物業(yè)檔案是指物業(yè)行政管理部門與物業(yè)服務(wù)企業(yè)在行政管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，反映物業(yè)管理狀況與企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)情況，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。物業(yè)檔案既記錄了物業(yè)行政管理部門的管理情況，又記載了物業(yè)服務(wù)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和服務(wù)情況，真實(shí)、客觀、全面、系統(tǒng)地記載了物業(yè)管理活動(dòng)的全過(guò)程，是物業(yè)管理活動(dòng)的原始記錄。下面，筆者談一下自己對(duì)物業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、物業(yè)檔案的特點(diǎn)

1.來(lái)源廣泛。物業(yè)檔案的形成涉及方方面面，其中物業(yè)管理行政職能部門產(chǎn)生的物業(yè)檔案內(nèi)容有：物業(yè)企業(yè)資質(zhì)管理檔案；維修資金管理檔案；業(yè)委會(huì)管理檔案；綜合整治檔案；物業(yè)執(zhí)法檔案等。由房管所轉(zhuǎn)制而成的物業(yè)公司形成的檔案內(nèi)容有：產(chǎn)業(yè)類檔案，包含每戶居民的公房憑證副本（存根）、產(chǎn)業(yè)管理手冊(cè)等；業(yè)務(wù)類檔案，包含記錄每戶居民租賃使用情況的業(yè)務(wù)件袋、住房調(diào)配單、售后公房資料等；測(cè)估類檔案，包含測(cè)估手冊(cè)、各類圖紙；維修管理類資料，包括房屋大修資料、房屋完損等級(jí)評(píng)定記錄、各類設(shè)備維修保養(yǎng)資料、群眾來(lái)信和投訴處置情況、維修資金管理資料等。開(kāi)發(fā)商組建的物業(yè)公司所形成的資料包括物業(yè)建筑、結(jié)物業(yè)檔案管理現(xiàn)狀與建議構(gòu)、隱蔽工程竣工圖；業(yè)主（住戶）管理手冊(cè)；各類設(shè)備維修保養(yǎng)記錄；維修資金管理資料；群眾來(lái)信和投訴處置情況等。

2.內(nèi)容豐富。物業(yè)檔案包含了基建、設(shè)備、經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等多方面內(nèi)容。物業(yè)檔案的形成涉及到方方面面，如建設(shè)單位移交的物業(yè)前期資料；與水泵、空調(diào)、電梯、鍋爐、化糞池、安保門禁等設(shè)備的生產(chǎn)廠家、安裝公司、保養(yǎng)單位之間形成的有關(guān)資料；消防、供電、供水、供氣、電話、網(wǎng)絡(luò)、有線電視等方面資料；物業(yè)服務(wù)企業(yè)的物業(yè)資質(zhì)證明、物業(yè)管理招投標(biāo)文件、各類經(jīng)濟(jì)合同方面的資料；業(yè)主委員會(huì)成立、運(yùn)作、改選方面的資料；維修資金使用、審批、監(jiān)管方面的資料；信訪投訴和物業(yè)管理方面的政策法規(guī)等文件。

3.動(dòng)態(tài)變化。不論是住宅小區(qū)、高層樓宇還是酒店、辦公樓、商業(yè)場(chǎng)所，各類物業(yè)在使用過(guò)程中都會(huì)發(fā)生各種變化。如物業(yè)的各種設(shè)施、設(shè)備需要進(jìn)行維修、更換；因客戶不同的使用需求而改變物業(yè)原有的布局，重新進(jìn)行裝修；業(yè)主因權(quán)屬的變更而發(fā)生變化；租戶的頻繁變動(dòng)。另外，隨著舊區(qū)改造的深入發(fā)展，城市地形面貌發(fā)生了很大的變化，物業(yè)檔案中各類圖紙須及時(shí)進(jìn)行修測(cè)；房屋完損等級(jí)評(píng)定記錄每年調(diào)整一次。圍繞著這些變化，物業(yè)檔案也需及時(shí)補(bǔ)充新的內(nèi)容，以確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。

