導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案的數(shù)字化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

1．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、掃描、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。房產(chǎn)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計(jì)算機(jī)管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息化的整體效益。

3．應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括房產(chǎn)檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到信息建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的效益和房產(chǎn)檔案信息服務(wù)的效果。

4．檔案信息化資源建設(shè)。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化房產(chǎn)檔案全文及專門數(shù)據(jù)建設(shè)。

5．人才隊(duì)伍建設(shè)。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，不僅需要檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

篇2

一、 關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫；檔案數(shù)字化管理；電子文件

信息經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動力和新增長點(diǎn)，信息化成為各企業(yè)競爭的制高點(diǎn)。作為企業(yè)各個領(lǐng)域、各種生產(chǎn)和社會活動歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對這樣的形勢，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領(lǐng)域的信息化發(fā)展必然也會受到制約。目前，要實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認(rèn)為要加強(qiáng)以下三個方面的工作。

二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)。

檔案數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)是檔案計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心和基礎(chǔ)，其效能往往影響到整個系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)要經(jīng)歷由現(xiàn)實(shí)世界經(jīng)過概念世界向機(jī)器世界轉(zhuǎn)換的過程。它要解決的問題是：針對一個檔案工作應(yīng)用領(lǐng)域，設(shè)計(jì)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫邏

輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和運(yùn)行。數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)的目標(biāo)是為用戶和各種應(yīng)用系統(tǒng)提供一個高效率的運(yùn)行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)過程應(yīng)考慮的約束條件有：計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對完整性、安全性的要求。計(jì)算機(jī)管理檔案的實(shí)質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計(jì)算機(jī)管理要適應(yīng)資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，應(yīng)遵循多個原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科技活動的銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)從檔案機(jī)讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。

三、 檔案數(shù)字化管理

在對館藏檔案資源進(jìn)行分級鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過輸入設(shè)備(數(shù)碼像機(jī)、掃描儀、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對圖像進(jìn)行各種技術(shù)處理，如對污損、殘缺圖像進(jìn)行修復(fù)、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個完整的計(jì)算機(jī)數(shù)字圖像應(yīng)用系統(tǒng)包括輸入、存儲、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)?；谳斎朐O(shè)備的核心技術(shù)主要有光點(diǎn)轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強(qiáng)技術(shù)、增強(qiáng)圖形技術(shù)、位增強(qiáng)技術(shù)、圖像處理軟件；存儲與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設(shè)備進(jìn)行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴(kuò)印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應(yīng)孤立地考慮某一個環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設(shè)備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點(diǎn)：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時，它是無法顯示出來的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開計(jì)算機(jī)等設(shè)備電子檔案不可用。其對設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（3）、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大大高于以往各種人工可識讀的信息介質(zhì)，特別是光盤，有“海量存儲”之稱，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤、有磁帶、光盤等，呈現(xiàn)多樣性。

（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間，多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來巨大的好處，然而它也帶來了一些新問題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動性；（四）信息的易出錯性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護(hù)、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書轉(zhuǎn)化為檔案過程中，無需分類，組卷，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)上可以多角度進(jìn)行分類、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來源、內(nèi)容、時間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無需專門分類、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交、在接收的過程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門需要配置專門的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識讀問題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對電子文件進(jìn)行了分類和編號，組織建立了數(shù)據(jù)庫。對于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過拷貝組合到同一磁盤、光盤或磁帶等載體上，也就是整理接收來的軟盤、磁帶和光盤。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序?yàn)闅w檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對未進(jìn)入檔案室的電子文件在保管一定時期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。

5.電子檔案的保護(hù)。

電子檔案的保護(hù)是電子檔案管理工作中的重點(diǎn)。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場和電場的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對磁性載體，推薦溫度為18℃，相對濕度為40%，光盤保存推薦溫度為14℃-24℃，相對溫度為45%-60%。（2）防止灰塵?；覊m可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等?；覊m是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。（3）防止外來磁場和機(jī)械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應(yīng)，使盤基老化、脆性增大、強(qiáng)度下降，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

6.電子檔案的利用。

電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)需要對其信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專題對電子檔案進(jìn)行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。

篇3

長期以來由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國家信息化步伐和發(fā)展我國檔案事業(yè)的需要。如果不重視檔案室數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效的傳遞檔案信息，就無法進(jìn)入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。

檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，社會各階層對檔案信息的需求日益增大，對檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會各階層，各部門之間對檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門之間建立一種檔案信息交流平臺。實(shí)現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當(dāng)今信息時代，如果檔案工作不能緊跟社會步伐。瞄準(zhǔn)社會對檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此檔案工作只能堅(jiān)持與時俱進(jìn)。

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為了無墻界檔案，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會得到更好的發(fā)展。

各國檔案館都在尋求相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案運(yùn)作模式以增強(qiáng)自己在網(wǎng)絡(luò)社會中的競爭力，更好的為社會和讀者服務(wù)，成為未來社會的公共信息中心和樞紐。在我國，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務(wù)管理自動化建設(shè)，未來的重點(diǎn)應(yīng)該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個部分縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到達(dá)一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實(shí)的，不可能齊步走。

日常業(yè)務(wù)管理包括文件查閱借閱登記，上級來文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務(wù)，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務(wù)管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務(wù)綜合起來，保證信息化數(shù)字化處理的時候能做到安全、準(zhǔn)確、無誤。

檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲在電腦中進(jìn)行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，攝錄機(jī)等數(shù)字設(shè)備。實(shí)質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識別的數(shù)字代碼的過程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供檔案信息為社會服務(wù)。

數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進(jìn)行閱讀。最重要的就是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設(shè)。

檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類信息資源自立門戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開放式與互動式于一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會化的浪潮是必然趨勢；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時空的局限，在空問上實(shí)現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時間上真正實(shí)現(xiàn)全天候服務(wù)。

數(shù)字化檔案管理的好處：

1、提高整個部門的工作效率

實(shí)施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

2、提高整個部門的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效的進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務(wù)

檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

5、有效的為決策服務(wù)

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，公司的無形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

檔案數(shù)字化技術(shù)是為了順應(yīng)新時代新發(fā)展的時代潮流，是加強(qiáng)檔案管理效率提升的重要途徑，同時其也是目前檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)值得推廣的一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價值更為高效，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，從而使檔案資料的使用價值能更好的為社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理；策略

房產(chǎn)檔案極具實(shí)用價值和保存價值，不僅直接關(guān)系到百姓的安居樂業(yè)，而且與國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會穩(wěn)定息息相關(guān)，在信息時代下，房產(chǎn)檔案管理必須與時俱進(jìn)，順應(yīng)潮流，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，以此提高房產(chǎn)檔案安全性，滿足社會服務(wù)需求。但我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理起步較晚，與發(fā)達(dá)國家的管理水平存在較大差距，因此我們必須加快房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)進(jìn)程，提升房產(chǎn)檔案服務(wù)水平。

