導語：如何才能寫好一篇電子檔案信息，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

傳統(tǒng)檔案是固化在某種載體上，不能分離，稱之為檔案實體，有明顯的原始性特征，不易被復制加工。而電子檔案，雖然依賴于軟硬環(huán)境，但按一定的規(guī)則可以非常輕易地被復制、更改，傳輸，可以做到迅速而不留任何痕跡。因此電子檔案的原始性、真實性、憑證作用就受到威脅和質(zhì)疑。這種信息與載體之間的可分離性，給電子檔案信息的安全提出了前所未有的挑戰(zhàn)，檔案管理人員不僅要保護電子檔案實體不受破壞，同時也要保護信息內(nèi)容不被人為篡改。

2檔案信息的保護目標

電子文件技術(shù)隨著整個計算機信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展，電子文件的產(chǎn)生環(huán)境、文件格式、存儲介質(zhì)在不斷更新，而作為檔案的電子文件卻需要長期或永久保存并被查詢利用。因此，如何確保電子檔案的長期可用性是保護電子檔案安全的主要任務(wù)之一。同時，電子檔案的真實性、完整性、安全保密性也是主要保護目標。

3電子檔案保護的技術(shù)措施

3.1電子檔案系統(tǒng)安全

電子檔案系統(tǒng)安全，一般是由硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)構(gòu)成。硬件系統(tǒng)本身的安全稱為物理安全，軟件系統(tǒng)的安全主要有操作系統(tǒng)的安全、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)安全及各種功能的應(yīng)用軟件系統(tǒng)安全等。因此，這種保護措施可分以下幾類：1）設(shè)備層的安全管理。設(shè)備層的安全主要通過采用物理防范，解決機房場地的防災(zāi)保護，電源的穩(wěn)定與凈化，重要服務(wù)設(shè)備的冗余設(shè)計，安全可靠的存儲，以及信息系統(tǒng)的異地存儲保護，不低于3套的脫機光盤保存等，同時制定完整物理層面的管理規(guī)范和措施提供安全技術(shù)方案，使設(shè)備免受外來攻擊造成意外損失。2）網(wǎng)絡(luò)層的安全管理。網(wǎng)絡(luò)層的安全任務(wù)主要是防止病毒、木馬、黑客的攻擊，防止檔案數(shù)據(jù)被非法訪問。最有效的辦法就是運行檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)與外界實行物理隔離，但電子檔案的最大優(yōu)勢，如遠程查訊利用、共享資源等受到局限。而在公共網(wǎng)絡(luò)上，資源雖可以得到充分利用，但安全問題又成為難題。近年來，隨著政務(wù)信息的公開，檔案資源的逐步開放，公共網(wǎng)上出現(xiàn)了越來越多的應(yīng)用。外網(wǎng)的安全是必須面對并努力解決的問題，目前可以通過使用路由器及交換技術(shù)設(shè)置、防火墻、入侵防御系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全策略的制定提供相對安全的解決方案。3）應(yīng)用層的安全管理。應(yīng)用層的安全主要通過使用網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控與恢復技術(shù)，防病毒、漏洞檢測，入侵檢測技術(shù)，上網(wǎng)行為管理等對網(wǎng)絡(luò)安全進行掃描、實時監(jiān)控、權(quán)限控制、自動報警，并對計算機信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用情況建立日志記錄，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的異常情況。

3.2電子檔案信息內(nèi)容安全

確保電子檔案真實性、完整性、長期可讀性，是檔案信息內(nèi)容安全的基本要求。電子文件的存放壽命依賴于存儲介質(zhì)的壽命，理論上光盤的壽命可達百年，但實際上誰也不能保證該光盤數(shù)據(jù)10年后還能夠完整讀出。尤其文件格式技術(shù)上的發(fā)展與改進，軟件環(huán)鏡與硬件系統(tǒng)的更新，都需要檔案人員對存檔的電子文件進行備份轉(zhuǎn)存、文件存儲格式的轉(zhuǎn)換等維護。這一過程，要建立制度，明確責任，嚴格審核、評估、管理，以延續(xù)電子檔案保存期限，確保檔案內(nèi)容的安全。另外，應(yīng)用軟件系統(tǒng)中針對用戶權(quán)限的管理；檔案數(shù)據(jù)密級劃分，目錄和文件的讀寫權(quán)限，開放范圍的劃控等，是對在線檔案信息內(nèi)容安全管理的必要手段，是任何一個檔案信息管理系統(tǒng)重點思考解決的問題。

4電子檔案信息的災(zāi)難恢復

4.1災(zāi)難恢復含義

《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復規(guī)范》（GB/T20988—2007）中表述災(zāi)難恢復是指將信息系統(tǒng)從災(zāi)難造成的故障或癱瘓狀態(tài)恢復到可正常運行狀態(tài)，并將其支持的業(yè)務(wù)功能從災(zāi)難造成的不正常狀態(tài)恢復到可接受狀態(tài)。將災(zāi)難圈定為由于人為或自然災(zāi)害，技術(shù)風險、設(shè)備故障等原因，造成信息系統(tǒng)運行嚴重故障或癱瘓。主要涉及的技術(shù)和方案有數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復；本地的高安全防護和遠程異地防護方案等。

4.2災(zāi)難恢復前的存儲備份方式

信息數(shù)據(jù)的存儲、備份，是災(zāi)難恢復的前提，沒有安全可靠的存儲、備份，無從談起恢復。備份的方式有多種多樣，最常用的主要是全備份、增量備份、差分備份。全備份是將整個系統(tǒng)中相關(guān)軟件、數(shù)據(jù)全部備份一遍；增量備份就是每次備份的數(shù)據(jù)只是相當于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)；差分備份就是備份上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。全備份所需時間最長，占用的空間最大，但恢復操作最簡單，當系統(tǒng)中數(shù)據(jù)量不大時，采用全備份是可行可靠的；增量備份恢復起來比較麻煩，但每次的備份任務(wù)少，系統(tǒng)資源占用最少；差分備份相對節(jié)省存儲空間，恢復較方便，但備份時較麻煩。因此，在備份時要根據(jù)他們各自的特點靈活使用。在實際應(yīng)用中，采用的備份方式常是以上幾種的結(jié)合。

4.3災(zāi)難恢復采用的技術(shù)

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檔案信息電子化的現(xiàn)狀

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

在我國至今還沒有建立一個達到數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館口室藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差：檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

檔案信息電子化的益處

可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影Ⅱ向了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案信息電子化，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。檔案事業(yè)超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

慎重選定技術(shù)路線，信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當代技術(shù)革命的主要特征

