導語：如何才能寫好一篇基建檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1 醫(yī)院基建檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 基建檔案收集不夠齊全

工程前期文件，如項目批復、土地批文、規(guī)劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據(jù)性文件缺失或為復印件；施工文件中材料合格證、試驗報告是復印件；招投標文件，只有評標、議標等文件；主要設備開箱時由于設備部門沒有及時通知檔案人員到場，造成設備開箱資料不齊全；工程改動缺工程聯(lián)系單，工程項目缺監(jiān)理審核單等。

1.2 基建檔案內(nèi)容質(zhì)量與實際不符

基建檔案的內(nèi)容質(zhì)量要求檔案所反映的數(shù)據(jù)必須真實、準確。然而在工程中經(jīng)常出現(xiàn)一些與實際不符的現(xiàn)象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數(shù)據(jù)填寫不真實；竣工圖沒有根據(jù)設計變更通知單作相應的修改，使竣工圖紙失去準確性，造成與工程實際不相符。

1.3 文件填寫或書寫簽字不規(guī)范

由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規(guī)范。如在施工報審文件中，只有施工單位申報內(nèi)容，沒有監(jiān)理單位審批意見，質(zhì)量驗評等文件中簽字夫結(jié)果或表述不規(guī)范。各種簽字不規(guī)范問題，如簽訂的合同、試驗報告、質(zhì)監(jiān)報告、施工記錄等用私章或用計算機打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認；用圓珠筆、純藍墨水筆、復寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質(zhì)量大打折扣。

2 醫(yī)院基建檔案存在問題的原因

醫(yī)院領(lǐng)導不夠重視，只重工程建設而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設單位未及時制訂有關(guān)項目檔案管理制度，明確基建項目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項目檔案不符合有關(guān)的檔案規(guī)定；醫(yī)院基建項目參建單位多，工程技術(shù)人員檔案意識及重視程度差異較大，造成檔案形成質(zhì)量參差不齊；監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門、工程部門一些專業(yè)技術(shù)人員把關(guān)不嚴，造成一些檔案文件內(nèi)容不全或與事實不符。

3 醫(yī)院基建檔案管理的對策

3.1 領(lǐng)導重視是搞好醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵

醫(yī)院領(lǐng)導對檔案的重視程度，是強化檔案管理意識的關(guān)鍵。只有領(lǐng)導高度重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作領(lǐng)導責任制，并將基建檔案工作納入領(lǐng)導議事日程，對工程檔案集中統(tǒng)一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領(lǐng)導會議，協(xié)調(diào)和解決檔案材料在收集和積累過程中的實際問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓，使檔案工作順利進行。

3.2 建立健全制度是做好醫(yī)院基建檔案管理工作的保證

基建項目從工程建設一開始，必須根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，國務院批準的《科技技術(shù)檔案工作條例》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等，建立科學、合理、適用和操作性強的一整套基建檔案管理實施細則，以規(guī)范基建檔案的管理。實施細則明確了醫(yī)院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位的規(guī)范化管理，有效控制檔案形成的質(zhì)量。

3.3 檔案工作與工程建設同步管理是基建檔案管理的基礎(chǔ)

基建部門應把基建檔案工作納入基建規(guī)范、計劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責范圍之中，做到三個同步：基建項目開工與建立基建檔案規(guī)劃同步進行；工程建設實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行。如果不“同步”會造成前期資料遺失，施工文件不規(guī)范，設備資料不完整，竣工圖編制不規(guī)范，檔案不齊全或事后補檔等現(xiàn)象?！巴焦芾怼币蠊こ虣n案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

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高?；n案是指高校在工程建設過程中形成的，是高校工程建設全過程中活動的直接記錄，是基礎(chǔ)設施建設歷史的真實寫照，也是涉及各方權(quán)益的依據(jù)與憑證，是學校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎(chǔ)設施建設的快速發(fā)展，基建檔案管理也越來越受到高校管理部門的重視。

一、高?；n案的作用

（一）歷史記錄作用。高?；n案能夠記載學校內(nèi)各建筑物、構(gòu)筑物的具置，真實地反映建筑物的建設全過程本文由收集整理，包含：工程投資計劃→工程立項批文→工程地質(zhì)勘查→工程圖紙設計→工程招、投標→工程合同→工程施工進程→工程竣工驗收→工程決算→工程交付使用及工程設計變更等全過程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個工程建設過程具體、直觀、清楚地顯現(xiàn)出來，所含有的是大量有價值的信息。現(xiàn)今的各種統(tǒng)計、報表、維修、改擴建等工作離開基建檔案都將寸步難行。

（二）憑證作用。高?；n案包含大量依據(jù)性文件，如上級的工程立項批文，以及政府相關(guān)部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質(zhì)量監(jiān)督、墻改節(jié)能、環(huán)境保護等相關(guān)批文，這些真實地記錄了當時的歷史情況，對今后的房產(chǎn)證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據(jù)和憑證作用。

（三）參考作用。當工程項目進行改擴建、管網(wǎng)維修時，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實際情況，快速、準確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設計的盲目性，節(jié)省時間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。

（四）增值作用。工程項目需要進行改擴建、管網(wǎng)維修時，如果沒有準確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費。例如，管網(wǎng)維修時，如果有具體的管道平面圖，就會快速準確地確定管道的具置，就不會出現(xiàn)刨了埋，埋了再刨的現(xiàn)象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節(jié)約了人力、物力、財力，直接起到增值作用，提高了經(jīng)濟效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。

二、高?；n案管理中存在的問題

（一）檔案材料不夠完整?；üこ逃捎谕顿Y規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及歸檔文件套數(shù)多等因素，致使基建檔案數(shù)量很龐雜。在實際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術(shù)人員的手中；有些是因為沒有及時進行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統(tǒng)性、準確性，直接影響了基建檔案的質(zhì)量。

（二）檔案意識不強，編制質(zhì)量不高。由于高校對基建檔案重視程度不高，導致檔案的收集、整理、編制時隨意性很大。圖紙在施工過程保管不善、丟失、磨損及污染很嚴重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導致面目全非。很多資料不符合歸檔規(guī)范要求。

（三）缺乏檔案專業(yè)人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案知識的綜合性專業(yè)人員，檔案員多數(shù)由基建技術(shù)員或者專業(yè)檔案員兼職?；夹g(shù)員多數(shù)對檔案知識和技能不熟悉，未接受過檔案方面正規(guī)培訓，對資料不能正確地進行整理、立卷、歸檔；因為基建工作具有很強的專業(yè)性，專業(yè)檔案員不熟悉基建業(yè)務，不清楚需要歸檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導致檔案資料不完整。

（四）缺乏有效的管理和約束機制。大部分領(lǐng)導重視工程前期工作，如工程的立項、開工、施工進度、工程質(zhì)量、投資控制等工作，卻對工程檔案管理不夠重視，這就造成高校基建檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的約束機制以及有效的管理手段。對歸檔的范圍和具體要求等沒有明確的規(guī)定，無章可循、無法可依，不能及時檢查和總結(jié)，致使基建檔案歸檔滯后、質(zhì)量不高。

三、做好高?；n案管理的措施

（一）展開宣傳，增強檔案意識。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內(nèi)容；其次，領(lǐng)導需加強對檔案工作的重視和支持，這是增強檔案意識的關(guān)鍵；最后，強化檔案管理人員的意識，由于基建檔案員大多是兼職，應不斷提高檔案管理意識。在實際工作中不斷地更新觀念，努力開拓信息資源，提高檔案管理質(zhì)量。

