導語：如何才能寫好一篇檔案管理的意義，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高

在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強，檔案利用率較低

對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。

1.5 檔案管理人員業(yè)務水平不高，

檔案知識欠缺在醫(yī)院人本文由收集整理才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2加強醫(yī)院檔案管理工作的對策

2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。各醫(yī)院要結合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律、法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。

2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質

檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.5加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理

應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

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中圖分類號：g47文獻標識碼：a

significance of poor college students' archives administration

——take shihezi university as an example

liu xiaolin, chen feng中國

(school of information science and technology, shihezi university, shihezi, xinjiang 832000)

abstractthis paper takes shihezi university an example to analyse the significance of poor college students' archives administration from aspects of its necessity, collection, management and significance.

key wordscolleges and universities; poor students' achievement; management

1 建立貧困生檔案的必要性

我們通常所說的貧困生是指大學生在經(jīng)濟上僅靠家庭的資助完不成學業(yè)者，經(jīng)所在地民政部門出具相關的證明，并由學生本人提出申請，最后經(jīng)過學?？己苏J證的學生。據(jù)調(diào)查顯示，目前，石河子大學在校學生中，貧困生的人數(shù)約占總人數(shù)的25%，特困生人數(shù)的比例在15%左右；農(nóng)、林類專業(yè)貧困生人數(shù)的比例超過30% ，特困生人數(shù)比例超過15%。盡管石河子大學在學費的收費標準上，不同的學院、不同的專業(yè)，其收費標準各有所不同，但學生人均學費大都在 3100-3500 元，部分專業(yè)如藝術類則高達6000元，再加上住宿費、書本費、生活費等各種日常開銷，這樣一個大學生年平均費用為1萬元左右。這筆教育費用的支出對于一般家庭都已經(jīng)很難承擔，更不用說貧困家庭了，高校擴招為廣大學子提供了上學的機會，同時高校貧困生的比重也在逐年增加。

貧困問題已經(jīng)嚴重影響貧困生的生活、學業(yè)，并損害著其身心的健康發(fā)展。有的貧困生基本生活難以保障，個別貧困生吃飯穿衣問題都甚為嚴重，到了大學，學校首先要幫助學生解決的是吃飯問題。這些學生因為經(jīng)濟上的負擔重，也導致了其心理上同樣承受著巨大的精神壓力，由此他們比其他人更容易產(chǎn)生自卑、抑郁、焦慮、孤僻等心理問題，因此部分學生便成為“雙困生”。這種困難影響他們的身心健康，甚至可能會對他們的人生觀、價值觀產(chǎn)生嚴重影響，在以后的人生道路上存在隱患。我們要積極建立健全貧困生的檔案，為對貧困生進行關心、愛護、幫助、教育和引導，提供更便捷、更有效、更有針對性的依據(jù)。

2 貧困生檔案的收集和管理

2.1 貧困生檔案的收集

對于剛剛被錄取的大學生，在收到通知書的同時還會收到一份家庭情況調(diào)查表，用于調(diào)查學生的家庭情況，在表的最后必須附加街道和鄉(xiāng)鎮(zhèn)級以上民政部門的蓋章方才有效，如有特殊情況可以附加其他相關的證明材料。對于已經(jīng)入校的學生，通過學生本人和所在班級收集學生及家庭方面的有關證明材料，如學生每學期的學習成績、是否有掛科情況、每個月生活的平均消費水平、獲得資助情況、其家庭成員和經(jīng)濟收入以及家庭開支、 是否孤殘、 是否單親、學生所在生源地鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道民政部門的有關證明材料等材料。由學校學工部門和各學院的學生工作辦公室收集學生的心理健康狀況方面的資料，進行心理測試并整理匯總上報送助貸中心和心理咨詢中心。貧困生檔案中入庫學生情況也在隨時間變化要不斷的更新，如因特殊事故導致家庭經(jīng)濟困難的學生，在出具相關證明材料后可以進入貧困生庫，家庭情況好轉的學生就要退出貧困生庫。所以，在收集材料的方法上要采取來源定向收集和跟蹤收集相結合的辦法。

2.2 貧困生檔案的管理

（1）資格條件復查。貧困生檔案的管理不是固定不變的過程，每學期應該定期對全部家庭經(jīng)濟困難學生進行一次審查，看看其家庭情況是否有好轉，是否有其他特殊情況等，有條件的話，還要不定期地進行隨機抽選，隨機抽出一定比例的貧困生，再通過信件、 電話、 實地走訪以及網(wǎng)絡調(diào)查等方式進行核實。如發(fā)現(xiàn)有欺詐行為的，一經(jīng)核實，立即取消其所取得資助資格，并收回資助資金。若情節(jié)比較嚴重，學校應依據(jù)有關的管理規(guī)定進行嚴肅處理，并在全校范圍進行通報批評。

（2）尊重學生的隱私。貧困大學生是一個比較特殊、敏感的群體，經(jīng)濟上的壓力，往往會造成心理上的自卑和壓抑，他們通常不愿意讓別人知道自己的真實情況，即使自己再艱難，也不愿意輕易向別人表露，用以獲得資助，同時又非常敏感和多疑。因此，為了給貧困生健康的成長的環(huán)境，貧困生檔案的管理就要在一定范圍內(nèi)就個人隱私等相關方面情況進行保密，盡量不要給貧困生帶來不必要的傷害。

（3）建立心理咨詢機構。不僅要在經(jīng)濟提供資助，心理上提供關懷的同時，更不能忽視貧困生的人格成長。由于貧困生被貧困所困擾，有的人能經(jīng)歷住貧困的考驗，在各種磨難中使自己的人格更加成熟，更加有毅力，有的人卻在艱難困苦面前出現(xiàn)了人格的畸變、分裂，這是令我們擔心的。應建立相應心理咨詢室，幫助貧困生建立正確的世界觀、人生觀、價值觀、民族觀、發(fā)展觀，借助心理健康教育和咨詢的平臺引導貧困生健康茁壯成長。

轉貼于中國

3 建立貧困生檔案的意義

（1）建立貧困生檔案可以為資助貧困生提供重要的參考價值。貧困生檔案的建立最關鍵的一點就是生活條件是否真正貧困。在貧困生檔案庫里，要有貧困學生個人的家庭收支情況介紹，要有個人申請材料，要有學生所在班級的同學、班委和相關負責老師的貧困等級認定，要有學生生源所在地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道民政部門的有關貧困情況的證明材料，有貧困生的資格復查報告。這些材料能夠在某種程度上證實貧困生檔案的真實性和可靠性。以材料為依據(jù)，在相當大的情度上能夠使家庭真正困難的學生得到資助。中國

