導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇電子檔案管理方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；信息

一、引言

在科技這一因素的進(jìn)步與發(fā)展之下，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，磁盤、磁帶、光盤等載體文件也相繼運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲(chǔ)的時(shí)間較久，但也存在不方便、耗時(shí)耗力等方面的缺點(diǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步普及，也就帶來(lái)電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來(lái)越重要，可以說(shuō)電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會(huì)存在諸多弊端，這時(shí)候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會(huì)中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，并且互動(dòng)發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來(lái)體會(huì)這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室，分門別類的安置在有序號(hào)的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對(duì)保存環(huán)境有相對(duì)較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長(zhǎng)期以往只使用電子檔案的話，勢(shì)必在管理中存在一些問(wèn)題。紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)已久，具有耐久性、易于長(zhǎng)時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲(chǔ)密度小等問(wèn)題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會(huì)給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見(jiàn)，在檔案的管理過(guò)程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書(shū)管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對(duì)這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲(chǔ)和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問(wèn)世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來(lái)確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無(wú)法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳志亮.電子檔案與紙質(zhì)檔案并存是必然的.南平師專學(xué)報(bào)，2004.

[2]常秀英.對(duì)電子檔案紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期并存的思考，太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2004.

篇2

    【論文摘 要】目前,計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及使一些傳統(tǒng)的文件載體不斷消失,而計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化正逐漸被很多企業(yè)推廣運(yùn)用。辦公自動(dòng)化最明顯的標(biāo)志就是信息檔案的建立,這種記錄信息的手段對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)更加方便和快捷,避免了傳統(tǒng)的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊,計(jì)算機(jī)自身也存在著一些缺陷,導(dǎo)致企業(yè)在使用信息檔案這一手段時(shí)也存在一些弊端,針對(duì)這個(gè)問(wèn)題,企業(yè)在運(yùn)用此技術(shù)時(shí)一點(diǎn)要做好風(fēng)險(xiǎn)的防范措施,力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖?本文主要對(duì)電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法進(jìn)行了探討。

    目前,人們生活中一個(gè)非常重要的,必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī),其具有多種多樣的功能,這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革,使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代,最新的檔案方式就是電子信息檔案,它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看,電子信息檔案并不全是優(yōu)化,它也有自己的不足,比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比,具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性,如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施,那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜,所以,企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性,積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施,以使信息資源更加安全。

    一、避免風(fēng)險(xiǎn)的措施

    提前預(yù)防,在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式,也是最經(jīng)濟(jì)的方式,對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō),應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理,來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠,主要措施有:

    1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施,而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù),新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼,這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式,在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后,要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制,避免信息資源被一些外界因素干擾。

    2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性,那么必要的管理制度是必不可少的,所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防,也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度,例如:可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控,而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。

    3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性,及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的,在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi),企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn),主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性,使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易,不過(guò),只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題,那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如,對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō),為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn),那么采取一定的措施是非常必要的。

    4.及時(shí)進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。為了消除危險(xiǎn)電子信息檔案的因素,其中一個(gè)很重要的措施就是安全防護(hù),其可以有效的避免信息數(shù)據(jù)受到外界因素的破壞,保證信息的安全可靠。

    二、緩解風(fēng)險(xiǎn)的措施

    電子信息檔案在遭到外界的干擾后,為了把危險(xiǎn)降到最小,就需要管理人員盡最大的努力把危險(xiǎn)掌控在一定的范圍內(nèi),那么管理人員應(yīng)該怎么做才能使風(fēng)險(xiǎn)得到緩解?目前,許多企業(yè)開(kāi)始利用風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的策略進(jìn)行緩解,電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)緩解就是通過(guò)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、電子信息檔案相關(guān)資產(chǎn)重新布置等手段來(lái)減小電子信息檔案及相關(guān)資產(chǎn)價(jià)值本身或風(fēng)險(xiǎn)的后果或影響。常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)緩解方法包括:事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失程度執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。需要強(qiáng)調(diào)的是,在進(jìn)行電子信息檔案的管理時(shí)如果發(fā)生危險(xiǎn),那么不管是什么情況,企業(yè)都要積極主動(dòng)的進(jìn)行及時(shí)的處理,這才是最為關(guān)鍵的。

    三、分散風(fēng)險(xiǎn)的措施

    在電子信息檔案管理中,還有一種經(jīng)常使用的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施就是轉(zhuǎn)移策略,所謂轉(zhuǎn)移策略實(shí)質(zhì)上是一種風(fēng)險(xiǎn)的分散,即把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)到其他的地方,以此來(lái)把已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)降到最低,一般而言,能夠從多個(gè)角度對(duì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的方法實(shí)施修正,如:修改配置模式、購(gòu)買保險(xiǎn)、外包給其他機(jī)構(gòu)、或者與提供商簽署服務(wù)合同等等。經(jīng)過(guò)這樣的處理之后,我們可以把復(fù)雜的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)化,再對(duì)原先實(shí)施的電子信息檔案管理策略優(yōu)化改進(jìn),創(chuàng)造更加先進(jìn)的電子信息檔案管理系統(tǒng)。此外,還可以與網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商互相協(xié)調(diào),讓供應(yīng)商的安全服務(wù)符合電子信息檔案的使用需要。另外,還要強(qiáng)調(diào)的是,外包同樣隱含著風(fēng)險(xiǎn),如果外包人員不符合合同的標(biāo)準(zhǔn),那么后果會(huì)很嚴(yán)重。所以為了預(yù)防人為因素給企業(yè)造成損失,那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴(yán)格遵守操作標(biāo)準(zhǔn)。

