導語：如何才能寫好一篇學生學籍檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】學生，學籍檔案，檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達到學識水平的信用憑證。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質(zhì)量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1.收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應做到內(nèi)容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實等。

二、完善學籍檔案管理工作的建議

1.增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經(jīng)費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標準并樹立全局觀念。高校學籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標準，包括基礎標準、技術標準、程序標準。標準的實施意義就在于統(tǒng)一，要切實改變各自為政、各行其是的局面，主管部門應加強協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類表格的形式、紙張大小時要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問題；要樹立整體觀念，服從大局，用標準去統(tǒng)一行動，用標準去規(guī)范管理工作。特別要抓好學生畢業(yè)前學籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴把質(zhì)量關，確保檔案材料真實完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴謹、科學、完善、配套的學籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開展學籍檔案管理的可靠保證。職能部門應建立健全收集整理、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責等各項規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時，各級領導應該把執(zhí)行制度作為加強制度建設的重點來抓，使學籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學上推行規(guī)范化、科學化的管理制度，對學籍檔案管理工作提出了更高要求。過去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應形勢發(fā)展的需要。為了使教學工作與建檔工作同步發(fā)展，進一步強化與完善學籍檔案管理工作，學籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進的科學技術，熟練使用計算機并努力充實業(yè)務能力，包括聽、說、寫、計算和具體操作能力及處理各種事務的能力。目前，不少高校的教務處建立計算機房，引進復印機、打字機、掃描儀等現(xiàn)代化設備，使學籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學位評審提供了翔實的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學籍檔案在教學管理中的重要作用。

5.加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風。

6.大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計算機網(wǎng)絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、檔案資料查詢等提供有效信息。

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【關鍵詞】電子學籍檔案管理；管理風險；優(yōu)點；缺陷；規(guī)避措施

一、學校學生電子學籍檔案管理的優(yōu)點

首先，傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式是完全依靠人力，學籍檔案管理人員要負責學籍檔案的抄寫、分類、統(tǒng)計、存儲等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個都需要耗費大量的人力物力，最終導致學籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導致學籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會給工作造成巨大的損失。而采用電子學籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問題。電子學籍檔案管理模式是通過采用現(xiàn)代化信息技術快速而又高效地完成學籍檔案的收集、分類、存儲、統(tǒng)計以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實現(xiàn)學籍檔案管理全程的自動化，這相對于傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學籍檔案管理是通過文檔的形式來對學生學籍檔案進行存儲。當前學校學籍檔案存儲方式主要是DVD光碟、硬盤、閃存U盤等科技產(chǎn)品，這些存儲器不僅存儲量大、存儲時間長，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲器沒有受到損害，其文檔的存儲期遠遠超過紙質(zhì)學籍檔案的存儲。因為紙質(zhì)學籍檔案在存儲過程中容易受到蟲害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時也容易被人為地損害，而電子學籍檔案就能很好地規(guī)避這些問題。最后，電子學籍檔案管理模式可以通過加密、授權(quán)限制等各種科學手段來保證學籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學籍檔案無法做到的。所以，電子學籍檔案在方便學校學生及管理人員檢索和查詢學籍檔案的同時也可以通過信息技術的利用來為學生的學籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學生學籍檔案信息被惡意篡改，給學生和學籍檔案管理工作造成損失。

二、當前學校電子學籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學校學生數(shù)量越來越龐大，就業(yè)競爭越來越激烈，以及社會文化的多元化，越來越多的學校對學生學籍檔案管理更加重視，在這個過程中電子學籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來看，電子學籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學籍檔案相比，具有更大的風險性。電子學籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲介質(zhì)對信息安全因素的影響。電子學籍檔案通常以磁盤、光盤為載體，這類載體成分比較復雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問題。而且對環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡安全性，網(wǎng)絡的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時，無孔不入的網(wǎng)絡黑客和防不勝防的計算機病毒也給電子學籍檔案的管理帶來巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤中存的內(nèi)容進行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致學生的數(shù)據(jù)錯誤或被盜，所以，在使用電子學籍檔案時一定要注意信息的準確性及安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

三、學生電子學籍檔案管理風險的規(guī)避措施

首先，針對于學生電子學籍檔案存儲的不安全性，管理人員應該采取相應的措施來提高存儲設備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達到這一目的，管理人員可以通過實現(xiàn)學籍檔案存儲設備的專機專用來保護相關文件數(shù)據(jù)不被損害。同時，管理人員應該定期對電子學籍檔案的存儲設備進行更新升級以及對電腦系統(tǒng)存在的漏洞進行定期修復，以此來提高電子學籍檔案管理的安全性。而針對電子學籍檔案存儲數(shù)據(jù)的不完整性和存儲設備壽命的有限性等問題，管理人員可以通過規(guī)范自己的操作、增強自身的職業(yè)道德素質(zhì)來杜絕因人為因素造成的損失。同時可以通過對重要學籍檔案進行備份來減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長存儲設備的使用壽命，管理人員可以通過存儲設備的更新?lián)Q代以及對其使用后進行及時修復等措施來實現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計算機高端技術來有效地規(guī)避電子學籍檔案管理過程中存在的種種風險。學校學籍管理部門主要是管理學生的學籍檔案，所以，技術人員可以利用信息技術對學生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開加密和嚴格加密的雙加密模式，公開加密用于學籍文件的發(fā)送，而嚴格加密才用于學籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護學生的利益。除此之外，技術人員還可以對學生電子學籍檔案系統(tǒng)設定身份驗證，以此來控制學生電子學籍檔案的訪問權(quán)限。這也是規(guī)避風險的措施之一。

最后，管理人員應該加強學校學生學籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來降低電子學籍檔案管理過程中存在的風險。電子學籍檔案管理系統(tǒng)應該采用目前流行的客戶機服務器和Web服務器等方式來優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時通過設立高效的通信機制彩曾強系統(tǒng)的安全險，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學籍檔案的管理。除此之外，以防萬一，學校還應該實行學生電子學籍檔案與紙質(zhì)學籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補電子學籍檔案管理的不足。

