導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案管理工作的計(jì)劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育檔案；檔案管理；規(guī)范化；管理制度；資金投入

為提高計(jì)劃生育服務(wù)水平，確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化，采取相應(yīng)措施，提高檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人員的綜合技能偏低，制約檔案管理水平的提升，需要采取措施改進(jìn)和完善。

一、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義

采取相應(yīng)措施，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化具有重要作用，也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容，其重要意義表現(xiàn)在以下方面：

（一）有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理，有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通，為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過(guò)對(duì)檔案信息的記錄、采集和查閱，可以對(duì)計(jì)劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難，促進(jìn)信息有效交流和溝通。

（二）有利于方便管理決策。計(jì)劃生育檔案記錄計(jì)劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況，采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化，有利于管理部門在作出相關(guān)決策時(shí)，具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計(jì)劃生育決策時(shí)，通過(guò)查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄，進(jìn)行對(duì)比和分析，然后結(jié)合當(dāng)前計(jì)劃生育工作實(shí)際，有針對(duì)性地制定解決方案。不僅提高決策水平，還能推動(dòng)計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

（三）為流動(dòng)人口提供服務(wù)。促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化，建立并完善檔案管理制度，能對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握，及時(shí)掌握流動(dòng)人口的婚育情況，了解不同地區(qū)計(jì)劃生育執(zhí)行效果和人口流動(dòng)情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動(dòng)，構(gòu)建計(jì)劃生育信息交流平臺(tái)，防止工作疏漏，促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平的提高。

二、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足

由于相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)，一些管理人員素質(zhì)偏低，制約檔案管理水平提升，存在的不足表現(xiàn)在以下方面：

（一）制度缺失。一些單位的計(jì)劃生育檔案管理制度不完善，相關(guān)人員職責(zé)不明確，制約各項(xiàng)工作有效開(kāi)展下去。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，難以有效調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善，難以有效提升管理人員素質(zhì)，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠，制約檔案管理工作水平的提升。

（二）投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面，對(duì)檔案管理不夠重視，資金投入不足，難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失，計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠，忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足，難以提高他們的素質(zhì)。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全，制約管理人員素質(zhì)的提高。

（三）管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，管理臺(tái)賬不完善，沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行管理范措施。對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用存在不足，管理流程不規(guī)范，難以提高計(jì)劃生育檔案管理水平。

三、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑

為彌補(bǔ)存在的不足，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，可以采取以下改進(jìn)措施：

（一）健全制度，明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度，明確管理人員職責(zé)，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制，讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施，提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度，落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，讓管理人員努力開(kāi)展工作，提高計(jì)劃生育檔案管理水平。

（二）增加投入，強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入，合理安排檔案管理預(yù)算，滿足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的購(gòu)買和更新等。要加大資金投入，滿足檔案管理的資金需要，為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理，確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位，使其為計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開(kāi)展提供保障。

（三）健全臺(tái)賬，規(guī)范管理。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定，制定健全完善的制度措施，有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時(shí)，還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度，明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計(jì)劃生育檔案安全檢查、檔案庫(kù)存溫度和濕度記錄簿，有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作，努力提高檔案管理水平。

（四）改進(jìn)服務(wù)，注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì)，改進(jìn)服務(wù)，為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù)，提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺(tái)，方便檔案資料查閱。注重對(duì)計(jì)劃生育檔案資料的查閱和利用，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù)，讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源，最大限度挖掘檔案的利用價(jià)值，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供參考和依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員，應(yīng)該明確不足，健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施，增加資金投入，注重檔案資源利用和開(kāi)發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作，提高服務(wù)水平，為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開(kāi)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張永和.人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2009（26）：163-164.

[2]武麗榮.人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理途徑[J].蘭臺(tái)世界，2014（6）：67.

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關(guān)鍵詞：人口；計(jì)劃生育；檔案；科學(xué)管理

中圖分類號(hào)：C923

我國(guó)是世界第一人口大國(guó)，擁有世界總數(shù)四分之一的人口數(shù)量，并且人口數(shù)量依然持續(xù)增長(zhǎng)，管理好人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中重要的一環(huán)。隨著人口計(jì)劃生育工作的制度化、法制化、規(guī)范化，人口和計(jì)劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉(zhuǎn)化，由傳統(tǒng)的管理方法向“高、新、嚴(yán)、準(zhǔn)”的科學(xué)方式轉(zhuǎn)變。探索科學(xué)管理新思維，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平，對(duì)更好的服務(wù)政府決策以及提高社會(huì)管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計(jì)劃生育部門的效率和服務(wù)，在工作中發(fā)揮人的主動(dòng)性是當(dāng)前工作中的關(guān)鍵[1]。

一、當(dāng)前存在問(wèn)題

當(dāng)前由于種種原因，例如對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識(shí)缺乏、農(nóng)村人口流動(dòng)性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計(jì)生檔案的管理工作的效率，嚴(yán)重制約了政府工作的開(kāi)展，間接影響了和諧社會(huì)的建設(shè)進(jìn)程。

1.1當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著人口的增多和人口流動(dòng)量的增大，給人口與計(jì)生檔案管理工作帶來(lái)了困難，而且在管理工作方面，管理者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足。在這方面主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一方面是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人口與計(jì)生檔案管理的必要性和重要性，對(duì)工作的重要性存在認(rèn)識(shí)偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責(zé)的對(duì)待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導(dǎo)致計(jì)生檔案的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題；另一方面的問(wèn)題是出現(xiàn)在民眾，老百姓對(duì)計(jì)生工作往往存在偏見(jiàn)，他們認(rèn)為計(jì)生檔案不能給他們提供有效的實(shí)質(zhì)性幫助，因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)抵情緒，不配合相關(guān)人員的工作，給檔案管理工作帶來(lái)一定的困難和妨礙。

1.2 人員流動(dòng)性

人員流動(dòng)性大是人口與計(jì)生檔案工作的管理工作困難的另一個(gè)原因。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)農(nóng)村剩余勞動(dòng)力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動(dòng)，剩余勞動(dòng)力從欠發(fā)達(dá)地區(qū)流向大城市，同時(shí)人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計(jì)生檔案的統(tǒng)計(jì)和管理的工作開(kāi)展帶來(lái)了極大的不便[2]。此外在人口和計(jì)生檔案管理人由于工作調(diào)動(dòng)、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在造成了人口和計(jì)生檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，增加了管理工作的難度。

1.3管理工作不規(guī)范、制度不健全

此外，人口與計(jì)生檔案管理工作不規(guī)范、制度不健全也制約著管理工作的開(kāi)展。由于工作性質(zhì)繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當(dāng)前我國(guó)的人口與計(jì)生檔案管理工作，一直都處于一個(gè)無(wú)序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)?；鶎庸ぷ魅藛T在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，管理者大都缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，對(duì)保管技術(shù)的專業(yè)知識(shí)也了解過(guò)少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級(jí)人員分工不明確、職責(zé)不清晰，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門推諉責(zé)任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。

1.4管理設(shè)備的陳舊

多數(shù)基層部門硬件設(shè)備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡(jiǎn)陋，沒(méi)有升級(jí)保管設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)缺乏保護(hù)性措施。國(guó)家規(guī)定：國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案都應(yīng)配備齊全的管理設(shè)備，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理和規(guī)章制度，目前縣級(jí)檔案室仍然存在著設(shè)備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問(wèn)題，造成檔案的污損、遺失等嚴(yán)重后果。

人口和計(jì)劃生育檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化

2.1 轉(zhuǎn)變觀念

檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉(zhuǎn)為管理者，主動(dòng)學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)，提高工作效率。利用先進(jìn)的管理設(shè)備和手段，增強(qiáng)信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復(fù)雜的資料中提取有價(jià)值的信息，簡(jiǎn)化信息量。并把提煉信息總結(jié)歸納，傳遞到知識(shí)生產(chǎn)和知識(shí)創(chuàng)新中，服務(wù)于政府決策，由保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者和決策咨詢者。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.2 更新檔案管理流程

檔案管理工作是復(fù)雜繁瑣的工程，耗費(fèi)大量的人力物力，為了避免在人口計(jì)生檔案的管理過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多的資源浪費(fèi)，就需要規(guī)范計(jì)生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計(jì)生檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡(jiǎn)化更新原有的工作流程，對(duì)管理流程進(jìn)行重組，在工作流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中融入隱形知識(shí)，并使隱形知識(shí)顯性化，在這過(guò)程中，人口和計(jì)劃生育檔案管理的參與者應(yīng)該定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，對(duì)檔案的保存、流轉(zhuǎn)、鑒定提出具體要求，確保流程的科學(xué)性和高效性。

