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一、重難點(diǎn)內(nèi)容提示

（一）行政公文的概念和特點(diǎn)

1、行政公文的概念

公文是各級(jí)各類國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動(dòng)中有著特定的效能和廣泛的用途的文書(shū)，它能夠超越時(shí)空的限制，為國(guó)家管理提供所需的信息。

另一種解釋是公文在黨政管理過(guò)程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。

還有一種解釋是公文是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在行使管理職權(quán)、處理日常工作時(shí)使用的，具有直接效用和規(guī)范體式的文書(shū)。

廣義的公文，外延十分廣闊，除通用文書(shū)外，還包括法律、財(cái)經(jīng)、文教、外交、軍事、稅務(wù)、工商等各種行業(yè)自己的專用文書(shū)。它不僅多到了數(shù)不勝數(shù)的地步，而且隨著社會(huì)發(fā)展的腳步，總是不斷地有新的文體產(chǎn)生。

狹義的公文，是指國(guó)務(wù)院辦公廳《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和中共中央辦公廳《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。這兩大類公文的文種彼此多數(shù)相同或近似，也有一些區(qū)別。這些公文文種都是在機(jī)關(guān)工作中使用頻率較高的。

2、行政公文的特點(diǎn)

一是法定的作者

行政公文是由法定的作者擬制和的。所謂法定的作者，指的是依據(jù)法律和有關(guān)規(guī)定成立的能夠行使職能的組織或單位。有的行政公文以國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)首長(zhǎng)的名義，這并不代表個(gè)人，而僅僅是制發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人行使自己職權(quán)的一種表現(xiàn)，行政公文所反映的也應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)人所在機(jī)關(guān)或組織的集體意圖。

二是嚴(yán)格的政策性

行政公文的政策性是由其反映的內(nèi)容決定的。國(guó)家制定的一系列政策、法律法規(guī)都是以行政公文的形式下達(dá)，而國(guó)家各級(jí)行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都負(fù)有傳達(dá)、貫徹、執(zhí)行的責(zé)任。各級(jí)行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位行文時(shí)，必須與國(guó)家的方針政策相一致，以嚴(yán)格保證國(guó)家各項(xiàng)政策的貫徹落實(shí)。

三是法定的權(quán)威性

行政公文是由行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其領(lǐng)導(dǎo)人，為了特定的目的而制作和頒發(fā)的，其法定的權(quán)威性主要體現(xiàn)在：一是國(guó)家政權(quán)賦予發(fā)文機(jī)關(guān)或單位法定的地位和職權(quán)；二是國(guó)家從法律和行政措施上對(duì)行政公文的權(quán)威性給予可靠的保證，要求受文者的思想、行為受到文件的約束、規(guī)范、做到令行禁止；三是行政公文的內(nèi)容的合法性，能夠代表著最廣大人民群眾的根本利益。

四是體式的規(guī)范性

行政公文是具有規(guī)定體式的公務(wù)文書(shū)，有嚴(yán)格的規(guī)范性。這種規(guī)范性是公文的權(quán)威性和法定性的具體體現(xiàn)，也是公文處理的客觀需要。如國(guó)務(wù)院2000年8月24日的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中就規(guī)定了統(tǒng)一的公文名稱和體式。國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局于2000年9月了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（9704—1999）的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步指出：“本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識(shí)規(guī)則。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行?！毙姓?a href="http://www.fpldtrp.com/article/xzgaoshou/xzgs/200910/274886.html" target="_blank">公文寫(xiě)作必須嚴(yán)格按照這兩個(gè)文件的規(guī)定執(zhí)行。

二行政公文的種類

按照行文關(guān)系和行文方向分類

按照行文關(guān)系和行文方向的不同，行政公文可分為：

上行文

上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向所屬上級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文。如報(bào)告、請(qǐng)示等。

平行文

平行文是指平行機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)送交的公文。如函等。

下行文

下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文。如命令（令）、決定、公告、通告、通報(bào)、批復(fù)等。

通知在不同情況下屬于平行文或下行文。會(huì)議紀(jì)要在不同場(chǎng)合分屬下行文和上行文。函一般屬平行文，但有時(shí)也屬上行文（如請(qǐng)示較小事情的函），有時(shí)也屬下行文（如答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)詢問(wèn)的函）。

按照保密程度分類

按照保密程度來(lái)分，行政公文可以分為絕密文件、機(jī)密文件、秘密文件。

按照緊急程度分類

按照緊急程度分類，行政公文可分為“特急”、“急件”兩類。

按照具體職能分類

按照具體職能的不同，行政公文可以分為：

法規(guī)性公文

法規(guī)性公文是用來(lái)頒布法令、法律或?qū)τ嘘P(guān)問(wèn)題作出規(guī)定的公文。

指揮性公文

指揮性公文是直接體現(xiàn)上級(jí)機(jī)關(guān)的決策意圖，對(duì)有關(guān)事項(xiàng)的處理、有關(guān)工作的進(jìn)行起著指令或指導(dǎo)作用的公文。

報(bào)請(qǐng)性公文

報(bào)請(qǐng)性公文是下級(jí)機(jī)關(guān)用來(lái)向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)、請(qǐng)示工作的公文，這類公文是上行文。

知照性公文

知照性公文是向有關(guān)方面告知情況、關(guān)照事項(xiàng)的公文。這類公文既有下行文，也有平行文。

(5)聯(lián)系性公文

聯(lián)系性公文是用于各部門(mén)之間聯(lián)系工作的公文。這類公文主要有函等。

(6)實(shí)錄性公文

實(shí)錄性公文主要是指真實(shí)地記錄會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的公文，會(huì)議紀(jì)要就是這類公文。

此外，行政公文的分類還有一些，這里不一一列舉。

三行政公文的體式

行政公文的體式主要是指公文的構(gòu)成要素、格式及其印裝規(guī)格。行政公文的體式屬形式范疇，是為表現(xiàn)內(nèi)容服務(wù)的，在公文寫(xiě)作中有著不可忽視的作用。

（四）行政公文的要素和格式

按國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局2000年9月的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999）規(guī)定，組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

眉首部分

眉首部分又稱文頭部分在行政機(jī)關(guān)公文首頁(yè)，置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。

（1）公文份數(shù)序號(hào)

公文份數(shù)序號(hào)是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。一般適用于比較重要的公文。

（2）秘密等級(jí)和保密期限

秘密文件要注明密級(jí)，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒(méi)有這個(gè)項(xiàng)目。

公文需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。

（3）緊急程度

緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。

公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

（4）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成。如“××省人民政府文件”、“××大學(xué)文件”等；對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣有25㎜。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80㎜。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22㎜*15㎜。

聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過(guò)多，必須保證公文首頁(yè)顯示正文。

（5）發(fā)文字號(hào)

發(fā)文字號(hào)又稱公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，如國(guó)務(wù)院文件“國(guó)發(fā)[2004]3號(hào)”中，“國(guó)發(fā)”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“2004”是發(fā)文年份，“3號(hào)”為文件序號(hào)，表明這份文件是國(guó)務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號(hào)文件。如果一個(gè)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號(hào)中加上一個(gè)類別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。

發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布；年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”插入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（6）簽發(fā)人

簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4㎜。

主體部分

主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等要素組成。

（1）標(biāo)題

公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁(yè)紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。

公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

在撰寫(xiě)公文標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要寫(xiě)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，如果文件首頁(yè)有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，其標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。

公文的標(biāo)題通常有四種形式：

一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。

二是事由和文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。

三是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。

四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。

（2）主送機(jī)關(guān)

主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文主要處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。

上行文一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)機(jī)關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機(jī)關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項(xiàng)。

主送機(jī)關(guān)的書(shū)寫(xiě)位置是：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

（3）正文

正文是公文的核心部分，用來(lái)表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。

正文的結(jié)構(gòu)一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開(kāi)頭部分用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言寫(xiě)明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫(xiě)明公文的內(nèi)容或事項(xiàng)，做到重點(diǎn)突出，意見(jiàn)具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫(xiě)法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。

公文正文的書(shū)寫(xiě)位置是：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

（4）附件

附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實(shí)物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過(guò)長(zhǎng)的內(nèi)容隔裂而附，對(duì)正文起說(shuō)明、注釋、補(bǔ)充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、和按語(yǔ)的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。

（5）成文日期

公文成文日期一般以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的時(shí)間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

成文日期要用漢字標(biāo)注，并將年、月、日標(biāo)全，“零”寫(xiě)為“o”。

（6）公文生效標(biāo)識(shí)

公章是公文生效的標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2㎜~4㎜，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。

當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；

當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過(guò)3㎜。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

（7）附注

附注是指需要附加說(shuō)明的事項(xiàng)。如需解釋的名詞術(shù)語(yǔ)，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達(dá)對(duì)象等。

公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。

版記部分

版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

（1）主題詞

主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時(shí)，順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過(guò)5個(gè)詞組。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

“主題詞”用3號(hào)黑體、居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。

（2）抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機(jī)關(guān)都要從實(shí)際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。

公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

（3）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間

公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門(mén)承擔(dān)。

印發(fā)時(shí)間不同于發(fā)文時(shí)間，這是指公文開(kāi)印的具體時(shí)間。

印發(fā)機(jī)關(guān)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)在左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

（4）版記中的反線

版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開(kāi)，寬度同版心。

（5）版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

（五）公文的印裝規(guī)格

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（gb/t9704—1999），不僅對(duì)公文的構(gòu)成要素及格式作出了明確規(guī)定，而且對(duì)公文的印裝規(guī)格也有詳細(xì)說(shuō)明。下面就依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》的內(nèi)容，對(duì)公文的印裝規(guī)格加以介紹。

公文用紙的規(guī)格

公文用紙要采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型紙，其成品幅面尺寸為297㎜*210㎜（長(zhǎng)*寬）。

公文用紙的頁(yè)邊（留空處）與版心的具體尺寸為：

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37㎜±1㎜

公文用紙訂口（左白邊）為：28㎜±1㎜

版心尺寸為：156㎜*225㎜（不含頁(yè)碼）

公文排版的規(guī)格和要求

正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行（以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8的距離為一基準(zhǔn)行），每行排28個(gè)字。

