導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇高校檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.新生檔案內(nèi)容要求不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。新生檔案的主要來(lái)源為中學(xué)提供的檔案資料，主要反映學(xué)生在中學(xué)的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴(kuò)大，各種層次和方式的招錄手段增加，學(xué)生逐步實(shí)行網(wǎng)上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質(zhì)檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績(jī)表、入黨團(tuán)志愿書(shū)、中學(xué)期間獎(jiǎng)懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績(jī)、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒(méi)有，使高校無(wú)法建立起真正有效完善的新生檔案。

2.新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。目前轉(zhuǎn)遞檔案主要存在有當(dāng)?shù)卣修k直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、中學(xué)直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，有的甚至違反相關(guān)的檔案管理規(guī)定，由學(xué)生自行帶檔案入學(xué)的方式。檔案轉(zhuǎn)遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實(shí)性難以得到保證，嚴(yán)重的還造成檔案的丟失，使高校無(wú)法掌握新生的真實(shí)資料，使高校學(xué)生檔案的連續(xù)性嚴(yán)重脫節(jié)，使用人單位只能看到學(xué)生在大學(xué)期間的檔案，而不能了解到學(xué)生在高中時(shí)候的情況，造成由零開(kāi)始重新建立個(gè)人檔案，無(wú)法保障高校學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性和真實(shí)性，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的正常開(kāi)展。

3.新生檔案管理部門(mén)交叉重疊，新生檔案管理不夠規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理由于長(zhǎng)期無(wú)明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門(mén)未明確固定，造成各高校對(duì)學(xué)生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學(xué)生處、招生處、檔案室、二級(jí)學(xué)院等在新生入學(xué)時(shí)都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒(méi)有得到統(tǒng)一，使檔案的內(nèi)容參差不齊，無(wú)法真正反映學(xué)生的全面情況，造成學(xué)生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門(mén)之間對(duì)學(xué)生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學(xué)生檔案無(wú)法正常進(jìn)行管理，檔案質(zhì)量難以得到保障。

二、規(guī)范建立新生檔案的措施

1.規(guī)范和完善學(xué)生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的學(xué)生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實(shí)、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學(xué)生檔案管理制度，保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過(guò)程的連續(xù)性，從學(xué)生檔案的建立開(kāi)始就按制度規(guī)范運(yùn)作，一開(kāi)始就建立起新生的完整檔案，使學(xué)生檔案立刻進(jìn)入正常流程，使工作事半功倍。如長(zhǎng)江師范學(xué)院就專(zhuān)門(mén)制定了學(xué)生檔案管理辦法，明確了學(xué)生檔案工作崗位責(zé)任制，制定了學(xué)生檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查詢(xún)等一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)生檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)制度化和規(guī)范化。

2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門(mén)。由于過(guò)去檔案?jìng)鬟f方式的多樣性和接收部門(mén)的不統(tǒng)一，使高校無(wú)法建立完善的新生入學(xué)檔案。為規(guī)范檔案?jìng)鬟f的歸口，應(yīng)該指定一個(gè)部門(mén)來(lái)接收學(xué)生入學(xué)后轉(zhuǎn)遞的檔案。如長(zhǎng)江師范學(xué)院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學(xué)郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉(zhuǎn)來(lái)的檔案，改變以前多個(gè)部門(mén)同時(shí)接收的現(xiàn)狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學(xué)通知書(shū)同時(shí)向新生提醒不準(zhǔn)個(gè)人私自攜帶檔案入學(xué)，如有新生自帶檔案入學(xué)的一律交予輔導(dǎo)員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。

3.明確新生檔案收集內(nèi)容。為使高校學(xué)生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個(gè)性品質(zhì)、興趣愛(ài)好、個(gè)人特長(zhǎng)等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內(nèi)容。除要求有高考填報(bào)志愿表、體檢表、高中學(xué)籍登記表、高中畢業(yè)生登記表、入黨團(tuán)材料等基本紙質(zhì)資料外，還應(yīng)把學(xué)生在中學(xué)時(shí)代體現(xiàn)出的綜合素質(zhì)，如專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)的獎(jiǎng)勵(lì)、中學(xué)對(duì)學(xué)生的個(gè)人評(píng)價(jià)等納入學(xué)生檔案里作為高校學(xué)生檔案建立的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。檔案管理人員在收到轉(zhuǎn)遞的學(xué)生檔案后，應(yīng)認(rèn)真核實(shí)檔案袋的資料內(nèi)容，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行逐一清理，規(guī)范建立起新生檔案，并以此為基礎(chǔ)，逐步收集和完善大學(xué)時(shí)期的各種材料，充實(shí)在基礎(chǔ)檔案中，形成完善的高校學(xué)生檔案。

4.加強(qiáng)檔案意識(shí)培訓(xùn)。有些高校檔案管理員和學(xué)生沒(méi)有意識(shí)到檔案的重要性，造成新生從入學(xué)起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學(xué)生往往是在畢業(yè)之后，找到工作需要用檔案時(shí)，才會(huì)關(guān)注自身檔案，因而使大量有利于自身就業(yè)和發(fā)展的檔案資料或中學(xué)檔案因?yàn)闆](méi)有及時(shí)收集歸檔而白白喪失了大量的就業(yè)機(jī)會(huì)。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理人員的培訓(xùn)，逐步提高全體師生對(duì)檔案形成的正確認(rèn)識(shí)，消除思想上的模糊性。還要通過(guò)與學(xué)生交流，讓學(xué)生清楚新生入學(xué)檔案的重要性，讓學(xué)生積極配合學(xué)校做好自身檔案的完善，形成學(xué)生與校方良性互動(dòng)的檔案完善機(jī)制。

三、總結(jié)

篇2

摘要：結(jié)合教改工作實(shí)際，針對(duì)教改工作中檔案工作的特點(diǎn)，就其中的特點(diǎn)、工作經(jīng)驗(yàn)、工作方法等進(jìn)行了分析和總結(jié)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)改革；檔案工作；建設(shè)

高校檔案是高校歷史的真實(shí)記錄，與高校各項(xiàng)工作緊密相連，它真實(shí)、詳盡、準(zhǔn)確地反映著高校教學(xué)、科研和管理等工作的情況。譬如，隨著整個(gè)社會(huì)改革開(kāi)放的深入，高校中的教學(xué)改革早已成為高校中心工作之一，與之相應(yīng)的，也就有了相關(guān)的高校教改檔案工作。做好高校教改工作中的檔案建設(shè)，一方面，有助于推進(jìn)高校教改工作深入進(jìn)行；另一方面，也許極大地促進(jìn)高校其他各項(xiàng)工作的開(kāi)展。

1高校教改工作中檔案及檔案工作的特點(diǎn)

1.1高校教改檔案是高校教改檔案工作的真實(shí)記載。真實(shí)性是高校檔案的基本特征，相對(duì)于高校教改檔案亦如此，它真實(shí)記載著高等學(xué)校教育、教學(xué)改革的發(fā)生、發(fā)展、成果取得及推廣應(yīng)用的全過(guò)程，是高等學(xué)校教改工作重要的信息資源庫(kù)。

1.2高校教改檔案工作是一項(xiàng)綜合性工程。高等學(xué)校教學(xué)改革千頭萬(wàn)緒，錯(cuò)綜復(fù)雜，它不光牽涉到教師的教學(xué)工作，還與學(xué)校的教育、教學(xué)管理工作、學(xué)生管理工作、科研開(kāi)發(fā)和利用等工作密切相關(guān)。所以說(shuō)，高校教改工作是一項(xiàng)整體性、綜合性工作，因?yàn)橐矝Q定了高校教改檔案具有系統(tǒng)、復(fù)雜、全面的特點(diǎn)。

