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關(guān)鍵詞：電子政務(wù)系統(tǒng)檔案管理

近些年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的現(xiàn)代信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展格局帶來(lái)了巨大變化。隨著社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步推進(jìn)，我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)逐步起步發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理便是其中相當(dāng)重要的一部分。檔案管理不僅僅是對(duì)過(guò)去的記錄，更是對(duì)今后的發(fā)展的反思，其重要性不言而喻。利用電子政務(wù)系統(tǒng)存儲(chǔ)檔案，優(yōu)化借閱流程，增加使用率，在一定程度上提升了檔案的利用效率，同時(shí)對(duì)原始材料也是有一定保護(hù)作用的，能夠最大程度發(fā)揮檔案的作用。當(dāng)然了，電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理還有很長(zhǎng)一段路要走，我們要建設(shè)怎樣的電子檔案管理系統(tǒng)，提供什么樣的服務(wù)等等這些都是需要我們?cè)趯?shí)踐的發(fā)展中不斷探索的。

一、電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理中存在的問題

（一）檔案移交的不規(guī)范

首先，是對(duì)移交檔案認(rèn)識(shí)的不充分。在檔案移交過(guò)程中，很多時(shí)候僅僅是對(duì)單份電子數(shù)據(jù)的移交，而未能關(guān)注到每一份電子數(shù)據(jù)背后的因果聯(lián)系，忽視了檔案背后的事件發(fā)展的整體性，對(duì)今后檔案作用的發(fā)揮起到了一定的阻礙作用。其次，便是移交過(guò)程的不合理。電子檔案和紙質(zhì)檔案不一樣，可以存在很多的原始檔案，這也就造成管理人員對(duì)備份的依賴性很強(qiáng)，備份越多，在某種程度上來(lái)說(shuō)，就是越安全。因?yàn)檫z失了某一份，還有其他的備份存在。但是這也從側(cè)面說(shuō)明了檔案管理的不合規(guī)范性。最后電子檔案的移交一般來(lái)說(shuō)還有紙質(zhì)檔案的存在，再核兩者的時(shí)候，存在移交時(shí)間上的差別，間接性造成了移交過(guò)程中工作量的增加。

（二）技術(shù)條件的制約

電子檔案的機(jī)密等級(jí)不一樣，那么對(duì)其保存的時(shí)間、方式也不一樣。而隨著時(shí)間的推移，檔案的數(shù)量必將是不斷增加的，所以這也對(duì)檔案管理技術(shù)提出了更高的要求，以便能夠滿足時(shí)代的要求。在面對(duì)不同等級(jí)的檔案要進(jìn)行及時(shí)的處理，以確保技術(shù)能夠滿足檔案保存以及查詢的質(zhì)量。同時(shí)技術(shù)條件還制約著檔案的安全性。如果說(shuō)電子檔案管理系統(tǒng)薄弱，那么就會(huì)存在相當(dāng)大的安全隱患。比方說(shuō)，一些不法分子和黑客，利用系統(tǒng)中的漏洞，使相關(guān)檔案信息外露，會(huì)出現(xiàn)損壞和缺失的可能性。這些都是電子檔案管理中面臨的技術(shù)挑戰(zhàn)。

（三）管理制度的缺失

檔案的管理最終落實(shí)到人的身上，比方說(shuō)在管理過(guò)程中出現(xiàn)人為操作不當(dāng)或則和其他意外情況等等，都會(huì)對(duì)檔案的完整性造成一定的威脅。所以說(shuō)，要求檔案管理形成一個(gè)有效的閉環(huán)，能夠最大程度上減少意外情況的出現(xiàn)。而一旦遇到意外情況，管理制度缺失的弊端會(huì)更加的凸顯。檔案數(shù)據(jù)信息管理缺乏完整性，責(zé)權(quán)不一致，檔案管理人員不能在第一時(shí)間對(duì)相應(yīng)的檔案進(jìn)行查找確認(rèn)，便極容易出現(xiàn)互相推諉的局面。這也在一定程度上反映出檔案監(jiān)督管理機(jī)制的缺失。監(jiān)管不當(dāng)，在運(yùn)行期間以及出現(xiàn)問題，都將面臨不小的挑戰(zhàn)。畢竟，制度是保證電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的框架，一旦丟失了這個(gè)框架，問題便會(huì)接踵而至。

二、提升電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理能力的措施

（一）對(duì)檔案移交的規(guī)范管理

在電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，不僅僅是將檔案的資料存放起來(lái)，同時(shí)也應(yīng)該是為今后決策提供必要的依據(jù)，讓檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。首先在檔案移交中，應(yīng)該建立相應(yīng)的管理機(jī)制，對(duì)不同機(jī)密級(jí)別的檔案分門別類的保存好。按照一定的邏輯順序分門別類的歸納好，并編制相應(yīng)的歸檔條例，做到人人按照制度辦事，為檔案的歸檔提供理論依據(jù)。當(dāng)然了，在檔案移交管理中，還應(yīng)該對(duì)電子檔案的完整性以及移交標(biāo)準(zhǔn)做出相應(yīng)的考查，確保其滿足移交的標(biāo)準(zhǔn)。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案的管理，在前期對(duì)檔案的移交做出相應(yīng)規(guī)范的管理，以便為接下來(lái)作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。

（二）重視電子檔案的安全性

對(duì)電子檔案而言，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是有區(qū)別的，在內(nèi)外界的影響下，對(duì)檔案的安全性極容易產(chǎn)生威脅，并且電子檔案的存放管理依靠于一定的科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)。一旦黑客從外部攻擊，很難對(duì)原有的檔案進(jìn)行恢復(fù)處理。所以說(shuō)，我們要為電子檔案管理建設(shè)一個(gè)強(qiáng)有力的技術(shù)保障。首先，不斷提升電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)管理，積極學(xué)習(xí)和引進(jìn)國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)技術(shù)，加快電子檔案的升級(jí)管理。其次，便是對(duì)管理人員安全意識(shí)的培養(yǎng)。時(shí)代不一樣，管理手段不一樣，所需要管理人員的專業(yè)素質(zhì)也是不一樣的。對(duì)于這些電子檔案的管理人員應(yīng)該具備較高的計(jì)算機(jī)專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于出現(xiàn)的一些基本的安全常識(shí)能夠有所了解，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理實(shí)際管理中的問題。最后便是一個(gè)較高層次的管理，應(yīng)該是對(duì)原有管理方式的不斷升級(jí)改造，對(duì)現(xiàn)有檔案管理模式進(jìn)行大膽調(diào)整和創(chuàng)新，以便更好的適應(yīng)時(shí)展的需求。

（三）做好信息整合工作

對(duì)于檔案管理不僅僅是將這些資料存放起來(lái)，更為重要的為今后的發(fā)展提供必要的歷史史實(shí)以及決策依據(jù)。所以說(shuō)我們?cè)邳c(diǎn)在檔案的管理中，還應(yīng)該管理信息整合工作，促使管理效率以及檔案使用率的提升。首先，利用電子檔案信息管理優(yōu)勢(shì)，建立相應(yīng)的使用機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息和實(shí)體使用的一體化目標(biāo)。讓管理人員在檔案的歸放時(shí)，就應(yīng)該考慮到每一份檔案的歷史聯(lián)系，這樣才能夠幫助借閱者了解整件事情發(fā)展的來(lái)龍去脈，實(shí)現(xiàn)信息高效整合。其次，對(duì)現(xiàn)有管理方法和形式進(jìn)行不斷的改進(jìn)，對(duì)一些新式技術(shù)、管理方法和管理模式進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)高效的信息整合，從而實(shí)現(xiàn)提升電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理效果的目標(biāo)。

三、總結(jié)

電子政務(wù)檔案系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理具有極其重要的意義，同時(shí)也是現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展方向。所以說(shuō)，檔案部門應(yīng)明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位，從而真正發(fā)揮自身的作用。管理，說(shuō)到底都是依靠人來(lái)制定實(shí)施的管理，只不過(guò)管理對(duì)象不同。在進(jìn)行電子檔案政務(wù)管理的時(shí)，我們應(yīng)該不斷提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，為電子檔案規(guī)章制度的制定，技術(shù)的提升提供堅(jiān)實(shí)的壁壘，從而不斷優(yōu)化電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理。電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，我們要根據(jù)時(shí)代對(duì)電子檔案的要求不斷做出調(diào)整，以便更好的發(fā)揮電子檔案的作用。

參考文獻(xiàn) 

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篇2

1進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，營(yíng)造機(jī)關(guān)檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)同步發(fā)展的良好環(huán)境

電子政務(wù)建設(shè)是新生事物，一些檔案部門開始未同步跟進(jìn)，主客觀原因均有。各級(jí)政府機(jī)關(guān)檔案管理部門要積極主動(dòng)、敢于參與到本部門的政務(wù)建設(shè)工作，為政務(wù)建設(shè)與機(jī)關(guān)檔案管理融為一體獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，要樹立五個(gè)意識(shí)：一要樹立創(chuàng)新意識(shí)和前瞻意識(shí)，按電子政務(wù)建設(shè)的程序，有規(guī)律地介入，提出與之配套管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、留存與開發(fā)設(shè)計(jì)原則；二要樹立市場(chǎng)意識(shí)，根據(jù)現(xiàn)狀，預(yù)測(cè)未來(lái)信息市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，提出檔案信息在“三網(wǎng)一庫(kù)”建設(shè)中的作用，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)；三要樹立公眾意識(shí)，堅(jiān)持以政府信息公開為原則，以不公開為例外，不斷滿足社會(huì)、政府對(duì)信息資源的需求；四要樹立效益意識(shí)，必須以能獲得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益為前提，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙提高；五要樹立國(guó)際接軌意識(shí)。“他山之石，可以攻玉”，要學(xué)習(xí)國(guó)際上電子政務(wù)建設(shè)的先進(jìn)管理方式，勇于嘗試或應(yīng)用最新的適用技術(shù)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加速檔案管理在電子政務(wù)建設(shè)中的國(guó)際化進(jìn)程，推動(dòng)與世界各國(guó)聯(lián)通，盡早實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息在更廣泛的范圍內(nèi)共享。