要做到版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸合乎標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)1㎜。

印刷要求

公文應(yīng)雙面印刷，頁(yè)碼要套正，兩面誤差不得超過(guò)2㎜。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)bl100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)y80%，m80%。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白，無(wú)斷劃。

公文中未作特殊說(shuō)明的圖文項(xiàng)目，顏色均為黑色。

裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4㎜。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸，外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處，允許誤差±4㎜。平訂釘鋸與書(shū)脊的距離為3㎜~5㎜；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1㎜，四角成90度，無(wú)毛茬或缺損。

六行政公文的寫(xiě)作要求

行政公文寫(xiě)作是指公文文本的起草、修改和定稿。行政公文的寫(xiě)作應(yīng)當(dāng)做到以下幾點(diǎn)：

熟悉行文規(guī)則

行文規(guī)則，也稱行文原則，是指在執(zhí)行公文行文制度時(shí)應(yīng)當(dāng)遵循的準(zhǔn)則。2000年8月24日國(guó)務(wù)院頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中明確規(guī)定了行政公文的行文規(guī)則。下面予以簡(jiǎn)單介紹，這是公文寫(xiě)作時(shí)特別應(yīng)注意的。

（1）少而精地行文

行政公文的行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短。

根據(jù)職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系行文

政府各部門(mén)依據(jù)部門(mén)職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)行文；除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。

向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。

向下級(jí)機(jī)關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

不相隸屬機(jī)關(guān)之間一般用函行文。

請(qǐng)示應(yīng)一文一事

向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請(qǐng)示公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他部門(mén)業(yè)務(wù)范圍時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)協(xié)商并取得一致意見(jiàn)后上報(bào)；經(jīng)過(guò)協(xié)商未能取得一致意見(jiàn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)在請(qǐng)示中寫(xiě)明。除特殊情況外，請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)送上級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）按規(guī)定程序處理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人。

正確運(yùn)用主送、抄送行文

向上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，或者要求對(duì)方答復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)主送一個(gè)機(jī)關(guān)，以便收文機(jī)關(guān)及時(shí)迅速地進(jìn)行處理。切勿多頭主送。

受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)上報(bào)公文，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫(xiě)明抄報(bào)機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。

(5)聯(lián)合行文要會(huì)商

一般來(lái)說(shuō)平行機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。在辦理聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)應(yīng)主動(dòng)和有關(guān)單位商量，取得一致意見(jiàn)之后再發(fā)文，而不能將自己的意志強(qiáng)加于人。

選準(zhǔn)文種

公文的文種界限非常明顯，不同的文種體現(xiàn)出不同的職權(quán)范圍和機(jī)關(guān)之間的關(guān)系，也表現(xiàn)出不同的辦事目的和要求。因此，發(fā)文應(yīng)根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)、所處地位和發(fā)文目的，恰當(dāng)?shù)剡x用文種。如命令（令）、決定、通知、通報(bào)都有表彰先進(jìn)的功能，但由于這些文種的性質(zhì)、級(jí)別、運(yùn)行方式等不同，其表彰的內(nèi)容輕重、先進(jìn)程度、所達(dá)到的目的也就有所不同，表彰時(shí)，要根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的級(jí)別、先進(jìn)單位或人物事跡的輕重確定文種。誤用、混用文種，會(huì)使公文的質(zhì)量和效用受到嚴(yán)重影響。

嚴(yán)格制定程序

行政公文的制發(fā)主要是經(jīng)過(guò)：擬稿、核稿、呈批、簽發(fā)、繕印、用印、封發(fā)等程序，公文寫(xiě)作者掌握了公文制文程序，可以提高公文的質(zhì)量，加快公文的運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。

明確領(lǐng)導(dǎo)意圖

行政公文的寫(xiě)作一般是“遵旨”行文的受命性寫(xiě)作，撰寫(xiě)者要遵循機(jī)關(guān)或組織領(lǐng)導(dǎo)的意圖來(lái)行文，寫(xiě)作時(shí)必須做到：“五清楚”，即任務(wù)、對(duì)象清楚；思想意圖清楚；政策依據(jù)清楚；行文方式方法清楚；具體事項(xiàng)清楚。寫(xiě)作者只有做到了“五清楚”明確掌握領(lǐng)導(dǎo)意圖，行文才能真實(shí)地反映組織活動(dòng)的面貌，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。

（七）命令（令）的用途、特點(diǎn)

命令（令）適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，全國(guó)人大常務(wù)委員會(huì)及委員長(zhǎng)、國(guó)務(wù)院及總理、各地方人民政府及其首長(zhǎng)，可以命令（令）；國(guó)務(wù)院各部部長(zhǎng)可以命令（令）。命令（令）雖然往往以領(lǐng)導(dǎo)人個(gè)人名義，但體現(xiàn)的不是個(gè)人的要求，而是權(quán)力機(jī)關(guān)的意志。

命令（令）屬于上級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)下發(fā)的指揮性公文，具有極強(qiáng)的權(quán)威性和約束力，下級(jí)機(jī)關(guān)必須嚴(yán)肅對(duì)待，堅(jiān)決執(zhí)行。

命令（令）的特點(diǎn)：

1.權(quán)威性和強(qiáng)制性

命令（令）是所有公文中最具權(quán)威性和強(qiáng)制性的下行文種。命令一經(jīng)，受令方面必須無(wú)條件服從，做到令行禁止，不能有絲毫偏差。

2.使用權(quán)限有嚴(yán)格的限制

命令（令）一般只由國(guó)家行政機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)人使用，黨的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)一般不能單獨(dú)使用，如有必要，要與國(guó)家機(jī)關(guān)聯(lián)名制發(fā)命令。

（八）命令（令）的種類

命令（令）按其內(nèi)容和作用分，有公布令、行政令、嘉獎(jiǎng)令等。

1．公布令

公布令是依照有關(guān)法律規(guī)定行政法規(guī)和規(guī)章的公文。行政法規(guī)和規(guī)章不是行政公文，要公布于眾，必須以行政公文中最富權(quán)威性的命令（令）來(lái)。

2．行政令

行政令是宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施的公文。如：《××省人民政府關(guān)于查禁公路上“三亂”行為的命令》

3．嘉獎(jiǎng)令

嘉獎(jiǎng)令是表彰在工作中有重大貢獻(xiàn)的集體和個(gè)人的公文。

（九）命令（令）的一般寫(xiě)法

命令（令）在結(jié)構(gòu)上一般包括標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、正文、落款、發(fā)令日期等部分。

1.標(biāo)題

命令（令）的標(biāo)題有三種構(gòu)成形式：

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或發(fā)令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人職務(wù)名稱加文種名稱兩部分構(gòu)成，此類標(biāo)題寫(xiě)法常用于令。

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、主要事由和文種名稱構(gòu)成。

標(biāo)明文種

2.發(fā)文字號(hào)

命令（令）的發(fā)文字號(hào)與其他行政公文的發(fā)文字號(hào)相同，也有一些命令（令）的發(fā)文字號(hào)不同于其他行政公文的發(fā)文字號(hào)，如命令中的令的發(fā)文字號(hào)就只標(biāo)注順序號(hào)“第χχ號(hào)”，沒(méi)有機(jī)關(guān)代字、年號(hào)。命令的令“第χχ號(hào)”表示發(fā)令機(jī)關(guān)或發(fā)令人的任職開(kāi)始編列的流水號(hào)，到任職期滿為止，下任再?gòu)念^編號(hào)。這是命令的發(fā)文字號(hào)與其他公文不同的地方。

3.正文

命令的作用不同，正文的寫(xiě)法亦不同：

（1）令，即用以各種法規(guī)或規(guī)章的命令，其正文須說(shuō)明所法律法規(guī)的名稱、通過(guò)或批準(zhǔn)的機(jī)關(guān)或會(huì)議，通過(guò)或批準(zhǔn)的時(shí)間及施行時(shí)間。

（2）行政令，即規(guī)定重大行政措施的命令，其正文包括兩部分，一是說(shuō)明命令的緣由，要做到理由充足，以達(dá)到令人信服的目的；二是寫(xiě)出命令具體內(nèi)容，寫(xiě)明強(qiáng)制性行政措施及執(zhí)行機(jī)關(guān)，要做到條目清晰，層次分明，便于執(zhí)行。

（3）嘉獎(jiǎng)令的正文一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容，一是嘉獎(jiǎng)緣由，簡(jiǎn)要敘述被嘉獎(jiǎng)?wù)叩闹饕论E，并做出中肯的評(píng)價(jià)；二是嘉獎(jiǎng)事項(xiàng)，寫(xiě)出嘉獎(jiǎng)的具體內(nèi)容，通常為授予的稱號(hào)、記功的登記和次數(shù)及其他形式的獎(jiǎng)勵(lì)決定；三是發(fā)出號(hào)召，即號(hào)召?gòu)V大人民群眾向英雄人物學(xué)習(xí)，做好本職工作。

4.落款

落款處簽署命令機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)名稱和姓名。

5.發(fā)令日期

命令的最后是注明發(fā)令日期。有的發(fā)令日期也可在標(biāo)題下面注明。

（十）意見(jiàn)的用途、特點(diǎn)

意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

意見(jiàn)這一文種是新增加的。1996年中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》已正式列入這個(gè)文種，在新形勢(shì)下黨的機(jī)關(guān)與行政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文中“意見(jiàn)”的使用頻率比較高，因此，新頒布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》增加了這一文種。“意見(jiàn)”不同于一般含義的意見(jiàn)，它是黨和政府頒布方針政策的一種形式?！耙庖?jiàn)”的適用范圍較寬，就其主體而言，可以適用于黨政各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，就其內(nèi)容而言，涉及黨和政府以及企事業(yè)單位的方方面面。