1.3高校教改檔案工作具有創(chuàng)造性的特點(diǎn)。高校教學(xué)改革本身是一項(xiàng)創(chuàng)造性的活動(dòng)，其主要目的就在于不斷地探索教育、教學(xué)及管理工作的新理論、新方法，并為培養(yǎng)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才服務(wù)。為適應(yīng)高校教改工作，教改檔案工作也就必須具備創(chuàng)造性的特點(diǎn)。

2做好高校教改檔案工作的幾個(gè)方面

2.1加強(qiáng)高校規(guī)教改工作中檔案意識(shí)

從長(zhǎng)期的檔案工作中，我們不難看出，檔案工作開(kāi)展得好壞，與檔案形成者的檔案意識(shí)有著極為直接的聯(lián)系。加強(qiáng)檔案形成者的檔案意識(shí)，是切實(shí)做好高校教改檔案工作的前提條件之一。

一方面，教改檔案是高校教學(xué)改革工作的真實(shí)記載，它直接在教師教改實(shí)踐活動(dòng)中形成，而且均是一些很有價(jià)值的檔案材料。為做好高校教改工作的檔案工作，首先，參與教改工作的每位教師應(yīng)先意識(shí)到，在其從事自己的各項(xiàng)工作時(shí)，應(yīng)該考慮到如何將工作中形成的文件材料按規(guī)定移交；否則，教改檔案工作的開(kāi)展將成為無(wú)源之水。

2.2在高校教改檔案工作中推行“三納入”、“四同步”原則

“三納入”，即將檔案工作納入高校教改工作計(jì)劃之中，納入教改工作的日常管理范疇，納入教師及管理人員的崗位工作職責(zé)。“四同步”，即檔案工作與教改項(xiàng)目的申請(qǐng)、立項(xiàng)工作同步，與教改項(xiàng)目的中期檢查工作同步，與項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收工作同步，與教改項(xiàng)目成果的鑒定、申報(bào)同步、工作同步等。

高校教改檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工程，牽涉的范圍廣、人員多。為做好檔案材料的日常收集、整理等工作，保證教改檔案的質(zhì)量，要求我們的檔案工作者及相關(guān)人員必須注意到教改工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)。做好“三納入”、“四同步”工作，必將為高校教改工作與教改檔案工作的相互銜接提供有力保障，為高校教改檔案工作的良好開(kāi)展提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3切實(shí)做好高校教改檔案的開(kāi)發(fā)利用工作

檔案工作，其最終目的在于開(kāi)發(fā)和利用檔案。對(duì)于教改檔案工作而言，一方面，利用現(xiàn)在檔案，經(jīng)過(guò)科學(xué)整理、分析，可為教改工作提供論證，補(bǔ)充完善教改構(gòu)想；另一方面，圍繞教改資料，進(jìn)行多渠道、多表達(dá)式地搜集檔案信息，科學(xué)編纂教改信息，為教改工作提供積極的多方位的服務(wù)；再者，針對(duì)教改實(shí)際需要，直接為教改服務(wù)，以充分調(diào)動(dòng)廣大師生員工的教改積極性，推動(dòng)教改工作順利進(jìn)行。

另外，高校教改檔案工作作為一項(xiàng)具備創(chuàng)造性特點(diǎn)的工作，我們?cè)陂_(kāi)發(fā)檔案信息資源時(shí)，也就應(yīng)該相應(yīng)地進(jìn)行一些創(chuàng)造性的探索工作。譬如，在檔案工作中，我們要變被動(dòng)為主動(dòng)，變“保管員”為“研究員”，密切注意高校教改動(dòng)向，通過(guò)“搞活創(chuàng)新”，把“材料”轉(zhuǎn)化為“有生命”的東西，不斷為教改工作提供有益的參考和指導(dǎo)。

3做好高校教改檔案工作的作用

高校教改檔案工作作為高校檔案工作的一部分，它在為高校教育、教學(xué)和管理等項(xiàng)工作服務(wù)的過(guò)程中已愈來(lái)愈顯示出其重要性，它的作用也已逐漸得到人們的認(rèn)可和贊同。

篇3

（一）從載體形式上看，以傳統(tǒng)手工紙質(zhì)材料檔案為主

檔案載體大體經(jīng)歷了從甲骨、金石、竹簡(jiǎn)到紙張等多次變革，從東漢時(shí)期改進(jìn)造紙術(shù)到今天，紙張作為信息的主要載體已有兩千多年的歷史。高校檔案，尤其是二級(jí)學(xué)院的檔案室的檔案基本上都是以紙質(zhì)、實(shí)物為主要載體。紙質(zhì)和實(shí)物載體檔案，直接決定了檔案保存的時(shí)間受到很大限制，不能長(zhǎng)期保存。另外，也降低了檔案信息的利用率。二級(jí)學(xué)院作為高校教學(xué)單位，決定了從屬于二級(jí)學(xué)院的檔案室主要為教學(xué)服務(wù)，同時(shí)兼顧科研、管理服務(wù)。具體而言，在檔案材料方面，主要以學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料的存檔管理為主，同時(shí)包括教師科研及管理材料。而學(xué)生的學(xué)業(yè)考試材料又占所存檔案材料的絕大多數(shù)，包括學(xué)生每個(gè)學(xué)期末的考試材料和學(xué)生在第四學(xué)年的學(xué)位論文和實(shí)習(xí)材料。學(xué)生在學(xué)期末的考試材料存檔主要以教學(xué)班為單位，一個(gè)教學(xué)班一個(gè)檔案盒，如果材料太多一個(gè)檔案盒放不下，要兩個(gè)檔案盒存放。而一個(gè)教學(xué)班的單門(mén)科目的考試存檔材料主要包括存檔標(biāo)示、存檔脊背、考試考核方案、試題（試卷）材料、審查表、原始成績(jī)報(bào)告單、原始成績(jī)分析報(bào)告、學(xué)業(yè)成績(jī)報(bào)告單、平時(shí)成績(jī)材料（支撐材料一般保存5-10份）。學(xué)生的學(xué)位論文存檔材料一般包括論文、過(guò)程指導(dǎo)表格等。過(guò)程指導(dǎo)表格又包括本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）備選題目審批表（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）工作記錄封面、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題申請(qǐng)表（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）任務(wù)下達(dá)書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）文獻(xiàn)綜述（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）開(kāi)題報(bào)告書(shū)（學(xué)生用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題變更審批表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）選題落實(shí)情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）中期檢查及指導(dǎo)記錄表（教師用表）、畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）書(shū)面成績(jī)?cè)u(píng)分參考標(biāo)準(zhǔn)（教師用表）、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）指導(dǎo)教師評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）評(píng)閱人評(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯記錄表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）答辯成績(jī)?cè)u(píng)分表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)?cè)u(píng)定書(shū)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）成績(jī)匯總表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）公開(kāi)發(fā)表情況統(tǒng)計(jì)表、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、本科畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）管理工作評(píng)價(jià)表等：（個(gè)表格，每個(gè)學(xué)生平均：,頁(yè)左右。在以上這些材料中，絕大多數(shù)二級(jí)學(xué)院觀念陳舊，以紙質(zhì)材料存檔為主，以電子信息存檔的占極少數(shù)。紙質(zhì)材料存檔有諸多弊端。首先，紙質(zhì)材料不易長(zhǎng)時(shí)保存，保存時(shí)間一般8至10年，超過(guò)10年的都要銷(xiāo)毀。其次紙質(zhì)材料查閱困難，利用效率低；再次，紙質(zhì)材料檔案占用空間極大，存放困難。高校二級(jí)學(xué)院一般都是臨時(shí)把一些空房間利用起來(lái)作為檔案室，空間有限。再加上紙質(zhì)材料檔案占有一定空間，且每個(gè)學(xué)期都要新存入大量的學(xué)生學(xué)業(yè)考試材料，所以一般檔案室只存放近兩至三年的檔案材料，其余的都堆放在其他地方。這些都決定了傳統(tǒng)以紙質(zhì)材料管理檔案的方式落后了，必須用更先進(jìn)的方式來(lái)代替它。