目前，對我國檔案信息自動化工程影響最大的技術(shù)是微機口工作站、服務(wù)器性能的提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟及數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用軟件開發(fā)工具的發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促使局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及信息高速公路的建設(shè)和開通。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下，選擇檔案信息自動化系統(tǒng)的技術(shù)路線是十分重要的，應(yīng)當推行適應(yīng)的先進技術(shù)，使經(jīng)濟效益的合理性和技術(shù)的先進性相統(tǒng)一，技術(shù)路線的選擇要符合我們的實際。檔案部門對先進技術(shù)的潛在需求很大，但現(xiàn)實的需求又往往跟不上，要實事求是地分析現(xiàn)狀，充分考慮先進技術(shù)的發(fā)展，再進行每一項具體的決策。

實事求是地改進管理體制

集中統(tǒng)一是管理任何社會化大生產(chǎn)所必需的方式，信息自動化這一高新技術(shù)系統(tǒng)也不例外。人機結(jié)合是自動化系統(tǒng)的建設(shè)方針，其含義為檔案業(yè)務(wù)人員直接使用微機開展工作，這亦是研究自動化系統(tǒng)管理時必須考慮的原則之一。檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，要能使高度集中管理和方便使用相結(jié)合。目前我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和使用不方便的問題，建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，是較理想的模式，但這種高技術(shù)結(jié)構(gòu)，必須有較強的管理能力和技術(shù)能力，不具備這些條件，從集中向分散過渡，反倒有可能退回到分散式。

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關(guān)鍵詞：電子檔案；風險；預(yù)防

當前，人們生活中越來越離不開電子計算機，具有多種多樣的功能，這為企事業(yè)單位、政府機關(guān)的辦公帶來了巨大的變革，提高了效率，使政府機關(guān)、企事業(yè)單位辦公變得更加方便快捷。在信息技術(shù)時代，最新的檔案管理方式就是電子信息檔案的管理，它對政府機關(guān)、企事業(yè)單位在高科技方面的創(chuàng)新意義重大。但是根據(jù)具體情況來看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致政府機關(guān)、企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)被盜，所以，政府機關(guān)、企事業(yè)單位在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

一、避免風險的措施

提前預(yù)防，在風險還沒有出現(xiàn)的時候就進行遏制是規(guī)避風險最有效的方式，也是最有效的方式，對于電子檔案來說，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來實施控制管理，來保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：

1.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內(nèi)，政府機關(guān)、企事業(yè)單位尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應(yīng)對措施。因為計算機網(wǎng)絡(luò)的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構(gòu)來說，為了應(yīng)對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

2.積極引進最新技術(shù)。計算機在工作過程中要同時結(jié)合多種措施，而規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術(shù)，新技術(shù)對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設(shè)置后，要積極的訓練一些計算機技術(shù)人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。

3.及時進行預(yù)防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。

4.制定管理制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企事業(yè)單位、政府機關(guān)要主動制定一些有針對性的制度來進行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度。

二、緩解風險的措施

電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內(nèi)，那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風險得到緩解？目前，許多單位開始利用風險轉(zhuǎn)移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應(yīng)變計劃、災(zāi)難恢復計劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案；后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強調(diào)的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發(fā)生危險，那么不管是什么情況，企事業(yè)單位、政府機關(guān)都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關(guān)鍵的。

三、分散風險的措施

在電子信息檔案管理中，還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風險的措施就是轉(zhuǎn)移策略，所謂轉(zhuǎn)移策略實質(zhì)上是一種風險的分散，即把風險轉(zhuǎn)到其他的地方，以此來把已經(jīng)存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉(zhuǎn)移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進，創(chuàng)造更加先進的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外，還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào)，讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調(diào)的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預(yù)防人為因素給企事業(yè)單位、政府機關(guān)造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。

四、評估風險的措施

當風險來臨后，企事業(yè)單位、政府機關(guān)最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內(nèi)，還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風險評估的目的是為了能夠使預(yù)防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎(chǔ)上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內(nèi)容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企事業(yè)單位、政府機關(guān)管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預(yù)防計劃。需要強調(diào)一點，如果機構(gòu)中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企事業(yè)單位、政府機關(guān)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企事業(yè)單位、政府機關(guān)防范風險的最大弊端在于，許多經(jīng)營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環(huán)節(jié)的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發(fā)現(xiàn)，并把其扼殺在萌芽狀態(tài)，對于已經(jīng)發(fā)生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。

總之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預(yù)防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規(guī)避風險和降低損失有重要的意義。

參考文獻

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電子檔案比紙質(zhì)檔案對環(huán)境的依賴性更強，其信息安全受環(huán)境影響程度更大。因此，電子檔案的信息安全問題十分重要。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,其信息與載體是一體的，具有不可分離性，確保了它的物理安全，就在很大程度上保證了它的信息安全。而電子檔案的信息與載體是分離的，因此，要想保證電子檔案信息安全，就要既保證它的物理安全，又要保證它的邏輯安全。由此可見，電子檔案的信息安全保障與紙質(zhì)檔案是具有一定差異的。

二、影響電子檔案信息安全的因素

影響電子檔案信息安全的原因有很多，本文從以下幾個因素進行分析。

1.環(huán)境因素。與紙質(zhì)檔案一樣，環(huán)境因素會對電子檔案的信息安全產(chǎn)生很大的的影響。首先，電子檔案信息安全受自然環(huán)境影響。所有的電子檔案都是存儲在大自然中的，一些自然災(zāi)害，如洪災(zāi)、火災(zāi)、地震、雷電等等，都會影響電子檔案的信息安全。其次，電子檔案信息安全受保管環(huán)境影響。電子檔案信息安全也會受到存儲電子檔案的設(shè)備、庫房等保管環(huán)境的影響。“環(huán)境條件不符合有關(guān)標準會對檔案信息造成危害，如檔案信息網(wǎng)絡(luò)控制中心機房場地和工作站的環(huán)境不合要求:電源質(zhì)量差，溫濕度不適應(yīng),無抗靜電、抗磁場干擾和無防塵、防火、防水、防雷電、防漏電、防盜竊的設(shè)施和措施，以及光、空氣污染物及害蟲、霉菌等有害生物都會給檔案信息帶來不利的影響?！?/p>

