導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的分類方法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：知識經(jīng)濟；知識管理；檔案管理

中圖分類號：F270.7 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）04-00-01

一、知識經(jīng)濟的主要特征

一是知識已成為企業(yè)生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系的最大要素；二是知識的來源已經(jīng)全球化、信息化、多樣化。過去知識的來源并不豐富和直接，而隨著因特網(wǎng)的普及，世界的知識已經(jīng)融匯在網(wǎng)絡(luò)中，隨時隨地可以取得和應(yīng)用。過去知識主要以書報、文稿為主，而現(xiàn)在有文字、圖像、語音、圖形多種表現(xiàn)形式，又以紙質(zhì)、電子、光碟等多種媒體表現(xiàn)；三是知識處理與傳播已經(jīng)網(wǎng)絡(luò)化。過去靠面對面培訓(xùn)，靠電視、廣播。而現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)深入到企業(yè)和家庭，知識已經(jīng)緊緊地圍繞在我們身邊；四是知識的產(chǎn)權(quán)化。雖然大量知識已共享，但作為企業(yè)競爭的核心知識正在產(chǎn)權(quán)化，以保護創(chuàng)新知識的企業(yè)。企業(yè)也正以自己的創(chuàng)新知識獲取企業(yè)的最大利潤；五是知識管理成為主要的手段，也成為企業(yè)的核心管理。知識經(jīng)濟時代的管理重點已經(jīng)轉(zhuǎn)移到知識管理上，因為企業(yè)的利潤增長來源主要是企業(yè)掌握了別人不具備的知識，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。

二、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中存在的問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點在收集、保存資料，記載“歷史”。傳統(tǒng)檔案管理多以實物存檔為管理對象，管理手段主要就是用媒體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)）記錄下來，并分類存放在檔案室中。這個階段由于技術(shù)手段的限制，管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上。同時，非常強調(diào)資料的完整性、安全性，所以過去只有少數(shù)的人員能借閱。事實上，傳統(tǒng)的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人在需要的時候以歷史資料為依據(jù)，檔案才產(chǎn)生作用。由于歷史的局限，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理主要存在以下問題：一是工作量大，耗費時間長。二是保存占據(jù)空間較大。三是查找困難。四是傳統(tǒng)檔案的安全性沒有可靠的保障。

（二）信息時代企業(yè)檔案管理中存在的問題

一是收集整理檔案用人多，耗費時間長。與傳統(tǒng)檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應(yīng)用。等整理編號完畢，已經(jīng)成為“歷史”。有更嚴(yán)重的問題是，部分信息管理人員、檔案管理人員不具備整理的能力，致使檔案規(guī)范化難以實現(xiàn)。

二是網(wǎng)絡(luò)化沒有給企業(yè)檔案管理帶采革命性的變化。信息時代的網(wǎng)絡(luò)化把全球聯(lián)成了地球村，檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，在信息競爭、知識競爭的激烈狀態(tài)下，人們已經(jīng)沒有時間等待檔案員那漫長的整理過程。只有對檔案進行及時、快捷地處理，才能適應(yīng)現(xiàn)實社會對檔案的需求。目前就我國各級檔案館來看，檔案管理的革命性變化還沒有真正到來。

三是檔案的分類方法多沿襲舊制。按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些信息管理的規(guī)則，脫離了實際工作規(guī)律或習(xí)慣，因為絕大多數(shù)檔案利用者并不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法，查找起來就顯得非常麻煩。事實上，這也是眾多檔案管理實施信息化以后出現(xiàn)的問題，檔案信息系統(tǒng)依然是檔案管理者自己的系統(tǒng)。

三、企業(yè)檔案管理與知識管理的關(guān)系

企業(yè)知識管理就是通過一定手段，把知識的產(chǎn)生、沉淀、規(guī)范、傳遞、應(yīng)用等過程管理起來，使企業(yè)員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，極大地提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率水平，進而取得利潤。

1.知識資源管理正逐步成為企業(yè)管理的核心之一。企業(yè)知識大體上分為顯性和隱性兩大類。顯性知識就是已經(jīng)記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在于大腦中、行為中、數(shù)據(jù)中，未被記載下來的知識。所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當(dāng)然，顯性知識也是從隱性知識轉(zhuǎn)變而來的。知識資源管理是知識管理的重要組成部分之一，它當(dāng)然是企業(yè)管理的核心之一。并且可以說，知識資源對于企業(yè)、組織來講，現(xiàn)實感到是最需要管理的，因為它們已經(jīng)是、或大部份已經(jīng)是企業(yè)的經(jīng)營成果，它們代表了企業(yè)現(xiàn)實的知識資產(chǎn)，所以說，知識資源的管理其實質(zhì)是對企業(yè)核心知識資產(chǎn)的管理。

2.檔案知識管理必然上升到知識資源管理。檔案知識是典型的顯性知識，并且是經(jīng)過一定規(guī)范化處理（格式化編目、編號）得知識資源。當(dāng)我們認(rèn)識到檔案知識是知識資源，那么它的管理就要從知識資源管理的角度去認(rèn)識、去推動。

（1）企業(yè)檔案知識管理上升到知識資源管理是完全可能的。因為檔案知識是知識資源，且是規(guī)范化處理后的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將應(yīng)用到工作中，并創(chuàng)新知識、創(chuàng)新工作，這才符合檔案知識管理的規(guī)律，才能生存下去，否則檔案知識管理就會走到盡頭。

（2）企業(yè)檔案管理上升到知識資源管理也是現(xiàn)實必需的。因為通過上升，檔案知識不再被看成信息，不再按信息管理的規(guī)律去管理，由此就能避開信息時代檔案管理的問題。一是通過大家參與，形成共識的知識資源規(guī)范處理，避免了過去收集整理只是檔案管理者的事；二是通過支持實際工作，知識資源結(jié)合實際分類，解決了過去按檔案方法分類的問題，也解決了檔案知識不能及時或?qū)崟r應(yīng)用的問題；三是檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了知識類檔案還按照信息類檔案進行處理的錯誤方式。綜上所述，檔案知識管理上升到知識資源管理既是可能的，也是必要的。

篇2

一、推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的必然性

(一)推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理由粗放型向集約技術(shù)型轉(zhuǎn)變的必然要求。對我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是一個新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的類型、內(nèi)容構(gòu)成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認(rèn)識，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進杜區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是加強國家檔案資源建設(shè)的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)活動的真實記錄和憑證，是一種相對獨立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，國家檔案資源建設(shè)將會受到十分不利的影響。

(三)推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理自動化的必然要求。隨著辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的自動化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的自動化和網(wǎng)絡(luò)化是根本不可能的。

(四)推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)具有醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)服務(wù)等六位一體職能，是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分。隨著社區(qū)建設(shè)的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為政府實行的具有一定福利性質(zhì)的社會公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作用的充分發(fā)揮。

