導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1前言

辦公無(wú)紙化已經(jīng)成為當(dāng)前辦公的主要形式，在相關(guān)技術(shù)的影響下，單位在文件簽收、催發(fā)等過程中的工作方式被進(jìn)一步優(yōu)化，有效滿足了辦公管理的要求。檔案管理是辦公管理的重點(diǎn)，也是信息技術(shù)主要的應(yīng)用方向，不僅簡(jiǎn)化了檔案管理的應(yīng)用方向，還顯著提高了檔案管理效率。由此可以判斷，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中具有重要意義。

2信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

2．1應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

(1)檢索速度快。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，會(huì)顯著提高檔案管理的整體水平，在具體操作中，只需要將與檔案有關(guān)的關(guān)鍵字、關(guān)鍵詞放在檢索欄中，就能在很短時(shí)間內(nèi)檢索到信息，這會(huì)為相關(guān)人員工作節(jié)約大量時(shí)間。(2)存儲(chǔ)量大。在信息技術(shù)的支撐下，檔案管理工作內(nèi)容已經(jīng)得到了優(yōu)化，不需要大量的紙張來(lái)記錄信息，自然也不需要消耗大量的空間儲(chǔ)存，保證了單位內(nèi)部空間利用效率。而隨著現(xiàn)代管理工作不斷發(fā)展，檔案管理已經(jīng)由傳統(tǒng)的文字檔案發(fā)展為圖片、文字、視頻、語(yǔ)音多種形式于一體的檔案，而這些檔案內(nèi)容也是紙質(zhì)檔案無(wú)法解決的，信息技術(shù)型檔案出現(xiàn)有效的解決了這個(gè)問題。

2．2在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)中存在的問題

(1)對(duì)檔案管理工作而言，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的融合雖然顯著提高了檔案管理水平，但在這種情況下，管理人員無(wú)法及時(shí)掌握有關(guān)檔案管理的技術(shù)，不利于保證工作效率。同時(shí)，近幾年信息技術(shù)的發(fā)展速度較快，信息化檔案技術(shù)也迎來(lái)了幾次更新，雖然進(jìn)一步提高了檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量，但工作人員必須要面對(duì)系統(tǒng)操作不熟練的問題。(2)前期工作量大。在應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)中，需要將原本紙質(zhì)的系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)化成電子檔案資料，而人工錄入是實(shí)現(xiàn)這種轉(zhuǎn)化的唯一方式。在這種情況下，工作人員每天需要將大量的轉(zhuǎn)化檔案信息，影響工作情緒。(3)資金安全問題。在應(yīng)用信息技術(shù)過程中，必須要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)所帶來(lái)的安全問題，包括漏洞、病毒入侵等，一旦上述問題發(fā)生，就可能導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰，一旦一些不可恢復(fù)的文件受到破壞，將會(huì)造成巨大的損失。

3信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用方法

3．1在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的基本環(huán)節(jié)

(1)檔案整理采集環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是整個(gè)檔案信息化的基礎(chǔ)，在整個(gè)檔案信息化轉(zhuǎn)換過程中，都需要采集大量的數(shù)據(jù)資料，并將有用的資料整理起來(lái)。(2)在選擇有用的資料后，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行采集整理，按照檔案信息的不同內(nèi)容，分別將其設(shè)置在不同的儲(chǔ)存空間內(nèi)，做好分門別類。(3)查詢應(yīng)用。在信息儲(chǔ)存結(jié)束后，需要在最短的時(shí)間內(nèi)開始查詢業(yè)務(wù)，這也是檔案管理信息的主要目的。而對(duì)工作人員而言，在查詢應(yīng)用過程中，還需要檢測(cè)相關(guān)系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量，避免出現(xiàn)質(zhì)量問題。在明確基本環(huán)節(jié)之后，工作人員能對(duì)檔案信息化工作有一個(gè)具體的認(rèn)識(shí)，為后期工作的開展奠定基礎(chǔ)。

3．2多媒體技術(shù)應(yīng)用

在信息化檔案管理中，應(yīng)用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務(wù)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括:(1)支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式;而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫(kù)中具體的分類要求，針對(duì)性的查找檔案。(2)對(duì)音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對(duì)音像檔案類資料主要通過借助輔助設(shè)備才能獲取信息，如果沒有輔助設(shè)備支持，則無(wú)法獲得信息。而在信息技術(shù)的支撐下，工作人員只需要通過多媒體技術(shù)，開展精準(zhǔn)的多媒體資料檢索，就能解決長(zhǎng)期音像檔案管理中的問題。(3)在檔案信息編研中，工作人員通過計(jì)算機(jī)就能編輯檔案信息(在權(quán)限允許的情況下);除此之外，還能通過光盤、U盤等拷貝資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無(wú)法所代替的?？傮w而言，隨著人們對(duì)檔案的利用率不斷增加，將多媒體技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中會(huì)進(jìn)一步提高管理質(zhì)量，打破了空間、技術(shù)條件對(duì)檔案工作的影響，有助于改變舊的工作方式，提高工作效率。

3．3信息儲(chǔ)存手段

從當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，信息儲(chǔ)存技術(shù)的發(fā)展進(jìn)一步提高了檔案管理工作質(zhì)量。當(dāng)前常見的信息儲(chǔ)存技術(shù)主要包括縮微技術(shù)、光盤技術(shù)、磁儲(chǔ)存技術(shù)等，將這些技術(shù)應(yīng)用在信息處理中，能讓信息檢索與信息儲(chǔ)存快速的結(jié)合在一起，提高了檔案信息化整體水平。與傳統(tǒng)技術(shù)相比，本文所提出的縮微技術(shù)、光盤技術(shù)、磁儲(chǔ)存技術(shù)在價(jià)格、技術(shù)條件、安全性等方面占據(jù)優(yōu)勢(shì)，能解決傳統(tǒng)檔案信息管理中的信息安全問題，進(jìn)一步保證了檔案信息安全性。同時(shí)，上述三種技術(shù)具有廣闊的應(yīng)用范圍，能支持多媒體交互式信息儲(chǔ)存的要求，能快速儲(chǔ)存圖像與聲音，保證了信息儲(chǔ)存質(zhì)量。

3．4條碼技術(shù)

將條碼技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，會(huì)進(jìn)一步提高檔案管理工作質(zhì)量。該技術(shù)是電子數(shù)據(jù)交換與計(jì)算機(jī)管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，在數(shù)據(jù)讀取中，只需要用采集器掃描檔案條碼，計(jì)算機(jī)就會(huì)顯示與這個(gè)檔案有關(guān)的資料，包括檔案簡(jiǎn)介信息、年代信息、保管期限等。該技術(shù)的應(yīng)用有效解決了檔案管理中存在的缺檔、擺放錯(cuò)誤等問題，保證了檔案管理質(zhì)量，降低工作強(qiáng)度。

4結(jié)語(yǔ)

本文主要分析了信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的相關(guān)問題，并從多個(gè)角度對(duì)信息技術(shù)的具體應(yīng)用方法進(jìn)行研究。從本文研究結(jié)果來(lái)看，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會(huì)推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)變革。因此，在未來(lái)工作中，工作人員必須要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)變革，最終更好的滿足發(fā)展的需求。

作者:康慧敏 單位:國(guó)家電投集團(tuán)伊犁能源化工有限責(zé)任公司霍城煤制氣分公司

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