導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇會(huì)計(jì)檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

會(huì)計(jì)檔案管理辦法完整版全文第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作，共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度，對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。

單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。

第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

(一)會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔賬簿;

(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;

(四)其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。

第八條 同時(shí)滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

(四)采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;

(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。

單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。

會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案，確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。

單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿，確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以銷毀。

第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

第十九條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。

單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。

第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶，其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局，國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門，中國(guó)總后勤部，可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。

第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))同時(shí)廢止。

會(huì)計(jì)檔案主要特點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈;可以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無(wú)弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為;會(huì)計(jì)檔案還可以為國(guó)家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營(yíng)決策提供參考。

與文書檔案、科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案有它自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在三個(gè)方面：

一、形成范圍廣泛，凡是具備獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的單位，都要形成會(huì)計(jì)檔案。這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。一方面會(huì)計(jì)檔案在社會(huì)的各領(lǐng)域無(wú)處不有，形成普遍;另一方面，會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體數(shù)量也相對(duì)其他門類的檔案數(shù)量更多一些。尤其是在企業(yè)、商業(yè)、金融、財(cái)政、稅務(wù)等單位，會(huì)計(jì)檔案不僅是反映這些單位的職能活動(dòng)的重要材料，而且產(chǎn)生的數(shù)量也大。

篇2

2015年12月11日，新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)）正式公布。為方便各單位更好地理解、貫徹和實(shí)施，本刊從第二期開始連續(xù)四期刊登國(guó)家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳同志的文章，就《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行全方位解讀，本期對(duì)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》保管期限的修訂內(nèi)容進(jìn)行解讀。

會(huì)計(jì)檔案保管期限的調(diào)整是本次《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和計(jì)人員對(duì)此疑惑較多，新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺(jué)得難以把握。本期重點(diǎn)對(duì)定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限調(diào)整進(jìn)行解讀，并對(duì)新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說(shuō)明。

保管期限調(diào)整的背景和原因

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來(lái)，國(guó)家檔案局對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。

二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)。但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過(guò)由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷毀而無(wú)法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過(guò)檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限后，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查閱利用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)是必要的。

五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過(guò)短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會(huì) 計(jì)檔案仍舊保留著；超過(guò)15年的憑證檔案和超過(guò)25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長(zhǎng)的必要。

六是考慮會(huì)計(jì)電子檔案特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)庫(kù)房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長(zhǎng)保管期限的條件。

七是滿足當(dāng)前反腐需要。現(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。

八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無(wú)法很好掌握。

保管期限調(diào)整的內(nèi)容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規(guī)定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規(guī)定，“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從“會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會(huì)計(jì)資料，其歸檔后會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限是從2015會(huì)計(jì)年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會(huì)計(jì)檔案保管期限作了適當(dāng)延長(zhǎng)。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表，財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門的國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)（決算），基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算），行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表和稅收會(huì)計(jì)報(bào)表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會(huì)計(jì)檔案由原先的25年延長(zhǎng)為30年。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證，財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長(zhǎng)為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設(shè)置上堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定 “各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。”這意味著，各單位在劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會(huì)計(jì)憑證比較重要，可能在未來(lái)一段較長(zhǎng)的時(shí)期里需要查詢利用，將該批會(huì)計(jì)憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會(huì)計(jì)檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實(shí)際劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限預(yù)留了空間，有利于會(huì)計(jì)檔案的管理。

會(huì)計(jì)檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過(guò)渡，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部專門就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：

一是對(duì)已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對(duì)已到保管期限但未作鑒定的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。

三是對(duì)未到原《辦法》規(guī)定最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案。文件規(guī)定“未到原《管理辦法》規(guī)定最低保期限的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《管理辦法》規(guī)定的最低保管期限重新劃定保管期限。”如2005年形成的會(huì)計(jì)憑證檔案，原定保管期限是15年，保管期限2006年起算，至2015年12月，已保管10年；按照原《管理辦法》只需再保管5年，至2020年12月，即可進(jìn)行到期鑒定，如鑒定確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值就可銷毀。但由于新《辦法》對(duì)憑證類會(huì)計(jì)檔案保管期限進(jìn)行了延長(zhǎng)，該批會(huì)計(jì)檔案未到原定保管期限，其保管期限應(yīng)延長(zhǎng)為30年，即到2035年12月才算到保管期限，可在2036年進(jìn)行到期檔案鑒定后，確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值即可銷毀。其他各類會(huì)計(jì)檔案的處理方法照此類推。

篇3

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案 管理 問(wèn)題 措施

醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理是醫(yī)院檔案管理中重要的一環(huán)，這不僅表現(xiàn)在數(shù)量上。會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，由于性質(zhì)不同，需要分門別類進(jìn)行歸檔。隨著時(shí)間的推移，檔案數(shù)量與日俱增，尤其是會(huì)計(jì)憑證，盡管保管期限只有15年，但經(jīng)過(guò)醫(yī)院多年的業(yè)務(wù)發(fā)展，數(shù)量也是相當(dāng)可觀的，常常幾倍于其他種類的檔案。更為重要的是，會(huì)計(jì)檔案具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織發(fā)展的情況，而且能為醫(yī)院管理者提供會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、控制的依據(jù)，具有十分重要的作用。因此，搞好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于搞好醫(yī)院檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有十分重要的意義。

目前，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理往往容易被忽視，存在諸多問(wèn)題，成為檔案管理工作中的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)。對(duì)于這些問(wèn)題，筆者進(jìn)行一下簡(jiǎn)單的剖析。

一是會(huì)計(jì)檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多人對(duì)會(huì)計(jì)檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營(yíng)、輕檔案”的意識(shí)還很強(qiáng)，認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。