一、國內(nèi)外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展形勢

1.國外房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的有效融合，促使世界檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化方向發(fā)展，美國無疑是走在前列的國家，其普遍采用一體化管理模式，以三項(xiàng)基礎(chǔ)性文件綱要為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)提供了依據(jù)，并借助nail實(shí)現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息的網(wǎng)上查詢、檢索和利用，同時利用完善的管理制度和技術(shù)優(yōu)勢使房產(chǎn)檔案信息的完整性和安全性大大提高。而緊隨其后的英國也不甘落后，通過推行《電子文件管理系統(tǒng)功能需求》、《元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》、《鑒定和保護(hù)指南》等規(guī)定切實(shí)為房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理提供了制定標(biāo)準(zhǔn)，并輔以合理規(guī)劃和技術(shù)支持，促使房產(chǎn)檔案管理事業(yè)健康發(fā)展?？傊瑖夥慨a(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢良好，值得我們學(xué)習(xí)和借鑒。

2.國內(nèi)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理發(fā)展形勢

相比之下，我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理由于缺乏先進(jìn)的理論指導(dǎo)和相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)展形勢不容樂觀，雖然部分地區(qū)取得了較大進(jìn)展，但問題依舊層出不窮，其中急需解決的問題就是房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建，此外還有不同程度的問題，如數(shù)字化管理意識不高、缺乏合理規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、房產(chǎn)檔案信息不完整、管理人員素質(zhì)不高、忽視檔案信息安全等，這些都嚴(yán)重制約著我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)進(jìn)程，因此我們必須吸收和借鑒先進(jìn)理念和經(jīng)驗(yàn)，立足國情，解決現(xiàn)實(shí)問題，促進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理健康發(fā)展。

二、提高我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理水平的策略探討

1.強(qiáng)化數(shù)字化管理意識，合理規(guī)劃數(shù)字化建設(shè)

實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理是房產(chǎn)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數(shù)字化管理的認(rèn)知，正確認(rèn)識其價值和意義，為后續(xù)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。在規(guī)劃階段，應(yīng)綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產(chǎn)檔案，然后對其發(fā)展作出合理規(guī)劃，值得注意的是既應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚構(gòu)建長遠(yuǎn)規(guī)劃，又要立足當(dāng)下完善近期計(jì)劃，如針對新增檔案，應(yīng)在不影響登記發(fā)證等日常工作的前提下，可在發(fā)證后和實(shí)物歸檔前期間實(shí)施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數(shù)字化檔案庫的利用價值，可首先對當(dāng)前有效、利用率高的房產(chǎn)資料進(jìn)行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

2.規(guī)范檔案信息，完善數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

規(guī)范房產(chǎn)檔案信息是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，因此在建立檔案信息時，應(yīng)保證信息的真實(shí)性、連續(xù)性和完整性，具體應(yīng)涉及產(chǎn)權(quán)來源、姓名、身份證、房產(chǎn)類型、證號和面積、使用期限、界定位置圖、產(chǎn)權(quán)變更的時間、形式、證明等各項(xiàng)房產(chǎn)信息，而且字跡要清晰，排序應(yīng)規(guī)范，圖像、數(shù)據(jù)等準(zhǔn)確無誤，以此保證房產(chǎn)權(quán)屬真實(shí)、可靠、合法。我國房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急就是建立一套針對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，其標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于利用價值、安全保密等因素進(jìn)行設(shè)置，如明確數(shù)字化管理的對象；就紙質(zhì)、圖像、聲像等不同的檔案載體的文件命名、存儲格式和類型、分辨率等予以統(tǒng)一規(guī)定，特別是要明確、詳細(xì)劃分?jǐn)?shù)據(jù)庫的建立標(biāo)準(zhǔn)；針對整理卷宗、目錄建庫、掃描數(shù)據(jù)、處理數(shù)據(jù)、篩選分類、存儲信息、檢索和利用信息等流程和操作標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范；網(wǎng)絡(luò)設(shè)置、系統(tǒng)安全設(shè)置等都應(yīng)予以明確，以此指導(dǎo)各地房產(chǎn)數(shù)字化建設(shè)有序開展，優(yōu)化資源配置，提高房產(chǎn)檔案管理績效。

3.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供基

保障

房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)綜合考慮實(shí)際需求和自身實(shí)力，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為數(shù)字化管理提供物質(zhì)保障。應(yīng)以《電子信息系統(tǒng)機(jī)房建設(shè)規(guī)范》為依據(jù)，配備標(biāo)準(zhǔn)機(jī)房，并保證機(jī)房的配供電、綜合布線、消防安全、溫濕度、防雷、防潮、防塵等條件符合相關(guān)要求；配備必要的信息采集設(shè)備，如高性能的掃描儀等；在選擇基礎(chǔ)設(shè)備時，應(yīng)兼顧其實(shí)用性和可擴(kuò)展性，要立足于日常工作量、信息管理系統(tǒng)、房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢等進(jìn)行設(shè)備采購，在選用系統(tǒng)軟件時，應(yīng)注意系統(tǒng)的兼容性、接口的規(guī)范性、資源的共享性以及數(shù)據(jù)的安全性，盡量對其加以規(guī)范和統(tǒng)一，并根據(jù)實(shí)際需要對硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級換代，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而為提高數(shù)字化管理利用價值打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高管理人員綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息安全保護(hù)

一方面房產(chǎn)行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理人員的教育和培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，尤其是保密意識，嚴(yán)禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴(yán)于律己，忠于職守；提高其業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，督促其及時更新理論內(nèi)容，熟悉房產(chǎn)電子檔案的特征和管理規(guī)范，掌握更多的現(xiàn)代管理技能和計(jì)算機(jī)技術(shù)，激發(fā)其創(chuàng)新潛力。同時還應(yīng)完善管理制度，包括培訓(xùn)、考核、獎懲等制度，以此約束和激勵員工做好本職工作。另一方面應(yīng)制定嚴(yán)格的安全體系，明確工作細(xì)節(jié)，如分離工作與休息區(qū)，嚴(yán)禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實(shí)行責(zé)任到人制；根據(jù)檔案的機(jī)密程度劃分等級和分類存檔，并設(shè)置訪問和使用權(quán)限等，針對機(jī)密性較強(qiáng)的信息，應(yīng)利用技術(shù)手段檢測其有無潛在威脅；應(yīng)充分利用防火墻、安全軟件、自主設(shè)計(jì)等保證系統(tǒng)安全運(yùn)行；此外管理人員還應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督和檢查力度保證房產(chǎn)檔案安全、完整。

結(jié)束語：

總之，數(shù)字化管理必然是房產(chǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的主流，我們只有把握機(jī)遇，敢于挑戰(zhàn)，著力構(gòu)建房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理規(guī)范，為其提供完善的基礎(chǔ)保障，方能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而推動房產(chǎn)檔案管理事業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明菊.淺談房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理和應(yīng)用[j].科技視界，2012（07）.

[2] 閆冬.淺析房產(chǎn)檔案數(shù)字化中的潛在問題與對策[j].科技信息，2013（15）.