二、物業(yè)檔案的作用

一、物業(yè)檔案的分類

在對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類時(shí)，物業(yè)檔案主要是指物業(yè)管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)檔案，其中會(huì)包括部分物業(yè)管理企業(yè)的文件，比如物業(yè)管理企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如物業(yè)管理企業(yè)關(guān)于管理費(fèi)定價(jià)的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在物業(yè)管理企業(yè)本身的檔案里，但不能說(shuō)物業(yè)管理企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。物業(yè)檔案由物業(yè)管理檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會(huì)及其委員會(huì)在行使權(quán)力、義務(wù)等自我管理活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類的，包括物業(yè)管理企業(yè)所有和業(yè)主委員會(huì)所有的檔案。物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營(yíng)管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進(jìn)行分類的。

二、物業(yè)檔案管理原則

（一）安全至上原則。物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問(wèn)題。保存物業(yè)檔案的場(chǎng)所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實(shí)體安全和信息安全。（二）集中分散原則。目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)管理項(xiàng)目眾多，下屬機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬(wàn)別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司（集團(tuán)公司）層面，應(yīng)設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項(xiàng)目部門具體負(fù)責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。（三）業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則。如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過(guò)程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類方法，更方便、更高效地實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。（四）規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自搞一套。（五）評(píng)價(jià)指標(biāo)原則。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為物業(yè)管理考評(píng)的重要指標(biāo)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標(biāo)考核內(nèi)容，完善管理制度和評(píng)價(jià)制度，切實(shí)有效地推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標(biāo)，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)場(chǎng)后，對(duì)其進(jìn)行的年度考評(píng)中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標(biāo)，嚴(yán)肅對(duì)待。

三、物業(yè)檔案管理發(fā)展思考

物業(yè)檔案主要是指物業(yè)管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)檔案，其中會(huì)包括部分物業(yè)管理企業(yè)的文件，比如物業(yè)管理企業(yè)致業(yè)主的公告、總部與各下屬分支機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，首要的是通過(guò)制定相關(guān)的物業(yè)管理規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。前期物業(yè)服務(wù)合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）移交物業(yè)檔案，并提供物業(yè)管理用房。物業(yè)檔案包括下列資料：1.竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料。2.設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料。3.物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件。4.物業(yè)管理所必需的其他資料。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)，將物業(yè)服務(wù)用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會(huì)。但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案本身具有法律憑證效力，被認(rèn)定為真實(shí)有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當(dāng)事方的訴求合法有效。但在現(xiàn)實(shí)生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當(dāng)事雙方發(fā)生法律糾紛時(shí)，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢(shì)，處于強(qiáng)勢(shì)地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)處于弱勢(shì)地位。對(duì)有利于物業(yè)管理方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對(duì)方有機(jī)會(huì)篡改為由不予采信，對(duì)有利于業(yè)主方的證據(jù)，物業(yè)管理方不愿意主動(dòng)提供甚至銷毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機(jī)。解決該問(wèn)題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機(jī)制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價(jià)值的檔案，如物業(yè)費(fèi)明細(xì)、水電費(fèi)繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時(shí)備份到第三方機(jī)構(gòu)（檔案館、建設(shè)局等單位），在發(fā)生糾紛時(shí)，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性，化解矛盾，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)行業(yè)科學(xué)健康發(fā)展。

目前，物業(yè)公司涉及的房產(chǎn)檔案主要包括從房屋建造到消亡整個(gè)過(guò)程中形成的臺(tái)賬與圖、卡與照片、文件及一切能證實(shí)房屋歷史變化過(guò)程的資料，是房屋真實(shí)的全部歷史記錄。做好房產(chǎn)檔案管理，對(duì)深化物業(yè)公司各項(xiàng)工作具有十分重要的作用，所以各物業(yè)公司一定要重視房產(chǎn)檔案管理，提高對(duì)房產(chǎn)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，采取有效措施，切實(shí)提高房產(chǎn)檔案管理水平，以更好地為各項(xiàng)工作發(fā)展服務(wù)。