（2）建立貧困生檔案能夠為幫助有心理問題的貧困生提供參考。在貧困生檔案里的心理方面的部分資料，可以使老師在較短的時間內(nèi)了解學生的心理情況，并根據(jù)不同的情況，對不同的學生遇到同樣的問題采取不同的處理方式，這樣會達到事半功倍的效果。能夠更好的幫助品學兼優(yōu)的貧困生順利完成學業(yè)是高校辦學過程中的一項重要任務。通過采用不同的激勵方法使貧困生客觀的認識自我、積極悅納自我、增強自我調(diào)節(jié)能力，使貧困大學生走上自我發(fā)展的良性心理歷程。

（3）建立高水平、高質量的貧困生檔案，對于提高貧困生得就業(yè)機會有重要的意義。當前，大學生就業(yè)競爭十分激烈，許多用人單位要審閱學生檔案。貧困生檔案的建立，就是通過從學生經(jīng)濟困難、接受學校和社會幫助、接收愛心人士捐助后，綜合素質全面提升的全過程反映，而學生思想和心理的飛越過程是用人單位最為重視的，因此，一份客觀、公正的高水平、高質量的貧困生檔案，有助于用人單位全面了解學生，對貧困生本人應聘也有很強的推薦作用。

4 結語

建立高校貧困生檔案，可有效地全面了解，準確掌握在校貧困生的學習、生活狀況、激勵他們刻苦學習，提高綜合素質，促使他們在德智體美等方面得到全面的發(fā)展，幫助他們順利完成學業(yè)。中國

參考文獻

[1]王平.高校貧困生檔案的建立、管理與作用[j].蘭臺世界,2008(1).

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業(yè)務單位的大難管理一直是薄弱環(huán)節(jié)，也正因為對檔案管理工作的不重視，導致發(fā)生了許多人為的問題，給機關業(yè)務工作造成了很多困惑。國家檔案局于2006年12月、2011年11月、2012年12月分別出臺了8號令、9號令、10號令。8號令明確了《機關文件資料檔案范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，9號令明確了《各級各類檔案管收集檔案范圍的規(guī)定》，10號令明確了《企業(yè)文化材料歸檔范圍的規(guī)定》。三個號令分別對各級各類檔案管理都做了詳細規(guī)定，是促進經(jīng)濟發(fā)展、維護社會穩(wěn)定的重要組成部分。對實施檔案管理產(chǎn)生了很大影響。這標志著我國檔案管理工作進入了新的發(fā)展階段。

近年來尤其是三個號令以后我們?nèi)丝诤蛬D幼院在院領導的親自帶領下逐步從以前檔案工作的不被重視到現(xiàn)在院領導及全院職工的高度重視體現(xiàn)了檔案工作在業(yè)務工作中的重程度。下面就本人結合實際談談我院分別做了以下幾方面工作：

一、在院領導的親自帶領下，全站職工擠時間認真學習國家檔案局出臺的8號令、9號令、10號令。在以往以醫(yī)療保健為主的婦幼保健院檔案工作長期不受重視，自國家三個號令之后，院領導開始認識到檔案工作的重要性，自己的工作做起來也順利多了。具體細則到以下內(nèi)容：

1、加強檔案管理制度化，領導帶頭，分工明確，責任到人

近幾年我院領導非常重視檔案工作，院領導親自帶頭，專門成立了以院領導主持的檔案管理領導組，具體制定了《檔案管理制度》、《檔案室工作人員崗位責任制》、《檔案資料查閱制度》、《歸檔范圍及保管期限表》、《安全與消防制度》等一系列管理制度。責任到人，分工明確。以婦幼保健院副院長兼職檔案室主任，專職檔案員具體負責，各科室相互配合，積極完成各自的工作任務。

2、轉變觀念加強對檔案管理工作從認識到系統(tǒng)學習和對檔案管理人員整體素質的提高

從自身來講，從2000年領導讓我接手檔案管理工作的不情愿到現(xiàn)在對檔案工作的非常敬業(yè)，特別是自國家8號令、9號令、10號令之后，院領導更是認識到檔案工作的重要性和必要性。為確保上述三令檔案工作更好的貫徹實施，單位多次派專職檔案管理員外出學習，現(xiàn)場取經(jīng)，參加省市各級業(yè)務學習培訓班，回來后再對各科室兼職人員進行培訓學習，并對工作中表現(xiàn)好的進行表彰和獎勵，極大的調(diào)動了職工的工作積極性。

二、認真貫徹執(zhí)行國家檔案局實施的8號令

1、自8號令施行起，在站領導的親自帶領下分別開展了對本站檔案進行歸檔范圍和保管期限等工作的規(guī)范化、科學化管理。

（1）對站內(nèi)主要檔案重新進行歸類、劃分。例如：設備儀器檔案、個人業(yè)務技術檔案、婚前檢查檔案、新生兒出生缺陷檔案、孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理檔案、有關婦女兒童保健的法律法規(guī)、上級單位及院內(nèi)重要會議內(nèi)容記錄等較以前進行了詳細的劃分。

（2）對全部檔案進行統(tǒng)一整理，保證了案卷的質量、安全性、完整性，對借閱文件，規(guī)定不允許與檔案員的監(jiān)督下進行。對轉出轉入文件進行登記制冊，任何人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔，切實做到了管理規(guī)范化。

2、認真改革體現(xiàn)檔案管理制度化，歸檔文件必須由檔案室管理員統(tǒng)一管理，不歸檔的另行保存。將原來單位劃分為“永久”、“長期”、“短期”，改為現(xiàn)在的“永久”與“定期”，并按年限區(qū)分保存分別為10年、30年。

3、以人為本的管理理念：凡是與個人利益有關的檔案，大多數(shù)規(guī)定為永久性保管。

三、9號令重新規(guī)定了各級各類檔案館室，事業(yè)單位檔案館室的收集范圍，從宏觀上解決了國家檔案資源的科學布局，合理歸屬，按照統(tǒng)一規(guī)劃，分級管理原則，依法開展檔案收集工作，將屬于檔案收集范圍具有長久保存價值的檔案，依法接收保存。使檔案管理工作還需做好以下幾方面：

1、加強管理，建立更加切合實際、科學有效的檔案管理制度。

2、提高專職檔案管理人員與基層檔案管理人員的業(yè)務素質水平。首先是加強檔案專業(yè)技術人員的技能培訓，不但要提高檔案專業(yè)管理人員的基礎理論知識水平，還要加強計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)字化技術等的技能訓練和培訓。其次是參加各地各種形式的培訓，學習、技術交流等培訓班和研討會。

3、提高檔案網(wǎng)絡信息化水平，便于工作需要時本單位與基層隨時隨地方便快捷查閱。同時加快推進多媒體信息的多樣化。落實國家檔案局制定的檔案信息化建設標準規(guī)范，制定和完善適應當?shù)貦n案信息建設的實施辦法。