（二）設立專職基建檔案員，提高業(yè)務水平?；n案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作。不僅要有工程建設管理方面的專業(yè)知識，還要有檔案管理方面的專業(yè)知識，因此必須選配和培養(yǎng)有一定專業(yè)知識的管理人才擔任專職基建檔案員。同時，檔案管理人員要定期參加相關(guān)專業(yè)知識培訓，在掌握檔案管理工作的先進方法的同時不斷提高專業(yè)知識。

（三）構(gòu)建制度體系，完善約束機制?；n案工作具有科學性、系統(tǒng)性、條理性、嚴謹性、特定性等特點。工程檔案的質(zhì)量關(guān)鍵在于制度。因此，應當制定出一套切實可行的規(guī)章制度。首先，要在學校設立檔案管理機構(gòu)，同時制定崗位職責，基建部門設專人負責。其次，建立標準化制度，使檔案管理工作各個環(huán)節(jié)都按相應的標準進行，做到有法可依，有章可循。

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一、我國基建檔案管理存在的問題

基建檔案不僅是一個工程項目在施工建設過程中最為真實的記錄和反映，也是一個單位建設發(fā)展的重要依據(jù)和基礎(chǔ)。隨著我國各個單位基礎(chǔ)設施建設數(shù)量的增多，基建檔案管理的越來越復雜，難度越來越大，重要性也得以體現(xiàn)。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項目周期短則幾個月，半年，長則幾年。但是，對于基建工程管理而言，場所是臨時租借、人員是臨時抽調(diào)、班子是臨時組合、機構(gòu)是臨時成立，所以，有些項目管理人員往往過于關(guān)注項目施工建設，而對于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認為基建檔案管理浪費時間精力。在項目施工建設中，只注重施工進度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因為是臨時抽調(diào)的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項目施工負責人員根本不重視對基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實遺漏。

第二，基建檔案管理缺少規(guī)范性。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟體制的轉(zhuǎn)型建設，基礎(chǔ)設施工程項目在建設、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項目建設用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經(jīng)濟體制下，基建項目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項目建設過程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過招投標程序才能夠產(chǎn)生；在項目施工建設過程中，都經(jīng)歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等建設過程，在這些基建項目建設過程中，都離不開項目運作，這是基建檔案管理所面臨的一個新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內(nèi)容，使基建檔案建設的程序更為復雜化。但是，應該說基建檔案管理的每次改革和每個變化都是一個新的學習過程，都是一個新的嘗試，而在這個學習嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導，對于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實施標準。

第三，缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質(zhì)技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時指派的，缺少系統(tǒng)性的檔案管理培訓，對于檔案管理業(yè)務不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識，難以有效進行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務較為繁雜，工作量較大，對于檔案工作往往也是出于疲憊應付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現(xiàn)代化管理手段進行編目、檢索、開發(fā)、利用。

二、我國基建檔案管理完善對策

第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務意識。基建檔案管理利用不僅是檔案管理工作的職責，也是檔案管理工作的中心內(nèi)容。但是，就基建檔案管理的實際現(xiàn)狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現(xiàn)這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務意識，檔案管理的基礎(chǔ)工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務意識，加大對館藏內(nèi)容的宣傳。大多數(shù)員工對于檔案管理部門的工作職責和工作內(nèi)容缺乏清晰了解，認為檔案管理是一個非常神秘的部門，不能輕易涉足，

針對基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強化服務意識，轉(zhuǎn)變工作理念，變被動服務為主動服務，不斷發(fā)揮基建檔案作用的同時，促使檔案管理水平的提高。

第二，要為基建檔案管理創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務質(zhì)量，除了強化檔案管理工作人員的服務意識以外，還需提高相關(guān)部門和領(lǐng)導對此項工作的思想認識和重視程度，只有各個部門和領(lǐng)導充分認識到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個協(xié)調(diào)的工作機制，才能夠使各個部門主動搜集整理基建檔案材料，并及時整理歸檔。任何一個工作的完成都離不開一個良好的外部環(huán)境，只有為檔案管理工作創(chuàng)造一個良好的、和諧的、積極的外部環(huán)境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質(zhì)量。

第三，要不斷完善基建檔案的各項管理制度。目前，我國各個單位的基建檔案管理的依據(jù)是建設部的《城建檔案管理規(guī)定》實施細則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規(guī)范性，但是從某種程度上來看，各個基建單位也要根據(jù)工程項目的實際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。

第四，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務技能。為更好提高檔案管理水平，提高高?；n案管理水平，要不斷加強對基建檔案管理人員的業(yè)務技能培訓。基建檔案管理是一項細致而復雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業(yè)道德和業(yè)務技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業(yè)務水平，確?；n案的工作效率和質(zhì)量，適應現(xiàn)代檔案管理載體、方法、手段對于檔案管理人員新要求，要不斷加強對檔案管理人員的培訓。基建檔案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護技術(shù)、檔案管理學、檔案學等方面的專業(yè)知識，而且還要掌握現(xiàn)代檔案管理先進手段，促使基建檔案從經(jīng)驗管理向現(xiàn)代化科學管理進行轉(zhuǎn)變。

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建、檔案管理、問題

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一、前言

進入新世紀，隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，各醫(yī)院的新建、改擴建工程數(shù)量不斷增加，伴隨其形成的大量醫(yī)院基建檔案也越來越凸顯出重要性。醫(yī)院基建檔案屬于科技檔案范疇，是醫(yī)院在基建管理和基建工程項目，包括項目設想的提出、立項審批 、方案設計、圖紙設計、施工、竣工、交付使用等整個過程中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。

二、醫(yī)院基建檔案管理概述

1. 醫(yī)院基建檔案管理的重要意義

基建檔案管理的最根本的目的是記載基建在使用、改建、維修的過程和結(jié)果的技術(shù)狀態(tài)的記錄，它以文字、圖、表等方式記載基本建設的歷史和現(xiàn)狀。醫(yī)院的基建檔案是醫(yī)院建設的第一手材料，它記載了醫(yī)院基本建設的歷史痕跡和現(xiàn)狀，及時收集了基建活動過程中的各種洽商變更、合同協(xié)議、報批文件等各類資料，以及使用過程中的改建、設備、裝修、安裝等施工過程和結(jié)果的詳細記錄。它既為醫(yī)院的建設、管理、維修、改擴建服務，又為醫(yī)院的社會建設、經(jīng)濟建設和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展服務。

2.醫(yī)院基建檔案管理的主要特點

（1）基建項目建設周期較長，影響完整率

基建工程要經(jīng)過提議、立項、審批、勘察、設計、施工、竣工、驗收并投入使用一個完整周期，在實際操作過程中還可能遇到資金不到位、設計變更、增加預算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經(jīng)歷一年甚至幾年的建設時間，使基建檔案材料形成時間過長，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎(chǔ)隱藏工程和電氣管網(wǎng)工程的記錄單，雖是分項目卻重要和隱蔽而負責人員眾多，不僅易漏責任人的簽字蓋章，還容易丟失不見。