2.3重視流動(dòng)人員管理

流動(dòng)人員管理是檔案管理工作中重要的一環(huán)，因此要重視流動(dòng)人員管理，加強(qiáng)分散人員的統(tǒng)計(jì)歸檔工作。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人員已經(jīng)成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動(dòng)人口的有效管理。一方面，檔案管理從業(yè)人員要對(duì)自己負(fù)責(zé)地區(qū)的流動(dòng)人員進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)工作，這樣才能更好地進(jìn)行流動(dòng)人員的管理，另一方面，針對(duì)流動(dòng)人員，成立專門的下屬職能部門，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人口的管理，對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量、發(fā)展趨勢(shì)以及面臨的問(wèn)題進(jìn)行研究，設(shè)立相關(guān)的資料庫(kù)，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時(shí)走訪調(diào)查，掌握及時(shí)有效的信息，透徹地分析問(wèn)題的原因，以確保搜集信息準(zhǔn)確及時(shí)。

2.4 加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給生活工作帶來(lái)了極大的便利，加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)可以節(jié)省了更多的人力和財(cái)力資源。計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，把計(jì)生檔案工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，需要實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化[4]。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不但減少工作人員的勞動(dòng)量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系，通過(guò)這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享，同時(shí)也能更好的對(duì)計(jì)生檔案工作進(jìn)行分配和部署，把計(jì)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為日常建檔工作的重要依據(jù)，能夠促使計(jì)生檔案管理工作更加有效。

三、總結(jié)

總之，人口和計(jì)劃生育檔案工作在計(jì)劃生育工作中有重要的作用，是計(jì)劃生育工作和人員管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，關(guān)系到民生建設(shè)和和諧社會(huì)的建設(shè)，為國(guó)家的決策起到引導(dǎo)和咨詢作用。因此，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)變觀念，提高工作人員的素質(zhì)，努力提高工作水平和工作效率，精簡(jiǎn)工作流程，利用新設(shè)備和新技術(shù)，提高科學(xué)管理水平。同時(shí)，國(guó)家和各級(jí)政府也應(yīng)給予必要的投入，解決所需經(jīng)費(fèi)，為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。參考文獻(xiàn)：

[1] 柳臨.論提升人口計(jì)生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.

[2] 潘真、何曉君、楊素紅.淺談如何加強(qiáng)流動(dòng)人口計(jì)劃生育檔案管理.工作探討，2013年3月.

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關(guān)鍵詞：園林綠化工程；檔案管理；重要作用；措施

目前我國(guó)城市化建設(shè)加快了腳步，園林綠化工程作為城市化建設(shè)的重要內(nèi)容，一定要引起重視。在園林綠化工程中，做好檔案管理工作能夠發(fā)揮極大的數(shù)據(jù)和信息支持。為了更好的開(kāi)展園林綠化工程建設(shè)，相關(guān)人員必須要明確到檔案管理的重要性，并通過(guò)采取相應(yīng)的措施來(lái)促進(jìn)檔案管理的不斷完善和優(yōu)化。

1 園林綠化檔案的特點(diǎn)

園林綠化檔案不但有所有檔案所具有的特點(diǎn)，還具有自身的特殊性。首先，園林綠化檔案具有成套性。無(wú)論是哪個(gè)工程，都會(huì)經(jīng)歷從設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工以及后期維護(hù)等多個(gè)環(huán)節(jié)。綠化工程項(xiàng)目也是如此，會(huì)有一套檔案來(lái)對(duì)整個(gè)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行反映和記載，不同的階段材料既是相互區(qū)別的，同時(shí)又和總體材料內(nèi)容緊密聯(lián)系，從而讓材料具有一定的成套性[1]。其次，園林綠化檔案具有專業(yè)性。因?yàn)閳@林綠化檔案是專屬于園林綠化工程這一活動(dòng)的，因此有極高的專業(yè)技術(shù)性，它是對(duì)某一領(lǐng)域、某一特定技術(shù)活動(dòng)的記錄。再次，園林綠化檔案具有動(dòng)態(tài)性。園林綠化檔案和其他檔案相比，其內(nèi)容和數(shù)量是處于動(dòng)態(tài)變化過(guò)程中的。然后，園林綠化檔案具有時(shí)效性。園林綠化工程的效果不是在工程完成就達(dá)到最優(yōu)程度的，而是要等到綠色植物生長(zhǎng)周期之后，工程在建成之后必須要等上較長(zhǎng)時(shí)間才能看到其最美的一面。最后，園林綠化工程具有可變性。因?yàn)閳@林綠化工程可塑性和隨意性都較強(qiáng)，要和自然相互配合，建筑者有很大的發(fā)揮空間，可以有多種工程組合。園林綠化工程具有多變性，檔案要對(duì)原來(lái)園林綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以滿足園林綠化工程需求，因此綠化檔案也會(huì)具有多變性，只有檔案完整和準(zhǔn)確，方可防止建設(shè)過(guò)程中存在失誤及損失[2]。

2 園林綠化檔案的作用（整體修改，第三方面作用重復(fù)了）

首先，它對(duì)社會(huì)的作用。園林建設(shè)單位要想立足市場(chǎng)并開(kāi)拓優(yōu)勢(shì)，就必須貫徹創(chuàng)新理念，在項(xiàng)目施工中不斷的收集數(shù)據(jù)和資料，加大對(duì)數(shù)據(jù)資料的開(kāi)發(fā)研究，將新技術(shù)和新理論推廣應(yīng)用，從而為社會(huì)帶來(lái)好處。檔案是這些數(shù)據(jù)資料的載體，要想讓檔案資料具有及時(shí)和齊全的特點(diǎn)，就必須要加強(qiáng)管理，如此才能保證新工藝的持續(xù)更新[3]。其次，對(duì)生產(chǎn)企業(yè)的作用。園林建設(shè)生產(chǎn)單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都在檔案中得到而來(lái)合理反映，無(wú)論是經(jīng)營(yíng)決策還是項(xiàng)目建設(shè)都會(huì)在檔案中得到記錄。檔案工作人員收集和分析部門檔案信息之后，將其用于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理中，不但能夠促進(jìn)項(xiàng)目指標(biāo)的有效完成，還能為企業(yè)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力和自身經(jīng)濟(jì)效益帶來(lái)幫助[4]。最后，它還是工程建設(shè)的證據(jù)。園林綠化檔案是對(duì)整個(gè)工程建設(shè)的記錄，是解決今后建設(shè)方、施工方、設(shè)計(jì)方以及投資商之間爭(zhēng)議的有力證據(jù)。

3 如何做好園林綠化檔案管理工作

一是要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。園林部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)園林綠化檔案工作的重視，只要領(lǐng)導(dǎo)重視了，職工才能從根本上加以重視，在施工過(guò)程中將作業(yè)情況合理準(zhǔn)確的記錄下來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作納入重要議事日程，并納入到年度考核工作中。檔案工作常會(huì)出現(xiàn)較多的經(jīng)費(fèi)不足或者技術(shù)落后的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)要想辦法予以解決，向檔案部門投入資金，購(gòu)置電子設(shè)備，對(duì)檔案工作人員加以重視和關(guān)懷，要鼓勵(lì)他們形成良好的職業(yè)價(jià)值觀，從而為檔案管理工作的合理開(kāi)展提供保證，以促進(jìn)園林綠化工程的順利進(jìn)行。

二是要健全制度。@林部門一定要根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)施工標(biāo)準(zhǔn)，有效落實(shí)檔案管理制度的制定工作。要立足于現(xiàn)有的檔案管理制度以完成制度創(chuàng)新工作。健全和完善檔案管理制度例如檔案借閱制度、檔案入庫(kù)制度、檔案收集工作制度、檔案工作人員責(zé)任制度以及檔案開(kāi)發(fā)利用制度等。建立了制度之后，必須要做到嚴(yán)格落實(shí)，加強(qiáng)監(jiān)督和考核。只要有嚴(yán)格的制度化管理，有效落實(shí)檔案資料的分類和收集工作，只有這樣，才能讓每一份檔案都能發(fā)揮出其應(yīng)有的作用和價(jià)值[5]。