篇5

[關(guān)鍵詞]檔案信息 管理辦法 數(shù)字化

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）21-0327-01

隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)普及到各行各業(yè)，我國的檔案信息管理模式也由傳統(tǒng)的方法逐漸過渡到數(shù)字化的新型檔案管理形態(tài)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)等將不同載體、不同形態(tài)的信息資源用數(shù)字化形式存儲，利用網(wǎng)絡(luò)相互連接，方便隨時提取信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。

1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理的優(yōu)點(diǎn)

檔案信息管理采用數(shù)字化存儲，可以提升通用性、提高安全性、增強(qiáng)可視性，便于計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實(shí)時瀏覽。資源管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)虛擬，滿足用戶檔案信息即時搜索、即時提取，實(shí)現(xiàn)全方位資源共享。信息資源的管理智能化，可以方便利用者智能搜索，檢索速度快、效率高、范圍廣。使用者可以在任何時間、任何地點(diǎn)、通過網(wǎng)絡(luò)查閱檔案信息，大大節(jié)省人力、物力和財(cái)力資源。數(shù)字化的檔案信息管理具有保存時間長，保真性高，內(nèi)容全面、完整、真實(shí)等特點(diǎn)，方便用戶隨時訪問。

檔案信息數(shù)字化較傳統(tǒng)方法先進(jìn)，將紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，還節(jié)省占地空間，方便迅速查閱，避免反復(fù)印刷造成資源浪費(fèi)。數(shù)字化檔案管理使資料及時歸檔，盡快為用戶提供，通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)隨時查閱，提供便利的信息控制服務(wù)。

2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理方法

2.1 推進(jìn)規(guī)章制度規(guī)范化

為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化科技檔案管理工作，使其發(fā)揮重要作用，首先建立健全崗位責(zé)任制，制定工作目標(biāo)、工作職責(zé)。把工作目標(biāo)、工作職責(zé)分解到位，落實(shí)到人，實(shí)現(xiàn)專人保管，專人負(fù)責(zé)。制定了檔案立卷歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案統(tǒng)計(jì)鑒定制度、檔案移交制度、檔案管理獎懲制度等等，科技檔案管理人員按章辦事，使數(shù)字化檔案管理步入正軌。嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，對于保密檔案妥善保管，絕密檔案單獨(dú)保管。

2.2 努力實(shí)現(xiàn)信息化管理

實(shí)現(xiàn)信息化管理，建設(shè)系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案電子化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包括總體設(shè)計(jì)、設(shè)備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各企業(yè)日常工作每天都要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進(jìn)行錄人、保管，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器、磁盤陳列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應(yīng)設(shè)置適當(dāng)?shù)臋n案查詢系統(tǒng)，通過觸摸屏查詢及文檔網(wǎng)絡(luò)上傳輸達(dá)到資源共享的目的。此外，還應(yīng)將電子檔案管理類別細(xì)分為操作目管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、檔案密級管理、卷內(nèi)目錄管理、企業(yè)分類管理等，從而從機(jī)制上提高企業(yè)信息共享能力。

（1）建立數(shù)據(jù)查詢制度

采用科技檔案管理軟件，運(yùn)用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、計(jì)算機(jī)高智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)、遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)认冗M(jìn)技術(shù)，建立科技檔案數(shù)據(jù)庫和查詢系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)對科技檔案信息資源進(jìn)行輔助管理，可以使科技檔案信息更準(zhǔn)確及時地為科研事業(yè)服務(wù)。

（2）建立備份管理制度

一次輸入多次輸出、科技檔案檢索快速、信息存儲量大都是信息時代帶來的好處，信息時代科技檔案管理工作帶來便利快捷的同時，也存在不穩(wěn)定性和可變性，因此在日常工作中建立備份管理制度是非常必要的，科技檔案管理人員按照制度定期對電子文檔復(fù)制，防止科技檔案信息丟失而造成損失。

（3））完善網(wǎng)絡(luò)管理手段

檔案信息對于探索和掌握生產(chǎn)規(guī)律，確定發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)合理布局有重要作用。計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使得科技檔案建立了文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)體系和現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息服務(wù)體系，建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的寬帶信息網(wǎng)絡(luò)，因此要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全。

2.3 提升檔案管理人員素質(zhì)和技術(shù)水平

隨著當(dāng)今世界信息且爆炸式地增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉(zhuǎn)為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為依托的知識密集型工作。這一方面要求管理者具有很強(qiáng)的分析能力，對一些專業(yè)性強(qiáng)的檔案要做到精確把握；另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大且的數(shù)據(jù)檔案信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關(guān)部門應(yīng)加大檔案人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)電子文件管理知識，提高電子文件管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的工作，努力提高電子文件管理水平。

信息時代，數(shù)字化的檔案管理對科技檔案管理人員無論是在政治素質(zhì)、能力素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都提出了更高要求，為了適應(yīng)新形式的發(fā)展科技檔案管理人員就要不斷加強(qiáng)這些方面的學(xué)習(xí)，才能更好地完成科技檔案管理工作。要選拔復(fù)合人才，提高檔案管理人員的敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)素質(zhì)。全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的新知識，使得科技檔案管理工作得心應(yīng)手。

2.4 強(qiáng)化服務(wù)意識

強(qiáng)化科技檔案服務(wù)意識是現(xiàn)代數(shù)字化檔案工作不容忽視的課題，特別是對于科技檔案工作如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展而言，科技檔案服務(wù)意識的強(qiáng)化顯得尤其重要。所以需要不斷強(qiáng)化服務(wù)觀念，加大服務(wù)力度，不斷提高服務(wù)水平。

3 結(jié)論

檔案信息數(shù)字化管理是科技發(fā)展的必然趨勢，也是檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)步的必經(jīng)之路，檔案信息管理部門必須以積極的態(tài)度做好數(shù)字檔案館的建設(shè)，在創(chuàng)新的大環(huán)境中不斷提高。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙德美，和英.淺議數(shù)字化檔案管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2006.21.

篇6

1 事業(yè)單位實(shí)行檔案化管理的必要性

隨著現(xiàn)代科技的高速發(fā)展，數(shù)字化管理的優(yōu)勢日益凸顯出來，使用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，具有傳統(tǒng)檔案管理無法達(dá)到的優(yōu)點(diǎn)，例如：檢索快速、查找方便、節(jié)約成本、利用率高、存儲量大、可以實(shí)現(xiàn)資源共享等，事業(yè)單位應(yīng)該跟隨信息發(fā)展的腳步將數(shù)字化管理這一信息產(chǎn)物應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理的效率。

1.1 數(shù)字化檔案管理有助于提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益

我國社會主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息量突飛猛進(jìn)的增長，傳統(tǒng)的檔案管理粗放型模式的缺陷暴露出來，為了解決這種模式帶來的問題，就需要增加辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)，從而造成檔案管理成本的提高，然而將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理中，大大的解決了傳統(tǒng)模式檔案管理造成的人員和成本的浪費(fèi)，不僅大幅度節(jié)約了單位檔案管理的成本費(fèi)用，還存在著諸多優(yōu)點(diǎn)，大大的提高了工作效率，從而提高了單位的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 數(shù)字化檔案管理有助于提高辦公人員的辦公效率

