研究賬外的會計基礎(chǔ)
時間:2022-12-23 08:50:54
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目前,部分企業(yè)特別是大中型企業(yè)往往具有較為完善的信息系統(tǒng),但這些電子化的審核流程中也存在一些漏洞。例如,由于權(quán)限限制,部分業(yè)務(wù)人員無法以本人身份使用系統(tǒng),而改為由有權(quán)限的人員代為錄入信息的做法加以解決,但在申請過程和文件歸檔過程中,又缺少了真實業(yè)務(wù)辦理人的信息。其結(jié)果是經(jīng)過一段時間后,部分業(yè)務(wù)當(dāng)初實際的經(jīng)辦人也就無法查明。再如,由于審核系統(tǒng)本身較為便捷,企業(yè)可以對一個業(yè)務(wù)設(shè)置較長的審批鏈條,從業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人、審批人到財務(wù)部門的經(jīng)辦人、審批人再到企業(yè)分管工作的負(fù)責(zé)人、分管財務(wù)的負(fù)責(zé)人甚至企業(yè)的總經(jīng)理、總裁等。較長的審批鏈條一方面增加了企業(yè)的管控環(huán)節(jié),另一方面也導(dǎo)致了“三個和尚沒水喝”——各個審批環(huán)節(jié)都滿足于電子審批,不對業(yè)務(wù)的實際內(nèi)容進行把控,反而使控制流于形式。這一方面導(dǎo)致時間推移后即使出現(xiàn)問題也可能難以找到實際應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)的人員,另一方面實質(zhì)上缺乏控制的審批鏈反而導(dǎo)致熟悉情況的內(nèi)部人員更容易利用其謀私,而監(jiān)督者卻往往因為這一看似多環(huán)節(jié)的嚴(yán)格審批而疏忽大意。實物管理方面的問題。
對資產(chǎn)進行管理、保證資產(chǎn)不出現(xiàn)損失是會計管理中基礎(chǔ)而重要的內(nèi)容。然而,實務(wù)中一些單位在這方面往往不盡完善。例如,部分大型企業(yè)對招待用資產(chǎn)如煙、酒、購物卡等幾乎沒有管理:購買時沒有明細(xì)數(shù)量、品名、規(guī)格,買入后不設(shè)倉庫和臺賬,而由使用部門或者接待部門自行保管,會計則直接計入相關(guān)費用科目。這樣做法的實質(zhì)是企業(yè)對這部分資產(chǎn)在購買、存放、使用各個環(huán)節(jié)實際都沒有進行控制,無論是采購、保管或使用部門,都只須在報告上對采購、領(lǐng)用或使用情況進行簡單的修改,就可以侵占公司資產(chǎn)而難以被查實。雖然對企業(yè)來說可能這部分缺乏管理的資產(chǎn)只是很小的規(guī)模,但是一旦落到某個個人或小團體頭上則是一筆不小的金額。更為重要的是,如果這種零敲碎打式的侵占組織利益不能被及時發(fā)現(xiàn)和制止,長此以往很可能導(dǎo)致整個組織的風(fēng)氣出現(xiàn)問題。而對于整個社會來說,如果此類資產(chǎn)是國有資產(chǎn)那就意味著出現(xiàn)國有資產(chǎn)流失的問題。會計規(guī)范本身的問題。目前的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》于1996年,近20年來會計實務(wù)的發(fā)展特別是電子化信息系統(tǒng)的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出人們的預(yù)期?!稌嫽A(chǔ)工作規(guī)范》規(guī)定“實行會計電算化的單位,總帳和明細(xì)帳應(yīng)當(dāng)定期打印”,但事實上目前電子化系統(tǒng)已經(jīng)具有備份便捷,且可以輕松實現(xiàn)多個備份,存放簡單占地空間小,任意修改都可以同時改動各個備份且留下詳細(xì)的修改記錄等功能,無論是便捷性、安全性、可追溯可查詢性都遠(yuǎn)遠(yuǎn)好于紙質(zhì)記錄。而上述規(guī)定的存在,使得企業(yè)為了合規(guī)不得不繼續(xù)低效而高成本的打印工作。這類問題雖然本身沒有嚴(yán)重的危害,但畢竟導(dǎo)致社會總成本的上升,并且與節(jié)能環(huán)保、勤儉節(jié)約的大方向不一致。
一、成因“:錯誤”和“故意”不相同
