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1檔案信息化建設的重要性和必然性

1.1是順應國際形勢和國家政策的必然之舉

隨著檔案信息化建設的發(fā)展，國家逐步出臺了《中華人民共和國電子簽名法》《保密條例》《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》和《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)，這一系列舉措說明了信息化建設已成為國家工作、國民經濟和社會發(fā)展中不可或缺的必要步驟。

1.2是檔案傳統(tǒng)式管理的發(fā)展趨勢

中國最早的檔案工作可能要追溯到原始社會的結繩記事，甲骨文、金文、竹簡、羊皮卷、帛書等都是曾經檔案的記錄載體，發(fā)展到以紙張作為檔案的主要載體后，檔案管理逐漸制度化、系統(tǒng)化，但傳統(tǒng)式管理有自身難以克服的缺點。一是由于檔案需長期保存，紙張極易受潮、蟲蛀及火災等災害的毀壞。二是需要投入大量的保管經費，檔案被反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，導致檔案工作人員為無備份而每年不得不有的文檔損失擔憂。三是檔案傳統(tǒng)管理特點決定了檔案的交互性弱，不利于不同部門、不同地方和不同級別單位的使用。

2現(xiàn)代農業(yè)科研發(fā)展中檔案信息化建設的作用

2.1優(yōu)化保存

中國是一個農業(yè)大國，科學技術在農業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可估量的作用。農業(yè)科研檔案主要是農業(yè)科技工作者在科研活動過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表聲像、載體材料的總稱，其主要包括課題從立項、申報、總結、成果鑒定等一系列過程中形成的各種檔案材料，如科研檔案課題立項的申請書、合同書、實驗調查記錄、科研過程中的照片以及科研人員在該項研究中撰寫的論文等，既是生產資料，也是體現(xiàn)現(xiàn)代科學技術的載體。檔案信息化建設以現(xiàn)代計算機技術為支撐，利用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層級的加工，加強了對農業(yè)科研檔案的保存優(yōu)化率，是第二次農業(yè)科研創(chuàng)新，既擴大了檔案保存的范圍，又加深了檔案管理的深度，有利于各種檔案長期有序的保存。

2.2發(fā)展農業(yè)技術

農業(yè)在過去幾千年作為主要產業(yè)，現(xiàn)在被稱為關系國計民生的第一產業(yè)經歷了漫長的發(fā)展。如何有效傳承農業(yè)技術？除了身傳言教，我國還出現(xiàn)了農業(yè)著作和一些有關農業(yè)生產的記錄，如北魏時期賈思勰的《齊民要術》、明朝徐光啟的《農政全書》，而沈括在《夢溪筆談》中創(chuàng)造的十二氣歷對農業(yè)影響頗深。言傳身教和過去的農業(yè)書籍具有很大的局限性，極易失傳，印刷技術的落后和文言文的使用極大地限制了農業(yè)技術的推廣和傳承。20世紀的第三次科技革命以計算機技術的廣泛使用為標志，檔案信息化管理也被國內外應用于農業(yè)。檔案信息化、電子化的特點是易傳送、易分享、易再次加工，這使得先進的技術、理論、手段管理模式和經營方式能被更多人和更多地方學習、使用，進而有益補充，更帶動農業(yè)科學向縱深發(fā)展。

2.3經濟效益

1節(jié)約了檔案管理成本。農業(yè)科研檔案管理作為一門系統(tǒng)而專業(yè)的工作，既有農業(yè)科研工作的特性，又有科研檔案管理的普遍性。傳統(tǒng)式的檔案管理需要長期耗費大量的人力、物力和財力，與之相比較，有賴于現(xiàn)代信息技術發(fā)展，檔案信息化管理一旦建成就能減少投入，節(jié)約資源。2創(chuàng)造新的經濟價值?？萍际谴龠M現(xiàn)代農業(yè)發(fā)展的巨大助力，農業(yè)科研檔案是系統(tǒng)的科學技術的載體，蘊含著巨大的經濟價值。從最近幾十年檔案信息化管理發(fā)展歷程中我們可以得出這樣的結論：檔案信息化管理當然也包括農業(yè)科研行業(yè)可以創(chuàng)造新的經濟價值，對信息、計算機系統(tǒng)和人之間流動的良性管理可以帶動廣告收入、知識產權相關收入和農業(yè)增收等方面的提高。如果忽視了檔案信息化建設帶來的經濟效益，那無疑在很大程度上否定了檔案信息化的重要性和發(fā)展趨勢。

