市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法治環(huán)境下，行政單位作為具有民事權(quán)利能力和民事行為能力的獨(dú)立法人，依法獨(dú)立享有民事權(quán)利、承擔(dān)民事義務(wù)。合同是單位各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中明確雙方權(quán)利義務(wù)的主要載體，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，有助于提高行政單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)范性，提升內(nèi)部管理水平；有助于保障單位合法權(quán)益，降低經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)利益最大化；有助于控制經(jīng)辦和審批人員的廉政風(fēng)險(xiǎn)，減少職務(wù)犯罪的可能性。隨著行政單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)范水平進(jìn)一步提高，簽訂經(jīng)濟(jì)合同的頻率和合同標(biāo)的規(guī)模呈逐年上升的態(tài)勢(shì)，加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理、防控合同風(fēng)險(xiǎn)成為單位內(nèi)部控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、合同管理流程中的審計(jì)重點(diǎn)關(guān)注點(diǎn)

內(nèi)部審計(jì)作為行政單位提升內(nèi)部管理水平的重要抓手，在監(jiān)督經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和執(zhí)行的有效性、及時(shí)反饋內(nèi)控信息、促進(jìn)完善制度體系建設(shè)等方面具有不可替代的作用，同時(shí)也是降低單位經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險(xiǎn)、防范工作人員廉政風(fēng)險(xiǎn)的有效保障。行政單位的經(jīng)濟(jì)合同以購(gòu)置資產(chǎn)、購(gòu)買服務(wù)、工程建設(shè)等內(nèi)容居多，各單位流程略有差異，但總體而言較類似。實(shí)際操作中，經(jīng)濟(jì)合同管理，涵蓋確定合同相對(duì)人（含招標(biāo)）、合同起草與會(huì)簽、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同變更、合同結(jié)算、合同歸檔等工作。行政單位的內(nèi)部審計(jì)部門不僅要對(duì)合同執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行審計(jì)，更需將審計(jì)關(guān)口前移，使審計(jì)監(jiān)督貫穿合同管理的始終，從源頭上防范風(fēng)險(xiǎn)（詳見(jiàn)圖1）。（一）合同內(nèi)容與招投標(biāo)結(jié)果是否一致。項(xiàng)目金額達(dá)到國(guó)家招投標(biāo)規(guī)定或者各單位內(nèi)部制度要求時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式確定貨物、服務(wù)或工程的合同相對(duì)人。為防止中標(biāo)單位與經(jīng)辦部門或個(gè)人串通，通過(guò)較低價(jià)中標(biāo)后，以與中標(biāo)不一致或明顯存在法律漏洞和權(quán)利義務(wù)瑕疵的內(nèi)容簽訂合同，內(nèi)部審計(jì)在合同簽訂階段應(yīng)關(guān)注合同內(nèi)容與招投標(biāo)結(jié)果是否一致。如有條件，內(nèi)審部門還應(yīng)介入招投標(biāo)各環(huán)節(jié)的監(jiān)督。（二）重大合同是否領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策。單位經(jīng)濟(jì)合同管理是否根據(jù)合同金額或其他重要因素實(shí)行分級(jí)管理，區(qū)別一般合同、重大合同、特別重大合同。對(duì)于金額較大、內(nèi)容復(fù)雜的合同是否經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批；對(duì)于特別重大合同是否經(jīng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)論證并由領(lǐng)導(dǎo)班子集體科學(xué)決策，決策記錄是否齊全，并在單位制度層面有“三重一大”等長(zhǎng)效機(jī)制保障。同時(shí)，需關(guān)注是否存在將重大合同拆分成多個(gè)小合同以規(guī)避有關(guān)規(guī)定、導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)活動(dòng)存在違法違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的情況。（三）合同簽訂人是否經(jīng)授權(quán)。經(jīng)濟(jì)合同經(jīng)一定審批程序后，對(duì)外簽訂。關(guān)注合同簽訂人是否經(jīng)合規(guī)的書(shū)面手續(xù)授權(quán)或經(jīng)制度批量授權(quán)，防止部門和個(gè)人未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)權(quán)限以單位名義對(duì)外簽訂經(jīng)濟(jì)合同、或違反規(guī)定以單位名義簽訂國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律禁止行政單位簽訂的合同（如行政單位不允許簽訂擔(dān)保合同），導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益受損。（四）合同印章保管是否。規(guī)范合同印章保管不規(guī)范，將導(dǎo)致存在發(fā)生經(jīng)辦人員未經(jīng)授權(quán)或超越授權(quán)權(quán)限擅自對(duì)外簽訂合同謀取個(gè)人不正當(dāng)利益的可能，使單位面臨較大的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，致使單位利益、信譽(yù)、形象受損的嚴(yán)重后果，尤其是行政單位一定程度上代表了國(guó)家和政府形象，對(duì)外行使權(quán)利義務(wù)應(yīng)特別謹(jǐn)慎。（五）合同履行中重大變。更手續(xù)是否齊全關(guān)注對(duì)合同條款未明確約定的事項(xiàng)是否及時(shí)協(xié)議補(bǔ)充，合同履行過(guò)程中發(fā)生重大變更是否按規(guī)定程序辦理合同變更或合同解除。重大變更不能以執(zhí)行部門口頭或簡(jiǎn)單的通知為依據(jù)，不僅要簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議仍需經(jīng)合同會(huì)簽程序嚴(yán)格把關(guān)。對(duì)于重大追加支出項(xiàng)目，追加部分如達(dá)到政府采購(gòu)或招投標(biāo)等國(guó)家有關(guān)規(guī)定的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)手續(xù)，不可擅自簡(jiǎn)化操作。

二、行政合同管理的制度設(shè)計(jì)

內(nèi)部審計(jì)不僅要監(jiān)督單位經(jīng)濟(jì)合同管理執(zhí)行的有效性，同時(shí)需關(guān)注經(jīng)濟(jì)合同管理制度設(shè)計(jì)的合理性和有效性。經(jīng)濟(jì)合同的簽訂往往涉及法律、財(cái)經(jīng)、合同主體資信、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等諸多內(nèi)外部因素，行政單位宜采取多部門聯(lián)合會(huì)簽流程，嚴(yán)把審批關(guān)。經(jīng)濟(jì)合同管理一般涉及以下部門職責(zé)分工：1.經(jīng)辦部門，負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同前期談判、合同條款草擬、合同執(zhí)行等工作，主要包括合同訂立前履行必要采購(gòu)手續(xù)，對(duì)方資信調(diào)查，合同標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等合同具體情況把關(guān)。2.法務(wù)部門，負(fù)責(zé)審核經(jīng)濟(jì)合同是否存在違法、違約風(fēng)險(xiǎn)，主要包括合同簽訂是否符合法律法規(guī)要求，條款的運(yùn)用是否平等，是否存在違法風(fēng)險(xiǎn)等。3.財(cái)務(wù)部門，負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同資金支付及執(zhí)行情況把關(guān)，主要包括合同價(jià)款支付合理性、可行性、合規(guī)性，履約保證金、質(zhì)量保證金、違約賠償?shù)葪l款的合理性。4.監(jiān)督部門，內(nèi)審、紀(jì)檢部門等，負(fù)責(zé)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂、執(zhí)行的全過(guò)程監(jiān)督。5.歸口部門，根據(jù)單位實(shí)際情況，設(shè)立合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)審查合同會(huì)簽程序是否完備，修改意見(jiàn)是否落實(shí)，合同檔案管理和合同印章管理等。不相容崗位相分離，形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)部制衡機(jī)制，是預(yù)防發(fā)生舞弊等行為的有效內(nèi)控手段。因此，內(nèi)部審計(jì)關(guān)注單位合同管理制度是否建設(shè)完善、合同管理的部門職責(zé)是否分工明確、合同授權(quán)審批程序是否有效開(kāi)展的同時(shí)，還需關(guān)注單位是否做到不相容崗位相分離，實(shí)現(xiàn)授權(quán)審批與業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗位相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)核算崗位相分離、款項(xiàng)結(jié)算與檔案保管崗位相分離等。

三、合同管理風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及對(duì)策

摘要：在高校管理中，已經(jīng)將合同管理作為其中一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，特別是進(jìn)口設(shè)備的合同管理更是重中之重，由此可見(jiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理的重要性，本文在分析進(jìn)口設(shè)備合同管理意義的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)從六個(gè)方面說(shuō)明進(jìn)口設(shè)備合同管理的有效策略，使高校能夠真正將進(jìn)口設(shè)備合同管理工作落實(shí)到實(shí)處。

關(guān)鍵詞：高校管理;合同管理;進(jìn)口設(shè)備合同

一、引言

隨著高校對(duì)教學(xué)科研設(shè)備的投入不斷加大，教學(xué)科研水平的不斷提高，高校所購(gòu)的教學(xué)科研進(jìn)口儀器設(shè)備不斷增多，只有加強(qiáng)對(duì)進(jìn)口設(shè)備的合同管理才能使采購(gòu)合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量、服務(wù)，通過(guò)對(duì)進(jìn)口設(shè)備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①?gòu)置風(fēng)險(xiǎn)降至最低，還能有效的實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部設(shè)備的管理，保證高校進(jìn)口設(shè)備引入資金的合理使用，發(fā)揮設(shè)備的最大效益。