4、提高檔案案卷的質量，便于工作需要時的長久保護和利用。

5、充分認識檔案工作的重要性，有力的利用好檔案室所有檔案的價值所在。

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關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；改革

檔案在國內(nèi)外有上百種不同的定義，但它大致的功能就是持續(xù)地記載客觀信息并反映客觀事物特征，持續(xù)的信息功能決定了它能反映事物的持續(xù)的發(fā)展的歷史過程，從不同側面和角度全面客觀地反映事物，因此檔案是十分重要的信息載體。而醫(yī)院檔案也是和重要的記錄醫(yī)院信息的載體，例如行政文書檔案、工資檔案和人事檔案等，是醫(yī)院管理正常運轉的重要保障。而其中黨員檔案管理工作關系到醫(yī)院人事管理的核心工作，有著重要的作用，然而隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)醫(yī)院黨員檔案管理方式以及逐漸不能適應信息化需求，存在諸多管理問題，亟需改革。

1 醫(yī)院黨員檔案管理的重要性

檔案管理一般指的是事業(yè)單位收集整理檔案，并予以保管鑒定，最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時提供數(shù)據(jù)檢索查詢的管理工作。一般包括信息收集、規(guī)范整理、價值鑒定、嚴格保管、統(tǒng)一編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究（又稱文獻編纂）、信息利用等八個階段。而醫(yī)院的黨員檔案管理就是醫(yī)院的黨員的信息被收集整理、保管鑒定最后統(tǒng)計編排成庫，以便隨時進行人事信息查詢的檔案管理工作。醫(yī)院的黨員檔案管理一般主要涉及黨員的工作、生活和學習的發(fā)展過程的記錄，是基層黨員組織建設的重要載體，更是醫(yī)院黨員建設工作的重要工具。強化醫(yī)院的黨員檔案管理工作有利于加強黨在對醫(yī)療事業(yè)的思想和人事方面的指導，強化醫(yī)護人員的為人民服務的工作意識，堅持正確的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的現(xiàn)代化建設發(fā)展方向。加強醫(yī)院黨員檔案管理工作從政治、醫(yī)療事業(yè)和檔案管理工作三方面都具有十分重大的意義。

2 醫(yī)院黨員檔案管理面臨的現(xiàn)狀

2.1 缺乏對黨員檔案管理工作的足夠重視

黨員檔案管理工作除了作為管理工作的特性以外，還具有黨的思想政治工作方面的特性。不能僅僅把黨員管理工作當作普通的工作對待，它還具有一定的思想政治功能。黨員檔案管理工作的水平高低直接反映了醫(yī)院黨員組織建設工作的水平高低，因此無論是大到醫(yī)院領導還是小到檔案管理人員都要深化對黨員檔案管理工作的重要意義和必要性的認識，應該隨時具備政治意識，樹立大局觀。而基層的檔案管理工作人員更要堅持把黨員檔案管理工作往高水平、現(xiàn)代化方向做，拋棄懈怠懶惰的思想，認真做好黨員檔案管理工作的每一個細節(jié)，以高度的責任感和使命感要求自己的管理工作職責，努力提升黨員檔案管理水平。

2.2 缺乏健全的黨員檔案管理制度

黨員檔案管理的工作質量的提升還取決于是否有統(tǒng)一的合理科學的管理制度和標準。一般醫(yī)院往往會有統(tǒng)一規(guī)范的工作管理制度和標準，然而涉及到檔案管理制度方面的卻少之又少，檔案管理甚至沒有具體的檔案內(nèi)容界定標準，也沒有被納入正規(guī)的醫(yī)院業(yè)績考核體系。黨員檔案管理的第一階段就是要進行檔案收集，然后進行規(guī)范整理，如果缺乏統(tǒng)一的對收集的內(nèi)容信息的劃分標準，僅憑檔案管理工作人員的個人的實踐經(jīng)驗進行主觀劃分，往往會導致檔案收集和劃分出現(xiàn)重復和混亂的狀態(tài)，浪費人力資源和時間精力，不利于高效的檔案管理工作的實行。而缺乏管理考核的檔案管理則從外部沒有壓力，內(nèi)部也沒有動力，管理水平提高也就缺乏發(fā)展動力。

2.3 缺乏專業(yè)的黨員檔案管理隊伍

第一，黨員檔案管理隊伍非專業(yè)化。檔案管理工作人員大部分是由于各種客觀原因而從事檔案管理工作的，很多不是檔案管理專業(yè)出身，因此管理隊伍本身的敬業(yè)意識、專業(yè)素養(yǎng)、技能水平普遍偏低。第二，黨員檔案管理隊伍發(fā)展乏力。由于很多醫(yī)院并不重視檔案管理工作，檔案管理人員基本沒有機會得到繼續(xù)教育和培訓的機會借以提高技能水平，因此管理隊伍本身專業(yè)水平長期停滯不前。

2.4 醫(yī)院工作中被邊緣化的地位

雖然醫(yī)院黨員檔案管理也是醫(yī)院工作的有機組成部分，然而檔案管理工作卻處于日益被邊緣化的地位。具體表現(xiàn)為醫(yī)院領導不重視檔案管理工作的事實，甚至連部分檔案管理工作人員也不認同自己從事的檔案管理工作，而醫(yī)院無論是在設備更新、人才培養(yǎng)、制度建設等各個方面都忽略了檔案管理工作的發(fā)展，甚至會犧牲檔案管理資源補充醫(yī)療事業(yè)的建設。

3 推薦黨員檔案管理工作的有效建議

3.1 全面重視黨員檔案管理工作

第一，思想意識上認同黨員檔案管理工作。要加強醫(yī)院全體人員對檔案管理工作的深刻認識，尊重并重視檔案管理工作；提高檔案管理工作人員的物質待遇與精神獎勵，讓管理人員從內(nèi)心認同檔案管理工作這份職業(yè)。第二，資金投入上要兼顧檔案管理建設。積極進行檔案管理的硬件設備的更新?lián)Q代，引進電子計算機和網(wǎng)絡系統(tǒng)，加強檔案管理的現(xiàn)代化建設；加強對管理工作人員的繼續(xù)教育的投入，通過成人教育，網(wǎng)絡授課，小班培訓等形式提升管理人員的檔案管理技能水平，提升檔案管理的專業(yè)化水平。

3.2 加強檔案管理的專業(yè)化建設

第一，黨員檔案管理有專業(yè)管理制度、專業(yè)標準和規(guī)范。和其他專業(yè)一樣，檔案管理必須有自己的專業(yè)標準和規(guī)范，在內(nèi)容類目劃分上要有明確具體的標準，不可通過主觀經(jīng)驗劃分，才能讓黨員管理的收集整理高效而準確。第二，黨員檔案管理有專業(yè)的辦公資源。第一，有專業(yè)的管理空間。例如專門的保管室、專門的保管柜箱、有專門的保管盒子、有專門的保管手續(xù)和專門的人員管理，做到從檔案管理的器物到過程都專業(yè)化，讓黨員檔案管理有速度、有保障、有依據(jù)、有效率。

