顯作用。在當(dāng)代文化大發(fā)展、大繁榮的格局下，尤其是在歷史文化宣傳和體現(xiàn)親民文化上有重要意義。2010年寧夏檔案館就曾派人到中央新影、中國(guó)電影資料館查找涉寧影像檔案，征購(gòu)到《中央訪問團(tuán)到寧夏》、《寧夏人的喜事》等4部1950年反映寧夏歷史狀況的紀(jì)錄片。①加強(qiáng)影像檔案管理可以使檔案資源得到極大豐富、強(qiáng)化檔案資源建設(shè)，還可以提升服務(wù)水平、加強(qiáng)聲像檔案的安全保管能力。

（二）加強(qiáng)基層單位影像檔案管理，避免由攝錄人員保管、移交意識(shí)薄弱所造成的重要影像保管不利

一些單位影像檔案資料相對(duì)匾乏，無法逃脫“三不”（種類不全、數(shù)量不多、質(zhì)量不高）的困境。究其原因，不是沒有拍而是沒存好。影像信息與文字信息不同，沒有事后補(bǔ)救的機(jī)會(huì)，一旦錯(cuò)失重要?dú)v史瞬間，將可能成為永世遺憾。傳統(tǒng)上影像資料由于載體的特殊性以及對(duì)設(shè)備的依賴性在很多單位都是由宣傳、電教部門或網(wǎng)絡(luò)、新聞中心進(jìn)行管理，檔案部門僅就其主動(dòng)上交或可知的單位重大宣傳片等進(jìn)行收集保管，很多珍貴影像未能歸檔。通過對(duì)一些市屬企事業(yè)單位的調(diào)查了解，攝錄人員往往認(rèn)為拍攝任務(wù)完成往宣傳部門或媒體一報(bào)送用完就完了；只重視當(dāng)時(shí)的新聞效應(yīng)，往往不會(huì)主動(dòng)顧及到今后長(zhǎng)期的保管和再利用，甚至一盤帶子長(zhǎng)時(shí)間反復(fù)用。有時(shí)隨著人員或機(jī)構(gòu)的調(diào)整，珍貴影像還可能發(fā)生流失或失控，這對(duì)影像的長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用十分不利。

（三）加強(qiáng)基層單位影像檔案管理和設(shè)備配備，為檔案部門解決設(shè)備不足難以正常開展影像檔案管理業(yè)務(wù)的尷尬局面

一些單位的檔案部門苦于沒有專業(yè)設(shè)備無法保證接收來的影像得到妥善保管，直到目前都沒能正常開展影像檔案的接收、管理工作。設(shè)備配置不足使檔案部門對(duì)于影像資料監(jiān)管困難、管理被動(dòng)，很多重要影像因疏于存檔或存檔不規(guī)范而未能得到妥善保管以至于日后想再利用時(shí)找不到或沒法用。有些單位即便將拍攝好的錄像帶或其他載體的影像資料交到檔案部門，但由于缺乏設(shè)備，檔案人員對(duì)于這些影像的保管無法進(jìn)行有效監(jiān)察，保管不當(dāng)就可能造成文件損壞或文件格式、版本變化導(dǎo)致的不可正常讀取等現(xiàn)象的發(fā)生。因此除了爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持、加強(qiáng)制度建設(shè)和執(zhí)行、做好前端控制與相關(guān)部門做好協(xié)作之外，檔案部門配置相應(yīng)的管理設(shè)備十分必要。

二、影像檔案管理流程中的控制要點(diǎn)

雖然載體相對(duì)特殊，影像檔案管理工作的日常主要環(huán)節(jié)與普通文書檔案的接收、保管、利用、編研、統(tǒng)計(jì)等各環(huán)節(jié)相類似，理解起來很容易，檔案人員完全能夠勝任，只是需要具體的設(shè)備來支持。

（一）嚴(yán)把接收采集環(huán)節(jié)，保證影像質(zhì)量

因?yàn)檩d體和來源不同，一般常見的影像文件主要有三類：一類是以磁帶為記錄載體，另一類是由攝像機(jī)自帶的硬盤、直錄光盤或移動(dòng)存儲(chǔ)卡為載體，第三類是經(jīng)過攝錄人員拷貝或轉(zhuǎn)換格式后的文件。為方便管理、同時(shí)符合檔案管理規(guī)定中對(duì)于影像文件的要求（《北京市檔案館電子文件接收辦法》中規(guī)定“影像文件以MPEG、AVI為通用格式”）從移交來源所獲得的影像經(jīng)過采集后，對(duì)于需要轉(zhuǎn)換視頻格式的文件要進(jìn)行轉(zhuǎn)換加工，加工后進(jìn)行存儲(chǔ)、歸檔，無需轉(zhuǎn)換格式的可直接存儲(chǔ)歸檔。

（二）安全保管、定期維護(hù)環(huán)節(jié)

影像保管工作主要包括三個(gè)方面：一是保管環(huán)境，分為硬件庫(kù)房環(huán)境和軟件管理系統(tǒng)；二是選擇相應(yīng)的保管設(shè)備，如光盤柜、磁盤陣列或是傳統(tǒng)磁帶；三是做好后期維護(hù)工作，如定期檢查文件的可讀性、倒帶、復(fù)制、備份、轉(zhuǎn)換等。

老式的影像磁帶在保管時(shí)要注意定期檢查、倒帶，做好溫控、防潮、防磁等工作，有條件的可以逐步轉(zhuǎn)化、備份成數(shù)字文件。電子格式的視頻文件由于視頻編碼與播放器編碼不匹配等問題有時(shí)會(huì)無法正常播放，所以收集視頻時(shí)對(duì)于相匹配的播放器也要適當(dāng)收集、對(duì)于保管中的視頻文件要注意按需轉(zhuǎn)碼以及相應(yīng)轉(zhuǎn)碼軟件的配備。

（三）編研和提供利用環(huán)節(jié)

影像檔案的利用分為兩種，一種是提供直接利用，即把所存的影像檔案直接調(diào)取提供給利用者，二是對(duì)原始檔案經(jīng)過不同程度的后期剪輯形成符合利用需求的新影像。影像檔案不同于照片和紙質(zhì)文件，它所記錄的是一個(gè)時(shí)間片段，而不是一個(gè)單獨(dú)的時(shí)間點(diǎn)。在這一時(shí)間片段中的所有信息不見得在利用時(shí)都需要公布、都可以公布。舉例來說就是在某個(gè)展覽上受時(shí)間限制只能展示10分鐘片長(zhǎng)的影像，但原始片長(zhǎng)可能有60分鐘；某段影像檔案中有一小部分不宜公開的內(nèi)容提供利用前需要先剪掉；再比如為了制作一段專題反映某一領(lǐng)域發(fā)展變遷的視頻需要從若干影像檔案中截取有用的相關(guān)片段進(jìn)行合并。基于這些原因檔案部門需要使用剪輯設(shè)備來進(jìn)行編研和提供利用的工作。

（四）做好編目、統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行系統(tǒng)管理

影像檔案管理的編目、統(tǒng)計(jì)工作和其他類型的檔案統(tǒng)計(jì)工作基本接近，如果業(yè)務(wù)量大用專業(yè)的檔案管理軟件或媒資管理系統(tǒng)進(jìn)行為宜，業(yè)務(wù)量小也可采用Microsoft Office軟件的組件輔助人工管理的方式。Microsoft Office軟件遠(yuǎn)比一般人想象中的功能更強(qiáng)大：Microsoft Access（數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)――用來創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)和程序來跟蹤與管理信息），Microsoft Excel （數(shù)據(jù)處理程序――用來執(zhí)行計(jì)算、分析信息以及可視化電子表格中的數(shù)據(jù)），對(duì)于中小型單位檔案管理中的一般表單管理、分類統(tǒng)計(jì)、運(yùn)籌計(jì)算等都可勝任。