二、推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的任務(wù)和內(nèi)容，是推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。從目前情況看，推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容有如下三個方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的構(gòu)成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案主要應(yīng)包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合管理類檔案主要應(yīng)包括對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)、人員、資格等方面進行管理的過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應(yīng)包括四個方面情況：①社區(qū)人口學(xué)資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險因素調(diào)查及評估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的核心，主要應(yīng)包括五個方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應(yīng)包括兩個方面，一是以問題為導(dǎo)向的健康問題記錄，二是以預(yù)防為導(dǎo)向的記錄。個人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗及輔助檢查記錄；⑥轉(zhuǎn)診、會診記錄等。預(yù)防為導(dǎo)向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預(yù)防接種記錄；③兒童生長與發(fā)育評價記錄；④病人教育記錄；⑤危險因素篩查及評價記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育類檔案主要應(yīng)包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計劃、健康教育活動內(nèi)容、健康促進記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)藥品管理類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)設(shè)備類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)購置診斷設(shè)備、治療設(shè)備、醫(yī)療輔助設(shè)備、電教設(shè)備的隨機文件材料和在使用維護過程中形成的文件材料。儀器、設(shè)備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設(shè)備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)基本建設(shè)類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)辦公、活動場所等基本建設(shè)項目的文件材料，如基本建設(shè)項目的設(shè)計圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)財務(wù)檔案主要包括財務(wù)決算報表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的分類方法

可將整個社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會計檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個家庭分類，然后在每個家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按問題進行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進行分類。

5．設(shè)備管理類宜采用類別――設(shè)備分類法進行分類。先將設(shè)備類檔案按設(shè)備類別分開，然后在每個類別內(nèi)按具體設(shè)備進行分類。

6．基本建設(shè)類宜采用項目分類法進行分類。將基本建設(shè)類檔案按各個具體的基本建設(shè)項目進行分類。

7．會計檔案類宜采用年度――類型分類法進行分類。先將會計檔案按年度分開，然后在每個年度內(nèi)按會計檔案材料的類型進行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的幾個重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的收集工作。堅持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的原則，進一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料進行系統(tǒng)化的分類整理編號，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的保管和檢索利用提供基礎(chǔ)條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護、保密、統(tǒng)計等日常管理制度，強化各種保管和管理措施，加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的提供利用工作。加強社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案查借閱服務(wù)，積極主動地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的實際需要。

三、推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務(wù)，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進。

(一)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的研究列入有關(guān)計劃，盡快拿出研究成果，以指導(dǎo)實踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計劃當(dāng)中，與其同步規(guī)劃，同步建設(shè)，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識還很薄弱，管理水平較低，如果不加強對其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)，就跟不上檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進程。只有及時培訓(xùn)、常指導(dǎo)、勤檢查，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的健康有序開展。各級檔案行政管理部門應(yīng)高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，切實加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

(四)必須盡快出臺實施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理提出明確的要求。切實加強對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理各方面具體業(yè)務(wù)問題的研究，深入總結(jié)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，盡快制定并出臺實施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理有章可循，促進社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的提高。

篇3

運用計算機以及相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)是檔案信息現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志，建立能夠進行相關(guān)的存儲處理，檢索復(fù)制包含圖文以及音像等內(nèi)容檔案文獻信息，能夠?qū)n案保護與檔案信息處理融合為一體的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)是現(xiàn)在檔案管理的重要內(nèi)容。同時，為達到將檔案信息方便快捷地轉(zhuǎn)化為可利用的社會資源的目的，各級檔案管理單位都在投入大量資金精力更新相關(guān)的設(shè)備，尤其在針對檔案管理升級工作中，各級檔案管理單位都配置了計算機等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，這些現(xiàn)代化辦公設(shè)施的引入，在檔案現(xiàn)代化管理工作中發(fā)揮了日益重要的作用。檔案管理工作者應(yīng)根據(jù)自己從事管理工作的實際情況，為檔案信息管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)創(chuàng)造條件。

1　確立檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意識

現(xiàn)代檔案管理，應(yīng)確立以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向的中心思想，應(yīng)確立以標(biāo)準(zhǔn)化為主要前提的意識：檔案管理以現(xiàn)代化為主要發(fā)展方向，就是要建立現(xiàn)代檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這是以現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案管理的高效準(zhǔn)確。要達到檔案管理的高效準(zhǔn)確，就必須確立各項業(yè)務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)，應(yīng)著力避免內(nèi)容混亂，系統(tǒng)不協(xié)調(diào)、設(shè)備不配套的混亂狀況的出現(xiàn)，這也是檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的先決條件。只有實施檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化措施，才能使服務(wù)工作的質(zhì)量滿足相關(guān)要求，減少相關(guān)資源的投入，以達到最佳效益。因此，確立檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化意識，是實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化的必要條件。具體來說，應(yīng)做到以下幾點：

(1)對于不同專業(yè)不同內(nèi)容的檔案，應(yīng)先按大類進行分別存檔，在這些不同門類的檔案中，還應(yīng)按照科學(xué)的分類辦法以及標(biāo)準(zhǔn)進行分類存檔，實行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化的檔案管理；(2)對于不同形式的的文字以及音像材料，應(yīng)實行按形式、時間來具體分類，針對不同的保管期限進行立卷歸檔；(3)應(yīng)根據(jù)自身參與管理的實際工作內(nèi)容，制定符合實際檔案管理工作特點，便于利用現(xiàn)代化設(shè)備進行操作的標(biāo)準(zhǔn)。

2　培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才

科技以人為本，時代的振興和社會的進步，包括各行業(yè)的發(fā)展，人才的作用是十分重要的，但是現(xiàn)階段中，我國的檔案管理工作的相關(guān)人員培養(yǎng)仍處于比較薄弱的環(huán)節(jié)。大多數(shù)檔案工作人員缺乏必要的計算機管理知識，僅能利用現(xiàn)有軟件程序進行簡單的重復(fù)操作，一旦遇到系統(tǒng)調(diào)整，需求變化管理體系或?qū)ο到y(tǒng)進行改進就束手無策。因此，如何做好新時期檔案管理工作人才，各級檔案管理單位必須面對的緊迫而現(xiàn)實的問題。隨著現(xiàn)代科技技術(shù)在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用的不斷加深，尤其是計算機技術(shù)是實現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化的必要條件，也就要求具有現(xiàn)代檔案管理工作人員必須具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識，能根據(jù)檔案管理工作的自身需要，對相應(yīng)的軟件程序能作出改有效的完善。這就要求從事檔案管理工作的人員加強相關(guān)的計算機知識培訓(xùn)。要培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才，要做到以下幾點：(1)應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需要，對相關(guān)的管理人員進行有針對性、實用性的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使檔案管理人員充分理解相關(guān)軟件的作用；(2)應(yīng)根據(jù)自身檔案管理工作的實際特點，要采用合理的用人制度，選擇有工作能力，有實干精神的人員從事檔案管理工作；(3)要培養(yǎng)新時期檔案管理工作人才，不僅要確保他們具有相關(guān)政治理論水平、業(yè)務(wù)水平，還培養(yǎng)其開拓進取的意識，掌握相關(guān)的計算機理論知識水平和操作技能，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。