1物業(yè)公司房產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

1.1專業(yè)性。房產(chǎn)檔案屬于專業(yè)檔案，專業(yè)性較強(qiáng)，是重要的查詢依據(jù)和法律依據(jù)。在進(jìn)行房產(chǎn)交易及產(chǎn)權(quán)登記、房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛、城市拆遷規(guī)劃時(shí)房產(chǎn)專業(yè)檔案會(huì)成為重要依據(jù)和參考。房產(chǎn)檔案主要包括房屋建筑年代的主要數(shù)據(jù)、圖形及證據(jù)記載、業(yè)主的信息資料、配套設(shè)施設(shè)備（電梯、水暖等）。當(dāng)前，物業(yè)公司的房產(chǎn)檔案多是紙質(zhì)載體檔案，電子檔案相對(duì)較少，管理手段相對(duì)單一，尚未完全實(shí)現(xiàn)信息化管理。1.2私密性。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案中記載著業(yè)主與用戶的個(gè)人信息，這些是購(gòu)房者在購(gòu)房后向物業(yè)公司提供的個(gè)人信息數(shù)據(jù)，在法律方面具有保密性，是公民的個(gè)人隱私。物業(yè)公司不得泄露購(gòu)房者任何相關(guān)信息，一旦購(gòu)房者信息被泄露，物業(yè)公司將承擔(dān)一切法律責(zé)任。在現(xiàn)實(shí)工作中，在這方面已經(jīng)發(fā)生過(guò)諸多事件，應(yīng)引起相關(guān)部門有關(guān)人員的高度重視。1.3動(dòng)態(tài)性。在房產(chǎn)交易不斷活躍以及產(chǎn)權(quán)變更頻繁等現(xiàn)實(shí)情況下，物業(yè)公司房產(chǎn)檔案的及時(shí)更新成為當(dāng)前必須加以關(guān)注的問(wèn)題，尤其是一些特殊房產(chǎn)，需要尤為關(guān)注房產(chǎn)檔案信息及時(shí)更新工作，因?yàn)檫@涉及購(gòu)房者的物權(quán)及經(jīng)濟(jì)利益的問(wèn)題。

2物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1管理不規(guī)范，人員專業(yè)性不強(qiáng)。由于物業(yè)公司更重視對(duì)物業(yè)的管理，往往把很多精力放在一些日?，嵤律希瑢?duì)房產(chǎn)檔案管理投入不夠，配備的檔案管理人員由于有效工作的時(shí)間較短，多依靠經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐摸索，使得他們專業(yè)素質(zhì)不夠高，于是房產(chǎn)檔案管理工作良莠不齊，影響了下一個(gè)環(huán)節(jié)工作的順利進(jìn)行。加之人員新、流動(dòng)大，并且不受重視等原因，造成檔案管理工作中出現(xiàn)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、歸檔不及時(shí)、收集不完整等問(wèn)題。2.2服務(wù)意識(shí)亟待提高。由于檔案管理人員流動(dòng)性大，有熟練技能的人員有限，加上對(duì)房產(chǎn)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，常常會(huì)造成業(yè)主對(duì)房產(chǎn)檔案管理人員產(chǎn)生誤解。例如，原有房屋的沿革和現(xiàn)狀，存在信息不完整以及資料非人為缺失，導(dǎo)致出現(xiàn)偏差。此時(shí)，檔案管理人員需要有足夠的耐心，需要及時(shí)幫助業(yè)主處理相關(guān)事務(wù)。但是在實(shí)踐中，許多檔案管理人員因?yàn)槎喾N原因不能很好地處理這類事情，缺少足夠的服務(wù)意識(shí)，從而影響了工作的有效開(kāi)展。2.3缺乏監(jiān)管機(jī)制和體制。由于物業(yè)公司忙于物業(yè)管理，無(wú)暇他顧，對(duì)房產(chǎn)檔案管理往往存在納入日程、不夠重視的問(wèn)題，同時(shí)各項(xiàng)管理制度也不夠健全，從而導(dǎo)致物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)人對(duì)房產(chǎn)檔案管理工作缺乏相關(guān)的監(jiān)管機(jī)制和體制疏于監(jiān)管或監(jiān)管不到位。沒(méi)有在內(nèi)部建立合理有效的管理和監(jiān)督機(jī)制，必然使物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理工作做不到位，應(yīng)付了事，無(wú)法做到規(guī)范化、制度化。

