導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇辦公室檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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辦公室檔案的管理在當(dāng)前較為復(fù)雜且快節(jié)奏的辦公室工作中越來(lái)越重要，為了提高辦公室檔案的管理效率，筆者在本文中簡(jiǎn)要介紹辦公室檔案管理的現(xiàn)狀和重要性，并著重提出提高檔案管理效率的幾點(diǎn)策略同大家共同探討。

【關(guān)鍵詞】

辦公室；檔案管理；重要性；策略

隨著我國(guó)企業(yè)單位辦公室工作的快速發(fā)展，企業(yè)工作對(duì)辦公室管理的完整性和連續(xù)性也有了更高層次的要求，而檔案管理的情況對(duì)提升企業(yè)單位內(nèi)部的工作質(zhì)量有著至關(guān)重要的影響，相關(guān)人員必須認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性并采取一定措施，才能確保檔案工作有序、有效進(jìn)行。提高辦公室檔案管理工作效率對(duì)于提高企業(yè)工作水平和服務(wù)質(zhì)量有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

隨著辦公室管理制度的不斷改善，當(dāng)下企業(yè)單位辦公室工作隊(duì)伍整合度的提升，相關(guān)企業(yè)單位均較大程度地?cái)U(kuò)大了檔案資料的利用范圍，通過(guò)增加指定工作人員數(shù)量的方法切實(shí)提升檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)辦公室人才資源的優(yōu)化配置。但由于部分企業(yè)內(nèi)部仍然存在工作人員素質(zhì)低下、檔案管理手段陳舊以及管理信息化技術(shù)含量低的現(xiàn)象，企業(yè)只注重“一線”業(yè)務(wù)、忽視后勤與檔案工作的現(xiàn)象，企業(yè)檔案制度不健全，檔案門類較多，達(dá)不到檔案管理的基本水準(zhǔn)，更談不上高水平的管理。因此仍然需要采取相關(guān)措施進(jìn)行解決，促進(jìn)檔案管理的效率提升。

二、做好辦公室檔案管理的重要性

辦公室的檔案管理工作在展現(xiàn)一個(gè)企業(yè)單位的成長(zhǎng)過(guò)程以及對(duì)其單位的未來(lái)發(fā)展和決策進(jìn)行有效指導(dǎo)等方面是很有意義的，是單位在開展工作中必不可少的一部分，其工作效率以及管理質(zhì)量直接影響著辦公室的工作效果，對(duì)于提升企業(yè)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作十分有效，檔案管理對(duì)于企業(yè)單位工作模式選擇和資源配置起著決定性的作用。我們只有通過(guò)檔案管理，才能對(duì)管理者在制定企業(yè)規(guī)章制度或進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)查閱到足夠的資料，并依據(jù)檔案資料更好地了解企業(yè)狀況做出選擇，為企業(yè)其它工作部門的效率保障做好基礎(chǔ)，從而提升企業(yè)單位的整體工作成效。

三、辦公室檔案管理效率提高的幾點(diǎn)策略

在掌握辦公室檔案管理的重要性后，對(duì)當(dāng)下部分企業(yè)單位存在的管理弊端，我們需要在正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)上采取相關(guān)措施，針對(duì)性地解決實(shí)際問(wèn)題，便于我們更好地開展辦公室的檔案管理工作。

（一）轉(zhuǎn)變管理理念。

辦公室的管理一旦停留在舊的階段，整個(gè)企業(yè)的發(fā)展將會(huì)失去積極性與生命力。因此，我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變管理觀念，將新鮮的管理理念貫徹到每一位工作人員的身上，找到當(dāng)下檔案管理的特點(diǎn)及規(guī)律，徹底改善傳統(tǒng)的管理方法，可以通過(guò)教育、宣傳等工作方法找到理念轉(zhuǎn)變的切入點(diǎn)，在辦公室開展日常檔案管理工作的同時(shí)，也需要積極創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)聘任制方式的改變使辦公室檔案管理這項(xiàng)工作具有更好的工作動(dòng)力及發(fā)展?jié)摿Α?/p>

（二）加強(qiáng)管理手段。

企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)先進(jìn)手段與技術(shù)的學(xué)習(xí)，定期進(jìn)行現(xiàn)代化管理工作的交流與協(xié)調(diào)，還可以通過(guò)劃分區(qū)域、融入信息化管理手段的方法進(jìn)行管理，要銘記“技術(shù)才是硬道理”的發(fā)展理念，學(xué)會(huì)用現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行檔案管理的改革，還可通過(guò)建立管理中心、建立檔案管理軟件等方法來(lái)整合信息數(shù)據(jù)，通過(guò)將單位服務(wù)對(duì)象擴(kuò)大到社會(huì)，則可以通過(guò)檔案資源為不同個(gè)人與組織提供更為個(gè)性化以及特殊性的服務(wù)，以此更好地發(fā)揮檔案作用。

（三）創(chuàng)新管理體制。

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來(lái)激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性。

（四）重視人員管理。

企業(yè)單位必須不斷引進(jìn)高素質(zhì)的應(yīng)用型人才，提高管理人員的專業(yè)技術(shù)水準(zhǔn)，不斷拓寬資金來(lái)源，建立信息系統(tǒng)，才能提高工作人員的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，減少工作失誤。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也需要在工作開展的同時(shí)積極地樹立服務(wù)意識(shí)，通過(guò)對(duì)自身檔案管理思想的不斷更新、對(duì)于檔案服務(wù)工作目標(biāo)的正確建立將檔案管理思想同時(shí)代及本單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求同步，以此保證檔案管理工作能夠更好地符合日常工作需求。培養(yǎng)一支一專多能的隊(duì)伍，能夠?qū)⒐ぷ魅藛T的潛在工作能力和良好的工作精神開發(fā)出來(lái)，從根本上配置資源，提升檔案的利用率。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)以上內(nèi)容的分析，我們對(duì)辦公室檔案管理的相關(guān)理論知識(shí)有了更深層次的了解，認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理與辦公室各項(xiàng)工作密切相關(guān)，在辦公室工作中起到重要作用。只有不斷提升辦公室檔案管理的工作效率，才能滿足辦公室工作管理的需求。相信在企業(yè)單位及相關(guān)工作人員的共同努力下，辦公室檔案管理的水平必定會(huì)得到一定程度的提升，真正實(shí)現(xiàn)辦公室管理的規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)單位的更高更快發(fā)展。

作者：宜玉琴 單位：陜西黃陵煤化工有限責(zé)任公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012.

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1 檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理信息化不全面

目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式?！坝屑埢k公”相對(duì)于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問(wèn)題凸顯。另外，一些會(huì)議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒(méi)有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時(shí)需要大費(fèi)周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。

1.2 檔案查閱易造成污損

文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價(jià)值相當(dāng)重要，由于各部門經(jīng)常需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時(shí)間比較長(zhǎng)， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會(huì)存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會(huì)對(duì)成文書檔案管理工作做成影響和對(duì)文書資源造成損失。

1.3 檔案檢索效率不高

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對(duì)其進(jìn)行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時(shí)， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)文件的檢索時(shí)，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來(lái)耗費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力。

2 檔案管理信息化的必要性

2.1 檔案管理信息化能提高工作效率

檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。

2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置

大多數(shù)單位對(duì)檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級(jí)批文、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)部門通知等都是通過(guò)紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來(lái)。一些重大的項(xiàng)目在后期交檔的時(shí)候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過(guò)信息化改革，可能一個(gè)項(xiàng)目的資料放在一個(gè)小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲(chǔ)方式能加大檔案信息的存儲(chǔ)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。

2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能

很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過(guò)建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對(duì)檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價(jià)值。

