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檔案管理工作在社會(huì)生活的各個(gè)工作領(lǐng)域都必不可少，真正做好檔案管理工作對(duì)其他工作的順利開展具有促進(jìn)作用。與紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案更加注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，在醫(yī)院的相關(guān)檔案管理工作中，電子檔案的采用是與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。

一、檔案管理工作的電子化趨勢(shì)

隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，我國(guó)大多企事業(yè)單位中，無紙化辦公和自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實(shí)施的是電子檔案管理的模式，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子化趨勢(shì)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處

（一）充分利用最新技術(shù)，與時(shí)展相結(jié)合。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化趨勢(shì)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的良好開展。通過對(duì)檔案資料的收集與整理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實(shí)現(xiàn)里對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力、物力、財(cái)力與時(shí)間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對(duì)信息的加工，以往的紙質(zhì)檔案模式受經(jīng)費(fèi)的影響，很多工作難以順利進(jìn)行。醫(yī)院的檔案管理工作任務(wù)繁重，如果只運(yùn)用紙質(zhì)檔案費(fèi)用很高，檔案管理工作電子化的實(shí)現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質(zhì)檔案手抄的形式，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，能夠通過拷貝輕松實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞?。這使得檔案工作者的勞動(dòng)成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務(wù)的范圍更加廣泛，從而實(shí)現(xiàn)了資源的最大化利用。

（四）加強(qiáng)了檔案信息的實(shí)效性。檔案信息具有時(shí)效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應(yīng)用以往的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的再加工，所耗時(shí)間較長(zhǎng)，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因?yàn)橥ㄟ^對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，人們能夠順利實(shí)現(xiàn)對(duì)原有檔案信息的查閱與修改，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好開展。

三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)問題

檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時(shí)，亦存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)最大的應(yīng)用價(jià)值。

（一）是電子檔案管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)的原因。

1.與電子檔案的特性有關(guān)。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問題更是應(yīng)該加強(qiáng)，這與電子檔案的自身特點(diǎn)有極大關(guān)系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會(huì)對(duì)檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。

2.檔案管理工作中規(guī)范性不強(qiáng)。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對(duì)檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計(jì)劃的制定較為隨意，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個(gè)方面。加強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性是社會(huì)新時(shí)期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。

（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的措施。

1.提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。為了規(guī)避電子檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)問題，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是良好舉措。除引進(jìn)一些高學(xué)歷、高能力的檔案管理專業(yè)素質(zhì)人才之外，還要注重對(duì)單位的所有檔案管理工作人員的素質(zhì)教育，舉行定期的培訓(xùn)，提高其專業(yè)、負(fù)責(zé)的精神，真正形成忠于本職工作，實(shí)現(xiàn)部門間的合作互動(dòng)的良好局面。

2.不斷完善適用于本單位的檔案管理機(jī)制。為更好完成檔案管理工作，完善醫(yī)院的檔案管理機(jī)制十分必要。筆者認(rèn)為，為確保檔案信息的安全，在人員參與上，應(yīng)指定專人來負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。唯有如此，才能夠?qū)崿F(xiàn)工作的保密度與連續(xù)性。在電子檔案制作的過程中，能夠保證嚴(yán)格按照單位的規(guī)定來進(jìn)行。

3.采用科學(xué)的檔案管理方法。檔案信息具有可讀性和可用性的特點(diǎn)，保有檔案信息的這兩種特性，是檔案管理人員應(yīng)做的工作。這涉及到信息資源的長(zhǎng)期留存問題，采用科學(xué)的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的有效手段。對(duì)于電子檔案的管理要實(shí)現(xiàn)全程管理，保持電子檔案數(shù)據(jù)的有效性，注重檔案的形成、流轉(zhuǎn)與移交，并保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀性。