導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理學(xué)論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

隨著高校擴招以及校企合作的擴大，傳統(tǒng)的人工檔案管理突顯出太多的弊端。使用計算機、網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器等現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)籍內(nèi)容進行管理，不僅能夠?qū)W(xué)生的各項檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)，建立起資源檔案庫，還能方便校方統(tǒng)計和調(diào)用。學(xué)籍檔案內(nèi)容管理是一個內(nèi)涵豐富的概念，其內(nèi)容包括多種形式，對于學(xué)籍檔案而言，主要包括元數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的關(guān)系。內(nèi)容管理的具體實施是在管理目標(biāo)的要求下，進行內(nèi)容建模、元數(shù)據(jù)提取、設(shè)定元數(shù)據(jù)信息、設(shè)定管理內(nèi)容之間的關(guān)系。以學(xué)生體檢表為例，其元數(shù)據(jù)主要包括學(xué)生姓名、學(xué)號、入學(xué)時間、專業(yè)、班級，數(shù)據(jù)主要有體檢項目、體檢結(jié)果等。另外，復(fù)雜的元數(shù)據(jù)可能具有層次結(jié)構(gòu)，可以通過多個相互關(guān)聯(lián)的表實現(xiàn)。由此可見，通過資源服務(wù)器進行內(nèi)容的存儲，并通過應(yīng)用服務(wù)器向外提供服務(wù)。通過學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)在線學(xué)籍管理系統(tǒng)的有機整合。具體做法是通過在現(xiàn)有的在線學(xué)籍管理系統(tǒng)中添加動態(tài)學(xué)籍檔案生成模塊（可以采用圖片、文檔等多種形式，其中PDF格式是目前比較常用的選擇），然后利用從關(guān)系數(shù)據(jù)庫中提取的元數(shù)據(jù)直接生成電子檔案和元數(shù)據(jù)信息，再經(jīng)由內(nèi)容管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序編程接口，在元數(shù)據(jù)服務(wù)器和資源服務(wù)器中進行存儲。這一系統(tǒng)的整合大大節(jié)約了人力、物力，提高了自動化處理效率。

2載體管理

我國高校學(xué)籍檔案一般包括紙質(zhì)材料、電子文檔及其他各類特殊載體材料，按照規(guī)定應(yīng)保持各類材料質(zhì)地優(yōu)良、無破損、聲像清晰和干凈整潔。在現(xiàn)實中，往往由于入學(xué)教育的缺失、學(xué)籍管理手段的落后以及學(xué)籍管理決策功能不足等原因，導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理中存在不少問題，如輕視學(xué)籍管理、隨意更改學(xué)籍信息等，在一定程度上影響了學(xué)生管理和學(xué)校的教學(xué)秩序。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案目前仍在大規(guī)模應(yīng)用，如錄取表、學(xué)籍卡、成績表、畢業(yè)生審批登記表等，這些檔案資料在經(jīng)多次查閱、復(fù)印后會出現(xiàn)不同程度的磨損，甚至損壞。電子文件是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新質(zhì)文件，通過編碼和解碼進行數(shù)字形式的信息呈現(xiàn)，其生成、存儲、讀取的載體是計算機和各種硬盤、光盤、磁盤，并能通過網(wǎng)絡(luò)進行異地傳輸，具有高度共享性，不受時間和地點的限制。只要保存技術(shù)到位，不易產(chǎn)生損毀，并能無限復(fù)制?？梢?，雖然紙質(zhì)檔案目前仍有存在的必要性，但電子檔案是今后檔案管理的主要發(fā)展方向。在制作電子檔案管理時應(yīng)當(dāng)注意以下問題：（1）將紙質(zhì)檔案文件轉(zhuǎn)換成電子文件時，必須與紙質(zhì)等文件之間建立起準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系；（2）采取嚴(yán)格的加密認證等措施，切實保證電子文件不被非正常使用和改動；（3）做好備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留；（4）收集用文字處理技術(shù)形成的電子文件時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；（5）收集圖形、視頻電子文件時，應(yīng)注意其壓縮算法和相關(guān)軟件。此外，還要注意電子檔案保存的有效性：（1）每年對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設(shè)備更新情況進行一次檢查登記；（2）按時進行抽樣機讀檢驗；（3）進行設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；（4）每隔四年，對磁性載體上的電子檔案進行一次轉(zhuǎn)存。

3使用管理

在信息化社會中，信息服務(wù)越來越普遍，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式應(yīng)不斷改革和發(fā)展。高校檔案管理人員應(yīng)將過去那種檔案查詢的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息的開發(fā)利用模式。學(xué)籍檔案的應(yīng)用者可以按照系統(tǒng)用戶分為學(xué)籍檔案申請者和學(xué)籍檔案使用者，其中申請者主要是指學(xué)生本人，使用者指的是接受申請的單位。通過現(xiàn)代信息使用管理技術(shù)，可以分別進行使用，既方便申請者查閱和申請調(diào)取某些檔案信息，也能方便校方進行查閱、統(tǒng)計和管理。檔案管理者的工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到引導(dǎo)用戶檢索上來。首先，將檔案信息設(shè)置索引編號，進行重新歸檔。其次，對用戶進行檢索培訓(xùn)和引導(dǎo)。值得一提的是，目前二維碼的應(yīng)用是非常廣泛的，在學(xué)籍管理系統(tǒng)中也可以進行開發(fā)利用，雖然在高校系統(tǒng)中二維碼還屬于一個新領(lǐng)域，但相信不久的將來將會有廣泛應(yīng)用。例如畢業(yè)生的身份識別模塊，它是特別針對需要獲取學(xué)籍檔案的畢業(yè)生而設(shè)計的。由于學(xué)號是一一對應(yīng)的，是學(xué)生的唯一標(biāo)識，因此管理系統(tǒng)可以將學(xué)號作為索引檢索學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，學(xué)生所輸入的提示信息如果與數(shù)據(jù)庫中的信息完全一致，則能生成一個屬于該學(xué)生的唯一二維碼，這個二維碼保存了該畢業(yè)生的所有個人信息，還能連接到該生的入學(xué)名冊、成績單、畢業(yè)證、學(xué)位證等的驗證界面上。要進一步推廣二維碼的使用范圍，首先需要提高檔案管理者和利用者對二維碼的認可度，還要加強檔案門戶網(wǎng)站的建設(shè)?；谀壳暗膶W(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，以學(xué)生申請網(wǎng)上下載成績單為例，學(xué)生調(diào)取成績單的程序如下：（1）學(xué)生本人登陸學(xué)校網(wǎng)站，通過驗證個人信息（用戶名和密碼），進入學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，填寫下載成績單的申請表；（2）驗證通過后，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器向元數(shù)據(jù)庫服務(wù)器申請訪問令牌（包括檔案地址和時間有效期等信息）；（3）元數(shù)據(jù)服務(wù)器將訪問令牌傳遞給網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器；（4）網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器按照申請者填寫的信息將內(nèi)容訪問令牌分發(fā)給檔案使用者；（5）檔案使用者向資源服務(wù)器索取成績單；（6）資源服務(wù)器將成績單返回給檔案使用者。同樣道理，校方管理者如需調(diào)取檔案信息也按照類似步驟進行，既方便又科學(xué)，尤其是現(xiàn)在新的教學(xué)模式和課外實踐課程的增多給學(xué)籍管理帶來了很大難度，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行管理則能化難為簡。

