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1．高校檔案信息化建設(shè)的背景

1.1高校檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

從古至今，我國都很重視人物和事件信息記錄，尤其是在學(xué)術(shù)上，包括儒家，道家等文學(xué)作品在內(nèi)的很多名家巨作都被記錄下來。自新中國成立以來，各個地區(qū)紛紛《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》開始建立起高等院校，高校學(xué)生流動量大，為了了解學(xué)生情況，成立檔案管理部門，該部門經(jīng)過多年發(fā)展，現(xiàn)如今，進(jìn)入信息化時代，高校檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為國家信息化建設(shè)的重要組成部分，也是現(xiàn)在高校檔案管理發(fā)展的重要方向，也是加強(qiáng)與用戶溝通的重要途徑。檔案信息化建設(shè)是以用戶需求為導(dǎo)向，以校園網(wǎng)絡(luò)為平臺，以各種載體檔案數(shù)字化和電子文件管理為工作重點，以促進(jìn)高校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展和實現(xiàn)檔案信息資源全民共享為目標(biāo)的系統(tǒng)工程。該工程能夠?qū)崿F(xiàn)提高檔案管理效率，實現(xiàn)資源共享，信息數(shù)字化管理等，該工程建設(shè)過程中還需要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊伍建設(shè)和安全保障體系建設(shè)等六大方面建設(shè)。

1.2高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展歷程

我國最早施行檔案信息化建設(shè)的高校是南京大學(xué)，其于1983年開始使用計算機(jī)記錄并儲存檔案信息，到了20世紀(jì)90年代末，我國大部分的高等院校都開始使用計算機(jī)進(jìn)行檔案信息記錄與管理，我國政府對此也給予高度支持，在2000年12月召開的全國檔案工作會議上，國家檔案局正式提出了大力加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)，其后又頒布了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》，在各大高校中進(jìn)行落實，2002年檔案局又頒布并實施了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，表明我國檔案信息化建設(shè)在我國全面開始實施，并且政府給予巨大的支持。到現(xiàn)在為止，我國高校檔案管理部門都是使用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理和歸類，實現(xiàn)檔案自動化管理和現(xiàn)代化管理，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享,積極思考和努力開拓檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新模式。

2.高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

2.1檔案信息化建設(shè)認(rèn)識不足

高校領(lǐng)導(dǎo)階層往往重視高校教育發(fā)展，對檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識，沒有將高校檔案工作納入到高校教育體系中，認(rèn)為檔案管理僅僅就是對檔案進(jìn)行分類，記錄和保存，沒有意識到高校檔案管理與國家信息化建設(shè)之間的較強(qiáng)聯(lián)系，因此對高校檔案工作重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，制約了高校檔案信息化建設(shè)；檔案工作人員對檔案工作的意義認(rèn)識不到位，工作上消極應(yīng)對，影響了高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2檔案信息化建設(shè)水平不高

高校推動了檔案信息化建設(shè)，但是受思想認(rèn)識影響，高校檔案信息化建設(shè)水平不高，檔案信息化建設(shè)所需要的儀器設(shè)備不能夠配置完全，對于一些老舊或者是損壞的設(shè)備不能夠獲得及時的更新或者是修理與維護(hù)，檔案信息資源整理不到位，檔案管理系統(tǒng)軟件與平臺得不到及時更新，影響了高校檔案信息化建設(shè)水平。

2.3檔案信息化建設(shè)人才滯后

高校檔案信息化管理不同于傳統(tǒng)檔案管理工作，它對檔案人員的信息化素養(yǎng)提出更高要求。目前，不少高校檔案工作人員知識更新不夠，并且社會人士對于高校檔案管理的重要性認(rèn)識不足，學(xué)生在高考后多數(shù)不會愿意選擇相關(guān)專業(yè)，使得學(xué)習(xí)該專業(yè)的人減少，造成檔案管理專業(yè)后續(xù)人才輸送削弱，檔案工作人員信息化素養(yǎng)成為制約高校檔案信息化建設(shè)的一個重要因素。

2.4檔案信息化建設(shè)安全風(fēng)險

高校檔案信息化建設(shè)面臨的一個突出問題檔案信息資源的安全性問題，由于檔案信息化建設(shè)依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅需要信息化硬件設(shè)施作為支撐，也離不開軟件支持。檔案信息化系統(tǒng)硬件與軟件一旦滯后，或者檔案工作人員安全意識薄弱，都會帶來檔案安全問題。尤其是軟體的安全新問題，如果出現(xiàn)病毒侵入等問題，造成信息數(shù)據(jù)丟失或篡改，這對于檔案信息管理是一個巨大的打擊。