三是要全面收集。要想讓園林檔案能夠發(fā)揮出最大作用，就必須要重視檔案的收集工作，檔案收集的越齊全越精確，就越能夠?qū)こ淌┕で闆r充分反映，讓園林檔案發(fā)揮最大效益。園林部門在檔案收集中，必須要從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)落實(shí)。其一，要對(duì)園林綠化單位要有嚴(yán)格的工作規(guī)定，無(wú)論是哪一個(gè)施工作業(yè)階段，都要對(duì)信息及時(shí)的收集起來(lái)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定和流程對(duì)材料進(jìn)行篩選和整理，保證篩選之后科學(xué)合理之后便將其交于檔案部門。檔案部門經(jīng)過(guò)審查確定無(wú)誤之后方能辦理相關(guān)手續(xù)，從而充分符合實(shí)際應(yīng)用的相關(guān)需求。其二，要充分結(jié)合工程生產(chǎn)部門，要對(duì)需要收集的內(nèi)容加強(qiáng)考核，從而讓各項(xiàng)工作能夠被合理處理，將價(jià)值程度較高的施工資料完整的記錄下來(lái)并形成檔案，檔案收集工作要有明確的計(jì)劃和目標(biāo)。另外，所有不同的園林項(xiàng)目都需要設(shè)立檔案管理人員，落實(shí)檔案信息的收集工作，并將其做成系統(tǒng)化的工程檔案。檔案管理人員一定要在收集檔案是堅(jiān)守立場(chǎng)，要做好對(duì)檔案的審核和檢查共組，如果檔案管理中存在問(wèn)題，要迅速采取措施加以處理，以充分符合我國(guó)新時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀。

四是要規(guī)范整理。園林工程中，信息資料被收集起來(lái)之后往往是處理零碎化和片狀式的，要想讓收集的資料能夠充分完整化和系統(tǒng)化，檔案管理人員必須要加強(qiáng)對(duì)原始資料的系統(tǒng)整理。為了保證檔案整理的規(guī)范化，必須要從以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展工作。其一，在歸檔前，必須要按照保管單位的不同將文件材料分別編排，做好有針對(duì)性的處理。其二，檔案歸檔之后，要做好合理分類，對(duì)檔案的排列以及編號(hào)也要加強(qiáng)重視。其三，檔案的鑒別，要加強(qiáng)對(duì)檔案的鑒定工作，要明確檔案的價(jià)值，對(duì)檔案妥善保存，達(dá)到全部信息資料能夠充分整合的實(shí)際效果[6]。

五是要善于運(yùn)用。檔案管理不是為了將檔案保管好，而是為了讓檔案能夠繼續(xù)發(fā)揮價(jià)值。園林綠化工程檔案不但要記錄施工信息，方便未來(lái)園林綠化工程能夠有全面的經(jīng)驗(yàn)作為借鑒。而且要為社會(huì)提供服務(wù)，發(fā)揮檔案資源的作用。園林綠化部門要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的利用和開(kāi)發(fā)，重視檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)。

六是要嚴(yán)格監(jiān)管。檔案管理必須要結(jié)合城建檔案和園林綠化兩方面的力量。工程在預(yù)驗(yàn)收前，盡快核查和鑒定檔案。只要兩部門對(duì)工程檔案預(yù)驗(yàn)收表示肯定之后，方可驗(yàn)收。城建檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)園林綠化工程檔案的檢查。

4 總結(jié)

目前，我國(guó)各大城市廣泛加強(qiáng)了城市化建設(shè)，園林綠化工程是現(xiàn)代城建的主要內(nèi)容，其檔案資料是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的記錄，必須要加強(qiáng)重視。從檔案收集、整理、保管等方面入手，更要重視對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，為今后的施工帶來(lái)借鑒意義。

參考文獻(xiàn)

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[3]邵泉水.園林綠化工程施工管理中存在的問(wèn)題及管理措施探析[J].門窗，2013，12：340+344.

[4]沈東霞.淺談園林綠化工程施工控制管理體會(huì)[J].低碳世界，2014，01：19-20.

篇4

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，現(xiàn)在很多的工作都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。而檔案管理工作是一項(xiàng)比較繁瑣、需要記錄的數(shù)據(jù)等信息更多的工作，在其中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的計(jì)算機(jī)化，有助于檔案管理工作的進(jìn)行。

一、?n案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作概述

檔案管理要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化工作中有重要的三部分：硬件、軟件和數(shù)據(jù)。硬件和軟件的準(zhǔn)備工作都比較容易進(jìn)行，而且準(zhǔn)備的時(shí)間也不需要太長(zhǎng)。對(duì)硬件和軟件的挑選要以數(shù)據(jù)工作為主，要選擇能承受巨大的數(shù)據(jù)量的軟件和硬件。檔案管理的信息化就要對(duì)檔案管理中的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)備，其在這三部分的準(zhǔn)備工作是占據(jù)時(shí)間最長(zhǎng)的一項(xiàng)。在這項(xiàng)工作的準(zhǔn)備中需要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行明確，不能出現(xiàn)錯(cuò)誤，而且數(shù)據(jù)信息很多，數(shù)據(jù)信息的不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)都會(huì)影響檔案管理工作的進(jìn)行。而且在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過(guò)程中，需要良好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)環(huán)境，其對(duì)就計(jì)算機(jī)和程序都沒(méi)有太高的要求，但是數(shù)據(jù)環(huán)境一定要良好，這樣才能保證檔案管理工作的進(jìn)行。

檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作的質(zhì)量大部分取決于數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。只要數(shù)據(jù)信息處理的比較準(zhǔn)確，那么前處理工作也就合格了。所以檔案管理工作的質(zhì)量的提高，還需要對(duì)檔案的前處理工作高度的重視，保證前處理工作的有效的完成。數(shù)據(jù)信息處理完成后，前期的準(zhǔn)備工作也就完成了。但是數(shù)據(jù)信息處理的過(guò)程是比較復(fù)雜和繁瑣的，其中也存在很多問(wèn)題，需要執(zhí)行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案前處理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、合理化

對(duì)檔案管理的前處理中需要的硬件和軟件，也要進(jìn)行細(xì)心的挑選，一定要滿足數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)要求，保證前處理工作的有效進(jìn)行。檔案管理中的前處理階段就要就是對(duì)數(shù)據(jù)的處理，而數(shù)據(jù)的處理工作需要我們遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)備中需要注意：

一是檔案著錄，這是檔案數(shù)據(jù)信息的重要的工作，也是運(yùn)行中必須使用的數(shù)據(jù)。對(duì)著錄標(biāo)引一定要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行編制，這樣才能保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，也可以保證人員在使用時(shí)的更加快捷的獲取數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)的錄入中，一定要注意對(duì)著錄的規(guī)則的遵循，否則后期的檔案管理工作就可能出現(xiàn)問(wèn)題，而且這項(xiàng)問(wèn)題也不容易解決，影響檔案管理工作的進(jìn)度。

二是對(duì)檔案著錄的標(biāo)引。對(duì)檔案著錄的標(biāo)引一定要引導(dǎo)文件級(jí)，要規(guī)范的進(jìn)行輸入，不能根據(jù)自己的想法進(jìn)行改變，對(duì)數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目、著錄順序等都要按照要求進(jìn)行，不能隨意的添加和刪減，這樣會(huì)影響檔案的管理工作。而且在輸入中一定要保證符號(hào)的準(zhǔn)確，卡片的大小和尺寸也要協(xié)調(diào)，不是盡量，而是一定要還原檔案的原貌，降低在使用中出現(xiàn)問(wèn)題的概率[2]。

三是檔案制度的建立。檔案管理工作中，檔案數(shù)量很龐大，所以就要對(duì)檔案管理中的工作和人員進(jìn)行管理，并設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)人員規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作。一定要對(duì)數(shù)據(jù)的處理進(jìn)行監(jiān)督和管理，對(duì)著錄人員、標(biāo)引人員和審校人員都要進(jìn)行考核，保證其各自職責(zé)的實(shí)現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)錄入工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高相關(guān)人員的素質(zhì)

一是對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理工作需要相關(guān)人員具有一定的計(jì)算機(jī)使用能力，所以對(duì)其使用計(jì)算機(jī)的能力進(jìn)行培養(yǎng)。而且這些人員還要對(duì)相關(guān)檔案的著錄有一定的了解，這樣才能更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，也能避免數(shù)據(jù)問(wèn)題的產(chǎn)生。二是綜合型人才的培養(yǎng)。在對(duì)人員的培訓(xùn)上，要使其建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握更多的檔案管理方面的知識(shí)，不能只是了解一方面的知識(shí)，這樣的人員不能滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需求?，F(xiàn)在的檔案管理工作需要更多的綜合型人才，需要人才具有多方面的能力，因?yàn)楝F(xiàn)在的工作也具有綜合性的特點(diǎn)。三是重視對(duì)在校檔案專業(yè)學(xué)生的理論與實(shí)踐結(jié)合的教育。檔案管理的計(jì)算機(jī)化，需要學(xué)生對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)都要有一定的了解，這樣才能更好的開(kāi)展工作。同時(shí)對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)也要重視人員的時(shí)間能力，學(xué)校也應(yīng)該為學(xué)生設(shè)置更多的時(shí)間課程[3]。