3 信息化檔案管理應(yīng)用

3.1 建立檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化

檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫(kù)。這樣一來(lái)，能夠同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過(guò)于低下的問(wèn)題，還能夠滿足單位各部門部門對(duì)于檔案信息和資源的需求，能夠保證問(wèn)題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，單位檔案信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫(kù)的更新與維護(hù)等，保證信息庫(kù)的資料全面且有效。

本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級(jí)別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先按時(shí)間進(jìn)行一級(jí)劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進(jìn)行二級(jí)劃分，按照行政級(jí)別由上級(jí)到下級(jí)進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財(cái)，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對(duì)于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號(hào)，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫(kù)。

3.2 檔案系統(tǒng)無(wú)縫連接，提高工作效率

傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對(duì)工作的時(shí)效性大打折扣。通過(guò)檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無(wú)阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過(guò)OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。

在本單位中，每當(dāng)辦公人員對(duì)檔案查閱時(shí)，檔案管理員通過(guò)檔案管理系統(tǒng)直接連接到所需查閱的文件，取出電子文檔利用OA辦公系統(tǒng)傳輸給查閱者，同時(shí)OA辦公系統(tǒng)會(huì)及時(shí)對(duì)查閱者身份、查閱時(shí)間、查閱文件進(jìn)行記錄，建立檔案管理的數(shù)據(jù)庫(kù)。這樣的方式，不但在面對(duì)多人查閱同一文件時(shí)得到了極大的方便，能夠同時(shí)滿足多人查閱，而且不會(huì)造成檔案文件的損壞、丟失等現(xiàn)象。

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在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室的檔案管理中，其在進(jìn)行規(guī)范化管理過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題，使得在辦公室中對(duì)檔案管理難以發(fā)揮出檔案作為一種信息資源所具有的作用，而規(guī)范檔案的管理則可在一定程度上充分的發(fā)揮出檔案的信息資源作用，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。因此，本文對(duì)在（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中檔案管理的規(guī)范化對(duì)策進(jìn)行探討，為有效的利用檔案資源做好準(zhǔn)備工作。

2提高（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理意識(shí)

2．1擋案管理必須與時(shí)俱進(jìn)

要想使（醫(yī)療機(jī)構(gòu)〉新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室中的檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，就必須不斷的提高管理員自身的思想道德與業(yè)務(wù)水平。就目前來(lái)說(shuō)，缺乏專業(yè)性、學(xué)歷低與等，直接導(dǎo)致資料的長(zhǎng)期積壓與不歸類整理，進(jìn)而使得檔案的保存、査找與利用都比較困難，乃至無(wú)法充分發(fā)揮檔案的重要作用⑴。

2．2樹立安全管理檔案的意識(shí)

安全管理檔案是對(duì)檔案實(shí)物的防范，其主要包括：注意防火、注意防盜、注意防潮等。電子檔案則需要注重設(shè)備系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，做好檔案的備份，相關(guān)的工作人員在調(diào)取或提供檔案之后需要將其保管好。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平加以培訓(xùn)，使其能更好的勝任這份工作。

3對(duì)檔案信息資源進(jìn)行幵發(fā)利用的途徑

3．1加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的源頭管理

加強(qiáng)源頭管理是指在檔案進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)的一些構(gòu)建工作，首先，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的處理水平，對(duì)檔案信＆資源的質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)。進(jìn)而使得檔案信良資源的利用價(jià)值得以提高。對(duì)于已經(jīng)搜集匯總的檔案，檔案管理工作人員需要科學(xué)保存，以此來(lái)保證檔案信良資源具備完整性與可用性。并且只有加強(qiáng)對(duì)檔案信＿資源的源頭管理，才能實(shí)現(xiàn)優(yōu)良的循環(huán)系統(tǒng)，進(jìn)而為用戶提供及時(shí)準(zhǔn)確地的信良資源。加強(qiáng)源頭管理需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理部門來(lái)完成，各個(gè)科室也必須協(xié)調(diào)配合，年終考評(píng)中加入各個(gè)科室擋案管理的工作水平，也是一種提髙（醫(yī)護(hù)人員）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作人員積極性和責(zé)任心的手段。第二，進(jìn)一步提高工作人員的綜合素質(zhì)能力。并加大資金的投人，才能充分的開發(fā)并利用檔案信氤資源。

3.2抓住重與，大力突破

對(duì)于（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的管理方式要與時(shí)俱進(jìn)，擋案管理人員需要依據(jù)具體清況來(lái)抓住重點(diǎn)、大力突破。首先，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信tf化的構(gòu)建，并加快對(duì)檔案管理信良化的構(gòu)建進(jìn)度。以專題分類與流程簡(jiǎn)化以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、通過(guò)突破重兵來(lái)完成經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的雙贏。第二，對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案信E管理建立自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)。若檔案都記錄在一個(gè)系統(tǒng)，那對(duì)檔案的管理也將變得簡(jiǎn)單化。規(guī)范化的電子文件歸檔與管理流程能夠保證檔案信良資源的完整性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字信息化以及系統(tǒng)化。

3.3由點(diǎn)及面，層層遞進(jìn)

加強(qiáng)對(duì)（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦公室檔案進(jìn)行管理需用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光來(lái)看待，是否有完整科學(xué)的制度來(lái)充分幵發(fā)利用（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案的信良資源，（這與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益有著一定的關(guān)聯(lián)。）由點(diǎn)及面、層層遞進(jìn)的進(jìn)行檔案管理工作，可以持續(xù)發(fā)展（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理事業(yè)。首先，各科室應(yīng)展開建設(shè)檔案資源信氣化的工作。第二，在推進(jìn)檔案資源信良化的建設(shè)中不斷的＆結(jié)經(jīng)驗(yàn)，理清？路與創(chuàng)新管理方式。第三，要一步一步完成檔案信氧資源的建設(shè)，不能急于求成。以此讓（醫(yī)療機(jī)構(gòu)）新農(nóng)合經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的檔案管理工作得以科學(xué)持續(xù)的發(fā)展。

3.4加大物質(zhì)與技術(shù)的保障力度

檔案管理的一些工作環(huán)境與存儲(chǔ)空間以及設(shè)備等都是物質(zhì)的保障。專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員、具備先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的人才是技術(shù)的保障，能夠?yàn)闄n案信息管理提供更好的服務(wù)，物質(zhì)保障、技術(shù)保障都不可缺。想要確保檔案管理工作具有長(zhǎng)效性，必須在檔案的管理上加大物質(zhì)與技術(shù)的投資。

3.5完善檔案信良與資源的開發(fā)利用體系檔案建立的目的是為（病人）

參合群眾以及各定與醫(yī)療機(jī)構(gòu)提供服務(wù)。所以，檔案管理工作人員的義務(wù)便是進(jìn)一步開發(fā)并利用擋案信良資源。對(duì)于檔案信良的搜集以及整理，管理人員起到很大的作用。檔案信營(yíng)、資源的開發(fā)與合理利用是檔案管理工作的最終目的。檔案工作人員對(duì)信息資源進(jìn)行搜集整理、編輯加工是檔案被合理利用的關(guān)鍵。

4結(jié)語(yǔ)

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承德市軍隊(duì)離退休干部休養(yǎng)所 河北承德 067000

[摘要]現(xiàn)階段，我國(guó)事業(yè)單位或辦公室工作人員的一項(xiàng)重要任務(wù)就是對(duì)單位的檔案進(jìn)行合理有效的管理。通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行有效的管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了迅速的發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為了新時(shí)期我國(guó)檔案管理的新趨勢(shì)。以下文章就現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行探討，并進(jìn)一步提出加強(qiáng)辦公室檔案管理工作的幾點(diǎn)措施。