二、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的必要性

一般情況下，高校進(jìn)口設(shè)備合同管理分為合同前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進(jìn)口設(shè)備合同管理能夠保證在引入進(jìn)口設(shè)備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)過(guò)程滿足相應(yīng)的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應(yīng)的職責(zé)，防止違約情況發(fā)生[1]。進(jìn)口設(shè)備合同管理是動(dòng)態(tài)的，是貫穿于高校進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)過(guò)程和使用過(guò)程中一項(xiàng)不可缺少的工作，加強(qiáng)設(shè)備合同管理能夠使高校和供應(yīng)設(shè)備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實(shí)施。

摘要:為提高醫(yī)院合同審簽效率，進(jìn)一步提高醫(yī)院合同管理水平，本研究通過(guò)在現(xiàn)有HRP（hospitalresourceplan）系統(tǒng)中拓展合同管理模塊，規(guī)范管理業(yè)務(wù)合作伙伴等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院合同全生命周期線上管理：包括線上錄入維護(hù)、審簽流轉(zhuǎn)、統(tǒng)一編號(hào)歸檔、收付款計(jì)劃、效期提醒等功能；并支持經(jīng)濟(jì)類合同與預(yù)算管理、會(huì)計(jì)核算、資產(chǎn)管理等功能模塊聯(lián)動(dòng)，提高精細(xì)化管理水平；生成合同臺(tái)賬、收付款明細(xì)、審簽意見(jiàn)匯總等報(bào)表，方便歸口管理部門統(tǒng)計(jì)分析。從醫(yī)院實(shí)踐案例表明，基于HRP系統(tǒng)的合同管理模塊，能夠滿足醫(yī)院對(duì)全院合同統(tǒng)一、規(guī)范管理的需求，通過(guò)線上協(xié)同審簽?zāi)軌蛴行岣吖ぷ餍?，進(jìn)而降低運(yùn)營(yíng)成本，促進(jìn)合同合規(guī)性管理，不斷完善醫(yī)院管理體系。

關(guān)鍵詞:HRP;醫(yī)院合同管理;精細(xì)管理

合同業(yè)務(wù)是公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，它貫穿于醫(yī)院項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)采購(gòu)、項(xiàng)目建設(shè)、資金管理等一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中[1]。財(cái)政部在頒發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》第十一條規(guī)定：?jiǎn)挝贿M(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)層面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，是否有效監(jiān)控合同履行情況；第五十四條規(guī)定：?jiǎn)挝粦?yīng)當(dāng)對(duì)合同實(shí)施歸口管理，建立財(cái)會(huì)部門與合同歸口管理部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合[2]。原衛(wèi)生部《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理工作的通知》中提出：加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)管[3]。因此，合同線上審批流轉(zhuǎn)、合同統(tǒng)一編碼、關(guān)聯(lián)預(yù)算收支[4]與合同電子歸檔[5]成為醫(yī)院合同管理的迫切需求。為提高醫(yī)院合同管理信息化水平、實(shí)現(xiàn)合同與財(cái)務(wù)聯(lián)動(dòng)精細(xì)化管理目標(biāo)，探索基于業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)一體的醫(yī)院綜合運(yùn)營(yíng)管理信息系統(tǒng)（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模塊的實(shí)踐方案。

1醫(yī)院合同管理情況

1.1醫(yī)院合同類型。醫(yī)院合同主要分為設(shè)備、衛(wèi)生材料、藥品等，如采購(gòu)合同、基建合同、協(xié)作合同、服務(wù)合同、科研成果技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、藥物臨床試驗(yàn)合同、用人合同等幾大類[6]，合同種類多、涉及面廣、管理難度較大。通常將醫(yī)院簽訂的具有經(jīng)濟(jì)目的的合同稱為經(jīng)濟(jì)合同[7]，為方便劃分，將其他類型稱為描述類合同。1.2醫(yī)院合同管理定義。合同管理是指從合同標(biāo)的立項(xiàng)認(rèn)證、招標(biāo)、合同草擬、部門會(huì)簽審核、合同章使用、合同執(zhí)行與資金結(jié)算、合同終結(jié)或變更，到最終合同歸檔等一系列過(guò)程和環(huán)節(jié)[8]。目前，醫(yī)院多實(shí)行院級(jí)合同管理部門、二級(jí)歸口管理部門和合同負(fù)責(zé)部門三級(jí)合同管理架構(gòu)。主要流程包括，由合同負(fù)責(zé)部門發(fā)起合同、二級(jí)歸口管理部門審核、院內(nèi)相關(guān)科室會(huì)簽、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，并最終由院級(jí)合同管理部門統(tǒng)一管理歸檔，確保合同簽署嚴(yán)謹(jǐn)有序，滿足醫(yī)院合同內(nèi)部控制要求。1.3當(dāng)前合同管理面臨的主要問(wèn)題。醫(yī)院合同會(huì)簽流程涉及全院各級(jí)管理部門協(xié)同，由此在實(shí)際運(yùn)行中反映出一些問(wèn)題和需求。1.3.1合同會(huì)簽階段。合同類型從基建維修到設(shè)備購(gòu)置、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、科研合作方方面面，種類繁多，不同類型的合同涉及不同的會(huì)簽科室和審批流程。合同線下流轉(zhuǎn)需專人負(fù)責(zé)將紙質(zhì)材料報(bào)送給有關(guān)會(huì)簽部門，且無(wú)法及時(shí)知曉合同的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，溝通成本較高，影響工作效率，而各會(huì)簽科室對(duì)合同提出意見(jiàn)，需修改后重新打印合同，造成紙張浪費(fèi)。1.3.2合同執(zhí)行階段。對(duì)合同的審查、變更應(yīng)充分留痕、可追溯，保證合同嚴(yán)謹(jǐn)，盡量避免爭(zhēng)議、降低風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量繁多，如遇合同中止、補(bǔ)充協(xié)議等情況，與原始合同建立關(guān)聯(lián)關(guān)系較為不便[9]，并且缺少持續(xù)、系統(tǒng)地監(jiān)督管控，難以及時(shí)掌握收付款、驗(yàn)收入庫(kù)等合同執(zhí)行狀態(tài)，合同履行管控力較弱[10]。1.3.3經(jīng)濟(jì)類合同管理。醫(yī)院采購(gòu)業(yè)務(wù)頻繁、訂購(gòu)品目繁多，可能出現(xiàn)不同歸口管理部門與同一供應(yīng)商簽訂多份合同的情況，線下管理難以按供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)、查閱合同，既不能全面分析與某一供應(yīng)商的商業(yè)往來(lái)關(guān)系，也不能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行精準(zhǔn)的履約評(píng)價(jià)[11]。在財(cái)務(wù)管理方面，通常只有在實(shí)際付款時(shí)，才能關(guān)聯(lián)校驗(yàn)預(yù)算，預(yù)算控制相對(duì)滯后。1.3.4合同歸檔階段。對(duì)于合同管理一般采用電子表格記錄、掃描紙質(zhì)合同后提交相關(guān)管理部門歸檔，歸檔流程的信息化程度不高。

2合同線上審簽功能設(shè)計(jì)

1移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的內(nèi)涵和意義

合同管理系統(tǒng)以合同信息為管理主線，圍繞合同管理流程優(yōu)化進(jìn)行系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，將其應(yīng)用到企業(yè)實(shí)際合同管理業(yè)務(wù)中，從而實(shí)現(xiàn)合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化、集中化、精細(xì)化，減少合同的法律糾紛。移動(dòng)辦公，是利用手機(jī)的移動(dòng)信息化軟件，建立手機(jī)與電腦端同步辦公的企業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，使用戶擺脫時(shí)間和空間束縛，隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公，提高企業(yè)的辦公效率?；谝苿?dòng)辦公的合同管理系統(tǒng)具備合同模板管理、合同審批管理、合同變更、合同履行、合同歸檔、合同報(bào)表等功能，幫助企業(yè)優(yōu)化合同管理流程，借助移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)合同異地審批，滿足企業(yè)本部及分子公司的辦公需求。