2.技術(shù)因素。技術(shù)因素是威脅電子檔案信息安全的一個主要因素。在技術(shù)層面，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，主要是紙張本身的耐久性和書寫字跡的耐久性問題會影響檔案信息的安全。而對于電子檔案，其存儲載體質(zhì)量、讀取技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)等都會影響檔案信息的安全。電子檔案是在數(shù)字設(shè)備上進行存儲、閱讀和利用的，可通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸。我們一般都利用光盤、磁盤、磁帶等存儲電子檔案信息，但是這些載體具有脆弱性和易壞性的特點，容易受到破壞，導致檔案信息的無法讀取，甚至丟失.并且隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，這些物質(zhì)載體也陸續(xù)的更新?lián)Q代，容易造成檔案信息的丟失。與此同時，電子檔案的信息與載體是可分離的，其信息可以實現(xiàn)在不同介質(zhì)中轉(zhuǎn)存、拷貝，在拷貝、傳遞的過程中，由于技術(shù)的不完善也會導致檔案信息的丟失、泄露。計算機病毒和電腦黑客的侵害對電子檔案信息安全也構(gòu)成很大威脅“。由于移動存儲介質(zhì)體積小、方便攜帶，人們不僅能輕而易舉地將大量的、含有完整機密信息的電子文件傳播出去，而且極易因內(nèi)外網(wǎng)間交叉混用，遭受病毒、黑客的攻擊，造成重要數(shù)據(jù)流失?！庇嬎銠C病毒具有種類多、危害大的特點，存儲電子檔案的計算機一旦感染了病毒，就會導致電腦指令出現(xiàn)問題，甚至是導致電子檔案信息的丟失。當存儲電子檔案信息的計算機在網(wǎng)絡(luò)中運行時，可能遭到電腦黑客的入侵，導致電子檔案信息被篡改、泄露或者丟失。

3.管理因素。紙質(zhì)檔案從收集、整理到利用、服務(wù)整個過程中都有很完善的檔案管理制度與標準，這就在一定程度上保證了紙質(zhì)檔案信息的安全性。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的管理流程標準還不是十分的完善。如果沒有嚴格的操作方法與管理制度、檔案管理人員不具備檔案信息安全意識、沒有應(yīng)急處理預(yù)案等等，這些都會會威脅到電子檔案的信息安全?！皬臋n案部門來看，我國還缺少一個國家級的與國家信息化進程相匹配的檔案信息安全工程規(guī)劃。地方檔案信息組織管理機制也是不健全的，使管理檔案信息的機構(gòu)、人員未能落實到位，乃至政出多門，出現(xiàn)誰都在管但又管不好、管不了的局面，執(zhí)法不力?！庇纱丝梢?，我國的檔案信息安全管理制度還不夠完善，有待提高，國家應(yīng)建立一套健全的電子檔案信息安全管理機制，為電子檔案信息安全做好管理制度支撐。

4.人為因素。人為因素也是影響電子檔案信息安全的一個重要因素，應(yīng)逐漸引起人們的重視。我認為人為因素可以分為兩種：一是故意破壞，二是操作失誤。無論是操作失誤還是故意破壞，都會威脅到電子檔案的信息安全。故意破壞就是在有意識的前提下,故意篡改、竊取、損毀電子檔案信息內(nèi)容，如黑客等；操作失誤就是電子檔案管理人員由于對電子檔案管理操作流程不熟悉、操作不規(guī)范、電子檔案信息安全意識不強等原因，在管理電子檔案時產(chǎn)生操作失誤，破壞了電子檔案信息。目前很多檔案部門對檔案信息安全的重要性認識不夠深入，檔案管理人員的操作不規(guī)范、檔案信息安全意識薄弱、不關(guān)心檔案信息的安全性。同時，社會大眾對于檔案信息安全的了解也不多，在利用檔案信息的時候，有時會忽略檔案信息的安全問題。這些情況都會給檔案信息安全帶來很大隱患。

三、保障電子檔案信息安全的措施

1.加強檔案信息安全意識。電子檔案信息作為信息資源的一種，具有很大的價值，包括憑證價值、參考價值、文化價值等等，是我們寶貴的財富，因此，保障電子檔案信息安全，是十分重要的任務(wù)。要想確保電子檔案的信息安全，我們必須加強人們的檔案信息安全意識。這里說的加強電子檔案信息安全意識包含兩方面，一是加強檔案工作者的檔案信息安全意識，二是加強社會公眾的檔案信息安全意識。檔案工作者是否具備較好的檔案信息安全意識，會影響到電子檔案信息的安全與否。很多檔案工作者對于檔案信息安全的了解還局限于紙質(zhì)檔案，并不了解保證電子檔案信息安全的重要性。如果檔案工作者在工作中不注重對電子檔案信息的保密，對檔案信息安全技術(shù)不了解，那就無法保證電子檔案信息的安全。因此，檔案部門應(yīng)該認真的學習相關(guān)的電子檔案信息安全知識，提高檔案工作者的檔案信息安全意識，確保電子檔案信息的安全。同時，我們還應(yīng)該增強社會大眾對電子檔案的信息安全意識。電子檔案可以同時為很多人提供利用，具有很好的共享性，具有很大價值。相關(guān)部門也要向社會公眾宣傳保障檔案信息安全的重要性，通過展覽、講座、宣傳板等方式，提高社會公眾的電子檔案信息安全意識。

2.提高檔案信息安全技術(shù)保障。隨著計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，電子檔案數(shù)量與日俱增，面對大量的電子檔案，怎樣從技術(shù)層面確保電子檔案的信息安全，已經(jīng)成為了一個很重要的課題。因此我們應(yīng)該完善各種信息安全技術(shù),保障電子檔案信息安全。人們對信息安全技術(shù)的要求越來越高，主要包括了信息加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、防病毒技術(shù)、信息備份和恢復技術(shù)等等。（1）信息加密技術(shù)。對電子檔案信息進行加密主要是為了防止檔案信息被竊取、篡改、泄露和丟失。一些電子檔案，它們是不宜公開或者是限制公開的，當需要在網(wǎng)絡(luò)上傳輸這類電子檔案時，為保證其機密性，就應(yīng)采取信息加密技術(shù)?！霸趯嶋H應(yīng)用中，人們常常將常規(guī)密碼和公鑰密碼結(jié)合在一起使用，檔案信息的加密技術(shù)就是將兩者結(jié)合使用的，即發(fā)方使用收方的公開密鑰發(fā)文，收方只用自己知道的解密密鑰解密。由于機密和解密使用不同的密鑰，因此第三者很難從中破解原文的內(nèi)容，從而確保傳輸中檔案信息的安全。”（2）防病毒技術(shù)。計算機病毒具有種類多、傳染快、更新快、危害大的特點，保存電子檔案的計算機或者是檔案管理網(wǎng)絡(luò)一旦感染病毒，就會造成檔案信息篡改或丟失。因此，我們應(yīng)加強對防病毒技術(shù)的研究，主動預(yù)防，實時監(jiān)控，最大程度上防止電子檔案受到病毒的感染，即使計算機受到病毒入侵，也要以最快速度查殺病毒，保證電子檔案信息安全。（3）防火墻技術(shù)。防火墻技術(shù)就是按照某些特殊的規(guī)定,允許或者是阻止一些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸,對于保證信息安全有很大作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，會出現(xiàn)黑客非法入侵計算機竊取、破壞電子檔案信息的情況，相關(guān)的檔案部門可以利用防火墻技術(shù)，制定適用于本單位的防火墻類型，最大限度的保證本單位的檔案信息安全。（4）備份技術(shù)。為了防止電子檔案信息的丟失或者遭到篡改無法恢復的情況發(fā)生，我們可以采取檔案信息備份技術(shù)，保障電子檔案的信息安全。我們可以采取異地備份和多份備份，這樣即使檔案信息出現(xiàn)了破壞、失真、丟失的情況，我們還可以通過查閱備份的檔案信息，恢復原有信息。

