公文的材料包括形成公文主旨和表達(dá)主旨所依據(jù)的事實(shí)現(xiàn)象、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、政策法規(guī)、上級(jí)精神等等。公文材料不同于文學(xué)作品的素材和題材，也與一般新聞體、史傳體或說(shuō)明體、議論體等實(shí)用文章不同，它的范圍要廣泛一些。概而言之，公文材料的范圍主要包括兩個(gè)方面：精神依據(jù)和事實(shí)情況。

精神依據(jù)是指黨和國(guó)家的路線(xiàn)、方針，國(guó)家的法律、法規(guī)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所頒布的相關(guān)政策、規(guī)定以及其他有關(guān)的文件精神。

事實(shí)情況包括直接發(fā)生的和間接轉(zhuǎn)引的。公文中所反映的情況主要指直接發(fā)生的、發(fā)現(xiàn)的、總結(jié)概括的事實(shí)情況，即本地區(qū)、本部門(mén)、本單位遇到的問(wèn)題、發(fā)生的事情（過(guò)程、動(dòng)向）、工作的進(jìn)程（作法、經(jīng)驗(yàn)）種種。它在公文里表現(xiàn)為具體事例、現(xiàn)象概括、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等形式。這種直接發(fā)生的事實(shí)情況，是第一手材料。此外，公文的事實(shí)情況里也包括間接轉(zhuǎn)引來(lái)的事例、概述、數(shù)字、經(jīng)驗(yàn)、成果等。

無(wú)論哪一類(lèi)材料，都要求做到真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠?！扒闆r確實(shí)”，是寫(xiě)好公文的基本要求。這在新舊兩個(gè)《辦法》中是一致的。為了做到材料可靠、情況確實(shí)，我們?cè)诓牧蠝?zhǔn)備上一般要抓好四個(gè)環(huán)節(jié)的工作：占有、篩選、核實(shí)、加工。

一、詳盡占有材料

寫(xiě)好公文必須詳盡地占有材料。材料是形成觀點(diǎn)的基礎(chǔ)，事實(shí)、數(shù)字，這都是公文表達(dá)出來(lái)的“干貨”，當(dāng)然十分重要?！捌┤绱蠼巢俳?，無(wú)土木材料，縱有成風(fēng)盡堊手段，何處設(shè)施？”（清·劉大：《論文偶記》）寫(xiě)公文如巧匠有具有禾無(wú)材無(wú)料也做不成東西。以上是從形成與表達(dá)兩方面說(shuō)的。

寫(xiě)作商務(wù)信函并不要求您使用華麗優(yōu)美的詞句。所有您需要做的就是，用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方可以非常清楚的了解您想說(shuō)什么。圍繞這一點(diǎn)，我們總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望對(duì)您寫(xiě)作商務(wù)信函有借鑒作用。

口語(yǔ)化

每一封信函的往來(lái)，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現(xiàn)感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫(xiě)作商務(wù)信函就應(yīng)該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來(lái)應(yīng)該是熱情而友好的信函寫(xiě)得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫(xiě)“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實(shí)我們簡(jiǎn)單的來(lái)理解一下，每次信函的往來(lái)不就是跟對(duì)方進(jìn)行了一次交談嗎？只不過(guò)是把交談的內(nèi)容寫(xiě)到了紙上而已。多用一些簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)句，用我/我們做主語(yǔ)，這樣才能讓我們的信函讀起來(lái)熱情，友好，就象兩個(gè)朋友之間的談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。

想象一下，如果您由于無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨而在電話(huà)上跟您的合作伙伴表示歉意時(shí)，您會(huì)怎么說(shuō)？我想您會(huì)說(shuō)“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話(huà)中您會(huì)這樣說(shuō)，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話(huà)那樣簡(jiǎn)單，自然，人性化。

語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)

由于您寫(xiě)的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫(xiě)之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫(xiě)這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說(shuō)性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過(guò)信函中的語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)來(lái)表現(xiàn)。