2創(chuàng)新機(jī)關(guān)檔案管理體制，與電子政務(wù)建設(shè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一

要改變目前政府機(jī)關(guān)檔案部門被排斥于電子政務(wù)建設(shè)之外的狀況，將機(jī)關(guān)檔案管理作為電子政務(wù)建設(shè)的組成部分，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，共同確定政務(wù)信息的價(jià)值取向和流向。機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)作為電子政務(wù)建設(shè)的成員，發(fā)揮自身職能優(yōu)勢(shì)，就電子文件形成、存貯、歸檔、讀取、運(yùn)轉(zhuǎn)、傳播、上網(wǎng)、開放、公布、移交進(jìn)館及與歸檔紙質(zhì)文件的配套管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、安全保密、政務(wù)服務(wù)等提出相應(yīng)的管理原則和制度，形成與電子政務(wù)建設(shè)相協(xié)調(diào)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序，以及各相關(guān)環(huán)節(jié)銜接貫通為一體的管理體系，為政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、信息化提供組織保證。

3整合、拓展檔案管理職能，規(guī)范機(jī)關(guān)檔案工作行為

篇3

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子信息技術(shù)與行政管理工作得以有效的結(jié)合，政府電子政務(wù)得以實(shí)現(xiàn)。在這種情況下，政府電子辦公文件不再受制于時(shí)間、空間和部門的限制，為政府各部門提供優(yōu)質(zhì)、全方位的服務(wù)。而且在信息技術(shù)和辦公平臺(tái)的基礎(chǔ)上，政府各部門文件的傳送及管理也發(fā)生了較大的變化，各種現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)得以應(yīng)用。在這種環(huán)境下，政府檔案的管理模式也在不斷的發(fā)生變化，并在不斷的進(jìn)行創(chuàng)新。

一、服務(wù)手段

近年來(lái)，電子政務(wù)和政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)得以應(yīng)用，這有效的改變了政府檔案信息服務(wù)的方式，其開始更偏重于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)，而且檔案信息服務(wù)方式也開始一改有限和被動(dòng)服務(wù)的限制，開始向網(wǎng)絡(luò)資源為主的無(wú)限和主動(dòng)服務(wù)方向轉(zhuǎn)變。打破了傳統(tǒng)的靜態(tài)和間接服務(wù)，更注重于提供動(dòng)態(tài)及直接的參考咨詢和開發(fā)編輯。而且通過(guò)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行提煉加工，從分散、無(wú)序的檔案資源中進(jìn)行信息的提取和濃縮，利用多種服務(wù)方式，從而有產(chǎn)的提高檔案信息服務(wù)的主動(dòng)性、快捷性，使其向高層次的服務(wù)方向發(fā)展。

二、檔案載體

政府電子政務(wù)辦公的應(yīng)用，有效的加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)和各種現(xiàn)代化的高科技技術(shù)在政府部門的應(yīng)用，而且一些新型材料也得以使用，這有效的提高了政府檔案載體形式的豐富性，使長(zhǎng)期以來(lái)只依靠文字來(lái)對(duì)歷史記錄的檔案載體模式得以打破，通過(guò)聲音、圖像等能夠更直接和生動(dòng)的將事物得以展現(xiàn)出來(lái)。而且在對(duì)檔案進(jìn)行記錄時(shí)，以光盤、磁帶及移動(dòng)存貯設(shè)備為主的磁性材料得以應(yīng)用，從而有效的改變了檔案材料收藏單一化的特征，使其向多元并存的方向發(fā)展，同時(shí)也加快了檔案結(jié)構(gòu)的改變。

三、檔案主要工作流程中管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時(shí)間，將本部門要?dú)w檔的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中；另一方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時(shí)到各部門的專門數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對(duì)工作，如此一來(lái)，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時(shí)間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對(duì)電子文件保管工作的措施研究，之前對(duì)庫(kù)房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對(duì)儲(chǔ)備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時(shí)，安全隱患意識(shí)也必須時(shí)時(shí)在心，特別是在涉及的政府機(jī)密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強(qiáng)，日常業(yè)務(wù)中及時(shí)更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

四、服務(wù)方式

現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)的接入形式多樣，為檔案信息服務(wù)拓展了廣闊空間，檔案部門利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，不僅能方便、快捷地為用戶提供服務(wù)，并能及時(shí)收集用戶反饋的信息。政府在電子政務(wù)背景下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用不同的信息服務(wù)軟件系統(tǒng)，可以對(duì)利用者的利用時(shí)間、區(qū)域及查詢檔案信息內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)與用戶溝通聯(lián)系，適時(shí)調(diào)整檔案利用服務(wù)，并對(duì)不同時(shí)期和部門所需的檔案信息進(jìn)行及時(shí)配給，滿足政府各部門的檔案信息利用需求。檔案信息服務(wù)工作是社會(huì)發(fā)展到一定歷史階段而產(chǎn)生的社會(huì)現(xiàn)象，政府的檔案利用服務(wù)在不脫離原有的基礎(chǔ)上，要注意傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)方式與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)的并舉，做好在新技術(shù)向檔案管理滲透的過(guò)程中，努力實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)和現(xiàn)代兩種服務(wù)方式的有機(jī)結(jié)合工作，使兩者做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。

五、管理理念

在電子政務(wù)環(huán)境下，有效的推動(dòng)了檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)程，而且管理工作更具有科學(xué)化的特點(diǎn)，檔案工作開始向數(shù)字化和信息化的方向發(fā)展。在這種情況下，作為政府檔案的管理人員，需要轉(zhuǎn)變思路，強(qiáng)化對(duì)資源的重視，從而自覺對(duì)檔案資源的存儲(chǔ)、加工、傳遞和共享工作進(jìn)行加強(qiáng)，這樣可以有效的發(fā)揮出檔案資源的巨大潛能，使其在管理中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，有利于檔案信息的開發(fā)利用工作主動(dòng)進(jìn)行。

篇4

【關(guān)鍵詞】高校 電子政務(wù)建設(shè) 檔案信息化建設(shè) 互動(dòng)關(guān)系

所謂電子政務(wù)，又有電子政務(wù)的別稱，由社會(huì)政府機(jī)構(gòu)使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建設(shè)網(wǎng)站、研發(fā)APP，使政府其他部門、企業(yè)以及普通人可以從中獲得信息。高校作為政府工作中的一個(gè)重要方面，其日常工作的展開離不開地方政府的指引，電子政務(wù)的存在使得高?？梢愿颖憷孬@取信息，進(jìn)而更加科學(xué)地開展工作。而檔案管理與之有著非常密切的聯(lián)系，信息化檔案管理工作可以與電子政務(wù)相互補(bǔ)充、相互促進(jìn)，為電子政務(wù)建設(shè)提供巨大的保障。因此，高校將檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)融合在一起，是非常必要的。

1 二者之間的關(guān)系

無(wú)論是電子政務(wù)的建設(shè)，還是檔案信息化管理的建設(shè)，二者之間都存在著極為密切的聯(lián)系，若要推動(dòng)電子政務(wù)不斷發(fā)展，必須要有檔案信息化作為保障，原因在于電子政務(wù)建設(shè)離不開大量數(shù)據(jù)與信息的支持，高校的檔案恰好是一種擁有各種數(shù)據(jù)信息的龐大資源庫(kù)，電子政務(wù)可以從中獲取大量的信息并加以整合利用，如果缺少了檔案信息化所提供的信息支持，電子政務(wù)將會(huì)成為“空中樓閣”，不再具有存在的意義。與之相對(duì)的是，檔案信息化的建設(shè)也需要電子政務(wù)向其中融入，這樣可以確保檔案在使用上更加便利，相關(guān)人員不必花費(fèi)大量的時(shí)間精力進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查詢，其工作效率必然會(huì)大大提高。

2 如何促進(jìn)二者之間的互動(dòng)

2.1 在高校檔案管理中融入電子政務(wù)建設(shè)

（1）當(dāng)今社會(huì)節(jié)奏不斷加快，人們無(wú)論從事任何工作，都要求節(jié)約時(shí)間、簡(jiǎn)化流程、盡可能地“省事”，高校檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)也是如此。在檔案信息化中融入電子政務(wù)，可以使高校在檔案查找上更加方便、快速，高校也會(huì)因此提高工作效率。在檔案信息化建設(shè)中，工作人員可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限來(lái)進(jìn)行檔案管理工作，即使工作人員不在校園內(nèi)網(wǎng)中登錄，也可以從外網(wǎng)中利用自身的權(quán)限進(jìn)行信息查詢，這無(wú)疑有助于工作任務(wù)的完成和工作負(fù)擔(dān)的減輕。

（2）電子政務(wù)有利于高校學(xué)生檔案接收近現(xiàn)代化管理。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，現(xiàn)代化的檔案管理無(wú)疑具有更高的工作效率，工作人員不必困在固定的場(chǎng)所即可完成工作任務(wù)，工作場(chǎng)景的改變使得既往枯燥乏味的工作流程出現(xiàn)了改變，工作人員即使面對(duì)同樣的工作內(nèi)容，也能保持原有的工作效率，更是工作效率得到提高。