[

關(guān)鍵詞 ]新形勢(shì)；辦公室檔案；檔案管理；意義；措施

引言

對(duì)于辦公室里的工作人員來(lái)說(shuō)，進(jìn)行單位里的檔案管理是日常工作的一部分。做好檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著極其重要的作用。所謂的檔案管理，就是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)每一項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行合理有效的記錄，以便日后查詢與應(yīng)用。但是，就我國(guó)新時(shí)期下的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，依舊存在著許許多多的問(wèn)題，本文就這些問(wèn)題出現(xiàn)的原因進(jìn)行探討，并結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)改善檔案管理工作的措施。

一、新時(shí)期辦公室檔案管理工作的重要意義

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案進(jìn)行合理管理具有重要意義。一方面，辦公室檔案管理可以幫助事業(yè)單位做出正確決策。辦公室檔案記錄了單位的工作人員信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量數(shù)據(jù)等內(nèi)容，這些信息的匯總可以有效的幫助各事業(yè)單位做出決策。另一方面，辦公室檔案管理在處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的糾紛問(wèn)題上，會(huì)為事業(yè)單位提供一個(gè)有力的證據(jù)。辦公室檔案詳盡的記錄了各單位科技創(chuàng)新的初期探索和后期的成果，一旦發(fā)生產(chǎn)權(quán)方面的糾紛時(shí)，各單位可以從檔案中查找證據(jù)，維護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益。

二、新時(shí)期辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

第一，事業(yè)單位的管理層缺乏對(duì)檔案管理的重視。新時(shí)期下，辦公室檔案的管理有著極強(qiáng)的專業(yè)性。然而，許多的單位管理層對(duì)檔案管理不夠重視，這就導(dǎo)致了檔案管理問(wèn)題的存在，比如沒(méi)有將檔案管理信息化，檔案嚴(yán)重的老舊破損，管理工作缺乏合理性等。

第二，許多事業(yè)單位沒(méi)有形成完善的辦公室檔案管理機(jī)制。目前我國(guó)許多的事業(yè)單位檔案管理方法老舊，沒(méi)有形成完善的管理機(jī)制。各單位的檔案主要用于應(yīng)付上級(jí)檢查，沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的意義。另外，檔案的填寫十分隨意，沒(méi)有嚴(yán)格按照要求如實(shí)的進(jìn)行填寫，這就為檔案的管理工作帶來(lái)了很大的麻煩。究其原因，就是各單位沒(méi)有形成一套完善的辦公室檔案的管理機(jī)制。

第三，辦公室檔案管理的硬件設(shè)備跟不上是造成檔案管理工作混亂的一個(gè)重要原因。新時(shí)期的辦公室檔案管理工作對(duì)計(jì)算機(jī)等高科技產(chǎn)品具有很大的依賴性，也正是電子產(chǎn)品的應(yīng)用，極大的提高了檔案管理的質(zhì)量。然而，由于事業(yè)單位不愿意在檔案管理工作中給予充足的資金支持，這就導(dǎo)致了管理設(shè)備極度老化，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的進(jìn)行。

第四，辦公室檔案管理工作缺乏專業(yè)性的工作人員。辦公室檔案的管理是一個(gè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作崗位。然而，由于事業(yè)單位沒(méi)有對(duì)該崗位引起足夠的重視，這就導(dǎo)致了檔案管理人員缺乏管理方面的專業(yè)性知識(shí)，這對(duì)檔案的管理來(lái)說(shuō)十分不利。另外，由于檔案管理人員對(duì)管理工作十分隨意，加上其受教育程度有限，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。

三、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施

通過(guò)上述文章的總結(jié)，不難發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段我國(guó)辦公室檔案的管理工作存在著許許多多的問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了我國(guó)辦公室檔案管理的效率，制約著事業(yè)單位的發(fā)展，所以加強(qiáng)辦公室檔案的管理工作勢(shì)在必行。

第一，事業(yè)單位的管理層應(yīng)該對(duì)檔案管理工作予以高度的重視。只有管理層的檔案意識(shí)加強(qiáng)了，才會(huì)使檔案管理從填寫、保存、更新、應(yīng)用方面得到改善。

第二，完善辦公室檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行合理有效的管理。一方面，對(duì)檔案管理的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行完善。首先，要求員工在進(jìn)行檔案采集時(shí)，一定要根據(jù)實(shí)際情況如實(shí)填寫，以保證檔案的準(zhǔn)確性。其次，在檔案的存放過(guò)程中，改善存放條件并對(duì)檔案進(jìn)行分類合理存放。對(duì)檔案存放的房間進(jìn)行定時(shí)檢查，以確保檔案的安全性。對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，不同種類的檔案不要混淆，方便以后檔案的查找。最后，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，以確保檔案具有強(qiáng)烈的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。另一方面，做好辦公室檔案的銷毀工作。按照規(guī)定，部分檔案的保存具有一定的時(shí)間限制，一旦檔案到期，就要對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。在這一過(guò)程中，一定要向有關(guān)部門講明，得到允許后才可以進(jìn)行相關(guān)的工作。

第三，提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平。辦公室檔案的管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性，工作人員的專業(yè)素質(zhì)關(guān)系到辦公室檔案管理的合理有效性。一方面，在辦公室檔案管理人員的選拔上一定要嚴(yán)格，注重工作人員的專業(yè)素質(zhì)，提高工作積極性。另一方面，注重工作人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行及時(shí)更新，特別是計(jì)算機(jī)方面的專業(yè)知識(shí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，其更新速度逐漸變快，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的使用水平有助于實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。另外，培養(yǎng)檔案管理人員嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的工作態(tài)度也十分重要，只有員工的工作態(tài)度得到轉(zhuǎn)變，才會(huì)完善辦公室檔案的管理。

第四，辦公室檔案管理工作中，充分利用信息技術(shù)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，一些具有大數(shù)據(jù)容量、層次結(jié)構(gòu)優(yōu)化的辦公軟件相繼問(wèn)世，它們的出現(xiàn)極大的提高了辦公室檔案管理工作的效率。因此，充分考慮信息化，數(shù)據(jù)化等管理方式的應(yīng)用，將辦公室的檔案進(jìn)行分類別、分層次的管理，可以極大的提高工作人員辦公的效率。當(dāng)然，這也對(duì)辦公人員的信息技術(shù)水平提出了很高的要求。

結(jié)語(yǔ)

二十一世紀(jì)以來(lái)，科學(xué)技術(shù)進(jìn)入了全面發(fā)展的新時(shí)期。隨著相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用，我國(guó)的辦公室檔案管理工作得到了有效的加強(qiáng)。但是，就現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，依舊存在著許許多多的問(wèn)題，比如管理層對(duì)檔案管理不夠重視、沒(méi)有完善的管理體制加上辦公室檔案管理人員沒(méi)有足夠的專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)重影響了辦公室檔案的管理工作。因此，只有不斷地提高檔案管理的技術(shù)水平，加強(qiáng)體制的完善和工作人員的工作態(tài)度，才能促使檔案的高效管理，加快事業(yè)單位的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇5

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；辦公室；檔案管理；新思路

當(dāng)今，互聯(lián)網(wǎng)迅猛發(fā)展，電子信息技術(shù)也蓬勃發(fā)展起來(lái)，對(duì)人們的生活和工作帶來(lái)了極大的方便。在辦公室檔案管理工作中也開始運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)，使檔案管理工作更加快捷、高效和科學(xué)。畢竟互聯(lián)網(wǎng)是一種新生的事物，在辦公室檔案管理中需要一段時(shí)間的適應(yīng)，辦公室檔案管理工作受傳統(tǒng)模式的影響很深，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)過(guò)程中，會(huì)存在很多問(wèn)題。因此，積極探索辦公室檔案管理工作新思路成為一種必然。