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[關鍵詞] 學籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實際情況,就研究生學籍檔案管理工作中存在的問題進行分析,探討對應措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學籍檔案管理是對學生從入學到畢業(yè)的整個培養(yǎng)教育過程的質(zhì)量考核管理，它包括學生的入學與注冊、成績、紀律與考勤、獎勵與處分、轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學、休學與復學、退學、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個重要組成部分，對其繼續(xù)深造或走入工作崗位關系極大。因此，學籍檔案管理是高校學生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學生利益包括其離校后的利益密切相關，受到學生的密切關注。做好學籍管理工作，提高學籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴大、辦學形式的多樣化、因公（私）出國（境）的學生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢的發(fā)展，越來越多的用人單位或部門重視利用學籍檔案來了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個人在找工作或出國深造時需向聘用單位或國外高校提供其自身的學籍材料；另一方面，用人單位或其他部門為了辨別所招人員的個人信息真?zhèn)味枰_認檔案。因此，學籍檔案利用率不斷上升的趨勢給學籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強和改進研究生學籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進行不同的管理，但有的沒有形成規(guī)范的學籍檔案管理制度。由于研究生學籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學至畢業(yè)有三到四年甚至更長時間，學籍檔案形成時間跨度大，包括在學期間培養(yǎng)過程的重要材料，沒有規(guī)范的管理制度，會出現(xiàn)歸檔不全的問題；又由于研究生教學分散在各院系，院系在立卷整理過程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學籍檔案管理，主要有以下問題：

1.研究生入學前檔案資料分散

每年報考研究生的學生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書兩次寄檔過程，容易疏忽造成學生檔案丟失或在交接過程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒有及時將檔案寄往學生將就讀學校，或者將檔案寄到了非直接負責的檔案管理部門。這樣就使得一些學生在不同階段的檔案，存放在不同的學校，造成學生檔案不完整，不能統(tǒng)一進行規(guī)范管理。

2.學籍檔案管理制度不完善

許多高校對研究生學籍管理制度還不夠完善，檔案意識不強，要求不嚴。存在檔案材料不齊全，價值不高的問題。研究生缺乏學籍注冊意識的現(xiàn)象較為普遍。造成學籍注冊、學籍異動記載不全等現(xiàn)象；有的對學生受到處分和取消處分，從休學到復學等等都缺乏登記，使學籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務的作用，甚至無法給研究生培養(yǎng)、教學提供科學的、可靠的信息。

3.學籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學籍檔案管理的信息化程度較高，已實現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學校院系研究生學籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術簡陋單一，與科學化、信息化的要求差距甚大，難以適應研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購買了校內(nèi)學生日常教務及管理系統(tǒng)，但僅能滿足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫類型不能兼容，難以保證學籍信息的實效性和準確性，給學生查詢和核對造成極大不便。

三、加強與改進學籍檔案管理工作的舉措

研究生學籍檔案，是研究生在學校期間學習情況的綜合反映，是個人起步的人事檔案資料，我們應該從人事干部檔案管理的高度來認識和看待研究生的學籍檔案管理。加強和改進研究生學籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學籍檔案管理制度，應受到每一位學籍管理工作人員的重視。針對目前高校存在的問題，提出從新生入學報到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學管理、檔案資料的歸檔和加強研究生學籍管理工作的領導的舉措。

1.及時了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書內(nèi)的相關信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個人相關的基本信息、照片、學費、保險等。報到后及時錄入個人信息卡。院系在一個月內(nèi)做完對每位新生個人信息的審核確認，在二個月內(nèi)學生完成體檢和個人學習計劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個人檔案。

2.實行檔案網(wǎng)絡化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡化，要加強培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務和計算機管理的專業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡化進程。為方便教師及時了解學生以及學生了解自己的成績情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強研究生個人信息、個人培養(yǎng)計劃的網(wǎng)上錄入管理及學生考試成績教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時，要不斷增加經(jīng)費投入，改善檔案管理設施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學化方向發(fā)展。

3.完善研究生個人檔案資料的歸檔

研究生個人檔案中，包含有研究生入學前資料、黨團材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報到證白聯(lián)、學位申請書、研究生信息表、學年小結(jié)表、研究生階段成績單、獎勵材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類組卷，仔細抄寫，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學籍檔案屬于機要類材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應一式兩份，一份交由學校檔案館長久保存，另一份入研究生個人檔案，以保證研究生學習階段資料的完整。一旦學生的學籍異動申請生效，學籍管理部門應在作好相關數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時，以書面的形式及時告知相關學院，建立起學籍管理部門、相關學院、個人檔案三方存留的管理機制。

4.增強檔案意識，加強對研究生學籍檔案工作的領導

研究生學籍檔案工作涉及學院各部門，光靠檔案人員負責是遠遠不夠的，必須依靠院系領導的重視和全體教師的共同認識和努力。因此，加強領導，增強全員檔案意識是搞好研究生學籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學院的年度計劃，由明確的崗位目標責任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語

研究生的學籍檔案管理是一個較為系統(tǒng)和復雜的過程管理，必須增強檔案意識，加強領導，樹立以學生為中心的理念，以科學的信息化手段改進學籍管理方式，進一步完善研究生的學籍檔案管理工作，實現(xiàn)學籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻：

[1]孫榮平, 劉樹生. 淺析高校學籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.

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關鍵詞: 高校學生 檔案管理 建議

檔案是個人信息的重要載體,在求學和求職中發(fā)揮著重要的作用。大學生檔案更是記載著大學生在校期間學習和生活的情況,反映了大學生的思想品德、學習成績、個人特點、獎懲情況、身心素質(zhì)、專長愛好等信息,是衡量大學生綜合素質(zhì)的重要依據(jù);同時也是大學生就業(yè)及其今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)。大學生檔案的管理是高校學生管理的重要一環(huán),直接影響大學生的切身利益,但目前大學生檔案管理存在不少如檔案材料混淆、檔案材料不完整和轉(zhuǎn)遞不及時與不準確等不足,因此在高等教育改革不斷深入及高校招生規(guī)模不斷擴大、大學生就業(yè)日益市場化的新形勢下,加強和完善大學生檔案管理是必須且必要的,我們可以從以下幾個方面加強大學生檔案管理。

