導語：獨家原創(chuàng):淺談醫(yī)院辦公室文書檔案的管理和利用一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】醫(yī)院辦公室文書檔案管理是醫(yī)院基礎管理水平的重要體現(xiàn)。做好醫(yī)院辦公室文書檔案工作，一方面要按照檔案管理規(guī)范，加強檔案管理，提高檔案管理質量；另一方面要重視檔案的開發(fā)和利用，充分利用檔案信息資源，為醫(yī)院建設發(fā)展、領導決策、教學和科研等工作提供真實、有效的檔案信息。

【關鍵詞】縣級醫(yī)院；文書檔案；管理；利用

文書檔案是醫(yī)院的重要歷史憑證和臨床科研的必要基礎條件，做好文書檔案管理和利用，是充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室參謀助手作用必不可少的一個環(huán)節(jié)。近年來，隨著醫(yī)院建設及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及醫(yī)院管理工作制度化、規(guī)范化、科學化水平的不斷提高，醫(yī)院文書檔案管理和利用工作發(fā)揮著越來越重要的作用。為此，筆者結合自身工作實踐及思考，就如何做好醫(yī)院辦公室文書檔案管理和利用談幾點粗淺的體會。

一、著力改善文書檔案工作基礎條件

醫(yī)院領導要高度重視文書檔案的管理，充分認識醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院發(fā)展建設中的重要作用，為文書檔案工作提供組織保障。要隨著醫(yī)院的發(fā)展，逐步加大檔案管理硬件設施的投入，配備檔案管理所需硬件設施，加強綜合檔案室的軟、硬件建設，完善基礎設施，為文書檔案工作提供物力、財力保障。

二、著力提高文書檔案管理人員素質

要配備業(yè)務技術強、政治思想好、綜合素質好的管理人員，選派工作細心、耐心、有責任心的黨員同志負責文書檔案工作。同時，檔案管理員要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動為醫(yī)院院領導正確決策提供依據(jù)，為業(yè)務發(fā)展、科研提供依據(jù)，為醫(yī)院的精神文明建設和經濟建設服務。要做到這些，光要有愛崗敬業(yè)、耐心細致的態(tài)度還不夠，還必須按照文書檔案管理工作關于統(tǒng)一管理、完整安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業(yè)務修養(yǎng)和自身素質修養(yǎng)。

（一）加強知識修養(yǎng)。現(xiàn)代文書檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎知識和較為廣泛的社會科學與自然科學知識，要自覺地、全面地加強知識修養(yǎng)，拓寬知識面，學習新技術和相關領域的知識，開闊視野，增長技能，為單位提供準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料，努力讓由其經手、處理的文字材料，形成具有較高水平的文書檔案。

（二）加強技能修養(yǎng)。檔案是專業(yè)性很強的工作，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計到提供利用、進行編研等都有一整套的理論和工作方法，檔案人員要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。同時，還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本室所藏的檔案信息提供給利用者，還要引導利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質的服務。

（三）加強職業(yè)修養(yǎng)。文檔人員直接管理和掌握著醫(yī)院的室藏檔案，了解醫(yī)院的秘密，因此，必須有過硬的職業(yè)素質，較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，使由其經手的事件件件有頭有尾，手續(xù)清楚，保證檔案的齊全完整，而且還要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。

（四）加強政治修養(yǎng)。檔案管理工作是一項復雜而細致的工作，從檔案的收集到科學整理、安全保管、價值鑒定、登記統(tǒng)計、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動，是一項既平凡又單調、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍、無私奉獻的品德修養(yǎng)和過硬的政治素質，要甘于寂寞，樂于平凡，甘當無名英雄。

三、著力強化文書檔案質量管理

（一）嚴格執(zhí)行檔案管理標準。檔案管理員要認真學習歸檔文件整理操作規(guī)范，按要求建立案卷目錄和統(tǒng)計臺賬，以科學的原則和方法對檔案進行收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計、編研、利用。結合醫(yī)院實際，擬定相應工作計劃，采取有效措施，規(guī)范檔案管理。

（二）加強檔案管理業(yè)務指導。檔案管理人員除積極參加檔案部門組織的理論學習和業(yè)務培訓外，還應經常到各科室對兼職檔案管理人員進行業(yè)務指導，通過邊學習、邊實踐，參加檔案部門組織的培訓學習，不斷提高醫(yī)院檔案管理質量。要突出重點，規(guī)范文書檔案行文和移交管理。指導各科室認真按文書檔案規(guī)范行文，各科室、各部門檔案移交時應嚴格把關。按照有關標準對每年上交歸檔的檔案認真逐一檢查，凡檔案不符合要求的科室，均要求兼職檔案人員一起隨檔入庫負責達標。

（三）加強文書檔案安全管理。按檔案管理的時限要求歸檔管理，規(guī)定查閱權限，認真做好查閱記錄，做好保密工作，掌握調控好檔案室溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀等安全管理工作。

四、著力加強文書檔案開發(fā)利用

（一）認真編輯檔案信息資料。辦公室文書檔案工作要主動創(chuàng)新，展示在各級領導和社會各界的大力支持下，醫(yī)院全體干部職工共同奮斗的光榮發(fā)展歷程。例如，可組織編印《醫(yī)院歷史沿革》、《醫(yī)院大事記》、《醫(yī)院榮譽匯編》、《醫(yī)院檔案利用匯編》、《醫(yī)院統(tǒng)計資料匯編》、《醫(yī)院財務經營統(tǒng)計分析匯編》等系列資料匯編。

（二）充分利用檔案信息資源。一是利用檔案信息資源向醫(yī)院及上級主管部門提供各種信息，為醫(yī)院管理決策和制訂規(guī)劃、計劃、工作總結、實施措施等提供真實可靠的檔案信息。二是利用檔案信息資源，為制定醫(yī)院工作質量評價、醫(yī)療、護理、教學、科研、論文撰寫等提供信息資料。配合重點專科、學科帶頭人選拔、科研課題確立等工作的完成。三是利用檔案信息資源，為經濟責任審計、自查、項目建設和醫(yī)院財務部門債權債務檢查等提供相應的檔案資料。

綜上所述，醫(yī)院文書檔案管理和利用工作是一項系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院領導的高度重視、加大投入，需要檔案管理人員加強自身修養(yǎng)、提升管理水平，需要醫(yī)院各科室的密切配合，共同醫(yī)院發(fā)展建設、領導決策、教學科研等工作提供基礎保障。

【參考文獻】

[1]延并芳.淺談醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題與對策.《山西醫(yī)藥雜志》.2007(5).

[2]趙霞.醫(yī)院檔案管理中的問題與對策.中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志，2007(9).

[3]蘇紅艷.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新.中國病案.2009(4).

[4]龍萍.馬春梅.醫(yī)院檔案工作應如何與時俱進.實用醫(yī)技雜志.2006(1).