3　強化檔案管理現(xiàn)代化意識

總的來說，實現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容，相關(guān)的檔案管理的工作人員應(yīng)做到以下幾點：(1)盡快學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化設(shè)備的操作，學(xué)習(xí)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，增強檔案管理工作的內(nèi)容；(2)敢于大膽實踐，利用現(xiàn)有條件，探索出符合實際要求的檔案信息現(xiàn)代化管理的途徑；(3)應(yīng)加強相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，完善自身現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)體系，提高業(yè)務(wù)的科學(xué)管理水平；(4)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，不斷強化檔案信息現(xiàn)代化管理意識，改變只提供上門查閱的被動服務(wù)方式；(5)及時總結(jié)探索檔案管理工作的特點和規(guī)律，找出快捷有效地為各項檔案管理工作和為社會服務(wù)的新途徑。

4　制定檔案管理一體化體系

由于歷史原因，過去很長一段時間內(nèi)，檔案管理體制基本上處于封閉狀態(tài)，所采用的立卷方法和原則不少是沿襲其他國家的檔案管理經(jīng)驗，集合自身特點總結(jié)出來的方法。雖然這套方法在概括檔案文件的特點，保護檔案文件之間聯(lián)系，便于查找利用等方面有一定的優(yōu)勢，但這一方法畢竟已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代大量信息需要查找的要求，相比于不斷完善的現(xiàn)代化檢索技術(shù)，這種固有的方法和要求就過于繁雜，應(yīng)以現(xiàn)代化的方法進行取代，其主要內(nèi)容就是以計算機系統(tǒng)來完成這方面的工作。而且，由于文書和檔案是由不同的獨立部門分別管理，導(dǎo)致檔案部門不能及時的在文件信息積累的起始階段就轉(zhuǎn)化為檔案，不能及時投入開發(fā)利用。現(xiàn)代檔案管理體系，就應(yīng)做到在文件形成之初就利用計算機進行有機地聯(lián)系，依據(jù)計算機系統(tǒng)工程的處理方法將其分成若干系統(tǒng)進行處理，制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，利用子系統(tǒng)逐次分類技術(shù)達到檔案信息在網(wǎng)上共享。因此，只有制定檔案管理一體化體系，才能有效地提高檔案利用時效，利用發(fā)展迅速的現(xiàn)代化技術(shù)，提高立卷方法改革的可行性。同時，運用計算機檢索檔案文件，既可以做到只要準(zhǔn)確的確定檢索條件，就能夠快速的查到所需文件；又能達到查閱時不需要調(diào)動原件，不需要進入庫房的效果。要制定檔案管理一體化體系，就要做到以下幾點：(1)利用計算機加工已形成的各種文獻，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳輸?shù)接行枨蟮挠脩簦瑢崿F(xiàn)檔案管理部門由管理型向服務(wù)型的轉(zhuǎn)便；(2)利用現(xiàn)有的辦公條件，發(fā)展檔案管理的對象，將單一的文件管理收集向多元化的電子檔案收集發(fā)展；(3)檔案管理部門在收集紙質(zhì)文件的同時，也應(yīng)加強對電子文件的收集，實現(xiàn)多種形式的檔案共管，將工作重點逐漸由文件管理轉(zhuǎn)移到整體信息的儲存和開發(fā)上。

篇4

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；集中統(tǒng)一管理；策略

在當(dāng)前醫(yī)療改革不斷深入的形勢下，對于醫(yī)院檔案管理有了很大改進，然而在實際工作中，仍舊存在諸多問題，檔案管理效率受到極大影響。因此積極采取相關(guān)策略，對醫(yī)院各項以不同形式記錄及保存的信息編制檔案，進行集中統(tǒng)一管理，推動醫(yī)院整體管理的科學(xué)化、規(guī)范化、程序化勢在必行。

一、實現(xiàn)醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理的重要性

（一）實施與落實國家相關(guān)法律法規(guī)。依法行事，將各種政策與規(guī)定付諸實施并且落實到位，強化檔案管理的力度，是我國相關(guān)法律法規(guī)賦予各個機關(guān)單位的重要職責(zé)。屬于醫(yī)療性單位的醫(yī)院，檔案所涉及的內(nèi)容多、范圍廣，實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，可以使管理內(nèi)容單一、管理分散等問題得到解決，對于檔案管理事業(yè)的發(fā)展非常有利，同時也是實施落實國家法律法規(guī)的重要表現(xiàn)。

（二）實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。任何單位在發(fā)展運營過程中都會產(chǎn)生文件材料、圖紙、圖表以及照片等多種形式的檔案信息資料，將這些信息資料進行分類整理、歸檔，然后實施統(tǒng)一管理作用重大。不僅改善了單一的檔案載體狀況，而且還集中基建、科研、財會等信息資料進行規(guī)范化管理，收藏內(nèi)容極為豐富。

（三）國家財產(chǎn)的管理保護。檔案管理相關(guān)資料和保存形式呈現(xiàn)多樣化，管理分散，檔案利用的有效性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因為檔案管理的資料不集中、管理形式比較分散，保存的方式各式各樣，檔案毀壞丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。需要保管的信息資料都是具有重要價值的社會財富。實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理醫(yī)院檔案，妥善保管和利用相關(guān)資料，是對國家財富的管理保護。

二、醫(yī)院檔案管理工作中的不足之處

（一）思想觀念落后，對于檔案管理工作不夠重視。一些醫(yī)療機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性認(rèn)識不夠，認(rèn)為檔案管理可有可無，隨便任用其他部門的工作人員才從事檔案管理工作；投入到檔案管理的資金和精力較少。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的這種落后的思想觀念和消極的工作態(tài)度，對醫(yī)院檔案管理工作人員帶來較大的負(fù)面影響，進而影響到檔案管理工作的順利開展，成為醫(yī)院全面管理工作發(fā)展的障礙。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。管理制度不完善，管理機制不健全等現(xiàn)象在多數(shù)醫(yī)院檔案管理工作中普遍存在，以至于檔案管理工作出現(xiàn)管理不嚴(yán)，監(jiān)督無力、無約束無考核等現(xiàn)象，醫(yī)院檔案按管理處于混亂狀態(tài)。檔案管理工作中實際存在的問題得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，相關(guān)工作得不到改善。

（三）歸檔難度大，檔案得不到合理利用。檔案歸檔制度執(zhí)行不到位，造成資料信息散失或者不夠重視，應(yīng)當(dāng)及時歸檔的資料得不到及時收集和整理，造成信息資料的歸檔不全；在檔案利用時，工作人員不能主動、及時提供服務(wù)，使檔案不能廣泛利用，對檔案很少做總結(jié)和研究，檔案的利用率不高；管理形方式單一，多是文書檔案管理，對檔案的及時更新和查閱造成不便；檔案門類不斷增多，不同形式的檔案其管理方法也不盡相同。

三、促進醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理發(fā)展的有效策略

（一）增強思想觀念，提高重視檔案管理的意識。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新思想觀念，增強檔案管理工作的重視程度，加大檔案管理方面的資金和精力的投入力度。做好檔案管理重要性的宣傳工作，帶動相關(guān)工作人員的工作熱情和積極性。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的責(zé)任，不斷學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高工作能力，為做好檔案管理工作提供有力保障。