一、互聯(lián)網(wǎng)下辦公室檔案管理出現(xiàn)的新特征

（一）逐步向信息化轉(zhuǎn)變

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)展。傳統(tǒng)模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁瑣，都是重復(fù)性工作，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員面對(duì)繁瑣工作沒(méi)有工作熱情，效率也不高。隨著網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，已經(jīng)深入到每個(gè)方面，辦公室檔案管理已經(jīng)廣泛運(yùn)用先進(jìn)設(shè)備。辦公室都普遍建立起先進(jìn)的檔案管理機(jī)制，開始向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變。

（二）服務(wù)模式更加多樣化

這種多樣性主要體現(xiàn)在：辦公室檔案管理逐步走向信息化，與傳統(tǒng)的進(jìn)行比較，不但檔案管理的范圍逐步擴(kuò)大，而且辦公室檔案管理轉(zhuǎn)向智能化和多樣化。比如，以前的檔案都是手動(dòng)進(jìn)行登記和匯總，現(xiàn)在引進(jìn)了管理軟件，對(duì)其進(jìn)行電子操作，功能更加齊全，而且非常便捷。

（三）載體有了很大發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案管理就是用紙張進(jìn)行記錄，而現(xiàn)在檔案都是在電腦上進(jìn)行登記，實(shí)行的是電子檔案，解決了傳統(tǒng)檔案的很多弊端，使檔案的信息存儲(chǔ)量更加豐富。

二、面臨問(wèn)題

（一）管理人員缺乏

信息化的推動(dòng)之下，計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)普遍運(yùn)用到檔案管理中來(lái)，已經(jīng)成為主要辦公手段。然而，新的技術(shù)需要高素質(zhì)的人才，但是很多的管理者都是從傳統(tǒng)的管理工作人員向現(xiàn)代的管理人員過(guò)渡，雖然經(jīng)過(guò)了培訓(xùn)，但是計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不精通，一知半解，所以，運(yùn)用起來(lái)就顯得非常生澀。這就決定了在檔案管理上需要注入新的活力，需要引進(jìn)一批計(jì)算機(jī)精通的管理人員，改變管理人員缺乏現(xiàn)狀。

（二）組織不得力

很多機(jī)關(guān)辦公室都沒(méi)有結(jié)合自身的實(shí)際特點(diǎn)建立起獨(dú)立的檔案管理機(jī)制，在很大程度上依賴于領(lǐng)導(dǎo)的意圖，自己沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)和主動(dòng)性，這就不能夠從根本上做好檔案管理工作。雖然，建立起檔案管理組織，但是并沒(méi)有真正發(fā)揮作用，沒(méi)有得到足夠重視。

（三）安全意識(shí)缺乏

信息時(shí)代之下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中，雖然實(shí)現(xiàn)了高效化，但是也不能夠忽視檔案管理的安全性。一些非法分子利用互聯(lián)網(wǎng)的缺陷，對(duì)檔案進(jìn)行竊取，竊取各單位的機(jī)密。因此，檔案管理存在很大的不穩(wěn)定因素，需要加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

三、創(chuàng)新思路

創(chuàng)新是發(fā)展的根本，也是推動(dòng)發(fā)展的動(dòng)力。對(duì)于創(chuàng)新，一定要重視起來(lái)。要抓住互聯(lián)網(wǎng)這個(gè)新生事物，抓住互聯(lián)網(wǎng)的新特征，針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)檔案管理工作要找出新思路。另外，要把數(shù)字化管理工作融入到檔案管理中去，是辦公室檔案做到數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理的新思路。

（一）管理模式要進(jìn)一步健全

第一，辦公室要對(duì)檔案管理機(jī)制不斷健全，而且要逐步完善，在標(biāo)準(zhǔn)制定上一定要嚴(yán)格，要實(shí)行高標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檔案管理工作要進(jìn)行全面監(jiān)督，做到檔案的規(guī)范化管理，使管理工作得到有效落實(shí)。第二，要重視人才的作用。要面向社會(huì)，引進(jìn)一批科技人才，對(duì)信息管理非常精通，而且對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相當(dāng)熟練，給辦公室檔案管理注入活力。還要對(duì)現(xiàn)有的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們?cè)谒枷肷细蠒r(shí)代的步伐，逐步接受新鮮的事物，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，使他們熟練掌握，盡快投入到信息化潮流中來(lái)，為檔案管理改革做出一份貢獻(xiàn)。

（二）進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理

通過(guò)先進(jìn)的電子技術(shù)，把紙質(zhì)的檔案和電子檔案有機(jī)結(jié)合在一起，建立起一套完整的數(shù)據(jù)庫(kù)和信息庫(kù)，然后，進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。另外，對(duì)檔案管理上，要做到層次化，從低到高，層層進(jìn)行管理。

（三）建立檔案信息資源管理系統(tǒng)

把各種紙質(zhì)的檔案信息逐漸錄入電腦，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，然后，把這些電子資料存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中，這樣就可以進(jìn)行高效傳輸、檢索和共享。另外，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)創(chuàng)新的重要性。在了解自身情況的基礎(chǔ)上，緊緊依托互聯(lián)網(wǎng)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)不斷進(jìn)行調(diào)整和更新。

總之，在信息化潮流的推動(dòng)之下，互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到了很多地方，尤其是在辦公室檔案管理中運(yùn)用的更加廣泛，推動(dòng)了檔案管理從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代管理轉(zhuǎn)變。檔案從紙質(zhì)開始先電子化轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的便捷高效，為檔案管理工作開辟了新的途徑。在檔案管理中，要緊跟形勢(shì)，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，把互聯(lián)網(wǎng)融入到檔案管理中去，促進(jìn)檔案管理工作的晉檔升級(jí)。當(dāng)然，在運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的過(guò)程中，需要一個(gè)非常長(zhǎng)的過(guò)程，需要不斷的去探索，去契合，使之與互聯(lián)網(wǎng)充分融合在一起，促進(jìn)檔案管理更好更快發(fā)展，使檔案管理工作向著更加宏偉的目標(biāo)邁進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王紅利，郭連鋒.對(duì)辦公室檔案管理的幾點(diǎn)建議――由某企業(yè)發(fā)現(xiàn)檔案“缺失”引發(fā)的思考[J].重慶交通大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013，3（04）：194-196.

篇6

一、創(chuàng)新高校辦檔案管理工作的意義

（一）推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展。在信息時(shí)代的大背景下，已經(jīng)有越來(lái)越多的現(xiàn)代化設(shè)備被應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，極大地提升了高校檔案管理工作的便捷性。伴隨著各項(xiàng)新設(shè)備和新技術(shù)的使用，高校辦公室檔案管理的面貌煥然一新。除此之外，伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及使用，數(shù)字化檔案逐漸進(jìn)入了人們的視野中，在檔案檢索工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

（二）工作效率得到有效提高。在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，最主要的形式便是手工管理和服務(wù)，這種工作形式，無(wú)論是在工作質(zhì)量還是在工作效率方面都是不夠完美的，是存在著一定程度缺陷的。傳統(tǒng)的管理方式有著難以突破的局限性，既沒(méi)有辦法對(duì)電子檔案產(chǎn)生影響，更沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)采集、收集與利用，這些缺陷都嚴(yán)重浪費(fèi)了管理人員和信息使用者的時(shí)間，嚴(yán)重影響到了檔案管理工作的效率。但是，創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作，不僅僅有效增加了高校檔案信息的利用率，更在很大程度上提高了檔案管理工作的透明度，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的合理分配與充分利用。