一、加強大學生戶籍檔案管理

戶籍管理是學校安全保衛(wèi)的一項基礎性工作,是高校管理工作的重要組成部分。按照公安部門的規(guī)定,高校學生戶口屬于城鎮(zhèn)集體戶口的一部分,且存在一定的特殊性,它緊密聯(lián)系著高校的招生、教務、思想政治教育及畢業(yè)分配工作。近年來,隨著社會市場化的深入,市場需求的出現(xiàn)人才多樣化和復雜化,同時高校的辦學模式、招生辦法、教學體制和就業(yè)管理諸方面的改革逐步深入,有必要對戶籍管理進行加強和深入。首先建立嚴格的收集制度,以保證戶籍檔案的真實和完整。高校每進出一個人,因為需要經(jīng)過許多部門和好幾道程序,往往會出現(xiàn)材料不全或不材料失真的情況,因而必須有嚴格的收集制度作保證。其次建立科學的立檔和整檔制度,保證戶籍檔案管理的有序開展。每年新生入學時對新生進行立檔,嚴格檢查新生檔案的真實性和完整性;然后根據(jù)院系分學年分卷建檔制度,即根據(jù)高校自身的特點和檔案工作的規(guī)律,先分學年度,再按院系按專業(yè)然后按學號逐人建檔,并分正副卷?？梢砸婪ü_的材料,立為正卷;尚不能公開的材料,立為副卷,只供內(nèi)部參考。最后建立轉(zhuǎn)退修學和畢業(yè)生檔案卷。每一學年結(jié)束后,把本年畢業(yè)生的畢業(yè)生名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔;對中途退學、轉(zhuǎn)學者的戶籍檔案進行及時的整理,注明時間、去向及原因,以備查考。

二、加強大學生成績與活動檔案管理

大學生成績和活動的記錄最能反映大學生在校期間表現(xiàn)的好壞。當前高校學生檔案的歸檔形式仍很傳統(tǒng),主要是政治表現(xiàn)(學生獎懲材料、入黨入團材料、畢業(yè)鑒定表等)、學籍和學習成績(入學成績表、學籍變動材料、畢業(yè)成績卡片、授予學位證書及各種獎勵證明)、身體狀況(入學學生體檢表、畢業(yè)生體檢表及各種疾病史等)和家庭政治及經(jīng)濟狀況的少量材料等,不能全面反映學生的素質(zhì)和水平。大學生成績與活動檔案主要包括如下幾個方面:(1)學校對學生的考察、錄用、培養(yǎng)、教育和學生德、智、體、美、勞等方面的第一手材料;(2)大學生英語四六級證書,計算機等級考試證書等吸引用人單位的證書;(3)大學生心理測試成績,發(fā)明、創(chuàng)造證書,能力、技能競賽證書,社會實踐活動材料等。

三、加強大學生心理健康檔案管理

大學生因心理問題而無法正常學習和生活從而退學、休學的學生人數(shù)呈現(xiàn)上升的趨勢。學生心理問題或心理障礙的形成往往是長期的,如果能定期測查學生的心理健康狀況并建立學生心理健康檔案,對有問題的學生進行及時有效的指導、干預與防治,大學生的心理健康狀況就會有一個很大的改觀。加強大學生心理檔案管理可以從這幾個方面著手:(1)在恰當?shù)臅r間建立學生心理健康檔案。新生入學軍訓結(jié)束后進行心理測試,測試前安排有關的心理學知識教育活動,讓學生明白建立心理健康檔案是了解自身、獲得心理幫助的有效途徑。測試過程的組織要嚴謹,包括場地布置、時間安排、指導語標準化、組織秩序等方面;(2)規(guī)范心理檔案的內(nèi)容和形式。大學生心理檔案不僅僅要涉及學生的基本狀況、心理健康狀況、既往病史,還要包括學生的人格特征、智力狀況、學習心理、職業(yè)能力傾向等;(3)建立多種方法相結(jié)合的信息收集機制。心理檔案信息的收集不同于一般文書檔案、人事檔案等的資料歸集,很難通過讓學生填寫“心理檔案表”的單一方式掌握學生心理狀態(tài)。因此,必須綜合運用心理測查、問卷調(diào)查、觀察法、訪談法等,從多角度、多層面了解學生的內(nèi)心世界;(4)建立暢通的檔案資料采集渠道。暢通的原始檔案資料收集渠道是檔案資料建設的必要前提,心理健康檔案原始資料的采集主要有三條渠道:一是校醫(yī)院,即學生在醫(yī)院就診的病歷;二是心理咨詢室,記學生的咨詢紀錄及個人心理資料;三是班主任、輔導員等專門人員采集的學生信息。

四、加強大學生畢業(yè)檔案管理

20世紀90年代末,高校畢業(yè)生就業(yè)由計劃分配轉(zhuǎn)入雙向選擇,就業(yè)渠道多種多樣,畢業(yè)生的檔案管理也就出現(xiàn)了新的變化,形成了單位管理與社會化管理的模式。各地的就業(yè)指導中心和人才交流中心作為專門從事畢業(yè)生就業(yè)服務的機構(gòu),一方面為畢業(yè)生搭建完善的就業(yè)信息服務、指導、培訓和研究等的平臺,另一方面為畢業(yè)生檔案管理提供保障。就業(yè)指導和人才交流中心在前一方面的工作做得很盡心,也取得了一定的成績,但對后一方面的工作卻存在不少問題,如檔案的缺失、去向及異動等方面。因此,對高校學生畢業(yè)后,特別是沒馬上找到工作檔案需要進入人才交流中心的檔案必須加強管理。管理可以主要從以下幾個方面著手:首先,對檔案定時的進行檢、閱和編號,發(fā)現(xiàn)材料缺漏及時標注和通知到個人;其次,盡量對檔案進行信息化管理,最好建立網(wǎng)上查詢系統(tǒng),方便查詢個人檔案的狀態(tài);再次,每到畢業(yè)生離校之際,派專人到各高校講述檔案的重要性,并提供管理服務等;最后,對幾年還未找到工作的畢業(yè)生的檔案的管理費用適當降低或先免費后補交的政策,給暫時經(jīng)濟困難者提供幫助。