2移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的軟件架構(gòu)和集成模塊

2.1軟件架構(gòu)。根據(jù)合同管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，軟件的構(gòu)架主要分為以下幾層。①表現(xiàn)層。主要負(fù)責(zé)合同文本及合同流程展示，電腦端采用網(wǎng)頁(yè)的形式進(jìn)行展示，移動(dòng)端采用APP的形式展示。②應(yīng)用層。主要負(fù)責(zé)合同業(yè)務(wù)流程控制，其中包括合同模板管理、合同審批、電子印章、電子歸檔、合同報(bào)表查詢等功能。③應(yīng)用支撐層。主要負(fù)責(zé)合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，為應(yīng)用層和表現(xiàn)層提供數(shù)據(jù)支持，其中包括合同基本信息、合同里程碑信息、審批流程數(shù)據(jù)等。2.2集成模塊。合同管理系統(tǒng)集成設(shè)計(jì)則主要包括兩大模塊。2.2.1與企業(yè)數(shù)據(jù)中心集成。企業(yè)已建立數(shù)據(jù)中心，含有人員主題數(shù)據(jù)、合同主題數(shù)據(jù)、供應(yīng)商/客戶主題數(shù)據(jù)、物料主題數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)主題數(shù)據(jù)、項(xiàng)目主題數(shù)據(jù)等，與本系統(tǒng)有關(guān)的是人員主題數(shù)據(jù)、合同主題數(shù)據(jù)、供應(yīng)商/客戶主題數(shù)據(jù)，與數(shù)據(jù)中心集成能夠確保數(shù)據(jù)源的準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性、唯一性。集成內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①與人員主題數(shù)據(jù)集成，獲取企業(yè)實(shí)時(shí)組織機(jī)構(gòu)人員數(shù)據(jù)，為合同系統(tǒng)提供人員基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)流向是數(shù)據(jù)中心→合同系統(tǒng)；②與供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)集成，獲取實(shí)時(shí)的供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)，為合同起草時(shí)提供供應(yīng)商/客戶數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)流向是數(shù)據(jù)中心→合同系統(tǒng)；③與合同主題數(shù)據(jù)集成，形成規(guī)范的合同主題數(shù)據(jù)庫(kù)，用于統(tǒng)計(jì)分析、企業(yè)決策，數(shù)據(jù)流向是合同系統(tǒng)→數(shù)據(jù)中心。2.2.2與企業(yè)財(cái)金系統(tǒng)集成。將合同審批通過(guò)后的數(shù)據(jù)推送到財(cái)金系統(tǒng)中，用戶在財(cái)金系統(tǒng)中對(duì)合同進(jìn)行收/付款操作，收/付款后財(cái)金系統(tǒng)將合同系統(tǒng)的收/付款進(jìn)度推送回合同系統(tǒng)，在合同系統(tǒng)中能夠生成合同收款進(jìn)度明細(xì)，用于合同履行及報(bào)表綜合查詢，數(shù)據(jù)流向是合同系統(tǒng)→財(cái)金系統(tǒng)→合同系統(tǒng)。

3移動(dòng)辦公合同管理系統(tǒng)的主要功能模塊

為了實(shí)現(xiàn)合同管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，系統(tǒng)功能模塊主要包含以下6個(gè)方面。3.1合同模板管理。規(guī)范合同以及保證合同內(nèi)容和管理系統(tǒng)相匹配是合同模板管理的主要目標(biāo)，合同模板主要由合同承辦人員根據(jù)實(shí)際情況來(lái)創(chuàng)建，使合同起草更加規(guī)范并且減少煩瑣的輸入工作。由于企業(yè)每年的業(yè)務(wù)量巨大，因此涉及的合同文本數(shù)量也非常多，要提高合同文本規(guī)范化的管理效率，則需要改變傳統(tǒng)的合同文本創(chuàng)建或錄入模式，有效的合同模板管理可以避免合同漏洞，使之更加符合法律條件的要求。在合同模板管理中，審計(jì)法務(wù)部主要負(fù)責(zé)檢查合同模板的各項(xiàng)條款是否合法、條款是否齊全、是否存在不平等條約等，而承辦部門則負(fù)責(zé)維護(hù)和選擇合同模板。3.2合同審批管理。合同審批管理流程設(shè)計(jì)主要由工作流引擎實(shí)現(xiàn)，包括流程圖、頁(yè)面表單以及流程控制等設(shè)計(jì)，流程主要環(huán)節(jié)包括以下步驟。①發(fā)起審批流程：用戶選擇合適的合同模板、供應(yīng)商/客戶信息、符合條件的合同類型、各節(jié)點(diǎn)審批人，根據(jù)具體情況選擇合適的電子印章，填寫(xiě)必要的合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段，發(fā)起審批流程。②通過(guò)及駁回：審批流程發(fā)起后，審批消息會(huì)發(fā)送到流程下一個(gè)節(jié)點(diǎn)執(zhí)行人的頁(yè)面，執(zhí)行人點(diǎn)擊查看審批消息后可以對(duì)合同進(jìn)行批注。③自動(dòng)催辦：在1個(gè)工作日內(nèi)，如果某審批節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人還沒(méi)有完成審批，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給該執(zhí)行人的郵箱發(fā)送催辦郵件。④合同電子印章：合同審批執(zhí)行到電子印章環(huán)節(jié)時(shí)，用印人員對(duì)合同進(jìn)行電子印章用印，合同生效。根據(jù)企業(yè)對(duì)公司本部、分子公司劃分以及合同收/付款類型，合同審批流程分為公司本部收/付款審批流程、分公司收/付款審批流程、子公司收/付款審批流程。圖1是付款合同審批流程圖，其他流程與此類似，故不再贅述。3.3合同變更。如果客觀環(huán)境發(fā)生了變化，則合同雙方之間的一些利益關(guān)系也會(huì)發(fā)生變化，導(dǎo)致合同變更。合同承辦人在系統(tǒng)中發(fā)起合同變更流程，根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)合同變更的內(nèi)容以及理由，如果涉及合同解除，也需要填寫(xiě)解除理由。合同變更流程審核通過(guò)后合同自動(dòng)變更，并保留變更記錄。3.4合同履行。合同生效后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、合同審批數(shù)據(jù)、財(cái)金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據(jù)生成合同履行臺(tái)賬。合同履行是否有效，關(guān)系整個(gè)合同管理的結(jié)果，因此，真實(shí)有效的合同履行臺(tái)賬數(shù)據(jù)至關(guān)重要。合同履行臺(tái)賬包含了合同履行過(guò)程中重要的時(shí)間節(jié)點(diǎn)任務(wù)，比如合同收/付款節(jié)點(diǎn)、合同歸檔節(jié)點(diǎn)，沒(méi)有按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求完成任務(wù)的則需要對(duì)合同承辦人發(fā)出預(yù)警提示。3.5合同歸檔。合同歸檔，指合同履行完畢之后，合同承辦人在系統(tǒng)中選擇合同歸檔，帶有電子印章的合同電子文本自動(dòng)歸檔，同時(shí)承辦人將紙質(zhì)合同文本和合同審批單交由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.6合同報(bào)表。合同審批生效后，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、合同審批數(shù)據(jù)、財(cái)金系統(tǒng)推送的合同收/付款數(shù)據(jù)生成合同報(bào)表，用戶可以根據(jù)承辦人、承辦部門、承辦公司、供應(yīng)商/客戶、收/付款類型、合同生效日期和合同金額等字段進(jìn)行綜合查詢和統(tǒng)計(jì)分析。

【摘要】合同管理是高校治理體系與治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，高校涉及的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量多、金額大，但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分高校缺乏對(duì)合同的有效監(jiān)督和管理。文章從內(nèi)部控制的角度，結(jié)合《政府會(huì)計(jì)制度》的相關(guān)要求，針對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題提出了相關(guān)建議。

【關(guān)鍵詞】?jī)?nèi)部控制；經(jīng)濟(jì)合同；合同管理

近年來(lái)，財(cái)政部、教育部陸續(xù)了多項(xiàng)有關(guān)高校內(nèi)部控制的規(guī)定和指南，這對(duì)規(guī)范高校內(nèi)部控制、防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、提升高校的管理水平起到了積極作用。隨著國(guó)務(wù)院及各地方省市“雙一流”“高水平”大學(xué)建設(shè)方案的推出，高校在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新、國(guó)際交流與合作等方面加大投入力度，辦學(xué)實(shí)力不斷提升，相應(yīng)的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量和種類日益增加。合同管理是高校內(nèi)部控制的重要組成部分，科學(xué)的合同管理能有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，為高校減少因經(jīng)濟(jì)合同糾紛而承受的經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)影響。