3做好物業(yè)公司房產(chǎn)檔案管理的建議

摘要：物業(yè)項(xiàng)目檔案管理水平是衡量物業(yè)服務(wù)企業(yè)服務(wù)質(zhì)量的重要手段，本文以規(guī)范化為切入點(diǎn)，結(jié)合調(diào)查研究，分析問(wèn)題根源，旨在為物業(yè)項(xiàng)目檔案管理建立一套系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，同時(shí)為確保體系的有效運(yùn)行，提出強(qiáng)化檔案意識(shí)、監(jiān)督執(zhí)法、信息化建設(shè)的保障性措施。

關(guān)鍵詞：物業(yè)項(xiàng)目檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化

物業(yè)項(xiàng)目檔案是指物業(yè)服務(wù)企業(yè)在管理服務(wù)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄。區(qū)別于物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案，它是在居住物業(yè)、公共物業(yè)等項(xiàng)目上產(chǎn)生的，與業(yè)主緊密相關(guān)的服務(wù)性記錄?！督K省物業(yè)管理?xiàng)l例》指出：“物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)將承接查驗(yàn)有關(guān)的文件、資料和記錄建立檔案，并妥善保管?！笨梢?jiàn)，對(duì)物業(yè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，已成為物業(yè)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、物業(yè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)蘇州市九家信用等級(jí)較好的物業(yè)服務(wù)企業(yè)及其服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，了解企業(yè)的檔案管理體系、服務(wù)項(xiàng)目的檔案管理情況。研究分析發(fā)現(xiàn)，參評(píng)過(guò)省示范、市示范的企業(yè)，大部分項(xiàng)目的檔案管理有著比較完善的體系，設(shè)有檔案室或文件室，有檔案文件的保管、利用制度，對(duì)檔案進(jìn)行了分類整理。但在調(diào)研中，也發(fā)現(xiàn)存在諸多問(wèn)題。（一）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。物業(yè)相對(duì)于其他現(xiàn)代服務(wù)業(yè)，由于從業(yè)門檻普遍偏低，從業(yè)人員總體素質(zhì)偏低，因此物業(yè)服務(wù)企業(yè)的檔案管理意識(shí)亟待提高。物業(yè)服務(wù)企業(yè)對(duì)檔案、文件的管理有一些了解，但在認(rèn)識(shí)和理解上存在偏差。一是對(duì)檔案和文件的認(rèn)識(shí)混淆，將文件籠統(tǒng)地理解為檔案，檔案是從已形成文件中挑選并保存下來(lái)的有保存價(jià)值的文件，并不是所有文件都能成為檔案。二是對(duì)檔案管理概念的模糊。檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定等內(nèi)容，部分企業(yè)片面地將檔案整理看作檔案管理，例如有些企業(yè)將項(xiàng)目檔案直接裝箱封存。（二）檔案管理制度不完善。檔案管理制度是維持檔案管理長(zhǎng)期、有效實(shí)行的前提。物業(yè)服務(wù)企業(yè)檔案管理制度不完善主要有三種情況：一是物業(yè)服務(wù)企業(yè)有檔案、文件管理的相關(guān)制度，物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目也按照制度執(zhí)行，但制度不健全；二是物業(yè)服務(wù)企業(yè)對(duì)文件的收集、歸檔、整理、利用等無(wú)相關(guān)制度，但在物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目上有自成體系檔案管理方式；三是物業(yè)服務(wù)企業(yè)無(wú)檔案管理的相關(guān)制度，物業(yè)項(xiàng)目也未進(jìn)行系統(tǒng)化檔案管理。（三）檔案管理水平不平衡。自2003年《物業(yè)管理?xiàng)l例》和《物業(yè)服務(wù)收費(fèi)管理辦法》頒布以來(lái)，物業(yè)服務(wù)規(guī)范化管理才走過(guò)十多年，作為一個(gè)新型可持續(xù)發(fā)展的行業(yè)，它既然有發(fā)展，也就會(huì)存在發(fā)展不平衡的情況。檔案管理水平的不平衡體現(xiàn)在兩方面：一方面，物業(yè)服務(wù)企業(yè)之間的服務(wù)水平和管理質(zhì)量的參差不齊，蘇州現(xiàn)有2178家物業(yè)服務(wù)企業(yè)，但其中真正的A級(jí)企業(yè)很少，這些龍頭企業(yè)對(duì)整個(gè)市場(chǎng)的掌控能力，導(dǎo)致企業(yè)間管理差距擴(kuò)大，也進(jìn)一步拉大了企業(yè)之間檔案管理質(zhì)量；另一方面，物業(yè)服務(wù)企業(yè)所管理的各項(xiàng)目之間檔案管理水平參差不齊，大部分項(xiàng)目都是因?yàn)樵u(píng)優(yōu)而建立檔案管理體系。一些未參評(píng)項(xiàng)目，特別是老舊小區(qū)項(xiàng)目，受歷史和現(xiàn)實(shí)條件影響，連業(yè)主信息、建筑圖紙等文件資料都沒(méi)有保存，更談不上檔案管理。（四）檔案整理和利用不合理。檔案整理不規(guī)范和利用的不便捷是物業(yè)服務(wù)企業(yè)普遍存在的情況。檔案整理不規(guī)范體現(xiàn)在：檔案裝具雜亂，用文件夾代替檔案盒；已歸檔文件未裝訂或裝訂不規(guī)范；案卷的封面、卷內(nèi)目錄、備考表不全；案卷、文件未編制頁(yè)碼；未標(biāo)明保管期限和密級(jí)；以“普通”、“一般”、保密”來(lái)劃分密級(jí)等等。檔案利用不便捷體現(xiàn)在：檔案借閱制度執(zhí)行力不夠，缺少有效的檔案借閱、歸還記錄；檔案排列混亂；檢索目錄體系不完善，無(wú)紙質(zhì)或電子目錄。（五）檔案保存環(huán)境不理想。根據(jù)硬件條件的不同，物業(yè)服務(wù)項(xiàng)目一般會(huì)設(shè)立專室或?qū)９癖９軝n案文件。有專室保存的，條件基本符合要求，但部分未做到防潮、防盜等，甚至擺放綠色植物；有專柜保管的，文件材料分散，排列混亂，整理不規(guī)范。但由于一些老舊小區(qū)在建造時(shí)未考慮物業(yè)用房建設(shè)、公共物業(yè)的用房受業(yè)主的限制等原因，眾多物業(yè)項(xiàng)目的檔案保存環(huán)境都普遍較差，存在不可調(diào)和的矛盾。

