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1.基層單位檔案管理的現(xiàn)狀及問題

1.1設施不健全，工作人員素質(zhì)較低

現(xiàn)狀下，基層單位在檔案管理方面，主要呈現(xiàn)的缺陷是相關設備不具健全性，例如沒有及時引進計算機軟硬件設置等。同時，在系統(tǒng)安全方面，傳統(tǒng)的一些系統(tǒng)安全維護手段顯然不具有效性。同時，大部分檔案管理人員素質(zhì)低，缺乏專業(yè)知識培訓，很多基層單位檔案管理人員并不是全職，而是以兼職的形式參與工作。并且，這些人員所學的專業(yè)往往與檔案管理專業(yè)沒有多大聯(lián)系，甚至毫無關聯(lián)。在檔案管理工作過程中，這些人員常表現(xiàn)為對相關業(yè)務不了解，無法通過檔案管理規(guī)范要求完成檔案的收集、歸檔及保存等工作，這樣便在很大程度上影響了檔案管理的規(guī)范性，最終導致檔案管理存在極大的披露。毫無疑問，檔案管理信息化是需要高水平的專業(yè)人才的支持的，要想使檔案管理信息化工作更具實效性與科學性，便需要檔案管理人員具備高水平的管理能力及相應知識儲備。如此一來，才能夠使檔案信息化建設的實施更具有效性，進一步為工作效率及質(zhì)量的提高提供依據(jù)。

1.2制度不健全，落實政策無力度

現(xiàn)狀下，大部分基層單位在檔案管理工作中沒有相應的制度作為保證，比如《檔案信息化管理條例》及《檔案信息化管理安全方案》等。顯然，沒有這些制度作為信息化建設的支撐依據(jù)，便會導致一些具有基層單位加強檔案信息化建設的思考許揚（荊州市婦幼保健院，湖北荊州434020）價值性的檔案資料發(fā)生遺失的情況，進一步導致檔案資料不具連貫性，最終致使檔案資料不具完整性。顯然，造成很多不可彌補的后果，均與制度不健全，落實不力有關。

1.3保存不方便，檔案利用率不高

基層單位在檔案管理上以傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理為主，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法和保存設施。同時在檔案管理中的收集、整理及歸檔等工作，能夠為單位領導等相關人士總結(jié)工作經(jīng)驗及汲取教訓提供巨大的保證。然而，目前大部分基層單位均沒有意識到規(guī)范的檔案管理所潛在的巨大價值及作用。

2.檔案信息化建設的核心內(nèi)容

2.1配備規(guī)范化管理軟件是檔案信息化建設的重要基礎

對于具備規(guī)范性的檔案管理軟件來說，主要指的是與國家檔案管理規(guī)范及標準相符合，同時與國家事業(yè)單位及各級各大檔案館相適應等，主要的作用是對檔案信息及檔案實體的管理提供幫助。它應具備高效、高質(zhì)、簡單、實用的特點，有助于維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。就目前而言，在市場當中，檔案管理軟件數(shù)量呈現(xiàn)了較為復雜的特點，由于一些軟件公司開發(fā)能力存在差距，從而導致檔案管理軟件整體利用價值不強的情況。一些軟件在功能設計方面存在一定程度的缺點，從而導致功能不多及實用性不強等情況尤為明顯。同時，一些花哨的功能繁瑣等問題尤為突出。顯然，這些不良因素均會對檔案信息化管理的穩(wěn)健發(fā)展受到阻礙。鑒于此，要想檔案信息化建設更具有效性，對管理軟件進行規(guī)范化配置便顯得極為重要。