（2）基建項目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率

一項基建工程要和城建、規(guī)劃、環(huán)保、消防、設計和勘察、建設、施工、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)和采購等十幾家甚至幾十家部門單位發(fā)生聯(lián)系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質(zhì)參差不齊，檔案意識淡薄，在文化程度、業(yè)務技能、理論基礎(chǔ)等方面各不相同，對基建檔案形成的來龍去脈認識不清，對收集歸檔范圍把握不準確，造成基建材料收集不齊全。

（3）基建項目專業(yè)性較強，影響準確率

基建材料產(chǎn)生于多個專業(yè)技術(shù)部門，有報建審批表、勘察報告、招投標書、合同協(xié)議書等文字文書材料，還有紅線圖、施工執(zhí)照、驗收記錄單、施工竣工圖、預決算書等報表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業(yè)知識和項目運作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個階段要收集上來，則不能按時收集每一個環(huán)節(jié)的原始材料。

三、現(xiàn)階段醫(yī)院基建檔案管理存在的一些問題

1. 基建檔案的歸檔流程缺乏系統(tǒng)性

由于對基建檔案管理的不重視，導致醫(yī)院并沒有建立完善的基建檔案管理制度，缺乏系統(tǒng)性的基建檔案規(guī)整流程，對于哪些資料應當保存、哪些資料可以緩存并沒有具體規(guī)定，也沒有明確的目標，由此導致基建檔案管理無法形成統(tǒng)一的歸口管理。在醫(yī)院管理的過程中，經(jīng)常為出現(xiàn)基建檔案管理人員僅憑自己經(jīng)驗進行資料保存的情況，缺乏系統(tǒng)性，由此導致對于資料的查找具有很大難度，在很大程度上影響到了基建工作進行的效率，不利于醫(yī)院管理水平的提升。

2. 基建檔案管理工作的基礎(chǔ)較為薄弱

在很多醫(yī)院里，由于對于基建工作不夠重視，導致基建檔案管理缺乏相應的管理人員及檔案存儲室，對于醫(yī)院中的房屋建設、基礎(chǔ)設施配備等都缺乏專門的管理人員。一些檔案資料僅掌握在基建現(xiàn)場代表或者是其他相關(guān)人員的手中，有些項目在實施后并沒有及時地進行歸類整理，形成檔案，沒有進行存儲，由此導致相關(guān)的基礎(chǔ)設施配備資料不完善。當醫(yī)院在進行進一步擴建的過程中缺乏相關(guān)的建筑資料及設施配備資料，從而導致醫(yī)院的相關(guān)基礎(chǔ)設施在維護過程中困難重重。

3. 基建檔案管理人員的素質(zhì)不高

由于醫(yī)院對于基建工作缺乏重視，很多時候?qū)τ卺t(yī)院基建檔案資料的管理都只是由現(xiàn)場代表進行管理，其他的資料收集人員也并非是專業(yè)人員出身，很多檔案收集人員對于基建檔案的管理知識知之甚少，隨著醫(yī)院基建工作的日益復雜，檔案管理人員的現(xiàn)有能力越來越不能夠滿足醫(yī)院管理需要，甚至在一定程度上制約了醫(yī)院管理水平的提升。

四、如何做好醫(yī)院基建檔案管理工作

1. 強化收集，監(jiān)督指導工作

基建資料收集是基建檔案管理的基礎(chǔ)也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個單位和醫(yī)院內(nèi)部不同科室。不同的單位和部門在項目各個階段有不同的收集任務，作為建設單位的醫(yī)院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項目，了解該項目的規(guī)模和使用功能，便于在收集和匯總資料時做到心中有數(shù)。

2. 加強領(lǐng)導，責任到人，建立基建檔案預立卷制度

基建工程質(zhì)量是“百年大計”，反映醫(yī)院基本建設的整體水平。而基建檔案真實反映醫(yī)院工程項目管理過程和項目實體的全面貌，對醫(yī)院長遠發(fā)展有重要意義。醫(yī)院領(lǐng)導要提高檔案意識，把基建檔案收集管理工作納入到基建項目管理和考核全過程。有分管領(lǐng)導，設專職檔案資料管理員全程專門負責各部門、每個階段材料的催收和整理。其他相關(guān)兼職資料員在做好專業(yè)技術(shù)工作同時及時收集和上交產(chǎn)生在本部門的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網(wǎng)絡體系。

基建工程專職檔案資料員要嚴格把關(guān)，規(guī)范歸檔材料，做好“誰形成文件資料誰負責收集立卷”的預立卷工作，如合同協(xié)議書必須是正本，不能是草稿或副本; 簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍、紅墨水; 驗收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏; 文件要保存原件，不能使用復印件; 工程圖紙要標注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規(guī)范等等。專職資料員要在每個階段及時整理收集材料，發(fā)現(xiàn)有不規(guī)范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項目竣工時發(fā)現(xiàn)問題，卻因時間過久而找不到相關(guān)人員和部門彌補的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗收的損失。

3. 不斷提高基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

現(xiàn)階段醫(yī)院基建檔案管理水平無法提高的主要原因在于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，因此，醫(yī)院應當采取有效措施提高其素養(yǎng)。對于基建檔案管理人員，首先要求其懂得建筑工程的專業(yè)人才，熟悉工程建設，并參與到整個建設過程中，以確保檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升。同時，醫(yī)院還要不斷加強對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，以確保其素質(zhì)的提高，從而更好地滿足醫(yī)院管理需要，實現(xiàn)其管理水平的提升。只有不斷促進檔案管理人員素質(zhì)的提升，才能夠?qū)碗s繁瑣的工作轉(zhuǎn)化為簡單的工作，以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。

4. 對醫(yī)院基建檔案實行信息化管理

現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院已對病歷、財會、文書和人事等檔案實行了信息化管理，尤其是病歷和財會檔案信息的網(wǎng)絡化利用，大大提高了醫(yī)院工作效率。然而，醫(yī)院基建檔案卻還停留在傳統(tǒng)管理方式上，或只是采用一些簡單的計算機文檔輔助管理手段，這顯然與醫(yī)院綜合檔案管理發(fā)展水平不相稱。因此，對醫(yī)院基建檔案實行信息化管理是勢在必行的。基建檔案的數(shù)量較大，而且大部分內(nèi)容平時極少利用得上，所以沒必要進行全部數(shù)字化，只需對其中較為常用的部分進行掃描即可。在軟件管理方面，既可以為基建檔案開發(fā)一個獨立的管理系統(tǒng)；也可以將基建檔案整合到綜合檔案管理系統(tǒng)中。在管理系統(tǒng)中還可以增加一個工程檔案收集的功能，使基建檔案從開始收集到最后利用實現(xiàn)全程信息化管理。

五、結(jié)語

總之，醫(yī)院基建檔案專業(yè)性強、涉及面廣，按照國家相關(guān)規(guī)范長期做好基建檔案的管理工作并非易事，檔案人員應當充分認識其重要性，努力做好醫(yī)院基建檔案管理工作。

參考文獻：

［1］羅軍強：《醫(yī)院改擴建基建檔案管理之我見》，《中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志》， 2010年07期

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摘 要 隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性越來越顯著。然而，一直以來人們對檔案管理意識淡薄，使得檔案管理制度得不到健全。檔案管理工作關(guān)乎社會穩(wěn)定，因此，需要做好檔案管理工作，文章分析了檔案管理現(xiàn)狀，提出了應對措施。

