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【摘要題】檔案工作

【關(guān)鍵詞】檔案事務(wù)所/現(xiàn)狀/展望

archivaloffice/presentsituation/prospect

【正文】

文章編號：1005-9652(2003)04-0019-03中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

一、檔案事務(wù)所的現(xiàn)狀分析

自1992年9月成立了浙江省的第一批地方性檔案事務(wù)所以來，全國到目前已有一百多家檔案中介機構(gòu)。從目前有關(guān)資料來看，浙江和上海的檔案中介機構(gòu)起步較早，規(guī)模和數(shù)量都較大。除浙江、上海以外，全國各地相繼成立了檔案中介機構(gòu)，如北京碧海蘭臺咨詢有限公司、安徽曉榮檔案信息技術(shù)服務(wù)中心。但是需要指出的是，本文所要闡述的應(yīng)該是真正意義上的檔案事務(wù)所，限于所掌握的資料，我們將從比較成熟而一般又置身于檔案行政管理部門之下的檔案寄存中心入手來分析檔案事務(wù)所的現(xiàn)狀。

（一）檔案事務(wù)所的性質(zhì)與目前存在的與檔案有關(guān)的社會服務(wù)組織的性質(zhì)區(qū)別

檔案事務(wù)所應(yīng)為面向社會服務(wù)的中介機構(gòu)。它的性質(zhì)和服務(wù)方式應(yīng)與現(xiàn)在的比較完備的律師事務(wù)所相對一致。眾所周知，律師事務(wù)所在改革開放后建立起來，隸屬于司法部門，后來脫離行政隸屬關(guān)系，獨立成為法人單位走入市場。在管理方面，目前已有律師行業(yè)協(xié)會和相關(guān)執(zhí)業(yè)資格考試和注冊管理制度。

而我國檔案事務(wù)所發(fā)展太晚，目前也僅在上海、浙江一些地方出現(xiàn)了以咨詢?yōu)橹鞯臋n案事務(wù)所，并且還未形成規(guī)模，各項制度都未完善。與此同時，我國又出現(xiàn)了一些與檔案相關(guān)的社會服務(wù)組織，如檔案寄存中心。這是目前在檔案界較引人注目的一種新型服務(wù)方式，需要說明的是目前存在的寄存中心與我們所要論述的檔案事務(wù)所有很大差異。

1998年8月9日，深圳市檔案寄存中心是全國首家檔案寄存中心，其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產(chǎn)企業(yè)、社會團(tuán)體、個人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營等各項活動中形成的檔案，寄存在市檔案館中。在這里我們要特別提到兩點：①深圳市檔案寄存中心隸屬于深圳市檔案局領(lǐng)導(dǎo)，并內(nèi)設(shè)于市檔案館內(nèi)。②深圳市檔案寄存中心的經(jīng)費和資金運轉(zhuǎn)基本上是靠市財政支出，并且有償服務(wù)收入全部上繳市財政局。我們完全可以看出深圳市檔案寄存中心不存在獨立性，不是獨自承擔(dān)風(fēng)險和資金運轉(zhuǎn)的機構(gòu)，它完全不屬于社會服務(wù)中介機構(gòu)，也只能說是檔案局（館）對社會服務(wù)的新形式。

上海出現(xiàn)的檔案事務(wù)所，對一些企業(yè)的重要項目檔案負(fù)責(zé)整理、編目、上架，從零散檔案到系統(tǒng)正規(guī)整理完畢，收取適當(dāng)費用。這類檔案事務(wù)所其實是真正意義上的檔案事務(wù)所的雛形，未能真正成為成熟的社會服務(wù)中介機構(gòu)，必須在今后有更大的發(fā)展。

（二）檔案事務(wù)所產(chǎn)生的背景條件

1.政治體制改革和政府職能轉(zhuǎn)換是檔案事務(wù)所產(chǎn)生的先決條件。

我國政府在20世紀(jì)90年代的大改革中將政府一部分權(quán)力放開，將一部分領(lǐng)域推向社會公眾管理，這是大量社會中介機構(gòu)產(chǎn)生的先決條件，這其中不僅有比較完備、影響較大的律師事務(wù)所，也有在經(jīng)濟領(lǐng)域日漸成熟的會計師事務(wù)所。不可否認(rèn)的是，這些事務(wù)所都進(jìn)行了相應(yīng)的改制，律師事務(wù)所從最初的司法部門中獨立出來，會計師事務(wù)所從政府財政部門中獨立出來。如果沒有這個大前提，檔案事務(wù)所，包括檔案寄存中心這一過渡型的機構(gòu)恐怕還是很難實現(xiàn)的。