3.3 加強黨員檔案管理工作的分工建設

針對在黨員檔案管理工作低效散漫的問題，應該通過科學合理的細化分工來解決。黨員檔案管理細化分工，首先要細分工作職責，其次要分配工作任務，最后合理制定分工環(huán)節(jié)，按照檔案管理一般程序，從檔案的收集整理到規(guī)范統(tǒng)計和最后的信息利用流水線管理模式，各司其責。高效而合理的分工可有效提升黨員檔案管理工作的工作效率。

3.4 發(fā)揮黨員檔案管理的政治功能

為了提升黨員檔案管理工作的實際作用，應該把黨員檔案建設同黨員組織建設有機結合起來，黨員的關系的轉接和變化都應該通過黨員檔案管理相關工作環(huán)節(jié)。另外，黨員檔案管理工作室可以創(chuàng)造性地建設動態(tài)的黨員檔案管理，依據(jù)黨員的檔案信息，科學合理地對黨員進行評估其思想狀況，發(fā)揮關愛黨員的作用。

4 結語

醫(yī)院黨員檔案管理工作室醫(yī)院管理工作的有機組成部分，對醫(yī)院工作的運轉和黨員組織建設起著重要作用。醫(yī)院黨員檔案管理工作面臨被邊緣化的現(xiàn)狀，工作被認同度不夠，也缺乏資金投入、技術發(fā)展、管理理論的支持，針對這種現(xiàn)狀，醫(yī)院領導應該要重視黨員檔案管理工作，積極推動傳統(tǒng)的黨員檔案管理工作的更新?lián)Q代，努力促進黨員檔案管理工作現(xiàn)代化和信息化水平的提高，重新發(fā)揮黨員檔案管理工作的政治和管理作用。

參考文獻

[1] 王小菁. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和改革思路[J]. 中國現(xiàn)代醫(yī)生. 2008（28）

[2] 趙磊，楊東曉，李四中. 淺談當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策[J]. 中醫(yī)藥管理雜志. 2007（02）

[3] 郭小平，張青. 淺談醫(yī)院檔案管理的體會[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟. 2009（04）

篇5

【關鍵詞】醫(yī)療設備；檔案；管理

Medical Equipment Archives Management

SUN Juan

（The Fifth People’s Hospital of Jinan，Medical Equipment Department，Jinan Shandong 250022，China）

【Abstract】Hospitals with higher science and technology department， in the medical practice； Has a large number of advanced medical equipment， these devices in disease diagnosis， treatment and scientific research work plays an irreplaceable role. Management of medical equipment archives is an important content of hospital management， the stand or fall of its management level directly affects the hospital medical quality， technical level and social and economic benefits， so how to strengthen the management of equipment files， maximize equipment in the role of medical treatment， scientific research is extremely important.

【Key words】Medical equipment；Archives；Management

1 醫(yī)院設備檔案的主要內(nèi)容

醫(yī)療設備檔案的歸檔內(nèi)容主要由三大部分組成：設備的隨機文件、設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。一卷完整的醫(yī)療設備檔案主要包括：設備購置申請、論證報告、批文、招標公告、投標邀請書、開標記錄、招標報告表、中標公示、中標通知書、合同、開箱、安裝、調(diào)試、驗收、維修記錄及隨機文件（說明書、合格證、保修單、操作手冊、維修手冊、系統(tǒng)手冊）以及設備移交、轉讓、報廢等資料。享受國家免稅政策的進口設備，除了具備上述材料外，還應包括機電設備進口證明、海關免稅證明、報關單、外貿(mào)合同、質量保證書、商檢報告等。從設備檔案的形成過程涉及到設備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作。

2 建立醫(yī)療設備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設備檔案，能為領導和專家的論證及設備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進的醫(yī)療設備功能多樣、價格不菲，在引進時領導和專家將會進行詳細的論證，包括設備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

其次，建立醫(yī)療設備檔案是設備維修、檢修和管理的必備條件。機器設備在運轉和使用過程中，由于熱力、化學原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設備檔案是必備的條件，它能為設備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

3 醫(yī)療設備檔案的科學管理的原則

醫(yī)療設備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設備的科學管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設備檔案管理必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫(yī)療設備檔案其特殊性：一是，檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是，多種多樣，設備有國產(chǎn)的、進口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是，檔案使用牽涉多個科室，特別是設備的構造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

4 如何加強醫(yī)療設備的檔案管理

4.1 建立完善的管理網(wǎng)絡

設備檔案的管理必須堅持集中統(tǒng)一的原則，便于開發(fā)利用，確保設備檔案完整、準確、系統(tǒng)和安全設備檔案工作必須納入醫(yī)院設備管理工作中，與設備計劃管理、設備采購、使用等工作緊密結合，保證設備文件的完整、準確、系統(tǒng)。建立、完善管理網(wǎng)絡廣泛深入地宣傳《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識。我院成立由分管院長直接領導的檔案管理網(wǎng)絡小組，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡，定期召開有關人員會議，明確工作目標，修訂和完善醫(yī)院檔案管理制度。將設備檔案管理工作作為醫(yī)院目標管理責任制的一部分，納入院部對科室的目標考核，及時與有關人員的考評、職稱晉級、年終評優(yōu)掛鉤。明確設備操作者在負責設備的日常維護保養(yǎng)的同時，做好日常設備記錄；每次使用后，要將使用情況認真做好記錄；每半年將整理好的記錄上報給設備科負責人，經(jīng)核查后交檔案室存檔，在全院形成一個有效的管理網(wǎng)絡。

4.2 確定醫(yī)療設備檔案的歸檔范圍

我們根據(jù)醫(yī)療設備檔案的管理要求，結合醫(yī)院實際，明確了醫(yī)療設備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個部分組成：設備申購過程中形成的管理性文件和設備運行過程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設備檔案。隨著設備從申購到安裝使用，其相應的材料由設備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室 。同時將有關材料復印下發(fā)有關使用科室，讓各科的設備操作者都了解設備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門，做好資料的歸檔工作。

4.3 建立健全歸檔制度

篇6

【關鍵詞】

規(guī)范管理;醫(yī)學科研;檔案

基金項目:廣西衛(wèi)生廳自籌科研經(jīng)費課題(項目編號:桂衛(wèi)Z2009149)醫(yī)院科研檔案歸檔在某種程度上檔案管理工作可謂是醫(yī)院各項工作的橋梁與紐帶,醫(yī)學科研檔案是醫(yī)學研究過程和產(chǎn)出的載體,蘊藏著大量的科研成果、科技專利、高新技術、學科建設、科研思想等科研信息,是寶貴的信息資源和無形資產(chǎn),它是進行科研的重要依據(jù)和必要條件[1]。在現(xiàn)代科技手段日益普及的今天,檔案資源隨時都可以轉化為醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟效益。