篇5

關(guān)鍵詞：電子檔案安全管理介質(zhì)

中圖分類號: G270 文獻標識碼：A

電子檔案是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。它能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。它以數(shù)字編碼的形式存在，具有非直讀性，當使用技術(shù)和設(shè)備將信息記錄于存儲載體后，就永遠離不開這種技術(shù)和設(shè)備。電子文件的信息與載體相分離，其內(nèi)容存儲的位置不是固定的，可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體上，內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，電子文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，具有極強的共享能力，因而也存在較大的安全隱患。

電子文件與紙質(zhì)文件這些截然不同的性質(zhì)，決定其在信息安全管理方面的復雜性。電子檔案的保管期限是電子檔案內(nèi)容來定，而實現(xiàn)電子檔案保管期限，取決于載體的壽命、電子計算機的軟硬件生存周期和載體所載檔案與計算機軟硬平臺的一致性等。另一方面，電子文件從形成到利用，各個環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)杜絕信息失真的隱患，對于保證電子文件的原始性、真實性是十分重要。那么，信息化時代應(yīng)如何安全有效地維護電子文件及其歸檔后產(chǎn)生的電子檔案的信息安全呢？

一、電子檔案在收集、利用方面的信息安全

(一)收集環(huán)節(jié)：如果電子文件的傳輸通過局域網(wǎng)進行，例如各單位內(nèi)部的辦公系統(tǒng)，通常我們界定這樣的局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)是安全隔離的。那么我們可以通過在自動辦公系統(tǒng)中對除文件管理員外的所有用戶進行限制，賦予這些用戶對定稿的電子文件 "只讀"的權(quán)限。一旦定稿的電子文件需要修改，只能由文件管理員根據(jù)相關(guān)負責人的簽字來進行，并在電子文件的備注欄上進行說明。這種修改電子文件的流程可以集成在辦公系統(tǒng)上，并在系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中記錄下修改的痕跡。如果對信息安全有更高的要求，在修改電子文件的審批環(huán)節(jié)中，我們可以借助"數(shù)字簽名"技術(shù)來進行強化。

如果電子文件的傳輸發(fā)生在多個單位的協(xié)同辦公網(wǎng)上或者在互聯(lián)網(wǎng)上，為了保證電子文件的原始性、真實性，可以綜合使用"數(shù)字簽名"、"加密技術(shù)"、"VPN虛擬專用網(wǎng)絡(luò)"、"身份驗證"、"防火墻"等技術(shù)。目前這些技術(shù)都趨于成熟，但是安全技術(shù)是一面雙刃劍，以犧牲資金、運行速度、可操作性為代價，所以有一個"適度"的問題。對于多家單位聯(lián)合的協(xié)同辦公網(wǎng)，例如市政府的辦公資源網(wǎng)，其安全度就應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)區(qū)別對待，普通電子文件與密級電子文件傳輸也應(yīng)分而待之。對于發(fā)生在協(xié)同辦公網(wǎng)上的不必歸檔的普通電子文件，文件產(chǎn)生單位可通過辦公網(wǎng)直接發(fā)送到收文單位；對于需要歸入收文單位檔案庫的普通電子文件，我覺得要提倡"發(fā)"、"取"相結(jié)合的方法，來認證電子文件的原始性、真實性。首先是文件產(chǎn)生單位主動將電子文件傳送到收文單位的信箱，同時在發(fā)文單位服務(wù)器的某一個位置留存"只讀"付本，如果收文單位要將這個文件歸檔，那么可以使用"身份驗證"技術(shù)，登錄到發(fā)文單位的文件區(qū)去核對收到的電子文件。這種核對方法簡單易行。對于密級文件，按規(guī)定只能在保密網(wǎng)上利用專線傳輸，我們將之視為安全環(huán)境，對通過這種網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募瓌t上不應(yīng)懷疑它的真實性。 （二）利用環(huán)節(jié)：對于電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)來利用這一環(huán)節(jié)，由于還沒涉及到"憑證"這一程度（有待立法），只是一般的查閱性質(zhì)，強調(diào)的是真實性，所以關(guān)鍵在于保證數(shù)據(jù)源不被篡改。當利用發(fā)生在本單位為范圍的局域網(wǎng)環(huán)境下時，通過"身份認證"，按用戶的級別控制利用范圍，所有的用戶都只允許用"只讀"形式調(diào)閱，相關(guān)的數(shù)據(jù)源也配置為"只讀"，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。對于存放電子檔案的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，要配置相應(yīng)的"安全審計"記錄各種超越范圍的試探、企圖和各用戶使用情況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題。這種方法安全的問題由后臺管理員來負責，對于利用者來說是透明的，相當方便，易于接受。當電子檔案的利用通過互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站實現(xiàn)時，通常我們認為網(wǎng)站上的電子檔案是公開的，關(guān)鍵是要保證網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)安全，防止篡改，利用現(xiàn)有的計算機技術(shù)，這一點已經(jīng)可以做到。

二、電子檔案整理、歸檔過程的信息安全

(一)要建立和執(zhí)行科學的歸檔制度。歸檔時應(yīng)對電子文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；歸檔的電子文件是否最終稿本；CAD電子文件是否反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本；電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容及相關(guān)說明是否一致；軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。為了使人們能夠完全理解一份電子檔案，歸檔時要同時保存"元數(shù)據(jù)"和"背景信息，"元數(shù)據(jù)"說明電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關(guān)系。 "背景信息"是關(guān)于電子文件業(yè)務(wù)和行政背景方面的數(shù)據(jù)，有助于說明文件的真實性，并能幫助文件使用者理解文件的內(nèi)容。在技術(shù)方面應(yīng)檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等。

（二）要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準確。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。因此，對于一些必須以原始形成的格式進行還原顯示的較為特殊的電子檔案，要保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個應(yīng)用系統(tǒng)一并保存，并與電子檔案存儲在一起，利用時，使之按本來的面目進行顯示。

（三）歸檔時要盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。電子檔案來自各個方面，往往是在不同的計算機系統(tǒng)上形成的，且在內(nèi)容的格式編排上也不盡一致，這種在技術(shù)和形式上的差異，必然導致在以后還原時，所采用的技術(shù)與方法的不同。所以，歸檔時要全面了解電子檔案的使用技術(shù)，在考慮連續(xù)性的前提下，選擇一種主流技術(shù)進行統(tǒng)一。

三、電子檔案保管和利用過程中的信息安全

（一）要保證電子檔案載體物理上的安全。要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。

其次，要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護。對所保存的電子檔案載體，必須按照有關(guān)規(guī)定進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。