三、基層單位影像檔案管理設(shè)備基本配置與整合方案

不同單位因?yàn)榕臄z器材和拍攝需求的不同所產(chǎn)生的影像文件有一定差別，影像檔案管理的需求層次、對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入能力的不同都會(huì)影響到對(duì)于影像檔案管理設(shè)備的選擇。一般基層單位配備應(yīng)對(duì)日常工作的影像設(shè)備要根據(jù)自身情況以及影像檔案管理的特點(diǎn)來進(jìn)行。

（一）檔案工作影像管理設(shè)備的特點(diǎn)

出于開展檔案管理目的的影像工作設(shè)備配置與普通的影像制作工作存在差異。普通影像工作以“錄、采、編、播”四大流程為主，檔案管理則主要涉及“采、存、編、播”?！安伞薄ⅰ安ァ笔枪餐闹攸c(diǎn)環(huán)節(jié)，檔案管理對(duì)“錄”、“編”的要求相對(duì)較弱，可剪可接、加字幕、加音軌、能做簡(jiǎn)單編輯即可，但是“存”的設(shè)備一定要好。在經(jīng)費(fèi)有限無法對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)做充分投入時(shí)，檔案部門可以參考此特點(diǎn)對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行合理分配。

選用非線性編輯（Nonlinear Edit）系統(tǒng)是技術(shù)發(fā)展的趨勢(shì)，而且更經(jīng)濟(jì)。傳統(tǒng)線性視頻編輯是按信息的記錄順序從磁帶中重放影像數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，需要放像機(jī)、錄像機(jī)、字幕機(jī)、特技發(fā)生器等外部設(shè)備較多，工作流程比較復(fù)雜；但非線性編輯技術(shù)（簡(jiǎn)稱非編）借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化制作，幾乎所有主要工作都能在計(jì)算機(jī)中實(shí)現(xiàn)，所需外部設(shè)備相對(duì)簡(jiǎn)單、操作更簡(jiǎn)潔，適合檔案部門采用。而且非編對(duì)素材的調(diào)用簡(jiǎn)便，無需在磁帶上反復(fù)尋找、打破單一的時(shí)間順序編輯限制，信息存儲(chǔ)位置并列平行、可按各種順序進(jìn)行排列，與接受信息的先后順序無關(guān)。同時(shí)，它還有信號(hào)質(zhì)量高、制作水平高、壽命長(zhǎng)、易于升級(jí)、易于傳播的優(yōu)勢(shì)。

2．基層單位影像檔案管理設(shè)備基本配置和選擇建議

非編系統(tǒng)由軟硬件共同構(gòu)成?；鶎訂挝挥跋駲n案管理設(shè)備基本配置可以簡(jiǎn)化為非編軟件（有時(shí)還需轉(zhuǎn)碼軟件）+采集卡+PC工作站+存儲(chǔ)設(shè)備（磁盤陣列、光盤柜）。通過這些基本配置足以實(shí)現(xiàn)檔案部門對(duì)本單位日常業(yè)務(wù)中形成的影像文件的接收、保管以及編輯、調(diào)用，工作人員技術(shù)過關(guān)的情況下也可以完成檔案專題短片的制作。如果庫(kù)藏老式磁帶數(shù)量較多則需加配放像機(jī)以完成采集工作；影像檔案數(shù)量龐大的可以選擇專門的媒資管理系統(tǒng)相配合，以實(shí)現(xiàn)各功能的總體控制；條件允許的情況下還可以配備如監(jiān)聽音箱、專業(yè)監(jiān)視器、非編鍵盤等設(shè)備，以方便后期編輯預(yù)覽、輸出。針對(duì)不同的信號(hào)源和用戶的需求層次可有不同的配置方法。比如收集來的影像信號(hào)源有高、標(biāo)清之分；用戶對(duì)影像加工的不同需求也會(huì)影響設(shè)備的配置――總后檔案館數(shù)字影像工作室從專業(yè)角度來看，其設(shè)備和技術(shù)力量就已達(dá)高端影像工作室水平。②

市售主流軟件有AVID Media Composer、Final Cut Pro、EDIUS、大洋ME、Liquid 7、Adobe Premiere等。筆者認(rèn)為價(jià)格不能作為唯一的判定因素，所謂的“廣播級(jí)”、“專業(yè)級(jí)”、“消費(fèi)級(jí)”分級(jí)也不能作為檔案部門選擇非編產(chǎn)品的硬性標(biāo)準(zhǔn)。消費(fèi)級(jí)主要面向家庭和個(gè)人使用者，在此不做討論。廣播級(jí)、專業(yè)級(jí)的區(qū)別不在于某些特定功能，而是一些核心的硬指標(biāo)。例如，專業(yè)級(jí)非編通常不具備SDI接口，數(shù)字接口多采用1394、HDMI這些消費(fèi)級(jí)接口，視頻處理通常采用8bit或10bit量化。當(dāng)然隨著技術(shù)進(jìn)步，視音頻的處理質(zhì)量總在不斷提升，比如DV50曾經(jīng)是典型的廣播級(jí)格式，現(xiàn)在已成為專業(yè)級(jí)設(shè)備的標(biāo)配。廣播級(jí)非編永遠(yuǎn)采用最高端的技術(shù)，提供最高質(zhì)量的視音頻處理；產(chǎn)品多以整機(jī)交付，提供整機(jī)售后服務(wù)；采用幀內(nèi)壓縮（4:2:2或4:4:4采樣格式），多代復(fù)制性能更好；提供面向多種應(yīng)用的專用功能模塊，具有網(wǎng)絡(luò)化擴(kuò)展能力和嚴(yán)密的管理功能。專業(yè)級(jí)產(chǎn)品大多是提供板卡+軟件，提供板卡售后服務(wù)；專業(yè)級(jí)產(chǎn)品只采用簡(jiǎn)化的處理方式；用戶的制作流程相對(duì)簡(jiǎn)單，基本無多代復(fù)制的需求，對(duì)采樣格式和GOP結(jié)構(gòu)不敏感；專業(yè)級(jí)非編多使用幀間壓縮（4:1:1或4:2:0采樣格式）；另外和廣播級(jí)產(chǎn)品對(duì)數(shù)據(jù)安全處理級(jí)別也不同。各單位可以根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及實(shí)際需要進(jìn)行選擇。

經(jīng)過研究比對(duì)，從軟件的穩(wěn)定性、易操作性、對(duì)中文語言環(huán)境支持以及視、音頻格式兼容性、素材模板等方面考慮筆者認(rèn)為采用大洋ME系列或EDIUS系列非編軟件更適合檔案部門對(duì)影像檔案的管理特點(diǎn)。他們隨機(jī)支持多制式混合編輯，可在同一時(shí)間線上混合編輯NTSC 和PAL 制式素材；支持拍打唱詞功能；能支持導(dǎo)入MOV、MTS、MPEG、P2、MXF等格式，支持導(dǎo)出AVI、MPEG、MOV、MXF、VCD、DVD等格式，方便按檔案要求進(jìn)行統(tǒng)一管理和提供利用。

3．整合解決方案

在檔案管理資金充足的情況下，尋找合適的技術(shù)廠商做整體解決方案是最理想的狀態(tài)。比如索貝的MAMSpace媒資網(wǎng)解決方案和大洋的iMAM2浩博聲像管理系統(tǒng)都是不錯(cuò)的選擇，浩博聲像管理系統(tǒng)還在天津、呼和浩特、撫順、長(zhǎng)沙、武漢等地的多家檔案館得到采用，具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。雖然前期投入比購(gòu)買前述簡(jiǎn)單方案中的設(shè)備要大，但是采用整合系統(tǒng)的好處是可以得到廠商的系統(tǒng)培訓(xùn)，設(shè)備之間的技術(shù)銜接也可以得到更專業(yè)的指導(dǎo)，便于后期維護(hù)。

在這個(gè)大發(fā)展、大繁榮的時(shí)代里，社會(huì)對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。為實(shí)現(xiàn)對(duì)影像檔案的有效管理，檔案工作者要順應(yīng)時(shí)展，掌握影像檔案的管理技術(shù)，了解影像檔案的形成過程，有的放矢地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案部門配備相應(yīng)的專用設(shè)備或允許檔案部門與其他部門共用本單位、本系統(tǒng)的影像管理設(shè)備，做好影像檔案的管理工作；力爭(zhēng)將更多有價(jià)值的影像納入檔案部門的管理中，做好妥善保存、開發(fā)利用，發(fā)揮其最大效用。

注釋：

①李傳芳.寧夏加大影像檔案征集力度[J].蘭臺(tái)世界,2011(1月上):41.