（三）檔案前處理工作的管理和監(jiān)督

一是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作的進(jìn)行與領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是直接聯(lián)系的。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視才能在這項(xiàng)工作中投入更多、更專業(yè)的人才、設(shè)備等。二是檔案管理工作的統(tǒng)一管理機(jī)制。在全國(guó)范圍內(nèi)建立對(duì)檔案管理工作的研究組織，對(duì)檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理。三是檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案計(jì)算機(jī)化的前處理工作中要對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)行細(xì)致、可行的規(guī)劃[4]。

篇5

一、強(qiáng)化民生檔案管理工作的意義

每個(gè)人從生老病死到衣食住行，都與民生檔案息息相關(guān)。民生檔案是維護(hù)人民群眾權(quán)益最原始的憑證，記錄了社會(huì)管理的歷史，體現(xiàn)了人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)的利益問(wèn)題。民生檔案管理工作的有效開(kāi)展是落實(shí)黨委、政府各項(xiàng)民生政策，維護(hù)人民群眾的權(quán)益，更好的為民生服務(wù)，保障民生，構(gòu)建和諧社會(huì)的重要保證。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)階層高度分化，人員流動(dòng)日益頻繁，人民群眾對(duì)民生檔案的管理工作有了更高的需求。各級(jí)黨委政府工作將關(guān)注民生，改善民生當(dāng)作工作的重點(diǎn)。強(qiáng)化民生檔案管理工作，需要順應(yīng)形勢(shì)，以人為本，遵循新思路，尋求新突破，不斷開(kāi)創(chuàng)新局面，關(guān)注民生、服務(wù)民生，在實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的同時(shí)，為人民群眾提供更為及時(shí)、更為全面、更為有效的服務(wù)，是保持檔案事業(yè)的健康有序、持續(xù)高速的發(fā)展的重要社會(huì)條件。民生檔案信息涉及到人民群眾的切身利益，范圍較廣且種類繁多，動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)，民生檔案管理工作仍存在著管理混亂、水平不一、資源分散、基礎(chǔ)設(shè)施滯后等不足，具體表現(xiàn)為民生檔案的種類較為繁雜，歸屬不清，保存不一，無(wú)法確定由哪一部門負(fù)責(zé)管理，管理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，有的民生檔案是根據(jù)本身所在部門及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，也有許多部門沒(méi)有相關(guān)的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際操作管理辦法，也談不上規(guī)范化的檔案部門管理指導(dǎo)，致使部門民生檔案管理力度不夠，甚至出現(xiàn)無(wú)人整理的現(xiàn)象。民生檔案接收進(jìn)館的范圍沒(méi)有明確界定，保存條件比較有限，民生檔案的移交及接收工作開(kāi)展困難。民生檔案現(xiàn)代化建設(shè)程度不高，信息化及數(shù)字化有待提高，其檢索功能難以滿足越來(lái)越高的民生檔案利用率的需求，民生檔案管理工作亟待提高。強(qiáng)化民生檔案管理工作，將民生檔案工作擺在突出位置，是我國(guó)構(gòu)建和諧社會(huì)的要求，是轉(zhuǎn)型變革時(shí)期檔案管理工作存續(xù)與發(fā)展的基本策略，也是體現(xiàn)檔案社會(huì)價(jià)值的有效途徑。

二、強(qiáng)化民生檔案管理工作的策略

（一）規(guī)范民生檔案管理工作

規(guī)范各類民生檔案管理工作是充分發(fā)揮民生檔案價(jià)值的重要保障。建立健全的檔案管理規(guī)章制度，健全民生檔案工作規(guī)范，根據(jù)不同形式、不同服務(wù)人群等制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其需要遵循的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)民生檔案的實(shí)體進(jìn)行分散保管，同時(shí)進(jìn)行統(tǒng)一指導(dǎo)管理。完善民生檔案管理制度體系，包括歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、立卷要求、移交手續(xù)、工作職責(zé)及保管、借閱、記錄、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)方面，以規(guī)范化的民生檔案工作及符合實(shí)際的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)民生檔案相關(guān)部門加以指導(dǎo)，制定本行業(yè)民生檔案歸檔范圍和保管期限、整理辦法、管理規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)文件，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。完善民生檔案歸檔制度，設(shè)置分類方案和保管期限表，完善檔案整理、檢索目錄編制、檔案鑒定銷毀移交等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。制定民生檔案分類整理的方法及規(guī)定，保持檔案整理方法的一致性與正確性，切勿將立卷與組件混用，采用定時(shí)制的標(biāo)識(shí)方法劃分保管期限。依照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用雙套制歸檔對(duì)電子文件或電子數(shù)據(jù)進(jìn)行整理歸檔，做好數(shù)據(jù)的脫機(jī)備份，及電子檔案的紙質(zhì)化管理及異地備份。建立民生檔案登記及年檢制度，對(duì)各類民生檔案進(jìn)行排查和登記工作，詳細(xì)記錄當(dāng)?shù)孛裆鷻n案的形成和管理單位、主要內(nèi)容、數(shù)量、整理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、開(kāi)放利用規(guī)定和利用情況、移交進(jìn)館規(guī)定等信息，利于有效掌握民生檔案的形成規(guī)律、利用情況及管理現(xiàn)狀，便于監(jiān)督。強(qiáng)化對(duì)民生檔案管理工作的監(jiān)督力度，加大業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督力度，從源頭上抓起，明確相關(guān)部門責(zé)任，切實(shí)抓好與群眾切身利益密切相關(guān)的各類民生檔案管理和利用的監(jiān)督指導(dǎo)。將民生檔案管理工作納入考核范圍，使考核的結(jié)果能成為評(píng)判單位檔案管理成效的重要依據(jù)，同時(shí)嚴(yán)格開(kāi)展執(zhí)法檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)民生檔案工作中存在的違法現(xiàn)象，嚴(yán)格加以查處，不斷提高工作人員依法管理民生檔案的意識(shí)，促進(jìn)民生檔案工作走向規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，逐步推動(dòng)民生檔案工作的法制化發(fā)展。

（二）加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)

進(jìn)入信息時(shí)代以來(lái)，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到廣泛地利用，越來(lái)越多的電子文件應(yīng)運(yùn)而生，人民群眾對(duì)信息有了更快、更全、量更多的需求，在這樣的形式下，只有加大民生檔案的現(xiàn)代化建設(shè)，改善民生檔案工作場(chǎng)所的基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案室配備各種專業(yè)設(shè)施設(shè)備，加速民生檔案信息化進(jìn)程，在接收新的檔案進(jìn)館的同時(shí)，接收檔案電子信息進(jìn)館，以關(guān)注民生、改善民生為著眼點(diǎn)，全面部署民生檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)責(zé)任到人、任務(wù)到人，安排專門人員深入挖掘現(xiàn)有的民生的檔案資源，加強(qiáng)整理、編目，大力推進(jìn)檔案信息的深加工，并對(duì)館藏利用較高、最頻繁的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)施檔案的全文掃描，同時(shí)結(jié)合檔案利用工作的實(shí)際情況，制作電子民生檔案目錄，加快館藏檔案的劃控和數(shù)字化工作，逐步發(fā)展成可以提供網(wǎng)上在線查詢服務(wù)，提高民生檔案利用的效率。利用電子技術(shù)提供電子信息服務(wù)，拓寬利用渠道，充分發(fā)揮檔案的參考和資政作用。加快實(shí)現(xiàn)運(yùn)用電子信息技術(shù)手段提高查檔工作效率，通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)迅速獲取所需信息，避免群眾因無(wú)法確定所需檔案保存地而到處奔波的現(xiàn)象，以滿足日益增多的查檔人員的需求。運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，制作與人民群眾息息相關(guān)的民生專題檔案，并將其連接至接待窗口，以提高查檔的工作效率。將人民群眾關(guān)注的熱點(diǎn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，并將著錄條口與掃描全文進(jìn)行掛接，最大限度地方便百姓對(duì)民生檔案的利用，提升民生檔案管理工作的水平及效率。