不同種類(lèi)的調(diào)研報(bào)告，其調(diào)研報(bào)告格式與寫(xiě)法總體上大致相同，但由于強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)和要求不完全一樣，因此，每種調(diào)研報(bào)告格式的寫(xiě)法也有一定的區(qū)別。下面，對(duì)幾種常用調(diào)研報(bào)告格式及調(diào)研報(bào)告的寫(xiě)法分別作一些簡(jiǎn)要介紹。

1.反映基本情況的調(diào)研報(bào)告格式

這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式，主要用于反映某一地區(qū)、某一領(lǐng)域或某一事物的基本面貌，目的在于報(bào)告全面的情況，為決策者制定方針政策、規(guī)定任務(wù)、采取措施提供決策依據(jù)和參考。這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式常用于向上級(jí)報(bào)告工作，如黨委、人大、政府和政協(xié)機(jī)關(guān)，以及部門(mén)和單位領(lǐng)導(dǎo)下基層了解面上情況后所寫(xiě)的調(diào)研報(bào)告，多用于此類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式。這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式的寫(xiě)法偏重于反映客觀情況，分析研究的成份相對(duì)少一些，一般也不要求提出理論性的主題思想。在寫(xiě)作過(guò)程中，這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式的標(biāo)題，一般要點(diǎn)明是關(guān)于什么單位或者地區(qū)、什么問(wèn)題的調(diào)查。其前言一般是介紹調(diào)查的緣由、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、范圍和方式等。由于這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式的主體內(nèi)容涉及面一般都比較寬，因此，這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式在寫(xiě)作上往往采用橫向結(jié)構(gòu)。如綜合反映一個(gè)地區(qū)的情況，可從經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)、社會(huì)建設(shè)、組織領(lǐng)導(dǎo)等若干方面來(lái)撰寫(xiě);如反映某一方面的情況，則可分為基本概況、主要成績(jī)、突出問(wèn)題等若干層次。當(dāng)然，每個(gè)大的部分中還可以分為若干個(gè)小的問(wèn)題來(lái)寫(xiě)。

2.總結(jié)典型經(jīng)驗(yàn)的調(diào)研報(bào)告格式

這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式，主要用于對(duì)先進(jìn)典型進(jìn)行深人調(diào)查分析后，提煉出成功的經(jīng)驗(yàn)和有效措施，以指導(dǎo)和推動(dòng)面上的工作。因此，這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式寫(xiě)法主要包括:基本情況、突出成績(jī)、具體做法、主要體會(huì)等。這類(lèi)調(diào)研報(bào)告格式的標(biāo)題一般要反映主題。前言大多采用概述主要成績(jī)、發(fā)展變化，并提示基本經(jīng)驗(yàn)的寫(xiě)法。主體部分需要充分展開(kāi)，不僅要寫(xiě)具體做法，而且要寫(xiě)切身體會(huì);不僅要寫(xiě)感性認(rèn)識(shí)，而且要上升到理性認(rèn)識(shí)。這兩方面是相輔相成、缺一不可的，沒(méi)有具體做法，體會(huì)就是空的;不上升到理性認(rèn)識(shí)，感性認(rèn)識(shí)就難以具有廣泛的指導(dǎo)意義和推廣價(jià)值。結(jié)尾可以歸納全文、強(qiáng)調(diào)主旨，或者指出不足、展望未來(lái)。在行文的語(yǔ)氣上，經(jīng)驗(yàn)調(diào)研報(bào)告格式與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)不同，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)用第一人稱(chēng)，行文語(yǔ)氣必須謙虛，而調(diào)研報(bào)告則用第三人稱(chēng)，可以熱情贊揚(yáng)，以促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的推廣。