意見(jiàn)的特點(diǎn)：

1.內(nèi)容的針對(duì)性

意見(jiàn)的制發(fā)往往是針對(duì)工作中急需解決的問(wèn)題或必須克服的傾向，因此它提出問(wèn)題及時(shí)，分析問(wèn)題結(jié)合實(shí)際，提出見(jiàn)解、辦法針對(duì)性強(qiáng)，目的明確。

2.形式的靈活性

意見(jiàn)既可獨(dú)立行文，也可與其它文種搭配行文。此外，意見(jiàn)既可以用于上行文、也可以用于下行文和平行文。作為上行文，用于下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)建議性意見(jiàn)，由上級(jí)機(jī)關(guān)作出處理或給予答復(fù)。作為下行文，用于上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性意見(jiàn)，文中貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的，下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。作為平行文，提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。它的行文方向比較靈活。

（十一）意見(jiàn)的種類

1.指示性意見(jiàn)

指示性意見(jiàn)是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作闡述、說(shuō)明指導(dǎo)思想，提出原則要求的意見(jiàn)。

2.計(jì)劃性意見(jiàn)

計(jì)劃性意見(jiàn)是上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)就某項(xiàng)工作活動(dòng)作出部署、安排，要求有關(guān)單位貫徹執(zhí)行的意見(jiàn)。其內(nèi)容具備計(jì)劃的基本要素，但和一般計(jì)劃相比，它對(duì)工作的指導(dǎo)思想和基本原則和方法、措施、步驟等闡述得較為具體、明確，對(duì)任務(wù)、目標(biāo)的闡述側(cè)重于宏觀的定性分析而較少提出具體的量化指標(biāo)。

3.建議性意見(jiàn)

建議性意見(jiàn)是下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)管理部門(mén)就解決有關(guān)問(wèn)題或推動(dòng)、改進(jìn)某項(xiàng)工作向上級(jí)機(jī)關(guān)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，提出自己設(shè)想、看法和建議的意見(jiàn)。

（十二）意見(jiàn)的一般寫(xiě)法

意見(jiàn)一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、落款四部分組成。

1.標(biāo)題

意見(jiàn)的標(biāo)題有二種構(gòu)成形式：

(1)發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由和文種組成。

發(fā)文事由和文種組成。

2.主送機(jī)關(guān)

上行文的意見(jiàn)一般有主送機(jī)關(guān)，下行文的意見(jiàn)，執(zhí)行意圖比較明確、針對(duì)性較強(qiáng)的、要寫(xiě)主送機(jī)關(guān)；涉及面較廣的可以不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。

3.正文

正文一般為前言、主體、結(jié)尾三部分。

前言部分一般交代提出意見(jiàn)的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見(jiàn)”。前言部分常用習(xí)慣用語(yǔ)“為……現(xiàn)（特）提出如下意見(jiàn)”過(guò)渡到下文。主體部分是核心內(nèi)容，主要是對(duì)重要問(wèn)題提出建議、主張及處理辦法等。一般采用分條列項(xiàng)的寫(xiě)法。這部分既要講道理、明政策、通法律，又要可實(shí)施、能操作、便督查。結(jié)尾部分，提出希望或要求。如果主體部分說(shuō)清楚了，也可不寫(xiě)結(jié)尾。

4.落款

落款，即標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間。由于意見(jiàn)帶有較強(qiáng)的規(guī)范性，有的意見(jiàn)還將發(fā)文機(jī)關(guān)和成文時(shí)間置于標(biāo)題之下。

（十三）意見(jiàn)的寫(xiě)作要求

1.掌握好表述的分寸

意見(jiàn)的行文方向具有多向性,對(duì)不同行文方向的意見(jiàn),要掌握好文字表述時(shí)的分寸。作為上行文意見(jiàn),應(yīng)按請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。作為平行文的意見(jiàn),提出的意見(jiàn)可供對(duì)方參考。作為下行文的意見(jiàn),文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行；無(wú)明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行?？傊?意見(jiàn)是供別人執(zhí)行或參照的,而行文對(duì)象不相同,表述和措詞一定要注意把握準(zhǔn)確。

2.文種選用要審慎

意見(jiàn)的性質(zhì)和功能介于建議性報(bào)告、請(qǐng)示、指示性通知之間,其間的嚴(yán)格區(qū)別還有待深入研究,所以在使用意見(jiàn)這一文種時(shí),要特別注意與相近文種的區(qū)別。

（十四）決定的用途、特點(diǎn)

決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決定屬于下行文，一般用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)，有時(shí)本單位內(nèi)部也可使用。

決定的特點(diǎn)：

1.強(qiáng)制性

決定雖然沒(méi)有命令那樣濃的強(qiáng)制色彩，但也是一種權(quán)威性很強(qiáng)的下行文。決定是對(duì)重大事項(xiàng)或行動(dòng)做出部署，它不僅要讓人們知道其內(nèi)容，還要求人們必須無(wú)條件執(zhí)行。另外，決定有時(shí)還起法規(guī)作用，在某些方面，決定往往是法規(guī)的延伸和補(bǔ)充，具有強(qiáng)制性和行政約束力。

2.廣泛性

決定的用途比較廣泛，黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或企事業(yè)單位對(duì)某些重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)作出安排，都可以用決定。其次，決定的受文對(duì)象有一定的普遍性，決定一般不向某一具體單位發(fā)出，它的內(nèi)容所涉及的都是事關(guān)全局的重大問(wèn)題或事項(xiàng)，即使有時(shí)涉及的事件比較具體，其意義也具有廣泛性。

（十五）決定的種類

決定的使用范圍較為廣泛，種類也比較多，按照決定的具體用途和內(nèi)容的不同，將其劃分為兩大類：

對(duì)重要事項(xiàng)作出安排的決定

從具體事項(xiàng)的區(qū)別上看，常用的對(duì)重要事項(xiàng)作出安排的決定有法規(guī)性決定、政策性決定、布置重大事項(xiàng)的決定、審批性決定、表彰性決定、懲罰性決定、人事安排決定、接受組織成員決定等等。

對(duì)重大行動(dòng)作出安排的決定

這是一種事先對(duì)重要工作進(jìn)行布置的決定，這類決定的指揮性很強(qiáng)。如召開(kāi)會(huì)議的決定、重大活動(dòng)安排的決定、重要機(jī)構(gòu)設(shè)置的決定、行政區(qū)劃重大調(diào)整的決定等等。

（十六）決定的一般寫(xiě)法

決定，在結(jié)構(gòu)上由標(biāo)題和正文兩大部分組成。

標(biāo)題

決定的標(biāo)題包括發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三者缺一不可。如在報(bào)紙上公開(kāi)發(fā)表的決定，成文日期應(yīng)標(biāo)在標(biāo)題之下。

正文的寫(xiě)法

決定正文包括決定因由、決定事項(xiàng)兩個(gè)部分。

決定因由，即作出決定的原因，有時(shí)講述事件經(jīng)過(guò)及其意義。這部分行文要求簡(jiǎn)明扼要，邏輯嚴(yán)密，用語(yǔ)準(zhǔn)確。

決定事項(xiàng)，通常有以下幾種表達(dá)方式：

一是一段到底式。即不分段，一口氣寫(xiě)到底。這種方式適用于內(nèi)容單一、篇幅簡(jiǎn)短的決定。

二是分條標(biāo)項(xiàng)式。即把決定中涉及的若干問(wèn)題按照主次列成若干條項(xiàng)，并用數(shù)碼標(biāo)出。這種形式適用于牽涉較多具體問(wèn)題、事項(xiàng)的決定。

三是小標(biāo)題式。即把決定中每條的中心內(nèi)容歸納成小標(biāo)題，分列于每一部分之前。這種寫(xiě)法條理清晰，內(nèi)容突出。

四是分部分表述式。即把全文分成若干部分，每一部分表達(dá)一個(gè)中心意思，用中文數(shù)碼標(biāo)明各部分的順序。

決定的最后，可根據(jù)決定事項(xiàng)提出執(zhí)行決定的要求、意見(jiàn)。表彰性的決定，則提出希望和號(hào)召。在行文上，可作為全文的單獨(dú)一段來(lái)寫(xiě)，也可作為主體部分的一條來(lái)寫(xiě)。

（十七）決定的寫(xiě)作要求

要有政策或法律依據(jù)

決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排的公文，因此，在形成文件之前，要充分搞好調(diào)查研究工作，一方面要弄清實(shí)際情況；另一方面要搞清國(guó)家的政策和法律依據(jù)，使撰寫(xiě)的決定既符合國(guó)家的政策和法律，又符合客觀事物的實(shí)際。

事實(shí)準(zhǔn)確，語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)

決定所涉及的事實(shí)，如對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)等，都要真實(shí)準(zhǔn)確，按照事物的本來(lái)面目如實(shí)反映，既不夸大，也不縮小，以保證決定的正確性、立論的可靠性、安排部署的可行性。決定還要語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模棱兩可、含糊不清的話語(yǔ)，以免造成受文單位貫徹執(zhí)行上的困難或偏差。

（十八）議案的用途、特點(diǎn)

議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

從上可以看出，議案的發(fā)文機(jī)關(guān)為各級(jí)人民政府、受文機(jī)關(guān)是同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)。功用為提出審議事項(xiàng)和審議請(qǐng)求。

議案的特點(diǎn)：

1.行文的定向性

議案不是普發(fā)性公文，在行政機(jī)關(guān)只能由人民政府行文，行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)可以署政府主要負(fù)責(zé)人。議案只能向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)行文，不能向別的任何部門(mén)和單位行文。

2.內(nèi)容的說(shuō)服力

議案涉及的內(nèi)容是其人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)職權(quán)范圍內(nèi)的該地區(qū)（域）重大事項(xiàng)或重要問(wèn)題，因此，提交議案一定要把理由和根據(jù)寫(xiě)清楚，要言之有理，具有說(shuō)服力。

（十九）議案的種類

1.立法議案

立法議案主要是二種：一是政府機(jī)構(gòu)制定了某項(xiàng)法律或法規(guī)之后提請(qǐng)人大審議通過(guò)時(shí)用；二是建議、請(qǐng)求某行政機(jī)構(gòu)制定某項(xiàng)法規(guī)時(shí)用。