（三）增強(qiáng)民生檔案的利用效能

積極適應(yīng)群眾和民生的需求，整合檔案資源，拓寬利用渠道，豐富利用內(nèi)容，增強(qiáng)民生檔案的利用效能。配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，向社會(huì)公開(kāi)服務(wù)形式和手段，為公民獲取民生檔案信息提供便利，同時(shí)采取切實(shí)有效的舉措，公開(kāi)民生檔案查閱流程和服務(wù)承諾，編制行之有效的民生檔案公開(kāi)指南，通過(guò)設(shè)立公開(kāi)欄、網(wǎng)上公開(kāi)等多種形式，為群眾查詢檔案提供便利，以充分發(fā)揮民生檔案的作用。例如具備專題檔案展覽、開(kāi)展檔案走進(jìn)社區(qū)活動(dòng)、開(kāi)通便民服務(wù)“綠色通道”等活動(dòng)，規(guī)范檔案查閱利用的收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)，取消不合理收費(fèi)，降低群眾查閱利用檔案的成本，使檔案真正成為服務(wù)廣大人民群眾的活資料。整合各民生檔案單位建立相應(yīng)地檔案冊(cè)，諸如戶籍檔案、醫(yī)院出生檔案和病史檔案、單位職工培訓(xùn)檔案、勞動(dòng)就業(yè)檔案、農(nóng)村農(nóng)保檔案等，必要時(shí)可以開(kāi)展信息共享，創(chuàng)辦人民的個(gè)人信息庫(kù)，人民憑借有效身份證明，就能方便地查詢到個(gè)人信息，促進(jìn)民生檔案的利用效能。充分發(fā)揮各民生檔案的作用，為諸如優(yōu)待撫恤、養(yǎng)老服務(wù)、婚姻登記等各項(xiàng)民生提供服務(wù)。將改善民生作為民生檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，積極編研人民群眾關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題及難點(diǎn)問(wèn)題，使民生檔案的利用更為深入。

篇6

關(guān)鍵詞：基礎(chǔ)工作 檔案管理 現(xiàn)代化

一、檔案管理基礎(chǔ)工作存在的主要問(wèn)題分析

1、檔號(hào)不規(guī)范，一卷多冊(cè)且沒(méi)有目錄號(hào)現(xiàn)象較多。

2、案卷標(biāo)題不規(guī)范，不能反映主題內(nèi)容甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象比較普遍。

3、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以致于部分內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而不能利用。

4、許多案卷未標(biāo)注頁(yè)碼，一旦使用中掉頁(yè)便很難發(fā)現(xiàn)。

5、案卷組卷混亂無(wú)序現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

6、案卷厚薄不一，有的幾頁(yè)紙一文一卷，有的幾百頁(yè)紙一類一卷。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

公文是檔案的前身，檔案大部分由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的如何，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。所以要求檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都要統(tǒng)一有序和科學(xué)進(jìn)行。

1、全面普查案卷，去糟取精。

實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作就是普查案卷。對(duì)于綜合性檔案館來(lái)由于說(shuō)很少進(jìn)行全面的清查，難免存在許多無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要將這些文件剔除，才能避免使用計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與效率低的情況。

2、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

對(duì)于那些相互存在某種聯(lián)系的文件要盡可能將其組合在一起。同時(shí)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)案卷標(biāo)題以及無(wú)卷內(nèi)目錄的，還要重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范，內(nèi)容完整。重新組卷可以優(yōu)化館藏，同時(shí)還可提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。案卷要求：一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。二是要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限。三是公文字跡要牢固清晰，不要使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是要合理使用文種，擬制格式要規(guī)范，以利于實(shí)施應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段。

3、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。應(yīng)從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則，這是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：

（1）要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，在完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的情況下，才能進(jìn)行立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂

（2）明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

（3）堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

4、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類，再根據(jù)情況制定出一些具體細(xì)則。在分類的過(guò)程中還應(yīng)及時(shí)校正分類人員的某些錯(cuò)誤。提高校正人員業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)其責(zé)任心，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)是檢索查全率的保證，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。要做到即保證查全率又保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，防止在檢索時(shí)出現(xiàn)文不對(duì)題、含混不清的情況發(fā)生。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于分類和檢索，促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案為社會(huì)所用是檔案管理的一個(gè)重要目。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的則是提高檔案的利用率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和使用，大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案，并在使用過(guò)程中從卷宗的整體出發(fā)，對(duì)所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，分清主次和輕重緩急，對(duì)于可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案，予以側(cè)重考慮，進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣有利于加快提高檔案的社會(huì)利用率。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

著錄時(shí)要分類標(biāo)引，對(duì)特殊形式的檔案可用計(jì)算機(jī)程序直接錄入人名、地址、時(shí)間及使用案卷目錄，然后分類號(hào)用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出。這樣可以使著錄環(huán)節(jié)減少，使著錄速度明顯地提高。

篇7

1 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和問(wèn)題

1.1 檔案信息收集不全面、保存不完善

檔案信息收集不全面、保存不完善是檔案管理的主要問(wèn)題，有的企業(yè)原始檔案和格式不規(guī)范、不統(tǒng)一，文件的版面設(shè)計(jì)、尺寸不一，無(wú)法進(jìn)行規(guī)范的裝訂，一些重要文件的簽字更是顏色不一，更有甚者在原始檔案上涂改勾畫，為后期的檔案編制帶來(lái)極大的不便[1]。

1.2 檔案管理方式落后

檔案管理需要運(yùn)用科學(xué)合理的方法和工作方式，以更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理主要分為三種管理模式：分散管理、分級(jí)管理、統(tǒng)一管理，在實(shí)際工作中，很多檔案管理人員沒(méi)有根據(jù)檔案信息的類型進(jìn)行分類，目前，電力企業(yè)的檔案管理模式較為單一，大都選擇集中管理。統(tǒng)一管理方式有利于電力企業(yè)的檔案管理的完整性，但是這種管理模式往往給管理人員帶來(lái)巨大的工作量，造成工作效率低下。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠也是檔案管理水平低下的一個(gè)重要原因，電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有充分意識(shí)到檔案管理的重要性，出現(xiàn)重電力建設(shè)、輕管理的現(xiàn)象。因?yàn)閷?duì)于建設(shè)電力企業(yè)來(lái)說(shuō)，最重要的是看到電力企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此檔案管理部門在建設(shè)中往往被忽視，只有在上級(jí)檢查時(shí)才進(jìn)行突擊整理，但是檔案的管理往往差強(qiáng)人意[2]。

1.4 檔案管理人員專業(yè)水平不達(dá)標(biāo)

目前，我國(guó)的建設(shè)電力企業(yè)部配備的都是一些文案人員，主要負(fù)責(zé)文件的存儲(chǔ)和發(fā)放，這些文案人員大多學(xué)歷低，水平不高，建設(shè)單位對(duì)于檔案管理員的培訓(xùn)不及時(shí)，導(dǎo)致文檔檔案的質(zhì)量參差不齊。電力企業(yè)檔案管理人員不同于其他工作，需要一些綜合素質(zhì)較高，具有交叉學(xué)科背景的專業(yè)人士，知識(shí)面廣，既懂電力企業(yè)又懂電力企業(yè)檔案管理，可以更好的進(jìn)行消息編輯和分類。

2 建設(shè)電力企業(yè)檔案管理技巧

2.1 提高管理人員的業(yè)務(wù)水平

電力企業(yè)要安排專人負(fù)責(zé)檔案保管，在檔案的管理過(guò)程中，人是占核心地位的，培養(yǎng)涉及學(xué)科廣泛的高素質(zhì)人才是關(guān)鍵。從事檔案的管理人員應(yīng)首先更新觀念，積極參與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等的培訓(xùn)，并將這些技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的工作上，同時(shí)還要兼有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、遵守制度的優(yōu)良品質(zhì)，絕對(duì)不能篡改和泄露檔案的內(nèi)容。除此之外，檔案管理員還應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持終身學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)行檔案管理的方法創(chuàng)新。

2.2 強(qiáng)化電力企業(yè)檔案管理制度

電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)制訂一套適合自身企業(yè)發(fā)展的檔案管理制度，明確檔案的采集流程和注意事項(xiàng)，在收集完整之后統(tǒng)一核對(duì)并進(jìn)行上報(bào)，以此來(lái)保證電力企業(yè)的檔案信息的質(zhì)量和完整性。強(qiáng)化檔案管理人員的法律意識(shí)，確保檔案信息的安全性，當(dāng)檔案管理人員離職時(shí)務(wù)必做好交接工作。同時(shí)，還要進(jìn)一完善和追究責(zé)任制度，明確誰(shuí)來(lái)管理誰(shuí)負(fù)責(zé)，一旦檔案的管理出現(xiàn)安全和缺失等問(wèn)題，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指責(zé)。

2.3 對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理

建立檔案的電子化管理，有利于進(jìn)行信息傳遞和檔案查詢，防止因自然因素導(dǎo)致紙版文檔的丟失。建設(shè)單位應(yīng)建立網(wǎng)上管理系統(tǒng)，將電力企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、企業(yè)決策、安全問(wèn)題等檔案全部錄入。在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，管理員需要借助掃描技術(shù)、數(shù)字壓縮技術(shù)、電腦技術(shù)等方式把原始檔案數(shù)字化直接上傳，在檔案生成的時(shí)候直接將其生成規(guī)范的檔案信息，將紙質(zhì)版的檔案慢慢變成多媒體的形式，不單單要收集文字信息，還可以讓檔案變得“有聲有色”，企業(yè)的照片、視頻等檔案也要全部留存電子檔，再通過(guò)統(tǒng)一的檔案分類代碼進(jìn)行歸類管理，便于查詢。電力企業(yè)的電子檔案管理應(yīng)只對(duì)有限的人授權(quán)，并對(duì)電子檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)和檔案更改做好記錄。