二、如何創(chuàng)新高校辦公室檔案管理工作

（一）創(chuàng)新管理機(jī)制。改革傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作的重要前提和基本保障便是要建立起一套完善的管理機(jī)制，換而言之，就是要制定出具有高度統(tǒng)一性的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，為高校辦公室檔案建設(shè)與管理工作提供一個(gè)合理的依據(jù)，結(jié)合實(shí)際，逐漸建立起標(biāo)準(zhǔn)的管理方式。此外，必須要保證高校綜合檔案室達(dá)到既定的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，合理存放各種硬件設(shè)備和歸檔信息材料。

（二）提高專業(yè)人才質(zhì)量。一般來(lái)說(shuō)，高校辦公室人員是計(jì)算機(jī)專業(yè)或者其他專業(yè)畢業(yè)的高材生，他們對(duì)于參與檔案管理工作的積極性并不是很高，甚至有一些辦公室人員不愿意參加檔案管理工作。檔案管理人員的責(zé)任是非常重大的，因此，我們必須要竭盡全力扭轉(zhuǎn)辦公室人員的管理理念，盡可能多地??造交流與教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，也可以通過(guò)學(xué)術(shù)研究等方式來(lái)全力提高辦公室管理人員的整體素質(zhì)，不斷優(yōu)化辦公室管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升辦公室管理人員的責(zé)任意識(shí)。

（三）創(chuàng)新檔案管理理念。檔案管理的重要目的之一是為檔案使用者服務(wù)，所以，我們必須要對(duì)此進(jìn)行高度的重視，進(jìn)一步對(duì)服務(wù)功能進(jìn)行創(chuàng)新，這就要求檔案管理工作人員首先要確立起一個(gè)科學(xué)、正確的服務(wù)理念，根據(jù)實(shí)際的工作情況以及檔案使用者的實(shí)際需求，來(lái)積極創(chuàng)新與完善服務(wù)體系。首先，從不同的專業(yè)領(lǐng)域分別著手，為其提供更具專業(yè)性的服務(wù)信息，全面提高服務(wù)的質(zhì)量，以滿足使用者需求為最終目的。然后，在保證專業(yè)服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)，適度追求個(gè)性化服務(wù)，我們要以不同用戶的不同使用習(xí)慣和對(duì)信息的不同需求，不斷調(diào)整和改進(jìn)檢索的功能和性能，保證所有的使用者都能夠通過(guò)自己最習(xí)慣用的方式來(lái)查詢到對(duì)自己有用的信息，這就是所提到的個(gè)性化信息服務(wù)，其標(biāo)準(zhǔn)就是以使用者的要求為導(dǎo)向。不同的使用者，使用信息的目的不同，所處的環(huán)境不同，所需要的信息也不同，因此，檔案管理工作人員可以根據(jù)采集與管理檔案信息的過(guò)程，對(duì)檔案信息中不同的知識(shí)體系進(jìn)行分層管理，根據(jù)不同層次的信息進(jìn)行管理，提供服務(wù)，創(chuàng)建出一套科學(xué)有效的服務(wù)方式來(lái)改善管理工作，使用戶檢索更為便利有效。

篇7

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；辦公室檔案管理；信息化

辦公室檔案管理工作是對(duì)國(guó)有企業(yè)以及事業(yè)單位日常工作的記錄跟蹤，并對(duì)日常各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范整理，是國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位一項(xiàng)常規(guī)性工作。目前，我國(guó)事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)正在進(jìn)行體制改革，事業(yè)單位職工與國(guó)企員工比較混雜，所以對(duì)檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)。檔案管理工作比較復(fù)雜，檔案內(nèi)容不清晰，檔案信息化程度低等問(wèn)題，不利于辦公室檔案管理工作有效的開展。因此，必須提高辦公室檔案管理工作的效率。

一、新時(shí)期辦公室檔案管理工作的意義

辦公室檔案是企業(yè)和事業(yè)單位珍貴的歷史資源，它具有重要的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。辦公室檔案記錄了企業(yè)和事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的一切內(nèi)容，包括了企業(yè)、單位職工的個(gè)人信息、日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息、資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況等。這些信息能夠?yàn)槠髽I(yè)和事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供一定的參考價(jià)值。辦公室檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)和單位從創(chuàng)立之初到發(fā)展的整個(gè)過(guò)程，以及公司在發(fā)展過(guò)程中取得的一些知識(shí)成果，如果發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛，單位可以從檔案中找到相關(guān)的信息，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

二、辦公室檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)、事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室檔案管理。事業(yè)單位和國(guó)企在發(fā)展過(guò)程中，單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不太重視，對(duì)檔案管理沒(méi)有建立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，所以一些前期的舊檔案要么被遺失，要么被銷毀，檔案資源的完整性比較差。

（二）沒(méi)有建立健全辦公室檔案管理制度。當(dāng)前，我們國(guó)家很多事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有形成一套系統(tǒng)的管理方法，也沒(méi)有充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的作用，很多單位的檔案純粹是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查。在實(shí)際工作中，檔案的收集、填寫、收藏也沒(méi)有按照檔案管理的要求進(jìn)行，檔案的填寫比較隨意，因此檔案信息有時(shí)候存在不少錯(cuò)誤。

（三）辦公室檔案管理信息化程度低、管理人員素質(zhì)低。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，因此對(duì)檔案管理部門投入的資金有限，也沒(méi)有建立檔案信息化管理。很多事業(yè)單位還是以文檔、圖文信息的檔案為主。辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，由于事業(yè)單位不重視檔案管理，因此辦公室檔案管理人員大多是從其他部門抽調(diào)過(guò)來(lái)的，很多人不具備檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、新時(shí)期加強(qiáng)辦公室檔案高效管理的措施

（一） 完善辦公室檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能上下一心做好檔案管理工作，提高檔案管理的工作效率。首先，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確每個(gè)檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，一旦檔案出現(xiàn)問(wèn)題，可以及時(shí)找到檔案管理相關(guān)的責(zé)任人。這樣就避免出現(xiàn)因?yàn)楣ぷ魅藛T消極怠工，導(dǎo)致檔案信息填寫出現(xiàn)問(wèn)題。其次，建立檔案管理工作流程。當(dāng)前檔案管理人員的專業(yè)能力不高，為了提高檔案管理的效率，必須建立檔案管理流程。這樣在日常的工作中，檔案人員可以按照工作流程進(jìn)行工作，完成檔案收集檢索、收藏等工作。最后，要建立檔案管理突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。檔案室一旦出現(xiàn)非人力造成的意外事件，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)了損壞或者遺失，檔案管理部門要立即對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)和再建工作。

（二）提高辦公室檔案管理人員的專業(yè)技能。辦公室檔案的管理工作是一項(xiàng)技術(shù)含量比較高的工作。特別是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。首先，他們不僅需要具備檔案管理的相關(guān)知識(shí)，還要學(xué)會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。這就要求我們的檔案管理工作人員必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的技術(shù)和新的知識(shí)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)。其次，單位可以定期組織相關(guān)的檔案管理培訓(xùn)，通過(guò)多種方式增強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)技能，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想教育和責(zé)任意識(shí)，讓他們?cè)诠ぷ髦性鰪?qiáng)責(zé)任感和保密意識(shí)。最后，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，面向社會(huì)公開招聘專業(yè)的檔案管理人才。

（三）加強(qiáng)辦公室檔案管理的信息化建設(shè)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，給辦公室檔案管理工作帶來(lái)了新的發(fā)展契機(jī)。將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)有效地結(jié)合，能夠大大提升辦公室檔案管理的工作水平。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以將檔案進(jìn)行分類整理，不僅能提高管理人員的工作效率，還能夠提高檔案的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，它涉及到檔案信息的收集、整理、檢索、收藏、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)。為了提高辦公室檔案管理工作的效率，檔案管理部門要不斷創(chuàng)新管理方式，加大對(duì)檔案管理的資金投入，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊穎.試論新時(shí)期如何提高辦公室檔案管理的有效性[J].卷宗，2015，5（10）：89-89.