（二）資金相對(duì)短缺，硬件建設(shè)不夠，信息化程度低

高校二級(jí)學(xué)院的檔案室建設(shè)，大都面臨著資金相對(duì)短缺的困難。場(chǎng)所大都是由學(xué)院提供，一兩臺(tái)計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)的作用主要是用來(lái)打印，其他硬件建設(shè)根本談不上，更不要談什么信息化了。這也是二級(jí)檔案室主要以紙質(zhì)檔案材料為主的主要原因所在。不難看出，要加快檔案信息化發(fā)展，困難是資金。只有資金充裕，才能加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，才能購(gòu)置計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀、縮微設(shè)備等，開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行信息安全防護(hù)等。有了這些設(shè)備，才能把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息檔案，進(jìn)一步促進(jìn)二級(jí)學(xué)院檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）管理人員復(fù)雜，檔案管理規(guī)范化程度不夠

高校檔案管理的信息化對(duì)檔案管理人員要求比較高，不僅需要有專(zhuān)門(mén)而系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而且還要有信息化方面的技能。而現(xiàn)下高校普遍缺乏高素質(zhì)的檔案管理專(zhuān)業(yè)人員，就更不要說(shuō)什么二級(jí)學(xué)院了。這些二級(jí)學(xué)院的檔案室管理員大都是半路出家，或者直接從專(zhuān)任教師轉(zhuǎn)來(lái)，或者是由一些教學(xué)水平排后的教師轉(zhuǎn)來(lái)，亦或者是由課時(shí)較少的教師臨時(shí)借調(diào)兼任，情況比較復(fù)雜。二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)低，直接導(dǎo)致了檔案管理規(guī)范化程度不夠。就紙質(zhì)檔案材料而言，首先是體式不一，有的是手寫(xiě)體，有的是打印體。其次，紙張大小不一。這具體體現(xiàn)在學(xué)生的平時(shí)成績(jī)支撐材料上，紙張大小不一，非常不美觀，不整齊。就電子檔案來(lái)說(shuō)，沒(méi)有進(jìn)行分類(lèi)保管，到處亂存，更談不上什么保密措施了。

二、信息化背景下高校二級(jí)學(xué)院檔案管理的新舉措

（一）從手工到現(xiàn)代，從紙質(zhì)到數(shù)字化

首先，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作的改變，真正做到從手工到現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變。二級(jí)學(xué)院傳統(tǒng)的材料立卷歸檔，大多是手工和打印紙質(zhì)稿相結(jié)合，一些材料必須要打印紙質(zhì)稿，然后再手工簽字蓋章。在完成這些后，再立卷、歸檔，勞動(dòng)強(qiáng)度比較大，且周期長(zhǎng)。必須改變這種手工與打印紙質(zhì)稿相結(jié)合的現(xiàn)狀，真正實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化處理。具體而言，就是利用網(wǎng)絡(luò)，將相關(guān)電子信息檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，針對(duì)檔案信息的保密程度的不同，為不同人群設(shè)置一定的權(quán)限（絕對(duì)保密性的檔案信息設(shè)置為禁止查閱，一般保密性的檔案信息設(shè)置為驗(yàn)證查閱，可以公開(kāi)的檔案信息不設(shè)置查閱權(quán)限，對(duì)大眾公開(kāi)查閱），這樣，可以方便不同的部門(mén)及人員查閱相關(guān)檔案文件信息。其次，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改變，真正做到從紙質(zhì)到數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案信息的數(shù)字化就是指利用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)將紙質(zhì)形式等載體方式存儲(chǔ)的信息轉(zhuǎn)化為可直接被計(jì)算機(jī)利用識(shí)別的形式，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化信息的合理有效的管理和利用。傳統(tǒng)的檔案工作是對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，而在數(shù)字化檔案管理中，檔案的管理完全虛擬化。信息的存取，按照設(shè)立的軟件程序進(jìn)行整理、排序，然后輸出。具體而言，對(duì)于二級(jí)學(xué)院的學(xué)生考試材料，學(xué)生考試試卷直接通過(guò)掃描的形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化形式，而其他的相關(guān)材料只需要收集電子稿就可以了，然后再分門(mén)別類(lèi)以學(xué)年、學(xué)期、科目等逐漸縮小的目錄文件保存并上傳就可以了。而對(duì)于學(xué)生的畢業(yè)論文和實(shí)習(xí)材料，把打印紙質(zhì)稿的過(guò)程直接省略，只保存電子稿就可以了。也可以把紙質(zhì)版的材料保存份，如果上級(jí)檢查，可以把這,)份給他們。當(dāng)然，檢查人員也可以直接到網(wǎng)上查閱。這樣，既節(jié)約了紙張等打印的辦公經(jīng)費(fèi)，也節(jié)約了存放紙質(zhì)材料檔案的空間，可謂一舉兩得。

（二）大力加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的軟硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，加大資金投入，加快軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。軟件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)，即開(kāi)通內(nèi)部局域網(wǎng)，連接外部互聯(lián)網(wǎng)。硬件基礎(chǔ)設(shè)施是指必須購(gòu)置先進(jìn)的數(shù)字化的技術(shù)設(shè)備，像圖文影像掃描儀，數(shù)字化的音像制作系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等，這是提高檔案信息化的必要工具。其次，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于作為高校檔案館的組成部分、為教學(xué)單位服務(wù)的定位而言，二級(jí)學(xué)院檔案室可以直接利用高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)，成為學(xué)校數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)分支和組成部分，這就對(duì)高校檔案館的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)提出了更高的要求。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

二級(jí)學(xué)院檔案室加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，加速培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專(zhuān)業(yè)管理人才是核心所在。二級(jí)學(xué)院檔案室的電子文件歸檔、電子檔案保存及開(kāi)發(fā)利用等，都需要專(zhuān)業(yè)管理人員。二級(jí)學(xué)院檔案室的信息化建設(shè)是建立在檔案學(xué)與計(jì)算機(jī)科學(xué)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)之上的。他們既應(yīng)該具有專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)知識(shí)，也應(yīng)該掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了提高高校二級(jí)學(xué)院檔案室管理人員的素質(zhì)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的再教育和再培訓(xùn)，使其掌握專(zhuān)業(yè)而系統(tǒng)的檔案學(xué)和電子信息學(xué)知識(shí)，從而為二級(jí)學(xué)院檔案室的檔案信息化程度的提高提供人員方面的支持。同時(shí)，也只有管理人員的素質(zhì)上去了，檔案管理的規(guī)范化建設(shè)才能成為可能。

篇4

要想有創(chuàng)新行為首先要有創(chuàng)新意識(shí)，思路決定出路，檔案工作創(chuàng)新的前提是管理思路的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的服務(wù)理念，把滿(mǎn)足全社會(huì)用戶(hù)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值走向，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。對(duì)檔案館管理水平的評(píng)價(jià)不能單純地看場(chǎng)所、設(shè)備和館藏，而應(yīng)主要看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要從對(duì)館舍設(shè)備、檔案資料的管理轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理。

2、檔案管理工作模式的創(chuàng)新是基礎(chǔ)

檔案工作管理模式的更新，是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機(jī)關(guān)部門(mén)，但大多屬于非獨(dú)立結(jié)構(gòu)，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個(gè)科室，其職能主要是執(zhí)行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的地位和作用，在高校機(jī)構(gòu)改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門(mén)分離獨(dú)立起來(lái)，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門(mén)，由被動(dòng)執(zhí)行變?yōu)橹鲃?dòng)決策，對(duì)促進(jìn)高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性，同時(shí)也提高了工作效率。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，將計(jì)算機(jī)作為方便管理的重要工具，進(jìn)一步合理有效利用。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的超越，呈現(xiàn)高校檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