4結(jié)語

篇2

（一）醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性較強

考慮到現(xiàn)代醫(yī)學(xué)學(xué)科門類繁多、交叉領(lǐng)域廣泛，因此醫(yī)學(xué)科研的課題也是按照各專業(yè)門類來進行分配的。如在臨床醫(yī)學(xué)研究中，可以細分為內(nèi)科、外科、婦科、兒科等不同的科目；而在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究中，又可以根據(jù)研究對象的不同分為生化、病理、藥理等專業(yè)。而醫(yī)學(xué)科研活動都是在相應(yīng)的專業(yè)科目內(nèi)進行的，很多時候這種科目分類還可能進一步細化。這就造成醫(yī)學(xué)科研內(nèi)容的專業(yè)性很強，相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案的專業(yè)性也較強。

（二）醫(yī)學(xué)科技檔案專題突出，系列化強

醫(yī)學(xué)研究方式不同于其他學(xué)科，其一般都是突出地以一個特定的專題作為研究對象。而且在對該專題進行研究時，著重從不同側(cè)面、不同層次展開系列化、完整性的研究。這就使得相應(yīng)的醫(yī)學(xué)科技檔案具有專題性強、重點突出的特點。同時，對研究對象的多層次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件資料。這些檔案資料層次分明但又聯(lián)系緊密，可以作為一個系列進行利用。

（三）醫(yī)學(xué)科技檔案的學(xué)科綜合性強且項目協(xié)作多

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究范圍非常廣泛，其跨學(xué)科、跨專業(yè)現(xiàn)象非常普遍。作為一門綜合性很強的學(xué)科，醫(yī)學(xué)研究本身就包含了眾多的專業(yè)門類。同時在新形勢下，大量的新興科學(xué)技術(shù)和專業(yè)不斷涌現(xiàn)，各學(xué)科的研究前沿領(lǐng)域正在不斷發(fā)生交叉融合，醫(yī)學(xué)研究也不例外?，F(xiàn)代醫(yī)學(xué)為了進一步發(fā)展，需要更多地利用別的學(xué)科領(lǐng)域的有利條件，加強彼此的協(xié)同合作。特別是現(xiàn)在許多醫(yī)學(xué)科研課題的綜合性非常強，需要匯集多個學(xué)科的知識進行研究攻關(guān)。這些反映到醫(yī)學(xué)科技檔案，也使其具有學(xué)科綜合性強且項目協(xié)作多的特點。

（四）醫(yī)學(xué)科技檔案載體形式多樣且數(shù)量龐大

醫(yī)學(xué)研究由于其獨特的研究方法和研究對象，造成研究結(jié)果的記錄和保存方式多種多樣。例如，醫(yī)學(xué)研究可以通過保存對象的標(biāo)本或其組織切片來直接記錄研究結(jié)果。同時，又可以利用各種音視頻資料、化驗單及儀器檢測結(jié)果來間接保存。因此，醫(yī)學(xué)科技檔案資料的形式多樣，記錄醫(yī)學(xué)科研成果的載體也非常豐富。

（五）醫(yī)學(xué)科技檔案具有保密性

醫(yī)學(xué)檔案資料與醫(yī)學(xué)科研成果密切相關(guān)。作為醫(yī)學(xué)檔案記錄的主要對象，醫(yī)學(xué)科研成果往往包含了研究人員的心血和付出。這些成果具有知識產(chǎn)權(quán)，在一定時間和范圍內(nèi)必然要受到法律的保護。因此，對于記錄了具有特殊價值的醫(yī)學(xué)報告、臨床資料及相關(guān)的文獻等檔案資料，需要根據(jù)國家保密法為其設(shè)置相應(yīng)的保密等級，確保這些醫(yī)學(xué)科技檔案在充分發(fā)揮其使用價值的前提下，具有一定的保密及限制保護措施。醫(yī)學(xué)科研檔案管理的主要工作是對有關(guān)醫(yī)學(xué)研究的資料、成果等進行收集、系統(tǒng)分類和編研，其基本原則一方面是要確保醫(yī)學(xué)科技檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性，另一方面要最大程度地開發(fā)好、利用好醫(yī)學(xué)檔案的價值，為醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展、社會的進步以及人類的健康提供幫助。

二、以用戶需求為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建立

為此，依據(jù)本部門的工作狀況，并結(jié)合筆者多年的科技檔案工作經(jīng)驗，理解相關(guān)文獻，對以用戶為最終目的的醫(yī)學(xué)科技檔案管理方式的建議和探索提出了幾點建議。

（一）提高檔案意識

有意識才會有自覺的行為，才會有目的的行動。首先，我們需要提高相關(guān)工作人員的檔案意識，不僅需要重視檔案的保存和管理，更需要對醫(yī)學(xué)科技檔案的利用價值有明確的認識。檔案管理部門要更新服務(wù)模式，努力開發(fā)醫(yī)學(xué)科技檔案資源，并建立相應(yīng)的平臺（如數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)站等），為檔案利用者提供更好的服務(wù)。此外，檔案室還應(yīng)積極主動地向外界宣傳館藏信息，讓更多的人了解可利用的檔案資源，以廣泛吸引潛在的檔案利用者，使檔案的利用價值發(fā)揮到最大化。

（二）完善管理體制

所有的行為必須要有規(guī)范，而管理體制就是這些規(guī)范的保證。要提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率，就必須要提高檔案管理水平。健全的管理體制，是醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平和利用效率的有力保證。立足于檔案利用者的實際需求，建立健全檔案服務(wù)機制，豐富檔案利用服務(wù)手段和方法，為各類人群提供多樣和個性化的服務(wù)。我國各檔案室為人們提供的服務(wù)主要有檔案信息查詢、借閱以及信息加工等，相對比較單一，也不夠簡便。將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案利用服務(wù)中，可以使得檔案信息的查詢和利用更加方便，也更符合當(dāng)代人們獲取信息的習(xí)慣，可以有效地吸引更多的科研人員、醫(yī)務(wù)工作人員等用戶人群，提高檔案的利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

（三）加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)

無論是保存、管理還是利用，基礎(chǔ)建設(shè)都很關(guān)鍵。加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)也是提高醫(yī)學(xué)科技檔案利用效率的有力措施。各檔案管理部門應(yīng)采用多種手段強化基礎(chǔ)建設(shè)，為檔案利用者提供更便利的條件。本文認為應(yīng)該從以下幾個方面加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)。

1．優(yōu)化檔案室環(huán)境

安靜、整潔的環(huán)境可以讓醫(yī)學(xué)檔案利用者更專注地研究檔案中的資料和信息，而寬敞明亮的場所也使檔案室可以同時為更多的用戶提供服務(wù)。在合適的地方為用戶們提供打印、復(fù)印等服務(wù)也可以為有需要的檔案利用者提供便利。

2．增加館藏資源儲量

隨著醫(yī)學(xué)科技的不斷發(fā)展，一些醫(yī)療實踐中產(chǎn)生的醫(yī)學(xué)科技檔案資源已經(jīng)遠遠不能滿足一些科研人員的需求。各檔案室應(yīng)注重資源共享，引進代表國內(nèi)先進水平的重要檔案資料供研究者使用。