二是會(huì)計(jì)檔案的管理責(zé)任不明確。會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員是第一責(zé)任人，但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，而對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之甚少，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任也不明確。這方面突出表現(xiàn)在兩點(diǎn)：1、把本該由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)的會(huì)計(jì)檔案整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制保管清冊(cè)的工作任務(wù)全都退給綜合檔案室；2、認(rèn)為把會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后萬(wàn)事大吉，不用再擔(dān)負(fù)任何責(zé)任。

會(huì)計(jì)檔案歸檔移交不及時(shí)。有些醫(yī)院由于忽視會(huì)計(jì)檔案的管理，或者任由財(cái)務(wù)部門自己保管，或者在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門隨時(shí)向綜合檔案室移交。有些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)行了會(huì)計(jì)電算化，財(cái)務(wù)部門向綜合檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，只移交紙質(zhì)檔案，而把存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)或光盤保留下來(lái)，嚴(yán)重破壞了醫(yī)院全宗的完整性。

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀不規(guī)范。不少醫(yī)院擔(dān)心原始材料的遺失，把自成立以來(lái)的所有會(huì)計(jì)檔案一直保存至今，沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀。有些醫(yī)院即使鑒定銷毀了，也經(jīng)常出現(xiàn)不按照程序銷毀，該銷毀的不銷毀的現(xiàn)象，從而影響了會(huì)計(jì)檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

鑒于以上出現(xiàn)的這些問(wèn)題，依據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為可以通過(guò)以下幾項(xiàng)措施加以改進(jìn)：

增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第二條規(guī)定：“國(guó)家機(jī)關(guān)、社區(qū)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織，應(yīng)當(dāng)依照本辦法管理會(huì)計(jì)檔案?！钡谒臈l規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，……”按照這些法律法規(guī)的規(guī)定，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，要把會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來(lái)抓，大力宣傳醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的意義，使全院干部職工特別是財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案工作的重要性。

健全會(huì)計(jì)檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案工作的實(shí)際，逐步完善會(huì)計(jì)檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、鑒定、銷毀及庫(kù)房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案工作的每個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循。

加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。在這其中最為重要的是明確責(zé)任?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定：“各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。”“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；……”另外，會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生于會(huì)計(jì)工作過(guò)程中，會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案歸檔的準(zhǔn)確、完整以及檔案的保管負(fù)有直接的責(zé)任。會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管后，直接責(zé)任也隨著轉(zhuǎn)移。這時(shí)的會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任分成了兩部分，綜合檔案室只負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案安全保管，提供借閱的責(zé)任，雖然會(huì)計(jì)檔案移交了綜合檔案室，但會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確仍承擔(dān)直接的責(zé)任。

依法開展會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十條規(guī)定：“保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：……”因此，醫(yī)院應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，遵照法定的程序定期進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作。

總之，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)工作，指導(dǎo)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和事業(yè)管理，查驗(yàn)經(jīng)濟(jì)財(cái)務(wù)問(wèn)題，防止貪污舞弊，研究醫(yī)院經(jīng)濟(jì)發(fā)展的方針戰(zhàn)略都具有重要作用。會(huì)計(jì)檔案管理既是會(huì)計(jì)工作中不可缺少的一部分，也是檔案工作中重要的組成部分，這需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門這兩個(gè)部門充分銜接好。加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，并加以充分利用，這樣才能做好醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作。

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篇4

高校會(huì)計(jì)檔案是在高校從事教學(xué)、科研、行政管理和培訓(xùn)等其他會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的、記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的原始發(fā)票、合同等具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案主要包括紙制檔案和電子檔案兩種形式。

1 新舊《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的對(duì)比分析

1.1 總體情況對(duì)比

新《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法共31條，在原來(lái)的基礎(chǔ)上增加了十條，主要做了以下幾方面的修訂：首先，新辦法進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍，明確了電子檔案也是會(huì)計(jì)檔案的一部分；其次，增加并明確了對(duì)電子檔案的管理要求；此外，新辦法還完善了會(huì)計(jì)檔案的銷毀程序、明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求、調(diào)整了會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限，延長(zhǎng)了會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。

1.2 管理要求對(duì)比

新辦法從會(huì)計(jì)檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面增加了對(duì)電子檔案的管理規(guī)定。明確了電子檔案在滿足一定條件時(shí)，單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式歸檔保存，進(jìn)一步肯定了電子檔案的有效性和可替代性；電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)于特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交；電子會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

1.3 管理期限對(duì)比

為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際利用需求，新辦法明確了會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類。新辦法明確了對(duì)于需要定期保管的企業(yè)和其他組織的會(huì)計(jì)檔案中，原始憑證、記賬憑證等保管期限為30年，銀行對(duì)賬單等保管期限為10年。

2 當(dāng)前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校缺乏學(xué)校內(nèi)部的具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度，目前高校財(cái)務(wù)管理基本已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化管理，但是卻沒(méi)有相應(yīng)的電子會(huì)計(jì)檔案管理辦法，沒(méi)有根據(jù)自己的實(shí)際情況將會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的程序文件和數(shù)據(jù)庫(kù)等電子資料納入學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理辦法中，還只是停留在按照舊辦法僅對(duì)會(huì)計(jì)的紙制版材料進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管等。

2.2 高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)

高校會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案人員及設(shè)施投入不足。目前，大部分高校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是會(huì)計(jì)人員兼任，會(huì)計(jì)檔案只停留在對(duì)紙制檔案的保管，不具備電子會(huì)計(jì)檔案管理的專用?O備。那些兼任的會(huì)計(jì)人員更多的只懂會(huì)計(jì)的專業(yè)知識(shí)，而缺乏檔案管理知識(shí)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員更換和流動(dòng)過(guò)于頻繁，再加上大都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理要求缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，再加上會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量逐漸增多，高校會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量無(wú)法保證。高校容易忽視對(duì)專門的會(huì)計(jì)檔案的管理，沒(méi)有專門的經(jīng)費(fèi)投入，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案的電子化管理