二、物業(yè)項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容

1物業(yè)管理與房產(chǎn)檔案的內(nèi)涵

物業(yè)管理作為房地產(chǎn)市場(chǎng)消費(fèi)環(huán)節(jié)之一，是對(duì)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)等環(huán)節(jié)的延續(xù)和完善的一種綜合性經(jīng)營(yíng)服務(wù)，物業(yè)管理在國(guó)外廣受歡迎被稱為現(xiàn)代化“朝陽(yáng)”產(chǎn)業(yè)。廣義的物業(yè)管理指一切有關(guān)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、租賃、銷售及售后服務(wù)。狹義的物業(yè)管理以維修養(yǎng)護(hù)樓宇和管理所使用機(jī)械電氣設(shè)備和公共設(shè)施，以治安保衛(wèi)與環(huán)境綠化，分發(fā)信報(bào)與傳呼電話，清潔衛(wèi)生等為主要任務(wù)的服務(wù)行業(yè)。一般而言，物業(yè)管理在管理層面上主要包括物業(yè)發(fā)展及施工，綠化環(huán)衛(wèi)，道路及車輛停泊，租約事務(wù)，物業(yè)裝演；管理公共設(shè)施及設(shè)備運(yùn)行，對(duì)財(cái)產(chǎn)權(quán)利與財(cái)產(chǎn)登記和業(yè)主及用戶進(jìn)行管理等。房產(chǎn)市場(chǎng)迅猛發(fā)展產(chǎn)生大量房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)檔案屬于專業(yè)檔案，具有保存價(jià)值和重要法律憑證價(jià)值，是進(jìn)行房產(chǎn)權(quán)屬登記與房屋交易，房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛，城市拆遷規(guī)劃的主要依據(jù)，業(yè)主與用戶的個(gè)人信息具有明顯私密性，房產(chǎn)檔案工作是重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。但目前物業(yè)公司涉及的檔案管理的現(xiàn)代化與信息化處于起步階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到科學(xué)化水平。房產(chǎn)檔案主要包括從房屋建造到消亡整個(gè)過(guò)程形成的臺(tái)賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實(shí)房屋歷史變化過(guò)程資料，是房屋真實(shí)縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統(tǒng)方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如發(fā)生意外則很難彌補(bǔ)。