數(shù)字化檔案管理相比于傳統(tǒng)模式的檔案管理具有能夠準(zhǔn)確快速的歸檔，并且利用時能夠迅速高效提供的優(yōu)點(diǎn)。在當(dāng)今人員流動性極大的企事業(yè)單位中，要想快速準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)員工的入職、退休以及人員的調(diào)動等動態(tài)信息，根據(jù)以往傳統(tǒng)模式的檔案管理，會耗時耗力，還可能出現(xiàn)信息不全面這一弊端，通過數(shù)字化管理的檔案信息，能夠準(zhǔn)確快速的查找到所要的信息，還可以查找到相關(guān)信息，做到傳統(tǒng)檔案管理模式做不到的全面性、快速性、準(zhǔn)確性，由于檔案信息超時空流動的優(yōu)點(diǎn)，將數(shù)字化管理模式應(yīng)用于檔案管理中，大幅度的提高了辦公人員的工作效率。

1.3 數(shù)字化檔案管理有助于提高檔案的利用率

在以紙質(zhì)為載體的傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案需要保存在固定的檔案室，這種保存模式造成了很大的不便，檔案日積月累，數(shù)量繁多，當(dāng)你在找需要的檔案時會造成很多時間和人員的浪費(fèi)，實(shí)施數(shù)字化檔案管理這一模式，可以快速、準(zhǔn)確的找出需要的檔案，數(shù)字化管理檔案還可以實(shí)現(xiàn)共享這一功能，不僅大大的節(jié)省檔案保存空間，使檔案管理受時間和空間約束的這一弊端得到完美的解決，大幅度提升了檔案的利用效率。

2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

2.1 硬件的發(fā)展

中國現(xiàn)在很多單位已經(jīng)普及計(jì)算機(jī)的使用，能夠基本實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，并且擁自己的局域網(wǎng)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)飛速發(fā)展，為數(shù)字化管理應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

2.2 軟件的發(fā)展

我國目前已經(jīng)開發(fā)并應(yīng)用于數(shù)字化檔案管理的大量軟件，用于收集、信息檢索、整理、編目、利用等功能的軟件，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理提供了技術(shù)保障。

2.3 具備發(fā)展所需的人才支持

將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅需要硬件、軟件的支持，更需要檔案人員進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)等工作的后續(xù)工作支持，在檔案管理工作中，對檔案管理人員的自身素質(zhì)也有比較高的要求，不僅需要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識的儲備，還需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和操作技術(shù)以及良好的預(yù)防能力，相對而言，事業(yè)單位人員的總體素質(zhì)比較高，具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和計(jì)算機(jī)基本操作技術(shù)，能夠?qū)⒂?jì)算機(jī)技術(shù)與工作有機(jī)結(jié)合，同時，還應(yīng)該加強(qiáng)對其基本技能的培訓(xùn)，提高知識儲備的同時，加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，能夠使其在今后的工作開展中順利進(jìn)行，提高發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力，達(dá)到數(shù)字化檔案管理的工作要求。

3 數(shù)字化檔案管理的發(fā)展措施

3.1 文書處理過程和歸檔實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

在檔案管理工作中，作為檔案工作基礎(chǔ)的文書工作發(fā)揮著重要的作用，直接影響著檔案的內(nèi)在品質(zhì)，為了順應(yīng)這一時代信息產(chǎn)物的需求，檔案管理人員需要把文件通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔處理，在事業(yè)單位的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行傳閱，同時也要設(shè)置好催辦時間和傳閱時間。如果中間任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可以得到及時的反饋，確保檔案工作能夠有效及時的進(jìn)行下去，從而避免了檔案堆積這一歷史問題的出現(xiàn)；而且，將數(shù)字化管理應(yīng)用于檔案管理這一模式中可以大幅度節(jié)省傳統(tǒng)模式檔案反饋和傳遞過程中浪費(fèi)的時間，在減輕工作人員工作強(qiáng)度的同時，極大的提高了檔案管理的效率。

3.2 建立工程?w系

檔案數(shù)字化是一個復(fù)雜的工程體系，從思路設(shè)計(jì)到設(shè)備的選型以及軟件研發(fā)再到掃描系統(tǒng)、錄入系統(tǒng)、備份系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)、安全措施等都是一個龐大的工作，可以將檔案管理從操作、環(huán)境、保密機(jī)制、目錄管理等分為幾個方面，這幾個機(jī)制相互配合相互聯(lián)系，從而能夠提高事業(yè)單位的信息共享的能力。

3.3 數(shù)字化管理建立好與單位辦公系統(tǒng)的對接

結(jié)合數(shù)字化檔案的優(yōu)點(diǎn)，需要結(jié)合實(shí)際情況制定完善的管理制度，可以從文檔一體化、文檔網(wǎng)絡(luò)安全性、文檔保密、歸檔制度這幾個方面入手，其中，尤為重要的是數(shù)字化信息的安全性，檔案作為一種特殊的文獻(xiàn)資料，有的檔案是公開化的有的則是需要完全保密的，檔案信息數(shù)字化之后，其安全性應(yīng)該高度重視，應(yīng)該從硬件和軟件這兩方面的安全措施抓起，第一，硬件方面，應(yīng)該提高存儲載體本身的質(zhì)量，還應(yīng)該提高載體保存時間，為文件的數(shù)字化存儲做好長期準(zhǔn)備。同時，存儲電子信息的磁盤或者其他載體介質(zhì)應(yīng)該有專人看管，能夠保證電子信息檔案不會因?yàn)槿藶橐蛩鼗蛘咂渥陨聿槐匾脑蚨鴪?bào)廢，同時應(yīng)該做好電子信息的備份防止意外情況的發(fā)生。第二，軟件方面，需要通過設(shè)置權(quán)限以及密碼這種安全措施進(jìn)行控制從而降低安全風(fēng)險(xiǎn)，能夠使電子信息能夠不被人為破壞、非法入侵，從而能夠有效的達(dá)到電子信息的安全性。

3.4 建立可靠的信息支持系統(tǒng)

做好檔案數(shù)字化管理工作，保證能夠高效、安全、持續(xù)穩(wěn)定的運(yùn)行下去，硬件、軟件都起著不可替代的作用，同時，可靠的信息支持也起著極其重要的作用。第一，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有較好的升級能力，系統(tǒng)擁有較好的升級能力能夠極大的提高、完善系統(tǒng)功能，擁有較好的升級能力的前提即通過光纖來連接存儲系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的存儲容量可以通過增加擴(kuò)展模塊來實(shí)現(xiàn)，同時，存儲系統(tǒng)應(yīng)該具備較高的可擴(kuò)展性，能夠進(jìn)行在線擴(kuò)容，從而能夠?qū)崿F(xiàn)較好的保護(hù)功能，從而達(dá)到較好的管理效果。第二，系統(tǒng)應(yīng)該具備較好的可靠性和良好的性能，數(shù)字化檔案系統(tǒng)的可靠性和性能在檔案管理中發(fā)揮著極其重要的作用，直接關(guān)系著檔案管理工作的成效，因此，要意識到數(shù)字化檔案管理可靠性和性能的重要性及其不可替代的地位，所以，采用的存儲系統(tǒng)在硬件和其結(jié)構(gòu)能夠保證整個系統(tǒng)安全有效的運(yùn)行，同時硬件需要保證整個系統(tǒng)的連續(xù)性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)可以根據(jù)不同用戶的需求進(jìn)行設(shè)置數(shù)據(jù)的保密性或者共享從而提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