大部分高校都已實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，有相應(yīng)的財(cái)務(wù)核算軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和結(jié)算。這些會(huì)計(jì)軟件可以實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的電子化保存，高校會(huì)定期將會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表打印輸出并裝訂成冊(cè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的紙制化保存，但是對(duì)于賬目的原始發(fā)票等支持材料并沒(méi)有掃描形成電子化管理，電子檔案與紙制檔案不同步，裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)電子化管理。各高校使用的財(cái)務(wù)軟件全套文檔資料及財(cái)務(wù)原始數(shù)據(jù)和備份數(shù)據(jù)也沒(méi)有連同會(huì)計(jì)檔案同時(shí)歸檔管理并分別存放于三個(gè)以上地點(diǎn)。高校針對(duì)電子檔案的管理意識(shí)和制度都還不夠，沒(méi)有專門的電子檔案電子化管理制度及設(shè)施等。

3 規(guī)范并優(yōu)化高校會(huì)計(jì)檔案的建議和對(duì)策

3.1 提高并加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理屬于檔案管理的一部分，應(yīng)受到相關(guān)部門的高度認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)投入。它是國(guó)家各類檢查以及科研結(jié)題審計(jì)的重要支撐材料，是學(xué)校制定方針政策的重要信息資源。因此高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)并增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案的投入，妥善安全保管、科學(xué)有序存放，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性，方便及時(shí)查閱和利用。

3.2 建立并健全高校會(huì)計(jì)檔案的管理制度

各高校應(yīng)根據(jù)新的《會(huì)計(jì)檔案管理》辦法的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，出臺(tái)或修訂具體的會(huì)計(jì)檔案管理制度文件以供參考和查閱。同時(shí)制定會(huì)計(jì)檔案工作目標(biāo)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入學(xué)校內(nèi)部治理范圍，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化，做到有法可依，有章可循。具體制度可包括：（1）完善會(huì)計(jì)檔案檢查監(jiān)督制度。由高校財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門的主要負(fù)責(zé)人聯(lián)合，開展會(huì)計(jì)檔案檢查，并將檢查結(jié)果記錄在案留存，不斷地促進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的提高。（2）建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管制度。在會(huì)計(jì)檔案保管上，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案及其數(shù)據(jù)元，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其讀取平臺(tái)一并保存，應(yīng)實(shí)行雙重備份，異地保管的制度。（3）建立會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部牽制制度。應(yīng)建立以內(nèi)部管理、會(huì)計(jì)控制和審計(jì)監(jiān)督為核心的內(nèi)控體系。以經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度、不相容職務(wù)和崗位為風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，具有相互牽制和監(jiān)督作用的會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部牽制機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)

高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理人員大都是專業(yè)的會(huì)計(jì)人員，缺乏檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和認(rèn)識(shí)，缺乏全面綜合會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)。因此，高校應(yīng)配備專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，保證會(huì)計(jì)檔案管理人員既懂得會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)知識(shí)，又懂得檔案管理的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而提高本單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平。

3.4 加大會(huì)計(jì)檔案管理工作的投入

高校應(yīng)提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的高度認(rèn)識(shí)，加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案工作的投入，改善會(huì)計(jì)檔案管理工作環(huán)境，既要適應(yīng)安全保管會(huì)計(jì)檔案的需要，又要提高會(huì)計(jì)檔案管理水平和效率。保證足夠的會(huì)計(jì)檔案存放空間，同時(shí)配備專用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，方便查閱。

3.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

高等學(xué)校應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的發(fā)展，采用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理，充分利用現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化、信息化與數(shù)字影像技術(shù)，不斷實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

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［關(guān)鍵詞］ 高校會(huì)計(jì)檔案；管理；舉措

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 06. 003

［中圖分類號(hào)］ F233 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］ A ［文章編號(hào)］ 1673 - 0194（2012）06- 0005- 02

高校會(huì)計(jì)檔案是指高校在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字材料、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬表和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)的重要資料和證據(jù)。高校會(huì)計(jì)檔案是高等院校在教學(xué)、科研、行政管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經(jīng)濟(jì)信息資源，同時(shí)也是會(huì)計(jì)工作過(guò)程最有說(shuō)服力的憑證。由此可見(jiàn)，做好高校會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于高校教育改革和發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

1 當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后，不能適合當(dāng)前高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化的要求

眾所周知，高等院校實(shí)施的會(huì)計(jì)檔案管理制度主要是參照2001年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》編制的。管理對(duì)象主要是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料。而目前，我國(guó)各個(gè)高校均已實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，但是對(duì)于由此產(chǎn)生的大量的以電子文檔、程序文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、備份文件等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，則沒(méi)有制訂相應(yīng)的管理辦法，許多應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料散落在不同的經(jīng)辦人手中，因此造成了會(huì)計(jì)檔案歸檔的不完整。

1.2 會(huì)計(jì)檔案資料收集不齊

會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿類、財(cái)務(wù)報(bào)告類等。然而，許多高校在收集會(huì)計(jì)資料時(shí)，仍然沒(méi)有將財(cái)務(wù)報(bào)表類中的上級(jí)有關(guān)文件、財(cái)務(wù)制度、財(cái)務(wù)活動(dòng)分析等歸檔，特別是電算化會(huì)計(jì)下的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)等重要資料，沒(méi)有按會(huì)計(jì)檔案的管理要求進(jìn)行正確歸檔保存。

1.3 會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)

根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”規(guī)定，當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年。期滿之后，原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編造清冊(cè)移交本單位的檔案部門保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人必須按期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案，全部移交學(xué)校檔案部門，不得自行封包保存。但實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門一是為了查詢的方便，二是由于裝訂歸檔的不及時(shí)，常常是會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期擺放在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門，要么是不按期向?qū)W校檔案管理部門移交，要么就根本不向?qū)W校檔案管理部門移交。

