導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應(yīng)各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務(wù)之急。當前要在加強全員計算機知識培訓(xùn)的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設(shè)計程序，能夠開發(fā)軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

篇2

目前階段的電子計算機技術(shù)在人們生活和工作當中的作用越來越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計算機的應(yīng)用層面越來越廣泛，這一點為人們的生活與工作帶來了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長。就目前的信息化時代而言，最為先進的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對于企業(yè)的發(fā)展和進步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲的過程當中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對相關(guān)的風險進行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預(yù)防風險的措施研究

深入并且細致的對預(yù)防風險的措施方案進行研究和分析，是開展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項重要的工作步驟。防患于未然，是避免風險的最為有效的措施方案，而提前性的對存在的風險進行防范，則可以使得風險的代價降至最低。首先，需要建立起嚴格的限制權(quán)限，各個級別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進行工作，并且使用檔案。同時，還需要進行逐級別的審批，保證審批工作的嚴格與可靠，進行工作權(quán)限的認定，注意針對信息進行管理和保存。最后，則是需要針對使用的規(guī)范，對使用的權(quán)限進行確認，對備份的文件進行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過程當中，也需要對其安全性進行研究與探討，避免錯誤的操作、避免外界的干擾對操作造成不利的影響。對于整個檔案信息的使用過程，進行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。

2. 避免風險的措施研究

針對檔案的風險避免，需要從以下幾個方面做起：

（1）加強最新技術(shù)的獲取，同時全面的保證安全的可靠性。在計算機時代當中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風險，最為有效的方式，就是針對技術(shù)進行創(chuàng)新，只有通過這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護。首先，需要對加密的技術(shù)進行提升，分級別、分層次的對檔案信息進行加密處理，同時保證密碼不會在一定的時間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進行風險的防范。其次，還需要對適合的檔案軟件進行制定，選擇最佳的軟件進行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級別以及訪問的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過程當中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標準，同時避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實踐的工作當中加強工作人員的安全管理意識以及檔案管理的能力，這一點對于當前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風險的防范必須要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對于電子信息檔案的使用過程之中出現(xiàn)的風險問題，也需要做到及時的發(fā)現(xiàn)和及時的處理，針對在計算機維修時期之內(nèi)的風險，有關(guān)的企業(yè)還需要重點的注重對于可能存在的風險進行防范和控制，采取一系列主動的措施方案進行應(yīng)對。尤其是對于當前階段安全信息異常敏感的時代而言，還需要采取必要的、有針對性的并且切實可行的防范措施進行風險的控制和管理。

3. 分散風險的措施研究

根據(jù)上文的詳細闡述和分析，可以對現(xiàn)階段檔案信息管理過程當中預(yù)防風險的措施技術(shù)以及避免風險的措施方案有著全面的了解和細致的掌握。接下來，將針對分散風險以及評估風險的措施進行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

將檔案信息管理的風險降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實質(zhì)，是對風險進行分散，并且將風險轉(zhuǎn)移至其他的地方，達到降低風險的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對配置的基本模式進行修改，并且購買相關(guān)的保險、外包至其他的機構(gòu)等等，都可以達到分散風險的目的和效果，并且這一手段方式也是未來對于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過這樣的方式，可以使得檔案的風險變得更加簡單化，對于原來的電子信息進行必要的改進，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評估風險的措施研究

針對風險進行評估，是非常有效的降低風險的方式和技術(shù)，一旦風險發(fā)生，如何對風險進行評估，并且如何將風險所導(dǎo)致的損失降至最低，同時找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項重點性的工作。針對風險進行評估的基本目的，是全面的保證風險的控制計劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實施的基礎(chǔ)之上，全面的針對風險所帶來的影響進行分析和研究，并且對其后果進行探討，是非常有必要的。對風險所帶來的成本的損失進行探析，同時對檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當中，部分檔案的管理者認為電子信息檔案的操作是無危險性和風險的，所以，這樣的觀點就為風險管理工作帶來巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時刻的提醒自己，對于風險進行評估和防范，并且采取切實可行的措施手段，對風險進行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個細小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴格的監(jiān)督控制。最后，在風險評估的工作過程當中，還需要對安全意識進行提升，對于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時的進行處理，保證在風險發(fā)生之時，將其所帶來的危害降至最低。