關(guān)鍵詞 檔案 檔案管理問題 檔案管理措施

一、檔案管理中存在的問題

（一）基建檔案管理人員專業(yè)理論知識缺乏，管理水平低。建設項目檔案管理執(zhí)行標準模糊，收集資料不及時、整理規(guī)范不明確。有時也會出現(xiàn)工程驗收不科學，結(jié)算不準時以及歸檔時間漫長等現(xiàn)象。沒有科學的監(jiān)管機制，崗位職責就難以被落實下來，一旦出現(xiàn)問題，追究起來就會混亂。目前，很多從事基建檔案管理工作的人員并非專業(yè)人員，兼職及半路改行的現(xiàn)象較多，這現(xiàn)象急需改變，他們?nèi)狈φ_的理論知識，這些是很多企業(yè)普遍存在的檔案管理現(xiàn)狀。企業(yè)中，系統(tǒng)的分類是實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，高效化重要舉措，企業(yè)檔案管理專業(yè)化水平還不夠，檔案細化分類還沒真正落實。

（二）基建檔案管理涉及到的部門比較多，管理難度比較大，而管理檔案工作的人數(shù)少。檔案管理部門的日常工作，一般都會涉及到工程、技術(shù)及經(jīng)營計劃等。各部門對檔案管理不重視，檔案管理工作混亂，這必然阻礙檔案管理工作順利開展。工作中，同業(yè)務部門溝通匱乏，使得歸檔管理工作出現(xiàn)問題。當下，企業(yè)內(nèi)部橫向檔案管理工作網(wǎng)絡，企業(yè)檔案管理集約化、管理自動化和存儲數(shù)字化，借助網(wǎng)絡化實現(xiàn)檔案高效能力還比較低。同時，企業(yè)缺乏軟件設計、軟件分析等高素質(zhì)人才，檔案信息系統(tǒng)開發(fā)緩慢，也導致系統(tǒng)維護工作跟不上國際先進水平。

（三）檔案管理手段單一缺乏高科技管理設備。在某些企業(yè)的檔案管理工作時，沒有健全相應的設備管理工具，檔案信息更新速度緩慢，特殊的檔案載體需要有特殊的存放地點，如光盤的存放需要有的防磁柜，實物檔案根據(jù)管理規(guī)范也要有專門存放的地點，但是有些企業(yè)對小規(guī)模特殊檔案的存放并不重視，這種情況普遍存在，也致使這類檔案管理的缺失。不論是以何種形勢存在的檔案類型，都是承載了歷史的真實性，都是不可或缺的，在檔案管理的規(guī)范中都需要有同等的重視。

二、檔案管理措施

（一）領(lǐng)導樹立起科學管理檔案理念，動員全體員工明確檔案管理重要性，能夠科學的去看待檔案管理事業(yè)。因此，爭取獲得領(lǐng)導重視和支持，這是提升企業(yè)檔案管理重要舉措之一。當領(lǐng)導層都達成了共識，并且明確了檔案管理工作的重要性，在工作進程中，他們便會積極協(xié)調(diào)，使得檔案管理工作進一步提升。要嚴格根據(jù)制度開展檔案管理工作。制度是檔案管理工作主要依據(jù)，也是硬性指標要求。檔案管理部門根據(jù)我國制度的《檔案法》對單位的檔案進行管理，將其納入日常管理工作中。另外，建立起專門負責監(jiān)督檔案管理的機構(gòu)，分配責任，落實責任制。還需加強工程技術(shù)人員以及檔案人員業(yè)務溝通工作，為檔案管理開啟新道。進行基礎(chǔ)檔案管理工作，對檔案資料進行收集，整理歸納，做好驗收工作文件整合。分類管理工作至關(guān)重要，要將其分門別類的放置好，集中歸檔，使得單位檔案管理形成體系。各項資料實現(xiàn)逐級分管，對檔案的歸檔時間，歸檔周期以及歸檔部門都要動態(tài)跟進，保障歸檔工作順利開展。

（二）堅持每月學習制度，學習的內(nèi)容主要是《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實施細則》、《合同管理辦法》等管理制度。堅持學習教育活動富有成效，可以全面提升檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和檔案管理水平。

（三）完善各項規(guī)章制度，在實際工作進程中，要將歸檔工作落到實處，嚴格根據(jù)國家檔案管理標準執(zhí)行，創(chuàng)新完善檔案編目、使用、保護等方面工作。同時，提升檔案管理透明度，檔案管理使用效率提高，真正做到落實責任。同時，需要加強檔案宣傳工作。檔案宣傳工作毋容置疑要跟進，宣傳力度落實之后，還需開展多次人員會議工作，集中學習檔案管理內(nèi)容，學習其他企業(yè)優(yōu)秀的檔案管理方法，這能獲得極大的進步。

三、結(jié)束語

當前經(jīng)濟發(fā)展水平快速提升，人們生活在物欲橫流的社會里，檔案管理工作卻發(fā)展緩慢。社會新聞時常報道，各類工程質(zhì)量出現(xiàn)問題，例如：垮塌、地基下陷、發(fā)生裂縫傾斜等等。一旦出現(xiàn)問題需要究其原因，各方便開始推諉責任，工程質(zhì)量問題沒有承擔方，無法追究責任。想要確定哪方面的質(zhì)量問題，還需要投入大量的人力、物力以及財力。從中可以看出，如果每一步的工程建設資料都是齊全完整準確的，入檔驗收也是按規(guī)守則的完成的，那么在問題發(fā)生時就能節(jié)省多少不必要花費的時間金錢，由此可見建立健全檔案管理的規(guī)范是如此的重要，它重要到關(guān)乎民生，因此，作為檔案管理工作中的一員我們更是責無旁貸。

參考文獻：

[1] 馮惠玲.從文獻管理到基于信息資源的管理――圖書情報與檔案管理學科的創(chuàng)新發(fā)展之路[J].情報資料工作，PKU CSSCI-2013.3.

篇6

關(guān)鍵詞高校;基建檔案;檔案管理;對策

中圖分類號G27文獻標識碼A文章編號1673-9671-(2010)032-0183-01

高?；n案是高校檔案的重要組成部分,是高等學校在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成的和積累起來的各類建設項目的有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料,是各種建筑物、構(gòu)筑物及地上地下管線等基本建設工程規(guī)劃、設計、施工和使用、維修活動中的直接記錄,包括基建文件檔案材料、施工文件檔案材料、竣工圖紙檔案材料。如何科學管理好基建檔案資料,充分發(fā)揮它的作用,成為擺在每個基建檔案管理人員面前刻不容緩的問題。

1加強高?；n案管理的意義

1.1為高?；窘ㄔO發(fā)展提供憑證

基建檔案不僅記錄了學校建設的實際經(jīng)過,而且記錄了人們在建設活動中所取得的經(jīng)驗教訓及創(chuàng)造出的成果,因此,基建檔案是人們查考過去的情況,掌握歷史材料,研究有關(guān)事物的發(fā)展規(guī)律的重要依據(jù)和憑證。一套完整的基建檔案,從征用土地、實地勘探圖紙設計、施工合同、監(jiān)理合同、施工進程、竣工驗收及各類報告、來往文書、圖表、數(shù)據(jù)等都有系統(tǒng)的記錄,這些記錄將會是考察歷史和處理問題的科學依據(jù)。