②耿志東,鄧昌軍.主動(dòng)出擊 開創(chuàng)影像檔案管理新天地[N].中國(guó)檔案報(bào),2011年5月5日,第三版.

參考文獻(xiàn)：

1.衛(wèi)奕.影像檔案與歷史研究[J].軍事歷史研究,2010(增):86-89.

篇5

【論文摘要】計(jì)劃生育工作的內(nèi)容比較繁雜，包括政策宣傳、藥具發(fā)放、辦理證件、計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)造冊(cè)發(fā)放、流動(dòng)人口管理等，就是統(tǒng)計(jì)上報(bào)各種數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)為國(guó)家和各級(jí)政府掌握人口發(fā)展趨勢(shì)、人口流動(dòng)狀況以及計(jì)劃生育動(dòng)態(tài)提供原始資料，然而其多年來一直沿襲著以書面表格逐級(jí)上報(bào)的形式，在操作上有很大的難度，本文結(jié)合多年的工作實(shí)踐，針對(duì)計(jì)生統(tǒng)計(jì)工作存在的問題，提出計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用的一些思考與實(shí)踐。 

 

《中華人民共和國(guó)人口與計(jì)劃生育法》已于2002年9月1日正式施行，貫徹落實(shí)該法是計(jì)劃生育職能部門頭等重要的工作任務(wù)。該法的頒布，使計(jì)劃生育工作真正納入了法制化管理，對(duì)建立新的、更完善的管理機(jī)制具有十分重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。在我們這個(gè)人口眾多的國(guó)度里，計(jì)劃生育歷來是我國(guó)的一項(xiàng)基本國(guó)策，從中央到地方，各級(jí)政府都非常重視計(jì)劃生育工作，許多考核都實(shí)行計(jì)劃生育工作“一票否決” 制。與十年前相比，計(jì)劃生育工作已從規(guī)范化、制度化步入到法制化的軌道，滲透到各項(xiàng)工作的方方面面。如評(píng)選先進(jìn)單位、先進(jìn)個(gè)人、調(diào)動(dòng)工作、外出打工、各項(xiàng)福利，單位用工等等都與計(jì)劃生育工作有關(guān)。本文結(jié)合多年的工作實(shí)踐，針對(duì)計(jì)生統(tǒng)計(jì)工作存在的問題，提出計(jì)算機(jī)在計(jì)劃生育檔案管理中的應(yīng)用的一些思考與實(shí)踐。 

1 問題的提出 

計(jì)劃生育檔案管理工作十分重要，要管理的內(nèi)容豐富，工作量大。隨著改革開放的不斷深入，市場(chǎng)更加繁榮，人才流動(dòng)現(xiàn)象更加普遍、頻繁，尤其是在廣大農(nóng)村，由于外出打工者規(guī)模的擴(kuò)大，致使流動(dòng)人口急劇增加且檔案數(shù)據(jù)變化頻繁，這些都大大地增加了農(nóng)村計(jì)劃生育工作的管理難度和工作量。在數(shù)萬人以上的鄉(xiāng)鎮(zhèn)里，僅靠建立相關(guān)登記簿(結(jié)婚登記簿、子女出生登記簿、育齡婦女異動(dòng)登記簿、流動(dòng)人員登記簿、藥具發(fā)放登記簿等)和老一套的常規(guī)管理方法，要保證管理完全到位幾乎是不可能的，所以，改革管理方式和手段，顯得十分重要。 

2 計(jì)劃生育檔案管理工作的現(xiàn)狀 

目前計(jì)劃生育檔案管理大多是室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長(zhǎng)且由于多年來一直處于封閉式管理之中，計(jì)劃生育檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。 

主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是檔號(hào)不規(guī)范，沒有目錄號(hào)，一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是部分特殊案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是組卷混亂現(xiàn)象比較多，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷的；五是案卷厚薄不一，有的一、二頁(yè)紙一文一卷，有的五六百頁(yè)紙一類一卷。六是保管不統(tǒng)一，分散在各部門科室現(xiàn)象較嚴(yán)重。 

3 利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的手段，改人工管理為計(jì)算機(jī)管理 

目前在全國(guó)范圍內(nèi)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在計(jì)劃生育信息管理方面的應(yīng)用還不夠廣泛，現(xiàn)在大多仍在延用傳統(tǒng)的紙張作數(shù)據(jù)傳遞的媒介，與當(dāng)今的信息時(shí)代顯得極不協(xié)調(diào)。工作人員在抄錄數(shù)據(jù)、統(tǒng)計(jì)計(jì)算的過程中，難免出錯(cuò)，故很難提高速度和質(zhì)量。另外傳統(tǒng)報(bào)送報(bào)表過程中的輔助開支(路費(fèi)或郵寄費(fèi)、人工費(fèi))也較多?；谝陨显?，我們可以根據(jù)實(shí)際情況，編制統(tǒng)一的計(jì)劃生育檔案管理軟件，下發(fā)到各單位。下級(jí)單位(或基層單位)，根據(jù)統(tǒng)一的格式，填寫數(shù)據(jù)，然后通過網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)傳遞到上級(jí)單位。這樣做至少有以下優(yōu)點(diǎn)：統(tǒng)計(jì)速度快。數(shù)據(jù)上報(bào)只需要幾秒鐘時(shí)間；數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。排除了在抄錄數(shù)據(jù)過程中由于人為因素而出現(xiàn)的差錯(cuò)；節(jié)約成本，不用紙張，不用乘車送報(bào)表，不用花費(fèi)很多的時(shí)間去填表、送表，只需點(diǎn)擊鼠標(biāo)，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，十分方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞；不用手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算，大大地減輕了計(jì)劃生育工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。 

   　要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法， 即要求檔案管理的收集、整理、 鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。 

一要全面普查案卷，去粗取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕挠?jì)劃生育檔案由于多年來未做全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過厚，內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。三要統(tǒng)一分類號(hào)，保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，在分類過程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。四要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率，因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。 

4 加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)計(jì)劃生育檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程 

一是分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。計(jì)劃生育檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為計(jì)劃生育工作所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高計(jì)劃生育檔案的利用率。在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各案卷重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有檔案進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會(huì)利用的效率。二是分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄；對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄；而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。 這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了效率。三是分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對(duì)那些特殊形式的檔案如“病歷檔案”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。 

 

參考文獻(xiàn) 

［1］ 顧云霞 芻議計(jì)劃生育檔案管理［j］ 江?？v橫2004(3) 

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關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS?的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購(gòu)買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國(guó)家科委在北京召開了全國(guó)CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局和國(guó)家檔案局參加。國(guó)家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日－13日，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國(guó)家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，我國(guó)《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢姡瑥?fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻(xiàn)

