導(dǎo)語：如何才能寫好一篇畢業(yè)生的檔案存放，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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民辦高職院校畢業(yè)生在離校之前沒有落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，需要將檔案返回生源地由院校就業(yè)指導(dǎo)中心派人送至即人才交流中心進(jìn)行登記編號(hào)，畢業(yè)生擇業(yè)期一年內(nèi)可以進(jìn)行免費(fèi)存放。

二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序

1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報(bào)到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。

2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報(bào)到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級(jí)人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。

3.對(duì)于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費(fèi)出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別

民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎(jiǎng)懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報(bào)到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機(jī)構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機(jī)構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報(bào)到證后才能得以實(shí)現(xiàn)。

四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機(jī)構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級(jí)人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點(diǎn)：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。

2.個(gè)別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對(duì)方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再?zèng)Q定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時(shí)間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。

4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。

五、民辦高職院校畢業(yè)生工作后檔案提取及補(bǔ)辦辦法

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【關(guān)鍵詞】高職院校；畢業(yè)生檔案管理；強(qiáng)化方法；意義

高職院校的畢業(yè)生檔案是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個(gè)人證據(jù)，是人在社會(huì)上生存的軌跡，和社會(huì)勞動(dòng)保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對(duì)社會(huì)主義建設(shè)具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識(shí)不強(qiáng)，檔案存放存在缺陷

由于我國市場(chǎng)不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對(duì)人事檔案認(rèn)識(shí)上還不足，使得組織和檔案人員對(duì)檔案的重視力度下降，對(duì)檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門，有的在人才市場(chǎng)，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。

2.檔案后續(xù)材料充實(shí)不足

由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長達(dá)幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗(yàn)，但都沒有進(jìn)入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會(huì)中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對(duì)員工的約束也僅依賴合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強(qiáng)化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點(diǎn)方案

1.加強(qiáng)高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識(shí)

高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對(duì)于學(xué)生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對(duì)畢業(yè)生的影響很大，所以進(jìn)一步的加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識(shí)就特別的重要，他們應(yīng)該進(jìn)一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。

2.加強(qiáng)高職院校檔案管理人員的素質(zhì)

對(duì)于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個(gè)發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺(tái)，要針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動(dòng)，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運(yùn)用能力，與此同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于學(xué)生的重要性，認(rèn)識(shí)檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會(huì)。通過加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個(gè)職能部門應(yīng)該有部門間的規(guī)章制度，對(duì)于檔案管理部門，應(yīng)該建立一個(gè)完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項(xiàng)規(guī)章制度落實(shí)，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進(jìn)行。

4.加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對(duì)學(xué)生提供服務(wù)的同時(shí)要使檔案的價(jià)值體現(xiàn)出來，這需要檔案人員的積極配合才能達(dá)到最好的效果，所以加強(qiáng)檔案知識(shí)的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認(rèn)識(shí)到檔案的基礎(chǔ)知識(shí)和重要性，讓學(xué)生及時(shí)的反饋各項(xiàng)信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時(shí)間長，轉(zhuǎn)手的部門多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進(jìn)的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實(shí)現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實(shí)利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實(shí)際狀況，對(duì)新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進(jìn)行了詳實(shí)而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，并對(duì)如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價(jià)值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個(gè)分支，也是學(xué)生個(gè)人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨(dú)特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)中發(fā)揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)整個(gè)學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊(duì)伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競爭意識(shí)，激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實(shí)了自己學(xué)生時(shí)代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點(diǎn)

2.1.1 過渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過程，以及伴隨這一過程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長不超過6年。學(xué)制越長，學(xué)生在校時(shí)間也越長，學(xué)生檔案流動(dòng)的周期就長，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時(shí)間就越短，學(xué)生檔案就流動(dòng)得較快，周期就短?？梢姡瑢W(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如家庭情況、成績記載、獎(jiǎng)懲情況等，這些都屬于個(gè)人隱私，必須要按照國家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、參加就業(yè)、出國留學(xué)、參軍入警、報(bào)考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運(yùn)用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運(yùn)動(dòng)員、體育特長生、藝術(shù)特長生等。學(xué)生的來源豐富，同時(shí)生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機(jī)制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級(jí)共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對(duì)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費(fèi)。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個(gè)人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報(bào)到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個(gè)人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個(gè)人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。

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( 一) 學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容簡單化、程式化。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)有的價(jià)值，同時(shí)許多符合時(shí)代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書、報(bào)到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個(gè)人素質(zhì)、成績、能力、特點(diǎn)、誠信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號(hào)化，沒有全面真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個(gè)性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢(shì)的變化。因此，高校學(xué)生檔案應(yīng)有的作用無法得到發(fā)揮。

( 二) 管理效率低下，手段落后。當(dāng)前學(xué)生檔案管理模式上存在的問題必然導(dǎo)致學(xué)生檔案的管理落后于形勢(shì)的發(fā)展，同時(shí)也限制了學(xué)生檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。大多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。隨著學(xué)生數(shù)量的增加，流動(dòng)數(shù)量加快，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復(fù)雜化等，導(dǎo)致原來的學(xué)生檔案管理手段越來越不能適應(yīng)發(fā)展需要。由于沒有建立相應(yīng)的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致學(xué)生檔案的核實(shí)、轉(zhuǎn)遞、查詢等工作的效率十分低下。

( 三) 檔案管理不能聯(lián)系實(shí)際。學(xué)生檔案有兩個(gè)重要作用。一是學(xué)生檔案是推薦就業(yè)的重要憑證，是用人單位了解學(xué)生狀況，決定錄用與否的重要決策依據(jù)。尤其是對(duì)一些報(bào)考國家公務(wù)員、政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的畢業(yè)生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個(gè)重要步驟?，F(xiàn)行高校的學(xué)生檔案管理嚴(yán)重脫離學(xué)生學(xué)習(xí)生活與就業(yè)。有很多學(xué)生直到畢業(yè)都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發(fā)揮檔案的作用和價(jià)值，畢業(yè)走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時(shí)，學(xué)生檔案是在校期間進(jìn)行學(xué)生管理工作的重要依據(jù)。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生入學(xué)前以及在校期間思想政治、學(xué)生生活、知識(shí)技能、行為和規(guī)范、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等方面的息，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教師、輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生進(jìn)行針對(duì)性考察的重要依據(jù)。因此，在新形勢(shì)下迫切要求對(duì)學(xué)生檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，做到以人為本，注重實(shí)效，使學(xué)生檔案管理落實(shí)到實(shí)處，真正做到為學(xué)生、為管理學(xué)生工作服務(wù)。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的途徑