五、結(jié)語

隨著招生、就業(yè)制度的改革和人才市場的完善,大學生培養(yǎng)與就業(yè)隨之發(fā)生了改變,與大學生密切相關的人事檔案也直接受到了影響,人事檔案必須加強管理。因此,我們在檔案的日常管理工作中要不斷更新理念,改進工作方法,積極與學校信息化建設接軌。當然大學生檔案的管理不僅僅是檔案管理人員或高校的事,還需要教育行政部門、高考招生部門和各地中學等部門的協(xié)助和配合,只有這些部門相互協(xié)作,才能將大學生檔案工作做到科學化、制度化、規(guī)范化。

參考文獻:

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篇5

關鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設計

檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專業(yè)知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發(fā)商的依賴性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學院畢業(yè)生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發(fā)達的年代，主要是靠紙質(zhì)的學籍卡來保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高學生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務器端的開發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進行了分析與設計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了學校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。

下面簡要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設計。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實現(xiàn)學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業(yè)學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶建立完善管理權(quán)限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。

2、用戶身份級別要求

根據(jù)用戶身份的不同從而對系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統(tǒng)提供靈活的角色設定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負責對畢業(yè)生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。

一般用戶：本系統(tǒng)的一般用戶，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。

3、系統(tǒng)功能模塊設置

具體操作：對畢業(yè)生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對人事信息的添加

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業(yè)生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息

操作對象：管理員和一般用戶

瀏覽對象：管理員和一般用戶

具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規(guī)查詢，如按姓名、性別、專業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶打印錄入的人事信息

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業(yè)生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業(yè)生信息進行打印。為方便管理統(tǒng)計畢業(yè)生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業(yè)生列表，對其畢業(yè)生列表進行打印。

（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權(quán)限的設置

操作對象：管理員

瀏覽對象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權(quán)限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統(tǒng)的全部功能，一般用戶就能對畢業(yè)生信息的修改、查詢、打印的功能。

3、系統(tǒng)開發(fā)的其他方面

在系統(tǒng)的開發(fā)過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發(fā)出 一個比較簡單的管理系統(tǒng)。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統(tǒng)進行修改、測試、檢查、直到系統(tǒng)性能達到用戶需求為止。原型法的主要優(yōu)點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統(tǒng)生存周期的設計階段起到積極的作用。經(jīng)過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統(tǒng)計以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護功能和相關的權(quán)限管理機制。同時也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問題，對于數(shù)據(jù)的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。

篇6

一、學生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點

在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎。

二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理

傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學?！痢良墶痢猎合担▽I(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學?！痢翆谩痢猎合担▽I(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務管理部門的教務管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟?，系統(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務需求。

因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關鍵技術，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡信息的強大技術，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。

三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應立足于服務學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。

學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務。

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篇7

高校學生心理檔案主要有個體心理檔案和團體心理檔案。團體心理檔案是在學生個體資料的基礎上，對各個類別、層次的學生團體做出的歸納分析。在這里主要探討以專業(yè)班級為主的心理檔案管理的規(guī)范問題。

1 創(chuàng)設“個性化”學生成長軌跡檔案

目前高校學生檔案的記錄往往局限于學生基本資料，學生心理檔案也流于形式，記錄學生的家庭基本狀況和學生學習的基本情況。而反映學生團體心理即共性心理檔案沒有受到重視，對于創(chuàng)設“個性化”的學生檔案也缺乏嘗試。社會發(fā)展的多元化需要學生檔案建設的個性化改革。

1.1 親自記錄心路歷程。建立學生“個性化”的檔案，是豐富高校學生心理檔案的一個有效途徑?，F(xiàn)代的學生喜歡求新求奇，通過創(chuàng)設個性化的心理檔案，可以激發(fā)學生參與檔案建立的積極踴躍性。行之有效的方式，諸如可以讓學生寫“自我傳記”，這樣的傳記寫作使人人都有話說，而且比單純的個人簡歷要生動形象得多，學生也樂意去寫。主題可以定為“我的家庭”、“我的童年”、“我的夢想”等。這些主題自傳寫作經(jīng)過收集分析后，可以成為掌握學生心理的重要借鑒資料。還可以以“班級日記”的形式為學生團體心理展示提供較好途徑，記錄形式可以多樣化，可以就一個話題進行各抒己見，如對今天某一門課程、某一課堂、某一專業(yè)問題進行日記式的討論，也可以記錄自己的心情和對生活某一現(xiàn)象進行評論，等等，甚至也可以把自己想說的以繪畫的形式表現(xiàn)出來。

自傳寫作和“班級日記”還能反映學生的寫作文采，對于文采飛揚的學生可以適當引導其向這類相關職業(yè)發(fā)展。還有一些圖“話”結(jié)合的日記，也表現(xiàn)了學生的多才多藝，可以有針對性地加以正確引導。

當然，這些一手資料需要相對保密才能博得學生的信任，才能保證學生內(nèi)心獨白和“小秘密”的真實性。同時也是對學生人格的尊重。因此，這些資料最好局限在小團體內(nèi)保存。

1.2 接受心理測試資料的保存。心理測試是高校建立心理檔案的常用方法和主要方法之一。大部分的心理測試需要在規(guī)定的短時間內(nèi)，憑著第一反應進行測試。一些雜志網(wǎng)絡登載的測試多半帶有娛樂性質(zhì)，需要去偽存真?？茖W的測試必須選擇相關領域的專家編制的測試，包括智力、性格、就業(yè)等的專業(yè)測試題目。從測試的結(jié)果可以分析學生的學習能力，學習心態(tài)、人際關系、自我認知水平和性格特征等信息。目前高校廣泛使用的心理測試量表有：人格測量表如卡特爾16項個性因素測試（16PF）、智力測量表如韋氏智力測驗、心理健康量表如90癥狀清單（SCL-90）、心理狀態(tài)測量量表如情商（EQ）測試等。

事實上，一些企業(yè)的心理測試也適用于高校學生。目前高校開設的大學生就業(yè)指導課程，一個重要的組成部分就是對性格的認識。性格測試可以讓學生充分認識自己，并有利于根據(jù)將來發(fā)展的需要進行自我性格改變，以利于自己將來的就業(yè)擇業(yè)和長足的發(fā)展。

心理測試需要注意的問題有：參與指導測試的教師要專業(yè)，嚴格控制測試的時間，規(guī)范測試量表的及時回收和保證測試結(jié)果的保密等。只有這樣嚴格程序和結(jié)果，才能保證測試的科學性和有效性。