1 醫(yī)學科研檔案歸檔管理的必要性

醫(yī)院科研檔案是在醫(yī)學科研活動中形成的、具有保存價值的文件材料,是醫(yī)學科學研究和醫(yī)療實踐的真實記錄和反映,管好和用好科研檔案,對于提高醫(yī)院科研管理水平,促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展是十分必要的[2]。醫(yī)學科研檔案是醫(yī)院檔案管理中的一個重要組成部分,我們要嚴格執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī),樹立檔案管理人人有責的觀念;認識檔案的潛在價值及社會效益和經(jīng)濟效益。醫(yī)院科研檔案管理根據(jù)國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》第五章規(guī)定:“各單位都要按照集中統(tǒng)一管理檔案的基本原則,根據(jù)科技檔案必須完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求,建立健全科技檔案工作,建立必要的規(guī)章制度,實行科學管理”。我院辦公室嚴格科研檔案的管理,完善科研檔案歸檔的管理制度,定期移交科研檔案。

2 醫(yī)學科研檔案規(guī)范管理的作用

2.1 科研檔案又具備有其自己的特點,做好醫(yī)院科研檔案管理工作的前提之一,就是要配備一定數(shù)量的專職、兼職檔案人員,要使檔案完整地保存下來和充分利用,必須科研人員的配合。醫(yī)院綜合檔案室檔案員要對研究項目形成材料實行全程跟蹤,確保材料的齊全、完整,保證科研檔案的質量。醫(yī)學科學研究涉及面廣,是個多學科,多門類,多層次的綜合性科學體系,它與一般自然科學及生產(chǎn)技術的研究有相似之處,但又有其獨特性[3]?？蒲许椖拷Y題后,科教部的兼職檔案員將檔案移交到醫(yī)院綜合檔案室,由醫(yī)院專職檔案員按照科研檔案的歸檔要求對項目的檔案材料進行審核并移交歸檔。如課題組需借閱項目檔案,可以按規(guī)定程序向醫(yī)院綜合檔案室借閱?？蒲袡n案在服務于科研活動、提高醫(yī)療水平、提升醫(yī)院核心競爭力方面發(fā)揮了積極的作用。我院科研檔案的管理逐步走上了規(guī)范化、科學化的管理軌道,在醫(yī)院檔案中的比重越來越大。主要采取兩種規(guī)范管理:一是分類管理,包括臨床、醫(yī)技科室、職能科室的科技人員管理。二是職稱管理,包括主任醫(yī)(技)師;副主任醫(yī)(技)師,主治醫(yī)(技)師。要求擔任科研項目的負責人職稱一定在中級職稱以上。先后建立了科研人員檔案、科技成果檔案、人才培養(yǎng)檔案、科技規(guī)劃檔案等一系列基礎資料計算機數(shù)據(jù)庫,逐步完善對科技人員的規(guī)范化管理?？蒲袡n案不僅是進行科研的重要依據(jù),而且還是科研活動的必要條件?？蒲袡n案本身雖有價值性,但其價值的實現(xiàn)必須經(jīng)過合理的開發(fā),方能有效利用[4]。

2.3 分類 醫(yī)院科技檔案的分類要根據(jù)科技檔案的性質、內(nèi)容、特點和相互之間的聯(lián)系,把科技檔案劃分成一定的類別,使之能正確反映出產(chǎn)生這些檔案的歷史條件和工作活動的真實面貌,達到便于保管和充分利用科技檔案的目的[5]。

3 出臺激勵措施,完善激勵機制

建立完整的科研檔案是科研管理規(guī)范化、科學化、信息化的重要標志。我院領導班子充分運用激勵手段加強我院的科研管理,不斷完善醫(yī)院科研管理中的激勵機制,使科技興院形成共識。制定出詳實的科技計劃。出臺了一系列獎勵措施,并以此作為新的效益增長點,增強醫(yī)院的內(nèi)涵式發(fā)展實力?？茖W技術的進步要依靠人才的優(yōu)勢,院領導帶頭搞科研,充分發(fā)揮院學術委員會的作用,把科研工作提到重要議事日程,不斷從人力、物力、財力上改善科研條件。

3.1 建立健全了“五、三、三”管理機制 即院領導班子為決策層;學術委員會為督導層;科教部為管理層;臨床、醫(yī)技科室為實施層;課題組(人)為攻關層的五層級網(wǎng)絡化管理體制。

3.2 采取三種辦法規(guī)范管理 ①規(guī)范化管理科技人才:一是分類管理,包括臨床科室、職能科室的科技人員管理;二是學位職稱管理,包括醫(yī)院引進的人才,博士后、博士、碩士等;三是聘約管理,由院長領導的聘約制,調(diào)動了廣大科技人員的積極性;②標準化管理科研設備:資源共享醫(yī)療設備,充分發(fā)揮醫(yī)療設備在醫(yī)院科研中的共享作用,充分發(fā)揮實驗中心在科研中的作用,加強人員培訓,大型設備上崗證,實行標準化管理;③制度化管理科研工作:先后制定了院學術委員會章程,重點學科管理辦法,科研基金管理辦法,院青年基金管理辦法,科研成果評選條件,人才引進培養(yǎng)等一系列管理措施,做到科技管理制度明確,職責清晰,有章可循。

3.3 實行“三傾斜”強化激勵手段 ①“政策上傾斜”制定出臺了廣西壯族自治區(qū)人民醫(yī)院科技興院獎勵辦法等政策措施;②設立了科研成果獎、新技術、新項目獎、學術論文獎、科研課題中標獎、科技拔尖人才獎、科技興院優(yōu)勝集體獎,每年評審一次并召開每年度的科技表彰大會;③“獎金上傾斜”每年從醫(yī)院收入總額中提取1%作為科研教學基金[6]。

由于激勵措施的出臺,大大的提高了臨床醫(yī)師做科研,寫文章的積極性。所以,科研檔案兼職人員,平時應注意檔案的分類管理及收集,歸檔材料的完整性。積極幫助臨床將科研資料全面完整地收集、分類、整理直至歸檔。在我院科研檔案管理的基本內(nèi)容主要有:國家科技支撐計劃課題(農(nóng)村衛(wèi)生技術及產(chǎn)品研究與應用),科學基金課題(國家自然科學基金、廣西自然科學基金、基礎研究專項),廣西科學研究與技術開發(fā)計劃(科技攻關與新產(chǎn)品試劑、科技創(chuàng)新能力與條件建設);廣西衛(wèi)生廳重點科研課題、廣西衛(wèi)生廳自籌科研經(jīng)費課題、廣西醫(yī)藥衛(wèi)生適宜技術推廣項目,院內(nèi)青年基金課題等類型。在日常的科研管理工作中對各種管理性文件,如各種有關的衛(wèi)生科研法規(guī)、醫(yī)院內(nèi)部的有關規(guī)定、制度、紅頭文件、協(xié)議書等等有關科研管理工作及科研活動過程中形成的所有有價值的及原始的各類文件材料都是科研檔案管理收集的范疇內(nèi)容[1]。

按照《檔案法》的規(guī)定,嚴格執(zhí)行借閱制度。管理和運用好醫(yī)學科研檔案,對提高醫(yī)院科研水平、促進醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展具有重要的意義。

參 考 文 獻

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[4] 韓秀明,劉艷君.科研檔案在科研管理中的地位和作用.預防醫(yī)學情報雜志,2008,24(8):642-643.

