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一、職業(yè)院校學(xué)籍信息化管理的內(nèi)涵

所謂的學(xué)籍，指的是學(xué)生在按照規(guī)定參加高考，并且在學(xué)校規(guī)則之下?lián)駜?yōu)錄取之后，學(xué)校復(fù)查并且辦理入學(xué)手續(xù)取得入學(xué)資格之后，按照國家行政教育主管部門下發(fā)的文件進(jìn)行入學(xué)手續(xù)之后，結(jié)合學(xué)校制定的規(guī)章制度對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間所接受的所有質(zhì)量考核和管理措施，并且結(jié)合自己學(xué)校的實際情況對學(xué)生的各類信息進(jìn)行統(tǒng)計和管理，統(tǒng)計管理的內(nèi)容主要包括學(xué)生入學(xué)報到，新生學(xué)籍電子注冊；在校學(xué)生的基本信息、學(xué)生學(xué)籍卡、學(xué)籍異動的處理、學(xué)生成績的考核、統(tǒng)計與分析；學(xué)生的獎罰情況；畢業(yè)資格的審核、證書的頒發(fā)和畢業(yè)生學(xué)歷電子注冊等諸多方面。

二、學(xué)籍管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

（一）學(xué)籍管理軟件的契合性不強(qiáng)

目前，很多職業(yè)院校并沒有一個獨立自主的學(xué)籍管理軟件，他們用的管理軟件都是第三方供應(yīng)商提供的，而問題在于，大多數(shù)供應(yīng)商都不是職業(yè)院校的內(nèi)部工作人員，對院校內(nèi)部需求并不是很了解，設(shè)計學(xué)籍管理軟件的時候只能按照自己的構(gòu)想進(jìn)行設(shè)計，缺乏針對性。

（二）學(xué)籍管理軟件二次開發(fā)能力不足

但是如果學(xué)籍管理軟件是學(xué)校方面自己組織團(tuán)隊研發(fā)，又會出現(xiàn)各種難以客服的問題，比如說部門之間契合度不高，對開發(fā)軟件的重視程度不夠，缺乏積極性，信息紊亂錯誤不規(guī)范等等，這樣不僅增大了設(shè)計學(xué)籍管理軟件的難度，更是對日后的使用提出了更高的要求，變相提高了學(xué)籍管理任務(wù)的難度，降低了學(xué)籍管理工作的效率。

（三）學(xué)籍管理制度不健全

學(xué)生的學(xué)籍管理任務(wù)雖然有專門的部門進(jìn)行負(fù)責(zé)，但是學(xué)籍管理并不是一個部門就可以完成的，應(yīng)該是學(xué)校內(nèi)部多個部門協(xié)調(diào)運作的成果。與現(xiàn)代社會發(fā)展情況相適應(yīng)的學(xué)生學(xué)籍管理工作應(yīng)該是系統(tǒng)化、復(fù)雜化的，應(yīng)該涉及職業(yè)院校的各個職能部門。現(xiàn)在各個學(xué)校的學(xué)籍管理任務(wù)大多落在教務(wù)處頭上，這就給教務(wù)處工作帶來了極大的壓力，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍管理工作不及時、不全面。

（四）學(xué)籍管理手段落后

現(xiàn)在對學(xué)生學(xué)籍的管理多采用手工錄入的方式，工作量大、效率低、出錯可能性高，不能全面、及時、系統(tǒng)地為職業(yè)院校決策者提供必需的學(xué)生信息。甚至在某些院校當(dāng)中，教務(wù)處、系部和其他一些部門之間的信息共享渠道還不完善，不能及時獲取學(xué)生的學(xué)籍檔案，降低了辦事效率。

三、加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理信息化的措施

（一）加強(qiáng)以校園網(wǎng)為平臺的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，完善硬件設(shè)備

