導語：探析機關檔案信息化建設一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：信息化時代的到來改變了人們的生產生活方式，也為檔案信息管理提供了全新的方向。本文對機關檔案信息化建設工作的開展進行了闡述，指出了現階段機關檔案管理工作存在的問題，并針對這些問題提出了相應的解決辦法。

關鍵詞：機關檔案；信息化；建設

信息化時代的到來標志著信息價值的全面提升。對于機關單位而言，檔案管理屬于非常重要的內容，通過有效的檔案管理，不僅能夠為機關單位的工作開展形成依據，還能夠確保機關單位的工作較為合理有序。但現階段機關單位檔案管理依舊存在相當多的不足之處，有待于進行多方面的調整，尤其需要加強信息化建設，以形成全新的信息服務功能。

一、機關檔案信息化建設的重要性分析

機關檔案信息化建設，指的是在國家檔案管理規(guī)劃的引導下，科學開展檔案管理活動，并在活動中合理應用現代信息技術，對不同的檔案信息資源進行管理應用。檔案信息化是以計算機電子技術為基礎的，并且也會跟隨計算機電子技術的不斷優(yōu)化而進行調整?，F階段，國內機關檔案信息化建設已經有了相當完善的成長體系。但是與國外的檔案信息化建設相比，依舊存在一定的問題。從本質上探討，機關檔案信息化建設本身是機關單位信息化建設當中的一部分內容，而且也是電子政務建設的基礎內容[1]。在檔案信息化的持續(xù)推進中，需要科學加強機關檔案信息化建設水平，以迎合當前時代的發(fā)展需求，同時也能夠滿足檔案管理和服務需求。機關檔案信息化建設的主要目的是為了提高檔案管理的科學性以及檔案管理工作的有效性，并設置一定的規(guī)范，確保檔案資源能夠科學地開發(fā)利用，提高檔案的應用價值。

二、機關檔案信息化建設原則

在機關檔案管理的優(yōu)化過程中，檔案管理人員要對現有的檔案管理機制進行優(yōu)化，并以相關的原則為基礎，持續(xù)增強機關單位檔案工作的有效性。在具體的檔案信息化建設中，需要堅持以下三方面原則：

（一）整合檔案信息資源

機關單位信息化建設的開展，有利于提高機關單位各項工作的開展質量。對于機關建設而言，檔案記錄了機關單位的發(fā)展歷程，且涵蓋各種財務、人事以及教育等資源，覆蓋的信息相當多。新時期的機關檔案信息化建設，需要以整合檔案信息資源為核心，注重于在日常工作的檔案信息細化，將不同的信息資源整合到一起，使得檔案資源能夠實現不同部門之間的信息共享，持續(xù)提高檔案信息工作的有效性。

（二）以電子文件管理為基礎

在新時期的機關檔案信息化建設中，電子文件檔案的信息化建設屬于主要的內容，其中包含了各種影音資料、電子表格等文件，這些電子文件也成為機關檔案信息化建設的主要內容。因此，機關檔案信息化建設需要以電子文件管理為基礎進行多方面的優(yōu)化。

（三）實現檔案信息的安全同步

在傳統(tǒng)的機關單位檔案管理中，很多檔案信息無法實現及時共享，容易影響工作效率。一部分紙質檔案容易出現損壞丟失的狀況，影響后期的檔案應用?，F階段，機關單位信息化檔案的安全問題一直備受關注。為了提高信息管理的安全有效性，檔案管理人員需要加強技術方面的科學優(yōu)化，持續(xù)推進檔案信息工作與機關部門工作之間的結合。同時，機關單位還要努力實現檔案信息的安全同步，即在同一時間將檔案信息共享給不同的部門，并且具備較高的安全性，不容易出現丟失損壞的問題。

