導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案工作交流材料，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司，成立于年月，現(xiàn)有干部職工名，其中，具有高級技術(shù)職稱的人員名、中級技術(shù)職稱的人員名、中級技術(shù)職稱的人員名。機關(guān)管理辦公人員名一線工作人員名。下設(shè)廠部和室。公司近年來，堅持科學(xué)發(fā)展觀，開拓進取，追求卓越，在市場經(jīng)濟大潮中勇立潮頭，實現(xiàn)了社會效益和經(jīng)濟效益的雙豐收。

二、工作做法

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一大家思想認識

首先，公司黨政領(lǐng)導(dǎo)高度重視人事檔案管理工作，成立了專門組織機構(gòu)，有專門分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)此項工作的指導(dǎo)與協(xié)調(diào)，定期或者不定期親自督促檢查，并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務(wù)和具體要求，并定期聽取匯報，對工作中出現(xiàn)的問題及時分析和處理。同時，通過組織召開有關(guān)人員參加的會議，統(tǒng)一和提高大家的思想認識，經(jīng)過學(xué)習(xí)討論，使大家深刻認識到：檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分，在企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。我們從企業(yè)人事檔案最薄弱處下手，全面健全人事檔案體系，就是想通過人事檔案管理，進一步提高整個企業(yè)管理水平。為了保證人事檔案標(biāo)準化、規(guī)范化整理如期完成任務(wù)，公司領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌兼顧，從基層單位抽調(diào)力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題，由于領(lǐng)導(dǎo)的重視，保證了人事檔案管理工作順利開展。

（二）加強制度建設(shè)，實現(xiàn)管理規(guī)范有序

沒有規(guī)矩，不成方圓。根據(jù)我公司實際，對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求，并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查（借）閱制度》、《干部檔案轉(zhuǎn)遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度，確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞、查借閱等各個環(huán)節(jié)的規(guī)范性。同時，制作《查（借）閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉(zhuǎn)遞登記簿》等記錄簿，使機關(guān)人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全，使得我們?nèi)耸聶n案管理工作步入了規(guī)范化、制度化的軌道。

（三）加強人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)工作素質(zhì)

人事檔案管理的好與壞，培訓(xùn)強化是關(guān)鍵。我們組織了業(yè)務(wù)專題培訓(xùn)，采取派員去總公司培訓(xùn)和自己本公司自己組織培訓(xùn)兩種形式。通過培訓(xùn)，使公司機關(guān)和來自公司下屬單位的人員學(xué)習(xí)了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓(xùn)中，學(xué)員們認真學(xué)習(xí)了人事檔案管理辦法及檔案實務(wù)操作規(guī)范制度，進行了工作研討和實務(wù)操作，討論在工作中出現(xiàn)的一些問題。大家通過學(xué)習(xí)，進一步明確了方向，熟悉了管理人事檔案工作的規(guī)范要求和工作標(biāo)準，為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。同時，公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，積極探求解決的方案和辦法，根據(jù)各下屬單位提出來的一些具體問題，經(jīng)過認真研究，再以電話、通知、以會代訓(xùn)等不同方式指導(dǎo)下面開展工作，并且鼓勵大家業(yè)余堅持自學(xué)業(yè)務(wù)，使大家明確了解決問題的對策，有效提高了心理素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）加強大硬件投入，夯實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了加強人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷改善管理環(huán)境安全條件，我們公司解放思想，內(nèi)部挖潛，千方百計從別的地方擠出經(jīng)費，對檔案管理的硬件加大資金投入力度，先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺，彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架，具備中央空調(diào)、消防監(jiān)控等各種先進硬件設(shè)設(shè)備，不斷改善人事檔案管理條件，經(jīng)過努力，已經(jīng)基本達到總公司提出的“三室”分開的要求，保證了“六防”措施的有效落實，同時，要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入，經(jīng)過各個單位的努力，檔案庫房建設(shè)基本上達到了總公司的要求

（五）加強機制完善，達到管理優(yōu)質(zhì)長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制，確保管理運行的工作效率和工作質(zhì)量。1、實行關(guān)口前移，調(diào)查摸底先行：在健全人事檔案之前，首先對全公司人事情況作了充分的調(diào)查，對不同員工的情況做好記錄，保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范，依靠組織保障。首先，各級人事檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視防范工作，積極實施了有關(guān)檔案系統(tǒng)安全方面的各項措施；其次，讓管理人員對檔案安全性作深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施，防患于未然，降低了人事檔案信息系統(tǒng)的安全風(fēng)險。3、實行規(guī)范操作，依靠制度保障。通過制定相應(yīng)的政策與規(guī)范，并采取必要的措施強化落實，做到制度規(guī)范人事檔案管理行為，保障人事檔案信息執(zhí)行到位。4、實行優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提供信息依據(jù)。

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[關(guān)鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在當(dāng)今經(jīng)濟全球化浪潮的引領(lǐng)下，高等教育國際化成為一種必然的發(fā)展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內(nèi)的雙重擠壓與競爭。我們應(yīng)清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰(zhàn)的同時，也賦予高校更多的發(fā)展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學(xué)校發(fā)展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內(nèi)容。

1 高校外事檔案的概念、作用及其特點

1.1 高校外事檔案的概念及作用

外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學(xué)校對外交流、教學(xué)、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發(fā)展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質(zhì)上是學(xué)校在與國外團體或個人進行學(xué)術(shù)交流、學(xué)術(shù)研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學(xué)，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結(jié)、簡報，上級關(guān)于外事工作的文件，禮品往來，國際學(xué)術(shù)會議論文等內(nèi)容。

另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續(xù)發(fā)展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內(nèi)容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設(shè)和發(fā)展產(chǎn)生較為深遠的影響。

1.2 高校外事檔案的特點

高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。

（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導(dǎo)，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現(xiàn)出明顯的政治傾向性[1]。

（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。

（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內(nèi)容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。

（4） 復(fù)雜性特點：當(dāng)前，隨著教師自費出國出境人數(shù)增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復(fù)雜，包括學(xué)校外事管理部門、各學(xué)院、教務(wù)處、研究生院及出國出境的師生個人等。

2 高校外事檔案的建立

高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)完成的質(zhì)量高低，將對整個外事檔案的質(zhì)量產(chǎn)生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。

2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項

首先，高校檔案管理部門應(yīng)以學(xué)校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學(xué)校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據(jù)，建立一套具有較強指導(dǎo)作用的外事檔案收集標(biāo)準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學(xué)校各部門上報，擴大學(xué)校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯(lián)系，密切關(guān)注學(xué)校網(wǎng)頁、校報等學(xué)校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學(xué)校外事工作開展信息，并與相關(guān)部門取得聯(lián)系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關(guān)活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續(xù)鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。

2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確

可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標(biāo)進行清理，分類存放，同時也為后續(xù)工作打下基礎(chǔ)；其次要對經(jīng)過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協(xié)議、報表等不歸檔文件材料以及校內(nèi)其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應(yīng)歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數(shù)量、密級、載體的情況下，依據(jù)不同內(nèi)容、不同類型來分類組卷，從而便于后續(xù)歸檔工作；最后做好檔案系統(tǒng)分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯(lián)系，將外事檔案細化為港澳臺事務(wù)，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學(xué)生管理，政策法規(guī)，學(xué)校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準化和精細化。

2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作

在建立外事檔案的工作中，首先應(yīng)做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標(biāo)注能夠表明案卷內(nèi)容的標(biāo)題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內(nèi)；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，為日后查檔提供便利。

3 高校外事檔案的管理

高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產(chǎn)生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統(tǒng)的檔案管理方式產(chǎn)生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。