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1、注冊(cè)較為煩瑣

進(jìn)入檔案網(wǎng)站，可以發(fā)現(xiàn)，一般的注冊(cè)登錄方式有市民郵箱和公眾用戶兩種。相應(yīng)的在網(wǎng)上查檔時(shí)需要選擇這兩種方式注冊(cè)登錄之后才能進(jìn)行。注冊(cè)內(nèi)容嚴(yán)格，除了一般的用戶名和驗(yàn)證碼之外，還要求填寫真實(shí)姓名、郵件地址、聯(lián)系電話、身份證號(hào)和聯(lián)系地址，如果是企業(yè)用戶的話還要填寫公司名稱和公司主頁(yè)。用戶注冊(cè)成功后，網(wǎng)站將給予每個(gè)用戶一個(gè)用戶賬號(hào)及相應(yīng)的密碼，也就是說在注冊(cè)成功之后，并不能馬上登錄使用。該用戶賬號(hào)和密碼由用戶負(fù)責(zé)保管，用戶對(duì)以其用戶賬號(hào)進(jìn)行的所用活動(dòng)和事件負(fù)法律責(zé)任。而根據(jù)規(guī)定，到館查詢檔案，作為大陸公民只需要持有身份證明材料，就可直接到國(guó)家檔案館利用開放檔案。這樣看來，利用檔案網(wǎng)站查檔似乎比到館直接查檔更加煩瑣。

2、內(nèi)容冗雜

進(jìn)入檔案館網(wǎng)站的主頁(yè)，常常給人以無所適從的感覺。網(wǎng)站上內(nèi)容雖然琳瑯滿目，但真正要找到自己所需要的信息，卻要花費(fèi)點(diǎn)時(shí)間。僅作為標(biāo)識(shí)作用的一級(jí)類目，就“千人千面”。最多的檔案網(wǎng)站，有二十多個(gè)，最少的只設(shè)有1個(gè)一級(jí)類目。相同的功能放在不同的類目之下，例如同是愛國(guó)主義教育功能，有的單獨(dú)設(shè)置一個(gè)類目，有的則歸入網(wǎng)上展廳。筆者也曾到國(guó)外檔案網(wǎng)站上瀏覽過，以英國(guó)檔案網(wǎng)站為例，在一級(jí)類目之前設(shè)置了站點(diǎn)導(dǎo)航性鏈接，包括幫助、聯(lián)系我們、A到Z索引、站點(diǎn)檢索、權(quán)限五個(gè)方面，對(duì)網(wǎng)站的所有功能及用戶的使用權(quán)限進(jìn)行了介紹，而到了一級(jí)類目部分，值得欣賞的是每個(gè)一級(jí)類目的第一個(gè)子類目都對(duì)這個(gè)類目的功能與使用做了解釋，對(duì)于第一次使用檔案網(wǎng)站的用戶來說十分方便。此外，有些網(wǎng)站雖然類目繁多，但仔細(xì)觀察發(fā)現(xiàn)其中不少類目可以合并。過多的類目對(duì)于用戶來說的確很不方便，而作為標(biāo)識(shí)性的類目都給人以冗雜的感覺，那么在其指示下的內(nèi)容就更容易讓用戶感到混亂了。

3、檢索功能不盡如人意

網(wǎng)站上的檢索功能包括檔案檢索和文件檢索，由于注冊(cè)煩瑣，筆者選擇不需注冊(cè)也能檢索的文件檢索進(jìn)行體驗(yàn)。對(duì)于文件，有的網(wǎng)站進(jìn)行了分類，檢索起來相對(duì)比較方便，在檢索方式上，主要有瀏覽檢索、單一檢索、復(fù)合檢索三種，檢索的結(jié)果也都可以以復(fù)制、打印等方式獲得，檢索結(jié)果多為目錄，原文較少，而且即使是原文，也多為文本，很少有圖像甚至是多媒體類型的文件。總的來說，并不能讓檢索者滿意。

4、個(gè)性化服務(wù)鮮見

網(wǎng)絡(luò)用戶的需求呈現(xiàn)個(gè)性化的特點(diǎn)，而網(wǎng)絡(luò)本身也具有提供個(gè)性化服務(wù)的能力。但是，在檔案網(wǎng)站上基本看不見個(gè)性化服務(wù)的蹤影。在以便捷、開放、主動(dòng)為前提建立起來的檔案網(wǎng)站上沒有個(gè)性化服務(wù)，的確令人有些遺憾。而在圖書館網(wǎng)站、或者國(guó)外一些檔案網(wǎng)站上，個(gè)性化服務(wù)開展的很好，吸引了眾多用戶。例如南京圖書館的個(gè)人閱覽室，用戶可以訂制自己喜愛的雜志，并可以將喜愛的文章保存起來，供以后反復(fù)閱讀；英國(guó)國(guó)家檔案館也提供定制功能，可以對(duì)在英國(guó)國(guó)家檔案網(wǎng)站上公布的最近開放的文件、英國(guó)國(guó)家檔案館近期開展的活動(dòng)、專題講座進(jìn)行定制，下載安裝一定的閱讀軟件即可進(jìn)行閱讀。

5、缺乏檔案館的特點(diǎn)

檔案不同于圖書、資料，具有社會(huì)性、歷史性、確定性和原始記錄性，尤其是檔案的原始記錄性，這是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無二的本質(zhì)所在。檔案館作為保管檔案的場(chǎng)所，在選址、建筑、設(shè)備、制度等方面也有其特點(diǎn)。而到了檔案網(wǎng)站，筆者很難看出它與其他類型網(wǎng)站的區(qū)別。在網(wǎng)站上，常常能看到一些便民服務(wù)包括交通、旅游、票務(wù)、購(gòu)物、就業(yè)、氣象預(yù)報(bào)等等，也許設(shè)置的出發(fā)點(diǎn)是為了體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的休閑利用功能，但問題是有專門的網(wǎng)站已經(jīng)做得非常出色，用戶應(yīng)該不會(huì)“舍近求遠(yuǎn)”。我認(rèn)為，檔案網(wǎng)站首先要能夠提供查檔的服務(wù)，其次應(yīng)具有社會(huì)氣息、文化氣息或一些趣味性，在做好這二者的基礎(chǔ)上才能體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的休閑利用功能，凸顯檔案網(wǎng)站的特點(diǎn)。

二、針對(duì)目前的利用現(xiàn)狀應(yīng)采取的對(duì)策

1、找到正確的定位

檔案網(wǎng)站提供服務(wù)，首先應(yīng)明確服務(wù)的主體，找到自己的定位。打開歐美一些國(guó)家的檔案網(wǎng)站，很容易判斷出他們的服務(wù)主體是公眾，從欄目設(shè)置到具體的內(nèi)容與功能都站在公眾的角度，所以在它的一級(jí)類目里安排了為第一次訪問的用戶而特別設(shè)置的指導(dǎo)子類目，網(wǎng)站的主體部分不斷更新的是最近開放的檔案、檔案館舉辦的活動(dòng)等等，網(wǎng)站上甚至有電子商務(wù)的內(nèi)容。我們的檔案網(wǎng)站態(tài)度似乎不那么明確，網(wǎng)站上最新動(dòng)態(tài)里有關(guān)檔案部門自身的事務(wù)、與政府有關(guān)的文件、當(dāng)然也有針對(duì)用戶的內(nèi)容，于是網(wǎng)站服務(wù)的主體包括檔案部門自身、政府、公眾三個(gè)部分，而面面俱到的結(jié)果，是使得網(wǎng)站內(nèi)容變得冗雜，尤其對(duì)于普通公眾而言，真正與自身相關(guān)的內(nèi)容寥寥無幾。我認(rèn)為根據(jù)檔案館的性質(zhì)以及檔案形成的歷史來看，檔案網(wǎng)站應(yīng)以公眾與政府為主體，在內(nèi)容與功能設(shè)置上都應(yīng)以二者為前提，這樣才能提高檔案網(wǎng)站的利用率。