一、規(guī)范高校經(jīng)濟(jì)合同管理的重要性

（一）規(guī)范合同管理是完善高校內(nèi)部控制體系的重要環(huán)節(jié)。根據(jù)《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》相關(guān)規(guī)定，高校內(nèi)部控制要實(shí)行經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域全覆蓋，具體包括控制環(huán)境、財(cái)務(wù)預(yù)決算管理、資產(chǎn)及負(fù)債管理、收入和支出管理、合同管理、采購(gòu)及工程項(xiàng)目管理、科研及財(cái)政專項(xiàng)管理、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)信息化管理、附屬單位（企業(yè)）及教育事業(yè)基金會(huì)管理等多項(xiàng)內(nèi)部控制模塊。高校合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制管理體系建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，主要貫穿于高校資產(chǎn)、債務(wù)、收入、支出、采購(gòu)、工程、科研等多個(gè)模塊中，合同控制管理的合法合規(guī)性、全面性、重要性、適用性直接影響著高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制的有效性評(píng)價(jià)。（二）規(guī)范合同管理是高校依法治校的重要組成部分。根據(jù)相關(guān)法律政策要求，高校要建立健全依法治校工作機(jī)制，完善現(xiàn)代大學(xué)管理制度體系，提高學(xué)校依法辦事、依法進(jìn)行科學(xué)決策、依法進(jìn)行科學(xué)管理的能力。高校經(jīng)濟(jì)合同從論證與評(píng)估、立項(xiàng)、招投標(biāo)、簽訂到執(zhí)行、終止全過(guò)程中，涉及了項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理、招投標(biāo)、資金管理、資產(chǎn)管理、審計(jì)監(jiān)督等多方面法律法規(guī)和規(guī)章制度。高校的所有重大對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為，如商品和服務(wù)采購(gòu)、合作辦學(xué)、科學(xué)研究、對(duì)外服務(wù)等，都是以合同方式確定，為了維護(hù)和保障高校的合法權(quán)益，提升依法治校、科學(xué)治校的能力和水平，促進(jìn)高校健康快速地發(fā)展，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同的管理。（三）規(guī)范合同管理是政府會(huì)計(jì)制度落地實(shí)施的有力保障。2019年1月1日起高校開(kāi)始執(zhí)行《政府會(huì)計(jì)制度》，新制度在會(huì)計(jì)核算模式上首次采用了雙功能、雙基礎(chǔ)核算模式。2019年以前，高校的會(huì)計(jì)核算主要實(shí)行的是收付實(shí)現(xiàn)制，按資金流入和流出的時(shí)間作為會(huì)計(jì)處理的時(shí)間點(diǎn)，以實(shí)際現(xiàn)金流來(lái)確定收入和支出，但按照新制度要求，高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算要實(shí)行權(quán)責(zé)發(fā)生制，要以權(quán)利和義務(wù)的發(fā)生為核算基礎(chǔ)，而經(jīng)濟(jì)合同是記錄高校權(quán)利和義務(wù)的主要載體，是高校會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)計(jì)量的重要依據(jù)。為了能更加真實(shí)、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映高校的財(cái)務(wù)狀況，會(huì)計(jì)人員要實(shí)時(shí)掌握高校經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和履行情況，嚴(yán)格按照合同條款的約定和合同相關(guān)業(yè)務(wù)完成的進(jìn)度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)核算和確定合同相關(guān)的收入和費(fèi)用。因此，規(guī)范高校合同管理是進(jìn)一步提升高校會(huì)計(jì)信息服務(wù)質(zhì)量、有序推行政府會(huì)計(jì)制度改革的重要保障。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理現(xiàn)狀分析

摘要：基于風(fēng)險(xiǎn)防范的視角，闡述高校加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)實(shí)意義，分析高校經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，結(jié)合內(nèi)部控制的有關(guān)要求，提出完善制度建設(shè)、嚴(yán)格預(yù)算控制、確立管理部門、規(guī)范審批流程、實(shí)行跟蹤控制、加強(qiáng)人員培訓(xùn)、加強(qiáng)檔案管理等對(duì)策。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范；經(jīng)濟(jì)合同管理；內(nèi)部控制

一般意義上的合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步確立和高等教育改革不斷向縱深推進(jìn)，承擔(dān)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、文化傳承和社會(huì)服務(wù)功能的高校，以其特有的文化、科技、服務(wù)等角色，多樣性地參與各類社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。合法、依規(guī)、公平、公正的高校經(jīng)濟(jì)合同，是高校參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障。因此，加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理，是新時(shí)期高校在踐行內(nèi)涵式發(fā)展、推進(jìn)精細(xì)化管理工作中的重要一環(huán)。

一、高校加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理的現(xiàn)實(shí)意義

（一）加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理是貫徹落實(shí)依法治校的要求。按照《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020）》以及《教育部關(guān)于加強(qiáng)依法治校工作的若干意見(jiàn)》（教政法〔2003〕3號(hào)）等文件要求，高等學(xué)校努力推進(jìn)依法治教、依法治校、依法辦學(xué)?！秶?guó)務(wù)院關(guān)于印發(fā)國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的通知》（國(guó)發(fā)〔2017〕4號(hào)）指出，高校應(yīng)大力推進(jìn)依法治校，推動(dòng)學(xué)校建立章程配套制度及落實(shí)機(jī)制，健全各種辦事程序、內(nèi)部機(jī)構(gòu)組織規(guī)則、議事規(guī)則，強(qiáng)化學(xué)校依法辦學(xué)意識(shí)。各個(gè)高校基本都根據(jù)文件精神相應(yīng)地制訂了本校的經(jīng)濟(jì)合同管理辦法，目的就是貫徹落實(shí)依法治校的要求。（二）加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理是大力推進(jìn)內(nèi)部控制的要求。財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)）等有關(guān)內(nèi)部控制文件，對(duì)單位的合同管理控制提出了具體要求。因此，從內(nèi)部控制的角度來(lái)講，高等院校應(yīng)建立健全合同內(nèi)部管理制度，確定歸口管理部門，明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限，加強(qiáng)對(duì)合同履行情況的監(jiān)控，加強(qiáng)合同信息安全保密等工作，切實(shí)維護(hù)高校的合法權(quán)益。（三）加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同管理是嚴(yán)格規(guī)范財(cái)務(wù)管理的要求。新時(shí)期高校財(cái)務(wù)管理工作，除了日常的財(cái)務(wù)核算工作外，更多的是強(qiáng)調(diào)管理會(huì)計(jì)職能。按照“努力辦好人民滿意的教育”有關(guān)要求，高校的管理會(huì)計(jì)工作應(yīng)做好學(xué)校當(dāng)前發(fā)展和長(zhǎng)期規(guī)劃的經(jīng)濟(jì)前景預(yù)測(cè)；建立經(jīng)濟(jì)指標(biāo)體系，落實(shí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，控制經(jīng)營(yíng)全程；做好資金籌集工作，加強(qiáng)現(xiàn)金流量管理；建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目?jī)效考核與評(píng)價(jià)體系；參與學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟(jì)決策等。上述過(guò)程的實(shí)施，無(wú)不涉及相關(guān)經(jīng)濟(jì)合同的簽署。因此，合法、依規(guī)、公平、公正的高校經(jīng)濟(jì)合同，是規(guī)范財(cái)務(wù)管理、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要保障。

二、當(dāng)前高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題

摘要：結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際，分析了醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀，指出了存在的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的解決方案。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院后勤；合同檔案管理；后勤管理

一、醫(yī)院后勤合同檔案管理現(xiàn)狀

2019年，北京大學(xué)第一醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）總務(wù)處下設(shè)辦公室、供應(yīng)科、物業(yè)管理科、修建科、動(dòng)力科、餐飲管理中心、汽車隊(duì)，共計(jì)7個(gè)科室，涉及貨物采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程施工、設(shè)備維保4個(gè)類別的合同簽訂，共計(jì)歸檔合同219份。我院后勤合同檔案實(shí)行雙線管理，即合同轉(zhuǎn)簽涉及的過(guò)程文件及合同文本除在相應(yīng)監(jiān)管科室留存外，所有合同還須在總務(wù)處辦公室歸檔留存。監(jiān)管科室在日常工作中，須參照合同約定對(duì)對(duì)方提供的貨物或服務(wù)等進(jìn)行監(jiān)管檢查、付款驗(yàn)收。在一個(gè)服務(wù)期將要結(jié)束時(shí)，監(jiān)管科室須參照現(xiàn)有合同對(duì)下一服務(wù)期的金額等各方面進(jìn)行測(cè)算，起草新合同，而總務(wù)處辦公室留存的合同文本及過(guò)程文件除了可以作為各科合同檔案的備份外，還有一個(gè)重要作用⸺院區(qū)將合同檔案送至總務(wù)處辦公室，實(shí)效性較差。當(dāng)合同檔案在辦公室歸檔時(shí)，在接受檢查時(shí)便可及時(shí)提供所需材料。監(jiān)管科室作為合同的的起草及執(zhí)行部門，在合同歸檔時(shí)留存合同過(guò)程文件、合同文本原件及投標(biāo)文件正本，總務(wù)處辦公室作為輔助歸檔的部門，僅留存過(guò)程文件的復(fù)印件、合同文本原件及投標(biāo)文件副本。

二、醫(yī)院后勤合同檔案管理存在的問(wèn)題

（一）合同檔案儲(chǔ)存空間不足

在全面依法治企的形勢(shì)下，縣級(jí)供電企業(yè)必須依托“國(guó)家電網(wǎng)公司經(jīng)濟(jì)法律管理業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)”平臺(tái)，遵循合同管理的“統(tǒng)一歸口、統(tǒng)一職責(zé)、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一分類、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一平臺(tái)”的“六統(tǒng)一”原則，做好合同審核、簽訂、履行等相關(guān)工作，不斷加強(qiáng)、規(guī)范、完善合同管理，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益。