（3）檔案一般接受嚴(yán)格的監(jiān)控，其流向極為嚴(yán)謹(jǐn)，需要經(jīng)過(guò)多重的等級(jí)，傳統(tǒng)檔案管理均為手工記錄方式，工作人員即使耗費(fèi)大量時(shí)間精力也有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。而檔案管理的信息化，可以解決上述問題，電子政務(wù)的融入使得檔案管理具備了自動(dòng)催促還回等多長(zhǎng)功能，借走檔案的人員可以及時(shí)歸還檔案。

（4）電子政務(wù)的融入有助于豐富檔案內(nèi)容。高校檔案部門實(shí)際上保存了許多記錄學(xué)校教學(xué)過(guò)程的資源，這些檔案信息在最初可能僅僅記錄了關(guān)于教學(xué)的信息資源，而在電子政務(wù)融入之后，高校檔案資源將會(huì)擴(kuò)展其記錄范圍，將科研工作的相關(guān)信息業(yè)記錄在檔案中，甚至一些學(xué)生工作信息也被納入到信息化檔案管理的記錄范圍之中，最終形成種類齊全、內(nèi)容全面的資源信息庫(kù)。

（5）電子政務(wù)為高校檔案研究提供了便利，工作人員借助電子政務(wù)系統(tǒng)可以輕松找到自己所需要的檔案，查詢并使用檔案信息，第一時(shí)間獲得檔案的最新動(dòng)態(tài)。當(dāng)然，也正是因?yàn)闄n案的信息化，使得人們的思路得到拓寬，不再囿于當(dāng)初有限的檔案資源，所以在一定程度上促進(jìn)了思維的創(chuàng)新。

2.2 在電子政務(wù)建設(shè)中融入檔案信息化管理

2.2.1 高校推行檔案信息化管理，可以確保電子政務(wù)的正常運(yùn)行

高校檔案實(shí)質(zhì)上是電子政務(wù)進(jìn)行的基本保障，電子政務(wù)在運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的信息可以作為高校檔案的信息資源，而高校信息化檔案則是這些資源的集合處，電子政務(wù)系統(tǒng)有需要時(shí)便從高校檔案庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取。高校信息化檔案原本是未康奈淖鄭將其融入電子政務(wù)之中，出于建設(shè)電子政務(wù)的需要，需要在檔案中加入圖像、聲音等多媒體信息，這無(wú)疑從另一個(gè)層面豐富了檔案信息，促進(jìn)了電子政務(wù)管理的全面性。

2.2.2 檔案信息化在電子政務(wù)中的融入使得既往電子政務(wù)中存在的信息共享問題得到了切實(shí)的解決

檔案信息這種重要資源具有常人難以想象的重要價(jià)值，而這種價(jià)值的實(shí)現(xiàn)形式便是“充分利用”，檔案信息化使得檔案信息可以最大限度地被共享，電子政務(wù)可以李立勇檔案資源，使其與社會(huì)其他資源無(wú)縫連接，實(shí)現(xiàn)人力、物力、財(cái)力的優(yōu)化配置，檔案信息化在電子政務(wù)的影響下可以實(shí)現(xiàn)最大增值。以筆者所在高校為例，某教師便利用了檔案信息的共享開展教學(xué)與科研工作，其他同院系的教師則對(duì)學(xué)校的行政方式與組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，學(xué)校檔案部門逐漸向著網(wǎng)絡(luò)組織的形式發(fā)展，真各個(gè)學(xué)校在辦事流程上更加透明，辦事程序上更加暢通，人員上更加合理，財(cái)力、物力與人力都得以節(jié)約。

3 結(jié)語(yǔ)

電子政務(wù)、高校檔案信息化這二者之間存在著相互聯(lián)系、相互促進(jìn)的密切聯(lián)系，工作人員應(yīng)該在電子政務(wù)中融入檔案信息化建設(shè)，在檔案管理中融入電子政務(wù)建設(shè)，如此可以提高高校工作效率，實(shí)現(xiàn)二者的共贏發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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篇5

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；措施

通過(guò)多年的普及發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸成為當(dāng)前這個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最為耀眼的資源，社會(huì)中各行各業(yè)的信息化水平已經(jīng)成為信息化時(shí)代衡量一個(gè)產(chǎn)業(yè)、一個(gè)地區(qū)、一個(gè)國(guó)家經(jīng)濟(jì)能力與發(fā)展程度的關(guān)鍵性指標(biāo)。對(duì)檔案管理事業(yè)來(lái)說(shuō)，通過(guò)信息化建設(shè)不僅能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率，同時(shí)能夠與其他工作進(jìn)行信息化對(duì)接，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。然而，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理通過(guò)多年的信息化建設(shè)，在取得成績(jī)的同時(shí)，仍然存在一些不足，如何解決這些不足就成為各個(gè)事業(yè)單位急需解決的重要課題。

一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及大容量服務(wù)器等等，同時(shí)還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護(hù)管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無(wú)法通過(guò)提供社會(huì)化服務(wù)獲得相關(guān)的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設(shè)的資金投入，導(dǎo)致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。

（二）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，即需要共同的信息技術(shù)與信息語(yǔ)言組織檔案資料。從1979年開始，我國(guó)政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標(biāo)準(zhǔn)，然而當(dāng)中大部分都是針對(duì)音像、紙質(zhì)等檔案類型，針對(duì)數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范則相對(duì)較少，使得檔案管理信息化建設(shè)仍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。

（三）檔案信息化與電子政務(wù)缺乏聯(lián)系。現(xiàn)階段，通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過(guò)80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲(chǔ)存在檔案館中。檔案信息化建設(shè)的目的并不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，同時(shí)還需要促進(jìn)政務(wù)信息公開的發(fā)展。然而，我國(guó)當(dāng)前仍然沒有形成政府信息資料開發(fā)利用的良好趨勢(shì)，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務(wù)建設(shè)缺乏聯(lián)系。

二、檔案管理信息化建設(shè)的措施與建議

（一）加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度。1.檔案管理硬件系統(tǒng)建設(shè)。各個(gè)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視檔案信息化建設(shè)的重要性，主動(dòng)為檔案管理部門提供充足的資金，購(gòu)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀及高性能計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，針對(duì)一些關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的機(jī)構(gòu)，還應(yīng)當(dāng)配置專門用于檔案整理、收集的計(jì)算機(jī)，便于檔案信息的快速傳遞，進(jìn)一步發(fā)揮硬盤儲(chǔ)存容量大、檢索快以及儲(chǔ)存方便的優(yōu)勢(shì)。2.檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。針對(duì)之前保留的傳統(tǒng)檔案，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)力度，主動(dòng)針對(duì)各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動(dòng)整理、檢索、查閱以及利用，進(jìn)一步提升檔案管理工作的精確度與質(zhì)量。

（二）統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證，只有建立在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范約束條件下，檔案管理信息化建設(shè)的作用才能夠得到最大程度的體現(xiàn)。對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)充分考慮檔案管理系統(tǒng)的高效性、兼容性以及實(shí)用性，同時(shí)要針對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)等實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)置，例如制定數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)注及非同一類型之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等各個(gè)方面，通過(guò)針對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，能夠進(jìn)一步提升工作效率，減少管理工作中失誤的現(xiàn)象。

（三）有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。檔案信息資源作為電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中不可或缺的公共信息資源，要想進(jìn)一步保障檔案信息化建設(shè)的成效，應(yīng)當(dāng)有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)。這就需要將檔案信息化建設(shè)納入政府電子政務(wù)建設(shè)的層面去進(jìn)行規(guī)劃，使得檔案信息化建設(shè)、信息資源開發(fā)能夠與電子政務(wù)進(jìn)行有效的整合。對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)加強(qiáng)與電子政務(wù)建設(shè)機(jī)構(gòu)的交流，統(tǒng)一協(xié)調(diào)信息化建設(shè)，主動(dòng)爭(zhēng)取把檔案信息管理歸納到電子政務(wù)建設(shè)當(dāng)中，依托我國(guó)電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)，構(gòu)建部門網(wǎng)，建立檔案管理主頁(yè)，積極檔案政務(wù)相關(guān)的信息資料。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大網(wǎng)站方面的建設(shè)，在互聯(lián)網(wǎng)中主動(dòng)實(shí)施現(xiàn)行文件服務(wù)中心查詢與館藏檔案目錄檢索方面的服務(wù)，以便于相關(guān)資料的共建共享。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工程，其不僅關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率，并且還關(guān)系到事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。這就需要各個(gè)事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，正視當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)存在的不足，針對(duì)這些不足制定針對(duì)性的解決措施，通過(guò)加大各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度、統(tǒng)一制定檔案信息化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及有效整合檔案信息化建設(shè)與電子政務(wù)建設(shè)，全面促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

【參考文獻(xiàn)】

[1]程文富.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略[J].事業(yè)單位改革與管理，2016（02）：23.

