導語：如何才能寫好一篇檔案室智能化建設方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：智能化；學籍檔案管理系統(tǒng)建設；可行性

Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.

Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility

中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）

隨著計算機信息化技術的發(fā)展和普及，大多數學校的學籍檔案管理工作已經實行信息化管理，借助于學校的內部校園網絡平臺或者是因特網平臺，根據不同的管理權限，學生的學籍檔案情況已經可以進行方便的查詢和管理。但由于學生學籍檔案的特殊性，學生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務器的數據庫內，一些重要的信息，如學生入黨、榮譽證明等資料信息，還必須以某種存儲介質形式存放在個人檔案袋內，并統(tǒng)一妥善保存于學校的檔案室內，需要設置專門人員進行管理。

21世紀是信息產業(yè)的時代，各種智能化產品被廣泛應用，使我們的經濟和社會生活因此發(fā)生了深刻變革。如何對學校的檔案室進行智能化更新?lián)Q代或升級改造，并與學校的學籍檔案信息化管理系統(tǒng)平臺進行有機地結合，形成一種系統(tǒng)化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點。

一、系統(tǒng)硬件設施的建設

目前，誕生于二十世紀九十年代初軍隊系統(tǒng)，現已經在各個領域得到普遍推廣的高效自動化的智能檔案柜技術已經成熟，且有手動、半自動、全自動幾種類型可供不同需求、不同規(guī)模的檔案室進行選擇。

智能檔案柜也叫自動選層檔案柜（智能回轉庫），是新一代的自動化檔案存儲設備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機、嵌入式系統(tǒng)、電動機、串口、屏蔽線等組成的電動控制系統(tǒng))和軟件（計算機聯(lián)網檔案管理系統(tǒng)）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實信息后確認，所需檔案自動轉送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數字查詢、盤庫報表和權限設置等功能。廣泛應用于各類學校學籍檔案、干部人事、財務綜合等各種檔案管理。此種設備具有以下特點：

（1）、存取檔案方便快捷，在設計上充分利用縱深空間，節(jié)約占地面積。

（2）、全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設置，防止未授權存取。支架與柜殼一體化制成，堅固耐用，承載能力強。

（3）、具有保密權限功能，密碼正確方可進入存取檔案操作。

（4）、存儲空間可自動進行優(yōu)化，節(jié)省檔案存取時間。

（5）、設備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實行檔案網絡化管理，并可與校園信息化管理系統(tǒng)如MRP、ERP系統(tǒng)進行無縫集成，兼容運行。系統(tǒng)運行過程中，計算機對自動檔案柜的運行狀態(tài)進行實時監(jiān)控，并進行必要的數據交換。

（6）、檔案管理軟件可對檔案存取進行日常管理，自動或手動安排儲位，對相應的自動檔案柜產生存取請求，根據自動檔案柜的反饋信息作出存取確認。

（7）、定期生成報表及盤點報表，滿足檔案管理需要。

（8）、柜體采用優(yōu)質碳素結構冷軋鋼扳，經數控模壓沖壓等工藝制造成型；結構牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達到國家有關標準；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優(yōu)點。

（9）、控制操作臺采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點。

（10）、傳動電機選用低噪音三相異步電機；采用鏈傳動運行結構，鏈條、鏈輪選用技術指標均符合國家標準，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強度冗余量；整機具有運行平穩(wěn)，噪音低，故障率低等優(yōu)點。

智能檔案柜最大優(yōu)勢是存儲量大、自動高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據場地進行非標設計，工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉運行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動強度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。

智能學籍檔案柜的結構圖如圖1-1所示

圖1-1 自動選層檔案柜結構圖（單柜體）

智能學籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示

圖1-2 智能學籍檔案柜效果圖

二、信息化管理平臺的建設

學籍檔案管理系統(tǒng)的高效運行必須借助完善的信息化管理平臺才能發(fā)揮其作用，隨著計算機技術和電子信息網絡的不斷發(fā)展和普及，學籍檔案管理信息化系統(tǒng)已經普遍用于學校的學籍檔案管理工作。學校的學籍檔案管理系統(tǒng)的信息化管理平臺可以采用多種形式，基礎平臺可以借助因特網（適合多校區(qū)）、校園局域網，但需要具備以下基本要求：

1、統(tǒng)一的信息平臺和數據庫。全校建立學生學籍檔案管理數據庫，在權限范圍內，管理人員可隨時調用和統(tǒng)計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、信息化、規(guī)范化。

2、學生學籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：

（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。

（2）、檔案查詢：對所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。

（3）、檔案統(tǒng)計：對所管檔案現狀和借閱歸還情況進行統(tǒng)計。

（4）、檔案借閱、歸還：對檔案柜現存檔案進行借閱登記，對借閱人、承辦人、借閱時間進行登記。借出的檔案進行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時間。

（5）、數據庫管理：提供數據庫的備份、恢復、數據導入導出以及數據庫壓縮等功能。

（6）、報表打?。核袡n案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報表形式打印輸出。

（7）、檔案柜盤庫：對檔案柜中的檔案進行自動盤點，自動生成報表。

（8）、安全：軟件實施分級管理制度，對所有操作人員進行賬戶設定、權限設定和密碼設定及修改；且所有操作都記錄在案備查。

目前，各類學校使用的信息化管理系統(tǒng)經過二次開發(fā)后，只要共享數據庫和網絡運行平臺，均可以與智能檔案柜原有系統(tǒng)進行兼容運行，進行有機結合，實現資源共享和同步管理，發(fā)揮其最大功效。

三、系統(tǒng)的日常使用和維護

1、硬件系統(tǒng)（智能檔案柜）維護：

學校檔案室需要建立日常維護管理制度，進行必要的維護保養(yǎng)，以保證其系統(tǒng)運行的有效性，延長使用壽命。

（1）、定期清潔。檔案室應通風、通光，并定期對檔案柜進行除塵等衛(wèi)生清潔，建議在柜體內放置吸濕劑進行防潮處理。

（2）、定期試運行。需要定期對所有柜體進行試運行，一般每月一次，避免柜體由于長時間不運行導致的卡殼、運行不暢等故障的發(fā)生。

（3）、定期保養(yǎng)。對滾輪、軸承、鏈條、導軌等磨損部位需要定期加注油進行；柜體表面定期涂防護蠟進行防銹護理。

2、信息化管理平臺的日常維護

（1）、系統(tǒng)管理平臺需要定期進行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統(tǒng)，造成資料外泄、混亂等損失。

（2）、系統(tǒng)用戶、管理人員的賬號和權限需要及時更新、調整。由于人員流動、崗位調動等原因，管理人員的進入系統(tǒng)的賬號和權限需要及時進行更新和調整，以免混亂。一般注冊登陸的查詢用戶賬號也需要定期進行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統(tǒng)運行。

（3）、定期對系統(tǒng)數據庫進行備份和整理，當服務器系統(tǒng)出現意外時，可進行數據庫重建修復，避免重大損失。

校園智能化學籍檔案管理系統(tǒng)的建設是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺進行有機結合的產物，是一項機電一體化、信息化建設系統(tǒng)工程，因每個學校的規(guī)模、資金力量、校園分布，以及現有信息化系統(tǒng)建設情況都各有不同，所以在建設方案的規(guī)劃時，需要根據學校實際情況、實際需求，以及學校的中長期發(fā)展規(guī)劃進行有針對性的設計，因地制宜，量體裁衣，才能發(fā)揮其最大的實際使用效率，增強其實用性。

四、結語

校園智能化學籍檔案管理系統(tǒng)在技術上是可行的，具有很好的經濟效益和社會效益，將一次性解決目前困擾各類學校的學籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學校的學籍檔案管理水平，還可以在各大企事業(yè)單位、政府機關、部隊系統(tǒng)等機構得到推廣應用。希望本文所述可以給有關學校管理層以及專業(yè)人士一些啟示和幫助。

參考文獻：

[1]李玲.淺談學籍管理信息化的現狀[J].南昌教育學院學報.2010.

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Abstract: The article illustrates the important significance of construction and use of archival resources of state-owned enterprises through the analysis of archival management of Ningde Auto Transport Group Company.