2.任免議案

行政機(jī)關(guān)向權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)任命、免去或撤消行政機(jī)關(guān)工作人員職務(wù)，請(qǐng)求人民代表大會(huì)審議批準(zhǔn)的議案。

3.建議議案

以行政部門(mén)的身份向權(quán)力部門(mén)提出建議，也可以使用議案。

（二十）議案的一般寫(xiě)法

議案包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文和落款幾個(gè)部分構(gòu)成。

1.標(biāo)題

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。

事由、文種組成。<o:p></o:p></p>

2.主送機(jī)關(guān)

議案的主送機(jī)關(guān)，只能是同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)，不能是其他機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)要采用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

3.正文

議案的正文主要包括案由、事項(xiàng)、結(jié)尾三個(gè)部分。案由，即提出議案的理由、根據(jù)。文字要簡(jiǎn)明扼要，又要把提出議案的理由說(shuō)充分。事項(xiàng)，即議案中提出要求審議的具體事項(xiàng)，如措施、方法、方案等。結(jié)尾，即議案的結(jié)語(yǔ)，主要是提出的請(qǐng)求。一般采用習(xí)慣用語(yǔ)“現(xiàn)提請(qǐng)審議”、“請(qǐng)審議決定”等。

4.落款

標(biāo)明政府機(jī)關(guān)名稱或政府負(fù)責(zé)人職務(wù)、姓名；寫(xiě)明成文時(shí)間。

（二十一）議案的寫(xiě)作要求

1.行文要嚴(yán)格規(guī)范

議案的行文規(guī)范主要包括兩個(gè)方面。一是議案只能用于國(guó)家行政機(jī)關(guān)向同級(jí)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，行政機(jī)關(guān)的其它事項(xiàng)需要與權(quán)力機(jī)關(guān)溝通時(shí)，不能使用議案行文；二是國(guó)家行政機(jī)關(guān)向同級(jí)國(guó)家權(quán)力機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng)時(shí)只能使用議案行文，而不能用其它文種行文。

2.內(nèi)容要重在說(shuō)理

一般情況下，凡議案的提請(qǐng)者要到會(huì)做一些說(shuō)明，并解答代表們提出的問(wèn)題，因此草擬時(shí)，一定要把理由和根據(jù)說(shuō)得極其清楚，有很強(qiáng)的說(shuō)服力。

（二十二）會(huì)議紀(jì)要的用途、與會(huì)議記錄的區(qū)別、特點(diǎn)

會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要可上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，供上級(jí)了解會(huì)議的情況，以便取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與指導(dǎo)；可以送有關(guān)的平行單位交流信息，溝通情況，以取得他們的協(xié)助和配合，其主要作用是溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)；統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作。

會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄有著十分密切的聯(lián)系。寫(xiě)作會(huì)議紀(jì)要一般是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上進(jìn)行的，它要對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行分析、整理、綜合、概括，按照會(huì)議的議題和宗旨，把會(huì)議的主要精神及議定的事項(xiàng)準(zhǔn)確地反映出來(lái)。因此，會(huì)議記錄是會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)，可以說(shuō)沒(méi)有會(huì)議記錄就沒(méi)有會(huì)議紀(jì)要。

會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄雖然都是會(huì)議內(nèi)容，但二者又有著明顯的區(qū)別。其一，文體性質(zhì)不同。會(huì)議紀(jì)要是法定公文，一般都作為文件來(lái)處理，而且也不是逢會(huì)必“紀(jì)”的；會(huì)議記錄則是記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書(shū)面材料，既不上報(bào)，也不下發(fā)，只作為工作依據(jù)和參考材料來(lái)處理，或只起備查作用，因此是逢會(huì)必記。其二，基本內(nèi)容和寫(xiě)法不同。會(huì)議紀(jì)要只反映會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，所以它要對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行分析和綜合，使之條理化和理論性；會(huì)議記錄則是對(duì)會(huì)議內(nèi)容作客觀記錄和詳細(xì)記錄，即使是摘錄，也是較詳盡的。

會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)：

1.紀(jì)實(shí)性

會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議的主旨、議程、決議等概括整理成文的，對(duì)會(huì)議基本情況是紀(jì)實(shí)性的。會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)者，不能變更會(huì)議議定的事項(xiàng)，不能隨更改動(dòng)會(huì)議上達(dá)成的共識(shí)和形成的決議，更不能對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行隨意的評(píng)議。

2.提要性

會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議紀(jì)錄不一樣，不是有言必錄，而是提要性的，將會(huì)議中重要的情況，重大問(wèn)題的決定和決策意見(jiàn)簡(jiǎn)明扼要地陳述出來(lái)。

（二十三）會(huì)議紀(jì)要的種類

按照會(huì)議的性質(zhì)，會(huì)議紀(jì)要可以分為：

1.決定性會(huì)議紀(jì)要

決定性會(huì)議紀(jì)要對(duì)與會(huì)單位具有指示和指導(dǎo)作用，具有決定的性質(zhì)。因?yàn)樗从车氖菚?huì)議的結(jié)論性意見(jiàn)，具有較強(qiáng)的政策性。這種會(huì)議紀(jì)要必須經(jīng)過(guò)大會(huì)討論通過(guò)，才能。

2.情況性會(huì)議紀(jì)要

情況性會(huì)議紀(jì)要，只起讓與會(huì)單位了解會(huì)議進(jìn)程和基本情況的作用，它反映的是會(huì)議的基本情況。

按照會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議形式劃分，會(huì)議紀(jì)要還可分為座談會(huì)會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議紀(jì)要、辦公會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、專題性會(huì)議紀(jì)要等多種。

（二十四）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)法

會(huì)議紀(jì)要一般由標(biāo)題、成文日期、正文三個(gè)要素構(gòu)成。

1.標(biāo)題

會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題一般由會(huì)議名稱和文種兩部分組成。

2.成文日期

會(huì)議紀(jì)要成文日期一般加括號(hào)標(biāo)注在標(biāo)題之下正中位置。也有的標(biāo)寫(xiě)在正文之后。

3.正文

正文是會(huì)議紀(jì)要的主要部分。一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)尾三部分組成。

（1）會(huì)議紀(jì)要的開(kāi)頭。一般要寫(xiě)明會(huì)議的概況，包括會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、主持召開(kāi)會(huì)議的單位、開(kāi)會(huì)地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員以及會(huì)議的議題等。有的還寫(xiě)會(huì)議程序和概述會(huì)議總的情況。這一部分要寫(xiě)得簡(jiǎn)明扼要。

（2）會(huì)議紀(jì)要的主體。記述會(huì)議的要點(diǎn)，主要寫(xiě)清三個(gè)方面的內(nèi)容：第一，說(shuō)明議題。主要是提示會(huì)議的宗旨，中心議題，內(nèi)容不易多寫(xiě)，文字要高度概括。第二，分析形勢(shì)，研討問(wèn)題。主要是闡述會(huì)議討論的重大問(wèn)題，或者是對(duì)工作情況的基本估計(jì)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出需要解決的問(wèn)題。這一部分常在段落或?qū)哟沃坠谝浴皶?huì)議認(rèn)為”或“與會(huì)代表一致認(rèn)為”作為提挈語(yǔ)。第三，闡述會(huì)議結(jié)果。這是會(huì)議紀(jì)要最重要的一部分，主要闡述會(huì)議討論的意見(jiàn)，形成的決議，作出的決定，提出的要求，需要采取的措施等等。這部分常在段落和層次之間冠以“會(huì)議要求”、“會(huì)議決定”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”等詞語(yǔ)作為提挈語(yǔ)，以引出會(huì)議的主要精神。寫(xiě)這一部分常用的結(jié)構(gòu)方式有：

歸納式。就是對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行分類整理，劃分出一個(gè)一個(gè)問(wèn)題，把每個(gè)問(wèn)題作一個(gè)部分，大的部分之間還可以再分小的部分，每個(gè)部分的前面可以加序號(hào)，也可以加小標(biāo)題。然后再按內(nèi)容的自然順序或者邏輯順序排列起來(lái)。規(guī)模較大，涉及問(wèn)題較多的會(huì)議，一般采用此法寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。

綜述式，也叫概述式。就是把會(huì)議內(nèi)容綜合到一起，概括地反映出來(lái)的一種寫(xiě)法。這種寫(xiě)法比較適用于規(guī)模較小的會(huì)議的紀(jì)要。

發(fā)言記錄式。這是一種寫(xiě)出發(fā)言者的姓名，并按發(fā)言的順序，把每個(gè)人發(fā)言的要點(diǎn)如實(shí)地寫(xiě)出來(lái)的方法。這種寫(xiě)法用得不多，一般只見(jiàn)于某些座談會(huì)紀(jì)要。

（3）結(jié)尾。提出希望和號(hào)召或者列出尚未得到解決的問(wèn)題，供以后繼續(xù)研究探討。

（二十五）會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求

1.客觀整理，保證真實(shí)。會(huì)議紀(jì)要是會(huì)后形成的文件，是對(duì)會(huì)議情況實(shí)事求是的反映，一定要保證內(nèi)容的真實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)者在會(huì)議期間要盡量全面掌握會(huì)議的情況；在綜合會(huì)議內(nèi)容時(shí)，只能進(jìn)行必要的歸納、概括和提煉，不能隨便增減內(nèi)容或想當(dāng)然地修改原意。2.詳略得當(dāng)，突出“要點(diǎn)”。撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要一定要抓住“要”字，緊緊圍繞會(huì)議的中心議題，抓住會(huì)議要解決的問(wèn)題，立足會(huì)議的實(shí)際情況，體現(xiàn)會(huì)議的主要精神。對(duì)會(huì)議材料要去粗取精，對(duì)與會(huì)者的發(fā)言要?dú)w納出代表性、典型性的意見(jiàn)。對(duì)會(huì)議的一般內(nèi)容不宜寫(xiě)得過(guò)于具體，要寫(xiě)得原則些，但要注意寫(xiě)好結(jié)論性的意見(jiàn)。