1.3 輔導員心理咨詢和訪談。一些高校已經(jīng)建立了成熟的輔導員心理咨詢制度和訪談制度。在規(guī)定時間或者一個學期，對每個學生至少進行一次面對面的交流和心理困惑的了解。對于這種程式化的咨詢方式，可以進行更加“人性化”的改變。諸如，輔導員以知心朋友的身份和心態(tài)與學生交流，不刻意創(chuàng)設交流場景，可以在校園偶遇的情況下，或者在班級公共活動時，或者以茶話會的形式進行自由暢談。通過與學生的一些交流，記錄反映學生個性如興趣、性格等方面的資料。在這種環(huán)境下，學生心理一般不會刻意設防，便于拉近師生距離，消除學生的畏懼心理。對于敏感學生，要倍加關注，必要時不僅需要進行咨詢訪談，還需要特殊關照和治療。

1.4 教師與學生交流中記錄學生心理和思想。這里的教師主要指專業(yè)任課教師。除了輔導員之外，學生接觸頻繁的就是專業(yè)任課教師。任課教師可以在專業(yè)課的學習中掌握學生在學習方面的心理狀況。交流的形式也是多樣化的，教師可以通過課堂提問、課堂討論、課間聊天等方式，初步判斷學生對于專業(yè)的興趣和擅長與否。經(jīng)過長期積累，這些檔案經(jīng)過分析，可以由專業(yè)教師對學生的專業(yè)優(yōu)勢進行指導，揚長避短，對學生將來的就業(yè)取向有極其寶貴的參考價值和指導作用。

1.5 現(xiàn)代技術下的網(wǎng)絡資源檔案。學生心理應該是一個動態(tài)的發(fā)展過程。利用現(xiàn)代技術可以較及時跟蹤學生當前的心理狀態(tài)。而且現(xiàn)代技術的普及，為高校建立學生心理檔案提供更為便捷的方式。引進計算機和網(wǎng)絡先進技術，通過網(wǎng)絡平臺建立計算機軟件式學生心理檔案。這是一種現(xiàn)代化電子動態(tài)心理檔案，可以長久保存學生心理檔案。

發(fā)達的網(wǎng)絡使學生多數(shù)愛“宅”在網(wǎng)絡上，面對面的交流正在被網(wǎng)絡交流取代。學?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡聊天創(chuàng)設心理檔案記錄平臺。這種聊天主要指可以以院系、專業(yè)、班級為單位建立起來的聊天群，如QQ群。在虛擬網(wǎng)絡空間，學生容易拋棄一些思想包袱，暢所欲言。人在輕松自在的環(huán)境下更善于調(diào)節(jié)心情，緩解一些心理壓力與問題。所以這種網(wǎng)絡聊天不僅可以作為心理檔案的來源，同時也能促使學生在這種團體公開狀態(tài)下參照其他同學積極樂觀的心態(tài)和多樣化的觀點，自我反省，改變一些固有的觀念和心理，起到“一石二鳥”的作用。

微信彌補了QQ聊天的一些不足，可以在朋友圈里進行資源分享，在微信群里進行交流。通過學生分享交流的內(nèi)容也能夠發(fā)現(xiàn)一些學生心理趨向及性格特征。像對于各種類別：時事新聞、精美小品文、文化知識、心靈雞湯、養(yǎng)生保健、美景旅游等關注度的差異，反映了學生個人興趣存在的差異。這些都為團體檔案的建立提供了寶貴資料。

2 學生心理檔案的作用

2.1 學生心理成長印記的寶貴資料。高校的學生基本上都是長期離家住校的學生，獨立性、自立性更強。沒有父母的陪伴和監(jiān)督，輔導員和教師自然成了監(jiān)督、了解學生的最密切的“朋友”。師生之間的交流，以及學生對老師的傾訴都是寶貴的資料，需要及時記錄成紙質(zhì)或電子的資料存檔?！鞍嗉壢沼洝币驗橐獣r時記，天天記，所以比較細致完整記錄學生心理的成長軌跡。同時這些寶貴的資料能夠幫助學生明晰自己的興趣、性格、能力等。有利于學生明確自己的未來發(fā)展方向和職業(yè)取向，從而發(fā)揮主觀能動性，取長補短，完善自我。

2.2 學校管理可資借鑒的資料。通過心理檔案，可以較為科學有效地判斷和發(fā)現(xiàn)學生在高校中心理和生活學習上的突出問題和困惑。再通過剖析，挖掘具有研究價值的材料數(shù)據(jù)，對學生工作管理的量化，促進學生全面健康成長有著重要的意義。當然，現(xiàn)在高校學生的就業(yè)問題也十分重要，建立學生檔案，對學生的職業(yè)規(guī)劃方向和就業(yè)范圍有重要的參考價值。

2.3 對癥下藥，幫助學生心理健康發(fā)展。對于在心理檔案中發(fā)現(xiàn)的一些特殊群體，如特困生、單親家庭的學生或者性格內(nèi)向不善交往的學生，他們心理往往或多或少存在一些問題，通過給予這些特殊學生群體以特殊的關照、指導和干預，有的放矢，對癥下藥，使學生心理健康發(fā)展。

2.4 探討樹立健康心理的可靠參考資料。學生心理檔案比較特殊，不像其他文件資料，除了學生的基本信息以外，需要定期更新，一個學期或者一年進行一次更新測試，形成流動性檔案。尤其對團體檔案的觀察，可以通過檔案中反映學生的共同心理來制定健康心理培養(yǎng)方案。所以，高校學生心理檔案的建立是心理教育者動態(tài)監(jiān)測學生心理狀態(tài)變化及檢測心理教育效果的有效手段和途徑。

篇8

論文關鍵詞：高校,學生檔案工作,問題,對策

強化學生檔案工作是提高高校學生管理水平的一個重要手段。這項工作有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。目前，高校學生檔案管理存在的問題是：學生檔案管理意識淡薄，長期處于松軟狀態(tài)，未能彰顯出應有的活力。

一、高校學生檔案管理意識淡薄的表現(xiàn)

