一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規(guī)定：“人民法院的訴訟文書，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

按年度立卷，就是根據(jù)法院受理案件的年度將其分為年度類別進行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數(shù)量、特點和逐年發(fā)展變化情況，有利于現(xiàn)行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據(jù)案件收案年度編定的案號歸入相應(yīng)的年度，某一年度受理的案件應(yīng)當(dāng)集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結(jié)的案件，無論何時立卷歸檔都應(yīng)列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質(zhì)分類進行立卷。依我國三大訴訟法規(guī)定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行四大類別。

按審級立卷，是指按照案件所在的審級進行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復(fù)核程序、審判監(jiān)督程序、特別程序、執(zhí)行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴格的法律規(guī)定，必須認真遵照執(zhí)行。

按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結(jié)案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應(yīng)按照立案時編定的案號順序排列。

1、檔案的定義

檔的本義為橫木框格；案的本義為長方形桌子。以乎與我們現(xiàn)在所稱的檔案相去甚遠，但并非風(fēng)馬牛不相及。從詞義的演變和檔案歷史淵源方面考證，選擇檔案一詞，并賦予它現(xiàn)代含義，是歷史的選擇，反映了中國方塊字強大的生命力。

檔案一詞，在我國歷史上，各朝各代有不同稱謂。商代稱檔案為“冊”，據(jù)郭沫若考證，早在甲骨文中已有“冊”字，是連結(jié)木牘竹簡的象形字。我們至今仍將檔案、圖書以“冊”為計量單位，是沿用其義。周代叫“中”，即官府的簿書?！爸沃小奔凑戆妇恚彩且粋€官位的職稱，“史”字就是史官右手執(zhí)“中”寫史的象形字。秦漢時代稱檔案為“卷”，卷是簡牘和縑帛沿左右或上下軸曲卷起來保存的意思，我們今天仍將檔案、字畫以卷為保管單位，蓋出于此。漢代以后稱檔案為“案”，人伏于桌子上書寫文件，稱為“伏案”寫作，“伏案”一詞，沿用至今，仍然新鮮活潑。唐宗以后，檔案多稱“文案、”“案卷”、“簿書”等等。

檔案二字組成聯(lián)合詞組，是中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化大融合的結(jié)果。明末清初，滿人入關(guān)前，用木片作文字書寫材料，文案處理完畢，橫豎成行掛在墻壁上，叫“牌子”、“檔子”。滿人奪取政權(quán)，建立大清帝國后，雖改木片材料為紙質(zhì)材料書寫文件，但仍習(xí)慣稱“檔子”，而廣大中原地區(qū)的紙質(zhì)文件材料，則稱為“案”或“案卷”。因此，滿漢融合之后，便把辦理完畢保存起來的本質(zhì)和紙質(zhì)文件，稱為“檔案”，一直沿用至今。

到了近現(xiàn)代，人們又賦予“檔案”新的外延和內(nèi)涵。我國有關(guān)方面的學(xué)者對檔案定義進行了長期不懈的研究探討，也有各種不同模式和表達方式。

1937年何魯成所著《檔案管理與整理》表述為：

一、目前基層法院檔案管理存在的問題

隨著法院檔案工作重要性的日益顯現(xiàn)，多數(shù)基層法院在加強領(lǐng)導(dǎo)、注重軟硬件建設(shè)方面狠下功夫，如常州市天寧區(qū)人民法院撥出?？罱⒘?00多平方米的檔案中心，做到辦公、庫房、閱卷三分開，購置高新檔案密集架等現(xiàn)代化設(shè)備，并采取措施強化檔案信息化建設(shè)，實施電子檔案、紙質(zhì)檔案雙式管理，取得一定成效。但不可否認的是，目前基層法院檔案管理中仍存在一些不容忽視的問題。