2、對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效的整合

根據(jù)普查的結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案網(wǎng)站的建設(shè)已經(jīng)完成了從無到有的階段，網(wǎng)站的內(nèi)容在量上是有保證的，在質(zhì)上仍有待完善。要提高網(wǎng)站內(nèi)容的質(zhì)量，首先要做的工作就是對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)上資源進(jìn)行整合。所謂網(wǎng)上資源整合是指依據(jù)一定需要，對(duì)各個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)象、功能結(jié)構(gòu)及其互動(dòng)關(guān)系進(jìn)行融合、類聚和重組，使之成為一個(gè)效能更好、效率更高的新的數(shù)字資源體系。這種整合包括不同載體、不同類型的信息資源之間的整合以及本地資源與遠(yuǎn)程資源之間的整合。簡(jiǎn)單來說就是讓網(wǎng)上資源完成一個(gè)從無序到有序的過程。豐富而有序的信息資源是做好檔案網(wǎng)站服務(wù)的基礎(chǔ)，如果不對(duì)網(wǎng)上資源進(jìn)行合理有效的整合，必然影響數(shù)字資源的有效利用，通過整合，可以充分保障用戶所需的檔案信息，為確保網(wǎng)站服務(wù)的質(zhì)量提供保障。

3、做好數(shù)字化等基礎(chǔ)工作

網(wǎng)站上缺乏個(gè)性化服務(wù)，現(xiàn)有的服務(wù)質(zhì)量水平不高，無法達(dá)到用戶的滿意程度，表面上看是我們的技術(shù)水平比較落后，但技術(shù)只是服務(wù)的手段，沒有可供服務(wù)的資源才是關(guān)鍵。因此，要加大檔案信息數(shù)字化工作力度，從源頭保證檔案網(wǎng)站的服務(wù)質(zhì)量，才能提高網(wǎng)站的利用率。一方面通過相關(guān)技術(shù)與設(shè)備，加快現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，另一方面要加強(qiáng)電子文件的收集管理。要?jiǎng)屿o結(jié)合，考慮使用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)加強(qiáng)和拓展網(wǎng)站功能。要學(xué)會(huì)換位思考，站在用戶角度思考網(wǎng)站還存在哪些缺點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整和修改。當(dāng)然除了要做好數(shù)字化工作，檔案?jìng)鹘y(tǒng)的八項(xiàng)基本工作也要做好，因?yàn)樗麄兪亲龊脭?shù)字化工作的基礎(chǔ)。

4、完善宣傳工作

網(wǎng)站不同于其他傳播媒體，有其自身的宣傳手段。檔案部門建立檔案網(wǎng)站之后，除了采取檔案館手冊(cè)、指南這些傳統(tǒng)媒介開展宣傳工作之外，還要善于運(yùn)用搜索引擎、友情鏈接、電子郵件、新聞組和BBS這些網(wǎng)絡(luò)上常用的宣傳手段，下面據(jù)此做一些簡(jiǎn)單的介紹。

（1）注冊(cè)搜索引擎。搜索引擎的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航作用使得它成為通向互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的必經(jīng)之路，利用搜索引擎是上網(wǎng)用戶獲取他們不熟悉的網(wǎng)站或內(nèi)容最常用的方法。在注冊(cè)搜索引擎時(shí)，需要注意，把網(wǎng)站遞交給搜索引擎有免費(fèi)遞交、親自去各站點(diǎn)手工登記、付費(fèi)登記、利用搜索引擎的遞交軟件遞交四種方式。它們各自有各自的特點(diǎn)，要在充分了解其情況的基礎(chǔ)上選擇合適的遞交方式，其次要注意避免選擇不當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞，檔案部門可以請(qǐng)教相關(guān)的專家，根據(jù)檔案館的具體情況擬寫適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞，否則會(huì)影響網(wǎng)站排名。統(tǒng)計(jì)表明，90%以上的用戶通常只點(diǎn)擊分類搜索結(jié)果的第1頁(yè)，而在同一頁(yè)，排在前面的網(wǎng)站點(diǎn)擊數(shù)也遠(yuǎn)高于排在后面的網(wǎng)站，因此取得良好的排名意義重大。

（2）用友情鏈接進(jìn)行宣傳。與不同站點(diǎn)建立鏈接，可以縮短網(wǎng)頁(yè)間距離，提高站點(diǎn)的被訪問率。一般而言，建立鏈接有以下幾種方式：(1)在行業(yè)站點(diǎn)上建立鏈接；（2）申請(qǐng)交互鏈接。尋找具有互補(bǔ)性的站點(diǎn)進(jìn)行鏈接；（3）在商務(wù)鏈接站點(diǎn)申請(qǐng)鏈接。特別是當(dāng)檔案館提供免費(fèi)活動(dòng)的時(shí)候，可以向網(wǎng)絡(luò)上的許多小型商務(wù)鏈接站點(diǎn)申請(qǐng)鏈接。需要注意的是一般圖片鏈接的點(diǎn)擊率大于文字鏈接，如果是文字連接要注意文字修飾。

（3）用電子郵件宣傳。電子郵件發(fā)送費(fèi)用低，受到很多網(wǎng)站的青睞。其關(guān)鍵在于收集用戶電子郵件地址，一般可以利用網(wǎng)站的反饋功能記錄愿意接受電子郵件的用戶，這需要檔案網(wǎng)站加強(qiáng)自身的互動(dòng)交流服務(wù)；另外還可以通過租用一些愿意接受電子郵件信息的通信列表，也可以電子新聞郵件，利用“簽名檔”，填寫檔案館的名稱、地址、電話號(hào)碼、電子郵件以及特色服務(wù)等信息，從而起到宣傳作用。

（4）在新聞組和BBS上宣傳。互聯(lián)網(wǎng)使得具有相同專業(yè)興趣的人們組成成千上萬的針對(duì)性很強(qiáng)的公告欄和新聞組，加入這些討論，利用上面提到的“簽名檔”可以起到很好的宣傳作用。BBS也是網(wǎng)民交流信息的重要場(chǎng)所，不過管理較新聞組嚴(yán)格。在使用時(shí)要注意技巧，首先要選擇合適的BBS宣傳，其次主題行要具有可讀性和創(chuàng)意性，另外最好在討論問題時(shí)進(jìn)行宣傳，以避免廣告之嫌。

參考文獻(xiàn)

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篇8

一、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的作用簡(jiǎn)介

由于居民健康檔案是一份動(dòng)態(tài)信息，隨時(shí)都會(huì)發(fā)生變化，所以建立居民健康檔案是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要在健康檔案使用的過程中對(duì)建立的方式不斷探索與創(chuàng)新。所以我們?cè)O(shè)計(jì)并完成了基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的社區(qū)居民健康檔案的管理系統(tǒng)，接下來我們對(duì)此操作系統(tǒng)進(jìn)行具體闡述。

我們所創(chuàng)建的社區(qū)居民健康管理系統(tǒng)由五個(gè)功能模塊組成，包括檔案管理、信息服務(wù)、家庭監(jiān)護(hù)、信息傳遞和系統(tǒng)管理，居民健康檔案根據(jù)普通患者、兒童患者和心腦血管疾病患者三種群體進(jìn)行分類。