2物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理方面存在的突出問(wèn)題

物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理觀念方面與發(fā)達(dá)國(guó)家存在較大差距。我國(guó)長(zhǎng)期實(shí)行福利制住房分配制度，物業(yè)管理還沒(méi)有從財(cái)產(chǎn)與契約及消費(fèi)角度得到充分認(rèn)知，導(dǎo)致契約精神缺失和公共權(quán)利漠視，使得業(yè)主缺乏主動(dòng)參與和守約意識(shí)，造成物業(yè)管理服務(wù)主體錯(cuò)位和缺位。對(duì)業(yè)主而言，少數(shù)業(yè)主對(duì)現(xiàn)代物業(yè)管理服務(wù)理念不認(rèn)同，對(duì)物業(yè)公司提供的包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)服務(wù)持漠視態(tài)度，對(duì)自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識(shí)等。對(duì)物業(yè)公司而言，在檔案建設(shè)中增強(qiáng)透明性，提高專業(yè)化，更好感化廣大業(yè)主，樹(shù)立自身良好公共形象等意識(shí)不夠強(qiáng)烈。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)責(zé)任界定不清晰。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的服務(wù)觀念不強(qiáng)。部分物業(yè)公司依然以管理者自居，沒(méi)有定位自己服務(wù)業(yè)主位置，淡化了服務(wù)特征。有些物業(yè)公司違背合同，不給業(yè)主提供相應(yīng)檔案建設(shè)與保密等服務(wù)，引起業(yè)主強(qiáng)烈不滿。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的行業(yè)自律人才隊(duì)伍儲(chǔ)備不夠強(qiáng)。《物業(yè)管理?xiàng)l例》及配套政策在執(zhí)行過(guò)程遇到諸多阻力。國(guó)內(nèi)尚未建立物業(yè)公司與業(yè)主誠(chéng)信檔案記錄，物業(yè)公司專業(yè)化和社會(huì)化的程度偏低。物業(yè)管理的檔案市場(chǎng)缺乏活力，需要必要監(jiān)督和競(jìng)爭(zhēng)，管理水平低下，運(yùn)作不規(guī)范，必要監(jiān)管機(jī)制體制缺失，造成了物業(yè)管理檔案建設(shè)市場(chǎng)的持續(xù)混亂。物業(yè)公司檔案建設(shè)管理隊(duì)伍素質(zhì)良萎不齊，相對(duì)缺少人才儲(chǔ)備，隊(duì)伍建設(shè)跟不上行業(yè)發(fā)展需要，缺乏稱職的職業(yè)經(jīng)理人，房產(chǎn)檔案建設(shè)專業(yè)人員的技能培訓(xùn)也跟不上行業(yè)發(fā)展需要。

3物業(yè)公司適應(yīng)物業(yè)特性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)管理

首先，要適應(yīng)物業(yè)管理的適時(shí)性和無(wú)形性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)管理的實(shí)質(zhì)是產(chǎn)品生產(chǎn)和提供，物業(yè)公司提供管理、勞務(wù)服務(wù)等產(chǎn)品，業(yè)主支付費(fèi)用，雙方成為相應(yīng)產(chǎn)品的提供者和消費(fèi)者。生產(chǎn)與銷售和使用消費(fèi)是產(chǎn)品必備環(huán)節(jié)，三個(gè)環(huán)節(jié)順序發(fā)生，但是物業(yè)服務(wù)沒(méi)有流通環(huán)節(jié)，物業(yè)公司應(yīng)隨時(shí)隨地做好滿足業(yè)主潛在物業(yè)服務(wù)需求各項(xiàng)準(zhǔn)備。無(wú)形性是物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品重要特征，使業(yè)主在消費(fèi)物業(yè)產(chǎn)品時(shí)，難以感覺(jué)到物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品真實(shí)存在，檔案管理與建設(shè)得好壞更多的是依賴于業(yè)主的主觀評(píng)判。行政管理部門應(yīng)制定物業(yè)管理的相關(guān)檔案與信息建設(shè)得政策。其次，要適應(yīng)物業(yè)管理的公共性與廣泛性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)公司與業(yè)主是在物業(yè)服務(wù)合同基礎(chǔ)上形成的契約關(guān)系。從不同交易關(guān)系看，物業(yè)管理主要對(duì)房屋及其配套設(shè)施設(shè)備和相關(guān)設(shè)施的管理與維修維護(hù)，但物業(yè)共用部位和機(jī)電設(shè)施設(shè)備是由業(yè)主共同所有，提供服務(wù)商品所滿足的是特定社會(huì)群體的事務(wù)和信息檔案建設(shè)需求。當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)等約定，依據(jù)全體業(yè)主整體意見(jiàn)制定，相關(guān)的檔案建設(shè)具有公共性與通用性。第三，適應(yīng)房產(chǎn)檔案時(shí)空數(shù)據(jù)變化規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理。

