導(dǎo)語：儀器設(shè)備管理設(shè)計論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

隨著云計算的不斷成熟，利用云計算促進(jìn)了各行各業(yè)的發(fā)展。在教育領(lǐng)域近幾年來,自助服務(wù)逐漸成為社會服務(wù)的一種流行模式,例如銀行、醫(yī)療、購物、餐飲行業(yè)[1G3].高校財務(wù)、信息化、后勤類業(yè)務(wù)以及實驗室預(yù)約和在線學(xué)習(xí)考試都已實現(xiàn)了較高的自助化程度[4G8].隨著高校儀器設(shè)備管理的工作量和人力資源成本的增加,使得自助服務(wù)在高校儀器設(shè)備管理中的實施有了意義.高校儀器設(shè)備全生命周期管理理念的普及和實施[9G11],為自助業(yè)務(wù)的設(shè)計提供了業(yè)務(wù)基礎(chǔ);高校信息化建設(shè)的不斷完善[12G14],為自助業(yè)務(wù)的設(shè)計提供了技術(shù)基礎(chǔ);在校人員信息素質(zhì)的提高,為自助業(yè)務(wù)的設(shè)計提供了用戶基礎(chǔ).自助服務(wù)的設(shè)計工作包括目標(biāo)和范圍的確定、自助服務(wù)點的確定和設(shè)計、嵌入自助服務(wù)后的業(yè)務(wù)流程設(shè)計、人機交互界面的設(shè)計、后臺審核點的設(shè)計、審核算法的研究、軟硬件架構(gòu)和技術(shù)支撐等.所設(shè)計的高校設(shè)備自助服務(wù)是基于用戶可信度授權(quán)的自助服務(wù).可信度高,則自助服務(wù)可辦理的業(yè)務(wù)多、操作權(quán)限大.用戶可信度是根據(jù)后臺可信度算法動態(tài)計算衡量的,主要評價指標(biāo)包括業(yè)務(wù)辦理頻率、業(yè)務(wù)辦理正確率、評價參與度等.

1總體設(shè)計思路

要進(jìn)行儀器設(shè)備管理的自助服務(wù)設(shè)計,應(yīng)首先明確指導(dǎo)思想、功能定位、服務(wù)范圍、業(yè)務(wù)范圍和軟硬件架構(gòu)及相關(guān)技術(shù).設(shè)計儀器設(shè)備管理自助服務(wù)的指導(dǎo)思想是:以用戶為中心,逐步逐項實現(xiàn)自助服務(wù),自助服務(wù)等級與用戶可信度關(guān)聯(lián);將高效、便捷的用戶體驗放在第一位,在不違背制度的前提下簡化審核點.此外,應(yīng)對用戶的業(yè)務(wù)能力、計算機素養(yǎng)等做評價,對高可信用戶率先授權(quán)自助服務(wù).自助服務(wù)在設(shè)備管理信息平臺中的定位是:配套現(xiàn)有電腦端軟件和手機應(yīng)用,實現(xiàn)自助業(yè)務(wù)辦理的一套軟硬件結(jié)合的服務(wù)終端.前期主要是業(yè)務(wù)量大、審核點少、審核簡單、人工效率低和業(yè)務(wù)風(fēng)險小的業(yè)務(wù).自助服務(wù)終端機對全校所有教職工開放,但有些項目需要授權(quán).業(yè)務(wù)前臺仍保留所有業(yè)務(wù)的辦理,以方便較少辦理設(shè)備業(yè)務(wù)的用戶和新用戶.根據(jù)以上設(shè)計思路,選擇部分業(yè)務(wù)作為首批實現(xiàn)嵌入自助服務(wù)的業(yè)務(wù).