( 一) 強(qiáng)化學(xué)生檔案管理的基礎(chǔ)性工作，做到學(xué)生檔案管理的“三化”。即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化就是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理; 精細(xì)化就是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理; 動(dòng)態(tài)化就是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。具體措施如下: 設(shè)置專門存放學(xué)生檔案的檔案室。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。建立學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級(jí)為單位學(xué)號(hào)為順序制作每一個(gè)班級(jí)的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復(fù)印、摘抄和拍攝學(xué)生檔案，必須履行登記手續(xù)和批準(zhǔn)手續(xù)。未經(jīng)系部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)不得私自查閱、借閱檔案。學(xué)生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況必須借出使用時(shí)，應(yīng)在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉(zhuǎn)借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負(fù)責(zé)。建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表，使檔案保管責(zé)任人明確，確保學(xué)生檔案的安全。

( 二) 強(qiáng)化服務(wù)功能，創(chuàng)新檔案管理模式。面對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，我們要改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。其次，規(guī)范檔案流轉(zhuǎn)的整個(gè)程序，建立一套完善的學(xué)生檔案管理體系，保持學(xué)生檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。在檔案材料的收集整理過程中，各高校從事學(xué)生檔案管理的工作人員，要經(jīng)常主動(dòng)地與形成學(xué)生檔案材料的部門和各院 ( 系) 主管學(xué)生檔案的負(fù)責(zé)人聯(lián)系、協(xié)商、溝通，及時(shí)收集各部門形成的檔案材料。遇有學(xué)生入黨、獎(jiǎng)懲等涉及學(xué)生的信息，要及時(shí)歸檔，努力使學(xué)生檔案全面、準(zhǔn)確、科學(xué)、合理，并保持檔案完整和最新狀態(tài)，推進(jìn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

篇5

【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過程管理

高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、體檢表、學(xué)生成績表、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、綜合測(cè)評(píng)表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實(shí)體性、原始性和唯一性等特點(diǎn)，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行客觀、真實(shí)而全面的了解。檔案是人事檔案部門對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)定、計(jì)算工齡等問題時(shí)的重要依據(jù)。每個(gè)人在職業(yè)生涯中會(huì)遇到職稱評(píng)定、工齡計(jì)算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動(dòng)性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進(jìn)行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時(shí)，也要用到檔案。

一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個(gè)程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個(gè)不斷動(dòng)態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動(dòng)態(tài)化，全過程、分階段的對(duì)檔案進(jìn)行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個(gè)階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強(qiáng)化服務(wù)功能，通過設(shè)計(jì)完善誠信檔案、臺(tái)帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）提出并運(yùn)用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理；精細(xì)化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動(dòng)態(tài)化是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。

（二）制定實(shí)施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會(huì)討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責(zé)、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個(gè)大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。從2005級(jí)開始建立全系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級(jí)為單位學(xué)號(hào)為順序制作全系每一個(gè)班級(jí)的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時(shí)，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責(zé)任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實(shí)行對(duì)學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)管理。臺(tái)帳及檔案的更新通常在在每次評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個(gè)時(shí)段。

（三）設(shè)計(jì)《五系學(xué)生誠信檔案》，并動(dòng)態(tài)記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠信承諾書，個(gè)人基本情況（專業(yè)班級(jí)、政治面貌、貧困生認(rèn)定信息、助學(xué)貸款信息等），誠信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費(fèi)用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠信情況總記錄）。

（四）設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯(cuò)率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理?xiàng)l塊工作先進(jìn)。

（三）目前，已完整保存五系2005級(jí)—2008級(jí)四屆全體畢業(yè)生檔案臺(tái)帳，正更新完善2009級(jí)—2012級(jí)四屆在校學(xué)生檔案臺(tái)帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，2012年5月《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學(xué)生檔案過程管理的推廣價(jià)值

對(duì)學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，它真實(shí)而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實(shí)、誠信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，零出錯(cuò)率保證了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。

對(duì)就業(yè)市場(chǎng)而言，動(dòng)態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時(shí)更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》反饋，適時(shí)的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)今用人單位的需求。

對(duì)輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實(shí)施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會(huì)輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺(tái)帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準(zhǔn)確迅速的查詢?nèi)得總€(gè)專業(yè)、每個(gè)班級(jí)、每位學(xué)生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢(shì)在畢業(yè)班學(xué)生政審時(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對(duì)學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場(chǎng)可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實(shí)的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時(shí)反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對(duì)人才的標(biāo)準(zhǔn)和需求，及時(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]徐向玲.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.

篇6

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生；檔案；轉(zhuǎn)遞；高校

中圖分類號(hào)：F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規(guī)范化管理與方便利用模式探討研究。

目前高校畢業(yè)生就業(yè)模式是畢業(yè)生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協(xié)議書、報(bào)學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心確定分配派遣方案，經(jīng)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行的分配就業(yè)方案。這種分配就業(yè)模式給用人單位和畢業(yè)生雙方都提供了更廣、更多的選擇機(jī)會(huì)，人才資源市場(chǎng)化配置的結(jié)果是人才流動(dòng)更加頻繁，單位退檔、畢業(yè)生跳槽、毀約改派、鼓勵(lì)畢業(yè)生到中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)、外企、民企、私企等中小企業(yè)就業(yè)，允許畢業(yè)生在畢業(yè)后兩年之內(nèi)有一次改派機(jī)會(huì)等促進(jìn)就業(yè)政策措施，特別是高校的擴(kuò)招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業(yè)生涌入人才市場(chǎng)，高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向由過去的清一色“單位人”，變?yōu)榻裉斓木蜆I(yè)單位無人事管理權(quán)而委托人才交流服務(wù)中心管理的“社會(huì)人”，這給高校畢業(yè)生檔案“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”轉(zhuǎn)遞到用人單位或人才交流服務(wù)中心提出了更高要求。筆者認(rèn)為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個(gè)人人事檔案的當(dāng)事人要主動(dòng)關(guān)注自己的個(gè)人檔案去向與動(dòng)態(tài)（檔案的當(dāng)事人要及時(shí)查詢并確認(rèn)自己檔案是否轉(zhuǎn)遞到指定的位置），與此同時(shí)，學(xué)校方面要切實(shí)做好以下幾方面的規(guī)范工作，才能確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞任務(wù)的順利完成。

一、開展學(xué)生檔案知識(shí)講座，讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)和歸檔轉(zhuǎn)遞流程要求；學(xué)校有關(guān)部門要高度重視并精心組織相關(guān)人員通力協(xié)作，切實(shí)做好畢業(yè)生歸檔和轉(zhuǎn)遞工作