關鍵詞： 國企檔案室；檔案管理；意義

Key words: archives of state-owned enterprises；archival management；significance

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）03-0308-01

0 引言

檔案資源建設是國有企業(yè)的重要基礎工作，是企業(yè)生產、經營等工作規(guī)范管理的基礎和前提，開發(fā)、管理和利用好國有企業(yè)檔案，使其為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和經濟建設服務，具有重要的意義。下面以寧德市汽車運輸集團公司檔案管理工作為例，談談如何做好國企檔案室資源建設與利用。

寧德市汽車運輸集團公司是國有的旅客道路運輸一級企業(yè)、貨物道路運輸二級企業(yè)和交通運輸部重點聯(lián)系道路運輸企業(yè)，全司擁有59個分支機構和14個對外投資機構，客運網絡輻射18個省市。公司成立了綜合檔案室后，努力尋求并積極探索檔案室在抓科學保管、科學利用服務上求突破，改變傳統(tǒng)庫房管理模式，通過創(chuàng)新思路，采集大量的庫房檔案基礎數據，利用福建科易檔案管理軟件對在檔案保管保護中的案卷數據統(tǒng)計、利用查閱登記、錄入各類檔案案卷等工作都實行計算機管理，改變了幾十年來檔案各項工作依靠手工操作的狀況，使企業(yè)員工從繁重瑣碎的檔案基礎業(yè)務工作中解脫出來，大幅度提高檔案工作效率，節(jié)約行政管理成本，實現了科學發(fā)展。綜合檔案室通過《企業(yè)檔案管理國家二級標準》的評審，獲得省檔案信息開發(fā)成果二等獎和三等獎。

1 領導重視，健全制度，整合資源，科學建設

1.1 領導重視，加大投入 發(fā)展檔案事業(yè)需要一定的環(huán)境和條件，領導重視很重要，把改善外部環(huán)境，爭取各級領導與有關部門的重視和支持作為發(fā)展檔案事業(yè)的一項重要措施。從加強組織人員入手，完善管理機制，把檔案工作列入有關工作評估內容，形成齊抓共管局面。從經費上大力支持，從硬件上加大投入，從軟件上支持檔案管理創(chuàng)新。寧德汽運集團投資20萬元興建檔案綜合樓，并投資近6萬元配置有關設備。購置檔案密集架，節(jié)約了檔案庫房空間和滿足了檔案排列有序的要求；購買了計算機、激光打印機，保證了檔案管理現代化建設的需要；配置了空調機、去濕機、滅火器等設備，檔案室“八防”措施得到保證；購置了防磁專用柜，滿足了電子檔案保存的必要條件，配備福建科怡軟件檔案管理軟件，使公司檔案管理步入了信息存儲、檢索的現代化管理新階段。

1.2 整合資源，科學建設 科學規(guī)范的檔案管理制度是做好檔案工作的保障。制定《檔案管理制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作人員崗位職責》、《檔案庫房管理制度》等制度，做到所有制度上墻，要求按規(guī)章制度執(zhí)行。

根據企業(yè)改革和業(yè)務發(fā)展的需要，想方設法拓展收集檔案材料渠道、擴大收集范圍，在做好紙質文件、電子、聲像等載體檔案收集的同時，圍繞重點時期、重大事件、重要活動、重要人物，盡可能將企業(yè)有關的具有紀念意義、憑證性和參考利用價值的文獻、手稿、照片、光盤等不同門類的各種實物資料收集整理歸檔，從檔案資料形成的源頭抓起，嚴把辦文質量關，對公文處理程序、書寫的格式進行了規(guī)范，從文稿的起草、核稿、到領導的審批都做了詳細的補充規(guī)定，把住了“五關”即文字材料關、歸檔關、鑒定關、整理關、銷毀關。主動配合并指導各基層單位文書材料的收集整理和鑒定工作，加強基層單位站房建設征地拆遷文件材料收集歸檔整理的指導和接收工作同時，堅持“數量、質量和時效并重，紙質和電子文件同步歸檔”的原則，在每年上半年底完成上年度公司文書、科技、會計、聲像等載體文件材料歸檔工作，并按照檔案管理軟件著錄規(guī)范要求，建立檔案目錄數據，實現紙質檔案與電子檔案相結合對應關系，逐卷、件、項核查驗收，確保企業(yè)檔案收集齊全、整理規(guī)范、數據準確、歸檔及時。

充分整合資源，利用自動辦公OA系統(tǒng)建立企業(yè)檔案資料電子目錄數據中心，對檔案資料目錄數據資源進行整合，發(fā)揮整體服務優(yōu)勢，利用信息化、網絡化、智能化等現代手段，實現檔案資源優(yōu)勢互補，資源共享。

圍繞國有企業(yè)的“三個體系”建設目標，切實把涉及職工的檔案、把有關職工合法權益的檔案完整齊全地歸檔，積極建立有效服務企業(yè)職工的檔案利用體系，對職工工齡確認、職工勞動爭議、合同糾紛等檔案進行整理和數字化，便于企業(yè)職工利用。

2 開發(fā)利用檔案資源，服務企業(yè)

加快企業(yè)發(fā)展，提高企業(yè)綜合實力始終是檔案工作的出發(fā)點和落腳點。堅持把服務企業(yè)發(fā)展作為檔案工作重心，為企業(yè)轉變經濟發(fā)展方式、產業(yè)結構調整以及安全生產管理等方面提供服務。圍繞經濟建設為中心，強化服務是黨和國家對檔案工作的根本要求，是檔案部門和檔案工作者的根本任務。做好服務工作，檔案工作者就要切實轉變作風，明確崗位責任，提高辦事效益、提高服務質量，使查檔案者憂心而來滿意而歸。

近幾年，寧德汽運集團綜合檔案室共接待查檔者2210多人次，查閱利用檔案3416卷，復制檔案4587頁，為查檔案出具證明605份。2010年9月因某舊車站拍賣盤活，牽涉周邊土地糾紛，60多位農民因此鬧事，對公司造成負面影響，綜合檔案室及時提供了1973～1975年原始的文件、圖紙等科技檔案作為依據，走法律途徑，順利地解決了土地糾紛。檔案資料在處理職工違反勞動紀律、經濟案件、土地糾紛、基建工程改造等方面發(fā)揮其憑證作用，為企業(yè)挽回經濟損失達200多萬元，創(chuàng)經濟效益100多萬元。

總之，國有企業(yè)檔案室資源建設與利用要以科學發(fā)展為主題，以加快轉變、跨越發(fā)展為主線，增強企業(yè)發(fā)展的動力、活力和合力，努力推進檔案事業(yè)科學發(fā)展，在檔案管理實踐中總結經驗，繼承和完善科學之處，挖掘和改善不足之處，為企業(yè)提供更多優(yōu)質的檔案資料，使檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻：

[1]綜合檔案室設備設施一覽表（參考方案）.

篇3

機關檔案管理工作是關系黨政機關事業(yè)發(fā)展的重要內容，提升檔案管理水平，并加以開發(fā)利用，能夠更好地服務現代化建設事業(yè)。

2 現階段機關檔案管理存在的問題

具體來看，機關檔案指的是在各種公務活動中，由國家黨政機關參與的，直接或者間接產生能夠反應其職能工作的真實記錄。機關檔案既是黨和國家收集總結的檔案史料的一部分，也能為本機關各項工作提供服務。結合近年來我國機關檔案工作管理特點，認為機關檔案主要有以下主要特點：機密性強，主要在機關內部保存并使用；具有較強的業(yè)務性；行政管理特色突出，機關檔案是機關在行政工作中產生并整理的。

2.1 基礎水平良莠不齊，發(fā)展不平衡

目前，大部分機關業(yè)務檔案和文書檔案能按照檔案管理的要求進行管理。但是，對檔案管理的重視程度還不夠，檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)還沒有達到規(guī)范的檔案管理水平，很多單位沒有單獨的檔案室，檔案的分類也比較

單一。由于檔案管理缺失，導致一些有價值的檔案材料被遺失、損毀現象時有發(fā)生，嚴重影響著檔案的保存和利用效率。

2.2 機關檔案利用程度較低

目前我國機關檔案工作尚處于收集、整理和保存的初級階段，與先進的檔案管理模式相比有較大的差距。主要表現在部門領導和管理者對于機關檔案的價值認識不足，沒有正確定位機關檔案的使用價值。機關檔案是國家機關日常工作的記錄和總結，對于今后提升辦公室辦公效率，改善辦公技術水平，優(yōu)化辦公流程具有重要意義。目前我國機關單位檔案管理的數字化、信息化水平不高，利用先進管理系統(tǒng)和技術進行辦公檔案管理和開發(fā)的能力較弱。

2.3 檔案管理科學化水平低

隨著新技術的不斷發(fā)展，管理領域的手段和模式變革非常迅速，但是受到傳統(tǒng)管理思想和技術手段的制約，部分單位在進行機關檔案的管理中仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，沒有重視信息技術和新方法的運用。

隨著信息技術的發(fā)展，電子文件、辦公自動化、文檔一體化等新的科技相繼出現，使檔案管理方式發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理的工作模式和技術水平已不能滿足當今檔案事業(yè)快速發(fā)展的要求，應該通過更高的科技手段對檔案進行科學管理。但是有些基層機關事業(yè)單位由于受到資金、環(huán)境以及人才等方面因素的限制，檔案的信息化、自動化、規(guī)范化程度還遠遠落后于時展要求，因此迫切需要運用現代化管理手段解決電子文件中原始資料長期保存問題。

2.4 機關檔案重視程度不夠

通過對我國部分地區(qū)機關檔案工作的實地調研和資料分析，認為雖然大部分行政管理人員和部門領導逐漸重視了機關檔案的管理工作，但仍有部分人員輕視檔案管理工作，堅持傳統(tǒng)的觀念，認為只要是收集完整、保存完好就是萬事大吉，對于推進信息化管理水平和后續(xù)開發(fā)利用的重視程度不夠。部分單位在進行單位整體規(guī)劃的過程中，并沒有將機關檔案管理考慮進總體工作計劃中。由于思想重視程度不夠，單位在機關檔案管理方面的人力配制和資金配制方面存在缺口。這在一定程度上影響了機關檔案管理人員的工作積極性，降低了機關檔案管理的層次和利用的水平。