2.經(jīng)濟體制改革與發(fā)展是檔案事務(wù)所的催生劑。

我國自1978年改革開放以來，各種經(jīng)濟形式迅速發(fā)展起來，原有的單一的經(jīng)濟形式早被打破，不僅有國有經(jīng)濟、民營經(jīng)濟，還存在著大量的混合型經(jīng)濟形式。我國的檔案部門長期以來的服務(wù)和管理對象都僅僅局限在黨政部門和國有企事業(yè)部門，服務(wù)面窄，服務(wù)水平低，服務(wù)條件比較落后，已難以滿足社會發(fā)展的需要。

與這種狀況同時出現(xiàn)的卻是社會對檔案管理的新要求。

(1)國有企業(yè)改革中，國有企業(yè)檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況。在國有企業(yè)破產(chǎn)、拍賣、改組、兼并中，無論是企業(yè)經(jīng)營狀況和各種檔案，還是企業(yè)職工個人檔案管理都出現(xiàn)了矛盾。

(2)非國有企業(yè)的檔案管理更顯混亂。由于一些用人單位希望減少管理成本和用人方便，根本不接收檔案，造成一些流動人員檔案嚴(yán)重與人脫鉤。即便一些企業(yè)存在著專門檔案管理部門，也往往是辦公條件和保管條件特別差，加上國家檔案管理部門對其也無直接管理業(yè)務(wù)，造成檔案管理混亂。

(3)一些社會團(tuán)體及許多個人不具備保管檔案的充分條件。這主要體現(xiàn)在一些規(guī)模小，而檔案保管費用又相對比較高，無論是社會團(tuán)體還是個人都不想關(guān)注這個問題。

在這些新情況下，如果出現(xiàn)檔案事務(wù)所，并提供價格低廉的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，無疑是個好方法，并且檔案部門也可以通過對檔案事務(wù)所的業(yè)務(wù)宏觀指導(dǎo)來達(dá)到對這部分檔案的管理。

3.現(xiàn)有的其它社會服務(wù)中介機構(gòu)的成熟運行是檔案事務(wù)所產(chǎn)生的現(xiàn)實依據(jù)。

我國目前大量存在的律師事務(wù)所和會計師事務(wù)所及一些房產(chǎn)交易所等都具備豐富的管理經(jīng)驗、成熟的管理模式、良好的經(jīng)濟效益和良性的運轉(zhuǎn)，為我國加快檔案事務(wù)所建設(shè)提供參照模式和實踐依據(jù)。

4.檔案寄存中心的健康發(fā)展與合理改制將是檔案事務(wù)所發(fā)展的動力和希望。

目前我國以深圳為代表的檔案寄存中心獲得社會承認(rèn)和歡迎，也為建立完備的檔案事務(wù)所探索出許多寶貴的實踐經(jīng)驗?？梢韵嘈烹S著檔案寄存中心的逐步發(fā)展與今后的合理體制，檔案寄存中心將是檔案事務(wù)所發(fā)展的動力和希望，目前社會各界和檔案部門應(yīng)全力做好檔案寄存中心的工作。

（三）檔案事務(wù)所在發(fā)展中存在的問題

1.檔案事務(wù)所的性質(zhì)和成立條件無具體依據(jù)。

目前僅有的關(guān)于檔案的法律不僅很少，而且內(nèi)容都比較陳舊無法適應(yīng)現(xiàn)在建立檔案事務(wù)所的發(fā)展需要，并且相對地專門立法工作需要更長時間。

這種狀況將使檔案事務(wù)所缺乏法律依據(jù)，很難獲得廣大群眾和有關(guān)部門的支持。因此為檔案事務(wù)所定性和明確規(guī)定成立條件已是十分必要的工作。

2.國家檔案管理部門目前未對檔案事務(wù)所的發(fā)展及行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)制定詳細(xì)、科學(xué)的方案。

檔案事務(wù)所的產(chǎn)生、發(fā)展不僅要有立法機關(guān)在法律上的保障，更需要檔案管理部門制定出針對本部門行業(yè)的方案，這是檔案管理部門的具體使命。檔案部門有必要針對這種情況就建立全國性的行業(yè)指導(dǎo)協(xié)會，就檔案事務(wù)所執(zhí)業(yè)人員的資格認(rèn)證、獲取及運轉(zhuǎn)的具體條件和具體責(zé)任等情況向有關(guān)立法部門提出積極的建議并參與相關(guān)法律的制訂。