5. 結(jié)束語

綜上所述，根據(jù)對電子信息檔案的風險管理與控制進行全面的分析和研究，從實際的角度出發(fā)，深入并且細致的對具體的風險控制和防范的措施方案，進行了深層次的論述，同時，對于分散風險的方式、評估風險的方式技術(shù)等，都進行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進一步的為有關(guān)工作的開展與進行，奠定堅實的理論基礎(chǔ)。

參考文獻

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[關(guān)鍵詞]單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號]G275 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國單位檔案管理工作均面臨重要的改革問題，對于單位檔案管理人員來講，必須結(jié)合當前時展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。 

1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性 

檔案中詳細記錄著單位的日常工作，對于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對于檔案管理來說，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲信息，顯著降低信息存儲占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來，并能及時依照實際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲的準確性。最后還能隨時進行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國單位檔案管理中的弊端 

我國當前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風險。還有些工作人員只會上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來嚴重損失。從這一點上來看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識，加大對檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點分析的是電子檔案安全問題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個原因則是技術(shù)問題。一些單位不能與時俱進，電子存儲設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲破壞問題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計算機應(yīng)用中，沒有及時更新軟件，也會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對電子檔案管理中存在的各種問題，一方面需要提高管理人員的安全意識，另一方面需要加強電子檔案的設(shè)備管理，及時更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。 

3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略 

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要工具之一，基于當前經(jīng)濟發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng) 

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對檔案管理工作人員實際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴格遵循學(xué)以致用的基本原則。對于單位來講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習機會，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對于單位來講，則需要實現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實相關(guān)責任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認識到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進電子檔案管理的發(fā)展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識，還涉及很多其他學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識，因此，在培訓(xùn)過程中不僅要重視對工作人員的管理專業(yè)知識培訓(xùn)，還要注重對其他學(xué)科知識的攝取，促進其知識面的更新。另外，新形勢下培訓(xùn)的重點應(yīng)該是加強工作人員科技知識學(xué)習。隨著計算機技術(shù)運用到檔案管理工作中，對工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運用，難以滿足新形勢下檔案管理工作的要求，因此，必須加強培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過計算機管理檔案資料庫房 

在檔案資料管理中，可以加大計算機技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計算機技術(shù)在庫房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫房管理的安全性。 

3.3 實現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化 

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時也增加了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無法滿足時代需求，在日益增長的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強，對于工作人員來講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動強度大，加之檔案數(shù)量越來越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計算機等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時間。其信息化和智能化的特點，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，使整個檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無誤后即可錄入，并對其實施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 

在檔案管理工作中，想要有效實現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時還能實現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進程中，管理技術(shù)的動態(tài)化發(fā)展，進一步促進了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。 

4 結(jié) 語 

單位需要對自身的檔案管理方式進行不斷優(yōu)化，以滿足時展需求，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅實基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻 

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[5]沈彥.企業(yè)檔案電子化管理存在的問題和解決方法[J].企業(yè)導(dǎo)報，2010（3）. 

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關(guān)鍵詞：電子檔案；網(wǎng)絡(luò)安全；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；計算機技術(shù)；防火墻；防范措施

在我國當前的檔案管理制度中，對于普通的紙質(zhì)檔案的管理工作而言，無論是在制度上還是技術(shù)上都已經(jīng)取得了舉世矚目的成績，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術(shù)以及專業(yè)的管理人員，且通過嚴格的文件調(diào)閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對于電子檔案而言，這一制度卻遠遠無法滿足實際工作要求，沒有制定出詳細的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經(jīng)意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計算機技術(shù)的飛速發(fā)展使得計算機工作機制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對電子檔案安全管理和防范措施進行分析。

一、電子檔案安全管理問題分析

檔案管理所要求的安全問題主要是針對電子檔案的保存而言的，因此安全問題的存在可謂是每個檔案管理人員都必須要重視和應(yīng)對的問題之一。在目前的工作中，我們該如何解決科學(xué)的解決這些問題，使得其中存在的問題都能夠科學(xué)解決，這就必須要從工作意識上給予應(yīng)有重視，體現(xiàn)出電子檔案安全管理的重要性。