2嵌入自助服務(wù)的業(yè)務(wù)流程分析和設(shè)計

2．1自助服務(wù)和業(yè)務(wù)流程的設(shè)計思路.建賬、增值、調(diào)撥、報廢和退庫都是儀器設(shè)備日常管理的重要業(yè)務(wù),也是自助服務(wù)的業(yè)務(wù)點.儀器設(shè)備建賬業(yè)務(wù)的自助服務(wù)設(shè)計劃分為3級自助權(quán)限.最高級自助服務(wù)為“高可信用戶”的自助建賬,高可信用戶的建賬業(yè)務(wù)量大、業(yè)務(wù)熟練,建賬流程與現(xiàn)有建賬審核流程差異較大,用戶自助修改權(quán)限也較大.用戶填寫完設(shè)備信息并上傳材料后,進(jìn)入“待報銷可修改”狀態(tài).當(dāng)報銷完成后,才申請設(shè)備終審,完成建賬入庫.第二級自助服務(wù)為“可信用戶”的自助建賬,可信用戶是經(jīng)常辦理業(yè)務(wù)且錯誤率較低的用戶,在移動應(yīng)用端上傳設(shè)備建賬信息和相關(guān)材料,后臺管理員審核后,至自助點自助打印,憑打印的“財務(wù)報銷單”報銷.第三級自助服務(wù)為“普通用戶”的建賬,普通用戶是業(yè)務(wù)辦理量少、出錯率高或無法使用自助服務(wù)的用戶,用戶上傳建賬信息和相關(guān)材料后要到前臺辦理業(yè)務(wù),相關(guān)材料如已上傳,可不用攜帶至前臺.設(shè)備增值業(yè)務(wù)的自助服務(wù)設(shè)計針對高可信用戶、可信用戶和增值金額不超過2萬元的業(yè)務(wù)單.用戶填寫業(yè)務(wù)單據(jù)后,上傳附件照片、附件安裝在機器上使用的照片、發(fā)票;后臺審核后自助打印,完成業(yè)務(wù).普通用戶的自助服務(wù)仍需至前臺復(fù)核材料.設(shè)備調(diào)撥業(yè)務(wù)的自助服務(wù)設(shè)計只針對在同一單位內(nèi)部辦理設(shè)備調(diào)撥業(yè)務(wù)的高可信用戶且小量低值的業(yè)務(wù)單.自助服務(wù)的設(shè)計為:用戶通過掃描設(shè)備進(jìn)入應(yīng)用軟件,選擇調(diào)撥業(yè)務(wù)并繼續(xù)添加要調(diào)撥的設(shè)備.當(dāng)設(shè)備數(shù)量和金額都在自助辦理的范圍之內(nèi),則可選擇自助辦理.接收這些調(diào)撥設(shè)備的用戶在應(yīng)用軟件中選擇“同意”.雙方同意后,由二級單位管理員后臺審核通過,直接完成業(yè)務(wù).用戶可自行打印審核通過后的業(yè)務(wù)單據(jù),單據(jù)上有管理員的數(shù)字簽名.設(shè)備報廢的自助服務(wù)設(shè)計分為兩級.高級別的自助設(shè)備報廢業(yè)務(wù)嵌入了設(shè)備自助回收機服務(wù),僅對高可信用戶的部分申請開放.自助回收機的自助服務(wù)涉及自助機空間管理、回收點安排、管理員回收調(diào)度、實物掃描拍照入庫、實物入庫后審核等算法和程序.嵌入了設(shè)備自助回收機的設(shè)備報廢業(yè)務(wù)雖然復(fù)雜,但能夠解決同城多校區(qū)的設(shè)備報廢問題,是該項業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢.低級別的設(shè)備自助報廢,從賬目審核、審核后的單據(jù)打印實現(xiàn)了自助服務(wù),在現(xiàn)有技術(shù)水平下也可快速實現(xiàn).設(shè)備退庫的自助服務(wù)僅針對輔助材料的上傳和初次審核.