社區(qū)居民健康系統(tǒng)的五個(gè)模塊所產(chǎn)生的功能具體如下：

檔案管理模塊的主要功能是既可以生成和打印所需要的檔案報(bào)告，還可以進(jìn)行檔案的修改、添加和刪除。信息服務(wù)模塊利用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)把社區(qū)服務(wù)中心和用戶家庭關(guān)聯(lián)起來，在社區(qū)居民從網(wǎng)上查詢所需醫(yī)療信息的同時(shí)還可以將自己的健康信息情況上傳到服務(wù)中心，這樣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心就可以及時(shí)地了解社區(qū)居民用戶當(dāng)前的健康情況，并根據(jù)實(shí)際情況對(duì)社區(qū)居民制定出合理的康復(fù)計(jì)劃。家庭監(jiān)護(hù)，這個(gè)模塊主要是針對(duì)社區(qū)的獨(dú)居老人以及患有心腦血管疾病的老人，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)有需要的家庭進(jìn)行監(jiān)護(hù)，防止和減少意外情況的發(fā)生。信息傳遞，主要是使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成社區(qū)醫(yī)院和中心醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)互通，如果病人需要在大中型醫(yī)院進(jìn)行治療，那么醫(yī)院醫(yī)生就可以將所需要的病歷檔案通過網(wǎng)絡(luò)及時(shí)地獲取，同時(shí)社區(qū)醫(yī)生也可以通過互通網(wǎng)絡(luò)來獲得中心醫(yī)院專家的技術(shù)支持和指導(dǎo)。系統(tǒng)管理的主要功能是社區(qū)居民用戶用來對(duì)信息進(jìn)行修改、添加和刪除，以及社區(qū)用戶設(shè)置權(quán)限，修改用戶密碼和對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和還原。

二、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全

社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全主要從三個(gè)方面來進(jìn)行控制，即操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理和應(yīng)用程序。用戶登錄時(shí)采用雙密碼，一個(gè)密碼進(jìn)入應(yīng)用程序，另一個(gè)密碼用來進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，雙密碼的主要作用是防止其他人僅用一個(gè)密碼就可以直接打開應(yīng)用程序并進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)。

用戶進(jìn)入管理系統(tǒng)的主要流程是：首先用戶要用一個(gè)賬號(hào)來連接注冊(cè)表，在注冊(cè)表中查找是否有此用戶，如果有，系統(tǒng)將用戶輸入的密碼與系統(tǒng)進(jìn)行比對(duì)，密碼正確用戶就可以進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)并將第二層數(shù)據(jù)庫(kù)密碼解密，然后系統(tǒng)把該用戶ID和密碼再次進(jìn)行比對(duì)，正確則進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，如果錯(cuò)誤就退出系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)密碼是由用戶本人進(jìn)行設(shè)置和更改，用戶的ID號(hào)是系統(tǒng)的管理員進(jìn)行分配。

三、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的表現(xiàn)方式

首先是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)主要是把居民家庭住址、社區(qū)醫(yī)生安排、常見疾病和體檢情況等基本信息情況進(jìn)行記錄。在系統(tǒng)中，我們把居民的姓名、年齡、聯(lián)系電話等個(gè)人信息存放在居民基本信息表里，在社區(qū)服務(wù)中有需要的時(shí)候可以快速?gòu)谋碇刑崛　?/p>

接下來是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器終端，社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)是運(yùn)行在Windows2000應(yīng)用程序所提供的進(jìn)程，其中主要用到了COM組件，因此這個(gè)服務(wù)器終端的應(yīng)用程序沒有應(yīng)用界面。

社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)在原有的兩層服務(wù)器結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上添加了新的業(yè)務(wù)邏輯層，運(yùn)用了三層服務(wù)器的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。業(yè)務(wù)邏輯層主要是把數(shù)據(jù)庫(kù)和客戶端鏈接起來，起到相互傳送信息的作用，數(shù)據(jù)庫(kù)既可以收到客戶端發(fā)來的請(qǐng)求，又可以將處理結(jié)果發(fā)送回客戶端。因此新填入的業(yè)務(wù)邏輯層在提高工作效率的同時(shí)又減輕了整體服務(wù)器的工作負(fù)擔(dān)。在管理系統(tǒng)中，連接數(shù)據(jù)庫(kù)、打開記錄集和對(duì)字段或字段集的操作主要是使用ADO屬性和方法，因?yàn)閷砣绻枰獙?duì)程序進(jìn)行擴(kuò)展完善，一定會(huì)需要對(duì)參數(shù)的查詢和存儲(chǔ)功能，所以在設(shè)計(jì)服務(wù)器終端的同時(shí)，也為這些屬性進(jìn)行了保存。

篇9

1 信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理的意義

1.1 信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)高校檔案的大容量?jī)?chǔ)存

在高校檔案管理工作中有效地應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達(dá)成海量信息的存儲(chǔ)，使得工作人員能夠較好的來對(duì)應(yīng)管理不同類型的檔案信息。在以前實(shí)施檔案管理工作重點(diǎn)是應(yīng)用手工來進(jìn)行分類整理，不僅工作任務(wù)繁重，并且還顯現(xiàn)出較低的工作效率。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達(dá)成自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，并能夠促進(jìn)檔案管理人員工作效率與質(zhì)量的提升，其僅需在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，就可以達(dá)成重復(fù)使用。另外，在系統(tǒng)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)之后，僅能夠有著報(bào)表的自動(dòng)生成，并來統(tǒng)計(jì)和分析相關(guān)的信息，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。

1.2 信息技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案管理人員提供工作上的便利

在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)之后，可使檔案管理人員自以往固有的繁復(fù)手工勞動(dòng)的當(dāng)中走出來，并使其工作重點(diǎn)導(dǎo)入到匯聚和編撰資料當(dāng)中，如此一來就能夠較好提升檔案資源的整體性和豐富性，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。另外，匯聚分類、開發(fā)應(yīng)用檔案也是一種繁復(fù)的工作，倘若檔案管理平臺(tái)缺乏完備性，則工作效率與質(zhì)量也會(huì)較低。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，即可達(dá)成檔案資源的共享。首先教師能夠以自我所具有的權(quán)限來對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行瀏覽和下載；其次，工作人員也可通過網(wǎng)絡(luò)傳遞交接相關(guān)檔案資料，以此來對(duì)于高校整體的各項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率進(jìn)行有效提升。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校檔案管理觀念落后

在以往不少高校的高層管理者通常會(huì)關(guān)注于教學(xué)與科研工作方面，而忽視了檔案信息自身所具有的作用與價(jià)值。教師也是全身心投入到平時(shí)的教學(xué)實(shí)踐當(dāng)中，不注重建設(shè)與管理檔案信息資源，認(rèn)為自己與檔案管理工作沒有工作交集，滯后的檔案管理理念讓所建設(shè)的檔案信息顯得不完備，各類時(shí)間較長(zhǎng)的信息資料都累積了起來，難以進(jìn)行有效管理。導(dǎo)致產(chǎn)生了缺乏的實(shí)用性的檔案信息，對(duì)于檔案信息的客觀真實(shí)性直接構(gòu)成了影響。。

2.2 高校檔案管理模式陳舊

伴隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案信息資源已升華成為了社會(huì)進(jìn)步的戰(zhàn)略型發(fā)展資源。但是，部分高校還具有著較為滯后檔案信息管理方式 依然應(yīng)用手工來對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，既有較大的工作量，而且質(zhì)量與效率也較難提升，也未有專門的的檔案信息資源庫(kù)。同時(shí)“注重于管理，不注重于服務(wù)”也形成了在日常管理中的單一化，使得查閱檔案時(shí)手續(xù)較為繁瑣，未能較好的利用好檔案信息。