篇6

一、項(xiàng)目提出的目的和意義分析

電子檔案中心，應(yīng)該是國(guó)家綜合檔案館與時(shí)俱進(jìn)、轉(zhuǎn)變職能、堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，在信息時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)載體檔案館功能的繼承、延伸和發(fā)展，是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)和核心。

1、防止電子時(shí)代的“歷史失落”，保護(hù)數(shù)字遺產(chǎn)?！皻v史失落”，就是不能將電子檔案等數(shù)字遺產(chǎn)在國(guó)家綜合檔案館連續(xù)、永久地進(jìn)行保存。以江蘇為例，目前全省電子檔案分散管理態(tài)勢(shì)明顯，各部門的信息中心或計(jì)算機(jī)中心臨時(shí)擔(dān)當(dāng)起保存部分電子文件和電子檔案載體的任務(wù)。在保證數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)和現(xiàn)實(shí)調(diào)用的同時(shí)，在存儲(chǔ)空間壓力不斷加大的過(guò)程中，需要由電子檔案中心這樣一個(gè)機(jī)構(gòu)盡快承擔(dān)集約化永久保存的任務(wù)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)相銜接，保證在電子政務(wù)等環(huán)境中的黨和政府的數(shù)字遺產(chǎn)仍然能夠?yàn)楝F(xiàn)在和將來(lái)保存，提前避免歷史電子檔案數(shù)據(jù)大量丟失的危險(xiǎn)。

2、解決電子文件的“重用輕管”，保證科學(xué)管理。電子檔案中心的任務(wù)就是按照檔案管理的原則，有效組織和管理電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)上產(chǎn)生的各類電子檔案。在電子政務(wù)建設(shè)過(guò)程中，信息部門做出了巨大的貢獻(xiàn)，積累了大量的電子文件數(shù)據(jù)。有些部門信息中心與檔案管理部門配合緊密，在流程設(shè)計(jì)需求階段，充分聽取檔案部門意見，將檔案作為核心接點(diǎn)和數(shù)據(jù)著陸地給予設(shè)計(jì)，系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件質(zhì)量較高。但是，也普遍存在未按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理的現(xiàn)象，滿足于在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)上可以調(diào)閱到收發(fā)文即可，既沒有建立專題數(shù)據(jù)庫(kù)，也沒有注重將反映本單位所有職能的電子文件收集齊全，并建立良好的備份體系。而電子檔案中心就可以依據(jù)電子文件的生命周期等原理，使具有保存價(jià)值的電子文件有效歸檔，保證今后政府各部門利用的有序性和完整性。

3、促進(jìn)電子檔案的“有機(jī)整合”，消除信息孤島。由于歷史原因，省級(jí)許多單位在確定歸檔范圍時(shí)，過(guò)于強(qiáng)調(diào)對(duì)發(fā)文的收集，忽視反映本單位機(jī)構(gòu)職能的各類檔案信息的收集，造成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)電子公文相對(duì)收集齊全，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件分散、存儲(chǔ)于不同機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)處室的現(xiàn)象，有些甚至還存在各類有價(jià)值的業(yè)務(wù)信息保存在個(gè)人手中等嚴(yán)重違反《檔案法》的行為。電子文件的完整性和真實(shí)性無(wú)法保證，電子檔案管理比紙質(zhì)檔案管理的缺失更為嚴(yán)重，檔案信息資源的散失的危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)加大。電子檔案中心可以按照法律賦予的地位，跨部門地將政務(wù)信息資源有效整合，形成可以共享的電子檔案資源信息庫(kù)，解決信息孤島等問題。

4、提供檔案資源的“綜合利用”，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案信息資源是一個(gè)寶庫(kù)，綜合開發(fā)利用各種電子檔案信息資源才是信息化建設(shè)最終取得高效益的關(guān)鍵所在。在電子政務(wù)建設(shè)的過(guò)去十多年中，一些省各部門在自建網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備上的投資僅10多個(gè)廳局就已達(dá)1個(gè)多億，一些部門的電子檔案數(shù)據(jù)量已達(dá)到T級(jí)。政務(wù)信息資源遺產(chǎn)的保存保管成本過(guò)高，且形成無(wú)法相通的“信息煙囪”。電子檔案中心的建立，便可以將信息煙囪連成互連互通“暖氣片”，在電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)上以網(wǎng)格狀態(tài)提供綜合利用，支持領(lǐng)導(dǎo)和部門決策。

二、 江蘇電子檔案管理現(xiàn)狀分析

電子檔案中心的提出具有江蘇特色，它是電子文件中心的擴(kuò)展和延續(xù)，是數(shù)字檔案館的主體與核心，是科學(xué)發(fā)展的三個(gè)階段之一，與電子文件中心和數(shù)字檔案館呈“三位一體”的邏輯關(guān)系，具體如圖：

“十五”期間江蘇檔案系統(tǒng)積極參與各地電子政務(wù)建設(shè)，總體估價(jià)是：蘇南地區(qū)發(fā)展較快，蘇中地區(qū)正在跟進(jìn)，蘇北地區(qū)已開始啟動(dòng)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，截止2005年底全省123個(gè)國(guó)家綜合檔案館共建立局域網(wǎng)49個(gè)、接入電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)31個(gè)、實(shí)施辦公自動(dòng)化15個(gè)，建立網(wǎng)站和主頁(yè)52個(gè)，館藏全文數(shù)字化率0.08%，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)總量達(dá)4000多萬(wàn)條，錄音、錄像、影片等多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)總量12萬(wàn)分鐘以上。利用VPN技術(shù)省內(nèi)已建立檔案系統(tǒng)虛擬專網(wǎng)，初步實(shí)現(xiàn)了省檔案館和省轄市級(jí)檔案館館際間互聯(lián)和目錄的相互查詢。基本建成“江蘇檔案信息網(wǎng)”門戶網(wǎng)站及網(wǎng)站群，并與“中國(guó)江蘇政府門戶網(wǎng)站”聯(lián)通。全省網(wǎng)上“現(xiàn)行文件中心”，共上載文件41598頁(yè)、開放檔案4547頁(yè)，逐步開展向社會(huì)提供館藏檔案和已公開現(xiàn)行文件等信息資源的查詢服務(wù)，成為網(wǎng)上政務(wù)信息公開的場(chǎng)所。

南通、常州等市均在新館建設(shè)的同時(shí)，從發(fā)展和利用績(jī)效的高度，提出了與電子政務(wù)內(nèi)、外網(wǎng)同步建設(shè)數(shù)字檔案館的方案。南通數(shù)字檔案館項(xiàng)目被列為市電子政務(wù)11個(gè)重點(diǎn)信息應(yīng)用示范工程之一；蘇州已獲得600多萬(wàn)元在2006年啟動(dòng)了數(shù)字檔案館建設(shè)；南京、無(wú)錫、泰州、連云港等市和南京玄武區(qū)、張家港、吳江、武進(jìn)等區(qū)（縣）啟動(dòng)或建立了電子文件中心和文檔數(shù)據(jù)中心；常熟市投資100萬(wàn)元啟動(dòng)了電子政務(wù)數(shù)據(jù)備份基地項(xiàng)目?！笆濉睍r(shí)期江蘇檔案信息化的發(fā)展為“十一五”期間圍繞電子檔案中心建設(shè)，進(jìn)入第二發(fā)展階段奠定了較為深厚的基礎(chǔ)。在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，建設(shè)數(shù)字檔案館已成為可能。

三、電子檔案中心建設(shè)定位和主要任務(wù)

（一）基本定位：電子檔案中心，應(yīng)該是對(duì)電子檔案實(shí)施管理的主體，在“統(tǒng)籌規(guī)劃，整合資源；分步推進(jìn)，確保安全；需求導(dǎo)向，注重服務(wù)；嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)共享”的原則下，保證所有具有保存價(jià)值的、全面真實(shí)反映江蘇政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化等發(fā)展的電子文件和電子檔案等數(shù)字文化遺產(chǎn)能夠得到歷史性的永久保藏，同時(shí)向黨委政府各部門、企事業(yè)單位和社會(huì)公眾提供數(shù)字檔案信息資源等公共文獻(xiàn)遺產(chǎn)的利用和服務(wù)，推進(jìn)社會(huì)信息服務(wù)業(yè)的發(fā)展。

基本職責(zé)：集中統(tǒng)一，建立規(guī)范的電子檔案采集保管利用體系和檔案信息安全維護(hù)系統(tǒng)；強(qiáng)調(diào)協(xié)同，融合電子政務(wù)各種支撐平臺(tái)和應(yīng)用系統(tǒng)，與CA認(rèn)證、災(zāi)備中心等形成良好責(zé)任關(guān)系；突出應(yīng)用，加快檔案信息政府的利用和公眾的利用，降低行政成本與社會(huì)成本，使得公民、企業(yè)或其他社會(huì)組織機(jī)構(gòu)可以出于公益性、商業(yè)性的目的適當(dāng)?shù)厥褂玫秸?wù)檔案信息資源。

（二）主要建設(shè)任務(wù)

電子檔案中心應(yīng)建成一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)所有黨政信息資源、歷史檔案數(shù)字記錄遺產(chǎn)的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，借助已有電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，成為架構(gòu)在各個(gè)信息孤島之間的橋梁和信息資源物流中心，具有社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的特點(diǎn)。它的建設(shè)將充分尊重已經(jīng)形成的信息數(shù)據(jù)規(guī)模和實(shí)際投入，采取整合和分布式管理的手段，達(dá)到共享目的，真正實(shí)現(xiàn)政府少花錢、多辦事、讓人民滿意的目標(biāo)，避免了重復(fù)投資，主要任務(wù)是：

收――依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，接收和收集省級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)歸檔和移交的電子文件與電子檔案，以及市、縣檔案館和部門、專業(yè)、企業(yè)檔案館共享的數(shù)字檔案信息資源。

管――按照檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理模式，建設(shè)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供多種檢索模式，并進(jìn)行智能數(shù)據(jù)分析和挖掘。