篇8

1 縣級(jí)辦公室檔案管理的有效性分析

目前我國(guó)正在大力推行城鎮(zhèn)化建設(shè)，縣級(jí)辦公室作為市以下級(jí)別的政府直屬單位，有必要提高工作效率，特別是注重辦公室檔案管理工作的有效性。

1.1 對(duì)時(shí)展適應(yīng)的迫切要求

縣級(jí)辦公室檔案管理的有效性之一就是它是作為新時(shí)代信息產(chǎn)業(yè)背景下的重要構(gòu)成部分，為縣級(jí)地區(qū)政府工作人員查閱信息、調(diào)查資料提供了巨大便利，提高了辦公室工作效率。尤其是信息技術(shù)的廣泛加入，也讓縣級(jí)辦公室檔案管理工作的自身地位更加突出?？h級(jí)辦公室應(yīng)該注重與時(shí)俱進(jìn)，更好為縣域人民服務(wù)，充分重視檔案管理工作的重要性，最重要的是要把縣級(jí)檔案管理工作與社會(huì)實(shí)際結(jié)合起來(lái)，體現(xiàn)工作價(jià)值，將其放在社會(huì)需要的第一位，體現(xiàn)其在縣域整體社會(huì)服務(wù)工作中的有效性。

1.2 對(duì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作無(wú)論在哪里都講求持續(xù)性和連貫性，縣級(jí)辦公室相對(duì)城市而言資源有限，應(yīng)該采取符合自身實(shí)際狀況與縣域發(fā)展要求的管理手段來(lái)展開工作，合力維持檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢(shì)。縣級(jí)辦公室要明確一點(diǎn)，那就是檔案管理工作不是一次性形成的，它的形成一定存在具體的時(shí)間性與歷史性，這些都是確保檔案管理完整性的關(guān)鍵。所以為了促進(jìn)檔案管理工作的有效可持續(xù)發(fā)展特性，一定要提高辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)，全面提高檔案管理效率。

1.3 對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)的有利輔助

縣級(jí)檔案管理工作的第3點(diǎn)有效性就是它促進(jìn)了國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展進(jìn)程。這主要是因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步都是無(wú)法離開檔案的。所以縣級(jí)辦公室一定要抓緊檔案管理工作發(fā)展，以此來(lái)間接推動(dòng)縣域經(jīng)濟(jì)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)城鎮(zhèn)一體化發(fā)展目標(biāo)?？h級(jí)辦公室要明確檔案就是對(duì)過(guò)去的記錄，對(duì)未來(lái)的參考，要時(shí)刻都體現(xiàn)它的有效性存在價(jià)值，做好檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)[1]。

2 縣級(jí)辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

縣級(jí)辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大?用胬刺教炙?的管理工作效率提升有效途徑。

2.1 基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實(shí)質(zhì)上，我國(guó)縣級(jí)辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統(tǒng)方式管理檔案，這在先進(jìn)社會(huì)已經(jīng)落伍，應(yīng)該在檔案管理方面走現(xiàn)代化路線，這其中就包括管理內(nèi)容與管理技術(shù)手段的全面現(xiàn)代化?？h級(jí)辦公室應(yīng)該加大資金投入力度，做到對(duì)檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保存管理的一體化進(jìn)程，建設(shè)現(xiàn)代化庫(kù)房和檔案保護(hù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源利用進(jìn)程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)、3D打印技術(shù)也應(yīng)該融入到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化解決途徑，解決傳統(tǒng)中無(wú)法徹底解決的檔案管理問(wèn)題。

再一點(diǎn)，要充分利用頗為人性化的人工智能技術(shù)，有效通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)延伸技術(shù)人員智能水平，通過(guò)它們來(lái)解決對(duì)檔案的收集與分類問(wèn)題，推動(dòng)縣級(jí)檔案智能化管理發(fā)展進(jìn)程。

最后，要結(jié)合數(shù)字化多媒體檔案信息管理核心，結(jié)合光盤存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)來(lái)為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全媒體完整數(shù)據(jù)管理模式，豐富檔案開發(fā)利用手段，加快檔案信息化管理的規(guī)范化路徑，同時(shí)對(duì)某些縣內(nèi)辦公室的珍貴檔案原件進(jìn)行有效的數(shù)字化保護(hù)[2]。

2.2 基于縣級(jí)辦公室組織內(nèi)部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級(jí)辦公室要圍繞自身組織內(nèi)部與外部基層來(lái)展開一系列的檔案管理工作效率優(yōu)化方式，本文主要提出以下4點(diǎn)。

1制定文件，扎實(shí)培訓(xùn)

縣級(jí)辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實(shí)現(xiàn)事半功倍的工作效果。為此應(yīng)該多走出去，向其他單位借鑒學(xué)習(xí)，更應(yīng)該制定和引發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，創(chuàng)建示范縣發(fā)展體系，扎實(shí)搞好縣內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，對(duì)檔案人員進(jìn)行具體的、有針對(duì)性的全面培訓(xùn)。

2配合上級(jí)部門，做好協(xié)作工作

應(yīng)該以縣級(jí)辦公室為核心，推動(dòng)全縣建設(shè)檔案工作向前發(fā)展，為此，應(yīng)該在縣內(nèi)各級(jí)涉農(nóng)部門構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發(fā)展現(xiàn)狀與實(shí)際政務(wù)工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實(shí)施細(xì)則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設(shè)的縣級(jí)公共服務(wù)活動(dòng)和社會(huì)管理改革活動(dòng)。做好檔案管理中有關(guān)職工管理、企業(yè)管理乃至土地管理、林權(quán)管理方面的相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)專項(xiàng)活動(dòng)所形成的文件材料進(jìn)行有效歸檔，確保檔案質(zhì)量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協(xié)調(diào)關(guān)系，爭(zhēng)取做到縣級(jí)辦公室的各項(xiàng)工作同實(shí)施、同完成。

3突出管理特色，創(chuàng)新管理機(jī)制

縣級(jí)辦公室的檔案管理工作一定要做到積極穩(wěn)妥，要從縣域發(fā)展的大局觀來(lái)考慮問(wèn)題，即確立多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社區(qū)來(lái)作為檔案管理建設(shè)試點(diǎn)，共同為新農(nóng)村建設(shè)檔案工作添磚加瓦。為了突出縣級(jí)辦公室檔案工作管理特色和創(chuàng)新機(jī)制，本文提出兩點(diǎn)創(chuàng)新做法。

首先，可以考慮將縣級(jí)集體林權(quán)制度改革檔案提前接收入館。這樣做也是為了積極主動(dòng)和提早謀劃縣內(nèi)林改工作，指導(dǎo)林改材料的快速形成、完整收集和妥善整理。例如某縣級(jí)辦公室就按照相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)林改檔案進(jìn)行了整理規(guī)范，將縣內(nèi)的6000卷檔案直接移交到縣檔案館保存，基本確保了林改檔案的安全與完整，更方便從業(yè)人員及老百姓隨時(shí)查閱。該縣由于林改檔案成績(jī)出色，還被國(guó)家林業(yè)局評(píng)為了“林改百?gòu)?qiáng)典型縣”。

其次是可以考慮將婚姻登記檔案提前接收入館。縣級(jí)辦公室應(yīng)該成立成立專門的縣級(jí)婚姻登記處，方便老百姓生活?？h級(jí)辦公室應(yīng)該主動(dòng)聯(lián)系縣婚姻登記處，將每年所形成的婚姻登記檔案接收入館，確保檔案管理的安全性，同時(shí)也非常利于老百姓利用查看。