3檔案管理工作機(jī)制的創(chuàng)新是關(guān)鍵

要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機(jī)制的創(chuàng)新。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上去創(chuàng)新。必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。積極推行全員聘任競(jìng)爭(zhēng)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，使每個(gè)人都有危機(jī)感，從而激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個(gè)人潛力，充分調(diào)動(dòng)積極性，使檔案工作呈現(xiàn)出充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作為考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職掛鉤，努力營(yíng)造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)館員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專(zhuān)業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。

4運(yùn)用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔

信息化為檔案資源管理與開(kāi)發(fā)利用提供了新的途徑，也為推進(jìn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持，檔案部門(mén)應(yīng)抓住機(jī)遇，加大投入，配齊硬件設(shè)備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)。認(rèn)真研究解決檔案現(xiàn)代化管理與學(xué)校辦公自動(dòng)化的銜接問(wèn)題，研究解決文檔一體化問(wèn)題。要努力實(shí)現(xiàn)裝備技術(shù)現(xiàn)代化，解決手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)速度慢、效率低的問(wèn)題，積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)碼等先進(jìn)技術(shù)和手段，進(jìn)一步提高技術(shù)含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動(dòng)地把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校中心工作結(jié)合起來(lái)，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理

走上主導(dǎo)地位，實(shí)現(xiàn)管理手段方式的社會(huì)化、多元化和優(yōu)質(zhì)高?；?。

5人才資源的創(chuàng)新

要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，針對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專(zhuān)業(yè)人員。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓(xùn)質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化和專(zhuān)業(yè)程度，切實(shí)增強(qiáng)檔案干部和館員運(yùn)用專(zhuān)業(yè)理論解決實(shí)際問(wèn)題的能力，特別要加大對(duì)優(yōu)秀青年檔案工作者的培養(yǎng)力度，鼓勵(lì)館員利用業(yè)余時(shí)間參加各種繼續(xù)教育課程的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)多層次復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍的建設(shè)，注重在實(shí)踐工作中培養(yǎng)鍛煉人才。

總之，檔案部門(mén)無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]夏晴.高校檔案的系統(tǒng)管理[M].南京大學(xué)出版社,2002

篇5

在知識(shí)管理中，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)是一個(gè)非常有效的工作模式。比如，在建立健全各類(lèi)檔案材料的過(guò)程中，在對(duì)檔案資料的收集、整理、積累和錄入等環(huán)節(jié)正是知識(shí)的獲取、整理和保存的過(guò)程，也就是構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中各類(lèi)檔案資料的新增與變更，即是知識(shí)管理中的更新與重組；在對(duì)檔案信息經(jīng)過(guò)不間斷地更新和重組，將有價(jià)值的資源進(jìn)行整理、歸納和提升，這些有價(jià)值的檔案資源在被查閱和利用的過(guò)程中，會(huì)直接促進(jìn)高職院校各項(xiàng)工作的發(fā)展，其作用和價(jià)值是不可估量的。為了構(gòu)建高水準(zhǔn)的知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，人的創(chuàng)新精神和集體的智慧需要不斷地加強(qiáng)，如果在知識(shí)采集和更新的過(guò)程中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)小小的差錯(cuò)，都會(huì)給檔案管理帶來(lái)不可估量的損失。因而在構(gòu)建現(xiàn)代化知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的過(guò)程中，既需要有嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理制度做保障，更需要在各級(jí)檔案部門(mén)中營(yíng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)協(xié)作、科學(xué)有序的工作氛圍，唯如此，才能承擔(dān)起構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)的重任。

二、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中強(qiáng)化傳遞知識(shí)

在知識(shí)管理的過(guò)程中，其中知識(shí)管理活動(dòng)包涵了以下幾個(gè)內(nèi)容：識(shí)別知識(shí)、產(chǎn)生（新）知識(shí)、存儲(chǔ)知識(shí)、傳遞知識(shí)和應(yīng)用知識(shí)。其中傳遞知識(shí)是檔案管理領(lǐng)域里最有價(jià)值的工作環(huán)節(jié)。據(jù)考證，目前全國(guó)大多數(shù)高職院校雖然有局域網(wǎng)，但是，運(yùn)用局域網(wǎng)傳遞知識(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享方面還有許多工作要做。比如大量有價(jià)值的紙質(zhì)檔案如何迅速轉(zhuǎn)化為電子信息檔案？各種不同級(jí)別的檔案如何做到適度保密而又能良性傳遞？這都是檔案管理中急待解決的課題。事實(shí)上，構(gòu)建知識(shí)倉(cāng)庫(kù)只是檔案工作的基礎(chǔ)工程，而促進(jìn)知識(shí)的傳遞才是檔案工作的根本命脈，實(shí)踐證明一個(gè)檔案部門(mén)只有加速知識(shí)的傳遞，才能使本院校各部門(mén)獲取工作的最大效益。

三、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中轉(zhuǎn)化知識(shí)形態(tài)

在現(xiàn)實(shí)生活中，知識(shí)一般被劃分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。顯性知識(shí)是指存在于各類(lèi)文獻(xiàn)中的可識(shí)別的信息，比如圖書(shū)、情報(bào)、檔案等。其中檔案管理是屬于顯性知識(shí)的范疇。而隱性知識(shí)，一般指的是經(jīng)驗(yàn)或觀點(diǎn)，它屬于看不到、摸不著的知識(shí)資源，人們可以通過(guò)組織學(xué)習(xí)交流，從而把隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為顯性知識(shí)，促進(jìn)知識(shí)的更新與發(fā)展。此外，促進(jìn)隱性知識(shí)向顯性知識(shí)的轉(zhuǎn)化還表現(xiàn)在如何使傳統(tǒng)的紙質(zhì)知識(shí)管理逐步過(guò)渡到電子知識(shí)管理的狀態(tài)。伴隨信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)管理工作已從單純的手寫(xiě)辦公到現(xiàn)在的電腦網(wǎng)絡(luò)無(wú)紙化辦公，尤其在現(xiàn)代的知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)中，除了Excel電子表格，還出現(xiàn)了各種管理軟件。實(shí)踐證明：電子文檔的建立已成為當(dāng)今檔案管理的主要載體和手段，它不僅便于傳遞，而且容易識(shí)別與讀取，是檔案信息管理的基本形式。

四、高職院校的檔案管理在知識(shí)管理中追求知識(shí)應(yīng)用的價(jià)值

篇6

關(guān)鍵詞：憂(yōu)患意識(shí)高校檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，人類(lèi)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都在經(jīng)歷著巨大的變化，檔案領(lǐng)域同樣如此，諸多前所未有的、嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)層出不窮。以傳統(tǒng)憂(yōu)患意識(shí)指導(dǎo)現(xiàn)代高校檔案管理，加快高校檔案管理利學(xué)化和現(xiàn)代化的進(jìn)程是高校檔案工作者必須面臨的問(wèn)題。

一、傳統(tǒng)憂(yōu)患意識(shí)的思想內(nèi)涵

所謂憂(yōu)患意識(shí)，是指人們?cè)谑姑泻拓?zé)任感的驅(qū)使下，以理性的、富有遠(yuǎn)見(jiàn)的眼光對(duì)待社會(huì)和人生的一種特殊的精神狀態(tài)。憂(yōu)忠意識(shí)是中華傳統(tǒng)文化的重要精神內(nèi)核，傳統(tǒng)憂(yōu)患意識(shí)包含了豐富的思想內(nèi)涵。