3．充分利用現(xiàn)有科技，提高檔案利用效率

檔案資源數(shù)字化、信息化是未來醫(yī)學(xué)科技檔案發(fā)展的必然趨勢。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中可以顯著縮短檔案利用者查詢相關(guān)信息的時間，獲取資源也變得更為簡便。通過建立專門的檔案資源網(wǎng)，人們可以通過網(wǎng)絡(luò)遠程檢索和利用檔案室內(nèi)的資源，而不用到檔案室，省去了不少麻煩。檔案利用效率得到了提高。

4．對檔案進行科學(xué)合理的分類

科學(xué)分類可以使用戶的檢索更加準(zhǔn)確快速。檔案室應(yīng)充分了解各個檔案的內(nèi)容，并從多角度對其進行分類。對于醫(yī)學(xué)科技檔案，應(yīng)根據(jù)專業(yè)、學(xué)科的差別對其進行詳盡的分類，并以此為基礎(chǔ)，建立功能全面的檢索系統(tǒng)。通過這種方式，檔案利用者可以對各類檔案有初步了解，并根據(jù)自身需求，準(zhǔn)確定位需要查詢的檔案資源，避免了無謂的時間浪費。

（四）調(diào)整檔案編研體系

提高醫(yī)學(xué)科技檔案的利用效率還需要重視檔案的編研工作。信息時代的快節(jié)奏對于醫(yī)學(xué)科技檔案的編研提出了新要求。檔案管理者需要充分發(fā)掘醫(yī)學(xué)檔案的潛在利用價值，并根據(jù)當(dāng)時的醫(yī)學(xué)研究發(fā)展情況，適時提出相關(guān)編研課題。在此基礎(chǔ)上，通過挖掘各類檔案信息資源，編研出一系列具有高利用價值的成果。這些編研成果應(yīng)具備高度的實用性，可以對醫(yī)學(xué)科研和醫(yī)療實踐進行指導(dǎo)。

（五）重視人才培養(yǎng)

信息時代的到來帶來了知識大爆炸，現(xiàn)代科技的發(fā)展深刻影響到人類社會的方方面面，知識型管理人才是強化醫(yī)學(xué)科技檔案管理水平，提高檔案利用效率的重要基礎(chǔ)。隨著檔案信息化的進程不斷加快，新形勢下的檔案管理人員需要及時了解和掌握新技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不斷擴充自己的知識面，全面提升自身素質(zhì)，才能應(yīng)對快速變化的檔案管理局面，提高醫(yī)學(xué)科技檔案的管理水平。醫(yī)學(xué)科技檔案包含的信息量豐富，只有熟練掌握了信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能更好地建立和利用醫(yī)學(xué)科技檔案數(shù)據(jù)庫和檢索系統(tǒng)，幫助科研人員迅速準(zhǔn)確地搜索到其需要的信息，提高檔案利用效率。

（六）建立面向用戶的新型應(yīng)用平臺

篇3

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分的認識到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進行一定的資金投入，進行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的自動化管理，從而節(jié)約檔案管理的時間。

（二）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人動時才會進行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開展科學(xué)化的檔案管理時，需要加大對檔案的利用率，實現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶的查詢服務(wù)。檔案的管理不單單要進行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運用，在企業(yè)單位中加強計算機建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲空間。

（三）提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計算機來整理檔案，對檔案進行準(zhǔn)確的分類和歸檔等。對于計算機的使用，管理人員也要熟練的掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫的錄入、數(shù)據(jù)庫的管理等，在進行檔案管理時需要對管理人員進行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

（四）健全科學(xué)化檔案管理制度

每個單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷的總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實行互相監(jiān)督，多方面的進行檔案管理。在建立制度時需要以國家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。

二、結(jié)語

篇4

大學(xué)生是一個特殊的社會群體。大學(xué)生年紀(jì)輕輕，卻被家庭和社會寄予厚望，這種厚望也許能成為學(xué)習(xí)的動力，也許讓其不堪重負。此外，一些大學(xué)生還面臨貧困、就業(yè)、情感等問題困擾，心理問題較為嚴(yán)重。不健康的心理必然會導(dǎo)致不健康的行為。有的學(xué)生沉迷于網(wǎng)絡(luò)，有的學(xué)生與老師、學(xué)校甚至社會對抗。甚至于，有的學(xué)生產(chǎn)生罪惡的念頭，最后走向犯罪的深淵。因此，對大學(xué)生進行心理疏導(dǎo)實屬必要。如果能夠加強對大學(xué)生心理檔案的管理，就容易發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。目前很多高校都設(shè)有心理咨詢室，但大多是學(xué)生有了問題自己去找老師。大多數(shù)高校僅在新生人校時對學(xué)生進行心理測評，之后就將心理檔案束之高閣，不再對資料進行更新，測評結(jié)果缺乏系統(tǒng)性。這種管理具有粗放性和隨意性，使得發(fā)現(xiàn)問題和解決問題滯后，很難針對問題采取一些預(yù)防措施，做到防患于未然。很多高校也建設(shè)了大學(xué)生心理檔案，但這些高校建立心理檔案的主要目的就是排查出有心理問題的學(xué)生，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。大學(xué)生心理檔案應(yīng)該是普適的，如果過于重視大學(xué)生心理檔案的診斷功能，就可能忽視大學(xué)生心理檔案的預(yù)測價值，忽視正常大學(xué)生的心理發(fā)展，忽視對大學(xué)生心理檔案全面的、有價值的、有效率的研究和開發(fā)。

二、完善大學(xué)生心理健康檔案的可行性

(一)高素質(zhì)師資隊伍為心理檔案的建立提供專業(yè)知識保障2005年教社政1號文件及時提出了對大學(xué)生進行心理健康教育的意見和建議。文件要求各高校要建設(shè)一支高素質(zhì)的大學(xué)生心理教育和心理咨詢工作隊伍。這種要求反映了高校擴招的實際和高校自身建設(shè)和發(fā)展的需要。如果不及時解決大學(xué)生心理健康問題，高校的質(zhì)量和聲譽將受到影響。目前絕大部分高校都建立了大學(xué)生心理咨詢室，有專業(yè)的心理咨詢老師，高素質(zhì)的專業(yè)化師資隊伍已初具規(guī)模，這為大學(xué)生心理檔案管理的完善和發(fā)展提供了可靠的專業(yè)知識保障。

(二)計算機與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展為心理檔案提供技術(shù)支持隨著科技的不斷進步，計算機、多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入社會生活的各個領(lǐng)域，并不斷發(fā)展壯大，這為進一步完善心理健康檔案的管理系統(tǒng)，提高其使用效率提供了技術(shù)支持。檔案管理的現(xiàn)代化程度不斷提高，各種各樣的心理檔案管理軟件得到開發(fā)應(yīng)用。目前出現(xiàn)的心理檔案管理軟件一般分為單機型和網(wǎng)絡(luò)型兩種：單機型仍然依賴紙筆測試，將所得的團體數(shù)據(jù)輸入計算機，然后通過軟件進行分析，并將統(tǒng)計分析結(jié)果存儲在計算機系統(tǒng)中；網(wǎng)絡(luò)型是通過計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)個人及團體的心理測驗、分析統(tǒng)計與評估工作。

三、完善大學(xué)生心理健康檔案的建議

(一)加強相關(guān)師資隊伍建設(shè)