1.4 會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難

在實(shí)際工作中，高校會(huì)計(jì)檔案的銷毀往往不受重視。究其原因：一是數(shù)量大，開展工作需花費(fèi)大量的人力物力；二是鑒定銷毀無(wú)切實(shí)可行且具操作性的統(tǒng)一規(guī)定。在檔案管理辦法中，僅籠統(tǒng)地規(guī)定“根據(jù)檔案的保管期限”，而會(huì)計(jì)檔案屬專業(yè)檔案范疇，是學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行、完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明、原始資料，其重要性讓審批者往往不能輕易僅憑“保管期限”來(lái)作出鑒定銷毀的簽字。同時(shí)，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”的規(guī)定，要鑒定銷毀的會(huì)計(jì)檔案大多為15年以上，而根據(jù)現(xiàn)行的干部任用情況，幾乎沒(méi)有一個(gè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者能在此位如此長(zhǎng)時(shí)間，這就造成要讓現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)來(lái)審批銷毀以前領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)下形成的原始和唯一的經(jīng)濟(jì)責(zé)任記錄原始資料，從而形成了事實(shí)上的銷毀審批難的局面；三是由于未能及時(shí)清繳的債權(quán)賬務(wù)的影響。學(xué)校不屬于企業(yè)，未能清繳的債權(quán)賬務(wù)，即使年代很長(zhǎng)，也不能作為壞賬核銷，只能是長(zhǎng)期掛賬，保留追償權(quán)利，而憑證作為追償掛賬的證據(jù)就具有了不可銷毀的權(quán)利。由此原因，使檔案管理者對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作的艱巨性和因責(zé)任重大而產(chǎn)生畏難情緒及無(wú)所適從，導(dǎo)致學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。

2 完善高校會(huì)計(jì)檔案管理的舉措

2.1 制定和落實(shí)高校會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第十五條規(guī)定：“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定建立檔案，妥善保管?！币虼?，高校應(yīng)當(dāng)依據(jù)相關(guān)會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，結(jié)合本校實(shí)際，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、鑒定、編目和開發(fā)利用等一整套的規(guī)章制度。確保會(huì)計(jì)檔案工作科學(xué)管理、有序開展。

2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通

財(cái)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通，有利于檔案資料收集移交范圍及時(shí)調(diào)整，只有溝通了，財(cái)務(wù)部門才能及時(shí)收集應(yīng)收集的資料，只有溝通了，檔案管理部門才能了解財(cái)務(wù)部門的資料收集是否齊全，從而做好監(jiān)督工作。

2.3 加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)

財(cái)務(wù)部門自身查詢的方便是其不及時(shí)向?qū)W校檔案管理部門移交檔案的本質(zhì)原因。而查詢需要產(chǎn)生的一個(gè)主要根源就是債權(quán)債務(wù)的清理。由于學(xué)校對(duì)債權(quán)債務(wù)清理工作的不到位，致使很多往來(lái)款款項(xiàng)長(zhǎng)期掛賬，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的清理期限，從而加大了查詢需求。因此，財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)往來(lái)款項(xiàng)管理，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)，盡量做到當(dāng)年債務(wù)當(dāng)年結(jié)清，減少各賬務(wù)經(jīng)辦人的查詢要求，使會(huì)計(jì)檔案能按規(guī)定及時(shí)向校檔案管理部門移交。

2.4 強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理

第一，做好會(huì)計(jì)檔案的歸檔和交接工作。高校要嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，有學(xué)校的財(cái)務(wù)部門應(yīng)把每年形成的應(yīng)該進(jìn)行歸檔的會(huì)計(jì)資料，按照歸檔的要求整理歸檔。對(duì)于當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由學(xué)校財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿之后，財(cái)務(wù)部門編制移交清冊(cè)，然后移交學(xué)校檔案管理部門統(tǒng)一保管。

第二，完善會(huì)計(jì)檔案借閱制度。會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱要建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案借閱制度，指定專人保管，防止會(huì)計(jì)檔案的損壞和遺失。原則上系統(tǒng)內(nèi)部人員只能借閱與工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，而且借閱時(shí)必須由會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行登記，并由借閱人簽字。

第三，對(duì)磁性介質(zhì)檔案管理時(shí)應(yīng)注意做好防磁、防凍、防熱、防污染和防有害生物等工作，重要的會(huì)計(jì)檔案要備份雙份，定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。

第四，對(duì)于保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，需要核銷時(shí)，應(yīng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派人監(jiān)督核銷。監(jiān)督核銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)督銷毀情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。

2.5 提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

目前在高校的檔案管理部門中，缺乏既懂檔案管理知識(shí)，又精通財(cái)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作的需要。因此，各高校應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)工作，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

會(huì)計(jì)檔案管理工作是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接影響學(xué)校整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量和水平。加強(qiáng)學(xué)校會(huì)計(jì)檔案的管理不僅可以推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，還可以提高學(xué)校財(cái)務(wù)管理的水平和質(zhì)量，使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革的需要。

主要參考文獻(xiàn)

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篇6

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；管理

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）08-0-01

會(huì)計(jì)檔案是指單位在財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中直接形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告及具有保存價(jià)值的一系列文字資料等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案既是單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，又是單位檔案的重要組成部分，是重要的信息資源。單位的會(huì)計(jì)檔案是否真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確、完整，整理、歸檔是否科學(xué)、合理，保管、移交是否完好、及時(shí)，借閱、銷毀是否規(guī)范、嚴(yán)密，都將直接影響到單位會(huì)計(jì)檔案管理的質(zhì)量。

一、會(huì)計(jì)資料收集要完整、及時(shí)

會(huì)計(jì)資料的收集要以會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為主線，凡具有保管價(jià)值的所有會(huì)計(jì)事項(xiàng)記錄、核算資料、財(cái)務(wù)管理類的資料，都應(yīng)及時(shí)收集，不得遺漏，如發(fā)現(xiàn)缺少的資料，應(yīng)及時(shí)向有關(guān)的當(dāng)事人追回或采取必要的補(bǔ)救措施，以確保會(huì)計(jì)檔案資料的完整性。依據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案資料主要包括：