存――創(chuàng)新原有保存方式，采用分布式方法集中管理需永久保存的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)；采取縮微存儲(chǔ)等可靠安全的手段永久保存電子文件和電子檔案等記錄遺產(chǎn)。

用――依據(jù)政務(wù)信息公開等原則，借助政府內(nèi)、外網(wǎng)門戶，通過(guò)江蘇檔案信息網(wǎng)融入國(guó)家檔案信息網(wǎng)等方式，為政府和公眾提供最大限度服務(wù)。

（三）主要建設(shè)途徑

建立有效的管理運(yùn)行體系是實(shí)現(xiàn)電子檔案中心的關(guān)鍵途徑。俗話說(shuō)：“三分技術(shù)、七分協(xié)調(diào)、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。根據(jù)電子檔案中心項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)，電子檔案中心需要依托原有的管理體制，再造管理流程，明確相關(guān)責(zé)任者的職責(zé)：

――檔案行政管理部門的責(zé)任定義：參與本行政區(qū)域信息化建設(shè)的規(guī)劃，具體負(fù)責(zé)研究制定電子檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在全省范圍內(nèi)監(jiān)督指導(dǎo)國(guó)家等有關(guān)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的監(jiān)督執(zhí)行，重點(diǎn)指導(dǎo)省級(jí)各部委辦廳局和企事業(yè)單位的電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

――電子檔案中心機(jī)構(gòu)的責(zé)任定義：由國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)依托電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)，在省級(jí)各部委辦廳局和企事業(yè)單位及市、縣國(guó)家綜合檔案館的范圍內(nèi)，開展電子文件歸檔和電子檔案的收集、接收、管理、保存、利用和服務(wù)，建設(shè)電子檔案中心。

――檔案管理人員的責(zé)任定義：負(fù)責(zé)各部門電子文件歸檔范圍的具體制訂和電子檔案管理制度。與信息部門配合收集電子文件，保證應(yīng)歸檔電子文件的真實(shí)性和完整性，具體組織實(shí)施電子檔案向電子檔案中心的實(shí)時(shí)移交。

篇7

關(guān)鍵詞：檔案管理； 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

一、引言

社會(huì)文化的發(fā)展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會(huì)得以發(fā)展的必備條件。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的方式也在不斷變化，對(duì)于這一變化，檔案工作者應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代潮流，提升自身的文化修養(yǎng)，不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，并且在實(shí)踐中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，逐漸適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式，最終才能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案在社會(huì)發(fā)展中的中流砥柱作用。

二、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的弊端

我國(guó)改革開放以來(lái)， 隨著經(jīng)濟(jì)政治的快速發(fā)展，與之伴隨而來(lái)的是檔案的數(shù)量大規(guī)模增加， 傳統(tǒng)的手工檔案管理下作方式的弊端日益顯現(xiàn)： 首先， 手工檔案處理的速度慢、效率低、容易出錯(cuò)，因此， 從事檔案管理這種重復(fù)性高業(yè)務(wù)量大的工作， 很容易因疲倦而導(dǎo)致出錯(cuò)； 其次， 紙質(zhì)檔案文件如想長(zhǎng)期妥善保存， 必須建立專門的檔案庫(kù)甚至檔案館進(jìn)行存放， 并對(duì)其進(jìn)行防腐處理， 以防止火災(zāi)、地震等自然災(zāi)難對(duì)檔案文件所帶來(lái)的損害， 這些工作耗資巨大、占用面積廣， 對(duì)于預(yù)算有限的單位承擔(dān)較重； 第三， 檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是檔案的檢索， 也就是說(shuō)從海量數(shù)據(jù)的檔案庫(kù)中快速、準(zhǔn)確地查找到自己所需要的檔案資料， 而紙質(zhì)性質(zhì)的檔案文件， 隨著檔案庫(kù)中的檔案日益增多， 檢索工作也變得越來(lái)越困難。

三、數(shù)字檔案的出現(xiàn)

（一）計(jì)算機(jī)替代傳統(tǒng)手工檔案

檔案管理從手工操作方向向以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用為中心的信息化、W絡(luò)化方向發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國(guó)之間、本國(guó)之間、行業(yè)之間的聯(lián)系變得越發(fā)緊密，整個(gè)社會(huì)的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化提供了前提條件，可以說(shuō)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變也是應(yīng)時(shí)而生、應(yīng)勢(shì)而生。所謂檔案信息化是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以檔案資源為對(duì)象，以檔案工作為依托，以檔案管理學(xué)最新理論為指導(dǎo)，按照信息社會(huì)和國(guó)家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過(guò)程。

（二）單機(jī)檔案的特點(diǎn)和一些問題

所謂單機(jī)檔案，就是通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件?？s微技術(shù)主要是通過(guò)照相方法，把文獻(xiàn)和資料的影像縮小記錄下來(lái)，然后把縮微資料及相應(yīng)的放大設(shè)備提供給用戶。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)COM 和CIM 技術(shù)的出現(xiàn)，使存貯和傳遞信息的能力和效率大為提高。

然而單機(jī)檔案都是在一臺(tái)計(jì)算機(jī)上完成，因而其資源共享程度不高：這種單機(jī)檔案管理系統(tǒng)，由于其本身是針對(duì)單獨(dú)的計(jì)算機(jī)所設(shè)計(jì)， 沒有使用網(wǎng)絡(luò)化的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)通信接口， 因此無(wú)論所運(yùn)行的主機(jī)是否存在于網(wǎng)絡(luò)之中， 都無(wú)法利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境來(lái)進(jìn)行資源共享，資料共享程度不高的缺陷集中表現(xiàn)在數(shù)據(jù)檢索上， 使檢索者無(wú)法利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)檔案資料進(jìn)行遠(yuǎn)程檢索， 必須到安裝檔案管理軟件的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行資料檢索， 費(fèi)時(shí)費(fèi)力， 無(wú)法充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。

處理速度遇到瓶頸： 單機(jī)檔案管理軟件的面向?qū)ο笫亲陔娔X面前的操作人員， 檔案錄入的主要方式還是通過(guò)人工錄人， 當(dāng)需要錄人大量檔案時(shí)，錄入工作就成了單機(jī)檔案管理工作的瓶頸。同時(shí)硬件的兼容性也會(huì)影響檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移以及修改的效率。

（三）電子檔案與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合

在我國(guó)， 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的工作， 主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)體現(xiàn)。

隨著信息化建設(shè)的深人， 我國(guó)政府機(jī)構(gòu)的電子政務(wù)系統(tǒng)也逐漸成熟， 各地根據(jù)自己的實(shí)際情況建設(shè)電子政務(wù)系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而作為政府業(yè)務(wù)流程的重要組成部分， 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的表現(xiàn)形式主要是：

1.通過(guò)網(wǎng)絡(luò)中的節(jié)點(diǎn)終端進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄人工作， 將需要匯總為檔案文件的信息資料轉(zhuǎn)化為電子檔案， 使其成為能夠在網(wǎng)絡(luò)中流通的電子數(shù)據(jù)。

2.通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理功能， 將錄人的電子檔案輸人到網(wǎng)絡(luò)中的中央檔案數(shù)據(jù)庫(kù)， 并建立有關(guān)索引， 以便集中管理。

3.檔案資料的查詢檢索， 主要是通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)檔案管理軟件的客戶端輸人查詢關(guān)鍵字， 然后由客戶端向服務(wù)器端提交， 經(jīng)過(guò)服務(wù)器端的處理運(yùn)算， 最終將查詢結(jié)果反饋給客戶端。

四、檔案資源市場(chǎng)化

檔案管理從單一的信息來(lái)源向多方位信息聚攏的社會(huì)化、市場(chǎng)化方向發(fā)展。隨著當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，個(gè)人、企事業(yè)、各行業(yè)乃至國(guó)家、世界對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，通過(guò)單方面的渠道獲取檔案資料已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，這就要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的來(lái)源多元化、豐富化，檔案管理實(shí)現(xiàn)多方位一體管理，離不開實(shí)現(xiàn)檔案資源市場(chǎng)化。檔案資源市場(chǎng)化便是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將各方面的檔案信息聚攏起來(lái)，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足不同用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源共享，不再受時(shí)間和距離的限制。檔案資源市場(chǎng)化管理有利于檔案的開發(fā)利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展，并可以有效節(jié)省檔案管理的人力、物力和財(cái)力支出，可見檔案管理實(shí)行市場(chǎng)化管理是勢(shì)在必行，大勢(shì)所趨。然而實(shí)現(xiàn)檔案管理市場(chǎng)化不是一蹴而就的，這就對(duì)我們從事檔案管理工作的工作人員提出了更高的要求，要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，勇于實(shí)踐和創(chuàng)新；檔案管理部門更是要高度重視、綜合決策，從聞樸實(shí)無(wú)華的形象，要擅于宣傳檔案工作的意義和重要性，高調(diào)做事，樹立全員的檔案意識(shí)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)工作，主動(dòng)與單位主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作的發(fā)展思路和需求，有了單位領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，檔案工作在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、政策制定、人員配備、資金投入等軟硬件建設(shè)方面才能得到保障，才能保證檔案工作的健康發(fā)展。

五、開發(fā)優(yōu)秀的檔案服務(wù)

檔案工作的最終目的是提供檔案信息資源的利用。檔案利用途徑有二種：一是提供利用檔案原件、檔案復(fù)印件，屬直接利用方式，是檔案利用的最初形式，可滿足利用者的一般需求；另一種是提供利用檔案編研資料、成果等，屬于檔案信息資源開發(fā)利用的編研成果利用方式，是檔案利用的高級(jí)形式，用于滿足利用者的特殊需求。在實(shí)際工作中，二者都不可或缺。

參考文獻(xiàn)：

[1] 國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組.國(guó)家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國(guó)電子政務(wù)建設(shè)知道意見， 2002年8 月頒布.