1．?dāng)U大師資規(guī)模一定的專職師資規(guī)模是加強心理健康管理的保障。在發(fā)達國家，學(xué)校心理服務(wù)人員一般都占一個較高的比例。為了解決學(xué)生心理問題，加強學(xué)生心理研究，日本國立大學(xué)專職心理咨詢老師與大學(xué)生的比例是1：5000—1：10000，而私立大學(xué)則為1：30O0～1：50O0。我國高校一般只有1～2名心理健康管理人員，與學(xué)生的比例約為1：15000，但是高校為數(shù)不少的思想政治輔導(dǎo)員應(yīng)當(dāng)成為心理健康管理隊伍的強大后備軍，根據(jù)《教育部關(guān)于加強高等學(xué)校輔導(dǎo)員班主任隊伍建設(shè)的意見》中“專職輔導(dǎo)員總體上按1：200的比例配置”的要求，經(jīng)過近l0年的發(fā)展，高校輔導(dǎo)員隊伍已形成規(guī)模，而且他們直接面對學(xué)生，容易與學(xué)生建立友誼和加強溝通，更有利于了解學(xué)生的心理問題。

2．強化專業(yè)培訓(xùn)大學(xué)生心理健康管理人員需要具備專業(yè)的心理學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)、統(tǒng)計學(xué)、檔案學(xué)等相關(guān)知識，掌握心理咨詢、統(tǒng)計歸檔、跟蹤服務(wù)的技巧和方法，因此強化心理健康檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，才能保證心理健康檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性。在美國，心理輔導(dǎo)人員必須符合美國人事指導(dǎo)協(xié)會制定的標(biāo)準(zhǔn)，一般要求學(xué)校心理輔導(dǎo)人員具有碩士或者博士學(xué)位，要在心理學(xué)和教育學(xué)兩方面都受過專業(yè)的訓(xùn)練。

(二)加快大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)開發(fā)

1993年北京理工大學(xué)開發(fā)出單機版學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)，2000年王建中開發(fā)了心理測驗與統(tǒng)計軟件系統(tǒng)，目前應(yīng)用比較廣泛的是2004年開發(fā)出的金海大學(xué)生心理檔案系統(tǒng)，這些都是單機版的大學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，便于檔案的統(tǒng)計與分析，但建檔和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版發(fā)行“心海學(xué)生心理檔案管理系統(tǒng)”和北京安人測評技術(shù)有限責(zé)任公司2003年發(fā)行的“京湘學(xué)生心理檔案系統(tǒng)(安人軟件)”都是網(wǎng)絡(luò)版，但這些系統(tǒng)重點在心理測試上，不便于高校心理健康工作者的歸檔、管理和操作，且在同時段測試人數(shù)過多時，容易出現(xiàn)癱瘓。2008年南昌大學(xué)碩士羅亮亮采用Application+XML緩存機制，以XML作為數(shù)據(jù)的傳輸格式，開發(fā)了一套網(wǎng)頁版的大學(xué)生心理健康檔案管理系統(tǒng)，但這套系統(tǒng)還沒有得到充分的實踐檢驗和推廣。大學(xué)生心理健康檔案系統(tǒng)的開發(fā)仍是一件任重而道遠的工作。

(三)深入挖掘大學(xué)生心理檔案的應(yīng)用價值

建立心理健康檔案的目的是為了更好地使用它，而目前許多數(shù)高校對心理檔案的利用仍停留在診斷和篩查有心理障礙的學(xué)生層面，而忽略了絕大多數(shù)正常學(xué)生的心理需要。心理學(xué)家認為，心理疾病的形成大致經(jīng)歷心理危機、心理障礙、精神疾病、心理衰退四個階段。心理危機是心理疾病的肇始，詳盡、準(zhǔn)確的心理檔案資料，能夠幫助心理健康工作者及時了解大學(xué)生身邊發(fā)生的危機事件，有助于及早開展心理危機干預(yù)，防微杜漸。除此之外，心理健康檔案還有更多使用價值。如法國，學(xué)校心理檔案的利用更趨于綜合化，把實踐的重心放在三個方面：定向、預(yù)防、綜合。心理健康專家通過建立學(xué)生心理檔案了解和分析學(xué)生的心理狀況，以幫助教師和管理者確定未來的教學(xué)方向，給家庭提出建議，幫助學(xué)生ca我評價。德國學(xué)校心理檔案除用于特殊教育、行為矯治和學(xué)業(yè)指導(dǎo)外，還在學(xué)生的職業(yè)指導(dǎo)和定向工作中發(fā)揮巨大作用。這些國家的學(xué)校心理健康檔案管理經(jīng)過長期摸索，逐漸成熟，為我們提供了頗有價值的參考。

(四)建立成長性心理健康檔案

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1.1各種檢查、評估工作導(dǎo)致檔案整理工作困難重重。近年來隨著國家對中職學(xué)校教育重視程度的不斷提高，中職學(xué)校在不斷提高辦學(xué)規(guī)模的同時，面臨的各種評估與檢查工作也越來越多。這些繁多的檢查項目需要中職學(xué)校精心準(zhǔn)備相關(guān)的檔案材料，但是不同的檢查與評估工作根據(jù)評估內(nèi)容的不同要求中職學(xué)校準(zhǔn)備的檔案材料也就不同，在此情況下，中職學(xué)校每次在面對具體的評估檢查項目時需要對這些繁多的資料進行重復(fù)的整理與分類，導(dǎo)致中職學(xué)校的檔案管理工作停滯不前。

1.2檔案信息化程度不高，檔案信息利用率低。檔案管理工作是學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，其內(nèi)容繁瑣，尤其是在學(xué)校的發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，而傳統(tǒng)的檔案材料是以紙質(zhì)的形式存在，這些材料的日益積累必然會導(dǎo)致一些檔案信息在查閱的時候非常的不方便，根據(jù)五家渠職業(yè)技術(shù)學(xué)校的檔案管理工作管理模式分析，檔案管理的信息化程度還不高，許多檔案信息并沒有實現(xiàn)電子版，這樣的結(jié)果是不僅影響學(xué)校檔案材料的保存，容易因為管理不善而導(dǎo)致檔案材料出現(xiàn)丟失與損壞的現(xiàn)象，同時也會增加學(xué)校的管理運行負擔(dān)，眾所周知，檔案信息的紙質(zhì)化要求不僅要求學(xué)校建設(shè)相應(yīng)的檔案室，還要消耗學(xué)校大量的紙張等辦公用品。

1.3檔案資料的收集不完整?；谥新殞W(xué)校廣大教育者對檔案工作的認識程度還不夠，導(dǎo)致人們?nèi)狈n案材料的收集意識，導(dǎo)致相關(guān)檔案信息的缺乏；同時中職學(xué)校在選擇檔案材料的時候存在很大的隨意性，選擇什么樣的檔案材料信息沒有明確的規(guī)定，具體表現(xiàn)為中職學(xué)校的管理者決定著學(xué)校檔案的信息內(nèi)容，比如對學(xué)校負面信息不保存，而只保存關(guān)于學(xué)校良好報道的信息。

2新時期完善中職學(xué)校檔案管理工作的具體對策

基于新時期中職學(xué)校檔案管理工作所存在的問題，我們要大力發(fā)展檔案信息化建設(shè)，通過實現(xiàn)檔案的信息化提高中職學(xué)校檔案管理工作的水平。