1.2為高校基建科學發(fā)展提供了參考

檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。實踐證明,學?；A(chǔ)設施的維護與管理是離不開基建檔案的。高校基建檔案不僅是歷史的真實寫照,同時原建筑工程地質(zhì)資料和施工設計圖紙是工程改建、擴建,或?qū)ζ茐暮笾匦禄謴偷闹匾罁?jù)。特別對那些深埋地下的各種管線及隱蔽工程進行檢查和維修時,地面上看不到、摸不著,不能準確判斷它們確切的位置和具體走向的情況下,技術(shù)人員便可根據(jù)相關(guān)檔案材料去施工。這樣既可以減少工作失誤,節(jié)約時間,而且可以節(jié)約經(jīng)費,提高工作效率。若檔案材料不齊全、圖物不符,改建、擴建、維修也就無從下手,必然會造成人力、物力和財力的巨大浪費。

1.3為學校維權(quán)提供了佐證

由于歷史的原因,過去在相關(guān)制度方面不完善,在學校權(quán)屬、土地糾紛等方面,許多高校一直存在著與周邊單位或農(nóng)民地界爭議問題?？茖W管理,充分利用好基本建設檔案,能夠有效維護產(chǎn)權(quán)所有者,解決好這些爭議糾紛,可以讓檔案發(fā)揮其獨特的功能優(yōu)勢。因為基建檔案真實地記載了學校房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設備產(chǎn)權(quán)形成的全過程,是學校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)。

2高校基建檔案管理工作存在的問題

2.1檔案意識不強

一方面學校領(lǐng)導對基建檔案認識不足,沒有把檔案工作放到應有位置,重視基建工程建設進度、質(zhì)量和資金投入,而忽視基建工程檔案管理工作。另一方面,建設、施工、設計、監(jiān)理各方的職能部門、相關(guān)工作人員,檔案意識不強,素質(zhì)不高。他們甚至都不知道資料的收集范圍,總以為收集檔案材料是分外的事,工作積極性不高,加上管理措施不力,結(jié)果是大量重要的資料丟失,嚴重影響了檔案資料的完整性和準確性。

2.2基建檔案自身的特殊性易造成歸檔難

基建檔案具有專業(yè)性、成套性和效益的潛在性等特點,在一定程度上造成了收集歸檔難。首先,基建檔案專業(yè)性要求兼職檔案員既要了解檔案專業(yè)知識,又要熟悉基本建設的相關(guān)知識,專業(yè)性特點使立卷工作難度大,要求高。目前高?；ú块T普遍缺乏既熟悉基建業(yè)務又熟悉檔案知識的人員,而兼職檔案員工作任務繁雜,對基建檔案無暇顧及,工作上力不從心。再加上基建項目參建單位的專(兼)職檔案人員變動頻繁,導致檔案收集工作不到位。其次,基建檔案形成于基建工程的建設過程中,周期短則數(shù)月,長則數(shù)年,檔案又形成于設計、施工、監(jiān)理、建設等多個部門,牽扯到很多方面,并且這些方面又環(huán)環(huán)相扣、聯(lián)系緊密。其整體性要求易造成收集難。再次,由于基建檔案的主要作用是為日后的管理、維修、改建等提供依據(jù),沒有立竿見影的效益,其效益的潛在性、滯后性使某些人認為建立基建檔案是費時、費力而無效益的勞動,從而造成基建檔案無專人管理,丟失嚴重,導致無法彌補的損失,影響工程后續(xù)維護和利用。

2.3高校基建檔案提供利用方式單一

建立基建檔案的最終目的是為了利用。目前,高校基建檔案的提供利用,除個別電話查詢外,多為利用者親自到檔案部門說明要利用檔案的內(nèi)容,檔案工作人員手工檢索,提供檔案原件供利用者查詢或借閱。這種利用方式有許多弊端,因頻繁使用,原件(特別是圖紙)易破損,且不能保證其安全。因此傳統(tǒng)的檔案檢索利用方式已滿足不了信息社會發(fā)展的要求。

3加強高校基建檔案管理工作的對策

3.1宣傳檔案法規(guī),增強基建檔案意識

首先,應大力宣傳檔案法規(guī),加強法制觀念。高校要利用各種形式,廣泛宣傳檔案法規(guī),做到依法治檔,使各基建檔案相關(guān)部門認識到基建檔案工作的重要性。其次,應進一步強化學?；ú块T領(lǐng)導的檔案意識。學?；ú块T是學?；窘ㄔO項目的直接管理單位,肩負著全校房屋建設和舊房修繕維護的重任。從而學?；ú块T領(lǐng)導者的檔案意識是搞好學校基建檔案收集工作的保證。同時學校檔案部門也要與基建部門等其他相關(guān)職能部門及時聯(lián)系、及時溝通,建立完善的機制和健全的基建檔案歸檔制度。在基建項目立項時,應將檔案工作納入到工程的各個階段,納入基建人員職責范圍之中?；ü芾聿块T作為基建檔案歸檔單位和使用單位,應當自覺提高各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。并加強制度建設,有合理科學的工作流程,形成人人尊重制度,個個按章辦事的風氣,經(jīng)常性督促檢查,確?；n案工作做好。

3.2明確各方職責,建立基建檔案收集的網(wǎng)絡體系

面對基建檔案收集、歸檔難這一現(xiàn)實問題,應明確工程建設各方職責,責任到人,建立一個層次分明、責任明確的檔案工作網(wǎng)絡體系。其具體做法:一是明確學校內(nèi)部檔案工作的職責。由于工程建設大多以基建部門或為新校區(qū)建設成立的基建工程指揮部負責,因此,基建檔案應明確由基建部門或新校區(qū)基建工程建設指揮部為主,學校檔案部門負責業(yè)務指導和驗收入庫的內(nèi)部管理模式。二是明確建設、施工、設計、監(jiān)理等各方職責。建立基建檔案收集責任制度,檔案收集檢查監(jiān)督制度等。如文件、計劃、報告、總結(jié)等由文書負責收集;合同、協(xié)議、審批手續(xù)等由負責印章管理人員來收集;預決算由預算人員收集;施工記錄、驗收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員收集;項目決算,固定資產(chǎn)投資等由審計人員收集;最后由檔案員負責匯總,所形成的檔案就會不漏、不缺,有資料、有分析,否則讓哪一個人來完成這項工作都是難以勝任的。三是基建檔案收集與工程撥款掛鉤。在施工合同、設計合同和監(jiān)理合同中,應依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定對基建檔案工作提出的具體要求,在明確結(jié)算工程款時,設計、施工、監(jiān)理各方負責的檔案資料必須經(jīng)驗收合格后方可支付,從經(jīng)濟上對各方予以約束。

3.3加強硬件建設,實現(xiàn)檔案信息化管理

傳統(tǒng)的基建檔案資料主要以紙質(zhì)、實物為載體,不便于管理和使用,且易損壞。隨著計算機在各行各業(yè)的普及,檔案管理也從傳統(tǒng)型管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理,從經(jīng)驗管理向科學管理過渡,逐步采用先進技術(shù)管理。在設備配備上要加大投入力度,添置和更新計算機、工程復印機、掃描儀等硬件設施,采用科學、先進的應用軟件來進行檔案信息的存儲和利用,并結(jié)合計算機網(wǎng)絡技術(shù)與多媒體技術(shù),實現(xiàn)基建檔案收集、歸檔和利用的現(xiàn)代化。