1.清醒的危機(jī)意識(shí)。在歷史的轉(zhuǎn)折和政治動(dòng)蕩的時(shí)代，憂(yōu)患意識(shí)更多地表現(xiàn)為一種清醒的危機(jī)意識(shí)。憂(yōu)患意識(shí)是一種特殊的精神狀態(tài)，具有作為人文精神的動(dòng)力和確立道德主體方面的意義。憂(yōu)患意識(shí)所“憂(yōu)”之“患”，就是一種危機(jī)、一種困境。在人類(lèi)歷史進(jìn)程中，往往是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，出路與危機(jī)共生。作為危機(jī)意識(shí)的忱患意識(shí)包含著兩個(gè)層面:一是心理和認(rèn)識(shí)上的，即心理上要有可能出現(xiàn)危機(jī)的心理準(zhǔn)備，這是一種清醒的意識(shí);二是行為和行動(dòng)方面的，即不光要在心理上有所準(zhǔn)備，而且要在實(shí)際行動(dòng)上制定和實(shí)施應(yīng)對(duì)危機(jī)和困難的具體措施。危機(jī)意識(shí)是憂(yōu)患意識(shí)的心理基礎(chǔ)。

2.深切的責(zé)任意識(shí)。不同的社會(huì)背景下，憂(yōu)患意識(shí)具有不同的內(nèi)涵和特點(diǎn)，但是任何一個(gè)時(shí)代的憂(yōu)患意識(shí)，都蘊(yùn)含著悲天憫人和承擔(dān)責(zé)任兩層意義。所謂悲天憫人，說(shuō)的是先哲之所憂(yōu)所患絕非物質(zhì)生活的匾乏和個(gè)體生存發(fā)展上的困境，而主要是內(nèi)在精神生活的缺憾和人類(lèi)群體生存發(fā)展上的困苦;絕非一己的功利得失，而主要是人類(lèi)群體的幸福和理想的實(shí)現(xiàn)。所謂承擔(dān)責(zé)任，是在悲天憫人的基礎(chǔ)上所引發(fā)的自我關(guān)懷和群體關(guān)懷?？傊?，悲天憫人的同情心是責(zé)任感得以生發(fā)的直接契機(jī)，承擔(dān)困苦的責(zé)任感則是同情心的必然升華，二者共同構(gòu)成儒家憂(yōu)患意識(shí)的有機(jī)內(nèi)涵。責(zé)任感引發(fā)憂(yōu)患感，優(yōu)患感激發(fā)責(zé)任感。責(zé)任意識(shí)是憂(yōu)患意識(shí)的精神本質(zhì)。

3‘昂揚(yáng)的奮進(jìn)意識(shí)。憂(yōu)患意識(shí)不是消極悲觀，不是灰心喪氣，更非患得患失。相反，是要在憂(yōu)患中奮起，在憂(yōu)患中奮進(jìn)，堅(jiān)韌不拔，始終保持昂揚(yáng)向上的精神狀態(tài)。奮進(jìn)是憂(yōu)患意識(shí)的價(jià)值導(dǎo)向。即使在某種特定的歷史條件下，不利因素非常強(qiáng)大而有利因素非常微弱時(shí)，憂(yōu)患意識(shí)也要求人們以“知其不可而為之”的精神積極探尋解決問(wèn)題的出路，以求得“精誠(chéng)所至，金石為開(kāi)”的效果。憂(yōu)患是奮斗的動(dòng)力。在中華民族幾千年的發(fā)展歷程中，憂(yōu)患意識(shí)激勵(lì)著一代又一代仁人志士奮發(fā)進(jìn)取、艱苦奮斗，呼喚全民族永遠(yuǎn)保持清醒與進(jìn)取的態(tài)勢(shì)，永遠(yuǎn)保持剛健有為、自強(qiáng)不息的精神。這種奮進(jìn)意識(shí)是憂(yōu)患意識(shí)的實(shí)踐歸宿。

4.的超前意識(shí)。憂(yōu)患意識(shí)是在深刻領(lǐng)悟客觀事物復(fù)雜性、文明進(jìn)步非線(xiàn)性基礎(chǔ)上的一種理性自覺(jué)，一種防患于未然的積極的心理醞釀和理智謀劃，同時(shí)也包含著對(duì)事物的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)和發(fā)展道路所作的合理預(yù)見(jiàn)和科學(xué)判斷。這種思維實(shí)際上意味著對(duì)事物發(fā)展的超前應(yīng)對(duì)，是一種典型的超前意識(shí)的表現(xiàn)。古人云:凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。只有保持這種理性的超前意識(shí)，才能使人們時(shí)刻保持一種警覺(jué)狀態(tài)，居安思危，未雨綢繆，有備無(wú)患。超前意識(shí)是憂(yōu)患意識(shí)的理性表征。

二、現(xiàn)代高校檔案管理所憂(yōu)之患

當(dāng)前，高校檔案管理工作還遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代信息傳播和數(shù)字化管理的需要，不能適應(yīng)高?，F(xiàn)代化管理和科學(xué)發(fā)展的需要。同時(shí)，信息技術(shù)時(shí)代也給當(dāng)前高校檔案管理工作帶來(lái)了巨大沖擊。

1檔案管理職能和毛作環(huán)節(jié)面臨重大挑戰(zhàn)。第一，未來(lái)高校檔案館的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對(duì)象由案卷實(shí)體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容檔案人員也不再是整天埋首庫(kù)房，而是通過(guò)尸灼計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)來(lái)管理動(dòng)態(tài)的檔案信息，維護(hù)其在運(yùn)轉(zhuǎn)和利用中的安全性、完整性和可靠性，履行一個(gè)信息管理員的職責(zé)。第二，檔案的手工管理方式越來(lái)越顯得無(wú)能為力，難以適應(yīng)信息化的要求，取而代之的是檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和現(xiàn)代化。另外，由于計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的透明程度較高，綜合檔案室必須采用各種技術(shù)手段防止檔案信息被刪改、破壞及非法利用。

2.管理人員觀念陳!日，館藏檔案種類(lèi)單一長(zhǎng)期以來(lái).由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外。檔案管理方式主要以行政為主，根本沒(méi)納人法制管理、科學(xué)管理軌道。從庫(kù)藏資料現(xiàn)狀看，教學(xué)、科研和具有時(shí)代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多。這種狀況隨著《檔案法》的頒布和實(shí)施有所改善，但是與高校的實(shí)際發(fā)展相比還相差甚遠(yuǎn)。

3管理方式落后，信息化管理手段運(yùn)用很少。目前，許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化程度不是很高。一方面是因?yàn)闄n案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，沒(méi)有為學(xué)校的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的主動(dòng)服務(wù)，檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理。另一方面是由于計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備極少進(jìn)人檔案部門(mén)，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫(kù)、校園網(wǎng)絡(luò)等沒(méi)有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中。

三、目前高校檔案管理所憂(yōu)之患的對(duì)策

1加快高校檔案館的數(shù)字化建設(shè)。信息化的浪潮不僅加快了人類(lèi)歷史發(fā)展的進(jìn)程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息化已成為當(dāng)代國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)的戰(zhàn)略制高點(diǎn)。面對(duì)全球信息化趨勢(shì)的巨大沖擊和以計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的逐漸形成，且電子文件的大量產(chǎn)生和應(yīng)用，作為主要信息資源之一的檔案正快速地向數(shù)字化方向發(fā)展。高校檔案館資源數(shù)字化建設(shè)要制定長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，采取漸進(jìn)步驟，處理好短期目標(biāo)與長(zhǎng)期目標(biāo)的關(guān)系。超級(jí)秘書(shū)網(wǎng)