2.4 定期接受檔案管理專家的檢查

電力企業(yè)的檔案管理部門要自覺(jué)接受檔案管理專家的檢查，請(qǐng)指出檔案管理的不足和漏洞，并解答單位工作人員的有關(guān)問(wèn)題。電力企業(yè)還要定期舉辦以文檔檔案管理為主題的內(nèi)部考核比賽，對(duì)檔案管理人員水平進(jìn)行評(píng)分，對(duì)于檔案保管較好的管理人員給予物質(zhì)表?yè)P(yáng)，對(duì)于文檔工作有疏忽的管理人員進(jìn)行批評(píng)和懲罰，同時(shí)追求其領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。

2.5 保證文檔的保密性

文檔的內(nèi)容涉及了電力企業(yè)的全部過(guò)程內(nèi)容，包括會(huì)議綱要、經(jīng)費(fèi)使用、質(zhì)量等，與電力企業(yè)的質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益密切相關(guān)，因此文檔檔案不僅可以作為電力企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量檢測(cè)和安全管理的控制手段，如果電力企業(yè)出現(xiàn)了安全事故，檔案還可以作為追究事故責(zé)任的有力證據(jù)。因此，文檔的完整性和保密性的重要是不言而喻的。

篇8

關(guān)鍵詞：新時(shí)期 信息化技 檔案管理

隨著信息科技的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和進(jìn)度中發(fā)揮了極其重要的作用。作為一個(gè)單位運(yùn)行管理重要一環(huán)的檔案管理工作，卻仍然停留在“以紙質(zhì)檔案為主、信息化檔案為輔”的狀況下，與時(shí)代的要求及事業(yè)的發(fā)展之間存在較大的不適應(yīng)性。如何探索運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作，對(duì)提升檔案管理工作科學(xué)化水平有著重要的意義。

1.當(dāng)前檔案信息化管理中存在的不足

檔案管理旨在保存資料、記錄歷史、服務(wù)發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理手段是將記錄分門類別地存放在檔案室中，其管理重心就放在了收集記錄、編目編冊(cè)及日常管理等環(huán)節(jié)上。隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已逐漸無(wú)法滿足事業(yè)發(fā)展需求，其不足之處正日漸顯現(xiàn)。

1.1工作任務(wù)與人力資源之間存在的矛盾

隨著事業(yè)的發(fā)展，檔案資料來(lái)源日趨多元化，使周期性的收集記錄、編目編冊(cè)工作任務(wù)變得越來(lái)越繁重。往往是只有一名檔案管理人員，必須同時(shí)兼顧周期性的檔案歸檔工作和檔案日常管理工作，且檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力普遍較差，為檔案管理工作形成了巨大的壓力。

1.2檔案數(shù)量與保存空間之間存在的矛盾

一個(gè)單位經(jīng)過(guò)幾十年的發(fā)展和積累，檔案數(shù)量日漸龐大，檔案室的空間則日趨緊張。而檔案室在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)上有著規(guī)范的要求，很多單位在建設(shè)檔案室時(shí)往往缺乏前瞻性，沒(méi)有預(yù)留足夠大的空間，對(duì)實(shí)體檔案的保存形成了較大的制約。

1.3檔案調(diào)閱與運(yùn)用需求之間存在的矛盾

傳統(tǒng)檔案的調(diào)閱存在現(xiàn)場(chǎng)性、單一性等特征。調(diào)閱人員必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，且要在檔案室里“大海撈針”，造成了調(diào)閱效率低下。此外，還存在資料一經(jīng)借出，其他人無(wú)法查閱的問(wèn)題以及外地工作人員無(wú)法遠(yuǎn)程查閱的問(wèn)題，對(duì)檔案的運(yùn)用效率造成了較大的影響。

1.4長(zhǎng)期保存與安全保障之間存在的矛盾

傳統(tǒng)的檔案多為紙質(zhì)記錄，雖然檔案室按照較高的規(guī)范建設(shè)而成，對(duì)檔案起到了較好的保護(hù)作用。但在借出過(guò)程中及保存過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)一些不可預(yù)料的因素，使檔案的長(zhǎng)期性保存存在隱患。

2.以信息化技術(shù)融入新形勢(shì)下的檔案管理工作

傳統(tǒng)檔案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改進(jìn)、予以破解。結(jié)合本人的思考和實(shí)踐，筆者認(rèn)為，在運(yùn)用信息化技術(shù)強(qiáng)化新形勢(shì)下的檔案管理工作中，必須抓好以下工作：

2.1立足規(guī)范性，建立規(guī)范的管理體系規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作是檔案管理信息化建設(shè)的前提。制定和實(shí)施檔案信息化工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，是提高工作質(zhì)量和效率的前提所在。由于現(xiàn)行的檔案學(xué)學(xué)科理論較為陳舊，使檔案信息化建設(shè)無(wú)現(xiàn)成可借鑒的管理規(guī)范。因此，在引入信息化技術(shù)管理檔案的前期，必須立足規(guī)范化建設(shè)，著眼于建立一套全新的符合本單位檔案管理工作實(shí)際、適應(yīng)單位事業(yè)發(fā)展需求的檔案信息化管理體系。在建設(shè)過(guò)程中，首先要解決紙質(zhì)檔案數(shù)字化的規(guī)范問(wèn)題，按照各類紙質(zhì)檔案的不同需求，明確其轉(zhuǎn)化為電子文檔的方式、類型及參數(shù)等要求和操作規(guī)程；其次要解決電子文檔歸檔的規(guī)范問(wèn)題，按照不同類型的電子文檔，明確其編制規(guī)范和歸檔流程；再次要解決數(shù)字化檔案日常管理的規(guī)范問(wèn)題，在制定實(shí)施數(shù)字化檔案分類編號(hào)原則的基礎(chǔ)上，對(duì)收集、整理、調(diào)用等環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的流程、記錄、權(quán)限和審批程序，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展。

2.2保障安全性，落實(shí)可靠的防護(hù)措施信息化技術(shù)是把“雙刃劍”，其在為檔案信息化管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也為檔案管理工作的安全帶來(lái)的極大的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理的先決條件就是真實(shí)和安全，而這也是檔案管理中的重中之重、難中之難。應(yīng)該預(yù)見(jiàn)的是，檔案的信息化管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理還將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)并存，對(duì)檔案管理工作的真實(shí)性和安全性構(gòu)成“雙保險(xiǎn)”。因此，在落實(shí)并加強(qiáng)傳統(tǒng)檔案管理安全防護(hù)措施的同時(shí)，要大力加強(qiáng)信息化技術(shù)引入后的安全防范，為檔案信息化管理工作的發(fā)展提供安全保障。在強(qiáng)化安全防范過(guò)程中，首先要從檔案管理人員入手，制定落實(shí)相應(yīng)的安全管理守則，提高檔案人員的安全防護(hù)能力，守住檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障；其次要從硬件日常安全管理入手，制定實(shí)施身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)制度，消除網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)檔案信息化管理的威脅。

篇9

Abstract： In recent years， the development of the information technology environment brings a good opportunity for file management， prompting the file toward the development of the professional， digital and economic direction， but in the process of the actual operation， due to various factors， prospecting units file information process is difficult to meet the social and economic development， the paper mainly discusses the impact of information environment on survey and design units' file management and proposes innovative management methods.