篇8

對(duì)于檔案館來(lái)說(shuō)，應(yīng)該抓住機(jī)遇，以主動(dòng)的工作態(tài)度去采集應(yīng)歸檔電子文件，而不是坐等電子政務(wù)和電子商務(wù)解決了電子文件的最后流向問題后被動(dòng)的接收。因?yàn)楦骷?jí)國(guó)家檔案館的信息的主要來(lái)源是各級(jí)政府機(jī)關(guān)，所以建設(shè)數(shù)字檔案館當(dāng)前的首要任務(wù)應(yīng)該是解決好電子政務(wù)所形成的電子文件的歸檔問題。

電子政務(wù)與電子文件采集

電子政務(wù)主要由政府內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）、政府部門之間的資源共享協(xié)作系統(tǒng)（G2G）、政府部門與社會(huì)公眾（包括企業(yè)和個(gè)人）的網(wǎng)上互動(dòng)交流平臺(tái)（G2B，G2C）構(gòu)成，其中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是其核心組成部分。

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的初期，人們對(duì)電子文件的最終歸宿沒有太多的考慮，使得電子文件的歸檔管理比較混亂，造成大量有價(jià)值的電子文件流失，而已經(jīng)歸檔的電子文件因?yàn)檎砗丸b定的不規(guī)范，形成了大量的電子垃圾。隨著信息技術(shù)和檔案管理理論的不斷發(fā)展，人們對(duì)電子文件管理的意識(shí)也逐步加強(qiáng)，并提出了文檔一體化管理的概念，不再?gòu)?qiáng)調(diào)文件和檔案之間的區(qū)別，這一做法符合檔案最新的理論“文件連續(xù)體理論”，即文件演化為檔案的過(guò)程是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程。根據(jù)該理論，文件或檔案管理者可以在文件連續(xù)運(yùn)動(dòng)的任何階段對(duì)文件進(jìn)行管理，以達(dá)到其各自的、協(xié)調(diào)一致的目的。按照文件的生命周期理論，電子文件的最后歸宿是數(shù)字檔案館。

電子政務(wù)管理中對(duì)文件的處理更加強(qiáng)調(diào)其現(xiàn)行性和使用方便，而檔案處理更強(qiáng)調(diào)其原始性、完整性。電子政務(wù)系統(tǒng)為提高效率，并不適合長(zhǎng)期保存已經(jīng)辦理完畢的電子文件，而檔案管理系統(tǒng)關(guān)注的是歸檔文件長(zhǎng)期保存、整理、利用等。所以，檔案管理者必須適時(shí)的采集電子政務(wù)的有關(guān)電子文件及其相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)，保證電子文件真實(shí)、完整的歸檔。

歸檔電子文件的采集跨越兩個(gè)系統(tǒng)，是兩者的有機(jī)組成部分和有機(jī)銜接。他們之間的關(guān)系可以用下圖表示。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)是對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)的一個(gè)完善，使其結(jié)構(gòu)更加完整，信息流最終有所歸宿。

電子政務(wù)中電子文件的采集過(guò)程

為了確保所形成的電子文件不丟失，為了確保電子文件的完整性，為了確保電子文件是可存取、可利用和可理解的，必須及時(shí)對(duì)所形成的電子文件進(jìn)行收集積累。

電子文件分類有多種形式。按記錄電子文件的載體劃分有：軟盤文件、硬盤文件、光盤文件、磁帶文件等。按電子文件的形態(tài)劃分有：文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件等。按電子文件的功能劃分有：草稿性電子文件，即用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)起草，但不作為正式文件使用；輔電子文件，即用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)起草，又作為正式文件使用，但不作為正式文件保存、歸檔；正式性電子文件，用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)起草、使用，并可和相應(yīng)的紙質(zhì)文件一道保存、歸檔；無(wú)紙辦公系統(tǒng)所形成的電子文件，作為正式文件使用、保存、歸檔，并無(wú)相應(yīng)的紙質(zhì)文件。

電子文件收集積累的范圍，一般按照國(guó)家有關(guān)文件收集積累范圍執(zhí)行。但為了保證收集積累的電子文件可存取、可利用和可理解，其收集積累的具體內(nèi)容就遠(yuǎn)比紙質(zhì)文件多。草稿性電子文件，由于不具備正式文件的功能，一般處于自生自滅狀態(tài)，可以不收集積累。但在兩種情況下應(yīng)收集積累：一是有重要的修改過(guò)程和內(nèi)容，確有保存價(jià)值的信息應(yīng)收集積累，否則一旦被覆蓋了就難以恢復(fù)；二是用戶有遠(yuǎn)距離傳遞和自動(dòng)全文檢索要求的應(yīng)收集積累，否則還要進(jìn)行紙質(zhì)文件數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。輔電子文件，在我國(guó)已廣泛使用，但在一些單位，已經(jīng)使用過(guò)的輔電子文件處于無(wú)人管理狀態(tài)。有保存價(jià)值的輔電子文件，應(yīng)及時(shí)收集積累，并與相應(yīng)的紙質(zhì)等正式文件建立對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)關(guān)系，否則一旦被覆蓋了再恢復(fù)就有一定的難度和工作量。正式性電子文件，特別是無(wú)紙辦公系統(tǒng)所形成的電子文件，除應(yīng)及時(shí)收集積累外，還要有嚴(yán)格的安全保護(hù)措施。電子文件的讀取、還原，離不開其生成的軟硬件環(huán)境、背景信息和元數(shù)據(jù)等。所以電子文件的收集積累必須包括這些內(nèi)容，這是與紙質(zhì)文件收集積累的根本區(qū)別所在。對(duì)于不同類型的電子文件，由于各自的功能作用不同，載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、壓縮算法等不同，應(yīng)分別制定各自的收集積累范圍，采取措施保證其原始性、完整性。

電子文件的收集積累，首先是要求收集積累經(jīng)過(guò)審批的“最終版本”的電子文件。怎樣才能保證是經(jīng)過(guò)審批的“最終版本”的電子文件？必須從電子文件設(shè)計(jì)階段就開始進(jìn)行監(jiān)督。電子文件的收集積累是貫穿于電子文件生成、辦理的整個(gè)過(guò)程，而且還要了解和掌握電子文件形成規(guī)律和過(guò)程，因此它是一項(xiàng)按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的經(jīng)常性工作。收集積累并有效地管理電子文件不僅能保證電子文件的原始性、真實(shí)性，而且還為將來(lái)維護(hù)電子檔案的系統(tǒng)性、完整性創(chuàng)造了條件。同時(shí)也防止存儲(chǔ)有電子文件的載體在個(gè)人手中的丟失、損毀，從而保護(hù)了電子文件的安全。電子文件的收集積累應(yīng)視為電子文件責(zé)任者一項(xiàng)重要內(nèi)容，要指定專人負(fù)責(zé)，其整個(gè)過(guò)程應(yīng)在檔案館或檔案工作者指導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行。檔案館對(duì)電子文件的生成、流轉(zhuǎn)不應(yīng)做干預(yù)，而是起到一種“旁站”監(jiān)督的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，可以建立文件的生命周期表，電子文件處理中心與具體的文檔管理人員可以利用文件生命周期表跟蹤控制文件的處理狀態(tài)。其次是要求在通用的軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對(duì)軟硬件條件和相關(guān)參數(shù)等要有明確記載，在特殊的軟硬件環(huán)境下形成的電子文件，對(duì)軟硬條件及相關(guān)參數(shù)等要進(jìn)行收集。在收集積累過(guò)程中，對(duì)電子文件要進(jìn)行登記，以防遺漏，便于查找。還要逐一進(jìn)行備份，特殊情況下可制成紙質(zhì)拷貝件或縮微品，以防計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)生意外故障使電子文件無(wú)法讀取而造成不可挽回的損失。

電子文件不同于紙質(zhì)文件，一般要求在電子文件形成或任務(wù)完成后及時(shí)進(jìn)行收集積累。對(duì)于多年才能完成的任務(wù)或項(xiàng)目，對(duì)它所形成的電子文件要進(jìn)行連續(xù)的或分階段的收集積累，以防工作進(jìn)行到后期其前期的電子文件丟失。電子文件的收集積累，應(yīng)在檔案館指導(dǎo)下，先制定收集積累的方案，然后按步驟進(jìn)行，有條不紊地開展收集積累工作。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)一般有自動(dòng)記錄功能，可用來(lái)記錄電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)間等，自動(dòng)進(jìn)行收集積累。用載體存儲(chǔ)脫機(jī)傳遞的方式，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，更改要填更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行并備份，以防出現(xiàn)差錯(cuò)。應(yīng)建立電子文件的收集積累數(shù)據(jù)庫(kù)，或在電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)應(yīng)在收集積累范圍內(nèi)的電子文件記上收集積累標(biāo)識(shí)符。電子文件的收集積累，應(yīng)由形成部門負(fù)責(zé)和集中管理，不得由個(gè)人分散保管。

對(duì)于能夠深入其過(guò)程的形成電子文件的信息系統(tǒng)，檔案館應(yīng)該在電子文件形成之時(shí)，收集、整理該電子文件相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)信息，對(duì)電子文件的整個(gè)流轉(zhuǎn)和辦理過(guò)程進(jìn)行記錄，保證電子文件的真實(shí)性、原始性，不被篡改，并保證電子文件的完整性。