（1）讓畢業(yè)生了解個(gè)人人事檔案的相關(guān)政策法規(guī)，知悉畢業(yè)生歸檔材料的清冊(cè)內(nèi)容，畢業(yè)生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業(yè)生對(duì)個(gè)人人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，更多地了解畢業(yè)生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉(zhuǎn)遞流程、畢業(yè)生派遣工作程序、畢業(yè)生立卷歸檔（個(gè)人檔案）要求等的相關(guān)信息。如《報(bào)到證》應(yīng)是畢業(yè)生與用人單位建立人事關(guān)系并到用人單位報(bào)到的憑證，報(bào)到證管戶口和檔案的轉(zhuǎn)移去向，即除北京和上海市外的任何一個(gè)城市上戶口落檔案。《學(xué)籍卡》是學(xué)籍認(rèn)證、考學(xué)、考職、評(píng)聘職稱評(píng)定、轉(zhuǎn)正定級(jí)等的重要依據(jù)。個(gè)人檔案內(nèi)相關(guān)材料的缺失會(huì)導(dǎo)致本人以該檔案材料為依據(jù)的個(gè)人證明等無法辦理，這會(huì)直接影響到個(gè)人合法利益的維護(hù)和正常社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的參與。（2）讓畢業(yè)生了解機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞檔案是怎么一回事，機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞有哪些前提條件、要求和須知：機(jī)要局規(guī)定縣團(tuán)級(jí)以上的國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位必須與機(jī)要局建立了機(jī)要投遞關(guān)系后，方可為該單位投遞機(jī)要文件，否則不給投遞機(jī)要。如沒有機(jī)要投遞關(guān)系的中學(xué)就只能將機(jī)要文件投遞到他的上級(jí)機(jī)關(guān)教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規(guī)定的人事管事權(quán)，就只能將員工的人事檔案委托給當(dāng)?shù)氐娜瞬胖行倪M(jìn)行管理。機(jī)要文件查詢規(guī)定在一年內(nèi)憑機(jī)要文件編號(hào)協(xié)助查詢，超過一年期限后機(jī)要局就不再協(xié)助查詢了。（3）個(gè)人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個(gè)人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個(gè)人人事檔案。個(gè)人人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中，本人應(yīng)當(dāng)及時(shí)查詢檔案的轉(zhuǎn)遞動(dòng)態(tài)，并及時(shí)到檔案轉(zhuǎn)入機(jī)構(gòu)查詢和確認(rèn)個(gè)人檔案是否已經(jīng)準(zhǔn)確轉(zhuǎn)入到檔案管理單位。（4）畢業(yè)生派遣工作規(guī)定兩年之內(nèi)變換用人單位必須經(jīng)過改派，每位畢業(yè)生兩年之內(nèi)只有一次改派機(jī)會(huì)。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個(gè)報(bào)到證、提供第二個(gè)用人單位的調(diào)檔函或勞資協(xié)議書。改派在學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心辦理，報(bào)省教育廳批準(zhǔn)后執(zhí)行。改派后持報(bào)到證到戶口遷出地公安機(jī)關(guān)改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報(bào)到證的附件通知書到個(gè)人檔案所在單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案，將通知書交給個(gè)人檔案所在單位，請(qǐng)求將過時(shí)的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個(gè)人檔案并按照通知書上的轉(zhuǎn)入單位轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉(zhuǎn)遞的原則，包括人檔不能分離，畢業(yè)生上戶口時(shí)要求見該畢業(yè)生的個(gè)人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業(yè)生檔案與戶口同步管理。

二、通過機(jī)要方式轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案校院分工及注意事項(xiàng)

（1）檔案館專職檔案員負(fù)責(zé)找好“時(shí)點(diǎn)”拷貝學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)中心的《畢業(yè)生派遣數(shù)據(jù)》，打印“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，裁切“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”，在“機(jī)要轉(zhuǎn)遞四聯(lián)單”上加蓋公章。負(fù)責(zé)聯(lián)系省機(jī)要局上傳下達(dá)機(jī)要文件轉(zhuǎn)遞要求，了解機(jī)要接收單位的要求，確定學(xué)校畢業(yè)生檔案送到省機(jī)要局時(shí)間，訂專業(yè)車輛、定人員和搬運(yùn)工人。（2）檔案館安排布置本校各二級(jí)學(xué)院歸檔、整理、移交時(shí)間、召開培訓(xùn)會(huì)、下達(dá)文件、確定聯(lián)系人員建立聯(lián)系（專職人員指導(dǎo)監(jiān)督、兼職人員）確定各二級(jí)學(xué)院的裝檔時(shí)間。（3）畢業(yè)生檔案以個(gè)人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應(yīng)夾在該生的《畢業(yè)生登記表》中，包括學(xué)年鑒定、思想品德鑒定表、學(xué)籍卡、體檢表、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲材料、報(bào)到證等。（4）學(xué)院分班為裝檔單元，按要求規(guī)范整理畢業(yè)生材料，并在專職檔案員的檢查和指導(dǎo)下完成裝檔封袋工作。（5）學(xué)院分班提取畢業(yè)生的高中檔案，檢查、清點(diǎn)、確認(rèn)畢業(yè)班各班學(xué)生的高中檔案準(zhǔn)確無誤后簽字驗(yàn)收；然后按學(xué)號(hào)排序（小號(hào)在上，大號(hào)在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學(xué)期間產(chǎn)生的檔案材料合并裝檔。（6）學(xué)院提前安排專人到檔案館粘貼機(jī)要文件信封，并負(fù)責(zé)將《機(jī)要轉(zhuǎn)遞通知單》和《機(jī)要轉(zhuǎn)遞回執(zhí)單》裝入機(jī)要信封。專職檔案員負(fù)責(zé)檢查機(jī)要轉(zhuǎn)遞信息是否準(zhǔn)確無誤！接收機(jī)要文件單位是否建立了機(jī)要文件投遞關(guān)系，機(jī)要文件信封的書寫是否符合機(jī)要文件投遞要求。（7）學(xué)院分班匯總畢業(yè)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應(yīng)當(dāng)歸入畢業(yè)生的個(gè)人人事檔案袋內(nèi)，學(xué)院應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)將學(xué)院帶來的大學(xué)期間檔案材料與入學(xué)前的高中檔案合并后裝入本人的機(jī)要信封，同時(shí)對(duì)照《畢業(yè)生歸檔材料清單》檢查每一位畢業(yè)生材料歸檔情況，確認(rèn)每個(gè)畢業(yè)生已經(jīng)裝檔的材料名稱和份數(shù)。專兼職檔案員共同確認(rèn)全部個(gè)人檔案材料裝完后，再進(jìn)行檢查，經(jīng)過抽查無誤后封袋轉(zhuǎn)遞。（8）學(xué)院負(fù)責(zé)將異常情況在《畢業(yè)生歸檔材料清單》的備注欄內(nèi)特別注明，確認(rèn)是專升本、本校保研、考上本?；蛲庑Ｑ芯可?、存檔或緩期轉(zhuǎn)遞、留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)等情況。（9）學(xué)院根據(jù)以上情況分門別類處置畢業(yè)生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉(zhuǎn)遞清單》、《留降級(jí)、待補(bǔ)考延遲畢業(yè)清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學(xué)生檔案。（10）對(duì)正常畢業(yè)生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的順序排列和打綑畢業(yè)生檔案等待轉(zhuǎn)遞，在等待轉(zhuǎn)遞過程中《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上的檔案發(fā)生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉(zhuǎn)遞的，必須在《機(jī)要轉(zhuǎn)遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負(fù)責(zé)“安全、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整”地將畢業(yè)生檔案材料轉(zhuǎn)遞到用人單位或檔案托管機(jī)構(gòu)（畢業(yè)生檔案材料齊全，機(jī)要文件袋嚴(yán)密包封）。