3.1 樹立高校外事管理工作基本原則

履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質(zhì)量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質(zhì)與國際知名度；二是明確不同部門應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協(xié)作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。

3.2 完善外事檔案管理的相關(guān)制度

高校應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，結(jié)合本校外事工作實際情況，制定出科學(xué)合理的外事類檔案管理規(guī)章體系，形成規(guī)范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。

3.3 建立一支業(yè)務(wù)精、素質(zhì)高的外事工作隊伍

高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務(wù)于高校的教學(xué)和科研，外事檔案的本質(zhì)作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓(xùn)練有素、懂技術(shù)、高素質(zhì)的工作隊伍，通過加強培訓(xùn)、學(xué)習(xí)與交流，使得從業(yè)人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應(yīng)檔案管理信息化的要求。

3.4 加強外事檔案信息化建設(shè)

目前，以計算機技術(shù)通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支撐的現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)十分成熟，但目前全國各高校檔案館應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術(shù)、多媒體技術(shù)為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應(yīng)用信息技術(shù)、多媒體技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網(wǎng)站、外事檔案管理信息系統(tǒng)等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發(fā)展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將高校外事工作中好的經(jīng)驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發(fā)展中的作用。

當(dāng)今時代，高校承擔(dān)著教學(xué)、科研、管理三大任務(wù)， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學(xué)、科研、管理的烙印[3]。高校應(yīng)重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰(zhàn)略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內(nèi)外的知名度和影響力。

主要參考文獻

[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業(yè)教育，1995（z1）.

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第二條藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和藝術(shù)工作者在藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產(chǎn)。

藝術(shù)檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。

第三條在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度和監(jiān)督指導(dǎo)下，文化部負責(zé)對全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作的指導(dǎo)和管理。

第四條各級文化行政管理部門應(yīng)把藝術(shù)檔案工作列入本部門整體發(fā)展規(guī)劃，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導(dǎo)。

第五條文化藝術(shù)單位應(yīng)當(dāng)對本單位的藝術(shù)檔案實行集中統(tǒng)一管理，保證必要的經(jīng)費，確保藝術(shù)檔案的完整、安全和有效利用。

文化藝術(shù)單位應(yīng)把藝術(shù)檔案工作作為工作總結(jié)、業(yè)務(wù)考核內(nèi)容之一。

第六條各級文化行政管理部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定對在藝術(shù)檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，給予表彰和獎勵。

對于違反《檔案法》和本辦法相關(guān)條款的行為，應(yīng)依據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定給予處罰。

第二章機構(gòu)與人員

第七條文化藝術(shù)單位應(yīng)建立健全藝術(shù)檔案管理機構(gòu)，設(shè)置藝術(shù)檔案工作崗位，配備熟悉業(yè)務(wù)的專職藝術(shù)檔案工作人員。

第八條省、自治區(qū)、直轄市文化行政管理部門可報請地方人民政府批準設(shè)立集中保管藝術(shù)檔案的專門機構(gòu)，負責(zé)征集、接收和保管本地區(qū)的藝術(shù)檔案和有關(guān)的藝術(shù)檔案資料。

第九條藝術(shù)檔案工作人員負責(zé)管理本單位的藝術(shù)檔案，對藝術(shù)檔案的形成、積累和歸檔實施監(jiān)督與指導(dǎo)。

第十條藝術(shù)檔案工作人員應(yīng)熟悉自己所保管的藝術(shù)檔案，編制各種檢索工具，編輯、整理、研究檔案材料，以便于查找和利用。

從事藝術(shù)檔案工作的人員，上崗前應(yīng)接受崗位培訓(xùn)。

第三章歸檔范圍

第十一條藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流，個人藝術(shù)等活動中形成的具有保存價值的各種藝術(shù)材料。

第十二條在國家主辦的各類藝術(shù)活動中所形成的具有保存價值的藝術(shù)材料（包括文字、聲像、照片、實物等載體形式），均屬歸檔范圍（藝術(shù)檔案歸檔范圍詳見附件）。

業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動中形成的具有保存價值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。

第十三條在文化藝術(shù)活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實物，任何個人不得據(jù)為己有。

第十四條在文化藝術(shù)單位舉辦業(yè)務(wù)活動時，主辦和承辦單位應(yīng)向本單位藝術(shù)檔案管理部門提供信息，并在活動結(jié)束后將所形成的屬國家所有的全部藝術(shù)檔案材料立卷歸檔，不得散失。

第十五條凡是為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存。

第四章收集與整理

第十六條收集藝術(shù)檔案材料時，應(yīng)保證藝術(shù)檔案材料的完整。

整理藝術(shù)檔案材料時，應(yīng)遵循藝術(shù)材料的形成規(guī)律，保持藝術(shù)材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。

第十七條藝術(shù)檔案材料系統(tǒng)整理過程中，應(yīng)根據(jù)不同內(nèi)容和載體分別進行立卷。

第十八條文化藝術(shù)單位應(yīng)加強對名老藝人、藝術(shù)家檔案材料和散失在社會上珍貴的藝術(shù)檔案材料的搜集、征集和管理工作。

第十九條藝術(shù)檔案分類由大類、屬類組成。大類應(yīng)設(shè)業(yè)務(wù)類、個人業(yè)務(wù)類、綜合類。具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。

第二十條藝術(shù)檔案材料應(yīng)按內(nèi)容、種類組卷。戲劇材料應(yīng)按劇目分類組卷；音樂歌舞演出材料應(yīng)按節(jié)目分類組卷；藝術(shù)科研材料應(yīng)按科研專題分類組卷；藝術(shù)教育材料應(yīng)按各專業(yè)課程分類組卷；社會文化、文化交流材料應(yīng)按業(yè)務(wù)活動進行組卷。

對未完成藝術(shù)生產(chǎn)程序的藝術(shù)材料，整理時應(yīng)單獨存放，待完成后組卷歸檔。

第二十一條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料進行歸檔時，應(yīng)將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫互見號或互見卡。

第二十二條反映和記錄本單位的藝術(shù)活動并對以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術(shù)活動中形成的，并具有一定藝術(shù)參考價值的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)長期保存。

第五章管理與利用

第二十三條文化藝術(shù)單位應(yīng)建立、健全藝術(shù)檔案工作的管理制度，把藝術(shù)檔案的收集和歸檔工作列入有關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的職責(zé)范圍。

第二十四條藝術(shù)檔案管理部門應(yīng)配備足夠的檔案用房和檔案柜架、裝具，備有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設(shè)施，并定期檢查檔案的保管狀況。

第二十五條文化藝術(shù)單位被撤銷合并的，應(yīng)將原單位的藝術(shù)檔案整理登記后，妥善移交給主管機關(guān)或接收單位，不得散失。

第二十六條集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的藝術(shù)檔案受國家法律保護，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。

第二十七條國家所有的藝術(shù)檔案，需要向國內(nèi)外組織或個人贈送、交換、出售其復(fù)制件時，須報請上級主管部門批準。

第二十八條藝術(shù)檔案管理部門應(yīng)充分運用先進技術(shù)手段，積極開發(fā)藝術(shù)檔案信息資源，配合業(yè)務(wù)部門參與藝術(shù)生產(chǎn)和文化交流活動。

第六章附則

第二十九條各級文化行政管理部門可根據(jù)本辦法，制定實施辦法或細則。

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關(guān)鍵詞：檔案收集整理；檔案管理；前提保障；價值

對于每個單位和部門來說，檔案材料是其活動的真實紀錄，具有重要的參考價值。在實際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機構(gòu)進行日常工作時，首先要關(guān)注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發(fā)揮檔案管理作用的前提。各個檔案管理人員要和檔案的有關(guān)內(nèi)容和形式相結(jié)合，把檔案進行科學(xué)的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關(guān)單位和部門要進一步降低檔案管理人員的工作量，推動檔案機構(gòu)的工作高效開展。