1.會(huì)計(jì)憑證類：包括外來(lái)和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、其他會(huì)計(jì)憑證。

2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：分為月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明及其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

4.其他類：包括銀行對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化單位的會(huì)計(jì)檔案主要包括三個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料。這些打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

（2）以磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)），在未打印成書面形式之前，應(yīng)當(dāng)妥善保管并留有副本。這些介質(zhì)都應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案保管。

（3）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料和軟件程序，也應(yīng)當(dāng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。

二、會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要科學(xué)、合理

對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔要根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求，制定科學(xué)規(guī)范的分類編號(hào)方法和歸檔時(shí)限，建立會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、移交清冊(cè)、借閱登記單等，保證會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容完整、整理歸檔及時(shí)、手續(xù)完備，并按會(huì)計(jì)檔案分類編號(hào)規(guī)則整理會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)資料，合理確定擺放各類會(huì)計(jì)檔案的位置，提高利用效率。

1.會(huì)計(jì)月度終了，將會(huì)計(jì)憑證按順序排列、整理，連同所屬原始憑證，按要求裝訂成冊(cè)，正確填寫記賬憑證封面，填寫并粘貼包角并蓋好騎縫章。正確填寫會(huì)計(jì)檔案憑證案卷目錄。

2.年度終了，將會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（實(shí)行電算化核算的單位，首先應(yīng)打印出紙質(zhì)的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表）及其他資料（主要是銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單）按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》要求分類整理、編頁(yè)碼、裝訂成冊(cè)，正確填寫封面各項(xiàng)內(nèi)容，填寫并粘貼標(biāo)簽，填寫會(huì)計(jì)檔案賬簿案卷目錄、會(huì)計(jì)檔案報(bào)表案卷目錄及會(huì)計(jì)檔案其他類案卷目錄。對(duì)于上級(jí)、財(cái)政部門下達(dá)專項(xiàng)資金、部門預(yù)算指標(biāo)等文書檔案也應(yīng)及時(shí)收集交由單位檔案部門整理歸檔。

三、會(huì)計(jì)檔案的保管、移交要完好、及時(shí)

在明確會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)各崗位檔案處理要求的基礎(chǔ)上，指定專人負(fù)責(zé)單位的會(huì)計(jì)檔案，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案資料的收集、整理、裝訂、保管，并保持相對(duì)穩(wěn)定。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)中應(yīng)列明移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止時(shí)間和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限等內(nèi)容。

四、會(huì)計(jì)檔案借閱、銷毀要規(guī)范、嚴(yán)密

各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，須經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可提供查閱或復(fù)制，并辦理借閱、復(fù)制登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)建立、健全會(huì)計(jì)檔案借閱、復(fù)制登記制度。

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，各單位保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由本單位檔案部門會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀待銷毀會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等。單位負(fù)責(zé)人必須在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)并簽章。會(huì)計(jì)檔案銷毀時(shí)，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員參加，并由同級(jí)財(cái)政部門派員參加監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)審計(jì)部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)對(duì)照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容逐一清點(diǎn)核對(duì)并在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

總之，會(huì)計(jì)檔案是單位檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)檔案管理的好壞，也反映了單位綜合管理水平的高低，更反映了單位財(cái)務(wù)管理水平的高低。因此，各單位應(yīng)組織會(huì)計(jì)人員加強(qiáng)對(duì)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)法制意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理，完善會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保單位會(huì)計(jì)檔案的完整、安全，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的作用，為單位財(cái)務(wù)、審計(jì)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

篇7

一是有的會(huì)計(jì)核算中心沒(méi)有或未及時(shí)向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第6條明確指出，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會(huì)計(jì)核算中心成立后形成的會(huì)計(jì)檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算而形成的，盡管會(huì)計(jì)檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但其所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個(gè)門類，應(yīng)當(dāng)保持一個(gè)單位全宗的完整性和連續(xù)性。

二是紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案與存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒(méi)有同步歸檔。會(huì)計(jì)工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)形式記賬，會(huì)計(jì)核算形式發(fā)生了變化，財(cái)政部頒發(fā)的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出：“電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)?！薄稌?huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會(huì)計(jì)，形成的大量磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案都保存在會(huì)計(jì)核算中心，即便是定期向委托單位移交會(huì)計(jì)檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。

三是會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理脫節(jié)。會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作之中，是會(huì)計(jì)工作的延伸，也是會(huì)計(jì)工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)委派制管理下的會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對(duì)檔案知識(shí)，特別是會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒(méi)有參加過(guò)會(huì)計(jì)檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理。在各單位制定的會(huì)計(jì)制度中突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會(huì)計(jì)檔案管理制度，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位職責(zé)中。在會(huì)計(jì)人員上崗前，沒(méi)有邀請(qǐng)檔案專業(yè)人員講授會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，造成會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無(wú)目錄等現(xiàn)象，使整理出的會(huì)計(jì)檔案沒(méi)有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

四是財(cái)政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會(huì)計(jì)委派制是近些年來(lái)新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級(jí)財(cái)政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無(wú)論財(cái)政部門還是檔案部門都沒(méi)有對(duì)新管理模式下會(huì)計(jì)檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒(méi)有主動(dòng)地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財(cái)政部門只強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范與否少有問(wèn)津，使會(huì)計(jì)委派制下的會(huì)計(jì)檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

五是會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善。制度不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循。不少會(huì)計(jì)核算中心并沒(méi)有制定較為完善的會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管等制度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問(wèn)題沒(méi)有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作，忽視了會(huì)計(jì)檔案管理，沒(méi)有把會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理納入會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，也沒(méi)有配備專人管理會(huì)計(jì)檔案。

針對(duì)會(huì)計(jì)管理體制改革給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作：

一要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

二要加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員崗前培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