三、畢業(yè)生因特殊原因需申請(qǐng)辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞規(guī)范

畢業(yè)生延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案程序：本人寫出書面延緩轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案申請(qǐng)書，說明為什么要辦理個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞理由，經(jīng)學(xué)院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學(xué)院公章），然后申請(qǐng)人持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)書到檔案館學(xué)生檔案室簽訂《畢業(yè)生檔案暫緩轉(zhuǎn)遞協(xié)議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉(zhuǎn)出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。

常見的延緩轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個(gè)月不等；（2）用人單位確認(rèn)錄用該畢業(yè)生，但是進(jìn)人編制指標(biāo)待審批落實(shí)；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個(gè)人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實(shí)際用人單位是下屬子公司，學(xué)生報(bào)道上崗時(shí)才發(fā)現(xiàn)總公司簽約給出的待遇條件不能兌現(xiàn)而毀約改派；（5）畢業(yè)生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉(zhuǎn)遞個(gè)人檔案；（6）畢業(yè)生報(bào)道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業(yè)生和檔案退回學(xué)校；（7）畢業(yè)生簽約單位在外地離家較遠(yuǎn)，學(xué)生父母親不愿意子女遠(yuǎn)行致使畢業(yè)生未報(bào)道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設(shè)工作多年，學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間學(xué)生家長已經(jīng)調(diào)往內(nèi)地工作，畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)派遣回原生源所在地而學(xué)生本人要求改派；（9）博士入學(xué)考試時(shí)間安排較晚，錄取和發(fā)出調(diào)檔函時(shí)間就更晚，這部分畢業(yè)生主動(dòng)要求個(gè)人檔案暫緩轉(zhuǎn)遞；（10）學(xué)生考上博士后調(diào)檔的須在進(jìn)站開題后，才能辦理檔案轉(zhuǎn)遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報(bào)道時(shí)間為1～30天，但是這兩個(gè)城市要求必須有入城指標(biāo)才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動(dòng)要求學(xué)校辦理檔案暫緩轉(zhuǎn)遞，以便用人單位落實(shí)進(jìn)城反指標(biāo)。

篇7

一井水：我認(rèn)為，丟失檔案已經(jīng)違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（八）項(xiàng)檔案人員造成檔案損失的，應(yīng)該依法進(jìn)行查處。一個(gè)班的學(xué)生檔案莫名丟失，學(xué)校應(yīng)該好好找找原因，漏洞出在哪個(gè)環(huán)節(jié)，并以此為契機(jī)加強(qiáng)檔案管理。