（二）完善管理制度，建立先進的管理體系。不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，建立先進的管理體系，醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，建立科學(xué)有效的檔案管理體系，使檔案信息職能部門的主體作用得以充分發(fā)揮；強化各科室之間的合作與交流，各負(fù)其責(zé)，各盡其能，認(rèn)真做好信息資料的搜集、整理、匯總、移交工作；認(rèn)真做好檔案的分類工作，并且對檔案歸類的方案、范圍以及保管期限等作出明確規(guī)定，對各個科室提出具有針對性的工作要求。

（三）強化技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理的職能部門應(yīng)當(dāng)致力于檔案管理人員業(yè)務(wù)工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，嚴(yán)格按照既定的檔案分類范圍、分類方法以及管理期限等規(guī)章制度，對文件資料的整理、立卷等做調(diào)查，結(jié)合醫(yī)院管理的實際進行相應(yīng)的調(diào)整和修改，確保資料信息的完整與規(guī)范，切實做到檔案管理的集中統(tǒng)一。

四、結(jié)束語

種種跡象表明，醫(yī)院檔案管理工作直接反映醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量和管理水平，搞好檔案管理工作的重要意義顯而易見。醫(yī)療改革的新形勢下，實現(xiàn)檔案管理的集中統(tǒng)一，對檔案進行妥善保管，提高檔案的利用效率，充分發(fā)揮檔案資料的積極作用，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展作出應(yīng)有貢獻。

【參考文獻】

[1]鐘國芳，翟琳怡.建立對醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一管理機制的框架設(shè)想[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015（33）：2-4.

篇5

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療保險；檔案管理

中圖分類號：TD327.3文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1009-914X（2015）38-0168-01

醫(yī)療保險作為我國社會保障制度的重要組成部分，當(dāng)人們受到重大傷害或重大疾病之后，國家給予他們一定的經(jīng)濟幫助，減輕居民的經(jīng)濟負(fù)擔(dān)。醫(yī)療保險檔案是對參保單位和參保人員繳費、享受醫(yī)療保險各項待遇的真實情況的反應(yīng)，是支付各種醫(yī)療保險待遇的唯一依據(jù)，所以醫(yī)療保險檔案管理的工作對居民生活有著重要的影響。

一、醫(yī)療保險檔案管理的現(xiàn)狀

1、對醫(yī)療保險檔案管理不夠重視，缺少對醫(yī)療保險檔案管理重要性的正確認(rèn)識。隨著醫(yī)療保險參保人數(shù)的逐年增加，導(dǎo)致醫(yī)療保險檔案的數(shù)量也急劇增長，因為醫(yī)療保險檔案工作比較復(fù)雜，有些領(lǐng)導(dǎo)對醫(yī)療保險檔案管理不夠重視，缺少資金的投入導(dǎo)致人員配備不足，導(dǎo)致檔案缺失的現(xiàn)象比較明顯。業(yè)務(wù)員對醫(yī)療保險檔案管理意識薄弱，認(rèn)為檔案管理對自己沒有意義而松懈。

2、醫(yī)療保險檔案的材料沒有收集齊全，醫(yī)療保險檔案是參保過程中具有保存價值是醫(yī)保事業(yè)的真實記錄和歷史反應(yīng)。但是由于人員調(diào)動時沒有及時交接，導(dǎo)致有些檔案不完整甚至丟失。

3、對醫(yī)療保險檔案沒有專業(yè)的管理和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。每個地區(qū)的醫(yī)療保險檔案管理不一致，那些資料需要歸檔，怎樣歸檔；那些資料需要分類，怎樣分類。目前尚沒有一個統(tǒng)一的規(guī)范。所以很容易造成檔案的遺失或者歸檔錯誤的情況發(fā)生。

4、醫(yī)療保險檔案管理人員沒有進行過專業(yè)培訓(xùn)，檔案管理水平比較低。目前醫(yī)療保險大多為兼職人員，并沒有接受過專業(yè)的檔案管理的訓(xùn)練，缺少檔案管理的基本知識，另外他們的業(yè)務(wù)水平低，所以在管理檔案是缺少責(zé)任心，直接影響檔案管理的工作。

二、醫(yī)療保險檔案管理的必要性

醫(yī)療保險作為我國社會保證體系的重要組成部分，是對未來不確定疾病或意外的一種幫助制度，醫(yī)療保險制度的建設(shè)是由國家立法，強制實施的。醫(yī)療保險檔案是在醫(yī)保過程中形成的文字、電子文檔等具有保存價值的原始記錄。醫(yī)療保險是參保人員重要的原始資料，更是參保人員享受醫(yī)療保險各項待遇的重要依據(jù)，很多人對于醫(yī)療保險檔案管理工作存在很多誤區(qū)，他們認(rèn)為沒有必要成立醫(yī)療保險檔案管理部門。其實，醫(yī)療保險檔案管理對我們的身體健康有著重要的作用。電子文件的管理形式優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案管理方式。

對醫(yī)療檔案有一個科學(xué)的管理能夠有效提升管理水平，只有做好醫(yī)療保險檔案管理的開發(fā)，并且充分利用它進行工作，才能實現(xiàn)檔案管理工作的價值而且可以為醫(yī)療保險檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)。所以，要對醫(yī)療保險檔案管理有一個標(biāo)準(zhǔn)，使其具有科學(xué)性、及時性和準(zhǔn)確性，保證檔案的真實性和完整性，可以使醫(yī)療保險檔案管理規(guī)范化、信息化和專業(yè)化。

醫(yī)療保險作為一項民生工程，涉及面廣，政策性、專業(yè)性強，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜。所以醫(yī)療保險檔案管理的發(fā)展具有舉足輕重的作用。一方面可以給領(lǐng)導(dǎo)提供依據(jù)，醫(yī)療保險檔案管理主要是基金的管理，建立系統(tǒng)的、規(guī)范的醫(yī)保檔案管理體制，不僅可以為數(shù)據(jù)統(tǒng)計、會計核算和基金收支提供詳細(xì)的資料，而且對于建立科學(xué)、高效的醫(yī)療保險基金管理提供有力的信息支持。因為醫(yī)療保險成立時間短還有很多不切實際的問題，需要不斷地完善有關(guān)的政策，方便成立和群眾的需求相適應(yīng)的的制度，醫(yī)療保險檔案管理便為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了資料。另一方面可以為參保單位和參保人員提供服務(wù)。醫(yī)療保險檔案能清楚的寫明參保單位和參保個人的參保情況、費用記錄和年限計算依據(jù)。其中，現(xiàn)金結(jié)報資料作為基金支付的重要憑證，能夠為參保人查閱提供方便；政策宣傳資料為參保人員了解醫(yī)療保險參保辦法及享受的待遇做了詳細(xì)的介紹。這些檔案能夠讓參保人員學(xué)習(xí)一般知識、了解醫(yī)保信息并且可以為維護自身權(quán)益提供直接憑據(jù)。