2.5檔案信息化建設(shè)服務(wù)狹隘

社會發(fā)展進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，檔案作為一種信息資源，要發(fā)揮自身的價值，實現(xiàn)自我發(fā)展與提升，需要實現(xiàn)服務(wù)轉(zhuǎn)型。當(dāng)前高校檔案服務(wù)領(lǐng)域狹隘，檔案信息化建設(shè)資金來源渠道單一，迫切需要高校轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念，突破當(dāng)前狹隘的服務(wù)渠道，為自己的發(fā)展開源掘金。

3.高校檔案信息化建設(shè)思考

3.1樹立科學(xué)發(fā)展觀

檔案信息化建設(shè)是高校教育現(xiàn)代化的一個有機(jī)組成部分，檔案信息化建設(shè)水平直接影響著高校教育現(xiàn)代化建設(shè)整體水平。無論是高校領(lǐng)導(dǎo)，還是高校檔案工作人員，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，樹立科學(xué)發(fā)展觀，從高校教育發(fā)展的大局與檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的高度，積極推動高校檔案信息化建設(shè)，為高校師生提供便捷的檔案信息資源服務(wù)，并進(jìn)一步開拓發(fā)展視野，尋求高校檔案工作發(fā)展新路徑。

3.2軟硬件建設(shè)并舉

高校檔案信息化建設(shè)水平很大程度上取決于檔案信息化硬件設(shè)施建設(shè)與軟件配置，高校檔案信息化建設(shè)要重視檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)資金投入與信息化技術(shù)保障。高校檔案信息化建設(shè)要根據(jù)檔案工作定位與信息化建設(shè)需要，進(jìn)一步提升硬件設(shè)施建設(shè)，確保檔案信息化服務(wù)平臺有效運(yùn)行，及時對檔案服務(wù)平臺進(jìn)行維護(hù)；同時，高校要重視軟件配置與更新，根據(jù)系統(tǒng)升級需要，及時更新軟件，以更好地發(fā)揮檔案服務(wù)平臺作用，提升檔案工作效率與服務(wù)水平。

3.3培訓(xùn)與引進(jìn)共推

高校檔案信息化建設(shè)除了依靠現(xiàn)代信息技術(shù)外，人也是一個關(guān)鍵因素。目前高校檔案工作人員素質(zhì)與檔案信息化建設(shè)需求存在一定的差距，高校檔案工作人員知識更新不及時，信息化素養(yǎng)不高。高校要通過培訓(xùn)與引進(jìn)相結(jié)合的方法，進(jìn)一步推動高校檔案工作人員素質(zhì)。高校要建立檔案工作人員培訓(xùn)長效機(jī)制，不斷更新檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)，提升工作人員信息化素質(zhì)；此外，要根據(jù)既有工作人員隊伍現(xiàn)狀，及時地引進(jìn)專業(yè)檔案人才，為高校檔案信息化建設(shè)注入新鮮活力。

3.4安全意識常態(tài)化

檔案信息資源與其他信息資源相比，具有自身的獨(dú)特性，檔案信息資源的安全性能要求比較高。這就需要高校檔案信息化建設(shè)不斷強(qiáng)化安全意識，實現(xiàn)檔案工作安全意識的常態(tài)化。高校要根據(jù)危害檔案信息資源安全因素，不斷提升安全意識與安全技術(shù)。高校要根據(jù)檔案信息資源的保密要求，設(shè)定檔案資源使用權(quán)限，基于不同用戶群提供不同檔案服務(wù)；此外，要提升檔案信息資源安全技術(shù)，及時做好檔案資源備份，通過使用殺毒軟件，為檔案信息資源構(gòu)建起一道防火墻。

3.5深化社會化服務(wù)

高校檔案信息化建設(shè)需要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，深化社會化服務(wù)。社會化服務(wù)既包括檔案信息化建設(shè)的社會化，也包括檔案資源服務(wù)對象的社會化。高校可以將檔案信息化建設(shè)交給專業(yè)的服務(wù)公司，這樣能夠解決信息化建設(shè)人才不足的問題，也有助于提升檔案信息化建設(shè)水平；高校還要積極推動檔案資源社會化服務(wù)，將服務(wù)的觸角從服務(wù)高校師生向社會延伸，通過檔案信息資源的整合，豐富檔案資源庫資源。

綜上所述，我國高校檔案信息化管理建設(shè)對于高校發(fā)展和我國信息化建設(shè)有著重要的意義，但是高校檔案信息化建設(shè)是一項巨大的工程，需要較長的時間、較大的人力資源和資金注入去完成，并且需要高校領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理者在思想觀念上重視該工程建設(shè)，加強(qiáng)實踐探索，不斷提升檔案信息化建設(shè)能力，使檔案資源為高校新發(fā)展提供資源支撐。

作者:李娜 單位:河南省新鄉(xiāng)市

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