（二）要密切關(guān)注計算機技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對歷年來電子檔案使用的軟件升級、更新情況進行記錄、保存，適時對電子檔案的格式進行轉(zhuǎn)換。當發(fā)現(xiàn)檔案室（館）中電子檔案所依存的軟件技術(shù)變化時，要將新的軟件以及電子檔案轉(zhuǎn)換說明保存下來存檔。當軟硬件平臺發(fā)生較大變化時，就有必要對電子檔案實行整理或格式轉(zhuǎn)換。

篇6

近年來，電子檔案發(fā)展越來越快，其信息安全問題也逐漸凸顯出來，并受到了人們的廣泛關(guān)注。在這種情況下，本文對電子檔案開放利用中的信息安全保障過程中存在的問題進行了詳細的探討，并有針對性地提出了相應(yīng)的解決對策，希望對保障我國電子檔案的信息安全起到促進作用。

【關(guān)鍵詞】

電子檔案；信息安全；開放利用；問題；對策

信息安全問題存在于電子檔案從形成到利用整個過程中的方方面面。近年來，在越來越嚴重的信息安全問題下，大量學者展開了研究，希望通過技術(shù)的加強、人才的培養(yǎng)及法規(guī)的制定等方面來對提高電子檔案的信息安全，逐漸形成一個完善的電子檔案信息安全保障體系。現(xiàn)階段我國的電子檔案信息安全問題已經(jīng)取得了一定的成就，然而在信息技術(shù)不斷進步的今天，我國還需要不斷地進行努力，促進其加強與穩(wěn)定。

一、電子檔案開放利用中信息安全保障存在的問題

保護信息安全，提高電子檔案的穩(wěn)定可用性，要從三方面入手：首先，檔案信息的真實性，這里指得是原始的信息。其次，完整性，指檔案信息在管理和利用過程中不會出現(xiàn)篡改等現(xiàn)象。最后，長期有效性。它的這三個特點及對信息技術(shù)較高的要求，導致其安全性很容易受各方面影響而遭到破壞。

（一）網(wǎng)絡(luò)層次威脅。

信息技術(shù)的進步，促使網(wǎng)絡(luò)的覆蓋面越來越大，然而其不安全的結(jié)構(gòu)、脆弱的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議及人文操作的事物等方面原因，將會導致每一個層次的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)都存在一定的安全隱患。首先，底層的威脅是來自于物理層方面，威脅著線路及硬件設(shè)備的安全。電源不穩(wěn)造成的間斷、輻射、漏電等都屬于環(huán)境的安全威脅；而電腦的硬件和設(shè)備受到外力的破壞屬于自然災(zāi)害，人為的操作失誤導致安全漏洞屬于人為災(zāi)害，這兩種災(zāi)害會對硬件及線路造成嚴重的安全威脅。在種種威脅之下，系統(tǒng)很容易發(fā)生癱瘓。其次，威脅數(shù)據(jù)的安全主要發(fā)生在鏈路層方面，這一層面的安全威脅將會促使信息發(fā)生丟失或篡改等現(xiàn)象，導致信息不再完整可讀。同時，不停發(fā)送較高的請求導致節(jié)點資源被占用是一種嚴重的隱藏攻擊，用戶對其的正常使用將受到影響，而且檢測時也很難發(fā)現(xiàn)問題，通常會將其判斷成通信環(huán)境差。

（二）滯后性。

一方面，滯后性體現(xiàn)在信息化建設(shè)方面，我國不同的檔案管理機構(gòu)近年來已經(jīng)逐漸構(gòu)建了數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫大小不一，而且相互獨立，沒有建立起一個統(tǒng)一的聯(lián)系，更沒有一個統(tǒng)一的標準對其進行規(guī)定和管理，控制的不規(guī)范導致了極大的安全隱患。并且滯后性還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全自身的發(fā)展上，安全技術(shù)應(yīng)當隨著對抗的發(fā)展而不斷進步，只有當出現(xiàn)了安全問題以后，才能夠有針對性地對技術(shù)進行研究，這就導致安全技術(shù)始終滯后于安全威脅，起不到防范的作用。另一方面，滯后性體現(xiàn)在安全管理方面。管理、應(yīng)用等相關(guān)人員在日常的檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理中，在意識上對安全問題警惕性不足。很多工作人員在沒有經(jīng)歷嚴格的培訓之前就進入了工作崗位，他們對信息安全的防范不夠重視，促使工作缺乏針對性。

二、提高電子檔案開放利用中信息安全保障的對策

（一）加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)。

對硬件、人為及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是建設(shè)基礎(chǔ)環(huán)境的主要內(nèi)容。其中硬件及基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)目的是對實體內(nèi)容加強保護，包括電腦、儲存儀器和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等，防止其在水災(zāi)和火災(zāi)等自然災(zāi)害當中受到嚴重的破壞而無法進行正常的工作。在加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)的過程中，最主要的一個手段就是對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)采用異地備份的方式。在建設(shè)人為環(huán)境的過程中，要對工作人員加強教育及培訓，從意識上提高他們對信息安全的重視。因此相關(guān)部門應(yīng)當促進制度的完善，不僅要能夠詳細體現(xiàn)出信息安全保障的重要性，還要對培訓制度充分落實。并且還要關(guān)注社會大眾信息安全保障意識的提高，在使用檔案過程中，要能夠減少因疏忽大意造成的檔案泄漏等現(xiàn)象的發(fā)生，為電子檔案信息安全奠定穩(wěn)定的基石。

（二）加強網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。

在加強網(wǎng)絡(luò)安全方面，其技術(shù)應(yīng)當包含大量的內(nèi)容，如路由、主機數(shù)據(jù)庫和密碼等技術(shù)是其廣義上的內(nèi)容?，F(xiàn)階段我國要想對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行加強建設(shè)，必須綜合運用多種安全技術(shù)手段，對相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及產(chǎn)權(quán)系統(tǒng)軟件進行開發(fā)，從而促使電子檔案的安全威脅減小。還可以備份及恢復相關(guān)信息，補救部分失真或丟失的電子檔案。由于滯后性是電子檔案信息安全最大的缺陷及特點，在現(xiàn)階段的狀態(tài)下是無法保證網(wǎng)絡(luò)完善的，再加上操作者個人的事物等原因，電子檔案的信息安全威脅無時無刻都存在，在這種情況下，建立完善的信息備份和恢復系統(tǒng)具有重要的意義，只有這樣，才能夠在信息丟失或被篡改的時候，系統(tǒng)還能夠正常運行，提供正常的服務(wù)，促使完整性在檔案信息中得到充分的體現(xiàn)。

三、結(jié)論

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，我國在進行檔案管理的過程中，信息化和數(shù)據(jù)化的趨勢越來越明顯，然而各地對檔案的管理不夠統(tǒng)一，更沒有一致的標準來對其進行管理，再加上網(wǎng)絡(luò)本身的不穩(wěn)定性，給檔案信息安全造成很大的威脅?，F(xiàn)階段加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)對于提高電子檔案開放利用中信息安全的保障具有重要意義。

作者：許正 單位：大連市農(nóng)業(yè)科學研究院

【參考文獻】

[1]駱偉娟.政府信息公開環(huán)境下檔案開放利用中的公民權(quán)利保護探析[D].吉林大學,2012.