    四、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施

    當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨后,企業(yè)最需要做的就是積極采取措施進(jìn)行處理,為了把風(fēng)險(xiǎn)造成的影響控制在最小的范圍內(nèi),還要積極與其他措施相結(jié)合使用。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的目的是為了能夠使預(yù)防計(jì)劃更加科學(xué)合理,在對(duì)電子信息檔案實(shí)施全面分析的基礎(chǔ)上,探究引起風(fēng)險(xiǎn)的因素以及其帶來(lái)的后果。需要實(shí)施分析評(píng)估的基本內(nèi)容是:發(fā)生危險(xiǎn)的概率,危險(xiǎn)帶來(lái)的后果有多大,危險(xiǎn)的成本探析,有哪些合適的控制防范辦法等等。此外,企業(yè)管理者要樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)觀念,積極主動(dòng)的制定一套體系完善的針對(duì)多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。需要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn),如果機(jī)構(gòu)中每個(gè)已被識(shí)別的弱點(diǎn)通過(guò)承認(rèn)得以控制,這說(shuō)明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業(yè)防范風(fēng)險(xiǎn)的最大弊端在于,許多經(jīng)營(yíng)管理者錯(cuò)誤地認(rèn)為電子信息檔案無(wú)危險(xiǎn)性,在使用檔案資料時(shí)未采取針對(duì)性的安全管理方案,這對(duì)于電子信息檔案帶來(lái)了諸多不便。而對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),其在管理期間要控制好各個(gè)環(huán)節(jié)的工作,這對(duì)于檔案管理是極為重點(diǎn)的。在進(jìn)行評(píng)估中,為了確保檔案信息的安全性,檔案管理人員就必須要非常警覺(jué),對(duì)于潛在的風(fēng)險(xiǎn)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn),并把其扼殺在萌芽狀態(tài),對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)要積極采取措施,力求使風(fēng)險(xiǎn)造成的損失最小。

    簡(jiǎn)而言之,管理者或管理部門在對(duì)電子信息檔案管理時(shí),一定要有這樣的意識(shí),即電子文件的風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的,而是客觀存在的,這種風(fēng)險(xiǎn)不是確定的,而是不確定的,而且還可能帶來(lái)很大的危險(xiǎn),所以一定要有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)度,把預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)看做所有工作的重中之重,積極制定風(fēng)險(xiǎn)防范辦法,使電子信息檔案的管理水平得以提高,這對(duì)于有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失有重要的意義。

    參 考 文 獻(xiàn)

    [1]馮惠玲.論電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].檔案學(xué)通訊.2005(3):8~11

    [2]王兆新,裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1):36~37

    [3]鄒生.開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息安全問(wèn)題[J].信息安全與通信保密.2004(4):28~29

篇3

【關(guān)鍵詞】 企業(yè);檔案管理;電子化;問(wèn)題;方法

一、企業(yè)檔案管理電子化的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題

1.大多數(shù)企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件處理和會(huì)議通知等日常事務(wù)性工作,真正使用計(jì)算機(jī)管理檔案的在整個(gè)檔案管理部門占的比例很少。

2.即使使用計(jì)算機(jī)管理檔案,也僅限于輸入目錄,處于文檔分離狀態(tài),檔案管理電子化處于有名無(wú)實(shí)狀態(tài)。

3.部分檔案管理人員對(duì)檔案管理電子化缺乏正確認(rèn)識(shí),認(rèn)為只要擁有和裝備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等,就是實(shí)行了檔案管理電子化。

4.一些檔案管理人員年齡偏大,缺乏系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)知識(shí),操作技術(shù)不熟練,不懂得電子檔案管理的要求,使檔案管理與軟件程序和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能很好結(jié)合,影響了企業(yè)檔案電子化管理的進(jìn)程。

二、出現(xiàn)以上問(wèn)題的原因

1.宣傳力度不夠。企業(yè)對(duì)檔案管理電子化的發(fā)展趨勢(shì)沒(méi)有迫切的認(rèn)識(shí)。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員認(rèn)為,不搞檔案電子化管理也照樣過(guò)得去。企業(yè)檔案管理仍停留在管好紙質(zhì)檔案上面,不想推進(jìn)檔案電子化管理。

2.缺乏電子化的硬件設(shè)備。長(zhǎng)期以來(lái),企業(yè)的電子設(shè)備大都配備在辦公、生產(chǎn)、技術(shù)部門,檔案管理部門基本上是兩手空空,無(wú)法建立電子檔案系統(tǒng),即使有關(guān)部門的電子檔案歸集到檔案部門,也無(wú)法儲(chǔ)存、保管,難以實(shí)現(xiàn)電子化管理。

3.國(guó)家對(duì)企業(yè)檔案電子化缺少有效的政策和指導(dǎo)。如企業(yè)在實(shí)施檔案電子化過(guò)程中的投入允許進(jìn)入生產(chǎn)成本政策;國(guó)家檔案建立合同網(wǎng)絡(luò),聯(lián)網(wǎng)利用;鼓勵(lì)企業(yè)檔案電子化利用;開(kāi)發(fā)適合企業(yè)檔案管理電子化的軟件等。

4.要普及提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提升檔案管理人員電子化管理水平。

三、企業(yè)檔案電子化管理的作用

1.有利于企業(yè)檔案的保存、保管、保護(hù)。檔案實(shí)行電子化后,簡(jiǎn)單小巧的磁盤或其他記憶材料就可容納檔案庫(kù)的全部?jī)?nèi)容,不但占用很小的空間,而且非常便于保存、保管,也非常便于建立備份、復(fù)制,有利于長(zhǎng)久存檔。

2.有利于企業(yè)對(duì)檔案的利用和技術(shù)開(kāi)發(fā)。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)電子化后,對(duì)需查閱檔案的管理、技術(shù)人員實(shí)行分級(jí)授權(quán),在網(wǎng)上就可查閱、下載檔案資料,這就省去了管理、技術(shù)人員到檔案庫(kù)房查閱、摘抄、復(fù)制等繁瑣的工作,大大便利了管理和技術(shù)開(kāi)發(fā)工作。

3.便于各相關(guān)部門的技術(shù)交流。過(guò)去,各相關(guān)部門間的數(shù)據(jù)交流,技術(shù)人員要帶上大包小包的技術(shù)資料,攜帶難度較大。實(shí)現(xiàn)檔案電子化后,技術(shù)人員只需帶上事先下載好的數(shù)據(jù)資料,用什么資料就從電腦里調(diào)取什么資料。

四、如何促進(jìn)企業(yè)檔案電子化管理

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員要重視電子化管理。

2.配備知識(shí)化的檔案管理人員。企業(yè)要改變過(guò)去那種把老弱病殘的員工分配到檔案管理崗位上的做法,要充實(shí)一些既懂檔案管理,又具備電子知識(shí)、數(shù)碼知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的年輕人員。有了具備現(xiàn)代化、知識(shí)化、高素質(zhì)的員工,才能真正有效地推進(jìn)檔案電子化的開(kāi)展。

3.配備必要的電子、數(shù)碼設(shè)備硬件。企業(yè)要投入資金為檔案管理配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描、照像設(shè)備等電子、數(shù)碼硬件,建立檔案電子化的載體和數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)施內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò),結(jié)合內(nèi)部的系統(tǒng)資源,為儲(chǔ)存、保護(hù)、利用、歸集、開(kāi)發(fā)企業(yè)的檔案創(chuàng)造有利的硬件條件。