2.3 高校檔案管理水平整體低下

現(xiàn)今因?yàn)椴糠指咝Ｈ匀辉趹?yīng)用以往固有的人工管理檔案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查閱，管理的質(zhì)量與效率較低。另外此種方式，會(huì)讓較多的人接觸到檔案，難以保證檔案的保密。并且不便于保存、查閱、更新檔案，并直接造成了檔案的長(zhǎng)期的累積，形成了就會(huì)較多的檔案資料的存儲(chǔ)，不便于保存、查閱、更新檔案。

3 信息技術(shù)在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)中硬技術(shù)的應(yīng)用

高校檔案管理工作中應(yīng)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、打印機(jī)等多種輔助設(shè)備，能夠有助于工作人員順利實(shí)施檔案管理工作。在以往固有的檔案管理工作，是應(yīng)用手工的方式來匯聚和處置檔案資料數(shù)據(jù)，使得工作量較大，而且形成了工作效率低下。巨大的檔案信息量使得查閱時(shí)較為困難。而在應(yīng)用和推廣信息技術(shù)之后，在高校檔案管理工作大都配置起了計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備，能夠使得工作人員直接從網(wǎng)絡(luò)來獲取需要的資料信息，并轉(zhuǎn)換和制作為電子版文件進(jìn)行存儲(chǔ)，以此來達(dá)成檔案資料的數(shù)字化形式。電子文件不僅方便存儲(chǔ)和保管，而且不占用保管的空間。由于電子文件是新型的信息載體，近數(shù)年以來，現(xiàn)今的電子檔案已經(jīng)逐漸替代了原先的紙質(zhì)檔案。學(xué)校所榮獲的各類獎(jiǎng)品，因?yàn)楸９苓^程中會(huì)出現(xiàn)破損和陳舊等情況，所以應(yīng)該拍攝出視頻或是照片來進(jìn)行影像保存，另外所榮獲的各種紙質(zhì)的獎(jiǎng)狀與證書等，能夠制作成掃描件作為電子文檔保存到計(jì)算機(jī)中。

3.2 信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用

即使是早期的文件系統(tǒng)也能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，由于此部分文件具有著繁瑣的數(shù)據(jù)信息，在共享數(shù)據(jù)和檢索信息等諸多方面都有著部分的弊端，因此難以進(jìn)行的范圍的應(yīng)用推廣。在當(dāng)今信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展趨勢(shì)下，為能較好的在檔案管理工作顯現(xiàn)出電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)的作用。應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)的能夠較快的達(dá)成消除數(shù)據(jù)信息的冗余消除、有效檢索信息、存儲(chǔ)和共享信息。在高校構(gòu)建起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠較好的應(yīng)用計(jì)算機(jī)自身的快速檢索、密集存儲(chǔ)的功能，既可有效提升高校檔案信息的保密性，還可有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。作為世界性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是自規(guī)模不同、類型相異的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所匯合構(gòu)成的。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的普及，產(chǎn)生了共享的信息資源，隨著持續(xù)性發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在設(shè)備的配置及技術(shù)方面性能互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都可達(dá)成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)既可達(dá)成傳遞、接收、匯聚數(shù)據(jù)檔案，還可達(dá)成真正意義上的共享網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)，并使得高校檔案管理工作效率與質(zhì)量得到較大提升。

篇10

關(guān)鍵詞：工作流；檔案管理；ERMS

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2012)13-3063-05

Research and Application of Customization-Supporting Workflow Based on ERMS

FAN Xue-ying

(Automation Research Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Research and explore a customization-supporting workflow based on ERMS. First, introduced the design ideas and technical line of the customization-supporting workflow subsystem .And detailed designed the workflow subsystem in the Three-tier system. And then as an example of the archive operations in the ERMS to achieve specific of the customization-supporting workflow, and demonstrated the effect.

Key words: workflow; file management;ERMS

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱ERMS）是中國(guó)石油統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)和檔案信息資源共享平臺(tái)。檔案管理流程復(fù)雜、業(yè)務(wù)涉及層面廣，特別是一些密級(jí)高、利用價(jià)值高的檔案文件，需要在各分公司之間、分公司和總部之間以及總部和國(guó)家相關(guān)部門之間進(jìn)行共享，而且各分公司的檔案管理流程不盡相同，這就使管理業(yè)務(wù)跨度大、管理流程差異大，需要靈活的工作流管理策略的支持。

早期的基于工作流技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)大多采用了固定流程的開發(fā)方式，在系統(tǒng)開發(fā)之前，先對(duì)客戶的實(shí)際業(yè)務(wù)流程進(jìn)行建模分解，以抽象出來的工作流為模板，嚴(yán)格按照流程規(guī)定進(jìn)行開發(fā)。我們把按照這種方式實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)稱為定制式系統(tǒng)。由于業(yè)務(wù)流程固定，一旦有更改需求，就可能造成系統(tǒng)大規(guī)模的改動(dòng)，使得系統(tǒng)維護(hù)難度大，費(fèi)用高。為了克服定制式系統(tǒng)的弊端，許多著名的軟件廠商與研究機(jī)構(gòu)紛紛提出了多種解決方案。這些方案采用不同方法，不同程度的實(shí)現(xiàn)了從固定工作流程到可定制流程的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了工作流的可定制性。

ERMS采用可定制工作流技術(shù)，使得系統(tǒng)能夠處理復(fù)雜多變的管理流程。業(yè)務(wù)人員能夠通過可視化的方式分析和定義業(yè)務(wù)流程。在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時(shí)，能夠在較少修改甚至不修改原來應(yīng)用的情況下，僅通過適當(dāng)調(diào)整或重新定義工作流程就能滿足變化后的需求。

1可定制工作流設(shè)計(jì)方案

1.1技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)

通過分析，該文得到如圖1所示的工作流架構(gòu)。

1.2數(shù)據(jù)層設(shè)計(jì)

工作流過程定義信息、工作流實(shí)例信息，組織模型定義信息以及系統(tǒng)日志，以特定的實(shí)體形式保存在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中。主要的數(shù)據(jù)庫(kù)表有以下六種：

1）工作流過程定義表（tblWorkFlowProcessDefinition）：保存過程定義主要信息，如，流程Id（ProcessId）等。相當(dāng)于一個(gè)流程模板。

2）工作流活動(dòng)定義表（tblWorkFlowActivityDefinition）：流程圖導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)后活動(dòng)Id（ActivityId）等相關(guān)信息存放在該表當(dāng)中。一個(gè)工作流過程定義，由若干活動(dòng)(Activity)組成。工作流程中每一個(gè)活動(dòng)保存為一條記錄。

3）工作流變遷定義表(tblWorkFlowTransitionDefinition)：流程圖導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)后變遷Id（TransitionId）等相關(guān)信息存放在該表當(dāng)中。

4）工作流過程實(shí)體表（tblWorkFlowProcessInstance）：工作流流程啟動(dòng)后，會(huì)生成相應(yīng)的過程實(shí)例。該過程實(shí)例的相關(guān)信息存儲(chǔ)在本表中。當(dāng)前工作流狀態(tài)和當(dāng)前操作者可以用來追蹤工作流實(shí)例的運(yùn)行狀況。

5）工作流活動(dòng)實(shí)體表（tblWorkFlowActivityInstance）：工作流流程啟動(dòng)后，按照流程設(shè)置執(zhí)行每個(gè)活動(dòng)，執(zhí)行到某個(gè)活動(dòng)時(shí)，將按照過程定義，生成對(duì)應(yīng)活動(dòng)的實(shí)例。

圖1工作流架構(gòu)

6）工作流變遷實(shí)體表（tblWorkFlowTransitionInstance）：存放工作流變遷實(shí)例的相關(guān)信息。表關(guān)系如圖2、3所示：