篇8

    自《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》實(shí)施以來(lái),我國(guó)有關(guān)銀行檔案的管理已經(jīng)逐步地向規(guī)范化與完善性轉(zhuǎn)變。當(dāng)前,有關(guān)基層人民銀行的管理方法,主要采取的是發(fā)行會(huì)計(jì)以及基層國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)資料分散管理的方式:一是采取中心支行貨幣金銀部門,對(duì)有關(guān)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行事后監(jiān)督,在中心監(jiān)督完畢后,將有關(guān)資料返回至貨幣金銀部門,實(shí)現(xiàn)其自行裝訂、歸檔、保管等有關(guān)檔案管理的工作;二是縣支行國(guó)庫(kù)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料經(jīng)事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后,有關(guān)的檔案資料,需要定期返還至縣支行綜合檔案管理部門,由縣支行綜合檔案管理部門來(lái)實(shí)施有關(guān)檔案管理的歸檔、查詢以及事后監(jiān)督中心對(duì)賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會(huì)計(jì)資料負(fù)責(zé)裝訂的管理辦法。但是這種分散的管理方式,對(duì)于基層人民銀行的檔案管理就造成了諸多不容忽視的問(wèn)題。一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的定期檢查與修復(fù)工作,沒(méi)有依照預(yù)定日期如期進(jìn)行;二是對(duì)于檔案中的磁介質(zhì)等相關(guān)的資料,管理不規(guī)范,容易產(chǎn)生磁介質(zhì)失去信息;三是檔案管理手段落后,有關(guān)檔案管理的自動(dòng)化程度不高,難以對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性以及完整性進(jìn)行有效地維護(hù);四是對(duì)于一些保管期滿的檔案沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷毀與清理。五是磁介質(zhì)管理,比如,個(gè)別行核算系統(tǒng)數(shù)據(jù)未做到雙備份,對(duì)于個(gè)別行備份磁介質(zhì)、光介質(zhì)數(shù)據(jù)也沒(méi)有實(shí)施異地的存放等管理模式。對(duì)于檔案管理制度的執(zhí)行等情況,有關(guān)當(dāng)前檔案保管安全性方面,基層人民銀行的會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀,主要體現(xiàn)在會(huì)計(jì)檔案的查詢、借閱以及檢查等程序方面。首先,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的查詢,會(huì)計(jì)檔案的查閱除應(yīng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查的要求恢復(fù)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)備份數(shù)據(jù),以查看是否存在磁介質(zhì)、光介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案失效的情形外,均為紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。基層人民銀行能夠?qū)崿F(xiàn)按照會(huì)計(jì)檔案管理制度中規(guī)定的相關(guān)法規(guī),嚴(yán)格的建立以及執(zhí)行有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的登記、審批等制度,實(shí)現(xiàn)有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的查詢工作的嚴(yán)格辦理,其次,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的復(fù)制,在基層人民銀行的會(huì)計(jì)管理中,為保證會(huì)計(jì)檔案能夠在有效的時(shí)間內(nèi)得到妥善的保管,主要采取的是對(duì)郵政局傳遞的傳真件形式的電報(bào)底稿進(jìn)行復(fù)印保存的管理模式。再次,有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的銷毀,基層人民銀行的銷毀工作的主要對(duì)象是一些紙介質(zhì)的檔案。但是由于基層人民銀行檔案銷毀管理工作的疏忽,對(duì)于一些諸如會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)月終備份等磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案,沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的銷毀。

    二、基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題及原因探究

    當(dāng)前,人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中,主要執(zhí)行的是中國(guó)人民銀行總行2005年制定、2006年月施行的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》,這一管理制度并為專門對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理制定專門的指導(dǎo)條款。但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及人民銀行對(duì)于銀行會(huì)計(jì)電算化管理要求的迅猛發(fā)展,對(duì)于人民銀行實(shí)施檔案管理的內(nèi)容以及形式都發(fā)生了較大的變化。

    (一)會(huì)計(jì)檔案管理部門分散,統(tǒng)一管理流于形式

    當(dāng)前,基層人民銀行在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理時(shí),盡管一些檔案資料的管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了事后監(jiān)管部門的集中化管理與監(jiān)督,盡管實(shí)施檔案管理的部門沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理,對(duì)于一些資料的條約也主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行有關(guān)資料的管理,這樣就導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案與全行檔案的管理存在管理流于形式的問(wèn)題。在這樣的管理狀態(tài)下,就會(huì)造成有關(guān)檔案資料的使用存在的管理上的漏洞及弊端:一是會(huì)計(jì)檔案入檔不及時(shí),存在檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn);二是由于內(nèi)部人員對(duì)于調(diào)閱檔案不履行審批程序等問(wèn)題,造成有關(guān)檔案資料的歸類以及登記存在失真、不完整等問(wèn)題;三是由于會(huì)計(jì)檔案資料主要實(shí)施的是各部門分散化管理,這就給有關(guān)會(huì)計(jì)檔案資料的保存與監(jiān)管帶來(lái)了管理?xiàng)l件上的限制;四是調(diào)閱資料主要是由事后監(jiān)管部門進(jìn)行管理,這就給會(huì)計(jì)檔案的登記與管理造成隨意性大。上述有關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在影響會(huì)計(jì)檔案安全性的問(wèn)題,就很容易帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理的“四防”“四無(wú)”基本管理標(biāo)準(zhǔn)。與此同時(shí),由于會(huì)計(jì)檔案管理與核算系統(tǒng)的升級(jí)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)同步化,結(jié)果就導(dǎo)致對(duì)于磁介質(zhì)檔案的調(diào)閱存在較大的難度。在實(shí)際的管理中,一些磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是在特定的應(yīng)用系統(tǒng)中生成的,那么在實(shí)施磁介質(zhì)的調(diào)閱中,就需要在特定的運(yùn)行環(huán)境中進(jìn)行。但是核算管理應(yīng)用系統(tǒng)版本的升級(jí)、更新,對(duì)于一些舊有的磁介質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)調(diào)閱,這樣就失去了檔案管理在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理的有效使用。