最終審核仍需用戶攜帶業(yè)務(wù)申請單和所有輔助材料至主管領(lǐng)導(dǎo)處辦理,以確保紙質(zhì)的單據(jù)和輔助材料的存檔管理.以上5項業(yè)務(wù)是北京航空航天大學(xué)儀器設(shè)備自助服務(wù)先期設(shè)計的業(yè)務(wù),其中自助建賬和自助報廢設(shè)備是其中的難點與重點.2．2高可信用戶的自助建賬流程.設(shè)備建賬在所有設(shè)備前臺管理業(yè)務(wù)中辦理量最大.近3年來,我校每年入庫儀器設(shè)備超過2萬臺件,金額超過3億元.在前臺辦理人員數(shù)量無法增加的情況下,為設(shè)備建賬業(yè)務(wù)設(shè)計自助服務(wù)是當(dāng)務(wù)之急.如前所述的用戶可信度由管理信息系統(tǒng)的后臺算法計算得出或由校管理員人工授權(quán)、實時監(jiān)控、定期更新.如果用戶在自助服務(wù)過程中發(fā)生的錯誤率明顯提高,則通知用戶暫停自助服務(wù)權(quán)限.高可信度用戶的業(yè)務(wù)辦理流程特點為:在設(shè)備報銷完成前,用戶修改設(shè)備屬性的權(quán)限放開,等報銷完成后,用戶才確認(rèn)提交終審并建賬入庫,單據(jù)和標(biāo)簽的打印工作也是自助完成.流程的主要改進(jìn)點包括:(1)二級單位管理員審核后,用戶自助打印審核后的單據(jù)作為財務(wù)報銷憑證;(2)設(shè)備報銷業(yè)務(wù)未完成前,部分信息可自助修改;(3)財務(wù)報銷后,將設(shè)備建賬信息提交給學(xué)校設(shè)備管理員終審,并自助打印設(shè)備建賬單和標(biāo)簽;(4)打印過財務(wù)報銷憑證的設(shè)備,如在一周內(nèi)未提交給學(xué)校設(shè)備管理員終審,凍結(jié)后續(xù)建賬業(yè)務(wù)并每天提醒.改進(jìn)的設(shè)備建賬流程如圖1所示.此外,高可信用戶自助建賬應(yīng)用中需包含移動應(yīng)用設(shè)計中已有的改進(jìn)點,例如通過手機應(yīng)用入口直連建賬服務(wù),所需輔助材料拍照提交,二級單位、校管理員后臺審核,審核信息實時可查等.由于高可信用戶對設(shè)備建賬業(yè)務(wù)非常熟悉且誠信度高,發(fā)生重大錯誤或欺瞞校管理員的可能性非常小,因此對高可信用戶自助建賬的權(quán)限放寬.高可信用戶在設(shè)備報銷之前可修改單據(jù),而在報銷過程中出現(xiàn)的經(jīng)費號更改、發(fā)票更換等修改,也可讓高可信用戶自助完成.高可信用戶在報銷后會主動進(jìn)行“報銷后申請入庫”,并自助打印單據(jù)和標(biāo)簽.如高可信用戶遺忘設(shè)備入庫的申請,則由系統(tǒng)提醒并采取相應(yīng)措施.高可信用戶對業(yè)務(wù)的評價也非常重要.根據(jù)高可信用戶對業(yè)務(wù)的評價和對業(yè)務(wù)辦理行為的分析,所得到的經(jīng)驗和教訓(xùn),將用于后期建賬自助服務(wù)的全面推行.而全面推行建賬自助服務(wù)時,此流程應(yīng)需做出重大改進(jìn),不可照搬.與各種新技術(shù)相結(jié)合,提高用戶體驗感、減輕業(yè)務(wù)員工作量是自助服務(wù)的特點.自助服務(wù)對人力的解放,一部分依賴于智能自助服務(wù)終端的高效工作,另一部分依賴于后臺算法的自動審核,而關(guān)鍵是結(jié)合新技術(shù)后的流程再造.流程重新設(shè)計后,軟硬件的設(shè)計、選型和算法設(shè)計都應(yīng)逐項展開.