1、訴訟檔案的數(shù)量急速遞增。隨著社會主義法制的健全，普法教育的深入，人民群眾運用法律武器保護自己合法權(quán)益的意識不斷增強，訴至法院的各類糾紛也不斷增長。同時由于2007年4月1日實施的《訴訟費用交納辦法》從多個方面降低訴訟費用收費標(biāo)準(zhǔn)，直接導(dǎo)致基層法院收案數(shù)量的大幅度上升，檔案數(shù)量也隨之急速增長。如常州市天寧區(qū)法院1980年至1990年的庫存檔案數(shù)量為465卷732冊，1991年至2000年的庫存檔案數(shù)量為27407卷48351冊，到2008年8月，全院庫存檔案數(shù)量已經(jīng)達到66378卷116953冊，其中僅2008年8個月的歸檔數(shù)量即有10452卷18712冊，增長速度可見一斑。

2、人員配備相對不足。根據(jù)《人民法院檔案管理辦法》中的機構(gòu)和職責(zé)的第五條規(guī)定，各基層法院相繼都設(shè)置了檔案機構(gòu)，配備了專職檔案干部，這是做好檔案工作的必要條件。根據(jù)有關(guān)規(guī)定保存檔案一萬卷（件）應(yīng)該設(shè)專職檔案干部一名為基數(shù)，超過部分每超過一萬五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影響，大部分基層法院的專職檔案員僅有1－2名。檔案工作人員的相對不足與急速增長的檔案量和工作量之間的矛盾，導(dǎo)致檔案人員每天只能疲于應(yīng)付檔案的有關(guān)事宜，無法抽出更多的精力做好檔案的開發(fā)利用、信息化管理等工作。

3、法律規(guī)定的相對滯后。最高人民法院于1991制定并實施《人民法院檔案管理辦法》（下稱《辦法》），時至今日，隨著社會生活日新月異的變化，世界經(jīng)濟突飛猛進的迅速發(fā)展，該辦法存在的弊端日益突出。如《辦法》規(guī)定“經(jīng)濟合同糾紛案件訴訟標(biāo)的在十五萬元以上的，保管期限為永久，訴訟標(biāo)的在五萬元以上十五萬元以下的，保管期限為長期”，然而隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，訴訟標(biāo)的數(shù)十萬元甚至百萬元的案件大量涌進法院，若仍舊以十五萬元的標(biāo)的作為永久保存的標(biāo)準(zhǔn)，必將導(dǎo)致檔案庫存量過大，筆者認為將訴訟標(biāo)的在一百萬元以上作為永久保存，五十萬元以上作為長期保存更為適宜?！掇k法》規(guī)定“缺席判決的民事案件為永久卷”。如果公民的一件普通離婚案件，因被告下落不明，缺席判決就定為永久卷，或是一件標(biāo)的不滿1000元標(biāo)準(zhǔn)的普通案件，僅因被告經(jīng)傳喚未到庭應(yīng)訴缺席判決就定為永久卷，筆者認為不妥，定為短期卷即可?！掇k法》還規(guī)定“經(jīng)上級法院復(fù)查改判的民事、經(jīng)濟、行政訴訟案件定為永久卷”。一般上訴案件有三種結(jié)果：維持原判，依法改判、發(fā)回重審，而改判又分為部分改判或變更原判決的全部，此項規(guī)定較難執(zhí)行，這樣的案卷定為長期卷即可。因此，《辦法》已遠遠不能適應(yīng)當(dāng)前我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民法院應(yīng)當(dāng)以對歷史負責(zé)、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想的態(tài)度，根據(jù)新形勢新特點，重新確定相關(guān)管理辦法，發(fā)揮法院檔案利用的實際效益，更好地服務(wù)審判。

二、解決問題的相關(guān)對策建議

摘要:人民法院檔案信息化建設(shè)是法院信息化工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會信息化程度的提高，人民法院檔案信息化建設(shè)也日益成為大家普遍關(guān)注的問題，檔案資源的合理有序共享是實現(xiàn)司法便民的有效途徑。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+審判”時代，如何依托信息科技著力建設(shè)檔案信息化工程，是人民法院當(dāng)前需迫切解決的課題。