關(guān)鍵詞： 信息化背景；勘察設(shè)計(jì)單位；檔案管理工作

Key words： informationization background；survey and design units；archives management

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）13-0154-02

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作者簡(jiǎn)介：梁江華（1969-），男，山東寧陽(yáng)人，本科學(xué)歷，從事黨務(wù)人事行政后勤管理工作，研究方向?yàn)闄n案管理。

0 引言

隨著近些年來(lái)我國(guó)工程的發(fā)展，勘察設(shè)計(jì)單位也得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，作為勘察設(shè)計(jì)單位工作的重要組成部分——檔案管理工作有著重要的作用，勘察設(shè)計(jì)單位的檔案內(nèi)容包括科技檔案以及人事檔案兩部分，科技檔案是勘察單位在勘測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等活動(dòng)過(guò)程中形成的需要?dú)w檔保存的圖表、聲像、圖紙、文字以及計(jì)算性形式保存的科技材料，科技檔案是勘察設(shè)計(jì)單位的歷史記錄，是珍貴的知識(shí)資源和信息資源，科技檔案是勘察設(shè)計(jì)單位發(fā)展的重要依據(jù)，在規(guī)劃設(shè)計(jì)以及生產(chǎn)建設(shè)過(guò)程中都有著重要的作用。人事檔案則是人事管理活動(dòng)中形成，用以記錄和反應(yīng)人才品德和經(jīng)歷的表現(xiàn)，用以考察的資料和文件，是勘察設(shè)計(jì)單位人才的學(xué)歷、個(gè)人經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想品德、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及工作狀況的原始記錄。目前，我國(guó)的大多數(shù)的工程勘察設(shè)計(jì)單位已經(jīng)開(kāi)始適應(yīng)社會(huì)主義改革的體制要求逐漸開(kāi)始由事業(yè)單位轉(zhuǎn)變?yōu)榭萍夹推髽I(yè)，在改革完成后，勘察設(shè)計(jì)單位的工作也設(shè)計(jì)著員工的安置、所有者權(quán)益處理以及債務(wù)處理等各種問(wèn)題，這就導(dǎo)致勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作也發(fā)生了一些變化，加上信息化環(huán)境的發(fā)展，檔案管理工作也面臨著巨大的變革，如何在信息化背景下做好勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作已經(jīng)成為相關(guān)管理人員研究的熱點(diǎn)問(wèn)題。

1 信息化環(huán)境對(duì)檔案管理工作的影響

1.1 檔案的經(jīng)濟(jì)化 隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，勘察設(shè)計(jì)單位的工作模式發(fā)生了較大的改變，這也在一定程度上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念和模式，與傳統(tǒng)檔案管理最大的不同之處在于，信息化環(huán)境下的檔案管理工作已經(jīng)不再與單位的發(fā)展向脫離，而是成為勘察設(shè)計(jì)經(jīng)營(yíng)經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，檔案成為具有具有經(jīng)濟(jì)學(xué)意義的重要資源。近些年來(lái)，勘察設(shè)計(jì)單位對(duì)檔案的利用程度越來(lái)越高，也只有充分的利用其各類檔案，才能掌握設(shè)備、工程、項(xiàng)目、人才管理的具體情況，確定相關(guān)的革新方向，有目標(biāo)的制定技術(shù)創(chuàng)新目標(biāo)。

1.2 檔案的專業(yè)化 在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)之中，信息的流通速度十分迅速，這就促使勘察設(shè)計(jì)單位的檔案信息管理工作朝著專業(yè)化和規(guī)范化的趨勢(shì)發(fā)展，檔案是在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的，內(nèi)容繁多、種類繁雜，在信息化環(huán)境下，各個(gè)地區(qū)的勘察設(shè)計(jì)單位已經(jīng)基本普及了計(jì)算機(jī)，這就為檔案管理工作提供了較好的平臺(tái)，檔案管理工作逐漸走向?qū)I(yè)化發(fā)展階段。

1.3 檔案的數(shù)字化 隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用以及信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的理念，檔案管理也由傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)階段的數(shù)字檔案管理，檔案的數(shù)字化也使得檔案管理工作的重心逐漸的由實(shí)體轉(zhuǎn)移至信息。早在2005年，國(guó)家檔案局就頒布了《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見(jiàn)》，《意見(jiàn)》中明確指出，企業(yè)應(yīng)該將檔案的信息化建設(shè)列入未來(lái)發(fā)展的規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化的同步進(jìn)行，在《意見(jiàn)》提出之后，我國(guó)各個(gè)勘察設(shè)計(jì)單位也積極的貫徹這一理念，檔案數(shù)字化的雛形基本形成。

2 信息化環(huán)境下檔案管理工作存在的問(wèn)題

由于我國(guó)大部分勘察設(shè)計(jì)單位尚處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵性階段，因此，在信息化環(huán)境中檔案管理工作也出現(xiàn)了各種各樣的不足，部分部門只注重眼前工作，沒(méi)有對(duì)本部門的資料進(jìn)行長(zhǎng)遠(yuǎn)和系統(tǒng)的收集，也沒(méi)有向檔案管理部門進(jìn)行移交，這就導(dǎo)致很多電子檔案處于分散、無(wú)序的管理狀態(tài)，難以實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)化利用。加上部分檔案工作人員的管理觀念仍然處于“重管理、輕應(yīng)用”的思想觀念上，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容和數(shù)量雖然得以改善，但是實(shí)際的利用率卻很小，沒(méi)有發(fā)揮出檔案的真正作用，因此，必須對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。

3 信息化環(huán)境下提高勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理人員的專業(yè)水平 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平在很大程度上影響著勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的質(zhì)量，檔案的管理歸根到底是人對(duì)于檔案的管理，檔案的收集工作、整理工作以及歸類工作都需要人來(lái)完成，勘察設(shè)計(jì)單位的檔案包括人事檔案和科技檔案，與人事檔案相比較，科技檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，很多內(nèi)容都有專業(yè)綜合的特性，且檔案的來(lái)源較多，不僅有電子版，也有很多的紙質(zhì)資料，這就要求檔案工作人員必須具有相關(guān)的勘察設(shè)計(jì)知識(shí)以及扎實(shí)的檔案管理知識(shí)。因此，勘察設(shè)計(jì)單位要嚴(yán)格檔案工作人員的準(zhǔn)入制度，篩查一些專業(yè)知識(shí)過(guò)硬、服務(wù)意識(shí)優(yōu)良的復(fù)合型人才。對(duì)于現(xiàn)有的檔案工作人員，單位也要定期組織培訓(xùn)，為他們多創(chuàng)造一些進(jìn)修條件，保證現(xiàn)有的工作人員可以掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、文秘知識(shí)、勘察設(shè)計(jì)知識(shí)以及檔案學(xué)知識(shí)，可以高質(zhì)量的完成各項(xiàng)檔案管理工作。

3.2 全面落實(shí)現(xiàn)代化管理方法

3.2.1 保證管理機(jī)制的順暢性 管理機(jī)制的順暢性是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，因此，各個(gè)勘察設(shè)計(jì)單位必須嚴(yán)格的按照《檔案法》以及《關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)檔案信息建設(shè)的意見(jiàn)》，保證相關(guān)的條款和制度可以順利的實(shí)施，為此，在單位內(nèi)部必須建立完善的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到人，保證檔案管理部門與其他部門工作的協(xié)調(diào)性。

3.2.2 使用現(xiàn)代化管理設(shè)備 檔案設(shè)備的現(xiàn)代化是促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒(méi)有完善的設(shè)備，再好的制度、再專業(yè)的管理人員也是“巧婦難為無(wú)米之炊”。隨著信息化環(huán)境的發(fā)展以及電子信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，檔案保管工作也必須要緊貼時(shí)代步伐。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，對(duì)于檔案的保護(hù)主要局限于檔案庫(kù)房、檔案設(shè)備的防曬、防塵、防雨、防輻射的保護(hù)上，隨著信息化環(huán)境的推進(jìn)，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中出現(xiàn)了聲像檔案、機(jī)讀檔案、電子檔案等新型的檔案類型，新型檔案與傳統(tǒng)檔案相比，新型檔案的利用方式、形成介質(zhì)、存儲(chǔ)方式都有著較大的不同，因此，必須根據(jù)新型檔案的特點(diǎn)完善現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化。

3.3 推進(jìn)檔案的信息化，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng) 檔案信息化是信息技術(shù)在檔案管理工作內(nèi)的創(chuàng)新性實(shí)踐，可以保證各類檔案資源通過(guò)系統(tǒng)加工可以實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

4 結(jié)語(yǔ)

檔案是勘察設(shè)計(jì)單位資產(chǎn)的重要組成部分，屬于典型的無(wú)形資產(chǎn)，在勘察設(shè)計(jì)單位的轉(zhuǎn)型時(shí)期，檔案已經(jīng)成為單位內(nèi)部核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)，信息化環(huán)境的發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)了良好的發(fā)展契機(jī)，促使檔案朝著專業(yè)化、數(shù)字化以及經(jīng)濟(jì)化的方向發(fā)展，但是，在實(shí)際的操作過(guò)程中，由于各種因素的影響，勘察單位檔案信息化進(jìn)程還不難滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，因此，提高檔案管理的水平，是我們現(xiàn)階段下必須要解決的一個(gè)重要問(wèn)題，為此，必須從管理制度、設(shè)備改革、人員培養(yǎng)等各個(gè)方面入手，分析檔案的特點(diǎn)，有針對(duì)性的制定措施，全面提高檔案信息化水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陸喜，史丹丹，宋哲.勘察設(shè)計(jì)單位檔案信息綜合利用的思考[J].新疆石油科技，2009，03（15）.