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一、用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理檔案

隨著時(shí)代的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代疾控檔案管理在很多環(huán)節(jié)中都逐漸代替了傳統(tǒng)的檔案管理方法，使得檔案管理的效率得到了極大的提高。計(jì)算機(jī)的普及，使得文檔一體化管理成為了現(xiàn)實(shí)，同時(shí)，傳統(tǒng)的疾控檔案管理方式因?yàn)楦鱾€(gè)業(yè)務(wù)時(shí)間的先后順序，效率大幅度降低，而用計(jì)算機(jī)操作可以將各個(gè)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)緊密連接，節(jié)省了大量的時(shí)間，顯著提高的檔案管理工作的效率，并且質(zhì)量也得到了極大地保證。

更重要的是，傳統(tǒng)的檔案管理工作，必須將檔案的文字、圖片、聲音、視頻、等信息分開(kāi)處理，在調(diào)查檔案時(shí)，還需要將各個(gè)儲(chǔ)存的內(nèi)容對(duì)應(yīng)起來(lái)，造成了人力物力時(shí)間等方面的浪費(fèi)，而運(yùn)用多媒體技術(shù)可以將圖像、照片、錄音、錄像等信息進(jìn)行綜合處理，隨時(shí)查詢各種檔案信息，檔案信息處理的效率明顯加強(qiáng)。除此之外，積極的運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理也可以帶來(lái)極大的便利，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運(yùn)用大大簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)的檔案收集，歸檔等環(huán)節(jié)的操作，檔案管理更加方便快捷。

傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，保密措施相對(duì)來(lái)說(shuō)是很簡(jiǎn)單的，只要檔案信息的載體紙張不被損壞，看守檔案的工作人員盡職盡責(zé)，遵守自己的職業(yè)道德，保護(hù)檔案載體，就可以使檔案信息不被泄露，安全性還是很高的。而疾控檔案管理引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)之后，檔案信息都被儲(chǔ)存在電子計(jì)算機(jī)中，由于電子檔案自身所具備的特點(diǎn)，檔案的安全性是毋庸置疑的。但是，在疾控檔案的管理中引入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案館中最重要的就不是館內(nèi)的各種計(jì)算機(jī)硬件，而是儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，如果網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)泄露或者丟失，那么用網(wǎng)絡(luò)管理數(shù)據(jù)也就是一個(gè)笑話，現(xiàn)在大眾普遍使用的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)主要是防火墻，網(wǎng)絡(luò)文件備份，網(wǎng)絡(luò)防病毒技術(shù)等，有效的保證了網(wǎng)絡(luò)中數(shù)據(jù)的安全。

二、疾控檔案管理方法的現(xiàn)代化

眾所周知，現(xiàn)代信息化技術(shù)實(shí)際上就是數(shù)字化技術(shù)，疾控檔案管理的信息化技術(shù)就要求檔案的管理方法和企業(yè)的管理模式隨之進(jìn)行相應(yīng)的改變。隨著現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展特別是步入二十一世紀(jì)以來(lái)，生產(chǎn)和管理活動(dòng)的發(fā)展、辦公室自動(dòng)化、信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使得疾控檔案管理工作邁上了一個(gè)完全不一樣的平臺(tái)，同時(shí)，檔案管理的方法也隨之發(fā)生的巨大的改變。

1.不同模式下文檔歸檔的方法

很多人都知道，電子文檔的歸檔活動(dòng)分為兩種，一種是在電腦單機(jī)的環(huán)境下形成的電子文檔，它的工作方法和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件相差不大。另一種是在電腦聯(lián)網(wǎng)的情況下，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)形成的電子文件，就是由電腦的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成的積累，然后形成與之相匹配的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，計(jì)算機(jī)在聯(lián)網(wǎng)的時(shí)候生成的電子文件可以隨時(shí)辦理隨時(shí)歸檔，只要辦理完畢系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)生成電子文檔的邏輯歸檔，大大縮短了檔案交接需要的時(shí)間，同時(shí)也減輕了工作人員的工作量。除此之外，疾控檔案文件各個(gè)環(huán)節(jié)之間的之間的界限已經(jīng)很模糊甚至已經(jīng)趨于沒(méi)有，疾控檔案管理也不僅僅是簡(jiǎn)單的從文件檔案轉(zhuǎn)換為檔案了，然后再形成文件，而是變成了在文件設(shè)計(jì)的時(shí)候的積極地設(shè)計(jì)將檔案管理融入系統(tǒng)設(shè)計(jì)之中。

2.檔案整理工作新模式

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的整理工作相比，用計(jì)算機(jī)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做成的電子文檔的整理工作組要是通過(guò)電腦和網(wǎng)絡(luò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的整理工作，發(fā)生了翻天覆地的變化。這些變化主要體現(xiàn)在了檔案立卷的變革、檔案的管理模式、檔案工作的質(zhì)量等幾個(gè)方面。電子檔案是儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)中的數(shù)據(jù)，是虛擬的，沒(méi)有實(shí)體，傳統(tǒng)的檔案手工整理，組卷，裝訂都逐步被取代，成為了歷史。同時(shí)，電子檔案從生成到刪除的整個(gè)過(guò)程都可以被實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保了檔案信息的安全性和完整性，也保證了工作人員工作的質(zhì)量。電子檔案的整理質(zhì)量也不僅僅取決于工作人員的水平和工作態(tài)度，更重要的是檔案管理的軟件，使得工作效率和質(zhì)量更加可靠。

篇5

一、檔案信息化的創(chuàng)新與發(fā)展

信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的核心與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，檔案資源信息化建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

二、檔案保護(hù)的創(chuàng)新與發(fā)展

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備及檔案載體保管保護(hù)。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等。這些檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的和光學(xué)性的，磁性的有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案保護(hù)創(chuàng)新與發(fā)展將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

三、管理手段創(chuàng)新與發(fā)展

檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是要利用局域網(wǎng)，建立檔案館（室）網(wǎng)頁(yè)，開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，充分利用網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。其次是要建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館（室）與信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”，電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。第三是要實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。第四是要開(kāi)展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。第五是要開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。目前到檔案館（室）查閱文件的人員逐年增多，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益。

第六是要強(qiáng)化檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用，通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。第七是要是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用，要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

四、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。也是檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素，推動(dòng)新發(fā)展，就必須建立新的管理機(jī)制和管理體系，以適應(yīng)持續(xù)、全面發(fā)展的需要。