1 檔案收集整理概述

和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復(fù)雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標(biāo)是指導(dǎo)多種工作的開展，進一步查考歷史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發(fā)揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。

2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

2.1 提高檔案意識

我國現(xiàn)在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象和檔案不完整的現(xiàn)象，這樣一來，有關(guān)部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現(xiàn)：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領(lǐng)導(dǎo)外出參加的會議紀錄和文件資料沒有及時收集，導(dǎo)致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內(nèi)容沒有及時歸檔，導(dǎo)致檔案信息不完整性；第三，在有關(guān)部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導(dǎo)致出現(xiàn)了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。

2.2 完善檔案管理制度

檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關(guān)部門和機構(gòu)要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關(guān)機構(gòu)來說，充分和自身發(fā)展?fàn)顩r相結(jié)合，進一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內(nèi)容和形式合理整理檔案。對于相關(guān)機構(gòu)來說，必須加大制度建設(shè)力度，進一步完善相關(guān)的檔案管理制度，從制度的角度加強管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關(guān)資料進行區(qū)分，進一步提高其質(zhì)量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。

2.3 提高檔案收集效率

現(xiàn)階段的檔案形式和內(nèi)容比較復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導(dǎo)致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領(lǐng)導(dǎo)要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標(biāo)準，加上缺乏統(tǒng)一的管理模式，所以導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導(dǎo)致檔案整合工作難以和標(biāo)準相結(jié)合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務(wù)，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續(xù)相關(guān)部門工作開展提供參考依據(jù)。

2.4 優(yōu)化傳統(tǒng)服務(wù)模式

檔案管理人員要有一定的服務(wù)意識，通過多種途徑實現(xiàn)和檔案需要者的溝通交流。通過計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)線上和線下兩種服務(wù)方式的有機結(jié)合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務(wù)態(tài)度，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案信息需求者提供服務(wù)，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內(nèi)容，意識到檔案的作用，發(fā)揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關(guān)的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據(jù)?？傊?，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優(yōu)質(zhì)的環(huán)境，提高檔案服務(wù)水平。

2.5 提高檔案管理人員的從業(yè)水平

在我國的檔案管理人員中，高素質(zhì)的人員比重較少，這必然會導(dǎo)致檔案管理過程出現(xiàn)問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關(guān)的檔案機構(gòu)要和檔案管理工作實際相結(jié)合，進一步制定合理的規(guī)章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德，提高個人專業(yè)技能；第三，通過加大培訓(xùn)力度，開展相關(guān)的培訓(xùn)活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結(jié)合，制定檔案管理工作懲罰機制，鼓勵在n案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理者，提高其工作積極性。

2.6 制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準

現(xiàn)代化的理性發(fā)展導(dǎo)致檔案從業(yè)人員必須提高自身水平，實現(xiàn)職業(yè)行為的規(guī)范化，所以必須建立行業(yè)的職業(yè)道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規(guī)章制度和守則不斷落實從業(yè)者的職業(yè)道德，一方面要考慮檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性的應(yīng)用，還要關(guān)注各個檔案管理人員的內(nèi)心世界，在他們的內(nèi)心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現(xiàn)個人價值，增強個人的責(zé)任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業(yè)的意義所在，有利于更好的搏一搏規(guī)章制度辦事，不斷落實檔案職業(yè)道德規(guī)范。

2.7 健全管理體制，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)價值的作用

通過和各個單位各個部門的管理體系相結(jié)合，設(shè)置合理的組織機構(gòu)。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負責(zé)，實現(xiàn)從上到下結(jié)構(gòu)和同層次結(jié)構(gòu)的有機結(jié)合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負責(zé)人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進行。通過和自身單位的實際狀況相結(jié)合，建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)從上到下的完整的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，為檔案收集工作奠定基礎(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)價值的作用，利用合理的網(wǎng)絡(luò)檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎(chǔ)。

3造詞 結(jié)語

由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發(fā)展，政府和關(guān)部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現(xiàn)更好的發(fā)展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結(jié)合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進一步提高有關(guān)部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。

參考文獻

篇5

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學(xué)生檔案是真實記錄了大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學(xué)報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學(xué)生的教學(xué)管理上，而對于大學(xué)生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時，高校學(xué)生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學(xué)生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學(xué)校都會嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定進行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負責(zé)學(xué)生檔案管理工作，一般都是由輔導(dǎo)員和部分學(xué)生負責(zé)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學(xué)生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學(xué)校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學(xué)校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個時間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務(wù)效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學(xué)回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應(yīng)該說，計算機等先進技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認識到檔案的重要性，學(xué)校應(yīng)該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學(xué)校應(yīng)該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學(xué)校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時，政府主管部門也應(yīng)重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓(xùn)，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學(xué)校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應(yīng)的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關(guān)部門仍然按照自己的習(xí)慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應(yīng)從學(xué)生檔案的特點出發(fā)，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行查找，并提出相對應(yīng)的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責(zé)，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準確性。

（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務(wù)能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責(zé)高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學(xué)校檔案工作人員以及學(xué)生輔導(dǎo)員來負責(zé)完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責(zé)完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在加強他們的責(zé)任心的同時提高其檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（五）加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通

因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事機構(gòu)進行人事管理，因此應(yīng)該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學(xué)校公共服務(wù)體系重要組成部分的學(xué)生檔案服務(wù)管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準確性和及時性。在學(xué)校檔案管理部門或者學(xué)校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制

首先，高校應(yīng)及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學(xué)生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學(xué)校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應(yīng)進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應(yīng)想辦法督促其盡快辦理。同時，學(xué)校還應(yīng)對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進行網(wǎng)絡(luò)查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應(yīng)及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應(yīng)主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應(yīng)及時和學(xué)校進行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應(yīng)不斷加強高校學(xué)生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務(wù)工作做好。

參考文獻：

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篇6

一、大力豐富館(室)藏，多渠道收集檔案信息

檔案信息的開發(fā)，首先要存儲檔案信息。要增加檔案信息的存儲量，就要不斷豐富館(室)檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容。一是擴大接收面，由原來只接收一級機構(gòu)擴大到接收相關(guān)科、室檔案；二是擴大接收門類，由接收廣播電視節(jié)目檔案、文書檔案擴大到接收多種檔案(科研、財會、基建設(shè)備、聲像、外事等)，使檔案門類齊全；三是在接收的內(nèi)容上注意宏觀和微觀的結(jié)合，除正常的接收外，還要加強檔案的征集工作，挖掘散存的檔案資料，把它們匯集起來，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、開展信息交流，多種形式傳遞交流檔案信息

信息有一個很重要的特征，即可分享性。檔案信息是社會的財富，廣播電視節(jié)目檔案也是如此。只有搞好信息交流、傳播，實現(xiàn)信息資源共享，才能提高檔案的社會效益。那么通過什么形式傳遞交流呢?一是編發(fā)目錄、資料，全面?zhèn)鬟f信息；二是選送科技資料，主動傳遞信息；三是實行開架閱覽，直接傳遞信息；四是利用各種會議，及時傳遞信息；五是突出重點，主動給領(lǐng)導(dǎo)編送信息。長期以來，由于狹隘觀念的影響，檔案往往被看作是單位或個人的私有財富，只能“為我所有、為我所用”，檔案信息交流存在著一些障礙；還有借保密為由，實行信息封鎖。這類問題如不及時解決，信息資料將得不到有效的開發(fā)。