1.傳輸安全問題

電子檔案傳輸問題是最為突出的信息安全問題之一，在傳輸?shù)倪^程中因為互聯(lián)網(wǎng)本身是公開的、公眾性的，因此極容易出現(xiàn)信息截取和盜竊現(xiàn)象，甚至的出現(xiàn)修改和偽造，這對于一些高度機密的檔案而言無疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點是傳輸問題。

2、真實性問題

電子檔案在管理的過程中，真實性問題也可謂是最為突出的問題之一，它相比紙質(zhì)檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字都是具備著法律效應(yīng)的，其真實性和合法性都比較容易鑒別和確認；而對于電子檔案而言，由于它本身容易復(fù)制和修改的特點，其真實性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問題。

3.保存安全問題

電子檔案的長期的保存過程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機械的壽命、計算機軟件和硬件設(shè)施的生存環(huán)境，電子計算機平臺的一致性，這些問題的存在嚴重的影響著電子檔案的保存問題，甚至給整個檔案工作開展帶來嚴重的影響。

4、病毒威脅

電子檔案是基于計算機為基礎(chǔ)存在的，它的管理、保存和利用都無法離開計算機這一輔助機械，而計算機本身因為存在病毒或者感染病毒的特征，同時其系統(tǒng)也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。

二、常見的電子檔案安全管理與防范措施

電子檔案的安全可靠運行不僅僅取決于數(shù)據(jù)本身的運行情況，同時也關(guān)系到所有與電子檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)相關(guān)聯(lián)工作的開展。因此，電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機服務(wù)器以及存儲器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進行。

1、防火墻技術(shù)

防火墻是計算機內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與外部公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間的首要屏障，也是最為關(guān)鍵的保護措施。在目前的社會發(fā)展中，無論是辦公計算機還是個人計算機，防火墻技術(shù)都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，它是負責網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的安全認可與辨別的關(guān)鍵所在。在目前的防火墻技術(shù)利用中，不僅需要完成傳統(tǒng)的過濾目的，同時更是要強化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的辨別與安全預(yù)防功能。當今的社會發(fā)展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過程中也逐漸朝著這一方向邁進，逐漸形成了即會話訪問、應(yīng)用協(xié)議、用戶資源分析為一體的綜合性設(shè)置流程，從而保證通過網(wǎng)絡(luò)邊界的會話層能夠得到一定的控制，為整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全打下了堅實的基礎(chǔ)。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個地區(qū)服務(wù)點之間，以及存在不同安全等級的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)劃分等安全訪問控制措施。

2、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進入被保護網(wǎng)絡(luò)之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護，目的是對網(wǎng)絡(luò)侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測系統(tǒng)，即針對網(wǎng)絡(luò)侵入進行監(jiān)測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請求進行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統(tǒng)資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡(luò)進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。

4、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問，嚴重的會造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

三、結(jié)束語

檔案管理的安全管理是全國檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項重要工程，檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的坐守庫房的觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是檔案工作者面臨的一個新的機遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻

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[2].王春森.系統(tǒng)設(shè)計師[M].北京：清華大學(xué)出版社，2001.

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一、安全風險

（一）環(huán)境風險

計算機的磁性載體性能與儲備載體性能容易受到自然環(huán)境的影響，例如：環(huán)境中各因素產(chǎn)生磁場對其進行干擾、環(huán)境溫度的變化對其造成的影響以及自然災(zāi)害導(dǎo)致的影響等，都會導(dǎo)致其性能變質(zhì)，明顯減弱其結(jié)構(gòu)等，最終造成了音、像失真的現(xiàn)象以及數(shù)據(jù)丟失的情況。在醫(yī)院，電子類的病歷檔案的內(nèi)容是十分豐富的，涵蓋的范圍比較廣，每天錄入數(shù)據(jù)與調(diào)出數(shù)據(jù)的數(shù)量非常大，一旦受到干擾，其安全防護工作也將失去其有效性，使其受到很大的損壞，進而造成了巨大的經(jīng)濟損失。