我們在完善職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的時候，不能忽視校園網(wǎng)這個重要的平臺。建立于校園網(wǎng)之上的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)可以完美實現(xiàn)信息共享、信息更新等要求，但也容易被不法分子入侵導(dǎo)致學(xué)生信息泄漏。如何加強(qiáng)校園網(wǎng)的信息安全技術(shù)來增強(qiáng)學(xué)籍管理系統(tǒng)的安全性顯得十分必要。主要有以下幾個方法：首先，要保證校園網(wǎng)服務(wù)器的質(zhì)量，可以選購兩臺計算機(jī)作為服務(wù)器，一臺作為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，專門負(fù)責(zé)校園網(wǎng)各種數(shù)據(jù)的疏通和儲存，第二臺作為web服務(wù)器，專門保證校園網(wǎng)聯(lián)通率的暢通，這樣可以最直接地提高校園網(wǎng)的運行效率，提高安全性；其次，可以采用防火墻技術(shù)，通過制定安全軟件來防止黑客入侵和系統(tǒng)破壞等；最后，可以采用系統(tǒng)授權(quán)化運行模式，對用戶信息進(jìn)行授權(quán)，只有獲得權(quán)限的人才可以查看和調(diào)用學(xué)生學(xué)籍檔案信息。通過以上幾個方法可以有效提高校園網(wǎng)中學(xué)生學(xué)籍管理信息的安全性。

（二）完善學(xué)籍信息化管理體制，提高教師和學(xué)生的信息化意識

各個職業(yè)院校在辦學(xué)過程中都要嚴(yán)格遵守有關(guān)部門頒發(fā)的相關(guān)文件，學(xué)習(xí)其中的精神，遵循各種規(guī)章制度，并且根據(jù)本校的學(xué)風(fēng)、辦學(xué)精神和實際運用等信息探索適合本校發(fā)展的學(xué)籍管理細(xì)則，并且制定相關(guān)的制度，形成網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化、共享化的學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)。為了搭建這樣一個系統(tǒng)，必須要把各個環(huán)節(jié)都安排入專人負(fù)責(zé)，建立部門之間的協(xié)動機(jī)制，建立完善的錯誤規(guī)避機(jī)制，建立相關(guān)的獎懲機(jī)制，通過對人才的管理提高對學(xué)生學(xué)籍信息管理的成果，引用新技術(shù)，逐步實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍信息管理信息化的進(jìn)程。

（三）努力提高學(xué)籍信息化管理人員的素質(zhì)

學(xué)籍管理工作具有很強(qiáng)的政策性和技術(shù)性導(dǎo)向，可以說學(xué)生學(xué)籍管理工作涉及到學(xué)生在學(xué)校的方方面面，因此一個完善的學(xué)生學(xué)籍管理工作制度并不可少，如何開展這些工作將是每一個學(xué)生學(xué)籍信息管理人員需要考慮的問題，因此我們對學(xué)生學(xué)籍信息管理人員的素質(zhì)就有了更高的要求。首先學(xué)生學(xué)籍信息管理人員需要有高度的責(zé)任感，要對自己負(fù)責(zé)的工作實事求是、踏實認(rèn)真，講究效率，按照學(xué)校制定的規(guī)章制度辦事，踏踏實實做好自己的事；其次是要求學(xué)生學(xué)籍管理信息人員有更好地業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)籍管理人員必須一直學(xué)習(xí)，深化對學(xué)校有關(guān)學(xué)籍管理制度的理解，熟練相關(guān)的工作流程，解決實際問題；最后，要提高辦公自動化操作能力，促進(jìn)學(xué)生學(xué)籍信息管理信息化自動化運行?？偠灾?，職業(yè)院校的學(xué)籍管理工作是日常教學(xué)工作中十分重要的一環(huán)，更好地學(xué)籍管理制度能夠給學(xué)校帶來難以言喻的巨大收益，而學(xué)生學(xué)籍信息管理的信息化則是時代的要求，是學(xué)校工作發(fā)展的必然趨勢。職業(yè)院校的學(xué)生學(xué)籍管理人員在工作的過程中應(yīng)該不斷提高自己的素質(zhì)、提高自己的職業(yè)技能、提高自己的職業(yè)水平，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)、開拓新的思路，并且運用到工作當(dāng)中，只有這樣才能適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)生信息發(fā)展規(guī)律，提高學(xué)生的培養(yǎng)和管理質(zhì)量。

作者:趙倩 單位:天津冶金職業(yè)技術(shù)學(xué)院