1、 電子文件真實(shí)性、原始性保證

文檔一體化管理系統(tǒng)可以從信息技術(shù)上和流程上保證文件的真實(shí)性和原始性。由于電子文件具有內(nèi)容與載體的可分離性，使得電子文件自身的原始性和真實(shí)性無(wú)法證明，為了保證文件本身的真實(shí)性，必須采用CA認(rèn)證技術(shù)和電子簽章技術(shù)，保證文件本身沒有被篡改；同時(shí)，文檔一體化管理，電子文件必須通過(guò)辦公自動(dòng)化中的惟一渠道流到檔案館，從流程上保證電子文件沒有離開過(guò)系統(tǒng)，保證文件的真實(shí)性；建立文件生命周期表，采集完整的背景信息，以旁證電子文件的真實(shí)性和原始性。

2、 文件生命周期表的建立

確立系統(tǒng)中電子文件的元數(shù)據(jù)表。文件在不同流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，產(chǎn)生不同的背景信息，通過(guò)后臺(tái)采集背景信息，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)或輔助實(shí)現(xiàn)全部元數(shù)據(jù)的著錄，建立完整的文件生命周期表。文件辦理完畢，文檔人員根據(jù)生命周期表判斷文件的真實(shí)性、原始性。電子文件處理中心根據(jù)文件的生命周期表鑒定文件的完整性、真實(shí)性。檔案管理系統(tǒng)從OA接收電子文件的同時(shí)，接收其相關(guān)的元數(shù)據(jù)和背景信息。OA元數(shù)據(jù)和背景信息并不是全部項(xiàng)目都接收，而是接收對(duì)將來(lái)檔案管理有效的信息。

3、 電子文件完整性

對(duì)于歸檔電子文件，其完整性也必須保證。從檔案管理學(xué)來(lái)說(shuō)，檔案不僅僅指文件正文本身，還包括文件的相關(guān)背景信息和元數(shù)據(jù)。通過(guò)文檔一體化管理，自動(dòng)采集文件的背景信息，系統(tǒng)輔助生成文件的相關(guān)元數(shù)據(jù)，保證電子文件歸檔的完整性。

電子文件的自然聯(lián)系，比如，都是與某一事件相關(guān)的文件，其間存在著一定的關(guān)聯(lián)。通過(guò)文檔一體化管理，在文件生成時(shí)，建立文件間的自然聯(lián)系，并根據(jù)不同的工作職能確定文件的類目。

電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)在傳統(tǒng)的檔案管理和傳統(tǒng)的自動(dòng)化管理系統(tǒng)中是互相割裂的，在文檔一體化系統(tǒng)中，兩者很好地組成一個(gè)有機(jī)整體，使得文件在將來(lái)利用時(shí)更加一目了然。

篇9

所謂“檔案工作電子政務(wù)”，就是檔案部門應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將管理和服務(wù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時(shí)間和空間及部門之間的分隔限制，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的管理和服務(wù)。其主要內(nèi)容包括檔案行政管理、數(shù)字檔案館、電子文件中心與電子備份中心。

近年來(lái)，檔案工作電子政務(wù)建設(shè)得到了快速發(fā)展，2002年12月，深圳數(shù)字檔案館建成通過(guò)國(guó)家檔案局驗(yàn)收；青島市數(shù)字檔案館建設(shè)工作從2000年開始籌劃，到2009年底歷時(shí)10年，投資約1410 萬(wàn)元。青島的做法和經(jīng)驗(yàn)得到國(guó)家檔案局的充分認(rèn)可，被《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》大量采納。此后，全國(guó)數(shù)字檔案館和電子文件中心建設(shè)快速發(fā)展。

在快速發(fā)展的同時(shí)，也存在一些問題：一是信息共享問題。深圳、青島等數(shù)字化檔案館，只能實(shí)現(xiàn)本館館藏檔案的查閱和利用，不能實(shí)現(xiàn)市、縣（區(qū)）檔案館之間檔案信息的共享。二是資金問題。按照現(xiàn)在的數(shù)字檔案館、檔案網(wǎng)站及電子文件中心建設(shè)模式，都是“各自為戰(zhàn)”，軟件、硬件重復(fù)投資，浪費(fèi)資金。三是規(guī)模效益問題?！案髯詾閼?zhàn)”的建設(shè)模式，受各地經(jīng)濟(jì)條件、技術(shù)水平、人員素質(zhì)的限制，進(jìn)展參差不齊，建設(shè)周期長(zhǎng)，形不成規(guī)模效益。四是硬件軟件的不統(tǒng)一，造成檔案管理軟件程序設(shè)計(jì)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)千差萬(wàn)別，數(shù)據(jù)庫(kù)存在各種類型各種版本中。實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化工作量大，轉(zhuǎn)換中出錯(cuò)率較高，還存在有關(guān)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)無(wú)法導(dǎo)出的現(xiàn)象。

2 河南檔案信息集成網(wǎng)站的建設(shè)

基于上述情況，就顯得“積極穩(wěn)步地推進(jìn)信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，有效控制檔案信息化成本，減少資金浪費(fèi)具有特別重要的意義”。因此，結(jié)合省情、檔情，河南省檔案工作電子政務(wù)的總體建設(shè)方案應(yīng)該是：建設(shè)基于檔案集成網(wǎng)站或者稱之為檔案網(wǎng)站集群，包括網(wǎng)站、數(shù)字檔案館、已公開現(xiàn)行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)、檔案登記備案系統(tǒng)等主要功能的綜合檔案信息系統(tǒng)。

2.1 理念——為全省各級(jí)檔案行政管理部門與各級(jí)綜合檔案館提供一個(gè)免費(fèi)公共電子政務(wù)平臺(tái)。集成網(wǎng)站的建設(shè)，并不是要各級(jí)檔案局館放棄原有的檔案網(wǎng)站，而是重點(diǎn)為由于種種原因無(wú)力建設(shè)或運(yùn)營(yíng)網(wǎng)站的檔案局館提供一個(gè)免費(fèi)的公共電子政務(wù)平臺(tái)，同時(shí)，也為已建立網(wǎng)站的檔案局館提供另一個(gè)公共電子政務(wù)平臺(tái)。通俗地講，這個(gè)網(wǎng)站集群更多的是“安居”房、“解困”房，并不限制有能力、有條件的檔案局館蓋自己的“別墅”。

2.2 目標(biāo)——2015年前實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館、已公開現(xiàn)行文件中心、電子文件中心、電子文件備份中心、遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)五大功能。

2.2.1 數(shù)字檔案館——檔案信息的館際異地跨庫(kù)查詢利用。其一，建立基于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案信息數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)。各市縣在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，把重點(diǎn)放在數(shù)據(jù)采集、加工與移交上。其二，與相關(guān)檔案管理軟件開發(fā)企業(yè)合作，開發(fā)基于多系統(tǒng)的檔案館內(nèi)部管理信息系統(tǒng)。面對(duì)各級(jí)檔案館的眾多基于不同系統(tǒng)、構(gòu)架、數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案管理系統(tǒng)，放棄是浪費(fèi)，整合又費(fèi)時(shí)費(fèi)錢?？尚械姆桨福涸诮y(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的前提下，能用的就用，能改的則改，并進(jìn)行異構(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與共享研究，建設(shè)一個(gè)基于多系統(tǒng)的檔案館內(nèi)部管理信息系統(tǒng)平臺(tái)。最終，通過(guò)統(tǒng)一的升級(jí)平穩(wěn)過(guò)渡。其三，提供標(biāo)準(zhǔn)通用接口方案，使得原沒有檔案管理軟件的單位也能通過(guò)簡(jiǎn)單的普通辦公軟件實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的入庫(kù)，實(shí)現(xiàn)省市縣三級(jí)多庫(kù)數(shù)據(jù)同步提供跨庫(kù)查詢服務(wù)。

2.2.2 已公開現(xiàn)行文件中心。以省檔案館已公開現(xiàn)行文件中心為核心，建立全省國(guó)家綜合檔案館已公開現(xiàn)行文件中心。該中心的管理與運(yùn)行模式與河南省數(shù)字檔案館系統(tǒng)相同，這里，不再贅述。

2.2.3 電子文件中心。實(shí)現(xiàn)多點(diǎn)異庫(kù)的管理架構(gòu)。建立省級(jí)電子文件登記備案系統(tǒng)，各個(gè)單位的電子文件通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)一登記，并在歸屬的地區(qū)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)系統(tǒng)建立起和原始電子文件相對(duì)應(yīng)的編號(hào)和存放位置，向本地檔案管理部門移交原始文件。可公開的電子文件直接遷移到公開現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)外提供利用。

2.2.4 電子文件備份中心。定期集中各個(gè)地區(qū)的電子文件匯聚成立備份中心核心數(shù)據(jù)。放棄按行政區(qū)劃處處布點(diǎn)的方式，條件合適的時(shí)候集中有限財(cái)力，在省里若干地區(qū)建立備份中心鏡像，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一和分散相結(jié)合的備份中心架構(gòu)。

2.2.5 遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)。建立覆蓋全省的網(wǎng)狀遠(yuǎn)程公務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案部門之間無(wú)差別的公務(wù)傳遞。遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)本著“就低不就高”的原則，以滿足最低公務(wù)需要為限，從檔案登記備案、公務(wù)通信與內(nèi)部文件交流內(nèi)容入手，并著手檔案信息城域?qū)＞W(wǎng)建設(shè)。以期實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的統(tǒng)一和檔案信息有差別的共享利用。實(shí)現(xiàn)省級(jí)檔案電子政務(wù)環(huán)境建設(shè)的升級(jí)。