篇7

關(guān)鍵詞：檔案信息；電子化；信息加工。

所謂檔案信息電子化，就是用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響是深遠的。

在信息電子化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統(tǒng)中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進現(xiàn)代化技術(shù)，一向隸屬于社會科學領(lǐng)域的檔案工作，在電子化建設(shè)過程中要融合、滲透許多自然科學領(lǐng)域的技術(shù)與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設(shè)的發(fā)展就是檔案信息化的推進，檔案信息化建設(shè)涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發(fā)而動全身的作用。具體地說，檔案信息電子化的作用主要有以下幾個方面：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室）對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能物盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，這條"慢工出細活"的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)"二次文獻信息"時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。出版手工編研信息成果需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能"待字閨中"。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然"信息高速公路"在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來"信息高速公路"中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

鑒于人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定、電子文件能否作為檔案、是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。為此，檔案界應(yīng)采取如下對策：

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為"只讀性"文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

篇8

高校是知識和人才高度集中的教學科研基地，是高新技術(shù)、教學創(chuàng)新和教學改革的主要發(fā)源地。高校檔案是高校在教育和科研過程中按照一定的立卷歸檔制度集中保管起來的文字材料、圖像、音像、光盤等不同形式的歷史記錄，其見證了一所高校的發(fā)展歷史、教學管理改革、教學質(zhì)量提升、人才目標建設(shè)等重大事件，其是從事教學科研活動必不可少的條件之一。高校檔案工作在高校各個領(lǐng)域中扮演著十分重要的角色，在知識創(chuàng)新和應(yīng)用，科研開發(fā)，高新技術(shù)成果轉(zhuǎn)化等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著信息時代的到來，高校傳統(tǒng)檔案建設(shè)模式已經(jīng)不能適應(yīng)時展的要求，做好高校電子檔案建設(shè)管理工作就成為目前我們需要重點研究的內(nèi)容。

一、高校電子檔案建設(shè)管理應(yīng)用信息技術(shù)的必要性和緊迫性

1.應(yīng)用信息技術(shù)可以實現(xiàn)高校電子檔案的大容量儲存

將信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理中，可以進一步拓展高校電子檔案儲存的穩(wěn)定性，實現(xiàn)電子信息大量儲存，更方便檔案工作人員對不用類型的檔案信息進行針對性管理。隨著信息技術(shù)的進一步應(yīng)用，高校電子檔案建設(shè)管理能夠?qū)崿F(xiàn)自動化和網(wǎng)絡(luò)化，并進一步提升檔案管理人員的工作效率。此外，當各種信息錄入電腦信息系統(tǒng)之后，系統(tǒng)能夠?qū)ο嚓P(guān)信息進行進一步的統(tǒng)計分析，為學校其他行政工程提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。

2.應(yīng)用信息技術(shù)能夠轉(zhuǎn)變高校檔案管理人員的工作方式

將信息技術(shù)應(yīng)用到高校電子檔案建設(shè)管理工作中后，就能夠進一步提高檔案信息的真實性和原始性，將工作人員從繁雜的檔案工作中解脫出來，從而保證高校電子檔案建設(shè)的豐富性和全面性，有利于更好發(fā)揮高校電子檔案的作用和功能，確保為高校其他行政部門服務(wù)。此外，在高校電子檔案建設(shè)過程中，檔案分類、收集和開發(fā)工作也是一項十分繁雜的工作，如果電子檔案平臺管理不完善，上述幾項工作肯定會受到不同程度的影響。而將信息技術(shù)融入到高校電子檔案建設(shè)管理中，能夠避免上述問題的產(chǎn)生，從而更好提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

二、高校電子檔案建設(shè)存在的問題分析

1.對高校電子檔案建設(shè)沒有形成系統(tǒng)性認識

相對于紙質(zhì)檔案來說，高校電子檔案建設(shè)還屬于一門比較新興的事物。在很多高校檔案建設(shè)和管理部門中，工作人員的思維模式和工作觀念還停留在過去傳統(tǒng)檔案建設(shè)管理思想中，對高校電子檔案建設(shè)的相關(guān)理論和知識認識性不足，缺乏對相關(guān)領(lǐng)域的全面認識，沒有將高校電子檔案和傳統(tǒng)檔案在工作形式、工作方法和工作對象之間的差異性進行很好的區(qū)分，對高校電子檔案建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和長期性的規(guī)劃和建設(shè)。由于高校檔案部門不注重電子檔案建設(shè)，極大的限制了高校電子檔案建設(shè)工作的開展，同時還很容易造成高校電子檔案建設(shè)重復性，最終影響到高校電子檔案功能的發(fā)揮，無法提高高校檔案管理的質(zhì)量和效率。

2.高校電子檔案的真實性和原始性建設(shè)難度比較大

不管是紙質(zhì)檔案還是電子化檔案，檔案數(shù)據(jù)信息的真實性和原始性都是體現(xiàn)檔案價值和功能的本質(zhì)屬性。對于紙質(zhì)檔案來說，其原始性和真實性通常形式上都比較單一，很容易區(qū)分，因此，紙質(zhì)檔案在辨別過程中比較簡單，而高校電子檔案在形成過程中信息很容易變動，信息形成之后能夠被管理員修改或者刪除，因此，電子檔案信息很容易失去真實性。再加上高校電子檔案和信息載體能夠分離，利用移動設(shè)備能夠?qū)n案進行轉(zhuǎn)移，因此，在高校電子檔案建設(shè)和管理過程中，如何保證電子檔案袁術(shù)數(shù)據(jù)的真實性，如何對電子檔案開展真實性檢驗就成為高校電子檔案建設(shè)過程中需要面臨的一項重要課題。

3.高校電子檔案建設(shè)范圍需要進一步作出明確

高校電子檔案建設(shè)具有儲存信息量大，非物質(zhì)化特征。高校電子檔案建設(shè)需要借助現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫儲存技術(shù)，實現(xiàn)三者的有效結(jié)合才能實現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理。在高校電子檔案建設(shè)過程中需要我們進一步熟悉掌握高校電子檔案管理系統(tǒng)，儲存介質(zhì)的儲存量以及建立完善備份制度。但是在系統(tǒng)建設(shè)過程中應(yīng)該建設(shè)什么樣的系統(tǒng)，使用哪種數(shù)據(jù)庫技術(shù)，檔案生成格式的確定等建設(shè)范圍還沒有一個統(tǒng)一的建設(shè)標準，電子檔案建設(shè)范圍難以確定，進而造成了高校電子檔案建設(shè)和管理的適應(yīng)性、兼容性和通用性較差，系統(tǒng)運行存在極大的不安全因素，電子檔案安置和復制隨意現(xiàn)象十分普遍，嚴重影響到電子檔案的利用價值和正常功能的發(fā)揮。