（二）技術(shù)風險

雖然醫(yī)院使用電子類的病歷檔案確保了其工作的便捷性，但是因為信息化科學(xué)技術(shù)本身的漏洞與缺陷也會導(dǎo)致病歷檔案的安全性受到影響，容易出現(xiàn)被非法增刪、竊取和盜用的情況。這些電子檔案都是存儲于計算機系統(tǒng)里面的，基于信息技術(shù)、計算機水平的日益發(fā)展，我們只有對其軟件與硬件進行不斷地更新、設(shè)置具有高級功能的保護程序，才能確保其安全防護工作的有效性。

（三）人為風險

人為風險指的是相關(guān)管理人員、其他的操作人員人為地篡改電子病歷或者人為地破壞電子病歷的情況，一般都是管理工作的疏忽、操作的不規(guī)范以及蓄意的破壞導(dǎo)致的，其中，蓄意破壞情況的發(fā)生是因為相關(guān)操作人員利用電子病歷來謀取利益，使用非正常手段來破壞電子病歷的內(nèi)容、載體或系統(tǒng)等。

二、安全防范的措施

（一）針對環(huán)境風險的防護措施

首先，要做好前端的控制管理工作，這是現(xiàn)代化的一種管理理念，可以促進其管理效率的提升，對其管理功能進行優(yōu)化，把病歷檔案的保存階段、形成階段與銷毀階段等作為整體性的一個過程，即對電子類的病歷檔案進行管理時，要科學(xué)地整合并且系統(tǒng)地分析對其的要求、規(guī)則與目標等，通過前端來實現(xiàn)病歷檔案形成階段涉及到的各項管理功能，提前實施各環(huán)節(jié)及其業(yè)務(wù)的重復(fù)性作業(yè)等，促進其重復(fù)作業(yè)及其滯后作業(yè)的減少，使其工作效率能夠得到最大限度的提升。

其次，做好其安全和風險的評估管理工作。對電子類病歷檔案進行安全風險管理的工作涉及到的面比較多，安全風險無處不在，我們應(yīng)該明確只能盡可能地對其進行有效的控制，無法對其進行消除。因此，對電子類病歷檔案進行安全風險管理的工作時，我們必須堅持風險評估的原則與控制費用的原則。因為對安全風險進行維護工作及其控制措施的實施工作都需要一定的成本作為支撐，與電子類病歷檔案相比，如果這些成本受到損傷的程度更大，就說明對其的控制措施具有較高的不合理性，不適當；我們還要明確，電子類病歷檔案的絕對安全性是無法保障的，所以，我們要有選擇地對其進行安全風險控制，并且做好殘余安全風險的控制工作，使其處于我們的能接受范圍之內(nèi)。對此，要結(jié)合損失的預(yù)期值和實施的成本來考慮安全風險的接受范圍。

（二）針對技術(shù)風險的防護措施

首先，堅持靜態(tài)保護與動態(tài)管理相結(jié)合的原則。明確系統(tǒng)管理的理念與觀念，對于電子檔案的生命周期及其每個活動、階段與要素之間對接的有效性，我們要給予高度的重視，更好地強調(diào)系統(tǒng)的整體性與總體效應(yīng)。做好靜態(tài)風險的管理工作，指的是傳統(tǒng)檔案的安全維護工作，在對傳統(tǒng)檔案進行安全維護的過程中，我們加強對電子檔案及其載體的管理以及對檔案的庫房內(nèi)進行管理等；對動態(tài)風險所進行的管理工作指的是把電子類病歷檔案的管理工作由檔案的庫房內(nèi)慢慢地延伸到其庫房外，重視電子類檔案信息的安全風險管理工作，在這個過程中，相關(guān)管理人員要盡可能地吸收新的安全技術(shù)與防護措施，并對其進行有效的應(yīng)用。堅持靜態(tài)保護與動態(tài)管理相結(jié)合的原則，確保其安全保護網(wǎng)絡(luò)的有效性，使醫(yī)院電子檔案的安全管理工作能夠得到有效的控制。