2.5 機關檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員是從事機關檔案管理的主體，其自身素質直接影響到檔案管理工作的開展。目前，部分單位的機關檔案管理人員并不是檔案管理專業(yè)出身，雖然在多年的檔案管理工作中積累了一定的工作經驗，但是在面對數字化和智能化管理的時候缺乏專業(yè)技能的支撐，對于計算機技術、大數據技術和網絡技術等最新的檔案管理技術掌握程度不夠。還有一少部分管理人員不具備基本的檔案管理技能和知識，無法科學有效的開展機關檔案管理工作。甚至有部分單位的管理人員是其他部門兼任的或者是借調人員，管理人員隊伍的建設不到位，直接影響了機關檔案管理的有效開展。

3 加強機關檔案管理工作

3.1 加強組織領導

依據最新的《檔案法》規(guī)定，單位在開展機關檔案工作的過程中，需要有統(tǒng)一領導和分級管理的制度，同時機關領導需要以身作則，嚴格按照規(guī)章制度辦事。在制定單位年度計劃的時候，將機關檔案列入其中，從一開始就重視檔案管理工作，使之真正成為單位工作的重要部分。建議制定領導負責制度，從單位領導層推選一名干部負責機關檔案的管理工作，解決不同部門之間相互協(xié)作的不便之處。

3.2 加強宣傳、提高認識

為了有序開展機關檔案管理工作，需要從思想上提升認識，從根本上改變以往忽視檔案管理重要性的弊端。為此，需要結合各種有效手段，廣泛開展宣傳工作，主要的宣傳內容包括檔案管理政策法規(guī)、管理技術模式、方案的開發(fā)利用、檔案收集整理要求等，有意識的培養(yǎng)機?P檔案管理人員和機關工作人員的檔案管理意識。在端正思想的基礎上，制定符合本部門本單位的機關檔案管理制度。

3.3 優(yōu)化機關檔案管理方法

現階段，我國機關事業(yè)發(fā)展較快，部門的業(yè)務量增加反映在檔案管理中就是檔案資料生成的速度和規(guī)?？涨霸黾樱@就在一定程度上提升了檔案管理的難度。大量工作積壓就容易導致工作中出現紕漏，為此，建議主管部門優(yōu)化管理方案，制定更加有效的管理制度，提升管理的信息化和智能化水平。這樣就能提升機關檔案管理的效率，增強檔案管理的真實性和準確性，降低問題出現的可能性。

3.4 提升檔案的安全等級

機關檔案中記錄著黨和國家機關日常工作的方方面面，同時也是部門內人員工作和個人信息的重要載體，一旦出現泄露，不僅影響到部門工作的順利開展，給黨和國家造成損失，同時也會給個人生活和工作帶來不便。為此建議從以下幾個方面開展工作，提升方案管理的安全性：（1）嚴格檔案查閱制度，對于不同部門和不同人員制定不同的權限，無關人員不得翻看和修改機關檔案，同時因工作需要查閱時，需要檔案管理部門主管的同意；（2）實現電子檔案管理的部門需要提升網絡安全等級，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件、內網物理隔離等方式，確保機關檔案信息庫的安全性。

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一、實現數字化檔案管理的利與弊

實現數字化管理的優(yōu)點：一是信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯(lián)來建設虛擬資源，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌M行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以隨時訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。

二、數字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現行事務中的作用，由其自行管理往往出現短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對這些電子文件的失控。由信息技術部門統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術管理，不能全面把握電子文件的價值和聯(lián)系性，對其真實性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機構內部的電子文件應由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對本企業(yè)電子文件進行統(tǒng)一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設計的調查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實現的重要因素，通過系統(tǒng)自動運用保管期限表，鑒定時完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現象。為提高電子文件保管期限表的實際應用效率，保管期限表的制定工作應納入電子文件系統(tǒng)的設計階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認文件是否能進人正常的處理流程。參考本單位實際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應具有可拓展性，以便及時更新與補充。對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶進行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔，即歸檔光盤中存放著相應的“著錄文件”。要實現這一點，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實現“前端控制”。從設計的開始階段，設計人員先完成由檔案部門設計的著錄單，然后進入設計系統(tǒng)界面開始設計工作。為了保證此項工作的標準化，檔案室可以根據需要將著錄項目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對方。以便于兩個部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機構所有文件納入考慮范圍，再在全宗內根據文件之間的有機聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護

電子文件的數字化形態(tài)加大了日常維護的難度。例如：電子文件對系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護好其載體?？刂坪铆h(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應垂直放置。對電子文件信息的保護也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對重要的程序和數據要進行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質進行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；定期進行病毒的檢測和清除；制定嚴格的管理制度，明確管理員職責和權限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網絡上病毒的傳播，樹立“預防為主，防治結合”的觀念。不要寄望于恢復手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護。

綜上所訴，我們既要接受數字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢，也要根據本單位的實際需要為它的發(fā)展道路做一個正確的定位。使數字化管理更好地為公司服務。

參考文獻：

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為提升我市檔案工作現代化水平，確?！爸腔郾本蹦繕讼卤本底殖鞘杏洃浀牧舸嫜永m(xù)，使檔案工作更好地服務領導決策、服務部門管理、服務社會民生，推動北京市檔案事業(yè)科學發(fā)展，北京市檔案局（館）（以下簡稱“局（館）”）大力推進檔案信息化建設，繼實施“全面數字化”戰(zhàn)略后，又進一步提出建設“區(qū)域性數字檔案館”的發(fā)展戰(zhàn)略。

為落實好數字檔案館的建設工作，局（館）從2011年就啟動了相關工作，經過預研、立項、初步設計等階段，目前已基本完成了工程實施的主要工作，項目通過了初步驗收。

一、建設背景

（一）檔案大數據時代已經到來

隨著信息化在社會各個領域廣泛深入的應用，越來越多具有保存價值的信息以數字記錄的形式留存下來，歸檔形成檔案數字資源。根據統(tǒng)計，“十五”末市檔案館檔案數字資源總量為2TB，“十一五”末增長到20TB，“十二五”末達到了300TB，數據量每5年都增長10倍以上。隨著檔案信息化建設的深入推進，可以預期，全市檔案數字資源持續(xù)快速增長將成為一種趨勢，檔案部門的大數據時代已經到來。

（二）檔案信息化工作面臨著挑戰(zhàn)

目前我市在檔案信息化建設方面還存在著信息化發(fā)展水平不平衡、電子檔案管理亟待加強、資源共享服務水平較低等主要問題。相對于傳統(tǒng)檔案已經形成比較成熟的管理體系，盡快建立起適應檔案數字資源管理的體制機制、制度標準、方法工具，實現檔案工作從“紙與鐵”時代向“數與網”時代的轉變，成為檔案部門面臨的最主要的挑戰(zhàn)。

（三）建設區(qū)域性數字檔案館重大戰(zhàn)略的確定

為統(tǒng)籌推進全市檔案信息化建設，局（館）經過深入研究，確定了建設區(qū)域性數字檔案館的重大戰(zhàn)略?？偟膩碚f就是采用集約化的建設理念，建設全市統(tǒng)一的數字檔案館，通過統(tǒng)一建設、統(tǒng)一運維，分別使用的工作模式，推進我市檔案數字資源管理體系的建設，實現全市檔案數字資源管理一盤棋。按照這一戰(zhàn)略，我局將建設區(qū)域性數字檔案館作為一項重要任務列入《北京市“十二五”r期檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。同時按照我市電子文件管理工作的總體安排，將電子文件中心系統(tǒng)建設統(tǒng)籌到數字檔案館系統(tǒng)建設中。

（四）數字檔案館重點、難點問題預研為解決數字檔案館建設面臨的重點、難點問題，局（館）積極開展了相關的預研性工作。2012年在市科委立項《基于異構系統(tǒng)的電子檔案憑證性保障核心技術開發(fā)與應用》課題，通過課題研究提出了“區(qū)域性”數字檔案館的建設方案，研發(fā)了確保電子檔案憑證性的核心技術，開發(fā)了原型系統(tǒng)對建設方案、核心技術進行了初步驗證。此外，局（館）以《北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目建議書（代可行性研究報告）》的編制為契機，通過頂層設計對數字檔案館總體建設方案以及標準規(guī)范建設、應用系統(tǒng)建設、門戶系統(tǒng)建設、應用支持平臺建設、信息資源規(guī)劃與數據庫建設、基礎運行支撐平臺、存儲備份支撐平臺、安全保障支撐體系、機房建設及配套工程等分項建設方案進行了設計，形成了近30萬字的可研報告。

二、建設目標

北京數字檔案館（電子文件中心）的建設目標是立足北京市檔案工作實際情況，采用集約化的建設模式，建設滿足市區(qū)兩級檔案館、檔案移交單位（本項目建設的電子文件中心涵蓋了數字檔案室全部功能）對檔案數字資源管理服務需求的區(qū)域性數字檔案館，實現對我市檔案數字資源的齊全收集、高效管理、安全保存和便捷利用。進一步提升全市檔案安全保障能力，提升檔案管理水平，提升檔案服務能力，滿足社會公眾對檔案利用的需求。