2.建立文檔一體化管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔一體化管理，要求重新設(shè)置合理的工作流程，將文件和檔案工作的要求一同嵌人管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動(dòng)過(guò)程和處理情況。檔案管理軟件所設(shè)置的OA接口，與高校文書(shū)部門(mén)連接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，確保電子公文及時(shí)高效、安全保密地運(yùn)行，使文書(shū)部門(mén)文件整理與歸檔工作一次完成，避免重復(fù)勞動(dòng)以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)高校檔案為教學(xué)、科研、招生就業(yè)、評(píng)估與文化傳遞提供集約的便捷的服務(wù)。

篇7

(一)存在問(wèn)題

1．思維觀念脫節(jié)長(zhǎng)期以來(lái)，社會(huì)上普遍認(rèn)為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對(duì)外界宣傳，加上單位忽視了對(duì)檔案人員的培訓(xùn)與教育，致使其檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動(dòng)，觀念與時(shí)代的脫節(jié)帶來(lái)的是行動(dòng)短板。進(jìn)入信息化社會(huì)以來(lái)，環(huán)境與市場(chǎng)需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機(jī)制在高校開(kāi)啟了探索之路，服務(wù)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)成為市場(chǎng)制勝的法寶，因此，轉(zhuǎn)變思路、更新觀念、適應(yīng)形勢(shì)的要求成為必然。

2．知識(shí)結(jié)構(gòu)單一受知識(shí)水平和技術(shù)能力的影響，檔案管理人員工作只會(huì)進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫(xiě)、編排和裝訂，無(wú)法勝任知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問(wèn)題，專(zhuān)業(yè)人員知識(shí)老化、結(jié)構(gòu)單一、學(xué)歷水平虛高及性別結(jié)構(gòu)失調(diào)等導(dǎo)致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級(jí)階段，精通人事管理又擅長(zhǎng)信息技術(shù)的人員匱乏。

(二)改進(jìn)路徑

1．更新觀念，提高服務(wù)質(zhì)量認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，樹(shù)立人力資源新觀念，樹(shù)立用戶(hù)至上的理念。高校必須自覺(jué)增強(qiáng)檔案意識(shí)和強(qiáng)化服務(wù)的理念，用高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)水平、高起點(diǎn)的服務(wù)意識(shí)和高層次的服務(wù)質(zhì)量，全心全意為人民服務(wù)。主動(dòng)適應(yīng)動(dòng)態(tài)服務(wù)，拓展利用服務(wù)渠道，開(kāi)發(fā)人才信息資源，化被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)、靜態(tài)服務(wù)為動(dòng)態(tài)服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源共享。加強(qiáng)高校人事檔案管理人員的憂(yōu)患意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、科技化意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)管理和法律意識(shí)，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務(wù)轉(zhuǎn)變，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)社會(huì)。

2．樹(shù)立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹(shù)立人本理念，注重機(jī)制創(chuàng)新，從控制向服務(wù)轉(zhuǎn)變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉(zhuǎn)變;樹(shù)立法治理念，提高管理成效，切忌簡(jiǎn)單而為和感情用事;注重整體效應(yīng)，樹(shù)立績(jī)效理念;注重對(duì)人才的開(kāi)發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅(jiān)持以人為本，努力實(shí)現(xiàn)個(gè)人的自身價(jià)值。打造人文化管理機(jī)制，創(chuàng)新人事管理改革和建設(shè)思路，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制和有效的激勵(lì)與競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質(zhì)首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關(guān)鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)化水平高的檔案管理隊(duì)伍。這就必須要強(qiáng)化三種素質(zhì)，即政治理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)知識(shí)素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平，還要具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)操作技能，提高檔案管理人員的預(yù)測(cè)能力，為領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專(zhuān)項(xiàng)的崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，包括理論知識(shí)素質(zhì)、心理素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平，不斷加深、拓展專(zhuān)業(yè)知識(shí)的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，掌握分析處理技術(shù)，編制有關(guān)軟件。高校應(yīng)加大高層次統(tǒng)計(jì)人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機(jī)制急需科學(xué)發(fā)展

應(yīng)盡可能滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實(shí)行人事檔案的社會(huì)化開(kāi)放式管理，積極實(shí)行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉(zhuǎn)變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場(chǎng)革命，要實(shí)施柔性管理，就要把提高素質(zhì)作為柔性管理的必備條件，從而達(dá)到柔性與剛性管理有機(jī)結(jié)合、寬嚴(yán)相濟(jì)。

(一)存在問(wèn)題

1．管理意識(shí)滯后人事檔案管理制度相對(duì)落后，人事檔案管理方式和手段相對(duì)落后，對(duì)管理信息化的重要性認(rèn)識(shí)不足，尤其對(duì)于信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，這就導(dǎo)致了高校開(kāi)發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術(shù)相對(duì)落后，大多是重管理，輕服務(wù)，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動(dòng)日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實(shí)現(xiàn)資源共享，無(wú)法有效實(shí)行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進(jìn)路徑

1．創(chuàng)新服務(wù)，轉(zhuǎn)換角色需求決定服務(wù)。實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，建立科學(xué)的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，就必須轉(zhuǎn)變高校人力資源檔案管理理念，從守門(mén)員向知識(shí)導(dǎo)航員與信息咨詢(xún)專(zhuān)家轉(zhuǎn)換，從信息文獻(xiàn)提供者向信息組織管理專(zhuān)家轉(zhuǎn)換，檔案管理員應(yīng)教授和訓(xùn)練用戶(hù)如何在信息高速公路上辨別方向，適應(yīng)對(duì)人事檔案信息的各項(xiàng)需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術(shù)相結(jié)合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。

2．剛?cè)嵯酀?jì)，科學(xué)發(fā)展柔性管理的本質(zhì)是一種“以人為中心”的管理，采用非強(qiáng)制方式和手段，在人們心目中產(chǎn)生一種潛在的說(shuō)服力，從而把組織意志轉(zhuǎn)變?yōu)槿藗兊淖杂X(jué)行動(dòng)，它強(qiáng)調(diào)的是在尊重人、重視人、理解人的基礎(chǔ)上用好人、管好人，因此，它更多的是對(duì)管理對(duì)象信賴(lài)的一種管理。柔性管理并非是對(duì)剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎(chǔ)上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，沒(méi)有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無(wú)，它需要真正的柔性制度與其配套實(shí)施，實(shí)施柔性管理，必須堅(jiān)持剛?cè)嵯酀?jì)，才能相得益彰、相互促進(jìn)。人事檔案管理工作是一種奉獻(xiàn)性很強(qiáng)的服務(wù)性工作，這就要求管理者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，以平易近人的服務(wù)態(tài)度對(duì)待用戶(hù)，并與之進(jìn)行友好溝通，體現(xiàn)服務(wù)至上的理念，保證檔案服務(wù)更具針對(duì)性、特色性、實(shí)用性。統(tǒng)計(jì)有助于實(shí)現(xiàn)高校人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)化，為學(xué)校人事決策提供科學(xué)保障和依據(jù)，保證“存儲(chǔ)數(shù)字化、管理自動(dòng)化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的發(fā)展方向，加快推動(dòng)檔案工作方式和手段實(shí)現(xiàn)信息化，加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)人事信息的共享。對(duì)人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù)，加強(qiáng)開(kāi)發(fā)人事信息資源，提高利用率，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)發(fā)展。

三、環(huán)境服務(wù)有待完善創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)決定上層建筑，沒(méi)有一個(gè)堅(jiān)實(shí)的、先進(jìn)的設(shè)備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺(tái)，營(yíng)造符合人性化服務(wù)環(huán)境，來(lái)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代要求，進(jìn)而滿(mǎn)足多元化用戶(hù)的個(gè)性化需求。