3.在全社會大力宣傳利用檔案的社會意識，積極引導(dǎo)社會公眾關(guān)心和支持檔案事務(wù)所事業(yè)的建設(shè)。

二、檔案事務(wù)所的業(yè)務(wù)展望

1.對有關(guān)檔案的咨詢、指導(dǎo)工作。

這是檔案中介機構(gòu)的一項基本工作，也是現(xiàn)階段檔案中介機構(gòu)的主要服務(wù)方式。

檔案事務(wù)所可接受被委托人的請求就有關(guān)檔案存在的問題提供咨詢服務(wù)，解決其保管檔案中的問題；同時也可同有關(guān)單位和個人建立起穩(wěn)定的協(xié)作關(guān)系，由檔案事務(wù)所人員定期或不定期上門指導(dǎo)其檔案收集、整理和保管業(yè)務(wù)，提高其檔案保管和利用水平。

2.對企業(yè)檔案做出定升級、ISO質(zhì)量論證工作。

(1)在我國傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟管理體制中，國家對企業(yè)管得太多，企業(yè)各項工作缺乏自主性、獨立性和創(chuàng)造性，其中也包括企業(yè)的檔案工作，隨著我國經(jīng)濟管理體制的改革，國家對企業(yè)大大放權(quán)，由過去的微觀管理轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的宏觀調(diào)控，企業(yè)自主權(quán)有了很大的提高。但同時政府對企業(yè)的行政干預(yù)依然存在，在企業(yè)的檔案工作中，這也有所體現(xiàn)，像目前對企業(yè)檔案工作的檢查評比、升級定級、評先獎優(yōu)等都明顯地帶有傳統(tǒng)行政管理的色彩，這一切都與我國正在進(jìn)行的國有企業(yè)改革中要求減少政府對企業(yè)的直接干預(yù)背道而馳，使得企業(yè)在應(yīng)對激烈的市場競爭的同時還不得不將一部分精力用于應(yīng)付這些額外的行政干預(yù)，從而部分地削弱了企業(yè)的競爭力。但我們也要認(rèn)識到，如果政府對企業(yè)的檔案工作完全放開，讓企業(yè)完全自主地管理本企業(yè)的檔案，企業(yè)就有可能忽視對檔案的管理，導(dǎo)致企業(yè)檔案工作水平的下降，從而損害我國的整個檔案工作的基礎(chǔ)。而檔案事務(wù)所正是解決這一矛盾的理想方式，政府將以前對企業(yè)的檔案管理轉(zhuǎn)由檔案事務(wù)所來協(xié)調(diào)解決，真正減少對企業(yè)的行政干預(yù)，讓企業(yè)完全按照市場方式進(jìn)行運轉(zhuǎn)，這必將促進(jìn)我國市場經(jīng)濟體制的完善和發(fā)展。

(2)由于激烈的市場競爭，眾多企業(yè)充分認(rèn)識到要想提高自己的市場競爭力，必須提高管理水平，提出了“向管理要效益”的口號，企業(yè)檔案也是企業(yè)發(fā)展的一項衡量指標(biāo)，企業(yè)的全面管理必須依靠高等級的企業(yè)檔案。因此近年來興起的對企業(yè)管理水平進(jìn)行控制的ISO9000國際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系中也包含了檔案管理這一部分，但我們注意到，在目前的ISO9000認(rèn)證工作中，負(fù)責(zé)檢查企業(yè)檔案工作的ISO工作組成員相對缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識，因此他們的鑒定結(jié)果也必將是不全面的；而檔案事務(wù)所中的執(zhí)業(yè)人員都經(jīng)過了嚴(yán)格的考核，有相應(yīng)的專業(yè)知識，由他們對企業(yè)的檔案工作進(jìn)行綜合的評定，并為ISO工作小組提供檔案方面的意見應(yīng)更為合理。

