導(dǎo)語(yǔ)：淺談知識(shí)管理檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

1.知識(shí)管理的內(nèi)涵。知識(shí)管理是指，在組織中構(gòu)建一個(gè)人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，透過(guò)獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過(guò)程，達(dá)到知識(shí)不斷創(chuàng)新的目的，并最終形成企業(yè)管理的知識(shí)資本。知識(shí)管理是對(duì)知識(shí)、知識(shí)創(chuàng)造過(guò)程和知識(shí)的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動(dòng)。加拿大的高德•拉伯楚克（GordRabchuk）[1]可能是最早把知識(shí)管理引入檔案學(xué)的學(xué)者，拉伯楚克（1997）表示：“檔案工作保持長(zhǎng)久不衰關(guān)鍵在于是否能抓住新機(jī)遇，知識(shí)管理就是這種機(jī)遇。企業(yè)檔案工作者將在企業(yè)的知識(shí)管理決策中處于重要地位?！盓lizabethYakel[2]認(rèn)為：檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變職能，從檔案的管理者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)的創(chuàng)新者，由實(shí)體文件管理到知識(shí)管理，滿足知識(shí)需求，提倡組織學(xué)習(xí)。企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用作為知識(shí)管理的重要環(huán)節(jié)應(yīng)該緊跟步伐，推陳出新。將知識(shí)管理的理念和模式引入企業(yè)檔案工作中，必將會(huì)引發(fā)企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用史上的一場(chǎng)全新變革。2.知識(shí)管理對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用。企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡(jiǎn)單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”。檔案管理與知識(shí)管理在管理對(duì)象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側(cè)重點(diǎn)、管理特點(diǎn)等方面相差相異。檔案管理與知識(shí)管理相輔相成：知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價(jià)值；檔案管理可以促進(jìn)知識(shí)的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強(qiáng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。知識(shí)管理對(duì)檔案管理的促進(jìn)作用主要有以下三個(gè)方面：（1）知識(shí)管理的“知識(shí)資源論”促使企業(yè)檔案從重保管到重開(kāi)發(fā)。在知識(shí)管理的循環(huán)機(jī)制中，存在著數(shù)據(jù)———信息———知識(shí)———智慧的躍遷，企業(yè)檔案工作應(yīng)該在信息加工、知識(shí)組織中發(fā)揮積極作用，促使信息到知識(shí)的躍遷，甚至知識(shí)和智慧的結(jié)合。（2）知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的“知識(shí)積累”和“知識(shí)共享”使企業(yè)檔案管理由獨(dú)立轉(zhuǎn)向融合。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，檔案信息系統(tǒng)、連續(xù)、完整地記錄了企業(yè)微觀和宏觀發(fā)展情況，具有無(wú)可比擬的資源優(yōu)勢(shì)，因而也是情報(bào)信息的重要來(lái)源。因此，企業(yè)檔案部門(mén)具有天然的資源優(yōu)勢(shì)[3]。（3）知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)的“人本管理”使企業(yè)檔案管理從“重物”轉(zhuǎn)向“重人”。職能的轉(zhuǎn)變帶來(lái)了對(duì)檔案人員角色轉(zhuǎn)變的更高的要求，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識(shí)管理者、知識(shí)提供者及決策咨詢者。3.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息資源利用模型。檔案資源在知識(shí)管理中具有核心地位，知識(shí)管理為檔案開(kāi)發(fā)利用實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間。企業(yè)檔案工作的根本動(dòng)力在于提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作的需求。正如加拿大檔案學(xué)者高德•拉伯楚克（GordRabchuk）所言[4]：“企業(yè)檔案管理的成功主要依靠?jī)蓚€(gè)基本因素：（1）所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實(shí)有需求；（2）保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。德國(guó)的一些企業(yè)，如西門(mén)子公司、宇航公司、奔馳公司的檔案館都十分重視對(duì)世界各地相應(yīng)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷(xiāo)售等情況的檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料的收集，使檔案部門(mén)成為企業(yè)的信息中心；日本多數(shù)企業(yè)，如清水建設(shè)株式會(huì)社等都建立了檔案信息中心，有的企業(yè)雖然檔案科、企業(yè)史編輯室、信息中心分立，但三個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系很密切，有逐步統(tǒng)一管理的趨向。如此看來(lái)，基于知識(shí)管理的檔案管理信息資源開(kāi)發(fā)利用的研究應(yīng)該引起我們的高度重視。全面分析知識(shí)管理的必要性，以及其與檔案管理的密切聯(lián)系，提出知識(shí)管理的模式，是當(dāng)前的緊迫任務(wù)。因此，本文構(gòu)建基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)模式如下：知識(shí)管理不僅能在知識(shí)領(lǐng)域建立一個(gè)強(qiáng)勢(shì)平臺(tái)，還能逐步滲透到企業(yè)流程與運(yùn)作中，具有創(chuàng)造性的知識(shí)管理體系能切實(shí)地提高企業(yè)生產(chǎn)效率，以達(dá)到降低成本增加收入的目的[5]。