參考文獻

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關(guān)鍵詞　高?！』n案　管理

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

近幾年，我國的高等教育發(fā)展較快，高校基本建設的投資規(guī)模也逐步擴大，很多高校都將院校進行了擴建、改建，成立了多所分校，或?qū)⒃盒ｉg合并與重組，這些都使高校發(fā)展日益壯大，那么高校的基建檔案管理工作也必須要跟上形勢，在加強學校基礎(chǔ)設施建設力度的同時，也要做好基建檔案管理工作。因此，筆者針對提高基建檔案管理工作淺談以下幾點看法。

一、明確高?；n案的概念

高?；n案是高校檔案的組成部分之一，是高校進行整體建設、規(guī)劃的重要組成部分，它是在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、具有保存價值的文字、 圖表及聲像載體，它不僅是學校建設過程中的真實記錄，更是為學校未來的發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)和參考依據(jù)。

二、抓住高?；n案建設的特點，提高檔案管理建設工作

基建檔案專業(yè)性強、在收集、整理過程中又涉及較多單位，使其對高?；n案在自身的質(zhì)量、項目的齊全性、完整性、準確性、真實性、方便性上都提出了更高的要求，采用科學現(xiàn)代化的管理方法管理檔案信息資源，是實現(xiàn)現(xiàn)代化改革發(fā)展的需求，也是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在，其特點表現(xiàn)為：

（一）廣泛性。

每一個基建項目從項目開工前到工程全面竣工驗收，基建檔案的審批、設計、材料來源涉及政府部門、設計部門、施工及監(jiān)理等多處單位的評定。

（二）成套性。

形成完整的基建檔案,需要工程項目前期到竣工驗收后，每一項活動、每一個環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄, 其完整性決定每一個單項工程與整體工程項目之間的銜接。

（三）專業(yè)性。

基建檔案技術(shù)含量高，基本建設過程涉及到設計、 勘探、 施工、 安裝、 消防等多種專業(yè)內(nèi)容, 也是今后維修、驗收、審查提供的唯一依據(jù)。

（四）龐大性。

基本建設項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，所形成的基建檔案數(shù)量遠比其他檔案多。

（五）實用性。

學校基礎(chǔ)設施的新建、擴建、改建；以后基礎(chǔ)設施的維護、修理和對房屋的翻新改造；解決工程經(jīng)濟、土地、質(zhì)量事故糾紛等相關(guān)管理工作,基建檔案起到了尤為重要的證明作用。

（六）原始記錄性。

基建檔案記錄了每一個項目建設發(fā)展的歷史軌跡，真實反映了從建設工程項目醞釀、立項、施工到竣工過程中直接形成的歷史記錄，為基建工程以后的決策及規(guī)劃提供了有效的依據(jù)和憑證。

（七）滯后性。

由于基建項目是一個周期長、環(huán)節(jié)多、投資大的工程建設過程, 且涉及面寬而廣,當驗收工作完成后，經(jīng)過整改后要進一步對其整理文檔材料，因而基建檔案的形成相對滯后。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

長期以來，隨著高?；椖康牟粩鄶U大，但基建檔案的管理卻沒有同步前進，其檔案信息與利用率之間還存在著很大偏差，檔案資源沒有得到有效的共享與發(fā)揮用途，嚴重影響了檔案的價值與學校發(fā)展工作，其存在的問題主要歸納為以下幾點：

(一 )檔案管理意識淡薄。

基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，因缺乏有效的管理和約束機制，檔案管理意識不強，存在“重建設、輕檔案”的思想，造成基建檔案的材料收集不齊全、質(zhì)量不高、存檔圖紙不完整，檔案管理職責沒有落實到具體人員，歸檔工作與工程建設不能協(xié)調(diào)開展，嚴重滯后了基建檔案工作。

（二）基建歸檔質(zhì)量不高。

由于基建工程和檔案的專業(yè)性，基建檔案人員不僅要對基建項目的運作熟知，也要掌握基建檔案的整理工作。工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力及相互溝通，使檔案資料管理工作嚴重脫節(jié)。如一些具有憑證作用、法律效力的關(guān)鍵文件都是復印件, 或者一些簽字、 蓋章都不全, 失去原有作用；文件歸檔材料、 紙張大小不統(tǒng)一, 個別材料用鉛筆、 圓珠筆書寫, 字跡模糊，對檔案資料簡單裝訂、圖紙隨意折疊，沒有系統(tǒng)專業(yè)化地按照要求管理,甚至還有經(jīng)手人員將項目資料隨便鎖進自己的柜子, 沒有及時把資料移交給檔案員歸檔的現(xiàn)象, 造成不少材料分散在承辦人和技術(shù)員手中，材料文件處在分散、損壞、丟失等情況下，直接影響了基建歸檔質(zhì)量,制約了檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）紙字檔案利用存在弊端。

基建檔案的材料套數(shù)多及復雜性，在長期利用中提供檔案原件和復印件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

三、結(jié)合實際問題，合理提升治檔質(zhì)量

（一）增強檔案意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，樹立科學理念。

“全員參與”和“與供方互利”是根本上提高基建檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。學校各部門及教職員工不僅是學校檔案利用者，同時也是高校檔案的最大供給方。本著“以人為本”，樹立科學的檔案觀，加強檔案宣傳力度，將收集、管理和保護好學校檔案資源成為全校每個職工的義務和責無旁貸的職責，使其變被動為主動，真切體會到“我為檔案，檔案為我”的責任意識。

（二）完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案管理規(guī)章制度。

基建項目因其周期長、復雜性等特點，高?；n案應從本校的實際出發(fā)制定基建檔案歸檔范圍，通過相應的規(guī)章制度，突出崗位責任制的主導作用，明確管理職責，深化職能，落實到人，嚴格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環(huán)節(jié)。

（三）領(lǐng)導支持，提高檔案工作的重要性。

每一項工作的實施與成效，都需要依靠領(lǐng)導的決策及支持，領(lǐng)導對檔案工作的重視與否, 是做好基建檔案工作的主要因素?；n案的管理不僅是專職或兼職檔案人員的工作，更需要學校領(lǐng)導及各職能部門領(lǐng)導在所需的人、財、物和工作環(huán)境上給予檔案工作的大力支持，對保質(zhì)保量完成檔案歸檔工作的部門，對其進行通報表揚，這樣不僅肯定了檔案工作人員作出的成績，也調(diào)動了歸檔的熱情和積極性，提高了歸檔效率。

（四）提高基建檔案管理人員工作業(yè)務水平。

1、不斷完善基建檔案人員的溝通能力。基建檔案管理工作，每一個項目階段都是一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)，任何一項檔案資料的缺漏都可能影響其他階段工作的開展，所以，在制定基建檔案收集范圍、歸檔的時間及質(zhì)量上要求的同時，基建檔案人員要及時與檔案部門相互溝通，檔案部門需全過程跟蹤服務，提出改進方法，確?；n案及時移交歸檔。

2、基建檔案工作與基建工程建設同步啟動，要求檔案人員的業(yè)務能力更具全面性。高校要積極組織各單位檔案人員參加檔案業(yè)務培訓，在基建檔案人員對自身工程建設程序了解的同時，檔案部門也要對基建檔案人員進行基建檔案整理指導，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，共同學習，拓寬知識面。

3、強調(diào)“以利用者為中心”的檔案利用服務理念。從過去以“整理保管”向現(xiàn)在以“提供利用”為中心轉(zhuǎn)變，深化利用，提高檔案服務效率，做好檔案管理工作。另外，基建檔案也具有性，檔案人員也應增強保密意識，提高檔案工作的責任感。