上述問題的存在,總體上都可以將原因歸結(jié)為“錯誤”和“故意”兩類。比如,系統(tǒng)審核流程、資產(chǎn)管理方面的漏洞通常并非在設(shè)計時有意為之,而是由于疏忽大意、考慮不細(xì)致或者不夠重視引起,而后被部分人加以利用導(dǎo)致產(chǎn)生損失,根本上屬于“錯誤”。而票據(jù)開具名實不符、信息不足則往往是辦理人和開票人“合作”的結(jié)果,幾乎必然屬于“故意”行為。進一步比較可以發(fā)現(xiàn),凡是屬于“錯誤”的,雖然后果可能很嚴(yán)重,但其漏洞是會計或內(nèi)控的問題,只要加以重視都不難解決;而屬于“故意”的,其根源都來自會計管理之外,有體制和利益根源,針對這類情況,有必要進一步分析。故意開具內(nèi)容不實票據(jù)的原因往往有以下幾類:一是受到預(yù)算的限制,需要將某類預(yù)算超支的費用歸入其他未超支的費用;二是出于稅收角度考慮,需要將某些已經(jīng)超出可抵扣限額的費用歸入其他未超出可抵扣限額的費用;三是出于業(yè)務(wù)考慮,招待所用的消費、禮品等可能規(guī)格較高或較為貴重,記錄過于具體明細(xì)可能帶來負(fù)面影響。對于這三類會計之外的原因,應(yīng)當(dāng)分別予以考慮?!A(yù)算限制本身是一個內(nèi)部問題。它反映出兩種情況:一種是某些項目預(yù)算嚴(yán)重不足而另一些項目預(yù)算又存在富余,需要通過各種手段進行“調(diào)劑”,說明預(yù)算本身與其所處環(huán)境存在較大偏差但又不能及時修正,這往往意味著組織對于環(huán)境的適應(yīng)能力不夠;另一種情況則是特定項目的預(yù)算本身就是要控制的對象,例如招待費之類,這樣的調(diào)劑就與組織和社會的要求不符,是要禁止和打擊的?!愂辗ㄒ?guī)本身具有剛性,通過開具不實票據(jù)降低稅負(fù)本身即是一種違法行為。稅法鼓勵企業(yè)增加對產(chǎn)品、服務(wù)、研發(fā)的支出,而限制招待、廣告、營銷等費用,就是希望企業(yè)通過提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量而非單純的營銷來獲取收益。企業(yè)出現(xiàn)嚴(yán)重的營銷、招待等費用超支,一方面說明企業(yè)的外部競爭環(huán)境較為嚴(yán)峻,但同時也說明企業(yè)持續(xù)創(chuàng)新、不斷以產(chǎn)品和服務(wù)吸引客戶的能力不足。——招待、公關(guān)以及禮品饋贈屬于正常經(jīng)營行為,但若規(guī)格過高,視對象不同可能會引起商業(yè)賄賂或者賄賂的嫌疑。組織在明知存在這樣風(fēng)險的情況下仍然堅持,一方面說明當(dāng)前的競爭環(huán)境乃至整個社會的風(fēng)氣都存在一些問題;另一方面也說明組織本身對風(fēng)險特別是嚴(yán)重違法違規(guī)風(fēng)險的認(rèn)識還不夠深刻,應(yīng)對還不夠謹(jǐn)慎。
二、解決問題須對癥下藥
除了由于疏忽和不重視引起的錯誤之外,會計基礎(chǔ)工作不足的很多原因都存在于會計之外,應(yīng)當(dāng)在賬外下功夫解決。需要對待不同問題應(yīng)對癥下藥,有針對性地予以解決。針對因管理疏忽或不夠重視引發(fā)的問題,建議組織自身、監(jiān)管部門能夠超出簡單的金額大小,從管理不嚴(yán)引起個別員工利用漏洞牟取私利,進而破壞整個組織的內(nèi)部環(huán)境、文化氛圍的角度去理解這樣的問題,促進企業(yè)和部門不斷完善應(yīng)有的管理控制措施。針對企業(yè)故意引起的問題,建議從違法違規(guī)的角度去全面認(rèn)識這些問題的真正成本,強化風(fēng)險管理,更根本的在于加強自身產(chǎn)品、服務(wù)的質(zhì)量,以創(chuàng)新取得回報。建議監(jiān)管部門在嚴(yán)格執(zhí)法的同時,深入了解基層的實際情況和困難,能夠從制度層面予以解決的則從制度層面加以解決。針對規(guī)范本身確已跟不上當(dāng)前技術(shù)發(fā)展的問題,建議管理部門盡快加以修訂,一方面節(jié)約經(jīng)濟成本,一方面也為全社會的節(jié)約環(huán)保做出貢獻。
作者:李瀚翔單位:浙江財經(jīng)大學(xué)東方學(xué)院
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