［摘要］在新時(shí)期環(huán)境下，要充分發(fā)揮現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，在實(shí)施房屋方案管理過(guò)程中積極朝著信息化和數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，從而有效提升房屋檔案管理的水平。本文主要從房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)角度出發(fā)，闡述了加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息管理的措施，并從不同角度進(jìn)行詳細(xì)分析，從而為房屋檔案信息化管理研究提供參考。

［關(guān)鍵詞］檔案管理；房屋檔案；房產(chǎn)交易

在新時(shí)期環(huán)境下，隨著信息化技術(shù)水平不斷提升，房屋檔案管理逐漸朝著信息化管理方向發(fā)展，從而提升檔案管理效率和質(zhì)量，為權(quán)屬登記、房產(chǎn)交易以及房產(chǎn)糾紛仲裁等提供必要證據(jù)，同時(shí)為城市化的房屋檔案管理提供便利，充分發(fā)揮房屋檔案的價(jià)值和作用。

1房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)

1.1檔案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化?，F(xiàn)階段，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都朝著數(shù)字化的方向進(jìn)行創(chuàng)新改革，房產(chǎn)的檔案管理工作也不例外。具體來(lái)講就是將各種房地產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字電子信息，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)程序直接讀取檔案信息并進(jìn)行識(shí)別。技術(shù)人員將所需信息都錄入到計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，構(gòu)造一個(gè)房產(chǎn)檔案資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于日后使用更加方便快捷，提高查閱工作的效率。1.2檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和智能化。第一，要想使房地產(chǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和智能化，其核心工作就是實(shí)現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)信息的傳輸。這樣我們就能通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，從世界上任何地方都可以獲取房產(chǎn)概況并對(duì)其都所了解，也可以充分利用房地產(chǎn)檔案的價(jià)值。查詢應(yīng)用智能化，第二，基于數(shù)字化技術(shù)來(lái)轉(zhuǎn)化房屋檔案，能夠保障房屋檔案信息實(shí)施在線智能化檢索、快捷獲取目標(biāo)信息、提升瀏覽速度以及節(jié)省了大量的人力和物力。

2加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息管理的措施

1物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作的主要內(nèi)容

財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作所考慮的問(wèn)題是如何為諸如預(yù)算管理、成本管理、績(jī)效管理等財(cái)務(wù)管理板塊提供更加準(zhǔn)確、及時(shí)、全面和客觀的分析數(shù)據(jù)，以保障財(cái)務(wù)管理工作能夠高效率、高效果的開(kāi)展。

1.1會(huì)計(jì)核算

會(huì)計(jì)核算是財(cái)務(wù)活動(dòng)最直觀的體現(xiàn)，也是財(cái)務(wù)管理最為原始的數(shù)據(jù)。物業(yè)管理不涉及產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售，主要是提供各項(xiàng)服務(wù)，因此其會(huì)計(jì)核算內(nèi)容相對(duì)來(lái)說(shuō)較為簡(jiǎn)單，但是其在公司財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作中的重要性是不言而喻的。一方面，會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量直接影響著預(yù)算管理、成本控制、公司員工績(jī)效考核等財(cái)務(wù)管理工作依據(jù)的準(zhǔn)確性和科學(xué)性；另一方面，物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)核算的監(jiān)督與使用群體非常廣泛，不僅包括投資者以及相關(guān)政府部門，還包括眾多業(yè)主，其會(huì)計(jì)核算狀況直接影響著公司對(duì)外的品牌與聲譽(yù)，這是其他財(cái)務(wù)管理工作所不能呈現(xiàn)的。