具體目標為建設4個系統(tǒng)平臺：一是建立全市統(tǒng)一的電子文件中心系統(tǒng)平臺，實現市、區(qū)檔案移交單位對列入進館范圍的檔案數字資源的綜合管理；二是建立全市統(tǒng)一的檔案接收系統(tǒng)平臺，實現對市、區(qū)檔案移交單位檔案數字資源的在線、離線移交接收；三是建立全市統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)平臺，實現對檔案數字資源的高效管理、長期保存；四是建立全市統(tǒng)一的檔案利用系統(tǒng)平臺，實現檔案數字資源的有效整合和分層次、多渠道的共享利用。

三、建設內容

北京數字檔案館（電子文件中心）的建設內容包括軟硬件基礎環(huán)境建設、檔案數字資源庫建設、應用系統(tǒng)建設、保障體系建設4大部分。

（一）軟硬件基礎環(huán)境建設

包括機房及配套工程、網絡系統(tǒng)、服務器系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、系統(tǒng)軟件等，為應用系統(tǒng)提供基礎環(huán)境支撐。

（二）檔案數字資源庫建設

設計數字檔案館（電子文件中心）的檔案數字資源體系，依據檔案數字資源體系建立檔案數字資源庫，為完成歷史數據的遷移，為接收、管理、長期保存、利用等業(yè)務應用提供資源庫支撐。

（三）應用系統(tǒng)建設

包括北京電子文件中心系統(tǒng)、檔案數字資源接收系統(tǒng)、檔案數字資源征集管理系統(tǒng)、檔案數字資源綜合管理系統(tǒng)、檔案數字資源利用服務系統(tǒng)5大應用系統(tǒng)以及電子檔案身份證管理、元數據智能捕獲與封裝、數據交換管理和全面運行控制等核心保障系統(tǒng)。為業(yè)務工作提供應用系統(tǒng)功能支撐。

（四）保障體系建設

包括北京數字檔案館（電子文件中心）標準規(guī)范體系和安全保障體系。為系統(tǒng)的建設、運維和管理提供標準規(guī)范和安全保障。

四、建設規(guī)模

建成一個用于支持全市檔案數字資源管理服務的系統(tǒng)平臺。系統(tǒng)跨因特網、政務外網和檔案館內部局域網3個不同網域，滿足市屬檔案移交單位對列入進館范圍的檔案數字資源收集、歸檔、保管、利用、移交的系統(tǒng)管理，能夠支持市區(qū)兩級綜合檔案館對檔案數字資源收集、管理、保存和利用的系統(tǒng)管理。

項目實施將依據“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、分批接入”的原則，在項目建成伊始，先行接入3家檔案移交單位和3家區(qū)檔案局（館）作為試點，待系統(tǒng)運行穩(wěn)定后，陸續(xù)接入其他檔案移交單位和區(qū)檔案局（館）。

五、建設特點

（一）集約化建設模式

北京底值蛋腹藎ǖ繾游募中心）是按照集約化模式建設的區(qū)域性數字檔案館。數字檔案館由局（館）統(tǒng)一建設、統(tǒng)一運維，為市區(qū)兩級檔案部門提供系統(tǒng)服務。通過集約化建設模式，力求更好地對全市檔案信息化建設進行統(tǒng)籌，達到提高建設質量、降低建設成本、促進區(qū)域均衡發(fā)展、加強資源整合、共享、提高公共服務水平的效果。

（二）電子檔案身份證技術應用

在北京數字檔案館（電子文件中心）建設中應用了一項保證電子檔案憑證性的核心技術，即電子檔案身份證技術。該技術通過為每一份電子檔案建立一個電子檔案身份證，將電子檔案身份證保存在電子檔案身份證庫中，當需要驗證電子檔案的原始性時，即可從身份證庫中取出其身份證對其進行驗證，從而為電子檔案的憑證性提供了技術保證。

（三）全面國產化

在北京數字檔案館（電子文件中心）建設中，采用的網絡設備、服務器、存儲備份設備、安全設備、數據庫、中間件等基礎軟硬件全部為國產化產品。對國產化產品在關鍵系統(tǒng)中全面應用進行了嘗試、積累了經驗。

六、建設過程

（一）項目啟動前的準備工作

2014年6月5日，市發(fā)改委正式印發(fā)了《關于批準北京數字檔案館（電子文件中心）項目建議書（代可行性研究報告）的函》，在可研批復后，重點完成了項目啟動前的準備工作。

1.組建項目工作團隊。組建了由基礎環(huán)境建設工作組、應用系統(tǒng)建設工作組、標準規(guī)范建設工作組、新館信息化建設工作組組成的新館智能化管理和數字檔案館建設籌備組?；I備組組長由陶水龍副局（館）長擔任。籌備組人員包含了市局（館）、試點區(qū)局（館）和市屬檔案移交單位的領導和業(yè)務骨干。由籌備組具體負責北京數字檔案館（電子文件中心）的建設。

2.完成項目招投標工作。嚴格按照我市對項目招投標管理的相關規(guī)定，通過全市公開招標形式，對應用系統(tǒng)建設、軟硬件基礎環(huán)境建設和項目監(jiān)理進行了招標，確定了項目承建單位和監(jiān)理單位。

（二）完成項目初步設計工作

2015年3月31日，局（館）組織召開了北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目啟動會。項目啟動后重點完成了項目的需求調研和初設編制、報審工作。在對市、區(qū)檔案局（館）、移交單位全面調研的基礎上，形成了覆蓋項目全部建設內容的初步設計方案。2015年11月18-19日，召開了北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目初步設計評審會議，針對初設方案征求了局（館）相關處室、市屬試點單位以及16區(qū)檔案局（館）的意見，并請檔案、信息化專家對初設方案進行了評審。通過對初設方案的進一步完善，于2015年12月18日，正式將《北京數字檔案館（電子文件中心）初步設計及概算》報送市發(fā)改委。

（三）完成了項目初步驗收工作

2016年5月4日，市發(fā)改委印發(fā)了《關于批準北京數字檔案館（電子文件中心）初步設計概算的函》，項目進入工程實施階段。

通過全面實施，已完成機房建設、軟硬件采購集成、應用系統(tǒng)功能開發(fā)、1個標準體系、8個標準規(guī)范的編制、檔案資源分類設計方案與資源庫建設以及約80TB歷史數據的清理等主要工作。

2016年12月21日，局（館）組織召開了北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目初步驗收專家評審會。項目通過了初步驗收。

七、后續(xù)工作安排

按照北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目進度計劃，2017年，數字檔案館建設將重點開展以下工作：

一是開展數字檔案館系統(tǒng)的試運行。通過在實際工作中深度應用數字檔案館系統(tǒng)，全面檢驗系統(tǒng)的可用性、易用性和性能，進一步完善系統(tǒng)。通過試運行，使數字檔案館系統(tǒng)在支撐檔案業(yè)務工作方面發(fā)揮出實效。

二是開展數字檔案館應用試點。按照北京市檔案局印發(fā)的《關于開展北京數字檔案館試點工作的通知》，組織好3家區(qū)檔案局（館）和3家市屬檔案移交單位的應用試點，通過試點著重驗證數字檔案室、電子檔案在線移交接收、政務外網、因特網利用服務、檔案數字資源整編管理、電子檔案身份證、跨館查閱出證等系統(tǒng)功能，逐步健全數字檔案館使用管理機制，為數字檔案館系統(tǒng)在試點單位的全面應用以及下一步的推廣使用奠定基礎。

三是組織數字檔案館的培訓宣貫。結合數字檔案館的試運行與試點工作，認真做好數字檔案館系統(tǒng)的使用培訓，并對數字檔案館的相關制度、規(guī)范、標準進行宣貫，通過培訓宣貫使用戶能夠熟練使用系統(tǒng)開展業(yè)務工作，規(guī)范數字檔案館的使用與管理。

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1、日常維護，防范未然。

數字檔案系統(tǒng)縱然有很多的便捷，但其安全性也的確較低，對數字檔案系統(tǒng)進行安全管理的第一項內容不是建設更完善的系統(tǒng)，而是要有維護系統(tǒng)的意識。再好的系統(tǒng)也有損壞的時候，不能因為有好的系統(tǒng)就放松警惕，最重要的是對系統(tǒng)進行日常維護，杜絕其發(fā)生大的問題，這是對數字檔案系統(tǒng)進行安全管理的最基本的一項工作。而事前預防的重要手段就是前端控制，主要內容包括在數字檔案系統(tǒng)建立時就重點分析該系統(tǒng)的承受能力，即遭受多大的損壞才能導致系統(tǒng)癱瘓，并制定解決方案。其次是對于計算機、軟件的選擇，為了保障數字檔案的安全，這方面一定要選擇較好的、性價比較高的設備。

2、對安全管理機制進行評估并不斷改進。

每一個數字檔案館都會設立一些管理規(guī)則，這也就是管理機制，管理機制不能是一成不變的，需要根據不同的時期進行改正，具體改正方法涉及兩個步驟，首先是定期或不定期對管理機制進行評估，評估主要是結合內部具體情況和外部較好的管理機制，發(fā)現其問題所在。評估涉及的數據不能太過單一，必須全方面考慮，收集所有需要的數據之后再進行分析。其次是根據評估所發(fā)現的問題提出具有針對性的對策，并給予改正。只有不斷重復評估、改正這一流程，才能保證數字檔案系統(tǒng)的安全性能。