3.反映新生事物的調(diào)研報(bào)告格式

(一)總結(jié)的標(biāo)題

總結(jié)的標(biāo)題有種種形式，最常見(jiàn)的是由單位名稱(chēng)、時(shí)間、主要內(nèi)容、文種組成，如《××市財(cái)政局1999年工作總結(jié)》、《××廠2000年上半年工作總結(jié)》。

有的總結(jié)標(biāo)題中不出現(xiàn)單位名稱(chēng)，如《創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)總結(jié)》、《1999年教學(xué)工作總結(jié)》。

有的總結(jié)標(biāo)題只是內(nèi)容的概括，并不標(biāo)明“總結(jié)”字樣，但一看內(nèi)容就知道是總結(jié)，如《一年來(lái)的談判及前途》《選集》上卷，人民出版社1980年版，第251頁(yè)。、《走活三步棋，選好一把手》《先鋒》1996年第5期。等。

還有的總結(jié)采用雙標(biāo)題。正標(biāo)題點(diǎn)明文章的主旨或重心，副標(biāo)題具體說(shuō)明文章的內(nèi)容和文種，如《構(gòu)建農(nóng)民進(jìn)入市場(chǎng)的新機(jī)制——運(yùn)城麥棉產(chǎn)區(qū)發(fā)展農(nóng)村經(jīng)濟(jì)的實(shí)踐與總結(jié)》、《加強(qiáng)醫(yī)德修養(yǎng)樹(shù)立醫(yī)療新風(fēng)——南方醫(yī)院惠僑科精神文明建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)》。

(二)總結(jié)的正文

公文寫(xiě)作有四大要素：材料、主題、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言。

（一）材料

選擇材料有四個(gè)環(huán)節(jié)：材料的占有、鑒別、選擇、使用。

選擇材料有四個(gè)原則：圍繞主題、材料典型、真實(shí)準(zhǔn)確、生動(dòng)新穎。

（二）主題（主旨、發(fā)文意圖）

確定主題的依據(jù)：以實(shí)現(xiàn)寫(xiě)作目的為依據(jù)；以材料本身的意義為依據(jù)。

行政公文，是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是人類(lèi)在治理社會(huì)、管理國(guó)家的公務(wù)實(shí)踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。它是特殊規(guī)范化的文體，具有其它文體所沒(méi)有的權(quán)威性，有法定的制作權(quán)限和確定的讀者，有特定的行文格式（注意：比模式更進(jìn)一步）并有行文規(guī)則和辦理辦法。我國(guó)公文一律按照國(guó)務(wù)院辦公廳1987年2月18日、1993年11月修訂的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》寫(xiě)作和辦理。

公文寫(xiě)作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)，懂得工作中許多微妙的關(guān)節(jié)，而在具體起草中要求較好的文字語(yǔ)言工夫。公文語(yǔ)言總的要求是莊重、平實(shí)、概括。公文語(yǔ)言功夫的核心是選詞。選詞一：要根據(jù)所反映的客觀實(shí)際需要，二：要符合明晰、確切、簡(jiǎn)練的標(biāo)準(zhǔn)，三：要根據(jù)具體的語(yǔ)言環(huán)境，為避免上下文重復(fù)而選擇不同的詞語(yǔ)，注意文中所涉及對(duì)象和閱讀對(duì)象。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用形象和描繪性詞語(yǔ)和口語(yǔ)，不用方言土語(yǔ)，十分規(guī)范。

需要特別提出公文結(jié)構(gòu)用語(yǔ)。一是開(kāi)頭用語(yǔ)，用來(lái)表示行文目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為（了）、關(guān)于、由于、對(duì)于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結(jié)尾用語(yǔ)。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報(bào)告、函告）等。三是過(guò)渡用語(yǔ)。如為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語(yǔ)。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責(zé)成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實(shí)執(zhí)行等。五是稱(chēng)謂用語(yǔ)。有第一人稱(chēng)：我、本；第二人稱(chēng)：你、貴；第三人稱(chēng)：該。等等。