一、健全合同管理機(jī)制

按照國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法的精神，通過(guò)“以評(píng)價(jià)促落實(shí)、以檢查促管理、以培訓(xùn)促提升、以計(jì)劃促履行”的管理手段，完善和優(yōu)化合同管理制度，規(guī)范和加強(qiáng)合同管理工作，推進(jìn)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。完善管理制度。實(shí)行承辦人制度、審查會(huì)簽制度、授權(quán)委托制度、合同專用章制度、合同備案制度、合同爭(zhēng)議報(bào)告制度、審計(jì)監(jiān)察制度及責(zé)任追究制度，做到制度落實(shí)、機(jī)構(gòu)落實(shí)和人員落實(shí)，使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有序的制約狀態(tài)。同時(shí)，要組織辦公室、財(cái)務(wù)、物資等相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門對(duì)合同管理工作進(jìn)行檢查，做到管理層次清楚，職責(zé)明確、程序規(guī)范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立組織機(jī)構(gòu)和考核機(jī)制。建立健全合同管理組織機(jī)構(gòu)，清晰地劃分合同管理機(jī)構(gòu)、人員及職責(zé)，明確合同歸口管理部門和合同管理相關(guān)部門的職責(zé)分工。嚴(yán)格落實(shí)《國(guó)家電網(wǎng)公司合同檢查考核管理細(xì)則》，通過(guò)建立合同管理月評(píng)價(jià)、月通報(bào)、月考核機(jī)制的管理機(jī)制，從合同上線率、審核率、執(zhí)行率、規(guī)范率、準(zhǔn)確率、調(diào)考合格率等方面制定考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，促使合同的簽訂、履行、考核都處于有效的控制狀態(tài)。健全常態(tài)管理機(jī)制。建立合同管理月報(bào)機(jī)制，按月梳理、分析合同簽訂、履約情況，做好合同管理的事中控制，協(xié)助合同承辦部門處理合同中出現(xiàn)的問(wèn)題，防止違約行為的發(fā)生。采取部門自查、集中督查的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同起草、審核、簽署、履行及歸檔中存在的管理問(wèn)題，促使合同管理做到規(guī)范、合規(guī)。

二、完善合同過(guò)程管控

在日常合同管理中，要將嚴(yán)把合同審查關(guān)作為合同常態(tài)管理的主要內(nèi)容，強(qiáng)化合同談判、起草、審核、會(huì)簽、委托授權(quán)、用印等全過(guò)程管理，全面實(shí)現(xiàn)“有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督、有章可循、有據(jù)可查”。規(guī)范合同流轉(zhuǎn)程序。進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)肅合同授權(quán)管理，加強(qiáng)合同履行階段的監(jiān)督與考核，提升合同管理效率與效益。根據(jù)國(guó)家電網(wǎng)公司對(duì)合同統(tǒng)一編號(hào)的原則，對(duì)所有的合同進(jìn)行統(tǒng)一整理編號(hào)，并在ERP系統(tǒng)錄入項(xiàng)目時(shí)，加入合同管理的概念，使每個(gè)項(xiàng)目名稱后面均有合同編號(hào)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的線上查詢，項(xiàng)目管理效率大大提升。推行國(guó)網(wǎng)統(tǒng)一合同文本。按照《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》六統(tǒng)一要求，起草合同以甲方為主，按《國(guó)家電網(wǎng)公司合同管理辦法》第十三條規(guī)定選用相應(yīng)合同文本，確保合同文本的規(guī)范性、實(shí)用性、實(shí)效性、完整性，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一合同文本使用率100%。加強(qiáng)統(tǒng)一合同文本在招標(biāo)環(huán)節(jié)的應(yīng)用，本著“內(nèi)部管理制度外部化”的原則，在招標(biāo)文件中明確規(guī)定文本的使用規(guī)則，確保對(duì)外部供應(yīng)商產(chǎn)生法律效力。同時(shí)，不斷梳理與合同類型相關(guān)業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、制度，對(duì)相關(guān)合同文本內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)更新，更加有效的保護(hù)公司的合法權(quán)益。嚴(yán)格執(zhí)行合同審查會(huì)簽制度。防范合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)的制度保障，就是建立、落實(shí)嚴(yán)格的合同審查會(huì)簽制度，做好合同風(fēng)險(xiǎn)的事前、事中、事后防范。對(duì)合同進(jìn)行技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律審查，運(yùn)用法律規(guī)定、技術(shù)經(jīng)濟(jì)手段，保證企業(yè)簽訂合同選擇最佳方式、取得預(yù)期效益，實(shí)現(xiàn)合同目的。通過(guò)審查會(huì)簽，可以發(fā)現(xiàn)合同中存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，減少和避免在履行合同過(guò)程中產(chǎn)生不必要的分歧和爭(zhēng)議，提高合同履約率。加強(qiáng)對(duì)重大合同審查管理，嚴(yán)格實(shí)行重大合同聯(lián)簽、備案制度。重大合同，需按照重大合同會(huì)簽程序?qū)彶椤?huì)簽、批準(zhǔn)。重大合同包括：資產(chǎn)抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、收購(gòu)、清算合同；擔(dān)保合同；企業(yè)兼并、分立、破產(chǎn)、清算合同；股份制改造、資產(chǎn)重組、投資合同；具有全局影響的或數(shù)額巨大的土地使用權(quán)轉(zhuǎn)讓合同；購(gòu)電合同、并網(wǎng)調(diào)度合同及標(biāo)的額達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)的合同等等。重點(diǎn)對(duì)條款完備、物資清單替代合同、乙方違約責(zé)任等情況重點(diǎn)審核。強(qiáng)化合同歸檔管理。合同是企業(yè)的有效憑證，是確定雙方權(quán)利義務(wù)的重要證據(jù)，全面規(guī)范合同歸檔工作將有效避免企業(yè)不必要的經(jīng)濟(jì)損失。強(qiáng)化合同文本等相關(guān)資料的收集、整理工作，并按檔案管理要求及時(shí)歸檔，是規(guī)范合同管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。要分批分類整理合同臺(tái)賬及紙質(zhì)文本，并及時(shí)歸檔，確保合同文本及附件資料應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。

三、強(qiáng)化合同方資信審查

一、加強(qiáng)高校經(jīng)濟(jì)合同控制的必要性

（一）有助于學(xué)校防范法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)合法權(quán)益。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高校在參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)與其他經(jīng)濟(jì)組織產(chǎn)生利益沖突在所難免。合同作為調(diào)節(jié)簽約雙方經(jīng)濟(jì)關(guān)系的依據(jù)，能夠以法律形式規(guī)范合同訂立與履行過(guò)程中的行為，保護(hù)合同當(dāng)事人的合法權(quán)益。有效的合同控制，一方面能夠培育高校信用，推動(dòng)高校自覺(jué)履行合同義務(wù)，預(yù)防經(jīng)濟(jì)糾紛，減少經(jīng)濟(jì)損失；另一方面，能夠規(guī)范、約束合同雙方交易行為，保護(hù)學(xué)校在合同中的預(yù)期利益和交易成果，維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益，不受違約方侵害。（二）有助于學(xué)校預(yù)算執(zhí)行管理，提高財(cái)務(wù)管理水平。經(jīng)濟(jì)合同是學(xué)校預(yù)算執(zhí)行的重要手段，是學(xué)校重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的先導(dǎo)，是學(xué)校一系列互相銜接、互相監(jiān)督、互相制衡、共同協(xié)調(diào)行動(dòng)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的橋梁。經(jīng)濟(jì)合同控制貫穿于學(xué)校對(duì)重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行組織、執(zhí)行、監(jiān)督和檢查的全過(guò)程。有效利用合同控制能夠協(xié)調(diào)學(xué)校內(nèi)部各方關(guān)系，合理配置各類資源，規(guī)范預(yù)算管理，提高財(cái)務(wù)管理水平，有效防范各類風(fēng)險(xiǎn)。（三）有助于學(xué)?？刂曝?cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提升資金使用。效率當(dāng)今社會(huì)，金融滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，逐漸成為現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的核心，高校已經(jīng)越來(lái)越多地參與到金融活動(dòng)當(dāng)中，能否通過(guò)合同管理有效控制金融和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，關(guān)系到學(xué)校持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。有效利用合同控制對(duì)復(fù)雜金融合同制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、監(jiān)控和計(jì)量財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，則能夠保證合同目標(biāo)與學(xué)校財(cái)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)相協(xié)調(diào)，控制學(xué)校融資風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，有效的合同控制，能夠幫助學(xué)校節(jié)省交易時(shí)間，降低交易成本，保證交易正常進(jìn)行，加速資金周轉(zhuǎn)，減少費(fèi)用，提升學(xué)校資金使用效率。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同控制現(xiàn)狀