篇7

【關(guān)鍵詞】聲像檔案；管理；數(shù)字化建設(shè)

聲像檔案具有較高的特殊性、形象性、客觀性及交流性等特點(diǎn)，是一個集合了聲音、文字、圖像等多種信息的集合體，一張簡單的照片，一段并不長的錄像，很有可能會起到大段文字都無法替代的作用。但是，在檔案的管理中，聲像檔案又往往容易被人們所忽視。我們結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際情況，對現(xiàn)有的管理聲像檔案中所出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論，并對其進(jìn)行數(shù)字化管理的必要性及主要措施做出分析與探討，以期使其得到更好的保護(hù)，在醫(yī)院未來的發(fā)展中發(fā)揮出更大的價值。

一、醫(yī)院中的聲像檔案數(shù)字化的必要性

在傳統(tǒng)的醫(yī)院聲像檔案管理當(dāng)中，由于年限、技術(shù)等因素的制約，導(dǎo)致檔案極易報(bào)廢或損毀，從而失去其重要的使用價值，與此同時也給管理方面的工作帶來巨大的影響。而且在進(jìn)行對聲像檔案的管理工作時，還要對灰塵、溫度等多方面的影響因素進(jìn)行有效的控制，而這些都離不開大量存儲設(shè)備的購入。此外，聲像檔案中的磁介質(zhì)信息載體的穩(wěn)定性差，在保存的過程中可能會極大地影響資料的質(zhì)量。并且隨著使用次數(shù)的增多，聲像檔案的磨損也會隨之加重，可能會導(dǎo)致無法使用等問題。而且聲像檔案還有需求空間大、手工檢索較難等諸多缺點(diǎn)。在這些問題的影響下，就要求我們加快對于聲像資料數(shù)字化的管理腳步。推進(jìn)數(shù)字化管理可以有效地節(jié)約空間，利用移動硬盤、光盤等作為有效的存儲工具，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲甩在身后。而且數(shù)字化建設(shè)還能更加方便相關(guān)人員對于相關(guān)影像資料的查閱和下載，使檔案資源的共享得到了推動，也提高了聲像檔案的管理質(zhì)量與效率。

二、現(xiàn)有的聲像檔案管理中存在的問題

在醫(yī)院的聲像檔案管理中，雖然比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更加方便快捷，但仍然存在著許多的問題。首先，由于聲像檔案的相關(guān)制度都不夠完善，歸檔率也偏低。聲像資料一般都是在宣傳科或辦公室進(jìn)行生成整理，對于日常的活動資料拍攝及錄像都是上述科室準(zhǔn)備好后，定期地上交歸檔，若是在此期間生成資料的部門對此事不重視或是較忙，則可能會使歸檔率和檔案的質(zhì)量難以保證。其次，很多檔案管理人員本身專業(yè)素質(zhì)不夠，這也對其管理質(zhì)量與工作開展造成了較大的影響。而檔案的相關(guān)管理者對其開發(fā)利用意識淡薄，導(dǎo)致許多檔案雖有開發(fā)價值卻無人問津，發(fā)揮不了其自身的作用。除此之外，我國現(xiàn)有的聲像檔案的開發(fā)利用以及管理的手段也都相對落后，亟待提高。

三、關(guān)于數(shù)字化的具體管理辦法

醫(yī)院的聲像檔案按照其內(nèi)容大致分為照片檔案、錄音檔案及錄像檔案。對于照片檔案，我們應(yīng)首先將其通過掃描的方式轉(zhuǎn)化為電子的形式。照片長期處于空氣中或者保養(yǎng)不當(dāng)則會出現(xiàn)發(fā)霉、失真失色等問題，而轉(zhuǎn)化為電子版則能避免上述問題的發(fā)生。若是對于一些已經(jīng)有破損殘缺的老舊照片，也可使用Photoshop等相關(guān)的圖像處理軟件進(jìn)行適當(dāng)?shù)男迯?fù)，爭取使其恢復(fù)原貌。對于錄音錄像形式的影像檔案，也應(yīng)用相關(guān)軟件進(jìn)行處理、播放以及錄制，克服傳統(tǒng)保存方法的弊端。而在進(jìn)行錄像采集時，我們也應(yīng)采用不同的處理方式對于不同的載體來進(jìn)行不同的管理。對于聲音類的聲像檔案。在其轉(zhuǎn)換數(shù)字化之前，我們應(yīng)當(dāng)采用各種科學(xué)手段對其進(jìn)行剪切壓縮，并集中化管理，必要時采用合適的軟件來進(jìn)行聲像采集等輔助制作，以保證質(zhì)量。需要足夠的儲存空間也是檔案數(shù)字化重大特點(diǎn)之一。這個空間并非實(shí)實(shí)在在的空間，而是足夠容納這些資料數(shù)據(jù)的虛擬空間。并且對于相關(guān)的聲像檔案一定要完成備份，可以采用硬盤或是刻錄光盤等各種方式，避免由于網(wǎng)絡(luò)等客觀原因?qū)е碌牟豢深A(yù)測的風(fēng)險(xiǎn)而造成損失。此外從還應(yīng)設(shè)置索引目錄等，方便大家搜索與讀取。最后，還應(yīng)重點(diǎn)注意安全問題，防止病毒的入侵與損壞。一些重要的資料應(yīng)設(shè)置分級密碼，防止其惡意泄露。

四、結(jié)語

聲像檔案是一個單位發(fā)展的重要見證，醫(yī)院的聲像檔案見證著一個醫(yī)院的歷史發(fā)展，能給醫(yī)院的管理提供重要的依據(jù)，因而，對其的檔案管理工作與保護(hù)工作都不容忽視?，F(xiàn)如今數(shù)字化信息化的不斷發(fā)展，也為這些聲像資料有效地管理提供了良好的契機(jī)。充分地利用現(xiàn)有的數(shù)字化技術(shù)，加快實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以有效地使醫(yī)院的發(fā)展得到推動，使其更地為醫(yī)院的科研、醫(yī)療等工作提供服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊曉光.淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與經(jīng)營決策學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,2016:1.

[2]羅娟,符峰釗,易懷升,高源.淺談醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理[J].蘭臺世界,2014(S3):132-133.

[3]羅娟,高江苓,符峰釗,易懷升,高源.醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化管理[J].醫(yī)院管理雜志,2014(05):439-441.

[4]葛書文.醫(yī)院聲像檔案管理與利用芻議[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009(19):231-232.