關(guān)鍵詞:檔案;信息化;困境應(yīng)對

一、平陽法院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及梳理

(一)檔案存儲情況

我院現(xiàn)存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室?guī)齑嬖V訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統(tǒng)顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統(tǒng)的共有131194件，比例為已存案件的98．3%，并且訴訟檔案的數(shù)量還在不斷增加。

(二)檔案管理利用現(xiàn)狀

基層檢察檔案是國家檔案的重要組成部分,它既是是構(gòu)成整個檢察系統(tǒng)訴訟檔案必不可少的一部分，也是社會的寶貴財富。人民檢察院檔案工作既是基礎(chǔ)工作,也是保障工作。在經(jīng)濟社會高速發(fā)展的今天，檢察檔案的擁有量和使用量日益增多，這也對檢察檔案管理工作提出了更高要求。在新形勢下，必須充分認識基層檢察檔案管理工作的特點及問題，把檢察檔案管理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、便捷化的軌道，使其更好地為檢察工作服務(wù)，更好地推動檢察各項工作的順利開展。

一、基層檢察檔案管理工作的特點

1、檢察檔案管理工作是一項保存檢察訴訟活動記錄的重要工作。這些檔案是記錄和反映檢察工作活動的珍貴資料，大部分材料只有一份，是孤本，一旦丟失或損毀，將造成無法補救的損失。

2、其保管的訴訟檔案專業(yè)性強，使用頻繁。特別是公安、法院在打擊犯罪、維護社會治安和國家安全工作中，需要經(jīng)常查閱有關(guān)的刑事訴訟檔案，以尋找破案的線索和證據(jù)材料及相關(guān)的法律依據(jù)。

3、保管期限長、數(shù)量多。隨著法制建設(shè)的不斷推進，訴訟檔案數(shù)量不斷增多，并且根據(jù)《高檢院檔案管理辦法》的規(guī)定，訴訟卷宗大多保存期限為長期或永久。

4、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存。隨著全國檢察機關(guān)辦案信息管理系統(tǒng)的啟用，各地基層院不同程度地將案件信息錄入電腦，事實上，形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面。

論文關(guān)鍵詞：基層人民法院檔案管理利用

論文摘要：如何做好法院檔案管理工作，實現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設(shè)社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是當(dāng)前基層人民法院亟待解決的問題?；鶎尤嗣穹ㄔ鹤鳛閲覍徟袡C關(guān)的前沿陣地，不僅承擔(dān)了大量的刑事、民商事、行政和執(zhí)行等多項審判工作，也是構(gòu)建和諧司法、展示國家司法權(quán)威和提高司法公信力的“第一道防線”。

隨著社會的不斷進步，檔案的擁有量和使用量日益增多，法院檔案的管理工作必須堅持高起點、高標(biāo)準(zhǔn)、高要求，不斷提高法院檔案質(zhì)量和檔案的有效開發(fā)和利用，更好地服務(wù)審判服務(wù)社會。如何做好法院檔案管理工作，實現(xiàn)法院檔案工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設(shè)社會主義法治國家進程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，是當(dāng)前基層人民法院亟待解決的問題。

人民法院的檔案是國家檔案的重要組成部分，真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，為實行審判監(jiān)督提供了重要依據(jù)和必要條件，是做好法院各項工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)和條件。

一、基層法院檔案管理利用面臨的形勢

（一）訴訟檔案數(shù)量急速遞增

市人民政府辦公室：

我院在接到X政辦發(fā)（2004）102號文件通知后，對檔案執(zhí)法工作檢查非常重視，迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案執(zhí)法自查工作，現(xiàn)將自查情況匯報如下：

一、自查基本情況匯報

（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確

我院的檔案工作由院長XXX直接分管，辦公室主任XXX主管，XXX到XX鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任XXX主管，檔案員負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務(wù)，大小會議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結(jié)時談利弊。通過這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在1998年12月18日經(jīng)考評驗收已達省C1級標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進展。