三、醫(yī)療保險檔案管理的措施和辦法

1、提高對醫(yī)療保險檔案管理的程度。對檔案管理的高度重視是保障檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)和前提，在平時的管理中，需要加強宣傳和教育檔案管理的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)和員工意識到檔案管理的重要性，檔案管理水平不斷提高。

2、提高檔案管理人員的管理技術(shù)水平。因為目前檔案管理的人員很多是兼職人員，管理水平都比較低，所以要對檔案管理人員進行培訓(xùn)。一方面讓他們掌握基本的法律和專業(yè)知識，使他們的管理能力不斷提高，可以完成復(fù)雜的醫(yī)療保險檔案管理的工作。另一方面，還要對他們進行思想教育工作，讓他們端正自己的工作態(tài)度。要為醫(yī)療保險檔案管理打造一支高水平、高素質(zhì)的隊伍。

3、要對檔案管理工作方法進一步完善。我們要盡可能的利用各種先進技術(shù)來改善檔案管理的方法。例如，在醫(yī)療保險檔案管理中，一方面我們可以投入大量的微機設(shè)備，這樣我們可以為各種先進技術(shù)的應(yīng)用提供必要的硬件設(shè)備。另一方面我們要應(yīng)用各種技術(shù)和相應(yīng)的軟件的開發(fā)，這樣可以建立一個醫(yī)療保險檔案管理的工作平臺。通過對檔案管理工作方法的改進，實現(xiàn)了對檔案檢索、統(tǒng)計以及借閱管理的自動化，在很大程度上提高了檔案管理的效率。

4、要對檔案管理制度進一步完善。我們應(yīng)該從實際出發(fā)，根據(jù)《檔案法》和《保密法》等，對檔案管理制度進一步完善。因此，我們科以在以后的檔案管理中，可以對檔案的收集、存檔、保管、整理和移交有章可循，工作流程清晰，不僅提高了工作效率，而且還能保證檔案管理的質(zhì)量。

5、要積極推進檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的檔案管理是由工作人員手工收集、整理，不僅工作量大，而且效率低。這就要求我們極力發(fā)展檔案管理信息化建設(shè)，來提高檔案管理的效率和水平。這就要求檔案管理人員必須熟練掌握和運用計算機軟件，這樣不僅減少了工作人員的工作量，而且也便于參保人員的查詢。

四、總結(jié)

綜上所述，我們在醫(yī)療保險檔案管理中存在著一系列的問題，我們在解決這些問題時要堅持科學(xué)、合理、有序的原則，還要國家相關(guān)部門統(tǒng)籌兼顧，強化引導(dǎo)，建立一個交流的平臺，可以提高醫(yī)療保險檔案管理的工作效率。

參考文獻

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[2]玄雄彪.關(guān)于醫(yī)療保險檔案管理的重要性思考[J].赤子（中旬），2014-07.

[3]賈麗敏.城鎮(zhèn)居民基本醫(yī)療保險檔案信息化建設(shè)的思考[J].電子技術(shù)與軟件工，2014-10.

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[5]秦文輝.淺談醫(yī)療保險檔案工作的收集[J].山西檔案，2012-04.

篇6

一、規(guī)范縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理的意義

縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門不僅要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的人事管理工作，而且要負(fù)責(zé)（參與）全縣（區(qū)）行政事業(yè)單位、學(xué)校、醫(yī)院、國有企業(yè)等單位的人事管理，因而其文書檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化，這樣才能達到服務(wù)單位、服務(wù)全縣（區(qū)）的目標(biāo)。

1、人力資源和社會保障部門的發(fā)展要求規(guī)范文書檔案管理。文書檔案管理是人力資源和社會保障部門重要工作，規(guī)范這一工作，首先，可以為人力資源和社會保障部門決策提供參考，人力資源與社會保障部門的工作特別是決策性的工作需要參閱大量的歷史資料，而詳實、規(guī)范的文書檔案管理工作，可以幫助決策主體盡快的獲取相關(guān)信息，科學(xué)的做出決策。其次，可以降低單位管理成本，提高工作效率。規(guī)范的文書檔案管理工作使得人力資源和社會保障部門在撰寫各種文件等行為有模式可以參考，這就避免另起爐灶等增加了工作難度。

2、其他主體的需求要求規(guī)范文書檔案管理。人力資源和社會保障部門要負(fù)責(zé)指導(dǎo)、參與全縣的人事工作，特別是，縣、區(qū)一級要出臺諸多的文件、政策，如人才引進政策、職稱評審政策、工資定級政策等，所轄區(qū)域內(nèi)部各單位都需要參閱這些資料，如果文書檔案管理不規(guī)范，則在其他單位需要借閱這種資料時容易出現(xiàn)信息獲取難、資料借閱手續(xù)復(fù)雜等問題，相反，如果文書檔案管理規(guī)范，則可以為其他單位提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3、文書檔案工作本身的發(fā)展要求推行規(guī)范化管理。當(dāng)前，文書檔案工作正遭受信息化等帶來的挑戰(zhàn)，這種挑戰(zhàn)要求文書檔案的內(nèi)容信息化，并積極利用信息化管理工具規(guī)范文書檔案管理，如開發(fā)出文書檔案信息化管理軟件等，這些工作的開展都要求規(guī)范文書檔案管理工作。

二、縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理存在的問題

雖然我國縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理工作取得了一定成績，在分類歸檔、存儲借閱等方面出臺了一些制度，但從實踐來看也還存在一定的問題，表現(xiàn)在制度體系不完備、管理方法相對滯后，管理人員素質(zhì)有待提升等方面。

1、文書檔案管理制度體系不完備。制度是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，只有制度完備才能做到管理規(guī)范。首先，制度細(xì)化不夠，人力資源和社會保障部門制定的文書檔案管理制度多為一些宏觀性的、指導(dǎo)性的文件，如明確崗位職責(zé)等，但對于具體如何管理、如何規(guī)范缺乏細(xì)化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不夠，現(xiàn)有的制度多為定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不夠邁入沒有定量化的考核制度等。再次，制度實化不夠，現(xiàn)行的制度宏觀性較強，但缺乏具體的、針對崗位特征的規(guī)定，導(dǎo)致文書檔案管理中缺乏指導(dǎo)實踐的制度。

2、管理方法相對滯后。管理方法是規(guī)范化管理的有效工具，只有方法先進才能真正實現(xiàn)規(guī)范化管理。首先，從文書檔案管理本身來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障部門沒有按照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定科學(xué)的對文書檔案進行分類，并形成分類保管體系，導(dǎo)致管理不規(guī)范。其次，信息化手段的利用來看，部分區(qū)縣人力資源和社會保障沒有充分利用編碼技術(shù)等管理帶來的便利，沒有開發(fā)相應(yīng)的軟件模塊完善管理，仍然依靠傳統(tǒng)的人工管理，導(dǎo)致規(guī)范中規(guī)范化難度大。