其次，促進管理實施的全面性與全程性。電子類的病歷檔案應(yīng)該由文件錄入電腦，然后再對其進行統(tǒng)一的銷毀，或者是把它們作為永久性的數(shù)據(jù)信息保存于數(shù)據(jù)庫之中，防止其被隨意地割斷，確保其形成以后整個過程的管理都能夠具有較高的有效性，使每一個環(huán)節(jié)的信息內(nèi)容都能夠保持一致性。管理的全程性指的就是管理實施的全面性與系統(tǒng)性，結(jié)合其管理規(guī)則、操作流程與質(zhì)量控制工作方面的要求出發(fā)，使其所有活動的目標體系、技術(shù)體系以及程序體系等得到積極地構(gòu)建與覆蓋。

（三）針對人為風險的防護措施

病歷檔案的相關(guān)管理人員可以對其內(nèi)容與數(shù)據(jù)進行更改，并且權(quán)限不同的相關(guān)管理人員等也可以調(diào)取電子病歷與更改電子病歷，在這個過程中，人為操作不可避免。所以，我們要做好相關(guān)管理人員的素質(zhì)加強工作，使他們具有良好的職業(yè)道德，增強其對外來誘惑的抵御能力。對此，我們首先可以對病歷檔案的相關(guān)管理人員進行培訓(xùn)，并且加大力度，組織他們學(xué)習相應(yīng)的法律法規(guī)與專業(yè)知識，提升他們的專業(yè)素質(zhì)與政治素質(zhì)；其次，做好與各大醫(yī)院之間的人員交流工作，促進復(fù)合型人才的引進

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關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；風險管理；信息安全管理體制；不安全因素 文獻標識碼：A

中圖分類號：G276 文章編號：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以計算機磁盤為基礎(chǔ)對信息進行儲存是電子檔案的基本特點，在相互關(guān)聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)體系下形成了電子檔案的巨大集合。在此過程中涉及到的形式主要有磁盤和磁帶以及光盤等，而主要的表現(xiàn)形式則主要包括文字、數(shù)字、圖表及圖畫等多種形式。上述電子檔案不但可以儲存于上述多種介質(zhì)中，也可以儲存于云端網(wǎng)絡(luò)空間。對于電子檔案來說，其自身具有極強的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒體繼承及信息和載體的分離等多種優(yōu)勢。而電子檔案雖然具有較大優(yōu)勢，但是自身也存在一定的風險。基于此，必須不斷加強電子檔案安全管理和風險防范的研究。

1 加強檔案信息安全管理的必要性

對于檔案來說，其自身與常規(guī)的信息存在一定的差別，檔案會對企業(yè)自身的發(fā)展歷程形成準確記錄，更會對企業(yè)發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果進行準確記錄，其將會為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供極大的資料支持，對于所有資料進行科學(xué)分析，并形成企業(yè)發(fā)展的良好教材。而對于部分涉及國家政治、經(jīng)濟、科技、軍事及文化等多方面的敏感信息時，倘若被非法利用，則會對社會和國家的安全性和穩(wěn)定性造成極大的影響作用。在當前的網(wǎng)絡(luò)信息時代，對檔案信息的安全性提出了更高的要求。此外，檔案自身所特有的原始性和不可替代性使其在數(shù)字環(huán)境中進行信息傳遞時對于可靠性的要求更高，因此在后期發(fā)展過程中加強電子文件的檔案管理，提升信息安全性將會成為所有檔案工作人員必須考慮的問題。