1.2會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是保障財(cái)務(wù)管理所需信息能夠及時(shí)獲取的有效途徑，規(guī)范的會(huì)計(jì)檔案管理可以使得財(cái)務(wù)人員快速、便捷地找到所需要的原始財(cái)務(wù)信息。正是由于物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)核算較為簡(jiǎn)單，一些中小型物業(yè)管理公司不注重會(huì)計(jì)檔案的管理，導(dǎo)致會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表以及相關(guān)會(huì)計(jì)材料保存不當(dāng)，給后續(xù)財(cái)務(wù)工作帶來(lái)極大的不便。分析恒輝物業(yè)、萬(wàn)科物業(yè)、金地物業(yè)等這些優(yōu)秀的大型物業(yè)管理公司的會(huì)計(jì)檔案管理工作，可以看出它們主要是從檔案的管理內(nèi)容、管理方式以及管理流程3個(gè)方面來(lái)著手，這也是其他物業(yè)管理公司會(huì)計(jì)檔案管理的核心部分。

現(xiàn)在我們開(kāi)始開(kāi)會(huì)

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同仁，大家新年好！我是建江物業(yè)總裁辦的趙文。

今天，我們建江團(tuán)組在這里隆重集會(huì)，回顧的輝煌篇章，展望的美好藍(lán)圖。

出席今天會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)有建江團(tuán)組董事局主席黃國(guó)元先生、總經(jīng)理鄭布錚女士，建江團(tuán)組各公司中層以上干部，建江物業(yè)的全體員工，在這里，請(qǐng)?jiān)试S我以會(huì)議主持人的名義，向與會(huì)的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同仁表示真誠(chéng)的感謝和崇高的敬意！

今天的大會(huì)共有項(xiàng)議程：

第一項(xiàng)議程是請(qǐng)團(tuán)組董事局主席黃國(guó)元先生做“建江團(tuán)組××年的工作回顧和××年的工作展望報(bào)告”；

現(xiàn)在我們開(kāi)始開(kāi)會(huì)

尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同仁，大家新年好！我是建江物業(yè)總裁辦的趙文。

今天，我們建江團(tuán)組在這里隆重集會(huì)，回顧2004的輝煌篇章，展望2005的美好藍(lán)圖。

出席今天會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)有建江團(tuán)組董事局主席黃國(guó)元先生、總經(jīng)理鄭布錚女士，建江團(tuán)組各公司中層以上干部，建江物業(yè)的全體員工，在這里，請(qǐng)?jiān)试S我以會(huì)議主持人的名義，向與會(huì)的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同仁表示真誠(chéng)的感謝和崇高的敬意！

今天的大會(huì)共有4項(xiàng)議程：

第一項(xiàng)議程是請(qǐng)團(tuán)組董事局主席黃國(guó)元先生做“建江團(tuán)組2004年的工作回顧和2005年的工作展望報(bào)告”；

各物業(yè)公司：

為貫徹《物業(yè)管理?xiàng)l例》及住建部關(guān)于物業(yè)管理人員持證上崗的相關(guān)政策規(guī)定，提高物業(yè)從業(yè)人員的整體素質(zhì)，促進(jìn)從業(yè)人員掌握相應(yīng)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)技能，以滿足行業(yè)快速發(fā)展和廣大業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的需求，經(jīng)縣人力資源和社會(huì)保障局、縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局研究決定，現(xiàn)就做好全縣服務(wù)行業(yè)從業(yè)人員培訓(xùn)工作通知如下：

一、培訓(xùn)對(duì)象

全縣各物業(yè)公司從事物業(yè)管理服務(wù)工作的人員。

二、培訓(xùn)專業(yè)（工種）及等級(jí)

培訓(xùn)專業(yè)：物業(yè)管理員、保潔員、設(shè)備維護(hù)員、綠化養(yǎng)護(hù)員、計(jì)算機(jī)操作員及檔案管理員。