（五）檔案數(shù)字化、信息化。

采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔方式已跟不上現(xiàn)代檔案信息資源的收集的發(fā)展，因此，對高?；n案收集的質(zhì)量、查找的方便性上都提出了更高的要求，采用現(xiàn)代化的管理方式是全方位、多形式地提高檔案信息服務的發(fā)展需求。

信息化時代，檔案數(shù)字化也就是檔案信息化，檔案信息數(shù)字化就是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、使用檔案管理軟件，利用外包掃描、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，逐步實現(xiàn)基建檔案網(wǎng)絡遠程傳輸、查閱、保管和開發(fā)利用，經(jīng)過數(shù)字化處理后，不僅節(jié)省了檔案存貯空間，也提高了檔案信息的檢索速度；減少檔案原件因使用頻繁而造成的破損等狀況，從而充分發(fā)揮檔案的信息優(yōu)勢，提升檔案信息的價值。

總之，基建檔案是高校的寶貴財富，它不僅為學校的現(xiàn)在而服務，更為學校未來的發(fā)展而服務，因此，我們必須嚴格把好質(zhì)量關(guān)，鼓勵每位員工積極參與到管理工作中來，主動表達意見和建議，逐步實現(xiàn)基建檔案資源的完整性、提高高?；n案管理水平，做好進一步的開發(fā)與利用工作，是我們義不容辭的重要任務。

（作者單位：長江職業(yè)學院）

參考文獻：

[1]韋嬴．高?；n案信息化管理工作探析, 北京檔案, 2010（06）.

篇8

一、基建檔案在工程建設中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實再現(xiàn)了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌?；n案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點，準確而全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責任認定、提出改進方法以及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個工程項目都必須經(jīng)過工程準備、施工監(jiān)理、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有可行性研究和立項文件、建設用地審批文件、勘踏設計文件、招投標文件、預算文件、相關(guān)施工合同協(xié)議等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理計劃、監(jiān)理會議紀要、造價控制、質(zhì)量控制、進度控制和監(jiān)理報告等;在施工階段有基礎(chǔ)設施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設備設施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗及施工日志等文件;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程決算和交付使用財產(chǎn)文件以及各環(huán)節(jié)中的聲像及電子檔案文件等，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等，這些檢測、指令和批件材料都是評定工程建設質(zhì)量非常重要的依據(jù)。隨著國家經(jīng)濟建設快速發(fā)展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，形成齊抓共管的局面，成為新形勢下基建檔案管理的重要任務。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強

項目主管領(lǐng)導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩(wěn)定，檔案管理職責沒有落實到具體人員,工程各參建部門缺乏相互溝通交流,各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節(jié)，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業(yè)性，工程人員和檔案人員互相不了解專業(yè)和技術(shù)知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。

2.基建檔案管理體制不完善,檔案質(zhì)量、安全得不到有效保障

出于工程項目建設成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設施設備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現(xiàn)代化程度與工程建設快速發(fā)展的需求不匹配，缺乏相應的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強基建檔案管理的對策

1.轉(zhuǎn)變觀念，增強對檔案重要性的認識

基建工程檔案管理正逐步由企業(yè)內(nèi)部管理向信息化、市場化、社會化管理轉(zhuǎn)變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認識基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證?；n案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領(lǐng)導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規(guī)章制度

根據(jù)基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構(gòu)，配備專職檔案人員，明確各自管理職責權(quán)限，建立基建檔案管理網(wǎng)絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設中，更應主動借鑒國際先進管理經(jīng)驗，建立符合國情和自身運作特點的現(xiàn)代化基建檔案專業(yè)管理模式。比如，目前國內(nèi)工程建設一般采取項目經(jīng)理承包責任制的方式，由項目經(jīng)理全權(quán)負責工程施工的質(zhì)量、進度、安全等，對工程項目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標準中，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準時才能兌現(xiàn)項目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎(chǔ)設施配備

檔案人員應主動向領(lǐng)導匯報基建檔案工作出現(xiàn)的問題以及配置設備設施的必要性，爭取各級領(lǐng)導的支持。積極協(xié)調(diào)建設符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設備，改善基建檔案工作環(huán)境條件。

4.實現(xiàn)過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中

一是基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質(zhì)量。二是建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監(jiān)督、規(guī)范基建檔案的質(zhì)量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確?；n案歸檔工作順利進行。

5.規(guī)范基建檔案立卷標準，提高立卷質(zhì)量

各參建單位應嚴格按照操作規(guī)范做好職責范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯(lián)系，單項工程以相互獨立、便于利用為原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術(shù)會議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現(xiàn)場辦公會議紀要、檔案工作總結(jié)、簡報等文件，還可采取外聘檔案工作專家現(xiàn)場演示、開展業(yè)務咨詢答疑等方式，對基建檔案業(yè)務工作進行指導和規(guī)范，統(tǒng)一基建檔案管理標準和操作方法。

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關(guān)鍵詞：高?；n案管理；創(chuàng)新；硬件實施

高?；n案管理工作是一項十分復雜的工作，有其特殊的專業(yè)性和多樣性等特點，對基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來隨著科技的進步，高校基建檔案管理工作也在逐漸地進行改革，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)無法滿足當下的需要。下面將對高校基建檔案管理工作的創(chuàng)新與應用進行分析和討論。

一、高校檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理有所忽視

要想實現(xiàn)高校檔案管理的科學性，首先應保證檔案的完整。就目前的情況來看，管理人員對基礎(chǔ)建設有了一定的認識，卻在建設的過程中常常忽視積累的文字材料。主要表現(xiàn)為：在認識程度上明顯不足，雖然形成了相關(guān)的文件資料，卻很難進行使用；在管理中只重視建筑工程質(zhì)量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少，對竣工文件等不能完善地進行管理。

2.缺少完善的基建檔案管理制度

高?；n案管理工作有著較強的專業(yè)性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標準規(guī)范用來規(guī)范基建檔案。當前的高校基建檔案管理中由于檔案的時間跨度比較長，而在這個過程中又有可能出現(xiàn)管理人員的調(diào)整，而每個人對檔案的分類理解都會出現(xiàn)不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達到統(tǒng)一。

3.缺少綜合性強的管理人員

當前的高?；n案管理人員大多是基建技術(shù)人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專業(yè)知識，又有檔案管理能力的綜合性管理人員?；夹g(shù)人員雖然在基建業(yè)務上比較熟練，但沒有接受過專業(yè)的檔案管理知識培訓，對材料很難進行科學的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強的檔案管理知識，但他們普遍對基建業(yè)務不熟悉，對檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設單位對檔案管理的重視等，使得檔案材料出現(xiàn)了不完整的情況，這些都嚴重地影響著高?；n案管理的建設。

二、高?；n案管理工作的創(chuàng)新與應用

1.強化基建檔案管理人員專業(yè)知識

在高校基建檔案管理工作中，最重要的就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)?；n案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強的專業(yè)知識，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識，同時也需要具備足夠的檔案管理知識，這樣才能對基建檔案進行正確的分類整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產(chǎn)建設過程中發(fā)揮出自身的作用。

2.建立信息化管理系統(tǒng)

隨著社會和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛地應用于社會各界中，計算機網(wǎng)絡的發(fā)展可以說為基建檔案管理提供了一個強大的技術(shù)支持。通過信息化技術(shù)建立起基建檔案管理系統(tǒng)，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統(tǒng)中找到備份的檔案，而不會因此耽誤日后的工作。