二、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

1.檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值。企業(yè)信息開(kāi)發(fā)的目的是將檔案信息中所隱含的有效信息最大限度的提取出來(lái)，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳遞給特定用戶。企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)的核心任務(wù)是：挖掘、激活和共享。當(dāng)檔案處于靜態(tài)儲(chǔ)備時(shí)，只是一種潛在的生產(chǎn)力，只有把它挖掘出來(lái)用于生產(chǎn)建設(shè)才能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。在檔案信息資源收集過(guò)程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識(shí)的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動(dòng)拓展為知識(shí)積累活動(dòng)。在檔案服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過(guò)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開(kāi)展主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、全過(guò)程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識(shí)與問(wèn)題解決方案（而不僅僅是檔案實(shí)體本身），從而將檔案服務(wù)活動(dòng)提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)。國(guó)內(nèi)某企業(yè)要從德國(guó)一家公司購(gòu)買(mǎi)一種大型設(shè)備，當(dāng)時(shí)談判異常艱苦和激烈。德國(guó)這家公司只來(lái)了兩個(gè)人，帶了一個(gè)筆記本電腦，里面有該企業(yè)歷史檔案做支撐的報(bào)價(jià)系統(tǒng)（知識(shí)庫(kù)），性能、價(jià)格、供貨周期、人工成本等均有大量歷史數(shù)據(jù)。談判過(guò)程中，每一次方案的調(diào)整，德國(guó)公司這兩個(gè)人只用幾個(gè)小時(shí)就能依靠知識(shí)庫(kù)拿出新方案，而該企業(yè)則需要十幾個(gè)人連續(xù)加班開(kāi)會(huì)才能硬著頭皮提出連自己心里都沒(méi)底的方案，原因就是沒(méi)有歷史檔案的系統(tǒng)積累成果。2.企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)類(lèi)型。（1）智力型開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案部門(mén)利用現(xiàn)代信息技術(shù)將分散、雜亂的原始信息經(jīng)過(guò)處理，抽取知識(shí)單元，將其編成集中而有序的信息，并準(zhǔn)備隨時(shí)為利用者輸出。企業(yè)檔案部門(mén)采用多種有效的形式，直接向用戶提供企業(yè)檔案信息及其開(kāi)發(fā)成品，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足利用者利用需求。在多年的企業(yè)檔案提供利用實(shí)踐中，人們已經(jīng)積累了多種服務(wù)型開(kāi)發(fā)方式，如展覽、借閱、咨詢、證明服務(wù)等。（2）宣傳報(bào)道型開(kāi)發(fā)。宣傳報(bào)道型開(kāi)發(fā)包括口頭宣傳報(bào)道、直觀宣傳報(bào)道和文字宣傳報(bào)道三種基本方式，每種方式又由很多具體的宣傳報(bào)道形式和方法組成。宣傳型開(kāi)發(fā)的主要任務(wù)就是將館藏檔案信息的內(nèi)容特征、形式特征及其他情況告之于利用者，從而增加利用者對(duì)企業(yè)檔案信息的了解，促進(jìn)和指導(dǎo)利用者更加充分和有效地利用企業(yè)檔案信息。（3）研究型開(kāi)發(fā)。即企業(yè)檔案部門(mén)采用定性的邏輯方法和定量的數(shù)學(xué)方法以及定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納整理、分析。作出綜合敘述、評(píng)價(jià)建議，以此來(lái)預(yù)測(cè)企業(yè)的發(fā)展動(dòng)向和趨勢(shì)的開(kāi)發(fā)活動(dòng)，這種開(kāi)發(fā)是一種研究的再創(chuàng)造活動(dòng)，是企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)的最高的層次。

三、建立企業(yè)知識(shí)庫(kù)