一是要建立科學(xué)的決策機(jī)制。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的、系統(tǒng)的工程，要立足于本地區(qū)、本行業(yè)、本部門的實(shí)際情況，從全局性、戰(zhàn)略性的發(fā)展高度。做出規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，協(xié)調(diào)發(fā)展。

二是要建立完善的人才機(jī)制?，F(xiàn)代化的管理需要現(xiàn)代化的人才，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)科學(xué)管理方法的掌握和應(yīng)用，人是決定因素。要培養(yǎng)和引進(jìn)一批專門從事檔案管理現(xiàn)代化的工作人員，如軟件開(kāi)發(fā)、網(wǎng)站管理、系統(tǒng)維護(hù)人員，使之既掌握各種現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)和技能，又了解檔案業(yè)務(wù)，充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的效用。要通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)手段，培養(yǎng)一批精通檔案信息技術(shù)的管理人才，造就一支能勝任檔案信息技術(shù)監(jiān)督指導(dǎo)工作的管理隊(duì)伍。

篇6

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；共存期；管理

隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息科學(xué)的迅速崛起，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，很大程度上推動(dòng)了人們的生產(chǎn)、生活、學(xué)習(xí)和思維。作為信息的主要承載形式的檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)正悄然發(fā)生著質(zhì)的變化，即由紙質(zhì)文件向磁盤、光盤等形式為介質(zhì)的電子文件過(guò)渡。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案室和檔案館打破了傳統(tǒng)的單一的紙質(zhì)檔案管理，而出現(xiàn)了兩種載體檔案共存的現(xiàn)象。電子檔案的崛起促使紙質(zhì)檔案的管理趨于有序化和科學(xué)化，從而促進(jìn)整個(gè)檔案管理的發(fā)展和水平的提高。為此我們要做好這一過(guò)渡時(shí)期的檔案管理工作，也就不得不對(duì)原有的管理方法進(jìn)行改進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理和信息處理的現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。

1并存時(shí)期的檔案管理的模式

紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，按照長(zhǎng)期總結(jié)的工作流程進(jìn)行?，F(xiàn)在不少企業(yè)、機(jī)關(guān)在工作中形成了電子的和紙質(zhì)的兩種文件形式，且電子文件正逐年遞增。兩種管理方式同時(shí)存在于機(jī)關(guān)內(nèi)，采取不同的管理方式。一部分按照紙質(zhì)檔案歸檔保存，電子文件由形成者自行保存處理；也有將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件以檔案形式保存，而電子文件則以資料身份保存；但大多數(shù)機(jī)關(guān)將兩種文件雙雙歸檔，形成了兩種介質(zhì)的兩套檔案?，F(xiàn)階段，大多數(shù)機(jī)關(guān)已經(jīng)認(rèn)可了電子文件不可或缺的功用，主張應(yīng)該由檔案部門統(tǒng)一管理電子檔案。從而形成了兩種介質(zhì)檔案的共存的場(chǎng)面，在未來(lái)會(huì)有更多的機(jī)關(guān)逐漸完成紙質(zhì)文件向電子文件的過(guò)渡。20世紀(jì)中葉，國(guó)家檔案局提出了省及省以上的首腦機(jī)關(guān)、要害部門和重要單位要實(shí)行檔案兩套制。從而形成與傳統(tǒng)管理方式不同的觀點(diǎn)，其是電子檔案和紙質(zhì)檔案共存下的更科學(xué)、更實(shí)用以及更經(jīng)濟(jì)的新型檔案管理方法。電子檔案提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足檔案管理的一般性需求；紙質(zhì)檔案的載體性能、字跡材料以及記錄方式更加穩(wěn)定，便于長(zhǎng)期保存和實(shí)時(shí)查閱。兩種檔案相輔相成、相得益彰。檔案管理兩套制的成因大體有兩種情況：一種是將計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件，使之應(yīng)用于實(shí)際工作中，履行文件的功能或者僅僅用于檔案保存。檔案工作者應(yīng)盡可能的保證檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在沒(méi)有十足的把握證實(shí)電子文件的真實(shí)性、安全性之前，不能忽略傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件形式。這種專業(yè)的精神即為檔案工作者的職業(yè)精神。同時(shí)電子文件具備在檢索、利用、傳輸、存儲(chǔ)方面方便快捷的特性，這是紙質(zhì)文件不具備的，構(gòu)建一個(gè)功存管理的信息系統(tǒng)，可以更加高效率、更準(zhǔn)確地滿足利用者的信息需求。另一種情況是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，起到拷貝的作用。我們?cè)谝恍C(jī)關(guān)可以看到，大量被刻錄的磁盤、光盤構(gòu)成了電子檔案的核心部分，這正是檔案數(shù)字化工作的正面映射。與此同時(shí)，電子文件給利用者帶來(lái)的方便是立竿見(jiàn)影的，正逐漸使全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實(shí)。在檔案保護(hù)方面，電子文件也有很大的便捷性，而且根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)水平，在對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化時(shí)可以根據(jù)需要制作出不同分辨率的副本，不改變甚至獲得比原件更好的質(zhì)量。因此，要使兩種載體檔案的信息管理相得益彰，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，需要做到以下幾項(xiàng)工作：電子文件必須建立與紙質(zhì)檔案相一致的信息管理體系、在檢索目錄中增加反映電子檔案狀況的數(shù)據(jù)項(xiàng)、電子檔案的數(shù)量可能少于紙質(zhì)檔案，應(yīng)根據(jù)需要和可能確定其內(nèi)容的完整程度。

2電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理的影響

簡(jiǎn)化了立卷歸檔方式，這是近期檔案學(xué)術(shù)界關(guān)注度很高的一個(gè)問(wèn)題。各種觀點(diǎn)絡(luò)繹不絕，主張立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是對(duì)所需歸檔的文件進(jìn)行邏輯分類，并且組成不同問(wèn)題的文件集合。不立卷的情況有兩種：一是以件代卷。一件就是指有關(guān)一個(gè)問(wèn)題或者一個(gè)事件的文件集合。另外一種是取消文件集合的存在，以一份文件為單位整理檔案，重點(diǎn)集中在在檢索工具上。在國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中可以看出，不僅認(rèn)可了文件集合，也包容了單體“件”的存在,其已經(jīng)被廣泛實(shí)施,充分展示了以“件”為整理單位的優(yōu)越性和實(shí)用性，得到廣大一線檔案工作人員的贊許和認(rèn)可。其優(yōu)點(diǎn)是方便，缺點(diǎn)是裝訂工作量過(guò)大。與此同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》僅限于對(duì)文書(shū)檔案的處理，還不涉及對(duì)其他門類的檔案的管理，因此其整理形式還在采用傳統(tǒng)的立卷方法。因?yàn)殡娮訖n案可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成，隨著電子檔案的發(fā)展，就可以降低紙質(zhì)檔案立卷的工作量。