廖穎（上海理工大學(xué)檔案館館員）：“丟失的檔案主要是本科的三張表格，‘錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單’?！边@說法說明學(xué)生本人并不了解其個(gè)人檔案的構(gòu)成。首先，錄取大表不入個(gè)人檔案，而是歸入綜合檔案。學(xué)生個(gè)人檔案中應(yīng)包含高考報(bào)名登記表。在缺少高考報(bào)名登記表的情況下，可用錄取大表替代。當(dāng)然，這是下策。其次，以上三張表格只是校方在其力所能及的范圍內(nèi)能最快補(bǔ)辦的材料。尤其是錄取大表和成績單，可以直接到綜合檔案室辦理，而畢業(yè)生登記表只能重新填寫，但無法恢復(fù)原樣。最后，以上三張表格僅僅是能反映學(xué)生個(gè)人在本科期間學(xué)籍方面的最基本材料，除此之外還可能包含更多的內(nèi)容，包括高中檔案、黨團(tuán)組織材料、獎(jiǎng)懲材料和其他材料。檔案丟失，對(duì)學(xué)生造成的影響也許不會(huì)很直接，但其后遺癥將是非常明顯的，尤其是對(duì)那些將來要進(jìn)入政府機(jī)關(guān)和事業(yè)單位工作的學(xué)生來說更為嚴(yán)重。校方應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任，僅僅為每位學(xué)生補(bǔ)辦以上三個(gè)表格是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。其他高校也應(yīng)以此為戒，對(duì)學(xué)生檔案工作給予足夠重視，最大限度避免此類事件發(fā)生。 王鳳珍（河南省臺(tái)前縣檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)股股長）：大學(xué)生檔案可以說是用人單位選賢任能的重要依據(jù)，安徽大學(xué)竟然把24名學(xué)生的檔案同時(shí)丟失，這可以說是新聞中的新聞，但從大學(xué)生檔案的管理現(xiàn)狀來看，出現(xiàn)這情況也不足為奇。首先，目前多數(shù)高校歸檔工作不及時(shí)，都是把學(xué)生檔案放在人事處或是分散存放在各個(gè)院系，平時(shí)學(xué)生在校期間產(chǎn)生的檔案材料有的甚至存放于個(gè)人手中，在學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊集中整理歸檔，這無疑為檔案丟失留下了隱患。其次，近幾年高等院校擴(kuò)大招生，學(xué)生不斷增多，給檔案的收集、整理、審查、移交等帶來一定的難度。特別是每年畢業(yè)生檔案材料歸檔時(shí)，僅僅依靠檔案管理人員的力量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此，各院（系）收集整理檔案材料時(shí)都安排部分學(xué)生協(xié)助參與這項(xiàng)工作。然而學(xué)生保密意識(shí)差，容易泄露檔案內(nèi)容、修改信息，有的學(xué)生甚至抽調(diào)同學(xué)的處分材料，檔案保管存在安全隱患。最后，造假現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。聽一個(gè)同事說，他在大學(xué)期間有一門課程考試不及格，以后也沒有通知他補(bǔ)考，竟然順利畢業(yè)?？梢娔壳皩W(xué)生檔案信息水分較大，個(gè)別高校為博取“高就業(yè)率”的社會(huì)聲譽(yù)促進(jìn)自己的畢業(yè)生順利就業(yè)，不惜造假，將一些失真的信息材料填充到檔案材料中，致使檔案材料的真實(shí)性大打折扣，不僅干擾了畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)的公平競爭，傷害了誠實(shí)優(yōu)秀人才的感情和利益，而且給社會(huì)組織選才用人制造了麻煩。 郭東升（山東省臨清市檔案局原副局長）：安徽大學(xué)丟失畢業(yè)生檔案，實(shí)在是不應(yīng)該，而且一下丟了這么多的檔案。我想，丟了檔案首先應(yīng)該要找，而不是說補(bǔ)。檔案不可能不翼而飛，怎么丟的怎么找回來。有人會(huì)說，丟了就找不回來了。那也不一定。那年，我們臨清市檔案館一卷檔案借出，我讓人催還?；卮?，她找不著。我說找不著不行，必須找著，抓緊歸還。對(duì)方干脆回答找不著了！我一聽，大怒！“通知她，檔案局?jǐn)M對(duì)她的問題立案調(diào)查，一定給她處分、處罰，并向上一級(jí)檔案局報(bào)告?！蔽翌^一天發(fā)警告，第二天，她就把檔案送回館來了。所以說，丟了檔案仍然一盆糨糊，找不出直接責(zé)任人，領(lǐng)導(dǎo)者息事寧人，敷衍塞責(zé)地面對(duì)媒體言不由衷地胡亂應(yīng)付個(gè)自我批評(píng)是不行的。檔案的不安全問題解決不了，隱患也許會(huì)越來越大，無法彌補(bǔ)的損失如何補(bǔ)哇！誠然，學(xué)生檔案流動(dòng)性強(qiáng)，數(shù)量特多，是容易出丟失問題的地方。因此更應(yīng)該由上而下地成系統(tǒng)地加強(qiáng)其規(guī)范化、制度化建設(shè)。教育系統(tǒng)應(yīng)該向能源系統(tǒng)、金融系統(tǒng)學(xué)習(xí)。大雅之地的學(xué)府怎么不及商界的眼光了呢？

孫大東（中國人民大學(xué)檔案學(xué)專業(yè)在讀博士）：根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，第一，檔案移交按照規(guī)定會(huì)有移交清單，檔案館和移交單位各一份。移交清單是要放入全宗卷的。學(xué)生檔案各方查找不到，安徽大學(xué)檔案館應(yīng)該調(diào)閱移交清單，如果移交清單里面沒有，那么，就有兩種情況：一是檔案根本就沒有移交檔案館;二是檔案移交了，但移交手續(xù)不嚴(yán)格，這就不單單是管理存在漏洞的問題，而是工作人員職責(zé)的問題。第二，對(duì)于研究生而言，本科時(shí)的錄取大表、畢業(yè)生登記表和成績單在讀研期間是可能會(huì)用到的，如報(bào)考教師職業(yè)資格考試、參加體育比賽等活動(dòng)，都需要學(xué)生提供相關(guān)證明。因此，需要調(diào)看查借閱檔案的記錄看是否有被利用過?；蛟S這些檔案被查借閱之后，沒有及時(shí)放回原處，或者沒有歸還。第三，一般而言，檔案館對(duì)檔案的管理是非常嚴(yán)格的，我工作過的單位庫房只有我們兩個(gè)保管利用室的人才能進(jìn)入，檔案的移交、查借閱都有嚴(yán)格的手續(xù)，每年末還要進(jìn)行一次全面的點(diǎn)庫工作。如此大規(guī)模的丟失檔案根本不可能發(fā)生。因此我比較贊同郭老師的意見，安徽大學(xué)的自我批評(píng)確實(shí)夠輕描淡寫的。第四，其實(shí)工作中驚險(xiǎn)事件偶爾出現(xiàn)是正常的。我就遇見過幾次，在原本的位置上找不到，以為檔案丟失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后還卷時(shí)沒看仔細(xì)放錯(cuò)位置而造成的。因此，我覺得安徽大學(xué)的這種情況，是否也有這種可能性。第五，對(duì)于這三張表格的補(bǔ)辦，畢業(yè)生登記表只有一份，如果補(bǔ)辦只能是重新填一張，屬于沒有辦法的“造假”。錄取大表和成績單原本科院校的檔案館會(huì)有保存，去復(fù)印蓋章即可。 王茂躍（安徽師范大學(xué)文學(xué)院教授）：24名研究生檔案失蹤，是一件令人感到不可思議的事情。按照?qǐng)?bào)道的說法，移交檔案的班長是有責(zé)任的，因?yàn)樗麤]有索要移交單。學(xué)生助理接收的檔案，沒有提醒對(duì)方拿走移交單，也是有責(zé)任的，對(duì)方?jīng)]有檔案意識(shí)，在檔案館工作的學(xué)生助理也沒有檔案意識(shí)？檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)學(xué)生助理工作的人員也沒有檔案意識(shí)？移交單是移交與接收雙方交接活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是實(shí)實(shí)在在的檔案?，F(xiàn)在，正因?yàn)檎l也提供不出移交單作憑證，所以，24名研究生檔案的遺失就成了一筆糊涂賬。盡管是否真的移交了，我們無法給出結(jié)論，但檔案館的人一口咬定檔案沒有移交也不能說沒有道理。假如有移交單的話，造成遺失的責(zé)任在誰，自然就一清二楚了。正因?yàn)闆]有移交單，就很難說在哪個(gè)環(huán)節(jié)出的問題，就無法追究責(zé)任者的責(zé)任，這樣誰都沒有責(zé)任了。可見，真正具有檔案意識(shí)和檔案保管意識(shí)是多么的重要。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：安徽大學(xué)學(xué)生檔案的丟失，客觀地反映出了高校檔案管理中存在的漏洞。首先，從校、院領(lǐng)導(dǎo)到分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作沒有足夠的重視，從“檔案入校時(shí)學(xué)校輔導(dǎo)員整理過”到學(xué)生去辦畢業(yè)手續(xù)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)有24個(gè)學(xué)生檔案丟失了，中間整整三年的時(shí)間，什么時(shí)候丟失的恐怕未必清楚，怎么丟失的就更不好說了，三年中，難道就沒有產(chǎn)生新的學(xué)生檔案嗎？產(chǎn)生了新的學(xué)生檔案資料是否及時(shí)放進(jìn)學(xué)生的個(gè)人檔案里了呢？這些問題都值得推敲。學(xué)校檔案室平時(shí)對(duì)學(xué)生檔案是怎樣管理的呢？檔案室不可能沒有管理制度，有制度又是如何執(zhí)行的？“班長送到學(xué)校檔案室”一事如果屬實(shí)，就應(yīng)該有交接憑證，按照交接憑證上的顯示，責(zé)任不難分清。就目前來說，尋找檔案、如何補(bǔ)救檔案才是最重要的，順著線索去找，應(yīng)該有所收獲。另外，檔案的唯一性，在某種程度上決定著補(bǔ)辦后的檔案資料替代不了檔案原件。檔案的丟失，不同程度地影響學(xué)生就業(yè)是肯定的，至于責(zé)任誰來負(fù)，又如何負(fù)，我不便多言。但聯(lián)想到從2013年開始，學(xué)生從小學(xué)一年級(jí)一直到大學(xué)甚至到研究生就是一個(gè)學(xué)籍號(hào)，如果再丟失，后果是不可想象的。因此，安徽大學(xué)應(yīng)該以此為戒，從領(lǐng)導(dǎo)階層到檔案管理人員，對(duì)檔案工作要高度重視，經(jīng)常過問或檢查檔案工作，完善相關(guān)制度并使其落到實(shí)處，避免類似事情再次發(fā)生。