三、建立科學(xué)檢索體系，多途徑揭示檔案信息資源

檔案信息檢索工具是揭示檔案館(室)保存的內(nèi)容和成分、積累檔案線索和查尋檔案材料的手段，也是提供利用的一種工具。只有檢索工具編制得利學(xué)適用，才能增加檢索深度和廣度，提高查準率和查全率，更有效地揭示檔案信息。根據(jù)形勢的發(fā)展和單位內(nèi)部的實際情況，還應(yīng)逐步建立自動化的檔案信息檢索系統(tǒng)，提供多維的檢索工具，滿足人們開發(fā)利用檔案信息資源的需求。

四、加強檔案編研，多方面提供檔案信息資源

由提供一次文獻，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┒挝墨I、三次文獻，這是我們檔案編研工作的任務(wù)。編制二次文獻、三次文獻即檔案的編目工作和編纂工作，是將一些問題一致、內(nèi)容相同的檔案信息集中編目進行報道、把檔案信息工作進行系統(tǒng)化精煉的過程。通過這個過程把復(fù)雜的、零散的檔案信息進行有機的和必要的加工，多方面提供利用檔案信息。因此，我們要把檔案工作的重點從檔案實體的整理和管理轉(zhuǎn)移到檔案信息的開發(fā)上來，并根據(jù)社會的需要，向利用深度和廣度發(fā)展。

五、加強檔案管理的措施

檔案管理的目的，就是通過科學(xué)管理創(chuàng)造出更大的價值、更多的社會效益和經(jīng)濟效益。

1.熟悉館(室)藏。了解和研究利用者的需要是做好檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。作為一名檔案工作者，熟悉“家底”是最基本的一項要求。做好這點，工作才能由被動變?yōu)橹鲃?。不僅要了解和研究利用者的需要，做好檔案提供利用的預(yù)測工作，還要做到“知己知彼”，掌握利用的特點和規(guī)律。

篇7

【關(guān)鍵詞】學(xué)生工作；大學(xué)生；電子成長檔案

長期以來，整理學(xué)生檔案一直是高校學(xué)生工作的重要工作內(nèi)容之一，包括每年新生報到時的檔案接收和整理以及畢業(yè)生的檔案規(guī)整。但是，一直以來，學(xué)生檔案僅僅是作為高校學(xué)生工作中的一項工作內(nèi)容而已，而沒有成為學(xué)生工作中的資源、工具和手段。在傳統(tǒng)學(xué)生檔案工作中，檔案內(nèi)容比較有限，主要是學(xué)生的成績單、登記表、學(xué)歷學(xué)位證明材料、獎懲材料、黨員材料等等，而檔案形式也非常單一，只是純粹紙質(zhì)檔案的收集和整理。而由于學(xué)生檔案重要性的存在，出于安全考慮，這些檔案并不能成為高校輔導(dǎo)員學(xué)生工作中隨時調(diào)用的手段和資源，當(dāng)然，紙質(zhì)化的檔案也并不便于輔導(dǎo)員隨時的調(diào)用，更談不上對檔案內(nèi)容便捷的統(tǒng)計分析。眾所周知，一個輔導(dǎo)員通常要面對兩百甚至更多的學(xué)生，依靠傳統(tǒng)手段，一個輔導(dǎo)員要想全面了解、監(jiān)控所有學(xué)生的成長狀況，似乎成為不可完成之任務(wù)。而大學(xué)生電子成長檔案的建構(gòu)，卻有可能使這一切得以實現(xiàn)。

一、大學(xué)生電子成長檔案的現(xiàn)實意義

1.大學(xué)生電子成長檔案的構(gòu)建，便于學(xué)生對自我在校期間的成長情況作出較為客觀的自我認識、自我評價和自我規(guī)劃。

通過建立大學(xué)生電子成長檔案，大學(xué)生能夠?qū)⒃谛Ｆ陂g生活、學(xué)習(xí)、任職等方面的點點滴滴記錄在檔案系統(tǒng)里，通過檔案系統(tǒng)詳實地記錄學(xué)生成長的每一步足跡。學(xué)生在每天添加、完善自己成長檔案的過程中，可以直觀地感受著自己的成長，回顧自己過往的成長足跡，從而讓大學(xué)生客觀的認識自我，反省自我，對自我過往的成長給出評價。大學(xué)生通過這種今昔的對比既可以看到自己的進步，獲得成功的體驗，又可以發(fā)現(xiàn)自己的不足和缺陷，自己給自己就會施加一種無形的壓力和積極向上的動力，促進他們積極的進行自我成長路徑上的矯正，自我進行學(xué)習(xí)生涯、職業(yè)生涯的規(guī)劃，不斷更新自己的奮斗目標(biāo)，調(diào)整自己的成長步伐，從而達到自我管理、自我約束和自我教育的目的。

2.大學(xué)生電子成長檔案的構(gòu)建，便于高校輔導(dǎo)員對學(xué)生成長狀況的了解和監(jiān)控，便于對大學(xué)生的綜合素質(zhì)情況進行自動化的測評。

通過建立大學(xué)生電子成長檔案，可以借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)非常方便地詳實地記錄學(xué)生在校的各種現(xiàn)實表現(xiàn)，包括其學(xué)習(xí)成績、學(xué)生任職、黨員發(fā)展、獎懲助貸、活動參與、課堂表現(xiàn)甚至宿舍進出等等情況，而檔案形式可以是文本、照片、音頻、視頻，可以是正式的文件材料，也可以是碎片式的信息，這樣有助于輔導(dǎo)員全方位的了解每個學(xué)生立體化的成長狀況和現(xiàn)實表現(xiàn)。通過電子成長檔案，輔導(dǎo)員借助系統(tǒng)中這些立體化的檔案記錄了解到的是一個個有血有肉活生生的大學(xué)生，而不是冷冰冰無感情無生氣的純粹檔案，這就突破了過去只能通過與大學(xué)生面對面的接觸來了解學(xué)生的局限。另外，在輔導(dǎo)員的現(xiàn)實工作中，綜合素質(zhì)測評已成為對學(xué)生進行評價的主要方式，而電子檔案的構(gòu)建，使綜合測評的自動化測算有了實現(xiàn)的可能，能夠最大限度的節(jié)省人力和避免測算的人為誤差和干擾，實現(xiàn)對學(xué)生全面、客觀的科學(xué)評價。

3.大學(xué)生電子成長檔案的構(gòu)建，便于家長對學(xué)生在校成長狀況的獲取和了解，從而與學(xué)校的高校輔導(dǎo)員加強溝通，形成合力，共同促進大學(xué)生的健康成長。

通過建立大學(xué)生電子成長檔案，可以很好地實現(xiàn)大學(xué)生檔案信息的共享，讓家長實時了解學(xué)生在校的現(xiàn)實表現(xiàn)，幫助家長與學(xué)校、與輔導(dǎo)員針對學(xué)生的成長狀況進行有效的溝通和交流。在以往的工作經(jīng)歷中，由于大學(xué)生大部分都是在校園內(nèi)獨立的生活、學(xué)習(xí)，與家庭聯(lián)系的緊密性有所欠缺，家長甚至對學(xué)生在校的表現(xiàn)完全不知情，甚至出現(xiàn)學(xué)生挪用、揮霍學(xué)費而父母不知情的情況。而由于輔導(dǎo)員本身工作內(nèi)容的繁雜，而且要面對人數(shù)如此眾多的大學(xué)生，學(xué)生們又來自五湖四海，在現(xiàn)實管理工作中，輔導(dǎo)員無精力、也無動力去與家長針對大學(xué)生的在校表現(xiàn)進行深入有效的溝通。而電子成長檔案的構(gòu)建，可以實現(xiàn)成長檔案對家長、輔導(dǎo)員、大學(xué)生三者的開放，讓家長及時方便地了解大學(xué)生在校期間的種種表現(xiàn)，從而使得家長、輔導(dǎo)員、大學(xué)生三者形成合力共同幫助大學(xué)生健康成長的美好愿望變成可能。