3在農業(yè)發(fā)展中的現(xiàn)狀和困境

3.1農業(yè)科研檔案信息化管理軟件缺乏統(tǒng)一性

我國農業(yè)科研單位的信息化管理發(fā)展水平不一致，不僅表現(xiàn)在技術水平，也表現(xiàn)在硬件和軟件方面缺乏統(tǒng)一性。使用的電腦系統(tǒng)不兼容，運行的軟件各自不能互用，全國又沒有共用一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，這些技術問題制約了檔案信息化、電子化的進程，不利于工作人員利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果。3.2制約檔案信息化建設水平和進程的起因由于我國事業(yè)單位的招聘機制分為管理崗位和專業(yè)技術崗位，使得各個農業(yè)科研機構出現(xiàn)了一個怪圈，懂技術的不懂檔案信息化管理，精于檔案管理的又不熟悉農業(yè)科技領域。一些單位在發(fā)展檔案信息化過程中沒有配備具有檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人員，“抓壯丁”轉去負責農業(yè)科研檔案管理工作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，檔案、信息處理和農業(yè)技術復合型人才就更奇缺，大部分人員現(xiàn)代技術水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，盡管引進了現(xiàn)代設備，仍不能充分發(fā)揮作用，更是阻礙了檔案信息化管理現(xiàn)代化。

4對農業(yè)科研檔案信息化建設的思考

農業(yè)科研檔案信息化建設順應了全球信息技術發(fā)展趨勢，對當前檔案管理提出了嚴峻的考驗，對農業(yè)科研發(fā)展提出了更高的要求。改變檔案傳統(tǒng)管理模式，打破檔案信息化建設制約瓶頸，力爭在農業(yè)科研檔案信息化建設中脫穎而出，這就迫使我們要正視檔案信息化建設，對照農業(yè)科研檔案信息化建設的困境，積極地尋找今后農業(yè)科研信息化建設的應對之策。農業(yè)科研檔案信息化建設是農業(yè)科研和檔案管理兩大專業(yè)領域的有機結合，要實現(xiàn)其長期的良性發(fā)展就要求從以下三方面采取措施，彌補短板，鞏固長板，形成合力。

4.1建立全國農業(yè)科研檔案信息化建設統(tǒng)一體系

個體的發(fā)展離不開集體的有力支持，要實現(xiàn)檔案信息化建設，必須建立全國農業(yè)科研檔案信息建設統(tǒng)一體系，體系要對檔案管理中涉及的硬件、軟件和法律法規(guī)有一個統(tǒng)一而明確的規(guī)定，讓一切檔案信息化建設有章可循，有規(guī)可依。

4.2高標準培養(yǎng)復合型人才

做好農業(yè)科研檔案信息化工作離不開復合型人才的作用，要制定一個長期復合型人才培養(yǎng)計劃，使其在檔案、信息化和農業(yè)方面精而專，既能投入農業(yè)科研實踐，又能做好農業(yè)科研檔案工作，更能實現(xiàn)兩者的有機結合，開發(fā)好農業(yè)科研檔案信息的價值，創(chuàng)新農業(yè)科研檔案信息化管理水平、管理方法。

4.3重視農業(yè)科研檔案信息化建設的深層次開發(fā)

農業(yè)科研為農業(yè)發(fā)展提供強大助力，檔案信息化建設是現(xiàn)代農業(yè)科研的有力支撐。在信息時代加強農業(yè)科研檔案建設要求進行深層次開發(fā)，挖掘農業(yè)科研檔案信息的經濟價值，產生更多的經濟效益。探索以“信息反哺信息”的管理發(fā)展模式，爭取檔案信息化建設資金從政府投入為主逐漸轉向以信息化經濟效益投入為主，打破專業(yè)、學科壁壘，創(chuàng)新多專業(yè)檔案信息化交流方式方法，實現(xiàn)農業(yè)科研技術的“引進來”和“走出去”，為現(xiàn)代農業(yè)汲取源源不斷的理論、技術靈感，為農業(yè)科研發(fā)展提供強大助力。

作者:陸梅單位:云南省農業(yè)科學院