（一）學生方面

通過大量調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大學生們的“學生檔案意識”非常模糊。如有61.3%的大學生不清楚“學生檔案”包括哪些內(nèi)容；有47.1%的大學生對“學生檔案”的重要性持否定看法。再從大學畢業(yè)生對自己檔案的處置方式來看：有的隨意將檔案丟在學校置之不理；有的干脆把檔案揣在身上或放在家里；小部分人把檔案轉(zhuǎn)到了學校所在地的人才市場，但幾年后就忘記這事，更多畢業(yè)生則完全將檔案遺忘了，不知檔案是轉(zhuǎn)回了原籍，還是留在了學校，或是轉(zhuǎn)到了人才市場。很多大學生畢業(yè)后，不清楚自己在校學習期間所形成的“學生檔案”會在自己畢業(yè)后成為干部檔案或工人檔案，也不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關注。因此可以看出：當代大學生的“學生檔案意識”淡薄甚至缺失。

（二）高校管理者方面

高校管理者“學生檔案管理意識”不強。具體表現(xiàn)為以下幾個方面：

1．從人員配備上講，很多高校并不是專人管理學生檔案，有的雖然配有專職人員，但數(shù)量過少或需要兼做其他工作，無論時間投入還是精力投入都不能保證工作需要，“少而不專”的問題較為明顯。

2．從業(yè)務培訓上講，多數(shù)學生檔案管理人員未接受過檔案管理專業(yè)知識和相關法律知識的系統(tǒng)培訓，缺乏檔案管理的基本知識和基本技能。

3．從管理制度上講，有的并沒建立完整規(guī)范的學生檔案管理制度制度，有的雖然建立了學生檔案管理制度，但并不完善，流于形式，應付上級主管部門的檢查。

4．從設施設備上講，由于資金投入少，沒有專門的學生檔案庫房，現(xiàn)代辦公設備不足，很多高校都沒有配套的學生檔案管理軟件及電腦，設施設備都沒有達到應有的技術要求，“舊而缺”的問題較為普遍。

這些普遍存在的問題，直接導致學生檔案工作質(zhì)量不高，錯、漏、假、亂等情況時有發(fā)生。如把檔案資料“張表李裝”的情況（張三的表格裝入了李四的檔案袋中），或是錯填年齡、身份證號等基本數(shù)據(jù)，或是畢業(yè)生檔案錯寄、錯投等。還有就是本該裝入學生檔案袋中的資料卻沒有裝入，致使學生檔案資料殘缺不全。由于平時管理不規(guī)范，有的不能按照規(guī)定進行檔案資料的鑒別、整理、歸檔、裝訂，有的檔案資料無序堆放在一起，有的甚至隨意加入、抽取、涂改、圈畫、撤換檔案材料，有的借閱手續(xù)不嚴，造成檔案或檔案資料的丟失、損毀、錯亂等。

二、提高高校學生檔案管理水平的對策

1.普及學生檔案知識，增強學生的檔案意識

國家檔案局于1996年修改的《檔案法》和中華人民共和國教育部于2008年頒布的第27號令《高等學校檔案管理辦法》中明確提出要對大學生普及檔案知識的教育，組織學生學習本校結(jié)合自己實際情況制定的《高校學生檔案管理辦法細則》，讓學生知道學生檔案的歸檔范圍。因此，在學生管理實踐中，高校應發(fā)揮自身的優(yōu)勢,利用系部櫥窗、班級黑板報、校園廣播、主題團日活動、舉行學生檔案知識競賽等多種形式,廣泛、深入地加強宣傳教育。

其次，可以通過舉辦相關講座，對學生宣傳與普及檔案知識，培養(yǎng)學生的檔案意識。如，充分發(fā)揮地方高校檔案館(室)的人力資源的優(yōu)勢，邀請具有高、中級檔案職稱的專業(yè)技術人員和檔案工作的一線人員來我校開設講座，讓學生更多了解檔案知識，產(chǎn)生興趣，增強檔案意識。

再次，可以通過開設相關課程強化學生的檔案意識，如開設檔案基礎公共選修課。中華人民共和國教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》第三十五條“有條件的高校，應當在相關專業(yè)的高年級開設有關檔案管理的選修課”。目前我校文秘專業(yè)、法律事務專業(yè)已開設檔案管理基礎課程。

只有通過多種形式，讓學生更多地、更全面地了解檔案知識，增強檔案意識，才能使他們成為熱愛、支持學生檔案事業(yè)發(fā)展的動力。只有通過宣傳學習,使全校師生員工充分認識到高校學生檔案的重要性，使大學生對自身檔案有一個正確的認識,積極主動地豐富充實學生檔案的歸檔內(nèi)容。例如，參加學校的大學生文化藝術節(jié)、社團組織，競爭學生干部、獲得各種技能證書等，不僅豐富檔案內(nèi)容，同時提高了大學生的綜合素質(zhì)。大學生在填寫個人檔案材料時,做到準確、工整、規(guī)范、真實,從源頭上解決學生檔案歸檔材料內(nèi)容少、質(zhì)量差的問題。

2.樹立正確的檔案管理理念，增強高校學生管理者的學生檔案管理意識

為使學生檔案管理工作適應新形勢的需要,必須增強高校學生管理者的學生檔案管理意識，樹立正確的學生檔案管理理念。首先要大力宣傳和貫徹《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》,增強學生檔案管理工作人員的檔案意識，明確學生檔案管理工作的內(nèi)容，充分認識到搞好學生檔案管理工作的重要性。

在學生管理實踐中，搞好學生檔案管理工作，它有助于高校因材施教、人才選拔和培養(yǎng)，有助于促進學生的發(fā)展，提高學生的綜合素質(zhì)，有助于為畢業(yè)生就業(yè)提供有效服務等等。高校管理者在現(xiàn)實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等，在此基礎上，做好學生檔案管理工作，并進一步合理開發(fā)和利用學生檔案的建檔工作，督促學生，提升學生的綜合素質(zhì)。