4.大學(xué)生電子成長檔案的構(gòu)建，便于院校對學(xué)生成長信息的統(tǒng)計和分析，從而反思人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)工作。

長期以來，對于大學(xué)人才培養(yǎng)績效的考核，往往缺乏來自于對學(xué)生成長狀況的統(tǒng)計和分析，而更多地依賴于所謂的就業(yè)率、保研率、數(shù)量等比較單一剛性化的結(jié)果，而這些結(jié)果更多地只能作為純粹的評價結(jié)果，而對于如何反思、完善人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)工作沒有太多的參考價值。而大學(xué)生電子成長檔案的構(gòu)建，無疑將大大便于對在校大學(xué)生的成長狀況進行統(tǒng)計和分析，及時了解大學(xué)生具體的實時發(fā)展?fàn)顩r，包括大學(xué)生的學(xué)習(xí)成績，社會實踐，講座參與，競賽獲獎等等情況，對這些情況進行統(tǒng)計和分析，就能很好的發(fā)現(xiàn)人才培養(yǎng)的成效，為檢討反思人才培養(yǎng)計劃、制度、方法等等提供確實的依據(jù)，從而為更加合理有效的人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)提供反饋。

二、大學(xué)生電子成長檔案的內(nèi)容設(shè)計

大學(xué)生電子成長檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括大學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活、工作中多維度多角度的成長信息，借助這些信息必須能夠足以勾勒出大學(xué)生清晰的成長足跡。本文認為，電子成長檔案應(yīng)當(dāng)包括以下多方面的內(nèi)容。

1.思想政治方面。包括學(xué)生入黨或入團申請書、志愿書、參加黨?；驁F校培訓(xùn)情況、入黨入團時間、轉(zhuǎn)正報告、是否按時交納黨費或團費、關(guān)心國內(nèi)國際時事情況、個人思想?yún)R報情況等等能反映學(xué)生思想政治發(fā)展軌跡的信息材料。

2.專業(yè)學(xué)習(xí)方面。包括課堂筆記、作業(yè)、各種基礎(chǔ)課和專業(yè)課及選修課等考試試卷的答卷情況，參加講座的學(xué)習(xí)體會、論文和報告等，以及任課老師對學(xué)生在學(xué)習(xí)、性格等諸方面的較為客觀的指標(biāo)性評價以及主觀性的文字評價，還包括一些專業(yè)學(xué)習(xí)方面的獎懲材料，如考試有無違紀情況等。

3.學(xué)術(shù)科研方面。包括參與各種學(xué)術(shù)科研項目從申報到最終結(jié)項的所有過程性材料、在項目科研過程中的表現(xiàn)性材料等等，還包括科研的情況或者獲得專利及其它形式科研成果的情況，還有獲各級各類科研獎項的情況，等等其它能夠反映學(xué)生學(xué)術(shù)科研經(jīng)歷和成績的相關(guān)信息材料。

4.身心健康方面。包括健康體檢卡、體育課情況、體能特征、記錄個人醫(yī)療保健狀態(tài)的材料、能反映學(xué)生價值觀和人生觀及職業(yè)觀的個性心理特征測試表等等。

5.社會實踐方面。包括學(xué)生干部任職、參與勤工助學(xué)、參加各種社團、參加策劃和組織活動、參與志愿者服務(wù)活動、校內(nèi)外兼職、實習(xí)、暑期社會實踐等情況及評價和獲獎材料。

6.能力水平方面。包括大學(xué)英語四、六級等級證書、計算機合格證書、普通話合格證書、各種職業(yè)技能資格證書等。

7.生活行為方面。包括見義勇為行為、勇于制止不良行為、做好人好事、上課情況（課假情況）、聽講座情況、參加集體活動情況、宿舍進出以及請假情況、宿舍清潔及在宿舍的表現(xiàn)情況等等。也包括在大學(xué)期間與父母及親朋好友的書信往來以及網(wǎng)絡(luò)上的博客、微博、微信、QQ等其它社交網(wǎng)站上的網(wǎng)絡(luò)交往情況、日常生活的收入開支情況記錄等。還包括對大學(xué)生個人生活有影響的重大社會生活事件，如家庭成員的死亡、父母離異、與教師同學(xué)關(guān)系緊張、生活條件改變、影響生活的重大挫折等等。

8.其他方面，包括自己對自我的評價、反省材料，學(xué)業(yè)規(guī)劃和階段性目標(biāo)，職業(yè)生涯規(guī)劃，成長日記等等。

以上所有內(nèi)容的信息材料都以電子化的形式保存于檔案系統(tǒng)中，可以是照片、掃描件，可以是文本、音頻或者視頻，也可以是網(wǎng)頁、思維導(dǎo)圖等等，（下轉(zhuǎn)第106頁）（上接第104頁）以此實現(xiàn)檔案的豐富性和靈活性，以此構(gòu)建大學(xué)生立體化的成長檔案。

三、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在構(gòu)建大學(xué)生成長檔案中的作用

1.創(chuàng)建交流新平臺，大學(xué)生成長檔案信息收集方式多元化

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，IM（即時通訊）、微博、飛信、微信、播客等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為大學(xué)生、教師、家長交流提供了一個全新的交流平臺，使之成為大學(xué)生成長檔案信息收集的新方式。通過這種非面對面的交流，老師和學(xué)生、家長和學(xué)生都可以進行平等的交流和溝通，難以傾述的情感、學(xué)習(xí)、生活等問題得以在這里提出、交心，從而能夠全面了解學(xué)生的家庭情況、成長背景，以及學(xué)生心理等，動態(tài)記錄大學(xué)生的有關(guān)成長信息。

2.構(gòu)建管理新模塊，實現(xiàn)大學(xué)生成長檔案信息管理自動化

現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，為學(xué)生檔案管理提供了極大的方便，幾乎所有的文字、圖像、聲音等各種信息形式都可以進入網(wǎng)絡(luò)。老師可通過網(wǎng)絡(luò)進行學(xué)生信息采集和核對，學(xué)生也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄人檔案數(shù)據(jù)庫，這樣既方便又省力，確保了檔案信息的齊全。如果增加了基于RSS的學(xué)生管理模塊，大學(xué)生成長檔案信息管理功能將會更加全面和自動化。使用RSS技術(shù)，可使老師自動跟蹤學(xué)生，在聚合器中了解學(xué)生的各種情況，不再需要一個一個地收集他們的信息，就可以自動獲得每個學(xué)生最近更新的內(nèi)容，并收集整合學(xué)生的行為進行評論，通過評論進行個性化指導(dǎo)和實現(xiàn)大學(xué)生成長檔案信息管理自動化。

3.增加成長記錄新載體，實現(xiàn)大學(xué)生成長檔案內(nèi)容多樣化

大學(xué)生的成長檔案材料可以不是為了檔案而去準備，而去制作。現(xiàn)在大學(xué)生喜歡的博客、QQ空間、飛信空間、微博、微信朋友圈、播客等多種形式都可以方便快捷地實現(xiàn)記錄大學(xué)生成長足跡的功能，也非常便于高校輔導(dǎo)員備查備份。如：博客，其特性就是以日記的方式來組織文章的，借此大學(xué)生可以記錄下自己在學(xué)習(xí)、思想、紀律、衛(wèi)生等方面的情況及周圍發(fā)生的對自已有影響的事，并會用簡練的語言表述自己的收獲、失誤及感想。與博客相比，微博、微信打通了移動通信網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的界限，方式趨于多樣化、簡單化。這些網(wǎng)絡(luò)通訊形式都可以成為大學(xué)生成長記錄的新載體，通過這些形式會更加豐富、生動成長檔案，實現(xiàn)大學(xué)生成長檔案內(nèi)容的多樣化。