2 檔案管理過程中存在的風險

2.1 管理方面的問題

（1）重視技術(shù)卻嚴重忽視管理。在長期的電子檔案管理過程中都極為重視對于技術(shù)的依賴性，但是卻忽視了管理的科學(xué)性。在實際發(fā)展過程中僅僅認為加強防火墻和入侵檢測等安全技術(shù)體系便能夠保證體系的安全，但是安全的電子檔案安全保證必須獲得科學(xué)管理和技術(shù)的共同支持，因為缺乏管理將會使技術(shù)失去用武之地；（2）過于重視外部安全，但是忽視了內(nèi)部安全管理。其實在電子檔案管理過程中來自于內(nèi)部的安全威脅遠遠大于外部，譬如對于崗位以及職責范圍劃分的模糊性和業(yè)務(wù)操作權(quán)限配置的混亂性以及計算機密碼設(shè)置等多種問題都會使電子檔案的安全性受到極大的威脅；（3）因為電子檔案自身具有的多種特性，使其自身對于計算機系統(tǒng)存在極強的依賴性和非直讀性以及載體不穩(wěn)定性都和傳統(tǒng)檔案存在一定差別，在傳統(tǒng)檔案管理過程中形成的相關(guān)理念和思想并不能滿足電子檔案。在當前的檔案部門針對電子檔案的安全管理進行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多種前沿性研究，但是當前所形成的相關(guān)理論研究還尚未應(yīng)用于電子檔案的安全管理方面；（4）當前的電子檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)有待提升。對于從事電子檔案的工作人員來說，其在實際工作過程中不但需要熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。在當前的電子檔案管理過程中將會涉及到建檔、接收、整理和利用等多個環(huán)節(jié)，在此過程中必須充分掌握計算機操作、網(wǎng)絡(luò)技能應(yīng)用等多項技能。而對于檔案，所涉及到的管理人員都必須經(jīng)過嚴格審核，并充分強化其自身的安全責任

意識。

2.2 體系認識方面的問題

保證電子檔案的安全性已經(jīng)成為檔案行業(yè)中的基本共識，但是并沒有獲得全社會的普遍關(guān)注和認可，普通大眾對于電子檔案的安全管理意識還極為薄弱，對于傳統(tǒng)文件的安全管理的重視程度不夠。在當前的信息技術(shù)的發(fā)展時代，數(shù)字信息獲取變得極為方便，該便利性使人們在電子檔案的實際應(yīng)用過程中并不能意識到失竊和丟失的可能，進而使電子檔案管理在實際管理過程中缺乏基本的規(guī)劃性。

（1）當前的檔案部門在政府電子文件管理和國家信息化建設(shè)過程中所占據(jù)的地位并不高，而在相關(guān)政策法規(guī)的實際制定過程中也難以具有檔案部門的加入，此外中央和地方在電子檔案的管理過程中缺乏應(yīng)有的協(xié)調(diào)性；（2）大量機構(gòu)當前并不認為電子文件是正式性文件，更未將其視為重要資源，因此難以形成規(guī)范化管理。此外，紙質(zhì)化的檔案文檔難以形成電子文件，更不會得到有效保管，由此造成的數(shù)字信息丟失也是難以忽視的重要問題；（3）當前的電子政務(wù)體系中對于電子文化的基本范圍尚未形成準確界定，在實際工作過程中因為不了解郵件系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫及其他信息體系，對于文本文件之外的圖形和圖像以及多媒體等文件并不了解，最終也不能將其視作有價值的文件進行保存和

管理。

2.3 技術(shù)方面的問題

在我國長期的電子文件科學(xué)管理過程中都是以技術(shù)為基礎(chǔ)進行的，但是因為支撐體系薄弱使得電子文件管理的重要技術(shù)指標基本都是空白，核心技g攻關(guān)都存在問題。而信息技術(shù)更像是雙刃劍，其在保證電子檔案信息安全的同時也對其自身的發(fā)展形成了巨大影響，其主要表現(xiàn)在以下四點：（1）硬件質(zhì)量低下和功能欠缺以及性能落后等多種問題使得硬件系統(tǒng)常常無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，進而造成數(shù)據(jù)的丟失；（2）因為設(shè)計過程中存在的漏洞和使用過程中的不恰當，使得軟件在實際運行過程中出現(xiàn)了大量差錯，甚至造成系統(tǒng)的崩潰，最終對檔案管理造成巨大損失；（3）因為計算機病毒和黑客的入侵使得計算機功能和數(shù)據(jù)受到巨大威脅，而隨著多種病毒在網(wǎng)絡(luò)中的蔓延使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏，進而引發(fā)嚴重后果；（4）在服務(wù)器和儲存系統(tǒng)的正常工作過程中對于周圍運行環(huán)境的要求極高，倘若對于周圍環(huán)境處理不當，將會因為惡劣環(huán)境使得計算機系統(tǒng)受到巨大