田潤（河南省濮陽市檔案局保管利用科副科長）：我在從事檔案利用工作中，有兩次遇到補(bǔ)辦檔案的情況。一次是某廠檔案室常年失修，部分職工檔案被大雨沖走。該單位負(fù)責(zé)人事工作的人員在檔案館查到該廠僅有的一張花名冊(cè)，上面有部分工人的姓名，其他一無所獲。用這位利用者的話來講：也只能靠這些名單和年份定工齡和職務(wù)了。另一次是一位30年前停薪留職的女同志在準(zhǔn)備辦理退休時(shí)，發(fā)現(xiàn)自己的檔案已經(jīng)不知去向，來檔案館里查該單位財(cái)會(huì)檔案，所幸里面有這位女士停薪留職前的工資名單。至少能證明她在這里工作過，但如查檔者所言：至于哪年上的班還有像大學(xué)學(xué)籍檔案和曾獲得的一些榮譽(yù)什么的就沒法找到了。從以上兩例來看，補(bǔ)全個(gè)人人事檔案是不可能的。關(guān)鍵是有的檔案很重要，沒有它就辦不成事，該如何辦呢？我認(rèn)為應(yīng)該出臺(tái)一個(gè)如何補(bǔ)救檔案的文件，最大限度確保讓丟失的檔案“魂歸故里”。

篇8

高校管理要以人為本，不斷的改進(jìn)發(fā)展模式，做到科學(xué)化管理學(xué)生，而大學(xué)生檔案是個(gè)人信息的重要載體，記錄著每一位在校學(xué)生從入學(xué)后到畢業(yè)前的學(xué)習(xí)軌跡和在校活動(dòng)軌跡，它上面顯示了每一位在校學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、思想品德、個(gè)性特點(diǎn)等信息，會(huì)反映出每一位大學(xué)生的綜合素質(zhì)的一個(gè)重要依據(jù)、會(huì)是大學(xué)生就業(yè)及今后選拔的重要標(biāo)準(zhǔn)。管理好大學(xué)生檔案是高校管理的重要一環(huán)，這項(xiàng)工作做得效果會(huì)影響大學(xué)生的切身利益，影響大學(xué)生檔案功能的有效發(fā)揮。

2 新形勢(shì)下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的意義

2.1 利于大學(xué)生的教育管理

加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，為的是讓他們?cè)谄綍r(shí)的學(xué)習(xí)和生活中，依照標(biāo)準(zhǔn)檢查和矯正自己的問題。而大學(xué)生檔案是學(xué)生在政治、學(xué)習(xí)、道德、日常生活中的詳細(xì)記錄，它對(duì)學(xué)生的評(píng)價(jià)、工作有重要的影響。大學(xué)生都非常關(guān)注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對(duì)自己優(yōu)秀的評(píng)價(jià)。所以大部分的大學(xué)生都能夠以嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評(píng)價(jià)大學(xué)生的表現(xiàn)

每一位學(xué)生的檔案記錄都能反映出每個(gè)學(xué)生的綜合表現(xiàn)，具有客觀真實(shí)的特點(diǎn)，從個(gè)人檔案可以看出一個(gè)學(xué)生的綜合素質(zhì)和具體的表現(xiàn)，可以讓所有人通過檔案記錄對(duì)每位學(xué)生做出真實(shí)客觀的評(píng)價(jià)。

2.3 利于用人單位擇優(yōu)選聘人才

目前，招聘單位高校畢業(yè)生主要看學(xué)歷、個(gè)人簡介、能力等方面，對(duì)畢業(yè)大學(xué)生的素質(zhì)要求遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。而學(xué)生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業(yè)生是否是用人單位所需要的人才，規(guī)范的檔案會(huì)有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優(yōu)質(zhì)人才。

3 目前大學(xué)生檔案管理存在的主要問題

3.1 體制不完善，管理不規(guī)范

目前，大學(xué)生到學(xué)校后就會(huì)按要求吧自己的檔案都交到學(xué)校，隨后檔案就會(huì)被分散到各系保管，到了快畢業(yè)時(shí)，班主任或者相關(guān)人員就會(huì)把學(xué)生在校情況的檔案內(nèi)容收集起來然后歸檔，再由相關(guān)人員寄到用人單位或存放到人才市場(chǎng)?？墒菍W(xué)生這樣日常管理不規(guī)范的檔案很難真實(shí)反映出學(xué)生的真實(shí)情況，大部分都是很固定的評(píng)語，這樣就會(huì)降低學(xué)生在就業(yè)市場(chǎng)的競爭力。