(一)存在問(wèn)題

1．基礎(chǔ)投入不足隨著信息數(shù)字化的來(lái)臨，高校人事檔案建設(shè)相形見(jiàn)絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后，檔案室面積狹小、設(shè)備簡(jiǎn)陋，多數(shù)達(dá)不到人事檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室分開(kāi)的要求，有的是檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內(nèi)，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，影響了高校人事檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

2．技術(shù)裝備落后在人事檔案管理信息化過(guò)程中，出現(xiàn)了技術(shù)與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進(jìn)程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應(yīng)升級(jí)人事檔案的信息存儲(chǔ)與檢索系統(tǒng)，購(gòu)買(mǎi)電腦、空調(diào)等，增設(shè)檔案庫(kù)房，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)設(shè)備及管理軟件，及時(shí)建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進(jìn)路徑

1．加大信息化建設(shè)投入力度物質(zhì)基礎(chǔ)是項(xiàng)目建設(shè)的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準(zhǔn)確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學(xué)校要加強(qiáng)對(duì)信息化管理基建的重視，完善計(jì)算機(jī)的硬件與軟件設(shè)施，構(gòu)建高標(biāo)準(zhǔn)、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的嚴(yán)格要求，啟用標(biāo)準(zhǔn)配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺(tái)面對(duì)電子技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨(dú)善其身。檔案管理數(shù)字化平臺(tái)意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴(yán)格管理權(quán)限，認(rèn)真維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)。為此，應(yīng)依托現(xiàn)有校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，建立人事管理信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺(tái)發(fā)展進(jìn)程中，由于對(duì)技術(shù)因素的過(guò)度強(qiáng)調(diào)，也出現(xiàn)了人文關(guān)懷失落的問(wèn)題，因此，構(gòu)建信息化管理高效平臺(tái)應(yīng)掌握好技術(shù)因素和人文因素的平衡點(diǎn)，把握好保密性與開(kāi)放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結(jié)語(yǔ)

篇8

1.很多高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒(méi)有更新思想觀念

高校的檔案信息管理是高校實(shí)現(xiàn)信息的時(shí)效性的基本途徑，所以，高校在進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，要不斷地充實(shí)檔案信息的內(nèi)容，要用創(chuàng)新的觀念。但是，有些高校檔案信息管理人員沒(méi)有充分地認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的重要性和必要性，檔案信息管理人員的思想比較落后，沒(méi)有跟上檔案信息管理的步伐，只是用傳統(tǒng)的方法來(lái)管理檔案信息，缺乏創(chuàng)新意識(shí)。有些高校檔案信息管理人員沒(méi)有高度認(rèn)識(shí)到檔案信息管理的意義所在，他們認(rèn)為檔案信息的管理是無(wú)關(guān)緊要的事情，對(duì)學(xué)校的影響不大。有些高校雖然已經(jīng)開(kāi)發(fā)了檔案管理的軟件，但是軟件管理人員的管理能力差。

2.高校教學(xué)檔案信息管理人員的管理方法還需改善

有些高校的資金有限，在教學(xué)檔案的信息化管理方面存在一定的滯后性，導(dǎo)致了我國(guó)的高校檔案管理工作用人工進(jìn)行操作的情況比較多見(jiàn)，信息化的管理手段沒(méi)能運(yùn)用到高校教學(xué)檔案的管理中去，降低了教學(xué)檔案的管理效率。還有一些高校雖然信息化管理設(shè)備齊全，但是信息化的設(shè)備形同虛設(shè)，沒(méi)有很好地應(yīng)用到教學(xué)檔案的管理工作中去。與此同時(shí)，有些高校的檔案管理已經(jīng)建立了大大小小的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，但是，卻是各自為政的局面。

二、高校教學(xué)檔案信息化管理的措施

1.高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的核心功能和模塊

整個(gè)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)要以核心功能模塊為主，要成立一個(gè)數(shù)據(jù)整合中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生教學(xué)檔案信息的收集和整理，將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)要包含學(xué)生詳細(xì)的個(gè)人信息，同時(shí)還包括學(xué)生的檔案和各種有效的資料。

2.要建設(shè)學(xué)生教學(xué)檔案管理信息平臺(tái)

教學(xué)檔案信息不僅僅要呈現(xiàn)在學(xué)校網(wǎng)站的主頁(yè)上，同時(shí)，也要在教學(xué)檔案管理信息化平臺(tái)上呈現(xiàn)出來(lái)，要確保信息的時(shí)效性，并將信息公開(kāi)化，便于管理。對(duì)所有的學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一化管理，將管理的權(quán)利交予學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)，并將平臺(tái)上的信息進(jìn)行定期的檢查和整合。

3.要完善教學(xué)檔案服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)

每一年，當(dāng)新生報(bào)到時(shí)，學(xué)校都要對(duì)宿舍進(jìn)行整體的安排，運(yùn)用信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)住宿費(fèi)的自動(dòng)化管理，確保學(xué)生都辦理了校園一卡通?？梢詫W(xué)生辦理學(xué)生證和注冊(cè)卡的信息進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，防止有任何遺漏。對(duì)高校的教學(xué)檔案服務(wù)進(jìn)行評(píng)價(jià)可以采用信息化平臺(tái)，學(xué)生可以在課下運(yùn)用信息化管理系統(tǒng)自行選課，選擇自己喜歡的課程，對(duì)教學(xué)檔案管理的效果進(jìn)行有效評(píng)價(jià)。

三、總結(jié)

篇9

1.1信息技術(shù)與檔案管理工作的融合度不高。

雖然許多高職院校都構(gòu)建了檔案管理的信息化，但是通過(guò)對(duì)檔案管理工作的實(shí)效分析，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中的深度不夠：首先高職院校的檔案管理平臺(tái)缺乏互動(dòng)性環(huán)節(jié)，由于實(shí)施電子文件的數(shù)字化處理，導(dǎo)致高校信息平臺(tái)會(huì)出現(xiàn)大量的文字信息，而對(duì)于數(shù)字信息由于沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行深入的分析，導(dǎo)致無(wú)法了解檔案信息需求者的要求，不利于高職院校檔案管理的轉(zhuǎn)型。比如學(xué)生通過(guò)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)查閱相關(guān)檔案信息時(shí)，只能按照該系統(tǒng)的要求輸入相關(guān)的信息，由該系統(tǒng)自動(dòng)篩選出符合要求的相關(guān)信息，而如果該系統(tǒng)查詢(xún)不到相關(guān)信息后，其卻不能將這些情況進(jìn)行自動(dòng)反饋；其次當(dāng)前高校所應(yīng)用的電子檔案文件格式存在某些方面的局限性，這樣導(dǎo)致檔案信息需求者在查詢(xún)相關(guān)資料信息時(shí)，需要將相關(guān)的文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換才能閱讀，這樣大大影響用戶(hù)的使用率。