以上兩點(diǎn)涉及民生的話題都是現(xiàn)如今地方或縣級(jí)辦公室在檔案管理方面需要作出的改變，這樣做才能使民生檔案管理更加規(guī)范，也更有利于百姓的日常學(xué)習(xí)、工作與生活穩(wěn)定。

4完善“三農(nóng)”檔案信息資源

縣級(jí)辦公室目前都已經(jīng)建立了公眾信息網(wǎng)，也要通過(guò)這一網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)“三農(nóng)”教育。圍繞縣域老百姓所關(guān)注的話題開展“三農(nóng)”政策方針、政務(wù)信息、檔案法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)指示與查檔指南的相關(guān)教育，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)來(lái)宣揚(yáng)和相關(guān)信息資源，實(shí)現(xiàn)權(quán)限檔案的資源共享，這也是縣級(jí)辦公室完善“三農(nóng)”檔案信息資源管理工作與宣傳工作的最佳手段[3]。

篇9

一、辦公室檔案管理工作具有的特點(diǎn)

（一）收集、保存資料是重點(diǎn)。檔案是對(duì)事件、人物、過(guò)程的一種真實(shí)記載，檔案管理可以為后人提供一定的借鑒與應(yīng)用。所以，辦公室檔案管理應(yīng)該將重點(diǎn)放置在對(duì)于文件、書報(bào)等資料的收集上，然后做好資料的分類保存與整理，再配合信息化手段進(jìn)行保管。

（二）檔案種類過(guò)于繁雜。辦公室檔案管理包含了諸多方面的內(nèi)容。比如：?jiǎn)挝坏臅?huì)計(jì)檔案、特種載體檔案、行政管理檔案等等，也包含了單位的各種協(xié)議、合同，上級(jí)單位印發(fā)的紅頭文件等，另外，還包含了錄像、錄音等電子檔案。所以，辦公室的檔案種類非常多，注重辦公室檔案管理，才有利于工作效率的提升。

二、辦公室檔案管理工作規(guī)范化的主要途徑

（一）做好檔案管理程序的規(guī)范化。管理程序的規(guī)范化是檔案管理規(guī)范化最鮮明的特征。對(duì)于檔案的立卷、存檔以及調(diào)檔等工作制定出工作流程，并且在日常工作當(dāng)中嚴(yán)格地按照流程執(zhí)行，確保每一項(xiàng)工作都明確到人，保障其準(zhǔn)確與真實(shí)。另外，注重簡(jiǎn)化檔案管理程序，盡可能在管理質(zhì)量與管理效率得以保障的前提下簡(jiǎn)化辦公室管理程序，這樣可以避免將多余的時(shí)間與精力花費(fèi)在檔案管理問(wèn)題上。

（二）深化檔案管理意識(shí)，將檔案規(guī)范化管理納入領(lǐng)導(dǎo)干部議事日程中去。領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)該對(duì)檔案管理引起足夠的重視，支持辦公室檔案管理工作的正常開展，能夠幫助其共度難關(guān)，為辦公室檔案管理工作的開展提供支持。領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)辦公室檔案管理工作認(rèn)識(shí)的深度決定了辦公室檔案管理工作的發(fā)展前景。所以，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的特點(diǎn)，開展檔案宣傳，培養(yǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，能夠?yàn)橹蟮囊?guī)范化檔案管理打下良好的基礎(chǔ)。

（三）著力于檔案管理人員的素質(zhì)提升。辦公室檔案管理工作與檔案管理人員的素質(zhì)之間是相輔相成的。提升管理人員的綜合素質(zhì)，可以提升檔案管理規(guī)范化開展的工作效率，同樣，檔案管理工作規(guī)范化能夠提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員而言，素質(zhì)的提升不僅僅是專業(yè)素質(zhì)與專業(yè)技術(shù)能力的提升，同時(shí)還包含了檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)，特別是思想道德品質(zhì)方面。由于檔案管理工作責(zé)任重大，所以，需要選擇人品優(yōu)秀、技術(shù)過(guò)硬，政治可靠的人員來(lái)從事這項(xiàng)工作。

（四）將檔案管理人員理論能力與實(shí)踐能力相結(jié)合。單位應(yīng)當(dāng)多組織辦公室檔案管理人員一起分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并且邀請(qǐng)辦公室檔案管理人員參加各種論壇講座和檔案研討會(huì)，讓檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)外的檔案管理動(dòng)態(tài)有一定了解。另外，讓檔案管理人員多學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、多媒體技術(shù)等，通過(guò)現(xiàn)代化的檔案管理來(lái)提升其工作效率，確保辦公室檔案的管理工作能夠跟上時(shí)代的步伐。

（五）開展檔案信息化建設(shè)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的廣泛使用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域普及，這就使得傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作很難適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展需要。檔案管理數(shù)字化、資源利用網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)成為現(xiàn)今社會(huì)檔案管理工作的主流模式，它不僅可以實(shí)現(xiàn)非涉及機(jī)密檔案資源的共享，同時(shí)也避免了紙質(zhì)檔案因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的翻閱而造成的損耗，對(duì)于檔案資源起到了良好的保護(hù)作用。所以，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理工作，能夠提高檔案系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用功能，有利于檔案管理的規(guī)范化，同時(shí)也是檔案開放程度與利用程度得以提升的主要途徑。

篇10

【關(guān)鍵詞】文書檔案；規(guī)范化；管理

一、文書檔案定義

文書檔案，產(chǎn)生于各種機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等在日常工作、行政管理等活動(dòng)中，從各類型具有保存價(jià)值的、較為重要的文書材料轉(zhuǎn)化成為檔案，人們?cè)谏a(chǎn)生活中的使用文字記錄、相互交流、信息傳遞等活動(dòng)均可匯集產(chǎn)生文書。文書主要包括公務(wù)和個(gè)人兩種類型，通常所說(shuō)的文書主要指公務(wù)文書。就企事業(yè)單位的管理體系而言，文書檔案管理是其非常重要的一部分，與單位管理效率、服務(wù)質(zhì)量有著直接的聯(lián)系。而對(duì)于文書管理來(lái)說(shuō)，分類和歸檔又是其中的主要構(gòu)成部分。但是，隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，企事業(yè)單位文書檔案管理工作也暴露出了很多問(wèn)題，這就需要單位從自身實(shí)際出發(fā)，針對(duì)問(wèn)題提出解決措施，讓文書檔案管理工作更順利、更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)地進(jìn)行。

二、文書檔案分類

文書檔案分類具體如表1所示。

三、文書檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）管理現(xiàn)狀。當(dāng)前，我國(guó)很多企事業(yè)單位的檔案管理思想和管理方式都比較落后，且普遍存在領(lǐng)導(dǎo)不重視文書檔案管理工作的問(wèn)題，加之很多單位也沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際建立文書檔案管理制度，且沒(méi)有根據(jù)實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀更新完善，這就導(dǎo)致目前的文書檔案管理工作無(wú)法正常滿足企業(yè)發(fā)展需求，甚至?xí)璧K各部門之間的正常溝通協(xié)作。具體表現(xiàn)為：1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)不重視辦公室文書檔案管理工作，在很大程度上，這是造成文書檔案管理資金欠缺的最主要因素，不論從設(shè)備配置還是從人員配置來(lái)看，均無(wú)法很好地滿足企事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理的實(shí)際需求。很多單位的文書檔案管理人員可能是兼職人員或有關(guān)系的人員，其專業(yè)能力欠缺、綜合素質(zhì)低等問(wèn)題都是造成文書檔案管理工作效率低下、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的關(guān)鍵因素。2.文書檔案管理員在上崗前，一般沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)嚴(yán)格的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，而單位內(nèi)部也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行一定的在崗培訓(xùn)，這就造成從事文書檔案管理的工作人員存在綜合表質(zhì)較低、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、管理水平不高等問(wèn)題。這樣的問(wèn)題如果不引起領(lǐng)導(dǎo)重視，只會(huì)發(fā)展成惡性循環(huán)，這種循環(huán)也會(huì)讓文書檔案管理工作針對(duì)性不強(qiáng)、準(zhǔn)確性不高，從而無(wú)法正常履行文書檔案管理部門應(yīng)盡的責(zé)任，并發(fā)揮其在單位該有的作用。