3.切忌將會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)成會(huì)議決議和會(huì)議記錄。會(huì)議紀(jì)要即使在會(huì)議結(jié)束前寫(xiě)出，其成文日期也不能寫(xiě)成會(huì)議結(jié)束前的時(shí)間?？梢詫?xiě)成會(huì)議結(jié)束的同日，一般是會(huì)后正式定稿的日期。

（二十六）通知的用途、特點(diǎn)

通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等。

通知是一種使用范圍較廣的文種。凡需要特定機(jī)關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。通知大部分是下行文，也有一部分是平行文，即發(fā)給不相隸屬的單位或個(gè)人。

通知的特點(diǎn)：

1.使用的廣泛性

通知的發(fā)文機(jī)關(guān)，幾乎不受級(jí)別的限制。大到國(guó)家級(jí)的黨政機(jī)關(guān)，小到基層的企事業(yè)單位，都可以通知，在內(nèi)容方面，大到全國(guó)性重大事項(xiàng)、法規(guī)、規(guī)章，小到單位內(nèi)部告知一般事項(xiàng)，都可用通知行文。在發(fā)文方式上也靈活、方便。

2.功用的指導(dǎo)性

上級(jí)機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)用通知行文，都明顯體現(xiàn)出指導(dǎo)性。特別是部署工作、批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文件的通知，都在實(shí)現(xiàn)著通知的指導(dǎo)功能，受文單位要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成通知布置的任務(wù)。

（二十七）通知的種類

按照具體用途的不同，可以把通知?jiǎng)澐譃橐韵聨最悾?/p>

1.行政法規(guī)及各種規(guī)定的通知

這類通知是法規(guī)性和指揮性公文，它的權(quán)威性雖然不及“命令”，但也帶有一定的強(qiáng)制執(zhí)行的作用。行政法規(guī)及各種規(guī)定的通知有兩種：一種是印發(fā)、實(shí)施已制定的規(guī)章制度的通知；一種是其內(nèi)容本身就是具體規(guī)定的通知。

2.布置工作和安排活動(dòng)的通知

在向下級(jí)單位布置一項(xiàng)具體的工作或安排一項(xiàng)規(guī)模較大的活動(dòng)，并需要明確任務(wù)，作出指示時(shí)用通知。

3.批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)其它機(jī)關(guān)公文的通知

對(duì)其它機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的反映帶有普遍性的問(wèn)題或具有普遍指導(dǎo)意義的公文，可用制發(fā)通知的形式下發(fā)有關(guān)機(jī)關(guān)。批轉(zhuǎn)是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的公文而言的，轉(zhuǎn)發(fā)則是對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文而言的。

4.告知事項(xiàng)的通知

這是為使有關(guān)機(jī)關(guān)和人員了解某一事項(xiàng)而制發(fā)的通知，這類通知為知照類公文。會(huì)議通知、設(shè)置或取消機(jī)構(gòu)的通知、設(shè)立獎(jiǎng)項(xiàng)的通知、人事任免通知等等，都屬告知事項(xiàng)的通知，在日常工作中這類通知的使用機(jī)會(huì)較多。

（二十八）通知的一般寫(xiě)法

1.標(biāo)題

通知的標(biāo)題的寫(xiě)作有三種方式：

發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱、事由和文種組成。重要通知的標(biāo)題，一定要具備這三個(gè)要素，使人一看就能大致知道通知的內(nèi)容。

事由和文種構(gòu)成。

文種“通知”作標(biāo)題。這種通知，一般僅限于日常生活和工作中一些非重大事項(xiàng)的通知。

情況特殊的通知，在標(biāo)題中應(yīng)寫(xiě)明，如“緊急通知”、“補(bǔ)充通知”、“聯(lián)合通知”等。

2.主送機(jī)關(guān)

通知的主送機(jī)關(guān)一般有兩種寫(xiě)法。一種是主送機(jī)關(guān)有一個(gè)或兩、三個(gè)，這種情況，可將幾個(gè)機(jī)關(guān)的名稱全部寫(xiě)上。另一種是主送機(jī)關(guān)很多，屬普發(fā)文件，這種情況采用概括的寫(xiě)法。

3.正文

通知正文的基本內(nèi)容，應(yīng)該包括本通知的根據(jù)和緣由；通知的具體事項(xiàng)；落實(shí)通知的要求等。其中，通知的具體事項(xiàng)是正文的重點(diǎn)內(nèi)容。這是通知的一般寫(xiě)法。由于通知的種類不同，在寫(xiě)法上又略有差異。

性通知寫(xiě)法較簡(jiǎn)單，先用一兩句話概述發(fā)文理由，再說(shuō)明所發(fā)文件名稱，將該文件作為附件附后即可。

轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)性通知的正文可根據(jù)實(shí)際情況寫(xiě)作，有時(shí)，用一句話引出轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的文件，并說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)的根據(jù)和提出執(zhí)行要求。也可分緣由和指示兩部分來(lái)寫(xiě)，緣由寫(xiě)明發(fā)文的根據(jù)或表明態(tài)度，提出執(zhí)行要求；指示部分說(shuō)明所轉(zhuǎn)發(fā)、批轉(zhuǎn)文件的意義，并指出具體做法，提出措施和要求。

布置工作和安排活動(dòng)的通知，規(guī)范性強(qiáng)，文字較多，需要從實(shí)際出發(fā)，力求高視點(diǎn)，有預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性。寫(xiě)作時(shí)先概述發(fā)文的原因、目的或基本情況，再提出原則及具體明確的要求、措施、辦法等。內(nèi)容多時(shí)采用分條列項(xiàng)的方法來(lái)寫(xiě)。

告知事項(xiàng)的通知，是用來(lái)通報(bào)情況、傳遞信息、交代事項(xiàng)的，只要寫(xiě)清應(yīng)知應(yīng)辦的事項(xiàng)就達(dá)到了目的。如會(huì)議通知，人數(shù)較少的一般性會(huì)議通知，只需簡(jiǎn)要寫(xiě)明會(huì)議的名稱、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)（如準(zhǔn)備材料、文件、論文等）即可。內(nèi)容比較復(fù)雜、日期較長(zhǎng)、與會(huì)人員較多的會(huì)議，要寫(xiě)清楚會(huì)議名稱、目的、議題、期限、報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、準(zhǔn)備事項(xiàng)、食宿安排、差旅費(fèi)報(bào)銷方法以及籌辦會(huì)議單位的名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系地址、e-mail地址、電話、傳真、電掛、去會(huì)地路線等，與會(huì)議有關(guān)的項(xiàng)目不能出現(xiàn)差錯(cuò)和遺漏。

（二十九）通知的寫(xiě)作要求

1.重點(diǎn)突出，措施具體

通知是要求受文單位了解、協(xié)助和執(zhí)行、辦理的公文。因此，寫(xiě)作時(shí)要重點(diǎn)突出，把道理講清楚，任務(wù)提明確，措施訂具體。只有這樣，才便于受文者在執(zhí)行、辦理中不出現(xiàn)偏差或錯(cuò)誤。

2.注意通知與通告的區(qū)別

從使用范圍看,“通知”適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員等；而“通告”則適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

從受文對(duì)象看,通知的對(duì)象一般是機(jī)關(guān)或單位；通告的對(duì)象一般是社會(huì)公眾。

從行文要求看,通知的事項(xiàng)一般需要辦理和貫徹執(zhí)行；而通告的事項(xiàng)只需遵守和知曉即可。

（三十）通報(bào)的用途、特點(diǎn)

通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳遞重要精神或者情況。

通報(bào)也為知照類公文，其主要作用在于學(xué)習(xí)他人經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)工作；吸取他人教訓(xùn)，防止類似問(wèn)題的發(fā)生；了解有關(guān)情況，促進(jìn)各方面工作的順利開(kāi)展。通報(bào)的寫(xiě)作要有代表性、針對(duì)性，使人們從中受到啟發(fā)和教益。

通報(bào)的特點(diǎn)：

1.真實(shí)性

情況真實(shí)是通報(bào)的生命。通報(bào)所表?yè)P(yáng)或批評(píng)的情況，要求準(zhǔn)確無(wú)誤，不允許有任何虛假成分。其次，通報(bào)的真實(shí)還必須有典型性，反映的材料能代表事物的本質(zhì)特點(diǎn)。

2.及時(shí)性

通報(bào)具有指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作的作用，因此在時(shí)間上要求對(duì)所發(fā)生的典型事件要作出及時(shí)迅速反映。

（三十一）通報(bào)的種類

按照內(nèi)容和用途的不同，可以把通報(bào)分為三類：

1.表彰性通報(bào)

表彰性通報(bào)是指對(duì)先進(jìn)典型、好人好事進(jìn)行表彰，對(duì)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)加以肯定、推廣，以激勵(lì)人們學(xué)習(xí)先進(jìn)，吸取經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步做好工作。

2.批評(píng)性通報(bào)

批評(píng)性通報(bào)是批評(píng)錯(cuò)誤，使人們吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，引以為戒，防止類似錯(cuò)誤發(fā)生的通報(bào)。批評(píng)性通報(bào)有的是對(duì)典型錯(cuò)誤的批評(píng)處理，有的是對(duì)重大事故或事件的批評(píng)處理。

3.情況通報(bào)

情況通報(bào)是向有關(guān)部門(mén)人員傳達(dá)重要情況，重要信息，使人們掌握情況，明確問(wèn)題和工作意圖，以指導(dǎo)今后的工作。

（三十二）通報(bào)的寫(xiě)作

1.標(biāo)題

通報(bào)的標(biāo)題大致有四種情況：

發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成。

事由和文種構(gòu)成。

發(fā)文機(jī)關(guān)和文種組成。

只寫(xiě)“通報(bào)”二字。

2.正文

通報(bào)的正文一般包括如下三個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）主要事實(shí)。包括事實(shí)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、涉及的單位與人員、大致過(guò)程、主要情節(jié)、結(jié)果和影響等。敘述事實(shí)的基本情況要真實(shí)、準(zhǔn)確、扼要。要處理好詳略關(guān)系，對(duì)涉及事實(shí)本質(zhì)，對(duì)反映通報(bào)意圖直接有關(guān)的過(guò)程、情節(jié)等，應(yīng)該詳寫(xiě)，其它可以略寫(xiě)。要讓人們從敘述中既可很快掌握事實(shí)梗概，又能較快悟出其中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。