2.1加強檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化建設(shè)是通過計算機技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式并存放于計算機中，通過實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化可以方便人們的使用，提高檔案信息的重復(fù)利用率：首先，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的信息化。紙質(zhì)的檔案信息受環(huán)境、人為因素的影響比較大，其存在被丟失、破壞的可能性，而實現(xiàn)電子化就可以避免因為受潮等導(dǎo)致的檔案損壞現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，照片檔案的信息化。照片是檔案中的重要信息資源，其能夠直觀地表現(xiàn)出所要反映的信息，實現(xiàn)照片的信息化主要通過計算機掃描和數(shù)碼設(shè)備直接形成數(shù)字照片。

2.2加大投入，提高硬件設(shè)施。中職學(xué)校檔案管理工作水平的提高，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，因此中職學(xué)校要加強對學(xué)校檔案管理工作的支持力度，設(shè)立專門檔案室收集、整理全校各類檔案，配備檔案專用裝訂、打印等設(shè)備，提高檔案館(室)的建設(shè)，確保檔案材料保管安全、利用方便管理規(guī)范。

2.3增強檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力。學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，尤其是需要懂現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合型技能人才，因此中職學(xué)校要加強對檔案管理人員信息技能的培訓(xùn)：一是學(xué)校應(yīng)不斷加強檔案在職人員的繼續(xù)教育，打造一支成熟的檔案隊伍；二是學(xué)校要增加檔案管理人員編制，積極引進一批懂計算機信息技術(shù)的綜合型檔案管理人才，同時也要積極聘請社會上懂檔案信息化管理技能方面的人才到學(xué)校擔(dān)任名譽教師，定期對現(xiàn)有教師進行培訓(xùn)。

2.4加強檔案的收集和整理。學(xué)校要建立專門的檔案管理機構(gòu)，負責(zé)收集學(xué)校的各種檔案信息，并且要制定統(tǒng)一的歸檔和保管期限。在歸檔過程中應(yīng)堅持“以我為主”的歸檔原則，根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。各部門要加強檔案的收集、保管和歸檔工作，這是檔案工作的基礎(chǔ)。

3結(jié)束語

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（一）提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

為了讓檔案管理工作更加規(guī)范有序，各項工作流程都要進行常規(guī)化管理，同時，還要加強檔案管理工作人員的素質(zhì)，培養(yǎng)對檔案管理工作的認真工作態(tài)度，加強工作的責(zé)任感，要有良好的職業(yè)道德，在工作中要及時的學(xué)習(xí)資料進行收集和整理，通過認真的檢查以及核對來把檔案進行歸檔。通過制定相應(yīng)的工作制度來保證其實施，還要對管理人員的信息技術(shù)能力進行培養(yǎng)，提高計算機的操作以及掌握的能力，讓檔案管理工作進一步完善。

（二）制定檔案管理規(guī)則

無規(guī)矩不成方圓，任何工作都要有相關(guān)規(guī)則的制定，這樣工作才能夠規(guī)范化、效率化，那么，在開展檔案管理工作的同時，也要將這項工作進行制度化管理，建立成熟的學(xué)生檔案管理規(guī)章制度。比如，在進行歸檔的時候要明確歸檔的范圍、職責(zé)，還有進行查閱的條件以及材料遞交的程序，這樣不但可以提高工作效率，還能夠在進行制定管理的時候明確責(zé)任化分工。還有可以建立學(xué)生檔案管理的約束以及鼓勵制度，通過定期的職業(yè)技能培養(yǎng)和比賽，來激勵管理人員主動的進行職業(yè)技能的強化，也可以通過激勵制度讓管理人員對檔案管理提出合理化建議。

（三）進行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理

隨著檔案數(shù)量和內(nèi)容的不斷增加，傳統(tǒng)的紙制檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)時展的需求了，而且紙制管理也容易出現(xiàn)很多的弊端，比如容易損壞、篡改、丟失和出現(xiàn)錯誤不易察覺等問題，同時，在進行查找的時候也很困難。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化管理模式可以取代傳統(tǒng)的管理模式，可以把學(xué)生的資料全部輸入到計算機當(dāng)中，可以建立學(xué)生電子檔案，進行網(wǎng)絡(luò)化管理，學(xué)生可以自己進行檔案資料的查閱，出現(xiàn)了錯誤可以及時的和學(xué)校取得聯(lián)系，進行及時的更正。這樣可以對學(xué)校的檔案管理工作及時起到監(jiān)督的作用，還有就是電子檔案的建立可以及時的對學(xué)生進行資料的管理和查詢，可以上傳到云盤進行備份，即使出現(xiàn)的特殊情況也可以進行及時的恢復(fù)，可以保證檔案的安全性。還有就是進行成績報送就可以通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸，這樣可以有效避免成績在進行抄送時候出現(xiàn)錯誤，電腦可以對成績進行自動排列以及篩選，這也加大檔案管理的工作效率，所以對檔案管理進行網(wǎng)絡(luò)化管理是很有必要的。

二、結(jié)語

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（一）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備不完善

目前絕大多數(shù)衛(wèi)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備都呈現(xiàn)出不完善的勢態(tài)。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備分為軟件設(shè)備和硬件設(shè)備。在硬件設(shè)備上，目前衛(wèi)校的配置數(shù)量呈現(xiàn)明顯地不足，而檔案管理信息化建設(shè)又是一個及其復(fù)雜的過程，硬件數(shù)量不足便導(dǎo)致無法更好地實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。在軟件設(shè)備上，不能很好地解決學(xué)者們的難題，讓他們在查閱信息資源的時候，表現(xiàn)的非常地困難。由此可見，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備是多么地重要。

（二）沒有系統(tǒng)化的檔案管理機制

系統(tǒng)化的檔案管理機制才能讓檔案管理長遠地發(fā)展下去。目前，衛(wèi)校檔案管理很少擁有系統(tǒng)化的檔案管理機制，無論是檔案管理的內(nèi)在模式，還是受眾服務(wù)上，都存在一定程度上的局限性。不能井然有序地實行檔案管理制度，也沒有展現(xiàn)出完美的受眾服務(wù)，讓檔案管理人員不能夠充分認清自己的工作職位，讓檔案資源共享的實現(xiàn)變得尤為困難。

（三）缺乏具有專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理

團隊具有專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理團隊是檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)尤為重要的條件。就目前而言，衛(wèi)校檔案管理團隊沒有很好地體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)。大多數(shù)檔案管理人員都是老年人，他們沒有多少檔案管理的專業(yè)背景，也沒有充分學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，因此在檔案管理工作中，便不能很好地發(fā)揮出在管理方面出眾的能力。②另外，在人員配置也顯得極為不合理，沒有很好地利用好計算機人才，致使他們無法在檔案管理工作發(fā)揮出重要的作用，進而讓檔案管理信息化建設(shè)無法得到完善。

二、加強學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效措施

（一）完善檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備

加強衛(wèi)校檔案管理信息化建設(shè)就需要完善硬、軟件設(shè)備。在硬件設(shè)備方面，應(yīng)該實現(xiàn)配置數(shù)量充足，可以讓衛(wèi)校檔案管理相關(guān)部門具有針對性地購買檔案管理硬件設(shè)備，如計算機、打印機、掃描儀等。在軟件設(shè)備方面，可以引進發(fā)達國家的先進的軟件設(shè)備，以此實現(xiàn)軟件設(shè)備的完善性。