4.電子檔案安全方面容易遭受威脅

在高校電子檔案建設(shè)過程中，主要利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展建設(shè)管理工作，而電子檔案文件在產(chǎn)生、傳輸和儲存保管過程中都會受到儲存介質(zhì)、軟件系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境的影響。高校電子檔案系統(tǒng)最終容易受到外界因素的影響，如電腦病毒、黑客攻擊、人為操作不當?shù)纫蛩貒乐赝{到高校電子檔案建設(shè)和管理的安全性。現(xiàn)階段，高校在進行電子檔案建設(shè)過程中對系統(tǒng)的安全性還沒有進行有效的評估，在檔案利用和管理環(huán)節(jié)方面還存在很多漏洞。檔案內(nèi)容經(jīng)常被修改，在存取過程中相關(guān)信息很容易被覆蓋，從而對檔案信息的原始性和完成性造成嚴重破壞。

三、信息技術(shù)在高校電子檔案建設(shè)管理中的應(yīng)用對策分析

1.強化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校檔案管理部門應(yīng)該將電子檔案信息化工作納入到本單位的總體規(guī)劃中，強化電子檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。進一步推進微機管理檔案的進程，提高檔案管理部門和各個單位檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用程度和水平，進一步發(fā)揮好檔案室功能和作用。進一步強化檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)，將其和辦公局域網(wǎng)絡(luò)進行有效對接，并在校園網(wǎng)上使用檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的兼容性、適用性和適應(yīng)性，真正實現(xiàn)高校電子檔案建設(shè)管理的數(shù)字化。

2.加強檔案信息資源建設(shè)

要充分利用好信息化檔案管理軟件，分重點，按步驟的將現(xiàn)有的檔案信息及時實現(xiàn)數(shù)字化。在信息資源建設(shè)過程中一方面由學校各個基層單位將本年度生產(chǎn)的歸檔電子文件目錄按照檔案部門的要求直接錄入到檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中，降低檔案部門工作人員的工作量，同時還能夠保證各個系部和部門的檔案原始信息的真實性，對加快實現(xiàn)檔案信息資源共享有很大幫助。另一方面檔案部門需要組織人力將高校原有的檔案卷目轉(zhuǎn)化為機檢數(shù)據(jù)信息，根據(jù)電子化檔案接受、保管、利用的相關(guān)技術(shù)手段，加強對高校各個系部部門電子檔案的收集、鑒定、著錄和歸檔，保證有保存價值文件的真實性和原始性。同時，還要嚴格按照紙質(zhì)文件和電子文件并存的原則，實現(xiàn)兩種形式文件的并存保管，最終對本校的檔案資源有目的、有計劃實現(xiàn)信息化建設(shè)和數(shù)字化處理。

3.建設(shè)完善檔案信息化管理系統(tǒng)

要嚴格按照規(guī)范、先進、實用的原則，既要保證滿足當前檔案信息化建設(shè)的要求，又要符合檔案信息化發(fā)展趨勢，進一步加大對檔案管理軟件的推廣和應(yīng)用力度，提高檔案信息化管理力度和信息化應(yīng)用水平，為檔案信息交換和實現(xiàn)檔案信息資源共享奠定堅實基礎(chǔ)。進一步加強高校檔案信息庫建設(shè)，要轉(zhuǎn)變認識，將檔案數(shù)據(jù)為高校的重要信息資源去管理，將其納入到高校網(wǎng)絡(luò)辦公總體格局中，逐漸建成全校的文獻資源數(shù)據(jù)庫，在校園網(wǎng)絡(luò)平臺上有計劃的開放檔案目錄，并上傳已經(jīng)公開的全部檔案信息，并提供相應(yīng)的檔案服務(wù)工作。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案;電子信息化;發(fā)展

一、檔案電子信息化現(xiàn)狀

信息網(wǎng)絡(luò)時代的來臨，對諸多行業(yè)產(chǎn)生了極大的沖擊，尤其是檔案管理工作，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足日益增長的工作需求，影音、圖像、電子文本等多種電子信息載體的不斷更新使用，使得檔案管理工作的電子信息化不斷發(fā)展。隨著近兩年來的不斷發(fā)展，電子檔案已經(jīng)在各個行業(yè)領(lǐng)域及部門得到了極其廣泛的使用。對于檔案管理電子信息化發(fā)展的分析是當前工作中檔案管理進一步提高改善的要求以及保證。

二、檔案電子信息化發(fā)展環(huán)境

社會信息化發(fā)展已經(jīng)開始帶動檔案信息化發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也是信息社會建設(shè)的重要的有機組成部分。20世紀80年代以來，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了一場新的全球性產(chǎn)業(yè)革命――信息產(chǎn)業(yè)革命。在這場新興的產(chǎn)業(yè)革命中，國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的信息化是一項核心的內(nèi)容，信息化水平已成為衡量一個國家和地區(qū)現(xiàn)代化水平的重要標志。黨的十七大報告指出：“大力推進信息化與工業(yè)化融合，促進工業(yè)由大變強?！蔽覈畔⒒l(fā)展開始進入全方位、多層次推進的新階段，各行各業(yè)、各個領(lǐng)域的信息化迅猛發(fā)展，信息化已成為我國國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的必然趨勢。檔案作為信息資源，面對信息化的發(fā)展潮流，檔案信息化也必然成為檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，這是時代賦予檔案事業(yè)的要求，攸關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展前途。同時信息化也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的契機，無論是國家信息化中對于信息資源建設(shè)作為核心內(nèi)容的要求，還是先進的信息技術(shù)為手段為檔案各項事業(yè)的發(fā)展所提供的技術(shù)支持和保障，都是檔案事業(yè)實現(xiàn)改革與發(fā)展的重要契機，檔案部門必須緊緊抓住這一重要發(fā)展機遇期，適應(yīng)時展的要求，積極作為，科學謀劃，夯實檔案信息資源作為國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的戰(zhàn)略性基礎(chǔ)信息資源的地位，通過檔案信息化推動檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