3自助服務(wù)的軟硬件總體分析與設(shè)計

嵌入自助服務(wù)后重新設(shè)計的業(yè)務(wù)流程,需配備相應(yīng)軟件來實現(xiàn)功能.所需軟件包括電腦版設(shè)備管理系統(tǒng)、手機版設(shè)備管理軟件、自助標(biāo)簽打印及業(yè)務(wù)辦理終端軟件和報廢設(shè)備自助回收機軟件等.電腦版設(shè)備管理系統(tǒng)側(cè)重于業(yè)務(wù)的前臺辦理和學(xué)校設(shè)備管理員的后臺管理,具有數(shù)據(jù)分析展示和自助終端的管理功能.手機版設(shè)備軟件側(cè)重于用戶的移動業(yè)務(wù)辦理和院系管理員審核等輕量級審核功能.自助標(biāo)簽打印及業(yè)務(wù)辦理終端側(cè)重于業(yè)務(wù)審核通過后的單據(jù)打印、標(biāo)簽打印和業(yè)務(wù)查詢功能.報廢設(shè)備自助回收機應(yīng)用于小型低值設(shè)備的回收,具有設(shè)備回收、設(shè)備初步校驗等功能.電腦版的設(shè)備管理系統(tǒng)主要面向不常辦理業(yè)務(wù)的用戶和校級管理員,后臺功能設(shè)計應(yīng)細(xì)致、全面,前臺功能應(yīng)配有提示說明.電腦版設(shè)備管理系統(tǒng)需要放置在校園機房的服務(wù)器上運行,應(yīng)采用虛擬服務(wù)器并連接數(shù)據(jù)存儲,以方便定期備份數(shù)據(jù).前臺業(yè)務(wù)辦理端應(yīng)配備掃描儀、標(biāo)簽打印機、打印機和掃碼槍.手機版的設(shè)備管理應(yīng)用主要面向經(jīng)常辦理業(yè)務(wù)的用戶和習(xí)慣于通過移動互聯(lián)網(wǎng)辦理業(yè)務(wù)的用戶.手機版設(shè)備管理自助服務(wù)應(yīng)簡單便捷,方便用戶隨時隨地辦理業(yè)務(wù).手機應(yīng)用需安卓和蘋果兩個版本,方便用戶使用.自助服務(wù)需結(jié)合多種先進(jìn)技術(shù),后臺應(yīng)采用智能算法輔助審核和數(shù)據(jù)分析.自助機的選型應(yīng)參考目前工業(yè)界已成熟穩(wěn)定使用的品牌和機型.自助機應(yīng)有RFID讀寫器、條碼及二維碼掃描、單據(jù)打印、標(biāo)簽打印、鍵盤輸入及顯示等功能.報廢設(shè)備回收軟件應(yīng)能初步驗證回收的實物并貼標(biāo)拍照,具有身份識別、單據(jù)識別、條碼識別、空間預(yù)警等功能,應(yīng)選擇有較大存儲空間的自助機并配備RFID讀寫器、條碼及二維碼掃描、單據(jù)打印、鍵盤輸入、物品拍照、設(shè)備傳送等功能.應(yīng)在目前工業(yè)界已成熟穩(wěn)定使用的品牌和機型中選擇并改進(jìn).

4算法的分析與設(shè)計

在嵌入自助服務(wù)的高校儀器設(shè)備管理流程中有很多智能審核點,可以代替人工審核.一部分算法可一次性設(shè)計完成;另一部分算法需在設(shè)計完成后,根據(jù)實際使用中的反饋情況調(diào)整參數(shù)或模型.所使用到的算法包括:(1)用戶可信度評價算法:根據(jù)用戶的業(yè)務(wù)行為、在校職務(wù)、履職情況等多種因素,計算用戶可信度,并根據(jù)不同的可信度授權(quán);(2)設(shè)備建賬后臺初審算法:設(shè)備建賬業(yè)務(wù)所填寫的多屬性值的后臺自動校驗,例如名稱、采購形式、分類等,同時提供輔助分析算法,輔助管理員后臺審核;(3)設(shè)備自助回收客戶時間安排算法:根據(jù)設(shè)備自助機的現(xiàn)有儲存量和當(dāng)前申請報廢設(shè)備的數(shù)量安排自助回收時間表,可協(xié)調(diào)鄰近的自助回收點,并避免同一時間段的人員排隊;(4)設(shè)備自助回收機的管理員安排算法:計算自助回收機的存量,預(yù)計滿倉時間來安排管理員的回收工作,同一校區(qū)的自助回收機盡量安排管理員在同一天進(jìn)行回收;(5)報廢設(shè)備賬目審核算法:擬報廢設(shè)備的年限、金額、類型的后臺自動校驗,并分類進(jìn)行后臺自動校驗或輔助管理員后臺審核.算法嵌入系統(tǒng)后臺的審核流程之中,提升了軟件的智能化.與自助機對接的算法和軟件,算法和流程都不一定最復(fù)雜,但如何對接是設(shè)計的難點.

5結(jié)語

高校儀器設(shè)備管理自助服務(wù)設(shè)計結(jié)合移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和后臺智能審核算法,能夠快速、高效辦理業(yè)務(wù),是儀器設(shè)備管理業(yè)務(wù)人性化設(shè)計的體現(xiàn),也是儀器設(shè)備管理在智慧大學(xué)的建設(shè)中保持先進(jìn)性的必要手段,應(yīng)逐步實施推廣.

作者:陳佳 吳安青 趙曉峰 劉連忠 單位:北京航空航天大學(xué)