篇8

【關(guān)鍵詞】社保檔案；作用；數(shù)據(jù)化管理；必要性；保障措施

社會檔案管理工作包含的種類非常多，主要是依據(jù)不同的適用范圍及管理內(nèi)容進(jìn)行劃分。對民生檔案而言，社保檔案是其重要組成部分，主要是記錄參保單位和個人的參保情況，同時也是維護(hù)參保者社會保險(xiǎn)權(quán)益的重要依據(jù)，對社會個人以及我國社會保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。同時我國對社會保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度不斷加大，并頒布了專門的社會保險(xiǎn)制度，投保人數(shù)急劇增加，對社保檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。我國數(shù)字化技術(shù)不斷成熟，其應(yīng)用范圍也不斷擴(kuò)大，在社保檔案管理工作中推行數(shù)字化管理是推進(jìn)管理工作發(fā)展的必然趨勢和要求。

一、社會保險(xiǎn)檔案管理工作的作用分析

（一）社會保險(xiǎn)檔案信息具有重要的使用價值和參考價值。社會保險(xiǎn)檔案管理具體而言就是對參保單位和個人參保情況的詳細(xì)記錄，主要有個人的文字信息、數(shù)據(jù)圖表以及參保單位的詳細(xì)資料。社會保險(xiǎn)檔案管理信息具有較強(qiáng)的真實(shí)性、專業(yè)性，能夠真實(shí)有效地反映個體和單位的參保情況，可以直接作為原始信息資源被參保單位或個人使用，同時也是社會個體享有社保福利的重要依據(jù)，社保檔案管理信息具有較高的使用價值和參考價值。

（二）社會保險(xiǎn)檔案管理工作是社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。近些年來，我國不斷加大對社會保險(xiǎn)事業(yè)的投入力度，而與其相關(guān)的社會保險(xiǎn)檔案管理工作也日趨完善和規(guī)范化。我國針對社會保險(xiǎn)檔案管理工作制定了具體的法律法規(guī)，對社保檔案管理年限進(jìn)行了具體的規(guī)定，并且細(xì)化社會保險(xiǎn)檔案管理材料，針對不同類型、不同項(xiàng)目的參保人，實(shí)行差別收費(fèi)。這在很大程度上說明了我國對社會保險(xiǎn)事業(yè)的重視力度，并且其配套服務(wù)也日趨完善和規(guī)范，正確認(rèn)識了社會保險(xiǎn)檔案管理工作對社保工作開展的重要性和必要性。

二、社保檔案管數(shù)字化管理的必要性分析

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國對民生事業(yè)的投入力度不斷加大，社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量大幅增長，而與之配套的社保檔案管理的工作量也急劇增加，對社保檔案管理工作提出了更高的要求。社保檔案管理工作是社保事業(yè)開展的基礎(chǔ)，它貫穿于社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的全過程，保障社保工作順利進(jìn)行。同時隨著社保檔案管理工作量的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社保檔案管理工作的需要，建立一套高效率、規(guī)范化、容易儲存和利用的社保檔案管理信息系統(tǒng)迫在眉睫。就當(dāng)前而言，社保檔案實(shí)行數(shù)字化管理極大地提高了工作效率，使社保檔案信息的使用、儲存以及查詢都更加地方便快捷。

三、社保檔案數(shù)字化管理構(gòu)建的保障措施

社保檔案具有較高的社會使用價值，對我國民生事業(yè)的順利發(fā)展具有重要作用。相關(guān)政府部門應(yīng)正確認(rèn)識到社保檔案管理的重要性，不斷加大對社保檔案的管理力度，使其為我國民生政策的制定提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。并且我國已經(jīng)全面進(jìn)入信息化社會，信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中也得到充分的利用，極大地提高了我國檔案管理工作效率。因此社保檔案數(shù)字化管理的構(gòu)建符合檔案管理工作的發(fā)展要求，下文將對社保檔案的數(shù)字化管理的實(shí)行提出具體的幾點(diǎn)保障措施。

（一）加大對社保檔案管理的投入力度。社保檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建是在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上實(shí)行的，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備。因此相關(guān)部門一定要加大對社保檔案管理的投入力度，為數(shù)字化管理體系的實(shí)行奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。只有有了充足的活動資金，才能合理配置社保檔案的管理部門，配備足夠的檔案管理人員，為社保檔案數(shù)字化管理奠定組織基礎(chǔ)。

（二）建立完善的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范措施。檔案的數(shù)字化管理所生成的電子信息，既然和網(wǎng)絡(luò)相連接，就存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，這種風(fēng)險(xiǎn)不是主觀的，而是客觀存在的。社保檔案管理者要樹立風(fēng)險(xiǎn)觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防計(jì)劃。所以，要在檔案實(shí)施數(shù)字化管理全面分析的基礎(chǔ)上，積極地制定詳盡的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，盡最大努力把風(fēng)險(xiǎn)掌控在一定范圍之內(nèi)，并且及時發(fā)現(xiàn)和消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，切實(shí)提高社保檔案數(shù)字化管理體系的安全性與可靠性。

四、結(jié)語

綜上所述，社保檔案是我國民生檔案管理的重要組成部分，直接關(guān)系到參保民眾的社會福利，同時也是我國社會保險(xiǎn)事業(yè)順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)，對我國民生事業(yè)的發(fā)展也具有重要的促進(jìn)作用。近些年來，隨著社會保險(xiǎn)事業(yè)的不斷發(fā)展，社保檔案管理工作迎來新的挑戰(zhàn)，變革傳統(tǒng)的管理方法和管理模式迫在眉睫。社保檔案管理相關(guān)單位應(yīng)積極引入信息化技術(shù)，推行數(shù)字化社保檔案管理，提高社保檔案管理工作效率，為我國社會保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

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[3]姜華.新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的探究[J].決策與信息（下旬刊），2016（5）：223.

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[關(guān)鍵詞]房地產(chǎn)　檔案　產(chǎn)權(quán)　數(shù)字化管理

[中圖分類號]F28

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A

[文章編號]1009-5349(2010)09-0048-02

近幾年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的管理正在漸漸深入到高科技領(lǐng)域以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)。通過網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息登記查詢、收集測繪、整理管理的現(xiàn)代化模式。很大程度上產(chǎn)生、發(fā)展了房產(chǎn)檔案管理新模式?，F(xiàn)在已經(jīng)逐漸向現(xiàn)代先進(jìn)高技術(shù)手段過渡的檔案化管理摒棄了最初的檔案管理以人工管理為主的傳統(tǒng)手段。檔案數(shù)字管理化，房產(chǎn)檔案的相關(guān)內(nèi)容的錄入整理是現(xiàn)階段的主要手段，它進(jìn)行一體化管理在檔案信息管理系統(tǒng)中采用編排目錄，通過編排的目錄進(jìn)行全文檢索，把全部文字信息、圖像信息及其他相關(guān)登記信息全部編寫于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而實(shí)現(xiàn)查詢方便、安全、快捷、保存期限長、內(nèi)容完整性好、檔案利用不受時間、空間的限制等優(yōu)勢。使檔案圖文信息的全方位查閱、管理得到了更進(jìn)一步的效果。

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化權(quán)屬管理的內(nèi)客

數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理內(nèi)容，包括以下幾個方面：

(一)數(shù)字化目錄的編寫規(guī)則

數(shù)字化目錄的編寫規(guī)則是編制檢索工具的工作，指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)對歸檔的房地產(chǎn)權(quán)屬文件材料進(jìn)行等級的劃分、全面的分類，以及相關(guān)的事項(xiàng)。數(shù)字一體化檔案對目錄的管理內(nèi)容包括以下幾個方面：

第一，系統(tǒng)權(quán)限的設(shè)置要更加人性化，更加合理化，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，電子目錄數(shù)據(jù)是搜索、查詢檔案資料的惟一途徑，根據(jù)要查找內(nèi)容的種類、類型，電子目錄應(yīng)能正確地判斷是否允許用戶進(jìn)入。