（一）合同組織管理和運(yùn)行機(jī)制。在合同組織管理及運(yùn)行機(jī)制方面，有的沒(méi)有設(shè)置經(jīng)濟(jì)合同的統(tǒng)一歸口管理部門和崗位，合同管理工作職責(zé)分工不明確，不相容崗位未實(shí)現(xiàn)相互分離；有的合同管理組織領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機(jī)制不完善，還存在多部門共同管理的邊際盲區(qū)；有的合同管理制度和流程不健全，缺乏系統(tǒng)規(guī)范的合同管理制度文本；有的各職能部門合同管理混亂，各自為政，出現(xiàn)多頭管理現(xiàn)象；有的不同類別的合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限不明確，出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)審批、簽署；有的將需要招標(biāo)或領(lǐng)導(dǎo)審批的重大經(jīng)濟(jì)合同拆成標(biāo)的金額較小的若干不重要合同，采用化整為零的方式，有意拆分合同，故意規(guī)避合同控制規(guī)定；有的合同管理手段落后，仍然停留在傳統(tǒng)、單一的人工管理方式。（二）合同的訂立。在合同訂立方面，有的簽約人法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，延續(xù)著傳統(tǒng)觀念和經(jīng)驗(yàn)做法，未經(jīng)授權(quán)違規(guī)簽訂擔(dān)保、借貸和投資合同；有的未建立信用評(píng)價(jià)體系；有的泄露合同談判策略；有的合同簽訂雙方主體資格不合法；有的對(duì)簽約方履約能力和商業(yè)信譽(yù)評(píng)價(jià)不恰當(dāng)；有的合同內(nèi)容和條款不合理、不嚴(yán)密、不完整，文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)，未準(zhǔn)確表達(dá)談判結(jié)果，存在重大疏漏和欺詐，或違反國(guó)家法律法規(guī)及國(guó)家行業(yè)產(chǎn)業(yè)政策；有的合同談判中忽略合同重大問(wèn)題或重大問(wèn)題上做出不當(dāng)讓步，談判經(jīng)驗(yàn)不足，缺乏技術(shù)、法律、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)等專業(yè)知識(shí)支撐；有的合同印章管理不當(dāng)，或者沒(méi)有使用合同專用章，簽署后的合同被篡改；有的合同訂立過(guò)程不透明，缺乏民主決策過(guò)程，學(xué)校利益得不到保障；有的合同訂立過(guò)程缺少書(shū)面記錄，出現(xiàn)問(wèn)題后難以追究責(zé)任；有的合同訂立隨意，相互復(fù)制條款，漏洞明顯。（三）合同的履行。在合同履行方面，有的校內(nèi)各部門缺乏有效溝通，未按照合同條款規(guī)定履行合同；有的合同未明確事項(xiàng)，未及時(shí)協(xié)商溝通處理，合同無(wú)法正常履行；有的應(yīng)變更合同內(nèi)容或條款但未采取相應(yīng)的變更行為，合同變更未經(jīng)相應(yīng)的程序；有的未建立有效的合同糾紛處理機(jī)制，合同糾紛處理不當(dāng)，錯(cuò)過(guò)了國(guó)家法律規(guī)定的訴訟時(shí)限，貽誤了最佳時(shí)機(jī)；有的違反合同條款，未按合同規(guī)定期限、金額或方式付款或在沒(méi)有合同的情況下盲目付款；有的未達(dá)到終止條件的合同終止，合同終止未辦理相關(guān)的手續(xù)等。（四）合同的歸檔。在合同歸檔評(píng)估方面，有的未妥善保管合同文本及相關(guān)資料，管理方式停留在傳統(tǒng)的單一的人工方式，合同保管工作不到位，合同歸檔不及時(shí)甚至出現(xiàn)紕漏；有的未建立合同信息安全保密機(jī)制，合同管理不嚴(yán)格，在合同談判、訂立、履行過(guò)程中，泄露商業(yè)或?qū)W校秘密；有的未建立合同管理后評(píng)估制度，合同管理虎頭蛇尾；有的合同管理后評(píng)估程序不合理、方法不科學(xué)，合同管理中的問(wèn)題長(zhǎng)期得不到解決。

三、高校經(jīng)濟(jì)合同控制制度的設(shè)計(jì)