篇10

[關(guān)鍵詞]人口和計(jì)劃生育；檔案管理；相關(guān)問(wèn)題；處理措施

中圖分類號(hào)：C923 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）33-0319-01

一、人口和計(jì)劃生育檔案管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，隨著我國(guó)人口和計(jì)劃生育工作的開(kāi)展，檔案管理工作也日益引起相關(guān)人員的重視，但是，由于我國(guó)沒(méi)有充足的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，我國(guó)的檔案管理工作中存在著許多問(wèn)題，其嚴(yán)重影響了人口和計(jì)劃生育工作的高效實(shí)施?？偟膩?lái)說(shuō)，有以下幾個(gè)方面的不足之處有待改進(jìn)：

第一，管理意識(shí)不強(qiáng)。目前，許多從事人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的人員缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，其中很多工作人員工作積極性不高，對(duì)自己的工作責(zé)任不明確，能不做就不做，能少做就少做，不能及時(shí)準(zhǔn)確地搜集整理人口和計(jì)劃生育的工作數(shù)據(jù)資料，甚至有些工作人員隨意捏造計(jì)生數(shù)據(jù)，還有的工作人員和單位開(kāi)設(shè)偽造證明或者資料，這些現(xiàn)象對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開(kāi)展形成了很大的阻礙。

第二，管理方式過(guò)時(shí)。我國(guó)主要通過(guò)人工手動(dòng)管理進(jìn)行人口和計(jì)劃生育管理工作，沒(méi)有引入計(jì)算機(jī)等高科技設(shè)備，管理方式十分落后。相關(guān)數(shù)據(jù)和資料在搜集之后，沒(méi)有通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)的歸納整理，也不能分析工作開(kāi)展的得失，從而進(jìn)一步指導(dǎo)之后的工作。在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較落后的地區(qū)甚至沒(méi)有專門的檔案管理工作辦公室，相關(guān)人員沒(méi)有固定的辦公地點(diǎn)，辦公環(huán)境惡劣，基于這種情況，檔案丟失甚至損壞現(xiàn)象屢次發(fā)生，大大影響了檔案管理工作的開(kāi)展。

第三，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前，我國(guó)大多數(shù)檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)而全面的檔案管理工作的培訓(xùn)，不具備充足的人口和計(jì)劃生育的相關(guān)知識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)不高，同時(shí)，由于他們大多數(shù)是?？粕蛘弑究粕狈Ρ匾臋n案管理經(jīng)驗(yàn)，在參與檔案管理工作時(shí)往往不能得心應(yīng)手，對(duì)工作中的不足之處不能及時(shí)地總結(jié)出解決措施，無(wú)法滿足新時(shí)代對(duì)檔案管理人員的要求。

第四，檔案管理工作缺乏專業(yè)指導(dǎo)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)逐漸被引入檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員學(xué)歷不高，他們往往不具備必要的計(jì)算機(jī)操作能力，需要有專業(yè)的計(jì)算機(jī)人員對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)。而目前，我國(guó)檔案管理工作的計(jì)算機(jī)指導(dǎo)或者網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員嚴(yán)重匱乏。另一方面，由于我國(guó)在檔案管理工作上投入的資金有限，沒(méi)有更多的財(cái)力去購(gòu)買智能化的設(shè)備，也無(wú)法聘請(qǐng)檔案智能化管理專家和檔案管理網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，相關(guān)工作人員不能游戲提高專業(yè)知識(shí)，這導(dǎo)致檔案管理工作落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展。

二、提升人口和計(jì)劃生育檔案管理的措施

第一，強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)。人口和計(jì)劃生育檔案管理工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著不容忽視的重要作用。改革開(kāi)放30多年的歷史經(jīng)驗(yàn)表明，人口因素既能有效促進(jìn)人口和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、生態(tài)環(huán)境三者的協(xié)調(diào)發(fā)展，反過(guò)來(lái)也能成為三者發(fā)展的巨大障礙。這就要求相關(guān)單位和部門立足于準(zhǔn)確而詳細(xì)的人口資料，切實(shí)有效地開(kāi)展檔案管理整合工作，構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理體系，發(fā)揮其保護(hù)人口數(shù)據(jù)資源的功能，滿足計(jì)劃生育學(xué)者和工作者的利用需求。這些工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著十分重要的意義，值得引起每一個(gè)檔案管理工作者的重視。只有當(dāng)工作人員意識(shí)到自己所承擔(dān)的工作的重要性時(shí)，他們才會(huì)在工作中嚴(yán)格要求自己，做好手上一點(diǎn)一滴的小事，從而確保了檔案管理工作的真實(shí)高效地推行。

第二，規(guī)范檔案管理工作，完善相應(yīng)的規(guī)章制度。首先，針對(duì)對(duì)各級(jí)的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作要?jiǎng)澐趾秘?zé)任，確保各個(gè)環(huán)節(jié)都能有效完成自己的職責(zé)，其中尤其要緊抓鄉(xiāng)鎮(zhèn)級(jí)的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作。當(dāng)務(wù)之急就是要設(shè)置專門的檔案管理部門，配以獨(dú)立的工作室，用于給工作人員辦公和收藏檔案文件。同時(shí)將下屬農(nóng)村的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作納入職責(zé)中，進(jìn)行統(tǒng)一管理。有關(guān)單位和部門應(yīng)該制定行之有效的規(guī)章制度，明確檔案管理工作的具體流程和職能，責(zé)任到人，哪個(gè)環(huán)節(jié)的工作具體是哪個(gè)部門或者人員負(fù)責(zé)。一方面督促工作人員履行應(yīng)有的工作義務(wù)，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；另一方面，工作中哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題時(shí)可以很快地找到負(fù)責(zé)人員，有針對(duì)性地進(jìn)行解決，大大提高工作效率。只有這樣，我國(guó)的檔案管理體系才能長(zhǎng)期有效地運(yùn)行下去，從而更好地為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

第三，開(kāi)展檔案管理培訓(xùn)工作。針對(duì)目前我國(guó)從事檔案管理工作的人員專業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)狀，有關(guān)單位和部門應(yīng)該著重開(kāi)展相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)工作，不斷提高工作人員的素質(zhì)，滿足新時(shí)代人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的需求。可以采取培訓(xùn)班的形式，聘請(qǐng)檔案管理工作的專家為工作人員講解最新的檔案管理理念，同時(shí)傳授給他們最新的檔案管理技能，啟發(fā)他們用最新的專業(yè)知識(shí)時(shí)最扎實(shí)的工作技能來(lái)武裝自己，努力成為一名新時(shí)期優(yōu)秀的檔案管理人員。在招聘新的工作人員時(shí)增加檔案管理專業(yè)知識(shí)的考核，擇優(yōu)錄取，從源頭上提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)。同時(shí)，還應(yīng)該定期開(kāi)展對(duì)工作人員檔案管理工作的評(píng)審活動(dòng)，進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下級(jí)的評(píng)價(jià)或者工作人員之間互相進(jìn)行評(píng)價(jià)，讓全體工作人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理工作態(tài)度，在工作中不斷要求自己，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷改進(jìn)檔案管理的工作水平。

第四，加強(qiáng)檔案管理的宣傳工作。人口和計(jì)劃生育的檔案管理工作是黨和國(guó)家偉大復(fù)興中不可分割的一部分。相關(guān)單位和部門應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的宣傳工作，采用多樣化的方式開(kāi)展對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化程序和規(guī)章制度的教育工作，強(qiáng)化工作人員的科學(xué)的管理意識(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，激發(fā)他們工作的積極性。同時(shí)，國(guó)家在制定經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策時(shí)應(yīng)該考慮到人口和計(jì)劃生育的作用，投入響應(yīng)的人力、物力和財(cái)力支持相關(guān)單位和部門開(kāi)展宣傳工作，保障人民對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性有深刻的體會(huì)。

三、總結(jié)

總的來(lái)說(shuō)，相關(guān)單位和部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)認(rèn)識(shí)到人口和計(jì)劃生育檔案管理工作對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要作用，投入適量的人力物力和財(cái)力去構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理體系，并在實(shí)踐過(guò)程中不斷對(duì)其進(jìn)行改善和創(chuàng)新，同時(shí)輔以一定力度的社會(huì)宣傳，營(yíng)造一種社會(huì)普遍重視檔案管理工作的良好風(fēng)氣。就檔案管理工作人員而言，應(yīng)該樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，確保搜集的人口和計(jì)劃生育工作的資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，保存好已有的文件和資料。除此之外，還應(yīng)該積極地參與有關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷更新專業(yè)知識(shí)，改善工作理念，提升工作技能，爭(zhēng)取成為一名優(yōu)秀的新時(shí)代檔案管理工作人員。有關(guān)學(xué)者和工作人員應(yīng)該不斷探索研究，總結(jié)出更加有效的檔案管理工作實(shí)施策略。通過(guò)這些方式，最終才能建立完善的檔案管理體系，有效地施行檔案管理工作，確保其充分發(fā)揮職能。

參考文獻(xiàn)