3、提升檔案人員業(yè)務能力及個人素質。

數字檔案系統(tǒng)雖然依賴于計算機系統(tǒng)而存在，但對該系統(tǒng)的管理始終離不開人工的參與，并且對檔案人員的要求相比傳統(tǒng)的檔案館管理人員而言有了更高的要求。檔案人員要有熟練的業(yè)務能力，還要能夠熟練運用各項計算機軟件，在系統(tǒng)出現問題時能夠作出簡單處理，其次是要有很強的責任心、安全意識。數字檔案系統(tǒng)面臨最大的考驗就是檔案的安全，如果檔案人員沒有足夠的安全意識，也就無法進行這項工作。要提升檔案人員業(yè)務能力和個人素質并不是一件簡單的事，要對其進行檔案管理方面知識的培訓并不難，難的是培養(yǎng)其計算機技術。首先，檔案館管理者可以對檔案人員進行定期培訓，培訓其計算機操作水平，但僅僅依靠管理者組織的培訓顯然是不足的，所以可以不定期舉行計算機水平比賽，以此來激勵檔案人員學習計算機技術。除此之外，可以在招聘檔案人員時就考慮到應聘者的計算機技術，將計算機納入考核標準之中。

4、將數字檔案轉化成圖像、聲音等進行保存。

數字檔案存的檔案均是以數字信號為主，所以在讀取檔案和保存檔案時方式就比較單一，而如果將數字信號進行轉換，轉成圖像信號，那么就有了更多樣的保存方式和讀取方式。這就相當于將一份檔案拍成圖像在另外的地方進行保存，而要讀取該檔案時可以直接讀取圖像而不用在檔案庫中查找。這樣做不僅僅是為了提升其安全性，還可有降低檔案被人為篡改的可能性。比如有人想偷偷改掉自己的檔案，他們對選擇查找自己的數字檔案，但那份檔案早已轉換成了圖像檔案，即便是被修改了也可以迅速查出來。

5、信息備份。

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審計檔案的不斷發(fā)展，檔案信息化建設的核心是資源建設，審計檔案數字化成為檔案信息化建設重要內容。審計部門利用各種成熟信息技術集成，依托審計檔案管理軟件平臺，對檔案數字化進行了有益的實踐與探索，數字化檔案室建設應運而生。

1.審計檔案數字化管理提高了審計工作效率，擴展審計利用的廣度

審計工作是一項特殊的職能活動，記錄和反映這種特殊職能活動的審計檔案內容豐富涵蓋了各行各業(yè)。如：財政、農業(yè)、行政、資源環(huán)保、固定資產投資、金融、企業(yè)、社會保障、外資運用等等各項審計調查活動。審計工作的取證材料，既有文字的，又有聲像的記錄，既有書面證明、證據材料，又有實物證據材料。這些審計項目行業(yè)類別繁多，業(yè)務量大，更主要的是數據量巨大。無論是對紙制檔案整理立卷檔案還是查找借閱都是繁瑣的勞動。目前，審計部門進行數字化檔案管理主要是通過數字掃描和相應的技術處理，使審計案卷中產生的文字、圖片變成數據資料，利用審計檔案管理軟件進行檔案數字化管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，實現資源共享和檔案信息的多介質保存。檔案數字化的應用代替了人工部分繁瑣的勞動，便于擴展檔案內容利用的廣度，最大限度的，為審計人員縮短了審計工作時間，提高審計檔案信息資源的經濟價值和社會價值，提高了審計工作效率。

2.數字檔案對常規(guī)性審計項目具有高效的審計功能，有利于提高審計的深度

審計檔案質量的高低，不僅體現審計機關基礎工作的水平，同時也能反映審計業(yè)務工作質量的高低。隨著審計機關“金審工程”電子政務的應用，審計業(yè)務文書的擬稿、審計方案的擬定以及審計工作底稿的編寫等都運用OA（辦公輔助軟件）和AO（審計現場軟件）進行處理，因此，大量的數字信息的產生為審計人員提供了方便、快捷、多方位和角度利用服務。審計人員在審計現場即可設置各種不同的數據條件，運用審計檔案管理軟件中數字檔案強大的搜索對比功能，為審計監(jiān)督的實施提供了充分的依據和參考資料。尤其是對常規(guī)性審計行業(yè)和審計項目可以依據上一年度審結的審計數據進行整體的查詢分析，從中分析和確定審計重點及發(fā)現線索，有利于提高審計工作的深度，減少審計風險。

3.數字檔案中被審計單位資料檔案庫的建立，方便審計人員異地遠程查閱

審計檔案軟件中被審計單位資料庫具有強大的資源儲存和快速檢索功能，它把大量的被審計單位的形成的年度報表、相關法規(guī)、資料及相關文件以數字化的形式按行業(yè)和單位性質再進行詳細劃分。審計機關內部各職能部門既要向資料庫輸送資料定期進行電子數據信息移交歸檔，又可以通過審計資料庫獲得審計信息，做到審計成果共享，同時方便審計人員異地遠程查閱，提高了工作效率，緩和審計資源不足的矛盾。

二、數字檔案在審計領域的應用正在向前發(fā)展

1.深刻認識審計檔案數字化建設的重要性，努力適應新形勢下審計工作的發(fā)展

總書記曾經指出“當今世界，科技創(chuàng)新更加廣泛地影響著經濟社會發(fā)展和人民生活，實現中華民族偉大復興，必須從國家發(fā)展全局的高度，集中力量推進科技創(chuàng)新，加快創(chuàng)新型國家建設?！边@就要求審計工作適應科技創(chuàng)新和外部環(huán)境的深刻變革，提升審計能力和技術水平，滿足信息化條件下實施審計監(jiān)督的需要。而作為審計檔案工作者也要重視科技的發(fā)展趨勢，“金審工程”電子政務的快速發(fā)展，審計檔案數字化建設也在努力的跟進；另一方面被審計單位不斷采用新技術，信息系統(tǒng)日趨復雜，電子數據量急劇增長，審計收集的各類材料、載體多樣性和門類紛繁性，在這樣一種背景下，沒有審計檔案的數字化應用和審計檔案的信息化管理，只依賴于手工檔案的立卷歸檔方式無異于新形勢下的“刀耕火種”，就可能被時代的浪潮所淘汰。必須牢牢把握住信息化的先機，重視檔案工作的科技進步，利用先進的數字技術推動檔案的發(fā)展和進步，使其更好的為審計工作服務。

2.審計檔案管理軟件的應用可實現網絡遠程歸檔

隨著被審計單位數據庫的大型化，尤其是金融、海關、稅務建成的全國聯(lián)網的“信息網絡工程”。審計人員面臨的不再是傳統(tǒng)的審計模式，而是全新的網上空間，針對這種情況審計部門已經在積極穩(wěn)定的探索計算機審計和網絡遠程審計，通過網絡連接來滿足審計的需要，對其業(yè)務活動進行監(jiān)督。在整個審計監(jiān)督過程中采集和掌握的數據都是以數字信號的形式存在，每一個流程都是在特定時間和特定環(huán)境，同一活動過程中形成的真實的原始記錄，只有保持整個過程的完整性才能體現檔案的價值。因此，傳統(tǒng)的紙制載體文件承辦完結后歸檔制度已經不能滿足數字檔案的歸檔要求，網絡遠程審計的實施可推進檔案遠程歸檔的發(fā)展，根據審計要求，將取證的審計工作底稿和電子數據通過“金審工程”中AO（現場審計管理系統(tǒng)）進行及時的分析和處理，經過三級復核后以數字化的形式上傳至審計檔案管理系統(tǒng)進行預歸卷管理，真正實現“邊審計邊歸檔”和“審結卷成”。

篇8

關鍵詞：機電安裝 裝修工程 辦公大樓

一、辦公大樓機電安裝和裝修工程項目管理實踐

某大廈辦公場所，地處順德區(qū)繁華地段，該建筑地上十七層、地下一層，總建筑面積2.421萬平方米。項目管理公司對大樓的精裝修及機電改造工程進行全過程、全方位的項目管理。

1.1合同類型

1.1.1管理方式是要承擔一定的管理風險和經濟責任的項目管理服務

1.1.2合同條件形式：采用與業(yè)主商定的合同條件的形式

本公司的主要工作內容及承擔的責任、義務：在業(yè)主的授權范圍內，代表業(yè)主就本工程各方面的規(guī)劃、組織、監(jiān)督和控制進行工作，向業(yè)主提供工程前期咨詢服務，提供包括設計咨詢、承包策略及計劃等在內的全面技術支持，實施對本工程整個施工過程的管理， 并向業(yè)主負責。