2.2檔案管理軟件需具備的功能分析

首先，需具備檔案信息化數(shù)據(jù)聚集功能。對于檔案信息管理來說，需對所需要的信息進行數(shù)據(jù)聚集，可充分利用文字信息摘錄及電子檔案的接收等功能加以完成。同時，對計算機及時進行合理利用，以不同種類數(shù)據(jù)的內(nèi)容及特點為依據(jù)，構(gòu)建相應的多媒體數(shù)據(jù)庫，以此確保數(shù)據(jù)的真實性及有效性。并且，還需要多媒體數(shù)據(jù)的整合工作進行完善。因為對于種類具有差異化的檔案來說，需著錄的文件內(nèi)容也存在差異，因此對于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)來說，需要具備延展性及敏捷性等特點。除此之外，數(shù)據(jù)庫在設置方面還需要增多一些必要功能，如刪除及修改等功能，以此實現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集。其次，實現(xiàn)檔案管理一體化。利用計算機網(wǎng)絡，使檔案工作流程更安全、高效和快捷。從文件的擬稿、簽發(fā)，直至最后的分類歸檔、著錄標引，全部通過網(wǎng)絡完成，盡可能杜絕失、泄密問題，同時對文件之間的聯(lián)系性進行保留，以此使文件一次性輸入以及多途徑輸出等得以有效實現(xiàn)，進一步使檔案數(shù)據(jù)資源的利用率得到有效提升。除此之外，還需避免重復勞動，提高工作效率和質(zhì)量。

3.落實檔案信息化建設的優(yōu)勢

3.1提高效率和準確性

使效率及準確度得到有效提升，我們知道，計算機具備運算速度快及信息存儲量大等特點，能夠為決策人員提供及時有效的人事資料及相關數(shù)據(jù)。這樣，不但可以使傳統(tǒng)抄寫形式所造成的失誤得以有效避免，而且還能夠大大降低檔案人員的工作負擔，以此實現(xiàn)工作效率及質(zhì)量的有效提升。

3.2能夠使檔案的壽命延長

對計算機管理檔案加以利用，能夠使材料的完整性得到有效保障。通常情況下，在信息輸入的時候需使用檔案原件，除此之外便很少會與原件接觸，這樣無疑使檔案的壽命得到有效延長。

3.3便于存儲，并且有效節(jié)省了管理經(jīng)費

對計算機管理檔案加以應用，能夠?qū)⒋罅康臋n案資料放置硬盤及優(yōu)盤等方面，從而使紙質(zhì)資源得到有效節(jié)約。在傳統(tǒng)模式下，要想使檔案資料得到有效保存，便需要構(gòu)建庫房，并增加相關管理設備，這樣不但增加了經(jīng)費投入，還增加了人力資源。但是，利用計算機管理，便能夠使氧化、霉變等破壞實現(xiàn)有效避免。

4.加強檔案信息化建設的有效策略探究

4.1對檔案信息化人才隊伍建設工作進行強化

對于檔案信息化建設中的檔案工作人員來說，便需要對檔案室的各類情況加以了解，并掌握檔案業(yè)務的發(fā)展動向，同時還需要具備管理計算機數(shù)據(jù)庫的能力。對于檔案業(yè)務部門來說，不但需要對具體業(yè)務進行指導，而且還需要指導基層單位檔案室的相關工作，以此使檔案室的各項工作更具完善性。

4.2對著錄格式規(guī)范進行統(tǒng)一

以檔案業(yè)務部門所制定的相關規(guī)范標準為依據(jù)，著錄項目需盡可能保持完整，以此使檢索渠道具備多元化的特點。同時，以工作特點為依據(jù)，對符合實際的項目進行選錄，使具備統(tǒng)一特性的著錄格式得以充分落實。

4.3加強檔案數(shù)據(jù)庫的建設

無論是經(jīng)費、人員，還是設置，均需要落實到位，全面進行檔案信息化建設，對于在建設過程中所遇到的問題需進行有效解決，投入充足的經(jīng)費及人員，并配備專用的現(xiàn)代化設備，比如復印機、打印機及專用計算機等，以此為檔案信息化建設工作的開展提供強有力的保障。

4.4做好檔案數(shù)據(jù)的安全保密工作

對于檔案工作人員來說，需要充分保證數(shù)據(jù)庫的安全性，同時對數(shù)據(jù)庫自身機讀目錄的保密給予重視。以我國有關涉及網(wǎng)絡信息保密工作的法律法規(guī)為依據(jù)，對檔案信息庫信息數(shù)據(jù)保密工作進行強化，尤其是對于公共網(wǎng)檔案室等，需對計算機設備及數(shù)據(jù)磁盤等載體進行強化管理。以相關規(guī)范標準為依據(jù)，做好物理隔離及嚴防等措施。

作者:許揚單位:荊州市婦幼保健院