3.對企業(yè)的檔案資產(chǎn)進(jìn)行評估。

檔案資產(chǎn)作為企業(yè)資產(chǎn)的一部分，在相關(guān)單位對企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行評估時，當(dāng)然也應(yīng)對企業(yè)的檔案資產(chǎn)進(jìn)行評估，這項工作對企業(yè)發(fā)展也是極其重要的?，F(xiàn)代企業(yè)經(jīng)常面對企業(yè)改制、資產(chǎn)重組和體制調(diào)整，加上各種企業(yè)的成分、模式各不相同，檔案行政管理部門很難進(jìn)行具體指導(dǎo)管理。而這些相對于企業(yè)來說又極其重要，檔案資產(chǎn)只能通過檔案事務(wù)所進(jìn)行資產(chǎn)評估，實現(xiàn)其科學(xué)管理和資產(chǎn)價值。例如公司新設(shè)時，根據(jù)《公司法》規(guī)定，股東可以將工業(yè)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)作為出資，但其作價出資的金額一般不得超過該有限責(zé)任公司注冊資本的20%，根據(jù)這一規(guī)定，部分股東以其過去工作中形成的工業(yè)技術(shù)圖紙出資，這時就涉及了檔案資產(chǎn)的評估，以確保這一部分出資與公司法相符；在公司分立時，要簽訂分立協(xié)議、清理財產(chǎn)、清理債務(wù)，這時也需要對企業(yè)的檔案資產(chǎn)進(jìn)行評估，確定其價值，作為企業(yè)整體資產(chǎn)進(jìn)行清理；企業(yè)破產(chǎn)時，根據(jù)《破產(chǎn)法》及最高人民法院《意見》的規(guī)定，應(yīng)成立清算組，接管破產(chǎn)企業(yè)，清算組包括經(jīng)貿(mào)、財政、土地、銀行等相關(guān)部門，清算組可以聘任會計師事務(wù)所的注冊會計師及其他必要的工作人員，因為檔案資產(chǎn)是企業(yè)破產(chǎn)財產(chǎn)的一部分，因此檔案事務(wù)所中的執(zhí)業(yè)人員也理所當(dāng)然地應(yīng)被包括在清算組成員之內(nèi)，參與企業(yè)破產(chǎn)財產(chǎn)的清算，同時整理檔案的費用也應(yīng)納入破產(chǎn)費用，優(yōu)先從破產(chǎn)財產(chǎn)中撥付。

這項工作可以說是未來檔案事務(wù)所服務(wù)的大方向，其效益也必然十分可觀。

4.對私人檔案進(jìn)行指導(dǎo)、鑒定和代為保管。

私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，形成的主體為私人、個人。

隨著我國人民經(jīng)濟、文化水平的提高，私人檔案會越來越多，出于保管和建立健全的需要，必須通過檔案事務(wù)所才能實現(xiàn)對私人檔案的指導(dǎo)、界定和代為保管。

5.對相關(guān)檔案進(jìn)行劃分密級和確定公開范圍，切實保護(hù)好檔案擁有者權(quán)利。

我國《反不正當(dāng)競爭法》的第十條中是這樣為商業(yè)秘密下定義的：“是指不為公眾所知悉，能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟利益，具有實用性并經(jīng)權(quán)利人采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息”。檔案事務(wù)所的執(zhí)業(yè)人員由于其職業(yè)性質(zhì)決定了他們能夠掌握和了解委托單位大量的資料和信息，其中有些則屬于委托單位的商業(yè)秘密，如果執(zhí)業(yè)人員泄露了這些商業(yè)秘密，就有可能會造成企業(yè)的重大經(jīng)濟損失而引起法律糾紛。因此檔案事務(wù)所工作人員必須要對相關(guān)檔案劃分密級和確定公開范圍，在不影響業(yè)主利益并征得同意后，將部分檔案內(nèi)容向社會提供開放利用，而對于業(yè)主要求保密的部分，檔案事務(wù)所執(zhí)業(yè)人員必須采取有效措施，切實地保守這些機密。

6.利用檔案事務(wù)所的自身優(yōu)勢，為社會信用體系中的征信單位提供符合法律規(guī)定的信息，為建立信用檔案體系服務(wù)。

隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和加入WTO后面對的挑戰(zhàn)，我國現(xiàn)在正著手建立全面社會信用體系。在這個體系中首先就必須要建立有關(guān)的社會組織、個人的信用檔案，沒有檔案事務(wù)所這個社會中介機構(gòu)的介入，如此龐大、細(xì)致而又帶有時代特征的社會工程是無法真正實施的。也可以說，在全社會建立科學(xué)、可靠的信用檔案體系是檔案事務(wù)所目前面臨的一個最好的發(fā)展機遇。

收稿日期：2003-06-13

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