3確保電子文件原始性的管理措施

電子檔案和紙質(zhì)檔案共存已經(jīng)引起檔案管理工作的革新。紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理之間既有聯(lián)系又有所不同。電子檔案已經(jīng)具有強(qiáng)大的功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的各項(xiàng)要求，為管理工作者提供便捷。通過(guò)電子檔案，系統(tǒng)可以自動(dòng)形成建庫(kù)后全宗檔案分類方案、排序規(guī)則、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及他們的變更情況和建立銷毀清冊(cè)、庫(kù)存檔案統(tǒng)計(jì)、年度歸檔移交目錄等邏輯文件，以及輸入系統(tǒng)的全宗介紹、鑒定報(bào)告、檢索記錄等有關(guān)文件，并輸出紙質(zhì)打印件。而且可以記錄或自動(dòng)賦予邏輯庫(kù)存的庫(kù)址位置，從而指明任何紙質(zhì)案卷的具體地點(diǎn)和任意檔案裝具或檔案庫(kù)房的使用情況，并繪制各種示意圖。通過(guò)電子檔案的利用登記，就可以直接了解紙質(zhì)案卷被利用的情況，可以以此作為鑒定檔案的參考和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)一舉兩得的功效。綜上所述，紙質(zhì)檔案與電子檔案共存的時(shí)代已經(jīng)來(lái)到，分析其共存期的管理問(wèn)題已經(jīng)成為檔案界的一個(gè)炙手可熱的趨勢(shì)。目前，我們形成了一系列新的思路和方法，也正在接受實(shí)踐的不斷檢驗(yàn)。因此我們有理由相信，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有完全退出歷史舞臺(tái)，電子檔案正蓬勃發(fā)展的當(dāng)下，檔案理論界會(huì)探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服務(wù)于檔案管理工作。結(jié)束語(yǔ)檔案事業(yè)的發(fā)展與高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍密不可分，要適應(yīng)變革，就得逐漸提高檔案人員整體水平?，F(xiàn)階段，根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況，短時(shí)間內(nèi)紙質(zhì)檔案仍會(huì)占主導(dǎo)地位，并不斷向電子檔案過(guò)渡，已經(jīng)成為主流趨勢(shì)。我們要做好電子文件和資質(zhì)文件的共存管理，才能適應(yīng)當(dāng)今檔案管理的大環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

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[3]安素琴.國(guó)際檔案界共同關(guān)注的話題：檔案鑒定和電子檔案的保存[J].檔案學(xué)研究，2000，1.

篇7

當(dāng)今社會(huì)人才信息量巨大，如何可以通過(guò)合理的分配和培養(yǎng)人才從而提高人才素質(zhì)的培養(yǎng)是對(duì)于人事管理上需要重要研究的問(wèn)題，人才檔案的信息管理正式為了合理的規(guī)劃人事編排，確立合理的人才管理模式，保證合理的人才流動(dòng)和分配，以便更好的進(jìn)行合理的人才規(guī)劃和選拔，保證人才可以合理的適宜的運(yùn)用。因此，管理者通過(guò)人事檔案管理作為人才資源的統(tǒng)籌管理方法，對(duì)人才資源的開(kāi)發(fā)和利用提供有力的依據(jù)。本文將針對(duì)人事檔案管理的方法做簡(jiǎn)要介紹，通過(guò)人事檔案管理的介紹，學(xué)習(xí)人事檔案管理的方法，應(yīng)對(duì)人事管理中可能遇到的問(wèn)題，合理的安排管理人事檔案管理方法，提高人事檔案管理方法在實(shí)踐中的方法運(yùn)用，保證人事檔案管理可以更好的為人才資源管理提供服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】

人事檔案（personnel archives ）；管理方法（management method）；研究（research）

人事檔案的管理是通過(guò)記錄人才相關(guān)成長(zhǎng)經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而體現(xiàn)個(gè)人在學(xué)習(xí)思想、成長(zhǎng)環(huán)境、個(gè)人業(yè)務(wù)實(shí)踐能力、社會(huì)生產(chǎn)生活獎(jiǎng)懲等相關(guān)經(jīng)歷的歸納，人事管理部門通過(guò)管理檔案可以掌握每一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、技術(shù)職稱水平，學(xué)習(xí)工作社會(huì)影響情況，從而記錄個(gè)人的工作履歷過(guò)程。人力資源管理部門通過(guò)對(duì)人事檔案的管理保證了企業(yè)對(duì)于人才資源的管理，可以提高企業(yè)對(duì)于人才的監(jiān)督和管理，有利于因地制宜的合理安排人才的分配和運(yùn)用，保證企業(yè)整體的發(fā)展。但在長(zhǎng)期的人事檔案管理過(guò)程中，舊有的管理方法已經(jīng)不能合理的保證人事管理的整體發(fā)展，在管理過(guò)程中有很多的問(wèn)題產(chǎn)生，如何可以解決這些問(wèn)題，保證人事檔案管理的更好發(fā)展，使企業(yè)可以更好的運(yùn)用人才資源保證企業(yè)的更好發(fā)展是本文接下來(lái)要研究的問(wèn)題。

1 人事檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題

1.1 管理層對(duì)于人事檔案管理的輕視

在人事檔案管理過(guò)程中，因企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有合理的分配重心，對(duì)人事檔案管理沒(méi)有合理的安排和運(yùn)用。他們只是粗略的在整體概念上認(rèn)為人事檔案的管理工作是相關(guān)資源的儲(chǔ)存性工作，是對(duì)于人才相關(guān)數(shù)據(jù)資源的保管，沒(méi)有對(duì)人事檔案資源的管理有合理的分析，認(rèn)為在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，人事檔案的管理工作是企業(yè)發(fā)展的記錄工作，而不是分析工作。這造成從管理層形成了一種人事檔案管理的不重視慣性，導(dǎo)致人事管理工作人員工作上常常疏忽大意，不細(xì)心。沒(méi)有合理的條理性的管理導(dǎo)致人事檔案沒(méi)有系統(tǒng)化的管理規(guī)程，檔案出現(xiàn)查找困難，甚至丟失的問(wèn)題。長(zhǎng)期的不合理管理造成資源上的浪費(fèi)和企業(yè)經(jīng)濟(jì)上的損失，沒(méi)有真正形成檔案管理的目的，更沒(méi)有完成檔案管理的目標(biāo)。