三、加強機關檔案信息化建設的策略

（一）加強檔案管理的電子化發(fā)展

機關檔案信息化建設，首先需要加強電子系統(tǒng)的綜合應用，創(chuàng)建相應的檔案管理系統(tǒng)，然后在系統(tǒng)中建設電子平臺，規(guī)劃檔案管理信息化體系。檔案管理人員對電子檔案系統(tǒng)有必要進行周期性的檢查，并結合當前機關單位的工作需求對檔案管理系統(tǒng)進行優(yōu)化，提高檔案管理的信息化建設水平。為了迎合相應的電子化應用需求，還需要持續(xù)對檔案管理人員的操作能力進行培訓，以確保能夠在日常的檔案信息化管理中熟練地開展各項工作。此外，檔案管理模式需要創(chuàng)新，不可以一味堅持傳統(tǒng)紙質化管理模式，而應當更多地應用電子化信息管理模式，這不僅能夠提高檔案信息的安全性，還能夠實現及時的共享操作，實際的應用效果也能夠得到改善。

（二）優(yōu)化檔案信息化管理工作的開展方式

新時期的機關檔案信息化建設，需要對電子檔案、不同的圖像文件、電子掃描件進行管理整合，將這些內容形成相應的檔案目錄展示在系統(tǒng)中。在建設區(qū)域網的基礎上，還需要將檔案信息管理與互聯網、辦公系統(tǒng)等連接起來，便于辦公時可以迅速地應用。同時，機關單位有必要建立電子文件接收系統(tǒng)，努力推動電子文件的歸檔、接收以及利用工作的科學發(fā)展。檔案管理人員還應注意，所有的檔案信息管理和應用都需要遵循相關法律，堅持整合應用原則，跟隨數字檔案建設努力落實電子檔案接收工作，最終形成明確的檔案信息化管理系統(tǒng)。

（三）注重培育專業(yè)的檔案管理人才

新時期的機關檔案管理人員，需要在檔案管理信息化的建設中具備更多的專業(yè)知識和技能，但是大多數機關單位并未注意到這一點，而繼續(xù)采用原來的檔案管理人員，導致機關檔案信息化建設速度較為緩慢。面對這樣的狀況，需要采取多種方式對員工進行培訓，不斷提高檔案管理人員的計算機應用知識和專業(yè)技能，努力改善其崗位適應性。考慮到檔案信息化建設的特殊性，檔案管理人員需要具備基礎的信息化檔案管理知識、網絡技術應用知識、現代檔案管理技術等。在培訓的方法上要盡可能采取全新的方式，如優(yōu)先考察員工的計算機水準，然后針對崗位內容進行針對性訓練。通過合理有效的培訓，可以持續(xù)提高檔案管理人員的信息化管理水平，綜合培育高素質的復合型人才，推動機關檔案信息化建設的科學發(fā)展。

（四）增加檔案信息化建設方面的資金投入

機關檔案信息化建設離不開資金支持，因此要在新時期的檔案信息化建設工作中對信息化建設經費進行預算，然后根據后期的建設狀況，分別給予相應的資金支持。如果這些建設工作僅僅依靠政府撥款是遠遠不夠的，機關單位需要自身努力拓寬資金的運營渠道，并針對科研成果、設備優(yōu)化等方面籌措更多的資金，不斷提高檔案信息化建設的技術水平和設備基礎。

總而言之，信息化時代的到來給機關單位檔案管理工作提出了多方面的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了一定的發(fā)展機遇。機關單位檔案管理應當在這一時期努力朝著信息化建設的方向邁進，解決檔案管理過程中存在的各種問題，并加強對各種技術的綜合應用，確保檔案信息化建設變得更加合理有效。不同機關單位的檔案管理人員，都要以自身的檔案管理工作為核心，不斷提高檔案管理的質量，進而為機關事業(yè)單位的工作開展奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]楊巍巍.淺談機關單位檔案網絡化管理[J].科技資訊，2015(11).

[2]蘇紅.機關單位檔案工作開展中的老困難與新對策[J].理論觀察，2014(6).

[3]陳曉瓊.關于機關單位檔案網絡化管理[J].東方企業(yè)文化，2015(15).

[4]姚少元.機關單位檔案的網絡化管理[J].城建檔案，2017(4).

[5]何良翠.事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的探討[J].辦公室業(yè)務，2017(5).

作者:劉永祥 單位:白城市通榆縣蘆葦管理總站