基于學(xué)生工作的大學(xué)生電子成長檔案，可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)搭建高校輔導(dǎo)員、大學(xué)生、家長更為暢通互動的交流平臺和信息共享系統(tǒng)，構(gòu)建了更加完善、豐富、生動的大學(xué)生成長檔案，促使學(xué)生在回眸中看成長歷程，在發(fā)展中審視自身，及時反省和糾正，理清撥正自己的人生規(guī)劃；促使高校輔導(dǎo)員隨時隨地能夠調(diào)閱、統(tǒng)計、分析學(xué)生的成長信息，監(jiān)控學(xué)生的成長狀況，合理、有效地對學(xué)生進行教育管理；促使家長密切地關(guān)注學(xué)生在學(xué)校的現(xiàn)實表現(xiàn)和成長狀況，為大學(xué)生的健康成長多提供一份來自家庭的保障和推進。而最終高校輔導(dǎo)員、大學(xué)生、家長將形成教育合力，共同為每一個大學(xué)生的人生發(fā)展保駕護航。

參考文獻：

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[3]馮曉莉.建立高校學(xué)生成長檔案的策略研究[J].黑龍江檔案，2012（4）

篇8

一、建設(shè)高校教務(wù)檔案的重大意義。

高校教務(wù)檔案來源于教務(wù)處的各項工作，第一類是制度類，包括各類的規(guī)章制度、大綱、計劃、改革方案、質(zhì)量評估等各類文件;第二類是教學(xué)檔案，包括教材的使用、發(fā)放;課堂教學(xué)、實踐教學(xué)等教學(xué)活動的具體安排;教師教案、進度表。第三類是學(xué)生檔案，如學(xué)生花名冊、成績單、學(xué)籍表和學(xué)生獎懲材料、學(xué)位授予及畢業(yè)生信息等相關(guān)材料;

高校教務(wù)工作基本上都真實記錄在教務(wù)檔案中，加強建設(shè)高校教務(wù)檔案管理，對于加強教務(wù)活動和教學(xué)秩序的規(guī)范管理有著重要作用。教務(wù)檔案做為教務(wù)管理人員的工作依據(jù)之一，只有在了解、熟悉過去的情況及當(dāng)前的管理狀況，才能制定出合理的實施計劃，從面更好的開展教務(wù)管理工作，更有效地推進教學(xué)改革工作。

加強高校教務(wù)檔案建設(shè)，既能更好的提高學(xué)校的教學(xué)管理工作，又能保證教務(wù)管理制度的連續(xù)性及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的合理實施，從而更完整地反映學(xué)校教學(xué)活動及科研工作。有利于發(fā)展高校教學(xué)工作，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)管理水平。借助教務(wù)檔案，認真服務(wù)教學(xué)，對于教學(xué)管理的加強、教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)研究的開展，有著舉足輕重的意義。

二、目前教務(wù)檔案管理工作存在的問題。

1、檔案資料不健全。

早期檔案是由各院部上交的，來源分散，并且對教學(xué)檔案不夠重視，出現(xiàn)收集、使用、轉(zhuǎn)遞各部門各自為陣不合作，導(dǎo)致檔案的種類不夠完整甚至缺失，如教學(xué)活動產(chǎn)生了除紙質(zhì)材料以外的其他載體的文件材料，如學(xué)生獲獎的作品、照片、視頻，這些都沒有及時保存歸檔等種種原因?qū)е铝私虒W(xué)檔案的不齊全。

2、檔案保存不規(guī)范、不統(tǒng)一。

檔案工作不單單是收集起來堆放在一起，而是要完整、準確、規(guī)范的進行存檔。由于教學(xué)管理工作很繁亂，使得歸檔名目繁多，沒有精煉地反映出工作的成效和結(jié)論。加之管理人員的整體意識不強，就出現(xiàn)沒有及時的整理檔案，對收集的材料立卷歸檔不清，擺放零亂等一系列不規(guī)范的行為。

3、檔案管理方法落后。

以前，教務(wù)檔案大多為紙質(zhì)文檔，不僅占用存儲空間大，并且不容易長期保存，檔案管理大部分依靠手工操作，信息化管理手段明顯滯后，既不方便對檔案管理利用，而且在需要不易查找、很不便捷，工作效率低。沒有充分發(fā)揮計算機管理手段，造成工作效率差、使用效率低、信息共享不全，使得教學(xué)檔案管理得不到更好的發(fā)展。

4、檔案管理人員隊伍建設(shè)不夠健全。

檔案管理人員大多數(shù)都是教務(wù)管理人員兼任，工作多、任務(wù)重、主動性不強，缺乏責(zé)任心，就對工作敷衍了事。又缺乏檔案專業(yè)知識，管理觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平低，容易使資料收集不完整、不規(guī)范，影響整體工作的開展。

三、高校教務(wù)檔案管理的完善方法。

隨著教學(xué)改革的不斷發(fā)展，我們需要不斷的完善教務(wù)檔案管理方式，提高檔案管理水平，合理地、規(guī)范地完成各項工作。嚴格按照統(tǒng)一的要求和規(guī)定科學(xué)的管理檔案的收集、整理、鑒定、存檔。這就要求我們要重視檔案管理工作，培養(yǎng)優(yōu)秀、熟練的檔案管理人員，科學(xué)、規(guī)范的管理教務(wù)檔案。

1、樹立良好的管理工作觀念。

教務(wù)檔案管理人員必須充分認識的檔案工作的重要性，提高自己的工作覺悟。只有認識到檔案管理工作的重要性，管理人員才能表現(xiàn)出強烈的事業(yè)心，才能更好的完成工作。要實事求是，以維護檔案完整性、真實性為職業(yè)道德標(biāo)準?？陀^事實的整理檔案。要肯吃苦，并具有服務(wù)意識，檔案管理部門需要加強與其他部門間的溝通，對各個部門的檔案歸檔范圍作出要求，并定期到各部門檢查檔案的收集管理情況。培訓(xùn)好相關(guān)人員，為各部門做好服務(wù)工作，充分發(fā)揮檔案管理部門的信息服務(wù)和交流作用。還要有創(chuàng)新精神，要不斷進步，大膽創(chuàng)新，才能使檔案管理工作跟上改革的步伐。

2、完善建立管理體制，責(zé)任分工明確。

以學(xué)校的實際情況為依據(jù)，制定科學(xué)、完善的管理制度。要求有條理、有計劃、有目標(biāo)地進行檔案的收集、整理、存檔。檔案儲存要分科分類，按照歸檔類目，整齊地排列上架，做到系統(tǒng)化、條理化，方便操作和查找。

建立完善地管理體制，明確學(xué)校、教務(wù)處和各院部所管理范圍，落實相關(guān)職責(zé)。學(xué)校檔案室負責(zé)全校的規(guī)章制度、教學(xué)評估、課程及專業(yè)建設(shè)等各方面的文件。各院部則保管本部門有關(guān)的教學(xué)檔案資料及學(xué)生試卷、畢業(yè)論文相關(guān)學(xué)生資料。教務(wù)處保管資料就在這二者之間，既保管相關(guān)的規(guī)章制度，也要保管詳細的輔助資料。三者之間相輔相成，相互補充，如教師的教案、登分點名冊、試卷分析表由各院部保存，教務(wù)處只保存相應(yīng)的匯總記錄。學(xué)生考試試卷由各院部保存，教務(wù)處只保存學(xué)生成績單和成績分析表。三方明確職責(zé)，分工合做，協(xié)調(diào)、規(guī)范地保證檔案管理工作的有序開展。