1.1.3計價類型：本項目合同計價方式是固定總價合同，按簽訂施工合同金額的百分之二計取項目管理服務費用。

1.2項目概況和特點

該供電辦公大樓由地上十七層、地下一層，總建筑面積24210m2， 占地面積2212m2。主體承重結構為全現澆鋼筋砼框架一剪力墻結構， 結構抗震等級框架為二級、剪力墻為一級，基礎為交叉梁式筏板基礎；建筑物外墻為玻璃－鋁合金幕墻，建筑防火等級為一級，地下一層平時為車庫、戰(zhàn)時為六級人防物資庫、防化等級為丁級。大樓設有2部客梯，其中1部兼作消防電梯。建筑物檐口高度71.6m，最高點為101．2m。

1.2.1本項目主要包括：

(1)裝修工程：大理石、地毯、木地板樓地面；金屬板、造型石膏板吊頂；大理石、壁紙、乳膠漆墻面。

(2)通風空調工程：整座大樓為中央空調系統(tǒng)，每層走廊兩端各安裝1臺鮮風機，空調系統(tǒng)末端安裝有360多臺風機盤管。

(3)消防工程：配備有消火栓給水系統(tǒng)、自動噴水給水系統(tǒng)，重點部位如通訊、遠動、調度機房及人事、財務檔案室均設有七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)。

(4)電氣工程：動力系統(tǒng)、照明系統(tǒng)(包括應急照明系統(tǒng))、UPS供電系統(tǒng)（通訊、遠動、調度機房）。

(5)弱電工程：樓宇門禁智能控制系統(tǒng)、網絡綜合布線、消防系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)、電視電話會議和弱電集成等系統(tǒng)。

1.2.2本項目的復雜性具體表現在以下幾方面：

(1)本項目地處繁華市區(qū)，安全文明施工要求高。為此，項目管理部制定了安全文明施工管理規(guī)定，對各施工隊伍進行安全技術交底。并組織成立安全管理委員會，下設督查小組，在施工過程中加強安全、文明施工管理，杜絕違章野蠻施工，確保本項目不發(fā)生安全事故。

(2)本項目為改造項目，局部施工工作面小，施工難度大。項目管理部針對該問題進行了充分的考慮和籌劃。首先在施工進度方面， 由施工單位提供交叉作業(yè)面的進度計劃，對于構成相互影響的作業(yè)時間進行調整；其次，要求施工單位多開工作面，分散施工面積；第三，對于仍因施工作業(yè)面小無法施工的問題，如六至八層均有半層正常辦公，要求施工單位做好相關圍蔽措施，既不能影響業(yè)主正常辦公，又要確保走火通道暢通。組織施工單位及供貨商等制定合理、可行的施工方案，保證施工順利進行。

(3)弱電系統(tǒng)要求高，由于本大廈的戰(zhàn)略重要性，集全區(qū)供電營銷調度于一身，是一幢智能化的綜合辦公大廈。運行穩(wěn)定、高效、安全的網絡已經成為電力調度系統(tǒng)良好運行的基礎， 因此，對弱電的各個系統(tǒng)在總體架構、可靠性、安全性、整體性能等方面都提出了更高的要求。

本工程弱電智能化系統(tǒng)涉及面廣，技術性強。主要表現為：

A、弱電系統(tǒng)的子系統(tǒng)多，技術要求高，除了火災報警聯(lián)動控制、樓宇門禁控制系統(tǒng)、網絡綜合布線、電視會議和弱電集成等系統(tǒng)以外，還包括一卡通、地理信息、辦公自動化等信息系統(tǒng)，僅安防系統(tǒng)就包括閉路監(jiān)視、紅外探測及單探頭等多項專業(yè)性探測、巡更、門禁、對講、防入侵以及圍界報警等系統(tǒng)等。

B、弱電工程的管理在實際施工中很容易受其它專業(yè)的影響和制約，這是專業(yè)性質所決定的。如：往往在工程中后期各方面的需求明確以后設計才能全面展開，造成設計時間緊張。我們從工程整體角度出發(fā)，全面理順整個工程管理工作程序，規(guī)范設計要求，明確弱電系統(tǒng)總體概貌、目標系統(tǒng)的總體結構、各子系統(tǒng)的描述，明確設計深度，細化功能要求，把整個系統(tǒng)進行分解，逐項控制，最終實現功能需求，成為本項目的一大亮點。

(4)裝修環(huán)保、高雅，凸顯個性和企業(yè)文化。

裝修效果方面，為了實現業(yè)主以上需求，項目管理部組織資深設計專家，對概念設計、施工圖紙設計嚴把審圖關，根據業(yè)主需求，提出設計修改方案，保證將設計理念滲透到施工設計中，使該辦公大樓的裝修成為電力大廈的又一亮點。項目完工以后呈現出的裝修效果，業(yè)主非常滿意，如首層云石加玻璃的搭配令敞亮的大堂既典雅又時尚，成為大樓裝修的一大特色。

環(huán)保建筑是該大廈的另一亮點：整幢大樓裝修材料均采用了環(huán)保材料，環(huán)保施工工藝，在空調系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、聲學設計上充分考慮了人的舒適性，做到以人為本，并考慮大廈節(jié)能、節(jié)水等運行成本的節(jié)約，體現環(huán)保建筑。辦公室采用玻璃隔斷，平整的孔板頂棚、嵌入式燈具、色調柔和的地毯等，為員工創(chuàng)造寬敞、明亮、方便、舒適的辦公環(huán)境。

1.3項目管理效果

1.3.1項目前期管理工作

1.3.1.1項目組織

本公司根據多年的項目管理經驗，組建了一個具有豐富項目經驗、掌握先進技術、熟悉市場變化、精通項目管理的團隊，其中有項目管理專家、工程經濟專家，以及建筑、消防、環(huán)境、智能化、信息化等各專業(yè)的技術專家。從而使項目管理工作和監(jiān)理工作相輔相成、相得益彰，極大地提高了管理效率。

1.3.1.2項目策劃

本公司在項目管理工作中始終堅持科學、嚴謹、勤奮、務實的工作作風。

首先，在策劃階段：一方面在管理層面建立了項目相關各方的管理協(xié)調機制，確立了本公司在項目管理工作中的核心地位，以確保項目管理工作的順利進行；另一方面在管理技術層面上，按照項目管理原理對工作進行分解建立了WBS工作分解結構，定義了各工作包，切分了預算，制訂了工程總包和各專業(yè)分包的實施進度計劃，以及質量和安全環(huán)境目標。

1.3.1.3設計階段管理

為配合工作包管理，本項目要求設計單位按工作包進行設計，對此，我公司提供管理技術上的支持和配合。同時由于有中泓設計公司參與設計，我們在設計規(guī)范、協(xié)調配合等方面給予了大量指導和幫助。

在工程技術方面，室內環(huán)境控制和弱電信息系統(tǒng)作為關注的重點，也正是我公司的核心技術優(yōu)勢所在。在室內環(huán)境方面，由于在裝飾材料、施工工藝以及空調設計等方面的嚴格把關，最終確保了大樓內環(huán)境空氣的優(yōu)良品質；在弱電信息系統(tǒng)方面，我公司更是提供了全面的經驗和技術支持，充分體現了現代化智能大廈的特點。

1.3.1.4質量

質量是工程的生命。通過工程技術方案審批制度、層層交底制度、材料樣品制度、工程樣板制度等一系列事前質量管理制度，加上24小時的現場質量跟蹤檢驗，使本工程按照原工程質量驗收標準達到工程質量優(yōu)良標準。

1.3.1.5驗收及管理效果

本工程完成驗收，工程質量及消防、環(huán)境、衛(wèi)生、勞動、節(jié)能等各項指標完全滿足驗收要求，工程驗收備案一次通過。

篇9

摘  要 從石化設計行業(yè)信息系統(tǒng)集成的總體構架及集成重點出發(fā)，討論了系統(tǒng)集成開發(fā)使用過程中編碼、系統(tǒng)、業(yè)務、工作規(guī)范標準化的問題，對其加以分析并給出解決方法。 關鍵詞 系統(tǒng)集成；設計；標準化；編碼   隨著it技術的發(fā)展，工程設計正朝著異地協(xié)同設計、設計智能化、報表圖紙生成自動化的方向發(fā)展。信息技術的使用也正由以前的一些小系統(tǒng)的應用朝向集成化、綜合化方向發(fā)展，系統(tǒng)優(yōu)化也由以前的小系統(tǒng)局部化朝向全系統(tǒng)整體優(yōu)化方向發(fā)展?！凹蓱孟到y(tǒng)”已經由最初的設想發(fā)展成為初步實用的系統(tǒng)，本文就“石化設計行業(yè)信息應用集成系統(tǒng)”在開展實施過程中各類標準化的問題及其解決方法進行一些探討?！?1  系統(tǒng)總體框架   圖1 石化設計行業(yè)信息應用系統(tǒng)框圖根據建設部“十五”發(fā)展綱要的要求，結合石化行業(yè)企業(yè)特點，一般石化設計行業(yè)信息應用系統(tǒng)總體框圖[1]見圖1。