（二）存在問(wèn)題。1.制度不健全。就現(xiàn)狀來(lái)看，較大一部分單位均存在檔案管理制度不健全的問(wèn)題。這一問(wèn)題的存在可能會(huì)讓資料、文件在被整理、收集、歸檔時(shí)隨意擺放、無(wú)章可循，應(yīng)該歸檔的重要文件沒(méi)歸檔，一些不重要的文件卻被錯(cuò)誤歸檔。沒(méi)有健全的制度支撐，會(huì)讓文件、檔案整理工作更加混亂，缺乏規(guī)范性。同時(shí)，檔案借閱也會(huì)存在憑關(guān)系、看心情等問(wèn)題，在不履行正常交接手續(xù)的情況下借取檔案，或檔案借出后不追不還，人為造成檔案管理混亂。2.人員欠缺相關(guān)管理知識(shí)和能力。文書檔案管理不只是簡(jiǎn)單的管理工作，其本質(zhì)上屬于技術(shù)工作。通常而言，文書檔案管理的質(zhì)量和效率直接取決于從事文書檔案管理工作人員的管理能力和業(yè)務(wù)水平。如果檔案管理人員文化水平不高、管理水平和管理能力不強(qiáng)、專業(yè)知識(shí)不充足、管理經(jīng)驗(yàn)欠缺，那么不利于檔案的規(guī)范化管理，而檔案管理不善則無(wú)法保證檔案質(zhì)量。因此，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，堅(jiān)持充實(shí)自己，從各方面努力提升自己的業(yè)務(wù)水平、專業(yè)知識(shí)及管理能力。3.意識(shí)不強(qiáng)。部分檔案管理工作者欠缺檔案管理意識(shí)，不清楚自己的責(zé)任和義務(wù)，對(duì)檔案管理工作只會(huì)被動(dòng)接收，得過(guò)且過(guò)，從來(lái)不會(huì)嚴(yán)格遵照相關(guān)規(guī)范要求檔案管理質(zhì)量。檔案有很高的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，能為科研機(jī)構(gòu)和單位的運(yùn)作提供一定的參考作用，但是，這些尚未被挖掘出的潛在價(jià)值和作用一定要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行有效開發(fā)、利用，若無(wú)法有效利用，檔案也就只能是塵封在柜子里的閑置紙張。4.檔案管理工作投入力度不夠。文書檔案管理工作，需要依靠計(jì)算機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等必需的硬件和一定的資金、必要的專職管理人員的支撐。人員和經(jīng)費(fèi)不足是目前比較常見(jiàn)的問(wèn)題，這不僅會(huì)對(duì)檔案管理工作的正常運(yùn)行與標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程帶來(lái)嚴(yán)重影響，甚至?xí)璧K檔案信息的開發(fā)利用。因此，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，在加大工作投入力度的同時(shí)，還要從上而下增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，更好地為檔案管理工作服務(wù)。5.工作人員意識(shí)缺乏，宣傳工作不夠。檔案信息來(lái)源于人類在各個(gè)層面的實(shí)踐活動(dòng)，和企業(yè)內(nèi)每位員工息息相關(guān)，在十幾年甚至幾十年的工作生涯中，每個(gè)工作人員總會(huì)有自己想要保存的東西，企業(yè)也會(huì)有很多珍貴的歷史資料、文件等值得紀(jì)念和保存，若工作人員沒(méi)有歸類、保存意識(shí)，也不懂得專業(yè)知識(shí)和相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作不僅無(wú)法正常開展，甚至還會(huì)讓與企業(yè)、員工有關(guān)的珍貴資料、文件等流失。因此，對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行適時(shí)的宣傳和積極普及，努力促進(jìn)大眾提升檔案管理意識(shí)，這樣才能讓檔案管理工作更好地開展，更快實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。6.領(lǐng)導(dǎo)不夠關(guān)心，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作不重要，因此不關(guān)心此類工作，管理層也沒(méi)有劃清楚責(zé)任，導(dǎo)致分管領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)。機(jī)關(guān)單位要?jiǎng)澢孱I(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，明確責(zé)任和義務(wù)，確保檔案管理工作有專人領(lǐng)導(dǎo)、專人負(fù)責(zé)、專人監(jiān)督。

四、推進(jìn)檔案工作規(guī)范化措施

鑒于上述內(nèi)容中指出的問(wèn)題，做好以下幾點(diǎn)才能更好更快地推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：

（一）對(duì)公文制發(fā)做好管控。公文是檔案的基礎(chǔ)，管控好公文的制發(fā)對(duì)推動(dòng)文書檔案工作的規(guī)范化具有非常重要的作用，只有先讓公文制發(fā)做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，才能更好地推動(dòng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。與此同時(shí)，還要保證公文質(zhì)量，公文規(guī)格、排版、裝訂也要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)定。在制發(fā)公文之前，還要對(duì)審核查驗(yàn)其簽發(fā)手續(xù)、審批權(quán)限，保證公文標(biāo)題、單位、日期、落款、書寫等均達(dá)到字跡清晰、準(zhǔn)確無(wú)誤。當(dāng)然，公文書寫要使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)文字并嚴(yán)格遵照相關(guān)格式與規(guī)范，書寫時(shí)不使用易褪色的筆墨，以便保存。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)制。在單位內(nèi)部從事文書檔案管理的人員，必須要帶頭遵守、執(zhí)行與之相關(guān)的規(guī)定和守則，在工作中要嚴(yán)格遵循審核、簽發(fā)流程，杜絕濫發(fā)文件，對(duì)簽發(fā)手續(xù)、附件，要認(rèn)真核對(duì)，確保其完整性。若某些內(nèi)容需要復(fù)審，要對(duì)修改內(nèi)容遵照相應(yīng)程序進(jìn)行復(fù)審，整篇公文的字體、用紙、標(biāo)號(hào)、排版等均按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

（三）提高檔案案卷質(zhì)量。一般而言，檔案的最終價(jià)值主要取決于檔案案卷材料最初的收集整理，而立卷方法和案卷的裝訂質(zhì)量也最能體現(xiàn)出檔案工作的效率和效果。因此，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況和檔案的性質(zhì)選擇合適的立卷方法，這樣才能有效保證案卷裝訂的質(zhì)量，從而更好地完成檔案分類，這對(duì)后期的檢索、調(diào)取以至檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作都有很好的促進(jìn)作用。

（四）提高檔案管理人員的水平和素質(zhì)。檔案管理工作整個(gè)過(guò)程中的直接接觸者和工作踐行者非檔案管理人員莫屬，檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化進(jìn)程主要取決于其管理能力、工作水平和個(gè)人素質(zhì)。因此，要不斷促進(jìn)檔案管理人員綜合素質(zhì)提升，要在培養(yǎng)現(xiàn)有人才的基礎(chǔ)上，積極引進(jìn)管理人才，讓檔案管理工作更好地開展。

五、結(jié)語(yǔ)