2.3 構(gòu)架——省市縣同級(jí)分層。省市縣三級(jí)網(wǎng)站上都有上下級(jí)的超鏈接，從上向下形成樹狀結(jié)構(gòu)。訪問者可以通過(guò)河南省檔案信息網(wǎng)訪問18個(gè)市的二級(jí)市檔案信息網(wǎng)，由此，從上到下實(shí)現(xiàn)最基層的某某鄉(xiāng)檔案信息網(wǎng)的瀏覽。在具體的應(yīng)用上，省市縣各級(jí)的檔案信息網(wǎng)都作為一個(gè)獨(dú)立的單位網(wǎng)站存在。各子網(wǎng)站通過(guò)自身的賬戶獨(dú)立完成本網(wǎng)站內(nèi)容的、修改、刪除。通過(guò)服務(wù)器設(shè)置每個(gè)網(wǎng)站可以使用獨(dú)立域名。如就直接訪問到網(wǎng)站群的開封市網(wǎng)站。為了節(jié)省每個(gè)單位的域名費(fèi)用，開通每個(gè)站點(diǎn)的二、三級(jí)域名應(yīng)用，如(許昌市站)、(許昌縣站)。也是同樣實(shí)現(xiàn)同級(jí)分層的架構(gòu)。

篇10

數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系復(fù)雜，我們必須加強(qiáng)對(duì)二者關(guān)系的分析，才能更好的促進(jìn)二者的發(fā)展。基于此，筆者就此作出以下幾點(diǎn)分析。

1 分析數(shù)字檔案館與電子文件中心關(guān)系

1.1數(shù)字檔案館與電子文件中心既有關(guān)系的分析

數(shù)字檔案館是目前社會(huì)最好的信息化檔案形式，在沒有完善的建立數(shù)字檔案館的前提下，應(yīng)先采用電子文件中心，作為數(shù)字檔案館的開門鑰匙。電子文件中心在連接數(shù)字檔案館和電子政務(wù)各系統(tǒng)的過(guò)程中間，解決了目前我國(guó)數(shù)字檔案館還不能完善的在線接收與存取難題，電子文件中心就可以成為數(shù)字檔案館的紐帶，成為電子政務(wù)各系統(tǒng)的橋梁，使其數(shù)字檔案館得到更快的發(fā)展。

1.2數(shù)字檔案館與電子文件中心潛在關(guān)系的分析

雖然數(shù)字檔案館和電子文件中心在使用的過(guò)程中再到外表都沒有太大的差異。不管是從其身的本質(zhì)來(lái)看，還是從未來(lái)的發(fā)展角度來(lái)看，都是目前電子時(shí)代新型的文檔管理系統(tǒng)。其二者都是電子文件管理系統(tǒng)的配件，研究的最終目的也是管理好電子文件。但作為檔案界的文檔管理機(jī)構(gòu)，也是需要不斷的創(chuàng)新和發(fā)展，沖破老式的管理檔案的一種工作職責(zé)。秉承不斷創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，建設(shè)成為方便、快捷的一套完整的運(yùn)作系統(tǒng)。

在二者并沒有太大的差異后，為什么在名稱上卻各不同呢？其實(shí)只是由于不同的角度和周圍事物的關(guān)聯(lián)而取的不一樣的名稱。從平時(shí)運(yùn)用的情況來(lái)看，公共的互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)以數(shù)字的方法來(lái)為使用者傳輸檔案，其進(jìn)行查找的方法都是通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)提供，主要傾注于社會(huì)需要;而電子文件中心則是把大部份的功能存放在了電子政務(wù)網(wǎng)中，主要運(yùn)用到政府方面的精密電子文件的存放，且可連接網(wǎng)絡(luò)傳輸一些文件，信息的接收功能，主要傾向于電子政務(wù)。一者面向政府的電子政務(wù)，另一者其靠攏社會(huì)的大眾，都只是一個(gè)文件管理系統(tǒng)。

2 數(shù)字檔案館和電子文件中心后續(xù)的發(fā)展與建設(shè)

2.1理順文件和管理系統(tǒng)

電子文件中心和數(shù)字檔案館是我國(guó)精密的文件管理系統(tǒng)，為了能更好的得到建設(shè)與使用，首先要制止目前外伸式的技術(shù)運(yùn)用方式，從系統(tǒng)的本質(zhì)來(lái)研究數(shù)字檔案館和電子文件中心的內(nèi)部?jī)r(jià)值。在電子文件中心和數(shù)字檔案館的互相矛盾下，電子文件管理的難題出現(xiàn)于沒有真正清晰的運(yùn)作過(guò)程。為了解決以后文檔整理時(shí)受到的局部限制，必須要整理出一套關(guān)于整體文件流程的一個(gè)清晰思路之上，才能達(dá)到所有文件一體的整體鏈接。要想真正的把文件管理的流程理順，必須要從文件運(yùn)作的整個(gè)過(guò)程來(lái)進(jìn)行探索和分析，對(duì)于電子文件的管理必須要進(jìn)行全面性的研究，要從科學(xué)的角度來(lái)進(jìn)行所有文件流程的一個(gè)整合，把文件從開始到結(jié)尾，從使用到存放，達(dá)到擁有一套清晰的思路來(lái)管理整個(gè)系統(tǒng)。

在實(shí)際工作中，應(yīng)盡可能地實(shí)現(xiàn)保存文檔的同時(shí)將其歸檔，從根本上解決了電子文件的管理難題，這樣也有利于電子文件中心未來(lái)的發(fā)展與建設(shè)。按照這樣的思路來(lái)進(jìn)行實(shí)施下去，電子文件的管理將要進(jìn)行文件整體的再造。檔案管理機(jī)構(gòu)將要從傳統(tǒng)的職能管理方式向流程管理方式改變，從全流程管理式的模式來(lái)整理政務(wù)電子文件，即可解決了職能模式的有限運(yùn)作模式，也加強(qiáng)了機(jī)構(gòu)電子文件的精密。因此，不是因?yàn)闄n案機(jī)構(gòu)的改進(jìn)，而是因?yàn)殡娮游募行慕?jīng)過(guò)全新的變革，將出現(xiàn)一套新的新型管理系統(tǒng)。

2.2管理、技術(shù)、服務(wù)功能的整合

目前的電子文件中心和數(shù)字檔案館系統(tǒng)在使用的過(guò)程中都不是很完善：電子文件中心系統(tǒng)的運(yùn)用偏向于政務(wù)服務(wù)，為保管長(zhǎng)期文件的功能非常薄弱：而數(shù)字檔案館的運(yùn)用則偏向于社會(huì)大眾服務(wù)，且前端管理很薄弱。為長(zhǎng)久的使用考慮，必須要將其弊端進(jìn)行改善。

未來(lái)的電子文件中心應(yīng)是建立在目前的傳統(tǒng)檔案館、信息中心、數(shù)字檔案館、電子文件中心等文檔管理機(jī)構(gòu)上面，于管理、技術(shù)、服務(wù)功能于一身，可以同時(shí)使用在社會(huì)和政府的文檔管理機(jī)構(gòu)。一者實(shí)現(xiàn)了方便社會(huì)大眾對(duì)政府政務(wù)信息的共同的使用，連接了國(guó)家政府的在運(yùn)作中的一個(gè)了解，即可對(duì)有價(jià)值的電子文件進(jìn)行集中、收集、存放、都能得到統(tǒng)一整合。二者用檔案管理的模式，如紙質(zhì)的文件也會(huì)通過(guò)電子文件中心保存為永久的電子文件，提供了社會(huì)大眾查詢服務(wù)得到了一站式的方便服務(wù)。

2.3整體的運(yùn)作系統(tǒng)的建設(shè)

目前的我國(guó)數(shù)字檔案館和電子文件中心都是以以前的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行的一個(gè)部分功能的進(jìn)化，進(jìn)行的一個(gè)地域式的職能檔案管理，有著各領(lǐng)域式的檔案管理的傳統(tǒng)模式，并沒有得到共享。造成數(shù)字檔案館和電子文件中心無(wú)法得到統(tǒng)一、對(duì)未來(lái)的建設(shè)也受到了一定的影響。從對(duì)二者的長(zhǎng)期的發(fā)展和建設(shè)來(lái)看，必須先要打破地域式的傳統(tǒng)運(yùn)作方法。整理各地域的運(yùn)作關(guān)系，建立起一體的運(yùn)作模式。從本質(zhì)上統(tǒng)一運(yùn)作模式，為所有的應(yīng)用軟件、交流平臺(tái)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)連接等嚴(yán)格要求的規(guī)定來(lái)進(jìn)行其操作；為構(gòu)建全面統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)，搭建一個(gè)可以隨意瀏覽資源的一個(gè)渠道。統(tǒng)一的管理資源，整合文檔信息資源，提高共享的程度，是合并機(jī)構(gòu)職能的一項(xiàng)重要方針

2.4電子文件一體化的管理

電子文件中心的建設(shè)是對(duì)電子文件管理有著存放、交換、中轉(zhuǎn)、歸檔可以一體的進(jìn)行。從根本上講，電子文件從開始編輯起就可以進(jìn)行管理所有的信息和文件。統(tǒng)一以后可以成為文件的保存、交換、文件的利用中心。成為信息、文件、檔案、為一體的文件管理系統(tǒng)。