（一）合同管理組織體系控制。1.合同管理組織控制。建立完善的合同管理組織體制，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校合同的集中統(tǒng)一管理，成立合同控制領(lǐng)導(dǎo)小組，指定合同歸口管理部門，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)類型，設(shè)置相應(yīng)的合同管理崗位，實(shí)行不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，明確合同管理人員專業(yè)勝任能力和職業(yè)道德素養(yǎng)要求，對(duì)合同事務(wù)實(shí)行審核把關(guān)、統(tǒng)一管理，確保簽訂合同的格式、內(nèi)容合法合規(guī)，符合學(xué)校利益；同時(shí)，建立合同管理各部門之間的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)承辦部門、合同歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)或紀(jì)檢部門在合同管理中的職責(zé)分工和協(xié)作運(yùn)轉(zhuǎn)方式，加強(qiáng)其協(xié)同整合能力，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)承辦部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)或紀(jì)檢部門與合同歸口管理部門之間及時(shí)進(jìn)行有效的信息交流，優(yōu)化資源配置，形成管理協(xié)同機(jī)制，促進(jìn)合同管理與財(cái)務(wù)預(yù)算、資金收支、工程項(xiàng)目、資產(chǎn)及采購(gòu)等管理的有機(jī)結(jié)合。2.合同管理制度流程控制。學(xué)校要加強(qiáng)合同管理制度建設(shè)，建立健全規(guī)范的合同管理制度體系，設(shè)計(jì)嚴(yán)密的業(yè)務(wù)流程，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)分類管理，明確合同訂立的授權(quán)審批程序、權(quán)限，確保所有簽訂合同經(jīng)過(guò)學(xué)校合法授權(quán)，嚴(yán)防簽訂超出有關(guān)規(guī)定范圍的合同情況的發(fā)生，嚴(yán)禁校內(nèi)部門、單位或個(gè)人未經(jīng)授權(quán)以學(xué)校名義對(duì)外簽訂各類合同，嚴(yán)禁違反上級(jí)規(guī)定簽訂擔(dān)保業(yè)務(wù)合同、對(duì)外投資合同和資金借貸合同。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)全面梳理合同管理業(yè)務(wù)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，查找各環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)，明確合同管理在合同調(diào)查、談判、審核、簽署、履行、結(jié)算等各環(huán)節(jié)的控制要求，不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，并設(shè)置相應(yīng)的記錄或憑證，及時(shí)、客觀記錄各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的完成情況，實(shí)行痕跡管理，確保合同訂立、履行、后續(xù)管理等環(huán)節(jié)得到有效控制。3.合同管理歸口控制。學(xué)校根據(jù)自身實(shí)際情況，設(shè)置合同歸口管理部門，制定部門工作職責(zé)；根據(jù)合同管理需要，定編定員，定崗定責(zé)，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理。具體來(lái)說(shuō)，負(fù)責(zé)梳理學(xué)校合同管理業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，確定關(guān)鍵控制點(diǎn)，制定合同管理制度體系，發(fā)揮專業(yè)特長(zhǎng)，審核合同權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等重點(diǎn)條款內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)，管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本和相關(guān)資料，參與學(xué)校重大合同的文稿起草、協(xié)商談判、內(nèi)容審查和正式簽訂，監(jiān)督檢查合同的履行、變更、解除等情況，組織相關(guān)部門開(kāi)展合同糾紛的調(diào)節(jié)、仲裁、訴訟活動(dòng)，妥善保管合同專用章，對(duì)合同履行情況進(jìn)行適時(shí)登記，對(duì)合同資料進(jìn)行及時(shí)歸檔等，定期進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同管理中的高風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，有針對(duì)性地修補(bǔ)漏洞和糾正偏差，實(shí)現(xiàn)合同管理的不斷完善。（二）合同前期準(zhǔn)備控制。1.合同策劃控制。合同策劃是合同業(yè)務(wù)的起點(diǎn)，也是合同控制的起點(diǎn)。學(xué)校應(yīng)明確合同簽訂的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍、合同訂立的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定凡是應(yīng)當(dāng)簽訂合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)均應(yīng)按照流程簽訂書(shū)面合同，不得用其他方式替代；不得將需要招標(biāo)或領(lǐng)導(dǎo)審批的重大經(jīng)濟(jì)合同化整為零，拆分成若干金額較小的經(jīng)濟(jì)合同；嚴(yán)格審核合同策劃是否符合學(xué)校事業(yè)發(fā)展和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，是否與學(xué)校年度工作目標(biāo)或項(xiàng)目目標(biāo)一致，協(xié)調(diào)好合同在內(nèi)容、技術(shù)、時(shí)間上的可行性；加強(qiáng)計(jì)劃管理，防止因簽訂合同導(dǎo)致超計(jì)劃投資、超預(yù)算支出。2.合同調(diào)查控制。建立合同調(diào)查協(xié)調(diào)機(jī)制，組建合同調(diào)查工作組或類似組織，落實(shí)合同調(diào)查的主體責(zé)任，制定相關(guān)崗位的工作職責(zé)，明確調(diào)查人員專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德要求，并簽訂責(zé)任書(shū)。合同調(diào)查過(guò)程中，應(yīng)重點(diǎn)審查合同對(duì)方當(dāng)事人的資信情況，具體審查訂立合同當(dāng)事人的主體資格是否合法、簽約代表人授權(quán)書(shū)是否有效、法律地位是否平等、是否遵循相關(guān)法律法規(guī)與公序良俗原則、營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否有效、是否具備履約資格、合同所涉交易內(nèi)容是否在經(jīng)營(yíng)范圍內(nèi)，查閱經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告、政府相關(guān)部門的專項(xiàng)檢查報(bào)告、以往交易記錄和社會(huì)客戶評(píng)價(jià)等財(cái)務(wù)和非財(cái)務(wù)信息，綜合評(píng)估合同對(duì)方當(dāng)事人的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和信用狀況，建立信用檔案，定期進(jìn)行授信評(píng)價(jià)，必要時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)駐現(xiàn)場(chǎng)，實(shí)地考察和了解合同對(duì)方當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)范圍、產(chǎn)品種類、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量等級(jí)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，資產(chǎn)、負(fù)債等財(cái)務(wù)狀況，全面評(píng)估合同對(duì)方當(dāng)事人的履約能力。3.合同談判控制。建立合同談判集體會(huì)審制，由熟悉國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管、產(chǎn)業(yè)政策、同類產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格等的經(jīng)驗(yàn)豐富的專家、學(xué)者、管理人員、業(yè)務(wù)人員等組成談判團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮團(tuán)隊(duì)智慧，在合法的前提下，遵循“誠(chéng)實(shí)信用、平等互利、協(xié)商一致”原則，選擇適當(dāng)?shù)那⒄劮绞?，充分掌握?duì)方資料，預(yù)先制定談判策略，除關(guān)注合同一般性內(nèi)容條款外，重點(diǎn)關(guān)注合同的核心細(xì)節(jié)，如合同標(biāo)的名稱、規(guī)格、型號(hào)等要素是否準(zhǔn)確、具體、確切，數(shù)量是否清晰，計(jì)量單位是否明確，質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是否詳細(xì)具體，價(jià)款或報(bào)酬的確定方式是否合理，合同價(jià)款或報(bào)酬的結(jié)算方式是否快捷可行，履約期限、地點(diǎn)和方式有無(wú)爭(zhēng)議等；對(duì)于合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、法律關(guān)系復(fù)雜的合同還應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)具有專業(yè)資質(zhì)和勝任能力的外部專家參與談判相關(guān)工作。談判過(guò)程中要注意安全保密，尤其是合同信息資料的保密，建立嚴(yán)格的保密責(zé)任追究制度，并對(duì)重要事項(xiàng)的談判過(guò)程、參與談判人員的主要意見(jiàn)記錄在案，妥善保存，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行責(zé)任追究，維護(hù)學(xué)校利益。（三）合同訂立環(huán)節(jié)控制。1.合同擬定控制。合同是簽約雙方當(dāng)事人真實(shí)意愿的準(zhǔn)確表達(dá)，合同文本格式必須規(guī)范，符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的要求。國(guó)家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)文本的合同，必須使用國(guó)家或行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)文本，以減輕合同文本擬定工作量；國(guó)家或行業(yè)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)文本但有示范文本的合同，可以參照示范文本合同，并對(duì)涉及簽約雙方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)斟酌、認(rèn)真審查，結(jié)合簽約雙方具體情況進(jìn)行修改；國(guó)家或行業(yè)沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的合同一般由學(xué)校業(yè)務(wù)承辦部門起草，由法務(wù)部門審核；對(duì)于合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，還應(yīng)當(dāng)聘請(qǐng)校外法律和技術(shù)專家或顧問(wèn)參與起草；對(duì)對(duì)方草擬的合同文本，學(xué)校業(yè)務(wù)承辦部門和法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)人員進(jìn)行認(rèn)真審核，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映學(xué)校意愿表達(dá)，準(zhǔn)確反映簽約雙方談判達(dá)成的一致意見(jiàn)，合同文本格式和內(nèi)容規(guī)范合理。2.合同審核控制。加強(qiáng)對(duì)合同的審核，建立合同會(huì)審制度和分工協(xié)作機(jī)制，歸口管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，設(shè)計(jì)嚴(yán)密的合同審查流程和關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，明確審核人員的專業(yè)素質(zhì)、勝任能力和職責(zé)范圍，制定合同審核操作指南或類似辦法，具體指導(dǎo)合同審核工作，記錄合同審核過(guò)程和審核意見(jiàn)，編制合同審核工作底稿，便于事后監(jiān)督檢查和責(zé)任追究等。審核內(nèi)容包括合同文本的合法性、簽約過(guò)程的嚴(yán)密性、履約操作的可行性和實(shí)施結(jié)果的經(jīng)濟(jì)性，簽訂合同的主體資格、書(shū)面授權(quán)人資格、內(nèi)容條款和文本格式是否合法合規(guī)，合同內(nèi)容是否表示當(dāng)事雙方真實(shí)意思，合同條款是否完備，合同要素是否齊全，文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，違約責(zé)任等關(guān)鍵條款是否明確等。對(duì)合同金額大、影響范圍廣、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)的重大合同，業(yè)務(wù)承辦部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)或紀(jì)檢部門應(yīng)當(dāng)從各自的專業(yè)角度進(jìn)行審核，各司其職，各負(fù)其責(zé)；經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)承辦部門主要審核標(biāo)的物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、時(shí)間進(jìn)度等條款內(nèi)容，負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同起草、簽訂、履行過(guò)程中的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理；法務(wù)部門主要審核文本格式是否規(guī)范，內(nèi)容條款是否完整，文字表述是否嚴(yán)謹(jǐn)，負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同權(quán)利義務(wù)條款相關(guān)的法律風(fēng)險(xiǎn)管理；財(cái)務(wù)部門主要審核合同價(jià)格條款、結(jié)算期限和款項(xiàng)支付方式條款內(nèi)容的合理性，負(fù)責(zé)與資金收付審核相關(guān)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理；審計(jì)或紀(jì)檢部門主要審核合同使用定額標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)價(jià)格、工程量等條款內(nèi)容，負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同全過(guò)程監(jiān)督管理。審核部門和人員應(yīng)當(dāng)編制合同審核工作底稿，對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。學(xué)?？赏ㄟ^(guò)設(shè)計(jì)合同審簽表格，規(guī)范合同審核程序，借助信息化手段實(shí)現(xiàn)合同的線上審核，切實(shí)提高合同管理效率。3.合同簽署與登記控制。學(xué)校建立健全合同簽署控制及合同登記控制的管理制度，根據(jù)合同類別性質(zhì)，合理授權(quán)，明確各類合同簽署權(quán)限、審核審批等業(yè)務(wù)流程，嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序簽署合同，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)或越權(quán)簽署合同，并在歸口管理部門內(nèi)設(shè)置專門崗位負(fù)責(zé)合同的日常保管，為合同保管提供相應(yīng)的條件，對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，登記合同管理臺(tái)賬；同時(shí)，要建立合同專用章保管制度，明確合同專用章的掌管部門、合同專用章的保管和使用等具體要求，只有經(jīng)合同歸口管理部門的審核、統(tǒng)一編號(hào)、學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批及法人或其授權(quán)人簽署之后，方可履行蓋章手續(xù)，否則不得蓋章；最后，應(yīng)當(dāng)采取加蓋合同文本騎縫章、使用紙質(zhì)合同文本、使用防偽印記專用紙張、第三方公證、使用不可編輯的電子文檔等防范措施加以嚴(yán)格控制，防止已簽署的合同被篡改。（四）合同履行環(huán)節(jié)控制。1.合同履行監(jiān)控。加強(qiáng)對(duì)合同履行的跟蹤監(jiān)控，及時(shí)主張權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)，督促對(duì)方積極履行合同，強(qiáng)化對(duì)合同履行情況及效果的檢查、分析和驗(yàn)收；對(duì)需要補(bǔ)充、變更、轉(zhuǎn)讓和終止的，應(yīng)該明確規(guī)定審批流程和權(quán)限，合同變更或轉(zhuǎn)讓的內(nèi)容、條款必須與合同對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行平等協(xié)商，形成一致意見(jiàn)，達(dá)成共識(shí)，便于操作；變更后的合同或轉(zhuǎn)讓后的合同應(yīng)作為新簽訂合同，還需要履行規(guī)定的授權(quán)、審核、審批等環(huán)節(jié)控制程序。在合同履行管理過(guò)程中，要建立健全合同履行管理責(zé)任制，加強(qiáng)責(zé)任約束，壓緊壓實(shí)合同履行主體責(zé)任；合同終止或解除時(shí)，相關(guān)部門必須出具合同履行報(bào)告，全面總結(jié)合同履行情況，對(duì)需要追究責(zé)任的要提出處理意見(jiàn)建議，實(shí)施嚴(yán)厲問(wèn)責(zé)。2.合同變更控制。學(xué)校在合同履行過(guò)程中，因故無(wú)法按時(shí)履行的，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于合同未約定的內(nèi)容或存在爭(zhēng)議、歧義的條款，致使合同無(wú)法繼續(xù)履行的，合同雙方應(yīng)就相關(guān)問(wèn)題及時(shí)溝通協(xié)商，采取補(bǔ)救措施，對(duì)原有合同條款進(jìn)行補(bǔ)充說(shuō)明，完善合同內(nèi)容；對(duì)因國(guó)家宏觀政策調(diào)整，法律、經(jīng)濟(jì)、金融等環(huán)境變化，自然災(zāi)害等不可抗力客觀因素影響，偏離合同訂立初衷，造成學(xué)校利益遭受損失的合同，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行損失評(píng)估，向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并積極與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商談判，達(dá)成一致意見(jiàn)，按照規(guī)定程序和權(quán)限，履行相關(guān)手續(xù)，辦理補(bǔ)充、變更合同條款或解除合同事宜；合同變更應(yīng)采用書(shū)面形式，嚴(yán)禁在原合同文本上抹涂、添加、修改；合同對(duì)方當(dāng)事人未經(jīng)協(xié)商，違反約定擅自變更、轉(zhuǎn)讓、終止或解除合同，損害學(xué)校利益，給學(xué)校造成經(jīng)濟(jì)損失的，有權(quán)要求對(duì)方賠償。3.合同糾紛處理。合同履行過(guò)程中涉及合同糾紛的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)依照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，明確規(guī)定合同糾紛處理的審批權(quán)限和責(zé)任，在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方協(xié)商談判，確保合同糾紛得到及時(shí)有效的解決。能夠協(xié)商解決的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議；合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。合同糾紛處置方案應(yīng)當(dāng)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子審核批準(zhǔn)，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實(shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾。4.合同價(jià)款結(jié)算。合同結(jié)算是合同業(yè)務(wù)中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是合同風(fēng)險(xiǎn)最直接的表現(xiàn)。學(xué)校財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)建立職能部門的合同負(fù)責(zé)制，設(shè)置專門崗位負(fù)責(zé)合同履行，建立合同履行信息管理臺(tái)賬，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)結(jié)算系統(tǒng)和合同控制系統(tǒng)的銜接，遵照條款的規(guī)定進(jìn)行審查，掌握合同履行進(jìn)展情況，在臨近付款期限的合理時(shí)間內(nèi)發(fā)出資金結(jié)算提示，根據(jù)合同履行情況辦理價(jià)款結(jié)算、收付款項(xiàng)并進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)催收到期欠款，嚴(yán)把結(jié)算付款關(guān)。付款時(shí)要明確業(yè)務(wù)承辦部門經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、分管業(yè)務(wù)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和分管財(cái)務(wù)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，對(duì)不符合付款條件的，如合同對(duì)方未按照合同條款履約的、或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的、或驗(yàn)收未通過(guò)的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)拒絕付款，并及時(shí)向分管財(cái)務(wù)的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，避免給學(xué)校造成不必要的損失。（五）合同歸檔評(píng)估控制。1.合同保管與歸檔。高校合同管理部門應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，加強(qiáng)合同登記管理，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行、變更和終結(jié)等情況，合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷號(hào)和歸檔手續(xù)，實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理；建立合同文本科學(xué)分類和統(tǒng)一編號(hào)制度，按照類別和編號(hào)妥善保管合同文本，建立合同臺(tái)賬，防止或及早發(fā)現(xiàn)合同文本的遺失；加強(qiáng)合同信息安全保密工作，未經(jīng)學(xué)校合同管理部門批準(zhǔn)，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密或商業(yè)秘密；合同原件無(wú)特殊情況不得外借，明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求，對(duì)合同保管情況實(shí)施定期和不定期的檢查。2.合同管理檢查評(píng)估。建立合同管理情況檢查評(píng)估制度，定期不定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行總結(jié)評(píng)估，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)不足，不斷完善學(xué)校合同管理工作。評(píng)估內(nèi)容包括：合同策劃是否科學(xué)，合同調(diào)查是否充分，合同談判策略是否恰當(dāng)，合同簽訂是否符合程序，合同簽署是否在授權(quán)范圍內(nèi)，合同文本是否規(guī)范，合同審核意見(jiàn)是否得到合理采納，合同是否全面履行，履行過(guò)程中是否存在不足，合同糾紛是否得到妥善處理，合同資料是否全部歸檔，合同管理內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)和執(zhí)行是否健全有效，合同管理水平是否逐步提高等等。