（二）增加檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

在完善檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備時，必定需要大量的資金。因此，在檔案管理信息化建設(shè)工作中，充足的資金投入便顯得尤為重要。為了規(guī)范資金投入，讓投入資金能夠取到實際作用，就應(yīng)該具有針對性對購買檔案管理設(shè)備，購買時應(yīng)該充分考量市場價格，作為具有實質(zhì)性的價格數(shù)據(jù)，然后經(jīng)過程序投入資金。另外，檔案管理信息化建設(shè)的資金投入應(yīng)該與時俱進，以此避免造成衛(wèi)校資金的不必要流失。

（三）建立系統(tǒng)化的檔案管理信息化建設(shè)機制

建立系統(tǒng)化的檔案管理信息化建設(shè)機制應(yīng)該充分做好多方面的工作：首先，需要建立具有實效性的數(shù)據(jù)庫。建立數(shù)據(jù)庫的目的是為了讓紙質(zhì)檔案變?yōu)榭梢源鎯Φ臄?shù)字資源，以此很好地實現(xiàn)資源共享。其次，應(yīng)該針對衛(wèi)校的各個系別、各個年級，對檔案館實施設(shè)置終端，以此實現(xiàn)遠程控制與管理，讓各個系別、各個年級的信息數(shù)據(jù)能夠快速、敏捷地納入數(shù)據(jù)庫。再則，需要充分做好檔案管理信息化建設(shè)的安全防范工作，讓數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與局域網(wǎng)能夠?qū)崿F(xiàn)安全管理，科學(xué)規(guī)范操作，對于重要的數(shù)據(jù)信息資源設(shè)定限制權(quán)限，以此確保信息資源的安全性與保密性；最后，對檔案管理系統(tǒng)進行定期的維護、修理以及程序升級等，以此完善檔案管理信息化建設(shè)。

（四）培養(yǎng)具有專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理信息化建設(shè)團隊

培養(yǎng)具有專業(yè)水準(zhǔn)的檔案管理信息化建設(shè)團隊需要做好多方面的工作：首先，各大衛(wèi)校應(yīng)該充分注重檔案管理信息化建設(shè)，把檔案管理信息化建設(shè)與衛(wèi)校日常管理工作融為一體，以此讓檔案管理人員深刻地認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。其次，對檔案管理人員進行定期的專業(yè)知識培訓(xùn)，以此提升他們的專業(yè)水平，讓他們能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出眾的管理能力。③再則，引進檔案管理專業(yè)人才，進一步提升衛(wèi)校檔案管理信息化建設(shè)。最后，對檔案管理人員實行獎懲制度，對在檔案管理工作中表現(xiàn)出眾的人員進行物質(zhì)上或精神上的獎勵，以此促進他們對檔案管理工作的積極性；對思想散漫，對工作不負責(zé)的檔案管理人員進行懲罰，以此讓他們認識到自己自身的錯誤，進而在今后的檔案管理工作中能夠做得更好，以此徹底強化衛(wèi)校檔案管理信息化建設(shè)。

三、結(jié)語

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關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容。基于學(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊伍的建設(shè)層面要加強，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實施，要和實際相結(jié)合，不斷增強管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻：

［1］秦芳遠，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

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目前人力資源服務(wù)中心的大學(xué)生檔案管理存在以下幾個問題，首先是大學(xué)生畢業(yè)后對檔案的認識不足，他們不知道檔案在未來的職業(yè)生涯中的作用，缺乏對檔案的重視。目前的情況是大學(xué)擴招，大學(xué)不在是培養(yǎng)精英的機構(gòu)，而是普通人接受高等教育的機構(gòu)。大學(xué)畢業(yè)后就失業(yè)的現(xiàn)象比比皆是，他們有的自己創(chuàng)業(yè)，有的應(yīng)聘到給公有制和國有企業(yè)中，也有機關(guān)和事業(yè)單位的，但是這一部分是非常少的。這部分人的檔案會隨著工資關(guān)系而轉(zhuǎn)移到工作的單位及主管部門，而那些應(yīng)聘到非公有制企業(yè)和自己創(chuàng)業(yè)的畢業(yè)生，他們的檔案就可有可無，因為目前一些私有企業(yè)招聘員工不要檔案，只要應(yīng)聘者提供簡歷，這就使得大部分人的簡歷虛設(shè)，所以也導(dǎo)致很多人對檔案的忽視，認為沒有也一樣。有的是在畢業(yè)后由學(xué)校直接轉(zhuǎn)到了人力資源服務(wù)中心，長期無人問津，無名檔案和無人索要的檔案有很多很多。同時，檔案保管每年也收費，這也是導(dǎo)致檔案無人要的一個原因。既然檔案沒有，那么還要花錢找個地方保管，根本不值，這是檔案無人問津的原因。面對這樣的情況，人力資源服務(wù)中心的工作人員要通過創(chuàng)新手段提高檔案保管的質(zhì)量。

二、樹立畢業(yè)生對檔案的重視理念

通過宣傳提高大學(xué)生畢業(yè)后對檔案的重視意識，將檔案和自己的人生經(jīng)歷聯(lián)系起來。重視檔案對自己職業(yè)生涯的影響，從而重視和保管好自己的學(xué)生檔案也就是后來的人事檔案。通過對社會宣傳，引起學(xué)生家長的重視，進而引起社會的廣泛重視。同時人力資源服務(wù)中心要樹立對學(xué)生的服務(wù)意識，通過檔案的保管掌握學(xué)生的就職方向，通過組織關(guān)系，給學(xué)生推薦相應(yīng)的工作崗位，在企業(yè)是學(xué)生之間，建立起一座橋梁和紐。通過這樣的實踐案例，提高學(xué)生對檔案保管后的結(jié)果有所期待，進而重視自己的檔案管理工作。

三、提高工作質(zhì)量和為學(xué)生服務(wù)的質(zhì)量

首先要樹立服務(wù)意識，為高校畢業(yè)生提供最為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，改變以往等靠的工作作風(fēng)，嚴(yán)格規(guī)范人才交流和檔案管理工作，為大學(xué)生的就業(yè)和發(fā)展提供幫助。簡化流程，為大學(xué)生提供高質(zhì)簡便的檔案保管工作，為大學(xué)生就業(yè)牽線搭橋。強化全體員工的服務(wù)意識。為畢業(yè)生服務(wù)就是為社會服務(wù)，就是為經(jīng)濟服務(wù)，就是為人才交流服務(wù)。樹立這樣的服務(wù)意識后，才能給大學(xué)畢業(yè)生提供最為合理和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。其次是強化管理，加強中心領(lǐng)導(dǎo)，中心以主要領(lǐng)導(dǎo)為首，積極踐行群眾路線，體現(xiàn)工作的透明度。強化對于工作人員的管理，在提高服務(wù)意識的同時，要強化工作人員的業(yè)務(wù)能力，對大學(xué)生的檔案建立和完善做好一切工作。實施責(zé)任制，將責(zé)任落實到人，各部門和個人都要對保管的檔案負責(zé)，出現(xiàn)問題追究相關(guān)人的責(zé)任。

再次是提高檔案管理信息化水平，在計算機技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人才交流中要進一步提高中心檔案管理信息化水平，方便畢業(yè)生對檔案的查詢，運用VisualBasic構(gòu)建的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預(yù)覽、編輯電子化。在畢業(yè)生檔案管理中也要實現(xiàn)搜集、完善、調(diào)轉(zhuǎn)、管理等信息化，建立數(shù)據(jù)庫，對學(xué)生的信息檢索實現(xiàn)自動化和信息化。從而提高對學(xué)生的服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