（二）、增加經(jīng)費投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理

今年來，在院黨組的領(lǐng)導(dǎo)下，在省高院和市檔案管理部門的指導(dǎo)下，在各縣區(qū)法院及本院各部門的大力支持下，我院檔案工作較好地完成了年初的工作目標(biāo)?，F(xiàn)總結(jié)如下:

一、主要工作完成情況

1、調(diào)整充實了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，加強了檔案工作的隊伍建設(shè)。根據(jù)今年院里的人事變動，調(diào)整充實院檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員，成立了檔案鑒銷領(lǐng)導(dǎo)小組，做到檔案工作時時有人抓、事事有人管，分工協(xié)作，責(zé)任明確。另外，利用院機關(guān)工作人員輪崗交流的契機，補充了我院檔案專業(yè)人員的隊伍，并及時對新進檔案人員進行了保密和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化了專業(yè)檔案人員的隊伍建設(shè)。

2、加強了檔案管理的軟硬件建設(shè)，促進了檔案工作的規(guī)范化管理。今年來，我院為了加強檔案管理工作，按照省市有關(guān)文件精神，結(jié)合本院檔案工作的實際，進一步制訂和完善了一些檔案管理制度，如新制訂了《市中級人民法院檔案管理暫行辦法》，進一步規(guī)范了訴訟、文件、財務(wù)檔案的整理、立卷、歸檔、調(diào)閱、定密、銷毀等檔案工作。根據(jù)檔案安全的“八防”要求，給檔案室新配置了防磁、防潮等設(shè)備，增加了檔案保管的安全性。

3、加強《檔案法》的宣傳教育工作。我院利用網(wǎng)絡(luò)媒體，在法院網(wǎng)上宣傳《檔案法》，解讀《檔案法》的有關(guān)規(guī)定。

4、檔案信息化工作正式起步。我院購置了檔案管理服務(wù)器、A3高速掃描儀、A3高速復(fù)印機、卷宗自動裝訂機等設(shè)備，為檔案信息化做好了物質(zhì)準(zhǔn)備?！督蚩茩n案管理軟件》已經(jīng)正式使用，部分文書檔案已經(jīng)實行了電子化。

×市人民法院關(guān)于開展檔案執(zhí)法檢查的自查報告

市人民政府辦公室：公務(wù)員之家版權(quán)所有，全國公務(wù)員共同的天地!

我院在接到政辦發(fā)（）號文件通知后，對檔案執(zhí)法工作檢查非常重視，迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案執(zhí)法自查工作，現(xiàn)將自查情況匯報如下：

一、自查基本情況匯報

（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確

我院的檔案工作由院長×直接分管，辦公室主任×主管，×到×鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任×主管，檔案員負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務(wù)，大小會議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結(jié)時談利弊。通過這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在年×月×日經(jīng)考評驗收已達省級標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進展。

市人民政府辦公室：

我院在接到X政辦發(fā)（2004）102號文件通知后，對檔案執(zhí)法工作檢查非常重視，迅速組織相關(guān)人員按照通知要求的內(nèi)容，開展檔案執(zhí)法自查工作，現(xiàn)將自查情況匯報如下：

一、自查基本情況匯報

（一）、領(lǐng)導(dǎo)重視，思想統(tǒng)一，任務(wù)明確

我院的檔案工作由院長XXX直接分管，辦公室主任XXX主管，XXX到XX鄉(xiāng)掛職后，又由院志辦主任XXX主管，檔案員負責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)和管理體制。我院一直把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《云南省檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務(wù)，大小會議上經(jīng)常講，檢查工作中對照查，年底總結(jié)時談利弊。通過這一系列途徑的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在1998年12月18日經(jīng)考評驗收已達省C1級標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，又有了新的進展。

（二）、增加經(jīng)費投入，抓緊系統(tǒng)化的檔案管理