（2）分析事實(shí)所包含的意義。表彰性通報(bào)，需要分析先進(jìn)事跡的意義和主要人物的可貴精神，主要經(jīng)驗(yàn)和值得發(fā)揚(yáng)與學(xué)習(xí)點(diǎn)，號(hào)召大家向先進(jìn)學(xué)習(xí)的具體要求等。批評(píng)性通報(bào)，應(yīng)分析產(chǎn)生問(wèn)題的主客觀原因、主要教訓(xùn)，以及指出防止和杜絕今后發(fā)生類似事件的措施等。情況通報(bào)要圍繞某個(gè)問(wèn)題，列舉各個(gè)方面的情況，每種情況又分別以典型材料加以說(shuō)明。

（3）結(jié)尾。通報(bào)如何結(jié)尾，這要根據(jù)通報(bào)的性質(zhì)而定。多數(shù)情況通報(bào)不另加結(jié)尾部分，主體寫(xiě)完就結(jié)束全文。有的批評(píng)性通報(bào)，習(xí)慣以“希望引起大家的注意”、“特此通報(bào)”等詞語(yǔ)結(jié)束全文。

3.通報(bào)的署名和成文時(shí)期

在通報(bào)正文的右下方署以發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，署名下邊寫(xiě)成文的年、月、日。

（三十三）通報(bào)的寫(xiě)作要求

1.事實(shí)必須可靠。無(wú)論哪種通報(bào)的事實(shí)。都要準(zhǔn)確無(wú)誤，哪怕是一些細(xì)節(jié)問(wèn)題也要認(rèn)真核實(shí)材料的真?zhèn)?。通?bào)切忌無(wú)中生有，推理想象；或任意夸大或縮小事實(shí)。

2.用詞語(yǔ)造句必須嚴(yán)謹(jǐn)。通報(bào)對(duì)先進(jìn)事跡的表彰，對(duì)錯(cuò)誤行為的處理，以及對(duì)情況的分析和判斷，都涉及到人和事的定性問(wèn)題。因此，用詞造句必須慎重嚴(yán)謹(jǐn)，講究分寸。不能說(shuō)過(guò)頭話，不能稱善過(guò)其美、言惡過(guò)其極，失去通報(bào)應(yīng)有的作用。

3.注意通報(bào)與通知的區(qū)別。通報(bào)和通知都是具有溝通情況，交流信息作用的告知性公文，二者區(qū)別在于：（1）目的不同。通知的目的是、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)文件、安排部署工作；是要求有關(guān)單位或個(gè)人必須按照通知的事項(xiàng)要求去做，具有一定強(qiáng)制性。而通報(bào)的目的則是表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況，樹(shù)立典型，學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作。（2）對(duì)象不同。通報(bào)是對(duì)所屬人員進(jìn)行普遍教育的工具，沒(méi)有特定的對(duì)象。通知部署的任務(wù)和事項(xiàng)極為明確，具有特定的對(duì)象。（3）時(shí)間不同。從制文時(shí)間來(lái)看，通知是在事前發(fā)文；通報(bào)則是事后發(fā)文。即事前通知，事后通報(bào)。

（三十四）函的用途、特點(diǎn)

函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

函的特點(diǎn)：

1.使用范圍的廣泛性

函廣泛用于公務(wù)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域與各個(gè)不同級(jí)別的機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位。

2.行文的靈活性

函一般不受行文關(guān)系的約束，只要公務(wù)活動(dòng)需要，就可以向平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)出，也可以向上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出。此外，函的篇幅短小，輕捷簡(jiǎn)便，寫(xiě)法也靈活。

（三十五）函的種類

函按其內(nèi)容性質(zhì)可分為四種：

1.商洽函

商洽函是平行機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、聯(lián)系有關(guān)事宜時(shí)所使用的。

2.問(wèn)答函

問(wèn)答函是機(jī)關(guān)單位之間用來(lái)相互詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題的函。

3.請(qǐng)批函

請(qǐng)批函是向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。這種函多是向業(yè)務(wù)主管部門(mén)或歸口管理部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)。

4.批答函

批答函是主管部門(mén)或經(jīng)授權(quán)的部門(mén)以函的形式對(duì)有關(guān)單位請(qǐng)求審批的事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，既可用于批準(zhǔn)同意的答復(fù)，也可用于不同意批準(zhǔn)的答復(fù)。

（三十六）函的一般寫(xiě)法

函一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)，正文、落款等部分組成。下面主要介紹函的標(biāo)題和正文的寫(xiě)法。

1.標(biāo)題

函的標(biāo)題有三種結(jié)構(gòu)形式：

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。

事由和文種組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和文種組成。這種情形較少。

2.正文

函的正文是函的主體部分，一般包括緣由、事項(xiàng)和結(jié)束語(yǔ)等內(nèi)容。寫(xiě)緣由要開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，簡(jiǎn)明扼要，高度概括；事項(xiàng)要寫(xiě)得具體、明白、條理清楚。如屬于答復(fù)函，要注意答復(fù)的針對(duì)性和明確性。函的結(jié)尾另起一段寫(xiě)上習(xí)慣用語(yǔ)“敬請(qǐng)函復(fù)”、“特此函告”、“為盼”、“為感”、“為荷”等。有的函可以不用結(jié)束語(yǔ)。

（三十七）函的寫(xiě)作要求

1.內(nèi)容簡(jiǎn)潔扼要，直截了當(dāng)、語(yǔ)言通俗易懂。

2.詢問(wèn)、商洽性的去函，語(yǔ)氣要懇切，講究禮貌。復(fù)函要針對(duì)對(duì)方提出的問(wèn)題，及時(shí)具體明確地答復(fù)，便于對(duì)方處理。

3.函要做到一文一事。

（三十八）公告的用途、特點(diǎn)

公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。公告通常是國(guó)家向國(guó)內(nèi)外宣布某些重大事項(xiàng)時(shí)才使用，一般單位不宜用公告行文。新華社、司法機(jī)關(guān)、以及一些政府機(jī)關(guān)有時(shí)可根據(jù)授權(quán)使用公告。

公告的特點(diǎn)：

1.法規(guī)性

公告以國(guó)家憲法、法律和法規(guī)為依據(jù)，并且緊密結(jié)合具體情況而制定，具有法定權(quán)威和行政約束力。

2.莊重性

公告的單位是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、地方行政機(jī)關(guān)，公告的內(nèi)容是國(guó)內(nèi)外關(guān)注的大事，是公開(kāi)鄭重的宣布，因此內(nèi)容、形式、行文語(yǔ)言都要求莊重、慎重。

（三十九）公告的種類

公告，從行文的內(nèi)容和作用來(lái)劃分，可以分為重要事項(xiàng)性公告和法定事項(xiàng)的公告。

1.重要事項(xiàng)的公告

重要事項(xiàng)的公告是用來(lái)宣布有關(guān)國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事項(xiàng)。包括：代表資格審查公告；國(guó)家主要領(lǐng)導(dǎo)人健康狀況的公告；罷免代表資格或撤銷人大常委會(huì)組成人員職務(wù)的公告等。

2.法定事項(xiàng)的公告

法定事項(xiàng)的公告是依照法律和法規(guī)的規(guī)定，一些重要事情和主要環(huán)節(jié)必須以公告的方式向全民公布。包括：公布重要法律的公告；關(guān)于重要制度的變更的公告等。

（四十）公告的一般寫(xiě)法

公告寫(xiě)作比較簡(jiǎn)單，在結(jié)構(gòu)上一般包括標(biāo)題、正文和發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、日期等部分。

1.標(biāo)題

公告的標(biāo)題一般有三種形式

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成。

發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、文種組成。

只標(biāo)示文種。

2.正文

公告的正文，一般由三個(gè)部分構(gòu)成：依據(jù)部分，寫(xiě)明公告事項(xiàng)的根據(jù)；事項(xiàng)部分，即公告事件的內(nèi)容；結(jié)語(yǔ)部分，常用“現(xiàn)予公告”、“特此公告”等語(yǔ)作結(jié)。

（四十一）公告的寫(xiě)作要求

1.要直陳其事，一事一告，內(nèi)容就實(shí)避虛；語(yǔ)言要嚴(yán)肅莊重，不發(fā)議論，不加說(shuō)明。

2.一般的單位不能隨意濫用公告。

（四十二）通告的用途、特點(diǎn)

通告適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。它是一文種在公務(wù)和業(yè)務(wù)管理中應(yīng)用范圍廣泛、使用頻率較高的具有知照性和一定約束力的普發(fā)性下行公文。

通告的特點(diǎn)：

1.內(nèi)容的廣泛性

通告的內(nèi)容可涉及國(guó)家的法令、政策、也可以用來(lái)公布社會(huì)生活中的一些具體事務(wù)，如更換自行車牌照等。

2.范圍的局限性

通告只能在一定范圍內(nèi)公布，讓一定范圍內(nèi)的人民群眾遵守和周知的事項(xiàng)。

（四十三）通告的種類

通告，按其作用的不同，可分為事項(xiàng)性通告、法規(guī)性通告二種。

1.事項(xiàng)性通告，是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體或企事業(yè)單位為使某項(xiàng)涉及群眾的事項(xiàng)迅速得以周知而的公文，包括告知性通告、限期辦理性通告和就某一事項(xiàng)發(fā)出指示、政策的通告。

2.法規(guī)性通告，是國(guó)家的各級(jí)權(quán)力機(jī)關(guān)、人民政府和人民法院、人民檢察院等機(jī)關(guān)以通告的形式直接的具有普遍約束力的法律、法規(guī)文件，要求所轄地域的人們必須認(rèn)真執(zhí)行，不得違背。