一、合同管理的重要意義

合同是潛水承包商與業(yè)主履行義務(wù)、享受權(quán)利的主要依據(jù)，它確定了工程項(xiàng)目的價(jià)格、工作內(nèi)容、工期以及質(zhì)量目標(biāo)、健康安全環(huán)保要求等。在工程施工中，承包商的一切工作都是為了全面、正確地履行合同，所以合同管理是工程項(xiàng)目管理的核心，是其他工作的指南，也是實(shí)施對(duì)工程項(xiàng)目總控制的保證。沒(méi)有有效的合同管理，就不可能有有效的工程項(xiàng)目管理，也不可能實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目預(yù)期的目標(biāo)；同時(shí)，合同也是項(xiàng)目完工后計(jì)收工程款項(xiàng)的依據(jù)。因此，在潛水工程項(xiàng)目的管理中合同管理的地位已越來(lái)越重要，這種重要地位也決定了其具有十分重要的意義。

第一，加強(qiáng)合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存和發(fā)展的必要措施。一方面，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)本身就是法制經(jīng)濟(jì)，而合同則是承包商與業(yè)主之間相互承諾的權(quán)利與義務(wù)的統(tǒng)一，具有法律的權(quán)威和強(qiáng)制性，違反合同的行為要受到法律的制裁；另一方面，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，承包商在履行合同的過(guò)程中，必然要盡全力地去追求經(jīng)濟(jì)利益的最大化，而合同是其在追求利益最大化的過(guò)程中要時(shí)時(shí)遵守的法律依據(jù)，必然要受到承包商的重視，把加強(qiáng)合同的有效管理作為爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。同時(shí)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)性和工程招投標(biāo)管理的規(guī)范化，也促使企業(yè)認(rèn)識(shí)到，在工程管理中自覺(jué)地加強(qiáng)合同管理并圓滿地履行合同，這是維護(hù)企業(yè)良好形象和聲譽(yù)的重要基礎(chǔ)，是企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的重要保證。

第二,加強(qiáng)合同管理是保證企業(yè)正常營(yíng)運(yùn)，實(shí)現(xiàn)和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)實(shí)需要。水下工程施工企業(yè)的合同管理是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、維持企業(yè)生存發(fā)展的重要手段。這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，企業(yè)只有加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理，才能組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。企業(yè)要維持正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng),必須通過(guò)訂立合同的方式獲取一定的工程服務(wù)項(xiàng)目；也只有通過(guò)履行和管理合同完成工程項(xiàng)目，并繼而取得收入和營(yíng)業(yè)利潤(rùn)。企業(yè)只有對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行嚴(yán)格管理，才能使工程項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)得到密切的銜接和配合，高質(zhì)量、低成本的圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)增值。相反，如果施工組織不注重經(jīng)濟(jì)合同管理工作，一旦有違反合同、錯(cuò)簽合同或者不當(dāng)履行合同的現(xiàn)象發(fā)生，必然要給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)損失，增加企業(yè)不必要的開(kāi)支和費(fèi)用，從而加重企業(yè)負(fù)擔(dān)，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng),甚者可能導(dǎo)致危及企業(yè)生存。

第三，加強(qiáng)合同管理是預(yù)防和解決經(jīng)濟(jì)糾紛的有力武器。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)合同糾紛一直大量存在，甚至呈上升趨勢(shì)。由于經(jīng)濟(jì)合同糾紛，不僅給國(guó)家和企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失,而且也嚴(yán)重地影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，破壞了社會(huì)主義的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序。這些經(jīng)濟(jì)糾紛相當(dāng)大一部分是因企業(yè)合同管理不善造成的。潛水施工主體若對(duì)其所簽合同缺乏必要的管理，才沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除潛在的隱患，其結(jié)果往往是為糾紛所累，不僅造成很多資源、成本在糾紛解決中耗費(fèi)，也嚴(yán)重影響了同業(yè)主之間的長(zhǎng)期合作關(guān)系。所以，加強(qiáng)合同管理對(duì)于保證合同質(zhì)量、預(yù)防經(jīng)濟(jì)合同糾紛、保證企業(yè)的合法權(quán)益,維護(hù)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)秩序,就具有了十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

第四，科學(xué)的合同管理能夠防止經(jīng)濟(jì)犯罪、純潔社會(huì)環(huán)境。經(jīng)濟(jì)關(guān)系法律化、合同化的推行,對(duì)于維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益、推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮了重要的作用。但同時(shí)利用經(jīng)濟(jì)合同違法犯罪的現(xiàn)象也屢有發(fā)生、禁而不止，給國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)自身造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失，敗壞了社會(huì)風(fēng)氣，污染了社會(huì)環(huán)境。當(dāng)前，利用經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行違法犯罪的情況主要有簽訂假合同進(jìn)行詐騙、采用簽訂合同的形式挪用公款、控制合同的簽訂行賄受賄等等。建立和健全企業(yè)合同管理制度,依法簽訂和履行合同并對(duì)經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行嚴(yán)格的審查和監(jiān)督，就可以堵塞漏洞,不給不法分子以可乘之機(jī)，防止經(jīng)濟(jì)犯罪的發(fā)生，純潔社會(huì)環(huán)境。