1.2高校檔案信息化建設(shè)所需要的基本設(shè)施不完善。

高職院校實(shí)施檔案信息化建設(shè)必須要依靠完善的硬件基礎(chǔ)設(shè)施和相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，但是根據(jù)當(dāng)前高校的信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，高職院校的檔案信息化建設(shè)所需要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)都存在問(wèn)題：一是高職院校的硬件設(shè)施不完善。高職院校的信息化建設(shè)需要高職院校投入更多的資金用于構(gòu)建相應(yīng)的硬件設(shè)施，同時(shí)還要提供一定的場(chǎng)地構(gòu)建信息運(yùn)行中心，這些相對(duì)苛刻的條件會(huì)導(dǎo)致高職院校購(gòu)置檔案信息硬件設(shè)施的主動(dòng)性降低，例如筆者對(duì)四川省10所高職院校的檔案信息建設(shè)情況進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查發(fā)現(xiàn)：大部分的高職院校都構(gòu)建了檔案信息化管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，但是該系統(tǒng)的使用率普遍不高，分析其原因很大一部分與高職院校的基礎(chǔ)硬件設(shè)施不完善有關(guān)，很多學(xué)校雖然購(gòu)置了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是掃描儀、打印機(jī)等設(shè)備比較短缺。因此設(shè)備結(jié)構(gòu)的不完善影響檔案信息化建設(shè)。二是高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間缺乏統(tǒng)一的管理平臺(tái)，信息共享性比較差。高職院校檔案管理會(huì)因?yàn)闄C(jī)構(gòu)部門(mén)的不同而不同，比如對(duì)學(xué)生的檔案管理由學(xué)生處負(fù)責(zé)、對(duì)教師的人事檔案管理則由人事處負(fù)責(zé)，而對(duì)教學(xué)工作的安排則由教務(wù)處負(fù)責(zé)，這些不同內(nèi)容的檔案，因?yàn)樗麄兯褂玫能浖煌鴮?dǎo)致不同信息檔案的共享性不高，影響檔案信息的使用。

1.3檔案信息的安全性不高。

實(shí)施檔案管理信息化，雖然為信息需求客戶(hù)提供了便利，但是由于網(wǎng)絡(luò)上存在很多不安全的因素，導(dǎo)致高職院校的檔案信息被泄露。高職院校的檔案管理人員由于受到技術(shù)因素的限制，他們?cè)谑褂脵n案信息時(shí)因?yàn)椴欢冒踩夹g(shù)防范措施而導(dǎo)致信息泄露的事件非常多。

2信息技術(shù)在高職院校檔案管理中應(yīng)用的可行性分析

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高職院校的檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略已經(jīng)擺上了高職院校重要的議事日程中，利用信息技術(shù)管理檔案工作已經(jīng)成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容，因此信息技術(shù)在高職院校檔案管理中具有切實(shí)可行的應(yīng)用：

2.1高職院校管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度不斷提高。

信息化建設(shè)已經(jīng)成為高職院校自我發(fā)展的重要內(nèi)容，高校管理者已經(jīng)意識(shí)到校園信息化建設(shè)的重要性。檔案信息不僅是反映高職院校發(fā)展建設(shè)的重要資料，也是為高職教育提供服務(wù)的重要渠道。構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)能夠提升檔案信息的使用效率，從而更好地為高職院校的師生提供服務(wù)，促進(jìn)高職教育的發(fā)展，因此高職院校管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度越來(lái)越高，這就為信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供了組織保障。

2.2信息技術(shù)的不斷發(fā)展為檔案信息化管理提供了技術(shù)支撐。

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中所帶來(lái)的效益被越來(lái)越多的人所認(rèn)可，進(jìn)而就會(huì)促使高職院校采取注重信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的進(jìn)步與發(fā)展體現(xiàn)在：一是檔案信息管理系統(tǒng)的軟件功能越來(lái)越完善。當(dāng)前高職院校的檔案信息管理系統(tǒng)的內(nèi)存越來(lái)越大，有效的避免了因?yàn)閿?shù)據(jù)存儲(chǔ)量過(guò)大而造成的運(yùn)行效益過(guò)慢的問(wèn)題。二是高職院校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)越來(lái)越完善。高職院校的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能越來(lái)越完善，為檔案管理信息管理平臺(tái)的運(yùn)行提供了重要的保障。三是高職院校信息資源共享的要求促使高職院校發(fā)展檔案管理信息化。隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校教育資源的共享是未來(lái)發(fā)展的主要趨勢(shì)，為此需要高職院校要為資源共享構(gòu)建相應(yīng)的平臺(tái)。

2.3高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平不斷提高。

隨著高校對(duì)信息化建設(shè)要求的不斷提高，高職院校檔案管理人員的信息技術(shù)水平也在不斷地提高，首先高職院校加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用能力的教育培訓(xùn)，高職院校每年都會(huì)組織檔案管理人員進(jìn)行一次或者數(shù)次的信息技術(shù)培訓(xùn)。二是檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)也在不斷提高。高職院校檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)在不斷的提高，他們已經(jīng)意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義，因此基于現(xiàn)實(shí)因素的考慮，檔案管理人員從自我職業(yè)生涯考慮，他們也在不斷的提升自我的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中的途徑

3.1加強(qiáng)檔案意識(shí)，力求“三個(gè)到位”，統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案信息化建設(shè)。

將信息技術(shù)應(yīng)用到高職院校檔案管理中，前提就是要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，樹(shù)立“信息化”管理的檔案意識(shí)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。同時(shí)高職院校也要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的宣傳，在宣傳中抓落實(shí)，力求三個(gè)到位：一是高校管理者、檔案管理人員認(rèn)識(shí)到位。高校管理者不僅要把它當(dāng)作高校管理工作的重要內(nèi)容來(lái)抓，而且還要把其當(dāng)作高職院校長(zhǎng)期發(fā)展的戰(zhàn)略來(lái)對(duì)待。二是高職院校的建設(shè)資金要到位。高職院校的檔案信息化管理建設(shè)需要消耗大量的資金，檔案信息化建設(shè)不僅前期需要大量的資金，而且在后期的維護(hù)上也需要大量的資金和人力資源，因此需要高職院校針對(duì)檔案信息化建設(shè)設(shè)立檔案信息化建設(shè)專(zhuān)項(xiàng)資金。三是管理到位。要通過(guò)建立規(guī)范的檔案管理工作流程，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，并且將工作內(nèi)容落實(shí)到具體的人，實(shí)現(xiàn)檔案信息規(guī)范化管理。

3.2依托云技術(shù)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)。

基于云計(jì)算的檔案信息化管理系統(tǒng)主要由基礎(chǔ)硬件設(shè)施和云管理平臺(tái)以及云檔案管理應(yīng)用程序所構(gòu)成。基礎(chǔ)計(jì)算設(shè)備主要包括計(jì)算節(jié)點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò)交換器以及各種網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等；云平臺(tái)管理系統(tǒng)則是實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)硬件設(shè)施功能的集成；檔案管理云應(yīng)用程序主要是面向檔案信息用戶(hù)，對(duì)檔案進(jìn)行相關(guān)操作管理的軟件。通過(guò)構(gòu)建云計(jì)算檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高了高職院校不同部門(mén)檔案信息封閉的缺陷，同時(shí)有效的避免了高職院校重復(fù)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)的弊端，大大降低了高職院校的檔案信息化建設(shè)成本支出。

3.3加強(qiáng)檔案信息安全性保障體系。

信息技術(shù)在檔案管理工作中具有高效、快捷的特點(diǎn)，但是同時(shí)也帶來(lái)一些有關(guān)安全的漏洞和不足，例如在建立檔案信息化的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案中的信息丟失或者泄密的情況；或者對(duì)于版本更新不兼容、不可讀、儲(chǔ)存載體容易損壞等問(wèn)題，都會(huì)給學(xué)校帶來(lái)無(wú)法估計(jì)的損失。所以在實(shí)際的管理中，學(xué)校一定要對(duì)可能發(fā)生的意外做好充分的準(zhǔn)備，要利用計(jì)算機(jī)的加密功能對(duì)不同級(jí)別的檔案資料進(jìn)行加密，以及對(duì)不同檔案設(shè)置使用權(quán)限的設(shè)置；對(duì)于檔案資料的利用與保密要做到一個(gè)合適的度，既要保證機(jī)密的安全也要方便于操作和使用。

3.4提高檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

篇10

要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺(jué)收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類(lèi)多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來(lái)一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專(zhuān)職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢(xún)、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專(zhuān)職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 學(xué)籍管理規(guī)定、學(xué)籍收集整理制度、 學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)等，由教務(wù)部門(mén)的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)