1.2 設(shè)備落后造成人事檔案管理不規(guī)范

在人事檔案管理過(guò)程中，由于沒(méi)有合理的設(shè)備資源搭配，沒(méi)有合理的管理規(guī)范條例，造成檔案管理環(huán)境不規(guī)范。其本質(zhì)原因還是因?yàn)閷?duì)于人事檔案管理問(wèn)題的不重視。因沒(méi)有足夠的重視造成企業(yè)不會(huì)對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的重視，沒(méi)有足夠的資金支撐不能改善檔案管理設(shè)備，不能運(yùn)用電子科技方法對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理和數(shù)據(jù)升級(jí)，導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理室處理一種破舊不堪的狀況，甚至于已經(jīng)成為擺設(shè)，這都是沒(méi)有合理的設(shè)備管理造成的。

1.3 技術(shù)人員水平不高導(dǎo)致管理疏漏

在人事檔案管理過(guò)程中重要的管理在于檔案管理員的管理。即便是有合理的管理領(lǐng)導(dǎo)確定管理方針、有先進(jìn)的科技電子設(shè)備，沒(méi)有優(yōu)秀的檔案管理員管理整個(gè)人事檔案終究是沒(méi)有意義的。因此，在整個(gè)人事檔案管理過(guò)程中，檔案管理員的重要地位是不可動(dòng)搖的。只有保證檔案管理員熟練的工作業(yè)務(wù)水平，先進(jìn)的管理方法，合理的電子設(shè)備運(yùn)用，才可以保證人事檔案管理的合理化、效率化、準(zhǔn)確化。因此，提高加強(qiáng)管理技術(shù)人員的自身素質(zhì)水平、知識(shí)學(xué)習(xí)水平，培養(yǎng)人事檔案專員對(duì)于工作的認(rèn)真管理工作態(tài)度，從而保證人事檔案管理人員可以真正處理好企業(yè)人事檔案的管理工作。

2 針對(duì)人事檔案管理問(wèn)題提出的解決辦法

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)檔案管理工作

合理的整理人事檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)資源，對(duì)人事檔案需要管理的資源進(jìn)行合理的收集和分配。對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行定期的技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)和能力考核，保證合理的檔案管理安排，對(duì)檔案室進(jìn)行合理的布局，保證室內(nèi)溫度、空氣濕度，使其適宜檔案相關(guān)管理，加強(qiáng)檔案管理人員自身管理素質(zhì)，保證其擁有良好的責(zé)任心、工作態(tài)度和技術(shù)水平，提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)管理者對(duì)于檔案管理的關(guān)注度，提高他們的責(zé)任心。

2.2 加強(qiáng)檔案管理電子系統(tǒng)的建立

通過(guò)電子設(shè)備系統(tǒng)的合理規(guī)劃，可以提高科學(xué)性的管理水平，保證與社會(huì)科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的一致性，可以真正保證檔案管理員更好的完成人事檔案管理工作，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)與管理檔案系統(tǒng)的合理搭配，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的合理化、工作化、技術(shù)化，更好的保證企業(yè)人事管理工作的合理開(kāi)展。

3 未來(lái)人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)展優(yōu)勢(shì)

隨著人事檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案數(shù)據(jù)量不斷增大，儲(chǔ)存的空間是有限的，因此需要利用電子科技加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)，在人事檔案的存數(shù)和管理上，合理的提高工作電子技術(shù)方法是保證檔案處理量和效率的基礎(chǔ)。有利于保證人事管理部門在整個(gè)企業(yè)中的合理任務(wù)實(shí)踐；有利于提高人事管理部門人員的工作效率的提高和管理服務(wù)意識(shí)的保障，省去了繁瑣的檔案整理和處理工作，提高了檔案的儲(chǔ)存量和準(zhǔn)確的信息及時(shí)提?。挥欣谛畔⒌耐暾麥?zhǔn)確及時(shí)的提取，降低了人事檔案管理人員的工作疲勞程度，提高了整體工作效率，合理的提高了人事檔案準(zhǔn)確完整和諧的組織信息和處理；有利于人事檔案管理人員水平的提高，省去了繁瑣的整體時(shí)間，解放了雙手處理檔案的時(shí)間，科技的創(chuàng)新改變了電子檔案管理人員處理檔案工作的方法，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和技術(shù)創(chuàng)新，保證檔案管理水平，有利于合理提高人事檔案管理人員的個(gè)性化管理。

4 結(jié)論

綜上所述，對(duì)于人事檔案管理的問(wèn)題的研究和處理方法只有合理的認(rèn)識(shí)和解決才能保證企業(yè)在人才管理體制上有一個(gè)合理的管理模式，保證人事管理檔案的合理機(jī)制的合理建立，這符合當(dāng)前我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)水平的需要和科技水平的提高，是未來(lái)我國(guó)社會(huì)企業(yè)管理人事檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]朱玉媛，周耀林 著. 《人事檔案管理原理與方法》.武漢大學(xué)出版社.2011，1101： 105-152

篇8

【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；現(xiàn)代化

隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求，以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。

近年來(lái)，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。

1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng)，給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí)，利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。

2.1 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái)，實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作，并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。

2.2 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo)，運(yùn)用管理科學(xué)的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問(wèn)題，可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐，在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。

2.3 檔案干部知識(shí)化

由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神，還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能，能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí)，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。

2.4 檔案資源信息化

在信息時(shí)代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo)，以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐，是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程，通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐，是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)；二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預(yù)見(jiàn)，在未來(lái)20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2.5 檔案保護(hù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求，因此，以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。

2.6 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過(guò)制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項(xiàng)工作能夠有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時(shí)代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接等等，都需要通過(guò)建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來(lái)實(shí)現(xiàn)，必須通過(guò)制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來(lái)確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)。

3 檔案工作現(xiàn)代化的作用

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。

利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來(lái)極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。