威脅。

3 電子檔案管理風險的防范

在電子檔案管理過程中存在多種風險，因此加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督和監(jiān)管其實是防范風險的重要方式，其也是保證電子檔案工作正常開展的基礎(chǔ)。在此過程中應(yīng)當從以下四點入手：（1）對于相關(guān)法律的不斷完善。在電子檔案工作的風險控制過程中應(yīng)當以完善的法律為基礎(chǔ)。雖然當前關(guān)于電子文件的歸檔和管理的法律法規(guī)已經(jīng)形成和實施，但是實際工作的效率和規(guī)范還必須加強和改善；（2）對于風險的規(guī)避與處理。對電子檔案進行風險規(guī)避的前提是采用一定手段進行預(yù)防，依照電子n案隱藏的漏洞進行把控，避免檔案在把控過程中檔案內(nèi)部信息遭到丟失。在電腦運行中，可以采取很多措施，其中降低電子檔案風險發(fā)生比較有效的方法是引進先進的電子計算機技術(shù)，此種方法不僅可以保障電子檔案的安全性，而且在保護其內(nèi)部信息方面也有著顯著的成效。在規(guī)避風險中也可以采用風險評估的方法，此方法主要是為了對電子檔案進行全方位的分析，深入探析引起安全風險的因素以及這些不穩(wěn)定因素所帶來的安全隱患，所以制定一整套全方位的風險規(guī)避計劃對電子檔案管理人員來說也是種不錯的方法。在風險即將發(fā)生時，必須通過一定的技術(shù)處理方式對于風險進行攔截和去除。在此過程中必須采取一定的既定計劃對風險進行立刻處理，從而避免風險的不斷惡化和蔓延，在風險出現(xiàn)之后，必須通過多種技術(shù)手段將系統(tǒng)風險降至最低。基于上述分析，對于風險的防范應(yīng)當通過風險的識別、回避、轉(zhuǎn)移、分散、控制等多個步驟進行控制；（3）對于電子檔案的安全處理和管理必須獲得高端技術(shù)的支持。該種方式也是風險防范的重要方式，在實際應(yīng)用過程中通常會使用到數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護、身份認真以及病毒修復(fù)等多種安全技術(shù)?；诖?，在電子檔案管理過程中必須確保相關(guān)責任人能夠?qū)τ嬎銠C網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的尖端知識和技術(shù)形成深入學(xué)習和理解，并對于所有操作人員的日常操作行為進行規(guī)范。在實際運行過程中一旦遇到多種技術(shù)問題，必須通過學(xué)習和資料查閱的方式，確保電子檔案的真實性和準確性以及連續(xù)性；（4）進行規(guī)范化管理，在此過程中應(yīng)當加強對于人員的管理，這是因為電子檔案從形成到最終的存儲都必須由人進行操作。還應(yīng)當對于內(nèi)部流程進行規(guī)范化管理，保證對所有環(huán)節(jié)的重視，而對于風險的防范也應(yīng)當從所有環(huán)節(jié)入手。只有不斷加強內(nèi)部管理才能夠保證電子檔案在形成和鑒定以及銷毀等流程的嚴格把控，最終保證工作的連續(xù)性。

4 結(jié)語

綜上所述，在傳統(tǒng)的電子檔案安全管理中依然存在大量不足，進而使多種安全風險大量出現(xiàn)，對電子檔案體系的發(fā)展造成了極大的限制。作為電子檔案安全管理體系中的重要組成部分，在風險管理過程中應(yīng)當不斷加強風險預(yù)估，選擇適當?shù)陌踩刂品绞綄Π踩L險進行控制和規(guī)避。通過上述方式不但能夠避免電子檔案受到損壞，還能夠有效促進我國檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；科技進步；電子文件；應(yīng)用1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理的標準化進展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標準化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實施本單位制定的分類方法，沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。

1.2計算機技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒有配備計算機，或者即使有了計算機，對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級階段，很多管理人員沒有受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購軟件時帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1電子檔案管理過程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1對電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計算機上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施。隨意對其進行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實性、完整性問題。 對于紙質(zhì)文件來說，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