3、檔案建立規(guī)范化

檔案管理工作必須規(guī)范化，首先要做到收發(fā)文詳細記錄。其次做到檔案隨時收集齊全，及時立卷歸檔，避免散亂遺失。并且嚴格按規(guī)范進行管理，從收集、整理到編目都要做了統(tǒng)一、標(biāo)準、規(guī)范。最后做好安全保密工作。

4、加強檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是規(guī)范管理檔案的實施者，目前，學(xué)校檔案管理隊伍中大多數(shù)是教務(wù)管理人員兼任，為了更好的完成檔案管理工作，首先要樹立其先進的管理思想，增強檔案管理工作人員的服務(wù)意識。其次加強對其進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，學(xué)習(xí)先進的管理方法。隨著教學(xué)管理中出現(xiàn)的新問題、新情況，檔案工作人員必須不斷地學(xué)習(xí)新的知識，大力運用現(xiàn)代化設(shè)備進行工作管理，經(jīng)常參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動，并且可以與其他學(xué)校進行交流學(xué)習(xí)，增長技能，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。再次保證工作人員的穩(wěn)定性，可以對他們進行相應(yīng)的激勵，讓他們充分發(fā)揮積極性、能動性，從而使檔案管理工作得以更好的完成。

5、利用信息化手段建立檔案管理體系

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，教務(wù)檔案管理制度不斷的改革，傳統(tǒng)的手工管理方式已不能滿足當(dāng)前教學(xué)管理的要求。故應(yīng)該在建立紙質(zhì)檔案的同時建立電子檔案。加大信息化技術(shù)的使用，使檔案信息更加完善、規(guī)范，得到更大程序的交流和共享。要利用先進的各種應(yīng)用軟件，對紙質(zhì)檔案進行信息化管理，方便保管與儲存，將紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一進行管理，為教務(wù)工作提供支持。

6、加強學(xué)校之間的交流學(xué)習(xí)

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【關(guān)鍵詞】教育局檔案 問題 對策

【中圖分類號】G27 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局檔案的收集工作，是按照法律及黨和國家有關(guān)規(guī)定，通過接收和征集的辦法，將分散在教育局機關(guān)各科室和個人手中的檔案，以及散失在學(xué)校里的重要檔案，歸到教育局的綜合檔案。局機關(guān)任何科室和個人不得以任何理由不交，更不得據(jù)為己有。由于收集工作是綜合檔案室工作的起點。因此，沒有收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作。教育局檔案收集工作的要求：首先是要確保綜合檔案室歸檔材料齊全、完整，其次是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，它為檔案工作提供了實際的管理對象，直接影響檔案工作的其他環(huán)節(jié)。收集工作是否科學(xué)決定了檔案收集數(shù)量的多少和質(zhì)量的高低，所以，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質(zhì)量，更好地提供服務(wù)。所謂檔案收集工作是檔案館、室按照國家規(guī)定，接收或征集檔案，實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案載體形式的變化，使收集工作難度增加

如今，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，教育局在日常的工作、管理中產(chǎn)生了大量的電子文件，檔案存儲方式將逐漸走向“數(shù)字化”，檔案工作進入紙質(zhì)與電子文件并存的時代?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案工作的內(nèi)容發(fā)生了全新的變化。而檔案載體形式的變化，也給檔案收集、管理工作帶來了一定的難度。

2.文件材料收集不充分，材料遺漏。

很多檔案材料只反映活動的結(jié)果，其中間過程收集不充分或遺漏。隨著近幾年機構(gòu)編制和用人制度的改革，教育局各科室管理檔案的人員變動較頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向局機關(guān)綜合檔案室報送哪些材料，致使教育局檔案中材料短缺較嚴重。如有的科室平時對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于歸檔制度執(zhí)行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3.檔案工作隊伍建設(shè)相對薄弱

由于教育局檔案工作不像教育局行政工作能直接為學(xué)校師生、為社會群眾服務(wù)，其社會效益和經(jīng)濟效益得不到直接的反映。教育局各科室的檔案隊伍不穩(wěn)定，隊伍配備不全，如我局很多科室沒有專職的檔案員，基本上都是兼職，而且局科室兼職檔案人員變動也較頻繁，工作缺乏連續(xù)性，直接影響了檔案的收集。

二、做好檔案收集工作的對策

1.充分宣傳

要加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識。所謂檔案意識，是指局機關(guān)各科室人員對于檔案工作這一客觀事物的了解和認識程度。

首先局領(lǐng)導(dǎo)和各科室檔案工作人員要認真貫徹執(zhí)行《檔案法》等國家有關(guān)文書處理工作的規(guī)定，充分利用召開會議、組織培訓(xùn)等多種形式，增強全員檔案法制觀念，提高檔案意識；其次，應(yīng)當(dāng)清醒地認識到文件歸檔是對歷史、對現(xiàn)實工作負責(zé)的一項嚴肅的工作，文件材料辦理完畢后，要按照《檔案法》的規(guī)定主動向綜合檔案室上交檔案資料，要把這一項工作作為每名員工應(yīng)自覺遵守的行為準則；再次，應(yīng)定期召開檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組會議，經(jīng)常溝通交流，與科室兼職檔案員建立良好的協(xié)作關(guān)系，及時了解各科室的工作活動與動向，督促幫助他們解決收集工作中的困難。

2.充分收集

要做到充分收集，須建立歸檔制度。要根據(jù)教育局機關(guān)的工作特點建立嚴格的歸檔制度，這是做好收集工作的必備條件。通過這些制度的建立，把檔案管理工作納入制度化、規(guī)范化和法制化的軌道。建立歸檔制度不應(yīng)理解為把幾條規(guī)定寫出來掛在墻上就算完成了，而應(yīng)在程序、時間、各科室負責(zé)人落實等方面作出具體規(guī)定，并認真執(zhí)行。

要做到充分收集，應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)。收集工作的好壞，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作有密切關(guān)系。由于單位所形成的檔案，一部分是產(chǎn)生于領(lǐng)導(dǎo)的工作活動中，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，這部分檔案將大量流失。如何避免和減少檔案流失，我們檔案管理人員要積極與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通和交流，做到及時匯報、及時請示。

同時須建立相對穩(wěn)定的檔案網(wǎng)絡(luò)小組，各科室要配備兼職檔案人員，建立起一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并明確一名單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作具體抓、具體管。

要做到充分收集，就要加強外界聯(lián)絡(luò)。我們檔案管理人員不能只把檔案室內(nèi)部工作做好就心滿意足，需要在空暇時間內(nèi)加強與其它同級單位的聯(lián)系，吸取經(jīng)驗，使檔案收集得更加齊全。

3.及時收集

手段的多樣化。最大限度地收集有價值的檔案，必須尋求全面出擊、形式多樣的收集辦法，以達到及時、齊全、系統(tǒng)、完整收集檔案的目的。

主動收集。文件材料收集不能靠年底或階段性突擊征集，在平時工作中，做到腦勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活動的動向，摸清文件形成的規(guī)律，局里有重大活動，就及時提醒有關(guān)科室，要求他們收集保管好活動中形成的全套文件材料；平時注意主動到各科室收集文件材料，及時追問文件材料的下落，以防遺漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料辦理完畢的第二年初，自覺按照單位檔案收集歸檔范圍及歸檔時間、歸檔質(zhì)量的要求，及時移交局綜合檔案室。

聯(lián)系催要。定期召開兼職檔案員會議，采取個別溝通聯(lián)系等措施和手段，進行分散、集中相結(jié)合的方式，特別是在遇到阻力時，必須堅持不怕麻煩，反復(fù)說清道理，幫助解決保管和利用的矛盾等切實可行的方法收集檔案。