篇9

關(guān)鍵詞：檔案管理　電子文件　信息化　交互性

所謂信息化，是指社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展從以物質(zhì)與能量為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的重心，向以信息與知識(shí)為經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備國(guó)民經(jīng)濟(jì)各部門和社會(huì)各領(lǐng)域，從而極大地提高社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)力。所謂信息技術(shù)，是關(guān)于信息的產(chǎn)生、發(fā)送、傳輸、接收、變換、識(shí)別、控制等應(yīng)用技術(shù)的總成，其主要支柱是通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和控制技術(shù)。檔案作為國(guó)家信息資源的一個(gè)組成部分，檔案工作是一項(xiàng)實(shí)踐性、操作性很強(qiáng)的管理工作，現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案工作，將極大地促使檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化。

一、檔案管理對(duì)象的數(shù)字化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件大量出現(xiàn)。并日益顯示其重要性，它在文件和檔案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。電子文件既具有與其他種類文件一樣的本質(zhì)屬性，又具有截然不同的技術(shù)特性。在信息時(shí)代背景下，文件與檔案工作的管理對(duì)象發(fā)生了巨大變化，管理對(duì)象呈現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)。

1、檔案載體及存儲(chǔ)方式的改變。

現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用為檔案信息提供了全新的載體及存儲(chǔ)形式。正式是由于信貸額載體及存儲(chǔ)形式的出現(xiàn)，打破了檔案信息與其他信息之間實(shí)現(xiàn)信息交換的壁壘。

傳統(tǒng)檔案信息主要是以紙張為存儲(chǔ)載體，具有存儲(chǔ)載體與內(nèi)容的不可分割性、檔案載體的原始性和唯一性、檔案信息的物理結(jié)構(gòu)和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的固定性、人工可識(shí)讀的記錄符號(hào)等特點(diǎn)。而數(shù)字化檔案信息的存儲(chǔ)與以往其他各種載體有許多不同的特點(diǎn)：

（1）信息的非人工直接識(shí)讀性。數(shù)字化檔案信息的記錄方式是將文字轉(zhuǎn)換成二進(jìn)制數(shù)字編碼在磁介質(zhì)和光介質(zhì)上進(jìn)行記錄，人們無(wú)法直接閱讀，只有借助計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，才能轉(zhuǎn)換成人們可識(shí)讀的信息。

（2）信息對(duì)系統(tǒng)的依賴性。數(shù)字化檔案信息從其前身電子文件的形成、處理與傳輸，到歸檔后的管理等都是在計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)支持下完成的，計(jì)算機(jī)硬件、軟件的性能對(duì)文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率都具有直接影響。

（3）信息與特定載體之間的可分離性。數(shù)字化檔案信息其信息內(nèi)容與載體是相對(duì)獨(dú)立的，信息可在不同的載體上同時(shí)存在或相互轉(zhuǎn)換，也可以根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展、壓縮和改變存儲(chǔ)空間。

（4）信息的易變性。信息的易變性主要表現(xiàn)在，數(shù)字化檔案的內(nèi)容與載體的可分離性使電子檔案心底易于更改且不留痕跡；電子檔案載體性能的額不穩(wěn)定性，這有可能造成文件中信息的改變。

（5）信息存儲(chǔ)的高密度性。數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)載體無(wú)論是磁盤、光盤還是磁帶，其存儲(chǔ)密度大大高于過(guò)去的任何信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲(chǔ)：之稱，隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子檔案介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還將繼續(xù)增大。

（6）多種信息媒體的集成性。直至檔案主要承載文字和圖形信息，而同一份電子檔案可以將圖文信息、音頻信號(hào)、視頻圖像等各種不同的媒體形式加以有機(jī)組合，形成“多媒體文件”，達(dá)到聲像并茂。

（7）信息的可交互性。以前信息的流動(dòng)是單向的，隨著網(wǎng)絡(luò)和其他基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的傳播媒介的發(fā)展，信息單向交流已被打破，人們可以與計(jì)算機(jī)進(jìn)行對(duì)話，相互傳遞信息。

二、檔案管理對(duì)象的數(shù)字化

在現(xiàn)代信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，檔案管理對(duì)象以數(shù)字形式記錄、傳輸、利用。目前，數(shù)字檔案信息有兩個(gè)來(lái)源。一是傳統(tǒng)檔案資源的數(shù)字化，這是歷史發(fā)展的必然。目前全國(guó)各級(jí)各類檔案館所藏檔案主要是以紙張、膠片、磁帶等為記錄載體的檔案，這也是目前信息量最大、內(nèi)容最豐富、利用率最高的檔案。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)、找平、聲像等檔案本身的屬性，造成了檔案信息利用率不高，檔案信息資源得不到很好的開(kāi)發(fā)和利用，現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案工作突破傳統(tǒng)管理的桎梏，為充分利用檔案信息提供了條件和手段。另一個(gè)是在電子政務(wù)、電子商務(wù)等環(huán)境下必然產(chǎn)生的各種電子文件。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造以及互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，電子文件越來(lái)越為信息的主要記錄形式。

無(wú)論是館藏檔案數(shù)字化還是目前辦公自動(dòng)化環(huán)境下產(chǎn)生的電子公文，都屬于數(shù)字信息，相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)等載體的信息的管理方法與手段，數(shù)字信息的管理方法手段必將發(fā)生相應(yīng)的變革。

1、檔案管理的現(xiàn)代化。

知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，需要大量的信息為其支撐，檔案管理如何才能達(dá)到將人類社會(huì)知識(shí)的積累和作為科技成果的信息的檔案快速準(zhǔn)確地提供給社會(huì)服務(wù)的目的，唯一的辦法就是充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段科學(xué)地管理檔案。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，檔案部門正積極地將各種現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作中。

2、管理手段的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，現(xiàn)代檔案管理手段代替了傳統(tǒng)管理手段。

利用計(jì)算機(jī)完成文檔一體化管理，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案文件的全文和檔案內(nèi)容信息的存儲(chǔ)與檢索，檔案自動(dòng)標(biāo)引、編目、統(tǒng)計(jì)、借閱，檔案庫(kù)房管理等，并且在進(jìn)行管理時(shí)，計(jì)算機(jī)可以不分各個(gè)業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)的先后順序，使傳統(tǒng)檔案管理的有時(shí)間先后的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)了無(wú)縫銜接，從而提高了檔案工作的效率和質(zhì)量。

運(yùn)用多媒體技術(shù)將靜態(tài)圖像、圖形、手稿、照片、文字、錄音、錄像等各種不同載體的檔案以數(shù)字形式存入計(jì)算機(jī)，對(duì)檔案進(jìn)行綜合處理，是利用者能隨時(shí)查閱文字、照片、聲音、影響等多種形式的檔案信息。從而改變了傳統(tǒng)檔案都是平面的、文字、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲(chǔ)，難以有機(jī)地結(jié)合起來(lái)的局限，促進(jìn)了檔案信息處理效率的提高。利用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)多種類型檔案信息的綜合性管理。