3、管理人員素質(zhì)有待提升。管理人員素質(zhì)的高低直接關(guān)系到規(guī)范化的難易程度，首先，部分文書檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，他們多為兼職的檔案管理人員，本身并沒有接受過專門的檔案管理教育，導(dǎo)致其在文書檔案管理中面臨很多專業(yè)性的困難。其次，部分文書檔案人員繼續(xù)教育缺乏，由于這一崗位工作創(chuàng)新需求少，人力資源和社會保障部門內(nèi)部對這一崗位的培訓(xùn)投入相對不足，難易為規(guī)范化管理提供支持。

三、促進縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門文書檔案管理規(guī)范化的思考

文書檔案管理規(guī)范化是必然的趨勢，也是一種必然的要求，縣（區(qū)）級人力資源和社會保障部門必須高度重視，加強人才培訓(xùn)，加強文書檔案規(guī)范化管理設(shè)施建設(shè)，并制定規(guī)范化管理制度，確實推動規(guī)范化管理落到實處。

1、加強文書檔案管理人才培訓(xùn)。首先，要根據(jù)人力資源和社會保障部門文書檔案管理的要求制定繼續(xù)教育方案，一方面，要明確文書檔案管理崗位所需要具備的崗位技能，包括檔案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明確崗位職責(zé)，即文書檔案需要完成哪些工作，以此指導(dǎo)整個培訓(xùn)工作，避免培訓(xùn)虛化、表面化。其次，要加大投入積極開展培訓(xùn)工作，通過與高校、檔案管理部門等單位合作，積極幫助文書檔案管理人員獲取最新的專業(yè)知識，如利用信息化手段進行管理等。

篇7

實現(xiàn)基建工程檔案資料管理的科學(xué)化，不僅能夠發(fā)揮依據(jù)和憑證作用，還有利于經(jīng)濟的可持續(xù)發(fā)展。筆者在總結(jié)自身多年檔案管理工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)之上，具體分析了基建工程檔案管理科學(xué)化的意義，并提出了行之有效的檔案管理思路和方法，以期對基建工程檔案資料管理工作提供指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：

基建工程；檔案；分類歸檔；檔案管理現(xiàn)代化；新能源

基建工程檔案管理即是對基建工程建設(shè)過程中形成的科學(xué)資料進行系統(tǒng)整理、分類采編的工作。為了更好的對檔案資料加以保存和查詢，充分利用檔案資料的借鑒作用，檔案管理者應(yīng)該形成一套合理的有規(guī)劃的管理思路，并采取科學(xué)的方法提高管理水平。以下，筆者根據(jù)自身長期從事檔案管理工作的經(jīng)驗為新能源發(fā)電基建工程檔案管理總結(jié)出可行的思路方法。

一、系統(tǒng)分類整理

當(dāng)下，基建工程檔案資料越來越受到重視，在國家檔案局制定頒發(fā)的《企業(yè)檔案分類規(guī)則》及住建部制訂的《城建檔案分類大綱》中，基建工程檔案就被納為科技檔案的一大類別，并明確規(guī)定了對這類檔案進行管理建設(shè)的規(guī)章制度。

由于基建工程存在多個周期，其檔案資料也需要根據(jù)工程的不同環(huán)節(jié)、檔案資料的類型進行合理的、系統(tǒng)的分類整理，以提高檔案管理專業(yè)化水平。具體來說，對基建工程檔案的分類可以遵循以下思路：1）依據(jù)國家頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗收規(guī)范》、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》所制定的準(zhǔn)則，按要求對文件資料進行整理和歸檔。2）按文件材料內(nèi)容進行分類歸檔。為了使檔案資料的歸類更加有序，應(yīng)該采取合理的方法來進行分檔，由于基建工程從設(shè)計方案到執(zhí)行再到驗收會經(jīng)歷多個互相關(guān)聯(lián)又相互獨立的環(huán)節(jié)，因此，可以以此為依據(jù)進行檔案的分類。根據(jù)工程實施的不同階段，基建工程檔案大致可以分為以下幾種類型：工程預(yù)備文件、工程施工文件、工程檢收文件、工程監(jiān)管文件。其中，工程預(yù)備文件包括項目申請資料、初步設(shè)計方案、財務(wù)預(yù)算資料等，主要是工程施工的前期預(yù)備階段形成的檔案資料；工程施工文件包括施工過程記錄、工程變更文書、施工資質(zhì)證書等，主要是在實際施工過程中使用的檔案資料；工程驗收文件則包括工程檢驗的各項紀(jì)錄、檢驗合格證明等，主要是對已完成工程進行檢測過程中形成的各類資料；最后是工程監(jiān)管文件，不同于上述三類文件，監(jiān)管文件是貫穿于整個工程各環(huán)節(jié)的檔案資料，包括對工程監(jiān)理的規(guī)劃、監(jiān)理月報文件、財務(wù)文件等等。

基建工程檔案資料類別的初步劃分和歸檔有利于將眾多的資料文件系統(tǒng)的加以區(qū)分整理，便利檔案資料的建設(shè)和查詢。除了分類歸檔，還需要對各類檔案資料的質(zhì)量進行檢查，并加以修改，使之能夠符合檔案資料的要求。

二、控制檔案資料質(zhì)量

為了能夠更好的查詢和利用檔案資料，有必要提高檔案的質(zhì)量，確保檔案符合國家規(guī)定、行業(yè)規(guī)定。具體來說，高質(zhì)量的檔案資料需要符合以下條件：1）存儲的檔案資料最好為原件，若原件丟失，應(yīng)該及時予以復(fù)原。2）須將檔案文件內(nèi)容與工程實際情況相對照，保證歸檔的檔案資料內(nèi)容真實可靠且符合國家技術(shù)規(guī)范。3）檔案資料須采用碳素墨水等耐久材料書寫，對于部分用易褪色材料進行書寫的資料，應(yīng)該及時加以謄寫，確保檔案資料的持久保存。4）歸檔資料需要確保紙面潔凈，圖章清晰完備。5）對于檔案資料中文字材料和圖紙材料，應(yīng)該檢查其是否符合國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的文件及時進行修改。檔案資料的質(zhì)量檢查非常必要，它關(guān)系到檔案資料的有效性，并會對此后檔案文件的查詢和利用產(chǎn)生深遠影響，因此，檔案管理者必須重視對各類檔案質(zhì)量的檢查，確保檔案資料的合格性。

三、檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代計算機技術(shù)的普及為檔案資料的現(xiàn)代化管理提供了良好的條件，因此，優(yōu)秀的檔案管理者需要對計算機技術(shù)有足夠的了解并能夠靈活的利用這些技術(shù)提高檔案資料管理的科學(xué)性和便利性，因此，實現(xiàn)檔案資料管理現(xiàn)代化首先要加強對管理者現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，提高其利用如GPS系統(tǒng)、SCADA系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)來管理檔案的能力。此外，建設(shè)更加先進完備的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)也至關(guān)重要，當(dāng)前，在新能源開發(fā)行業(yè)，基建工程檔案管理的硬件設(shè)施還不盡如人意，有待投入更多的資金和設(shè)備。具體來說，一套完整的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該包括計算機、掃描儀、光盤刻錄機等機器設(shè)備和縮微技術(shù)、光盤技術(shù)等，以實現(xiàn)基建工程檔案資料管理的數(shù)字化。除了在信息技術(shù)軟硬件方面的加強，在檔案管理科學(xué)化過程中，還需建立起標(biāo)準(zhǔn)化的檔案工作秩序，一方面不斷吸取其他部門檔案管理的寶貴經(jīng)驗，另一方面注重結(jié)合基建工程項目的特點制定和創(chuàng)新檔案管理機制。