（四十四）通告的一般寫(xiě)法

1.標(biāo)題

通告的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成；有的省去事由；內(nèi)容簡(jiǎn)單或難以概括標(biāo)題的，只寫(xiě)“通告”二字。

2.正文

通告的正文一般由三部分內(nèi)容構(gòu)成。首先寫(xiě)清楚通告的目的和法律的依據(jù)。接著以“特此通告如下”作為過(guò)渡語(yǔ)，轉(zhuǎn)入第二部分內(nèi)容即通告的具體事項(xiàng)。第二部分一般采用分條列項(xiàng)的方法寫(xiě)出（通告事項(xiàng)單一的可例外）。最后單列一段提出希望和要求，或說(shuō)明實(shí)施期限和告知有效范圍。

結(jié)語(yǔ)，一般采用“此告”、“特此通告”等語(yǔ)。

（四十五）通告的寫(xiě)作要求

1.語(yǔ)言通俗易懂,準(zhǔn)確明白

為便于受文對(duì)象的認(rèn)讀、理解、記憶和遵循，通告在語(yǔ)言表述上既要注意適應(yīng)廣大群眾的普遍水平，做到通俗易懂,又要注意結(jié)合專門(mén)事項(xiàng)的要求恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，使表達(dá)準(zhǔn)確、明白。

2.注意通告與公告的主要區(qū)別

通告、公告都是知照性公文，都具有很強(qiáng)的知照作用。但同時(shí)它們?cè)谠S多方面具有嚴(yán)格的區(qū)別，不可混用。

重要程度不同。公告用來(lái)宣布國(guó)內(nèi)外關(guān)注的重大事件；通告多用于宣布一般性的事項(xiàng)。

受文對(duì)象不同。公告范圍很廣，向國(guó)內(nèi)外宣布，全國(guó)公民乃至全世界周知；而通告則是就某一部分的某項(xiàng)問(wèn)題的，它只適用于某一限定范圍內(nèi)。

權(quán)限不同。公告是國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)使用的公文，一般部門(mén)和單位不得使用這一文種；而通告是基層企業(yè)單位、事業(yè)單位、街道、村民委員會(huì)等均可制作、使用的一種公文。

（四十六）報(bào)告的用途、特點(diǎn)

報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告屬上行文是公文中使用頻率較高的文種之一。

報(bào)告的特點(diǎn)：

1.陳述性

報(bào)告主要是采用敘述手法，直陳其事，向上級(jí)機(jī)關(guān)講明自己做了哪些工作，是如何做的，有哪些經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，還存在哪些問(wèn)題，今后有什么打算等等，一般不展開(kāi)推理論證，不要求上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，不使用祈使、請(qǐng)求筆法和語(yǔ)氣。

2.匯報(bào)性

所有的報(bào)告都是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門(mén)匯報(bào)工作，反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)的上行文，是下級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)得到上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)的重要途徑。

（四十七）報(bào)告的種類

1.按照內(nèi)容，報(bào)告可以分為例行報(bào)告、綜合報(bào)告和專題報(bào)告。

例行報(bào)告。是下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，定期向上級(jí)機(jī)關(guān)所寫(xiě)的報(bào)告。主要是反映情況，使上級(jí)掌握、了解情況，以便更好地指導(dǎo)工作。

綜合報(bào)告。是反映本單位全面情況，以便上級(jí)機(jī)關(guān)全面指導(dǎo)工作的報(bào)告。

專題報(bào)告。是下級(jí)向上級(jí)反映本單位的某項(xiàng)工作、某個(gè)問(wèn)題、某一方面的情況，要求上級(jí)了解的報(bào)告。專題報(bào)告要迅速及時(shí)，一事一報(bào)。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)日常工作中專題報(bào)告使用的頻率較高，而且多數(shù)是需要領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)給予批轉(zhuǎn)的。

2.按照性質(zhì)劃分，報(bào)告有呈轉(zhuǎn)性報(bào)告和呈報(bào)性報(bào)告。

呈轉(zhuǎn)性報(bào)告。是一種針對(duì)某些涉及其它平行機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的情況或問(wèn)題，提出處理意見(jiàn)或建議，請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)審閱并批轉(zhuǎn)有關(guān)機(jī)關(guān)的報(bào)告。這類報(bào)告既要反映情況，又要寫(xiě)出具體意見(jiàn)，有時(shí)還要拿出切實(shí)可行的措施或辦法來(lái)。經(jīng)批準(zhǔn)的呈轉(zhuǎn)性報(bào)告，具有同批轉(zhuǎn)機(jī)關(guān)的公文相同的效力。

呈報(bào)性報(bào)告。是單純反映情況，匯報(bào)工作，而不要求轉(zhuǎn)發(fā)的報(bào)告。

（四十八）報(bào)告正文的一般寫(xiě)法

報(bào)告的正文。主要寫(xiě)明報(bào)告的起因和報(bào)告的內(nèi)容。起因即報(bào)告的根據(jù)和目的，用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言進(jìn)行說(shuō)明，即為什么報(bào)告。起因?qū)懲旰笥谩艾F(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”，作為承啟下文的用語(yǔ)。報(bào)告的內(nèi)容即主體部分是報(bào)告的核心,一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報(bào)工作、還是反映情況，答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)，均應(yīng)實(shí)事求是地將具體情況交代清楚，以便上級(jí)了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導(dǎo)。2．存在問(wèn)題（或具體意見(jiàn)）。呈報(bào)性報(bào)告寫(xiě)存在問(wèn)題，以便于上級(jí)了解工作進(jìn)展的情況，同時(shí)為報(bào)告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎(chǔ)；呈轉(zhuǎn)性報(bào)告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見(jiàn)或解決辦法，以供上級(jí)機(jī)關(guān)參考。3．具體要求或措施。即對(duì)今后工作的設(shè)想，提出要求或準(zhǔn)備采取的措施。4．結(jié)語(yǔ)。報(bào)告的結(jié)語(yǔ)，要根據(jù)報(bào)告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報(bào)告的結(jié)語(yǔ)一般用“特此報(bào)告”、“以上報(bào)告，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)貫徹執(zhí)行”、“以上報(bào)告，請(qǐng)審閱”等字樣。但也有的報(bào)告結(jié)尾不寫(xiě)這些用語(yǔ)。

（四十九）報(bào)告的寫(xiě)作要求

1.要注意與“請(qǐng)示”的相區(qū)別，“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，結(jié)尾不得誤用“以上報(bào)告妥否，請(qǐng)批示”等語(yǔ)。

2.內(nèi)容要真實(shí)可靠，做到據(jù)實(shí)報(bào)告，即“好處說(shuō)好，壞處說(shuō)壞”，不能“報(bào)喜不報(bào)憂”。

3.報(bào)告的中心應(yīng)明確，詳略得當(dāng)，文字簡(jiǎn)潔、流暢，不拖泥帶水。報(bào)告中切忌使用套話、廢話。

（五十）請(qǐng)示的用途、特點(diǎn)

請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示的用途比較廣泛，凡有不太明確的問(wèn)題或工作中遇到新情況，需要上級(jí)機(jī)關(guān)表態(tài)的事項(xiàng)，都可以向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)遞交“請(qǐng)示”。如對(duì)現(xiàn)行方針政策、法規(guī)制度不甚了解，需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確答復(fù)；下級(jí)機(jī)關(guān)遇到重大或疑難問(wèn)題，請(qǐng)求上級(jí)給予指示；下級(jí)機(jī)關(guān)要辦某一件事或上級(jí)機(jī)關(guān)指示辦一件事，需要一定的財(cái)力、物力、人力，自己無(wú)力解決，需要請(qǐng)示上級(jí)機(jī)關(guān)審核批復(fù)；對(duì)某個(gè)問(wèn)題的解決的辦法，不知可否；對(duì)問(wèn)題有處理的有效方法，但因權(quán)限關(guān)系需要由上級(jí)機(jī)關(guān)決定；對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)某一決定有不同看法，需要申訴自己的意見(jiàn)，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)重新研究等，都可以用請(qǐng)示行文。

請(qǐng)示的特點(diǎn)：

1.請(qǐng)求性

請(qǐng)示一般涉及的是本機(jī)關(guān)、本部門(mén)打算辦理或迫切需要辦理的某種事情，而自己卻無(wú)權(quán)自行決定，或者無(wú)力去做，或者不知應(yīng)不應(yīng)該去辦，必須請(qǐng)求上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)、同意之后才可以去辦。

2.單一性

請(qǐng)示都是一文一事行文簡(jiǎn)短，著重寫(xiě)需要解決的問(wèn)題和自己的意見(jiàn)、要求，不涉及其他內(nèi)容，以便上級(jí)盡快答復(fù)。

（五十一）請(qǐng)示的種類

按照內(nèi)容性質(zhì)分，請(qǐng)示有：

1.求示性請(qǐng)示

求示性請(qǐng)示就是請(qǐng)求上級(jí)給予指示、裁決的請(qǐng)示。其內(nèi)容如工作中遇到的難以解決的關(guān)鍵問(wèn)題，無(wú)章可循的新問(wèn)題或意見(jiàn)分歧而無(wú)法統(tǒng)一執(zhí)行的問(wèn)題等。

2.求助性請(qǐng)示

求助性請(qǐng)示即請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以支持、幫助的請(qǐng)示。其內(nèi)容如請(qǐng)求增補(bǔ)經(jīng)費(fèi)，增加設(shè)備，為某事情撥款、撥指標(biāo)等。

3.求準(zhǔn)性請(qǐng)示

求準(zhǔn)性請(qǐng)示即請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、允許的請(qǐng)示。其內(nèi)容如超出本機(jī)關(guān)本單位無(wú)權(quán)處理的問(wèn)題，因情況特殊需要變通處理的事項(xiàng)及按照上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定應(yīng)當(dāng)請(qǐng)示的事項(xiàng)等。

（五十二）請(qǐng)示的一般寫(xiě)法

1.標(biāo)題

請(qǐng)示的標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種三項(xiàng)構(gòu)成。也有的省略發(fā)文機(jī)關(guān)只寫(xiě)事由、文種。報(bào)告的標(biāo)題與請(qǐng)示的標(biāo)題寫(xiě)法相似。