第二，要保障有完整的檔案目錄，工作人員可以根據(jù)實(shí)際的應(yīng)用需要生成檔案目錄表，快速查詢某一卷某一種類型檔案資料(宗)產(chǎn)權(quán)登記的資料，或查詢某一卷(宗)產(chǎn)權(quán)登記的資料，通過編排的編目，可以簡單、安全、快速查閱。

第三，檔案的統(tǒng)計(jì)管理要加以完善，對不同類型的檔案做出數(shù)字化的整理是檔案統(tǒng)計(jì)的一種方法。對檔案管理人員檔案管理做出及時有效的對策，都是有一定幫助的。

(二)檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化

網(wǎng)絡(luò)一體化(包括局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng))應(yīng)用是房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理和利用的主要形式，也體現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確、安全的方式。實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化解決了以往利用檔案的諸多不便，如果我們能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)一體化，我們才能及時為房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)規(guī)劃、房屋買賣、住房制度創(chuàng)新、城市策劃管理、城市建設(shè)等各項(xiàng)工作提供保障服務(wù)。真正體現(xiàn)檔案數(shù)字化的各種優(yōu)勢，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。這些功能的實(shí)現(xiàn)，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的利用程度，為資源的利用提供了更大的空間。

(三)數(shù)字化檔案的生成

根據(jù)《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》，數(shù)字化檔案過程即指房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集、登記、整理和歸檔。有三種屬于建檔范圍內(nèi)的文件材料，如下：

第一種是房產(chǎn)登記申請書、收件收據(jù)存根。權(quán)屬變更登記表、房地產(chǎn)狀況登記表、房地產(chǎn)勘測調(diào)查表、墻界表、房屋面積計(jì)算表、房地產(chǎn)登記審批表、房屋滅籍申請表，房地產(chǎn)稅費(fèi)收據(jù)存根等。都是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記工作中形成的各種建筑范圍內(nèi)的文件材料；

第二種是房地產(chǎn)權(quán)登記確權(quán)、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更及轉(zhuǎn)移、房地產(chǎn)權(quán)利人、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等有關(guān)的屬于建檔范圍內(nèi)的文件材料：

第三種是房屋屬界定位置圖及其所占用的土地使用權(quán)：房地產(chǎn)分幅平面圖、分層分戶平面圖、分丘平面圖等。

這些文件材料掃描建檔中管理人員必須加以輔助的工作，輔助工作融合到實(shí)物檔案的人工整理歸檔的過程中，因?yàn)轫撁婕垙埡癖?、大小、紙質(zhì)均不一致；可以直接轉(zhuǎn)換為位圖格式存儲，有分丘平面圖、分幅平面圖、分層分戶平面圖，已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)繪圖。如直接存儲矢量圖，查閱時還需要安裝專門的工具軟件，并且歸檔后的資料已不能修改，不利于檔案的方便利用，保留矢量圖已無必要；對于超大頁面，可以采用低成本的數(shù)字照相方式，或工程掃描儀掃描。

檔案掃描過程與目錄管理實(shí)現(xiàn)無縫連接，省去為文件取名、建立對應(yīng)關(guān)系等多余步驟，提高建檔效率。提高建檔效率在檔案數(shù)量龐大的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門具有特別重大的意義，即使每頁的掃描建檔時間只節(jié)約幾秒，最終對整個工作進(jìn)度的影響可能是幾個月，甚至上年。掃描圖像的存儲有兩種方式：文件方式和數(shù)據(jù)庫方式，文件方式雖然簡單易于實(shí)現(xiàn)，但在檢索效率和安全性方面都得不到保障，只適合于速度、安全性要求不高的小型檔案庫。即使采用數(shù)據(jù)庫方式，當(dāng)檔案數(shù)量大時，如幾十萬卷檔案的記錄數(shù)就有幾百萬，方案設(shè)計(jì)時應(yīng)注意選擇高性能、大容量的存儲系統(tǒng)。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理的基本原則

數(shù)字化檔案是一種安全又快捷的檔案管理形式，比普通檔案管理有很大的管理優(yōu)勢。解決了以往利用檔案的諸多不便，可以使檔案利用不受時間和空間的限制，可同時多人多次使用，不會有所沖突。

(一)數(shù)字化產(chǎn)權(quán)檔案管理的基礎(chǔ)是全程化管理的重要部分

建立一個完整的管理體系，對數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的整個生命周期從產(chǎn)生到永久保存或銷毀進(jìn)行全程管理，這個過程稱之為全程管理。這是基于信息技術(shù)而建立的數(shù)字化檔案管理理念，以實(shí)現(xiàn)整個系統(tǒng)(軟、硬件及信息)資源的最大共享和最大效益，其中包括檔案管理的規(guī)則、方法質(zhì)量的要求以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統(tǒng)籌兼顧的全局調(diào)控。

(二)實(shí)施數(shù)字化權(quán)屬檔案的安全性是基礎(chǔ)保障

系統(tǒng)軟件或硬件免受人為破壞和自然災(zāi)害的能力稱之為安全性，安全性保障應(yīng)從制度著眼，技術(shù)手段著手，也可以指防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密。合理設(shè)置用戶權(quán)限，健全安全保密制度，堅(jiān)持定期數(shù)據(jù)備份。

(三)數(shù)字化權(quán)屬檔案存在的意義是真實(shí)性

真實(shí)性指檔案仍然保持其真實(shí)性、可理解的方式輸出在經(jīng)過存儲、傳統(tǒng)、壓縮、加密等處理之后。保障檔案的真實(shí)性措施應(yīng)貫穿于全部管理工作的始終，如不能保證檔案的準(zhǔn)確檢索查閱利用，數(shù)字化檔案也就失去了存在的價值。要統(tǒng)一數(shù)字檔案的一般程序，文件無論如何變化和存儲信息，都必須保證其真實(shí)性，必須與原文檔相符。

三、關(guān)于房產(chǎn)管理部門建立數(shù)字化權(quán)屬檔案的一些合理化意見

房地產(chǎn)管理現(xiàn)代化的重要組成部分包含了權(quán)屬檔案的數(shù)字一體化管理，目前處于初始起步階段的權(quán)屬檔案的數(shù)字一體化管理，及相關(guān)實(shí)際情況有幾點(diǎn)合理意見，如下：

第一點(diǎn)：國家檔案局已就電子文件檔案制定了規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化應(yīng)當(dāng)建立合理化的統(tǒng)一規(guī)則。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特別性決定了其管理的獨(dú)特性，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特別性決定了其管理的獨(dú)特性，為全國性電子文件管理提供了普通管理標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前已經(jīng)建立了權(quán)屬數(shù)字化檔案的地方由于種種原因，沒有制定出統(tǒng)一的合理化標(biāo)準(zhǔn)，有的在建設(shè)過程中還處于摸索階段，在實(shí)際應(yīng)用中也不是很理想。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)制定出一套適合于房地產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此，各地的權(quán)屬檔案現(xiàn)代化工作的規(guī)范和指導(dǎo)應(yīng)加以重視。