國(guó)家行政公文有12類(lèi)13種,即命令（令）；議案；決定；指示；公告、通告；通知；通報(bào)；報(bào)告；請(qǐng)示；批復(fù)；函；會(huì)議紀(jì)要。公務(wù)員之家

公文主文結(jié)構(gòu)，是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項(xiàng)設(shè)置）之外的公文核心部分。

這一部分的寫(xiě)作，是公文寫(xiě)作的難點(diǎn)。

一、請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

(一)概念與分類(lèi)

請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)”。

請(qǐng)示正文一般分為三個(gè)部分:①請(qǐng)示的理由。這部分十分重要,它是請(qǐng)示的依據(jù)和出發(fā)點(diǎn),是能否得到滿(mǎn)意批復(fù)的關(guān)鍵,一定要充分說(shuō)明理由。②請(qǐng)示的具體事項(xiàng)及要求。這部分有什么就寫(xiě)什么,要明確、具體。③結(jié)語(yǔ)。一般用“妥否,請(qǐng)批示”等語(yǔ)。

(二)寫(xiě)作要求

1、請(qǐng)示的理由要充分有力,請(qǐng)示的事項(xiàng)和要求要明確。對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的理由要實(shí)事求是,具有說(shuō)服力,不能虛報(bào)。注意行文語(yǔ)言,選用詞語(yǔ)要謙敬、分寸得當(dāng),一般不用請(qǐng)馬上、請(qǐng)立即等詞語(yǔ)。

人們?cè)谕瓿闪苏{(diào)查工作之后，為了使調(diào)查的成果形成為文字，就要撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告。那么調(diào)查報(bào)告是怎樣一種文章體裁呢？調(diào)查報(bào)告是根據(jù)調(diào)查研究的成果寫(xiě)出的反映客觀事實(shí)的書(shū)面報(bào)告。由于調(diào)查報(bào)告是調(diào)查與分析、實(shí)踐與理論、客觀與主觀相結(jié)合的實(shí)用性文體，是從調(diào)查目的通向社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的橋梁和工具，它在社會(huì)生活、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和人類(lèi)的其他實(shí)踐活動(dòng)中具有十分重要的作用。

一、調(diào)查報(bào)告的類(lèi)別

調(diào)查報(bào)告亦有別稱(chēng)，像考察報(bào)告、調(diào)研報(bào)告及××調(diào)查等都是常見(jiàn)的。

從內(nèi)容性質(zhì)分，調(diào)查報(bào)告有以下六種：

(一)專(zhuān)題型調(diào)查報(bào)告。

這是針對(duì)某個(gè)事情或問(wèn)題撰寫(xiě)的調(diào)查報(bào)告。它能及時(shí)揭露現(xiàn)實(shí)生活中的矛盾，反映群眾的意見(jiàn)和要求，研究急需解決的具體的實(shí)際問(wèn)題，并根據(jù)調(diào)查的結(jié)果提出處理意見(jiàn)，或者對(duì)策，或是建議。

何為領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿“高度”

講話(huà)稿的“高度”反映出講話(huà)者和寫(xiě)作者的水平。領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)特別是黨政一把手講話(huà)十分強(qiáng)調(diào)“高度”問(wèn)題，一些領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)講話(huà)稿起草工作是否滿(mǎn)意，首先看它是否有高度。

領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿要有一定的高度，是指站得高、看得遠(yuǎn)，善于從全局上思考和觀察問(wèn)題，從本質(zhì)上分析和解決問(wèn)題，就事論理，

對(duì)工作實(shí)踐問(wèn)題作理性的思考和科學(xué)的分析，從中把握工作規(guī)律，提出科學(xué)對(duì)策措施，指導(dǎo)工作實(shí)踐。