3.重視學生檔案管理，加強學生檔案管理隊伍建設

要想搞好高校學生檔案工作,就必須建立一支強有力的學生檔案管理隊伍。各個系部配備具有高度責任心的專職人員從事學生檔案管理工作，并不斷提高他們的業(yè)務水平,以適應新時期檔案管理的需要。每年邀請上級檔案主管部門專家、學生檔案管理的先進單位來校介紹經(jīng)驗，高校檔案室的專業(yè)技術人員每月對學生檔案管理人員進行業(yè)務學習，各系部進行學生檔案管理專題研討，使他們不僅要熟悉學生檔案管理業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應掌握學生檔案管理方法。高校專職學生檔案管理人員應當加強自身學習，提高文化素質(zhì)。新時期高校檔案面臨許多新問題，同時也給高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。學生檔案管理人員要充分認識到學生檔案管理工作的重要性，在工作實踐中不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及學生檔案工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進學生檔案管理工作，實現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復合型轉(zhuǎn)變。

4.發(fā)揮學生檔案管理功能，重視學生檔案信息的研究與開發(fā)

齊全、規(guī)范、完整、有序的學生檔案，不僅能真實生動地記錄這所學校教育教學發(fā)展進程，而且能反映出其辦學質(zhì)量和管理水平的優(yōu)劣。這時的學生檔案，就成了歷史的見證，成了學校管理全過程中最真實、最可靠的信息來源。高校學生檔案管理工作人員應當根據(jù)現(xiàn)在高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,有針對性地對學生檔案資料進行分類匯編,認真研究開發(fā)大學生信息資源,在知識、能力、品德等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點,為學生在大學的發(fā)展提供指導，為學生的未來發(fā)展提供豐富的檔案資料。

5.加大學生檔案管理工作的投入，更新學生檔案管理技術、手段和設備

隨著招生規(guī)模的不斷擴大,學生檔案數(shù)量逐年增加,檔案內(nèi)容更加完善,傳統(tǒng)的手工管理已不能適應快速發(fā)展的高教事業(yè)。這就需要加大對高校學生檔案工作的硬件投入。一是實現(xiàn)微機化管理。當前我校各部門基本上都配有電腦,因此,開發(fā)適合我校學生管理的學生檔案管理軟件,把高校學生檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理已是勢在必行。二是實現(xiàn)學生檔案檢索內(nèi)容的數(shù)字化,使其各部門學生檔案信息資源共享,從而達到更加快速、系統(tǒng)、全面、準確地提供每個學生檔案材料的目錄。

綜上所述，高校學生檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。檔案管理工作者要根據(jù)當前高等教育發(fā)展的新形勢,從加強創(chuàng)新教育、素質(zhì)教育入手,認真研究開發(fā)大學生檔案信息資源,在知識、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學生的優(yōu)點和長處,以便于因材施教。這對于加強學生管理,幫助學生成才,指導學生就業(yè)等都有重要作用。只要思想上重視,制度上落實,科學規(guī)范工作,就能更好地管理好學生檔案,就能最大限度地發(fā)揮高校學生檔案的作用,從而為高校學生的教育管理起到應有的作用。

參考文獻

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篇9

關鍵詞：學生檔案；管理；問題

前言

高校學生檔案是記錄學生在校期間的學習、生活以及各種社交、實踐的歷史記錄，也是學生在找工作時企業(yè)進行篩選的重要依據(jù)，因此，高校學生檔案管理對于高校而言，是重要的依據(jù)文件。筆者從事相關工作，對此有著較為深刻的認識和經(jīng)驗，就高校學生檔案管理工作中存在的問題和解決措施談談自身一些看法。

一、高校學生檔案的重要作用

學生檔案在高校思想工作和管理工作中發(fā)揮重要作用在開展學生思想教育工作中，我們不僅可以了解到學生的具體的實際情況，從而有針對性地進行思想教育工作，而且運用學生檔案能夠教育和激勵學生奮發(fā)向上，不斷進取，使學生隊伍的整體素質(zhì)得到提高。

二、高校學生檔案管理中存在的問題

1．學生檔案的收集整理不規(guī)范,內(nèi)容不完整。

目前學生檔案的管理一般由學生管理部門進行統(tǒng)一管理,并將學生檔案的整理交由綜合檔案室完成。學生管理部門沒有配備專職的檔案人員,在收集整理過程中沒有走上標準化、規(guī)范化,出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤,如文字材料紙張規(guī)格不統(tǒng)一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆甚至復寫紙書寫等等。隨著高等教育的發(fā)展,本科生、?？粕紝嵭芯W(wǎng)上招生,這樣電子檔

案就應運而生。把紙質(zhì)檔案和電子檔案一同管理起來，這樣也增加了檢索的方法，為利用提供了方便。

2．開發(fā)學生檔案信息乏力,不能適應信息化的要求。

如今高校學生檔案管理基本上還采取傳統(tǒng)的、原始的手工操作模式。隨著規(guī)模的不斷擴大,學生檔案數(shù)量也不斷增加,檔案管理還是靠檔案人員手工操作完成,致使信息資源得不到充分開發(fā)利用,不能為用人單位及時有效地提供所需信息。落后的手工管理方式已越來越不適應現(xiàn)代化的高等教育的快速發(fā)展。大多數(shù)的高校檔案室都配備了計算機,但并未實現(xiàn)學生檔案的網(wǎng)絡化。檔案的管理方式并沒有因配備了現(xiàn)代化的管理工具而有質(zhì)的變化。目前這種狀況嚴重制約著學生檔案管理工作科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的進程。

3．學生檔案的開發(fā)利用不高。

學生入校后,檔案就暫時寄存在學校的某一部門中(如高校的學生工作處、團委)，老師或指導員很少通過檔案了解學生的情況和特點并進行因材施教和選拔任用干部，學校的教學改革也很少以學生檔案作為參考，學生在校期間的檔案幾乎沒有利用，只是在將要畢業(yè)或已經(jīng)畢業(yè)后用人單位或一些學歷認證中心辨別其學歷真?zhèn)螘r才能為用人單位提供一些參考，發(fā)揮一下作用?？傊瑱n案利用率很低，沒有發(fā)揮其應有的重要作用。

三、做好高校學生檔案管理工作的對策

加強和改進高校學生檔案管理工作必須要立足現(xiàn)實，解決實際問題，只有樹立全新的檔案工作理念，切實改變工作作風，理清工作思路，制定切實可行的措施，才能取得實際進展。