    (二)內(nèi)部保密管理制度與司法執(zhí)行存在矛盾,會(huì)計(jì)檔案管理存在風(fēng)險(xiǎn)

    為防止會(huì)計(jì)檔案在管理中造成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失或者泄密,中國(guó)人民銀行頒布了《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》,對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理明確作出“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要,經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以提供查閱或復(fù)制,并辦理登記手續(xù)。”這一嚴(yán)格的規(guī)定。但是這一有關(guān)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)部管理制度,與行政司法管理中的公開化、透明化監(jiān)管之間存在沖突,這就導(dǎo)致在實(shí)施的過(guò)程中存在執(zhí)行難度大、實(shí)施效度不充足等問(wèn)題。比如對(duì)于司法部門執(zhí)行有關(guān)公務(wù)時(shí),就會(huì)要求基層人民銀行出具有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案憑證,基于上述分析,這樣就給會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)比較大的困難。與此同時(shí),由于基層會(huì)計(jì)檔案管理中存在的人手不足、職責(zé)不明以及會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)欠缺等問(wèn)題,導(dǎo)致對(duì)于一些會(huì)計(jì)檔案的管理難以實(shí)現(xiàn)專人的保管,內(nèi)部管理制度執(zhí)行的不嚴(yán)格,就導(dǎo)致在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在諸多的管理與監(jiān)督隱患。

    (三)會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善,有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督不到位

    在目前運(yùn)作的會(huì)計(jì)檔案管理模式中,全轄市、縣兩級(jí)行包括事后監(jiān)督中心、業(yè)務(wù)核算部門和綜合檔案管理部門共9個(gè)部門參與會(huì)計(jì)檔案管理工作。對(duì)于會(huì)計(jì)工作檢查而言,會(huì)計(jì)檔案屬于其中一項(xiàng)最為基本的內(nèi)容,但是部分人民銀行在實(shí)際的會(huì)計(jì)工作檢查中,普遍存在只看登記簿的建立或檔案的裝訂整理等,對(duì)于一些檔案的入檔是否及時(shí)以及檔案的歸類是否正確等問(wèn)題,實(shí)施檢查的比較少,結(jié)果就造成會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督管理上存在漏洞。會(huì)計(jì)檔案制度制定不完善,主要表現(xiàn)在:一是對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的保管期限不明確。在《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案保管期限表》中,涉及會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)、國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)、貨幣發(fā)行會(huì)計(jì)等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料的規(guī)定較為明確,但未提及事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限。2004年下發(fā)的《中國(guó)人民銀行事后監(jiān)督中心工作規(guī)程》第二十七條規(guī)定:“事后監(jiān)督產(chǎn)生的文檔資料,由事后監(jiān)督中心按照檔案管理規(guī)定保管。”由于上述制度、規(guī)程對(duì)事后監(jiān)督過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)督資料保管期限沒(méi)有明確、具體的規(guī)定,基層人民銀行在實(shí)施有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理會(huì)出現(xiàn)真空和時(shí)緊時(shí)松現(xiàn)象,造成會(huì)計(jì)監(jiān)管的分散保存、多頭管理,這就造成一定程度上,有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量得不到有效的保證。二是有關(guān)會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督形成的資料歸類不明確。新的《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)基本制度》明確了事后監(jiān)督部門的會(huì)計(jì)監(jiān)督職能,由于分別隸屬會(huì)計(jì)序列和政工序列的會(huì)計(jì)檔案管理部門,工作職責(zé)的側(cè)重點(diǎn)不同,管理力度、操作要求、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同,涉及監(jiān)督形成的資料管理沒(méi)有明確歸屬哪一類會(huì)計(jì)資料。

    三、提升基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量的建議

    (一)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一管理,明確管理部門責(zé)任劃分

    針對(duì)當(dāng)前存在的檔案管理部門分散帶來(lái)的問(wèn)題,就應(yīng)在制定與實(shí)施相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度的基礎(chǔ)上,對(duì)檔案管理部門的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分,依據(jù)各部門之間存在的差異有效地規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理部門的職責(zé)。首先,為徹底解決基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理存在的職責(zé)不明確、操作不規(guī)范、硬件不配套等問(wèn)題,建議逐步實(shí)施“集中監(jiān)督,集中管理”的會(huì)計(jì)檔案管理模式。通過(guò)實(shí)施會(huì)計(jì)檔案資料的異地保管,定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制,由事后監(jiān)督部門對(duì)監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料以及會(huì)計(jì)核算輔助資料進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔,不再將監(jiān)督完畢的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行返還。其次,由于檔案管理涉及到多個(gè)管理部門,因此各部門要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作,不斷強(qiáng)化自身在關(guān)于會(huì)計(jì)檔案制度管理方面的學(xué)習(xí),在掌握基本規(guī)定要求的基礎(chǔ)上,嚴(yán)格按照規(guī)章制度操作,嚴(yán)厲杜絕會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的主觀性和隨意性問(wèn)題。再次,規(guī)范會(huì)計(jì)檔案交接、歸檔操作,嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案查閱手續(xù),庫(kù)房設(shè)施要滿足規(guī)定要求。不斷加強(qiáng)指導(dǎo)基層人民銀行還應(yīng)按照自身發(fā)展的實(shí)際,不斷地對(duì)本行的內(nèi)控制度中存在的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的修訂,明確自身職責(zé),積極地將有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的工作落實(shí)到人,對(duì)于檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的規(guī)避與防范。