四、結(jié)語

綜上所述，在新能源發(fā)電部門，基建工程檔案資料的科學(xué)管理不僅有利于對過往工程項目的記錄，還對以后的利用借鑒有很大幫助，因此，采用合理的管理辦法十分必要。對檔案資料的科學(xué)管理主要包括對眾多檔案的分類歸檔、對歸檔資料質(zhì)量的檢查和及時修正、對檔案現(xiàn)代化管理的重視和引入。只有嚴(yán)格執(zhí)行這些步驟，才能夠更好地提高和完善檔案的整理和保存，更好地服務(wù)于檔案利用。

參考文獻

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[2]李秀琴.試論如何利用綜合檔案資源管理系統(tǒng)軟件實現(xiàn)基建檔案的信息化管理[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟.2011(17).

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【摘要】 檔案管理是醫(yī)院醫(yī)療工作的重要組成部分，只有做好檔案管理才能使醫(yī)院得到長遠的發(fā)展。隨著信息時代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理要加快信息化建設(shè)，才能使醫(yī)院檔案管理適應(yīng)時代的需要，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】 檔案管理信息化現(xiàn)代化醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展

醫(yī)院的文獻檔案包含病人的病例、財務(wù)、人事等各個方面，醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的發(fā)展過程，對醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展有著重要的參考價值。但是醫(yī)院檔案管理面臨著各方面的復(fù)雜問題，所以，在醫(yī)院檔案管理上有所創(chuàng)新，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化，這不只是解決問題的重要措施，也是保證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。

1.現(xiàn)代化管理對醫(yī)院檔案管理的重要性

1.1隨著信息化的發(fā)展，只有加快醫(yī)院檔案管理的信息化進程才能適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的需要。在現(xiàn)在的信息社會，對于時效性強、價值較高的檔案信息需求量愈來愈大，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息資源共享的要求也越來越高，以往的醫(yī)院檔案管理模式以及各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)也不斷受著沖擊。面對這種沖擊，各個醫(yī)院要順應(yīng)時代的潮流，抓住這一機遇，快速發(fā)展醫(yī)院，逐步加快對檔案信息的建設(shè)，讓檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，只有這樣才適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求。

1.2解決醫(yī)院檔案管理自身的問題、提升管理和利用水平的根本途徑就是顯現(xiàn)現(xiàn)代化管理?，F(xiàn)在人們的認(rèn)識不足，各個醫(yī)院在檔案管理方面比較落后，主要表現(xiàn)在對醫(yī)院檔案管理的意識不強，對設(shè)備及技術(shù)運用比較落后。只有不斷更新對檔案館管理的知識，轉(zhuǎn)變管理方法，積極采用先進的技術(shù)設(shè)備，解放雙手，加快提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，只有這樣才能解決上述問題，從而提高醫(yī)院檔案管理水平。

1.3醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展和檔案管理的自身發(fā)展都要求實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。隨著人們對自身健康的認(rèn)識，醫(yī)院競爭愈加激烈，確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，提高檔案管理的工作效率，實現(xiàn)醫(yī)院檔案的可持續(xù)發(fā)展顯得尤為重要和迫切。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化可以利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的醫(yī)療人才，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)。

2.醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理內(nèi)容

2.1文書檔案的現(xiàn)代化管理 在計算機信息化的今天，為了適應(yīng)工作需要，把收到的文件用計算機等級，在網(wǎng)絡(luò)上按照一定的次序傳閱，并設(shè)定傳閱的時間。如若傳閱文件沒有及時返回，自動化的催辦程序發(fā)出信息，提醒承辦人及時批閱，對那些批閱完畢的文件自行管理，這樣可以有效降低文書處理部門的工作量，減輕檔案管理人員的負(fù)擔(dān)，縮短決策時間，節(jié)約了成本，提高醫(yī)院的決策效率。

2.2網(wǎng)絡(luò)化管理人事檔案隨著社會信息化進程加快、社會人員的流動性加大，如何能夠迅速準(zhǔn)確的提供人事檔案信息顯得尤為重要。根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代 化手段，建立和完善人事檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。不但便于管理部門管理、監(jiān)督，也便于個人對自己檔案的了解。

2.3病人病歷檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，各種新的治療手段不斷出現(xiàn)。將各種微創(chuàng)性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進行分類，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況進行分類匯總，通過網(wǎng)絡(luò)提供給各臨床科室，便于醫(yī)務(wù)人員查詢、分析、討論，進行統(tǒng)計后編寫相關(guān)的學(xué)術(shù)論文。病歷檔案也包括醫(yī)學(xué)影像圖片的儲存和查詢，使得醫(yī)護人員及患者可以方便的查詢。

3.檔案管理現(xiàn)代化、信息化的方法

3.1實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的關(guān)鍵在于管理者的思想創(chuàng)新。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持和主管部門的參與，是計算機能夠在醫(yī)院檔案管理中成功運用的關(guān)鍵。檔案管理部門要多加進行對檔案管理人員的培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，從而適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化作為醫(yī)療系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)代化和服務(wù)工作現(xiàn)代化重要內(nèi)容，建立檔案管理信息平臺。

3.2加快對檔案管理人才的培養(yǎng)。現(xiàn)在很多醫(yī)院檔案管理人員都是身兼多職，檔案管理知識比較淺薄，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作十分不利。試圖改變這種現(xiàn)狀的最直接有效的方法是，改變檔案管理隊伍的素質(zhì)結(jié)構(gòu)，讓檔案管理人員適應(yīng)新工作的需要，對于有這方面潛力的工作人員進行培訓(xùn)，加大對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其在短時間內(nèi)完成上崗培訓(xùn)。制定信息化建設(shè)的長期規(guī)劃和短期目標(biāo)，爭取上級部門和醫(yī)院的支持，加大投入，吸引、培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲備工作，使醫(yī)院檔案管理工作邁上一個新臺階。

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一、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至?xí)霈F(xiàn)松懈的情況。從本質(zhì)上來講，此工作的重點主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關(guān)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產(chǎn)的有效性。但現(xiàn)實的情況恰恰相反，工作人員片面地認(rèn)為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業(yè)務(wù)管理都不應(yīng)該計算在內(nèi)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關(guān)負(fù)責(zé)人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉(zhuǎn)變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當(dāng)?shù)谋憷顾麄冊跀?shù)據(jù)采集、特種設(shè)備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務(wù)進行規(guī)劃，實現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設(shè)定與實施。第三，少數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，特種設(shè)備的檔案管理工作是根據(jù)設(shè)備檢測明細(xì)中合格證書內(nèi)容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術(shù)支持，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析。因此，在相?P資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。