最后科學(xué)完善檔案的內(nèi)容。對畢業(yè)生的檔案管理不是目的，主要目的應(yīng)該是建立中心的人才庫，為學(xué)生的就業(yè)提供最好的幫助。在人才和企業(yè)之間做好媒介，為學(xué)生就業(yè)搭橋。做好畢業(yè)生的就業(yè)工作，不僅是為經(jīng)濟發(fā)展做出貢獻，更主要的是為家庭接觸負擔(dān)，為社會穩(wěn)定哦和諧做出貢獻。所以工作人員要認真整理和完善畢業(yè)生的檔案工作。對畢業(yè)生的信息資料全面熟悉，比如將學(xué)籍、行為表現(xiàn)和身體素質(zhì)等檔案材料進行完善，以表格的形式整理出來，豐富畢業(yè)生推薦材料的內(nèi)容，為畢業(yè)生聯(lián)系工作提供一套客觀、全面反映學(xué)生德、智、體、美諸方面情況的綜合推薦材料，而且這樣也便于檢索學(xué)生的資料，以便學(xué)生在新的就業(yè)形勢下公平競爭，自立擇業(yè)。

篇10

2010年應(yīng)屆高校畢業(yè)生規(guī)模為20世紀(jì)初的6倍，2011年高校畢業(yè)生人數(shù)為660萬，預(yù)計2012年全國大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)將創(chuàng)歷史新高的680萬人。加之受到2008年以來金融海嘯的影響，就業(yè)形勢更加嚴(yán)峻，大學(xué)生就業(yè)也被稱為進入30多年以來最難時期，各級政府部門紛紛出臺相關(guān)幫扶措施，拓寬渠道保就業(yè)。

高校學(xué)生戶籍檔案管理的工作作為高校保衛(wèi)工作的一個有機組成部分，是高校畢業(yè)生就業(yè)的一項重要構(gòu)成要素。同時，搞好高校學(xué)生戶籍檔案管理工作，還能為社會的安定團結(jié)作出一定的貢獻。如何做好高校學(xué)生戶籍檔案管理工作、如何改善高校學(xué)生戶籍檔案管理，以適應(yīng)社會發(fā)展的需要，成為目前必須面對的問題。

一.景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1958年，中國迄今為止唯一的一所陶瓷高等學(xué)府——景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院就在這座千年古鎮(zhèn)誕生了，從而翻開了中國陶瓷高等教育的新篇章?，F(xiàn)在，學(xué)院設(shè)有材料科學(xué)與工程學(xué)院、陶瓷美術(shù)學(xué)院、設(shè)計藝術(shù)學(xué)院、機械電子工程學(xué)院、工商學(xué)院、信息工程學(xué)院、人文社科學(xué)院、成人教育學(xué)院、科技藝術(shù)學(xué)院和思想政治理論課教學(xué)科研部等10個院部近40個專業(yè)，有碩士、本科、高等職業(yè)技術(shù)教育等多層次的培養(yǎng)形式，并向海外招收攻讀學(xué)士學(xué)位和碩士學(xué)位的留學(xué)生。截止2012年3月，有在校本?？?、研究生、留學(xué)生共計15000多人，戶籍檔案在校的在1萬左右。

通過景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處全體人員的共同努力，學(xué)校的學(xué)生戶籍檔案管理工作從無到有、從簡單到細致、從單一到全面，逐步發(fā)展起來，取得了一定得成績。但是，與兄弟院校的學(xué)生戶籍檔案管理工作相比，還存在許多的不足和問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1、缺少科學(xué)的管理方法

目前，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍管理還處于比較初級的階段，雖然嚴(yán)格按照《檔案法》和公安部門有關(guān)戶籍本文由收集整理管理的法規(guī)來進行，但是管理方式、管理手段和管理技術(shù)都比較落后，學(xué)生的戶籍資料還是以戶籍卡片和簡單的excel電子表格的形式存管，至今沒有實現(xiàn)與景德鎮(zhèn)市新廠派出所管理系統(tǒng)的完全對接。導(dǎo)致在查詢和檢索學(xué)生戶籍檔案和信息時，如補辦身份證、查詢原始戶籍資料等，辦理人要先到學(xué)校新校區(qū)戶籍室查詢，沒有的話，還要到老校區(qū)進行查詢，如再無的話，則再到景德鎮(zhèn)市新廠派出所查詢手工檔案底存；即便是在學(xué)校新校區(qū)一次性查詢到，也仍需到老校區(qū)開具相關(guān)手續(xù)再到新廠派出所辦理最后的手續(xù)，整個辦理的過程十分繁瑣，且需要在多個地點往返和詢問，費時費力。

2、沒能適時完善管理制度

如今，學(xué)生戶籍檔案管理工作中不斷出現(xiàn)新的變化，首先，我國現(xiàn)行的大中專院校學(xué)生戶籍管理辦法規(guī)定與前幾年的已經(jīng)有了質(zhì)的變化，新生入學(xué)時，可以不在原籍辦理戶口遷移，上學(xué)期間，學(xué)生戶籍檔案不在學(xué)校，畢業(yè)時也無需再遷出；其次，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的在校生規(guī)模與前幾年相比呈現(xiàn)倍數(shù)遞增的趨勢，相應(yīng)的戶籍檔案的管理工作量也大量增加；第三，由于各種原因轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、休學(xué)、開除的學(xué)生也逐年呈現(xiàn)上升態(tài)勢，其戶籍檔案的清退和保管工作有一定的難度；第四，許多的畢業(yè)生在戶籍檔案掛靠學(xué)校2年后沒有及時遷移，導(dǎo)致管理工作壓力增加等。以上情況都要求工作中的管理制度相應(yīng)作出調(diào)整，如在學(xué)生入學(xué)前，除了在入學(xué)通知中重點標(biāo)注戶籍遷移實行自愿原則之外；將是否進行戶籍遷移對大學(xué)生將來畢業(yè)、就業(yè)、工作等的優(yōu)缺點進行對比列表；尤其是戶籍遷移后，大學(xué)生的城市戶籍身份是無法回轉(zhuǎn)為農(nóng)村戶籍身份，因而可能喪失很多惠農(nóng)政策的優(yōu)惠；以供學(xué)生和學(xué)生家長綜合考慮，這樣將在很大程度上扭轉(zhuǎn)農(nóng)村籍學(xué)生“跳龍門”的戶籍概念。而景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理制度還是上個世紀(jì)制定的，沒有及時根據(jù)當(dāng)前的工作環(huán)境的變化適時作出調(diào)整和完善。