篇10

[關(guān)鍵詞]檔案信息 數(shù)字化 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換

中圖分類號：N9211 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化本質(zhì)就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達(dá)的數(shù)字、數(shù)據(jù)，再將這些數(shù)字、數(shù)據(jù)按照一定的數(shù)字化模型轉(zhuǎn)換為一系列計(jì)算機(jī)可以識別的二進(jìn)制代碼，從而可以通過計(jì)算機(jī)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數(shù)字化的基本過程。檔案數(shù)字化無疑就是將存儲于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，在信息化技術(shù)日益發(fā)展的今天，檔案數(shù)字化也隨之迅速發(fā)展起來。事實(shí)上，各種原始的檔案資料數(shù)字化具有技術(shù)的可行性，在我們描述信息的二進(jìn)制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實(shí)際事物的差別。

檔案是人們處理事務(wù)過程中遺留下來的副產(chǎn)品，它使人們進(jìn)行社會實(shí)踐活動附帶的產(chǎn)物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結(jié)果。盡管不能機(jī)械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實(shí)性是其本質(zhì)屬性。

檔案信息數(shù)字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點(diǎn)、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數(shù)字化與非數(shù)字化的界限，按照科學(xué)合理的方案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

二、檔案管理數(shù)字化的目標(biāo)

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內(nèi)容、形式、特征看，檔案是真實(shí)可靠的，具有法律效力；另一種是情報(bào)信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內(nèi)容來看，檔案信息可供各項(xiàng)工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現(xiàn)在真實(shí)的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現(xiàn)實(shí)中的信息完全數(shù)字化的優(yōu)勢，在于其強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優(yōu)先的前提下數(shù)字化是必須的工作。而對檔案的數(shù)字化處理必須結(jié)合其檔案利用的特點(diǎn)與數(shù)字化的優(yōu)勢，找出一個最好的結(jié)合點(diǎn)。

因此，我個人認(rèn)為檔案管理信息化的目標(biāo)是在保證檔案原始憑證性、真實(shí)性、安全性的前提下，利用數(shù)字化的優(yōu)勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴(kuò)展其服務(wù)功能特別是數(shù)據(jù)挖掘功能。

三、檔案管理的數(shù)字化現(xiàn)狀與問題研究

現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)大部分基于關(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案的編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、出借等日常管理，其本質(zhì)是在原有的檔案管理體系上附加了計(jì)算機(jī)軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當(dāng)前現(xiàn)狀而言，檔案管理數(shù)字化工作面臨著一些問題。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.檔案管理數(shù)字化的界限問題

檔案中哪些內(nèi)容數(shù)字化、哪些內(nèi)容以原始的內(nèi)容保存或者二者都進(jìn)行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設(shè)備將其內(nèi)容全部數(shù)字化。

2、檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)問題

檔案信息數(shù)字化無相關(guān)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，不同檔案部門數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)格式不統(tǒng)一，盡管可以通過大量元數(shù)據(jù)來克服這樣不一致的問題，但不利于網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數(shù)字化信息的管理問題

工作不協(xié)調(diào)，數(shù)字化過程與對數(shù)字化信息的管理不能同步進(jìn)行，所有原始材料的數(shù)字化雖然技術(shù)上容易實(shí)現(xiàn)，但是對于較大型的檔案管理部門數(shù)字化將是漫長的工作，即使完全數(shù)字化了，將會涉及大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的檢索、轉(zhuǎn)存及管理。如果相應(yīng)的檢索和驗(yàn)證管理軟件跟不上的話會使問題復(fù)雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數(shù)字化信息的安全性問題

數(shù)字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數(shù)字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復(fù)制是一個十分復(fù)雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全技術(shù)，單從技術(shù)特征來說要解決的問題是數(shù)據(jù)的完整性、保密性和可用性，涉及的技術(shù)包括數(shù)據(jù)加密與數(shù)字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導(dǎo)致加密密鑰的管理變的十分困難，因?yàn)槊荑€安全性不僅在于計(jì)算的復(fù)雜性，而且還在于不斷更新，而數(shù)字水印技術(shù)在一定程度上必然導(dǎo)致原始數(shù)字信息的失真，從而進(jìn)一步破壞檔案的原始憑證。

以上數(shù)字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細(xì)分析，事實(shí)上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分?jǐn)?shù)字化、哪些內(nèi)容不數(shù)字化不是十分明確。

四、檔案管理的數(shù)字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內(nèi)一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達(dá)到其所要求的效率。因此，數(shù)字化的作用在于提高利用效率的同時，擴(kuò)展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴(kuò)展其分析價值，通過對以前檔案資料的統(tǒng)計(jì)分析及信息挖掘?yàn)闆Q策未來提供必要的支持

在實(shí)現(xiàn)了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本外延信息計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)上，我們可以將進(jìn)一步的檔案內(nèi)容數(shù)字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程，一種是以分析應(yīng)用為主要需求的數(shù)字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應(yīng)用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現(xiàn)，因?yàn)槠浯鎯?、檢索與安全維護(hù)的代價是巨大的，況且對大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用會增加檔案利用的復(fù)雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學(xué)的。

所以，以分析應(yīng)用為主的數(shù)字化實(shí)現(xiàn)才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代信息技術(shù)擴(kuò)展其利用價值，通過對其以前的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，從而為決策分析提供服務(wù)。在此前提下應(yīng)該建立檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、原始檔案材料三級管理與應(yīng)用模式。

1.檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是對檔案材料存在與利用信息的數(shù)字化及管理系統(tǒng)，具體數(shù)字化及管理的內(nèi)容主要包括：檔案的實(shí)物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統(tǒng)計(jì)信息等。

2、數(shù)據(jù)倉庫

與事務(wù)處理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不同，數(shù)據(jù)倉庫是從多個數(shù)據(jù)源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導(dǎo)向的、長期積累的且內(nèi)容不頻繁更換的數(shù)據(jù)集合。采用數(shù)據(jù)倉庫的技術(shù)，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復(fù)制集中到一個數(shù)據(jù)庫中，形成一個資源信息中心。

由于數(shù)據(jù)倉庫不常被修改，也不用于通常的事務(wù)處理，只是用于查詢、數(shù)據(jù)挖掘、分析，因此其一定程度的數(shù)據(jù)冗余是允許的。另外，數(shù)據(jù)倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應(yīng)用要求的。

基于數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)的單向流動保證了數(shù)據(jù)的安全性，分布于各個檔案部門的數(shù)據(jù)單向地轉(zhuǎn)儲到數(shù)據(jù)倉庫中可以在兩方面保證數(shù)據(jù)的安全性，即使從數(shù)據(jù)共享的角度來看，作為數(shù)據(jù)倉庫的用戶來說，本質(zhì)上只有只讀權(quán)限，堵塞了數(shù)據(jù)的安全漏洞。

建立數(shù)據(jù)倉庫時，數(shù)字化的內(nèi)容并不需要所有的原始檔案材料，而可以是能反映原始檔案信息內(nèi)容與作用的摘要信息。它既能夠作為查詢與信息共享的數(shù)據(jù)源，又可以作為數(shù)據(jù)挖掘從而進(jìn)行決策分析的數(shù)據(jù)源。