（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設(shè)備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導(dǎo)致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認(rèn)同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當(dāng)性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協(xié)商或者催促，使得一些特種設(shè)備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當(dāng)，當(dāng)數(shù)據(jù)記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現(xiàn)了缺失。

二、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理

（一）提高檔案分類管理的認(rèn)識與責(zé)任感。特種設(shè)備檔案管理的認(rèn)識與責(zé)任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以服務(wù)為宗旨，以特種設(shè)備的不同類型劃分為主要目標(biāo)，將維修改造、使用年限、產(chǎn)品參數(shù)、生產(chǎn)廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設(shè)備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設(shè)備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結(jié)為主，對其中發(fā)現(xiàn)的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調(diào)動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。

（二）建立完善的特種設(shè)備檔案管理工作。完善的特種設(shè)備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調(diào)記錄與核準(zhǔn)方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個特種設(shè)備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號進行排序，并適當(dāng)調(diào)整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個excel表格，將設(shè)備管理中的對應(yīng)事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預(yù)覽、復(fù)制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設(shè)定一個OA軟件。每個特種設(shè)備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內(nèi)部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設(shè)備的號碼進行預(yù)覽。在借出和歸還方面，內(nèi)部人員要攜帶上級負(fù)責(zé)人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會進行自動提醒。當(dāng)借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內(nèi)容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時向上級匯報。

（三）建立嚴(yán)格的績效考核制度。特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的管理者應(yīng)該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質(zhì)。第一，要聘請專業(yè)的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓(xùn)。例如：指導(dǎo)人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓(xùn)。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實踐方面，帶領(lǐng)工作人員“走出去”，讓他們?nèi)テ渌貐^(qū)與單位進行業(yè)務(wù)觀摩，學(xué)習(xí)別人的長處，改進自身的管理技術(shù)。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經(jīng)驗總結(jié)為主，看工作人員是否按照記錄的標(biāo)準(zhǔn)和要求將設(shè)備運行維護和事故處理等內(nèi)容具體化。總體來說，管理者對兩部分成績進行統(tǒng)一設(shè)定，對連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經(jīng)濟懲罰。

三、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的有效性

第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設(shè)備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設(shè)備的種類設(shè)定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細(xì)進行裝訂或查詢，提升了工作速度。

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關(guān)鍵詞：高校檔案 規(guī)范化 新途徑

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎(chǔ)工作，從1987年國家教委下發(fā)的《關(guān)于加強高等學(xué)校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，都體現(xiàn)出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學(xué)校自身看，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。

1 新時期高校檔案管理工作規(guī)范化的意義

檔案的規(guī)范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián)、配合，形成檔案管理合力，通過“合規(guī)”操作，體現(xiàn)出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關(guān)系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統(tǒng)工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環(huán)節(jié)都有特定的任務(wù)，只要某一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了紕漏，就會影響到整個檔案系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。而規(guī)范化管理，通過明確每個環(huán)節(jié)的工作重點和工作任務(wù)，能夠從細(xì)節(jié)抓起，通過強制性的合規(guī)操作，實現(xiàn)“依法治檔”，促進整個檔案系統(tǒng)的科學(xué)性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現(xiàn)代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規(guī)范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規(guī)范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責(zé)任，通過明確某一環(huán)節(jié)的目標(biāo)，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現(xiàn)象發(fā)生。

2 高校檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

高校檔案的規(guī)范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應(yīng)用等四大環(huán)節(jié)，只有做到每個環(huán)節(jié)既相互獨立又互相聯(lián)系，才能夠體現(xiàn)出規(guī)范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規(guī)范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學(xué)、學(xué)術(shù)研究、學(xué)生工作、招生就業(yè)等方面的工作內(nèi)容進行系統(tǒng)的分析與嚴(yán)格的把關(guān)鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關(guān)部門的職責(zé)，依法治檔、依法管檔、“應(yīng)收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質(zhì)量保障。當(dāng)前，高校普通在學(xué)生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學(xué)與學(xué)術(shù)研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發(fā)展方向，以“使用者至上，服務(wù)第一”的原則，收集、開發(fā)檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標(biāo)，在檔案的收集中體現(xiàn)人文關(guān)懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務(wù)理念，使檔案收集工作服務(wù)于學(xué)生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統(tǒng)的第二階段工作，在這一環(huán)節(jié)中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內(nèi)容、特點進行科學(xué)分類、系統(tǒng)編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關(guān)系。在分類階段，做好過程控制與監(jiān)督檢查，實現(xiàn)程序化分類控制是關(guān)鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標(biāo)準(zhǔn)，做到事前有依據(jù)、計劃與布置，事中有檢查、監(jiān)督，事后有驗收、總結(jié)。要摒棄傳統(tǒng)的根據(jù)“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復(fù)合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，高校要盡最大的努力實現(xiàn)檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數(shù)字化檔案，要引入穩(wěn)定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統(tǒng)，推進檔案數(shù)據(jù)庫資源的數(shù)字化、信息化進程，做好日常的數(shù)據(jù)庫更新與維護，高校要指定專人進行系統(tǒng)軟件硬件升級，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網(wǎng)絡(luò)安全，為數(shù)字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關(guān)“標(biāo)準(zhǔn)化”建設(shè)，根據(jù)學(xué)校自身實際，出臺《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管辦法》以及《檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實施細(xì)則》、《檔案標(biāo)準(zhǔn)化保管考核規(guī)定》等規(guī)章制度，推進檔案的“標(biāo)準(zhǔn)化”進程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學(xué)發(fā)展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現(xiàn)代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環(huán)節(jié)能夠確保檔案的“應(yīng)保盡?！焙秃侠砭幣?、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標(biāo)。高校檔案管理部門要在合理設(shè)置密級，保證安全性的前提下，廣泛創(chuàng)新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務(wù)效能。檔案管理部門可根據(jù)用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數(shù)據(jù)包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務(wù)，主動建立與檔案使用者的聯(lián)絡(luò)紐帶，為其查詢和導(dǎo)航檔案資料，使檔案管理工作服務(wù)于學(xué)校的各個部門，為學(xué)術(shù)研究提供資源庫，為學(xué)生的成長與發(fā)展提供參照物，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重大決策做好參謀。

總之，在知識經(jīng)濟和信息化時代，加強高校檔案規(guī)范化管理，對于夯實高?；A(chǔ)工作，體現(xiàn)核心競爭力都具有重要的意義。實現(xiàn)高校檔案規(guī)范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發(fā)展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責(zé)，做到“應(yīng)收盡收”，進一步完善檔案管理結(jié)構(gòu)；在檔案的分類階段，要實現(xiàn)程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數(shù)據(jù)庫維護；在檔案的利用階段，要體現(xiàn)人本理念與個性人服務(wù)；最終才能夠更好的實現(xiàn)高校檔案管理工作的規(guī)范化。

參考文獻

[1] 嚴(yán)小蕾.高校檔案工作規(guī)范化管理芻議[J].四川檔案，2012（4）.