3.2 內(nèi)容不全，不能全面反映學(xué)生的素質(zhì)和水平

每個(gè)大學(xué)生的檔案都應(yīng)該有學(xué)校對(duì)他們?cè)谛Ｆ陂g的所有材料，同時(shí)也包括了學(xué)生素質(zhì)的內(nèi)容，同時(shí)也要有當(dāng)代大學(xué)生的青春洋溢的風(fēng)貌。但是當(dāng)前的大學(xué)生檔案大部分都是傳統(tǒng)的老樣子。而需要反映出一個(gè)學(xué)生能力、水平、綜合素質(zhì)，能吸引用人單位的內(nèi)容卻未能進(jìn)入歸檔的范圍。如大學(xué)生英語四、六級(jí)證書，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)材料等。

3.3 管理落后，缺乏現(xiàn)代化管理手段

大學(xué)生檔案大部分還是以紙質(zhì)檔案為主，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)還沒有得到推廣，管理手段很落后。比如內(nèi)容更新不及時(shí)等情況?，F(xiàn)在大學(xué)生的檔案數(shù)量越來越多、質(zhì)量要求越來越高等特點(diǎn)，原有的檔案建設(shè)與管理手段已經(jīng)越來越跟不上時(shí)展，所以要盡快推進(jìn)大學(xué)生檔案建設(shè)與管理的現(xiàn)代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質(zhì)不高

目前，大部分的高校都沒有配備專業(yè)的大學(xué)生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對(duì)檔案管理的知識(shí)相對(duì)欠缺，又沒有時(shí)間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現(xiàn)的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質(zhì)不高有關(guān)。

4 加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理對(duì)策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識(shí)

大學(xué)生的檔案是關(guān)乎他們一生的重要東西，所以學(xué)校作為檔案管理的負(fù)責(zé)人，需要通過媒介來宣傳它的重要性，比如每天定時(shí)的通過電臺(tái)廣播、學(xué)校的報(bào)紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時(shí)校長開會(huì)的時(shí)候也應(yīng)向老師傳達(dá)這個(gè)事情的重要性，也可以通過演講比賽和舉辦各種競猜類活動(dòng)宣傳檔案管理，目標(biāo)就是讓大學(xué)的所有老師和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部充分意識(shí)到加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理的重要性，是關(guān)系到學(xué)校向社會(huì)輸送人才的責(zé)任；充分認(rèn)識(shí)到自覺把檔案管理作為人才培養(yǎng)質(zhì)量的抓手，積極把學(xué)生的檔案作為教師的教學(xué)效果、同時(shí)也能看到學(xué)校教書育人業(yè)績的成果，也要認(rèn)真做好學(xué)生的檔案管理工作。還要針對(duì)性地向?qū)W校的廣大學(xué)生宣傳人事檔案的知識(shí)，讓每一位在校大學(xué)生在校期間都可以認(rèn)真的了解到檔案的有關(guān)知識(shí)，畢業(yè)后走向社會(huì)也不會(huì)吃虧，會(huì)為自己維權(quán)。

4.2 完善體制，規(guī)范檔案

高校要建立完善的學(xué)生檔案管理，要建立完善的規(guī)章制度。比如說新學(xué)生入學(xué)后，管理人員要很認(rèn)真的登記整理其學(xué)生檔案，要仔細(xì)核查檔案是否有遺漏的材料。畢業(yè)后，每位學(xué)生的檔案將會(huì)放入他們所需要的人才市場(chǎng)或者單位，這時(shí)就應(yīng)建立嚴(yán)格的轉(zhuǎn)遞手續(xù)，做好記錄，以免丟失。學(xué)校的相關(guān)人員要制定學(xué)生的檔案管理制度，要有專人管理、分開存放、便于查找或者補(bǔ)充。要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，防止假檔案出現(xiàn)。

4.3 擴(kuò)大收集范圍，增強(qiáng)檔案內(nèi)容

當(dāng)前，高校的大學(xué)生檔案管理內(nèi)容已經(jīng)不能完全的反映出現(xiàn)在的學(xué)生素質(zhì)了，已經(jīng)很難作為用人單位選人的標(biāo)準(zhǔn)了。所以，學(xué)校要對(duì)學(xué)生負(fù)責(zé)，擴(kuò)大檔案材料的收集范圍。比如說各種英語、計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)、普通話的考級(jí)證書，參與社會(huì)實(shí)踐報(bào)告等等。還要?jiǎng)?chuàng)建大學(xué)生誠信檔案，對(duì)用人單位有很重要的意義。

4.4 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水平

高校應(yīng)加強(qiáng)一批高水平的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門選出來的人員要符合熱愛檔案工作人來勝任。并且要加強(qiáng)學(xué)生檔案管理專職人員專業(yè)培訓(xùn)，要不定期的組織他們學(xué)習(xí)，互相切磋，提高業(yè)務(wù)水平。

4.5 推進(jìn)現(xiàn)代化，提高利用率

現(xiàn)在，隨著大學(xué)生檔案數(shù)量的增多和互聯(lián)網(wǎng)上越來越多的招聘信息，已經(jīng)成為了學(xué)校對(duì)學(xué)生檔案的客觀要求。如果繼續(xù)用傳統(tǒng)的模式管理，不僅浪費(fèi)時(shí)間也浪費(fèi)人力，所以，我們必須發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)為核心的檔案管理建設(shè)，開發(fā)出適合大學(xué)生檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)，以互聯(lián)網(wǎng)代替手工，可以讓檔案內(nèi)容及時(shí)得到使檔案內(nèi)容及時(shí)得到更新，并且方便查找。

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【關(guān)鍵詞】學(xué)生；學(xué)籍檔案；檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案主要包括：（1）學(xué)生學(xué)籍記錄表；（2）新生入學(xué)登記表及各年級(jí)學(xué)生花名冊(cè)；（3）學(xué)生在籍注冊(cè)表；（4）學(xué)生學(xué)習(xí)成績表；（5）學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、出國等學(xué)籍變動(dòng)情況登記表；（6）對(duì)學(xué)生的獎(jiǎng)懲文件及登記表；（7）修訂學(xué)籍管理?xiàng)l例的各種文件；（8）實(shí)結(jié)、畢業(yè)生論文；（9）學(xué)位申報(bào)審批表、畢業(yè)證書、學(xué)位證書及結(jié)業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學(xué)員鑒定登記表、畢業(yè)生調(diào)配表、檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶口產(chǎn)生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中，經(jīng)過的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人--學(xué)校立卷各院系--就業(yè)指導(dǎo)辦（教務(wù)處）--機(jī)要郵寄部門--地市級(jí)教育局（人事局）--縣級(jí)教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案工作的管理建議