2.2.2電子檔案的長期可讀性問題。 當人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計算機將信息與載體結(jié)合在一起。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3．1電子檔案管理的原則

3.1.1規(guī)范性原則。 規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標準進行，并盡可能采用國際通用標準。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認可的規(guī)范與標準。這樣不僅能夠減低因存儲格式和軟件平臺的不同而進行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費，提高信息存儲傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.1.2可靠性原則。 人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮。這個問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國家制訂必要的認定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過程中，要嚴格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進館檔案的真實有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時耗財，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電予化方案和最高效、經(jīng)濟的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1采取切實可行的信息保護措施。 信息安全技術(shù)對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗證、防寫、檔案備份、?！畽C專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當不斷改進現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

3.2.2重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。 在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當務(wù)之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔窠人員進行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2.3加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設(shè)施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強化防磁設(shè)施的完善和維護。參考文獻

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篇8

一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建

1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息

以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計檔案

通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質(zhì)會計檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

二、形成基礎(chǔ)會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。

3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化

對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯(lián)銀行回單進行電子化對接

取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機制確認資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。

3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化

除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質(zhì)”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式

提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。

五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計檔案相關(guān)操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。

六、精心打造立體式會計檔案信息質(zhì)量管控模式

對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質(zhì)量責任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責任關(guān)系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責，形成三位一體的信息質(zhì)量責任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質(zhì)的長效機制。

3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機制

統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標準化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗復(fù)核機制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。

篇9

1．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠遠高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策

1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負責接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案數(shù)字化是一項細致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。

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一、數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的重要價值

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢。對目前的社會發(fā)展來說，電子檔案具有更高的實用性。高職院校檔案管理的數(shù)字化將會實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強大的影響力。其次，選擇數(shù)字化也是高職院校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進科技的主要機構(gòu)，具有先進的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的門類不斷增多，內(nèi)容更加復(fù)雜化、多樣化，當然數(shù)量也會更為繁多。高職院校檔案數(shù)字化的管理方法恰好適應(yīng)了高職院校的發(fā)展要求。再次，實行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時代要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷更新，管理人員的知識結(jié)構(gòu)也會進行相應(yīng)的調(diào)整。

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時這也是國家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。

二、高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展策略

數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢，目前正值庫存檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要時期，庫存檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。下文從數(shù)字化工作的科學(xué)性、實用性、工作途徑和工作手段四個方面對高職院校檔案管理數(shù)字化路徑做了詳細分析。

1.實現(xiàn)庫存檔案數(shù)字化

（1）優(yōu)化數(shù)字化管理工作。檔案資料數(shù)量龐大，其中含有大量鑒定后會做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負擔和難度，同時白白浪費掉大量的資金、資源。因此，庫存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級別和保管年限等等，對庫存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。

（2）有選擇性實施數(shù)字化發(fā)展。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評估鑒定庫存檔案的利用頻率、實用性和價值，按照高職院校檔案的保密等級、內(nèi)容優(yōu)先級和年度優(yōu)先級三個方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。首先對那些急需修補的檔案和利用頻率高的檔案進行數(shù)字化，確保庫存檔案資源的有效利用。針對不適合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理方法的檔案，例如沒有解密或密級較高的、暫時不用的和保存價值較高的檔案，可以暫時不進行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，檔案信息數(shù)字化是有條件有選擇的數(shù)字化。

（3）選取多種工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據(jù)庫存檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。針對著錄是要特別注意的問題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規(guī)范標準，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實現(xiàn)全文檢索，雖然能通過屏幕進行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問題，首先，費用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數(shù)據(jù)庫。之后，還要對電子文件的單位及人員名稱、活動內(nèi)容、獲獎情況等進行著錄編輯。

2.實現(xiàn)電子文件檔案化

實現(xiàn)高校檔案信息化管理的另一個重點內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。

電子文件檔案化的第一個要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當中去。完善的檔案管理制度對檔案管理工作起著事半功倍的作用。對于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時的收集并準確注明移交情況，實現(xiàn)文件的遠程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標準，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換孤傲來的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時還要注意避免重復(fù)。