3.強化硬件設施

要想切實地保障高?；n案管理工作，應盡量地將檔案管理做好，保證每一個檔案管理庫房都能夠達到應有的安全標準。如果條件允許的情況下，應及時地建立起檔案管理大樓，在硬件設施上保證基建檔案管理的安全。此外，應在日常的管理工作中強化檔案管理責任制，積極地落實好檔案管理“八防”工作。對檔案室門口及周邊的一些危險物品應及時清理，以便保護檔案安全。

4.完善基建檔案管理制度

高?；n案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項目建立的初期就應將檔案管理深入到每一個工作的環(huán)節(jié)中。高校基建檔案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學合理的管理制度，讓每一個管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風氣，同時高校應定時監(jiān)督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進行。

高?；n案管理工作十分復雜，對檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業(yè)知識，同時還要有較強的檔案管理知識。雖然當前我國高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對基建檔案管理工作進行創(chuàng)新，就一定能實現(xiàn)科學的檔案管理。在當代信息化發(fā)展迅猛的時代，做好高?；n案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數(shù)字信息化，這樣才能幫助高?；n案管理不斷發(fā)展。

參考文獻：

[1]劉曉玲.我國高校基建檔案管理對策初探[J].硅谷，2010（04）：24.

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[關(guān)鍵詞]企業(yè)；基建檔案；管理

基建檔案是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表和聲像等各種形式的歷史記錄。它既是工程建設及竣工驗收、交付使用的必要條件，也是對工程進行維護、管理、使用、改建、擴建的依據(jù)和憑證。隨著檔案法律、法規(guī)的不斷健全，企業(yè)基建檔案的管理更加有章可循。因此，如何加強企業(yè)基建檔案管理工作，已成為我們必須深入思考的課題。

一、企業(yè)基建檔案的重要性

基建檔案是一種特殊的信息資源，任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)。它不僅反映了該建筑物的變化和發(fā)展，為企業(yè)規(guī)劃、建設、管理工作提供現(xiàn)狀和歷史依據(jù)，也對企業(yè)總體發(fā)展發(fā)揮著重要作用。還為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛等提供依據(jù)。同時，它對推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。企業(yè)基建檔案管理的關(guān)鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協(xié)議、洽商變更等各種類的資料。這些檔案為企業(yè)的建設、維修、管理、改建和擴建服務。所以，做好基建檔案管理工作，對推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。

二、企業(yè)基建檔案的管理現(xiàn)狀

從目前企業(yè)基建檔案管理的情況來看。雖然基建檔案由綜合檔案室統(tǒng)一收集、整理、保管.但仍存在―些問題：

（一）基建檔案收集不齊全

基建檔案普遍存在著歸檔不完整、保管條件差、不系統(tǒng)等問題，特別是隨著人員變動和機構(gòu)調(diào)整，造成基建檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了基建檔案的長久保護和開發(fā)利用。這些問題的存在使基建檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發(fā)展水平。因此，采取有效措施，加強基建檔案管理工作刻不容緩。

（二）基建檔案管理標推不統(tǒng)一

目前，在企業(yè)基建檔案的管理上沒有統(tǒng)一的標準，各單位在收集范圍、期限劃分、案卷組合等方面都不一致。比如：收集歸檔中，竣工圖紙都劃歸在基建檔案門類之內(nèi)，但有些文字材料、有關(guān)批文以及部分合同等，由于歷史原因卻歸在文書檔案內(nèi)，割裂了基建檔案的自然形成規(guī)律。在保管期限劃分上，也沒有按其重要程度劃分保管期限，所有基建檔案都是永久保管，管理缺乏科學性。在組卷問題上，各單位也是自己摸索經(jīng)驗，有些單位學習城建檔案的組卷方法，將竣工圖紙裝訂成冊，整齊、美觀，便于保管，但不太便于利用，查閱一張圖紙，要將整卷借出，有時會造成損壞，歸還后又要重新整理裝訂。有些單位將圖紙編號折疊，裝盒保管。

（三）基建檔案管理業(yè)務較為生疏

現(xiàn)在企業(yè)檔案管理人員，一般對文書檔案管理還較為熟悉，但對基建檔案的管理則缺乏學習和培訓，對現(xiàn)有的基建檔案的收集、組卷、編目、統(tǒng)計等工作也都是邊干邊學，摸索經(jīng)驗，他們不甚了解基建檔案的形成特點，缺乏對基建部門在檔案資料形成積累過程中的檢查指導，工作往往處于被動局面.檔案編研和信息開發(fā)利用也較欠缺，沒有通過分析、歸納，使原始資料轉(zhuǎn)化為更高層次的二次信息。因而使整個基建檔案管理處在較低水平。

三、加強基建檔案管理工作的措施

（一）提高意識，加強宣傳

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的，對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外，我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，只滿足于踏踏實實地做好本職工作，頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識，從而影響到社會對檔案館的認知程度。

（二）加強領(lǐng)導及部門的重視

近幾年根據(jù)基建檔案工作的實踐證明，搞好基建檔案工作，需要領(lǐng)導的重視。領(lǐng)導實實在在的支持，是搞好基建檔案工作的關(guān)鍵。把檔案的形成、積累、整理、立卷歸擋工作納入基建規(guī)劃、計劃、管理制度中，在基建工程的招標中，提出對檔案工作的要求，并將其納入基建管理人員職責范圍之中。檔案行政管理部門在規(guī)范單位總體歸檔要求時，也應對特殊載體的檔案給予更多的監(jiān)督力度，以增加歸檔部門的重視程度。

（三）加強基建檔案的收集工作.提高歸檔率

首先，要深入學習宜傳檔案法規(guī)，加強建設單位和施工單位的檔案意識和守法意識。其次，要根據(jù)本單位的實際，制定可行的制度.還可與基建部門簽訂歸檔責任書，把基建檔案管理納入崗位責任之中.使基建檔案的收集、歸檔有章可循、有法可依；第三.檔案人員要積極理順收集渠道?；椖坑捎诠こ唐陂L，檔案資料要逐步形成積累和收集，在這期間，檔案人員還應深入施工現(xiàn)場進行宣傳、檢查、指導，隨時了解工程進度和現(xiàn)場施工文件材料的形成積累情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，做到基建工程開始與資料收集整理同步進行，工程前期準備之時，就是基建檔案資料收集的開始.工程竣工驗收之日，就是基建檔案資料歸檔之日。

（四）建立和完善基建檔案管理的有效機制

檔案的收集、整理應該是建設活動的各方主體共同的責任，同時明確各方主體應負的責任。建立檔案管理不善責任追究制，對責任人要嚴肅追究責任。另一方面，在招標投標與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，在合同、協(xié)議內(nèi)明確有關(guān)工程檔案管理的具體要求，即同時簽訂負責建設工程檔案的收集、整理和報送內(nèi)容、時間和履約承諾。對檔案工作不合格的單位除督促整改外，嚴格按合同進行經(jīng)濟處罰。

檔案管理員是檔案的形成者和管理者，要具有一定的檔案管理知識、較強的立卷意識、管理和利用意識。加強基建檔案管理人員在基建管理和檔案管理兩方面專業(yè)知識的培訓，不斷提高管理人員的業(yè)務水平，使之適應社會的需要。

參考文件：