1．增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補(bǔ)充制度。明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、出國留學(xué)等提供有效信息。

總之，學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān)，以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。建立健全一整套高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理體系，管理好學(xué)籍檔案至關(guān)重要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]底紅艷．對(duì)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J]．晉圖學(xué)刊，2002，（3）．

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【關(guān)鍵詞】高職院校 學(xué)生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業(yè)教育工作會(huì)議的召開，對(duì)現(xiàn)代職業(yè)教育體系建設(shè)作出了頂層設(shè)計(jì)，成為助推職業(yè)教育再認(rèn)識(shí)、再改革、再發(fā)展的強(qiáng)勁動(dòng)力。作為學(xué)校管理不可缺失的學(xué)生檔案管理，如何盡快適應(yīng)這一新情況尤為關(guān)鍵，這就要求我們要緊跟發(fā)展需要，科學(xué)分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創(chuàng)新的思維，大力推進(jìn)高校學(xué)生檔案工作同步發(fā)展。

高職院校學(xué)生檔案管理工作基本情況

1.機(jī)制和隊(duì)伍狀況

目前，高職院校學(xué)生檔案管理最普遍的形式是劃歸學(xué)生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、參加社會(huì)實(shí)踐等檔案材料的提供以及學(xué)生檔案的移交、發(fā)放工作。有些學(xué)校劃歸教務(wù)處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個(gè)別學(xué)院將其納入學(xué)院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進(jìn)的設(shè)施和專業(yè)管理隊(duì)伍。

2.歸檔內(nèi)容和管理手段

高校學(xué)生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學(xué)負(fù)責(zé)建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現(xiàn)和評(píng)價(jià)。以楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，主要包括學(xué)生二三學(xué)年的綜合素質(zhì)測(cè)評(píng)表、學(xué)生成績登記冊(cè)、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生分配就業(yè)報(bào)到證存根、體檢表、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)優(yōu)表、違紀(jì)處分表以及黨團(tuán)組織材料等。目前大多數(shù)院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時(shí)建檔和新生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)前集中建檔。畢業(yè)生檔案由分院下發(fā)學(xué)生自行攜帶或由分院統(tǒng)一郵寄轉(zhuǎn)交，遺留檔案交回學(xué)生檔案管理部門，造冊(cè)登記，封存保管。

高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.各級(jí)人員的思想認(rèn)識(shí)不到位

一是學(xué)校層面普遍對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和定位不高，沒有足夠重視;二是大多數(shù)畢業(yè)生對(duì)檔案持無所謂的態(tài)度;三是一些用人單位沒有正規(guī)的檔案流轉(zhuǎn)和管理機(jī)制，對(duì)學(xué)生檔案托管制度不夠完善。

2.學(xué)生檔案管理機(jī)制不順暢

高校學(xué)生檔案管理至今尚未形成統(tǒng)一規(guī)范的管理機(jī)制和考核標(biāo)準(zhǔn)，許多學(xué)校只顧擴(kuò)大規(guī)模，無暇顧及學(xué)生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲(chǔ)設(shè)施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機(jī)制，導(dǎo)致學(xué)生檔案歸存無規(guī)律，內(nèi)容不完整，流轉(zhuǎn)程序不規(guī)范。

3.精細(xì)化程度不夠

目前大多數(shù)高校學(xué)生檔案依舊以紙質(zhì)檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術(shù)手段都滯后于信息時(shí)代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業(yè)生離校前，檔案的集中轉(zhuǎn)遞時(shí)間緊，歸檔環(huán)節(jié)多，工作繁重繁瑣，很難確保精準(zhǔn)化、精細(xì)化的效果。

4.積壓和丟失現(xiàn)象嚴(yán)重

隨著人才流動(dòng)、學(xué)生就業(yè)等條件和環(huán)境的不斷寬松以及一些單位對(duì)人事政審工作的不重視，致使部分學(xué)生對(duì)自己的檔案不聞不問、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出不及時(shí)，甚至個(gè)人保管時(shí)間過長，私自打開和丟失現(xiàn)象日趨嚴(yán)重，有好多學(xué)生直到需要政審、調(diào)資、職稱晉升等時(shí)，才來學(xué)校查找補(bǔ)辦，給學(xué)校檔案管理工作和學(xué)生個(gè)人都帶來了極大不便。

加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的對(duì)策

1.提高認(rèn)識(shí)，更新管理理念

學(xué)生檔案是學(xué)生在不同階段在校期間的學(xué)習(xí)、生活、思想政治表現(xiàn)所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學(xué)習(xí)和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認(rèn)識(shí)，確立學(xué)生檔案在學(xué)校工作的重要地位;要堅(jiān)持以人為本，服務(wù)學(xué)生的管理理念，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心;要以市場(chǎng)為導(dǎo)向，加強(qiáng)檔案管理方法和措施創(chuàng)新。

2.建立健全管理制度，規(guī)范和完善檔案管理程序

依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)檔案管理的制度法規(guī)，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補(bǔ)辦以及積壓檔案管理制度和細(xì)則;根據(jù)學(xué)生檔案歸檔程序、歸檔內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、渠道和時(shí)間，編制簡明扼要的工作流程;加強(qiáng)對(duì)檔案分類、著錄、編目和標(biāo)引分門別類、規(guī)范存放方面的日常管理，將學(xué)生檔案管理納入學(xué)校檔案統(tǒng)一管理，按照檔案理念和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行規(guī)范管理。

3.重視隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案精細(xì)化管理

要建立一支政治素質(zhì)硬、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、熱愛檔案事業(yè)，熱心為學(xué)生服務(wù)的專、兼職管理隊(duì)伍;要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題講座、專題研討會(huì)等活動(dòng)，加強(qiáng)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng);要鼓勵(lì)檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，凝練成果;要關(guān)心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵(lì)其不斷晉升技術(shù)職稱。

4.適應(yīng)發(fā)展需求，加快檔案信息化建設(shè)

要主動(dòng)適應(yīng)檔案信息的數(shù)字化和檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢(shì)，按照發(fā)展需要和檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)軟硬件基本條件建設(shè);加強(qiáng)檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉(zhuǎn)送、借閱等管理水平和能力的培養(yǎng);改進(jìn)服務(wù)方式，引進(jìn)或購置檔案管理工作官方軟件，加強(qiáng)開發(fā)和利用，加強(qiáng)與學(xué)校其他數(shù)字平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)共享資源。

現(xiàn)代職業(yè)教育改革與發(fā)展對(duì)高職學(xué)生檔案管理提出的新要求