圖2定義表關(guān)系

1.3邏輯層設(shè)計(jì)

業(yè)務(wù)邏輯層設(shè)計(jì)工作流引擎核心類。從圖4可以看出，工作流引擎所涉及到的核心類有七個(gè)：過程定義類ProcessDefinition.cs、活動(dòng)定義類ActivityDefinition.cs、變遷定義類TransitionDefinition.cs、活動(dòng)實(shí)例類ActivityInstance.cs、過程實(shí)例類ProcessInstance.cs、變遷實(shí)例類TransitionInstance.cs，流程類型類EnumProcessType.cs。

一個(gè)工作流過程定義類對(duì)應(yīng)多個(gè)工作流活動(dòng)定義類;一個(gè)工作流過程定義類可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)過程實(shí)例，過程實(shí)例由多個(gè)活動(dòng)實(shí)例組成;一個(gè)工作流定義流轉(zhuǎn)方向由多個(gè)工作流轉(zhuǎn)換條件類定義。

1.4展現(xiàn)層設(shè)計(jì)

通過開發(fā)自定義控件ApprovalCommit.ascx，將工作流功能封裝為組件，向ERMS業(yè)務(wù)模塊提供工作流管理功能。實(shí)現(xiàn)開發(fā)控件的可復(fù)用性，大大減少了開發(fā)工作量和維護(hù)成本。

用戶控件ApprovalCommit.ascx操作整個(gè)工作流的流轉(zhuǎn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的管理。具體方法是，向業(yè)務(wù)表單添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，設(shè)置ProcessType屬性，該屬性為枚舉類型，表示當(dāng)前系統(tǒng)支持的流程類型，用來獲得指定的流程模板的相關(guān)信息?？丶闃I(yè)務(wù)頁(yè)面提供一個(gè)“工作交接”的操作區(qū)域，并在后臺(tái)提供啟動(dòng)流程及提交活動(dòng)的方法：?jiǎn)?dòng)新流程方法（StartNew Process()和StartNewProcessAndCommit()）和提交流程的方法（Commit()），用來對(duì)工作流的流轉(zhuǎn)和狀態(tài)進(jìn)行控制。

圖3實(shí)體表關(guān)系

圖4工作流引擎核心類設(shè)計(jì)

2可定制工作流在ERMS歸檔業(yè)務(wù)中的應(yīng)用

ERMS的主要用戶功能包括檔案查詢、工作助理、收集整理、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、應(yīng)用管理和系統(tǒng)管理。其中，工作助理、收集整理、檔案保管和檔案利用四大模塊都采用了可定制工作流進(jìn)行流程管理。下面就以其中的收集整理中的歸檔業(yè)務(wù)為例，詳細(xì)介紹可定制工作流在ERMS中的應(yīng)用。

2.1工作流程分析及過程定義

參照工作流過程定義，對(duì)流程進(jìn)行抽象：歸檔流程整體抽象為一個(gè)“過程定義”。歸檔流程中，有三個(gè)步驟，分別為:歸檔部門人員收集歸檔信息，歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核，檔案部門人員審核，這三個(gè)步驟分別抽象為三個(gè)“活動(dòng)”，均需要人工參與完成。在各個(gè)活動(dòng)之間有若干連接線，表示活動(dòng)的流轉(zhuǎn)過程，將這些連接線抽象成為“變遷”?！皻w檔部門人員收集歸檔信息”活動(dòng)出發(fā)，有一條變遷，流轉(zhuǎn)到下一步活動(dòng)?！皻w檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”活動(dòng)出發(fā)，有兩條變遷，按照哪一個(gè)變遷流轉(zhuǎn)與審核是否通過有關(guān)。為了表達(dá)這個(gè)變遷條件，將“是否通過”抽象為一個(gè)變量A，A的值是否等于0決定了下一步活動(dòng)，A不為0表示“通過”，反之，A為0表示“退回”?！皺n案部門人員審核”活動(dòng)發(fā)出的變遷也有兩條，變遷條件與“歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”相同。

為了完成三個(gè)活動(dòng)，需要開發(fā)對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯應(yīng)用程序。為人工參與的活動(dòng)開發(fā)對(duì)應(yīng)的表單頁(yè)面以及表單數(shù)據(jù)處理程序。抽象本過程定義相關(guān)資源：兩個(gè)應(yīng)用程序，分別命名為“歸檔事宜”，“工作提示”。

最后，抽象參與執(zhí)行本過程定義所需的參與者，“歸檔部門人員收集歸檔信息”為過程實(shí)例發(fā)起人，“歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核”的參與者是角色“管理員”，“檔案部門人員審核”參與人是角色“超級(jí)管理員”。

歸檔流程圖如圖5所示。

2.2工作流程業(yè)務(wù)邏輯的實(shí)現(xiàn)

過程定義完畢之后，要根據(jù)過程定義開發(fā)相應(yīng)的業(yè)務(wù)邏輯。歸檔流程中主要業(yè)務(wù)是由若干流轉(zhuǎn)與審批過程組成的，需要保存的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)都是與歸檔信息及審核有關(guān)的內(nèi)容。

圖5歸檔流程

向業(yè)務(wù)表單添加流程操作控件ApprovalCommit.ascx，設(shè)置ProcessType屬性，該屬性為枚舉類型，表示當(dāng)前系統(tǒng)支持的流程類型，用來獲得指定的流程模板的相關(guān)信息。對(duì)于歸檔流程，ProcessType屬性設(shè)置為“EnumProcessType.歸檔流程”。

2.3實(shí)際應(yīng)用效果

1）定制歸檔業(yè)務(wù)工作流：業(yè)務(wù)人員根據(jù)本公司實(shí)際歸檔業(yè)務(wù)流程，在“流程模板管理”頁(yè)面“新建模板”或者選擇符合本公司業(yè)務(wù)流程的模板，系統(tǒng)通過權(quán)限控制，實(shí)現(xiàn)流程模板與歸檔單位的一一對(duì)應(yīng)。如圖6。

圖6流程模板管理界面

2）歸檔部門用戶登陸進(jìn)入“歸檔事宜”頁(yè)面，新建預(yù)歸檔檔案,進(jìn)行信息填寫并提交任務(wù)，如圖7。

圖7預(yù)歸檔檔案信息界面

3）活動(dòng)指向的歸檔審核人員在其“工作提示”下的“待辦任務(wù)”列表中查看已提交的任務(wù)，如圖8。

圖8工作提示界面

審核人員點(diǎn)擊任務(wù)名稱，進(jìn)入檔案信息頁(yè)面，審核預(yù)歸檔文件信息，確認(rèn)是否可提交到檔案部門。

4）同樣，活動(dòng)指向的檔案部門審核人在其任務(wù)提示下的“待辦任務(wù)”列表中查看已提交的任務(wù)，如圖9。

圖9工作提示界面

檔案部門人員點(diǎn)擊任務(wù)名稱，進(jìn)入檔案信息頁(yè)面，對(duì)歸檔部門提交的預(yù)歸檔條目進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后完成電子文件歸檔操作。至此，歸檔流程結(jié)束。

3結(jié)論

本文提出了一套設(shè)計(jì)成熟、開發(fā)簡(jiǎn)單的可定制工作流的實(shí)現(xiàn)方案。本方案實(shí)現(xiàn)了工作流的可定制性，很好地滿足了中國(guó)石油分公司多，不同分公司之間業(yè)務(wù)流程差異大帶來的需求。

隨著研究的深入，對(duì)可定制工作流的穩(wěn)定性、安全性、擴(kuò)展性，以及基于工作流的企業(yè)信息系統(tǒng)集成的研究將是下一步主要工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]于洋.基于可定制工作流的OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].大連:大連理工大學(xué),2008.