由圖1可知，石化設計行業(yè)信息應用集成系統(tǒng)由四個大系統(tǒng)組成：工程協(xié)同設計系統(tǒng)、工程綜合管理系統(tǒng)、企業(yè)資源管理及市場經營決策erp系統(tǒng)、綜合管理及oa系統(tǒng)。主要調用八類數據庫：工藝數據庫、工程數據庫、文檔數據庫、項目材料數據庫、經濟指標數據庫、企業(yè)資源數據庫、工廠模型數據庫、供應商數據庫。 其中工程協(xié)同設計系統(tǒng)為整個系統(tǒng)的核心，它的三個主要任務是：工藝設計、工程設計、三維建模，三維建模是整個設計的重要工作，也代表了整個設計的質量和水平；其他的系統(tǒng)都是輔的，而所謂的信息應用系統(tǒng)集成，就是要通過先進的信息技術提高這三項工作的質量和效率，以及把這三個子系統(tǒng)與其他輔助系統(tǒng)更好地“集成”到一起，整個系統(tǒng)共享八類數據庫的基礎數據，以保證數據流的完整性和唯一性。 2  系統(tǒng)集成重點 為提高工程設計能力，系統(tǒng)主要采用的it技術[2]： ⑴ 使用工藝流程模擬軟件建模，以此結果建立數據庫，包括物料平衡表、熱量平衡表、設備表、設備工藝數據表等； ⑵ 使用方案優(yōu)化軟件建立專有技術模型庫，為工程規(guī)劃分析設計新方案及方案優(yōu)化提供數據； ⑶ 使用智能化p&id自動建模技術，建立工程數據庫，其中包括設備、管道、儀表以及智能pid數據； ⑷ 使用自動配管軟件建立自動配管規(guī)則庫，為項目前期的快速報價和估算提供準確的設備和材料信息； ⑸ 使用三維工廠設計軟件建立三維模型數據庫，實現異地協(xié)同設計，減少配管＂碰撞＂，減少或杜絕設計錯誤或失誤； ⑹ 使用oa以及b/s等it技術進行整個系統(tǒng)的＂集成＂； ⑺ 使用p3或project軟件優(yōu)化項目管理及控制。 3  系統(tǒng)集成開發(fā)使用中可能遇到的問題及解決辦法 目前工程設計行業(yè)應用的集成系統(tǒng)相對于機械和電子行業(yè)而言，尚處于探索和初級階段，無論思路、方法和手段方面，還是在系統(tǒng)實現方面，都遠未達到＂成熟＂，各家的系統(tǒng)相差比較大，未形成行業(yè)廣泛認可的標準，應用效果也各有千秋，這樣就形成了國內工程設計企業(yè)系統(tǒng)集成存在的一些問題。下面闡述這些問題并討論解決辦法： 3.1統(tǒng)一編碼問題 系統(tǒng)的編碼包括專業(yè)編碼、人員編碼、內部管理編碼、工程項目編碼、工程會議編碼、設計圖紙編碼、招投標文件編碼、專業(yè)間互提條件資料編碼、化工裝置標識系統(tǒng)所包括的系統(tǒng)編碼、設備編碼、元件編碼、材料編碼等。國內工程設計及化工行業(yè)應該為全國的工程設計erp系統(tǒng)提供統(tǒng)一的編碼。由于目前行業(yè)內未對erp系統(tǒng)標準形成共識，無法提供標準規(guī)范，這樣集成系統(tǒng)的大部分編碼都需要自己編制，不但工作量大，還存在編碼資料不全的問題，在行業(yè)內統(tǒng)一標準后，存在著與未來行業(yè)標準兼容性問題，這樣無法實現國內及國外數據資源或一些標準數據共享的問題。

3.1.1 系統(tǒng)的編碼編制應按照現有的國際國內化工編碼規(guī)范的基礎上盡量增加編碼標識子段的種類，雖然增加了編碼的長度，也可能存在一些＂無用＂的編碼段，但是對于提高整個系統(tǒng)的分類查詢能力非常有好處，最重要的是它可以涵蓋全日后可能出來的行業(yè)標準，不會對全國性或國際性的數據共享產生影響，保證系統(tǒng)的生命力。 3.1.2 建立共享數據的編碼轉換程序，也就是所謂的＂編碼對照表＂，將一些外部的數據先通過編好的＂編碼對照表＂進行編碼對換，形成本系統(tǒng)所識別的內部數據，這樣以后即使有了新的行業(yè)標準規(guī)范，本系統(tǒng)都無需進行改造或重建，也可以與未來標準兼容并使用外部的國際國內共享數據，當然，實現它的大前提是你的編碼標識類別要全于未來的標準。 3.1.3共享數據編碼要留有一定長度的＂冗余子段＂，以利于系統(tǒng)的擴充或改性。 3.2系統(tǒng)的標準化問題 3.2.1系統(tǒng)的命名規(guī)范 主要用于軟件開發(fā)的規(guī)范性，這部分應該由計算機軟件系統(tǒng)分析員來完成，他首先需要對整個大系統(tǒng)進行分解，對全部子程序、數據庫、視圖、數據文件進行分類；然后，在此基礎上對數據的流向，事件觸發(fā)、程序調用、交互式操作、數據之間的關聯(lián)進行定義和描述。從而確定他們的命名規(guī)則，最終形成程序模塊編碼、數據文件與輸出結果編碼、文檔編碼、用戶編碼、數據庫和視圖編碼及相應的名稱。 3.2.2 系統(tǒng)的it信息技術標準化問題 it信息技術標準是使各獨立的應用系統(tǒng)成為一個信息高度共享，各專業(yè)數據能夠及時溝通，實現真正信息化、數字化信息平臺的基礎和關鍵。由于國內也缺乏這種標準，該標準也應由軟件系統(tǒng)分析員來建立，但是要充分考慮到國內同類產品的情況和國家有關的規(guī)則來制定。 它主要包括：辦公文檔標準（包括各種公文標準格式、傳真、信函的樣式等）；專業(yè)文檔標準（可行性、初步設計文本的格式和深度要求等）；各種圖框（圖框的格式以及圖簽內容，規(guī)定了這些也為存檔圖紙信息自動識別帶來方便）；各專業(yè)的繪圖標準（如生成各種存檔文件的應用軟件及其版本、所用的字庫等）。 3.2.3 工程設計標準化問題 工程設計的標準化直接關系到多專業(yè)多部門多院所聯(lián)合協(xié)同設計工作這一目的達成，是三維協(xié)同設計的基礎。由于本系統(tǒng)使用國外軟件和三維設計等先進技術以及各種出圖軟件的多樣性，以前的基于二維工程設計標準需進行相應的修編。主要包括： ⑴ 基于二維標準的＜化工工程制圖標準＞需研究修編。由于采用的軟件不同，圖紙的表達方式亦不相同，如材料編號、支吊架編號、軸編號、支吊架的圖例、材料表格式標高的標注等。 ⑵ 定額分配體系也需修改，由于三維設計涉及專業(yè)內部設計工作量的變化，定額分配體系需要修改并且由于各專業(yè)人員在同一平臺協(xié)同工作，將不需要相互提供資料，專業(yè)間管道接口亦可在模型上實現，需重新制定專業(yè)間交換資料內容和方法。 ⑶ 工程設計國內信息含量需調整，由于使用各種軟件，出圖后有些數據可能缺失或無法添加，如單管圖缺少保溫厚度、涂漆、清洗、應力消除、管道級別信息。因此需建立各種數據標準。保證信息完整性。 3.3業(yè)務的重整組合 要利用信息技術進行業(yè)務優(yōu)化和控制，要對業(yè)務進行優(yōu)化重組。首先必須真正調整或減少設計環(huán)節(jié)，規(guī)范人員配置，提高效率。 3.3.1 成立it領導小組，負責制定信息發(fā)展戰(zhàn)略、組織按建設標準實施。形成有專門管理部門負責日常管理、it中心負責實施、專家委員會進行監(jiān)督指導的各部門協(xié)力推進的一套組織體系，自上而下各負其責。 3.3.2 將原計算機室、情報室、檔案室、音像等合并組建專門機構，管理項目的開發(fā)和維護，要求配備既精通it技術、精通設計、又精通國外設計軟件的高級技術人員和維護人員。 3.3.3 調整工作流程。大的流程（設計、校核、審核、批準）基本無需修改，但由于使用三維設計等先進技術，一些具體方案可以進行修改，如建立管道自動校審功能，可與手工編寫的等級表進行自動校審功能，校對審核方式要相應改變，校對和審核工作可以直接在模型中進行，其意見也可直接記錄在模型的意見欄中。 3.4 工作程序規(guī)范化 國外設計企業(yè)中工程設計、施工管理標準統(tǒng)一，各專業(yè)人員按照統(tǒng)一的工作程序、分類編碼、繪圖和出圖等規(guī)則開展工作。項目的成敗以標準化、規(guī)范化的管理作保證[3]，而國內有些企業(yè)項目的好壞更多地取決于項目負責人的水平和責任心。要改善這種情況需要： ⑴ 建立標準工作流程，每個設計人員是流程中的一個環(huán)節(jié)，相互支持，相互制約。 ⑵ 建立工程各階段的技術、管理知識庫，有利于信息共享和復用。 ⑶ 開發(fā)過程中按順序建立工藝、工程、三維模型這三類數據庫。 ⑷ 在不同設計階段分別進行了30%，60%，90%的各專業(yè)分別檢查和多專業(yè)集中檢查，以保證使問題被消滅在設計過程中. 3.5 安全體系 ⑴ 制定規(guī)章制度，對日常使用、安全管理進行培訓，確保單個用戶的系統(tǒng)安全。 ⑵ 建立防入侵、防病毒、傳輸加密、認證與訪問控制、自動備份等一體的安全體系。 ⑶ 在項目生命全周期內都要考慮保密和用戶身份識別和權限等級設置。 4  結束語 隨著計算機應用的迅速發(fā)展，采用先進的信息技術是企業(yè)提高競爭力的必由之路；信息集成系統(tǒng)的應用能提高工程設計質量、效率、削減總成本；而在信息集成中信息標準化是基礎、也是成功的關鍵一步；只有做好標準化工作，才能保證信息集成系統(tǒng)在設計企業(yè)發(fā)揮更大作用。 參考文獻 1 于成華.大慶石化工程公司信息技術應用集成系統(tǒng)可行性研究報告(r).黑龍江.大慶石化工程公司.2004 2 高學武.工廠設計中的信息技術[j].計算機工程與應用.2002年第7期:234-238 3 謝衛(wèi).信息標準化是企業(yè)信息化建設的基礎[j].中國勘察設計.2003年第3期:57-61