“有高度”主要是指講話(huà)思想上的高度——看問(wèn)題比較全面，分析問(wèn)題比較透徹，考慮問(wèn)題著眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，避免平鋪直敘，泛泛而談；理論上的高度——注重理論和實(shí)際的結(jié)合，講話(huà)既有前瞻性、指導(dǎo)性，又有可行性、可操作性；內(nèi)容上的高度——能涉及全局工作，體現(xiàn)全局的面貌，推動(dòng)全局的改革、發(fā)展與穩(wěn)定；位置上的高度——放眼全局、著眼大局，符合領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的身份，在貼近和符合領(lǐng)導(dǎo)特征方面超出一般水平，反映領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的立場(chǎng)和觀點(diǎn)，體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的水平；政策上的高度——符合國(guó)家法律法規(guī)、政策和上級(jí)的精神，在思想上或步調(diào)上與中央和上級(jí)黨委、政府保持一致，反映群眾根本利益，對(duì)宏觀起指導(dǎo)作用；寫(xiě)作上的高度——立意高，層次高，寫(xiě)作技法達(dá)到精美程度，通過(guò)材料選取、謀篇布局和語(yǔ)言表達(dá)等帶來(lái)審美情趣超出一般水平；理論上的高度——站在哲學(xué)的高度對(duì)工作進(jìn)行高度的概括與抽象、濃縮與提煉、歸納與總結(jié)；等等。一篇有高度的領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿，既是主講人思想的體現(xiàn)，也是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)單位形象的表述，又是撰稿人辛勤勞動(dòng)的成果。因此，無(wú)論是主講人，還是撰寫(xiě)者，都必須十分重視領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿寫(xiě)作的“高度”，不斷提高講話(huà)稿寫(xiě)作水平，把領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿寫(xiě)得更好，寫(xiě)得更有高度和深度。

“高度”需體現(xiàn)較強(qiáng)理論色彩

閉幕詞的主要特點(diǎn)是宣告性和總結(jié)性。凡重要會(huì)議或重要活動(dòng)，與開(kāi)幕詞相對(duì)應(yīng)，一般都有閉幕詞，這是一道必不可少的程序，標(biāo)志著整個(gè)會(huì)議或活動(dòng)的結(jié)束。閉幕詞通常要對(duì)會(huì)議或活動(dòng)作出正確的評(píng)估和總結(jié)，充分肯定會(huì)議或活動(dòng)所取得的成果，強(qiáng)調(diào)會(huì)議或活動(dòng)的主要精神和深遠(yuǎn)影響，激勵(lì)有關(guān)人員宣傳會(huì)議或活動(dòng)的精神實(shí)質(zhì)和貫徹落實(shí)有關(guān)的決議或倡議。

閉幕詞的結(jié)構(gòu)與開(kāi)幕詞大體相同，其中標(biāo)題，只需將“開(kāi)幕詞”換成“閉幕詞”即可，署名、稱(chēng)謂也完全一樣，只是正文的內(nèi)容有所區(qū)別。

閉幕詞的正文同樣包括開(kāi)頭、主體和結(jié)尾。

開(kāi)頭，先說(shuō)明會(huì)議或活動(dòng)已經(jīng)完成預(yù)定的任務(wù)，現(xiàn)在即將閉幕，接著簡(jiǎn)述會(huì)議或活動(dòng)的基本情況，恰如其分地對(duì)其收獲、意義和影響作出總的評(píng)價(jià)。

主體是正文的重點(diǎn)所在，主要總結(jié)會(huì)議或活動(dòng)的主要成果或收獲，向出席者提出具體的要求。要從理論的高度上進(jìn)行概括歸納，做到層次清楚，重點(diǎn)突出，言簡(jiǎn)意明，具有邏輯性和深刻性。

結(jié)尾展望未來(lái)，發(fā)出號(hào)召，提出希望，表示祝愿，使出席者在激動(dòng)、振奮中離去；還可以用誠(chéng)懇熱情的詞語(yǔ)，向?yàn)榇髸?huì)或活動(dòng)圓滿(mǎn)成功而辛勤服務(wù)的工作人員表示謝意。