篇7

一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉變

（一）檔案載體的轉變

在電子檔案管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題

用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深人，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的電子檔案管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

篇8

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化；思路建議

檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的一項重要內(nèi)容，其管理工作的優(yōu)劣對醫(yī)院發(fā)展來說具有重要意義，能夠對醫(yī)院醫(yī)療工作及科研探究提到一定的促進作用。近年來，雖說醫(yī)院檔案的相關建設工作有一定程度是加強，但仍舊存在著一些不容忽視的問題，一是檔案管理意識薄弱，高層領導未正確認識到檔案管理的重要性與必須性；二是資金投入不足，檔案管理的基礎硬件設備建設不足；三是管理制度不完善，導致檔案管理工作混亂分散；四是人員綜合素質不高，專業(yè)水平與職業(yè)素養(yǎng)無法符合規(guī)范化管理的具體要求；五是檔案管理信息化程度不高，無法快速適應當前信息時代的發(fā)展。因而，如何才能有效開展規(guī)范化的檔案管理，也已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中亟待解決的問題。

一、加強檔案管理意識

醫(yī)院高層管理者應正確認識到檔案管理工作的重要作用，加強醫(yī)院全體員工對檔案進行規(guī)范化管理的意識，并將醫(yī)院檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務發(fā)展放在同一戰(zhàn)略高度，在醫(yī)院發(fā)展和規(guī)劃的同時注重檔案管理工作的開展。一方面，是要注重醫(yī)院檔案工作的宣傳力度，正確認識檔案管理工作的重要意義，促使所有員工建立明確的檔案管理意識，為檔案管理工作規(guī)范化奠定基礎。另一方面，是要有效轉變檔案管理人員“重管輕用”的管理理念，避免無作為、混時間等消極管理思想的產(chǎn)生。將以往的封閉式管理模式轉變?yōu)殚_放式管理模式，針對主動來查閱檔案的人員應為其提供周到的服務，及時解決其在查閱過程中遇到的困難，以此來為醫(yī)學科研活動提供數(shù)據(jù)保障。

二、確保管理硬件建設

加大對醫(yī)院檔案管理工作的資金投入，確保檔案管理工作硬件設施的建設，能夠為檔案管理的規(guī)范化提供基礎保障。首先，應改善檔案的存放環(huán)境，建立專門的檔案儲存和管理庫房，加強檔案保護設施以及現(xiàn)代化管理技術配置。例如，建立可防潮、防蟲、防火以及防有害氣體的專門儲存檔案的庫房，配備相應數(shù)量的管理人員對其進行整理和管理；在管理設施配備上盡量將檔案存、閱、管三個辦公室分開。另外，注重對硬件設備的升級和更新，配備必需的計算機、信息網(wǎng)絡及管理軟件等，借助網(wǎng)絡管理體系實現(xiàn)對醫(yī)院不同部門相關檔案搜集、整理、分類以及存檔管理過程中的規(guī)范化，通過這種方式不僅可以有效提升醫(yī)院檔案的管理效率，還可以為日后的查閱和運用提供一定的便捷。

三、建立完善管理制度

要想確保醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化，完善的管理制度是重要保障。醫(yī)院每個職能部門及所有科室在運營中都會產(chǎn)生許多文件檔案，并且這些檔案大都具有分散性的特點，不利于收集工作的開展。針對這種情況，醫(yī)院應建立一套完善的檔案管理制度。由于時代形勢的不斷發(fā)展，醫(yī)院應順應時代趨勢，同時結合醫(yī)院實際情況，不斷對自身檔案管理制度進行修改、補充、完善以及更新，使之能更好的適應醫(yī)院在新形勢下的發(fā)展。例如，醫(yī)院可根據(jù)自身實際制定《檔案歸檔管理制度》《檔案借閱制度》《檔案歸檔范圍及保管期限》等相關規(guī)章制度。除此之外，醫(yī)院還可以將檔案管理工作納入季度或年度綜合考核指標中，促使全體員工能夠自覺主動的進行規(guī)范化的檔案管理。

四、提高人員能力素質

檔案管理人員管理水平的高低對醫(yī)院檔案管理工作質量有著直接的影響，提高檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜合素質是優(yōu)化檔案管理工作的有效渠道。因此，為了更好提升檔案管理人員的專業(yè)管理能力和綜合素質，醫(yī)院可以采取各種不同形式，定期對檔案管理人員開展專業(yè)的管理知識和技能培訓。并且，隨著當前信息化建設的深入開展，醫(yī)院的檔案管理工作也已經(jīng)由傳統(tǒng)手工管理逐漸轉變?yōu)橄冗M信息化管理。所以，為了更好的適應檔案管理的科技化、信息化發(fā)展，醫(yī)院還應加強對檔案管理人員相關的計算機專業(yè)培訓，并且借助省、市開展的各種學習和培訓全面提升管理人員綜合素質，以便讓其能夠滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的相關技能要求。

五、建立管理網(wǎng)絡體系

建立高效的檔案管理網(wǎng)路體系是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的最佳捷徑。作為醫(yī)院管理一體化的前提，醫(yī)院相關檔案及資源信息具有舉足輕重的作用，而對這部分資源信息的管理方法直接影響著醫(yī)院檔案資源的利用效率。而通過計算機網(wǎng)絡體系的建立，能夠將醫(yī)院繁瑣復雜、雜亂無章的檔案資源依照業(yè)務、科研、黨政、器材、財務等不同類別進行整理和儲存，不僅具有高效、快速、便捷的優(yōu)勢，在最大程度上節(jié)約人力勞動資源，實現(xiàn)醫(yī)院資源利用的最大化，還能夠有效提升醫(yī)院檔案管理的工作質量，使檔案信息在計算機網(wǎng)絡中精準、快速、便捷地再現(xiàn)，使檔案信息的處理和傳輸獲得前所未有的積極效果?？偠灾?，規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理是增強醫(yī)院醫(yī)療水平、提高醫(yī)療檔案利用率、推動醫(yī)院發(fā)展的重要工作內(nèi)容之一。醫(yī)院應加大檔案管理人員對檔案管理工作的重視力度，充分認識檔案管理規(guī)范化的重要性，提升管理人員綜合素質，從而符合當前信息化形勢下醫(yī)院檔案管理工作的目標，確保醫(yī)院在新形勢發(fā)展道路上能夠越走越順。

參考文獻：

[1]趙宏.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理初探[J].中國醫(yī)療管理科學,2015(03):51-54.