篇10

【關鍵詞】檔案信信息系統(tǒng)建設效益優(yōu)化管理

一、引言

隨著當今社會信息化工作的飛速發(fā)展，信息管理工作也已發(fā)生了很大的變化，主要表現在信息內容及載體的變，信息量的驟增，服務對象的變化，以及檔案、圖書、情報信息資源，作為企業(yè)和社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來[2]。

二、檔案信息系統(tǒng)建設的效益管理的方法

通常，檔案部門評價經濟效益的方法有歷史考察法等幾種，因此，評價檔案信息系統(tǒng)經濟效益的方法也有以下幾種：（1）歷史考察法。在建設了檔案信息系統(tǒng)以后，它對現行檔案工作的促進作用體現在一些統(tǒng)計數據、統(tǒng)計報表、文獻資料中，利用這些信息可以對一個時期或一個歷史階段的檔案工作，檔案具體部門進行評比分析，評價出該信息系統(tǒng)產生的經濟、社會效益水平。（2）差額計算法。它是以絕對量形式（必須是價值形式）評價經濟、社會效益水平的一種方法。用于檔案工作各部門的基本模式是以可能收入與可能支出的差額表示，其基本表達式為：經濟效益=可能收入一可能支出。對于檔案信息系統(tǒng)而言，其所能產成的效益的公式應是：經濟效益=建設后可能取得的經濟效益一建設前可能取得的經濟效益。（3）比率計算法。它是評價經濟效益最普遍的方法。評價的標準是比值大于1，比值越大經濟效益越好，反之則差。一般表達式為：經濟效益=勞動成果/勞動消耗=產出/投入。如果僅就經濟效益來評估檔案信息系統(tǒng)的投資可行性的話，如果經濟效益小于1，就不值得投資。（4）綜合評價法。這是一種多種評價方法并用的評價方法，也是一種對檔案工作社會經濟效益評價應用最為普遍的方法。這種方法有利于克服上述單一評價方法的局限性或片面性、使評價更可靠、更科學。

三、優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設的效益

3.1明確檔案信息用戶需求

（1）公司信息用戶數量大、范圍廣，檔案信息系統(tǒng)必須能覆蓋全公司整個局域網。對于一個大的管理對象來說，信息化打破了以前物理上時間和空間的束縛，企業(yè)檔案管理部門成為一個信息集散地和知識供應中心，用戶可能分散在企業(yè)管理的各個角落，在家庭、部門或班組的任何一個計算機站點都希望能接觸到自己所需要的資料。（2）信息用戶類型復雜多變，檔案信息系統(tǒng)應能夠滿足不同層面用戶的需求。（3）信息用戶需求觀念不斷轉變，檔案信息系統(tǒng)應能滿足檔案信息實用性的要求。

3.2明確檔案信息服務需求

（1）信息類型多樣性。檔案室是一個綜合性的檔案資源管理部門，不但負責對公司在生產經營過程中形成的文書、科技、會計、聲像、照片、實物等各個門類的檔案進行管理，而且也負責公司生產經營中所需要的各類科技圖書、期刊及標準情報的管理應用工作，因此，檔案信息管理系統(tǒng)必須能適應部門職能管理的需要，發(fā)揮多種信息管理的功能，滿足各級用戶對檔案信息多樣性的需求。（2）數據更新及時性。隨著信息時代的到來，各類信息更新的速度不斷加快，信息的生命周期越來越短，有些信息時效性特別強，特別是各類情報信息，其自身價值會隨著時間推移而迅速降低，因此，檔案信息系統(tǒng)要能實現各類信息的及時更新。（3）信息利用連接性。在系統(tǒng)設計中必須考慮檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性，通過設置專職的系統(tǒng)管理人員，定期對系統(tǒng)進行檢查維護，建立有效的安全防護措施，確保系統(tǒng)能夠提供連續(xù)、穩(wěn)定的檔案利用服務。（4）信息交流雙向性。檔案信息系統(tǒng)要能在服務提供者與服務對象之間架起一座信息溝通的橋梁。通過統(tǒng)計分析利用情況、設立用戶信箱、在線交流等，建立起與用戶的交互園地，使檔案信息系統(tǒng)打破單向的輸出方式，通過分門別類仔細分析研究訪問者的反饋信息，及時給予答復，實現雙向交流。

3.3優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)建設，提高效益管理的原則

前瞻性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)不僅要滿足目前各類檔案、圖書、情報信息化管理的需求，也要滿足將來信息網絡不斷發(fā)展的需要，達到技術先進、成熟可靠。

集成性：優(yōu)化后的檔案信息系統(tǒng)能夠在公司局域網絡上實現各個分系統(tǒng)之間的數據集成，實現以系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、標準情報系統(tǒng)數據綜合管理，并提供完備的管理手段。

高效性：檔案信息管理系統(tǒng)要有較高的執(zhí)行效率，能結合硬件平臺及功能需求，在硬件配置層及應用軟件層進行優(yōu)化。

可移植性：系統(tǒng)數據應具有很強的可移植性，可在多種硬件平臺、網絡和操作系統(tǒng)環(huán)境下工作。系統(tǒng)結構要符合層次性及模塊化的設計思想，系統(tǒng)結構清晰合理，軟件靈活，可根據今后的需求進行擴充。

開放性：具備開放性的特點，能夠支持多種開發(fā)語言，支持與各種關系數據庫的互連；支持現有主流的網絡協(xié)議標準、郵件與報文傳送標準、安全性標準，能夠符合企業(yè)公布的相關標準及技術體制。

安全性：檔案信息系統(tǒng)所處理的信息一般含有涉及公司的機密，而且不同的用戶在不同的時刻對文件信息的處理權限也是不同的，因此安全性控制功能應成為檔案綜合信息系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。檔案信息系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。

3.4優(yōu)化方案總體目標和思路

3.4.1構建功能齊全的檔案管理系統(tǒng)

隨著科學技術的發(fā)展和社會更廣泛、更迫切的需要，對檔案、圖書、情報信息的利用越來越要求公開化、社會化。優(yōu)化后檔案信息管理能實現包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案等各種類型和載體檔的信息化管理功能，系統(tǒng)涉及的范圍應涵蓋檔案管理活動中需要用計算機進行管理或處理的所有環(huán)節(jié)，包括（1）檔案數據采集與加工；（2）檔案數據存儲及管理；（3）檔案數據查詢利用；（4）系統(tǒng)維護。

3.4.2實現文檔一體化管理功能

3.4.3實現檔案、圖書、情報信息資源信息共享

3.4.4實現信息綜合利用

3.5優(yōu)化方案總體功能結構

在檔案信息系統(tǒng)中，OA系統(tǒng)辦理完結的電子文檔通過OA接口程序進入檔案管理系統(tǒng)完成最終歸檔，各類紙質檔案、圖書、期刊通過數字化的形式進入檔案信息管理系統(tǒng)實現歸檔和利用，使檔案信息管理系統(tǒng)作為檔案部門進行檔案信息業(yè)務管理的平臺和基礎，成為檔案信息化系統(tǒng)的核心。

四、結束語

企業(yè)檔案信息化的最終目標是實現檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，充分其效益，從而使企業(yè)信息化建設邁上一個新臺階，具有更強勁的實力生存于市場經濟之中，這不是信息技術的簡單應用，而是一項結合先進的企業(yè)檔案管理思想，規(guī)范檔案工作業(yè)務流程，將信息技術融入收集、整理、開發(fā)、利用等檔案活動之中[3]，以提高企業(yè)競爭力的復雜工程。隨著企業(yè)內外部環(huán)境不斷變化，將對企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用會不斷提出新的要求，隨著技術的發(fā)展和時間的推進，企業(yè)檔案信息開發(fā)與利用的模式也在發(fā)展變化，沒有固定的標準和模式，也沒有一成不變的目標，因此，應當積極研究檔案信息化建設的效益管理，推動企業(yè)向前發(fā)展。

參考文獻