網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作步入現(xiàn)代化的最好的技術(shù)手段。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和虛擬技術(shù)的運(yùn)用，改變了傳統(tǒng)檔案館檔案收集、歸檔和信息利用的方式。

自動(dòng)控制技術(shù)的運(yùn)用在檔案管理中尤其是在對(duì)庫(kù)房進(jìn)行自動(dòng)化管理中發(fā)揮重大的作用，比如自動(dòng)監(jiān)控庫(kù)房溫濕度，記錄分析空氣清潔度，自動(dòng)控制防火、警衛(wèi)等。條碼技術(shù)運(yùn)用于檔案庫(kù)房管理，擺脫了由落后的手工操作帶來(lái)的檔案放錯(cuò)位置、缺檔的問(wèn)題，提高了工作效率。

篇10

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；科技進(jìn)步；電子文件

信息時(shí)代與數(shù)字時(shí)代的到來(lái)，使得傳統(tǒng)檔案管理掀起一場(chǎng)技術(shù)上的改革熱潮，檔案上的管理也朝著數(shù)字化進(jìn)軍，在檔案的形式上已經(jīng)轉(zhuǎn)化完成了，就是電子檔案對(duì)紙質(zhì)檔案的取代，但是隨之而來(lái)的問(wèn)題是電子檔案上的管理，電子檔案管理技術(shù)針對(duì)于許多的工作人員來(lái)說(shuō)還是一種新型的技術(shù)，許多人并沒(méi)有將這種技術(shù)給進(jìn)行熟練的掌握，所以將電子檔案管理上的難點(diǎn)進(jìn)行突破是當(dāng)今工作人員應(yīng)積極面對(duì)的問(wèn)題。

1 電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展慢，制約了整理與歸檔

檔案管理上的標(biāo)準(zhǔn)化是系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的一個(gè)重要的影響因素，但是在實(shí)際工作上的應(yīng)用實(shí)行分類的處理還是具有很大的難度，因?yàn)樵S多的工作單位已經(jīng)習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案管理方法，對(duì)電子檔案技術(shù)上的管理方法，在思維的模式上并沒(méi)有真正的接受，就會(huì)出現(xiàn)各自為政的局面。許多工作單位并沒(méi)有從全局的角度對(duì)檔案工作的規(guī)范化進(jìn)行考慮。

1.2 計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

雖然電子檔案在一定的范圍內(nèi)已經(jīng)將紙質(zhì)檔案給替代了，但是許多工作部門在基礎(chǔ)硬件設(shè)施上卻沒(méi)有得到完善，許多的工作的單位到現(xiàn)在為止仍然沒(méi)有將計(jì)算機(jī)給配備好，這也就意味著一些較為重要的文件在傳輸?shù)倪^(guò)程中還是被以紙質(zhì)的形式給進(jìn)行保存，這樣做的后果就是導(dǎo)致紙質(zhì)檔案沒(méi)有真正的消失，電子檔案也沒(méi)有真正的將紙質(zhì)檔案給替代。芍中問(wèn)降牡蛋改J焦餐存在。還有一件阻礙電子檔案得到良好管理的因素，就是檔案的管理人員并沒(méi)有對(duì)管理上的知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，并沒(méi)有受到一個(gè)系統(tǒng)的管理技術(shù)培訓(xùn)，所以許多的管理人員在檔案的管理上的仍處于初級(jí)階段。

2 電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1 對(duì)電子文件原稿保存的忽視。目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2 信息安全與保密問(wèn)題。電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。互聯(lián)網(wǎng)的開(kāi)放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2 電子檔案自身的缺陷

2.2.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題。對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

2.2.2 電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題

當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開(kāi)這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。

3 電子檔案管理的原則

3.1 規(guī)范性原則

規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.2 可靠性原則

人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

4 解決電子檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策

4.1 信息保護(hù)措施

想要將電子檔案數(shù)據(jù)上的原始性與真實(shí)性進(jìn)行存根形式的保留，就要采取一些高效的信息保護(hù)措施?？梢岳镁W(wǎng)絡(luò)的便捷性入手，從入口、傳輸與使用三個(gè)關(guān)鍵階開(kāi)展保護(hù)上的工作。在對(duì)電子檔案進(jìn)行保存的過(guò)程中，一定要注意的問(wèn)題是防止網(wǎng)絡(luò)黑客的侵入，因?yàn)闄n案多為公司內(nèi)部需要進(jìn)行存檔的重要?dú)v史信息或是重要的內(nèi)部技術(shù)。在防止被病毒侵犯的技術(shù)方法有身份驗(yàn)證、防寫(xiě)或是檔案?jìng)浞莸?。這些技術(shù)上的使用后都可以對(duì)電子檔案中的內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)，確保文件在儲(chǔ)存的過(guò)程或是傳輸?shù)倪^(guò)程中可以不會(huì)丟失或是被篡改。

4.2 重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

電子文件得到飛速發(fā)展的今天，電子檔案管理上的人才越來(lái)越受到歡迎，所以培養(yǎng)與打造出一批檔案管理上的技術(shù)人員是當(dāng)前工作的重點(diǎn)。無(wú)論是檔案的管理部門還是政府相關(guān)的各級(jí)部門，都需要將電子檔案管理技術(shù)人才的培養(yǎng)工作提上一個(gè)新的日程。首先是通過(guò)多種渠道與方式對(duì)檔案管理的專業(yè)與技術(shù)人才進(jìn)行引進(jìn)。其次是引進(jìn)過(guò)來(lái)以后，根據(jù)管理部門的實(shí)際需要對(duì)檔案工作的整理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。

結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上的探討，電子檔案管理上的工作主要針對(duì)的是對(duì)檔案信息的真實(shí)性與安全進(jìn)行確保。通過(guò)信息手段上的技術(shù)支持，將電子檔案上的完整性與真實(shí)性進(jìn)行確保。這就要求電子檔案上的管理人員能夠擁有一個(gè)良好的技術(shù)觸覺(jué)，對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行全面的掌握。可以根據(jù)時(shí)代技術(shù)的進(jìn)步與管理結(jié)構(gòu)上的變化進(jìn)行相應(yīng)的更新?？梢员ＷC電子檔案可在周圍環(huán)境的任意突變下，都能將重要的信息進(jìn)行及時(shí)的保存。

參考文獻(xiàn)