2.主送機(jī)關(guān)

即有權(quán)接受、批準(zhǔn)請(qǐng)示事項(xiàng)的上級(jí)機(jī)關(guān)。一般寫(xiě)在標(biāo)題與正文之間，單獨(dú)一行，頂格書(shū)寫(xiě)。

3.正文

請(qǐng)示的正文包括請(qǐng)示的緣由、請(qǐng)示的事項(xiàng)、請(qǐng)示的要求三部分。

（1）請(qǐng)示的緣由。是請(qǐng)示事項(xiàng)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。請(qǐng)示的緣由一定要寫(xiě)得有理有據(jù)，實(shí)事求是具體明白。否則就很難達(dá)到請(qǐng)示的目的。

（2）請(qǐng)示的事項(xiàng)，是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、幫助、解答的具體事項(xiàng)。闡述要實(shí)事求是，引用的數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤，提出的看法或處理的意見(jiàn)要具體明確切實(shí)可行，符合國(guó)家的法律，法規(guī)和方針政策，讓上級(jí)機(jī)關(guān)看后一目了然，能迅速?zèng)Q斷。如涉及其它單位的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)預(yù)先征詢意見(jiàn)，并將商洽的有關(guān)情況在文中予以說(shuō)明，以供上級(jí)機(jī)關(guān)作出正確判斷和指示。

（3）請(qǐng)示的要求。在請(qǐng)求的結(jié)尾，明確提出要求，請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示。一般都以請(qǐng)示的慣用語(yǔ)作結(jié)尾語(yǔ)，如“以上意見(jiàn)是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“妥否，請(qǐng)批復(fù)”等。語(yǔ)氣中肯、果斷，能夠令人接受。

（五十三）請(qǐng)示的寫(xiě)作要求

1.請(qǐng)示應(yīng)堅(jiān)持一文一事，不能多頭請(qǐng)示。寫(xiě)請(qǐng)示必須嚴(yán)格遵循一文一事的原則，不能把幾件事寫(xiě)到一份請(qǐng)示中去，以免在公文的處理中產(chǎn)生麻煩。在行文關(guān)系方面，請(qǐng)示應(yīng)明確一個(gè)主送單位，不能搞多頭請(qǐng)示，盡量避免越級(jí)請(qǐng)示。多頭請(qǐng)示有時(shí)難免造成上級(jí)機(jī)關(guān)之間不好答復(fù)或互相推諉，貽誤工作。因特殊情況，必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)抄報(bào)越過(guò)的機(jī)關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不要同時(shí)抄送同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)。

2.分清請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別。

“請(qǐng)示”和“報(bào)告”是兩種不同的公文，應(yīng)分開(kāi)使用。有人把“請(qǐng)示”寫(xiě)成“請(qǐng)示報(bào)告”，這是混淆了兩種公文的用法。因此，明確請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別，把二者嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)是十分必要的,請(qǐng)示與報(bào)告主要區(qū)別是：（1）行文的目的不同。請(qǐng)示是為了解決工作中的具體問(wèn)題，要求上級(jí)指示和批準(zhǔn)而寫(xiě)的；報(bào)告是為了讓上級(jí)了解下情，溝通和加強(qiáng)上下級(jí)之間的聯(lián)系而寫(xiě)的。請(qǐng)示必須要求上級(jí)表明態(tài)度，作出明確答復(fù)，而報(bào)告則只是“告知”，大多數(shù)報(bào)告是不要求上級(jí)表態(tài)和答復(fù)的。（2）行文的時(shí)間不同。請(qǐng)示必須在事前行文，在得到上級(jí)機(jī)關(guān)的批準(zhǔn)、指示、批復(fù)以后方能行事，不允許“先斬后奏”；而報(bào)告則可根據(jù)實(shí)際情況，事前、事中、事后行文皆可。（3）行文內(nèi)容不同。請(qǐng)示主要寫(xiě)帶有迫切性的，并需要上級(jí)機(jī)關(guān)指示、批準(zhǔn)的事項(xiàng)；報(bào)告只著眼于匯報(bào)工作，反映情況。

正確使用報(bào)告與請(qǐng)示這兩個(gè)文種，關(guān)鍵的問(wèn)題是要抓住行文目的這一點(diǎn)，需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)的，用請(qǐng)示；只需上級(jí)機(jī)關(guān)了解情況或批轉(zhuǎn)而無(wú)須答復(fù)的，則用報(bào)告。掌握了這一點(diǎn)，就不致于將報(bào)告和請(qǐng)示混淆使用了。

（五十四）批復(fù)的用途、特點(diǎn)

批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。

批復(fù)與請(qǐng)示，是彼此相互對(duì)應(yīng)的兩種公文。請(qǐng)示，是上行文；批復(fù)，是下行文，沒(méi)有下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，也就沒(méi)有上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。

請(qǐng)示與批復(fù)，是正式行政公文中唯一具有相互聯(lián)系的一種文種。這一特點(diǎn)，決定了在批復(fù)的撰寫(xiě)中，應(yīng)該充分體現(xiàn)出批復(fù)對(duì)于請(qǐng)示的針對(duì)性。因此，可以說(shuō)批復(fù)是一種針對(duì)請(qǐng)求的批答公文。它是一種專門(mén)解決請(qǐng)示問(wèn)題的專用公文，其行文受著請(qǐng)示機(jī)關(guān)和請(qǐng)示內(nèi)容的制約，行文關(guān)系和行文內(nèi)容都是特定的。

批復(fù)的特點(diǎn)：

1.針對(duì)性

批復(fù)的針對(duì)性是被動(dòng)的，它以下級(jí)的請(qǐng)示為條件，先有請(qǐng)示，然后針對(duì)請(qǐng)示的問(wèn)題，表明態(tài)度，提出意見(jiàn)和辦法。這一點(diǎn)和其他公文的針對(duì)性有所不同。

2.權(quán)威性

批復(fù)是上級(jí)對(duì)下級(jí)的指示，所以具有權(quán)威性。下級(jí)機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格按批復(fù)精神貫徹執(zhí)行，而不能自行其事。

（五十五）批復(fù)的種類

批復(fù)按其內(nèi)容大致分為兩類：

1.指示性批復(fù)

這是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示的請(qǐng)示而發(fā)的，為下級(jí)機(jī)關(guān)在方針、政策等方面釋疑解難的批復(fù)，以指示性為其突出特點(diǎn)。

2.決定性批復(fù)

這是針對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示而發(fā)的，就下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)作出決斷的批復(fù)，以決定性為其突出特點(diǎn)。

（五十六）批復(fù)的寫(xiě)法

批復(fù)的結(jié)構(gòu)形式與其它公文相同，有標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、批復(fù)機(jī)關(guān)和成文日期等。下面主要介紹批復(fù)正文的寫(xiě)法：

批復(fù)的正文一般包括三部分內(nèi)容，即引語(yǔ)、主體和結(jié)語(yǔ)。

1.引語(yǔ)。即批復(fù)的開(kāi)頭，一般先引下級(jí)來(lái)文（請(qǐng)示）的發(fā)文字號(hào)，以及來(lái)文的標(biāo)題或文件的事由，來(lái)文的日期，使受文單位閱后明確批復(fù)的針對(duì)性。引語(yǔ)一般有這樣幾種寫(xiě)法：“你局*月*日××〔××*〕*號(hào)《關(guān)于……的請(qǐng)示》收悉”、“你市××〔××*〕*號(hào)收悉”、“你單位××號(hào)文收悉”等。寫(xiě)引語(yǔ)較規(guī)范的要求是寫(xiě)明發(fā)文字號(hào)和標(biāo)題。

2.主體。引語(yǔ)之后，即正文的主體部分。這是批復(fù)的核心內(nèi)容。

批復(fù)中的指示、決定、意見(jiàn)、要求等，都寫(xiě)在這一部分。一般有兩種寫(xiě)法：（1）簡(jiǎn)明扼要的批復(fù)。主要是提出原則性的意見(jiàn)，不作具體的指示。（2）較為具體的批復(fù)。對(duì)請(qǐng)示的具體事項(xiàng)，要表示其明確的態(tài)度。如果同意請(qǐng)示的內(nèi)容，則在表示同意之后，再進(jìn)一步闡明之所以同意的理由，以及如何執(zhí)行等指示性的意見(jiàn)。如果不同意請(qǐng)示的事項(xiàng)，那么在表示不同意之后，還要說(shuō)明理由，進(jìn)行必要解釋。如果批復(fù)的意見(jiàn)不成熟，亦可寫(xiě)上“將另行研究”字樣。

3.結(jié)語(yǔ)。結(jié)尾語(yǔ)常用“此復(fù)”、“特此批復(fù)”，可寫(xiě)在正文后面，也可單獨(dú)占一行，后面加句號(hào)。也可視行文需要，不加結(jié)尾語(yǔ)，自然終結(jié)。

（五十七）批復(fù)的寫(xiě)作要求

1.針對(duì)性強(qiáng)。必須針對(duì)下級(jí)來(lái)文（請(qǐng)示）中所提事項(xiàng)逐一答復(fù)，既不能答非所問(wèn)，也不能對(duì)某一請(qǐng)示事項(xiàng)避而不答或漏答。

2.具有指導(dǎo)性。批復(fù)一般具有指導(dǎo)性，對(duì)受文機(jī)關(guān)講明方針政策，工作方法、處理程序，行動(dòng)要點(diǎn)及注意事項(xiàng)等。

3.答復(fù)要明確具體。同意就明確表示肯定意見(jiàn)，并作必要的指示；不同意或只是部分同意就簡(jiǎn)要說(shuō)明情況和原因，以便下級(jí)機(jī)關(guān)或單位重新考慮其它解決辦法。批復(fù)切忌模棱兩可，含糊其辭。

4.行文要簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確。批復(fù)的篇幅一般不長(zhǎng)，行文要求簡(jiǎn)潔、概括、集中、文字簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確。