1．增強高校領導和全院教職工的檔案意識，加強學生檔案材料的收集，規(guī)范學生檔案的整理。

首先，收集學生檔案涉及很多管理部門，讓每一位領導、教師、教育管理工作者認識到，學生檔案是關系到學校加強學生素質(zhì)教育，向社會輸送人才的大事，從長遠來說也是關系到學校知名度的大事，要提高對檔案工作重要性的認識，為建好學生檔案開拓一個新的局面。

2．加強檔案管理隊伍建設。

搞好高校學生檔案工作，必須建立一支強有力的管理隊伍，并不斷提高他們的業(yè)務水平，以適應現(xiàn)代化檔案管理的需要。學校為加強檔案管理工作，提高管理人員的業(yè)務能力和管理水平，應設置專職人員對學生檔案進行管理；還應加強他們的業(yè)務培訓,組織校內(nèi)外的學習與交流，相互取長補短，達到共同提高的目的。

3．建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度。

檔案管理制度是做好檔案工作的基礎，各級主管部門應當采取一切系統(tǒng)的措施，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度。通過這些制度建設，使檔案工作走上制度化、規(guī)范化。學生檔案的形成過程具有連續(xù)性和周期性，要保持學生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性，必須建立一套完整的檔案接收、管理、收集、歸檔等方面的一系列規(guī)章制度。

4．逐步實現(xiàn)學生檔案的信息化管理。

一定要逐步實現(xiàn)學生檔案的信息化管理，運用現(xiàn)代化的手段管理學生檔案，將每個學生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到學生檔案信息庫中，在建好基本信息的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，并及時對錄入的信息進行維護和更新，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實、準確。在日常工作中我們可運用信息庫存，對學生個人信息庫、對學生的個人信息進行查詢、統(tǒng)計、服務。當用人單位來考查學生時，就可以及時為其提供或打印一份準確的畢業(yè)生個人信息資料。這樣不僅有利于檔案的規(guī)范化和科學管理，還有利于檔案信息的開發(fā)和利用。學生檔案的信息化管理也正是未來學生檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

5．加強學生檔案管理人員的自身素質(zhì)。

大多數(shù)的檔案管理人員都是兼職檔案員，他們沒有受過正規(guī)的專業(yè)學習，主要是通過平時工作積累的經(jīng)驗，因此檔案管理人員必須加強檔案業(yè)務的學習，充分利用各種機會進修，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術設備，充分利用計算機輔助檔案管理，建立學生檔案信息數(shù)據(jù)庫，使用計算機輸入、貯存、處理、檢索、輸出、傳遞檔案信息能顯著提高工作效率和工作質(zhì)量，進而全面提高檔案管理水平和服務水平，學校學生檔案工作跟上辦公自動化的步伐，為學校教學，科研和其他工作服務。因此，加強檔案管理人員的業(yè)務能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關鍵。

結(jié)束語

總而言之，高校學生檔案管理是一項復雜、系統(tǒng)和規(guī)范的工作，容不得半天差錯，高校工作人員應當秉著認真、負責的態(tài)度，以學生和高校的根本利益為中心，利用現(xiàn)代化的技術和手段，做好高校學生檔案管理工作，來推動高校健康、穩(wěn)定的發(fā)展下去。(作者單位：西安醫(yī)學院)

參考文獻：

［1］胡婕.程志賢學生檔案管理的問題及對策［J］.華東交通大學學報.2004.

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【關鍵詞】高校學生 檔案 管理

建好高校學生檔案，做好學生檔案管理工作，為畢業(yè)生就業(yè)提供服務，具有重要作用和意義。二十一世紀，知識經(jīng)濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強。如何做好新時期畢業(yè)生檔案管理工作就成為一項重要任務。

一、目前學生檔案管理中存在的問題

真正能證明畢業(yè)生學習經(jīng)歷的就是檔案，學生生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業(yè)生檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的最重要依據(jù)。但是就目前學生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：

㈠隊伍建設

高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分，管理隊伍建設還未引起足夠重視，此項工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務重，沒有充足的時間管理好檔案。

㈡檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象。學生檔案多數(shù)分散在各院系管理，達不到集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的要求。學生入校檔案入柜，直到畢業(yè)前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不統(tǒng)一、把關不嚴、移交手續(xù)不規(guī)范，嚴重影響學生檔案質(zhì)量。同時，導致了檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學生提供優(yōu)質(zhì)服務了。

㈢檔案管理手段落后

目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于一些簡單的檢索管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。

㈣畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，工作中心的轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學生畢業(yè)后，不一定馬上就業(yè)，也有的畢業(yè)生就業(yè)后，就業(yè)的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業(yè)生不知道自己會不會長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置，或放在學校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉(zhuǎn)到人才，但不定期繳費；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調(diào)資、出據(jù)證明、職稱晉升、辦理社保、事業(yè)單位和國有企業(yè)招聘考試以及各地方對大學生的優(yōu)惠政策等均要以檔案材料為依據(jù)。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學畢業(yè)后，無論工作的情況如何，要先把個人檔案的事情處理好。

㈤地區(qū)性政策限制。有些地區(qū)的人事機構(gòu)不接收非本地戶口的畢業(yè)生檔案，使一些在當?shù)鼐蜆I(yè)的學生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。

二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策

從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務，畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：

㈠提高學生對檔案工作重要性的認識

一是加強宣傳力度，提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大學生生充分認識到，學生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。

二是加強自身學習，提高管檔人員素質(zhì)。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。

㈡加強檔案管理工作的科學規(guī)范化管理

一、要有專人負責檔案管理工作，尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續(xù)性，建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。

二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，如發(fā)現(xiàn)材料有缺失或相關內(nèi)容不符，應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內(nèi)容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊。建立多種檢索方式，便于查找與利用。

三要及時完善檔案內(nèi)容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結(jié)合相應的制度，將學生在校期間的材料及時歸檔，包括成績單、鑒定表、畢業(yè)生登記表以及能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，了解其近期經(jīng)歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內(nèi)容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

隨著高校擴招，學生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比，已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平，充分利用信息化、網(wǎng)絡化等先進技術，來提高檔案管理工作的效率。

綜上所述，在新時期做好高校學生檔案管理工作，既是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，也是我們義不容辭的責任。

參考文獻

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