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1 醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及面臨的主要問題

1.1 醫(yī)院檔案的作用

醫(yī)院的檔案具有很多的作用，首先醫(yī)院的檔案可分為醫(yī)院人員檔案和病患的檔案，這兩種檔案對醫(yī)療工作都具有重要的作用。

病患檔案可以相當于病歷，記載了了病人之前所患病癥，相應的處理方式，以及有無家族病史、過敏史等重要醫(yī)療資料。這些資料對于病患的醫(yī)療工作有著極大的幫助，一方面可以免去醫(yī)生詢問病情的一些步驟，同時對醫(yī)生判斷病人疾病的發(fā)展有著很大的幫助，醫(yī)生可以參考之前的用藥方式，然后在根據(jù)現(xiàn)在病人的狀況，提出適合病人醫(yī)療的一個方案，醫(yī)療方案具有針對性，醫(yī)療效果更好。同時醫(yī)院可以根據(jù)一個時期的病歷進行分析，研究相應的流行病的趨勢，對工作重心進行合理的調(diào)配，起到預防流行病作用。醫(yī)院人員檔案是醫(yī)院對于人員管理的檔案，記錄了醫(yī)院工作人員的工作能力，以及相應的病患評價，然后根據(jù)相應的情況對有關人員的工作進行鼓舞、獎勵、或勉勵等。這種方式能提高醫(yī)院人力資源的優(yōu)化。

1.2 醫(yī)院檔案管理中的主要問題

在醫(yī)院現(xiàn)在的檔案管理中，有些知名醫(yī)院以及開始了網(wǎng)上掛號，網(wǎng)上病歷的模式。但是還未普及到鄉(xiāng)鎮(zhèn)上的醫(yī)院。大部分的醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都是存在很大的提升空間的。隨著環(huán)境污染和食品安全問題的加重，以及養(yǎng)生健康話題在自媒體上的大量傳播，人們對健康越來越重視，醫(yī)院的患者也不斷的增加，這給醫(yī)院的醫(yī)療能力提出了較大的挑戰(zhàn)，醫(yī)院面臨人手不足的狀況，在這種形勢下，檔案管理工作人員被壓縮，因此造成了檔案管理工作的推擠。有關人員為了相應的工作進度，簡化了病歷建設工作，只對病人的基本信息進行記錄，對病人的病情和用藥等信息記錄減少，同時因為任務重所以容易出現(xiàn)錯誤和偏差，因此在醫(yī)生的利用病歷時得不到有效的信息或者信息錯誤，導致醫(yī)療判斷失誤，造成治療效果的下降。同時在檔案的查找中存在一定的問題，經(jīng)常出現(xiàn)查找失敗的結果。對于檔案的日常維護和安全也是醫(yī)院檔案管理面臨的重要問題。利用局域網(wǎng)建立的網(wǎng)絡安全性較低，沒有相應的防火墻措施，所以對非法入侵的地域能力較差，一般泄露就會對病人的大量個人信息造成侵犯。另一個方面，醫(yī)院人員的電腦操作能力一般不高，長時間使用不進行一定的系統(tǒng)維護，有著很大的系統(tǒng)崩潰的危險。所以檔案信息化的系統(tǒng)維護管理是影響檔案管理工作的一個重要因素。

2 醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新工作

2.1 檔案管理方式的轉變

傳統(tǒng)的檔案管理方式過于單一，造成管理難度大的問題。在過去的檔案管理中，計算機并不是十分流行，因此主要采用紙質檔案的管理方式，紙質檔案在管理中存在較多的安全隱患，一旦發(fā)生火災等險情，這些檔案就會不復存在。并且長時間的保管中，還會出現(xiàn)紙質變黃的情況，造成信息的缺失。在這種情況下，隨著新時代的來臨，計算機的應用也更加普遍。將檔案管理朝著電子化的方向發(fā)展具有重要的實踐意義。電子檔案管理方式能夠有效的避免上述問題的出現(xiàn)，并且還能夠為醫(yī)院節(jié)省出大量的空間，無論病人多少，只要將信息資料輸入進電腦之中，就能實現(xiàn)管理的目的。這樣一來，醫(yī)院的檔案就能得到更加有效的保護。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，信息技術確實為檔案管理起到了重要的作用。例如在病人取藥的過程中，醫(yī)生會將藥方輸入進電腦中，患者只要前往藥房取藥即可，實現(xiàn)了信息一體化的進程，同時也大大提升了工作效率。

2.2 檔案電子化管理中的安全措施

第一，設置訪問權限。很多大型醫(yī)院的因為人流量大，工作人員多，所以無限制的訪問權利只會讓檔案丟失，因而要限定檔案管理的訪問權利。一般而言，只有主治醫(yī)生及醫(yī)院管理階層的人有訪問權限。這樣訪問的范圍就控制在了較小的范圍內(nèi)，保證了檔案的安全性。

第二，專業(yè)管理人員。雖然減去了紙質檔案的很多麻煩問題，但是電子檔案管理依然需要專業(yè)人員的及時管理和維護。一般而言，除了每天及時入檔以外，管理人員還要及時清理已經(jīng)超過保管日期的檔案，對電腦進行及時的保養(yǎng)維護，防止因為系統(tǒng)崩盤而使檔案丟失的情況發(fā)生。

第三，技術維護。隨著計算機技術的不斷進步和發(fā)展，越來越多的地方開始普及計算機，實行電子管理。但是同時隨之而來的是黑客技術的不斷進步。很多著名的醫(yī)院，他們經(jīng)常會接待一些重要的人物，這些人在社會上有重要的地位，同時他們也更加看重這些信息的安全性。黑客入侵醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，竊取他們的私人信息，為了防止類似情況的發(fā)生，醫(yī)院要聘請專業(yè)的技術人員，定期對電腦進行清理和檢查，防止黑客入侵導致信息外泄。

2.3 檔案電子管理中的問題和要求

雖然計算機的不斷發(fā)展極大的方便了醫(yī)院檔案的管理，但是在管理技術上依舊不是很完善，還存在有很多漏洞，不斷提高計算機技術水平，加強安全性能管理是現(xiàn)代電子化管理的一大要求。醫(yī)院在這一方面的發(fā)展也是不容忽視的。只有重視計算機發(fā)展問題，不斷從中提高管理水平，才能做好新時期的檔案管理工作，確保患者的隱私安全。4、檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的未來。