三、檔案電子信息化的政策支持

國家政策的支持導向。1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導小組，集合有關(guān)力量開展相關(guān)研究。2002年《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，將電子文件歸檔作為主要任務(wù)納入全國檔案信息化建設(shè)。2007年召開全國電子文件中心經(jīng)驗交流會，鼓勵、倡導地方政府電子文件的集中管理。2010年國家檔案局在全面分析我國電子文件系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，開展了“國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)”建設(shè)項目，旨在通過認真總結(jié)我國十多年電子政務(wù)建設(shè)正反兩方面經(jīng)驗與教訓、民族軟件企業(yè)發(fā)展模式的利弊和認真梳理、分析黨政機關(guān)、企事業(yè)單位對電子文件管理系統(tǒng)共性業(yè)務(wù)與技術(shù)需求，實現(xiàn)對電子文件管理系統(tǒng)標準體系的研究和編寫，最終形成符合我國國情的、具有自主創(chuàng)新性與示范意義的、能夠被社會所認可的、可以公開標準的、并可持續(xù)發(fā)展的國家電子文件支撐平臺系統(tǒng)，初步實現(xiàn)我國對電子文件系統(tǒng)按統(tǒng)一標準規(guī)劃、設(shè)計、建設(shè)、應(yīng)用與管理，推動我國電子政務(wù)的標準化、國產(chǎn)化進程。

四、檔案電子信息化的意義

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其意義有：

1、可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館室對計算機的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2、縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題―選材―編輯―出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3、檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經(jīng)費，但目前乃至今后一個相當長的時期內(nèi)，企望國家給檔案部門撥較多的經(jīng)費進行信息編輯是不現(xiàn)實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

4、檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

5、檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求，使現(xiàn)在的勞動電子化，為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎(chǔ)。

五、檔案信息電子化的發(fā)展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。

篇10

一、電子文件的分類

以“載體的異同”劃分標準?？梢园央娮游募譃楣獗P文件，硬盤文件，軟盤文件和磁帶文件。（1）以“文件的不同用途”分，又可以把光盤文件，硬盤文件，軟盤文件，磁帶文件可分為程序文件和數(shù)據(jù)文件兩大類。程序文件是管理設(shè)備，生成數(shù)據(jù)文件的文件，數(shù)據(jù)文件是供人們利用加工的數(shù)據(jù)信息的集合，而程序文件又有系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件之分，以“文件內(nèi)數(shù)據(jù)的組合形態(tài)”為劃分標準，數(shù)據(jù)文件又有數(shù)據(jù)庫文件和非數(shù)據(jù)庫文件之件，數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性強，非數(shù)據(jù)庫文件內(nèi)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)性弱。（2）以“不同屬性”為劃分標準，數(shù)據(jù)庫文件又有FOXBASE數(shù)據(jù)庫，F(xiàn)OXPRO數(shù)據(jù)庫，ACOF3數(shù)據(jù)庫，OGOAL數(shù)據(jù)庫等。（3）而無論數(shù)據(jù)庫文件還是非數(shù)據(jù)庫文件，又有文本文件，超文本文件和純文本文件之分，文本文件帶有一定的格式，超文本文件是集文，像，聲于一體的多媒體文件，純文本文件是不帶格式的文本文件（4）以“數(shù)據(jù)的表現(xiàn)形式”為劃分標準，它有字符文伯，表格文件，圖文混排文件，數(shù)據(jù)庫文件，圖形文件，動態(tài)影像文件與聲音文件之分。

二、當前電子文檔管理面臨的挑戰(zhàn)

1.電子文件的原始件鑒別和保存、輸出形式的多元化。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式。（1）電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。（2）電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現(xiàn)。（3）電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，迫使電子文件必須不斷地適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，這種適應(yīng)往往需要以自身結(jié)構(gòu)，格式的改變?yōu)榇鷥r。（4）電子文件不再具有固定的存儲載體，根據(jù)利用需要，人們可以采和不同的方式輸出。（5）電子文件不再具有特定的字跡。人們可以根據(jù)需要以不同的字體，字號以將電子文件輸出，無法從字跡上分辯其原始性。（6）目前電子文件的簽署技術(shù)還不普及，我們還不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。

2.電子檔案管理需要信息化技術(shù)的支持。對于電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，需要計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)的協(xié)同管理，如果檔案管理人員不懂電子文件形成，存儲，傳輸，檢索，利用等技術(shù)，就無法對電子文件，電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。此外，對于檔案管理人員來講，怎樣保證電子檔案的可存或可取性，可用性，可理解性，怎樣確定和保證電子檔案的開放年限，保密級別，以及怎樣解決跨館利用等問題，都是必須要面對和解決的問題。

三、檔案管理信息電子化的優(yōu)點

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物質(zhì)對象，用微機對檔案文獻進行收集，篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其長處有（1）可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。（2）縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。（3）檔案信息電子化?？梢淮瓮度耄啻萎a(chǎn)出，可改變信息加式工作受經(jīng)費限制局面。（4）檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。（5）檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝。

四、加強檔案信息電子化的措施

1.實施電子文檔標準化管理。電子檔案管理是一項極其復雜的技術(shù)工程，與紙質(zhì)等載體檔案截然不同，所以一開始就要充分注意到電子檔案的各項管理標準，法規(guī)，制度的建立。制定出本單位的電子檔案的管理規(guī)章和制度，制定統(tǒng)一的工作流程。

2.對電子文件的“原始性”概念進行重新界定。電子文件的自身特點使我們無法采用與紙質(zhì)文件相同的標準和方法來判斷它的原始性，這就需要建立一個新的“原始性”概念。對于一份電子文件來說，只要它的內(nèi)容確確實實是當時，由原作者撰寫或制作出來，此后從未修改過，我們就應(yīng)該承認它是原始的。

3.加強辦公自動化系統(tǒng)安全防護工作。首先要抓好信息存儲載體制成材料問題。嚴把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命。一般應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯，二是要保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，可設(shè)定登錄限制，使用文件權(quán)限和文件屬性等。三是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。罩要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受到侵害，對電子檔案的管理也應(yīng)做到不壞，不丟，不散，不亂。

4.以人為本，建設(shè)復合型文檔管理人才資源。電子檔案管理，實質(zhì)是一項檔案技術(shù)工程的管理，電子文檔管理的發(fā)展趨勢，要求檔案專業(yè)人員必須成為既能從事現(xiàn)代文書的處理和檔案的管理，又難從事檔案，又能從事檔案，圖收，情報等綜合信息的管理，文檔案室管理人員既要掌握文書知識和又要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握電子計算機軟硬件技術(shù)，數(shù)字通信技術(shù)等。

五、電子文檔管理的發(fā)展趨勢

1.信息內(nèi)容數(shù)碼化。電子文件是將文字，圖形，圖像，影像，聲音等信息，按照一定的格式轉(zhuǎn)換為數(shù)碼或符號，進行存儲，傳輸，通過相應(yīng)的軟硬件技術(shù)還原后才能知曉。

2.文檔處理一體化。在電子文件形成階段，檔案人員要參與，進行指導，使產(chǎn)生的電子文件能按歸檔要求歸檔，并能進行統(tǒng)一管理和長期保存，同時還要了解具有長期保存價值的電子文件產(chǎn)生背景，設(shè)計思想，數(shù)據(jù)形式，以及相應(yīng)的電子計算機軟硬件技術(shù)等。