以用促收。檔案管理根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化。只有在提高檔案利用的效率和效果上下功夫，到檔案室查閱檔案快速方便，各科室就能積極配合檔案室主動將應(yīng)歸檔材料交至檔案室。

動態(tài)收集。檔案材料收集完整與否是決定和影響檔案價值的重要因素。檔案管理員平時要及時掌握了解局里工作的新內(nèi)容、新情況，并及時按要求加以收集整理，做到隨時產(chǎn)生隨時收集歸檔。

篇10

做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，深入探討了做好大中專學(xué)生檔案管理工作的措施，其中包括：加強日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展；創(chuàng)建微信平臺，為快速傳播大中專學(xué)生檔案信息服務(wù)；加強大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)等，具有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：

大中專院校;學(xué)生;檔案管理

一、前言

大中專學(xué)生檔案是廣大學(xué)生在大中專院校階段各種社會實踐、學(xué)習(xí)、政治表現(xiàn)、日常生活的真實歷史記錄，既是個人經(jīng)歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對新員工進行入職審查、政治思想審核、工齡審核的主要依據(jù)。做好大中專畢業(yè)生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業(yè)生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學(xué)生檔案管理工作提出一些自己的思考。

二、加強日常檔案管理工作

1.及時整理檢查，促進管理規(guī)范

由人才交流中心專職檔案管理人員負責(zé)督促各大中專院校將畢業(yè)生檔案文件資料進行統(tǒng)一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴格執(zhí)行檔案查閱、復(fù)印以及借閱制度，規(guī)范檔案使用流程，確?，F(xiàn)存檔案不丟失、不損壞。

2.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化責(zé)任意識

人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子務(wù)必要對大中專學(xué)生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學(xué)生檔案管理工作的完整性、真實性、執(zhí)行情況擔(dān)負領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子應(yīng)該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報，對大中專學(xué)生檔案管理工作中所存在的問題和難點予以協(xié)調(diào)解決、統(tǒng)籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學(xué)生檔案管理有關(guān)的重大事項之前，要應(yīng)該要對檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實施，并形成文字紀要。

3.健全各項管理制度

人才交流中心應(yīng)該結(jié)合自身實際情況來健全大中專學(xué)生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統(tǒng)計、利用、交接、離崗清點等制度，并上墻公布，使大中專學(xué)生檔案管理有章可循，有規(guī)可依。并且還要建立起嚴格的大中專學(xué)生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時入庫。嚴格落實《大中專學(xué)生檔案數(shù)字化信息安全管理制度》，加強對檔案的管理，嚴格審核檔案掃描內(nèi)容，一律采用局域網(wǎng)傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)。

4.加強檔案利用

人才交流中心可建立大中專學(xué)生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實例匯編，將大中專學(xué)生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護到位，降低交易成本，維護公共安全。

三、多樣化措施助力檔案服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展

隨著人才交流中心改革進程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務(wù)明顯加大，大中專學(xué)生檔案服務(wù)創(chuàng)新迫在眉睫，人才交流中心應(yīng)該積極引進高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優(yōu)秀專業(yè)檔案管理人員為大中專學(xué)生檔案工作服務(wù)，改善大中專學(xué)生檔案管理人員結(jié)構(gòu)性短缺問題。與此同時，政府專業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該要主動深入到人才交流中心，采取多樣化檔案服務(wù)培訓(xùn)助力大中專學(xué)生檔案管理工作能夠取得創(chuàng)新發(fā)展。例如成都市檔案局近日開展了各區(qū)縣人才交流中心大中專學(xué)生檔案服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)用培訓(xùn)會，來自成都市80名人才交流中心專兼職檔案管理人員參加了培訓(xùn)。培訓(xùn)會上，成都市檔案局專業(yè)技術(shù)人員結(jié)合《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的制作及報送工作，利用實際案例講解了大中專學(xué)生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現(xiàn)場宣講了新頒布的《檔案管理辦法》和重大事件檔案著錄規(guī)則，并針對與檔案管理人員關(guān)注的國家基本專業(yè)檔案類別及管理要求進行了詳細解讀。

四、創(chuàng)建微信平臺，為快速傳播大中專學(xué)生檔案信息服務(wù)

為了提供更加方便、快捷的信息服務(wù)，適應(yīng)移動服務(wù)的迅猛發(fā)展，人才交流中心應(yīng)該對檔案服務(wù)平臺的使用方式進行了調(diào)整與升級，申請微信公眾服務(wù)號，開發(fā)“大中專學(xué)生檔案快車”之類的移動APP。微信公眾服務(wù)號主要從資源檢索、特色服務(wù)以及中心動態(tài)等幾個方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息服務(wù)，活動通知、在線咨詢以及中心工作簡報等，通過微信公眾服務(wù)號加大對平臺的宣傳與推廣。“大中專學(xué)生檔案快車”之類的移動APP是以移動無線通訊網(wǎng)絡(luò)為支撐，以集成管理系統(tǒng)平臺和基于元數(shù)據(jù)的信息資源整合為基礎(chǔ)，以適應(yīng)移動終端一站式信息搜索應(yīng)用為核心，以云共享服務(wù)為保障，通過手機、iPad等手持移動終端設(shè)備，幫助用戶建立隨時隨地獲得全面信息服務(wù)的檔案信息移動服務(wù)平臺。

五、加強大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

1.加大投入，夯實基礎(chǔ)

人才交流中心應(yīng)該綜合統(tǒng)籌原有的學(xué)生檔案資源，進一步增加對學(xué)生檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入。人才交流中心可在原有的基礎(chǔ)上投入專項資金來改變數(shù)字檔案信息的儲存模式，強化全文掃描的軟硬件建設(shè)，購買數(shù)字檔案管理所需的計算機、打印機、復(fù)印機、照相機、掃描儀等管理設(shè)備，努力改善全系統(tǒng)的信息化條件，促進學(xué)生檔案信息化工作的發(fā)展。例如，四川某市人才交流中心投入專項資金用于大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)，2016年完成館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化8537卷、51788件、303935張。達到館藏檔案的30%。與目錄掛接共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個。達到館藏檔案的20%。完成機檢目錄52493條。實現(xiàn)了館藏全部學(xué)生檔案目錄數(shù)字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數(shù)字化，并實現(xiàn)了3636張照片與目錄掛接。

2.加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識

為進一步加強大中專學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)，人才交流中心可專門成立大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，將大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務(wù)質(zhì)量。同時積極與當(dāng)?shù)貦n案局及相關(guān)部門溝通，加強協(xié)作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)工作。與此同時，大中專學(xué)生檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組務(wù)必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)。將數(shù)字化檔案信息化作為一項重要的日常工作來抓，從電子文件產(chǎn)生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數(shù)字化檔案的完整性和準確度。此外，人才交流中心內(nèi)部也應(yīng)該多次舉辦檔案管理員信息化專題培訓(xùn)，經(jīng)常開展業(yè)務(wù)交流，就大中專學(xué)生檔案管理規(guī)范化工作標(biāo)準進行學(xué)習(xí)討論和詳細解讀。總之，大中專學(xué)生檔案管理工作要不斷創(chuàng)新，緊跟時展，不斷夯實人才交流中心檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，推動檔案工作整體水平的持續(xù)提升，努力提供高質(zhì)量、便捷的檔案服務(wù)，為提高人才交流中心的工作效率做出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻

[1]竇曉光.努力建設(shè)具有中國特色的檔案管理體制——轉(zhuǎn)型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學(xué)通訊，2006，22(1):181-184

[2]孫雪瑩,姜異楠.大中專學(xué)生檔案管理中存在的問題及解決方法[J].中國保健營養(yǎng),2013,24(1):144-146