檔案的創(chuàng)新管理是計算機的應用管理，是電子化、網(wǎng)絡化、自動化、智能化的管理。同時也是不斷面臨挑戰(zhàn)的管理。檔案管理也要堅持與時俱進，保證管理技術的及時更新發(fā)展，最新技術的及時接收學習，這樣發(fā)展的檔案管理的未來才是更加優(yōu)越的管理技術和管理方式。新時期的檔案管理的發(fā)展未來是值得期待的，也是難以預測的。

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1.1是時展的產(chǎn)物

隨著我國社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足瞬息萬變的形式，因此，就要進行人事制度改革，這也是機關單位的管理體制改革的重要內(nèi)容。這次改革的重點內(nèi)容是從傳統(tǒng)的對人的單純管理轉到對人才資源的開發(fā)上來，隨著國家人事制度改革的不斷深入，機關單位的用人制度也發(fā)生了巨大的變化。當今社會的生活節(jié)奏很快，人才流動日益頻繁，但是這些都控制在紙質的人事檔案范圍內(nèi)，擺脫了傳統(tǒng)用人模式的束縛。

1.2有利于提高工作人員的效率

機關單位人事檔案管理的信息化，改變了傳統(tǒng)的檔案管理人員從繁瑣的歸檔、裝訂手工的模式，實現(xiàn)檔案管理由單一的實體管理向信息管理與實體管理相結合，由以體力勞動為主向以腦力勞動為主轉變。人事檔案管理的信息化，通過網(wǎng)絡就可以實現(xiàn)即時查詢，可以更好地為機關單位人事工作提供服務，節(jié)省了大量的時間，進一步提升業(yè)務水平。

1.3有利于對人事檔案的保護

我們知道，何種類型的檔案都是采用紙制載體，通常情況下我們不使用復制文件，因為原件才是最原始的證據(jù)材料，它具有著客觀性和唯一性，這一點是不容置疑的。但是，人事檔案最主要的功能之一就是查閱，機關單位要考察一個人，經(jīng)常需要查閱相關信息，這樣就會對檔案造成一定的破壞，不利于人事檔案的管理工作。人事檔案管理的信息化，就避免了反復翻閱紙制檔案材料的狀況發(fā)生，只需查閱數(shù)據(jù)庫資料，減少了檔案管理人員與紙制材料的頻繁接觸，將有利于人事檔案紙制載體的保護。

1.4有利于推動各企業(yè)人力管理效果的提升

對各用工單位來說，這一加強歷史記錄資料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企業(yè)員工工作調(diào)配辦理的相關業(yè)務流程。就如依據(jù)這類歷史證據(jù)記錄資料來實施個人的相關社會服務手續(xù)，其中包括疾病治療報銷、實施工薪調(diào)整以及新崗位任用等各種情況，查閱相關歷史依據(jù)的記錄資料，并且將工作調(diào)整與歷史資料實施緊密配合。2.主要問題分析

2.1專業(yè)的信息化檔案管理人員缺失

實施人事檔案信息化管理，隨著技術進步硬件問題很容易得到解決，但專業(yè)的信息化管理人才缺乏。在我國的許多單位中，由于人員正處于新老交替時期，老一輩的員工不懂信息技術，在所在的崗位上還未退下來，新的信息技術管理人才又遲遲上不去，形成信息化管理的真空狀態(tài)，導致人事檔案信息化管理難以開展。

2.2信息化人事管理制度缺乏

雖然一些單位在人事檔案管理中采用了信息化管理的方式，但我國尚未建立起完整的信息化檔案管理制度，致使人才檔案信息化管理的過程中缺乏制度做支撐，人事檔案管理工作隨意而行，容易出現(xiàn)各種紕漏。

2.3不具備網(wǎng)絡信息的化歷史資料保管模式

雖然相當數(shù)量企業(yè)其歷史證據(jù)記錄資料儲存管理中運用了信息化的管理模式，然而我國至今還未統(tǒng)一建立起系統(tǒng)的、全國性的、整體覆蓋型的信息型歷史證據(jù)記錄資料運作系統(tǒng)，引發(fā)對歷史證據(jù)記錄資料保管環(huán)節(jié)中不具備作為管理支撐的制度體系，所有員工檔案資料的管理業(yè)務都是隨意而行，極容易造成各種缺陷和不完善的地方。

3.強化人事檔案管理工作信息化進程的措施

3.1轉變思想觀念，增強檔案管理意識

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，傳統(tǒng)的思想已經(jīng)不能滿足時代的需求，這就需要我們轉變思想觀念，在新經(jīng)濟環(huán)境下，加快機關單位的人事檔案管理工作，培養(yǎng)三種意識，真正的重視人事檔案管理工作。（1）增強檔案意識。所謂的檔案意識主要指人們對檔案及檔案工作的認識。我們要積極的宣傳人事檔案管理工作的重要性，在此基礎上使檔案管理工作貼近人們的生活，形成一種檔案管理意識。（2）增強工作人員的安全意識。人事檔案信息化管理過程中應認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作，積極加強安全意識，確保人事檔案資料的安全與完整。（3）加強現(xiàn)代化意識。在人事檔案信息化的建設中，要將新的現(xiàn)代化理論知識與檔案管理工作融合，積極掌握計算機操作技能，建立社會化的開放式管理，以適應現(xiàn)代化的要求和形勢。

3.2建立健全人事檔案信息化管理制度

一些?撾揮捎諶狽ν晟頻娜聳碌蛋感畔⒒?管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。針對這種情況，單位一定要建立一套適合自身的人事檔案信息化管理制度和方案，使人事檔案信息化管理能夠按照檔案管理制度要求開展工作，確保人事檔案信息在收集、存儲、調(diào)用各個環(huán)節(jié)順暢，讓人事檔案信息化管理更具實效和活力。

3.3加強人事檔案管理人員培訓

人事檔案管理的信息化是一項復雜的工作，不是一朝一夕就能完成的，需要我們不斷的努力。我們承擔起這份責任，就需要有較高的政治素質、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神的檔案管理人員。所以我們必須引進和培養(yǎng)綜合性的人才，為人事檔案管理工作提供智力支持。首先定期開展檔案管理的培訓，增強檔案管理人員的專業(yè)素質。開展檔案專業(yè)理論知識課程和計算機知識課程，使檔案管理人員掌握現(xiàn)代信息管理技術，提高人事檔案管理水平。其次要注重加強檔案管理人員的思想政治教育和職業(yè)道德教育。人事檔案管理工作需要嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，管理人員必須具有高度的思想政治覺悟和嚴格的紀律性。