3、全程化管理程度低淺

高校學(xué)生戶籍檔案的管理過程大致可以分為以下幾個環(huán)節(jié)：入學(xué)檢查，入戶審批，查詢、補辦、檢索等，畢業(yè)檢查派遣。在第一、二個環(huán)節(jié)上，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理已經(jīng)完全到位，而在學(xué)生戶籍檔案入戶的過程中以及在校期間的查詢等，尤其是畢業(yè)后的查詢、補辦等環(huán)節(jié)還處于比較低淺的水平階段，甚至有的環(huán)節(jié)還處于缺失狀態(tài)，不能更好的服務(wù)于在校生和畢業(yè)生。以往離校2年以上的學(xué)生需要調(diào)出個人戶籍檔案，由于學(xué)生個人不清楚自己離校時戶籍的去向，也不清楚應(yīng)該如何查詢和辦理。往往是先詢問之前的班主任或熟悉的老師，由其代為去學(xué)工處畢業(yè)分配辦公室和保衛(wèi)處戶籍管理詢問。而畢業(yè)2年以上學(xué)生的戶籍檔案在新校區(qū)是無法查詢，既無電子檔案又無紙質(zhì)檔案，故要回到老校區(qū)保衛(wèi)處；老校區(qū)主管該項工作的人員不是只承擔(dān)此項工作，若因其他事項外出，則使得查詢?nèi)嘶蜣k理人無法及時查詢和辦理。這樣的非全程化管理不僅不利于學(xué)生戶籍的日常管理，也不利于非正常未調(diào)離戶籍檔案的清理，導(dǎo)致戶籍檔案越壓越多，管理成本和問題增加。

4、不能及時創(chuàng)新管理

高校學(xué)生戶籍檔案的管理如何適應(yīng)當(dāng)前大學(xué)生就學(xué)和就業(yè)的需要是景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院還沒有全面思考的問題，因此在創(chuàng)新方面就更談不上。如新校區(qū)處于浮梁縣湘湖鎮(zhèn)，而戶籍管理又歸屬于珠山區(qū)新廠派出所，辦理相關(guān)工作需要先在新校區(qū)確認相關(guān)基本手續(xù)后，再到新廠派出所辦理后續(xù)的手續(xù)，給學(xué)生以及學(xué)校戶籍檔案管理工作人員帶來一定的麻煩。如能在管理屬地和權(quán)限上申請由新廠派出所托管至湘湖鎮(zhèn)派出所，則能有效的化解這一問題。又如景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院的學(xué)生戶籍檔案管理科設(shè)在保衛(wèi)處，而學(xué)生人事檔案管理設(shè)在招生就業(yè)處，如能實現(xiàn)類似政府辦證大廳的辦公模式，將學(xué)生戶籍檔案和人事檔案的辦理設(shè)立聯(lián)合辦公室，將有效提高管理效率和辦事效率，也能更好的為廣大學(xué)生服務(wù)。

二.對景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理改革的思考

基于以上工作中存在的問題，借鑒兄弟院校的成功經(jīng)驗，結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理的情況，做出如下的思考：

1、加強高校學(xué)生戶籍檔案管理政策的宣傳

為了讓學(xué)生便于自己戶籍檔案的遷移和相關(guān)利益的維護，一定要通過各種形式來加大對其的政策宣傳，讓條件成熟的學(xué)生不用將戶籍檔案遷移到學(xué)校，這樣可以減少由于遷移過程的程序帶來的錯誤而影響其戶籍檔案的管理。所以，景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院保衛(wèi)處戶籍管理科應(yīng)主動與招生畢業(yè)處直接聯(lián)系，在招生宣傳材料、新生報道須知、學(xué)生離校須知等材料上，通過紙質(zhì)和網(wǎng)絡(luò)等形式，對學(xué)生和學(xué)生家長宣傳高校學(xué)生戶籍檔案管理政策，告之學(xué)生及其家長在不同的情形下，遷移戶籍檔案到學(xué)校是否有利于學(xué)生的利益；遷移過程中的主要程序和辦理注意事項；在校期間遇到不同的情形需要戶籍檔案證明和查詢等，如何辦理；畢業(yè)時如何辦理戶籍檔案的掛靠和遷移等，讓學(xué)生及家長全面認識和了解我校對學(xué)生戶籍檔案的管理工作。

2、逐步運用信息化管理的方式方法

在依法嚴(yán)管的同時，一定講究科學(xué)管理?？茖W(xué)有效的管理，不但是高校學(xué)生戶籍檔案工作順利進行的必要條件，而且也是提高工作效率和服務(wù)水平的有效途徑。可逐步對現(xiàn)有的戶籍檔案管理工作實現(xiàn)電子化管理，將每年新進的學(xué)生戶籍檔案必須實現(xiàn)紙質(zhì)檔案掃描入檔，并借助學(xué)校信息工程學(xué)院的師資力量，開發(fā)自用性的學(xué)生戶籍檔案管理系統(tǒng)，將學(xué)生紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進行實時的錄入，這樣可以保證紙質(zhì)戶籍、掃描戶籍、戶籍電子信息系統(tǒng)的三位一體，以提高工作效率。另外，在日常工作中，將之前積壓的戶籍檔案按照學(xué)生畢業(yè)的年份，逐年電子化，改變現(xiàn)有戶籍檔案案卷目錄和卡片目錄的單一化，逐步使學(xué)生戶籍檔案管理走上現(xiàn)代化的軌道。

3、建章立制，規(guī)范管理

（1）收集制度

新生在到校報到的過程中往往會出現(xiàn)材料不全或材料遺失等情況，當(dāng)前還出現(xiàn)了冒名頂替入學(xué)、學(xué)生戶籍遷移證和身份證信息不一致等情況，這些都使得學(xué)生戶籍建檔工作遇到一定得難度。因而必須有嚴(yán)格的收集制度來保證所收集的學(xué)生檔案是真實可靠的，如果這第一步?jīng)]有做好，勢必影響到后面各個環(huán)節(jié)工作的正常開展。為此，諸如增加新生班主任作為兼職檔案管理員的制度，可以用以在收集環(huán)節(jié)來加強對檔案識別的力度。

（2）立檔和整檔制度

結(jié)合景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院學(xué)生戶籍檔案管理工作的特點，可以以學(xué)年度來分階段實施相應(yīng)的立檔和整檔管理。學(xué)年初，對新生進行立檔，實行分學(xué)年度按院系分卷建檔制度，學(xué)年末，對本屆畢業(yè)生的畢業(yè)生分配名冊、戶口遷移證存根、常住人口登記表等整理歸檔。另外，每個學(xué)期期間，對中途退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)者的戶籍檔案進行及時的整理，注明時間、去向以及原因，以備查考。

（3）使用制度

在具體的工作中還常遇到學(xué)生需要戶籍檔案辦理相關(guān)事宜的情況，甚至包括在校期間臨時要遷移戶籍檔案回原籍等情況，所以加強使用制度的建立非常必要。尤其是學(xué)生出國深造、畢業(yè)后需要結(jié)婚生子或是貸款買房、考公務(wù)員等的需要，學(xué)?？梢栽谑褂眠^程中開設(shè)“綠色通道”，為學(xué)生提供使用上的便利。

4、加強全程化管理

在入學(xué)檢查、入戶審批、畢業(yè)檢查派遣等環(huán)節(jié)之外，加強查詢、補辦、檢索等環(huán)節(jié)的工作，利用各種政策條件和技術(shù)手段，實現(xiàn)在景德鎮(zhèn)陶瓷學(xué)院新老校區(qū)內(nèi)，學(xué)生戶籍檔案辦理、查詢、辦理等的“一站式”管理，強化全程化管理。如在新校區(qū)戶籍管理科設(shè)置遠程身份證辦理系統(tǒng)，由學(xué)校戶籍管理人員對學(xué)生進行基本的確認和照片拍攝，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸照片和相關(guān)基本信息到新廠派出所的服務(wù)平臺，減少辦證學(xué)生來回辦理的時間，也減少辦理資料的丟失和錯誤的概率。

5、利用勤工助學(xué)等形式創(chuàng)新管理