知識(shí)庫(kù)是員工知識(shí)交流和溝通的核心和平臺(tái)，知識(shí)庫(kù)更能將零星散落的知識(shí)型員工當(dāng)中的知識(shí)進(jìn)行收集、整理和歸納，員工可以通過(guò)知識(shí)庫(kù)將自己的知識(shí)與外部知識(shí)聯(lián)系起來(lái)，既可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享，也可以學(xué)習(xí)知識(shí)。知識(shí)庫(kù)比數(shù)據(jù)庫(kù)更具有創(chuàng)造性、動(dòng)態(tài)性、高效性、豐富性。1.知識(shí)庫(kù)對(duì)企業(yè)信息資源建設(shè)的作用。馬費(fèi)成從便于對(duì)信息資源進(jìn)行管理的角度出發(fā)，將信息資源劃分成記錄型信息資源、實(shí)物型信息資源、智力型信息資源和零次型信息資源[6]。建立檔案信息知識(shí)庫(kù)有利于將傳統(tǒng)企業(yè)零碎的知識(shí)，例如員工個(gè)人實(shí)踐知識(shí)、專(zhuān)家的理論知識(shí)、未經(jīng)整理的客戶數(shù)據(jù)收集起來(lái)。企業(yè)成功的關(guān)鍵就是如何對(duì)這些隱形知識(shí)進(jìn)行挖掘、整合和處理，利用整合的知識(shí)資源結(jié)合本企業(yè)自身的特點(diǎn)，建立符合本企業(yè)特點(diǎn)的知識(shí)庫(kù)。首先，通過(guò)對(duì)信息知識(shí)的文檔化處理，有利于對(duì)知識(shí)系統(tǒng)化集中管理，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，使知識(shí)可以最短時(shí)間零距離地向每個(gè)員工、每個(gè)崗位延伸，促進(jìn)了知識(shí)的共享和傳播。其次，知識(shí)庫(kù)還能起到蓄水池的作用。企業(yè)人員流動(dòng)不可避免，知識(shí)庫(kù)通過(guò)將每個(gè)員工所創(chuàng)造的知識(shí)成果、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)文檔化，避免了才隨人走從而削弱企業(yè)的知識(shí)儲(chǔ)量。其次，通過(guò)建立知識(shí)庫(kù)能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案及其他信息的共享和整合。知識(shí)庫(kù)包含非精確推理、歸納和演繹方法、面向約束的推理、邏輯查詢語(yǔ)言、語(yǔ)義查詢優(yōu)化和自然語(yǔ)言訪問(wèn)等，通過(guò)模式識(shí)別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，對(duì)收集建檔的企業(yè)內(nèi)外部信息加以分類(lèi)，并提供決策支持。同時(shí)，借助信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)用系統(tǒng)，知識(shí)庫(kù)獲取知識(shí)的范圍更廣，延伸的領(lǐng)域更寬，從而形成一個(gè)開(kāi)放共享的知識(shí)管理系統(tǒng)。2.知識(shí)庫(kù)的信息來(lái)源。對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，知識(shí)庫(kù)里除了存儲(chǔ)文檔化的原生信息，還必須存儲(chǔ)經(jīng)驗(yàn)訣竅類(lèi)隱含知識(shí)及深層次加工的信息，存儲(chǔ)與文檔相關(guān)的事件、知識(shí)的使用記錄、來(lái)源線索等記錄。總體說(shuō)來(lái)，基本由下列一些知識(shí)和信息組成：即企業(yè)基本信息,包括公共關(guān)系信息、年度報(bào)告、預(yù)測(cè)分析報(bào)告、產(chǎn)品和服務(wù)信息、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)信息、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)信息、基本流程信息、顧客信息等。企業(yè)建立外部知識(shí)庫(kù)可以通過(guò)購(gòu)買(mǎi)國(guó)際知名的在線數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)檢索加工后成為更易學(xué)習(xí)的二手文獻(xiàn)；收集媒體相關(guān)科技創(chuàng)新新聞；通過(guò)有針對(duì)性的訪談來(lái)獲取資料。內(nèi)部知識(shí)庫(kù)則包括所作項(xiàng)目的文檔資料、深度分析和內(nèi)部研究報(bào)告、分析問(wèn)題的方法和工具。對(duì)于知識(shí)的共享也不可能是無(wú)條件的，集團(tuán)可以建立知識(shí)管理平臺(tái)，通過(guò)平時(shí)對(duì)員工知識(shí)考核和對(duì)知識(shí)的貢獻(xiàn)程度分配不同的權(quán)限，這既可以保護(hù)知識(shí)，也是對(duì)共享知識(shí)，貢獻(xiàn)知識(shí)的一種激勵(lì)。

四、結(jié)語(yǔ)與展望

本文結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況和知識(shí)管理的要求，探索構(gòu)建了基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的新模式。強(qiáng)化知識(shí)觀念，創(chuàng)建知識(shí)共享的企業(yè)文化，提倡組織學(xué)習(xí)，提高檔案管理者素質(zhì)。從隱性知識(shí)到顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化到建立知識(shí)庫(kù)，再到推進(jìn)文件、檔案管理一體化和圖書(shū)、情報(bào)、檔案管理一體化，提供知識(shí)服務(wù)并最終讓檔案部門(mén)從信息收藏中心轉(zhuǎn)變成知識(shí)創(chuàng)新中心，體現(xiàn)了在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代基于知識(shí)管理企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的必要性。

作者:李利方 單位:上海市政工程設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司