    (二)完善基層人民銀行的制度管理,切實(shí)加大會(huì)計(jì)檔案的檢查力度

    為切實(shí)的強(qiáng)化基層人民銀行的日常管理,對(duì)于人民銀行的基層管理,就應(yīng)積極的強(qiáng)化自身的制度建設(shè)。首先,針對(duì)《中國(guó)人民銀行關(guān)于改進(jìn)和加強(qiáng)事后監(jiān)督工作意見(jiàn)》強(qiáng)調(diào)了事后監(jiān)督職能定位,這一管理弊端,應(yīng)積極的將有關(guān)事后監(jiān)督資料劃歸到會(huì)計(jì)資料的管理范疇中,并及時(shí)的對(duì)事后監(jiān)管部門在實(shí)施監(jiān)管的過(guò)程中產(chǎn)生的主要監(jiān)督資料保管期限進(jìn)行及時(shí)的明確;其次,針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的檢查,應(yīng)積極的從有關(guān)檔案登記薄記錄的完整性、整理的規(guī)范性、歸類的正確性以及入檔的及時(shí)性等方面著手,對(duì)于銷毀手續(xù)是否健全、安全措施是否符合規(guī)定等進(jìn)行全面化的監(jiān)督與管理,以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案保管的妥善以及存放的有序;再次,積極地對(duì)司法部門調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案審批制度進(jìn)行有效的完善,不僅要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的安全、保密教育,還應(yīng)對(duì)其在實(shí)施會(huì)計(jì)檔案管理中的保密與安全意識(shí)進(jìn)行有效地提升,以積極的確保會(huì)計(jì)檔案的不泄密和信息的絕對(duì)安全;最后,為有效防止會(huì)計(jì)信息的安全管理,就應(yīng)加強(qiáng)與司法部門之間的溝通與聯(lián)系,積極的就基層人民銀行會(huì)計(jì)檔案信息的管理措施,進(jìn)行有效的交流,從根本上確保人民銀行的信息管理安全。

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關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理；問(wèn)題；措施

一、引言

會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，會(huì)計(jì)檔案管理是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而，會(huì)計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，直接了影響財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，需要會(huì)計(jì)人員去認(rèn)真學(xué)習(xí)、去積極探索。通過(guò)學(xué)習(xí)和探索可以提高會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理可以促進(jìn)財(cái)務(wù)管理水平的提高，可以使會(huì)計(jì)檔案管理工作更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)體制改革服務(wù)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范

有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會(huì)計(jì)檔案管理要求。

2.會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案柜不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，任意堆放。

3.會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范

會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué)，存放沒(méi)有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí)，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。

三、解決會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的措施

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制。單位的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財(cái)務(wù)部門將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在財(cái)務(wù)部門暫保管1年，期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，向單位的檔案管理部門移交。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門應(yīng)按檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門妥善保管，但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施，對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門或財(cái)會(huì)部門保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案部門保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門和財(cái)會(huì)部門共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷毀后，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。全力做好會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的收集。電算化會(huì)計(jì)檔案是電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理，是電算化會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，也是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。電算化會(huì)計(jì)檔案包括：存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、 會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算機(jī)公式）等數(shù)據(jù)。

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其進(jìn)入會(huì)計(jì)領(lǐng)域，產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)和文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作及歷年會(huì)計(jì)材料的調(diào)閱均在計(jì)算上完成，由此電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)運(yùn)而生，同時(shí)也為會(huì)計(jì)檔案賦予了新特點(diǎn)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。除了備份外，還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)以及與之相配套的各種說(shuō)明書及使用手冊(cè)等。

篇10

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；會(huì)計(jì)電算化；完善制度；專業(yè)人員；提高利用率

所謂的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)及其他會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料(指合同、養(yǎng)老金繳納清冊(cè)、工資冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、原始始票據(jù)存檔等)所形成的資料，是一個(gè)單位收入、支出的重要憑證。事業(yè)單位是指國(guó)家以社會(huì)公益為目的，由國(guó)家機(jī)關(guān)舉辦或者其他組織利用國(guó)有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織。事業(yè)單位成立目的不是為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)獲取利潤(rùn)，而是提供公共服務(wù)，是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中不可或缺的一部分。事業(yè)單位的財(cái)務(wù)檔案要想滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的物質(zhì)和文化生活和公益服務(wù)的需求，就必需有一套完整的制度、強(qiáng)硬的賬務(wù)隊(duì)伍和可行的實(shí)施辦法。

一、目前，事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理存在幾個(gè)問(wèn)題

(一)制度的不健全勢(shì)必造成管理無(wú)章可循，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。無(wú)用的檔案、無(wú)序的堆放、無(wú)章法的整理給單位會(huì)計(jì)檔案的管理和利用帶來(lái)許多麻煩，甚至出現(xiàn)找不到檔案的情況，造成不必要的損失。(二)正規(guī)的、專業(yè)的檔案管理人員和檔案整理人員配備太少，甚至沒(méi)有，現(xiàn)任的會(huì)計(jì)檔案人員大多由負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員兼管，缺乏相應(yīng)的檔案管理知識(shí)；其次，沒(méi)有專門的會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房，所謂的會(huì)計(jì)檔案只是一摞摞裝入箱子的會(huì)計(jì)憑證，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案資料的利用率低，甚至出現(xiàn)檔案不移交、缺失等問(wèn)題。(三)會(huì)計(jì)電算化下形成的電子數(shù)據(jù)資料，缺少必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，電算化會(huì)計(jì)運(yùn)用在會(huì)計(jì)檔案中有著方便、快捷、直觀、存儲(chǔ)量大等優(yōu)勢(shì)，但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全措施防衛(wèi)不當(dāng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)手段的違法行為具有更強(qiáng)的隱蔽性和更大的破壞性。(四)單位從上到下對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視不夠，在實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，財(cái)務(wù)檔案是其進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的最原始的記錄和最真實(shí)的反映。但是，就目前的情況看來(lái)，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠的重視。

二、針對(duì)財(cái)務(wù)檔案中存在的幾個(gè)問(wèn)題，提出如下建議